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Acondicionamento e

armazenamento de documentos
de arquivo
Organizao dos Arquivos

- Levantamento de dados, Levantamento documental


(diagnstico);

- Anlise da coleta de dados;

- Planejamento;

- Implantao e acompanhamento.
- Levantamento de dados, Levantamento documental
(diagnstico)
BASE

- TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS (TTD)


Prazo de Guarda
Destinao
Avaliao = Analise
- PLANO/CDIGO DE CLASSIFICAO
Classificao
Ordenao
Arquivamento RESOLUO CONARQ
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Tabela de Temporalidade

Determina os prazos em
que os documentos devem
ser mantidos nos arquivos correntes
e intermedirios
ou recolhidos aos arquivos
permanentes, estabelecendo
critrios para guarda e eliminao.
Plano /Cdigo de Classificao
Esquema de distribuio de
documentos em classes, de acordo
com mtodos de arquivamento
especficos, elaborado a partir do
estudo das estruturas e funes
de uma instituio e da anlise do
arquivo por ela produzido.
Arquivar - o ato de guardar os documentos.

Arquivamento - Consiste na embalagem e estocagem de


documentos de forma adequada a sua conservao,
proteo, facilitando seu manuseio e obedecendo a uma
ordem estabelecida.
Tipo de arquivamento

Podemos entender como tipo de arquivamento a posio


que so dispostas as fichas e documentos e no a forma
dos mveis onde se faz a guarda dos mesmos. So dois:
horizontais e verticais.
Horizontais - os documentos so acondicionados um sobre os
outros e armazenados, sobre estantes, escaninhos e caixas.
Sendo amplamente utilizado para: plantas, mapas e desenhos.
Verticais - os documentos so acondicionados uns atrs dos
outros, permitindo assim sua consulta.
O que considerar ao arquivar:

Acondicionar - Pr em (boa) condio. Guardar em stio


conveniente. Preservar de deteriorao. Embrulhar.
Empacotar.

Armazenar - Estocagem de documentos, em locais apropriados


que lhe garantam preservao.
Material utilizado no arquivo
Material de consumo
Pasta - So folhas de cartolina ou papelo forte dobradas
para guardar documentos. Podem ser simples, sanfonada,
suspensa, pendular, lisa, com ou sem projeo entre outras.
Ficha um retngulo de cartolina, grande ou pequeno, liso
ou pautado, onde se registra uma informao. As dimenses
variam de acordo com as necessidades podendo ser branca ou
de cor.

Guia divisria um retngulo de carto resistente que serve


para separar partes ou sees de arquivos ou fichrios,
reunindo em grupos as respectivas fichas ou pastas. Sua
finalidade e facilitar a busca dos documentos e o seu
rearquivamento.
Projeo - a salincia na parte superior da guia.
Pode ser recortada no prprio papelo.

P a salincia da parte inferior da guia. Pode ser recortada


do prprio carto, ou nele ser aplicada, sendo ento de metal
ou celulide.

Notao - a inscrio feita na projeo. Pode ser alfabtica,


numrica, alfa-numrica, aberta ou fechada.
Quanto a funo a guia divisria pode ser:

primria indica a primeira diviso ou seo de um arquivo.

secundria indica uma subdiviso da primria.

subsidiria indica uma subdiviso da secundria.

especial indica a localizao de um nome ou assunto de


grande freqncia.

guia fora - a que tem a funo de indicar a ausncia de uma


pasta no arquivo.
Material permanente
Material permanente aquele que tem grande durao e
pode ser utilizado vrias vezes para o mesmo fim. Na escolha,
alm do tipo e do tamanho dos documentos, deve-se levar em
conta os seguintes requisitos:

Economia de espao
Convenincia do servio
Capacidade de expanso
Segurana
Condies estticas
Conservao (resistncia)
Exemplo da material permanente:

Armrio de ao
Arquivo
Caixa de transferncia
Estante
Fichrio
Suporte da gaveta