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ESTUDO DE CASO

6.1 Empresa alimentícia de domínio familiar

A empresa alimentícia está localizada no município de Embu no Estado de São Paulo. Uma de suas instalações, denominada fábrica 3 (três), sofreu um sinistro no final de 2006, decorrente do incêndio de toda a instalação. Portanto, o processo estudado é relativo à reconstrução de toda a fábrica e a contratação de uma construtora para o fornecimento de material e mão-de-obra de construção civil.

Vista fachada frontal da fábrica Vista depósito
Vista fachada frontal da fábrica
Vista depósito

A empresa em questão tem sua estrutura societária composta pelo chefe da família e pelos três filhos, configurando uma empresa familiar. Portanto, as decisões ficam a cargo da decisão da família e do conselho da empresa.

Essa empresa alimentícia contratou uma empresa de projetos especializada em plantas sanitárias, ou seja, especializada em plantas certificadas pela ANVISA (Agência Nacional de Vigilância Sanitária) para a elaboração do projeto básico e posteriormente do projeto executivo.

Além disto, foi contratada uma empresa de consultoria para executar o processo de concorrência da construtora.

para executar o processo de concorrência da construtora. 6.1.1 Categoria e modalidade Área produção em reforma

6.1.1 Categoria e modalidade

Área produção em reforma

As modalidades adotadas neste processo de concorrência pela empresa gerenciadora de contratações, devidamente autorizada pela empresa alimentícia a intermediar o processo de concorrência, foram: o cadastro da empresa com posterior apresentação de propostas técnicas em seleção restrita.

Cadastro das empresas

Na modalidade de cadastro das empresas construtoras, o cadastramento prévio foi definido por uma série de determinações e normativas: técnicas, financeiras e por meio de apresentação de diversos documentos. Inicialmente foi efetuado um documento denominado vendor list (lista de fornecedores), elaborado em conjunto cliente- gerenciadora, contendo o nome das empresas, que atendessem aos requisitos mínimos estabelecidos.

A escolha das empresas construtoras deu-se a partir da avaliação da complexidade dos serviços e da qualidade esperada no fornecimento. A partir destes dados, foram pré-avaliadas as empresas que se mostraram interessadas por meio de contatos da gerenciadora e o departamento de gerência industrial. Os requisitos mínimos exigidos das empresas construtoras foram: porte compatível com a obra, experiência em serviços similares, renome no mercado. Estes dados foram obtidos através de uma solicitação de informações formal às empresas que se mostraram interessadas.

A partir destes critérios, foram selecionadas dez empresas que apresentaram diversos documentos comprobatórios. Como condição de participação foi necessário apresentar a planilha de pré-qualificação, que possibilitou a análise técnica, que teve como principal quesito a execução de obras sanitárias similares, como edificações para indústria de cosmético, farmacêutico, alimentício, bebidas e eletrônico.

Com a planilha de pré-qualificação preenchida pelas empresas os dados foram transferidos para um programa computacional que possui diversos macros e que permite a execução de ordenamento, segundo critérios pré- selecionados.

Análise Técnica

Os documentos solicitados às empresas, após decisão conjunta com o cliente, foram:

Currículo do Licitante.

Detalhe dos Serviços que atualmente presta.

Inscrição, Habilitação, Certificados e Comprovantes.

Acervo técnico no CREA.

Considerou-se a experiência de cada proponente, especificamente nas realizações de obras similares, na participação do mercado em nichos também semelhantes. Além disso, considerou-se, ainda, a experiência da empresa construtora em realizar obras em plantas sanitárias, com a produção em funcionamento.

Foram atribuídas notas a cada um dos quesitos avaliados, que, ponderados entre si:

com a produção em funcionamento. Foram atribuídas notas a cada um dos quesitos avaliados, que, ponderados

Análise Pré-qualificação

As empresas B e I apresentaram notas de pior desempenho na Adequação Técnica e, por isso, ficou definido que estas não seriam convidadas a apresentar proposta Técnica e Comercial.

As primeiras empresas colocadas na classificação técnica estavam em condições melhores para realizar a obra proposta, já que apresentavam obras sanitárias em andamento, portando um maior conhecimento para a realização dos serviços e metodologias executivas compatíveis com a atualidade.

As cartas convites foram emitidas ainda na fase de pré-qualificação, onde o nome da empresa não foi divulgado devido à normativa de compromisso de sigilo e confidencialidade.

Propostas Técnicas e Comerciais em Seleção Restrita

Dentro de um número restrito de participantes, as empresas pré-qualificadas foram convidadas a elaborar a proposta técnica com a metodologia de trabalho e conceito teórico do projeto a ser executado. Nesta modalidade há critérios pré-definidos para que os participantes da seleção possam demonstrar sua habilidade técnica.

A empresa responsável pelo gerenciamento das contratações elaborou a documentação para compor o processo de

concorrência, incluindo o edital de concorrência, documento que define o tipo de propostas, descreve todas as

responsabilidades e obrigações do contratado e contratante. A escolha da melhor técnica e metodologia, assim como a análise comercial é realizada pelo contratante e pela gerenciadora.

6.1.2 Normas diretrizes e sistema de qualidade

A empresa alimentícia por ser de domínio familiar apresentou suas diretrizes e normas de qualidade, porém as

regras estipuladas são flexíveis, podendo ser alteradas no momento que melhor convir aos sócios-diretores da

empresa. O processo de tomada de decisão torna-se dinâmico e produz agilidade na comunicação de informação, que corresponde a um ganho significativo no processo de contratação.

As propostas foram entregues em duas vias lacradas com propostas técnicas e comerciais separadamente. O recebimento das propostas dá-se pelo departamento de suprimentos, a abertura das propostas é realizada pela coordenadora do projeto, a gerente industrial com um dos sócios da empresa. E é encaminhada ao departamento técnico da gerenciadora.

A gestão de qualidade foi controlada nesta fase de contratação por meio de solicitação de planos e diretrizes de

qualidade, empregadas nas empresas. No processo de concorrência é solicitado o aceite, por meio de carta oficial da proponente, das normas e procedimentos impostos pela empresa alimentícia, do edital de concorrência e da minuta

do contrato. Esta carta indica a aceitação dos termos para a participação do processo pelo proponente.

6.1.3 Sistema contratual

O sistema contratual utilizado neste processo de concorrência foi o sistema tradicional de projeto e construção

composto por três fases seqüenciais: projeto, concorrência e construção.

O projeto executivo foi elaborado e planejado considerando os interesses do cliente, demandando diversos estudos

de fluxos de processos e por fim estudos drásticos de redução de custos, o que implicou em atraso de dois meses para o início da obra. Por outro lado, o valor inicial do contrato ficou muito próximo ao valor da estimativa inicial.

As alterações de projeto ocorreram simultaneamente ao processo de concorrência, e diversas alterações do projeto

foram solicitadas pelo cliente após a contratação, provocando uma única solicitação de adicionais.

Uma medida mitigadora na negociação do contrato foi o estabelecimento de uma parceria com a construtora, que

se comprometeu a buscar soluções para término da obra um mês antes do prazo previsto, obtendo assim um prêmio de R$100 mil.

6.1.4 Fluxo de informação, exigências da documentação e contrato.

Nos subitens que seguem apresenta-se o fluxo de informações e exigências do início do processo até a assinatura do contrato, segundo normativa exigida pela empresa alimentícia de domínio familiar.

Emissão da documentação e visita técnica

As empresas receberam a documentação via e-mail, tendo a emissão oficial dada pela gerenciadora. A apresentação do projeto às proponentes foi realizada na visita técnica visando à explanação dos projetos, do escopo e das características da obra, com a finalidade de reestruturar medidas necessárias para a realização do trabalho, identificando facilidades, dificuldades e eventuais restrições ao trabalho a ser desenvolvido, foi realizada entre proponentes e gerenciadora.

As visitas técnicas para levantamento em campo, apresentação do local e para futura elaboração de orçamento foram agendadas com as empresas para apresentação individual.

Algumas empresas declinaram do processo devido à grande quantidade de trabalhos de recuperação e reforço estrutural, alegando que não possuíam experiência e corriam o risco de não atender ao cumprimento do prazo estabelecido.

Informações complementares e resposta aos questionamentos

Os questionamentos levantados pelas proponentes durante a reunião de apresentação do projeto e, posteriormente por e-mail, foram sanados por meio da emissão de circular com as respectivas respostas (informações complementares), cuja responsabilidade das respostas técnicas e comerciais para as empresas foi da gerenciadora.

Entrega e abertura das propostas

As propostas técnicas e comerciais foram entregues ao departamento de compras do cliente.

As propostas técnicas e comerciais foram abertas pela diretoria da empresa, representada pelo diretor superintendente, gerente industrial e coordenadora do projeto. As propostas foram encaminhadas para a equipe técnica da gerenciadora, para iniciar o processo de análise técnica comparativa.

Avaliação e equalização das propostas técnicas e comerciais

A análise técnica e comercial foi realizada pela gerenciadora, responsável pelo processo de concorrência, com

função de fornecer um relatório conclusivo para o cliente e auxilia-lo na negociação.

A análise técnica atestou os seguintes quesitos técnicos:

Qualidade da proposta;

Conhecimento das características específicas da obra

Coerência no planejamento;

Avaliação do cronograma proposto;

Dados dos recursos disponíveis para a execução da obra;

Obediência às exigências de segurança do trabalho e patrimonial;

Obediência às exigências administrativas;

Declaração de conhecimento do local.

O escopo de fornecimento foi balizado segundo uma análise específica das propostas técnicas com os itens

principais e essenciais colocados em planilha pontual e comparando o fornecimento entre todas as empresas.

A análise comercial das propostas se deu pela comparação pontual de cada item da tabela de formação de preço,

baseada em uma EAP macro, colocando todas “em espelho” (lado a lado, numa planilha única) de todas as empresas participantes do processo de concorrência para possibilitar uma análise pormenorizada e pontual e gerando desvios tanto para mais como para menos. Esta EAP macro foi elaborada pela gerenciadora e fez parte do edital enviado às

concorrentes.

Solicitação de esclarecimentos

Com a finalidade de nivelar qualitativamente as propostas, foi elaborada uma solicitação de esclarecimentos pontual para cada uma das proponentes a respeito de discrepâncias verificadas nas propostas, em relação à documentação, como levantamentos e testes, escopo, considerações técnicas e partes omissas.

Ranking

Após duas rodadas de propostas e revisões o ranking resultante foi:

rodadas de propostas e revisões o ranking resultante foi: Alteração de projeto e diretrizes Tabela 6.1

Alteração de projeto e diretrizes

Tabela 6.1 – Ranking parcial

A estimativa inicial para este projeto foi de R$ 10.000.000,00 referente ao financiamento aprovado junto ao BNDES (Banco Nacional de Desenvolvimento Econômico e Social) automático. Os valores das propostas extrapolaram este limite. Para possibilitar a viabilidade da obra, diversos estudos de projeto foram efetuados pelos departamentos técnicos da empresa de projetos e gerenciadora.

Ranking final

As propostas foram revisadas em função dos ajustes feitos no projeto, entregues e equalizadas, proporcionando o novo ranking abaixo:

e equalizadas, proporcionando o novo ranking abaixo: Visita às proponentes Tabela 6.2 – Ranking final Conforme

Visita às proponentes

Tabela 6.2 – Ranking final

Conforme solicitação do cliente, visitas às instalações das proponentes foram agendadas a fim de verificar a infra- estrutura da empresa, métodos operacionais e organizacionais, fluxos de serviços, desenvolvimento do orçamento.

Negociação e assinatura do contrato

A negociação foi efetuada com a participação da equipe da empresa de alimentos, gerenciadora e construtora. Após inúmeras revisões por parte das três envolvidas, o contrato foi assinado, tendo sido inseridas ferramentas de vínculos de planejamento e metodologia de trabalho, além do cronograma em MS Project com data limite para a finalização da obra. Tais ferramentas passaram a ser parte integrante do contrato.

Fluxo de processo de contratação da empresa familiar

Fluxo de processo de contratação da empresa familiar

6.2 Empresa de bebidas multinacional

A sede administrativa da empresa de bebidas está localizada no bairro de Jurubatura na capital de São Paulo. Em

decorrência da aquisição de uma nova fábrica de produção de bebidas alcoólicas fermentadas, houve a transferência da unidade administrativa alocada no Centro Empresarial para a unidade de Jurubatuba.

Com isso, foi necessário remanejar toda a equipe alocada em Jurubatuba e conseqüentemente partir para a construção de novo prédio integrando os prédios administrativos existentes, denominados J1A e J1B.

Para a realização completa desta obra e posterior gerenciamento foi necessária a contratação de três empresas:

uma construtora responsável pela execução da fundação e estrutura do novo prédio, incluindo a construção de uma estrutura independente no centro da edificação central constituindo a nova recepção; outra construtora responsável pelo acabamento do novo prédio, recepção e da reforma dos dois prédios anexos J1A e J1B; e uma terceira empresa especializada em fachada com pele de vidro e placas de material composto de alumínio.

Além destes contratos, uma empresa foi contratada para executar todo o processo de concorrência, denominada gerenciadora.

Vista frontal do novo prédio Fachada do novo prédio
Vista frontal do novo prédio
Fachada do novo prédio

A empresa de bebidas apresenta uma estrutura centrada e tradicional, com procedimento e diretrizes rigorosos,

auditorias periódicas e normativas de qualidade.

Fachada do novo prédio Área Hall Diretoria
Fachada do novo prédio
Área Hall Diretoria

A empresa de bebidas contratou uma empresa de projetos para a elaboração do projeto básico para a adequação da

unidade de Jurubatuba, contemplando toda a adequação do escritório. Não sendo escopo desta empresa a execução

do projeto detalhado de estrutura, elétrica e hidráulica predial e arquitetura.

Para o processo de concorrência o fornecimento de projetos às proponentes seria somente o básico. Sendo escopo da proponente a elaboração dos projetos executivos e do dimensionamento de valores constantes nas propostas técnica e comercial.

6.2.1 Categoria e modalidade

As modalidades adotadas neste processo de concorrência pela empresa de bebidas multinacional é a seleção restrita

seguida da apresentação de propostas técnicas em seleção restrita.

Seleção Restrita

Na modalidade de seleção restrita, o cliente em conjunto com o gerenciador pré-seleciona um número restrito de proponentes, de acordo com a experiência de cada um, disponibilidade efetiva de cumprir o prazo, a tarefa e execução do empreendimento. Neste caso as empresas escolhidas para a apresentação das propostas técnicas e comerciais foram empresas que já prestaram serviço dentro da multinacional e empresas que habitualmente efetuam cotações para o departamento de concorrência da gerenciadora. Foi, então, elaborada uma lista final das empresas.

A construção do empreendimento foi dividida em fases: estrutura do prédio central, estrutura da recepção, reforma

dos prédios anexos e acabamento do prédio central e recepção. Para a execução dos serviços, após processos executados em apresentação das propostas técnicas e comerciais em seleção restrita, foi selecionada uma empresa

para as fases estruturais e uma segunda empresa para as fases de acabamento. Para o processo de fachada as empresas participantes são empresas especializadas nesse tipo de atividade.

Para acompanhamento da obra, compatibilização do projeto básico e das interfaces entre as construtoras, foi contratado o apoio técnico da gerenciadora e um engenheiro residente por parte do cliente.

Propostas Técnicas e Comerciais em Seleção Restrita

As empresas escolhidas elaboram as propostas técnica e comercial com a metodologia de trabalho e conceito teórico do projeto a ser executado, segundo diretrizes e metodologias estabelecidas pela empresa de bebidas por meio de normativas e procedimentos.

O edital de concorrência é o documento principal que rege todo o processo de concorrência, a empresa responsável

pelo gerenciamento das contratações elaborou a documentação do processo de concorrência. A emissão oficial e

carta convite foram fornecidas pelo departamento técnico da empresa de bebidas.

6.2.2 Normas diretrizes e sistema de qualidade

A empresa de bebidas por ser uma empresa multinacional possui diretriz e normas de qualidade rígidas,

padronizadas com procedimentos internos, para terceiros e que regem as concorrências. As tomadas de decisão são mais lentas já que há necessidade de assinatura de diversos membros em diversos níveis de gerência e diretoria, e o número de pessoas envolvidas é proporcional aos valores máximos das concorrências.

As propostas foram entregues em duas vias lacradas com propostas técnicas e comerciais separadamente. O recebimento das propostas deu-se pelo departamento de suprimentos, a abertura das propostas foi efetuada em conjunto com representantes de compras e do departamento de engenharia industrial. A abertura foi oficializada por meio de um documento denominado termo de abertura, assinado por todos os presentes no ato da abertura. Todas as propostas e respectivos envelopes foram arquivados por processo no departamento, e após a análise foram destinados para o arquivo morto. As propostas em hipótese nenhuma podem sair da unidade onde foram entregues.

As propostas foram analisadas em conjunto cliente-gerenciadora. Foi realizada uma reunião onde todos os envolvidos analisaram todas as propostas técnicas e comerciais. Elaborou-se uma planilha de análise técnica contemplando toda a documentação entregue e o escopo de fornecimento completo.

A gerenciadora somente tem autorização para gravar os arquivos eletrônicos da proposta comercial embasada na

planilha orçamentária, para que seja elaborada a planilha comparativa de valores unitários e quantitativos do escopo

de construção e global do projeto executivo. Esta autorização é cedida, pois os envolvidos da gerenciadora assinam

um termo de confidencialidade.

A gestão de qualidade é controlada na fase de contratação por meio de solicitação dos planos e das diretrizes de

qualidade empregadas nas empresas. Assim como o aceite do cumprimento de normas e procedimentos da empresa, do edital de concorrência e minuta do contrato rubricada, indicando a aceitação dos seus termos pelo

licitante ou as eventuais ressalvas que deverão se interpretadas em conjunto, e aceitas pela empresa de bebidas antes de terem validade, sob quaisquer circunstâncias.

A

gestão de qualidade no processo de pós-contratação é rigorosa, considerando o controle de qualidade do concreto

e

aço, dos materiais a serem instalados na obra, na análise dos projetos antes da execução e sua aprovação por

parte da engenharia da empresa e gerenciadora. Todas as resoluções da obra, seja tecnicamente, prazo, controle e planejamento são decididas em conjunto construtora, empresa e gerenciadora por meio de reuniões de

coordenação semanal. A interface entre as construtoras é resolvida em reuniões conjuntas de todos os envolvidos ou por cobranças sistemáticas da empresa e gerenciadora.

6.2.3 Sistema contratual

O sistema contratual utilizado no processo de concorrência da empresa de bebidas é o sistema separado acelerado,

sobreposto ou construção por fases, composto por três fases seqüenciais: projeto básico, concorrência e projeto

executivo + construção.

Esse projeto báscio foi elaborado por uma empresa de projetos escolhida pela engenharia industrial. A empresa tornou-se responsável pela definição dos requisitos do cliente, e pela transmissão do escopo do empreendimento para os concorrentes. O projeto básico sofreu diversas revisões solicitadas pelo departamento de recursos humanos, cada alteração de estratégia da empresa refletia diretamente nos desenhos. As construtoras ganhadoras dos processos de concorrência foram os responsáveis pela execução de todo o projeto executivo de fundação, elétrica, hidráulica e arquitetura. Com a apresentação das propostas e valores para o projeto executivo e execução da obra (separados), as proponentes foram também os responsáveis pelo pleno funcionamento das instalações, não cabendo adicionais por omissões de itens necessários para o perfeito funcionamento do sistema.

As alterações no projeto básico ocorreram em todos os processos de concorrência, após a contratação e no andamento da obra, gerando diversos adicionais e aumentos de escopo em comparação com ao que foi contratado. Estes acréscimos criaram um impasses contratuais e geraram uma séria de conflitos em virtude dos pleitos apresentados pelas contatadas.

Alguns riscos para o cliente ainda permaneceram e devem ser estudados e controlados pelos gerenciadores, como o prazo de entrega da obra, mesmo que o contrato contenha cláusulas de com multas contratuais o que ameniza o risco de grandes atrasos e os conflitos entre os participantes, porém são intermediados periodicamente pelos gerenciadores.

6.2.4 Fluxo de informação, exigências da documentação e contrato

Apresentação do fluxo de informações e exigências desde o início do processo até a assinatura do contrato, segundo diretrizes e procedimentos exigidos pela empresa de bebidas multinacional. Maiores detalhes Anexo D.

Emissão da documentação e visita técnica

As empresas receberam a documentação em CD tendo a emissão oficial dada pelo departamento de compras da empresa de bebidas multinacional. A apresentação do projeto básico às proponentes foi realizada em visitas técnicas individuais visando à explanação dos projetos, do escopo e das características da obra, com a finalidade de reestruturar medidas necessárias para a realização do trabalho, identificando facilidades, dificuldades e eventuais restrições ao trabalho a ser desenvolvido, foi realizada entre proponentes, gerenciadora e cliente. Uma empresa declinou do processo.

Informações complementares e resposta aos questionamentos

Os questionamentos levantados pelas proponentes durante a reunião de apresentação do projeto, bem como aqueles enviados posteriormente por e-mail, foram remetidos ao departamento de compras, que repassou as duvidas técnicas e comerciais à gerenciadora, responsável pela elaboração e emissão de circular com as respectivas respostas (informações complementares). A responsabilidade das respostas técnicas e comerciais para as empresas proponentes é conjunta entre gerenciadora e cliente.

Entrega e abertura das propostas

As propostas técnicas e comerciais foram entregues ao departamento de compras do cliente. O prazo de data e horário para a entrega das propostas foi rigorosamente cumprido.

As propostas técnicas e comerciais foram abertas e devidamente documentadas pelos departamentos de compras e

engenharia industrial da empresa. As propostas foram analisadas em conjunto pela empresa e pela gerenciadora em um único dia na unidade que está localizado o departamento de compras, já que as propostas não puderam ser retiradas do local onde foram entregues. A equipe técnica da gerenciadora gerou a documentação de equalização técnica e elaborou as planilhas de análise de valores e quantitativos unitários denominada planilha “espelho”, por meio das planilhas orçamentárias constantes nas propostas entregues, além da equalização do preço global dos projetos executivos.

Avaliação e equalização das propostas técnicas e comerciais

A análise técnica e comercial foi realizada em conjunto cliente-gerenciadora, levando-se em consideração os

seguintes quesitos:

Avaliações negativas em projetos anteriores.

Qualidade de dados no planejamento constante na proposta técnica;

Apresentação de processo estruturado para atendimentos aos requisitos internos de Qualidade, Segurança, Meio Ambiente e Saúde.

Atendimento a totalidade do escopo.

Solicitação de esclarecimentos

Para atender a este item adotou-se os mesmos procedimentos já descritos no item 6.1.4.

Alteração de Projeto Básico

Diversas revisões de projeto foram solicitadas pelo departamento de recursos humanos da empresa, visando abranger todas as estratégias da organização, as fusões e o crescimento da empresas e a aquisição de novas marcas. Estas alterações resultaram em um complicador para os processos de concorrência. Em principio, conforme o andamento dos processos as alterações eram enviadas para todas as proponentes. Como essas alterações ocorriam sistematicamente foi fixado um projeto básico para as contratações e ficou previsto que deveriam ser considerados

os adicionais, posteriormente.

Ranking e relatório final

As propostas foram revisadas conforme esclarecimentos solicitados.

Após o encerramento de todo o processo, as propostas por estarem no mesmo nível de escopo e balizadas, a gerenciadora elaborou o relatório final de equalização para cada processo, cujo documento resultante apresenta todo o histórico do processo.

Negociação e assinatura do contrato

A negociação foi efetuada com as empresas primeira e segundo colocadas com a participação das pessoas

envolvidas do departamento de compras e engenharia industrial da empresa multinacional de bebidas.

As diretrizes adotadas no processo para a composição do ranking das empresas foi o de menor valor além da

necessidade em atender ao item de capacidade técnica para a execução da obra. Nas últimas rodadas de equalização

as

empresas já estando no mesmo patamar de fornecimento e escopo, os valores apresentados oscilavam em média

de

5%.

Este tipo de negociação final tornou a definição da empresa vencedora lento.

O processo de assinatura do contrato com a vencedora também foi lento e burocrático. O departamento de compras

gerou um pedido de compras, no qual assegura ao contratado a comprovação da realização do serviço, possibilitando o inicio de todos os procedimentos internos da contratada para a aquisição de suprimentos

demandados na execução da obra.

O contrato foi elaborado pelo departamento jurídico da unidade de Jurubatuba e iniciou-se o processo de

assinatura. Como o valor ultrapassava o valor alto, as assinaturas seguiram um longo fluxo: iniciou no departamento

de compras, seguiu para a gerência de engenharia industrial, depois para a Diretoria Mercosul de recursos humanos

e por fim foi assinado pelo Presidente Mercosul da corporação.

Vinculado ao contrato está o edital de concorrência, planilha orçamentária, propostas consolidadas e cronograma físico e existe uma multa contratual por atraso da obra decorrente de problemas ocasionados pela contratada ou pela contratante.

6.2.5 Gerenciamento pós-contratação

Após a assinatura de contrato, iniciou-se a mobilização da obra de estruturas e reformas, posteriormente acabamentos e fachada. O gerenciamento de obras consistiu em gerenciar a construção civil, instalações elétricas e hidráulicas e ar condicionado. As atividades desenvolvidas foram:

Reuniões semanais.

Acompanhamento diário do cronograma.

Acompanhamento de campo.

Desenvolvimento de projeto de detalhes de campo.

Aprovação de detalhes elaborados pelas construtoras.

Controle qualitativo e quantitativo da construção e da montagem.

Gerenciamento das interferências.

Controle de segurança do trabalho.

Gerenciamento do Contrato.

Análise, aprovação e controle de serviços adicionais.

Acompanhamento do progresso da obra (Cronograma Físico).

Verificação das tendências de desvio, com apresentação de soluções

Alternativas para recuperar o prazo previsto.

Elaboração e acompanhamento da lista de pendências.

Coordenação de construtoras e interface das mesmas com o cliente.

Os diários de obra instituídos serviram para o melhor controle sobre o andamento da obra, tendo sido autorizado o

envio dos diários de obra por meio eletrônico e a freqüência foi de fato diária. Duas construtoras optaram por

apresentar os diários de obra preenchidos da forma tradicional em livro com páginas numeradas em duas vias.

A análise das medições ficaram sob a responsabilidade do departamento de engenharia da companhia.

As análises dos adicionais foram executadas de duas formas: uma análise dos adicionais propriamente ditos de

serviços gerais, que puderam ser analisados separadamente da planilha contratual; e uma segunda análise dos

valores e quantitativos em relação à planilha contratual.

Com objetivo de acompanhar o andamento da obra e informar todas as pessoas envolvidas foram elaborados relatórios de atividades periódicas, que foram desenvolvidos para descrever os serviços gerais, todas as interfaces da obra, controles e o registro fotográfico.

O controle de qualidade foi observado nos relatórios de vistorias da obra estão sendo indicados os pontos a serem

melhorados quanto à qualidade, ainda durante a execução. Antes da entrega da área para uso, são realizadas vistorias especificamente para verificação da qualidade dos serviços executados. Eventuais pontos a serem melhorados serão listados para que a construtora providencie a correção antes da liberação da área para uso.

6.2.7 Encerramento do contrato

O encerramento de contrato somente foi possível no momento em que todas as áreas construídas foram concluídas

para uso. Como a estratégia de implantação apresentava subdivisões, as entregas foram parciais e por áreas

corporativas.

Foi estabelecido como procedimento de entrega de áreas, a emissão por parte da construtora de um termo de entrega provisória da obra para cada área de contrato, documento apresenta, no anexo emitido pela gerenciadora, uma lista de pendências, com as pendências de obra ainda a serem sanadas

A partir da emissão da lista de pendências, que foi anexada ao termo de entrega da obra, o documento passou a ser denominado termo de recebimento provisório da obra, que foi assinado por todos os envolvidos: construtora, gerenciadora e empresa de bebidas. Após as assinaturas liberou-se a medição final da obra e a validação de todos os adicionais, porém com a retenção de 5% que foi liberado após conclusão de todas as pendências.

Após a adoção dos reparos das pendências uma nova vistoria foi efetuada para verificação da solução empregada a fim de liberar a obra com o termo de recebimento definitivo, liberando o pagamento da medição.

Assim que todas as obras do contrato foram concluídas providenciou-se no departamento jurídico a finalização dos contratos. Este procedimento foi executado com as três construtoras.

dos contratos. Este procedimento foi executado com as três construtoras. Fluxo de processo de encerramento de

Fluxo de processo de encerramento de contrato.

Fluxo de processo de contratação da empresa multinacional

Fluxo de processo de contratação da empresa multinacional

ITEM

FAMILIAR

MULTINACIONAL

Contratos Gerados

Método de Concepção

Tipo de Contrato usado com a(s) Construtora(s)

Quais as boas práticas você identificou que foram utilizadas?

Quais os pontos negativos que você identificou no processo utilizado por cada empresa?

O que você faria diferente?