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SISTEMAS DE INFORMACIN/COMUNICACIN
Elemento 1 Elemento 2
Elemento 3 Elemento 4
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Los sistemas estn bsicamente formados por subsistemas que interactuan entre si y
con el medio ambiente, dando como resultado una cualidad superior Bishop(1989) Fig
1.1. [ Bishop provee una sencilla ilustracin de este aspecto: un coche es un sistema y
el conjunto de dispositivos para frenar constituyen un subsistema. El subsistema de
frenos cumple un aspecto de las tareas realizadas por el coche [Bishop, 1989]. Cada
uno de los elementos de la figura 1.1 pudieran considerarse como subsistemas.]
La clasificacin de los sistemas puede variar en dependencia de los criterios utilizados,
los cuales pueden ser sistemas sociales, econmicos, biolgicos, automatizados,
etctera. A pesar de esta diversidad de clasificacin, ellos tienen caractersticas
comunes entre las que sobresalen:
Interactan con el medio ambiente: todo sistema est rodeado y afectado por el
medio ambiente. Los lmites del sistema separan a este del medio ambiente
interactuando con l por medio de entradas y salidas. Las entradas pueden ser
cualquier cosa que entre al sistema desde el medio, y las salidas son aquellas que
cruzan las fronteras del sistema para entrar en el medio ambiente.
Todo sistema puede ser dividido en subsistemas: lo complejo de un sistema
puede desplegarse en una serie de pequeos sistemas y subsistemas que
identifican al sistema principal.
Los sistemas pueden ser afectados por el cambio: a travs del tiempo los
usuarios del sistema cambiarn como ellos quieran usar el sistema. Nuevas
entradas pudieran necesitarse para ser procesadas y nuevas salidas sern
deseadas.
La retroalimentacin y el control son esenciales: este aspecto es esencial para
asegurar que el sistema opere como fue planificado y ayude a obtener los
objetivos para los cuales fue implementado. La retroalimentacin es el proceso de
comparar la salida actual del sistema con la salida deseada.
El sistema pudiera fallar para trabajar como se espera: los sistemas son
construidos y operados por seres humanos, por lo que estn sujetos a los fallos y
errores de estos.
La propia definicin del alcance de sistema es importante: definiendo el
alcance del sistema se definen sus lmites, se especifican cuales subsistemas
sern incluidos en el sistema. Su definicin es esencial para el buen xito de un
estudio del sistema.
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Como centro de este trabajo; se han tomado los sistemas informativos, en especial los
relacionados con la gestin de los Recursos Humanos. Convirtindose a partir de este
momento en el centro de anlisis de la presente investigacin.
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El sistema informativo esta comprendido por una serie de elementos que se detallarn
a continuacin (Fig. 1.2):
Documentos: Manuales, los impresos, u otra informacin descriptiva que explica el
uso y/o la operacin del sistema. Conjunto de datos originales que conforman el
conjunto de datos.
Procedimiento: Conjunto de pasos que define el uso especifico de cada elemento del
sistema o el contexto.
Bases de Datos: Es la coleccin de datos relacionados entre si la cual es accedida
por el software y es el resultado de relacionar la informacin.
Personas: Individuos que son usuarios u operadores del sistema.
Hardware: Es el conjunto de dispositivos electrnicos que proporciona la capacidad de
computacin y los dispositivos electromecnicos encargados de extraer o suministrar
la informacin en/de los soportes magnticos.
Software: Es el conjunto de programas de computacin encargados de suministrar la
informacin deseada al cliente, con la coordinacin y relacin requerida.
MEDIO AMBIENTE
PROCEDIMIEN TO
DOCU-
MENTOS HARD-
WARE
ENTRADA
SISTEMA
BASES
SALIDA
DE SOFT-
DATOS WARE
Per
son
as
MEDIO AMBIENTE
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Las Funciones del Sistema de Informacin
El SI lleva acabo una serie de funciones que se pueden agrupar en cuatro grandes
grupos:
Funciones de captacin y recoleccin de datos.
Almacenamiento de la informacin
Tratamiento de la informacin
Distribucin de la Informacin.
Captacin y Recoleccin de Datos: Recoge la informacin externa (o del entorno) e
interna, enviando dicha informacin a travs del SC a los rganos del SI, encargados
de reagruparla, para evitar duplicidades e informacin intil o ruido, la captacin de
informacin depende del tipo de empresa o del destino que se espera de la
informacin, pero la empresa puede crear un servicio de vigilancia del entorno, este
proceso de captacin y recoleccin de datos debe realizarse de forma continuada, en
las reas o partes del entorno y/o empresa sujetas a ms cambios, sin dejar de vigilar
las reas ms estables, aunque de forma puntual.
Almacenamiento: Una vez filtrada la informacin relevante, sta se almacenar,
puede ser en un lugar nico (archivo central, sistema informtico), accesible a todos
los usuarios, o bien en los distintos departamentos, pero igualmente accesible a
cualquier usuario que la necesite, y el sistema utilizado depender de las variables,
tamao, dispersin geogrfica o especificidad de la informacin, quien determine el
sistema a adoptar.
Tambin se puede realizar un sistema mixto, donde se centralicen la informacin que
afecte de forma global a la empresa, y las especficas en cada departamento.
El acceso a la recuperacin de la informacin por parte de los usuarios, puede
realizarse a travs de cdigos o claves que eviten a los miembros que no necesitan la
informacin puedan acceder a ella.
Tratamiento de la Informacin: Es la funcin clave del SI tiene por objeto transformar
los datos de la informacin almacenada en informacin significativa, para ofrecrsela a
quien la necesite, en la medida y formato que el usuario requiera.
Generalmente en esta funcin, se utilizan medios informticos por su capacidad de
almacenar y velocidad en el tratamiento, as como la reduccin de costes que
representan, esto ha hecho que se generalice su uso.
Distribucin y Diseminacin: Es muy importante para la empresa que cada usuario
posea la informacin requerida en el momento preciso y de una forma normalizada
para su correcta interpretacin, adems existe la necesidad de que alguna informacin
acerca de la empresa y su entorno sean conocidas por diferentes miembros de la
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organizacin, para hacer frente con rapidez de forma conjunta a las situaciones que se
presenten, y en las que se hace necesaria la resolucin de problemas y adopcin de
decisiones de forma coordinada o cuando afecte a varias reas de la empresa.
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El avance de las TI, con la aparicin de los ordenadores personales PCs, y programas
de tratamiento de datos incorporados (hojas de clculo, BD...), lleva consigo la
utilizacin por parte de los usuarios del SI, buscar soluciones por si mismos a travs
de la informtica, pudiendo construirse ellos mismos sus programas o herramientas
para tomar decisiones. La descentralizacin del SI a travs de las nuevas TI, debe
realizarse de acuerdo con el SI diseado en la empresa, pero la utilizacin de
herramientas o programas especficos, requiere el acceso de los usuarios a la BD para
los procesos de clculo y anlisis, y no renunciar a la perspectiva global de la empresa
que proporciona la BD, podran llevar a conclusiones contradictorias con los objetivos.
La BD, no impide que cada usuario disponga de datos especficos propios en sus PCs,
pero no pertenecen a la BD del SI general, para evitar duplicidades, interferencias o
inconsistencias.
La informacin que maneja el SI, aunque generada o utilizada para/por actividades
concretas, no pertenece a ninguna actividad en particular, sino a la empresa
considerada globalmente (infraestructura).
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y que es independiente de la idea o efecto que pueda producir en l, utilizarlo. (Figura
1.3 )
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La informacin ofrecida por un sistema de informacin debe estar al
alcance de la persona indicada y en el momento oportuno para que se
emprendan las medidas adecuadas.
Evitar la redundancia de la informacin. Aunque pueda parecer que la
repeticin de datos por varios canales informativos es beneficiosa; no lo es,
ya que generalmente ninguna informacin obtenida por dos o ms fuentes
coincide, lo cual hace dudar de su veracidad. En cambio al obtenerla
mediante un emisor nico este se siente comprometido a que sea la ms
veraz posible, pues de lo contrario ser suya la responsabilidad de no
tomar correctamente la decisin correspondiente
La informacin debe llegar en forma clara y legible a los que van a hacer
uso de ella. Se deben eliminar los tecnicismos y complicaciones que
entorpeceran la labor del dirigente.
La informacin que reciben los directivos debe ser relevante para sus
funciones y labores. El director de recursos humanos seguramente no
necesita saber cuntos son los niveles de inventarios, y el director a cargo
de reordenar los inventarios no necesita saber nada de la condicin del
personal de otros departamentos.
Lograr que la informacin vaya acompaada de una buena dosis de
motivacin, de forma tal que aquel que recibe las indicaciones, si estas son
emitidas con claridad, las pueda hacer propias e incentivarlos a tomar
decisiones.
Para brindar esta informacin a los directivos se utilizan los sistemas de informacin
administrativa que estn diseados para ofrecer a los administradores la informacin
relevante y oportuna para tomar decisiones ptimas. Lo anterior implica la necesidad
de crear y de mantener una extensa variedad de bases de datos o cuerpos de
informacin casi en todas las categoras funcionales, entre otras, pero sin quedar
limitado a mercadotecnia, finanzas, recursos humanos, investigacin y desarrollo y
planeacin estratgica. Adems, en el entendido de que "la informacin es poder", los
sistemas de informacin administrativa pueden representar un activo muy valioso. Por
lo consiguiente, muchas organizaciones que se han comprometido en serio con la
funcin de los sistemas de informacin administrativa han creado el puesto de director
de informacin, encargado de supervisar sus operaciones, de igual manera que un
director general es responsable a final de cuentas de la organizacin entera.
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Factores claves en los sistemas de informacin administrativa
Los directivos, ansiosos por incorporar y asimilar prospectivamente las nuevas
tecnologas para abordar los problemas de la gestin. Estn ejerciendo una
considerable influencia en las compaas que se dedican a la produccin y venta de
tecnologas de la informacin.
Los Sistemas de Informacin Administrativa se han convertido en el reto estratgico
ms importante de la industria de ordenadores en la actualidad. Semejante explosin
de inters ha venido dada por los siguientes factores tecnolgicos y econmicos.
1. La presin para operar a escala mundial y para competir con corporaciones
globales integradas, en el contexto de una economa recesiva, obliga al ejecutivo a
tener que tomar, rpidamente, decisiones importantes. El directivo debe tomar
decisiones rpidas y consistentes con resultados rentables. Por tanto, el directivo
se ve sometido en el momento a la fuerte presin de tener que contar con una
informacin fiable y disponible inmediatamente que facilite las decisiones
adecuadas en el momento adecuado.
2. Los avances en la tecnologa de los sistemas de inteligencia artificial estn siendo
evaluados en la actualidad como instrumento potencial para el desarrollo del tipo
de Sistema de Informacin Administrativa que las grandes empresas contemplan
para el presente y los prximos aos.
3. Los sistemas de inteligencia artificial proveen una capacidad automatizada para
racionalizar un gran nmero de imponderables complejos, que es perfectamente
aplicable a una lgica basada en un rbol de decisin.
A finales de la dcada de los 80 y durante los aos 90, se produjo un gran avance con
la aparicin de software especialmente diseados para el directivo. Estos productos
ponan el nfasis en la simplicidad y en una va inaccesible para la formacin del
ejecutivo. Algunas prestaciones dignas de mencin son las siguientes:
Gran variedad de formatos grficos
Las teclas de funcin activadas por Mouse.
Las tcnicas para derivar, progresivamente informacin ms detallada sobre un
asunto determinado.
Aunque se super la barrera, a medida que los sistemas ganaron en aceptacin
surgi un nuevo obstculo an ms complicado. El Directivo se percat que el nuevo
enfoque del ordenador personal podra solventar el tipo de problemas e interrogantes
de carcter ejecutivo que requeran una agregacin de datos procedentes de fuentes
existentes. Este puzzle es el reto fundamental en la actualidad: cmo preservar la
filosofa del (Fcil de usar) necesarias para animar al directivo a utilizar las nuevas
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tecnologas y, al mismo tiempo, introducir una infraestructura (invisible) para superar
las numerosas complicaciones de la tecnologa asociadas con las exigentes
necesidades de informacin del directivo.
En trminos sencillos, un Sistema de Informacin Administrativa proporciona al
directivo informacin vital de carcter estratgico, tctico y operativo de una manera y
en un formato adecuado para facilitar el proceso diario de toma de decisiones.
Para convertirse en un elemento estratgico del repertorio de la toma de decisiones
del directivo, El Sistema de Informacin Administrativa del presente y de los prximos
aos debe incorporar apropiadamente los conceptos de informacin y tecnologa
integrados. Los elementos ideales incluyen:
Criterios de accin ejecutiva global en la empresa.
Tecnologas integradas, indivisible al directivo.
Principios consistentes de un sistema de informacin administrativa y de
tecnologas de informacin en la empresa.
Interfaz grfica simple.
Informacin Integrada.
Interfaces que faciliten un acceso fluido a la informacin externa.
La ventaja ms notable, reconocida por los directivos que utilizan un sistema de este
tipo es la disponibilidad de informacin, antes no disponible de ninguna manera para
apoyar los esfuerzos en la toma de decisiones. Adems, beneficios intangibles o
beneficios adicionales, tales como la disponibilidad de una informacin ms intuitiva
sobre la cual decidir una compra o informacin de mercado relativa a la satisfaccin
del consumidor y al servicio pos venta, son tambin algunas de las ventajas derivadas
de un Sistema de Informacin Administrativa.
Todo lo anterior indica que un sistema de informacin administrativa puede ser, en
muchos casos, muy valiosos y producir beneficios y ahorros de costos juntos a
habituales beneficios intangibles asociados con el aumento de la eficiencia en la toma
de decisiones.
WINDOWS
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uno de los tantos sistemas operativos desarrollados para PC y Smartphones (en el
caso de los telfonos celulares, su versin se la conoce como Windows Mobile).
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ofimtica
Definicin de ofimtica
Qu es la ofimtica
(Ofimtica)
Procesador de textos
Base de datos
Utilidades (por ejemplo calculadoras)
Paquetes informticos tales como Microsoft Office
Programas de correo electrnico
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Word: es un procesador de textos. Se utiliza para redactar y darle formato a
cualquier tipo de texto. Tambin pueden realizarse otro tipo de cosas, como
pginas web.
Excel: su funcin principal es la hoja de clculo, all se pueden crear archivos
de, por ejemplo, facturas, llevar el control de un estado de cuenta, elaborar
estadsticas y dems.
Access: es una base de datos. Aqu se puede controlar un inventario, llevar un
registro de libros y otras acciones similares.
Power Point: es el programa ideal para desarrollar presentaciones. Es ideal
para acompaar discursos. Se pueden insertar imgenes, sonidos, videos y
dems.
Outlook: sirve para administrar el correo electrnico. Incluye adems la
posibilidad de llevar control de una agenda con calendario. Tiene tambin
recordatorios.
Qu es Word?
Microsoft Word se trata de un software informtico procesador de texto creado por
Microsoft que es de los ms utilizados a la hora de trabajar con documentos digitales
en la actualidad.
Microsoft Word es un programa que est prcticamente presente en todos los equipos
de las personas que tengan computadora a su disposicin ya que, es un procesador
bastante simple de usar. Word es uno de los programas disponibles en el Paquete
Office (as como el Microsoft Excel para el manejo de planillas de clculo) de todas
las computadoras que tengan instalado Microsoft Windows como sistema operativo.
Cabe resaltar, que Word no es un simple procesador de textos, pues habilita al usuario
a insertar imgenes que revaloricen lo que se est escribiendo o que se realicen
grficos de torta explicativos para demostrar estadsticas mediante la representacin
de los porcentajes (%) de manera grfica, por ejemplo.
EXCEL
Excel es un programa informtico desarrollado y distribuido por Microsoft Corp. Se
trata de un software que permite realizar tareas contables y financieras gracias a sus
funciones, desarrolladas especficamente para ayudar a crear y trabajar con hojas de
clculo.
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Ante la demanda de una compaa que ya comercializaba un programa con el nombre
de Excel, Microsoft fue obligada a presentar su producto como Microsoft Excel en
todos sus comunicados oficiales y documentos jurdicos.
Microsoft present en 1989 su primera versin de Office, una suite ofimtica (conjunto
de programas que son tiles en las tareas de oficina) que inclua Excel, Word (un
procesador de textos) y PowerPoint (una aplicacin para la creacin de
presentaciones multimediales).
Cabe destacar que Excel es un programa comercial: hay que pagar una licencia para
poder instalarlo. Existen otras opciones, de cdigo abierto (open source, en ingls),
que pueden instalarse o ejecutarse sin cargo y que tambin permiten administrar hojas
de clculo, tales como OpenOffice.org Calc y Google Docs. La mayora de estos
productos son compatibles con los documentos creados en Excel, pero no ocurre lo
mismo en la direccin opuesta (Excel no es capaz de leer archivos creados con estos
programas).
En el primer caso, las posibilidades son muy limitadas, aunque esto no quiere decir
que no sean suficientes para la mayora de los usuarios. El problema principal reside
en la incomodidad que conlleva escribir el cdigo en una celda, sin la posibilidad de
utilizar saltos de lnea, tabulacin o comentarios, entre otros tantos elementos propios
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de un editor convencional. Desarrollar funciones en el pseudolenguaje de Excel resulta
antinatural, incmodo y poco intuitivo para un programador, sin mencionar que
diversas limitaciones estructurales hacen que no todo sea posible.
Para los desarrolladores que buscan objetivos muy especficos, o de una complejidad
mayor al clculo de un promedio o de una comparacin entre varios datos, la solucin
reside en el uso de Visual Basic. Se trata de un lenguaje con un grado de abstraccin
relativamente alto (que se aleja considerablemente del lenguaje de mquina, de la
forma en la que trabaja el procesador) y que, al igual que el utilizado en Excel,
funciona por eventos (esto quiere decir que el usuario debe realizar alguna accin para
que se dispare la ejecucin del programa).
Dicho esto, la combinacin de Excel y Visual Basic tambin tiene sus limitaciones, y de
ninguna manera puede superar el nivel de personalizacin y precisin posible a travs
de la creacin de un programa desde cero; pero resulta muy eficaz y cmodo para una
pequea compaa, que no desee invertir el dinero y el tiempo necesarios para el
desarrollo de sus propias aplicaciones.
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