PENYIMPANAN REKAM MEDIS

No. Dokumen : SOP/VIII/UKP/ /17

No. Revisi :-
SOP
Tanggal Terbit :
Halaman : 1/2

Puskesmas dr. Syamsyuddin

NIP.1973060620031
Seulimeum 21017
Pengertian Penyimpanan/ Retensi adalah proses pemisahan status rekam medis yang
aktif menjadi inaktif yaitu status rekam medis yang tidak aktif selama 2
tahun terhitung kunjungan terakhir pasien.
Pemusnahan adalah proses memusnahkan status rekam medis yang sudah
memenuhi syarat yaitu 2 tahun disimpan setelah masa retensi.
Tujuan Sebagai acuan dalam melakukan penyimpanan rekam medis dalam
rangka menjaga kerahasiaan dan keamanan informasi dan mengurangi
jumlah arsip rekam medis yang semakin bertambah.
Kebijakan Keputusan Kepala Puskesmas Seulimeum Nomor SK/AK/PKM/SLM/
/2017t entang pelayanan penunjang klinis pengelolaan obat, pelayanan
radiodiagnostik, manajemen informasi, manajemen lingkungan dan
prasarana, manajemen peralatan, manajemen sumber daya manusia
(SDM) klinis Puskesmas Seulimeum.
Referensi Permenkes Nomor 269 Tahun 2008 tentang Rekam Medis.
Prosedur 1. Rekam medis pada sarana pelayanan kesehatan non rumah sakit
(puskesmas) wajib disimpan sekurang kurangnya untuk jangka
waktu 2 (dua) tahun terhitung dari tanggal terakhir pasien berobat.
2. Setelah batas waktu yang ditentukan terlampaui, rekam medis dapat
dimusnahkan.
A. Prosedur retensi status rekam medis
1. Dilihat dari tanggal kunjungan terakhir.
2. Setelah 2 tahun dari kunjungan terakhir tersebut pasien tidak
berkunjung ke puskesmas,berkas diambil dari rekam medis yang
masih aktif ,kemudian catat dalam buku retensi rekam medis.
3. Retensi dilakukan 1 tahun sekali setiap bulan Desember.
B. Prosedur pemisahan status rekam medis aktif menjadiinaktif
1. Dilihat dari tanggal kunjungan terakhir.
2. Rekam medis yang tidak aktif selama 2 tahun terhitung dari
kunjungan terakhir pasien , berkas dipisahkan di ruang lain /
terpisah dari status rekam medis aktif kemudian catat dalam buku
 catatan rekam medis inaktif.
3. Status rekam medis inaktif dikelompokkan sesuai dengan tahun
terakhir berkunjungan.
C. Prosedur Pemusnahan
1. Status rekam medis yang sudah memenuhi syarat untuk
dimusnahkan dilaporkan kepada kepala puskesmas.
2. Kepala puskesmas membuat surat keputusan tentang pemusnahan
status rekam medis dan menunjuk tim pemusnahan status rekam
medis.
3. Pembentukan tim pemusnahan dari unsur rekam medis dan tata
usaha dengan SK kepala puskesmas.
4. Tim pemusnah membuat berita acara pemusnahan yang ditanda
tangani ketua dan sekretaris dan diketahui kepala puskesmas.
5. Berita acara pemusnahan status rekam medis yang asli di simpan di
puskesmas.
6. Khusus untuk arsip status rekam medis yang rusak / tidak dapat
dibaca dapat langsung dimusnahkan dengan terlebih dahulu dicatat
dalam buku catatan pemusnahan.
7. Pemusnahan dilaksanakan dengan dibakar biasa disaksikan pihak
ketiga dan tim pemusnah.
Unit Terkait Ruang Pendaftaran
Rekaman Historis Tanggal mulai
No Yang diubah Isi Perubahan
Perubahan diberlakukan

2/2