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1. El objetivo de la utilizacin del sistema de Fondo Fijo de Caja Recaudadora es contar con
dineros en efectivo que permitan entregar vuelto en sencillo por los pagos percibidos de la
venta de servicios u otros pagos recepcionados por caja, los cuales sean cancelados con
montos superiores a lo cobrado.
2. La apertura del Fondo Fijo de Caja Recaudadora deber ser autorizada anualmente
(diciembre de cada ao) por el Consejo de Administracin, mediante Acta de reunin de
Consejo de Administracin. Esta acta se basar en el detalle presentado por el Gerente de la
Cooperativa. Esta acta deber incluir la solicitud de Resolucin de Fondo Fijo de Caja
Recaudadora e indicar el nombre y cargo del funcionario responsable del Fondo Fijo de Caja
Recaudadora; el objetivo del fondo, su respectivo valor, y la vigencia, la que no podr ser
posterior al 31 de Diciembre de cada ao.
La Resolucin de Fondo Fijo de Caja Recaudadora ser el documento formal que facultar
la apertura de los fondos y las modificaciones que se puedan generar durante la vigencia del
fondo. Este documento adems servir de respaldo contable para hacer los ingresos
correspondientes a caja.
El acta confeccionada deber incluir como mnimo los siguientes parmetros: fecha, monto en
caja entregado, motivo del remplazo, nmero de boletas u otros documentos de respaldo
cancelados durante el da (en caso de que el remplazo sea durante el transcurso del da),
nombre, firma y cedula de identidad de la persona que se har responsable del Fondo y del
Gerente. El pago a efectuar a la persona que realice el remplazo deber realizarse a travs de
boleta de honorarios o liquidacin de sueldo (en caso de tener contrato de trabajo).
5. La utilizacin del Fondo Fijo de Caja Recaudadora solo es para dar vuelto de dinero en
efectivo y no se acepar por este sistema la realizacin de pagos, ni la mezcla de los dineros
existentes en este fondo, con el de otros fondos existentes.
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COOPEMAR LIMITADA
6. Todo ingreso recepcionado por la Caja Recaudadora deber respaldarse con la respectiva
boleta, factura, recibo de pago o Resolucin De Asignacin De Fondo Fijo de Caja
Recaudadora (ANEXO N 1), debiendo detallarse debidamente los conceptos por los cuales
se recepcionan los ingresos a caja.
En el caso de existir sobrantes de caja, el Encargado del Fondo deber dar a conocer esto a la
Gerencia, debiendo llevar un registro denominado Planilla Sobrante Caja Central la cual
deber sealar la fecha del sobrante, el monto, y la firma del recaudador Encargado del
Fondo que identifico el sobrante. Estos dineros debern ser depositados en la cuenta corriente
a lo menos una vez cada seis meses, debiendo estar depositados al 31 de diciembre de cada
ao todos los sobrantes de caja identificados. Estos dineros recaudados, se debern registrar
en la contabilidad bajo el concepto de sobrantes de caja.
8. El Encargado del Fondo Fijo de Caja Recaudadora deber velar por el buen
funcionamiento de esta, a fin de no quedarse sin el sencillo requerido para su normal
actividad.
9. El Encargado del Fondo Fijo de Caja Recaudadora deber rendir diariamente los dineros
ingresados a travs de las siguientes planillas:
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COOPEMAR LIMITADA
cotejar adems el monto de los dineros recepcionados con los Informes de Recaudacin y
dejar registro (firma) de dicha verificacin.
Los Informes sealados anteriormente debern ser firmados por el Encargado del Fondo y
por el Gerente, debiendo ser guardados diariamente en los archivos de recaudacin diaria. En
ausencia del Gerente la persona que deposita deber velar por el cumplimiento de lo sealado
en los prrafos anteriores. Los Informes de Recaudacin sealados anteriormente darn
lugar a la generacin de los registros contables correspondientes.
Una vez terminado el mes se realizar la Planilla de Cierre de Mes, la cual incluye los
dineros diarios abonados en el Banco por concepto de recaudacin diaria.
El ltimo da hbil de cada mes, la rendicin la har el Encargado del Fondo al Gerente,
despus del cierre del horario de atencin y antes de finalizar la jornada diaria de trabajo. Esta
actividad podr realizarse en la maana del siguiente da. Ser obligacin de la Cooperativa
enviar copia del arqueo de caja de fin de mes, efectuado por el Encargado del Fondo y
Gerente, el cual deber estar firmado y timbrado.
10. El Fondo Fijo de Caja Recaudadora deber ser mantenido por la persona responsable, en
dinero efectivo (o cheques), dentro de una caja especialmente habilitada para tal efecto y
debidamente resguardada. Una vez terminado el horario de trabajo, la Caja Chica
Recaudadora deber quedar resguardada diariamente en la caja fuerte de la Cooperativa.
11. Los Egresos de dinero del Fondo Fijo de Caja Recaudadora sern slo por va de la
rendicin diaria, conforme a los informes de recaudacin.
12. La caja que contiene el Fondo Fijo de Caja Recaudadora debe en todo momento poseer
los dineros recepcionados por concepto de los ingresos generados durante el da, ms los
dineros entregados por la Resolucin de Asignacin de Fondo Fijo. En ningn caso se
deber guardar en dicha caja dineros personales, ni otros documentos que no correspondan.
Ser obligacin del Gerente realizar diariamente (al final del da o en la maana del da
siguiente) un arqueo de caja al Fondo Fijo de Caja Recaudadora.
Los miembros del Consejo de Administracin podrn participar como supervisores de los
arqueos sorpresivos (o diarios), pudiendo designar adems una persona externa a ellos, para
realizarlos. La ejecucin de estos arqueos deber desarrollarse sin perjudicar el normal
funcionamiento.
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COOPEMAR LIMITADA
14. El Gerente para realizar la revisin y control administrativo sobre el Fondo Fijo de Caja
Recaudadora, deber regirse por lo determinado en el presente Reglamento.
15. Las dudas surgidas al respecto, deber resolverla el Gerente. El Gerente slo aclarar dudas
y hechos ya consumados, situacin que si corresponde, se deber aplicar lo consignado en el
punto 7 de este Reglamento.
16. Al recibir el Gerente la rendicin para su aprobacin, sta debe estar debidamente preparada,
vale decir, firmada, fechada, con toda la documentacin de respaldo debidamente sumada y
con todos los conceptos claramente detallados. Si todos los documentos son aprobados debe
proceder a firmar todos los informes de recaudacin.
17. Si una rendicin es rechazada por el Gerente, sta debe ser devuelta al Encargado con la
indicacin del motivo del rechazo. El encargado deber rehacerla segn la indicacin del
Gerente. Si el rechazo implica la falta de fondos, el Encargado deber reponer de
inmediato el monto correspondiente segn se establece en el punto 7 del presente
Reglamento.
18. La reiteracin en la aprobacin de rendiciones por parte del Gerente que no se apeguen a lo
establecido en el presente instrumento, implicar la aplicacin de sanciones administrativas.
19. En el caso del Fondo Fijo de Caja Recaudadora asignado, las respectivas rendiciones
(Informes de Recaudacin) se debern remitir directamente al Gerente para su aprobacin, o
rechazo.
20. Al penltimo da hbil de Diciembre de cada ao, todos los Fondos Fijos deben quedar
cerrados, excepto el Fondo Fijo determinado. Este cierre implica rendir todos los ingresos
incluyendo en la documentacin, la respectiva boleta de depsito bancaria. Se deber cerrar
el ao solo con el dinero destinado como Fondo Fijo, el cual se utiliza para entregar vuelto en
sencillo por los pagos percibidos de la venta de servicios.
21. Por efectos del cierre contable que debe realizarse anualmente, la fecha de cierre de recepcin
de dineros por parte del Fondo Fijo de Caja Recaudadora deber hacerse el antepenltimo
da hbil de diciembre de cada ao. Es hasta este da que la Cooperativa recepcionar
ingresos de dinero por caja.
22. El presente Reglamento comenzar a regir a partir de la fecha de su difusin, la que se har
por escrito con la entrega de un ejemplar al Consejo de Administracin, Junta de Vigilancia y al
Encargado de Fondo Fijo de Caja Recaudadora, quedando caducado cualquier otro instructivo
anterior que verse sobre esta materia.
23. Las modificaciones al presente Reglamento podr hacerlas el Gerente, quien deber solicitar el
visto bueno al Consejo de Administracin.
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COOPEMAR LIMITADA
24. Antes de la vigencia de las respectivas modificaciones que sufra este Reglamento, deber
informarse por escrito al Consejo de Administracin, Junta de Vigilancia y Encargado de
Fondo Fijo de Caja Recaudadora.
Presidente Secretario
Consejo de Administracin Consejo de Administracin
Vicepresidente Consejero
Consejo de Administracin Consejo de Administracin
Consejero Gerente
Consejo de Administracin Consejo de Administracin
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COOPEMAR LIMITADA
ANEXO N 1
RESOLUCIN DE ASIGNACIN DE FONDO FIJO DE CAJA RECAUDADORA
Resolucin N 1/2014.
VISTOS:
CONSIDERANDO:
RESOLUCIN:
Firma Firma
Nelson Prez Ortz Edith Palma Villagra
Presidente Vice-Presidente
C.I. 3.085.545-0 C.I. 6.865.232-4
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COOPEMAR LIMITADA
ANEXO N 2
RENDICIN DIARIA DE FONDO FIJO DE CAJA RECAUDADORA
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COOPEMAR LIMITADA
ANEXO N 3
Folio N ..
A objeto de contabilizar los ingresos recepcionados por el Fondo Fijo de Caja Recaudadora de la
empresa COOPEMAR LTDA., con fecha da , de de
20, se procedi confeccionar el presente Comprobante de Ingresos Diarios.
TOTAL
N Concepto Monto
1 Consumo de agua por cobrar
2 Servicios de alcantarillado por cobrar
3 Cuota de Incorporacin
4 Cuota de Participacin
5 Intereses o multas por atraso
6 Corte y reposicin
7 Conexin al Servicio de Agua
8 Conexin al Servicio de Alcantarillado
9 Traslado de Medidor
10 Multas por inasistencia de JGS
11 Otros
TOTAL
Depostense los fondos ingresados a la cuenta corriente nmero 43600009703 del Banco Estado,
de la comuna de San Clemente, segn depsito N
Gerente
COOPEMAR LTDA.