QU ES EL FACILITY MANAGEMENT?

Gestin de Activos Inmobiliarios,

Infraestructura y servicios
RESUMEN
Actualmente se han incorporado diversas disciplinas tales como Project, Facility o Asset Management a
los planes estratgicos de las organizaciones ms avanzadas con el objetivo de mejorar las estrategias de
gestin y producir ahorros significativos de presupuesto a dichas entidades. En las lneas que siguen se
va a desarrollar desde una introduccin al trmino Facility Management hasta un repaso de la historia
y definiciones ms relevantes de esta disciplina, todo ello a travs de una investigacin acadmica de la
mano de los autores ms destacados. Finalmente se realizar una breve conclusin de todos los datos
expuestos en este artculo.

INTRODUCCIN
de Activos Fsicos (Asset Management) y,
Project Management? Lean Management?
finalmente, Gestin de la Infraestructura y
Energy Management? Asset Management?
Servicios Soporte (Facility Management). Siempre
Facility Management?
se ha gestionado porque siempre ha
Hoy en da existe una diversidad sido necesario gestionar. Qu ha
significativa de trminos, cambiado entonces? Por qu
relativamente novedosos, tantas disciplinas novedosas?
que sobrevuelan el
La respuesta a estas preguntas
mbito estratgico de las
es sencilla, slo hay que
principales empresas.
pararse a reflexionar. El
A pesar de que cada factor que ha provocado la
da poseemos ms aparicin de estos trminos
conocimiento acerca de nos ha acompaado durante
lo que cada uno de estos toda la vida: en el trabajo, en
trminos conlleva, tanto a nuestra vida personal, en el
nivel prctico como terico, es medio-ambiente
imposible que esta nueva terminologa
Qu puede ser entonces? El CAMBIO, sin
no acabe por abrumarnos. Es en este momento
lugar a dudas.
cuando debemos ver ms all del aspecto
superficial de estos trminos. Por tanto, en este sentido se puede decir que el
cambio en la sociedad, en las nuevas tecnologas
As, una vez nos ponemos a analizar el fondo de cada
y, consecuentemente, en la forma de trabajar ha
una de estas cuestiones nos damos cuenta de que
llevado a que sea necesario redefinir la forma
todas ellas tienen un aspecto comn: GESTIN
de gestin que conocamos hasta hace poco. Las
Gestin de Proyectos (Project Management),
necesidades han cambiado y por tanto la forma de
Gestin de la Produccin (Lean Management),
trabajar debe cambiar.
Gestin Energtica (Energy Management), Gestin
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Cabe destacar que todo cambio tiene un objetivo
final, entonces cul puede ser ese objetivo? En
mi opinin la MEJORA CONTINUA, que si nos
paramos a pensar es lo que cada uno de nosotros
deseamos tanto a nivel personal como profesional:
Proponte ser la mejor versin de ti mismo
(Nelson Mandela)
Esta reflexin de Nelson Mandela puede adaptarse
perfectamente a lo que se pretende en todas y
cada una de las empresas a nivel internacional
(teniendo en cuenta desde el aspecto financiero
al humano):
Propongmonos que nuestras
organizaciones sean la mejor
versin de s mismas
En conclusin, todos los trminos de los que
se ha hablado anteriormente persiguen que las
compaas actuales consigan ser da a da la mejor
versin de s mismas. En este artculo se busca
dar a conocer en la forma en la que contribuye el
Facility Management a lograr esta meta.
MARCO TERICO
A continuacin se realizar una exposicin de
todos los conceptos clave destacados en la
literatura para poder adentrarnos en la disciplina
de Facility Management.
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QU ES EL FACILITY MANAGEMENT?
Qu es el Facility
Management?
El Facility Management es una integracin de
procesos dentro de una organizacin para
mantener y desarrollar los servicios que apoyen
y mejoren la efectividad de las actividades
principales. De esta forma, debe cumplir los
requisitos bsicos de las personas en sus puestos
de trabajo, dar soporte a los negocios principales
de las organizaciones y aumentar el retorno de
capital mediante el uso econmico de servicios
e infraestructura dentro del marco de procesos
planificados, gestionados y controlados.
Segn la Asociacin Internacional de Facility
Management (IFMA), sta es una disciplina que
engloba diversas reas para asegurar y gestionar
el mejor funcionamiento de los inmuebles y de
sus servicios asociados, mediante la integracin de
personas, espacios, procesos y de las tecnologas
propias de dichos inmuebles.
El Instituto Britnico de Facility Management
define esta disciplina como la integracin de
las actividades multidisciplinares dentro de un
entorno construido y la gestin de su impacto
sobre las personas y el lugar de trabajo. Tambin
lo define como la coordinacin prctica del
trabajo fsico con la gente y con el trabajo de
una organizacin. As, como indican Atkin y
Brooks, esta expresin simple y bien enfocada
de la gestin de las instalaciones, hace hincapi en
la contribucin que las instalaciones o facilities
bien gestionadas pueden hacer a una organizacin.
 QU ES EL FACILITY MANAGEMENT?

Otra definicin a destacar es la de la Asociacin principales de esa organizacin (Barrett, 1995)

de Facility Management de Australia, que habla de
esta disciplina como una prctica de negocio que
optimiza las personas, procesos, bienes y el medio
ambiente de trabajo para apoyar la consecucin de
los objetivos empresariales de una organizacin.
Tambin se puede definir como la integracin y
la alineacin de los servicios no bsicos, incluidos
los relativos a las instalaciones, que se requieren
para operar y mantener un negocio para apoyar
plenamente los objetivos principales de la
organizacin (Pitt y Tucker, 2008).Cabe destacar
una de las definiciones que mejor se adapta a esta
disciplina:
Un enfoque integrado para operar, mantener,
mejorar y adaptar los edificios y la infraestructura
de una organizacin con el fin de crear un
ambiente que apoya firmemente los objetivos
Tradicionalmente, FM se ha considerado como el
pariente pobre sobre el trabajo en construccin
y en propiedades inmobiliarias. Esto se debe
al contexto entendido antiguamente sobre la
conservacin, limpieza, las reparaciones y el
mantenimiento. De hecho, abarca la gestin
inmobiliaria, la gestin financiera, la gestin de los
recursos humanos, seguridad y salud y la gestin
de contratos, adems de la construccin y la
ingeniera de servicios de mantenimiento, servicios
domsticos y suministros de servicios pblicos.
Todos estos aspectos deben ser considerados
para que la gestin de las instalaciones sea efectiva,
tanto en aspectos ms complicados como los
financieros, como en otros ms sencillos (Atkin y
Brooks, 2000).

Figura 1.- Relacin entre el negocio principal y los negocios secundarios (adaptada de Atkin y Brooks).

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Segn la normativa Europea en Facility Management
15221/1, el Facility Management se define como
la gestin de inmuebles y servicios soporte.
Todas las organizaciones, pblicas o privadas,
utilizan inmuebles, activos y servicios asociados a
los mismos, para apoyar sus actividades principales.
A travs de la coordinacin de estos activos y
servicios, utilizando su experiencia en gestin
e introduciendo cambios en los mbitos de la
organizacin; el Facility Management presta su
experiencia para actuar de una manera dinmica
y cumplir con todos los requisitos. Esta gestin se
realiza igualmente para optimizar los costes y el
funcionamiento tanto de los inmuebles como de
los servicios.
La mayora de los edificios representan
inversiones importantes para las organizaciones
y por lo general tienen que acomodar y apoyar
una serie de actividades. Dentro de esas
actividades se encuentra la actividad principal
de la organizacin (core business) para la que se
debe crear un ambiente adecuado, es decir, que
un edificio (incluyendo sus instalaciones) haya
sido diseado teniendo en cuenta los fines para
los que se utilizar. Sin embargo, en este sentido
es importante no perder de vista los negocios
adicionales o secundarios de la compaa.

1500 PROJECT A N AGEMENT

2 M
ISO ANAGEMENT FACILITY MANA
M GE
E T M
S Facilities
(Soporte)
EN
AS

T
Suelo

UNE 178303
Losa
Activos Fsicos
ACTIVOS FSICOS O/M INFRAESTRUCTURA
OPERACIONES Y Acondicionamiento Y SERVICIOS DE
MANTENIMIENTO SOPORTE
de aire
Sistemas Inst. contra Incendios
Suelo
Equipamientos Edificacin
001

Componentes Telecomunicaciones Infraestrucutura

Elevadores industrial
41

Inst. Elctrica
O

Agua
IS

IS 0 01
O
14 55 O 50
O 001
224
E N 1 6 6 4 6 IS IS O 1 8 4 8 0 IS
Figura 2.- Simbiosis de Normativas Asset, Project & Facility Management

Por lo tanto, se puede decir que esta disciplina una organizacin. As, el objetivo final del Facility
cubre una amplia gama de servicios (los cuales Management es agregar valor a la actividad
sern priorizados de acuerdo a las necesidades de principal de la organizacin a travs de la
cada compaa) y su gestin puede contribuir al satisfaccin del cliente.
xito o fracaso parcial de un negocio dentro de
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Historia del Facility
Management
Hacia los aos 70, como indica el IFMA (Asociacin
Internacional de Facility Management) en su
pgina web, el trmino Facility Management era
desconocido para la mayora de profesionales y
quienes a ello se dedicaban no eran capaces de
identificar correctamente su profesin.
En 1978 un grupo de Facility Managers se
proponen darle un mayor reconocimiento y
credibilidad a esta disciplina. En la primera reunin
que organiz este grupo de profesionales, George
Graves se convertira en el primer presidente
de IFMA y Dave Amstrong tomaba las riendas
del Instituto FMI, cuya funcin sera reunir a los
profesionales del sector. A mediados de 1980, se
haban establecido las bases para la formacin de
una organizacin que se llamara Nacional Facility
Management Association. Ambos organismos
trabajaran para dar a conocer esta disciplina en
toda Amrica (IFMA, 2014).
El Instituto FMI celebr su primera reunin anual
en 1980. Un ao despus la cifra de personas que
acudieron a esta reunin, se duplic.Tras el enorme
inters que despert en Canad la actividad
del Instituto, se produce el cambio de nombre
definitivo y nace a finales de 1980 la Internacional
Facility Management Assotiation (IFMA) como una
asociacin sin nimo de lucro.
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QU ES EL FACILITY MANAGEMENT?
El Facility Management naci en EEUU y lleg
a Europa a travs de Inglaterra, pasando por
Noruega y el Norte de Europa para llegar luego
hasta Asia y Amrica del Sur.
Esta profesin empez a ser reconocida
hace relativamente poco, empezando a tener
importancia en organizaciones lderes del
mercado. En la mayora de las empresas hoy en da
esta disciplina ha sido totalmente integrada en sus
polticas y estrategias (IFMA, 2014). As, a travs de
los aos, el Facility Management ha ido creciendo
como un campo de negocio y tambin como
una disciplina cientfica, encontrando y anclando
lentamente su posicin entre los procesos de
negocio de las organizaciones. En este aspecto la
pretensin futura es que el Facility Management
siga aumentando su influencia tanto en grandes
como medianas y pequeas empresas.
Como se ha comentado en prrafos anteriores, en
este aspecto se cre la Asociacin Internacional
de Facility Management (IFMA), que es la mayor
asociacin profesional en el mbito de la gestin
de inmuebles. Goza del mximo reconocimiento
y prestigio internacional. Esta asociacin se
estableci en 1980 como una asociacin sin
nimo de lucro, cuyo objetivo es promover la
mencionada disciplina. Adems identifica nuevas
tendencias, realiza trabajos de investigacin,
ofrece programas de formacin y ayuda a la
empresa y a los responsables de esta rea en el

desarrollo de estrategias para la gestin de los
recursos humanos y fsicos. Actualmente, IFMA
cuenta con cerca de 20.000 miembros. Su misin
es representar, liderar y fomentar los avances del
sector, as como reforzar y desarrollar an ms
la base de conocimientos del mismo (como el
propio IFMA indica en su pgina web).
Funciones del Facility Manager
Haciendo referencia al IFMA,el Facility Management
tiene como funciones, entre otras, el desarrollo
de las estrategias corporativas respecto a los
recursos inmobiliarios, polticas de optimizacin
de espacios, coordinacin de los proyectos
de construccin, renovacin y reubicacin,
contratacin de todos los productos y servicios
relacionados con el correcto funcionamiento de
Figura 3.- Determinacin del alcance del Facility Management (adaptada de Shiem).
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QU ES EL FACILITY MANAGEMENT?
las instalaciones, conservacin y mantenimiento
de instalaciones e ingeniera.
Es cierto que siempre ha existido la profesin
de Persona de Mantenimiento de Servicios
Generales, en la que muchas veces no se conoce
bien el alcance de sus funciones y, otras, no reciben
el apoyo ni el reconocimiento necesario dentro
de su propia compaa para desarrollar esas
funciones correctamente. Sin embargo no deben
confundirse la labor del Facility Manager con la
de mantenimiento. Es decir, el Facility Manager no
slo se encarga de que funcione la luz en la oficina
o haya folios en la impresora, sino que adems
posee un componente estratgico para ayudar a
conseguir la meta de la empresa. La diversidad de
funciones que engloba esta disciplina puede verse
en la imagen siguiente:
 QU ES EL FACILITY MANAGEMENT?

Administracin
de la propiedad

Gestin del
proyecto

Mantenimiento
y reparaciones
Jardinera y mantenimiento del paisaje
Servicio de limpieza
Operaciones
Distribucin y gestin de la energa
Servicios y
Eliminacin de residuos y gestin medioambiental
operaciones de
Control de plagas
construccin
Prevencin y recuperacin de desastres
Seguridad y salud

Gestin y
mantenimiento
de las
operaciones

Prestacin de guardera & guarderas laborales

Apoyos y Mantenimiento del lugar de descanso
servicios de los Recreaciones & entretenimiento
empleados Gestin de los servicios de la comunidad
Servicios especiales para empleados

Figura 4.- Servicios de apoyo (adaptada de Chotipanich).

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Por ello actualmente se estn realizando numerosas
investigaciones y estudios acadmicos para
establecer unos trminos genricos y comunes
para la prctica de esta disciplina.
Conclusiones
El cambio en la visin empresarial hacia la
reingeniera y outsourcing, as como los cambios
constantes y la evolucin tecnolgica que han
modificado la naturaleza del trabajo, han propiciado
que la disciplina de Facility Management sea cada
vez ms necesaria.
Facility Management puede resumirse como la
creacin de un entorno que sea propicio para
la realizacin de los negocios principales de
la organizacin (core business) a travs de la
gestin de las instalaciones y servicios soporte;
todo ello aportando una visin integrada de la
infraestructura, los servicios y las personas.
MBA
web: www.pmm-bs.com - email: informacin@pmm-bs
Doble titulacin
Disciplina pionera
Alineado a la normativa EN 15221
Sigue los principios definidos por IFMA
Dirigido a:
Sector de mantenimiento e infraestructura
Sector inmobiliario (centros comerciales...)
E07 Postgrado Especialista
Mantenimiento de Activos, Infraestructura y servicios
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QU ES EL FACILITY MANAGEMENT?
Referencias
Atkin, B. y Brooks A. Total facilities Management.
The Further Education Funding Council and
Blackwell Science, 2000.
Chotipanich, S. Positioning facility management.
Facilities, 22, n 13/14, pp: 364 a 372, 2004.
IFMA. International Facility Management
Association. Publicado en: http://www.ifma-spain.
org/facility_management.php Consultado: Febrero
2014.
Pitt, M. y Tucker, M. Performance measurement
in facilities management: driving innovation?.
Property Management, 26, n 4, pp: 241 a 254, 2008.
UNE-EN 15221-3. Gestin de Inmuebles. Parte 3:
Gua sobre la calidad en la gestin de inmuebles y
servicios soporte. AENOR, 2012.
Certificaciones internacionales
A1 The Benefits of Asset Management
A2 Introduction to Asset Management system
B1 The Benefits of Asset Management System
B5 Implementation Asset Management Plans
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Development Units)
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