Sistema de Gesto dos Documentos da Engenharia [EDMS]

O caminho para a Colaborao da Engenharia e Melhoria de Processos

 O gerenciamento de informaes crucial para o sucesso de
qualquer organizao. No setor de Manufatura e Arquitetura,
Engenharia e Construo [AEC], a natureza do negcio exige
uma forma Web-based e centralizada de gerenciar e
compartilhar documentos. Arquitetos, designers, engenheiros,
empreiteiros, fornecedores e fabricantes requerem mtodos
eficazes para trabalhar com um grande nmero de documentos
que frequentemente consistem de centenas de tipos de arquivos
diferentes, incluindo documentos Office e PDF, desenhos em
CAD e arquivos de imagens. Eles exigem uma maneira simples
de gerenciar as relaes muitas vezes complexas entre desenhos de engenharia e os
documentos relacionados dentro dos processos de negcio existentes.

Em um mundo orientado pela colaborao global, mais importante do que nunca que
pessoas e organizaes se comuniquem entre si. Ideias, projetos, documentos e
contedos agora podem ser compartilhados e distribudos de forma rpida e eficiente. O
sucesso de qualquer setor depende da flexibilidade para reagir rapidamente a mudanas.
EDMS desempenha um papel essencial no setor de AEC e Manufatura ao facilitar a
aquisio, discusso e redistribuio das informaes modificadas.

Documentos de engenharia devem ser entregues a outros departamentos na organizao,

convertidos em formatos facilmente acessveis e armazenados em sistemas onde outras
pessoas possam recuperar as informaes, substituindo cpias ultrapassadas.

O aplicativo de ECM da SoftExpert, SE EDMS, oferece uma soluo de gerenciamento de

contedo de engenharia robusta e
altamente escalvel para toda a
organizao. Ele cria a plataforma
essencial de colaborao que
conecta pessoas e une a engenharia
corporao ao mesmo tempo em
que impulsiona informaes
relativas ao design de fontes
diferentes, em todas as fases do
projeto.

O EDMS da SoftExpert oferece um

depsito nico de autoridade para
armazenar e organizar documentos
de engenharia. A soluo oferece a
engenheiros e equipes de suporte
um ambiente seguro e colaborativo
com base em Web para criar,
capturar, revisar e gerenciar
documentos de engenharia
completos e em andamento. Alm
disso, o EDMS da SoftExpert reduz o
tempo gasto gerenciando
documentos e projetos e melhora a
produtividade ao tornar o contedo
de engenharia mais acessvel s
partes envolvidas.
PRINCIPAIS CARACTERSTICAS

Definio e Indexao
A arquitetura da soluo oferece captura de contedo e integrao
nativa com ferramentas de autoria que so padro no setor, incluindo
documentos Office (Microsoft, OpenOffice, etc.), desenhos de
engenharia (AutoCAD, Microstation, SolidWorks, Solid Edge, etc.),
PDF, mdia rica, entre outros.
Fornece indexao de contedo automtica e gerao de nmero de
documento com capacidades extensveis de metadados e mscaras
de identificao, em conformidade com a taxonomia corporativa.
Gerencia e rastreia relaes pai/filho e externas em projetos CAD,
incluindo atributos, integrao de dimenses e de dados.
Cria modelos para ajudar a indexar novos documentos, criar novos
registros ao armazenar metadados-padro que podem ser utilizados
quando um usurio acrescenta novas informaes ao sistema.
Oferece uma forma rpida e potente de importar/exportar
automaticamente lotes de documentos criados internamente ou
recebidos de fornecedores ou subcontratados.

Mask
Paper size(uuu) + Purchase Order Number(uu) + Contract Number(uu)

Busca e Visualizao
Fornece buscas intuitivas e recupera informaes em
depsitos federados utilizando tecnologia avanada,
incluindo recuperao total de texto - full text retrieval,
destaque do termo de busca - highlighting, categorias de
metadados e dinmicas
Permite que os usurios facilmente construam e salvem
consultas de buscas utilizando critrios pr-definidos,
campos, usurios de sistema, tipo de documento, datas de
criao/modificao, status de aprovao de documentos,
verso do documento, nmero do documento e qualquer
outro metadado.
Realiza prvia do contedo sem fazer download do
documento, utilizando um visualizador embutido que
suporta todos os formatos de documento de desenho e
Office comumente utilizados.
Exibe e compara verses antigas e novas de documentos
CAD para verificar se todas as mudanas de engenharia
foram feitas corretamente.
Fornece visualizaes de navegao para organizar documentos de acordo com qualquer combinao de metadados.
Os usurios conseguem visualizar rapidamente arquivos anexos e uma lista de todas as relaes pai/filho com um
documento.
Obtm mais informaes relativas ao documento, como histrico de auditoria, marcaes ou revises anteriores de
contedo ao coletar detalhes na visualizao de dados do documento.

Alterao e Colaborao
Automatiza processos de gerenciamento de documentos, como
solicitaes de alterao e processos de reviso e aprovao de
documentos.
Define rotas automaticamente para mltiplos autores, revisores e
aprovadores antes de estar pronto para distribuio geral.
Estende a soluo para alm de registros eletrnicos para integrar
o gerenciamento de registros fsicos com contedo eletrnico,
permitindo a reteno, o descarte e a proteo, alm de polticas
de auditoria associadas a registros de negcio
independentemente de localidade ou tipo.
Oferece um espao de trabalho seguro para controlar o
recebimento e a entrega de documentos com partes externas,
compartilhando e editando documentos e projetos diretamente do
navegador do usurio.
Cria diversas marcaes para um determinado documento para
comunicar mudanas de reviso e aprovao que precisam ser
feitas a um documento de engenharia.
Fornece notificao imediata de tarefas pendentes que exigem
ateno com a descrio do trabalho a ser feito, um visualizador de
tarefas, quem atribuiu a tarefa e quando ela precisa ser concluda.
Fornece a gerentes e outros revisores uma forma, em
conformidade com a regulao, de assinar documentos
eletronicamente, ao mesmo tempo em que fornece a equivalncia
da autenticidade da assinatura em um documento em papel
atravs do tipo de padro de assinatura XML ou CMS.
Disponibiliza marcaes - redlines para sugerir alteraes ou
fornecer feedback sobre documentos associados a fluxos de
trabalho e projetos de engenharia.
Oferece um fluxo de trabalho integrado ad-hoc para garantir
processos adequados de aprovao, controle de verso e reviso
e funcionalidades de check-in /check-out para eliminar mudanas
simultneas no contedo.
Controle de Projeto
Captura, classifica e avalia todas as fontes de demanda
para priorizar adequadamente e aloca recursos s
maiores oportunidades de valor.

Define bases para capturar o plano de projeto inicial e

conscientizar toda a equipe sobre o desempenho do
projeto com indicadores essenciais de desempenho,
como anlise de valor agregado e varincias.

Mantm um modelo completo da capacidade da

organizao e de planejamento de recursos, inventrio de
habilidades, carga de trabalho de diversos projetos e
demanda de recursos.

Otimiza o uso de habilidades e garante que todos os

recursos de misso crtica estejam alinhados com
projetos de alta prioridade.

Fornece projetos ou modelos reutilizveis que ajudam os

praticantes a criar planos de projeto de qualidade
consistentemente superior, incluindo entregveis e
recomendaes para suas prprias melhores prticas.

Aumenta a produtividade e as eficincias do local de

trabalho atravs da colaborao com workflows
integrados que automatizam e rastreiam o fluxo de todo o
trabalho do projeto.

Rastreia o progresso das informaes distribudas com

transmisses de documento do projeto que se estende
para incluir fornecedores externos, empreiteiros,
fornecedores, etc.

Identifica e gerencia possveis riscos, problemas,

mudanas ou qualquer exceo em tempo hbil para
abordar o possvel impacto sobre cronograma e custo.

Promove com eficcia a comunicao de informaes

atravs de grficos, incluindo Grficos Gantt,
Histogramas, Diagramas e Grficos de Rede de
Atividades.

Analisa graficamente o portflio de projetos ao longo de

vrios indicadores de desempenho.

Certifica que o projeto foi concludo de acordo com o

oramento especificado, cronograma, escopo e atingiu o
resultado pretendido.

Arquiva todo o contedo do projeto como um modelo

para futuros projetos, anlise de lies aprendidas e
auditorias.

Check-in e Check-out automticos | Controle de reviso

Transmisso de contedo | Mltiplos fluxos de trabalho | Markup e Redline
Comentrios eletrnicos | Trilhas de auditoria | Fcil configurao
Buscas personalizadas | Colaborao automatizada | Integraes CAD
 SOFTEXPERT EXCELLENCE SUITE

EMPRESA

A SoftExpert a empresa lder de mercado em solues para a excelncia na gesto, fornecendo softwares e servios
para o aprimoramento de processos de negcio, conformidade regulamentar e governana corporativa.

Fundada em 1995 e contando atualmente com mais de 2 mil clientes e 300 mil usurios ao redor do mundo, as solues
da SoftExpert so utilizadas por empresas dos mais variados portes e ramos de atuao, incluindo manufatura, governo,
farmacutico, hospitais e laboratrios, servios financeiros, alta tecnologia e TI, educao, energia e utilidade pblica,
logstica, varejo, servios, dentre outros.

Em conjunto com a sua rede de parceiros, a SoftExpert oferece servios de implantao, treinamento, hospedagem,
validao, suporte e assistncia tcnica, com o intuito de assegurar que seus clientes obtenham sempre o mximo de
retorno sobre seus investimentos.

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