ESCUELA DE FORMACION DE POLICIAS

SUB ZONA CARCHI N4

TICS III
TEMA:
INTEGRANTES
Asp: Rivera Paul
Asp: Portero Jefferson
Asp: Pantoja Bryan
Asp: Ormaza Jeyson
 TRAMITAR UN DOCUMENTO
Todos los documentos internos y externos por tramitar, se presentan en la bandeja de Recibidos.
Localizar y seleccionar el documento especfico dando clic en popud
 ACCIN DE REASIGNAR

Se reasigna un documento cuando el trmite se lo quiere pasar a otro usuario.

La reasignacin se la hace solamente entre usuarios de la misma Unidad, de la misma rea o de otra rea,
respetando la estructura orgnica funcional.
Se da clic en el botn Reasignar y despliega la pantalla de reasignacin, se elige a la persona que se va a
reasignar el documento, se puede escribir un comentario y se da clic en Aceptar.
 ACCIN DE RESPONDER

Se responde un documento cuando se va a elaborar la contestacin o trmite del mismo.

Es importante Responder un documento, para que el sistema asocie internamente la(s) respuesta(s) con el
documento antecedente que se est tramitando.

Se da clic en el botn Responder y despliega la pantalla para elaborar la respuesta en la cual se llenan
automticamente los campos: De/Para/Copia, No de Referencia, Asunto y Cuerpo de Documento.

Una vez elaborado el documento se realiza el mismo procedimiento mencionado anteriormente en el

numeral 3. Elaboracin de un nuevo documento.
 ACCIN DE ARCHIVAR
Se archiva un documento cuando su trmite ha finalizado o cuando NO se va a realizar un documento de respuest
Se selecciona el documento.
Clic en el botn Archivar.

Despliega la pantalla para ingresar el comentario

3. Se da clic en Aceptar.

Flujo para el trmite de documentos

 BANDEJAS Y ACCIONES
Las bandejas estn en el men vertical izquierdo y permiten ubicar los documentos segn el estado en que se
encuentran.

Bandeja en elaboracin
Aqu se encuentran los documentos en edicin y pueden ser modificados

Listado de documentos en elaboracin.

Datos principales del documento que se visualiza en el listado.
Acciones que se puede realizar con el o los documentos seleccionados.
Acciones de un documento especfico de la bandeja En Elaboracin.
 ACCIN DE ELIMINAR

Elimina el documento, al dar clic en el botn Eliminar despliega la pantalla:

Se escribe la justificacin por la cual se elimina el mismo.

Para finalizar, se da clic en el botn Aceptar y este documento pasar a la bandeja de
Eliminados.
 Bandeja Recibidos
Es la bandeja donde van a llegar los documentos que el usuario debe tramitar y se
puede realizar las acciones de: Reasignar, Informar, Archivar, Comentar y Nueva Tarea.

1. Listado de documentos recibidos.

2. Datos principales del documento que se visualiza en el listado.
3. Acciones que se puede realizar con el o los documentos seleccionados.
4. Alertas de documentos recibidos.
 Accin de Dar Fsico
Permite al usuario elaborar un acta con los datos de los documentos
y/o anexos fsicos que llegan a la Unidad, cuando se van a
trasladar de un rea a otra. Para ello, se debe realizar los
siguientes pasos:

Una vez seleccionado el documento, se debe dar clic en el botn Dar Fsico
Se despliega una pantalla donde debe seleccionar el rea a donde van a ir los fsicos, el usuario
asignado y el responsable del traslado.
Se establece el estado de los anexos: Bueno, Regular o Malo.
Se digita en el campo comentario, la descripcin detallada de los anexos fsicos que se va a traspasar.
Para finalizar, se da clic en el botn Aceptar.
 Una vez realizada esta accin, se genera el acta con los datos del
documento:
Aqu se encuentran los documentos que no se han podido
enviar y se pueden realizar las acciones de: Envo Fsico,
Envo Digital y Comentar.
 Acciones de un documento especfico de la bandeja No
Enviados
Acciones que se puede realizar con un documento especfico que
dando clic en el popud ingresa a la ventana flotante con la
informacin.
Aqu se encuentran todos los documentos sobre los cuales se dio la accin de Firmar/
Enviar, y se pueden realizar las acciones de: Informar, Archivar y Comentar.
Acciones de un documento especfico de la
bandeja de Enviados
Acciones que se puede realizar con un documento especfico que
dando clic en el popud ingresa a la ventana flotante con la
informacin.
 Permite editar los datos del sobre antes de enviar a imprimir, por
defecto muestran los datos del destinatario.
 Bandeja Reasignados
Aqu se encuentran todos los documentos que el
usuario reasign a otros usuarios de su misma rea
o de otras reas de su Unidad, se puede realizar las
acciones de : Informar y Comentar.
 ACCIONES DE UN DOCUMENTO ESPECIFICO DE LA BANDEJA
REASIGNADOS

Acciones que se puede realizar con un documento

especfico que dando clic en el popud ingresa a la ventana
flotante con la informacin.
 1.6.6. Bandeja Archivados

Aqu se encuentran todos los documentos

sobre los cuales se realiz la accin de
Archivar sobre los cuales se puede realizar
las acciones de: Informar, Restaurar y
Comentar.

Acciones de un documento especifico de la

bandeja Archivados

Acciones que se puede realizar con un

documento especfico que dando clic en el
popud ingresa a la ventana flotante con la
informacin.
1.6.7. Bandeja Informados

Aqu se encuentran todos los

documentos sobre los cuales se
realiz la accin de Informar sobre
los cuales se puede realizar las
acciones de: Informar, Eliminar y
Comentar.

Acciones de un documento especifico de

la bandeja Informados

Acciones que se puede realizar con un

documento especfico que dando clic en el
popud ingresa a la ventana flotante con la
informacin