INTEGRANTES:

ASP. VALLE DARWIN

ASP. PILATAXI FABRICIO
ASP. HERRERA JORGE
ASP. PANTOJA BRAYAN
Todos los documentos internos y externos por
tramitar, se presentan en la bandeja de
Recibidos.
Localizar y seleccionar el documento especfico
dando clic en Popud
Despliega la ventana flotante con la informacin del
documento, en la que se puede realizar.
1. No de Referencia
2. Nivel de Seguridad
3. Carpetas virtuales
4. Notas
Se reasigna un documento cuando el trmite se
lo quiere pasar a otro usuario.

La reasignacin se la hace solamente entre

usuarios de la misma Unidad, de la misma rea o
de otra rea, respetando la estructura orgnica
funcional.

Se da clic en el botn Reasignar y despliega la

pantalla de reasignacin, se elige a la persona
que se va a reasignar el documento, se puede
escribir un comentario y se da clic en Aceptar.
 Se responde un documento cuando se va a elaborar la contestacin o trmite
del mismo.
Es importante Responder un documento, para que el sistema asocie
internamente la(s) respuesta(s) con el documento antecedente que se est
tramitando.
Se da clic en el botn Responder y despliega la pantalla para elaborar la
respuesta en la cual se llenan automticamente los campos: De/Para/Copia, No
de Referencia, Asunto y Cuerpo de Documento.
Una vez elaborado el documento se realiza el mismo procedimiento
mencionado anteriormente en el numeral 3. Elaboracin de un nuevo
documento.
Se archiva un documento cuando su trmite ha finalizado o cuando NO se va a realizar un
documento de respuesta.
1. Se selecciona el documento.
2. Clic en el botn Archivar.
Despliega la pantalla para ingresar el comentario
3. Se da clic en Aceptar.
Las bandejas estn en el men vertical izquierdo y permiten
ubicar los documentos segn el estado en que se encuentran.

Aqu se encuentran los documentos en edicin y

pueden ser modificados.
1. Listado de documentos en
elaboracin.
2. Datos principales del documento
que se visualiza en el listado.
3. Acciones que se puede realizar
con el o los documentos
seleccionados.

Acciones de un documento
especfico de la bandeja En
Elaboracin.
Elimina el documento, al dar clic en el botn Eliminar despliega la pantalla:

1. Se escribe la justificacin
por la cual se elimina el
mismo.
2. Para finalizar, se da clic en el
botn Aceptar y este
documento pasar a la
bandeja de Eliminados.
Esta accin abre la pantalla para modificar el contenido del documento,
destinatarios, remitentes.
 Bandeja Recibidos
Es la bandeja donde van a llegar los documentos que el usuario debe
tramitar y se puede realizar las acciones de: Reasignar, Informar, Archivar,
Comentar y Nueva Tarea.

1. Listado de documentos recibidos.

2. Datos principales del documento que se visualiza en el
listado.
3. Acciones que se puede realizar con el o los documentos
seleccionados.
4. Alertas de documentos recibidos.
 Accin de Dar Fsico
Permite al usuario elaborar un acta con los datos de los documentos y/o
anexos fsicos que llegan a la Unidad, cuando se van a trasladar de un rea
a otra. Para ello, se debe realizar los siguientes pasos:

Una vez seleccionado el documento, se debe dar clic en el botn Dar Fsico
Se despliega una pantalla donde debe seleccionar el rea a donde van a ir los fsicos,
el usuario asignado y el responsable del traslado.
Se establece el estado de los anexos: Bueno, Regular o Malo.
Se digita en el campo comentario, la descripcin detallada de los anexos fsicos que
se va a traspasar.
Para finalizar, se da clic en el botn Aceptar.
Una vez realizada esta accin, se genera el acta con los datos del
documento:
Bandeja No enviados

Aqu se encuentran los documentos que no se han podido

enviar y se pueden realizar las acciones de: Envo Fsico,
Envo Digital y Comentar.
 Acciones de un documento especfico de la bandeja No Enviados

Acciones que se puede realizar con un documento especfico que dando

clic en el popud ingresa a la ventana flotante con la informacin.
 Bandeja Enviados

Aqu se encuentran todos los documentos sobre los cuales se dio la

accin de Firmar/ Enviar, y se pueden realizar las acciones de:
Informar, Archivar y Comentar.
 Acciones de un documento especfico de la bandeja de Enviados

Acciones que se puede realizar con un documento especfico que dando clic en el
popud ingresa a la ventana flotante con la informacin.
 Accin de Generar Sobre

Permite editar los datos del sobre antes de enviar a imprimir, por
defecto muestran los datos del destinatario.
 Bandeja Reasignados

Aqu se encuentran todos los documentos que el usuario reasign a

otros usuarios de su misma rea o de otras reas de su Unidad, se puede
realizar las acciones de : Informar y Comentar.
 Acciones de un documento especifico de la bandeja Reasignados

Acciones que se puede realizar con un documento especfico que dando clic en el
popud ingresa a la ventana flotante con la informacin.
 Bandeja Archivados
Aqu se encuentran todos los documentos sobre los cuales se realiz la accin de
Archivar sobre los cuales se puede realizar las acciones de: Informar, Restaurar y
Comentar.
 Acciones de un documento especifico de la bandeja Archivados

Acciones que se puede realizar con un documento especfico que dando clic en el
popud ingresa a la ventana flotante con la informacin.
 Bandeja Informados

Aqu se encuentran todos los documentos sobre los cuales se realiz la accin de
Informar sobre los cuales se puede realizar las acciones de: Informar, Eliminar y
Comentar.
 Acciones de un documento especifico de la bandeja Informados

Acciones que se puede realizar con un documento especfico que dando clic en el
popud ingresa a la ventana flotante con la informacin.
1.6.7.1. Accin de eliminar

Para eliminar un documento de esta bandeja, se realiza lo siguiente:

Seleccionar el documento.
Dar clic en el botn Eliminar.
En el campo comentario, se digita la descripcin de la eliminacin.
Se da clic en el botn Aceptar y despliega el mensaje de que el
documento se ha restaurado a la bandeja original.