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REDAÇÃO OFICIAL

1. REDAÇÃO OFICIAL

1.1. DEFINIÇÃO

REDAÇÃO OFICIAL é a maneira pela qual o poder Público redige atos normativos e comunicações. Trata-se de comunicação entre unidades administrativas dos Três Poderes e também destes com empresas e indivíduos.

Não confundir com a redação comercial e a bancária, pois estas se dão entre empresas privadas e destas com o Poder Público e com indivíduos. A redação oficial segue normas, enquanto a redação comercial e a bancária, seguem outras.

1.2. NORMAS

A portaria número 1 do Ministério da Justiça, de 8 de julho de 1937, estabelecia quinze fechos padronizados para correspondências oficiais. Com o tempo, percebeu-se que ficava prejudicada a eficiência e a agilidade das comunicações no serviço público. Assim, já em 1983, após quase meio século de vigência uma tentativa de simplificação dos fechos foi empreendida pela Instrução Normativa 133, de 2 de março de 1982, do então Departamento Administrativo do Serviço Público. Foi somente uma tentativa, porque este texto apenas recomendava a simplificação, sem torná-la obrigatória.

Mais tarde, em 1991, a Presidência da República deu o golpe de misericórdia nos padrões arcaicos de redação. Publicado pela Secretaria-Geral da Presidência da República, na forma da

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Portaria nº 2 de 11 de janeiro de 1991 (Diário Oficial da União de 15 de janeiro de 1991). O Manual de Redação da Presidência da República simplificou e uniformizou as comunicações no serviço público. Com essa portaria, a Presidência revogou a Portaria nº do Ministério da Justiça de 1937.

O Manual da Presidência foi

elaborado com o fim de aplicar à correspondência oficial os princípios da administração pública constantes do artigo 37 da Constituição Federal: A administração pública direta, indireta ou fundacional, de qualquer dos poderes da União, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios, obedecerá aos princípios de legalidade, impessoalidade, moralidade, publicidade e eficiência. ( Destes princípios, o Manual destaca que, sendo a publicidade, a impessoalidade e a eficiência princípios fundamentais de toda administração pública, devem portanto, nortear a elaboração dos atos e comunicações oficiais.

Além dessas normas, no Diário Oficial da União de 9 de março de 1992, a Secretaria da Administração Federal, baixou a Instrução Normativa nº 4, tornando obrigatória, nos órgãos da Administração Federal, a observação das modalidades de comunicação oficial constantes no Manual de Redação da Presidência da República.

2002, foi

publicada a 2ª edição desse Manual de

Redação da Presidência, por meio da portaria nº 91 da Casa Civil da

ele

Presidência. As alterações que

introduziu já estão em vigor, mas não

revogam a Instrução Normativa nº 4 de

Em 4 de dezembro de

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1992, que exige a observância do Manual nos órgãos da Administração Federal.

1.2.1. O PADRÃO OFÍCIO

Veremos agora, em um texto oficial de amplo uso como se aplicam as orientações legais em vigor.

de

correspondências que se distinguem mais pela finalidade do que pela forma. São eles o ofício, o aviso, e o memorando. A

fim de obter uma diagramação única, adota-se o chamado padrão ofício. Portanto, as partes descritas abaixo aplicam-se a todos os três. Ou seja, O AVISO, O OFÍCIO E O MEMORANDO DEVEM CONTER AS SEGUINTES PARTES:

Existem

três

tipos

a) tipo e número do expediente, o ano, seguido da sigla do órgão que o expede:

Exemplos:

Mem. 123/2002-MF Of. 123/2002-MME Aviso 123/2002-SG

b) local e data em que foi assinado, por extenso, com alinhamento à direita

Exemplo:

Brasília, 19 de abril de 2003.

c) destinatário: o nome e o cargo da pessoa a quem é dirigida a comunicação, no caso de aviso ou de memorando. No caso do ofício deve ser incluindo o endereço postal.

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Exemplo:

No Ofício

A Sua Excelência o Senhor

Governador Joaquim Roriz Palácio do Buriti 70.000-000 Brasília-DF

No memorando ou no aviso

A Sua Excelência o Senhor

Governador Joaquim Roriz

d) assunto:

documento:

resumo

do

teor

do

Exemplos:

Assunto: Produtividade do órgão em 2002 Assunto: Necessidade de aquisição de novos computadores

invocação,

conforme o nível hierárquico do destinatário (veja item 1.2.2)

e) vocativo:

forma

de

f) texto: nos casos em que não for de

mero encaminhamento de documentos, o expediente deve conter a seguinte estrutura:

o

parágrafo de abertura, na qual é apresentado o assunto que motiva a comunicação. Evite uso das formas:

- introdução,

que

se confunde

com

Tenho a honra de”, “Tenho o prazer de”,

Cumpre-me informar que”. Empregue a forma direta;

- desenvolvimento, no qual o assunto é detalhado: se o texto contiver mais de uma idéia sobre o assunto, elas devem

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ser tratadas em parágrafos distintos, o que confere maior clareza à exposição;

- conclusão, em que

simplesmente reapresentada a posição recomendada sobre o assunto.

é reafirmada ou

mero

encaminhamento de documentos, a

estrutura é a seguinte:

quando

se

tratar

de

- introdução: deve iniciar com referencia ao expediente que solicitou o encaminhamento. Se a remessa do documento não tiver sido solicitada, deve iniciar com a informação do motivo da comunicação, que é encaminhar. indicando a seguir os dados completos do documento encaminhado (tipo, data. origem ou signatário, e assunto de que trata), e a razão pela qual está sendo encaminhado, segundo a seguinte fórmula:

Em resposta ao Aviso nº 12, de fevereiro de 1991, encaminho, anexa, cópia do Ofício nº 34, de 3 de Abril de 1990, do Departamento Geral de Administração, que trata da requisição do servidor Fulano de Tal.” ou “Encaminho, para exame e pronunciamento, a anexa cópia do telegrama nº 12, de 1º de fevereiro de 1991, do Presidente da Confederação Nacional de Agricultura, a respeito de projeto de modernização de técnicas agrícolas na região Nordeste.”

da

comunicação desejar fazer algum comentário a respeito do documento que encaminha, poderá acrescentar parágrafos de desenvolvimento: em caso contrário, não há parágrafos de

-

desenvolvimento:

se

o

autor

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desenvolvimento em aviso ou ofício de mero encaminhamento.

g) numeração dos parágrafos. Numera-

se do primeiro parágrafo após o vocativo até o último, exceto o de fecho. O número

é colocado junto da margem esquerda do texto, no alinhamento da entrada do parágrafo. Não é feita esta numeração quando os parágrafos estão organizados em itens ou subtítulos.

h) fecho. no centro ou alinhado em os

parágrafos e separado deles pelo mesmo espaçamento que há entre parágrafos;

i) assinatura. No centro da página,

digita-se o nome completo de quem assina o texto. Logo acima apõe-se a assinatura, sem linha de sublinhado. Quanto ao espaçamento, o Manual da Presidência não exige uma distância mínima entre o fecho e a assinatura;

j) identificação do signatário (quem

assina o expediente). Ao centro e na linha logo abaixo do nome, indica-se o cargo do signatário.

FORMATO PARA DIAGRAMAÇÃO

Os documentos do Padrão Ofício (Ofício, Memorando e Aviso), bem como a Exposição de Motivos e a Mensagem, seguem a seguinte forma de apresentação:

I) deve ser utilizada fonte do tipo Times New Roman de corpo 12 no texto geral, 11 nas citações, e 10 nas notas de rodapé;

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II) para símbolos não existentes na fonte

Times New Roman poder-se-á utilizar as

fontes Symbol e Wingdings;

III) é obrigatório constar a partir da

segunda página o número da página;

IV) os ofícios, memorandos e seus

anexos poderão ser impressos em ambas as faces do papel. Neste caso, as margens esquerda e direita terão as distancias invertidas nas páginas pares (“margem espelho”);

V) o início de cada parágrafo deve ter

2,5 cm de distância da margem esquerda

do

texto;

VI)

o campo destinado à margem lateral

esquerda terá, no mínimo 3,0 cm de largura;

VII) o campo destinado à margem lateral

direita terá 1,5 cm;

VIII) deve ser utilizado espaçamento

simples entre as linhas de 6 pontos após cada parágrafo, ou, se o editor de texto utilizado não comportar esse recurso, de uma linha em branco;

IX) não deve haver abuso no uso de

negrito, itálico, sublinhado, letras maiúsculas, sombreado. sombra, relevo, bordas ou qualquer outra forma de

formatação que afete a elegância e a sobriedade do documento;

X) a impressão dos textos deve ser feita

na cor preta em papel branco. A impressão colorida deve ser usada

apenas para gráficos e ilustrações;

XI) o papel deve ser de tamanho A-4, ou

seja, 29,7 cm x 21,0 cm;

XII) deve ser utilizado, preferencialmente,

o formato de arquivo Rich Text nos

documentos de texto;

XIII) dentro do possível, todos os

documentos elaborados devem ter o arquivo de texto preservado para consulta posterior ou aproveitamento de trechos para casos análogos;

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XIV) para facilitar a localização, os nomes dos arquivos devem ser formados da seguinte maneira;

tipo do documento + número do documento - palavras-chave do conteúdo

Exemplo:

Of. 123 relatório produtividade ano 2002

OFÍCIO

Definição e finalidade

O ofício tem como finalidade o tratamento de assuntos oficiais pelos órgãos da Administração Pública entre si e também com particulares.

Além das partes do padrão ofício, o ofício deve ter ainda:

a) VOCATIVO, que invoca o destinatário, seguido de vírgula ou dois pontos.

Exemplos:

Excelentíssimo Senhor Presidente da República, Senhora Ministra, Senhor Chefe de Gabinete,

b) no cabeçalho ou no rodapé figuram as informações do remetente:

- nome do órgão ou setor;

- endereço postal;

- telefone e endereço de correio eletrônico

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O PADRÃO OFÍCIO (quadro ilustrativo)

Órgão / Setor Endereço postal Telefone e Endereço de Correio Eletrônico

Ofício

/ano/

Endereço

do destinatário

(origem)

Assunto:

 

Vocativo,

1.

2.

3.

 

Fecho.

Assinatura Nome Cargo do Signatário

Local, data

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Tribunal de Justiça do Distrito Federal e dos Territórios Palácio da Justiça, Praça Municipal CEP 70.000-000 Brasília-DF Telefone: xxxx-xxxx, tjdf@tjdf.gov.br

Ofício 123/2003/TJDFT Pres. Brasília, 10 de setembro de 2003.

A Sua Excelência o Senhor Governador Joaquim, Roriz Palácio do Buriti 70.000-000 Brasília DF

Assunto: Posse dos novos serventuários da Justiça

Senhor Governador,

1. Convidamos Vossa Excelência a prestigiar a cerimônia

de posse dos novos servidores da Justiça do Distrito Federal e dos Territórios.

2. O evento ocorrerá em 25/09/2003, quinta-feira, às

14h30, no Salão Nobre do Palácio da Justiça.

3. Vossa Excelência será aguardado como paraninfo da

turma de servidores.

Atenciosamente,

Assinatura NONONONONONONON Presidente do TJDFT

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Exemplo de Ofício

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3 cm
3 cm

5 cm

[Ministério] [Secretaria/Departamento/Setor/Entidade] [Endereço para correspondência]. [Endereço - continuação] [Telefone e Endereço de Correio Eletrônico]

Ofício n o 524/1991/SG-PR

Brasília, 27 de maio de 1991.

A Sua Excelência o Senhor Deputado [Nome] Câmara dos Deputados 70.160-900 Brasília DF

Assunto: Demarcação de terras indígenas

Senhor Deputado,

2,5 cm

Em complemento às observações transmitidas pelo telegrama n o

154, de 24 de abril último, informo Vossa Excelência de que as medidas mencionadas em sua carta n o 6708, dirigida ao Senhor Presidente da República,

estão amparadas pelo procedimento administrativo de demarcação de terras

indígenas instituído pelo Decreto n o 22, de 4 de fevereiro de 1991 (cópia anexa).

2. Em sua comunicação, Vossa Excelência ressalva a necessidade de

que na definição e demarcação das terras indígenas fossem levadas em consideração as características sócio-econômicas regionais.

3.

deverá ser precedida de estudos e levantamentos técnicos que atendam ao disposto no art. 231, § 1 o , da Constituição Federal. Os estudos deverão incluir os aspectos etno-históricos, sociológicos, cartográficos e fundiários. O exame deste último

aspecto deverá ser feito conjuntamente com o órgão federal ou estadual competente.

4. Os órgãos públicos federais, estaduais e municipais deverão

encaminhar as informações que julgarem pertinentes sobre a área em estudo. É igualmente assegurada a manifestação de entidades representativas da sociedade civil.

5. Os estudos técnicos elaborados pelo órgão federal de proteção ao índio

serão publicados juntamente com as informações recebidas dos órgãos públicos e das

entidades civis acima mencionadas.

Nos termos do Decreto n o 22, a demarcação de terras indígenas

1.

1,5 cm
1,5 cm

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3,5 cm

6. Como Vossa Excelência pode verificar, o procedimento

estabelecido assegura que a decisão a ser baixada pelo Ministro de Estado da Justiça

sobre os limites e a demarcação de terras indígenas seja informada de todos os elementos necessários, inclusive daqueles assinalados em sua carta, com a necessária transparência e agilidade.

Atenciosamente,

[Nome]

[cargo]

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1.2.2 OS PRONOMES DE TRATAMENTO NA CORRESPONÊNCIA OFICIAL

a) Breve História dos Pronomes de Tratamento O uso de pronomes e locuções pronominais de tratamento tem larga tradição na língua portuguesa. De acordo com Said Ali¹, após serem incorporados ao português os pronomes latinos tu e vos, “como tratamento direto da pessoa ou pessoas a quem se dirigia a palavra”, passou-se a empregar, como expediente lingüístico de distinção e de respeito, a segunda pessoa do plural no tratamento de pessoas de hierarquia superior. Prossegue o autor:

“Outro modo de tratamento indireto constituiu em fingir que se dirigia a palavra a um atributo ou qualidade eminente da pessoa de categoria superior, e não a ela própria. Assim aproximavam-se os vassalos de seu rei com o tratamento de vossa

assim

mercê, vossa senhoria (

usou-se o tratamento ducal de vossa excelência e adotaram-se na hierarquia eclesiástica vossa reverência, vossa paternidade, vossa eminência, vossa santidade”.²

);

A partir do final do século XVI, esse modo de tratamento indireto já estava em voga também para os ocupantes de certos cargos públicos. Vossa mercê evoluiu para vosmecê, e depois para o coloquial você. E o pronome vós, com o tempo, caiu em desuso. É dessa tradição

¹ SAID ALI, Manoel, Gramática secundária histórica da língua portuguesa, 3ª Ed. Universidade de Brasília, 1964. p.93-94. ² Id. Ibid.

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que provem o atual emprego de pronomes de tratamento indireto como forma de dirigirmo-nos às autoridades civis, militares e eclesiásticas.

b) Concordância com os Pronomes de Tratamento Os pronomes de tratamento (ou de segunda pessoa indireta) apresentam certas peculiaridades quanto à concordância verbal, nominal e pronominal. Embora se refiram à segunda pessoa gramatical (à pessoa com que se fala, ou a quem se dirige a comunicação), levam a concordância para a terceira pessoa, É que o verbo concorda com o substantivo que integra a locução com seu núcleo sintático: “Vossa Senhoria nomeará o substituto”; “Vossa Excelência conhece o assunto”.

Da mesma forma, os pronomes possessivos referidos a pronomes de tratamento são sempre os da terceira pessoa: “Vossa Senhoria nomeará seu

substituto” (e não “Vossa

vosso

).

Já quanto aos adjetivos referidos a esses pronomes, o gênero gramatical deve coincidir com o sexo da pessoa a que se refere, e não o substantivo que compõe a locução. Assim, se nosso interlocutor for homem, o correto é “Vossa Excelência está atarefado”, “Vossa Senhoria deve estar satisfeito”; se for mulher, “Vossa Excelência está atarefada”, “Vossa Senhoria deve estar satisfeita”.

c) Emprego dos Pronomes Tratamento

de

Como

visto,

o

emprego

dos

pronomes de tratamento

obedece

a

secular tradição. São de uso consagrado:

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Vossa Excelência, para as seguintes autoridades:

a)

do Poder Executivo;

Presidente da República;

Vice-Presidente da República:

Ministros de Estado³; Governadores e Vice-Governadores de Estado e do Distrito Federal;

Oficiais-Generais das Forças Armadas;

Embaixadores:

Secretários-Executivos de Ministérios e demais ocupantes de cargos de natureza especial; Secretários de Estado dos Governos Estaduais; Prefeitos Municipais.

b)

do Poder Legislativo;

Deputados Federais e Senadores; Ministro do Tribunal de Contas da União; Deputados Estaduais e Distritais; Conselheiros dos Tribunais de Contas Estaduais; Presidentes das Câmaras Legislativas Municipais .

c)

do Poder Judiciário;

Ministros dos Tribunais Superiores; Membros de Tribunais; Juízes; Auditores da Justiça Militar.

O vocativo a ser empregado em comunicações dirigidas aos Chefes de Poder é Excelentíssimo Senhor, seguido do cargo respectivo:

Excelentíssimo Senhor Presidente da República, Excelentíssimo Senhor Presidente do Congresso Nacional, Excelentíssimo Senhor Presidente do Supremo Tribunal Federal.

As demais autoridades serão tratadas com o vocativo Senhor, seguido do cargo respectivo:

³ Nos termos do Decreto nº 4.118, de 7 de fevereiro de 2002, art. 28, parágrafo único, são Ministros de Estado, além dos titulares dos Ministérios: o Chefe da Casa Civil da Presidência da República, o Chefe do Gabinete de Segurança Institucional, o Chefe da Secretaria-Geral da Presidência da República, o Advogado-Geral da União e o Chefe da Corregedoria-Geral da União.

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Senhor Senador,

Senhor Ministro,

Senhor Juiz,

Senhor Governador

No envelope, o endereçamento das comunicações dirigidas às autoridades tratadas por Vossa Excelência terá a seguinte forma:

A

Sua Excelência o Senhor

Fulano de Tal Ministro de Estado da Justiça

70.064-900

A

Sua Excelência o Senhor

Senador Fulano de Tal Senado Federal

70.165-900

A

Sua Excelência o Senhor

Fulano de Tal Juiz de Direito da 10ª Vara Cível Rua ABC, nº 123 01.010-000 São Paulo

Em comunicações oficiais, está abolido o uso do tratamento digníssimo (DD), às autoridades arroladas na lista anterior. A dignidade é pressuposto para que se ocupe qualquer cargo público, sendo desnecessária sua repetida evocação. Vossa Senhoria é empregado para as demais autoridades e para particulares. O vocativo adequado é:

Senhor Fulano de Tal, ( ) Vossa Excelência Reverendíssima é usado em comunicações dirigidas a Arcebispos e Bispos: Vossa Reverendíssima ou Vossa Senhoria Reverendíssima para Monsenhores, Cônegos e superiores religiosos. Vossa Reverência é empregado para sacerdotes e demais religiosos.

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1.2.2. O MEMORANDO

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O MEMORANDO é uma modalidade de comunicação entre unidades administrativas de um mesmo órgão, que podem estar hierarquicamente em mesmo nível ou em nível diferente. Trata-se, portanto, de uma forma de comunicação eminentemente interna. Pode ter caráter meramente administrativo, ou ser empregado para a exposição de projetos, idéias etc., a serem adotados por determinado setor público.

Memorando nº. 17/1991/DJ

.

Ao Sr. Chefe do Departamento de Administração

Em 12 de maio de 2008.

Assunto: Administração. Instalação de microcomputadores.

1. Nos termos do “Plano Geral de informatização”, solicito a Vossa Senhoria verificar a possibilidade de que sejam instalados

três microcomputadores neste departamento.

2. Sem descer a maiores detalhes técnicos, acrescento, apenas, que o ideal seria que o equipamento fosse dotado de disco

“rígido” e de monitor padrão “EGA”. Quanto a programas, haveria necessidade dois tipos: um “processador de textos”, e outro

“gerenciador de banco de dados”.

3. O treinamento de pessoal para operação dos micros poderia ficar a cargo da Seção de Treinamento do Departamento de

Modernização, cuja chefia já manifestou seu acordo a respeito.

4. Devo mencionar, por fim, que a informação dos trabalhos deste Departamento ensejará uma mais racional distribuição de

tarefas entre os servidores e, sobretudo, uma melhoria na qualidade dos serviços dosprestados.

Atenciosamente,

(Nome e cargo do signatário)

PARA OBTER CLAREZA, É PRECISO:

EVITAR AMBIGUIDADE

Ambíguo: O Ministro comunicou a seu secretariado que ele seria exonerado.

Ambíguo: O Deputado saudou o Presidente da

República, em

seu

discurso,

e

solicitou sua

Claro: O Ministro comunicou Exoneração dele a seu secretariado. Ou: O Ministro

intervenção no seu surpreendeu.

Estado,

mas

isso

não

o

comunicou

a

seu

secretariado

a

exoneração

Claro: Em seu discurso, o Deputado saudou o Presidente da República. No pronunciamento, solicitou a intervenção federal em seu Estado, o

que não surpreendeu o Presidente da República.

deste.

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EVITAR HIPÉRBATO E ANACOLUTO

Errado: A moça que eu fui na casa dela ontem vai casar-se.

Errado: Este rapaz, estivemos com o irmão dele sábado.

Certo: Ontem fui à casa de uma moça que vai casar-se.

Certo: Sábado estivemos com o irmão deste rapaz.

EVITAR FRASES MUITO LONGAS

Errado: Este fato, que alias me foi contado pelo promotor, e que mereceu inúmeros comentários naquela cidade em que ele vive desde o nascimento do filho, atual delegado; eu conto agora em caráter reservado.

Certo: Conto agora, em caráter reservado, este fato, objeto de inúmeros comentários naquela cidade. Ouvi-o do promotor residente ali desde o nascimento do filho atual delegado.

1.2.3. PRINCÍPIOS CONSTITUCIONAIS

Orientam a redação Oficial os princípios da impessoalidade, da publicidade e da eficiência. Entende o Manual por impessoalidade o tratamento com o cargo e jamais com a pessoa, ou seja, o texto não se dirige à pessoa nominalmente, mas sim ao cargo que ela representa. Neste sentido, não é impessoal um vocativo como: Senhor Armando. Para ser impessoal, o vocativo deve se referir ao cargo e não ao nome, da seguinte forma: Senhor Chefe do Almoxarifado. Igualmente não é impessoal o emprego de adjetivos que expressem uma visão particular do redator sobre o assunto de que fala. Assim, quando se escreve “desta prestigiosa comissão” ou “para sua conceituada empresa”, houve pessoalidade no trato com o destinatário. para ser impessoal, deve-se expressar deste modo: “desta comissão” ou “para sua empresa”, sem adjetivações.

O princípio da publicidade, por sua vez, não exige apenas o acesso do cidadão aos textos oficiais. Não basta poder ler. É preciso que o leitor médio da

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Língua Portuguesa possa compreender o conteúdo dos textos oficiais. Para isso, exige-se a clareza e o padrão culto da linguagem. Entende-se por clareza a qualidade de um texto que comunica sua mensagem de modo imediato, sem deixar margem de dúvidas quanto a seu real sentido. Por padrão culto deve-se entender não só a obediência à gramática formal, mas também o emprego de uma linguagem compreensível em todo o território nacional (a linguagem padrão), ou seja, não se pode utilizar regionalismos e muito menos gírias. É bom evitar, tanto quanto possível, o jargão burocrático. Quanto à linguagem técnica, observa-se a real necessidade de o texto limitar-se a este nível de linguagem.

Por último, o princípio da eficiência exige dos textos oficiais simplicidade, clareza, correção, e certos itens destacados ao longo da comunicação, como assunto, endereçamento de destino e de resposta, numeração dos parágrafos. Estudaremos estas qualidades no próximo item de nosso curso.

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1.2.5. QUALIDADES DO ESTILO E DA LINGUAGEM NA MODERNA CORRESPONDÊNCIA

1. A CONCISÃO (UM TEXTO SEM REDUNDÂNCIAS, DIZER O MÁXIMO COM O MÍNIMO DE PALAVRAS)

Correspondência antiquada e redundante

 

Correspondência moderna e correta

 

439/79

Brasília, 16/10/1979

 

TIMBRE

 
 

Ofício 439/1979/STF ALM

 

Ilmos. Srs. J.J. Martins Caixa Postal 974 Curitiba PR

Ao Senhor Gerente J.J. Martins Caixa Postal 974 Curitiba PR CEP XX.XXX-000

 

Brasília, 16 de outubro de 1979.

Prezados Senhores,

 

Desejamos acusar o recebimento do seu prezado favor datado de 12 de outubro próximo passado, junto ao qual V.Sas. tiveram a gentileza de nos encaminhar os documentos relativos às mercadorias por nós encomendadas. Informamos, outrossim, que as mercadorias em referência chegaram em perfeitas condições, nada nos sendo lícito reclamar nesse sentido. Lamentamos, no entanto, ter de externar-lhes a nossa estranheza ante o fato de constar, na fatura que nos foi remetida por V.Sas., vencimento para 30 dias, quando o que havíamos combinado com o representante de sua conceituada empresa foi de 90 dias. Solicitamos, pois, esclarecimentos a respeito, deixando claro que não podemos aceitar a duplicata, caso não nos seja concedido o prazo previamente combinado. Cientes de que esta nossa justa pretensão será acolhida por V.Sas., firmamo-nos, com estima e apreço, mui

Assunto: prazo de vencimento

 
 

Senhor Gerente,

 

1.

Recebemos

as

mercadorias

encomendadas,

assim

como

os

documentos a elas relativos, anexos à sua carta de 12/10/1979.

 

2.

Porém, estranhamos constar na fatura o vencimento para 30 dias,

quando havíamos combinado com o representante um prazo de 90 dias.

3.

Solicitamos, portanto, esclarecimentos, pois não poderemos

aceitar a duplicata, caso não seja concedido o prazo previamente

combinado.

 
 

Atenciosamente,

 
 

atenciosamente,

 

ALMOXARIFADO DO SUPREMO TRIBUNAL FEDERAL JOSÉ LINS

 

José Lins Chefe do almoxarifado

 

III. A IMPESSOALIDADE

A finalidade da língua é comunicar, que pela fala, quer pela escrita. Para que haja comunicação, são necessários: a) alguém que comunique, b) algo a ser comunicado e c) alguém que receba essa

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comunicação. No caso da redação oficial, quem comunica é sempre o Serviço Público (este ou aquele Ministério, Secretaria, Departamento, Divisão, Serviço, Seção): o que se comunica é sempre algum assunto relativo às atribuições do órgão que comunica: o

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destinatário dessa comunicação ou é o público, o conjunto dos cidadãos, ou outro órgão público, do Executivo ou dos outros Poderes da União.

o

tratamento impessoal que deve ser dado aos assuntos que constam das comunicações oficiais decorre:

Percebe-se,

assim,

que

a) da ausência de impressões individuais de quem comunica: embora se trate, por exemplo, de um expediente assinado por Chefe de determinada Seção, é sempre em nome do Serviço Público que é feita a comunicação. Obtém-se, assim, uma desejável padronização que permite que comunicações elaboradas em diferentes setores da Administração guardem entre si certa uniformidade;

b) da impessoalidade de que recebe a comunicação, com duas possibilidades, ela pode ser dirigida a um cidadão, sempre concebido como público, ou a outro órgão público. Nos dois casos, temos um destinatário concebido de forma homogênea e impessoal;

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c) do caráter impessoal do próprio assunto tratado: se o universo temático das comunicações oficiais se restringe a questões que dizem respeito ao interesse público, é natural que não cabe qualquer tom particular ou pessoal.

Desta forma, não há lugar na redenção oficial para impressões pessoais, como as que, por exemplo, constam de uma carta a um amigo. ou de um artigo assinado de jornal, ou mesmo de um texto literário. A redação oficial deve ser isenta da interferência da individualidade que a elabora.

a

objetividade e a formalidade de que nos valemos para elaborar os expedientes oficiais contribuem, ainda para que seja alcançada a necessária impessoalidade.

A

concisão,

a

clareza,

1.2.6. DEMAIS TEXTOS OFICIAIS

I- RELATÓRIOS

O RELATÓRIO contém informações sobre tarefas executadas e/ou sobre fatos ou ocorrências inquéritos e sindicâncias. Só recebem essa designação aqueles documentos que apresentam certas características formais e estilísticas próprias: título, abertura (origem. virgula, data, vocativo, etc.) e fecho (saudações protocolares e assinaturas). A ESTRUTURA DO RELATÓRIO compreende, além da abertura e do fecho:

a) Introdução indicação do fato investigado, do ato ou da autoridade que determinou a investigação e da pessoa ou funcionário disso incumbido. Enuncia, portanto, o propósito do relatório.

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b) Desenvolvimento (texto, núcleo ou corpo do relatório): relato minudente dos fatos apurados, indicando-se:

1. a data;

2. o local;

3. o processo ou método adotado na apuração;

4. discussão: apuração e julgamento dos fatos.

c) Conclusão e recomendações de providencias ou medidas cabíveis.

Alguns relatórios costumam incluir ainda material ilustrativo: diagramas, mapas, gráficos, desenhos etc., que podem vir incorporados no texto ou sob a forma de apêndice e anexos.

Exemplo de um relatório simples

Senhor Diretor,

TIMBRE

RELATÓRIO DE INVESTIGAÇÃO

Rio de Janeiro, 26 de outubro de 2000.

1. Tendo sido designado para apurar a denúncia de irregularidades ocorridas no Departamento dos Correios e Telégrafos, subindo à

apreciação De V.As., para os devidos fins, o relatório das diligencias que nesse sentido, efetuei.

2. Em 10 de setembro de 2000, dirigi-me ao chefe “A”, para inquirir os funcionários X e Y, acusado do extravio de valores endereçados à

firma S e L, desta praça.

3. Ambos negaram a autoria de violação da mala da correspondência, conforme termos constantes das declarações anexas.

4. No inquérito a que se procedeu, ressalta a culpabilidade do funcionário X, sobre quem recaem as mais fortes acusações.

5. O segundo: apesar de não se poder considerar mancomunado com o primeiro, tem parcela de responsabilidade, pois agiu por omissão,

sendo negligente no exercício de suas funções. Como chefe de turma, devia estar presente, na ocasião da abertura da mala em apreço o que não ocorreu conforme depoimento de lis

6. Do exposto resulta que somente o inquérito policial poderá esclarecer o crime perpetrado com a violação da mala de correspondência

da Seção “A”.

7. Impõe-se instauração imediata de processo administrativo. É o que me cumpre levar ao conhecimento de V. Sa.

Respeitosamente,

Assinatura Nome cargo do signatário

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II- ATA

PROFESSORA SOCORRO

A ATA é um documento em que são registrados, de forma objetiva os fatos ocorridos

durante uma reunião. A ata deve ser redigida se possível, enquanto ocorre a reunião, por isso é usual que o secretário, que a redige, seja uma pessoa não envolvida nas discussões e deliberações a serem tomadas pelos participantes. Ou seja, o secretário deve ser apenas

um observador e narrador fiel dos fatos.

FORMA E CONTEÚDO DA ATA: No quadro a seguir, estão as partes básicas constituintes de uma ata.

PARTE

CONTEÚDO

INTRODUÇÃO (OU CABEÇALHO)

nº. da ata e especificação da reunião (ex.: Assembléia Geral Ordinária).

ABERTURA

data (por extenso), hora local, tipo de reunião, nome completo da entidade, forma de convocação para a reunião.

VERIFICAÇÃO DE PRESENÇA (QUORUM)

registro do número de presentes e se ele é suficiente para a realização da reunião, segundo a lei ou os estatutos da entidade.

DEFINIÇÃO DA MESA DIRETORA

nome dos indicados para dirigir a reunião (presidente/coordenador e secretário(s)) e forma de escolha (aclamação/votação etc.) ver observações abaixo).

TEXTO

assuntos tratados, decisões, opiniões dos presentes, considerações, interrupções etc.

ENCERRAMENTO

frase-padrão do tipo “Nada mais havendo a tratar, encerraram-se os

trabalhos e a presente ata foi assinada por

Observações: O(s) presidente(s) / coordenador(ES) e os secretario(os) devem, necessariamente assinar a ata. Quanto à comprovação da presença dos outros membros participantes, pode ser adotado um dos seguintes procedimentos:

os participantes assinam a ata;pode ser adotado um dos seguintes procedimentos: junta-se a ela uma lista com as assinaturas dos

junta-se a ela uma lista com as assinaturas dos participantes (esse procedimento precisa ser registrado em ata).dos seguintes procedimentos: os participantes assinam a ata; dispensam-se as assinaturas dos participantes (esse

dispensam-se as assinaturas dos participantes (esse procedimento precisa ser registrado no encerramento da ata).a ata; junta-se a ela uma lista com as assinaturas dos participantes (esse procedimento precisa ser

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Dependendo da constituição da entidade, a ata pode ser um documento com valor jurídico. Por isso, nesses casos é imprescindível tomar certos cuidados com sua redação. Dentre esses cuidados, destacam-se:

A redação deve ser compacta , isto é, não se deixam parágrafos nem linhas em branco. (esse procedimento impede compacta, isto é, não se deixam parágrafos nem linhas em branco. (esse procedimento impede que, no futuro, sejam feitos acréscimos ao texto original da ata).

Os números importantes devem ser escritos por extenso ou em algarismos e repetidos por extenso entre parênteses. Exemplo:futuro, sejam feitos acréscimos ao texto original da ata). “ eleitos por um período de dois

“ eleitos por um período de dois anos ”

anos

” ou “

eleitos por um período de 2 (dois)

Não pode apresentar rasuras ou borrões, Se, durante a redação, ocorrer algum erro, deve-se empregar a palavra “digo” e escrever a forma correta. Exemplo: se empregar a palavra “digo” e escrever a forma correta. Exemplo:

seção

ficando indicado o Sr. José Pasquini para diretor, digo, supervisor da nova ”

Quando o erro só for percebido depois que a ata já estiver redigida, emprega-se a

seguinte expressão corretiva: “Em tempo: onde se lê

reunião da diretoria com os novos supervisores das regionais que, a princípio, estava marcada para maio ficou adiada para o início de julho.

“Exemplo: Em tempo: A

leia-se

O LIVRO DE ATAS: O livro de atas é um volume especialmente destinado à lavratura (redação) das atas de uma entidade. Cabe à pessoa responsável (secretario, diretor etc.) conferir ou colocar a paginação de todas as folhas do livro e rubricá-las ema a uma (em geral a rubrica é colocada no canto superior direito.

Termo de abertura

A mesma pessoa que rubrica as páginas do livro deve redigir, na 1ª página o termo de abertura.

TERMO DE ABERTURA

Este livro contém 200 (duzentas) páginas tipograficamente numeradas e por mim conferidas e rubricadas e destina-se ao registro das atas de

Reuniões da (coloca-se o nome da entidade) com sede nesta cidade, Rua

(Local e data)

(Assinatura) (Nome em letra legível) (Cargo)

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Termo de encerramento

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Quando todas as suas páginas já estiverem utilizadas pelos registros das atas, é necessário redigir, na última página o termo de encerramento.

TERMO DE ENCERRAMENTO

, e rubricou as páginas), destinou-se ao registro das Atas de Reuniões da (cita0se o nome da entidade), conforme se lê no Termo de Abertura constante na 1ª pagina.

Este livro, com 200 (duzentas) páginas, devidamente rubricadas pelo Sr

que na época era (cita-se o cargo da pessoa que fez o termo de abertura

(Local e data)

(Assinatura) (Nome em letra legível) (Cargo)

Modelo de ata

Aos quinze dias do mês de maio de dois mil e dez,reuniu-se o Conselho-Diretor da Caesb, em sessão ordinária , na sala vinte e cinco do prédio Central , no Setor de Indústria e Abastecimento de Brasília, trecho quatro, com a primeira chamada para as

[Digite uma citação do documento ou o resumo de uma questão interessante. Você pode posicionar a caixa

quinze horas e segunda chamada para as dezesseis horas.Os convocados se

de texto em qualquer lugar do documento. Use a guia Ferramentas de Caixa de Texto para alterar a

apresentaram no horário marcado. Estiveram presentes o Diretor-Geral,Roberto Carlos,

formatação da caixa de texto da citação.]

o vice, Caetano Veloso, Secretária executiva, Zizi Possi, demais membros da diretoria:

Diretora de Saneamento, Vera Fischer. Diretora de Finanças, Taís Araújo, Diretora de

Pessoal, Juliana Paes,Diretor de material, Rodrigo Santoro e Diretor de Comunicação,

Pedro Bial.A mesa foi composta pelos três diretores de Departamento e dirigida pelo Diretor-Geral . Os assuntos tratados foram debatidos na ordem do dia: 1- compra de mais dois veículos para os diretores, 2- contratação de vinte novos servidores por meio de concurso, 3- aumento do salário dos diretores, 4- votação das propostas. O item três foi aceito por unanimidade , os demais ficaram em suspenso, aguardando a decisão do Governador, que receberá a Exposição de Motivos do Diretor-Geral. Nada mais

havendo Modelo de a tratar, ata encerram-se os trabalhos e a presente ata é assinada por mim e pelos outros participantes da reunião. III - DECLARAÇÃO

Dá-se o nome de DECLARAÇÃO ao documento em que se afirma ou nega alguma coisa a respeito de determinado assunto. É emitida por pessoa física, por órgão público e por empresa ou instituição privada.

Características:

a) enquanto o atestado costuma ser expedido em favor de alguém, a DECLARAÇÃO é feita em relação a alguém, podendo ou não ser-lhe favorável;

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b) a estrutura da declaração é praticamente igual à do atestado;

c) se o declarante for pessoa física, o papel dispensa timbre e carimbo, mas é exigido RG

e CPF, além do reconhecimento da firma em cartório.

Exemplo de declaração de idoneidade

DECLARAÇÃO

Eu, Luciano Pires, brasileiro, casado, RG nº. 2.469.367 (SSP/SP), comerciante, estabelecido na rua Dr. Carlos Fontes, 148, Campinas, DECLARO conhecer, há 6 (seis) anos, o Sr, Irineu Lima Smith, brasileiro, viúvo, RG nº. 3.649.943 (SSP/SP), representante comercial, residente na rua 7 de Setembro, 543, em Ribeirão Preto, nada havendo, que seja de meu conhecimento, que o desabone moral ou profissionalmente.

Campinas, 26 de junho de 1999.

Luciano Pires

IV - ATESTADO

Atestado é o documento em que se confirma ou assegura a existência ou inexistência de uma situação de direito, de que se tem conhecimento, referente a alguém ou a respeito de algum fato ou situação.Consiste em dizer por escrito, afirmando ou negando, que determinada coisa ou algum fato referente a alguém correspondente à verdade e responsabilizar-se, assinando o documento.

Características:

a) no serviço público, o atestado é firmado por funcionário que, em razão de seu ofício ou

função, tem reconhecida credencial para fornecê-lo;

b) na empresa particular, o atestado é fornecido por alguém que exerce posição de chefia

compatível com a afirmação que prestar e com a destinação do atestado;

c) o papel em que é redigido o atestado deve conter o timbre ou carimbo do órgão público

ou da empresa que expede;

d) o atestado, diferentemente da declaração, costuma ser expedido à solicitação do(s)

interessado(s), formulada por escrito ou verbalmente;

e) a redação de um atestado apresenta comumente a seguinte ordem:

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I-

título, isto é, a palavra ATESTADO, em maiúsculas;

II-

nome e identificação da autoridade que emite (que também podem ser expressos no

final, após a assinatura) e da pessoa ou órgão que solicita;

III- texto, sempre sucinto, claro e preciso, contendo aquilo que se está confirmando ou

assegurando;

IV- local e data, na margem direita do texto;

V- assinatura, nome e cargo ou função de que atesta, à direita ou no centro.

Em geral, o atestado é emitido em favor de alguém, declarando algo sobre essa pessoa.

Exemplo de atestado

PROSPEC-SOLO FUNDAÇÕES S/A Av. Brasil, 453 - Campinas/SP - Tel: 414390

ATESTADO

ATESTAMOS que Maria Padilha estagiou no Depto. de Sondagens e Fundações desta empresa de engenharia no período de 03/04/94 a 06/11/95, desenvolvendo suas funções com seriedade, competência e profissionalismo.

Campinas, 20 de março de 1996.

José M. F. Fontanelle Eng. Supervisor de Sondagens CREA - 5.459/SP

Wilson Castilho Penha Chefe do Depto. de Pessoal

V- REQUERIMENTO

O REQUERIMENTO é um documento encaminhado por um particular a uma autoridade ou a um órgão público para solicitar (= requerer) algo a que julga ter direito legal. Sempre que

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possível, é conveniente citar a lei, decreto ou ato administrativo que justifica legalmente o que se está requerendo.

Senhor Prefeito de Mauá da Serra,

Deolindo Brunassi, brasileiro, casado, residente na Rua Mato Grosso, 1541, portador de CI nº 247.550-8 e CPF nº 338.400- 529, funcionário público municipal PO-2, requer, na forma da Lei Municipal 123 de 1996, adicional de 5% (cinco por cento) em seus vencimentos por ter completado cinco anos de serviço.

Nestes termos,

Pede deferimento.

Mauá da Serra, 3 de fevereiro de 200. Deolindo Brunassi

Para maior objetividade e simplificação, o fecho do requerimento pode ser dispensado. Se, no entanto, ele for usado, deve ser simples e direto.

Os fechos usuais estão no quadro abaixo e podem ser empregados sob a forma abreviada.

FECHO

ABREVIATURA

Nestes termos pede deferimento

N.T.P.D.

Aguarda deferimento

A.D.

Pede deferimento

P. Deferimento ou P.D.

Se for necessário citar a lei ou decreto que ampara legalmente o pedido, introduz-se essa informação logo após a palavra requerer. Assim:

requerer, de acordo com a Lei nº

VI- CERTIDÃO

de (data)

A CERTIDÃO é o documento mandado expedir por autoridade pública competente, a pedido de pessoa ou de órgão interessado, no qual se declara como certa e verdadeira a existência de fatos anteriormente registrados dentro das formalidades específicas. Se não houver esse registro anterior escrito dos atos ou fatos, o documento a ser expedido não

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será CERTIDÃO, mas sim, CERTIFICADO. Daí, serem confundidos, com certa freqüência, os dois documentos. Pode ser resumida ou integral, sempre, cópia de algum registro escrito já existente.

Exemplos: certidão de nascimento, certidão de casamento, certidão de óbito, nada consta.

Exemplo de certidão

ESTADO DE SÃO PAULO PREFEITURA DE CAMPOS DO JORDÃO

CERTIDÃO Nº

(espaço destinado ao “Visto” da autoridade responsável pela Expedição do documento, com respectiva data)

de 17 de fevereiro de 2000, que o Loteamento Bairro Novo,

, Municipal, nesta data, ficando entretanto ressalvado o direito desta Prefeitura de cobrar do proprietário do imóvel ou de seu sucessor quaisquer débitos que posteriormente venham a ser verificado

situado no lugar chamado Lagoa das Caraíbas, às margens da Estrada Rodoviária pavimentada BR

à av. Eliezer de Lima, nada deve à Fazenda

CERTIFICO, em cumprimento ao despacho exarado na petição nº

Campos do Jordão, 28 de fevereiro de 2000.

Mary das Neves Diretora de Obras

VII- CIRCULAR

A CIRCULAR é uma forma de correspondência pela qual o emissor, utilizando cópias de idêntico conteúdo, se comunica com diversos destinatários (pessoas, empresas, órgãos ou entidades). A circular é empregada para transmitir decisões, sugestões, convites, informações (ex.: lista de preços, decisões administrativas, lançamento de produtos, promoções etc.). Na correspondência oficial também cientifica o destinatário sobre a publicação de decretos, leis, editais etc.

Diferentemente da carta, a circular, pelo fato de ser enviada a vários destinatários, não contém os nomes deles. Emprega-se apenas um vocativo genérico, que se aplique a todos os destinatários (ex.: Senhor, Senhores, Senhor Cliente, Senhor Gerente, Senhor Associado, Senhor Encarregado, Senhor Secretário etc.)

Quando a circular é acompanhada de cópia de algum outro documento, é conveniente escrever a palavra anexo(s) no pé da página à esquerda e citar o nome do documento. Assim:

Anexo: cópia do Edital de Convocação.

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Exemplo de circular

PROFESSORA SOCORRO

ESTADO DE SÃO PAULO SECRETARIA ESTADUAL DE EDUCAÇÃO E CULTURA INSPETORIA SELECIONAL DE ENSINO SEÇÃO ZONA SUL

CIRC. Nº 057/1995/SEEC

DE: Inspetor Secional de Ensino PARA: Diretores de Estabelecimentos de Ensino Médio

Senhor Diretor,

São Paulo, 20 de novembro de 1995.

1. Tenho em vista a deliberação do Senhor Secretário de Educação e Cultura, contida no Diário Oficial de

, informo a V.Sa., que só estarão habilitados a lecionar nos referidos Estabelecimentos os professores com registro ou autorização desta inspetoria.

Atenciosamente,

Lindolpho A. Ortiz Inspetor Secional de Educação

(CONTEÚDO RETIRADO DO MANUAL DE REDAÇÃO DA PRESIDÊNCIA DA REPÚBLICA)

6. Telegrama

6.1. Definição e Finalidade

Com o fito de uniformizar a terminologia e simplificar os procedimentos burocráticos, passa a receber o título de telegrama toda comunicação oficial expedida por meio de telegrafia, telex, etc.

Por tratar-se de forma de comunicação dispendiosa aos cofres públicos e tecnologicamente superada, deve restringir-se o uso do telegrama apenas àquelas situações que não seja possível o uso de correio eletrônico ou fax e que a urgência justifique sua utilização e, também em razão de seu custo elevado, esta forma de comunicação deve pautar-se pela concisão (v. 1.4. Concisão e Clareza).

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6.2. Forma e Estrutura

Não há padrão rígido, devendo-se seguir a forma e a estrutura dos formulários disponíveis nas agências dos Correios e em seu sítio na Internet.

7. Fax

7.1. Definição e Finalidade

O fax (forma abreviada já consagrada de fac-simile) é uma forma de comunicação

que está sendo menos usada devido ao desenvolvimento da Internet. É utilizado para a transmissão de mensagens urgentes e para o envio antecipado de documentos, de cujo conhecimento há premência, quando não há condições de envio do documento por meio eletrônico. Quando necessário o original, ele segue posteriormente pela via e na forma de praxe.

Se necessário o arquivamento, deve-se fazê-lo com cópia xerox do fax e não com o próprio fax, cujo papel, em certos modelos, se deteriora rapidamente.

7.2. Forma e Estrutura

Os documentos enviados por fax mantêm a forma e a estrutura que lhes são

inerentes.

É conveniente o envio, juntamente com o documento principal, de folha de rosto, i.

é., de pequeno formulário com os dados de identificação da mensagem a ser enviada, conforme exemplo a seguir:

[Órgão Expedidor]

[setor do órgão expedidor]

[endereço do órgão expedidor]

Destinatário:

N o do fax de destino:

Remetente:

Tel. p/ contato:

Fax/correio eletrônico:

N o de páginas: esta + Observações:

N

o do documento:

Data:

/

/

8. Correio Eletrônico

8.1 Definição e finalidade

O correio eletrônico (“e-mail”), por seu baixo custo e celeridade, transformou-se na

principal forma de comunicação para transmissão de documentos.

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8.2. Forma e Estrutura

Um dos atrativos de comunicação por correio eletrônico é sua flexibilidade. Assim, não interessa definir forma rígida para sua estrutura. Entretanto, deve-se evitar o uso de linguagem incompatível com uma comunicação oficial (v. 1.2 A Linguagem dos Atos e Comunicações Oficiais).

ser

de

preenchido de modo a facilitar a organização documental tanto do destinatário quanto do remetente.

Para os arquivos anexados à mensagem deve ser utilizado, preferencialmente, o formato Rich Text. A mensagem que encaminha algum arquivo deve trazer informações mínimas sobre seu conteúdo

Sempre que disponível, deve-se utilizar recurso de confirmação de leitura. Caso não seja disponível, deve constar da mensagem pedido de confirmação de recebimento.

8.3 Valor documental

Nos termos da legislação em vigor, para que a mensagem de correio eletrônico tenha valor documental, i. é, para que possa ser aceita como documento original, é necessário existir certificação digital que ateste a identidade do remetente, na forma estabelecida em lei.

O

campo

assunto

do

formulário

correio

eletrônico

mensagem

deve

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