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Almoxarifado

Mdulo I

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Sumrio

Introduo................................................................................................................... 3
Unidade 1 Contextualizao da atividade de almoxarifado ................................... 4
1.1 Almoxarife ....................................................................................................... 5
1.2 Perfil do profissional de almoxarife ................................................................ 11
1.3 Controle e classificao de materiais .............................................................. 13
1.4 Segurana no ambiente de trabalho................................................................. 21
Unidade 2 A importncia estratgica e operacional ............................................. 30
2.1 Classificao de materiais............................................................................... 31
2.2 Codificao .................................................................................................... 37
2.3 Recebimento................................................................................................... 38
2.4 Entrada de materiais ....................................................................................... 44
2.5 Estocagem de materiais .................................................................................. 50
Encerramento do Mdulo I ...................................................................................... 56
Introduo

Ol!

Neste curso, trataremos sobre uma rea de atividade fundamental a qualquer


empresa e que vem crescendo consideravelmente nas ltimas dcadas em virtude da
expanso de indstrias e empresas: o almoxarifado.

Na primeira unidade, trataremos de contextualizar e definir esta atividade, bem


como estabelecer o perfil do profissional de almoxarifado. Tambm abordaremos o
controle de materiais, analisaremos sua classificao e sua disposio no estoque, entre
outros

Posteriormente, a importncia das estratgias operacionais tambm ser


abordada. Aspectos como a identificao e codificao de produtos, o recebimento e
entrada de materiais etc.

No terceiro momento deste curso, trataremos dos procedimentos prticos da


atividade do profissional de almoxarife. Abordaremos, por exemplo, o espao e layout
do almoxarifado, procedimentos de movimentao de cargas e transporte interno de
materiais. Analisaremos os diversos sistemas de armazenamento, bem como o processo
de reposio de produtos e materiais, ressaltando a importncia para o controle de
qualidade do estoque.

Na ltima unidade, abordaremos os parmetros de ressuprimento de estoque,


analisaremos o processo de reposio de materiais e o perodo de tempo apropriado para
efetuar reposies. Por fim, trataremos sobre a distribuio e inventrios, procedimentos
administrativos bastante comuns nesta atividade. O aparato tecnolgico como
instrumento organizacional e a tica no trabalho tambm sero abordadas.

Bom curso!

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Unidade 1 Contextualizao da atividade de almoxarifado

Ol!

Nesta unidade, trataremos das definies acerca desta atividade e o contexto


scio histrico em que se encontra este campo de atuao. Traaremos um perfil do
profissional de almoxarifado.

Abordaremos as questes referentes ao controle e classificao de produtos e


materiais. Por fim, analisaremos pormenorizadamente os materiais que compem o
estoque, de acordo com o ramo de atividade de cada empresa.

Bom estudo!
.

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1.1 Almoxarife

O almoxarifado um setor fundamental das organizaes. o lugar onde os


materiais e produtos so armazenados, tanto para uso interno, quanto externo.
Atualmente, este setor vem ganhando espao nos estudos administrativos.

Este setor consiste no estabelecimento de controle do estoque, considerando os


seguintes aspectos:

Quantidade de produtos;

Reposio de produtos;

Armazenagem de produtos;

Controle de custo;

Validade do estoque.

O almoxarifado exige, alm disso, o controle de mercadorias e itens diversos,


como produtos de limpeza, de escritrio, servios, entre outros. Tambm so
considerados certos aspectos, como pesquisas de fornecedores, arquivamento de notas,
registro de compras, entradas e sadas, alm de outras tarefas oriundas do estoquista ou
profissional de almoxarife.

Dentre suas funes, o profissional responsvel por observar os critrios de


racionalizao de procedimentos, acondicionamento de produtos e a elaborao de
documentao de controle de estoque.

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preciso que o profissional de almoxarifado tenha bons domnios das cincias
matemticas, uma vez que o clculo das quantidades de produtos funo quase
rotineira neste campo de atuao.

Quando falamos de acondicionamento de materiais, devemos considerar a


distncia entre o local de estocagem e onde sero usados. Tambm preciso atentar-se
adequao deste espao de armazenamento, ajustando-o sua capacidade.

A localizao outro aspecto fundamental. Devemos nos atentar facilidade em


se encontrar aquilo que procurado atravs de etiquetagem, por exemplo com o
intuito de se evitar a entrega errnea de material, o que acarreta problemas no controle,
tempo desperdiado, entre outras situaes que podem atravancar todo o processo de
produo.

de suma importncia a exatido dos dados operacionais. Isso implica na


certeza das informaes de controle em relao aos bens armazenados. A falta de
controle, isto , a inexatido das informaes, ocasionar em falhas de contabilidade,
fornecimento etc.

O setor de almoxarifado deve, por via de regra, apresentar os indicadores de suas


atividades como, por exemplo, os relatrios de eficincia, com o intuito de proporcionar
otimizao do gerenciamento, controle do histrico dos itens, entre outros

De um modo geral, a documentao do setor de almoxarifado deve contemplar


as normas e procedimentos de identificao dos produtos, bem como inventrio,
incluso de novos itens, entre outras aes.

Ele deve recepcionar os materiais entregues pelo fornecedor, fazer a conferncia


dos mesmos e das notas fiscais, verificando quantidades, qualidade e especificaes de
produtos.

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de responsabilidade deste profissional:

Organizar o armazm onde se encontram os materiais, mantendo a


integridade fsica e as condies de uso do produto, de acordo com as
caractersticas de cada material, facilitando sua localizao e seu
manuseio;

Controlar os nmeros do estoque, atravs de conferncia diria dos itens


e artigos, checando todas as atividades de rotina, facilitando, assim, seu
controle;

Informar e solicitar a reposio dos materiais, sempre que necessrio,


de acordo com as normas de manuteno de nveis de estoque
previamente estabelecidos pelas empresas;

Elaborar o inventrio mensal tambm muito importante, uma vez que


facilita a comparao com os dados de registro das atividades;

Fazer o processo de triagem dos materiais, atentando-se aos que


estiverem danificados, visando sua devoluo;

Verificar a quantidade de artigos em estoque e alertar a chefia quando


houver diminuio de determinado item, solicitando a reposio do
mesmo;

Supervisionar a elaborao do inventrio mensal, visando o ajuste de


divergncias com os registros contbeis, facilitando a comparao das
informaes de diferentes setores da empresa.

Destas responsabilidades trataremos pormenorizadamente mais adiante,


considerando aspectos mais especficos e complexos no processo de armazenamento de
produtos e materiais.
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Introduo histria da estocagem de materiais

O homem tem o costume de armazenar alimentos, produtos e materiais de caa


desde suas origens, sendo tal hbito to antigo quanto sua prpria existncia,
sofisticando suas operaes de comercializao devido ao aumento da concorrncia de
mercado, a partir da Revoluo Industrial. Neste sentido, o setor de compras e estoque
ganhou fundamental importncia no campo empresarial. Este perodo foi marcado por
profundas modificaes nos mtodos e procedimentos do sistema de fabricao e
estocagem em grande escala.

Com a substituio no campo de trabalho do homem pela mquina, surge uma


evoluo tecnolgica no que tange produo. Os estoques passaram a ser concebidos
com outros olhos pelas administraes.

A constante evoluo das fbricas, o consumo, as exigncias dos consumidores,


a concorrncia de mercado, bem como as novas tecnologias, tornaram o gerenciamento
de materiais algo imprescindvel nas empresas.

Os grandes conflitos blicos do sculo XX foram determinantes para o


estabelecimento desta atividade de armazenamento de materiais. Muito antes delas, o
prprio Napoleo Bonaparte j punha em prtica conceitos de armazenamento de
munio e alimentos. Em todos os casos, o fator estoque, que envolve abastecimento e
suprimento, foi determinante para o sucesso ou fracasso dos empreendimentos blicos.

Felizmente, as guerras acabaram, contudo a evoluo da estocagem de materiais


no parou por a. Atualmente o setor de almoxarifado integrado com os demais setores
de uma empresa.

Certamente, esta uma atividade muito promissora que, em virtude do


expansionismo fabril, vem ganhando cada vez mais espao no ambiente administrativo,
j que armazenar produtos , de certo modo, como armazenar informaes, e a empresa
que negligencia este fato certamente est fadada ao fracasso.

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Analisando de maneira pormenorizada esta atividade, encontramos algumas
funes tpicas do setor de almoxarifado, alm de outras subfunes mais especficas e
complexas.

O texto a seguir foi desenvolvido na Faculdade de Cincias Administrativas e


Contbeis de Lins. Naturalmente, separamos somente o que interessa ao profissional de
almoxarifado. Observe:

Controle de estoque - subsistema responsvel pela gesto econmica dos estoques, atravs
do planejamento e da programao de material, compreendendo a anlise, a previso, o
controle e o ressuprimento de material. O estoque necessrio para que o processo de
produo-venda da empresa opere com um nmero mnimo de preocupaes e desnveis. Os
estoques podem ser de: matria-prima, produtos em fabricao e produtos acabados. O setor
de controle de estoque acompanha e controla o nvel de estoque e o investimento financeiro
envolvido.

Classificao de material - subsistema responsvel pela identificao (especificao),


classificao, codificao, cadastramento e catalogao de material.

Aquisio/compra de material - subsistema responsvel pela gesto, negociao e


contratao de compras de material atravs do processo de licitao. O setor de Compras
preocupa-se sobremaneira com o estoque de matria-prima. da responsabilidade de
Compras assegurar que as matrias-primas exigida pela Produo estejam disposio nas
quantidades certas, nos perodos desejados. Compras no somente responsvel pela
quantidade e pelo prazo, mas precisa tambm realizar a compra em preo mais favorvel
possvel, j que o custo da matria-prima um componente fundamental no custo do
produto.

Armazenagem/almoxarifado - subsistema responsvel pela gesto fsica dos estoques,


compreendendo as atividades de guarda, preservao, embalagem, recepo e expedio de
material, segundo determinadas normas e mtodos de armazenamento. O Almoxarifado o
responsvel pela guarda fsica dos materiais em estoque, com exceo dos produtos em

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processo. o local onde ficam armazenados os produtos, para atender a produo e os
materiais entregues pelos fornecedores.

Movimentao de material - subsistema encarregado do controle e normalizao das


transaes de recebimento, fornecimento, devolues, transferncias de materiais e
quaisquer outros tipos de movimentaes de entrada e de sada de material.

Inspeo de recebimento - subsistema responsvel pela verificao fsica e documental do


recebimento de material, podendo ainda encarregar-se da verificao dos atributos
qualitativos pelas normas de controle de qualidade.

Cadastro - subsistema encarregado do cadastramento de fornecedores, pesquisa de mercado


e compras.

Inspeo de suprimentos - subsistema de apoio responsvel pela verificao da aplicao das


normas e dos procedimentos estabelecidos para o funcionamento da Administrao de
Materiais em toda a organizao, analisando os desvios da poltica de suprimento traada
pela administrao e proporcionando solues.

Padronizao e normalizao - subsistema de apoio ao qual cabe a obteno de menor


nmero de variedades existentes de determinado tipo de material, por meio de unificao e
especificao dos mesmos, propondo medidas de reduo de estoques.

Transporte de material - subsistema de apoio que se responsabiliza pela poltica e pela


execuo do transporte, movimentao e distribuio de material. A colocao do produto
acabado nos clientes e as entregas das matrias-primas na fbrica de responsabilidade do
setor de Transportes e Distribuio. nesse setor que se executa a Administrao da frota de
veculos da empresa, e/ou onde tambm so contratadas as transportadoras que prestam
servios de entrega e coleta.
Fonte: http://apostilas.netsaber.com.br/apostilas/1024.pdf - pp. 6 a 8.

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1.2 Perfil do profissional de almoxarife

Um profissional de almoxarifado dirige, coordena e planeja o gerenciamento do


estoque e distribuio dos produtos e materiais dentro de uma empresa. Ele realiza essas
atividades para as organizaes que armazenam produtos e mercadorias para muitos
outros grupos diferentes.

Um gerente de estoque, por outro lado, supervisiona as atividades dos


empregados, se engaja em transporte, recebimento, armazenamento e teste de materiais
e faturas. Eles so responsveis pela segurana do desenvolvimento, juntamente com
programas de aplicao em termos de segurana. Eles emitem atribuies e ordens de
reviso de trabalho, faturas, alm de confirmar relatrios e monitorar a distribuio de
materiais ou produtos.

Eles ainda so responsveis por entrevistar pessoas para operar o estoque e


cargos de superviso, garantindo que satisfaam as expectativas de servio e, em
seguida, selecionam, contratam e treinam, cuidando tambm da demisso de
funcionrios que no cumprem os padres de desempenho necessrios.

Parte de seu trabalho envolve reunio com outros chefes de departamento de


vendas, compras, produo e controle de registro, para que as atividades de armazm
permaneam coordenadas e funcionando perfeitamente.

Eles mantm as condies de armazm seguras e eficientes, incluindo a


superviso das frotas de equipamentos, veculos e ordenam eventuais substituies ou
manuteno, quando necessrio.

Um gerente de almoxarife passa parte do seu tempo programando os


funcionrios e motoristas de entrega; resolvendo problemas de pessoal, oramento e
planejamento para atender nmeros projetados; supervisionando os funcionrios do
armazm e supervisores; e, por fim, em reunio com os clientes para determinar suas
necessidades e exigncias.

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De um modo geral, para se tornar um profissional de almoxarife, necessrio
habilidades em comunicao, resoluo de problemas e tomada de decises, priorizando
o trabalho, organizao e obtendo as informaes necessrias a partir de fontes
relevantes.

Eles tambm devem ter boas habilidades com pessoas, ser agradveis, corteses e
possuir uma grande dose de pacincia quando se trata de trabalho sob presso.

As atividades de trabalho incluem:

Superviso, treinamento e contratao de funcionrios para trabalhar


no armazm, sejam como operrios, operadores de equipamentos,
funcionrios ou agentes de controle de estoque;

Agendamento de funcionrios, motoristas de caminho, declives;


organizar entregas e agendamento de uso de doca de carregamento e de
equipamentos mecanizados, como empilhadeiras;

Assegurar que todos os regulamentos de segurana sejam seguidos,


tanto no que diz respeito segurana pessoal quanto segurana de
inventrio;

Reunio com clientes novos e existentes para determinar as suas


necessidades de espao para armazenagem, a celebrao de contratos
de armazenamento e insero de informaes em vrios programas de
software para monitorar o uso da instalao.

De um modo geral, os profissionais de almoxarife fazem o trabalho fsico e,


muitas vezes, trabalham em grandes edifcios de armazenamento e armazns.

Trabalhadores do estoque fazem outras tarefas relacionadas com a preparao


para o armazenamento de mercadorias e mantm o controle de onde elas esto. Eles
classificam mercadorias por condio, tamanho, forma, cor, cdigo etc. Transportam
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mercadorias para as reas designadas e as armazenam em galpes ou prateleiras.
Precisam ser fisicamente fortes, e conscientes sobre segurana quando operarem as
mquinas e os equipamentos. Devem, ainda, ser bons em ouvir e seguir instrues, alm
de capazes de trabalhar de forma rpida e eficiente. Essas so algumas das competncias
essenciais a este profissional.

1.3 Controle e classificao de materiais

Trata-se, basicamente, do ato de gerir materiais de valor econmico numa


organizao. Alguns tipos de investimentos no produzem lucro, como os estoques.

A falta de gesto dos estoques pode ocasionar em srios problemas


organizao, entre eles a paralisao de fabricao, descontinuidade das operaes ou
servios, alm dos custos adicionais.

Certo que o setor de almoxarifado objetiva, em um primeiro momento, manter


o equilbrio entre os diferentes setores de uma empresa atravs do gerenciamento de
seus recursos ociosos, isto , seu estoque.

Isto s obtido mantendo os estoques em nveis seguros, sem correr risco de no


ter determinado produto em quantidade suficiente para atender a demanda, e deixando o
fluxo da produo de encomenda em equilbrio com o fluxo de consumo.

Podemos dizer que o estoque composto de materiais em processamento


(semiacabados e acabados) que podem no ser utilizados em determinado momento na
empresa, contudo, precisam existir em virtude de necessidades futuras. Sendo assim, no
setor de estoque figuram todos os materiais necessrios ao processo produtivo de uma
empresa. Naturalmente, o gerenciamento desses materiais gera lucros e rendimentos
empresa.

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justamente em razo desses lucros, oriundos das vendas e servios, que h a
continuidade do processo produtivo das empresas. Representam, de certa forma, a
necessidade real em qualquer tipo de organizao.

A manuteno do setor de almoxarife exige investimentos e gastos que, no raro,


so muito elevados. Evitar que o nmero de itens no estoque seja reduzido, sem
comprometer a demanda dos usurios e consumidores, representa um grande problema
gesto de qualquer empresa.

Se, por um lado, para que uma empresa funcione adequadamente preciso
manter os nveis de estoque em equilbrio, por outro, o estoque representa um enorme
investimento financeiro.

Deste ponto de vista, o almoxarife um agente imprescindvel no processo


produtivo de uma empresa, uma vez que garante a produo do produto e minimiza os
riscos de paralisao em virtude de falta de material.

Um armazm de estocagem pode representar boa parte dos recursos dos quais
dispe uma empresa.

Naturalmente, quando falamos de estoque, consideramos o dilogo entre


diferentes setores de uma empresa como, por exemplo, o setor de compra e venda e o
setor administrativo. Ambos tm participao e influncia direta nas decises do setor
de almoxarifado. Isso se deve ao fato que, enquanto o estoque preocupa-se com a
manuteno das quantidades necessrias de artigos e materiais, o setor administrativo
est atento margem de lucro que se pode obter com determinada ao.

As principais causas que exigem estoques permanentes mo e pronto


atendimento do consumo interno ou das vendas so:

A especulao do mercado futuro, bem como as mudanas que podem


ocorrer no decorrer do planejamento estratgico;

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A pronta entrega de materiais e cumprimento dos prazos de entrega
acordados em contrato;

A constante necessidade de investimentos para otimizao de resultados


etc.

Quanto classificao de materiais

O fato que, para administrar adequadamente os materiais, preciso que eles


estejam caracterizados adequadamente por meio de um sistema que permita identific-
los sem qualquer equvoco. Isso implica numa metodologia que vise simplificar e
organizar todos os processos de controle de materiais. Sua organizao deve seguir uma
padronizao, atravs da qual devem ser identificados de forma precisa.

A caracterizao desses materiais ou produtos deve seguir critrios e padres


especficos que evitem duplicidades em virtude da falta de informao. A identificao,
assim, fundamental para o bom funcionamento do estoque.

Desta forma, preciso estabelecer uma forma de identificar os materiais que so


utilizados, de forma a no serem confundidos com outros produtos, atrapalhando o bom
funcionamento de todo o setor.

Uma boa forma de se identific-los pela sua caracterizao. Por exemplo:

Matria-prima;

Materiais em processo;

Materiais acabados etc.

O objetivo deste procedimento mostrar descries padronizadas dos produtos e


materiais utilizados pela empresa. Abaixo temos um modelo de como identificar os
materiais. Observe:

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Tipo de
Unidade Abreviatura da Unidade Embalagem Fornecedor
Material

Matria-prima Quilograma kg Sacos Empresa X

Matria-prima Metro m Fardos Empresa Y

Matria-prima Litro lt Tambor Empresa Z

Material em
Metro m Individual
processo

Material
Litro lt Caixa com 12
acabado

Como possvel observar, atravs de uma identificao simples possvel


iniciar um processo de classificao padronizada dos produtos e materiais. Entretanto,
de suma importncia ressaltar que nem todos eles precisam ser identificados.

Os materiais catalogados periodicamente so aqueles mais importantes para a


organizao. Requerem planejamento e gerenciamento das compras. Esses so
considerados materiais fundamentais para a empresa. Atravs de uma boa identificao
de materiais e produtos, possvel garantir que o item a ser administrado atenda s
especificaes da organizao.

Sendo assim, quando o material est descrito de forma clara e objetiva, facilita o
trabalho dos outros setores como, por exemplo, o setor de compras e vendas, o setor de
contabilidade etc.

Podemos afirmar que a correta identificao de materiais permite:

Uniformizar os itens em estoque, bem como os maquinrios usados na


empresa;

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Maior ganho de escala nas compras, consequentemente reduzindo os
custos;

Aumento da agilidade dos processos de compras;

Otimizao da gesto dos estoques, alm de reduo de falhas


processuais.

A descrio padronizada dos produtos e materiais deve seguir as normas


brasileiras ou internacionais. Alm disso, ao identificar produtos, no sugerida a
utilizao de palavras que representem marcas comerciais. Por exemplo: na prateleira de
um estoque no deve figurar a identificao Omo, mas sim, sabo em p. Isso
minimiza os erros de identificao, melhorando a agilidade do processo.

Outra importante ferramenta no processo de identificao a classificao de


materiais. Em razo do grande nmero de itens existente nas organizaes de variados
setores, preciso encontrar alguma forma de organiz-los.

Para um bom resultado na classificao de materiais, necessrio estar atento a


alguns aspectos comuns a qualquer empresa. Entre eles destacam-se:

Estabelecer uma linguagem unificada entre as diferentes reas da


empresa;

Reduzir a margem de erro acerca do numero de itens em estoque;

Considerar a alternativa de intercmbio entre os materiais a serem


administrados;

Facilitar os procedimentos;

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Facilitar a troca de servios, alm de promover a cooperao entre
diferentes setores da cadeia produtiva;

Considerar as necessidades totais de aquisio e utilizao de materiais.

H diferentes formas de se classificar os materiais dentro de uma organizao.


Cada qual dever adotar seu prprio critrio para atender suas necessidades.

Essa identificao promove certo controle nos estoques e almoxarifados. O


controle de estoque um dos pontos principais de uma organizao, seja ela qual for.

Sua implantao permite que se obtenham as seguintes informaes a respeito


do estoque:

Dados cadastrais do fornecedor;

Quantidade exata de materiais em estoque;

Preo mdio do item administrado;

Data da ltima aquisio, bem como o preo pago pelo produto;

O numero mximo e mnimo de itens, de modo que no comprometa o


processo produtivo, isto , nveis aceitveis;

Clculos acerca das possibilidades do estoque em relao ao consumo


mdio;

Dados estatsticos acerca do consumo por rea da organizao;

Os setores de uma empresa que utilizam o material, alm de datas de


fornecimento, quantidades, custos, etc.;

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Especificidades do produto, tais como: embalagem, giro em estoque,
ndices de entra e sada etc.;

Observaes gerais acerca da apresentao, do aspecto e conservao


do material;

Acompanhamento acerca da aceitao do material armazenado, ou seja,


verificar os ndices de devoluo ou outra situao peculiar.

Como vemos, muito importante organizar o estoque. Isso s possvel atravs


da identificao criteriosa dos materiais, bem como sua classificao.

Ao programar um sistema de identificao e classificao de materiais, levam-se


em considerao seus inmeros benefcios, de forma que auxilie no alcance das metas
propostas pela organizao.

O controle de materiais constitui uma das atividades mais relevantes em uma


empresa cujo objetivo assegurar que eles estejam disponveis no local e no momento
certo pelo menor custo possvel.

A seguir um interessante texto a respeito de como funciona o maior armazm de


estocagem da America Latina e como possvel coordenar tamanho departamento.
Veja:

Saiba como funciona o maior depsito da Amrica Latina

Todas as noites e madrugadas armam-se verdadeiras operaes de guerra dentro


dos armazns das Casas Bahia. A meta: cumprir as entregas dirias em 24.000
endereos diferentes, localizados em oito estados brasileiros. Logstica, portanto,
parte crtica da operao da empresa, especialmente porque tudo feito com recursos e

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funcionrios da casa, incluindo uma legio de 1.000 motoristas.

Localizado em Jundia, no interior paulista, o principal centro de distribuio da


empresa possui 170.000 metros quadrados cobertos, sendo considerado o maior da
Amrica Latina.

Todos os dias, 260 caminhes, com o inconfundvel baianinho estampado no


ba, partem do depsito central para realizar as entregas aos clientes. Outros 45 fazem
o mesmo, mas para abastecer as lojas com produtos eletroportteis, enquanto 60
carretas levam mercadorias aos entrepostos localizados nos demais estados exceo
do Rio de Janeiro no possuem armazns.

O movimento no pra por a. O depsito de Jundia recebe, em mdia, 180


carretas de fornecedores diariamente. No total, 2.400 pessoas labutam no armazm, que
tambm munido de muita tecnologia para funcionar.

A integrao do software de logstica com o sistema de identificao dos


produtos por cdigo de barras o que permite a localizao dos produtos dentro do
depsito e tambm o controle da entrada e sada das mercadorias.

Todos os racks, onde so empilhadas as mercadorias, possuem uma placa com


cdigo de barras. Assim possvel saber, por exemplo, quantos foges h em
determinado rack com a simples aproximao de um leitor.

As vendas realizadas nas lojas so repassadas automaticamente para o sistema


de logstica da empresa. Ao final do dia, o sistema imprime milhares de etiquetas com
cdigo de barras que contm a descrio de cada produto, alm do endereo da entrega
e o nome do cliente que o comprou.

Munida dessas informaes, uma equipe do depsito faz a puxada de

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mercadoria. Essa etapa consiste na separao dos produtos, que so devidamente
etiquetados e encaminhados para um dos 420 boxes espcie de garagem onde os
caminhes so carregados. Esses boxes ladeiam todo o armazm.

A entrada de cada produto em cada um dos boxes tambm informada ao


sistema, que recebe previamente a programao das cargas. E, na programao de
cargas, que so definidos o roteiro de cada caminho e os produtos que cada veculo
dever entregar.

O sistema de logstica tambm ajuda a calcular a quantidade de caminhes


necessria para as entregas do dia, a partir do clculo da capacidade do caminho, em
relao ao tamanho das mercadorias.

Mensalmente, mais de 1,2 milhes de itens entram e saem do depsito central


das Casas Bahia. Haja braos e computadores para organizar esse mundaru de foges,
geladeiras, camas.

Fonte: http://www.logisticadescomplicada.com/saiba-como-funciona-o-maior-deposito-da-america-latina/

1.4 Segurana no ambiente de trabalho

de suma importncia que o profissional de almoxarife tenha cincia de alguns


fatores essenciais nos procedimentos de segurana. A seguir, trouxemos boas dicas para
auxiliar os profissionais de almoxarife a reduzir o nmero de acidentes, leses e casos
de doena ocupacional.

O conjunto a seguir contm conselhos simples que voc deve ser capaz de
aplicar em sua rotina de trabalho. As causas mais recorrentes dos acidentes no ambiente
de trabalho so:

Inadequada utilizao de materiais e maquinrio;

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Contato com produtos perigosos sem a devida proteo;

O trabalho em altura;

Veculos de carregamento em torno do armazm;

Queda de objetos ou materiais.

Pode haver outros riscos em seu ambiente de trabalho que voc tambm deve
considerar. Escorreges e tropees podem ocasionar srias leses. Acidentes e quedas
so um problema no setor de almoxarife e podem acontecer em qualquer lugar e a
qualquer momento.

Os acidentes geralmente so vistos de forma trivial e sem importncia.


Entretanto, a maioria deles pode ser evitada com algumas medidas de segurana; eles
acontecem porque o cho est molhado ou umedecido. Dentro de armazns, gua, leo e
produtos de limpeza podem tornar o piso mais escorregadio. Outros itens, como
embrulhos, resduos e objetos em locais de movimentao, sacos de plsticos etc.
tambm podem causar tropees e quedas mais grades.

O calado certo pode ajudar a reduzir deslizamentos, mas deve-se considerar


essa questo, pensando em controlar riscos de escorreges, como um ltimo recurso; o
objetivo principal tentar eliminar a raiz do problema, adotando medidas preventivas.

O ambiente de trabalho deve ter uma boa iluminao e uma boa limpeza. Se as
vias de circulao, isto , os corredores, estiverem obstrudos, devem ser reorganizados
to logo seja possvel. Deve-se, tambm, inspecionar o local de trabalho regularmente
para se certificar de que no existem riscos de tropeos.

A movimentao corporal tambm pode gerar profundos problemas de sade,


incluindo dores lombares e musculares.

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Se existe o risco de uma tarefa exigir mais do que o corpo pode aguentar, ela
deve ser evitada. Se no puder ser evitada, o risco de ocorrerem danos deve ser
minimizado.

extremamente importante realizar uma avaliao de movimentao corporal


para operaes de intenso movimento que apresentam risco de leses. Considere os
seguintes aspectos:

A tarefa;

A carga;

O ambiente de trabalho;

Sua capacidade individual, dentre outros fatores.

Pense em todos os sistemas de trabalho e as tarefas que envolvem a


movimentao corporal.

Onde for o caso, reformular tarefas para evitar a necessidade de mover cargas
manualmente ou usar dispositivos mecnicos de movimentao. Por exemplo:
empilhadeiras, porta-paletes, carrinhos, transportadores, calhas, elevadores de tesoura
etc.

Sempre que necessrio, introduzir dispositivos adicionais de movimentao para


evitar ou reduzir as operaes de movimentao manual.

Os almoxarifados devem fornecer aos funcionrios informaes sobre o peso da


carga e seu lado mais pesado, se seu centro de gravidade no central etc. A empresa
deve ainda oferecer treinamento em tcnicas seguras de movimentao corporal e
manuseio de materiais e maquinrios.

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O treinamento deve ser especfico para a tarefa. Deve complementar um sistema
seguro de trabalho e no ser um substituto para ele. O trabalho em altura pode trazer
riscos fatais sade e vida do profissional.

Qualquer trabalho em altura, incluindo o trabalho de manuteno executado por


um empreiteiro, por exemplo, deve ser devidamente planejado, vigiado de forma
adequada e realizado de uma forma segura.

Nunca use paletes empilhados para acessar a altura onde se encontra o material
no estoque; nunca suba em estantes, a menos que seja especificamente projetado para
uso como equipamento de acesso; inspecionar o equipamento utilizado para trabalhos
em altura (como escadas) para ter certeza que seguro. Faa tudo isso antes de usar, e
periodicamente, depois de um incidente que possa afetar a segurana do equipamento.

Outra medida de segurana refere-se ao trfego local tanto de veculos, como


empilhadeira, quanto para funcionrios. Sempre que os veculos e os funcionrios
utilizarem o mesmo percurso de trfego, deve haver uma separao adequada de vias
entre eles.

Armazns devem ser projetados para reduzir os riscos de inverso de veculos.


Isso possvel, por exemplo, utilizando um sistema de sentido nico. Onde no se pode
evitar inverso, manter pedestres fora da rea onde os veculos fazem manobras.

Os estoques de materiais devem ter sistemas de trabalho seguros para carga e


descarga de veculos. importante, tambm, tomar medidas para evitar que pessoas
sejam feridas por objetos em queda.

Se existem reas ou atividades especficas no armazm com risco de materiais


causarem acidentes, certifique-se de que a rea est claramente indicada e que as
pessoas no autorizadas no tenham acesso ao local.

O layout das reas de armazenamento e manuseio deve evitar curvas fechadas,


portas inadequadamente instaladas, pilares, superfcies irregulares, entre outros fatores.
24
Inspecione paletes antes de cada utilizao para se certificar de que eles esto em
uma condio segura. Ponha os que estiverem danificados fora de uso, para reparo ou
destruio. Lidar com paletes vazios com cuidado no arrastar ou jog-los no espao
de armazenamento.

Planejar os fluxos de armazenagem para se certificar de que os materiais,


equipamentos e resduos no causem obstrues ou acidentes em lugares onde as
pessoas possam passar.

Mantenha as vias de acesso ao material livres de obstrues. Na imagem abaixo,


possvel observar como deve ser a disposio das vias de acesso s prateleiras. Veja:

25
A partir da demonstrao acima, possvel se reorganizar, reestruturando as
formas de armazenamento, levando em considerao os seguintes pontos:

O nmero de materiais que sero mantidos e armazenados;

Dimenses do Almoxarifado (rea e volume);

Necessidades para o armazenamento (prateleiras, estantes e divises);

Treinamento da mo-de-obra;

O tipo de trabalho a ser realizado para funcionamento do almoxarifado;

O mximo de operaes realizadas num dia (entrada e sada de


materiais);

Reformas nas estruturas fsicas do almoxarifado (cobertura, material de


segurana, infraestrutura);

Material especfico de transporte (carrinhos, empilhadeiras etc.);

Aquisio do material de segurana.

Atravs dessas sugestes, voc poder observar que, medida que estiver
desenvolvendo o almoxarifado, ser possvel criar um LAYOUT capaz de atender s
necessidades especficas de cada empresa.

26
Almoxarifados

Almoxarifado da Fazenda Real - Os Almoxarifados, em Portugal, poca do


descobrimento do Brasil, eram as reparties fiscais regionais, encarregadas de
centralizar a arrecadao dos tributos e rendas da Coroa. No Brasil, porm, embora o
almoxarife continuasse responsvel pela arrecadao tributria, os Almoxarifados
foram integrados numa repartio maior, a Provedoria da Fazenda Real, onde ficavam
subordinados autoridade do Provedor, que habitualmente chefiava tambm a
Contadoria, a Tesouraria e a Alfndega. Perdeu, por isso, o Almoxarifado o destaque
que gozava em Portugal. Acresce que, no Brasil, o cargo de almoxarife esteve no
princpio ligado ao de "feitor", que era quem geria as atividades braais de extrao do
pau-brasil, de carga e descarga dos navios e de transporte de mercadorias. Com isso, os
almoxarifes se desligaram um tanto das atividades burocrticas exercidas pelo
Provedor e pelo Escrivo, perdendo prestgio e poder. Numa etapa posterior, no sculo
XVII, os almoxarifes foram separados dos feitores, ficando limitados s funes de
arrecadao e de guarda de bens e valores. Alis, ainda hoje, o termo Almoxarife
significa o responsvel pela guarda e conservao de bens mveis. Isso foi
conseqncia direta da ltima etapa de evoluo do cargo, no sculo XVIII, quando
eles foram os responsveis exclusivos pela administrao dos ARMAZNS REAIS,
espalhados pelas diversas capitanias. Existiram alguns almoxarifados isolados, fora das
provedorias, com existncia autnoma, ainda que subordinados a aquelas. Outros,
embora integrados nas Provedorias, tiveram papel importante o suficiente para serem
identificados e terem sua atuao notada. (FONTES: RODRIGUES, Para a Histria da
Administrao da Fazenda Real no Reinado de D. Afonso V, 1:271 - SERRO,
Pequeno Dicionrio de Histria de Portugal, 48 - DHBN, 35:165).

Almoxarifado da Torre de So Sebastio de Itaparica - Referido no ano de 1690,


localizava-se certamente na ilha de Itaparica, na baa de Todos os Santos. (FONTE:
ABN, 75:310).

27
Almoxarifado da Vila do Esprito Santo - Uma das mais velhas reparties pblicas
do Brasil. mencionada a sua existncia em 1534, quando Antnio Espera era seu
escrivo. (FONTE: OLIVEIRA, Histria do Esprito Santo, 38).

Almoxarifado de Bertioga - A Capitania de Santo Amaro, doada a Pero Lopes de


Sousa, no prosperou e acabou incorporada Capitania de So Vicente, aps longa
pendncia judicial entre os herdeiros do donatrio. Quase nada se sabe sobre a histria
desta capitania, pelo que muitos autores acreditam que ela no chegou a existir na
prtica. Entretanto, nela chegou a haver uma vila, ora chamada de Bertioga, ora de
Santo Amaro, onde se instalou o "Almoxarifado da Fazenda Real da Vila da Bertioga",
cujo almoxarife, por volta de 1550, era Antnio Adorno, responsvel pelos armazns
reais e pela artilharia nela existentes. (FONTES: DHBN, 35:165).

Almoxarifado de Fernando de Noronha - Existia em 1749, ocasio em que era


almoxarife Jos Antnio de Castro Sarmento. (FONTES: ABN, 28:473).

Almoxarifado de Itamarac - Joo Correia Botelho foi almoxarife de Itamarac de


1714 a 1718. (FONTES: CMBN, 3:478 e 508).

Almoxarifado de So Vicente - Provavelmente se instalou com a vinda de Martim


Afonso de Sousa, em 1532, mas deve ter sido mudado posteriormente para Santos,
acompanhando a Provedoria da Fazenda Real, na qual estava integrado. (FONTE:
AZEVEDO MARQUES, Apontamentos Histricos, Geogrficos, Biogrficos,
Estatsticos e Noticiosos da Provncia de So Paulo, 2:326).

Almoxarifado do Juzo da Provedoria da Vila de Itu - Referido em 1756, uma das


poucas reparties ligadas ao ciclo das "mones", ou seja, da navegao fluvial de So
Paulo para Mato Grosso. Veja tambm ARMAZM REAL DE ARARITAGUABA
(FONTE: RIHGB/AHU/SP, 5:194).

28
Almoxarifado do Morro de So Paulo - Localizado na Bahia, ao sul do Recncavo,
no Municpio de Cairu, servia como suporte logstico para a fortaleza que protegia a
regio. Sua existncia mencionada entre os anos. Esses armazns foram integrados
numa nova repartio: a Intendncia da Marinha e Armazns Reais. (FONTES:
AMUL, 1:108 - CMBN, 4:29 - DHBN, 54:58; 96:74).

Fonte: http://www.receita.fazenda.gov.br/Memoria/administracao/reparticoes/colonia/almoxarifados.asp

29
Unidade 2 A importncia estratgica e operacional

Ol!

Nesta unidade, trataremos da importncia estratgica e operacional do estoque


nas empresas. Comearemos pela identificao de produtos e materiais. Posteriormente
trataremos da codificao dos mesmos.

Num segundo momento, abordaremos o processo de recebimento de materiais,


bem como importantes aspectos da entrada e sada de produtos. Por fim, analisaremos
pormenorizadamente a estocagem desses itens.

Bom estudo!

30
2.1 Classificao de materiais

De acordo com Jos Carlos de F. Fernandes, em Administrao de Material,


a classificao de materiais surge por necessidade, uma vez que com o aumento
da industrializao e da introduo da produo em srie, foi necessrio, para que
no ocorressem falhas de produo devido inexistncia ou insuficincia de peas
em estoque
(Fernandes, 1981, p.141)

Trata-se de um processo que tem como objetivo agrupar todos os materiais com
caractersticas comuns. Segundo Fernandes (1981, p.141) esta atividade pode ser
dividida em quatro categorias:

Identificao;

Codificao;

Cadastramento;

Catalogao.

A classificao de materiais baseia-se na relao de todos os itens que integram


o estoque. preciso aplicar algumas tcnicas de classificao de materiais, visando
posicion-los no local mais apropriado.

O intuito fazer um levantamento dos materiais estocados e classific-los de


acordo com suas especificidades, melhorando, assim, o processo de produo. Abaixo
temos alguns fatores de suma importncia neste ramo de atividade:

Lista de materiais de estoque: refere-se ao catlogo de materiais


disponveis no estoque. Essa lista pode ser feita em papel ou mesmo
programas de computador, como o Excel;

31
Planta baixa do almoxarifado: trata-se do espao fsico do armazm,
isto , qual a disposio das prateleiras, o tamanho dos corredores etc.

Descrio da atividade do profissional de almoxarife:

1) primeiro passo:

Primeiramente, preciso definir o critrio a ser utilizado na classificao de


materiais. bastante usado o mtodo ABC. Esta tcnica de catalogao de materiais
baseada no seguinte critrio: custo x sada do produto.

Os materiais, segundo esse critrio, se classificam em:

Classe A: os itens armazenados em estoque possuem maior sada;

Classe B: estes apresentam as mesmas caractersticas do grupo A,


contudo, so de um nvel de sada inferior ao exposto acima;

Classe C: estes produtos, apesar de no terem uma boa sada no


estoque, podem paralisar a produo caso faltem no estoque.

importante ressaltar que os itens A correspondem, em mdia, de 10 a 20%


dos itens do estoque e possuem demanda valorizada correspondente de 60 a 80% do
total.

Os itens C, por sua vez, correspondem, em mdia, de 80 a 90% dos itens do


estoque e possuem demanda valorizada correspondente de 10 a 20% do total. Os itens
B, por excluso, correspondem aos itens intermedirios entre A e C.

Para se fazer uma classificao ABC, deve-se proceder da seguinte maneira:

Realizar a contagem dos materiais estocados;

32
Fazer pesquisa acerca da demanda do produto periodicamente;

Realizar cotao acerca do preo unitrio do produto;

Checar atravs do mtodo ABC: custo x sada de cada item armazenado.

Em outro mtodo de classificao, os materiais se dividem em:

Classe P: refere-se aos produtos que apresentam maior movimentao


no estoque;

Classe Q: trata-se dos produtos que tm menos aceitao, logo, menos


movimentao no estoque;

Classe R: so os produtos que apresentam baixssima movimentao em


estoque, evidenciando sua baixa aceitao no mercado.

Exemplo: um item que possui sada de 60 unidades uma vez por ms ser R,
enquanto outro que sai duas unidades por dia ser P; apesar de sarem no mesmo
volume, o segundo possui maior nmero de sadas por ms.

Para fazer uma classificao PQR, deve-se proceder da seguinte maneira:

Levantar todos os itens do estoque;

Analisar periodicamente os ndices acerca da movimentao de


materiais em estoque;

Realizar a classificao dos materiais com base nos critrios do mtodo


PQR.

33
2) Segundo passo:

Para que possamos identificar essas caractersticas, necessrio ter em conta


alguns dados sobre os materiais, podendo estes ser retirados de catlogos, de listas de
peas fornecidas pelos fabricantes, pela simples visualizao do material etc.

Ainda de acordo com Fernandes, alguns dos dados a ter em conta para
identificar os materiais podem ser:

Medidas/dimenses das peas;

Voltagem, amperagem etc.;

Acabamento superficial do material;

Tipo de material e a aplicao a que se destina;

Procedimentos e normas tcnicas;

Referncias da pea e/ou embalagens;

Acondicionamento do material;

Cor do material;

Identificao dos fabricantes.

H vrios mtodos de identificao e classificao de materiais. Dentre eles,


destacam-se:

34
O mtodo descritivo: refere-se descrio do produto armazenado de
maneira detalhada. Almeja-se, neste modelo de identificao, mostrar
todas as caractersticas do produto, desde sua dimenso at sua
validade. Entretanto, devemos evitar a descrio demasiada, isto , no
se deve colocar informaes irrelevantes acerca do produto. A
informao em demasia acaba por tornar o processo de identificao
mais difcil e demorado;

O mtodo referencial: trata-se do mtodo de identificao que se baseia


na atribuio de informaes em forma de descrio ou nomenclatura,
apoiada na referncia do fabricante. Este mtodo aperfeioa e facilita a
localizao de itens.

A codificao desses materiais tambm uma etapa importante no processo de


armazenamento. Trata-se da segunda ao no processo de classificao de materiais,
tendo, como intuito, oferecer maior controle sobre o estoque, uma vez que identifica
cada produto atravs de cdigos ou letras.

O cdigo do produto chamado nome de pea e identifica o item, trazendo todas


as informaes adicionais acerca dos mesmos.

A utilizao desse sistema auxilia o controle de estoque, uma vez que facilita os
procedimentos de catalogao dentro de uma organizao. Na verdade, o cdigo serve
ao produto como um documento de identidade, onde constam todas as suas
caractersticas e especificidades.

Segundo Fernandes, o cdigo tornou-se to mais necessrio quanto maior for o


universo da empresa e dos materiais (Fernandes, 1981, p.148). Existem trs tipos
distintos de codificao usados na classificao de material. So eles:

Sistema Alfabtico: trata-se de um sistema que utiliza as letras na


classificao dos itens em estoque. Neste mtodo, associam-se as letras
s caractersticas dos materiais;
35
Sistema Alfanumrico: de acordo com Fernandes (1981), trata-se de um
mtodo que, como o prprio nome sugere, usa letras (sistema alfabtico)
e nmeros (sistema numrico) para representar um material;

Sistema numrico: refere-se ao sistema que utiliza os nmeros para


identificao e classificao de materiais, similar aos cdigos de barra.
Este sistema bastante utilizado em empresas dos mais variados
segmentos, j que facilita o processo de classificao de itens.

36
2.2 Codificao

Conforme visto anteriormente, h uma diversidade de sistemas de classificao


(alfabticos, numricos etc.), havendo um, entretanto, bastante eficiente, permitindo
melhor visualizao dos produtos estocados.

Trata-se de um cdigo de barras que representa a informao de um material


atravs da alternncia de barras e espaos. A vantagem deste sistema est na
possibilidade de leitura eletrnica. Isso facilita o controle dos artigos em estoque.

O nmero do produto (ou do item) serve para identificar um material


isoladamente. Cada item apresenta um nmero de barras ou um nmero de registro. Este
permite estabelecer a qual parte do estoque pertence o material.

Similarmente ao RG, o nmero do cdigo de barras fornece todas as


informaes a respeito do produto. Este mtodo facilita na identificao e classificao
de materiais.

Observe, na imagem, um exemplo de cdigo de barra em que se v a descrio


do produto, o lote que pertence e a rea onde
est armazenado o produto:

37
O processo de classificao de materiais terminado ao catalogar um item do
estoque. Como j mencionamos, este processo de suma importncia para o bom
funcionamento do estoque, j que permite ordenar, de maneira lgica, todas as
informaes referentes aos artigos armazenados. Isso, sem dvida, facilita a consulta de
itens em estoque nas mais diversas reas da empresa.

Um dos aspectos mais importantes na catalogao de material usar


simplicidade, alm de objetividade e conciso dos dados gerados e permitir um fcil
acesso e rapidez na pesquisa. Tudo para melhorar os processos internos de uma
empresa.

Portanto, os objetivos de uma boa catalogao so:

Conseguir especificar o catlogo de uma forma tal que o usurio


consiga identificar/requisitar o material que deseja de forma gil e
eficiente;

Evitar que itens sejam cadastrados sob um mesmo numero de inscrio;

Oferecer maior controle acerca dos dados de identificao e


especificidades dos materiais estocados, atravs de formulrios e
inventrios.

2.3 Recebimento

O recebimento talvez o processo mais importante do estoque, j que o


momento em que os colaboradores do armazm recebem dos fornecedores os materiais
comprados pela empresa.

Neste momento, necessrio realizar a contagem e recontagem, efetuando uma


sucinta conferncia dos itens adquiridos. Estes materiais, geralmente, so entregues pelo
fornecedor, que fica responsvel pela sua integridade at a chegada no estoque.
38
Naturalmente, o local de entrega j deve constar no contrato, ou mesmo na nota
fiscal do produto.

Somente quando o material estiver entregue que a responsabilidade pela


guarda transferida empresa recebedora.

O recebimento pode ser classificado de duas maneiras distintas:

Recebimento provisrio: refere-se ao material adquirido que pode ou


no ser aceito no momento do recebimento. Geralmente, realizam-se
procedimentos de conferncia para a aceitao ou no do material;

Recebimento definitivo: o recebimento que est de acordo com a


descrio contida na documentao fiscal. Ou seja, atravs da
documentao que este material conferido e recebido, seguindo as
especificaes de contrato.

Um questionamento recorrente, neste sentido, acerca da importncia em


realizar os procedimentos de recebimento de materiais. Seu objetivo principal
assegurar que os itens adquiridos estejam ntegros e em conformidade com o
estabelecido na documentao fiscal do produto. Este processo, alm de estreitar a
relao profissional entre fornecedor e comprador, evita desperdcios e trabalhos
dobrados. De um modo geral, evita a ineficincia e gastos operacionais em um estoque
de armazenamento.

Conferncia de materiais no ato do recebimento

O processo de recebimento de materiais no trata apenas de descarregar e


armazenar produtos. As atividades de recebimento vo alm disso, uma vez que
envolvem desde o recebimento do material at o processo de estocagem do mesmo.

39
de suma importncia que, antes de receber o material, se realize uma
minuciosa conferncia dos artigos. Isso evitar erros e equvocos no recebimento do
material, consequentemente reduzindo custos operacionais de troca.

Quando o material a ser recebido exceder o valor de 80 mil reais, a conferncia


no feita pelo setor de almoxarifado, mas sim por uma comisso composta por trs
membros da gerncia, segundo determinao da Lei Federal N 8.666, datada de 21 de
Junho de 1993.

Em casos assim, o material recebido dever ser estocado provisoriamente, para


que somente depois a comisso designada realize a contagem dos itens adquiridos,
conforme as especificaes de contrato.

Aps a comisso ter realizado a conferncia dos artigos, bem como sua
aceitao, o almoxarifado entra em ao, dando entrada nos materiais recebidos e
fazendo a catalogao dos itens.

A conferncia dos itens adquiridos deve adotar o seguinte procedimento:

Fases Descrio

Primeira fase Verificao das condies de recebimento do material;

Segunda fase Identificao do material;

Terceira fase Guarda na localizao adotada;

Quarta fase Informao da localizao fsica de guarda ao controle;

Quinta fase Verificao peridica das condies de proteo e armazenamento;

Sexta fase Separao para distribuio.

O processo de conferncia ocorre da seguinte forma:

40
Conferncia visual: exame superficial, cujo objetivo identificar
avarias, bem como realizar observaes referentes integridade fsica
do item adquirido;

Conferncia quantitativa: consiste na verificao da quantidade


estabelecida em nota fiscal ou documento similar. Esta conferncia pode
ser realizada:

1. Pelo volume total do material adquirido: Aqui, so


contabilizados todos os itens, podendo este procedimento ser
realizado de duas formas:

(i) O funcionrio realiza a contagem de acordo com o estabelecido


em nota fiscal. O objetivo apurar possveis equvocos, quanto
quantidade de itens, no ato da entrega;

(ii) O colaborador realiza primeiro a contagem dos artigos


adquiridos, comparando, posteriormente, s informaes
contidas na nota fiscal. Essa tcnica tambm conhecida como
contagem cega.

2. Por amostragem dos itens: Neste mtodo, a quantia declarada


em nota verificada por meio de um percentual de cada item,
que, por sua vez, ser objeto de anlise na constatao de erros e
desvios.

Conferncia qualitativa: refere-se anlise de qualidade dos produtos


adquiridos. Isso ocorre com a comparao das informaes da nota e do
contrato com o fornecedor.

Estes procedimentos tm como objetivo garantir o recebimento dos artigos de


maneira correta, levando em considerao aspectos como:

41
Caractersticas dimensionais do item;

Caractersticas especficas do item;

Restries acerca do item.

Posteriormente conferncia dos artigos recebidos, o almoxarife poder recusar


totalmente a carga, desde que encontre irregularidades quanto ao que foi acordado em
contrato.

O recebimento pode ser parcial. Isso depender, naturalmente, das condies em


que se encontram os itens adquiridos, isto , se a integridade fsica do material foi
resguardada.

A recusa total da carga se d pelas razes descritas abaixo. Observe:

Nota fiscal no confere com quantidade de produtos recebidos;

Falta de documentao fiscal;

A especificao do item diferente da constante na nota de recebimento.

importante ressaltar que, caso haja um desvio na quantidade de itens superior a


3% quando comparada com a amostra analisada, deve ocorrer a recusa total da carga a
ser recebida. Quando isso ocorre, h a possibilidade de reagendamento da entrega dos
materiais.

Por outro lado, o recebimento total dos itens corresponde entrega correta dos
artigos especificados em nota fiscal ou documento similar. Devemos nos atentar a
aspectos como:

Requisitos de documentao;

42
Quantidade de itens;

Qualidade dos itens.

J o recebimento parcial de mercadorias refere-se aceitao da parte correta


dos itens. Quando isso ocorre, preciso descrever, na nota ou documento fiscal, os itens
recebidos, e reagendar nova entrega dos que faltam.

importante ressaltar que a nota fiscal s dever ser entregue quando a parte da
carga que falta tambm o for corretamente. Para essa nova entrega, dever ser realizado
novo agendamento e novo procedimento de recebimento.

Check-list de recebimento e conferncia de materiais

O check-list um documento que lista os itens mnimos a serem verificados


durante a execuo de uma tarefa, sendo necessrio observar determinados critrios
previamente definidos e registrar eventuais problemas.

Tratando-se do recebimento, esse documento auxilia na conferncia visual,


qualitativa e quantitativa dos materiais recebidos no almoxarifado.

Recomenda-se a utilizao de um modelo padro de check-list de recebimento e


conferncia de materiais.

O recebimento o ato pelo qual a equipe do almoxarifado ou uma comisso


designada recebe do fornecedor os materiais adquiridos pelo rgo/entidade, efetuando
as conferncias necessrias para dar o aceite dos produtos.

43
Esses materiais devem ser entregues pelo fornecedor em local previamente
determinado no contrato e conforme agendamento realizado junto ao almoxarifado.

no recebimento que a responsabilidade pela guarda e conservao do material


transferida do fornecedor ao rgo/entidade recebedor.

Fonte: www.planejamento.mg.gov.br

2.4 Entrada de materiais

preciso ter cincia de que h inmeros fatores determinantes nas atividades de


recebimento de mercadorias ocorridas antes da contagem fsica e preparao do
armazenamento.

Observe quais so eles:

Tipo de atividade

Podemos considerar trs tipos de atividades que implicam diferentes documentos e


procedimentos de entradas de mercadorias: indstria, distribuidora e armazm geral. Numa
indstria, h trs documentos de entrada a serem considerados: ordem de produo, que
documenta transferncia da mercadoria de rea produtiva para o armazm; a nota fiscal de
devoluo de cliente e a nota fiscal de entrada por cancelamento de venda.

Num armazm geral, as entradas de mercadorias so baseadas na nota fiscal de


transferncia do depositante, na nota fiscal de fornecedor de depositante e na nota fiscal de
entrada do armazm.

Como se nota, do ponto de estrutura de dados, h apenas dois documentos distintos a


serem tratados: nota fiscal e ordem de produo. Todavia, os procedimentos dependem
diretamente da operao de cada nota fiscal.

44
Interfaces com Depositante

As Interfaces com o depositante especficas para o recebimento visam reduzir o esforo


de digitao comunicando alta preciso s informaes.

As principais interfaces para o recebimento so SKU (Stock Keeping Unit; em


portugus, Unidade de Manuteno de Estoque; definido como um identificador nico de
um produto e utilizado para manuteno de estoque) e o Pedido de Compra e as Notas
Fiscais.

No caso de recebimento de notas fiscais de fornecedores de depositante de um


armazm geral, muito raro que haja interface. altamente recomendvel importar os SKU do
depositante.

Em geral, h necessidade de complementar os dados importados com atributos


necessrios s regras a serem obedecidas nas atividades de recebimento, armazenamento e
picking.

Conhecer os pedidos de compra tem dupla finalidade:

permitir o agendamento de recebimentos;

balizar as notas fiscais a serem recebidas.

De um modo geral, tais operaes no so fceis de serem implementadas devido


instabilidade das informaes dos pedidos de compra, da indisciplina comercial e pelas regras
de aceitao das notas fiscais serem dependentes de cada depositante.

A interface de notas fiscais indispensvel, pois elimina um dos gargalos do


recebimento que a digitao da nota fiscal e permite a realizao de validaes preliminares.

45
Entrega da transportadora

H dois tipos de entrega por parte das transportadoras: toda a carga do veculo destina-
se ao depsito (entrega nica) ou, somente parte da carga destina-se ao depsito (carga
fracionada).

Do ponto de vista do recebimento, a diferena entre elas que, no segundo caso, o


veculo deve ser liberado antes do fim do recebimento para efetuar as demais entregas. Este
fato impede a devoluo de material avariado no ato do recebimento, prtica comum em
grandes centros de distribuio.

Unidade de transporte

As mercadorias podem ser entregues ao depsito em paletes ou em carga solta. Quando


paletizadas, o processo de recebimento menos trabalhoso pela facilidade de movimentao e
contagem da carga.

Quando tratar-se de carga solta, h a necessidade de que todas as unidades de cada


SKU sejam previamente agrupadas para a contagem e preparao para o armazenamento. Isto
implica maior rea de trabalho e maior empenho na contagem.

Agendamento

Agendar implica reservar capacidade real de recebimento. A capacidade instalada de


recebimento determinada pelo nmero de docas, pelo tempo mdio de descarga e pela
capacidade de armazenagem.

A capacidade disponvel reduz a capacidade instalada devido ao nmero de equipe de


recebimento, os turnos de funcionamento por dia da semana e as posies de estoque ocupadas.

O tempo padro de descarga, em termos mais simples, funo da diversidade de


SKU, unificao de transporte e quantidade das cargas entregues. Quanto maior a diversidade e
menor a quantidade de cada de SKU, maior o tempo de descarga.

Com tais parmetros registrados, cada pedido de compra reserva a capacidade

46
disponvel na data de recebimento prevista, sinalizando alertas em casos de sobrecargas que
implicam horas extras.

O refinamento da hora da descarga prevista pode ser obtido de modo passivo, por
iniciativa das transportadoras ou de modo ativo, por iniciativa do operador logstico.

De modo geral, o agendamento deve ser feito quando da gerao do pedido de compra
a partir da consulta disponibilidade de recebimento obtida pelo processamento dos pedidos
anteriores e da capacidade real.

Priorizao do recebimento

Para priorizar os recebimentos, h necessidade de ter cincia das mercadorias contidas


nos dos veculos que transportam os materiais a serem recebidos, bem como os pedidos de
sada.

Este tipo de procedimento tem por objetivo acelerar o atendimento de pedidos,


principalmente tratando-se de mercadorias orientadas para processos cross docking, ou seja,
um processo de distribuio onde a mercadoria recebida redirecionada sem uma
armazenagem prvia.

Porm pode aumentar o tempo de permanncia de veculos no ptio pela desobedincia


ordem de chegada dos veculos. No raro que as transportadoras cobrem adicionais por esta
espera e recorram imprensa provocando desgaste de imagem do depositante.

Fonte: http://www.uniconsult.com.br/blog/uss_artigo_recebimento11.pdf

Melhores prticas para armazenagem e recebimento de materiais

Quando consideramos que o armazm recebe, conta, e inspeciona, em mdia,


milhares de itens de diferentes formas e tamanhos, vindo de centenas de fornecedores
cuja colheita, embalagem, transporte e prticas so todos diferentes, no de se
estranhar que a recepo, ou recebimento desses produtos, pode ser um dos mais
complicados processos de armazenagem de materiais.

47
Erros na recepo, ao contrrio da maioria de outros erros no setor de estoque,
tm um efeito cascata. Se a empresa no conta com um processo de recebimento bem
eficiente, certamente correr riscos que podem interferir em todo o sistema de produo.

O sucesso ou o fracasso em receber materiais determina o quanto de receita ser


gasto com erros de procedimento. Todos os que trabalham na equipe de distribuio
devem entender que o sucesso de sada e eficincia depende do sucesso de eficincia de
entrada dos materiais.

Idealmente, a melhor prtica, tratando-se de entrada de materiais em estoque,


mover os itens para o seu local de armazenamento com poucos movimentos, exames de
cdigo de barras etc.

A eficincia no processo de recebimento de materiais fundamental, pois,


quando voc move mais rpido o produto com menos funcionrios, a produtividade e a
margem de lucro so maiores.

Este processo se inicia logo na fase de identificao e classificao de materiais.


Certifique-se de que as etiquetas podem ser lidas pelo dispositivo de captura de dados, a
exemplo dos cdigos de barra, como tambm compreendida pelos colaboradores.

As informaes que devem conter as etiquetas ou cdigo de barras dependem do


sistema de identificao e classificao de materiais da empresa. Todavia, podem-se
incluir os seguintes dados nos rtulos dos materiais:

Remetente/fornecedor (nome da empresa e nmero telefnico);

Nmero da ordem de compra;

Etiquetas de paletes e de quantidade;

Rtulos de caso e quantidade;

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Nmero do produto e descrio;

Contagem de pacote;

Etiquetas/unidade ou marcas (cada item no caso deve ter um ID nico de


produto).

Para diminuir a possibilidade de erros no processo de armazenagem,


sugere-se:

Marcar todos os locais de armazenamento;

Substituir as etiquetas danificadas;

Certificar-se de que as etiquetas so legveis, entre outros.

Naturalmente, as ideias acima so de grande valia. Contudo, boas ideias no


significam nada se voc no implement-las. Claro, preciso tempo, esforo, disciplina
e comunicao de duas vias para se desenvolver - e aperfeioar - um sistema com seus
colaboradores.

Uma boa dica seguir um padro de conformidade, ou seja, especificar para o


fornecedor como voc deseja receber o produto: se em paletes ou em caixas, por
exemplo.

Verifique se o Sistema de Gesto de Armazns pode acomodar vrias unidades


de medida de cada produto.

Tambm necessrio criar, aprovar, publicar e fazer cumprir procedimentos de


conformidade interna em uma organizao.

Outra dica solicitar que os fornecedores rotulem a embalagem exterior com o


nmero do pedido, produto ou outras informaes relevantes, contagem de caixa, e
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cdigo de barras. Em grandes empresas, os fornecedores adicionam etiquetas de
informao nos paletes.

O recebimento, em armazns modernos, traz algumas dificuldades em relao


aos aparatos tecnolgicos. Contudo, apresentam significativas melhoras no processo,
uma vez que a tecnologia permite:

Receber vrias ordens de compra simultaneamente;

Atribuir inventrio para reposio de materiais;

Atualizar automaticamente os nveis de inventrio aps o recebimento;

Ver detalhes do recibo de recepo nica ou todas as receitas de um


nico fornecedor etc.

Quando os embarques chegam, necessrio inspecion-los imediatamente.


Alm disso, uma boa ideia ter uma rea especial para embarques incorretos, isto ,
recebimento equivocado de produtos e materiais.

Como podemos observar, o bom funcionamento de um estoque passa,


obrigatoriamente, pela eficiente identificao, classificao e recebimento de produtos e
materiais, atentando-se, naturalmente, sua reposio.

2.5 Estocagem de materiais

H diversas formas de armazenar um material. Isso depender do tipo de


armazm que se tem disponvel. Vejamos alguns tipos de estoques:

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Armazns

Trata-se de edificaes de alvenaria. Consiste num lugar fechado e coberto, com


ou sem forro. O piso deste armazm deve ser construdo com material resistente para
suportar o peso dos materiais.

Nestas instalaes, no raro, possvel observar estufas, geladeira, entre outros


equipamentos. A rea total aproveitada como:

rea de armazenamento: local reservado para o estoque com


corredores de acesso ao material armazenado;

rea de servio: refere-se ao local onde realizado o atendimento aos


entregadores e usurios, bem como o recebimento de materiais;

rea administrativa: o local onde so realizados os servios


administrativos. Nesta rea devem constar instalaes sanitrias e
vesturio.

Galpes

Trata-se, tambm, de edificaes cobertas, com piso apropriado para suportar o


peso das cargas. Estes galpes podem ser utilizados como rea de servios, alm de
armazenamento.

A cu aberto ou ptio

Refere-se a terrenos descobertos, destinados exclusivamente ao armazenamento


de materiais. Nestes espaos, no h controle das condies ambientais, que interferem
na integridade fsica do material estocado.

Estes armazns geralmente so instalados prximos aos setores de consumo. Um


fator negativo a dificuldade na movimentao de materiais. Por isso consideram-se, no
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processo de armazenamento, fatores como o volume e peso do material estocado e o seu
tamanho.

Distribuio interna das reas do armazm

Este mtodo de distribuio tambm conhecido como estudo de layout. um


aspecto extremamente importante na organizao do almoxarifado. H algumas reas
que merecem um olhar mais atento. Entre elas, destacam-se:

rea de recepo e expedio;

rea de estoque dos materiais;

rea das mquinas e equipamentos;

rea de servios e controles.

Neste sentido, podemos dizer que o processo de armazenagem segue uma ordem
de sada e entrada de materiais. Isso implica no material armazenado h mais tempo ser
o primeiro a sair.

Esse procedimento evita que produtos armazenados h mais tempo sejam retidos
no estoque, podendo, inclusive perder a validade, caso sejam esquecidos no armazm de
materiais. Pode ocorrer tambm oxidao e deteriorao de materiais estocados.

Na medida do possvel, necessrio estocar os materiais de acordo com sua


similaridade. Isso pode ser feito com auxlio da catalogao de materiais.

O agrupamento dos itens em estoque deve levar em considerao as


caractersticas fsicas e suas diferentes aplicaes. Ao juntar os materiais semelhantes,
voc minimiza a necessidade de movimentao dos itens estocados.

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Valor do material

O valor de um material determinante na forma de armazenamento do mesmo.


Ou seja, quanto maior for o custo de determinado item, maior ser o cuidado no
processo de armazenamento.

Naturalmente, as regras no so muito diferentes em relao aos demais artigos.


Entretanto, preciso destacar que o local de armazenagem deve ser apropriado, de
maneira que garanta maior segurana aos materiais estocados.

Carga unitria

Trata-se do material embalado um a um. Esta forma de embalagem facilita o


transporte e o manuseio do material. O transporte desses itens deve ser feito de maneira
que reduza a movimentao do produto.

Esse modo de operao consiste na arrumao de pequenos itens em volumes


dimensionados e classificados.

Acondicionamento e embalagem

Quando um material recebido, comum as embalagens serem abertas para a


conferncia do produto. Contudo, logo aps esse procedimento, as embalagens devem
ser lacradas novamente.

Os materiais a serem desembalados devem corresponder quantidade exata de


itens a serem entregues. Este procedimento apresenta os mesmos benefcios apontados
no critrio da carga unitria.

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Empilhamento/Armaes

Trata-se de prateleiras fabricadas com estruturas de ao ou de madeira em


unidades que seguem um padro previamente estabelecido, de acordo com as
necessidades do armazm e da estocagem.

Ao elaborar a disposio das prateleiras, deve-se levar em considerao a


dimenso e o layout do armazm. Isso pode evitar gastos desnecessrios com adaptao
do espao fsico.

Em armazns menores, as prateleiras so fabricadas com madeira, uma vez que


os itens a serem estocados so constitudos de materiais relativamente leves, de pequeno
porte, a exemplo dos materiais de limpeza e de escritrio. Entretanto, nos ltimos anos,
tem-se observado uma gradual substituio das armaes de madeira por estruturas
metlicas, mesmo nos pequenos almoxarifados.

As prateleiras de ao, ou material similar, trazem consigo algumas vantagens em


relao s estruturas de madeira. Vejamos quais so:

So imunes ao de insetos e roedores;

Suportam maior peso;

So mais fceis de serem montadas ou desmontadas;

Tm grande durabilidade.

Deste item em especial (Layout) trataremos pormenorizadamente mais adiante.


Abordaremos a importncia da organizao do espao fsico do galpo e analisaremos
como essas aes tm influncia no processo de armazenamento de materiais.

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Conhecendo mais

Crossdocking um termo de origem anglfona que designa um processo


utilizado na distribuio de produtos com elevados ndices de giro e de perecibilidade,
em que estes no so estocados, apenas cruzam o armazm indo direto aos pontos de
venda sem passar pelo processo de estocagem.

Na prtica, as operaes de crossdocking requerem grandes estgios onde os


materiais so classificados, consolidados e armazenados por pouco tempo ou no
armazenados. Aps esses estgios os produtos estaro prontos para distribuio.
Crossdocking usado para diminuir o armazenamento, aumentando o fluxo entre o
fornecedor e o fabricante.

O Crossdocking pode ser definido como uma operao do sistema de


distribuio na qual os produtos de um veculo so recebidos, separados, e
encaminhados para outro veculo. Isso nos d uma clara viso de que a sincronizao
entre o recebimento e a expedio de mercadorias essencial para a eficincia,
podendo ser crtico para a viabilidade do processo.

Uma aplicao muito comum do crossdocking (que literalmente designa


"atravessamento de docas") seu uso, principalmente, na execuo de entregas em
centros urbanos, onde a circulao de veculos de grande porte sofre restries sobre a
sua dimenso e peso, impedindo-os de efetuar as entregas.

Tais veculos descarregam seus produtos em um armazm, os produtos cruzam


o armazm atravs de esteiras, e em seguida carregam outro veculo de menor porte,
que efetuar as entregas.

Fonte: http://pt.wikipedia.org/wiki/Crossdocking

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Encerramento do Mdulo I

Prezado(a) Aluno(a)!

Parabns, voc chegou ao final do primeiro mdulo do curso de Almoxarifado


do Cursos 24 Horas!

Lembre-se que o curso composto por dois mdulos e que para ter acesso ao
Mdulo II necessrio que voc realize a avaliao, que se encontra em nosso Portal
na sua sala de aula.

Sinta-se a vontade para fazer a prova assim que estiver preparado(a).

Desejamos boa sorte e bom estudo!

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