4 TRUQUES

PARA AUMENTAR SUA PRODUTIVIDADE COM O EXCEL

SUMRIO

>> Introduo ...................................................................................................................................................... 4

>> Office Excel e suas principais funcionalidades .....................................................................................7
>> 4 truques ..........................................................................................................................................................9
Grficos .......................................................................................................................................................... 10
Tabelas Dinmicas ..................................................................................................................................... 12
Atalhos ............................................................................................................................................................ 15
Funes .......................................................................................................................................................... 20
>> Concluso ..................................................................................................................................................... 23
>> Sobre a Impacta Certificao e Treinamento ................................................................................... 25

2
INTRODUO
Introduo

INTRODUO

Conciliar todas as tarefas e obrigaes do

dia a dia no fcil e no estamos falando
apenas no aspecto profissional. Para que a
sua rotina no trabalho e em sua vida pessoal
seja cumprida de forma satisfatria e, mais
importante, sem te desgastar, importante
pensar em como manter sua produtividade
alta por mais tempo. Criar maneiras de se
organizar e simplificar os processos que faz
com frequncia pode ser fundamental para
que voc atinja mais objetivos em menos
tempo e possa tambm dedicar-se aos
seus hobbies e manter espaos livres em sua
agenda, dois pontos fundamentais para que
voc continue bem-disposto e motivado
para retomar o trabalho.

4
INTRODUO

Uma das primeiras coisas que voc deve fazer para iniciar sua estratgia fazer uma lista com todas as
suas obrigaes, classificando-as posteriormente de acordo com a importncia e urgncia de entrega.
Assim, voc evita qualquer esquecimento e pode focar em cada item de uma vez. Tentar fazer tudo ao
mesmo tempo pode ser a principal motivao para que voc disperse e acabe no concluindo nada do
que comeou. Depois, voc pode criar uma agenda, no s para anotar os principais compromissos,
mas tambm para reservar tempo para cada uma das tarefas que precisar entregar. Coloque limites
para o trabalho: ficar horas mergulhado em uma s atividade pode fazer com que sua criatividade fique
reduzida com o cansao excessivo. Elabore um cronograma para aproveitar melhor os dias que tm
disponveis, mesclando as atividades necessrias.

Por fim, use a tecnologia a seu favor. Existem diversos sites e aplicativos que podem te ajudar a otimizar a
rotina, seja programando suas atividades, seja funcionando como uma base de dados. E no se esquea
tambm de uma das mais versteis ferramentas: o Office Excel. Seu uso muitas vezes subestimado
e atrelado apenas aos relatrios de trabalho. Aqui, voc vai entender como aproveitar o melhor que o
programa tem a oferecer, e como melhorar a sua produtividade com ele.

5
OFFICE EXCEL E SUAS PRINCIPAIS
FUNCIONALIDADES
Office Excel e suas principais funcionalidades

OFFICE EXCEL E SUAS PRINCIPAIS FUNCIONALIDADES

A grande vantagem do Office Excel sua capacidade

de organizao de dados, possibilitando comparaes,
buscas e variaes de cenrio. Voc no cria apenas
uma planilha, mas um documento que poder te
ajudar na tomada de deciso. Quer um exemplo? Voc
deve controlar o seu oramento pessoal mensalmente,
de acordo com as variveis fixas que o impactam
salrio, bnus, contas da casa, despesas com
entretenimento, alimentao, etc.

Isso parece simples, mas e se voc est pensando em

mudar de casa ou de emprego, precisa entender como
isso afetaria os seus gastos mensais, no verdade?
Pois voc pode montar um arquivo no qual faa
diversos testes de acordo com as suas possibilidades, e
o Office Excel mostra as diferenas que cada uma delas
traria de resultado. Isso possvel graas s frmulas

7
OFFICE EXCEL E SUAS PRINCIPAIS FUNCIONALIDADES

condicionais, como a SE. Outra situao comum o planejamento de um projeto, seja pessoal ou
profissional. Com a formatao condicional, possvel visualizar de forma simples o status de cada
etapa, bem como os riscos de atraso que voc est correndo e seus impactos no andamento geral
do projeto. Se esse planejamento compartilhado, o Excel permite ainda que cada atividade seja
vinculada ao seu responsvel, permitindo uma viso individual de cada integrante da equipe.

Para quem trabalha com mailing, por sua vez, cadastrar todos os contatos em uma planilha
fundamental para acess-los de forma mais inteligente e fazer buscas por tipo de contato, gnero,
preferncias de compra, idade, ltima ligao feita, etc. Ao sincronizar essa base com outras ferramentas
do Office, como o Word, possvel ainda fazer disparos de mala direta de forma automatizada.

So vrios os exemplos de situaes para as quais o Excel pode contribuir. Para que voc identifique
aquela que mais pode te ajudar, listamos a seguir as principais funcionalidades.

8
4 truques

4 TRUQUES
Grficos

1 GRFICOS

Os grficos so essenciais para que voc visualize os seus

dados de forma mais intuitiva e, principalmente, para
mostr-los de forma resumida a quem precisa entender
essas informaes rapidamente, como um cliente, um gestor
de sua empresa ou at o leitor de seu artigo. So grandes
aliados para ilustrar relatrios de acompanhamento,
anlises de mercado e reportagens ou pesquisas, que
costumam trazer grande quantidade de informaes.
Exib-las em forma de grfico contribui para o entendimento
rpido do seu interlocutor, deixando a sua anlise mais
produtiva. Um grfico de pizza, por exemplo, eficiente ao
trazer as relaes entre cada uma das partes que compe
o seu todo como composto o pblico de um evento,
por exemplo. J os de barras trazem uma viso fcil da
evoluo das vendas de determinado produto, enquanto
as linhas podem comparar essas informaes com as dos
principais concorrentes.

10
1 GRFICOS

Para escolher o formato de grfico que pretende usar, basta

abrir a tabela com a qual est trabalhando e ir guia Inserir
do Excel, que j exibir as opes disponveis. Ser criada uma
moldura em sua pgina. Clique nela com o boto direito e
escolha a opo Selecionar dados. Selecione da tabela o
que voc deseja utilizar. Caso queira que os ttulos das linhas
e das colunas sejam exibidos, no se esquea de selecion-
los tambm. Assim que o grfico for criado, ser exibida a sua
barra de ferramentas, que trar as opes de customizao.
Nela, voc poder mudar o formato das legendas, as cores
e tamanhos exibidos, apagar dados ou ainda escolher
como sero interpretadas as clulas ocultas ou vazias da
sua tabela se elas aparecero no seu grfico como zero
ou para conectar as informaes, por exemplo. Nessa barra
voc tambm encontrar a opo de salvar o trabalho
como modelo, ideal para quem precisa gerar relatrios com
determinada periodicidade.

11
Tabelas Dinmicas

2 TABELAS DINMICAS

As tabelas dinmicas tambm facilitam a

compreenso visual dos dados que voc quer
exibir, mas de forma um pouco mais complexa.
Elas partem sempre de uma tabela inicial, como
uma base de dados, com grande quantidade de
informaes, e fazem reconfiguraes do contedo a
partir de agrupamentos de linhas e colunas. Imagine
um arquivo com todas as vendas de um comrcio,
por exemplo. Ao criar uma tabela dinmica com
base nesses dados, possvel gerar relatrios de
acordo com a ordenao desejada, como nmero
de vendas por filial, total arrecadado por vendedor,
tipo de produto mais vendido, produto com maior
quantidade em estoque, entre outros. E o melhor
que voc pode alternar esses dados para gerar novas
visualizaes, quantas vezes e quando quiser, sem
perder nenhuma informao original.

12
 2 TABELAS DINMICAS

Quer saber como aplicar essa facilidade na prtica? Selecione a tabela com a qual deseja trabalhar e v
at a guia Inserir > Tabela Dinmica. Ser aberta uma nova janela, na qual voc poder escolher utilizar
dados externos e onde ser criada a sua planilha dinmica. Ao selecionar Ok, voc j poder comear a
trabalhar, utilizando o menu criado direita para mover as informaes conforme a sua necessidade. Ao
escolher os campos para adicionar ao relatrio, voc escolhe as colunas ou linhas que deseja comparar.
Se voltarmos ao nosso exemplo inicial, seria possvel selecionar as opes produto e quantidade de
vendas, ou produto, ms e valor total arrecadado. A forma como os dados sero relacionados pode ser
alterada nas opes de Rtulos de Linha e Rtulos de Coluna.

Uma das grandes facilidades das tabelas dinmicas est nos Filtros de Valores, opo de menu que
aparece quando voc clica em Rtulos de Linha. Nela, voc pode escolher exibir apenas nmeros maiores
ou menores que determinado parmetro ou ainda os 10 primeiros da relao, eliminando valores que no
impactam o seu balano. Outro aspecto a ser considerado so as configuraes do Campo de Valor. Por
padro, o Office Excel calcula a soma dos dados apresentados, mas, ao clicar com o boto direito sobre a
clula que deseja, voc pode alterar essa frmula para que exiba a mdia, nmero mximo ou nmero
mnimo, por exemplo.

13
2 TABELAS DINMICAS

Vamos dar outro exemplo: se voc trabalha

em uma instituio de ensino e tem uma
planilha de controle do desempenho
de cada um dos alunos, por srie, turno,
idade e disciplina, imagine s quantas
combinaes de relatrios voc pode fazer!
O Office Excel sempre trar sugestes
prontas quando inserir a Tabela Dinmica,
mas lembre-se de que voc pode sempre
configur-las da forma mais adequada.
As opes de formatao de clulas que
voc usa diariamente, como ordenao dos
dados, formatao dos nmeros e formas
de exibio tambm so aplicadas na tabela
dinmica. Teste as melhores combinaes e
tenha em mos relatrios customizados
de forma segura e gil!

14
Atalhos

3 ATALHOS

Se voc passa boa parte do seu dia trabalhando no Office Excel, pode deixar sua rotina mais produtiva
com um pequeno detalhe: o uso de atalhos no teclado para acionar os comandos mais utilizados. Voc
com certeza precisar de alguns da lista abaixo:

minimiza a pasta de trabalho atual Insere a data atual. Insere a hora atual

Exibe a opo de inserir clulas Exibe a opo de excluir clulas Exibe frmula da clula ao invs do
valor. O inverso tambm vlido.

15
 3 ATALHOS

Se voc passa boa parte do seu dia trabalhando no Office Excel, pode deixar sua rotina mais produtiva
com um pequeno detalhe: o uso de atalhos no teclado para acionar os comandos mais utilizados. Voc
com certeza precisar de alguns da lista abaixo:

Esconde a coluna selecionada Abre a guia de formatao de Aplica ou remove o negrito da

clulas, com a opo nmero clula selecionada.
selecionada.

Aplica ou remove o itlico na Aplica ou remove o sublinhado Esconde a linha selecionada.

clula selecionada. da clula selecionada.

16
 3 ATALHOS

Se voc passa boa parte do seu dia trabalhando no Office Excel, pode deixar sua rotina mais produtiva
com um pequeno detalhe: o uso de atalhos no teclado para acionar os comandos mais utilizados. Voc
com certeza precisar de alguns da lista abaixo:

Replica o contedo da clula da Replica o contedo da clula Insere hyperlink

linha superior selecionada esquerda da selecionada

Seleciona a coluna na qual a Faz a verificao ortogrfica do Insere um grfico com a atual
clula ativa se encontra documento seleo das clulas

17
 3 ATALHOS

Se voc passa boa parte do seu dia trabalhando no Office Excel, pode deixar sua rotina mais produtiva
com um pequeno detalhe: o uso de atalhos no teclado para acionar os comandos mais utilizados. Voc
com certeza precisar de alguns da lista abaixo:

Abre a guia de colar especial, que Reexibe a coluna selecionada. Reexibe a linha selecionada
apresenta opes de formatao
dos dados j copiados ou cortados

Seleciona todas as clulas que Abre a guia de formatao de Seleciona todas as clulas com
esto ao redor da ativa clulas, j com o tipo de fonte comentrios
selecionado.

18
 3 ATALHOS

Se voc passa boa parte do seu dia trabalhando no Office Excel, pode deixar sua rotina mais produtiva
com um pequeno detalhe: o uso de atalhos no teclado para acionar os comandos mais utilizados. Voc
com certeza precisar de alguns da lista abaixo:

Insere comentrio na clula ativa. Seleciona a linha na qual a clula Insere uma nova aba na planilha.
ativa se encontra

19
Funes

4 FUNES

O Office Excel no s uma excelente opo para

armazenar e exibir os seus dados, mas tambm para
manipul-los de diversas formas. Voc certamente
conhece as funes de soma e subtrao, mas h
muitas alm delas que podem facilitar o seu trabalho.
Conhea algumas:

HOJE(): Insere a data atual, na formatao

padro do Office Excel.

DIA.SEMANA (): Insere o dia da semana que

corresponde data selecionada.

DIAS360 (): Calcula o nmero de dias entre

duas datas selecionadas.

CONTAR (): Conta as clulas com valores

numricos do intervalo selecionado.

20
4 FUNES
CONTAR.VAZIO (): Conta as clulas vazias
no intervalo selecionado.
CONTAR.SE (): Conta as clulas que
obedecem a determinado critrio no
intervalo selecionado.
SE (): Executa uma de duas aes possveis
de acordo com os critrios estipulados,
por exemplo, inserir 1 se o nmero anterior
maior que 50 e 0 caso seja menor.
MDIA (): Calcula a mdia do intervalo
selecionado.
SOMASE (): Soma apenas as clulas que
obedecem a determinado critrio.
ARRED.PARA.CIMA (): Exibe o nmero
arredondado para cima.
21
ARRED.PARA.BAIXO(): Exibe o nmero
arredondado para baixo.
SOMARPRODUTO (): Multiplica dois
intervalos de nmeros e faz a soma desses
dois totais.
MAXIMO (): Mostra o maior valor do
intervalo selecionado.
MINIMO (): Mostra o menor valor do
intervalo selecionado.
PROCV (): Procura valores em outra
tabela ou coluna e retorna os dados
desejados presentes no intervalo
selecionado.
CONCLUSO
Concluso

CONCLUSO

Lidar com as informaes que dispomos de

forma estratgica essencial para mantermos
a produtividade, mas tambm demanda energia
e horas de nosso dia. Por isso, investir no
aprendizado sobre uma ferramenta que facilitar
essa anlise e uma consequente tomada de
deciso pode mudar definitivamente a forma
como usamos o nosso tempo.

Seja no trabalho ou nas atividades pessoais,

o Office Excel contribui para que possamos
gerenciar melhor os dados que temos mo,
nos dando maior propriedade sobre eles e
conhecimento sobre as possibilidades oferecidas.
Se a princpio lidar com diversas planilhas pode
parecer trabalhoso, uma vez que a lgica da
ferramenta entendida pode ser replicada

23
CONCLUSO

qualquer situao. Se voc est fazendo uma obra na casa, por exemplo, pode fazer um documento com
todos os gastos previstos e j desembolsados, as fases do projeto com suas respectivas datas de entrega,
os materiais que precisar comprar, entre outros. Insira uma tabela dinmica a partir da e tenha muito
menos trabalho para gerenciar o seu oramento e fornecedores! Fazer relatrios sobre os resultados
no trabalho, analisando pontos fortes e fracos tambm mostrar aos gestores de sua empresa que voc
tem conhecimento profundo do negcio, permitindo maior interveno nos processos e direcionamentos
estabelecidos, independentemente do negcio em que voc atua.

A essa altura, voc tambm j comeou a imaginar como colocar na prtica as facilidades do Office Excel
em seu dia a dia. Aproveite para comear o ano ainda mais produtivo!

24
Sobre a Impacta Certificao e Treinamento

A Impacta Certificao e Treinamento um dos pilares do

Grupo Educacional Impacta Tecnologia, fornecendo mais
de 300 treinamentos e 40 certificaes, prprias e oficiais,
nas reas de TI, Gesto, Design e Marketing Digital. Os
treinamentos so ministrados por profissionais altamente
qualificados e com ampla vivncia de mercado.
Acesse impacta.com.br