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A~QUIVO
TEOMA E PRTICA
1
MARILENA LEITE PAES

ARQUIVO ;

TEORIA E PRATICA
3a EDiyO REVISTA E AMPLIADA
.1

L
1

1
FUNDA~O GETULIO VARGAS
.. EDITORA
ISBN - 85-225-0220-X
Copyright e: 1986 Marilena Leite Paes
Direitos desta edic;ao reservados ~
EDITORAFGV
RuaJomalista Orlando Dantas, 37
22231-010- Rio de Janeiro, RJ- Brasil
Tels.: 0800-021-7777 - 21-3799-4427
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Todos os direitos reservados. A re..Produs:ao nao autorizada desta publicacrao,
no todo ou em parte, constitui violac;ao do copyright (Lei n 9.610/98).
1 edic;ao - 1986
2 edic;ao - 1991
3 edic;ao rev. e ampl.- 1997
1 e 2 reimpressoes- 2002
3 reimpressao - 2004
4 e S reimpressoes - 2005
6! reimpressao - 2006
7 e 8 reimpressoes - 2007
9 e 1Q! reimpressoes - 2008
11 e 12 reirnpressoes- 2009
RE.VJS.Ao: Aleidis de Beltran e Fatim.a Caroni
EnrroRA<;:Ao ELETRNICA: Fatim.a Agra
CAPA: Trra linhas studio
Ficha catalogrfica elaborada pela Biblioteca
Mario Henrique Simonsen/FGV

Paes, Marilena Leite


Arquivo: teoria e prtica 1 Marena Leite Paes. - 3. ed.
rev. ampl. - Rio de Janeiro : Editora FGV, 2004.

228p.
Inclui bibliografia e mdice.
l. Arquivos e arquivamento (Documentos). I. Funda~ao Getu-
lio Vargas. TI. Ttulo. Aos meus pas,
A Maria de Lourdes da Costa e Souza,
CDD -651.53
CDU -651.53 A Eloisa Riani,
Aos arquivistas brasileiros
L

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l.

l.

. ''A essencia da profissao de arquivista


manter til a memria da institui!<ao."
jorge Gustavo da Costa
1

.?
1
SUMRIO

1
1
Apresenta~;ao da J"- edi~;ap 11

Apresenta~;ao das Fe 2!!. ;edi~;oes 13

'
Captulo 1 - rgaos de ~ocumenta~;ao 15
1
Arquivos, bibliotecas, museus 15
Centros de docmrienta~;ao ou informa~;ao 16
Paralelo entre biblioteca e arquivo 17

Captulo 2- Introdu~;ao! ao estudo dos arquivos 19


Origem 19 i
Conceito 1~
Finalidade 2o
1
Fun~;ao 20 1

Classifica~;ao i 20
Terminologia arqu~vstica 23
Tipos de arquivam~nto 28
1

Classifica~;ao dos dpcumentos 29


Correspondencia, ~ua classifica~;iio e caracteriza~;ao 31

''3 - o
aap1tu1o . _1 d.;. -d .
rgamza~;a9 e a ffilmstra.~;ao e arqmvos 35
Levantamento de dados 35
1

Anlise dos dados coletados 36


Planejamento 361
,,

__
L

Captulo 4- Gestao de documentos 53


Arquivos correntes 54
Arquivos intermedirios 115

Captulo 5- Arquivos permanentes 121


APRESENTACAO DA 3 EDICAO
Atividades de arranjo 122
Atividades de descric;ao e publicac;ao 126 l
Atividades de conservac;ao 141
Atividades de referencia 146

Captulo 6 -Arquivos especiais 147 A partir de 1986, quando foi publicada ~ 1.!. edic;ao deste manual, inmeras
inovac;es .tecnolgicas surgiram em decorrencia da evoluc;ao da humanidade,
Arquivo fotogrfico 148 ,
Arquivo de fita magntica, filme e disco 153 coro reflexos em todas as reas da vida cotidiana do hornero.
Arquivo de recorte de jornal 154 Tais avanc;os, porm, nao invalidam os conhecimentos aqu transmiti-
Arquivo de catlogo impresso 154 dos, por conterem eles fundamentos bsicos para a utilizac;ao eficaz e adqua-
da da moderna tecnologa da informac;ao. possvel que em futuro nao muito
longnquo se tenha que reescrever e redefinir os conceitos e principios arqui-
Captulo 7- As tcnicas modernas a servic;o dos arquivos 155
vsticos at aqui adotados. Mas, o fato que, no momento presente, ainda pre- 1
Microfilmagem 155 dorninam os sistemas e metodologas convencionais.
Tecnologa da informac;ao . 157 )
Apesar disso, julgou-se oportuno introduzir algumas alterac;es no texto
desta 3.!. edic;ao, coro o objetivo de atualizar mnimamente 'a matria, nao s ]
Captulo 8- A poltica nacional de arquivos: Conselho Nacional de para atender a algumas questes tecnolgicas como para adequar a legislac;ao
1
Arquivos; Sistema Nacional de Arquivos 161 recente alguns conceitos aqu formulados.
Assim, por exemplo, a destinac;ao de documentos, abordada no captulo 1

Anexo 1- Exerccios 165 sobre Arquivos Permanentes das edic;es anteriores, conforme preconizava at J
entao Schellenberg, foi includa no captulo dedicado a Gestao de Documen-
tos, em decorrencia da ampliac;ao do conceito de arquivos correntes, claramen-
Anexo 2- Respostas 183
te definido na Le n!! 8.159, de 8-1-1991, que dispe sobre a poltica nacional
de arquivos.
Bibliografia 213 Concluindo, deixo aqu meus agradecimentos a Helena Correa Macha-
do, exemplar, competente e generosa profissional, pelas sugestes oportunas
ndice analtico 221 que contriburam para o aprimoramento desta edic;ao.
J
Rio deJaneiro, 1997 1

~ 1
Marilena Leite Paes 1

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~"'e?J
APRESEN~ACAO DAS. 1 E 2 EDICOES
1

Com o objetivo de Lprir a falta de publicac;ao especializada em lngua


portuguesa, notadamen~e no caso de arquivos institucionais e empresariais,
elaboramos, em 1969, o\ trabalho intitulado O papel da arquivstica na docu-
mentario, editado pelq Instituto de Documentac;ao da Fundac;ao Getulio
Vargas e impresso sob a forma de apostila, para uso dos alunos de seus cursos.
1

Reunindo conhe~imentos colhidos em vrias fontes bibliogrficas,


aquele modesto trabalhd foi sendo enriquecido e atualizado bienalmente, com
- de novas tecmcas,
a descnc;ao ,l. . e meto
teonas ' dos, bem como com o resu1tado
da vivencia do dia-a-dia ~a busca de soluc;oes adequadas P!ll"~ os problemas do
mundo moderno. \
?1

A partir de 1972 trabalho passou a ser publicado sob o ttulo Arqui-


vo: teora e prtica, ttulb este cuja essencia procuramos manter nestas edic;oes
por j estar consagrado ~unto aos interessados n matria e por se tratar, na
verdade, de urna ampla r~is~o e atualizac;ao dos trabalhos anteriores.
A transformac;ao ~a apostil em livro surgiu da necessidade de atender
as inmeras solicitac;oes ~irigidas a Fundac;ao Getulio Vargas pelas universida-
des mantenedoras de. cursos de arquivologia, biblioteconomia e documenta-
c;ao, em geral, bem como\ de instituic;oes tcnicas e culturais, empresas etc.
Assim, considerando o objetivo deste livro, qual seja, o .de introduzir os
interessados no complei,o labirinto das tcnicas de arquivo, inclumos, nos
anexos, exerccios seguidqs de suas respectivas respostas, para habilitar o leitor
a avaliar seus conhecime~tos, aps a leitura da matria.
Na impossibilidad~ de mencionar todos os meus parentes, amigos, cole-
gas e alunos, adotei nos bcemplos e nos exerccios os nomes de apenas alguns
deles como forma de exp}essar minha carinhosa homenagem a tantos quantos
me tem ensinado e ajuda#o a viver e a servir melhor.
14 ARQUIVO: TEORIA E PRTICA

de justic;a registrar os nomes de Maria de Lourdes da Costa e Souza,


Maria Luiza Dannemann, Regina Alves Vieira e Jos Pedro Espose!, dentre ou- r
tros, cujos ensinamentos e troca de experiencias inspiraram grande parte dos r
conceitos aqui emitidos.
Cabe-me ainda registar os melhores agradecimentos ao prof. Benedicto CAPTULO 1 r
Silva, idealizador e diretor do Instituto de Documentat;o da Fundat;o Getu- r
lio Vargas desde sua criac;:o, em 1967, at sua extin;:o em 1990, pelo estmulo RGAOS DE DOCUMENTACAO
e colaborac;:o que possibilitaram o lant;amento desta publica;:o.
A Terezinha de Jesus Santos, tcnica de informat;o, que fez a reviso 1

crtica e sugeriu urna srie de alterac;:es nas primeiras edi;:es que, sem dvi-
da, muito contriburam para a melhoria deste trabalho, minha gratido toda
especial.
A Eloisa Helena Riani, falecida em 18 de marc;:o de 1989, em pleno vi- 1. Arquivos, bibliotecas, museus
gor de sua maturidade, profissional das mais competentes e amiga leal, que
alm de colaborar na redat;o deste texto tomou a si a tarefa de revis-lo, meu A escrita um conjunto de smbolos dos quais nos servimos para repre-
carinho fraterno e meu emocionado muito abrigada, agradecimento este que sentar e fixar a linguagem falada.
estendo a Crsio Furtado de Mendonc;a, excepcional datilgrafo, pelo preparo Mas a escrita nao somente um procedimento destinado a fixar a pala-
dos originais. vra, um meio de expressao permanente; ela d tambm acesso direto ao mun-
do das idias. Nao s reproduz bem a linguagem articulada, mas permite ain-
Rio deJaneiro, 1991 da apreender o pensamento, e o faz atravessar o tempo e o espat;o.
O homem primitivo, tendo necessidade de um meio de expressao per-
Marilena Leite Paes manente, recorreu a urna engenhosa disposit;ao de objetos simblicos ou a si-
nais materiais (ns, entalhes, desenhos), que constituram a base dos primeiros
sistemas de escrita.
.Esses sistemas, ainda rudimentares, evoluram na medida em que os po-
vos atingiam graus elevados de cultura ou absorviam o que havia de bom nas 1
civiliza;:oes mais adiantadas com quem mantinham relac;:oes comerciais.
Foi um longo processo de transformac;:ao e simplificac;:ao at o homem
atingir a perfeic;:ao da escrita fontica, isto , a invenc;:ao do alfabeto.
Paralelamente a evoluc;:ao da escrita, o homem aperfeic;:oou tambm o
material sobre o qual gravava seus sinais convencionais, alterando, como conse-
qencia, lenta e progressivamente, o aspecto dos "documentos", bem diferen- .1
tes da forma pela qual hoje os conhecemos.
Logo que os pavos passaram a um estgio de vida social mais organiza-
do, os homens compreenderam o valor dos documentos e comec;:aram a reu-
nir, conservar e sistematizar os materiais em que fixavam, por escrito, o resul-
tado de suas atividades polticas, sociais, econornicas, religiosas e at mesmo
de suas vidas particulares. Surgiram, assim, os arquivos, destinados nao s -a
16 ARQUIVO: TEORIA E PRTICA RGAOS DE DOCUMENTAQAO 17

guarda dos tesauros culturais da poca, como tambm a prote~ao dos docu- contriburam significativamente para o aumento da complexidade dos docu-
mentos que atestavam a legalidade de seus patrimonios, bem como daqueles mentos. Tais fatos gerJram grande massa de informa~6es e novas tipos fsicos
que contavam a histria de sua grandeza. de documentos, como ~elatrios tcnicos, teses, patentes, desenhos, fotografias,
Em pocas remotas, no entanto, esses arquivos eram poucos, pois o su- microfilmes, microfic~as, film~, diapositivas, discos, fitas. magnticas e, mais
porte da escrita era o mrmore, o cobre, o marfrm, as tbuas, os tabletes de ar- recentemente, os prod~tos dos sistemas de computador- dtsquetes, CD-ROM
gila e outros materiais. S mais tarde que apareceram o papiro, o pergami- Esse constante d:escimento qualitativo e quantitativo, tambm chamada
nho e, finalmente, o papel, que tornou possvel a reuniao de grandes arquivos. de "explosao da inforlna~ao", provocou a evolu~ao e o aperfei~oamento das
Durante muito tempo as no~oes de arquivo, biblioteca e museu se con- tcnicas de registro e a~lise dos documentos, "a fim de poupar ao estudioso a
fundiram, nao s pela finalidade e forma fsica dos documentos, mas tambm perda de tempo e o ekfor~o intil de, por carencia de informa~oes, resolver
porque estas institui~oes tinham o mesmo objetivo. Na verdade, elas funciona- problemas j sohicionddos ou repetir experiencias que foram testadas anterior-
varo como grandes depsitos de documentos, de qualquer espcie, produzidos mente" (Centro InterJmericano de Pesquisa e Documenta~ao em Forma~o
pelo hornero. Entretanto, a evolu~ao histrica da humanidade, aliada a fatores Profissional, 1970). 1 . .
culturais e tecnolgicos como, por exemplo, o advento da imprensa, pouco a Tal a fun~ao dds centros de documenta~o ou informa~o, que abrangem
pouco for~ou a delimita~ao dos campos de atua~o de cada urna delas. Muito algumas atividades prJrias da biblioteconornia, da arquivstica e da informtica,
embora as tres tenham a fun~ao de guardar, seus objetivos sao diferentes, po- senda 0 seu campo bent maior, exigindo especializa~o no aproveitamento de do-
deudo ser assim definidos: cumentos de toda espde. Em sntese, o centro de informa~oes tem por finalidade
ARQUNO - a acumula~ao ordenada dos documentos, em sua maioria tex- coligir, armazenar, class~car, selecionar e disseminar toda a inf~rma~o. ~ "essen~
tuais, criados por urna institui~ao ou pessoa, no curso de sua atividade, e pre- ca da documenta~ao d,eixou de ser o documento, para ser a informa~ao em SI
servados para a consecu~ao de seus objetivos, visando autilidade que poderao mesma" (Centro Inter$ericano de Pesquisa e Documenta~o em Forma~o Pro-
oferecer no futuro. fissional, 1970). [
BIBUOTECA - o conjunto de material, em sua maioria impresso, disposto or-
O rgao de dodumenta~ao varia na sua finalidade, de acordo com os
denadamente para estudo, pesquisa e consulta. propsitos fundamentlis de sua cria~ao. Trabalha com documentos, criando-
MusEU - urna institui~ao de interesse pblico, criada com a finalidade de os ou coletando-os ciaJsificando-os, conservando-os ou divulgando-os.
conservar, estudar e colocar a disposi~ao do pblico conjuntos de pefas e obje- De acordo c~m ~uas caractersticas fsicas e a significa~ao de seu conte-
tos de valor cultural. do, os documentos dev~m receber tratamento distinto, adequado a cada caso.

Observa-se, entao, que a fmalidade das bibliotecas e dos museus essen- i


cialmente cultural, enquanto a dos arquivos primordialmente funcional, 3. Paralelo entre biblioteca e arquivo
muito embora o valor cultural exista, urna vez que constituem a base funda- . .. . d fi .
Schellenberg (19,59b), arqulVlsta norte-amencano, e mu os campos e
d
mental para o conhecimento da histria.
atua~ao das biblioteca~ e dos arquivos, estabelecendo um pa,,ralelo entre esses
distintos rgaos de dobtmenta~ao. Suas caractersticas prindpais podem ser as-
2. Centros de documentagao ou informago . resurru"d as:
srm 1
!
1

O surto de progresso cientfico e tecnolgico desencadeado a partir do BIBLIOTEtA ARQYNO


sculo XIX, a rpida mudan~a dos limites de vrios campos do conhecimento 1 Gnero de documentos
e as diversas rela~oes estabelecidas entre eles, o aparecimento de novas especia- Documentos impressos Documentos textuais
liza~oes e profissoes, a cria~o de vrios tipos de organiza~oes, as atividades de Audiovisual Audiovisual
pesquisa ultrapassando os muros das universidades e inmeros outros fatores Cartogrfico 1 Cartogrfico
18 ARQUJVO: TEORIA E PRTJCA

continua!?o
Origem
Os document~s ~ao produzi?os e conser- 1 Os documentos sao produzidos e con- r
vados com obeovos culturrus servados com objetivos funcionais

Aquisipo ou custdia
Os documentos sao colecionados de fon- Os documentos nao sao objeto de cole-
tes diversas, adquiridos por compra ou L
c;:iio; proyem tao-s das atividades pbli- CAPTULO 2
doac;:iio cas ou privadas, servidas pelo arquivo
Os documentos existem em numerosos
exemplares
Os documentos sao produzidos num ni- INTRODUCAO AO ESTUDO DOS ARQUIVOS
co exemplar ou em limitado nmero .de
cpias
A significac;:iio do acervo documental nao H uma significac;:ao organica entre os
depende da relac;:iio que os documentos te- documentos
nham entre si
T
Mtodo de avaliafO
1. Origem .1
Aplica-se a unidades isoladas Preserva-se a documentac;:ao referente a
urna atividade, como um conjunto e nao H dvidas quanto a origem do termo arquivo. Alguns afirmarn ter sur-
como unidades isoladas gido na antiga Grcia, com a denomina~ao arch, atribuda ao palcio dos
o julgamento nao tem carter irrevogvel Os julgamentos sao finais e irrevogveis magistrados. Da! evoluiu para archeion, local de guarda e depsito dos docu-
O julgamento envolve questiies de conve- A documentac;:ao nao raro existe ern via mentos_
niencia, e nao de preservac;:ao ou perda nica Ramiz Galvao (1909) o considera procedente de archivum, palavra de
total
origem latina, que no sentido antigo identifica o lugar de guarda de documen-
Mtodo de classicafO tos e outros ttulos.
Utiliza mtodos predeterminados Estabelece classificac;:ao especfica para
cada instituic;:ao, ditada pelas suas parti- 2. Conceito J
cularidades
Exige conhecimento do sistema, do con- Exige conhecimento da relac;:ao entre as Al; defmi~oes antigas acentuavarn o aspecto legal dos arquivos, como de-
tedo e da significac;:iio dos documentos a unidades, a organizac;:ao e o funcionamen- psitos de documentos e papis de. qualquer espcie, tendo sempre relafO
classificar to dos rgiios
com os direitos das ins~tui~oes ou individuos. Os documentos serviarn ape-
Mtodo descritivo ,nas para estabelecer ou reivindicar direitos. Q!lando nao atendiarn mais a esta
Aplica-se a unidades discriminadas Aplica-se a conjuntos de documentos exigencia, erarn transferidos para museus e bibliotecas. Surgiu da a idia de
As sries (anurios, peridicos etc.) sao As sries (rgaos e suas subdivisiies, ativi- arquivo administrativo e arquivo histrico. 1
unidades isoladas para catalogac;:ao dades funcionais ou grupos documentais Q!anto a conceitua~ao moderna, Solon Buck, ex-arquivista dos EUA-
da mesma espcie) sao consideradas uni- ttulo que corresponde ao de diretor-geral de nosso Arquivo Nacional - assim
dades para fins de descric;:ao o definiu: '~quivo o conjunto de documentos oficialmente produzidos e re-
cebidos por um govemo, organiza~ao ou firma, no decorrer de suas atividades,
Concluindo, pode-se dizer que a biblioteconornia trata de documentos arquivados e conservados por si e seus sucessores para efeitos futuros" (Sou-
individuais e a arquivstica, de conjuntos de documentos. za, 1950).
20 ARQUIVO: TEORIA E PRTICA INTRODUQiiO AO ESTUDO DOS ARQUIVOS 21

Desse conceito deduzimos tres caractersticas bsicas que distinguem os 5. 1 Entidades mantenedoras

organiza~ies, os arquivos por elas produ-


arqu1vos:
Em face das caractLsticas das
l. Exdusividade de criaro e recepro por uma repartipq rma ou institui-
zidos podem ser:
ro. Nao se considera arquivo urna cole~ao de manuscritos histricos, reu-
1

nidos por uma pessoa.


2. Origem no curso de suas atividades. Os documentos devem servir de prava
~ederal ~~;:~al
{
Pblicos Estadual
de transa~oes realizadas. 1
{ I'flunicipal
3. Carter organico que liga o documento aos outros do mesmo con/unto.
Um documento, destacado de seu conjunto, do todo a que pertence, signi-
d ..
fica muito m~nos do que quanqo em conjunto.
1 . .
Institui~ies e ucaqonais
1
. . . IgreJas
O termo arquivo pode tambm ser usado para designar: Institucionais ' _ - .
<forpora~oes nao-lu<;:rativas
o conjunto de documentos;
~ociedades, associa~ies
{

o mvel para guarda de documentos;


o local ande o acervo documental dever ser conservado; 1. .
o rgao govemamental ou institucional cujo objetivo seja o de guardar e con- ~Irmas
servar a documenta~ao; Comerciais {j;orpora~ies
o ttulos de peridicos - geralmente no plural, devido ainfluencia inglesa e { Companhias
francesa.
1

Farniliais ou pessoJis
3. Finalidade 1

A principal finalidade dos arquivos servir a adrninistra~ao, constituin-


do-se, com o decorrer do tempo, em base do conhecimento da histria.
5.2 Estgios de sua e~olu9o
1

Para que os arquivps possam desempenhar suas fun~oes, toma-se indis-


4.FUn{:O pensvel que os documeb.tos estejam dispostos de forma a servir ao usurio
com precisao e rapidez. metodologa a ~er adotada dever atender as necessi-
A
A fun~ao bsica do arquivo tomar disponvel as informa~ies contidas dades da institui~ao a qu~ serve, como tambm a cada estgio de evolu~ao por
1
no acervo documental sob sua guarda. que passam os arqmvos. 1

Essas fases .sao defi"midas por Jean:Jacques Valette (1973) como as tres
5. Classifica{:o idades dos arquivos: corrJnte, intermediria e permanente.
l. Arquivo de primeira lidade ou corrente, constitudo de documentos em
Dependendo do aspecto sob o qual os arquivos sao estudados, eles po-
curso ou consultados freqentemente, conservados nos escritrios ou nas
1
dem ser classificados segundo:
reparti~ies que os rec~beram e os produziram ou em dependencias prxi-
o as entidades mantenedoras; mas de fcil acesso. i
o os estgios de sua evolu~ao; 2. Arquivo de segunda {dade ou intermedirio, constitudo de documentos.
o a extensao de sua atua~ao;
que deixaram de ser freqentemente consultados, mas cujos rgaos que os
o a natureza dos documentos.
receberam e os prod4iram podem ainda solicit-los, para tratar de assun.,
[

t
J
22 ARQUIVO: TEORIA E PRTICA INTRODUQi\0 AO ESTUDO DOS ARQUIVOS 23

tos identicos ou retomar um problema novamente focalizado. Nao h ne- Arquivo especializado o que tem sob sua custdia os documentos re- ,_
'

cessidade de serem conservados prximos aos escritrios. A permanencia sultantes da experiencia humana num campo especfico, independentemente r
dos documentos nesses arquivos transitria. Por isso, sao tambm chama- da forma fsica que apresentem, como, por exemplo, os arquivos mdicos ou
dos de "limbo" ou "purgatrio". hospitalares, os arquivos de imprensa, os arquivos de engenharia e assim por
3. Arquivo de terceira idade ou permanente, constitudo de documentos que diante. Esses arquivos so tambm chamados, impropriamente, de arquivos r
perderam todo valor de natureza administrativa, que se conservam em ra- tcnicos.
L
zao de seu valor histrico ou documental e que constituem os meios de co-
nhecer o passado e sua evoluc;:ao. Estes sao os arquivos propriamente ditos. 6. Terminologia arquivstica
A cada urna dessas fases - que sao complementares - corresponde urna
No vasto campo da ciencia da informac;:ao, um dos aspectos que mais
maneira diferente de conservar e tratar os documentos e, conseqentemente,
tem preocupado os profissionais da rea , sem dvida, o estabelecimento de
urna organizac;:o adequada.
urna terminologa especfica, capaz de atender a programas racionais de inter-
cambio, disserninac;:o e recuperac;:ao da informac;:o.
5.3 Extensao de sua atua9ao Preocupada com o tema, a Associac;:ao dos Arquivistas Brasileiros (AAB)
criou, em 1977, o Cornite de Terminologa Arquivstica, que, aps concluir o
Qpanto a abrangencia de sua atuac;:ao, os arquivos podem ser setoriais e
arrolamento da terminologa bsica, definiu idias e conceituou termos com o
gerais ou centrais.
objetivo de dar continuidade aos estudos iniciados em 1972- ampliando a
Os arquivos setoriais sao aqueles estabelecidos junto aos rgaos opera-
terminologa j adotada em nosso pais - e estabelecer um vocabulrio unifor-
cionais, cumpt:indo func;:oes de arquivo corrente.
me para a elaborac;:ao de um glossrio arquivstico, multilnge, patrocinado
Os arquivos gerais ou centrais sao os que se destinam a receber os docu-
pelo Conselho Internacional de Arquivos e pela Unesco.
mentos correntes provenientes dos diversos rgaos que integram a estrutura de
Em 1980, criou-se na Associac;:ao Brasileira de Normas Tcnicas {ABNT)
urna instituic;:ao, centralizando, portanto, as atividades de arquivo corrente.
urna Comisso de Estudos de Arquivologa para tratar do assunto, juntamente
com o grupo da AAB. A partir de entao, inmeras outras propostas de termi-
5.4 Natureza dos documentos r
nologa arquivstica vem sendo publicadas, sem, entretanto, a aprovac;:o de
qualquer rgao oficial. .L
Sentindo. que as noc;:oes dominantes de arquivo se confundiam ora com
O Conselho Nacional de Arquivos (Conarq), rgao vinculado ao Arqui- 1
a forma fsica dos documentos, ora com sua finalidade, a cornissao especial
vo Nacional, criou urna Comissao Especial de Terminologa Arquivstica para
constituda durante o 12 Congresso Brasileiro de Arquivologa, realizado no
examinar as propostas existentes, definir e aprovar urna terminologa arcuivstica.
Rio de Janeiro, em 1972, com a finalidade de propor o currculo mnimo do
Curso Superior de Arquivo, hove por bem estabelecer e incluir no programa
brasileira.
A seguir, so fornecidos Op termos cuja conceituac;:~o vem sendo, em ge-
do curso dois novos conceitos de arquivo, que refletem caractersticas peculia-
ral, adotada pela comunidade arquivstica brasileira:
res a natureza dos documentos. Sao eles: arquivo especial e arquivo especia-
lizado. AcFJ!..VO- Conjunto dos documentos de um arquivo.
Chama-se de arquivo especial aquele que tem sob sua guarda documen- AcESso - Possibilidades de consulta aos documentos de arquivos, as quais po-
tos de formas fsicas diversas - fotografias, discos, fitas, cliches, rnicroformas, dero variar em func;:o de clusulas restritivas. .
slides, disquetes, CD-ROM - e que, por esta razo, merecem tratamento espe" AoMINISTRA<;AO DE ARQUIVO - Direc;:o, superviso e coordenac;:o das atividades

cial nao apenas ;oque se refere ao seu armazenamento, como tambm ao re-
gistro, acondicionamento, controle, conservac;:o etc.
administrativas e tcnicas de urna instituic;:ao ou rgao arquivstico.
AoMINISTRA<;AO DE DOCUMENTO- Metodologa de programas para controlar. a J

L___ ,- i
' ~~"''"''-. """""""J
24 AROUIVO: TEORIA E PRTICA
INTRODUCAO AO ESTUDO DOS ARQUIVOS 25

'
cria;:ao, o uso, a normaliza;:ao, a manuten~o, a guarda, a prote;:ao e a destina-
dena~ao das sries dentro dos fundos e, se necessrio, dos itens documentais
;ao de documentos. dentro das sries. 2. PrJcesso que, na organiza;:ao de arquivos correntes, consis-
AR.QUNAMENTO - Opera;:ao que consiste na guarda de documentos nos seus de- te em colocar ou distrihuir os documentos numa seqencia alfabtica, numri-
vidas lugares, em equipamentos que lhes forero prprios e de acordo com um ca ou alfanumrica, d~ acordo com o mtodo de arquivamento previamente
sistema de ordena;:ao previamente estabelecido. adotado. Tambm denqminado classifica;:ao.
ARQUMSTA- Profissional de arquivo, de nvel superior. AuTGRAFO - l. Assin~tura ou rubrica. 2. Designa;:ao de documento manus-
ARQU!VSTICA - Princpios e tcnicas .a serem observados na constitui;:ao, orga- crito, do prprio punhb do autor, esteja assinado ou nao.
niza;:ao, desenvolvimento e utiliza;:ao dos arquivos. . AVA11AC]l.O- Processo de anlise da documenta;:ao de arquivos, visando a esta-
AR.QUNO - 1. Designa;:ao genrica de um conjunto de documentos produzrdos belecer sua destina;:ao, ~e acordo com seus valores probatrios e informativos.
e recebidos por urna pessoa fisica ou jurdica, pblica ou privada, caracteriza- CATALOGO - Instrumento de pesquisa elaborado segundo um critrio temtico,
do pela natureza org3nica de sua acumula;:ao e conservado por essas pessoas cronolgico, onomsti~o ou geogrfico, incluindo todos os documentos per-
ou por seus sucessores, para fins de prava ou informa;:ao. De acordo com a na- tencentes a um ou m~is fundos, descrit;JS de forma sumria ou pormeno-
tureza do suporte, o arquivo ter a qualifica;:ao respectiva, como, por exemplo: . d 1
nza a. 1 ..
arquivo audiovisual, fotogrfico, iconogrfico, de microformas, informtico. CLASSIFICACO -Ver Artano, rtem 2.
2. O prdio ou urna de suas partes, ande sao guardados os conjuntos arqui- COLEC]l.O.- Conjunto He documentos, sem rela;:ao organrca, aleatoriamente
vsticos. 3. Unidade administrativa cuja fun;:ao reunir, ordenar, guardar e 1

acumulados. 1 . . ,

dispar para uso conjuntos de documentos, segundo os princpios e tcnicas ar- CPIA - l. Reprodu;:ad de um documento, obtrda srmultaneamente a execu-
quivsticos. 4. Mvel destinado aguarda de documentos. ;:ao do original. 2. Repi,odu;:ao de um documento, obtida a partir do original.
ARQYNOLOGIA - Estudo, ciencia e arte dos arquivos. COPIADOR - l. Livro cntendo pginas em papel liso ou pautado, nas quais
1
ARQUNO CORRENTE - Conjunto de documentos em curso ou de uso freqente. eram transcritas, em prdem cronolgica, pelos prprios autores ou por
Tambm denominado arquivo de movimento. copistas, cartas, oficios 1e outros tipos de correspondencia expedida. 2. Livro
AR.QUNO EM DEPSITO - Conjunto de documentos colocados sob a guarda de contendo folhas "em papel de trapos", nas quais se fazia a cpia de documen-
um arquivo permanente, embora nao perten;:am ao seu acervo. tos expedidos, usando-s~ processo de transferencia direta da tinta do original,
ARQUNO INTERMEDIARIO - Conjunto de documentos procedentes de arquivos mediante umidade e prbssao. Esse processo foi muito usado no sculo XIX e
correntes, que aguardam destina;:ao fmal. come;:o do XX.
1

ARQUNO PERMANENTE- Conjunto de documentos que sao preservados, respeita- CoRRESPONDENCIA - Coinunica;:ao escrita, recebida (passiva) ou expedida (ati-
da a destina;:ao estabelecida, em decorrencia de seu valor probatrio e infor- va), apresentada sob vJias formas (cartas, cartoes postais, oficios, memoran-
mativo. dos, bilhetes, telegramah podendo ser interna ou externa, oficial ou particu-
ARQUNO PRNADO - Conjunto de documentos produzidos ou recebidos por ins- lar, ostensiva ou sigilosaj
1

titui;:oes nao-governamentais, furnlias ou pessoas fisicas, em decorrencia de DATAS-UMITES - Elemed~o de identifica;:ao cronolgica de urna unidade de
suas atividades especficas e que possuam urna rela;:ao organica perceptvel arquivamento, em que s~o indicadas as datas de incio e trmino do perodo
atravs do processo de acumula;:ao. abrangido. 1

AR.QUNO PBUCO - l. Conjunto de documentos produzidos ou recebidos por DEPSITO -Ato pelo qu~ arquivos ou cole;:oes sao colocados, fisicamente, sob
institui;:oes govemamentais de ambito federal, estadual ou municipal, em de-
custdia de terceiros, serh que haja transferencia da posse ou propriedade.
correncia de suas fun;:oes especficas administrativas, judicirias ou legislati-
DESCARTE -Ver EliminaJao.
vas. 2. lnstitui;:ao arquivstica franqueada ao pblico.
DESCLASSIFICAC]l.o -Ato lpelo qual a autoridade competente libera a consulta
ARRANJo - l. Processo que, na organiza;:ao de arquivos permanentes, consiste
documentos anteriormente caracterizados como sigilosos.
DESCRIC]l.O - Processo i~telectual de sintetizar elementos formais e contedo
na ordena;:ao - estrutural ou funcional - dos documentos em fundos, na or-
26 ARQUIVO: TEORIA E PRTICA INTRODUyAO AO ESTUDO DOS ARQUIVOS 27

r
textual de unidades de arquivamento, adequando-os ao instrumento de pesqui- GuiA - Instrumento de pesquisa destinado a oriental):aO dos usurios no co-
sa que se tem em vista produzir (inventrio sumrio ou analtico, guia etc.). nhecirnento e utilizal):ao dos fundos que integram o acervo de um arquivo per- L
DESTINAc;O - Conjunto de opera~6es que se seguem a fase de avalia~ao de do- manente.
cumentos destinadas a promover sua guarda temporria ou permanente, sua NDICE - Lista sistemtica, pormenorizada, dos elementos do contedo de um
elimina~ao ou sua microfilmagem. l
documento ou grupo de documentos, disposta em determinada ordem para
DOA<;AO - Ato pelo qual urna pessoa fsica ou jurdica transfere a terceiros - indicar e facilitar sua localizal):aO no texto. r
de livre vontade, com carter irrevogvel, sem retribui~ao pecuniria, atravs INSTRUMENTO DE PESQUISA - Meio de disseminal):aO e recuperal):aO da informa-
de instrumento jurdico adequa:do, do qual deverao constar as condi~oes da l):iio utilizado pelos arquivos. Sao instrumentos de pesquisa, entre outros, cat-
cessao - a documental):aO que fue pertence. logos, guias, ndices, inventrios, repertrios, tabelas de equivalencia. L
DoCUMENTO - Registro de urna informal):aO independentemente da natureza INVENTARIO ANALTICO - Instrumento de pesquisa no qual as unidades de arqui-
do suporte que a contm. vamento de um fundo ou de urna de suas divisoes sao identificadas e porme-
DocuMENTo DE ARQUIVO- l. Aquele que, produzido e/ou recebido por urna norizadamente descritas.
instituil):aO pblica ou privada, no exerccio de suas atividades, constitua ele- INVENTARIO suMARio - Instrumento de pesquisa no qual as unidades de arqui- L
mento de prava ou de informal):aO. 2. Aquele produzido ejou recebido por vamento .de um fundo ou de uma de suas divisoes sao identificadas e breve-
pessoa fsica no decurso de sua existencia. mente descritas.
1

DocUMENTO OFICIAL - Aquele que, possuindo ou nao valor legal, produz efei- ITEM DOCUMENTAL -A menor unidade arquivstica materialmente indivisvel.
tos de ordem jurdica na comproval):ao de um fato. LEGADO - Doal):aO feta por declaral):aO de ltima vontade.
DocuMENTO PBUCO - Aquele produzido e recebido pelos rgaos do poder p- LISTA DE EUMINAc;O - Relal):ao de documentos especficos a serem eliminados, '
blico, no desempenho de suas atividades. devidamente aprovada pela autoridade competente.
DocuMENTO SIGILOSO - Aquele que, pela natureza de seu contedo informati- NOTAc;O - Elemento de identifical):ao das unidades de arquivamento, consti-
vo, determina medidas especiais de protel):aO quanto a sua guarda e acesso ao tuda de nmeros, letras, ou combinal):aO de nmeros e letras, que permite sua
pblico. localiza~ao.
Doss!E - Unidade de arquivamento, formada por documentos diversos, perti- PROCESSO - Termo geralmente usado na administral):ao pblica, para designar
nentes a um determinado assunto ou pessoa. o conjunto de documentos, reunidos em capa especial, e que vao senda orga-
ELIMINA<;A.o - Destruil):ao de documentos julgados destitudos de valor para L
nicamente acumulados no decurso de uma al):aO administrativa ou judiciria.
guarda permanente. O nmero de protocolo, que registra o primeiro documento com o qual o 1
ESPCIE DE DOCUMEmOS - Designal):aO dos documentos segundo seu aspecto processo aberto, repetido externamente na capa,_ o elemento de controle e
formal: ata, carta, certidao, decreto, edital, oficio, relatrio, requerirnento, gra- arquivamento do processo.
vura, diapositiva, filme, planta, mapa etc. PROTOCOLO - l. Denominal):ao geralmente atribuda a setores encarregados do .1
FUNDO - l. A principal unidade de 3.!ranjo estrutural nos arquivos permanen- recebimento, registro, distribuil):aO e movimental):ao de documentos em curso.
tes, constituda dos documentos pr<renientes de urna mesma fonte geradora 2. Denominal):aO atribuda ao prprio nmero de registro dado ao documento.
de arquivos. 2. A principal unidade de arranjo funcional nos arquivos perma- 3. Livro de registro de documentos recebidos ejou expedidos.
nentes, constituda dos documentos provenientes de mais de urna fonte gera- PROVENIENCIA - Princpio segundo o qual devem ser mantidos reunidos, num
dora de arquivo reunidas pela semelhanl):a de suas atividades, mantido o prin- mesmo fundo, todos os documentos provenientes de urna mesma fonte gera-
cpio da proveniencia. dora de arquivo. Corresponde a expressao francesa respect des fonds, e a ingle-
GENERO DE DOCUMENTOS - Designal):ao dos documentos segundo o aspecto de sa provenance.
sua representa~ao nos diferentes suportes: textuais, audiovisuais, iconogrficos REcoLHIMENTO - Transferencia de documentos dos arquivos intermedirios J
e cartogrficos. para os permanentes.
1

L__~
28 ARQUIVO: TEORIA E PRTJCA INTRODUQi'\0 AO ESTUDO DOS ARQUJVOS 29

REPERTRIO - Instrumento de pesquisa no qual sao descritos, pormenorizada- 8. Classificayao do's documentos
mente, documentos previamente selecionados, pertencentes a um ou mais fun- 1

Conforme suas 'raracteristicas, forma e contedo, os documentos po-


dos, podendo ser elaborado segundo um critrio temtico, cronolgico, ono-
clero ser classificados s~gundo o genero e a natureza do assunto.
mstico ou geogrfico.
\
REsPECT DES FONDS o' ARCHIVES -Ver Proveniencia.
8.1 Genero 1
'-- SELEc;AO -Ver Avalia~ao. \

SRIE - Designa~ao dada as subdivisoes de um fundo, que refletem a natureza


1

Q!anto ao geneip, os documentos podem ser:


de sua composi~ao, seja ela estrutural, funcional ou por espcie documental.
O escritos ou textuais: ~ocumentos manuscritos, datilografados ou impressos;
As sries podem ser subdivididas em subsries. 1

O cartogrficos: docun\.entos em formatos e dimens6es variveis, contendo re-


SMBOLO- Ver Nota~ao. '
presenta~oes geogrficas, arquitetonicas ou de engenharia {mapas, plantas,
TABELA DE EQUNALNCIA- Instrumento de pesquisa auxiliar que d a equivalen-
perfis); \
cia de antigas nota~oes para as novas que tenham sido adotadas, em decorren-
o iconogrficos.' docUipentos em suportes sintticos, em papel emulsionado
cia de altera~oes no sistema de arranjo de um arquivo.
ou nao, contendo imagens estticas (fotografias, diapositivas, desenhos,
TABELA DE TEMPORALIDADE- Instrumento de destina~o, aprovado pela autori- ) 1
gravuras; 1
dade competente, que determina os prazos em que os documentos devem ser
o filmogrficos: documentos em pelculas cinematogrficas e fitas magnti-
mantidos nos arquivos correntes e intermedirios, ou recolhidos ao~ arquivos
cas de imagem {tap4), conjugados ou nao a trilhas sonoras, coro bitolas e
permanentes, estabelecendo critrios para microfilmagem e elimina~ao.
dimensoes variveis,J contendo imagens em movimento (filmes e fitas
TCNICO DE ARQUNO - Profissional de arquivo de nvel mdio.
videomagnticas); 1
TRANSFERNCIA - Passagem dos documentos dos arquivos correntes para os in-
o sonoros: documento~ com dimensoes e rota~6es variveis, contendo regis-
termedirios. tros fonogrficos (disl.cos e fitas audiomagnticas);
TRIAGEM -Ver Avalia~ao.
O microgrficos: doc~dtentos em suporte filmico resultantes da microrrepro-
UNIDADE DE ARQUNAMENTO- O menor conjunto de documentos, reunido de
du~ao de imagens, m!ediante utiliza~ao de tcnicas especficas {rolo, micro-
acordo coro um critrio de arranjo preestabelecido. Tais conjuntos, em geral, '
ficha, jaqueta, cartao-janela);
sao denominados pastas, ma~os ou pacotilhas.
O infOrmticos: docum~ntos produzidos, tratados ou armazenados em com-
putador (disquete, di~co rgido- winchester-, disco ptico).
7. Tipos de arquivamento -1.
Ad ocumenta~ao escnta ou textua1 apresenta mumeros
., .
tipos fi"
s1cos ou
A posi~ao em que sao dispostos fichas e documentos, e nao a forma dos espcies documentais crib.dos para produzir determinada a~ao especfica, tais
mveis, distinguir os tipos de arquivamento. Sao eles: horizontal e vertical. como: contratos, folhas lde pagamento, livros de contas, requisi~oes diversas,
1

No tipo horizontal, ps documentos ou fichas sao colocados uns sobre atas, relatrios, regimentos, regulamentos, editais, certidoes, tabelas, question-
os outros e arquivados em caixas, estantes ou escaninhos. O arquivamento ho- . correspond'enc1a
nos, . e optros.
1
rizontal "amplamente utilizado para plantas, mapas e desenhos, bem como 1

1
nos arquivos permanentes. Seu uso , entretanto, desaconselhvel nos arquivos 1

8.2 Natureza do assuqto


correntes, urna vez que para se consultar qualquer documento necessrio reti-
rar os que se encontram sobre ele, o que dificulta a localiza~ao da informa~ao. Q!anto a natureza do assunto os documentos podem ser ostensivos ou
No tipo vertical, os documentos ou fichas sao dispostos uns atrs dos sigilosos.
outros, permitindo sua rpida consulta, sem necessidade de manipular ou re- A classilica~ao de qstensivo dada aos documentos cuja divulga~ao nao
mover outros documentos ou fichas. prejudica a administra~ao,
30 ARQUIVO: TEORIA E PRTICA INTRODUQAO AO ESTUDO DOS ARQUIVOS 31
-
i
Considerarn-se sigilosos os documentos que, por sua natureza, devam Reservados sao os assuntos que nao devam ser do conhecimento do p-
ser de conhecimento restrito e, portanto, requeirarn medidas especiais de salva- blico, em geral. Recebem essa classificac;ao, entre outros, partes de planos, pro-
r
guarda para sua custdia e divulgac;ao. Pela sua importancia, a matria obje- gramas e projetos e as suas respectivas ordens de execuc;ao; cartas, fotografias r
to de legislac;ao prpria. areas e negativos que indiquem instalac;6es importantes.
L
Segundo a necessidade do sigilo e quanto a extensao do meio em que
~-
pode circular, sao quatro os graus de sigilo e as suas correspondentes catego-
9. Correspondencia, sua classificagao e caracterizagao
ras: ultra-secreto, secreto, confidencial e reservado.
1
A classificac;ao de ultra-secreto dada aos assuntos que requeirarn excep- Dentro do genero de documentos escritos, a correspondencia merece
cional grau de seguranc;a e cujo teor ou caractersticas s devarn ser do conhe- tratamento especial por se constituir numa parte considervel dos acervos ar-
cimento de pessoas ntimamente ligadas ao seu estudo ou manuseio. quivsticos, urna vez que as ac;oes administrativas sao, em geral, desencadeadas por
Sao assuntos normalmente classificados como ultra-secretos aqueles da seu intermdio.
poltica governarnental de alto nivel e segredos de Estado, tais como: negocia- A classificac;ao e a caracterizac;ao da correspondencia sao dois fatores da
c;oes para alianc;as polticas e militares, planos de guerra; descobertas e experi- maior importancia no desenvolvimento das tarefas de registro e protocolo.
encias cientficas de valor excepcional, informac;oes sobre poltica estrangeira Mas, o que vem a ser, afina], correspondencia?
de alto nvel. Considera-se correspondencia toda e qualquer forma de comunicac;ao
Considerarn-se secretos os assuntos que requeirarn alto grau de seguran- escrita, produzida e destinada a pessoas jurdicas ou fisicas, e vice-versa, bem
c;a e cujo teor ou caractersticas podem ser do conhecimento de pessoas que, como aquela que se processa entre rgaos e servidores de urna instituic;ao.
sem estarem ntimamente ligadas ao seu estudo ou manuseio, sejarn autoriza- Ol;tanto ao destino e procedencia pode-se classificar a correspondencia
das a deles tomar conhecimento, funcionalmente. em extema e intema.
Sao assuntos geralmente classificados como secretos os referentes a pla-
Por externa entende-se aquela correspondencia trocada entre urna insti-
nos, programas e medidas governarnentais, os assuntos extrados de matria
tuic;ao e outras entidades ejou pessoas fisicas, como oficios, cartas, telegramas.
ultra-secreta que, sem comprometer o excepcional grau de sigilo da matria
Intema a correspondencia trocada entre os rgaos de urna mesma ins-
original, necessitam de maior difusao, tais como: planos ou detalhes de opera- L
tituic;ao. Sao os memorandos, despachos, circulares.
c;oes militares; planos ou detalhes de operac;oes econmicas ou financeiras;
A correspondencia pode ser ainda oficial ou particular.
aperfeic;oamento em tcnicas ou materiais j existentes; dados de elevado inte-
Oficial aquela que trata de assunto de servic;o ou de interesse especfi-
resse sob aspectos fisicos, polticos, econmicos, psicossociais e militares de
co das atividades de urna instituic;ao.
pases estrangeiros e meios de processos pelos quais forarn obtidos; materiais
Particular a de interesse pessoal de servidores de urna instituic;ao.
criptogrficos importantes que nao tenham recebido classificac;ao inferior.
Q];tando a correspondencia encarninhada, em geral fechada, a urna r
A classificac;ao de confidencial dada aos assuntos que, embora nao re-
instituic;ao, h que se identific-la por suas caractersticas externas, para que,
queiram alto grau de seguranc;a, seu conhecimento por pessoa nao-al}torizada
se oficial, possa ser aberta, devidamente registrada e remetida ao destino cor-
pode ser prejudicial a um individuo ou criar embarac;os administrativos.
reto.
Sao assuntos, em geral, classificados como confidenciais os referentes a
Seguem-se alguns exemplos que servirao de subsidios na identificac;ao
pessoal, material, fmanc;as e outros cujo sigilo deva ser mantido por interesse
das partes, como por exemplo: informac;oes sobre a atividade de pessoas e enti-
da correspondencia oficial. Os nomes e enderec;os utilizados sao ficticios.
dades, bem como suas respectivas fontes: radiofreqencia de importancia espe-
cial ou aquelas que devam ser usualmente trocadas; cartas, fotografias areas e
tdentificat;o da correspondmcia oficial i
negativos que indiquem instalac;oes consideradas importantes para a seguranc;a o Envelope dirigido a urna instituic;ao ou a qualquer de suas unidades ou 1

~ rubu~'d"' y~ '~rft~
nacional.

-~-~""""""'"""""'"'-"'=""-~"'"--L~~- ,_ -_-'!""-::- ;::;- "'?" ,, ""'-"'''k,. e-


32 ARQUJVO: TEORIA E PRTICA JNTRODUQAO AO ESTUDO DOS ARQUJVOS 33

A Companhia de Flores Tropicais Presidente da Companhia de Flores Tropicais


Rua Violeta, 213 Dr. Andr Silva (tjitular anterior)
23500- Rio de Janeiro- RJ Rua Violeta, 213 1
1 '
23500- Rio deJarjeiro- RJ
Ao Departamento de Exporta~ao
Companhia de Flores Tropicais 1

importante obs~rvar que a correspondencia oficial, mesmo quando


Rua Violeta, 213
enquadrada em qualquet dos itens descritos, NAO DEVER. SER ABERTA
23500- Rio de Janeiro- RJ
quando o envelope conti~er as indica~oes de CONFIDENCIAL, RESERVADO,
PARTICULAR ou equivale~te.
o Envelope dirigido a urna institui~io ou a qualquer de suas subunidades,
mesmo contendo, em segundo plano, o nome do servidor, sem fazer men- \

~ao ao cargo que exerce:

Ao Departamento de Exporta~ao
Companhia de Flores Tropicais
Dr. Joao Galvao
Rua Violeta, 213
23500 - Rio de J aneiro - RJ

o Envelope dirigido a servidor de urna institui~ao, contendo, em segundo


plano, o cargo que exerce, mesmo que o nome do servidor nao correspon-
da ao atual ou real titular do cargo:
Dr. Hugo Figueiredo (titular atual)
Presidente da Companhia de Flores Tropicais
Rua Violeta, 213
23500- Rio de Janeiro- RJ
Dr. Andr Silva (titular anterior)
Presidente da Companhia de Flores Tropicais
Rua Violeta, 213
23500- Rio de Janeiro- RJ

O Envdope dirigido aos titulares dos cargos, mesmo quando, em segundo


plano, conste um nome que nao seja o do real ou atual ocupante do cargo:
Presidente da Companhia de Flores Tropicais
Dr. Hugo Figueiredo (titular atual)
Rua Violeta, 213
23500- Rio deJaneiro- RJ

'

--~e+l
~

CAPTULO 3

RGANIZACAO E ADMINISTRACAO
DE ARQUIVOS

A organizac;ao de arquivos, como de qualquer outro setor de urna insti-


tuic;ao, pressupoe o desenvolvimento de vrias etapas de trabalho. Estas fases se
constituiriam ero: L

o levantamento de dados;
o anlise dos dados coletados;
o planejamento;
o implantac;ao e acompanhamento.

1. Levantamento de dados

Se arquivo o conjunto de documentos recebidos e produzidos por


urna entidade, seja ela pblica ou privada, no decorrer de suas atividades, cla-
ro est que, sem o conhecimento dessa entidade - sua estrutura e alterac;oes,
T
seus objetivos e funcionamento - seria bastante dificil compreender e avaliar
o verdadeiro significado de sua documentac;ao.
O levantamento deve ter incio pelo exame dos estatutos, regimentes,
J
regulamentos, normas, organogramas e demais documentos constitutivos da
instituic;ao mantenedora do arquivo a ser complementado pela coleta de infor-
mac;oes sobre sua documentac;ao.
Assim sendo, preciso analisar o genero dos documentos (escritos ou
textuais, cartogrficos, iconogrficos, informticos etc.); as es_(>cies de docu-
mentos mais freqentes (cartas, faturas, relatrios, projetos, questionrios etc.);.


. J'~t!~
36 AROUIVO: TEORIA E PRTICA
ORGANIZAQO E ADMINISTRAQO DE ARQUIVOS 37

os modelos e formulrios em uso; volume e estado de conserva~ao do acervo; <

arranjo e classifica~ao dos documentos (mtodos de arquivamento adotados); 3. 1 Posi9ao do arqui~o na estrutura da institui9ao
existencia de registros e protocolos (em fichas, em livro); mdia de arquiva- Embora nao se pdssa determinar, de forma generalizada, qual a melhor
mentos dirios; controle de emprstimo de documentos; processos adotados posi~ao do rgao de arctuivo na estrutura de urna institui~ao, recomenda-se
para conserva~ao e reprodu~ao de documentos; existencia de normas de arqui- que esta seja a mais elevida possvel, isto , que o arquivo seja subordinado a
vo, manuais, cdigos de classifica~ao etc. uro rgao hierarquicamehte superior, tendo ero vista que ir atender a setores
Alm dessas informa~ies, o arquivista deve acrescentar dados e referen- e funcionrios de difereJtes nveis de autoridade. A ado~ao desse critrio evi-
cias sobre o pessoal encarregado do arquivo (nmero de pessoas, salrios, nvel t~ s~ios problemas na llrea das rela~ies humanas e das comunica~ies admi-
de esmlaridade, forma~ao profissional), o equipamento (qi.Iantidade, modelos, ntstratlvas.
estado de conserva~ao), a localiza~ao fl.sica (extensao da rea ocupada, condi- Se a institui~ao j tentar coro um ~gao de documenta~ao, este ser, ero
~ies de ilumina~ao, umidade, estado de conserva~ao das instala~ies, prote~ao princpio, o rgao mais ~dequado para acolher o arquivo, uma vez que a ten-
contra incendio), meios de comunica~ao disponveis (telefones, fax). dencia moderna reun~ todos os rgaos que tenham como matria-prima a
1

informa~ao. 1

2. Anlise dos dados coletados Ao usurio nao interessa ande se encontra armazenada a informa~ao -
':.::;../ numa biblioteca, numa lnemria de computador, num microfilme, ou num
De posse de todos os dados mencionados no tem anterior, o especialis- arquivo tradicional. Da la importancia da constitui~ao de sistemas de infor-
ta estar habilitado a analisar objetivamente a real situa~ao dos servi~os de ma~ao, dos quais o arqu+o deve participar, dotados de recursos. tcnicos e ma-
arquivo e a fazer seu diagnstico para formular e propor as altera~ies e medi- teriais adequados para atender :l. acelerada demanda de nossos tempos.
das mais indicadas, em cada caso, a serem adotadas no sistema a ser implan- 1

tado. . 1

3.2 Centraliza9fio ou lpescentraliza9ao


Ero sntese, trata-se de verificar se estrutura, atividades e documenta~o de
e coordena9ao d9s servi9os de arquivo
uma institui~ao correspondem :l. sua realidade operacional. O diagnstico seria,
portante, uma constata~ao dos pontos de atrito, de falhas ou !acunas existentes no .
Ao se elaborar umlplano de arquivo, um aspecto importante a ser defi-
1

complexo administrativo, enfim, das razies que impedem o funcionamento efi- nido diz respeito :l. centraliza~ao ou :l. descentraliza~ao dos servi~os de arquivo
ciente do arquivo. em fase corrente. impdrtante esclarecer de imediato que a descentraliza~ao
se aplica apenas :l. fase cbrrente dos arquivos. Em suas fases intermediria e
1

3. Planejamento permanente, os arquivos qevem ser sempre centralizados, embora possam exis-
tir depsitos de documen~os fisicamente separados.
Para que um arquivo, ero todos os estgios de sua evolu~ao (corrente, in- 1

termedirio e permanente) possa cumprir seus objetivos, torna-se indispensvel


3.2.1 Centraliza9ao 1
a formula~ao de um plano arquivstico que tenha em canta tanto as disposi- 1
1

~ies legais quanto as necessidades da institui~ao a que pretende servir.


<

Por sistema centralizado de.arquivos correntes entende-se nao apenas a


1

Para a elabora~ao desse plano devem ser considerados os seguintes ele- reuniao da documenta~ao: ero um nico local, como tambm a concentra~ao
mentos: posi~ao do arquivo na estrutura da institui~ao, centraliza~ao ou des- de todas as atividades de bontrole - recebimento, registro, distribui~ao, movi-
centraliza~ao e coordena~ao dos servi~os de arquivo, escolha de mtodos de
1
menta~ao e expedi~ao - qe documentos de uso corrente ero um mco rgao
arquivamento adequados, estabelecimento de normas de funcionamento, r~ da estrutUra organizacion~, freqentemente designado como Protocolo e k-
cursos humanos, escolha das instala~ies e do equipamento, constitui~ao de ar- quivo, Comunica~ies e Arf:uivo, ou outra denomina~ao similar. .
quivos intermedirio e permanente, recursos financeiros. Dentre as inmerasi e inegveis vantagens que um sistema centralizado
oferece, citam-se: treinam~nto mais eficiente do pessoal de arquivo, maiores
38 ARQUIVO: TEORIA E PRTICA
ORGANIZAQO E ADMINISTRAQO DE ARQUIVOS 39

possibilidades de padronizas;ao de normas e procedimentos, ntida delimita- CentralizafO das atividades de controle (protocolo) descentralizafiiO
s;ao de responsabilidades, constituis;ao de conjuntos arquivsticos mais comple- dos arquivos. Neste sistema, todo o controle da documentas;o feto pelo r-
tos, redus;ao dos custos operacionais, economia de espas;o e equipamentos. gao central de protocolo e comunicas;oes, e os arquivos so localizados junto
A despeito dessas vantagens, nao se pode ignorar que urna centralizas;ao aos rgaos responsveis pela execuc;:ao de programas especiais ou funs;oes espe-
rgida seria desaconselhvel e at mesmo desastrosa como no caso de urna ins- cficas, ou ainda junto as unidades administrativas localizadas em reas fisica- [

tituis;ao de funbito nacional, em que algumas de suas unidades administrativas mente distantes dos rgos a que esto subordinadas.
desenvolvem atividades praticamente autnomas ou especficas, ou ainda em Q!Iando o volume de documentos reduzido, cada rgao dever desig-
que tais unidades estejam localizadas fisicamente distantes urnas das outras, as nar um de seus funcionrios para responder pelo arquivo entregue a sua guar-
vezes em reas geogrficas diferentes - agencias, fliiais, delegadas - carecendo, da e por todas as operas:oes de arquivamento decorrentes, tais como abertura
portanto, de arquivos prximos para que possam se desincumbir, com eficien- de dossies, controle de emprstimo, preparo para transferencia etc.
cia, de seus programas de trabalho. Se a massa docu~ental for muito grande, aconselhvel que o rgo
cante com um ou mais arquivistas ou tcnicos de arquivo em seu quadro de
3.2.2 Descentralizac;:ao pessoal para responder pelos arquivos.
A esses arquivos descentralizados denomina-se ndeos de arquivo ou ar-
Recomenda-se prudencia ao aplicar esse sistema. Se a centralizas;ao rgi-
da pode ser desastrosa, a descentralizas;ao excessiva surtir efeitos iguais ou quivos setoriais.
ainda piores.
O bom senso indica que a descentralizas;ao deve ser estabelecida levan- DescentralizafiO das atividades de controle (protocolo) e dos arqui-
do-se em consideras;ao as grandes reas de atividades de urna instituis;o.
vos. Este sistema s dever ser adotado quando puder substituir com vant,a-
Suponha-se urna empresa estruturada em departamentos como Produ-
gens relevantes os sistemas centralizados tradicionais ou os parcialmente des-
s;ao, Comercializas;ao e Transportes, alm dos rgaos de atividades-meio ou
centralizados.
administrativos, e que cada um desses departamentos se desdobre em divisoes
O sistema consiste em descentralizar nao somente os arquivos, como as
ejou ses;oes. Urna vez constatada~ necessidade da descentralizas;ao para facili-
tar o fluxo de inforrnas;oes, esta dever ser aplicada em nvel de departamento, demais atividades de controle j mencionadas anteriormente, isto , os arqui-
isto , dever ser mantido um arquivo junto a cada departamento, onde esta- vos setoriais encarregar-se-o, alm do arquivamento propriamente dito, do re-
L
rao reunidos todos os documentos de sua rea de atus;o, incluindo os produ- gistro, da classificas:ao, da tramitas;ao dos documentos etc.
zidos e recebidos pelas divisoes e ses;oes que o compoem. Para completar o sis- Nesse caso, o rgo de protocolo e comunicas:oes, que tambm deve in-
tema. dever ser mantido tambm um arquivo para a documentas;ao dos tegrar o sistema. funciona como agente de receps:o e de expedis:ao, mas ape- L
rgaos administrativos. nas no que se refere a coleta e a distribuis:ao da correspondencia externa. Nao
A descentralizas;ao dos arquivos correntes obedece basicamente a dois raro, alm dessas tarefas, passa a constituir-se em arquivo setorial da documen-
critrios: tas:o administrativa da instituis:o. J

o ceno;alizas;ao das atividades de controle (protocolo) e descentralizas;o dos A ops:ao pela centralizas;ao ou descentralizas:ao nao deve ser estabelecida
arquiVos; ao sabor de caprichos individuais, mas fundamentada em rigorosos critrios
o descentralizas;o das atividades de controle (protocolo) e dos arquivos. tcnicos, perfeito conhecimento da estrutura da instituis;ao a qual o arquivo
ir servir, suas atividades, seus tipos e vohime de documentos, a localizas:o f-
Q!Iando se fala em atividades de controle est-se referindo aquelas
sica de suas unidades administrativas, suas disponibilidades em recursos hu-
exercidas em geral pelos rgos de protocolo e comunicas;oes, isto : rece-
manos e financeiros, enfim, devem ser analisados todos os fatores que possibi-
bimento, registro, classificas;o, distribuis;o, movimentas;o e expedis;o
dos documentos correntes. litem a definis:o da melhor poltica a ser adotada.
J
)
40 ARQUIVO: TEORIA E PRTICA
ORGANIZAQAO E ADMINISTflAQAO DE ARQUIVOS 41

3.2.3 Coordena~ao
PATRIMONIO
1

Para que os sistemas descentralizados atinjam seus objetivos com rapi- Brasilia 1

dez, seguram;:a e eficiencia imprescindvel a cria~ao de urna COORDENA- Rio de Janeiro 1

c;AO CENTRAL, tecnicamente planejada, que exercer fun~oes normativas, Sao Paulo 1

orientadoras e controladoras. PESSOAL 1

A coordena~ao ter por atribui~oes: prestar assistencia tcnica aos arqui- ADMISSAO [
vos setoriais; estabelecer e fazer cumprir normas gerais de trabalho, de forma a Aguiar, Celso [
manter a unidade de opera~ao e eficiencia do servi~o dos arquivos setoriais; Bareta, Haydf
determinar normas especficas de opera~ao, a fnn de atender as peculiaridades Borges, Francifco
de cada arquivo setorial; promover a organiza~o ou reorganiza~ao dos arqui- Cardoso, Jur~dir
vos setoriais, quando necessrio; treinar e orientar pessoal destinado aos arqui- Castro, Lcia 1
vos setoriais, tendo em vista a eficiencia e a unidade de execu~ao de servi~o; Paes, Oswaldol
promover reunioes peridicas coro os encarregados dos arquivos setoriais para Paiva, Ernesto 1

exame, debate e instru~oes sobre assunto de interesse do sistema de arquivos. Sllos, Zilda 1

Essa coordena~ao poder constituir-se em um rgao da administra~ao Silva, Ana Mafia 1

ou ser exercida pelo arquivo permanente da entidade, pois toda institui~ao, DEMISSAO 1

seja qual for o sistema adotado para os seus arquivos corn:ntes, dever. contar FOLHAS DE PAGfmNTO
sempre coro um arquivo permanente; centralizado, tambm chamado de ar- jan. a jul. de 1?80
quivo de terceira idade. ago. a dez. de l980
1

Assim, tendo em vista que o acervo dos arquivos permanentes consti- jan. a jul. de 1?81
tudo de documentos transferidos dos arquivos correntes (sejam eles setoriais PROMOc;AO l
~sse esquema tenha sido elaborado observando-se as
ou centrais), justifica-se perfeitamente que a COORDENA<;AO DO SISTEMA
seja urna de suas principais atribui~oes, a fim de que os documentos, ao Ihe se- Supondo-se que
rem entregues para guarda permanente, estejam ordenados e preservados dentro considera~oes assinaladaS anteriormente, verifica-se que o arranjo principal
dos padroes tcnicos de unidade e uniformidade exigidos pela arquivologia. por assunto. No assunt~ Patrimonio encontra-se um arranjo secundrio, por
localidade (geogrfico). J~ no assunto Admisso tero-se um arranjo secundrio,
e~ ordem alfabtica, pdo nome dos funcionrios. Em Folhas de Pagamento
3.3 Esco/ha de mtodos de arquivamento 1 d'ariO,
. secun . em o rd em cronol'og1ca.
.
encontra-se um arranJO
A importancia das etapas de leirantamento e anlise se faz sentir de Como se ve, o m~todo principal escolhido foi o de assuntos, coadju-
1

modo mareante no momento em que o especialista escolhe os mtodos de ar- vado pelos mtodos gepgrfico, alfabtico e numrico cronolgico, como
quivamento a serem adotados no arranjo da documenta~ao corrente. auxiliares. 1

N a verdade, dificilmente se emprega um nico mtod~, pois h docu- Outras modalidad~s de arranjo podem ainda ocorrer.
mentos que devem ser ordenados pelo assunto, nome, local, data ou nmero. Para melhor atender aos usurios de um banco de investimentos, por
.. ~ntretanto: coro base na anlise cuidadosa das atividades da institui~o, exemplo, a documenta~~o pode ser separada em dois grandes grupos: o de
~Iada a o~serva~o de como os documentos sao solicitados ao arquivo, pos- projetos de fmanciamentp - ordenados e arquivados pelo nmero de controle
sivel defmu-se qual o mtodo principal a ser adotado e quais os seus auxilia- que Ihes atribudo ao d.arem entrada e que, da por diante, ir Ihes servir de
res. Exemplificando: referencia - e o grupo cqnstitudo de todo o restante da documenta~io, orde-
nada por assuntos.

1
l ... ;;.
42 ARQUIVO: TEORIA E PRTICA
ORGANIZAQAO EADMINISTRAQAO DEARQUIVOS 43

3.4 Estabe/ecimento de normas de funcionamento At a dcada de 70 a forma;:ao profissional dos arquivistas vinha senda
feita atravs de cursos especiais, ministrados pelo Arquivo Nacional, pela Fun-
Para que os trabalhos nao sofram solu;:ao de continuidade e mante-
da;:ao Getulio Vargas e por outras institui;:oes.
nham uniformidade de a;:ao imprescindvel que sejam estabelecidas normas
O valor e a importancia dos arquivos oficiais e empresarials, para a
bsicas de funcionamento nao s do arquivo em seus diversos estgios de evo-
adrninistra;:ao e para o conhecimento de nossa histria, passou a ser tambm
lu;:ao, como tambm do protocolo, urna vez que esse servi;:o , na maioria das
objeto de interesse do governo federaL Assim que, a 6 de mar;:o de 1972, o
vezes, desenvolvido paralelamente aos trabalhos de arquivo.
Conselho Federal de Educa;:ao aprovou a cria;:ao do Curso Superior de Arqui-
Tais normas, depois de aplicadas e aprovadas na fase de irnplanta;:ao, r
vos, e a 7 do mesmo mes aprovou o currculo do Curso de Arquivstica como
irao, juntamente coro modelos e formulrios, retinas, cdigos de assunto e n-
habilita;:ao profissional no ensino de segundo grau. Em agosto de 1974, foi
dices, integrar o Manual de Arquivo da institui;:ao.
institudo o Curso Superior de Arquivologia, coro dura;:ao de tres anos e, em
Exemplos de retinas ou normas de trabalho poderao ser encontrados
no captulo 4, dedicado a gestao de documentos. .,.
..
4 de julho de 1978, foi sancionada a Le n 6.546, regulamentada pelo Decre-
to n 82.590, de 6 de novembro do mesmo. ano, que dispoe sobre a regulamen-
.
ta;:ao das profissoes de arquivista e tcnico de arquivo.
3.5 Recursos humanos
1
3.5.2 Atributos
r
3.5.1 Formagao e regulamentagao profissional Para o boro desempenho das fun;:oes dos profissionais de arquivo, sao
necessrias, alm de um perfeito conhecimento da organiza;:ao da institui;:ao
O arquivo possui, atualmente, importancia capital em todos os ramos em que se trabalha e dos sistemas de .arquivamento, as seguintes caractersticas:
da atividade humana. No entanto, ainda bastante comum a falta de conheci- sade, habilidade em lidar coro o pblico, esprito metdico, discernimento,
mentos tcnicos por parte das pessoas encarregadas dos servi;:os de arquiva- paciencia, imagina;:ao, a~en;:ao, poder de anlise e de crtica, poder de sntese,
mento, falta essa que ir influir, naturalmente, na vida da organiza;:ao. discri;:ao, honestidade, esprito de equipe e entusiasmo pelo trabalho. L
Teoricamente, o arquivamento de papis um servi;:o simples. Na prti-
ca, no entanto, essa simplicidade desaparece diante do volume de documentos 3.6 Esco/ha das insta/ar;oes e equipamentos
e da diversidade de assuntos, surgindo dificuldades na classifica;:ao dos papis. L
Urna das vantagens da tcnica de arquivo capacitar os responsveis De igual importancia para o boro desempenho das atividades de arqui-
pelo arquivamento para um perfeito trabalho de sele;:ao dos documentos que vo a escolha do local adequado, quer pelas condi;:oes fsicas que apresente -
ilumina;:ao, lirnpeza, ndices de urnidade, temperatura -, quer pela extensao
fazem parte de um acervo, ou seja, separa;:ao dos papis que possuem valor fu-
de sua rea, capaz de conter o acervo e permitir amplia;:oes futuras.
turo, contendo informa;:oes valiosas, dos documentos inteis ..
Michel Duchein, especialista em instala;:oes de arquivos e inspetor-geral
Um servi;:o de arquivo bem organizado possui valor inestimvel. a
dos Arquivos da Fran;:a, tero vrios livros e artigos publjcados sobre a matria,
memria viva da institui;:ao, fonte e base de informa;:oes; oferece pravas das
os quais devem ser consultados por tantos quantos se defrontam coro proble-
atividades institucionais; aproveita experiencias anteriores, o que evita a repeti- J
mas de constru;:ao ou adapta<;ao de locais destinados a guarda de documentos.
;:ao, simplifica e racionaliZa o trabalho. A lista dessas publica;:oes e de outras sobre a matria encontra-se na bibliogra-
Para que se atinjam esses objetivos, torna-se necessria a prepara~ao de fia ao final deste volume.
pessoal especializado nas tcnicas de arquivo. Da mesma forma, a escolha apropriada do equipamento dever merecer
"Em questao de arquivo, a experiencia nao substitu a instru;:ao, pois 10 a aten~ao daqueles que estao envolvidos coro a organiza;:ao dos arquivos.
anos de prtica podem significar 10 anos de arquivamento errado e intil", Considera-se equipamento o conjunto de materiais de consumo e per-
afirma a prot:~ Ignez B. C. D'Arajo. manente indispensveis a realiza;:ao do trabalho arquivstico.

j
,-..~~RM:1o~
44 ARQUIVO: TEORIA E PRTICA ORGANIZACAO E ADMINIST~ACAO DE ARQUIVOS 45

l ......./ Figura 2
3.6.1 Material de consumo
'
Material de consumo aquele que sofre desgaste a curro ou mdio pra- !
'~ zos. Sao as fichas, as guias, as pastas, as tiras de inserc;:ao e outros.
FICHA - um retangulo de carrolina, grande ou pequeno, liso ou pautado, A 100 100-E

~~
onde se registra urna informac;:o. As dimenses variam de acordo com as ne-
t
J:'
cessidades, podendo ser branca ou de cor.
GUIA DIVISRIA - um retingulo de cartao resistente que serve para separar as
/!
],
~
partes ou sec;:es dos arquivos ou fichrios, reunindo em grupos as respectivas
Nota;:ao Nota;:ao Nota;:ao
11\ fichas ou pastas. Sua finalidade facilitar a busca dos documentos e o seu alfabtica 1 numrica alfanumrica
ij rearquivamento. 1
i
No estudo das guias divisrias distinguem-se diversos elementos relacio- 1
1
w
\"-"" tl1 nados com sua finalidade e func;:es, conforme veremos em seguida. 1
1
w
~
!
\._ PROJE<;AO - a saliencia na parte superior da guia. Pode ser recortada no pr-
1
prio cartao, ou nele ser aplicada, senda ento de celulide ou de metal. A notac;:ao pode Sfr ainda aberta ou fechada. aberta quando indica so-
A abertura na projec;:ao que recebe a tira de inserc;:ao chama-se janela. mente o incio da sec;:ao e fechada quando ini:lica o principio e o fim (figura 3).
\_,
p; - a saliencia, na parte inferior da guia, onde h um orificio chamada
agaveta (figura 1).
ilh. Por esse oriflcio passa urna vareta que prende as guias 1 Figura 3
i! 1
~ 1

q Figura 1
11if

,_ Proje;:ao--t f
\._

'~ llh Nota;:ao Notacao


aberta fechada
~'

'~
o
l
+---- P
'-'

'~

,_ - 1
Posi<;Ao - E o local que :a projec;:ao ocupa ao longo da guia. O comprimento
pode corresponder a me*de da guia, a um terc;:o, um quarto ou um quinto_
'-"
NoTA<;Ao - a inscric;:o feta na projec;:o, podendo ser alfabtica, numrica Da a denominac;:ao: prim'eira posic;:ao, segunda posic;:ao, terceira posic;:ao, quar-
1 '

~' ou alfanumrica (figura 2). ta posic;:ao, quinta posic;:ao (figuras 4 e 5).


46 ARQUIVO: TEORIA E PRTICA ORGANIZAQO E ADMINISTRAQO DE ARQUIVOS 47

Figura 4 O que indica se uma guia prirnria, secundria, subsidiria ou espe-


cial a notac;iio e nao a projec;ao. O ideal seria que as guias prirnrias estives-
sem sempre ero prirneira posic;ao, as secundrias ero segunda posic;ao e assirn
por diante (figura 6).

Figura 6

Primelra Segunda Terceira


posi9o posil;:o posi9ao

Guia Guia Guia


primria secundria subsidiria Especial
Figura 5

GuiA-FORA - a que tero como notac;iio a palavra FORA e indica a ausencia de


uma pasta do arquivo (figura 7).

Figura 7

Trs posi96es conjuntas Cinco posiQoes conjuntas FORA

Qpanto asua fimrio, a guia pode ser ainda:


.1
o primria - indica .a primeira divisao de uma gaveta ou sec;ao de uro ar-
quivo;
o secundria - indica uma subdivisao da prirnria; ,
o suhsidiria - indica uma subdivisao da secundria; TIRA DE INSERc;:AO - uma tira de papel gomado ou de cartolina, picotada,
o especial - indica a localizac;ao de uro nome ou assunto de grande fre. onde se escrevem as notac;oes. Tais tiras sao inseridas nas projec;oes da5 pastas
J
qencia. ou gu1as.
48 ARQU/VO: TEORIA E PRTICA ORGANIZACAO E ADMINISTRACAO DE AROUIVOS 49

PASfA- urna folha de papelao resistente, ou cartolina, dobrada ao meio, que Recomenda-se ainda que a escolha do equiparnento seja precedida de
1
serve para guardar e proteger os documentos. Pode ser suspensa, de corte reto, pesquisa junto as fmhas especializadas, urna vez que constantemente sao
isto , lisa, ou ter projec;:ao (figura 8). Elas se dividem ero: lanc;:adas no mercado Aovas linhas de fabricac;:ao. As mais tradicionais sao os
1

o individual ou pessoal- ande se guardarn documentos referentes a uro as- arquivos, fichrios, ca~as de transferencia, boxes, armrios de ac;:o etc. As mais
sunto ou pessoa ero ordem cronolgica; recentes sao os arquivbs e fichrios rotativos eletromecanicos e eletronicos,
1

o misceldnea - onde se guardarn documentos referentes a diversos assuntos bem como as estantes qeslizantes.
ou diversas pessoas ero ordem alfabtica e dentro de cada grupo, pela orde- l
ARMMuo DE ACO - uln mvel fechado, usado para guardar documentos sigi-
nac;:ao cronolgica (figura 8). 1
losos ou volumes encad'ernados .
.ARQUNO - Mvel de aJo ou de madeira, coro duas, tres, quatro ou mais gave-
Figura 8
tas ou gabinetes de dive~sas dimensoes, onde sao guardados os documentos .
.ARQ_uwo DE FOLE - ub arquivo de transic;:ao entre o arquivo vertical e o ho-
1

rizontal. Os documentps erarn guardados horizontalmente, em pastas coro


subdivisoes, e carregado~ verticalmente.
1

.ARQUNOS HORIZONTAJS ~GOS- Pombal (ero forma de escaninhos) e sargento


(tubos metlicos usacoslpelo Exrcito ero campanha).
Box - Pequeno fichrio\ que se coloca nas mesas. usado para lembretes.
CAJXA DE TRANSFERENCIA!- Caixa de ac;:o ou papelao, usada especialmente nos
arquivos permanentes. \
Lisa ou corrida Com projel(ao
EsTANTE - Mvel abertd, coro prateleiras, utilizado nos arquivos permanentes,

onde sao colocadas as ;~ixas de transferencia. Modernamente, utilizada para


arquivos correntes, empiegando-se pastas suspensas laterais.
1

FICHRIO - uro mvel de ac;:o prprio para fichas, coro urna, duas, tres ou
quatro gavetas, ou conju~ado coro gavetas para fichas e documentos.
1
3.6.2 Material permanente FICHRIO HORIZONTAL - 4lquele em que as fichas sao guardadas ero posic;:ao ho-
rizontal, urnas sobre as ~utras - modelo KARDEX. As fichas sao fixadas por
'~ 1 O material permanente aquele que tero grande durac;:ao e pode ser uti-
meio de bastoes metlic~s presos as gavetas. De~sa disposic;:ao das bastes resulta
,,.1 lizado vrias vezes para o mesmo fim. Na sua escolha, alm do tipo e do ta-
~
~'

que a primeira ficha pre~a, a partir do fundo, 1 ficar inteirarnente visveL dei-
manho dos documentos, deve-se levar ero con,ta os seguintes requisitos:
'--j
:1 1 xando que da imediatanlente inferior aparec;:a ,urna faixa correspondente a di-
o economa de espac;:o (aproveitarnento mximo do mvel e mnimo de de- mensao da barra, e assinJ sucessivamente, lembrando o aspecto de urna esteira
;,..-

J\s
1
pendencia); - "arquivo-esteirinha". faixas que aparecem funcionam como verdadeiras
"-

'-
1
1i
o conveniencia do servic;:o (arrumac;:ao racional);
o capacidade de expansao (previsao de atendimento a novas necessidades);
O invulnerabilidade (seguranc;:a);
projec;:oes, nas quais sao ~eitas as notac;:oes.
FICHRIO VERTICAL - Aqu~le em que as fichas sao guardadas em posic;:ii.o verti-
cal, urnas atrs das outra:s, geralmente separadas por guias. o modelo mais
o distinc;:1io (condic;:oes estticas); 1 .
usado por ser mais econmico. As gavetas ou bandejas comportam grande n-
~ o resistencia (conservac;:1io). 1
mero de fichas. '
50 ARQUIVO: TEORIA E PRTICA 51
J' ORGANIZACAO E ADMINISTRACAO DE ARQUIVOS

SUPORTE - Anna;ao de metal que se coloca dentro das gavetas dos arquivos, anlise e diagnstico da situa~ao. A terceira ser o plano propriamente dito,
servindo de ponto de apoio para as pastas suspensas. contendo as prescri~oes, recomendac;oes e procedimentos a serem adotados, es-
tabelecendo-se, inclusive, as prioridades para a implanta;ao.

3. 7 Constitui9o de arquivos intermedirios e permanentes 1


3.8 Jmp/anta9o e acompanhamento. Manuais de arquivo
Toda organiza;ao, seja ela pblica ou privada, de pequeno, mdio ou Recomenda-se que a :fuse de implanta~ao seja precedida de urna campa-
grande portes, acumula atravs dos tempos um acervo documental que, mes- nha de sensibilizac;ao que atinja a todos os nveis hierrquicos envolvidos.
roo depois de passar por fases de anlise, avalia;ao e sele;ao rigorosas, deve ser Esta campanha, feta por meio de palestras e reunioes, objetiva infor-
preservado, seja para fms administrativos e fiscais, seja por exigencias legais, mar as altera;oes a serem introduzidas nas rotinas de servi~o e solicitar a coo-
ou ainda por questoes meramente histricas. pera~ao de todos, numa tentativa de neutralizar as resistencias naturais que
Nenhum plano de arquivo estara completo se nao previsse a constitui- sempre ocorrem ao se tentar modificar o status quo administrativo de urna or-
~ao do arquivo permanente, para onde devem ser recolhidos todos aqueles do- ganiza;ao.
cumentos considerados vitais. . Parelelamente a campanha de sensibiliza~ao deve-se promover o trema-
Q!.anto aos arquivos ou depsitos intermedirios, estes s deverao ser mento nao s do pessoal diretamente envolvido na execu~ao das tarefas e fun- r
criados se ficar evidenciada a sua real necessidade. ;5es previstas no projeto de arquivo, como daqueles que se utilizarao dos servi-
Em geral, existem em ambito governamental, em face do grande volu- c;os de arquivo, ou de cuja atua~ao depender, em grande parte, o exito desses
me de documenta~ao oficial e de sua descentraliza~ao fisica. servi~os.
As entidades e empresas de carter privado dificilrnente necessitam desse implant~;ao das normas elaboradas na etapa anterior exigir do res-
organismo, salvo no caso de institui~oes de grande porte, coro filiais, escrit- ponsvel pelo projeto um acompanhamento constante e atento, a fun de corri-
rios, representa~oes ou similares, dispersos geograficamente e detentares de gir e adaptar quaisquer impropriedades, falhas ou omissoes que venham a
grande volume de documenta;ao. o correr.
Somente depois de implantar e testar os procedimentos -verificar se as
3.7.1 Recursos financeiros normas, rotinas, modelos e formulrios atendem as necessidades -, que deve-
r ser elaborado o manual de arquivo, instrumento que coroa todo o trabalho
Outro aspecto fundamental a ser considerado diz respeito aos recursos dis- de organiza~ao. Nele ficain registrados os procedimentos e instru~oes que irao
.\
ponveis nio apenas para instala;iio dos arquivos, mas, sobretudo, para sua manu- garantir o funcionamento eficiente e uniforme do arquivo e a continuidade
ten~o. do trabalho atravs dos tempos.
Nem sempre os responsveis pelos servi;os pblicos ou dirigentes de Seria impossvel estabelecer padrees rgidos para a elabora~ao dos ma-
empresas co"mpreendem a importancia dos arquivos e adrnitem as despesas, al- nuais, urna vez que estes devem refletir as peculiaridades das instituic;oes a que
gumas vezes elevadas, concementes a tais servi;os. Torna-se necessria, ento, se referem. Entretanto, a experiencia nos permite indicar, em linhas gerais, os
urna campanha de esclarecimento no sentido de sensibiliz-los. elementos que devem constituir os manuais de arquivo. Sao eles:
o apresenta~ao, objetivos e abrangencia do manual;
3.7.2 Elaborayo do projeto de arquivo o informa;oes sobre os arquivos da institui~ao, suas finalidades e responsabi-
lidades; sua intera~ao e subordina~ao;
Considerados todos os elementos descritos, o especialista estar em con- o organogramas e fluxogramas;
di~oes de elaborar o projeto de organiza~ao, a ser dividido ero tres partes. A o conceitos gerais de arquivo, defmic;ao das opera~oes de arquivamento; ter-
primeira constar de urna sntese da situac;ao real encontrada. A segunda, de minologa;
52 ARQUIVO: TEORJA E PRTICA

o detalhamento das rotinas, modelos de carimbos e formulrios utilizados;


plano de classifica~ao de documentos com seus respectivos cdigos e ndices;
O tabelas de temporalidade de documentos, que, pela sua amplitude, podem
ser apresentadas em separado.
Por ser o arquivo urna atividade dinfunica, o manual dever ser periodi-
camente revisto e atualizado, a fim de atender as altera~oes que surgirem em CAPTULO 4
decorrencia da evolw;:ao da prpria institui_;:ao.
GES~AO DE DOCUMENTOS
1

Assim como a h~manidade vem evoluindo tcnica, cientfica e cultural-


mente atravs dos sculbs, tambm o conceito de arquivos sofre modifica_;:oes
para atender aos desafi~s de um mundo em mudan_;:as.
Na antigidade, tomo observamos no captulo 2, prevaleca o conceito
1

legal dos arquivos. Os documentos serviam para estabelecer ou reivindicar di-


. 1
re1tos. 1
1

Em meados do sculo XIX come_;:a a desabrochar um crescente interesse


1

pelo valor histrico do~ arquivos e os documentos ganham o status de teste-


munhos da histria. O ~abalho dos arquivistas da poca se concentra, basica-
mente, na organiza~o e\ utiliza~_;:ao dos acervos dos arquivos.
Em meados do s~culo XX, principalmente a partir da II Guerra Mun-
dial, em decorrencia do[ progresso cientfico e tecnolgico alcan_;:ado pela hu-
manidade, a produ_;:ao 4e document~s cresceu a nveis tao elevados que supe-
rou a capacidade de co~trole e organiza_;:ao das institui_;:oes, as quais se viram
for_;:adas a buscar nova~ solu~oes para gerir as grandes massas documentais
. 1 .
acumul ad as nos arqmvo~.
Neste ambiente, s~rgiu nao apenas a teoria das tres idades dos arquivos,
mencionada no captulol2, como o novo conceito de gestao de documentos.
"Considera-se gestao de documentos o conjunto de procedimentos e
opera_;:oes tcnicas refere~tes a sua produ_;:ao, tramita_;:ao, uso, avalia_;:ao e arqui-
vamento em fase correnfe e intermediria, visando a sua elimina_;:ao ou reco-
lhimento para guarda pehnanente" (Lei Federal n 8.159, de 8-1-1991).
1

Desta conceitua~_;:ap podemos destacar as tres fases bsicas da gestao de


documentos: a produ~_;:aoj a utiliza~_;:ao e a destina~_;:ao.

l
GESTO DE DOCUMENTOS 55.
54 ARQUIVO: TEORIA E PRATICA

Embora as atividades de protocolo, expedi~ao e arquivo corrente sejam


Produro de documentos: refere-se a elab9ra~ao dos documentos em de-
distintas, o ideal que funcionem de forma integrada, com vistas a racionali-
correncia das atividades de um rgao ou setor. Nesta fase, o arquivista deve
za~ao de tarefas comuns.
contribuir para que sejam criados apenas documentos essenciais a administra-
Assirn, devido ao ntimo relacionamento dessas reas de trabalho, jul-
~ao da institui~ao e evitadas duplica~ao e emissao de vias desnecessrias; pro-
gou-se oportuno distribuir em cinco setores distintos as atividades dos arqui-
por consolida~ao de atas normativos alterados ou atualizados com certa fre-
vos correntes:
qencia, visando a perfeita compreensao e interpreta~ao dos textos; sugerir
cria~ao ou extin~ao de modelos e formulrios; apresentar estudos sobre a ade- l. Protocolo, incluindo recebimento e classifica~ao, registro e movimenta~o
qua~ao e o melhor aproveitamento de recursos reprogrficos e infOrmticos; 2. Expedi~ao
contribuir para a difusao de normas e informa~oes necessrias ao bom desem- 3. Arquivamento - o arquivo propriamente dito
penho institucional; opinar sobre escolha de materiais e equipamentos; parti- 4. Emprstimo e consulta
cipar da sele~ao dos recursos humanos que deverao desempenhar tarefas 5. Destina~ao

arquiVsticas e afins. Em resumo, a gestao de documentos assumiu nas institui-


~oes papel tao relevante quanto a gestao de materiais e de recursos humanos, 1. 1 Protocolo
embora ainda nao seja assirn reconhecido. No que se refere as retinas, poder-se-ia adatar as seguintes, com altera-
Utilizaro de documentos: esta fase inclu as atividades de protocolo ~5es indicadas para cada caso:
(recebirnento, classifica~ao, registro, distribui~o, trarnita~ao), de expedi~ao, de T
organiza~ao e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediria,
1.1.1 Recebimento e classifica9ao
bem como a elabora~ao de normas de acesso a documenta~ao (emprstimo,
consulta) e a recupera~ao de informa~oes, indispensveis ao desenvolvimento Passos Rotinas
de fun~oes administrativas, tcnicas ou cientficas das institui~oes.
1 Receber a correspondencia (malotes, balcao, ECT)
Avaliaro e destinaro de documentos: talvez a mais complexa das tres 2 Separar a correspondencia oficial da particular (ver se~iio Corresponden-
fases da gestao de documentos, se desenvolve mediante a anlise e avalia~ao cia, sua classifica~iio e caracterizac;iio a p. 31)
dos documentos acumulados nos arquivos, com vistas a estabelecer seus prazos 3 Distribuir a correspondencia particular
de guarda, determinando quais serao objeto de arquivamento permanente e 4 Separar a correspondencia ofici.al de carter ostensivo da de carter sigiloso
quais deverao ser eliminados por terem perdido seu valor de prava e de infor- 5 Encaminhar a correspondencia sigilosa aos respectivos destinatrios
ma~ao para a institui~ao. 6 Abrir a correspondencia ostensiva
7 Tomar conhecimento da correspondencia pela leitura, verificando a exis-
tencia de antecedentes
1. Arquivos .correntes 8 Requsitar .ao Arquivo os antecedentes. Se os antecedentes nao estiverem no
Arquivo, o Setor de Registro e Movimentac;iio informar onde se encon-
Conforme j se defmiu no captulo 2, os arquivos correntes sao copsti- tram e os solicitar para ser feta a juntada
1
tudos de documentos em curso ou freqentemente cnsultados como ponto 9 Interpretar e classificar a correspondencia, com base no cdigo de assuntos
adotado, se for o caso .1
de partida ou prosseguirnento de planos, para fins de controle, para tomada
10 Apor carimbo de protocolo - numeradorjdatador, sempre que possve~
de decisoe5 das administra~oes etc. no canto superior direito do documento (figura 9)
No cumprirnento de suas fun~oes, os arquivos correntes muitas vezes 11 Anotar abaixo do nmero e da data a primeira distribui~iio e o cdigo de
respondem ainda pelas atividades de recebirnento, registro, distribui~ao, movi- assunto, se for o caso
menta~ao e expedi~ao dos documentos correntes. Por isso, freqentemente en- 12 Elaborar o resumo do assunto a ser lanc;ado na ficha de protocolo
contra-se na estrutura organizacional das institui~oes a designa~o de rgaos de 13 Encaminhar os papis ao Setor de Registro e Movimenta~o
Protocolo e Arquivo, Arquivo e Comunica~ao ou outra denornina~ao similar.

L
56

Figura 9
ARQIJ/VO: TEORIA E PR TI CA
GESTAD DE DOCUMENTOS. 57

Carimbo de protocolo
1
r
.1

DD
::::>
en ~
o
~ ::;;
w
oo
o
C!l
L
5
-w
C!l
oco
w
DESTINO: CDIGO: Ci a.. o
'()
u
en
w z
'
1

1
1
g o
o
1
ii i
9
o
<(
o ::;; w
u
u ::::> w
1.1.2 Registro e movimenta9ao 1f u 0:
~ o
f--
zw o
0:
!L Lu oo
Este setor funciona como um centro de distribui~ao e redistribui~ao de oo o
~ :;<(
~
documentos. Suas atribui~oes podem ser assim descritas: z o o
1
i
Passos Rotinas
<;
1 Preparar a ficha de protocolo, em duas vas, anotando: nmero de protoco- ;
~
lo; data de entrada; procedencia, espcie, nmero e data do documento; cdi-
~~ go e resumo do assunto; primeira distribui~iio (figura lO)
2 Anexar a segunda va da ficha* ao documento, encaminhando-o ao seu
'--" destino, juntamente com os antecedentes, aps o registro e as anota~6es o_,
pertinentes nas respectivas fichas, se for o caso o
u.
e~
3 Inscrever os dados constantes da ficha de protocolo nas fichas de proce-
g
o0:
-~ dencia e assunto, rearquivando-as em seguida (figuras 11 e 12) o a..
1 o<( w
4 Arquivar as fichas de protocolo, em ordem numrica o o
'"- J 5 Re~eber dos vrios setores os documentos a serem redistribudos; anotar <(
5
oc"'
<(
:e
u
: nas respectivas fichas (numricas) o novo destino [5 ;
z ti ::;;
li 6 Encaminhar os documentos aos respectivos destinos, de acorde com despa- olU
ow g Ci u
1! z en
"'-' cho de autoridade competente u ::::>
: O en >
o: en g, , C!l
!L <( :'!- tl, ~ u.
1 * Essa ficha ser retirada no rgiio a que o documento ~ destinado pelo responsvel pelo con-
/ trole no ambito desse rgao, e ser novamente anexada ao documento quando este for enca-
minhado a outro rgao, devendo essa passagem ser feita por interm~dio do Setor de Registro e
Movimenta~o, que o redistribuir.

- -------~--------------~-
Figura 11 (]1

Ficha deprocedenda CXl

PROCED~NCIA:

Documento

ASSUNTO N
Esp. e n2 Data Protocolo

-
1

)>
JJ
o
e
<
!?
-1
m
o
JJ
5>
,
m
JJ
~
- o
)>

Gl
Figura 12 m
Ficha de assunto ~
~
D
m
D
CDIGO: ASSUNTO: oC1
e

Documento
N
~
en

l
PROCEDONCIA Protocolo
Esp. e n Data
-- - - ---------------

(]1
(O

"-;
. 61
GESTAO DE DOCUMENTOS
1'
60 ARQU/VO: TE ORlA E PRTICA
1
dos documentos a senJ,m classificados. Cada ramo de atividade exige um mto-
1.2. Expedi9o
do diferente, adequad~ as suas finalidades. Da o problema dificil, quando se
Em geral sao adotadas as seguintes rotinas: 1 quer organizar um ar4uivo, da escolha de um mtodo ideal de classifica~ao
para que a finalidade ~recpua do arquivo, que o acesso aos documentos, seja
Passos Rotinas plenamente atingida. 1
"- O mtodo de a~quivamento determinado pela natureza dos documen-
Receber a correspondencia (original, envelope e cpias em quantida-
'~ tos a serem arquivadose pela estrutura da entidade.
des a serem determinadas)*
Pode-se dividir ~s mtodos de arquivamento em duas classes:
2 Verificar se nao faltam folhas ou anexos
3 Numerar e completar a data, no original e nas cpias
11
4 Separar o original das cpias
5 Expedir o original, com os anexos se for o caso, pela ECT, malotes ou Alfabtico
emmaos Geogrfico \
6 Enc~ar as cpias, acompanhadas dos antecedentes que !hes de-
ram on~em, ao setor de arquivamento, isto , ao Arquivo propria- 1 Simples
mente drto Numricos 1 Cronolgico
Bsicos 1 { Dgito-terminal
* Os rgaos que desejarem manter urna cole~o de cpias para consulta imediata deveriio 1
prepar-las em papel de cor diferente. Estas cpias !hes serao restituldas aps a expedi~o.
1 Enciclopdico
1 {Alfabticos { Dicionrio
1.3 Arquivamento ~~!:::~os\ . Duplex
i Numricos Decimal
:g. comum enfatizar-se as
atividades de arquivamento num programa de {
Unitermo ou Indexa~ao coordenada
gestao de documentos. .
1
Sem dvida, trata-se de urna tarefa arquivstica da maior importancia

{
urna v~ que, como j vimos, a fun~ao primordial dos arquivos disponibili~ ~::;~tico
zar as mforma~oes contidas nos documentos para a tomada de decisao e com- Padronizados Sound~
prova~ao de direitos e obriga~oes, o que s se efetivar se os documentos esti- Mnem0nico
verem corretamente classificados e devidamente guardados.
Mais i~portante, pois, do que guardar (arquivar) achar, rapidamente
, Rdoneo 1 d . d . d" . d'
(recuperar as mforma~oes), no momento desejado.
Estes meto os pe):tencem a 01s gran es sistemas: ueto e m treta.
. Para se alcan~ar tais objetivos encontram-se descritos, a seguir, os princi- Sistema direto \aquele em que a busca do documento feita direta-
p~I~ mtodos de ar:rtivamento ~tilizados para a organiza~ao dos acenros arqui- mente no local ande se bcha guardado.
vtsttcos, as opera~oes desenvolvidas na fase do arquivamento, as rotinas e fi- Sistema indireto ~ aquele em que, para se localizar o documento, pre-
n~ente, os critrios e procedimentos adotados no cumprimento da fu:~ao 1
ciso antes consultar um ndice ou um cdigo.
mats nobre dos arquivos: sua utiliza~ao, mediante emprstimo e consulta. O mtodo alfanutnrico - combina~ao de letras e nmeros - nao se in-
clu nas dasses de mto~os bsicos e padronizados e considerado do sistema
1.3.1 Mtodos de arquivamento . . d"ueto.
semi-m 1

1
Qyando se trata de planejar a organiza~ao de um arquivo ou fichrio,
A tar~fa de classificar documentos para um arquivo exige do classifica-
os elementos constantes;, de um documento a considerar sao: nome (do reme-
dor conhecrment~s nao s da administra~ii.o a que serve, como da natureza
62 ARQUIVO: TEORIA E PRTICA GESTAO DE DOCUMENTOS 63 ~-

tente, do destinatrio, ou da pessoa a quem se refere o documento); local., n- Desvantagens: os erros de arquivamento tendem a predominar no arquivamen-
mero, dat:Jl e assunto. De acordo com o elemento mais importante e mais to alfabtico, quando o volume de documentos muito grande, devido ao
freqentemente procurado, em cada caso, pode-se organizar os fichrios ou ar- cansac;:o visual e a variedade de grafa dos nemes.
quivos em:
a) ordem alfabtica; Regras de alfabeta90. O arquivamento de nemes obedece a 13 re-
b) ordem geogrfica; gras, chamadas regras de alfabetac;:ao, e que sao as seguintes:
e) ordem numrica (simples ou cronolgica);
d) ordem de assunto. 1. Nos nemes de pessoas fsicas, considera-se o ltimo sobrenome e depois o
prenome.
Com referencia a ordem numrica, a data geralmente precedida por
nmero de ordem, como tambm pode ser considerada elemento subsidirio Exemplo: Joao Barbosa
Pedro Alvares Cabral
nas outras ordenac;:ies. L
Paulo Santos
Maria Lusa Vasconcelos
Mtodos bsicos
Arquivam-se: Barbosa, Joao
Cabral, Pedro Alvares
Mtodo alfabtico. o mais simples, desde que o elemento principal Santos, Paulo
a ser considerado seja o NOME. um mtodo direto, porque a pesquisa feta Vasconcelos, Maria Lusa
diretamente, nao senda necessrio se recorrer a um ndice auxiliar para locali-
zar qualquer documento. Nesse mtodo, as fichas ou pastas sao dispostas na Obs.: Qgando houver sobrenomes iguais, prevalece a ordem alfabtica do
ordem rigorosamente alfabtica, respeitadas as normas gerais para a alfabeta- prenome.
c;:ao, atravs de guias divisrias, com as respectivas letras. Exemplo: Anbal Teixeira
As notac;:ies nas guias podem ser abertas ou fechadas, conforme indi- Marilda Teixeira

quem o limite inicial ou os limites inicial e final. Notac;:ies simples abertas: P~ulo Teixeira
A, E, e; Al?, Ac etc.; notac;:ies compostas ou fechadas: Aa-M Am-Az etc. Vtor Teixeira
H colec;:ies alfabticas de guias, variando seu nmero de acordo com o
Arquivam-se: Teixeira, Anbal
maior ou menor detalhe na divisao alfabtica, o que ser determinado em Teixeira, Marilda
func;:ao da quantidade de documentos ou fichas que se tenha que guardar. Teixeira, Paulo
Alm das pastas indlviduais - urna para cada pessoa ou entidade - de- Teixeira, Vtor
vem ser preparadas as pastas miscelnea. Estas pastas destinam-se a guardar do-
cumentos referentes a diversos correspondentes eventuais, que, porl serem pou- 2. Soprenomes compo~tos de um substantivo e um adjetivo ou ligados por h-
cos (de urna a no mximo cinco unidades para cada correspondente), nao fen nao se separam.
justificam a abertura de urna pasta individual. A ficarao os documentos, acu- Exemplo: Camilo Castelo Branco
mulando, at que se torne necessria a abertura de pasta individual. As pastas Paulo Monte Verde
miscelanea levam no~c;:ies iguais as das guias e podem ser arquivadas antes ou Heitor Villa-Lobos
depois das pastas individuais. Sua ordenac;:ao interna dever obedecer primei- Arquivam-se: Castelo Branco, Camilo J
ramente a ordem alfabtica e, dentro desta, _a cronolgica. Monte Verde, Paulo
Vantagens do mtodo al1ilbtico: rpido, direto, fcil e barato. Villa-Lobos, Heitor
64 ARQUIVO: TEORIA E PRTICA GESTi\0 DE DOCUMENTOS 65

3. Os sobrenomes formados com as palavras Santa, Santo ou Sao seguem a re-


Arquivam-se: Alm~ida Filho, Antonio
gra dos sobrenomes compostos por um adjetivo e um substantivo.
Ribeiro Jnior, Paulo
Exemplo: Waldemar Santa Rita Vascncelos Sobrinho,Joaquim
Luciano Santo Cristo Vian~ Neto, Henrique
1

Carlos Sao Paulo 1

Obs.: Os graus de paren~esco s serao considerados na alfabeta~ao quando


Arquivam-se: Santa Rita, Waldemar
Santo Cristo, Luciano servirem de elemento de distin~ao.
Sao Paulo, Carlos
!
Exemplo: Jorge deiAbreu Sobrinho
4. As iniciais abreviativas de prenomes tem precedencia na classifica~ao de so- Jorge de!Abreu Neto
brenomes iguais. Jorge deiAbreu Filho
1

Arquivam-se: Abreb. Filho, Jorge de


.Exemplo: J. Vieira
Jonas Vieira
Abre~ Neto, Jorge de
1

Abreu Sobrinho,Jorge de
Jos Vieira 1

Arquivam-se: Vieira, J. 7 Os ttulos nao sao conslderados na


1
alfabeta~ao. Sao colocados aps o nome
Vieira, Jonas completo, entre parentes:es.
Vieira, Jos
Exemplo: Ministro! Mil ton Campos
5. Os artigos e preposi~oes, tais como a, o, de, d~ da, do, e, um, uma, nao sao Professot Andr Ferreira
1
considerados (ver tambm regra n 9). General Paulo Pereira
Dr. Pedr9 Teixeira
Exemplo: Pedro de Almeida
Ricardo d'Andrade Arquivam-se: Cam~os, Milton (Ministro)
Lcia da Gimara Ferreita, Andr (Professor)
1

Arnaldo do Cauto Pereir~, Paulo (General)


Arquivam-se: Almeida, Pedro de TeixeJa, Pedro (Dr.)
1
1

'~ Andrade, Ricardo d' 8. Os nomes estrangeiros s~o considerados pelo ltimo sobrenome, salvo nos
C:imara, Lcia da casos de nomes ~spanh~ e orientais (ver tambm regras n"' 10 e 11).
Cauto, Arnaldo do !
Exemplos: GeorgesiAubert
6. Os sobrenomes que exprimem grau de parentesco como Filho, Jnior,
WinstoJ Churchill
Neto, Sobrinho sao considerados parte integrante do ltimo sohrenome,
Paul M4lle~
mas nao sao considerados na ordena~ao alfabtica.
Jorge Schnudt
Exemplo: Antonio Almeida Filho 1

Arquivam-se: Auber~ Georges


Paulo Ribeiro Jnior
Churchill, Winston
Joaquim Vasconcelos Sobrinho
Mllei, Paul
Henrique Viana Neto
Schmi~t, Jorge 1
66 AROUIVO: TEORIA E PRTICA GESTAO DE DOCUMENTOS 67

9. & partculas dos nomes estrangeiros podem ou nao ser consideradas. Exemplo: Embratel
O mais comum consider-las como parte integrante do nome quando es- lvaro Ramos & Cia.
critas com letra maiscula. Funda\=ao Getulio Vargas
A Colegial
Exemplo: Giulio di Capri The Library of Congress
Esteban De Penedo Companhia Progresso Guanabara
Charles Du Pont Barbosa Santos Ltda.
John MacAdam
Arquivam-se: lvaro Ramos & Cia.
Gordon O'Brien
Barbosa Santos Ltda.
Arquivam-se: Capri, Giulio di
Colegial (A)
De Penedo, Esteban
Companhia Progresso Guanabara
Du Pont, Charles
Embratel
MacAdam,John
Funda\=ao Getulio Vargas
O'Brien, Gordon
Library of Congress (The)
10. Os nomes espanhis sao registrados pelo penltimo sobrenome, que cor-
13. Nos ttulos de congressos, conferencias, reunioes, assemblias e assemelha-
responde ao sobrenome de familia do pai.
dos os nmeros arbicos, romanos ou escritos por extenso deverao aparecer
Exemplo: Jos de Oviedo y Baos no fim, entre parenb:;ses.
Francisco de Pina de Mello Exemplo: II Conferencia de Pintura Moderna
Angel del Arco y Molinerc;> Qyinto Congresso de Geografia
Antonio de los Ros 32 Congresso de Geologa
Arquivam-se: Arco y Molinero, Angel del Arquivam-se: Conferencia de Pintura Moderna (II)
Oviedo y Baos, Jos de Congresso de Geografia (Qyinto)
Pina de Mello, Francisco de Congresso de Geologa (32)
Ros, Antonio de los
Estas regr~s podem ser alteradas para melhor servir a organiza\=ao, d~sde
11. Os nomes orientais - japoneses, chineses e rabes - sao registrados como que o arquivista observe sempre o mesmo critrio e fa\=a as remissivas necess-
se apresentam. rias para evitar dvidas futuras.
Exemplo: Al Ben-Hur Exemplo: Jos Peregrino da Rocha Fagundes jnior .1
Li Yutang Jos Flix Alves Pacheco
Arquivam-se: Al Ben-Hur Podem ser arquivados pelos nomes mais conhecidos:
LiYutang
Peregrino Jnior, Jos
12. Os nomes de firmas, empresas, institui\=oes e rgaos governamentais devem Flix Pacheco, Jos
ser transcritos como se apresentam, nao se considerando, porm, para fins
de ordena\=ao, os artigos e preposi\=oes que os constituem. Admite-se, para Colocam-se remissivas em:
facilitar a ordena\=ao, que os artigos iniciais sejam colocados entre parente- Fagunde; Jnior, Jos Peregrino da Rocha
ses aps o nome. Pacheco, Jos F~lix Alves
68 ARQUIVO: TEORIA E PRTICA
1 GESTAD DE DOCUMENTOS 69

Regras de ordena9a0. Para a ordena.;:ao dos itens pode-se adotar,


Exemplo:
seja o critrio de letra por letra, seja o de palavra por palavra, consideradas
urna aps outra, na ordem em que aparecem no elemento a ordenar.
Estado i' Cidade Correspondente
1,

l. Letra por letra Amazonas Manaus (capital) Sobreira, Lufsa


1

Amazonas 1 ltacoatiara Santos, Antonio J.


Exemplo: Monte Alegre Ro de Janeiro i Ro de Janeiro (capital) Rodrigues, lsa
Monte Branco i Campos Almelda, Jos de
Rio de Janeiro 1

1
Monteiro Sao Paulo 1
Sao Paulo (capital) Correa, Gilson
Monte Mr SaoPaulo 1
1
Lorena Silva, Alberto
1

Montenegro 1

Monte Sinai 1
Nome da cidade, estado e correspondente. Qyando o prmcrp . . al
2. Palavra por palavra elemento de identifica;:aJ a cidade e nao o. estado, deve-se observar a rigorosa
ordem alfabtica por cidJdes, niio havendo destaque para as capitais.
Exemplo: Monte Alegre
Monte Branco !
Exemplo:
Monte Mr
1
Monte Sinai Cidade
1
Estado Correspondente
'
1
Monteiro
Montenegro
Campos i Rio de Janeiro Almeida, Jos de
ltacoatiara 1 Amazonas Santos, Antonio J.
1
Lorena Sao Paulo Silva, Alberto
A escolha de um dos critrios implica a exdusao do outro.
Manaus 1 Amazonas Sobreira, Lufsa
1
Rio de Janeiro 1
1
Ro de Janeiro Rodrigues, lsa
SaoPaulo Sao Paulo Corrl:la, Gilson
Mtodo geogrfico. O mtodo geogrfico do sistema direto. A bus- 1
i
ca feta diretamente ao documento. Este mtodo preferido quando o prin-
1
cipal elemento a ser considerado em um documento a PROCEDENCIA ou Nesse caso nao !necessrio o emprego de guias divisrias correspon-
LOCAL. dentes aos estados, pois ~ pastas sao guardadas em ordem alfabtica pela cicla-
As melhores ordena~oes geogrficas sao: de. imprescindvel, po~m, que as pastas tragam os nomes dos estados, em
o Nome do estado, cidade e correspondente. segundo lugar, porque hl cidades com o mesmo nome em diferentes estados.
O Nome da cidade, estado e con:espondente. Exemplo: BrasliJ (Distrito Federal)- Silva, Jackson
1

Brasilia' (Minas Gerais)- Leite, Edson


Itabaiaba (Paraba) - Santos, Therezinha
Nome do estado, cidade e correspondente. Qyando se organiza
ltabai~a (Sergipe) - Souza, Lourdes da Costa e
um arquivo por estados, as capitais devem ser alfhetadas em primeiro lugar,
por estado, independentemente da ordem alfabtica em rela~ao as demais ci- i
1

dades, que deverao estar dispostas aps as capitais. Correspondencia com outros pases. Q!Iando se trata de corres-
Neste caso h necessidade de se utilizar guias divisrias com nota~oes pondencia com outros p~ses, alfabeta-se em primeiro lugar o pas; seguido da
indicativas dos nomes dos estados. capital.e do correspone4te. As demais cidades seriio alfabetadas em oidem al-
fabtica, aps as respecti~s capitais dos pases a que se referem.
70 GESTAD DE DOCUMENTOS ( 1
ARQUIVO: TEORIA E PRTICA
il
Exemplo: Exemplo: M-1 Pedro Correa Filho
M-1 Carlos Sao Pedro il

Pafs M-1 Lcia VIlla Verde )1

r-------------------T-------------------T---------
Cidade Correspondente :
Fran'<a Paris (capital)
M-1 Oswaldo Paes
Unesco
Fran'<a- Lorena Vadim, Roger No segundo caso, atribu-se a cada correspondente_ eventual um nme-
Portugal Usboa (capital) Pereira, Jos ro prprio, precedido da letra Jvf_(de rniscehmea), arqu1vando-os nas pastas,
Portugal Coimbra
Portugal
Albuquerque, Maria sem: considerar a ordena;:ao alfabet1ca.
Porto Ferreira, AntOnio
Exemplo: M-1 Pedro Correa Filho
M-2 Carlos Sao Pedro
Vantagens do mtodo geogrfico: direto e de fcil manuseio. M-3 Lcia Villa Verde
Desvantagens: exige duas classifica;:5es -local e nome do correspondente. .............................................
M-10 Oswaldo Paes
Mtodos numricos. Qp.ando o principal elemento a ser considerado No primeiro caso, a nota<;ao das pastas miscelaneas seria M-1, M-2,
em um documento o NMERO, a escolha deye recair sobre um dos seguin- M-3 etc. e, no segundo caso, Ml-10, Mll-20, M21-30 etc. (figuras 13 e 14).
tes mtodos: simples, cronolgi~o ou dgito-terminal.
Tais mtodoii sao indiretos, urna vez que, para se localizar um documen- Figura 13 Figura 14
Primeiro caso Segundo caso
to ou pasta, h que se recorrer a urn fndice alfabtico (em fichas), que fornece-
r o nmero sob o qual o documento ou pasta foram arquivados.
A nurnera;:ao obedece semente aordena;:ao seqencial, embora a dispo-
si;:ao flsica das pastas, nas gavetas ou estantes, possa apresentar peculiaridades
prprias a cada mtodo.

Mtodo numrico simples. O mtodo nmerico simples constitu-se


na atribui;:ao de um nmero a cada corresponden te ou cliente - pessoa flsica
ou jurdica -, obedecendo-se a ordem de entrada ou de registro, sem qualquer
preocupa;:ao com a ordena;:ao alfabtica, j que o mtodo exige um ndice al-
fabtico rernissivo (figuras 13 e 14). :
Alm do registro (em livro ou fichas) das pastas ocupadas (figuras 15 e
16), a fim de se evitar que sejam abertas duas ou mais pastas com o mesmo
nmew, indispensvel urn fndice alfabtico, remissivo (figuras 17 e 18), em
fichas, ~em o qual seria impossvel a localiza;:ao dos documentos. .
Os cor.respondentes eventuais terao a sua documenta<;ao arquivada em
pastas miscelneas, que devem conter de 10 a 20 correspondentes cada urna.
;
As pastas rniscelaneas constituirao urna srie aparte, podendo a sua nu-
:
mera;:ao obedecer a dois critrios distintos.
No primeiro, nurneram-se apenas as pastas, arquivando-se nelas os docu-
mentos dos correspondentes eventuais em ordem alfabtica, os quais receberao Gavetas de arquivu ordenadas pelo mtodo numrico simples, induindo as sries
o nmero da pasta. de pastas miscelaneas
72 ARQUIVO: TEORIA E PRTICA
GESTAD DE DOCUMENTOS 73

Exemplo de Registro em fichas

Figura 15 Figura 16
Primeiro caso Segundo caso

J_ M-1 Oswaldo Paes M1D0s~ J


.................................. .............. !.................. ..
.................................. .. ............ .................. .

M-1 Lcia Villa Verde M-3 ltCii f Villa


M-1 Carlos Sao Pedro 1
M-2 Carla , Sao Pedro
!

M-1 Pedro Correa Rlho M-1 w~" 1 ~~ .. -.l Rlho



~ f Correspondentes eventuais \ lr'-----'.1 Correspondentes eventuais \'-----"'1
i
l. j

1 6 Funda~iio Getulio Vargas


6
l l=11nrl~r-;;r
1 Getulio Vargas
5 Oswaldo Peixoto 5 Oswaldo ~elxoto
4 Banco Nacional
4 Banco Na1 ional

3 Luiz Carlos Ribeiro


2 Walter Rodrigues
A,
' 1 P~lo do C"'m

~
(\
! Correspondentes efetivos Correspondentes efetivos

\ ____
"~===~' 1 _____.
74 ARQUIVO: TEORIA E PRTICA GESTO DE DOCUMENTOS 75

Exemplo de ndice alfabtico No mtodo numrico simples, pode-se aproveitar o nmero de urna
pasta que venha a vagar.
Figura 17 Por exemplo: em urna organizac;:ao existe urna pasta de n X, ande se
Primeiro caso guarda a correspondencia de determinada firma. Por qualquer motivo a orga-
nizac;:ao termina suas relac;:oes comerciais com a referida fuma. Para que nao se
Villa Verde, Lcia- M-1
conserve urna pasta no arquivo corrente, sem utilidade, faz-se a transferencia

' dos documentos - aps anlise e selec;:ao _: para o arquivo permanente, e apro-
Sao Pedro, Carlos- M-1 1
veita-se o mesmo nmero coro um novo cliente. Qganto a ficha do ndice al-
;

Rodrigues, Walter-2
'
fabtico, referente a primeira fuma, permanecer no fichrio acrescida de nova
Ribeiro, Luiz Carlos- 3 indicac;:ao do lugar ande se encontra no arquivo permanente. O novo cliente,

Peixoto, Oswaldo- 5 que ocupa a pasta de n X, ter tambm urna ficha no ndice alfabtico em seu
1 ;

Paes, Oswaldo- M-1 respectivo lugar.


O mtodo numenco simples, fetas algumas adaptac;:oes, tem ampla:
Fundac;:ao Getullo Vargas- 6
aplicac;:ao nos arquivos especiais (discos, fotografas, filmes, fitas sonoras) e
Correa F~. Pedro- M-1
especializados (projetos de engenharia, projetos de fmanciamento, pronturios
Castro, Paulo de -1 mdicos, cadastros de funcionrios).
Banco Nacional- 4
A la Mtodo numrico cronolgico. Neste mtodo, alm da ordem nu-
\ \ 1 / mrica, tem-se de observar a data. Esta modalidade a adotada em quase todas
as repartic;:es pblicas.
Numera-se o documento e nao a pasta. O documento depois de autua-
Figura 18 do - colocado numa capa de cartolina, ande alm do nmero de protocolo
Segundo caso sao transcritas outras informac;:oes -'-, em geral, passa a ser denominado processo.
Ao planejar-se um modelo de ficha capaz de controlar o andamento i
dos processos nas repartic;:oes, poder-se- indicar, mediante o desdobramento
Villa Verde, Lcla- M-3
; da referida ficha, todos os elementos necessrios ao registro e a localizac;:ao des-
Sao Pedro, Carlos- M-2 ses documentos. J
Rodrigues, Walter-2 Assim, alm da ficha numrica, tambm chamada de ficha de protoco-
' Ribeiro, Luiz Carlos- 3 lo, que o registro propriamente dito, ande ser indicada toda a movirnenta-
j J
Peixoto, Oswaldo- 5
c;:ao do documento ou processo, devem ser preparados ndices auxiliares (em
' fichas) alfabtico-onomstico, de procedencia e de ass-qnto para facilitar a recu-
Paes, Oswaldo-M-10
perac;:ao da documentac;:ao.
Fundac;:ao Getulio Vargas- 6 Neste captulo, nas figuras 10, 11 e 12, sao apresentados modelos de fi-
'
Correa ~. Pedro- M-1 chas adotados no mtodo cronolgico.
Castro, Paulo de -1 Nesse mtodo, quando se anula um registro, s se aproveita o nmero
se for na mesma data.
Banco Nacional- 4
BrA ~ . o nico mtodo de arquivamento que dispensa o uso de pastas misce-
\ \ / / lnea, urna vez que cada documento recebe seu prprio nmero de registro,
constituindo-se num processo nico, ordenado em rigorosa ordem numrica.
hj
!J 76 ARQUIVO: TEORIA E PRTICA GESTAD DE DOCUMENTOS l7
1'
\l
'-- jl
ilil Vantagens do mtodo numrico cronolgico: maior grau de sigilo, menor pos- Vtmtagens do mtodo digto-terminal redw;:ao de erras de arquivamento; rapi-
!l sibilidade de erros por ser mais fcillidar coro nmeros do que coro letras. dez na localizac;:ao e atquivamento, urna vez que trabalha com grupos de dais
1

Desvantagens: um mtodo indireto, abrigando duplicidade de pesquisa. dfgitos; expansio equifibrada do arquivo distribuido em tr~ grandes grupos;
,,_
itl possibilidades de divis~o eqitativa do trabalho entre os arquivistas.
11 Desvantagens: leitura riao-convencional dos nmeros; disposic;:o fsica dos do-
Dgito-terminal. Este mtodo surgiu em decorr~ncia da necessidade de
,~
cumentos de acordo c6m o sistema utilizado na leitura.
serem reduzidos erros no arquivamento de grande volume de documentos,
~ cujo elemento principal de identifica~ao o nmero. Entre as institui~oes de
1~
1!
grande porte que precisam arquivar parte considervel de seus documentos Mtodos por 4ssunto. Quase toda organizac;:ao dispe de certo nme-
1
~~
por nmero podemos mencionar, entre outras, o INSS,- o Inamps, as compa- ro de documentos que !devem, com vantagem, ser arquivados por ASSUNTO -
os referentes a admini+rac;:ao interna e suas atividades-fim.
nhias de seguros, os hospitais e os bancos.
1
11 Os documentos sao numerados seqencialmente, mas sua leitura apre- Dependencia do volume de documentos a serem guardados por assunto,
; senta urna peculiaridade que caracteriza o mtodo: os nmeros, dispostos ero pode-se escolher mto4os mais ou menos complexos, capazes de atender as ne-
1 tr~s grupos de dais dgitos cada um, sao !idos da direita para a esquerda, for- cessidades. \
\
mando _pares. O mtodo de ahuivamento por assunto nao , porm, de fcil aplica-
Decompondo-se, por exemplo, o nmero 829.319, t~m-se os seguintes c;:io, pois depende de ~nterpretac;:o dos documentos sob anlise, alm de am-
grupos: 82-93-19. plo conhecimento das !atividades institucionais. No entanto, o mais aconse-
Como a leitura feita sempre da direita para a esquerda, chama-se o lhado nos casos de graAdes massas documentais e variedade de assuntos.
1 grupo 19 de primrio, o grupo 93 de secundrio e o grupo 82 de tercirio. Comumente endontram-se pessoas que confundem assunto com tipo ff-
1
'"'--
Q!lando o nmero for composto de menos de cinco dgitos, serao colo- sico - espcie dos dd cumentos - e adotam como classificac;:io de assuntos
1

cados zeros asua esquerda, para sua complementa~ao. Assim, o nmero 42.054 atas, correspond~ncia recebida e expedida, contratos, acordos, pareceres, tele-
1

11 ser representado pelos grupos 04-20-54. gramas, telex etc. 1

evidente que ~s espcies documentais t~m importancia, mas devem

~
O arquivamento dos documentos, pastas ou fichas feto considerando-
,,_,_ se ero primeiro lugar o grupo primrio, seguindo-se o secundrio e fmalmente ser adoradas como subdivises auxiliares. Por exemplo:
1 -

o tercirio. Assist~ncia jurfdica


'"-, 11
[ Assim, para se localizar a pasta 162.054 (16-20-54), o arquivista deve veri- e orrespo11Idencm
.
"- t! ficar, ero primeiro lugar, ande se encontram as pastas terminadas em 54; ero Pareceres 1

11 seguida, localiza as pastas cujo grupo secundrio o nmero 20 e finalmente Edifcios e salas 1
\_
a pasta desejada, de nmero 16. ' ' Contratos lde locac;:ao
- /1 Comparando-se a numera~ao dos mtodos numrico simples e dgito- Atas de rehnies de condominio
1
terminal, tero-se a seguinte representa~ao:
1

, O mesmo ocorr9 em relac;:ao a :lroced~ncia dos documentos, como, por


1- exemplo:
- ~~
Numrico simples Dgito-terminal
Admissio de pes~oal
1

56.212 21-87-03
w
~ para a Dir~toria
i 86.212 05-62-12
~
94.217 para o Departamento de Operac;:es
08-62-12

1 218.703 09-42-17 para o Dejlartamento Comercial
~ 1
1 672.789 97-26-89 importante, pd,is, muita atenc;:o por parte do responsvel pela elabo-
1
972.689 67-27-89 rac;:o do plano de classiflcac;:o para evitar tais distorc;:es.
1

1
"--'
78 ARQUJVO: TEORIA E PRTICA GESTAO DE DOCUMENTOS
79

Nao existem esquemas padronizados de classific~iio por assunto, como Percebendo-se a necessidade de um detalhamento maior, os grupos fo-
acorre em rela;:iio a biblioteconomia - Classifica;:ao Decimal de Dewey ram divididos em subgrupos menores, possibilitando a ordena;:ao racional
(CDD) e Classifica;:ao Decimal Universal (CDU). dos objetos e artigos de forma a facilitar a sua distribui;:ao entre os interessa-
Assim, cada institui;:ao dever, de acordo com suas peculiaridades, ela- dos.
borar seu prprio plano de classifica;:ao, ande os assuntos devem .ser grupados Como resultado desses estudos foi elaborado, entao, o seguinte plano:
sob ttulos principais e estes subdivididos em ttulos especficos, partindo-se Vesturio
sempre dos conceitos gerais para os particulares. O maior ou menor grau de roupas
detalhamento a ser estabelecido obedecer as necessidades do prprio servi;:o. dehomem
A elabora;:iio desse esquema, ndice, plano ou cdigo de assuntos exige cam1sas
um estudo completo da organiza;:ao a que se destina {suas finalidades, funcio- cal;:as
namento etc.), o qual deve ser complementado por um levantamento minucio- melas
so da documenta;:ao arquivada. casacas
Recomenda-se que tal levantamento seja feto em fichas para facilitar a palets
fase posterior de reuniao dos assuntos em classes, grupos e subgrupos, de esco- de mulher
lha de termos significativos para represent-los e, finalmente, de op;:ao pelo SalaS
mtodo a ser adotado. blusas
Objetivando a compreensao por parte de todos quantos ainda nao estao meias
familiarizados com este tipo de atividade, utilizam-se, no exemplo que se se- casacos
gue, termos conhecidos e assuntos bastante simples, de forma a ilustrar a dina- vestidos
mica a ser. obedecida no levantamento e na elabora;:ao dos esquemas de assun- de crian;:a
tos. recm-nascidos
. Suponha-se que, em decorrencia de urna campanha natalina, tenham de 1 a 4 anos
sido arrecadados donativos sob as mais diversas formas e colocados num gran- de 5 a 10 anos
de depsito, na medida em que eram recebidos, sem obedecer a qualquer esp- de 10 a 15 anos
cie de ordena;:ao. cal;:ados
Para que a distribui;:ao dos donativos fosse procedida racionalmente, a de homem
comissao organizadora da campanha sentiu a necessidade, em primeiro lugar, de mulher
de conhecer e classificar todo o material recebido. de crian;:a
Assim, depois de analisar o contedo do depsito, foram identificados
Obs.: tanto as roupas como os cal;:ados foram subdivididos por tamanho de
quatro grandes grupos: vesturio, roupas de cama e mesa, alimentos e medica- l.
manequim e nmero, dentro de cada categora.
mentos. Havia ainda valores e alguns objetos que nao se enquadravam em ne-
nhum dos citados grupos, o que levou a comissao a criar um quinto grupo Roupas de cama e mesa
para donativos diversos. len;:is
'Nurna segunda etapa, observou-se que o grupo de vesturio era consti- de solteiro
tudo de roupas e c;al;:ados para homens, mullieres e crian;:as, nos mais varia- de casal
dos tipos e tamanhos. fronhas
Os artigos de cama e mesa tambm apresentavam variedades de formas de solteiro
e tamanhos, o mesmo acontecendo em rela;:ao aos demais grupos. de casal
80 ARQUJVO: TEORJA E PRTICA GESTO DE DOCUMENTOS 81

colchas Pesquisas
de solteiro Psicologa 1
de casal Aplicada Jo trabalho
de cobertura Aplicada ~ educa~ao
toalhas Ciencia poltic4
de banho Administra~ao 1

derosto
Economa J
de mesa
Desenvolvtmento econmico
cobertores
Custo de .J.ida
de solteiro 1

de casal Cursos
Forma~ao
Alimentos
Especiliza~ao
massas
cereatS Ps-gradua~ao !
feijao Mestrado 1
arroz Doutoradd
1
farinha Publica~oes
enlatados Impressao
doces de livros
Medicamentos de peridiJos
vernllfugos Postos de vendaJ
antibiticos Exposi~oes 1

vitaminas
Nos exemplos forn~cidos procurou-se apenas demonstrar a linha de
Donativos diversos pensamento que, a partir ~o levantamento das atividades de urna institui~ao,
valores servir de base para a constlru~ao de um plano ou esquema de assuntos, sobre
cheques o qual serao aplicadas as ttnicas do mtodo de arquivamento escolhido como
letras de clmbio o mats. .m d'teado para cad a caso. 1

dinheiro em espcie No arquivamento po~ assunto podem ser adotados mtodos alfabticos
'. 1
jias e numencos. 1
panelas
1
1
movers Mtodos alfabticds. Qy.ando o volume e a diversidade de assuntos
1

Aplicando os mesmos procedimentos, suponha-se, agora, que uma insti- da documenta~ao a ser ar~ivada sao pequenos, deve-se adotar um mtodo al-
tuic;:ao voltada para a pesquisa, o ensino e a editorac;:ao de publicac;:oes tcnicas fabtico, que poder obedech a ordem dicionria ou a ordem enciclopdica.
tenha optado pela organizac;:ao de seus arquivos por assunto. Feitos os estudos . a ordem dicionriaj os assuntos isolados sao dispostos alfabeti=en-
e levantamentos preliminares, foram identificados, alm dos assuntos de admi- te, obedecen do-se somente ai seqencia das letras.
. \ .
nistrac;:ao interna, tr~s grupos que, por sua vez, foram subdivididos em sub- Exemplo: Cursos de .doutorado
grupos e divisoes assim distribudos: Cursos de ~especializa~o
82 ARQUIVO: TEORIA E PRTICA
GESTAD DE DOCUMENTOS 83

Cursos de formac;ao Conforme se pode observar, os assunt<?S j apresentados ero exemplo an-
Cursos de mestrado terior foram aqu dispostos alfabeticamente, obedecendo-se ora a ordem
Cursos de p~-graduac;ao
dicionria, ora a ordem enciclopdica, de acordo coro o arranjo estabelecido
Exposic;es de publi.cac;es
ero cada uro desses mtodos.
Impressao de livros
Impressao de peridicos
Pesquisas de administrac;ao Mtodos numricos. Os mtodos numricos ideogrficos ou de as-
PesquisaS de ciencia poltica suntos mais conhecidos sao o duplex, o decimal e o unitermo, tambm conhe-
Pesquisas de custo de vida cido como indexac;ao coordenada.
Pesquisas de desenvolvimento economco Sendo mtodos numricos, indispensvel que, alm do esquema ou
Pesquisas de economa plano de classificac;ao, seja elaborado uro ndice alfabtico remissivo.
Pesquisas de psicologa aplicada a educac;ao
Os mtodos numricos aplicados aclassifi.cac;ao por assunto facilitam as 1
Pesquisas de psicologa aplicada ao trabalho
operac;es, pois basta marcar, coro uro nmero (smbolo), cada papel para in-
Postos de vendas de publicac;es
dicar o local exato onde ele deve ser arquivado. Alm disso, muito mais fcil
Na ordem c:ncidopdica, os assuntos correlatos sao grupados sob titulos fixar uro nmero do que qualquer outro smbolo formado por letras.
gerais e dispostos alfabeticamente. Coro a ordenac;ao enciclopdica surgem os
primeiros esboc;os de esquemas de classificac;ao.
a) Mtodo duplex
Exemplo: Cursos
Especializac;ao Nesse mtodo a documentac;ao dividida em classes, conforme os as-
Formac;ao suntos, partindo-se do genero para a espcie e desta para a mincia.
Ps-graduac;ao Este mtodo remove a dificuldade apresentada pelo mtodo decimal re-
Doutorado lativamente a previsao antecipada de todas as atividades, pois o plano inicial
Mestrado nao precisa ir alm das necessidades imediatas, sendo abertas novas classes a
Pesquisas medida que outras necessidades forero surgindo. Embora .a quantidade de das-
Administrac;ao ses seja ilimitada, exige-se, porm, muito cuidado para nao serem abertas pas- L
Ciencia poltica tas para assuntos, como primrias, de assuntos j includos ero subclasses. 1
Economa Exemplo: Urna instituic;ao criada coro a fmalidade de promover pes-
Gusto de vida
quisas e cursos, e editar publicac;es tcnicas. Conseqentemcmte, seu arquivo
Desenvolvimento economco
ter inicialmente as seguintes classes principais:
Psicologa
Aplicada a educac;ao l. Pesquisas
Aplicada ao trabalho 2. Cursos
3. Publicac;es
PuhHcafes
Exposic;es Mais tarde, resolve prestar assistencia tcnica a outr~ instituic;es e de-
Impressao senvolver atividades de documentac;ao e informac;ao. Assim, ero decorrencia da
de livros ampliac;ao de seu programa de trabalho, surge a necessidade de serem criadas
de peridicos duas novas classes: 4. Assistencia Tcnica e S. Documentac;ao e Informac;ao,
Postos de vendas pois nenhuma dessas duas matrias enquadra-se nas tres classes j existentes.

------------ -------~--- -------------- -------------'-"---'-'--"""---'-'-~=--


84 AROlJIVO: TEORIA E PRTICA
GESTAD DE DOCUMENTOS 85

A ilustra~ao a seguir demonstrar a estrutura do mtodo duplex, no


O mtodo duplei oferece as mesmas possibilidades do mtodo decimal
qual a rela~ao entre as partes indicada por um tra~o-de-uniao.
no que se refere a agru~amento de assuntos, permitindo, porm, abertura ili-
O Administra~ao Geral mitada de classes, razao ~ela qual o mais preferido.
1 Pesquisas Apresenta, em coptrapartida, algumas desvantagens: se nao forem bem
1-1 Psicologia definidas as classes, encdntraremos documentos que tratam do mesmo assunto
1-1-1 Aplicada ao trabalho arquivados em mais de ~m lugar.
1-1-2 Aplicada aeduca~ao
1-2 Ciencia poltica
1-3 Administra~ao b) Mtodo decimal l
14 Economia O mtodo decimdJ empregado nos arquivos baseado na tcnica do Sis-
1 .
1-4-1 Desenvolvimento economico tema Decimal de MelvilDewey, ex-presidente da Associa~ao dos Bibliotecrios
1-4-2 Custo de vida Americanos. Este sistema foi aceito pelo Instituto Bibliogrfico de Bruxelas,
1-4-2-1 no Rio de Janeiro o
0

'
1
que o amplrou. H oe, e umvers al mente conh ec1'd o.
0

1-4-2-2 em Sao Paulo A Ciassifica~ao D~cimal de Dewey foi publicada em 1876, constando de
2 Cursos urna tbua ou tabela de~ assuntos e de um ndice que permite a sua rpida
2-1 Forma~ao localiza~ao. 1

2-2 Especializa~ao Esta classifica~ao divide o saber humano em nove classes principais e
2-3 Ps-gradua~ao urna dcima reservada para os assuntos por demais gerais e que nao podem ser
2-3-1 Mestrado includos em urna das nJve classes preestabelecidas.
2-3-2 Doutorado Cada classe divldida da mesma forma em subclasses e urna dcima
3 Publica~5es para generalidades e assib sucessivamente, separando-se o nmero em classes
3-1 Impressao de tres algarismos por 9m ponto. A parte inteira do nmero composta de
3-1-1 de peridicos tres algarismos. A parte decimal pode nao existir, como pode ter um, dois,
3-1-2 de livros tres ou m~is_ ~garismos. 1 .

3-2 Pastos de vendas A drvrsao dos assuntos parte sempre do geral para o particular.
3-3 Exposi~oes Ainda nao h um1 classifica~ao universal para os arquivos. Assim, cada
4 Assistencia Tcnica arquivo dever fazer a s4a prpria classifica~ao. Depois de um decido estudo
do sistema de Dewey, apltcamos somente sua tcnica e nao a classificario.
4-1 Colabora~ao com outras institui~oes
4-2 Para que se torne possvel levar a bom termo urna classifica~ao desta
1
Estgios em rgaos da empresa
ordem, necessrio fazer-se um estudo cuidadoso da institui~ao, familia ou
4-3 Pedidos diversos de assistencia e orienta~ao tcnicas
personalidade a que d~er servir o arquivo, e estabelecer o plano geral da
S Documenta~ao e Informa~ao 1

classifica~ao. O mais dificil determinar quais as nove classes principais que


5-1 Sistema de bibliotecas
compreendem em si tod:a e qualquer espcie de documentos produzidos ou
5-2 Sistema de arquivos
recebidos pela institui~ao; familia ou personalidade.
5-3 Automa~ao e processamento de dados
5-3-1 As 10 primeiras ~ivisoes sao denominadas classes; as 10 seguintes,
Sistemas
5-3-1-1 subclasses, e, a seguir, respectivamente, divisoes, grupos, subgrupos; subse-
Documenta~:ao de sistemas - 1
~oes etc.
i

>
GESTAD DE DOCUMENTOS 87
86 ARQUIVO: TEORIA E PRTICA

120 Ciencia poltica


A tbua, tabela ou esquema, com a classifica~ao adotada, tem o nome
130 Adrninistra~ao
de dassificador ou cdigo e nao dispensa um ndice alfabtico.
140 Economa
A seguir um trecho da classifica~ao de Dewey: 141 Desenvolvimento econmico
Classes 142 Custo de vida
Subdiviso da dasse 6
142.1 no Rio de Janeiro
o Obras gerais 600 Ciencias Aplicadas 142.2 em Sao Paulo
1 Filosofia 610 Medicina 200 Cursos
2 Religao 620 Engenharia 210 Forma~ao
3 Ciencias Sociais 630 Agricultura 220 Especializa~ao
4 Filologia 640 Ciencias e Artes Domsti~as 230 Ps-gradua~ao
5 Ciencias Puras 650 Servi~os Gerenciais 231 Mestrado
6 Ciencias Aplicadas 660 Indstrias Q!lmicas 232 Doutorado
7 Belas"Artes 670 Manufaturas 300 Publica~oes
8 Literatura 680 Manufaturas - Miscelanea 310 Impressao
9 Histria e Geografia 690 Constru~ao 311 de peridicos
312 de livros
Subdiviso da subdasse 610 Outra subdiviso 320 Postas de vendas
610 Medicina 616 Clnica Mdica 330 Exposi~oes
611 Anatoma 616.1 Cardiologa 400 Assistencia Tcnica
410 Colabora~aocom outras institui~oes l
612 Fisiologa Humana 616.2 Sistema respiratrio
613 Higiene Pessoal 616.3 Sistema digestivo 420 Estgos em rgaos da empresa
614 Sade Pblica 616.4 Sistema endcrino 430 Pedidos diversos de assistencia e orienta~ao tcnica
615 Terapeutica 616.5 Dermatologa 500 Documenta~ao e Informa~ao
616 Clnica Mdica 616.6 Urologa 510 Sistema de bibliotecas
617 Cirurgia 616.7 Sistema muscular 520 Sistema de arquivos
618 Ginecologa 616.8 N eurologia 530 Automa~ao e processamento de dados
619 Pediatra 616.9 Diversas doen~as do carpo 531 Sistemas
531.1 Documenta~ao de sistemas
E assim por diante. A medida que se apre~enta um assunto, ternos de 600 (Vaga)
procurar ande coloc-lo, partindo sempre do geral para o particular. 700 (Vaga)
800 (Vaga)
A TCNICA DE DEWEY APliCADA A UM ARQUIVO Assuntos Diversos
900
000 Adrninistra~ao Geral
100 Pesquisas O mtodo decimal apresenta as seguintes vantagens: a) todos os assun-
110 Psicologa tos relacionados com determinado tpico ficam reunidos em grupos; b) os n-
111 meros classificadores formam verdadeiras nomenclaturas fceis de reter na m~
Aplicada ao trabalho
mria; e) expansao ilimitada para _as subdivisoes dos assuntos.
112 Aplicada a educa~ao
J
88 ARQUIVO: TEORIA E PRTICA
GESTAO DE DOCUMENTOS 89

Como desvaritagens podemos mencionar: a) limitalfO de 10 nmeros continua!fio


para a classificalfO; b) necessidade de se prever o desenvolvimento das ativida-
des da institui'fo, bem como preparo e muita atenlfo do arquivista.
! Duplex Decimal
Uvros (impressao) 1 3-1-2 312
ndice alfabtico
Pedidos diversos de assistencia e orienta~ao tcnica 4-3 430
Peridicos (impressao) [ 3-1-1 311
Tanto no mtodo duplex quanto no decimal, urna vez concludo o pla-
Pesquisas 1
no de classifica~fo, deve-se elaborar imediatamente o ndice alfabtico, que 100
Administra~ao 1-3 130
funcionar como instrumento auxiliar na recupera~fo das informa~fes. Ciencia polftica 1-2 120
A seguir ser apresentado o ndice correspondente aos exemplos oferecidos Economa 1-4 140
nos mtodos duplex e decimal, razo pela qual aparecem as duas formas de nu- Psicologa 1-1 110
meralfo. Postas de vendas 3-3 330
Processamento de dados 5-3 530
Psicologa (pesquisas) 1-1 110
Duplex Decimal Aplicada aeduca~~o 1-1-2 112
Administra~ao (pesquisas de) Aplicada ao trabalhb 1-1-1 111
1-3 130
Administra~ao Geral o Publica~oes 1 3 300
000
Arquivos (sistemas) Exposi~oes 3-3 330
5-2 520
Assistencia Tcnica lmpressao 3-1 310
4 400
Automa~ao Pastos de venda 1 3-2 320
5-3 530
Bibliotecas (sistema) 5-1 510
Sistemas
Ciencia polftica (pesquisas) de arquivos 5-2 520
1-2 120 1

Colabora~ao com outras instituil;:oes de bibliotecas 1 5-1 510


4-1 410
Cursos de processamento ~e dados 5-3 530
2 200
Especializa~ao Trabalho (pesquisas) 1 1-1-1 111
2-2 220
Forma~ao 2-1 Vendas de publica~oes 1 3-2 320
210
Ps-gradua~ao 2-3 230 1
Doutorado 2-3-2 232
M estrado 2-3-1 231
Gusto de vida (pesquisas) 1
1-4-2 142 e) Unitermo ou indexa9~0 coordenada
Desenvolvimento econmico (pesquisas) 1-4-1 141 1
Documenta~ao e lnforma~ao 5 500 O mtodo unitermb ou indexas:iio coordenada foi desenvolvido por
Documenta~ao de sistemas 5-3-1-1 531.1 Mortimer Taube, nos EU.Aj em princpios de 1950.
Economa (pesquisas) 1-4
Embora nao se reco~ende sua aplicas:iio nos arquivos convencionais, a
140
Gusto de vida 1-4-2 142
Desenvolvimento econmico 1-4-1 141
indexa'fo coordenada vem\ sendo utilizada, coro grande exito, principalmente
Educa~ao 1-1-2 nos arquivos especiais e esp,ecializados.
112
Estgios em rgaos da empresa 4-2 420 O mtodo consiste ein se atribuir a cada documento, ou grupo de docu-
Exposi~oes de publica~oes 3-3
1
330 mentos, um nmero em ordem crescente, de acordo coro sua entrada no ar-
lmpressao de publica~oes 3-1 310
lnforma~ao quivo. Esse nmero, denon.inado nmero de registro, controlado atravs de li-
5 500 1

vro prprio, deve ser assina1ado no documento, em lu;;ar visvel e previamente


determinado.
90 ARQUIVO: TEORIA E PRTICA GESTAD DE DOCUMENTOS 9i

Figura 19 Exemplo:
Ficha-ndice
20 col una o
29 col una 9 L
N" 0004 46 col una 6

CONSELHOS DIRETOR E CURADOR


101 ca luna 1
Palavras-chave
Descritores
As fichas-ndice sao arquivadas em ordem numrica e as demais em ri-
Conselho Curador (FGV) gorosa ordem alfabtica dos descritores ou palavras-chave.
Conselho Diretor (FGV)
Resumo: Reunlii.o conjunta dos Conselhos Diretor e Reunies Os documentos sao arquivados em ordem numrica - nmero de regis-
Curador, para deliberar sobre Relatrio e Prestac;:ii.o de Barbosa, Manoel tro - em pastas, envelopes ou caixas.
Cantas, relativos a 1962. Rio de Janeiro, auditrio do Brito, Oswaldo 1
120 andar, 24 de marc;:o de 1963. Vital, Hugo
A pesquisa feta por intermdio das fichas de palavras-chave, as quais
Xavier, Pedro devem ser consultadas superpostas, urna vez que o mtodo aqu descrito fun- 1
5 fot b/p.
ciona abase de comparac;ao. Superpondo-~, verifica-se qual o nmero ou n-
Informativo, 2(4):72-5, abr. 1963.
meros que .aparecem nas fichas selecionadas; estes corresponderao aos docu-
mentos desejados.
No exemplo apresentado em seguida, pode-se observar que os nme-
ros 0004 e 0210 aparecem nas tres fichas consultadas, indicando, assim, os
Sua finalidade identificar e localizar o documento quando solicitado. documentos desejados.
Urna vez numerado, procede-se a anlise do documento, de ande devem Figura 20
ser destacados todos os elementos identificadores que servirao a pesquisa pos-
terior: nomes, assuntos, fatos ou acontecimentos, datas, lugares, fenomenos, VITAL, Hugo

objetos etc. Tais elementos devem ser transcritos em urna ficha-ndice, sob a
o 1 2 3 ~ 5 6 7 8 9
forma de palavras-chave, quando os termos forem extrados dos documentos 0110 0011 0172 00731 0004 0135 0126 0227 0076 0269
analisados, ou descritores, quando utilizadas palavras constantes de um ou 0140 0111 0242 0153 0124 0225 0136 0297 0166
mais Thesauritcnicos (vocabulrio controlado). Para os assuntos deve ser cui- 0161 0252 0163 0164 0275 0196 0178
L
~..1...
dadosamente elaborada urna relac;ao de termos especficos, e, sobretudo, preci- 0271 0193 0265 0226 0246
....il~
sos, com as remissivas necessrias, a fim de se evitar o emprego de sinonimos e 0266 0256
palavras diferentes para expressar urna mesma idia ou conceito.
Da ficha-ndice devem constar inda outras informac;es complementa- REUNIES

res sobre a apresentac;ao ftsica do documento, a quantidade, a referencia biblio-


1 o 1 2 3 4 5 6 7 6 9
grfica em caso de publicac;ao etc. 0102 0003 0004 0005 0006 0117 0226 0279
0210 0111
A ficha-ndice, alm de fornecer urna descric;ao pormenorizada dos do-
cumentos a que se refere, funciona como instrumento de controle dos nme-
- 0273 0294 0226 0227 0286
0267
ros de registro e do acervo.
Para cada palavra-chave prepara-se urna ficha, dividida em lO colunas, CONSELHO DIRETOR DA FGV
nmeradas de O a 9. O nmero de registro transcrito na ficha ou fichas cor-
respondentes as palavras-chave escolhidas para sua identificac;ao, na coluna
cujo algarismo coincidir com o final do nmero atribudo ao documento.
2 3
5%35 7 8 9
92 ARQUIVO: TEORIA E PRTICA
GESTAD DE DOCUMENTOS 93

Como seria impos~{vel determinar-se urna cor para cada letra do alfabe-
A aplica~ao da indexa~ao coordenada, se desaconselh~da para documen-
to, urna vez que seriam decessrias 26 cores distintas para representar o alfabe-
tos textuais em geral, recomendvel para arquivos fotogrficos, sonoros e ou-
to, as cores da chave devdm ser atribuidas as projec;:es das pastas em func;:ao da
tros arquivos constitudos de documentos especiais tais como projetos, plantas,
desenhos tcnicos, catlogos industriais etc. segunda letra do nome d~ entrada e nao da inicial, a qual indicar a sec;:o al-
fabtica correspondente para sua ordenac;:o. Assim, pode-se concluir que em
cada letra do alfabeto exiktiro pastas nas cinco cores da chave.
Mtodos padronizados Exemplo: 1

1
Com a evolu~ao das empresas, a intensifica~ao do comrcio, o ata da in- Figura 22
dustrializa~ao e outros fatores, mtodos novos foram surgindo para que os ar- 1

quivos melhor atendessem as necessidades das organiza~oes. Names 1


Entrada Cores
1
Juntamente com os nmeros e as letras, foi empregado tambm o artifi- C. Catram, SA. 1 Q. (abrevia9ao) ouro
cio das cores, em combina~ao com os anteriores. Dcourt, Maria Luiza
1
D.!i.court rosa
i
Entre os mtodos padronizados pode-se citar: o variadex, o automtico, Rgueiredo, Hugo 1 Fjgueiredo verde
o soundex, o rneo e o mnemnico. Flores, Jos Antonio l
1
Flores verde

Aqui se abordar apenas o variadex por ser o mais conhecido e de uso Pontes, Armando 1 PQntos azul
Trota, Luiz 1 Trota palha
mais comum. O automtico e o soundex nao tem aplica~ao prtica nos arqui- 1

vos brasileiros; o rneo e o mnemnio sao obsoletos.


1

Estes dossies estari~ arquivados, respectivamente, nas letras C, D, F, F,


Mtodo variadex. Este mtodo urna variante do alfabtico. p e T, e as notac;:es estar!am inscritas em projec;:es (etiquetas) nas cores ouro,
Com o objetivo de minimizar as dificuldades apresentadas pelo mtodo rosa, verde, azul e palha. i
nominal, a Remington Rand concebeu o mtodo variadex, introduzindo as Quando adorado q mtodo variadex deve-se utilizar pastas com proje-
cores como elementos auxiliares para facilitar nao s o arquivamento, como a
c;:es; nos fichrios, as fic~as devem ser coloridas.
localiza~ao de documentos.
Quanto a posic;:o ~as projec;:es, o mtodo muito semelhante ao alfa-
A idia do mtodo consiste basicamente em dividir os arquivos em se-
btico comum: na primeira posic;:ao coloca-se a guia alfabtica; na segunda po-
~6es menores, restringindo, assim, o campo de pesquisa e a manipula~ao de
sic;:ao, a pasta de diversosl na terceira e quarta posic;:es, as pastas com nomes
pastas ou fichas. 1
especiais e as guias-fora.
Neste mtodo, concebido pela Remington, trabalha-se com urna chave
A grande vantagerri do variadex que, adorando vrias cores dentro de
constituda de cinco cores:
cada letra do alfabeto, o ~rabalho se reduz em at 80%, evitando-se, desta for-
Figura 21 ma, arquivamentos errneos e agilizando-se a pesquisa.
As cores da chave lsao cambiveis em func;:o de nossas conveniencias.
Letras Cores Sendo o trabalho de arq*ivo criativo por excelencia, sugere-se urna chave na
A, B, C, O e abreviacoes qual as abreviac;:es receberh cor especial- o branco- para represent-las.
ouro 1

E, F, G, H e abrevia;:oes rosa Finalizando, conyeniente 1em brar que art1'f{cws. '


como numeros e ~o-
1, J, K, L, M, N e abreviacoes verde res, especialmente estas ltimas, nao devem ser utilizados apenas como enfe1te
O, P, Q e abreviacaes azul ou com a intenc;:o de da~ melhor aparencia aos arquivos, e sim como elemen-

L_
R, S, T. U, V, W, X, Y, Z e atireviacoes palha to coadjuvante da pesquis~.
94 ARQUIVO: TEORIA E PRTICA GESTAD DE DOCUMENTOS 95
1
Mtodo alfanumrico 65 To-Tu 78
t Om-Op = 52
Oq-Oz 53
Ro-Rp
Rq-Rs 66 Tv-Tz 79
t
O mtodo alfanumrico no nem considerado bsico, pois foi conce-
bido a partir do alfabtico nominal, e nem padronizado, urna vez que sua aplica-
~o independe de equiparnentos e acessrios especiais, tais como pastas, guias,
Pa-Pf
Pg-Ph
Pi-PI
54
SS
56
Rt-Rz
Sa-Si
Sj-SI
67
68
69
Ua-Ue
Uf..Uh
Ui-Um
80
81
82
1 projec;:es etc.
Pm-Pp 57 Sm-So 70 Un-Uz 83
Conforme j foi assinalado, urna das vantagens do mtodo alfabtico
Pq-:Pz 58 Sp-St 71 Va-Ve 84
nominal a possibilidade de arquivarnentos errneos, que ocorrem no s
Qa-Qu 59 Su-Sw 72 Vf..Vl 85
pela existencia de nomes e palavras com a mesma pronncia e grafia seme-
Qv-Qz 60 Sx-Sz 73 Vm-Vz 86
lhante, mas nao igual, como pelo grande volume de documentos a serem ar-
Ra-Re 61 Ta-Te 74 Wa-Wz 87
quivados.
Rf-Rh 62 Tf:TI 75 Xa-Xz 88
Tais dificuldades podem ser contornadas pelo uso de cores, conforme j
Ri-Rl 63 'Ij-TI 76 Ya-Yz 89
se viu no mtodo variadex, ou ainda empregando-se nmeros, como acontece
Rm-Rn = 64 Tm-Tn = 77 Z:a-Zz 90
com o mtodo alfanumrico.
Este mtodo trabalha com urna tabela constituida de divises do alfabe- Assim, as pastas individuais teriarn como notac;:o os nomes colocados
to, previamente planejadas a critrio do profissional responsvel pela sua ela- aps o nmero correspondente a sua diviso alfabtica.
borac;:o e numeradas em ordem crescente. Usarn-se notac;:es fechadas para se Exemplos: 1 -Acrsio, Paulo (Aa-M= 1)
evitar que, urna vez numeradas, as divises sejarn alteradas. 1 -Monseca, Joo (Aa-M= 1)
Quaisquer arnpliac;:es ou reduc;:es na tabela implicaro renumerac;:o 2 -Almeida, Mrio (Ag-Al =2)
de todos os documentos. 2 -Alonso, Ernesto (Ag-Al = 2)
Exemplo: 3 -Amaral, Roberto (Am-As = 3)
4 -Atila, Jorge (At-Az = 4)
Aa-Af Ed-Eg 18 ]m-Jo 35
Ag-Al 2 Eh-El 19 Jp-Jz 36 Neste mtodo, as pastas miscelanea tero por nota~o apenas o nmero
Am-As 3 Em-Ep 20 Ka-Kz 37 correspondente a sua diviso.
At-Az 4 Eq-Er 21 la-Le 38 Exemplo: 13-Di-Dl
Ba-Bl S Es-Ez 22 U-lli 39
Bm-Bz 6 Fa-Fl 23 U-Lo 40 Para se arquivar ou rearquivar urna pasta, procura-se inicialmente o n-
Ca-Ch 7 Fm-Fz 24 Lp-Lr 41 mero da diviso alfabtica e, s ento, dentro da diviso, que nos atemos a
Ci-Cl 8 Ga-Gi 25 ls-Lz 42 seqencia alfabtica, restringindo, assim, as possibilidades de erro.
Cm-Co = 9 Gj-GI 26 Ma-Me= 43 Sua desvantagem consiste na prvia determina~o do nmero de divi-
Cp-Cz 10 Gm-Gz = 27 Mf-Mi. = 44 ses alfabticas que devero compor a tabela, devendo-se, portanto, para isso,
Da-De 11 Ha-Hi 28 Mj-Mo = 45 proceder a cuidadoso estudo sobre o grau de incidencia de nomes, letra por letra.
Df-Dh 12 Hj-Ho 29 Mp-Ms = 46
Di-DI 13 Hp-Hz 30 Mt-Mz = 47
1.3.2 Operagoes de arquivamento
Dm-Do = 14 Ia-lm 31 Na-NI = 48
Dp-Dr 15 In-Iz 32 Nm-Nz = 49 Antes de prosseguir, oportuno fazer urna pausa nesta carninhada pelas
Ds-Dz 16 Ja-Jf 33 Oa-Oh so tcnicas de arquivo para refletir um pouco sobre a razo de tantos cbnceitos,
Ea-Ec 17 Jg-Jl 34 Oi-01 = 51 principios, mtodos e rotinas de trabalho at aqui descritos.
96 AAQUJVO: TEOAJA E PATICA GESTAO DE DOCUMENTOS 97

A resposta bastante simples: preservar a memria das instituic;:oes lnspegao


i
como prava de suas atividades no tempo e no espac;:o e fornecer ao usurio do
N esta primeira etapa, ~ arquivsta examina cada documento para verifi-
arquivo informac;:oes precisas, completas e no mais curto espac;:o de tempo.
car se os mesmos se destina.ni ao arquivamento. Tal verifica;;:ao se procede me-
. ~ara isso, pre.ciso t:,r sempre em mente que todo o arsenal metodolgi-
co utilizado nos arqmvos nao tem um fim em si mesmo. diante a leitura do ltimo! despacho ou pela observancia de urna rotina
preestabelecida. 1
Com freqencia e apreensao, verifica-se urna preocupac;:ao exagerada
nao s com fichas, recibos, protocolos, guias de remessa, numerac;:ao de docu- Exemplos: 1

mentos, bem como com a microfilmagem e a automacrao, e nenhuma, ou qua- Despacho: Arquive-se,l para arquivamento etc.
a
se nenhuma, atenc;:ao quanto carreta ordenac;:ao do acervo e um atendimento Rotina: Aps a nul:nera;;:ao, o projeto ser arquivado; a cpa azul
e~i~:Ute ao usu~o. Em g:ral, isto acorre quando os servic;:os de arquivo sao ser arquiv~da em ordem cronolgica etc.
dirig.d~s e exercrdos por letgos, sem nenhurna formac;:ao arquivstica, que ocu-
Embora na maiora d~s vezes o destino dos documentos remetidos ao
arquivo seja o arquivament~, ndspensvel que se proceda anspecrao, pas
pam trus cargos no falso pressuposto de que arquivo apenas bom senso.
O resultado que o objetivo dos arquivos se perde na malha da buro-
acorre com certa freqencaique estes se dirijam ao arquivo para solicitar urna
cracia, transformando-os em meros depsitos de papelrio, ou exposic;:ao per-
informa;;:ao, ser anexado ou ~pensado a outro, ou ainda para aguardar algurna
manente de equipamentos sofisticados.
exigencia.
Nao se deve temer, pois, afirmar que todas as ac;:oes desenvolvidas num
arquivo t&m urna nica finalidade: recuperar rapidamente a informac;:ao devi-
damente organizada. Estudo
Assim, de nada adiantam ambientes requintados, equipamentos moder- Consiste na leitura culdadosa de cada documento para verificar a entra-
nos, mtodos avanc;:ados, diversidade de controles, geralmente inteis, se os do- da que lhe dever ser atribu~da, a existencia de antecedentes, bem como a ne-
cumentos nao estao reunidos adequadamente e nao podem ser rapidamente cessidade de serem fetas ref~rencias cruzadas (figura 23).
localizados. i'

a
o arquivista exercer suas tarefas visando sempre perfeita formac;:ao Classificagao 1

dos ~c.ervos e autilizacrao otimizada dos documentos pelo usurio, seja ele o i
administrador ou o pesquisador. Concludo o estudo qo documento, o arquivista pass a aetapa de classi-
Dentre essas tarefas, o arquivamento, isto , a guarda propriamente dita fica;;:ao, que consiste na de}erminafo da entrada e das referencias cruzadas
1 .

do documento, deve ser procedido com todo cuidado e atencrao, urna vez que que lhe serao atribudas. 1 .

o futuro da documentacrao de urna instituicrao depender do bom ou do mau A classifica;;:ao se furldamenta basicamente na interpreta{o dos docu-
tratamento que for dispensado aos documentos em sua fase corrente. mentos. Para isso, indispe~svel conhecer o funcionamento e as atividades
P~; isso, ~t7s de se guardar os documentos no arquivo, isto , nas pas- desenvolvidas pelos rgaos g'ue recebem e produzem os documentos remetidos
tas, doSSles e move1s correspondentes, o arquivista dever obedecer a urna se- ao arquivo. Outro fator quelcontribui substancialmente para urna carreta chis-
q&ncia de etapas. sifica;;:ao a maneira pela qJal o documento ser solicitado.
1

Da precisao com que estas forem cumpridas depender 0 carreta arqui- A observancia dessa orienta;;:ao importante, especialmente quando se
vamento dos documentos. trata de arquivamento por aJsunto. i
Embora, na ~~~ca, tais etapas sejam vencidas urna ap6s outra sem que Resumindo, todos osi documentos de, para ou sobre urna pessoa, assun-
se perceba onde se llliClam e ande terminam, cada urna delas ser aqu exami- to ou acontecimento deve~ estar classificados sob o mesmo ttulo e arquiva-
nad,:" separadamente, a saber: inspec;:ao, estudo, elassificac;:ao, codificacrao, orde- dos juntos, formando, ass~, urna unidade de arquivamento, a qual denomi-
nac;:ao e guarda dos documentos. . namos dossie.
98 ARQUIVO: TEORIA E PRTICA
GESTAD DE DOCUMENTOS 99

Figura 23
preciso que se chame a atenc;:o para a correlac;:o existente entre classi-
ficac;:o de assuntos e forrnac;:ao de dossies.
Corn o objetivo de facilitar os trabalhos de recuperac;:ao da inforrnac;:o,
FOLHA DE REFERE:NCIA de anlise e avaliac;:o de documentos para guarda ou elirninac;:iio, recomenda-se
1 ANO que, dentro de urna rnesrna classificac;:o de assuntos, sejam constitudos
. dossies prprios para cada caso especfico, separando-os dos dernais que rra-
tern de generalidades.
CABEQALHO DO ASSUNTO
Suponha-se que, no plano de classificac;:o adorado por urna instituic;:o,
o cdigo numrico para congressos e conferencias seja 920. O arquivista deve-
r rnanter no arquivo urna pasta geral corn a notac;:o 320- Congressos e Con-
o ferencias, onde sero arquivados documentos relativos a convites no-aceitos,
ou nao-respondidos, para participar de eventos dessa natureza, folhetos e in-
ASSUNTO:
forrnac;:es diversas sobre congressos e conferencias etc. Para cada congresso ou
conferencia promovido pela instituic;:o o~ que contar corn a sua participac;:o,
1
dever ser constituido urn dossie especial.
Dentro da classificac;:iio, poder-se- dispor os dossies em ordem alfabti-
ca do ttulo do evento ou ern ordem cronolgica de sua realizac;:o.
Dentro das gavetas do arquivo, as pastas seriam assirn dispostas:
DOCUMENTO:
Se adorada a ordem alfabtica dos eventos:
N
920- Congressos, conferencias (geral)
DATA
920- Conferencia de Docurnentac;:o (1 ) 20 a 26-02-74
ESPCIE
920- Conferencia de Docurnentac;:o (3) 05 a 07-08-83
REMETENTE 920- Conferencia de Processamento de Dados (1 0) 02 a 04-09-81 l.

o DESTINATRIO 920- Congresso Brasileiro deArquivologia (4a) 16 a 21-10-80


920- Congresso Brasileiro de Arquivologia (5a) 17 a 22-10-82
920- Congresso Nacional de Inforrnac;:o (1 a) 5 a 12-03-75
1
Se adorada a ordem cronolgica do evento:
VER
920 - Congressos, conferencias (geral)
920-20a26-02-74 1 Conferencia de Docurnentac;:o
920-05 a 12-03-75 a Congresso Nacional de Inforrnac;:o
920-16 a21-10-80 4" Congresso Brasileiro de Arquivologia
920-02a04-09-81 100 Conferencia de Processamento de Dados
920-17 a22-10-82 5a Congresso Brasileiro de Arquivologia ..
920-05a07-08-83 3" Conferencia de Inforrnac;:o

j
- --~---------. . . . . . ."-=~~=-~~a
100 AROU/VO: TE ORlA E PRTICA
GESTAD DE DOCUMENTOS 101

Codificaga
continua~o

Na etapa de codifica~ao, o arquivista apoe, nos documentos, os smbo-


los correspondentes ao mtodo de arquivamento adotado: letras, nmeros, le- Passos 1 Rotinas
tras e nmeros e cores. 3 Promover a restaJra~iio das folhas em mau estado de conservac;:ao
Recomenda~se que a codifica~ao seja feta a lpis, a fim de possibilitar 4 Classificar as cMas da correspondencia expedida, anotando o cdigo
eventuais corre;:oes. A codifica~ao reduz o tempo de ordena~ao, facilita o ar- adotado em toda~ as cpias
quivamento e a localiza;:ao. 5 Preencher as Fo!hbs de Referencia no caso de o documento exigir mais de
urna classificac;ao! .
6 Encaminhar a c~ia em papel de cor distinta das demais ao rgao que
Ordenagao elaborou a correspondencia
7 Arquivar urna cpia por assurtto, no dossie prprio, acompanhada dos
a disposi~ao dos documentos de acorde com a classifica~ao e a antecedentes que lhe deram origem, se for o caso
codifica~ao dadas. Nessa opera;:ao os documentos podem ser dispostos em pi- 8 Arquivar outra c~ia em ordem numrico-cronolgica
9 Arquivar todos osj documentos de acorde com o mtodo adotado
lhas, escaninhos ou classificadores, enquanto as fichas devem ser separadas por 10 Conservar em ordem os documentos arquivados
guias. Sao dais os objetivos da ordena~ao: 11 Avaliar as gavetas Ido arquivo corren te, transferindo ou recolhendo o ma-
terial de consulta !para o arquivo intermedirio ou permanente, ou ainda
o Agilizar o arquivamento: gaveta e pasta sao abertas apenas urna vez, o mov- propendo a elimi'nac;:ao dos documentos que tenham perdido o seu valor
mento feto em urna s dire~ao. documental ou c6rrespondam a duplicatas desnecessrias (ver item Desti-
o Racionaliza~ao do trabalho: reuniao dos documentos de urna mesma nac;:ao
- ) 1
1

pessoa ou sobre um mesmo assunto antes que o arquivista se dirija ao 12 Dar as buscas neqessrias para atender aos pedidos de antecedentes fetos
mvel arquivador. pelo setor de recepimento e classificac;iio ou a esclarecimentos solicitados
pelo setor de regi~tro e movimentac;:ao
13 Lavrar as certidoe$ mandadas fornecer pela autoridade competente
1
Guarda dos documentos (arquivamento propriamente dito)

a coloca~ao do documento na respectiva pasta, caixa, arquivo ou es-


1
1.4 Emprstimo e con~ulta
tante. Da aten~o dispensada a esta opera~ao, como tambm as demais, depen-
!

der o exito do trabalho. Um documento arquivado erradamente pode ficar Esta , sem dvida, luma atividade nobre dos arquivos, urna vez que cor-
perdido, embora esteja "guardado" dentro do mvel. responde a prpria essencla de sua formac;ao: servir a administra~ab e ahistria.
Todo trabalho arq~ivstico, do recebirnento ao arquivamento, desen-
1.3.3 Rotinas volvido visando a recuper~c;ao rpida e completa da inforrnac;ao. importan-
'
te, pois, que o arquivista hao se perca no meio do caminho e enverede pelos
Para que o arquivamento dos documentos se proceda de forma carreta, atalhos dos controles exJe~sivos, dos registros inteis, da m utilizac;iio da
o arquivista dever seguir determinadas rotinas, as quais se sugere como subsdio: tecnologa moderna e tantos outros que possam desvi-lo do objetivo a ser al-
canc;ado. i
Passos Rotinas Assim, todas as opha;:5es efetuadas no curso do trabalho arquivstico
devem estar voltadas para la utilizac;iio racional das inforrnac;oes. Da a impor-
1 Receber os documentos e examin-los a fim de nao serem guardados
aqueles cujas a;:oes ainda nao tenham sido concludas tancia do bom relaciona~ento entre arquivistas e usurios, urna vez que a efi-
2 Verificar a classifica~ao atribuda no ato do recebimento ratificando-a ou ciencia dos arquivos depe~de tambm destes ltimos.
retificando-a ' . Na verdade, pode-s~ afirmar que nao s o usurio do arquivo como
1
todos os demais serviciare~ de um_ instituic;iio interferem na sua constituic;ao.
1
102 ARQUIVO: TEORIA E PRTICA GESTAD DE DOCUMENTOS 103

Para ilustrar, sao citadas a seguir algumas situac;:es do cotidiano: um di- Para facilitar sua cobranc;:a, deve ser instituido o fichrio de lembretes
retor que viaja levando documentos do arquivo e esquece de devolve-los; um ou vigilancia contnua (follow-up) para controle de prazos, que poder ser or-
ganizado em diversas modalidades. A mais simples constituida de 12 guias de

~
executivo que entrega a um especialista um dossie para ser examinado, sem
que seja cobrada sua restitu;:ao; urna secretria que, a pedido ou nao de seu projec;:oes centrais, com notac;:es correspondentes aos meses, e mais 31 guias
superior, retm os documentos em lugar de remete-los ao arquivo, formando o com projec;:es em cinco posic;:es, correspondendo aos das do mes. Diariamente
1 que se costuma chamar de arquivos paralelos; um funcionrio que retira pa- 0 fichrio dever ser consultado e cobrados efou renovados os emprstimos.
1 pis das pastas para duplic-los e nao os repe no devido lugar; um mensagei-
i ro que distribu erradamente os papis.
Essas ocorrencias provocam !acunas nos conjuntos documentais, muitas
1.4.1 Retinas

t vezes com graves conseqencias.


Outro aspecto que envolve a seguranc;:a dos arquivos diz respeito a con-
Para que a operac;:ao de emprstimo seja efetuada com os cuidados re-

l sulta e emprstimo. De modo geral, adorado o seguinte critrio: documentos


queridos, tornam-se necessrias algumas rotinas bsicas.

de arquivo s podem ser consultados ou cedidos, por emprstimo, aos rgos Passos Rotinas
que os receberam ou produziram, aos rgos encarregados das atividades a que
se referem os documentos e as autoridades superiores, na mesma linha hierdr- Atender as requisic;:oes oriundas dos vrios rgaos
2 Preencher em duas vias o formulrio Recibo de Dossie
quica. Por exemplo: urna folha de pagamento s deve ser emprestada aos fun-
3 Colocar a segunda via no lugar da pasta retirada para emprstimo 1
Cionrios do Servic;:o de Pessoal, ao diretor administrativo e ao presidente da 4 Arquivar a primeira via assinada pelo requisitante no fichrio de lembre-
instituic;:ao. Suponha-se, entretanto, que o diretor de Produc;:ao Industrial soli- tes - follow-up -, em ordem cronolgica para efeito de controle de pra-
cite ao Arquivo folhas de pagamento para realizar urn trabalho estatstico; o zos
Arquivo s poder emprest-las com a autorizac;:ao do Servic;:o de Pessoal, urna S Preencher e encaminhar o formulrio Cobranc;:a de Dossie (figura 25}
vez ser este o rgo responsvel pela sua elaborac;:o. quando a pasta nao tiver sido restituida no prazo estipulado
6 Arquivar a pasta e eliminar a segunda via do recibo
Recomenda-se ainda que, salvo em casos excepcionais, os documentos 7 Apor o carimbo RESTITUDO (figura 26) na primeira via assinada pelo
jamais sejam retirados das pastas para emprstimo. Para facilitar a consulta, o requisitante e devolve-la
arquivista poder assinalar na pasta, com urna tira de papel, onde se encontra
o documento desejado.
Figura 24
Quanto aos prazos para emprstimo de dossies, suger~-se que devam es- Recibo de dossie
tar compreendidos numa faixa de 10 dias, podendo, entretanto, ser renovados
mediante sua apresentac;:ao ao Arquivo.
Considerando-se as implicac;:es ticas e os riscos que acompanham o ARQUIVO
emprstimo de documentos, indispensvel que se exerc;:a o seu controle, no RECIBO DE DOCUMENTAQAO

senti~o nao s de garantir a integridade do acervo, como tambm de informar


CLASSIFICAQAODECIMAL - - - - - - - - - - - - - - - -
com seguranc;:a onde se encontra a documentac;:ao.
Nesta fase dever ser utilizada a guia-Jora, que ficar no lugar da pasta,
PEDIDO POR _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ __
juntamente com o Recibo de Dossie (figura 24). Este deve conter os seguintes
dados: data da retirada, nome de quem retirou e sua unidade administrativa, EM_ _ _ DE DE 19_
ndice da pasta, assinatura de quem retirou e do arquivista responsvel pelo ENCAMINHEI RECEBI
emprstimo. Aii:iivliiia............. ......Fiesi:iasvel ......
O emprego da guia-Jora facilita o rearquivamento e possibilita a cobran-
c;:a das pastas nao-devolvidas no prazo estipulado.
104 ARQUIVO: TEORIA E PRTICA GESTAO DE DOCUMENTOS 105

Figura 25 Devido a essas di~eren;:as


relativas ao valor e afreqencia de uso dos do-
cumentos, a avaliaro, ~ selero, a eliminaro de documentos devem ser cuida-
Cohranfa de dossie
dosamente estudadas, pjanejadas e implantadas.
COBRANCA DE DOSSir= '
1.5.1 Anlise, avaliaJao, selegao e eliminagao
Solicitamos a devolw;:ao da documentac;:ao abaixo relacionada ou o pedido de renovac;:ao 1

do respectivo emprstimo. Em caso de renovac;:ao, queira indicar o prazo e restituir este Essa seqencia dd operac;:es consiste em estabelecer o prazo de vida dos
formulrio ao Arquivo Central.
documentos, de acordol com seus valores probatrio ou informativo. Assim
como os museus nao cdnservam em seu poder todas as pinturas existentes, da
1

Renovar at:_ _ _ _ _ _ _ __ mesma forma torna-se destitudo de lgica que urna instituic;:ao conserve inde-
'
finidamente todos os ddcumentos que receba ou produza.
Rio de Janeiro, de de19 Os museus de ahe fazem urna tri3;gem das pinturas a conservar, em
func;:o do valor, e as in~tituic;:es tambm devem verificar o valor de cada do-
cumento e determinar cls que sero conservados ou eliminados- destrudos,
1

Arquivista vendidos ou doados. 1

O valor do docurhento determinado em func;:o de todas as suas poss-


veis finalidades e tambk do tempo de vigencia dessas finalidades.
Em relac;:o ao seJ valor, os documentos podem ser:
Figura 26 PERMANENTES VITAIS -Aqueles que devem ser conservados indefinidamente por
1
Carimbo de restituipo serem de importancia vi!:al para a organizac;:o.
PERMANENTES- Os qu~, pela informac;:ao que contem, devem ser conservados
indefinidamente. 1

TEMPORARIOS - Quando se pode determinar um prazo ou determinada data


1

em que cessa o valor do :documento.


A eliminac;:o nao pode ser feita indiscriminadamente, nem deve basear-
1

se simplesmente em dat~s ou perodos rgidos, ao fim dos quais se possa des-


truir rudo. 1

H que se proced~r criteriosamente, estabelecendo prazos sim, mas base-


ados nos valores atribufdos aos diversos documentos, de acordo com o seu
contedo, cor as infor~ac;:es neles comidas e jamais em razao da espcie do-
1.5 Destina9ao cumental ou apresentac;:o fsica.
1
Assim, os estudos para determina;:o da caducidade devem ser feitos
Alguns documentos tero valor temporrio e outros tero valor permanen- por comisso idonea, us~almente denominada Comisso de Anlise de Docu-
te e jamais deverao ser eliminados. mentos, constituda por membros efetivos e eventuais. Os efetivos sao o chefe
H documentos que freqentemente sao usados como referencia, h ou- do Arquivo e representa'ntes dos rgos administrativo, financeiro e jurdico.
tros aos quais se faz referencia coro menos freqencia ou quase nao sao usados 1- os representantes do orgao-
. sao ' - fi1m, os qua1s
. ~o' serao
-
Os membros eventurus
e ainda existem aqueJes que, aps a conclusao do assunto, nao sofrem nenhum convocados a medida q4e forem senda analisados os documentos relativos as
uso ou referencia.
suas atividades.
106 ARQUIVO: TEORIA E PRTICA GESTAO DE DOCUMENTOS 107

Os princpios bsicos que deverao nortear o trabalho de anlise da co- o se houver algum contrato, conserv-lo no arquivo permanente em carter
missao consistem em verificar: definitivo.
o importancia do documento com rela;ao aos valores administrativo, 2. Conservaro e obras
probatrio ou histrico;
o recibos e documentos anlogos sobre pagamentos.
o possibilidade e custo de reprodu;ao (microfllmagem);
o originais: arquiv-los por dois anos no arquivo corrente, transferin-
o espa;o, equipamento utilizado e custo do arquivamento;
do-os aps ao arquivo intermedirio, onde serao preservados por
o prazos de prescri;ao e decadencia de direitos (legisla;ao vigente);
mais trs anos. Findo esse prazo sera microfilmados e eliminados.
o nmero de cpias existentes e locais onde os dados sao anotados.
Os microfilmes serao conservados no arquivo permanente;
o cpias: conserv-las na Superintendencia dos Imveis por dais anos.
Instrumentos de destinagao o or;amento: conserv-lo no arquivo corrente pelo prazo de trs anos para
confronta;oes, ehminando-o aps.
Sao atos normativos elaborados pelas comissies de anlise, nos quais
o contratos.
sao fixadas as diretrizes quanto ao tempo e local de guarda dos documentos.
o originais: conserv-los no arquivo permanente em carter definitiva,
H dois instrumentos bsicos: tabela de temporalidade e lista de el.iminaro.
o cpias: conserv-las no arquivo corrente pelo prazo de trs anos, para
possveis confrontas, eliminando-as aps.
Tabela de temporalidade. o instrumento de destina~ao que deter- o requisi;oes de servi;o e/ou pedidos de conserto.
mina os prazos em que os documentos devem ser mantidos nos arquivos cor- o originais: conserv-los por dais anos na Superintendencia dos Im-
rentes efou intermedirios, ou recolhidos aos arquivos permanentes, estabele- veis para estudos sobre custos, podendo ser eliminados em seguida;
cendo critrios para microfllmagem e elimina;ao. o cpias: conserv-las por um ano nos rgaos requisitantes, eliminan-
A tabela de temporalidade s deve ser aplicada aps sua aprova;ao pela do-asaps.
autoridad e competente. Nela os documentos sao descritos de forma clara para se 3. Documentos patrimoniais (escrituras e similares).
evitar interpreta;ies erradas, especialmente quando se tratar de sua elimina;ao.
o originais: microlilm-los para atender as consultas e conserv-los, em carter
Exemplos: permanente, na caixa-forte da institui~ao, sob a responsabilidade do tesou-
reiro e custdia do arquivo permanente.
Cartes de ponto
o cpias. a;tenticadas em cartrio (microfilme ou outra forma, segundo os
Conservar por sete anos no Servi;o de Pessoal, ou no Arquivo Interme- termos da le): conserv-las no arquivo permanente, tambm em carter de-
dirio, eliminando em seguida, urna vez que, pelo tem XXIX do artigo 7Q da finitivo.
1
Constitui;ao Federal, promulgada em 5-10-1988, os crditos trabalhistas pres-
4. Guarda e seguranra (acesso fora do horrio de expediente).
crevem em cinco anos, no curso do contrato de trabalho. No caso de rescisao
o Memorandos e comunica;oes internas solicitando autorizJ;ao para entra-
de contrato, o empregado poder reclamar at o limite de dois anos os crdi-
da na institui;ab fora do horrio de expediente, conserv-los por um ano
tos nao prescritos no decorrer do contrato.
no arquivo corren te e elimin-los em seguida.

L ::o roru=[o,
Edificios
Folhas de pagamento
1 l. Condominio e limf"'Z'
Considerando que a aposentadoria ocorre aos 35 anos de servi~o, as fo-

~o prazo de cmco anos no rgao, eliminando-os lhas de pagamento serao microfilmadas e conservadas no arquivo intermedi-
rio pelo prazo de, no mnimo, 40 ;nos. !

- - ,~.- - - ~- ~- ~- - - . --~~--1
GESTO DE DOCUMENTOS 109
108 ARQUIVO: TEORIA E PRTICA

o lugares, edificios, objetds etc.;


Lista de e/iminar;ao. urna relac;:o especfica de documentos a serem
o fenmenos: o que acon~eceu a pessoas, lugares, edificios e objetos (ativida-
eliminados numa nica operac;:o e que necessita ser aprovada pela autoridade
des, ocorrencias, episdfos).
competente.
Exemplo: i
Critrios que regulam a eliminayao de documentos
1
Especificac;:ao dos documentos Datas Quantidade Em geral, podem se~ eliminados:
1
Atas de condominio 1970-1980 8pastas
o documentos cujos texto~ estiverem reproduzidos em outros ou que tenham
Controle de entrada/salda de vefculos 1978-1981 25 pastas
Controle orc;:amentrio 1980-1981 3 pastas
sido impressos em sua tptalidade;
Convites diversos 1978-1980 4 pastas o cpias cujos originais sejam conservados;
Declarac;:ao de vida e residencia 1975-1981 84 pastas o documentos cujos elem~ntos essenciais se achem reproduzidos em outros;
Entrada lora do horrio de expediente 1972-1982 28 pastas o documentos de pura fotmalidade, como c?nvites, cartas de agradecimento
Expedic;:ao de correspondencia (relac;:es) 1948-1980 183 pastas e outros; 1

Folhas de informa<;:ao (cplas) 1973-1979 6 pastas o documentos que se tomarem obsoletos e nao mais representarem interesse
Guias de bancos 1945-1980 294 pastas
para a adrinistrac;:ao. 1
Notas de remessa de material 1947-1981 43 pastas
Presta<;:es de cantas de malotes 1955-1977 348 pastas A aplicac;:ao desses crhrios dever, acima de tudo, basear-se no bom sen-
Quadros de horrios 1968-1972 15 pastas so e na prudencia. i
Recortes de jornais (duplicatas) 1965-1982 131 pastas Urna vez determinada
a eliminac;:ao de documentos, devem ser prepara-
Seguros (aplices vencidas) 1947-1977 2 pastas
dos os termos de eliminar~o correspondentes, os quais devem conter, de for-
Teletones (pedidos de conserto) 1961-1981 52 pastas
Xerox (requisi<;:es de cplas) 1980-1981
ma sucinta, a identificac;:ao Idos conjuntos documentais, datas abrangentes, na-
5 pastas
tureza dos documentos e q.antidade, bem como, se for o caso, a indicac;:ao do
instrumento de destinac;:aol (tabela de temporalidade ou lista de eliminac;:ao)
Para o preparo dos instrumentos de destinac;:o a Comisso de Anlise que autoriza a destruic;:ao (figura 27).
de Documentos deve obedecer a determinados critrios de avaliac;:o e selec;:o O ato de eliminar, ptopriamente dito, deve ser feto de forma racional.
que iro orientar o complexo trabalho de retenc;:o e/ou eliminac;:o, a saber: Os processos mais indicado~ sao: a fragmentac;:ao, a macerac;:ao, a alienac;:ao por
venda ou doac;:ao. A incine~ac;:ao - processo condenado -, quer pelo aumento
Critrios que regulam a reten9ao de documentos do ndice de poluic;:ao que 1provoca, quer pela impossibilidade de reciclagem
do papel, nao deve ser adotfda.
Quanto a valores de prova: 1

O devem ser conservados documentos que provem como a instituic;:o foi or- Considerayoes ge~ais
ganizada e como funciona (origem, programas de trabalho, diretrizes, rela- 1
trios de atividades, normas, documentos fiscais etc.); A primeira grande se,ec;:ao de papis deve ser feta no arquivo corrente,
O devem ser conservados documentos que possam responder a questes tcni- quando da sua transferencia para o arquiv intermedirio ou recolhimento
cas relativas as operac;:es da organizac;:o (pesquisas, projetos, material did- para o arquivo permanente~ Esta tarefa deve ser realizada coro a assistencia e
tico ou publicac;:es produzidas etc.). orieritac;:ao do arquivista-chcife e sempre de acordo coro os prazos estabelecidos
nos instrumentos de destin~c;:ao.
Quanto a valores de informac;:o devem ser conservados documentos re-
ferentes a: A eliminac;:ao deve ~erecer atenc;:ao especial. Nos EUA, por exemplo, a
o pessoas: fsicas e jurdicas; eliminac;:ao de documentos pblicos regida por lei.
GESTiO DE DOCUMENTOS 111
110 AROUIVO: TEORIA E PRTICA

1.5.2 Transferencia, recolhimento

Para melhor compreensao do assunto, cumpre relembrar aqu os concei-


tos de transferencia e recolhimento, bem como os tipos de arquivos existentes.
Denomina-se traniferencia a passagem dos documentos dos arquivos correntes
1ia.ci1i para os intermedirios. Q!:Lando a transferencia feita para os arquivos perma-
r--.. w,.... "V C\J ~
nentes recebe a denominac;:ao recolhimento.
Q!:Lanto aos tipos de arquivos existentes, j se viu no captulo 2 que, se-
en en gundo o estgio de evoluc;:ao por que passam os documentos e devido afre-
oOf-
o qencia de uso e aquantidade de referencias feitas a eles, os arquivos sao clas-
~~
CI:::::J
sificados em corrente, intermedirio e permanente.
~g AR.Q_UNO CORRENTE- Onde sao guardados os documentos de uso freqente e
zO
aqueles em que o ato administrativo ainda na"a terminou.

~
AR.QUNO INTERMEDIARIO - Onde sao guardados os documentos de menor fre-
w qencia de uso e que aguardam destinac;:ao final.
:2
::::> AR.QUNO PERMANENfE - Onde sao guardados os documentos cuja freqencia de
()
oo uso espordica e que sao conservados em razao de seu valor histrico,
w
o probatrio ou informativo.
o
<(
importante nao se chegar aerrnea conclusao de que os documentos
~ colocados no arquivo intermedirio ou no arquivo permanente j nao tem va-
~
::J
w
lor. Se assim fosse, eles nao seriam guardados e sim eliminados, doados,
w vendidos, destrudos etc.
o
o A transferencia e o recolhimento sao feitos, pois, em razao da freqen-
:2
a:
~ cia de uso e nao do valor do documento. Assim, corrente, intermedirio e per-
manente sao gradac;:6es de freqencia de uso e nao de valor de documento, em-
bora seja recomendvel a prtica da avaliac;:ao e selec;:ao nessa oportunidade.
A transferencia dos documentos do arquivo corrente para o intermedi-
rio e o recolhimento para o permanente objetivam racionalizar os trabalhos -
facilita o arquivamento e a localizac;:ao de documentos, pois libera espac;:o e
economiza recursos materiais. .J
A transferencia e o recolhimento de documentos requerem planejamen-
o
(!) to cuidadoso, com vistas aescolha de mtodo econmico e eficiente.
o
'()
()

Tipos de transferencia
H dais tipos bsicos de transferencia: permanente e peridica.
Permanente a que se processa em intervalos irregulares e exige, quase
112 ARQUiVO: TEORIA E PRTICA GESTAO DE DOCUMENTOS 113

sempre, que se indique em cada documento a data em que dever ser transferi-
do. S aplicada em casos especiais.
Peridica a remo;:o de documentos, em intervalos determinados. Ela
pode ser efetuada em urna etapa, em duas etapas, e ainda dentro de um pero- A
do determinado, senda esta ltima conhecida como peridica de mnimo e
mximo.
B-C
Na transferencia peridica em urna etapa, os documentos julgados de
valor so recolhidos diretamente do arquivo corrente para o arquivo perma-
nente. Neste caso, no h arquivo intermedirio e a transferencia recebe o neme D
especfico de recolhimento.
Na transferencia peridica em duas etapas - tambm conhecida por
dupla capacidade, transferencia mltipla ou mtodo do ciclo- os documen- E-G
tos so transferidos para o arquivo intermedirio, ande permanecem durante
determinado perodo e, posteriormente, s.e julgados de valor, so recolhidos
em carter definitivo para o arquivo permanente. Figura 30
Gavetas diferentes
H instiruic;:es, entretanto, que, pelas suas proporc;:es, no comportam
um arquivo intermedirio. Nesses casos, a fim de no congestionar os arquivos A-B F-H N-P S
correntes com documentos pouco consultados, mas que ainda no podem ser
recolhidos para o arquivo permanente, pode-se separar essa documentac;:o
em baterias, mveis ou gavetas diferentes, conforme ilustram as figuras 28, C-E 1-M Q-R T-Z
29 e 30.

Figura 28
Baterias diferentes

Arquivo corrente
Na transferencia ~-'"''~'v,u.-... de mnimo e mximo os documentos com-
1
1
preendidos dentro de data mnima e mxima so retirados das pastas e
transferidos, desde que 1 sido emitidos ou recebidos dentro do perodo
fixado.

rais
1

Documentos Para que a transfere~cia ou o recolhimento sejam eferivados ordenada-


nao-correntes
mente, recomenda-se a ela~orac;:o de um calendrio, no qual, de comum acor-
do entre as partes inreressa'das, so fiXados os perodos em que cada rgo de-
ver realizar aquelas operac;:pes (figura 31).
t.
114 ARQUIVO: TEORIA E PRTICA GESTAD DE DOCUMENTOS 115

A opc;:ao do mtodo de transferencia nao altera o mtodo de arquiva-


mento, que deve ser o mesmo tanto no arquivo corrente, quanto no interme- .L
dirio e no permanente.
en
CIJ Ao se efetuar a transferencia, recomenda-se colocar no lugar das pastas L
O
u. transferidas urna ficha com a sua indicac;:ao. Os arquivos permanentes devem
ro
~
Q) manter um livro de registro, no qual se anotarao a data da transferencia e os
en
.o L
o ttulos das pastas recebidas. Urna lista descritiva em duas vas deve acompa-
nhar os documentos. A segunda va, aps a conferencia, ser devolvida ao r- .1
gao recolhedor coro o recibo do arquivo; e a primeira servir para controle e
localizac;:ao da documentac;:ao, at que sejam elaborados os instrumentos de
e pesquisa.
1.()
.o
.a:::J C\1
ro As listas devem relacionar o ttulo d~ pastas, datas-limite e quantidade.
o 1.()
..- Podem indicar tambm os prazos fixados para sua conservac;:ao e/ou eliminac;:ao
(figura 32).
e
.o o Ao se. efetuar a transferencia ou recolhimento, recomendvel proceder-
E ..-
ro se a urna revisao nas pastas para certificar-se da nao-existencia de falhas de or-
-al
m
..-
denac;:ao ou classificac;:ao. Normalmente nessa ocasiao que se promove a
desinfestac;:ao e a restaurac;:ao dos documentos.
.9
en
1.()
C\1
o ro
Dl 1.()
~ ..- 2. Arquivos intermedirios
o
.e tG J
ro
3
~ 1.() 2. 1 Histrico
..-
o
.e
e
At a primeira metade do sculo XX a tradic;:ao arquivstica clssica con-
:::J
~ siderava apenas duas idades dos arquivos: a administrativa e a histrica. Assirn,
1.() os documentos passavam diretamente de um a outro estgio, nao senda preVis- ]
o C\1
ro ta nenhuma fase de transic;:ao.
:2 1.()
..- Q],Iando as instituic;:oes contavam coro espac;:o, conservavam os seus do-
:
tG cumentos por longo tempo, muitas vezes sem condic;:oes adequadas para sua
ro
~ 1.()
..- preiervac;:ao; outras, por falta de espac;:o, recolhiam precocemente documentos
o 1.()
C\1
ainda de uso corrente, congestionando o arquivo permanente com documen-
!:::'
ro ro tac;:ao ainda necessria aadministrac;:ao.
:2 1.()
..- ]
Com o crescimento da massa documental, produzida em quantidades
en a..
o o w cada vez maiores, a situac;:ao agravou-se. .1
~ w o
ro
~
g o a..
~ ~ z ow Foi entao que, na busca de urna soluc;:ao, surgiu a teora da "idade inter-
CIJ
a.. o ca m .O
-o m
"O
w ~ w !:!:! o !:!2
i mediria" e com ela a noc;:ao de depsitos intermedirios, cujo acervo consti-
1
tudo de papis que nao estao mais em uso corrente.
]
116 ARQUIVO: TEORIA E PRTICA
GESTAD DE DOCUMENTOS 117

Atualmente os arquiyos intermedirios tornaram-se urna necessidade re-


conhecida por administradbres e arquivistas.
Sua /nfaO princip}J consiste em proceder a um arquivamento transit-
....! ro, isto , em assegurar a ~reservac;:ao de documentos que nao sao mais mov-
<(
o a:
ol-
mentados, utilizados pela Jdministrac;:ao e que devem ser guardados tempora-
l
odJ
en o
riamente, aguardando pe~o cumprimento dos prazos estabelecidos pelas
1
::>o
<(>
comissoes de anlise ou, e~ alguns casos, por um processo de triagem que de-
a:-
<(::>
o.. a
cidir pela eliminac;:ao ou luquivamento definitivo, para fins de prova ou de
a: !
<( pesqmsa. 1

Em diversos pases es arquivos intermedirios aparecem com nomes


distintos. Nos EUA e no Canad sao chamados de Records Centers; naFran-
ci
:: c;:a, de Prarchivage, na Al~manha, de Zwisc,henarchive; na Gra-Bretanha, de
(3 -5:5. c5.
lOC.OC\1
aa1i a
-r-,..-C\1 C")
1i a
,..-,..-,..- Limbo. 1

~ a . Os norte-americano~ dao grande importancia aos records centers_ urna


>
S ci vez que proporcionam ao governo considervel economa. Existem dezenas
a 1

~ 8 -~D. .r2 .rQ ~


o. c.. a. desses depsitos distribud9s por todo o pas.
w
o f3o -a-o-o
000
o
o As des pesas com as construc;:oes de depsitos intermedirios sao be m
(
z
::::>
~a: menores, se comparadas as Idos depsitos tradicionais. Pesquisas efetuadas nos
....! EUA, junto aos rgaos da a!:lministrac;:ao pblica federal, comprovaram que ne-
~
~
z~ les eram guardados cerca d~ 7 mil quilometros de documentos. Tais nmeros
w evidenciaram que a quantidade de depsitos disponveis nao era suficiente.

1

~ Sentiram, entao, que os pa:?is de uso nao-corrente, conservados nos rgaos da


S
a administrac;:ao, tornavam-selantieconomicos, e por esta razao o sistema passou
~ a ser ardorosamente defend~do pelos arquivistas norte-americanos. 1
~ Na Franc;:a, a noc;:ao de pr-arquivo nasceu aps ter sido adotada no Ca-
en
oo nad, nos EUA e na Inglat~rra. Duas experiencias paralelas foram lanc;:adas no
~ incio dos anos 70, urna re(erente aos Arquivos Nacionais (arquivos dos minis-
o
&l trios e administrac;:oes centrais do Estado) e outra aos Arquivos Departamen-
a: 9
en ::::>
tais.

~
.!= A primeira delas i a da Cidade Interministerial de Arquivos, em
1-
1

:2 Fontainebleau, que receber toda a documentac;:ao da idade intermediria pro-


::::>
g duzida pelos ministrios e ldministrac;:oes centrais do governo - a excec;:ao dos
o
w ministrios de Assuntos ~teriores e Defesa Nacional - e que naquele local
o
o aguardar a decisao sobre ~ua eliminac;:ao ou recolhimento aos Arquivos Na-
<( o(!) ! .
ClOnalS.
~
w
i5
D
a:
1
A lei federal que regulamenta o! arquivamento intermedirio nos EUA est publicada na Rev.
Archivum, 12, 1971.

L _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ __;_

' .J
118 GESTO DE DOCUMENTOS 119
AROUIVO: TEORIA E PRTICA

2.2 Tratamento, armazenamento e /oca/iza9o da documenta9o


No Canad, a experiencia reveste-se de grande impom1ncia pela sua
antigidade, desenvolvimento e sistematizac;:ao. Este pas possui depsitos Imediatamente aps a conferencia da documentac;:ao transferida, deve
em Ottawa, Toronto, Montreal, Vancouver, Edmonton, Winnipeg, Hali&x e ser providenciada a sua limpeza e, se necessrio, a sua desinfestac;:ao.
Quebec. Os documentos recolhidos aos arquivos interrnedirios conservam a
A gestao dos papis do governo federal canadense depende da direc;:ao classificac;:ao que !hes foi dada nos arquivos correntes. Os smbolos ou nota-
que administra os documentos ainda nao arquivados definitivamente. Essa di- c;:oes que lhe forem atribudos pelo arquivo interrnedirio serao usados apenas
rec;:ao age em perfeita harmona com os Arquivos Histricos e constitu urna para localizac;:ao no momento de atender a consultas. Esses smbolos serao
unidade administrativa autonoma, sob a autoridade do arquivista federal - transcritos nas duas vas das listas, ou relac;:oes de transferencia, antes da resti-
presidente do Conselho Consultivo dos Arquivos Pblicos - que tem a missao tuic;:ao ao rgao recolhedor da via que lhe destinada.
de assistir aos ministrios e aos rgaos do governo federal na definic;:ao da po- A ordem em que pastas, caixas ou volumes transferidos sao armazena-
ltica de gestao de documentos. Esse comando prope sugestes, inspeciona e dos pode ser apenas a ordem de recebimento; ou outra qualquer adotada de
1
providencia a formac;:o de recursos humanos especializados na guarda de pa- acordo com as conveniencias e possibilidades.
]
pis conservados nas administrac;:es. Como a propriedade da documenta<;ao continua a ser da administra<;ao
. A principal vantagem desse sistema a economa considervel de espa- que a produziU:, s a esta ser permitido o acesso aos documentos, podendo, ]
c;:o e de recursos material e humano. porm, dar autorizac;:ao para que outros os consultem.
Em 1965, na entao Repblica Federal da Alemanha foi criado um dep- -,
sito nas proximidades de Bonn, destinado a receber os documentos que ema- 2.3 Recomenda9es especiais .!

nam dos departamentos ministeriais federais por um prazo determinado, a ex-


O arquivo interrnedirio dever ser subordinado tcnica e administrati-
cec;:ao dos ministrios dos Negcios Exteriores e da Defesa, que tem os seus
vamente ao arquivo permanente, a fim de evitar a proliferac;:ao de depsitos e
servic;:os separados. Em 1971, foi construdo um prdio para depsito interme-
manter uniforme a poltica arquivstica. Para isso deve ser dirigido por profis-
dirio em Sankt-Augustin gerido exclusivamente por arquivistas. Os documen-
sionais de arquivo de alto nvel, conhecedores dos mtodos tradicionais de
tos ali recebidos sao parte integrante dos arquivos federais.
classificac;:ao e elabora<;ao de instrumentos de pesquisa.
O arquivo intermedirio assim concebido tem a dupla vantagem de
centralizar e de administrar os documentos que perderam sua utilidade cor-
2.4 Constru9o e equipamento
rente para as administrac;:es. Ele evita a eliminac;:ao descontrolada e permite
urna verdadeira poltica de conservac;:o dos arquivos. A economa a razao principal da criac;:ao de arquivos interrnedirios.
Na Inglaterra adotou-se o Arquivo lntermedirio - Limbo - aps a Por este motivo, os custos de sua construc;:ao e dos equipamentos nao devem
11 Guerra Mundial. Foi criado em 1950, em Hayes, subordinado ao Public superar em gastos os dos arquivos tradicionais. Tem-se que considerar o valor
Record Office. do terreno (situado em local afastado dp centro urbano), da construc;:o e dos
Diversos outros pases j possuem arquivos intermedirios. equipamentos, que devem ser simples e de baixo custo.
No Brasil, pelo disposto no Decreto na 76.387, de 2 de dezembro de As dimensoes devem ser fixadas em func;:ao da massa de papis a rece-
1975, o Arquivo Nacional passou a contar com urna Divisao de Pr-Arqui- ber e da previsao de crescimento. A construc;:ao deve ser dotada de meios
vo, instalada em Braslia. Este primeiro centro regional de arquivos interme- modernos para protec;:ao contra incendio, explosao, inundac;:oes, poluic;:ao at-
dirios iniciou suas atividades recebendo a documentac;:ao dos ministrios e mosfrica, excesso de umidade e de luz solar. Deve tambm possibilitar comu-.
demais rgaos do governo federal, j produzida em Braslia, a pattir de 1960, nicac;:oes fceis e relativamente rpidas com as administrac;:es que os utilizam,
quando foi transferida a capital. assim como fcil acesso aos seus funcionrios.
CAPTULO 5 .
1

AROU\IVOS PERMANENTES

Como j se viu, arq~ivo o conjunto de documentos oficialmente pro-


1
duzidos ou recebidos por hm govemo, organiza~ao ou firma, no decorrer de
suas atividades, e arquivadds ou conservados para efeitos futuros.
1

O destino dos arqu~vos passar por urna lenta evolu~ao que os afasta
cada vez mais de seu objetivo primitivo. Com o passar do tempo, embora di-
1
minua o seu valor administrativo, aumenta a sua importancia como docu-
1
menta~ao histrica. Nao s~ pode dividir o arquivo em dois compartimentos:
velho (o u histrico) e adrr\.inistrativo. N a realidad e, sao pura e simplesmente
1

arquivos em incessante protesso de transforma~o.


Os documentos hist6ricos de hoje foram os administrativos de ontem e
os documentos administrJtivos de hoje serao os documentos histricos de
amanh a.
- 1
1

Mesmo os documer:jtos histricos de hoje podem tornar-se novamente


1

administrativos amanha, p~r diversas circunstancias, devido a sua utiliza~ao.


Apesar de os arquiv~s serem conservados primariamente para frns ad-
ministrativos, constituem base fundamental para a histria, nao apenas do
rgao a que pertencem, mas tambm do povo e suas rela~oes sociais e econo-
1

micas. 1
1

A fun~ao de um ar4uivo permanente reunir, conservar, arranjar, des-


crever e facilitar a consul~ dos doc~mentos oficiais, de uso nao-corrente, ou
1
seja, concentrar sob sua custdia, conservar e tornar acessveis documentos
nao-correntes, que possam tornar-se teis para fins administrativos, pesquisas
1

histricas e outros frns. !


122 AROUIVO: TEORIA E PRTICA ARQUIVOS PERMANENTES 123

Essa idia de concentra~ao deve ser considerada de maneira ampla. Nao As intelectuais consistem na anlise dos documentos quanto a sua for-
simplesmente o recolhimento do material de que o rgao de origem deseja ma, origem funcional e contedo.
ver-se livre; esse recolhimento reclama inspe~ao, sele~ao para transferencia, in- As atividades fsicas se referern a coloca~ao dos papis nas galeras, es- J
clusive assistencia e orienta~ao ao rgao de origem na organiza~ao de seus ar- tantes ou caixas, seu empacotarnento, flxac;ao de etiquetas etc.
quivos correntes, visando a futura separa\=aO do material de valor permanente H considervel diferenc;a entre o arranjo do arquivo corrente e o do ar-
daquele que nenhum valor possui. quivo permanente. Tais diferen~as decorrem das atribui~oes especficas de cada J
A expressao de uso nao-corrente aplica-se aos documentos nao mais ne- urn e, por isso, suscitarn situac;oes prprias e soluc;oes adequadas.
cessrios em rela~ao as atividades rotineiras do rgao criador. T
Q!lanto aos arquivos intermedirios, nao existem mtodos ou princ-
Em pases como os EUA e a Fran~a, o ndice de preserva~ao de docu-
pios especficos de arranjo no sentido tcnico da palavra aqui empregado. N es-
mentos produzidos pelo governo, em carter permanente, de 5 e 20%, respec-
ses arquivos, de guarda transitria, aplicarn-se apenas critrios racionais de dis- 1
tivamente.
posic;ao dos documentos em estantes ou armrios.
O principal objetivo da reuniao dos arquivos ern rgao central tom- 1
A prpria origem do material condiciona o tratarnento a lhe ser dispen-
los acessveis e colocar a disposi~ao dos usurios a experiencia do passado, tan-
sado. No arquivo corrente a docurnenta\=ao recente e provrn de setores pr-
to quanto ela se reflita em um documento. Cada conjunto de-documentos
reservatrio da experiencia humana, que s poder ser adequadarnente utiliza- ximos, que a utilizarn com freqencia. No arquivo permanente os documen-
da se estiver racionalmente arranjada e conservada. tos, procedentes dos arquivos correntes, j vem ordenados, segundo urn
O arquivo permanente, sendo o resultado da reuniao dos arquivos cor- mtodo {alfabtico, geogrfico, numrico, cronolgico ou por assunto).
rentes, recebe a docurnenta\=ao originria de diferentes setores e cresce ern No arquivo permanente, o arquivista nao se interessa apenas pelo arran-
grande propor\=ao. Sua administra~ao , portanto, bem rnais complexa que a jo dos papis de determinado setor, mas se ocupa da ordenac;ao de todos os
dos arquivos corrente e intermedirio. documentos sob sua guarda e que provem de mltiplos rgaos, onde forarn
Classificarn-se em quatro grupos distintos as atividades do arquivo per- manipulados por inrneros funcionrios.
manente: Ao tratar a docurnentac;ao de uso nao-corrente, o arquivista obedecer a
pravenincia dos arquivos, principio bsico da arquivologia, segundo o qual de-
l. Arranjo- reuniao e ordena~ao adequada dos documentos. ]
vem ser rnantidos reunidos, num mesmo fUndo, todos os documentos provenien-
2. DescripTo e pubh"cafo - acesso aos documentos para consulta e divulga-
tes de urna mesma fonte geradora de arquivo. O principio da proveniencia
~ao do acervo.
corresponde a expressao inglesa provenance e a francesa respect des fnds, tam-
3. ConservafO- medidas de prote~ao aos documentos e, conseqentemente, l
bm muito usada no Brasil em virtude da forte influencia francesa na forma~
do local de sua guarda, visando a impedir sua destrui~ao.
c;ao proflssional dos arquivistas brasileiros.
4. Referncia- politica de acesso e uso dos documentos.
Q!lando o fundo constitudo de documentos de generas diversos
corno filmes, fotograflas, fltas magnticas, videoteipes, desenhos, material bi-
1. Atividades de arranjo 1
bliogrfico e outros, estes podem ser fisicamente armazenados em local diver-
Ern arquivologia entende-se por arranj'o a ordena~ao dos documentos so, desde que sejam feitas as referencias correspondentes no fundo ao qual per- J
em fundos, a ordena~ao das sries dentro dos fundos e, se necessrio, dos itens tencem.
documentais dentro das sries. Urna das dificuldades encontradas na aplicac;ao do princpio da provr}-
O arranjo urna das func;oes rnais importantes ern um arquivo e, por niencia refere-se a deterrninac;ao das unidades administrativas que irao se cons- J
isso, deve ser feto por pessoa qualificada e especializada. tituir em fundos de arquivo. 1
As atividades desenvolvidas no arranjo sao de dois tipos: intelectuais e A escolha desses fundos dever ser estabelecida de acordo com as. cir-
1
fsicas. cunstancias e conveniencias, obedecendo a dois critrios.
)
124 ARQUIVO: TEORIA E PRTICA ARQUIVOS PERMANENTES 125

l. Estrutural, constitudo dos documentos provenientes de urna mesma fonte possvel, a ordem orig~ria. S depois de uro levantamento poder-se- jul-
geradora de arquivos. gar se possvel fazer-~e qualquer altera;:ao.
Exemplo: Ministrio da Agricultura, Companhia Brasileira de Ali- o O arranjo original pde ser modificado de forma a corrigir desvos de
1

mentos, Empresa Brasileira de Pesquisa Agropecuria, Empresa Brasileira de estrutura geral do conjunto, se esses deSVIos fioram atr1"bm'dos a enganos

Assistencia Tcnica e Extensao Rural, Companhia de Financiamento da Pro- dos administradores o~ se sao o resultado de urna modifica~ao temporria
1

du~ao, Companhia Brasileira de Armazenamento; cada urna dessas institui~oes de conserva~ao dos dof:umentos.
se constituir num fundo. o No arranjo do conju~to, os interesses das pesquisas histricas sao conside-
rados secundrios. 1

2. Funcional, constitudo dos documentos provenientes de mais de urna fonte o Deve-se ter ero mente ~ue os documentos que contero as normas da organi-
geradora de arquivo, reunidos pela semelhan~a de suas atividades, mantido, b d
za~ao a que pertenceram constituem o arca ou~o o conunto.
1 . 2

porm, o princpio de proveniencia. o Nenhum conjunto, ericadernado ou nao, deve ser desmembrado sem que
Exemplo: Agricultura, incluindo a documenta~ao do Ministrio da se tenha investigado olmotivo de sua constitui~ao.
Agricultura, Companhia Brasileira de Alimentos, Empresa Brasileira de Pes- o O desmembramento de conjuntos ou amarrados de documentos isolados
quisa Agropecuria, Empresa Brasileira de Assistencia Tcnica e Extensao Ru- permissvel; porm, ca1o sejam muito consultados, prefervel conserv-los
ral, Companhia de Financiamento da Produ~ao, Companhia Brasileira de Ar- reunidos. 1

mazenamento; neste caso, o fundo ser Agricultura, atividade comum a todas o Os documentos espJsos que apresentem indica~oes, externas ou internas,
as institui~oes mencionadas. de terem previamentb formado parte de urna srie ou dossie devem, se
possvel, ser novamen~e includos nos referidos conjuntos.
Os fundos podem ser subdivididos ero sries e subsries, que refletem a o Documentos que nao: estavarn, originariamente, juntos, s devem ser com-
natureza de sua composi~ao, seja ela estrutural, funcional, ou at mesmo por binados se forero abslutamente da mesma natureza.
espcie documental.
o Instrumentos formaiJ, originais, nao importa quanto estragados estejam,
Ainda, utilizando-se os mesmos exemplos, as sries de cada fundo, no ou quao pequenos seiam os seus fragmentos, nunca devem ser destrudos,
critrio estrutural, corresponderao aos setores que integram a estrutura das ins- mesmo que existam d~plicatas, confirma~oes ou cpias autenticas.
titui~oes. Exemplo: cada Secretaria do Ministrio da Agricultura, cada rgao o Se o documento orig~al est ero boas condi~oes, cpias esparsas (que nao
da Companhia Brasileira de Alimentos etc. No critrio funcional, as sries se- perten~af\1 a dossie ~u srie alguma e sem valor paleogrfico) podem ser
riam as prprias institui~oes, urna vez que o fundo Agricultura, fun~ao prin- destrudos.
1 cipal dessas institui~oes.
1

o A fim de se completJr uro conjunto, deve-se preparar urna lista dos docu-
A escolha das sries e subsries obedecer, portanto, amesma orienta~ao mentos que lhe faltarh, para facilitar a sua procura. Se eles nao mais existi-
1 adotada para os fundos, urna vez que estes se constituem ero parte dos fundos. rem, procurar transc+~oes dos originais ou cpias depositadas ero outros
A Associa~ao dos kquivistas Holandeses (1973), ero seu livro Manual conjuntos. i
de arranjo e descriro de arquivos, cita vrias regras para o arranjo dos docu- o Documentos que de~ois de terem desaparecido de uro conjunto a ele vol-
1
1\
mentos, das quais destacam-se as seguintes:
tarem, por ddiva ou fmpra, podem reassumir o seu lugar, se ficar bem clara
o Todo conjunto deve ser metodicamente arranjado, ero ordem de: proceden- a sua origem. i
1
1
cia, data, nmero, assunto e nome. 1
1

O O mtodo de arranjo deve ser sempre baseado na organiza~ao primitiva,


2
Ao organizar o arquivo, devefse procurar ord enar a sua "pasta d e 1"d en tifica~ao
- " . Se n~o
- h ou-
ver os originais dos atas refer~ntes a sua cria~ao, o arquivista deve lan~ mao de cp1as dos
que corresponde a organiza~ao da entidade que produziu o arquivo. documentos iniciais, que certabente foram publicados em rgiios oficiais, pmcurando, assim,
O No arranjo de uro conjunto deve, portanto, ser estabelecida, tanto quanto restabelecer a" ,;,ximo essa p~sta, pois, no futuro, ser o inicio da histria da institui~ao. .
126 AROUIVO: TEORIA E PRTICA ARQUIVOS PERMANENTES 127

,--
1. 1 Smbolos de nota;o 1
o substancia, indicando-se unidade de organiza~ao, fun~oes, atividades, ope-
ra~es, assuntos;
Os smbolos so de grande utilidade, urna vez que servem de elemento
de identifica~o e localiza~o dos fundos, sries ou subsries de documentos o estrutura, indicando-se esquema de classificac;:ao adotado, unidades de ar-
L
dentro do acervo. quivamento, datas abrangentes, classes ou tipos flsicos dos documentos,
quantidade. [
Podem ser puros, isto e, constituidos apenas de nmeros ou letras, ou
mistos, com combina~o de letras e nmeros. Como toda codifica~o ou Alm de tomar o acervo acessvel, os instrumentos de pesquisa objeti- l.
simbologa, sua escolba meramente convencional. vam divulgar o contedo e as caractersticas dos documentos. Vrios sao os 1
Para melbor compreensao do assunto, suponham-se alguns exemplos: instrumentos de que pode dispor um arquivo.
AG/Ar Com a fmalidade de colaborar com a AAB no sentido de normalizar,
1 (1-4) no Brasil, a elaborac;:ao desses instrumentos, ser transcrito a seguir, com algu-
AG -Administra~o Geral (Fundo) mas adapta~es, o trabalho de Maria Amlia Porto Miguis, Roteiro para ela-
L
A -Diretoria Administrativa (Srie) . borafO de instrumentos de pesquisa em arquivos de custdia (1976).
p -Servi~o de Pessoal (Subsrie)
1 -Nmero da caixa onde sero conservados os documentos 2. 1 Tipos bsicos de instrumentos de pesquisa
(1-4)-Nmero dos dossies dentro das caixas
Em 1973, a AAB formou um grupo de trabalho, sob a dire~ao de seu
AG/F0-1 presidente, com a finalidade de definir os instrumentos de pesquisa bsicos.
20 (5-8) Aps a compara~ao de suas estruturas, bem como dos termos usados para
AG -Administra~o Geral (Fundo) design-los, tanto no Brasil, quanto no exterior, o grupo constatou - nao raras
F -Diretoria Financeira (Srie) vezes- a imprecisao (quando nao a cohfusao) existente. Nao s o mesmo ter- -,
O -Servi~o de Or~ento (Subsrie) mo ou expressao usado com diferentes acepc;:oes em diversos pases, como o
-1 -Corresponde a urna subsrie especial de propostas or~amentrias num mesmo pas. A falta de urna normaliza~ao da terminologa, cada autor
20 -Nmero da caixa d ao seu trabalho a designa~ao que melhor lbe apraz. l
(5-8)-Nmero dos dossies ou pastas dentro das caixas Considerando que a maioria dos arquivos brasileiros nao dispoe de ins-
trumentos de pesquisa e nem mesmo de um mnimo de orientac;:iio, o grupo
]
Os smbolos de nota~ao nas lombadas das caixas sao apenas os corres- selecionou e definiu os quatro seguintes tipos:
pondentes ao fondo, st!rie, subst!rie e ao nmero da caixa; nao se indicam os l. Guia
nmeros dos dossies e pastas. Entretanto, no inventrio citam-se todos os ele- 2. lnventrio
mentos que constituem a nota~o~
l
3. Catlogo
4. Repertrio
2. Atividades de descric;:ao e publicac;:ao

O trabalho de um arquivo s se completa com a elabora~o de instru- 2.2.1 Guia


mentos de pesquisa, que consistem na descri~ao e na localiza~o dos docu- Obra destinada a orienta~ao dos usurios no conhecimento e na utiliza-
mentos no acervo, "e se descinam a orientar os usurios nas diversas modalida- ~ao dos fundos que integram o acervo de um arquivo permanente. o instru-
des de abordagem a um acervo documental" (Miguis, 1976:7). mento de pesquisa mais genrico, pois se prope a informar sobre a totalidade
A descri~ao dos conjuntos documentais deve ser feita em rela~ao a sua: dos fundos existentes no arquivo. Sua fmalidade informar sobre o histrico,
128 AROUIVO: TEORIA E PRTICA AHOUIVOS PERMANENTES
"129

a natureza, a estrutura, o perodo de ternpo, a quantidade de cada fundo inte- Estrutura i


grante do acervo total do arquivo. O guia deve incluir ainda as seguintes infor- O fundo compostJ das seguintes sries:
rnac;:es: 1

o Assemblia-Geral \
o enderec;:o e relefone do arquivo; o Conselho Diretor i:.l

O horrio de funcionarnento; o Conselho Curador


o indicac;:o de estac;:o de metro e linhas de onibus que servern a localidade; o Conselho Tcnico, extirho em 1948
O regularnento da sala de consulta; o Presidencia i
O recursos tcnicos oferecidos (cpias xerox, microfilme etc.); Os documentos quel.mtegram as senes' . estao
- orgaruza
. dos por assuntos,
o requisitos exigidos do pesquisador. obedecendo ao cdigo de cJassificac;:o adotado nos arquivos correntes, de acor-
do com o estabelecido no Manual de arquivo da instituic;:ao.
Para ilustrar a apresentac;:o desse instrumento torne-se o exernplo a se-
guir, que corresponde ao trecho do guia de urna instituic;:o imaginria, no Perodo: 1944-1982. \
Qpantidade 202 caixas e lBS volumes, que oc~pam 32,8m lineares.
caso a Fundac;:o X, induindo apenas a descric;:o de dois de seus fundos. . 1,

Fontes complementares 1

ADMINISTRAc;O SUPERIOR- AS Fundac;:ao X. Funda}ao X 30 anos a serviro do Brasil. Rio de Janeiro,


1974. XN, 410p. ilustr. 23cfu.
Histrico Instrumentos de pesquisa \
A importancia desse fundo, apesar de pouco volurnoso, decorre do fato lnventrio sumrio de todas as sries, Inventrio analtico das subsries
de reunir documentos referentes a crialfo e a constiruic;:ao da prpria Funda-
1

especiais da Presidencia. i
c;:ao X; contrn atas da Assernblia Geral e dos Conselhos Diretor, Curador e 1

1 -
Tcnico, relatrios anuais de suas atividades e prestac;:es de contas, escudos so- ESCOLA NACIONAL DE ADMINISTRA<;AO (ENA)
bre reforma da organizac;:o interna, regularnentos, acordos, contratos e conve- i
nios com diversas instituic;:es nacionais e estrangeiras. O fundo inclui ainda Histrico 1

A ENA foi criada erh 15 de abril de 1952, subordinada ao Instituto de


docurnenrac;:o referente a depoirnentos e entrevistas do presidente, solenidades
cornernorativas das datas da instituic;:o, discursos diversos, visitas de rnisses Administrac;:ao da Fundac;:ab X.
Em 1972 o InstitutJ foi extinto. A partir dessa data a escola passou a
tcnico-cientficas estrangeiras, visitantes ilustres - nacionais e estrangeiros - ,
ser subordinada a Direc;:ao Executiva, que, em 1974, teve sua denominac;:ao alte-
congressos e sirnpsios, inaugurac;:o do edificio-sede, filiac;:o a entidades na-
cionais e estrangeiras, concesso de bolsas de estudo. rada para SuperintendenciJ Geral.
A escola tem por ruJaiidade promover cursos de formac;:ao e ps-gradua-
O exarne dessa docurnentac;:o, especialmente das atas dos rgos de di-
c;:ao, proceder a pesquisas e\ estudos, divulgar trabalhos tcnicos e prestar assis-
rec;:o superior, dos relatrios anuais e prestac;:es de comas, fornecer ao pes-
quisador urna viso global do desenvolvimento das atividades da Fundac;:o X tencia tcnica na rea da aqministrac;:ao pblica e empresarial.
De 1952 a 1957, p4-a atender as necessidades emergentes na Amrica
atravs dos ternpos, sua importancia no cenrio scio-polrico-culrural do pas,
bern corno da filosofia que tern noneado seus destinos. Latina, realizou cursos esp~ciais, com durac;:ao de seis meses, para alunos brasi-
. 1 . .
1
1euos e atmo-amencanos.
Natureza No setor de assistenc:ia tcnica fmnou importantes convenios com in-
O acervo constitudo, principalmente, de atas, cartas, certides, curr~ meras instituic;:oes, entre as\quais destacarn-se o Departamento Nacional de Es-
culos, oficios, recorres de jornais, telegramas, diplomas, filmes, fotografias e tradas de Rodagem, a Sup~rintendencia Nacional de Marinha Mercante e o
rnedalhas. Banco Nacional de Desenvblvimento Econmico e Social.
130 ARQUIVO: TEORIA E PRTICA ARQUIVOS PERMANENTES 131
T
Edita a Revista de Administrafo, de periodicidade trimestral, e obras Trata-se de instrumento do tipo arrolamento, cuja organizac;:ao deve re-
didticas. fletir o arranjo adotado para a disposic;:ao do fundo, ou parte dele, como urna
srie, por exemplo.
Natureza
Sua finalidade descrever a composic;:io do fundo - ou parte dele, pela 1
O acervo constituido de farra documentac;:io sobre cursos, dossies de
enumerac;:ao de suas unidades de arquivamento, sumariamente descritas - e ao
alunos, termos de convenios, correspondencia com instituic;:es latino-america-
mesmo tempo prover o arquivo de um instrumento preliminar de busca para
nas e projetos de assistencia tcnica.
cada fundo. 1
Estrutura O inventrio deve ser precedido de urna introduc;:ao contendo informa-
Compem o fundo da ENA as seguintes sries: c;:es sobre os seguintes elementos:
o Gabinete do Diretor o modalidade de incorporac;:ao do fundo no acervo do arquivo;
o Secretaria Escolar o breve notcia histrica sobre a instituic;:ao, a pessoa ou a familia da qual o
o Centro de Pesquisas Administrativas fundo proveniente; ]
o Centro de Assistencia Tcnica o explicac;:ao. sobre o modo de consulta do inventrio.
o Divisio de Publicac;:es
O inventrio sumrio fundamental e deve ser o prirneiro instrumento
Os dossies de alunos que integram a srie da Secretaria Escolar estio or- de pesquisa a ser elaborado tanto para os fundos de arquivos pblicos - cons-
ganizados em ordem alfabtica, pelo prenome, dentro de cada curso, os quais titudos de documentos de carter oficial - quanto para os de arquivos priVa-
se. encontram dispostos cronologicamente. Os documentos das demais sries dos.
estio ordenados segundo o cdigo de classificac;:io de assuntos. A seguir, tome-se como exemplo trechos de inventrios das sries que
]
Perodo: 1952-1980. integram o fundo da Administrac;:ao Superior da Fundac;:ao X, que, na fase cor-
rente, classifica seus documentos por assunto, adotando o mtodo numrico ]
Quantidade: 525 caixas, que ocupam 60m lineares.
decimal. O cdigo numrico que antecede os ttulos representa, assirn, o n-
Fontes complementares mero da classificac;:ao adotada pelo arquivo corrente.
Relatrios anuais de atividades da Escola. A notac;:io destinada a localizac;:ao dos itens do inventrio representa-
da por letras que indicam o fundo {AS), as sries (ASS.G), as subsries, seguidas
Instrumentos de pesquisa
do nmero da caixa onde se encontram armazenados.
Inventrio Sumrio de todas as sries, repertrio relativo a srie do Cen-
tro de Assistencia Tcnica. SRIE: PRESIDENCIA-AS/PF
Entre os bons guias, em Hngua portuguesa, merecem destaque os de Datas
Achiam (1981), Damasceno & Cunha (1974), o do CPDOC (1979) e o de ltens Titulo abran gentes Quant. Localiza;;ao
Pagnocca & Camargo (1982), os quais se recomendam a consulta.
1 001 Comissao de reda;;ao dos estatutos 194445 1 pt. ASIPF 1
2 002 Alvars de localiza;;ao 1944-54 1 pt.
_2.2.2 lnventrio 3 002 Registro do Cadastro Geral dos
Contrlbuintes 1957 1 pt.
lnventrio sumrio 4 002 Registro de Titules e Marcas 1947-50 1 pt.
5 002 Registro de Titules e Marcas 1951-59 1 pt.
Instrumento no qual as unidades de arquivamento de um fundo ou de
6 003 Relatrios anuals 1944-58 14 V. 2-17
tima de suas divises sio identificadas e descritas sucintamente.

~---------
~

I/ 132 ARQUIVO: TEORIA E PRTICA


ARQUIVOS PERMANENTES 1::i3
11

conrinUaijO
~ SRIE: CONSELHO DI RETOR- AS/CD
il Datas
1

ltens Titulo abran gentes Quant. Localizac;:ao Datas


if ltens ITrtulo abran gentes Quant. Localizac;:ao
li

~
7 003 Relatrios anuais 1959-80 21 V. 18-28
"~ 1 011.2 Formac;:ao dJs primeiros conselhos 1944 2pt. AS/OC 1
8 010 Criac;:ao da Fundac;:ao X 1944-45 2pt. 29
2 011.2 Atas -Jivro 1 ? 1944-50 1 V. 2

~
\
'---' 9 010 Escritura de constituic;:ao 1944 1 pt.
3 011.2 Correspondencia 1946 1 pt.
\,__,, 10 011.401 Correspondencia do presidente 1945,49-50 2 pt. AS/PF 29
4 011.2 Homenagemlao conselheiro
11 014.2 Filiac;:ao a instituic;:oes internacionais 1947-52 5 pt. 30 1
!i Eugenio Gud,in 1976 1 pt.

"- ! 12
13
044.2
351.D1
Doadores-fundadores
Preparo e lrnpressao do livro
cornernorativo dos 30 anos da
1944 15 pt. 31-34

SRIE: CONSELHO CURADdR- AS/CC


1

Fundac;:aoX 1973 2 pt. 35


1
Datas
ltens lntulo abran gentes Quant. Localizac;:ao
~
14 407.2 Bolsistas estrangeiros 1946-49 4pt. 36
15 520 Assistencia tcnica- Casa da Moeda 1947 1 pt. 37 1 011.3 Atas -livro ~ 1 1945-80 1 V. AS/CC 1
\._...
16 520 Assistencia tcnica- Fundac;:ao 2. 011.3 Correspondhcia 1945-46,
Calouste Goulbenkian 1963-70 3 pt. 38 1 48-50 1 pt.
1
17 520 Assistencia tcnica -Instituto Brasi-
leiro de Bibliografia e Docurnentac;:ao 1953-67 4 pt. SRIE: CONSELHO TCNICg- AS/CT'
18 520 Assistncia tcnica- Universidade 1 Datas
de Brasffia 1962-63 1 pt. ltens ITrtulo abran gentes Quant. Localizac;:ao
19 920 Cornernorac;:oes. 30" aniversrio 1
1 Atas mimeografadas 1 1945-46 1 pt. AS/CT 1
da Fundac;:ao X 1973-74 3 pt. 39-41
2 Atos, instruc;:oes de sdrvic;:o e circulares 1948 1 pt.
1

INVENTRIO SUMRIO DO FUNDO DA ADMINISTRA<;:AO SUPERIOR DA FUNDA<;:AO X


SRIE: ASSEMBLIA GERAL- AS/ASS.G 1

Como modelos de inventrios sumrios destacam-se os de Boullier de


1 ltens Titulo
Datas
abran gentes Quant. Localizac;:ao
1

Branche (1960a), o do atquivo particular de Rodrigo de Souza da Silva Pontes


r (Brasil, Ministrio das tela~oes Exteriores, Arquivo Histrico, 1967) e o de
1 011.1 Mernbros da 1 Assernblla Geral 1944 1 pt. AS/ASS.G 1
Rangel (1939). i
12 011.1 Correspondencia 1944-60 2 pt.
1 Boullier de Brandhe, diretor dos Arquivos de Sarthe (Fran~a), convida-
3 011.1 Atas -livro n 1 rnar. 45-jun. 60 1 V.
4 011.1
do por Jos Honrio R6drigues, na ocasiao diretor do Arquivo Nacional, ela-
Uvro de presenc;:as n 1 mar. 45-jun. 60 1 V.
5 011.1 Documentos referentes as
borou o Inventrio sumlu-io dos documentos da Secretaria de .Estado da Mari-
assemblias gerais
nha (1960a) e introduzih no Brasil os melhores padroes da moderna tcnica
1945-80 34v. 2-18
6 011.1 Beic;:oes 1960 1 pt.
arquivstica. Em nota liminar da publica~ao, Jos Honno ese1arece a ongem
1 .
7 011.1 Atas -livro n 2 mar. 61-abr. 80 1 V. 19
do fundo inventariado, keguida de nota histrica sobre o Ministrio da Mari-
8 011.1 Livro de presenc;:as n 2 mar. 61-abr. 80 1 V.
nha e a sucessao dos titJlares da pasta, no perodo abrangido pela documenta-
l .
9 011.1 Currlculos diversos s.d. 1 pt. 20 ~ao inventariada.
1 .

*A numeraijO dos itens destina-se a facilitar sua localizaljo no In dice que dever comple-
3
Extinto em 1948, antes da do~ao do mtodo de classifica~ao, razao pela qua! sua documen-
mentar o inventrio. taijlio deixou de ser codifica4.
i

l!
L_
134 ARQUIVOS PERMANENTES 135
AROLJIVO: TEORIA E PRTICA

continua~ao
lnventrio analtico
ltens Localiza~;ao

Instrumento de pesquisa no qual as unidades de arquivamento de um


6 003 . Relatrios anuais
fundo ou de urna de suas divises sao identificadas e descritas pormenorizada- lnclui informa;:ies sobre as atividades desenvolvidas por
mente. todos os rgaos que integram a Funda;:ao. iiustram os
Sua finalidade propiciar ao usurio um conhecimento individualiza- relatrlos, quadros e tabelas estatisticas, 1944-58.
do das unidades de arquivamento, atravs da descric;lio minuciosa de seu con- 14v. AS/PF 2-17

tedo. Neste caso, aconselhvel a assessoria de especialista, por exigir dom- 7 003 Relatrios anuais
nio do tema a ser descrito. ldem, referente ao periodo 1959-80. Anexo ao relatrio
de 1980 encontra-se relatrio especial de C. Castro Uma
Para exemplificar e oferecer ao leitor oportunidade de confronto, ser
sobre a situacao financeira da Funda;:ao.
apresentado a seguir o inventrio analtico da Presidencia da Fundac;:ao X, AS/PF 18-28
21 V.
cujos itens foram descritos anteriormente de forma sumria.
8 010 Cria~;ao da Fundacao X T
Entrevista com a imprensa sobre a criacao da Funda;:ao;
INVENTRIO ANALfTICO DA SRIE DA PRESIDENCIA DA FUNDA<;:O X, 1944-80 exposicao de motivos n 2.697, de 29 de julho de 1944,
solicitando ao presidente da Repblica isencao de
ltens Descrl~;ao Locaiiza~;ao
impostas federais; parecer de C. A. Bittencourt Pereira
sobre aspectos legais a serem cumpridos para cria~;ao da
1 001 Comissao de reda~;ao dos estatutos
Funda;:ao; correspondncia sobre composi~;ao dos
Antepro]eto dos estatutos e rela~;ao dos membros componen-
Conselhos Diretor e Curador, 1944-45.
tes da Comissao, 1944-45.
2pt. AS/PF 29
1 pt. AS/PF 1
2 002 Alvars de localiza~;ao
Correspondencia trocada com os rgaos competentes para 18 520 Assistencia tcnica- Universidade de Brasilia
1
obter e renovar anualmente os alvars de localiza~;ao e funcio- Convenio assinado para eiabora~;ao de projeto referente a
namento, 1944-54. reorganiza~;ao administrativa da Universidade, 1962-63. T
1 pt. AS/PF 1 1 pt. AS/PF 38
1
3 002 Registro no Cadastro Geral dos Contribuintes 19 910 Comemora~;ies. 300 aniversrio da Funda~;ao X
Correspondencia trocada com o Ministrio da Fazenda, Correspondencia de felicita~;ies; discurso de Maurlcio 1
visando ao registro da Funda~;ao X no Cadastro Geral dos Lobo ao Inaugurar-se o busto do presidente; documentos
Contribuintes, 1957. diversos relativos a organiza~;ao dos festejos, 1973-74. J
1 pt. AS/PF 1 3pt. AS/PF 39/41

4 002 Registro de Titulas e Marcas


DociJmentos diversos referentes ao registro dos titulas dos Para complementar o estudo da matria, sugere-se a leitura do Catlogo J
peridicos editados pela Funda~;ao X, 1947-50. da colefO visconde do Rio Branco (Brasil, Ministrio das Relac;:oes Exteriores, J
1 pt. AS/PF 1 Instituto Rio Branco, s.d.) e do lnventrio analtico do arquvo da Casa Impe-
rial do Br~sil, 1807-1816(Museu Imperial, Petrpolis, 1974), que descrevem ar- .1
5 002 Registro de Titulas e Marcas
Documentos diversos referentes ao registro dos titulas da quivos privados e sao revestidos de caractersticas especiais. "1
Escala Nacional de Administra~;ao e da Escala Nacional O primeiro, indevidamente chamada de catlogo - porque se configura
de Direito Pblico, 1951-59. como uro inventrio analtico -, minuciosamente descrito e sente-se ~ orien-
1 pt. AS/PF 1 tac;:1i.o segura do seu coordenador, o historiador Jos Honrio Rodrigues. 1

1
136 ARQUIVO: TEORIA E PRTICA
ARQUIVOS PERMANENTES 137

O segundo permite urna visao completa da composi~ao das unidades continua~ao


de arquivamento, no perodo de 1807 a 1816. Por ter havido necessidade de ltens Descri9ii.o Localiza9ii.o
dar novo arranjo as unidades de arquivarnento, foi elaborada urna tabela de 1

8 Boletins de qcorrncias- outubro de 1950 a janeiro de


equivalncia ou concordancia para remeter o usurio das antigas as novas no-
1952. lnclui informapoes retrospectivas sobre a cria9ii.o da
ta~oes (1974:276-311).
Funda9ii.oX ASIPF 102

- Cria9ii.0 da Funda;:~o X
2.2.3 Catlogo 9 Certidao de Registro do 5 Oficio de Registro de Titulas e
1
Documentos. Uvro A, n 1, do Registro Civil de Pessoas Jurfdicas,
Instrumento de pesquisa elaborado segundo um critrio temtico, cro- n de ordem 203, n dk protocolo 25.256. Rio de Janeiro, 15 de ja-
1
nolgico, onomstico ou geogrfico, incluindo todos os documentos, perten- neiro de 1945. 2 fls. 1 AS/PF 29
centes a um ou a mais fundos, descritos de forma sumria ou pormenorizada. 10 Doadores-funpadores: governos de estados e territrios;
Caixa Econmica Federal dos estados do Paran, Rio de Janeiro
Sua finalidade agrupar os documentos que versem sobre um mesmo
e Sao Pauio; autarqJias. Contm correspondncia e reia;:oes,
assunto, ou que tenham sido produzidos num dado perodo de tempo, ou que 1944-45. 1 pt. 1
1
AS/PF 31
digam respeito a determinada pessoa, ou a lugares especficos existentes num 11 Doadores-fundadores: Uvros de assinaturas, 1944. 4 v. AS/PF32-34
ou mais fundos. 12 Entrevista ca~ a imprensa sobre a cria;:ao da Funda;:ao,
em 20 de setembro d~ 1944; exposi9ii.o de motivos n 2.697, de
A ttulo de exemplo, segue-se um trecho do catlogo temtico.
29 de julho de 1944, ~plicitando ao presidente da Repblica isen-
;:ao de impostas fede/ais; parecer de C. A. Bittencourt Pereira so-
CATLOGO DA DOCUMENTAQO REFERENTE A CRIAQO l
bre aspectos legais a ferem cumpridos para a cria;:ao da Funda-
DA FUNDAQO X
(Data oficial de cria9ii.o: 18 de setembro de 1944) r;ao. 1944-45. 2 pt. : AS/PF 29
13 Escritura de CflnStitui;:ao do 17 Offcio de Notas, tabeliao
ltens Descri9ao Localiza9ao dr. Luiz Cavalcanti. LiVro 476, lis. 6 v. Rio de Janeiro, 18 de setem-
bro de 1944. 1 pt. 1 AS/PF 29
Assemblia Gera/- ASIASS.G 1
-Estatutos
Atas da Assemblia Geral-livro n 1, de mar9o de 1945
14 Estatutos da Funda9ii.o X: Comissao de Reda9ii.o dos Es-
a junho de 1960. 1 v.
2 Membros da 1- Assemblia Geral. Correspondncia con-
AS/ASS.G 1
J
tatutos; anteprojeto e ersao final, 1944-45. 1 pt.
1
AS/PF 1

vidando diversas personalidades para participarem dessa - Planos de trabal ha 1


Assemblia. Rela9ii.o de membros, 1944. 1 pt. AS/ASS.G 1 15 Estudo apres~ntado pela sra. Nelly Leite sobre atividades
a serem desenvolvida~ e os recursos financeiros necessrios, ou-
Canse/ha Curador- ASICC
tubro de 1944. 1 pt. 1 AS/PF 29
3 Atas do Conselho Curador, 1945-60, 1 v. AS/CC 1 1

4 Membros componentes do 1 Conselho, 1944. 2 pt. AS/CC 1 1


Para melho,r compr~ensao do assunto sugerem-se as obras de O!,Iesada
Canse/ha Diretor- AS/CD
5 Atas do Conselho Diretor, 1944-50. 1 v.
Zapiola (1948) e ele Rau & Silva (1955-58).
Q!,esada, ao descrevkr as rela~oes diplomticas entre EUA e Argentina,
AS/CD 2
6 Forma9ao dos primeiros conselhos, 1944.2 pt. AS/CD 1
no perodo 1810..30 deixa\ claro a conceitua~~o de catlogo ao afirmar que
Presidencia- AS!PF
- Boletins Informativos
"neste trabalho, unicament~ se faz a descri~ao daqueles grupos de documentos
7 Boletim-Ano 1, n 1-7,9-11, 1946. Contm matria sobre
diplomticos, nos quais di~eta ou indiretamente se faz referencia a Repblica
a histria da Funda9ii.o X, legisla9ii.o, atividades, diretrizes, plano Argentina ou a Amrica dcj> Sul, sempre que o documento referenciado tenha
de trabalho. 1 v. ASIPF 102 alguma rela~ao com nossoipas, suprirnindo-se o material que nao correspon-
da ao assunto especfico ddte catlogo" (1948:10).

------~--------------------------------~-
AROUiVO: TEORIA E PRTICA
138 ARQUIVOS PERMANENTES 139

r
J 0 trabalho de Rau &: Silva se caracteriza como catlogo, porqu~ o as- sil, Arquivo Nacional, 1972), cujo carter seletivo bem configurado pe-
sunto enfocado o Brasil e os documentos foram arralados em sua totalidade. la nota explicativa ao afirmar que "arralamos somente documentos de
As autoras afirmam nao terem omitido sequer os documentos anteriormente maior importancia e elementos concretos que pudessem ser teis aos estudio-
divulgados. Deram-lhes apenas tratamento menos detalhado. sos .. : (p. 2).
Da mesma maneira que no trabalho precedente, Flavio Guerra relaciona
2.2.4 Repertrio em sua obra apenas os documentos julgados "mais interessantes" (1962:14).

0 instrumento de pesquisa que descreve pormenorizadamente docu-


mentos previamente selecionados, pertencentes a um ou mais fundos, segundo 2.3 Instrumento de pesquisa auxiliar T
um critrio temtico, cronolgico, onomstico ou geogrfico.
Nesse tipo de instrumento est presente um juzo de valor que estabele-
2.3.1 ndice
ce ou nao a inclusao de determinado documento. Sua elabora~ao s se justifi-
ca em casos especficos, qual?-do h inten~ao de ressaltar documentos indivi- urna lista sistemtica, pormenorizada, dos elemetos do contedo de
duais relevantes. um documento ou grupo de documentos, disposta em determinada ordem
A disposi~ao das entradas e demais informa~oes se assemelha a do cat- para indicar. sua localiza~ao no texto. Sua finalidade remeter rapidamente o J
logo, sendo os itens descritos minuciosamente, cabendo mesmo a transcri~ao leitor ao contexto onde se acha inserido o termo indexado e apresenta-se de
de documentos na ntegra. duas formas: como obra independente ou como parte integrante da obra
Como subsdio, apresenta-se parte de um repertrio elaborado pelo cri- indexada.
trio cronolgico. Como exemplo de ndice que constitu obra independente, recomenda- [

se o trabalho de Dabbs publicado em 1972. E como modelos que integram a


REPERTRIO REFERENTE A CRIAc;:O DA FUNDAc;:O X
(No periodo 1944-46) obra, citam-se o Catlogo da colero visconde do Rio Branco (Brasil, Minist-
Descric;:ao Localizac;:ao rio das Rela~;oes Exteriores, Instituto Rio Branco, s.d.), o trabalho de Guerra
ltens
(1962), o Inventrio do arquivo Leito da Cunha, haro de Mamar (Museu l
1 18-9-1944 Imperial, Petrpolis, 1972) e a publica~ao de Rau &: Silva (1955-58).
Escritura de constituic;:ao do 172 Offcio de Notas, tabeliao
AS/PF 29 Q!Ianto a elabora~ao de ndice propriamente dito, pode-se indicar con-
Dr. Luiz Cavalcanti. Uvro 476, lis. 6 v. Rlo de Janeiro. 29 fls.
20-9-1944 sulta s obras de Collinson (1971) e Knight (1974), que fomecem informa~oes
2
Entrevista concedida a imprensa sobre a criac;:ao da Fun- precisas sobre a dificil tarefa de indexar. T
dac;:ii.o X, na qua! o presidente afirma "a Fundac;:ao X uma institui- Nao h ndice cumulativo. Cada volume apresenta os seus, que usual-
1
c;:ao de carter tcnico, educativo e cultural, que certamente de- mente sao de nomes e de assuntos, numa s ordem alfabtica. No caso de
sempenhar atlvidades pionelras em nosso pa!s".
AS/PF 29 indexa~ao de ilustra~;oes, as normas tcnicas utilizam o termo tabel~ e nao n-
4fls.
dice de ilustra~;oes. 1

' 2.3.2 Tabela de equivalencia ou concordancia

um instrumento de pesquisa auxiliar que d a equivalencia de antigas


Outro exemplo de repertrio pode ser encontrado no Catlogo coletivo nota~oes para as novas que tenham sido adotadas, em decorrencia de altera-
dos arquivos brasileiros: repertrio referente aIndependencia do Brasil (Bra- ~oes no sistema de arranjo.
1
140 ARQUIVO: TEORIA E PRTICA
ARQUIVOS PERMANENTES 141

Exemplo:
2. Se isso acontecer, tleve-se primeiramente elaborar os meios de pesquisa
TABELA DE EQUIVALENCIA ENTRE AS NOTAQES DO INVENTARIO para aqueles ncl4os que nao disponham de nenhum instrumento an-
PRELIMINAR E AS DO INVENTARIO ANALITICO
tes de refazer-se osij existentes, embora deficientes.
Smbolo anterior Smbolo atual 3. Em igualdade de \circunstancias, deve-se dar preferencia aos ncleos
XI 178 ASIASS.G 2 mais consultados belo seu valor intrnseco ou interesse pblico e nao
XII 221 ASICC aos que sao mais do agrado do arquivista.
XIII 233 ASICD 2 4. Colocar os instrurbentos de trabalho adisposic;:ao dos pesquis adores em
XIV 275 ASIPF salas e fichrios, p~blicando, ou pelo menos duplicando, os que disse-
XIV 276 AS/PF 2 rem respeito aos n~cleos mais importantes e consultados.
XIV 277 ASIPF 3 5. Para facilitar a cori.sulta deve haver um guia de todos os instrumentos
de trabalho adispsic;:ao do usurio.
XXXII 1.129 BAP 439 6. Todos os instrumntos de trabalho devem ter os respectivos ndices e
urna introduc;:ao l,sobre a instituic;:a~ e seus ncleos documentais"
2.4 Recomenda96es quanto e/abora9aoa (1966:267-8). 1

do instrumento de pesquisa
O fundo, a srie e a subsrie da documentac;:ii.o que se pretende divulgar 3. Atividades de conberva'rao
1 .
devem estar identificados e distribuidos pelos locais de guarda - arquivos, es- A conservac;:ao compreende os cuidados prestados aos documentos e,
tantes, prateleiras - segundo um arranjo estabelecido conforme as normas da conseqentemente, ao loba! de sua guarda.
arquivstica. Para a construc;:ao ~e um arquivo, o ideal um local elevado, com o m-
Isso se aplica tanto aos arquivos pblicos, quanto aos privados. Somente nimo de umidade, em lea isolada, com previsao de ampliac;:ao futura e pre-
aps estar a disposic;:ii.o fsica dos documentos devidamente caracterizada num cauc;:ao contra o fogo. O baterial a ser empregado, tanto quanto isso seja pos-
arranjo sistemtico, caber o planejamento do guia e, sucessivamente, dos de- svel, deve ser nao-inflamiivei, utilizando-se pedra, ferro, concreto e vidro.
mais instrumentos de pesquisa. A parte descritiva deve conformar-se, igual- A luz, o ar seco, a hmidade, o mofo, a temperatura inadequada, a poei-
mente, as prescric;:es arquivsticas. ra, gases e inmeras prag~, a mdio e longo prazos, sao altamente prejudiciais
No planejamento da tarefa, alguns elementos bsicos devem ser levados aconservac;:ao do acervo documental.
em considerac;:ii.o:
Luz- A luz do dia deve Jer abolida na rea de armazenamento, porque nao s
O natureza da documentac;:ii.o; acelera o desaparecimentb das tintas, como enfraquece o papel. A prpria luz
o sistema de arranjo; artificial deve ser usada c~m parcimnia.
O disponibilidade de recursos humanos e financeiros;
A.R. SECO - outro fator de enfraquecimento do py.pel.
o adequac;:ii.o do tipo de instrumento ao objetivo que se visa alcanc;:ar. UMIDADE - Alm de exerher o mesmo efeito do ar seco, propicia o desenvolv-
No I Encontro de Bibliotecrios e Arquivistas Portugueses, realizado em mento do mofo. O ndicJ de umidade ideal situa-se entre 45 e 58%.
Coimbra, de 1 a 3 de abril de 1965, Costa (1966) sintetiza as normas gerais TEMPERATURA- Nao develsofrer oscilac;:6es, mantendo-se entre 20 e 22o. O calor
sugeridas por diversos especialistas e organizac;:es internacionais, das quais constante destri as fibra do papel. O ideal a utilizac;:ao ininterrupta de apa-
transcrevem-se algumas adaptac;:es: relhos de ar condicionadb e desumidificadores, a fim de climatizar as reas de
armazenamento e filtrar as impurezas do ar. Nao sendo vivel tal prtica,
1

" l. Nenhum ncleo documental deve estar privado dos indispensveis ele-
1

deve-se empregar slica-g~l, acondicionada em recipientes plsticos, no. fundo


mentos de pesquisa.
das gavetas ou estantes para combater a umidade.

L
AROU!VOS PERMANENTES
143
142 ARQUIVO: TEORIA E PRTICA

rada. Na falta de equipamento adequado, aconselha-se usar o ferro de engomar


PoEI~ E ~ASES - Contribuem para o envelhecimento prematuro dos papis.
A poe1ra e composta de partculas em suspensao que penetram nas fibras do caserro.
papel. Quando este manuseado faz-se sentir a sua ac;ao cortante. As emana-
c;es deletrias dos gases tambm destroem as fibras do papel. 3.4 Restaurar;ao
PRAGA - Determinados insetos sao atrados pela celulose do papel, cola, goma
A restaurac;:ao exige uro conhecimento profundo dos papis e tintas em-
ou casena: mas a umidade a principal causadora de seu aparecimento, pois
neste ambiente encontram condic;es ideais para se desenvolverem. pn!gados. Vrios sao os mtodos existentes.
O mtodo ideal aquele que aumenta a resistencia do papel ao envelhe-
Sao as seguintes as principais operac;es de conservac;o: a) desinfesta- cimento natural e as agressoes externas do meio ambiente - mofo, pragas, ga-
c;ao; b) limpeza; e) alisamento; d) restaurac;ao ou reparo. ses, manuseio - sem que advenha prejuzo quanto a legibilidade e flexibilida-
de, e sem que aumente o volume e o peso.
3. 1 Desinfestar;ao Nos mtodos mais comuns aplica-se urna pelcula protetora em um dos
lados do papel, por meio de soluc;ao vaporizadora, imersao ou dos processos
O mtodo de combate aos insetos mais eficiente a fumigac;ao. A subs- de laminac;:ao e silking. Essa pelcula nao deve impedir a passagem dos raios
t~ncia .qufm~ca a ser empregada nesse processo deve passar por testes de garan- ultravioletas ou infravermelhos. O processo deve ser fcil e tao elstico que J
tla da mtegndade do papel e da tinta sob sua ac;ao. permita o tratamento dos documentos antigos como modernos, seja qual for
~xistem clmaras especiais para fumigac;o. O processo consiste em in-
o seu estado de conservac;ao. A matria-prima e o equipamento utilizados de-
trodu~r os d~cumentos na camara, onde se faz o vcuo, aplica-se o produto
vem ser de baixo custo e de fcil aquisic;ao.
qumiCO- timol, DDT, fluoreto de sdio, cristais de paradicloro-benzeno ou
kiloptera lquido - e submetem-se os documentos a ac;ao do fumigante pelo
prazo de 48 a 72 horas, aproximadamente. Em seguida, repete-se o vcuo, insu- 3.4.1 Banho de gelatina ]
fla-se o ar e retiram-se os documentos. Com a fumigac;o os insetos, em qual- Consiste em mergulhar o documento em banho de gelatina ou cola, o
quer fase de desenvolvimento, sao completamente destrudos. que aumenta a sua resistencia, nao prejudica a visibilidade e a flexibilidade e
, . Quando nao existem camaras apropriadas pode-se fazer a fumigac;ao na proporciona a passagem dos raios ultravioletas e infravermelhos. Os documen- I
propna re~ de armazenamento, calafetando-a e introduzindo o gs por meio tos, porm, tratados por este processo, que manual, tornam-se suscetveis ao
de mangue1ras, sob a protec;ao de mscaras. ataque dos insetos e dos fungos, alm de exigir habilidade do executor.
1

3.2 Limpeza J
3.4.2 Tecido
Em pases desenvolvidos h instalac;es especiais para a operac;ao de lim- Processo de reparac;ao em que sao usadas folhas de tecido muito fmo,
peza, que a fase posterior a fumigac;ao. Na falta dessas instalac;es usa-se um aplicadas coro pasta de arnido. A durabilidade do papel aumentada conside-
pano macio, urna escova ou um aspirador de p. ravelmente, mas o emprego do arnido propicia o ataque de insetos e fungos,
impede o exame pelos raios ultravioletas e infravermelhos, alm de reduzir a
3. 3 A/isamento legibilidade e a flexibilidade.
Co~sist: em colocar os docum~ntos em bandejas de ac;o inoxidvel, ex-
pondo-os a ac;ao do ar com forte percentagem de umidade (90 a 95%), durante 3.4.3 Silking
l
urna hora, em urna camara de umidificac;o. Em seguida, sao passados a ferro,
Este mtodo utiliza tecido - crepeline ou musseline de seda - de gran-
folha por folha, em mquinas eltricas. Caso existam documentos em estado 1
de durapilidade, mas, devido ao uso de adesivo a base de arnido, afeta suas
1 de fragilidade, recomenda-se o emprego de prensa manual sob pressao mode-
1

l
ARQUIVOS PERMANENTES 145
144 ARQUIVO: TEORIA E PRTICA

deve haver um espa~o de ~mm, deiXando o documento so to dentro das duas


qualidades permanentes. Tanto a legibilidade quanto a flexibilidade, a repro-
laminas (ver figura 33). 1
du~ao e o exame pelos raios ultravioletas e infravermelhos sao pouco prejudi- !

cados. , no entanto, um processo de difcil execu~ao e cuja mart:ri:l-prima


\ Figura 33
de alto custo.

3.4.4 Lamina9ao

Processo em que se envolve o documento, nas duas faces, com urna fo-
1
lha de papel de seda e outra de acetato de celulose, colocando-o numa prensa Rtaadesiva
hidrulica, sob pressao mdia de 7 a 8kg/cm e temperatura entre 145 a 155C.
O acetato de celulose, por ser termoplstico, adere ao documento, junta-
mente com o papel de seda, e dispensa adesivo. A durabilidade e as qualidades DOCUMENTO'
permanentes do papel sao asseguradas sem perda da legibilidade e da flexibili- Pelfculas de
dade, tornando-o imune a a~o de fungos e pragas. Qualquer mancha resul- polister
tante do uso pode ser removida com gua e sabao.
O volume do documento reduzido, mas o peso duplica. A aplica~ao,
por ser mecanizada, rpida e a matria-prima, de fcil obtenc;:ao. A fotografia
simplificada e o material empregado na restaurac;:ao nao impede a passagem
dos raios ultravioletas e infravermelhos. Assim, as caractersticas da lamina~ao
sao as que mais se aproximam do mtodo ideal.

3.4.5 Lamina9ao manual l


1

Este processo, desenvolvido na ndia, utiliza a matria-prima bsica da Ao terminar a opera~ao, corta-se o excesso de polister e arredondam-se
laminac;:ao mecanizada, embora nao empregue calor nem pressao, que sao as extremidades para que sb evitem acidentes com as pessoas que manipulam
substitudos pela acetona. Esta, ao entrar em contato com o acetato, transfor- os documentos e danos aoJ demais que !hes estiverem prximos. A encapsula-
ma-o em camada semiplstica que, ao secar, adere ao documento, juntamente ~ao considerada um dos \mais modernos processos de restaurac;:ao de docu-
com o papel de seda.
mentos. . 1 .
A laminac;:ao manual, tambm chamada de laminac;:ao com solvente, Alm das tcmcas aqm descntas, apltcadas por especialistas na arte da
oferece grande vantagem aqueJes que nao dispem de ri;!cursos para instalar restaurac;:ao, existem meios nais simples que podem ser empregados em peque-
equipamentos mecanizados. nos reparos pelos prprios \arquivistas no dia-a-dia de seu trabalho, tais como
usar papel de seda japonesa\- j existe similar no Brasil- e cola Carbox Metil
3.4.6 Encapsula9ao Celulose, em p - oferecid~ no comrcio a quilo. Preparar urna mistura com
20g deste p e meio litro dJ gua moma - filtrada e fervida - e bater at atin-
gir a consistencia de gelatin~ transparente. Aplicar o preparado no verso da fo-
Utiliza basicamente pelculas de polister e fita adesiva de duplo revesti-
mento.
lha, por meio de pincel - fesmo que contenha informac;:ao - e, em seguida,
O documento colocado entre duas laminas de polister fixadas nas
aderir o papel de seda que, por ser transparente, nao omite o texto.
margens externas por fita adesiva nas duas faces; entre o documento e a fita !
146 ARQUIVO: TEORIA E PRTICA

4. Atividades de referencia

Essas atividades se constituem fundamentalmente em estabelecer as po- r


lticas de acesso e de uso dos documentos. 1
Por poltica de acesso devemos entender os procedimentos a serem
adotados em relac;:ao ao que deve ou pode ser consultado. Compete ao arquivo
determinar a liberac;:ao ou restric;:ao de acesso, aps analisar os aspectos polti- CAPTULO 6
cos e legais que envolvem as informac;:es, bein como os direitos de terceiros,
ou determinac;:ao de autoridade superior. AROUIVOS ESPECIAIS
O!,Ianto apoltica de uso, o arquivo estabelece quem e como devem ser
consultados os documentos, indicando as categoras de usurios que terao
acesso ao acervo, bem como elaborando o regulamento da sala de consultas.
Devem tambm ser promovidas exposic;:es de documentos e atividades
culturais de interesse da comunidade - cursos, palestras, concursos - .bem
como dispar de servic;:os de reproduc;:ao (microfilme, xerox etc.) e de informa- An:tes de se abordar o tema, conveniente registrar o empenho com
c;:es, com proflssionais capazes de auxiliar os pesquisadores na completa utili- que os arquivistas se dedicam aos arquivos de papis como tambm as demais
zac;:ao do acervo. formas documentais surgidas em decorrencia da tecnologa moderna - foto-
graflas, microformas, discos, fltas udio e videomagnticas e todos os 'produ-
tos dos sistemas de computador. T
!
Subsiste ainda a idia, embora errnea, de que os arquivistas manipu-
lam apenas documentos convencionais e meramente administrativos - corres-
pondencia, memorandos, processos etc. Em conseqencia, os demais docu-
mentos, como relatrios tcnicos, planos de trabalho, projetos, desenhos,
plantas e outros, muitas vezes chamados impropriamente de arquivos tcnicos,
sao encaminhados a bibliotecas, centros de documentac;:ao, servic;:os de audiovi- T
suais etc.
Conforme explicitado no capitulo 2, arquivos especializados sao aqueles
que tem sob sua custdia os documentos resultantes da experiencia humana
num campo especifico, independentemente da formt sica que apresentem.
Sao exemplos os arquivos hospitalares ou arquivos mdicos, os arquivos de im-
pr!nsa, os arquivos de engenharia e assim por diante. 1

Viu-se tambm que arquivos especiais sao aqueles que tem sob sua guar-
da documentos_ em diferentes tipos de suportes e que, por esta raziio, merecem
tratamento especial nao apenas no que se refere ao seu armazenamento, como
tambm ao registro, acondicionamento, controle e conservac;:ao. Ambos, entre-
tanto, arquivos especiais e especializados, estao perfeitamente inseridos no
campo da arquivologia, que dispe dos principios e t~cnicas para a sua carreta
organizac;:ao.
T
148 ARQUIVO: TEORIA E PRTICA
ARQUIVOS ESPECIAIS 149

:
U m jornal o u revista, urna esta~ao de TV o u de rdio, alm de seu pr- Nestes casos o cdigo ou o nmero servirao para identificar e localizar
prio arquivo como empresa, ter tambm um ou vrios arquivos especiais, 1

nao urna, mas um grupp de fotos, que serao posteriormente arquivadas, jun-
contendo material informativo para pesquisa de seu corpo redatorial, bem tas, na mesnia pasta ou envelope. Procedimento identico ser aplicado aos ne-
como para guarda de discos, filmes, titas udio e videomagnticas, recortes de 1
ganvos. 1
jornais e fotografias, os quais deverao ser administrados, embora distintos, i
1

como um conjunto arquivstico.


Tratar-se- aqui dos arquivos especiais mais freqentemente encontrados 1.3 Registro 1
i
e que sao os de fotografias, titas audiomagnticas, filmes, discos, recortes de
Urna vez codificakas ou numeradas, destacam-se das fotografias todos
jornais e catlogos impressos.
os elementos que possarJ servir a pesquisa: nomes, assuntos, fatos ou aconteci-
mentos, datas, lugares orl objetos: Tais elementos serao transcritos numa ficha
1
1. Arquivo fotogrfico principal (figuras 34 e 3~), que ser desdobrada de forma a atender as peculia-
As atividades de um arquivo fotogrfico devem ser desenvolvidas basica- ridades de cada caso (fi~ras 36 e 37). Para .os assuntos, deve-se elaborar urna
1 '

mente em cinco fases: recep~ao e identifica~ao, preparo, registro, arquivamento lista de termos especficos coro as remissivas necessrias, a fim de se evitar o
1

e pesqmsa. emprego de sinnimos el palavras diferentes para expressar a mesma idia. Da


ficha devem constar ainda informa~oes complementares sobre a apresenta~ao
fsica da fotografia (brarlco e preto ou em cores), a quantidade, inclusive de
1. 1 Recepfiio e identificayiio i
negativos, a referencia bibliogrfica, em caso de publica~o, e outros dados
& fotografias e os negativos devem ser encaminhados ao arquivo pelos pertinentes a cada caso. 1

diversos rgaos que integram a organiza~ao, acompanhados das informa~oes '


indispensveis ao registro. Q!tando tal nao ocorre, torna-se necessrio manter Figura 34
entendimentos coro os remetentes das fotos, no sentido de identific-las. Unitenno: ficha-ndice

1.2 Preparo N0525


ARQUIVO CENTRAL
Os mtodos mais utilizados para o arquivamento de fotografias sao os
Palavras-chave
de assunto, o numrico simples e o unitermo, em fuce de sua simplicidade de
1 Descritores
opera~ao, rapidez de acesso e localiza~ao, e inmeras possibilidades de recupe-
ra~ao. 1
Dependendo do mtodo utilizado, as fotografias recebem um cdigo de Resumo: lnstala~ies do ~rquivo Central da FGV. Ro de Arquivo Central

assunto - atribudo em func;io do assunto principal - ou um nmero de re- Janeiro, 22 de malo de 1975) Ediffcios
"- gistro - em ordem crescente, controlado em livro prprio - assinalados, em 1
Sales, Eliana Balbina Rora
7 fol. b/p, 21 pro~as e 7 negativos.
'-' lpis macio, no verso da fotografia e nas pastas ou envelopes em que ser 1 Pestana, Marli Soares
acondicionada. 1
1 Pimenta
A experiencia demonstra que nem sempre h necessidade de se codifi- Informativo, 7{6):31-6, jun. 1975.
1
Riani, Eloisa Helena
'- car ou numerar cada foto. Q!tando se recebem cinco, 10, 20 ou mais fotos de 1
:
urna mesma cerimonia, acontecimento, local ou objeto, fotografados de angu-
"-
los diferentes, deve-se dar o mesmo cdigo ou nmero de registro a cada urna
~
l das fotos e negativos.

l
'
~

'-

''-'
150 ARQUIVO: TEORIA E PRTICA
AROUIVOS ESPECIAIS 151
L

Figura 37
Figura 35
Numrico simples: ficha principal Numrico simples: ficha de assunto

[
0525
0525
ARQUIVO CENTRAL r
lnstalac;:oes do Arquivo Central da FGV. Rio de Janeiro, 22 de maio
lnstalac;:oes do Arqulvo Central da FGV. Rio de Janeiro, 22 de malo L
de 1975.
de 1975.
7 fot. b/p, 21 provas e 7 negativos.
r
7 fot. b/p, 21 provas e 7 negativos.

1. Arquivo Central. 2. Edificios. 3. Sales, Eliana Balbina Rora. 4. Pestana,


1. Arquivo Central. 2. Editrcios. 3. Sales, Eliana Balbina Rora. 4. Pestana,
Marli Soares Pimenta. 5. Riani, Eloisa Helena
Marli Soares Pimenta. 5. Riani, Eloisa Helena.
J

Figura 36 Conforme o mtodo adotado, as fichas principais devem ser arquivadas


Unitermo: ficha de descritor pelo cdigo do assunto ou em ordem numrica, e as demais, em fichrio pr- [

prio, em rigorosa ordem alfabtica de nomes, assuntos, locais, objetos etc. e


ARQUIVO CENTRAL em ordem cronolgica das datas.
o 1 2 3 4 5 6 7 8 9
1.4 Arquivamento
0500 0512 0525 l
1.4.1 Fotografa L
Para se evitar a deteriora~ao pela umidade e acidez, as fotografias devem 1
ser acondicionadas em folders confeccionados em papel de pH neutro e guar-
dadas em pastas suspensas, com suportes de plstico. Devem ser identificadas
pelo mesmo cdigo de assunto ou nmero de registro dado ao grupo de fotos J
que contem e arquivadas pelo cdigo do assunto principal ou em ordem nu-
mrica crescente, conforme o mtodo a,dotado, em mveis de a~o.
da maior importancia saber-se1quem quem na fotografia. J
Para se proceder a identifica~o das pessoas retratadas, quando dispostas J
em grupos dispersos, utilizam-se folhas de papel cristal, sobre as quais se decal-
cam, com caneta hidrogr:ifica, o contorno das cabe~as, numerando-as e relacio-
nando abaixo os nomes correspondentes a cada nmero (figura 38). Essas fo-
lhas receberao o cdigo do assunto ou o nmero de registro correspondente s
fotos a que se referem e serao arquivadas em separado, urna vez que a acidez
do papel prejudicial as fotografias.

L
152 ARQUIVO: TEORIA E PRTICA ARQUIVOS ESPECIAIS 153

Figura 38 quivo em data posterior. ~e adotado o mtodo numrico simples e o uniter-


mo essas fotos devem recbber outro nmero de registro, seguindo-se, da por
di~te as rotinas estabeleclidas. No fichrio de negativos serao anotadas as in-
, 1

forma<;oes necessrias conforme j foi descrito.

1
1.4.3 lbum
i
Os lbuns que obbdecem a formatos e dimensoes nao-padronizados,
devem ser arquivados em ~eparado, horizontalmente, colocando-se no arquivo
' 1

ficha remissiva informandb a sua localiza<;ao.


1
1 - Ademilson Rodrigues 6-
1

2 - ElianaBalbinaF.Sales 7- 1.5 Pesquisa


3- 8- A pesquisa ser feit~ por meio das fichas principais e secundrias, con-
4 - ------------- 9 - ----------- sultadas antes de se manus~ar as fotografias, a frm de preserv-las dos desgastes
5- 10- decorrentes do uso. \
1

2. Arquivo de fita ma~ntica, filme e disco


1.4.2 Negativo
Os procedimentos ~ara o arquivamento de fitas udio e videomagnti-
Devido as peculiaridades de seu suporte - filme - os negativos devem cas, filmes e discos, guard~das as particularidades de cada suporte, sao muito
ser acondicionados em tiras, em envelopes confeccionados em papel de pH semelhantes aos aplicados ~o arquivo fotogrfico.
neutro ou polietileno. Nestes casos, os mtodos de arquivamento mais indicados sao o num-
O cdigo do assunto ou o nmero de registro e o da fotografia corres- rico simples e o. unitermoJ Cada rolo de fita ou filme, bem como cada disco,
pondente devem ser transcritos no envelope em que o negativo for acondicio- receber um nmero de re~istro que os identificar e localizar no acervo.
nado. Para possibilitar a ~esquisa, devem ser preparadas fichas que permitam
O grupo de negativos - acondicionados individualmente em envelopes recuperar as informac;:oes ~travs de cada um dos elementos de interesse dos
de papilene - referentes a um mesmo acontecimento deve ser colocado em en- 1
usurios, tais como assun\:os, nomes (de conferencistas, autores, mterpretes,
,

velope de papel de pH neutro, em dimenses especiais, ande ser igualmente compositores, orquestras, tegentes, diretores etc.), datas, ttulos (de conferen-
transcrito o nmero do registro. Esses envelopes sero arquiVdos numerica- cias, congressos, msicas, ~lmes etc.) de lugares, acontecimentos, generas musi-
mente, em fichrios tamanho 4 x 6". cais (tango, sinfona, rack etc.).
Quando as fotos forem encaminhadas ao arquivo sem os respectivos ne- Alm dessas inform~c;:oes, as fichas deverao conter as especificac;:oes tc-
gativos, no lugar destes ser feta urna anota<;ao a fim de justificar a "aparen- nicas. No caso de litas auJiomagnticas: o lado da fita (lado 1 ou 2), os nme-
te" falha na seqencia nl1;1llrica. O mesmo procedimento deve ser mantido ros-limite que demarcam ~s registros gravados, o tempo de dura<;ao, a data da
quando acorrer caso inverso, isto , quando os negativos forem encaminhados grava<;ao, o tipo de gravadd~ e suas caractersticas; no caso de filmes: o compri-
sem as fotos. 1
mento e a bitola do filme, se sonoro ou silencioso, em cores ou em branco e
H casos em que as fotografias sao remetidas acompanhadas de um n- preto, o tempo de durac;:ao~ no caso de discos: a durac;:ao da execuc;:ao, o nme-
mero superior de negativos, cujas fotos correspondentes s dao entrada no Ar- ro de faixas de cada lado, a' rotac;:ao do disco etc.
1
154 AROUIVO: TEORIA E PRTICA

3. Arquivo de recorte de jornal

Em geral, os recortes de jomais sao arquivados, com vantagem, por as-


sunto, podendo-se aplicar qualquer um dos mtodos usuais, ou seja, o dicion-
rio, o enciclopdico, o decimal ou o duplex.
Desaconselha-se a colagem do recorte em folhas de papel, a fim de nao
dificultar o processo de microfilmagem, que exige uniformidade de colora~ao CAPTULO 7
de papis, bem como melhor aproveitamento dos fotogramas.
O arquivista dever apor do lado superior direito do recorte a fonte de AS TCNICAS MODERNAS
onde foi extrado, bem como a data do jornal.
Caso seja adotado o mtodo numrico simples ou o do unitermo ser A SERVICO DOS ARQUIVOS
indispensvel o preparo de fichas por assunto, por nomes de pessoas, por lo- l
cais ou acontecimentos. J

4. Arquivo de catlogo impresso


1
Alm da correspondencia e de outros documentos convencionais, as 1. Microfilmagem
empresas possuem tambm impressos e catlogos produzidos ou nao por elas,
e que devem receber tratamento arquivstico. Nao objetivo deste livro oferecer ao leitor, neste captulo, informa~oes
1 O arquivamento poder ser feto por assunto, por nome das firmas ou tcnicas sobre mquinas, filmes, processos qumicos etc., que poderao ser en-
por artigos referenciados nos catlogos. contradas em catlogos de fabricantes e em obras arraladas nas bibliografias
Urna vez escolhido um desses elementos dever-se- preparar fichas que especializadas. L
possibilitem a recupera~ao da informa~ao pelos outros dois elementos. Assim, Deseja-se prestar alguns esclarecimentos sobre a tao controvertida aplica-
l
se a escolha recair sobre o arquivamento dos catlogos por assunto deverao ser ~ao da microfilmagem nos arquivos, que, para esta autora, ainda nao foi ade-
preparadas fichas para os nomes das firmas e para os artigos neles menciona- quadamente compreendida em nosso pas, e apresentar sugestoes de ordem
dos. prtica para sua ado~ao.
Se o arquivamento for feto pelos nomes das firmas, serao preparadas fi- Ningum pode negar o fascnio que a microfilmagem, assim como a in-
chas para os assuntos e para os artigos. E, finalmente, se o arquivamento for J
formtica, exerce sobre os profissionais e os usurios da informa~ao. E, como
feto pelos artigos, devem ser elaboradas fichas para os nomes das firmas e si acontecer, tudo o que fascina gera posicionamentos radicais. Assim, desta-
para os assuntos. , cam-se, de um lado, os que acreditam ser o microfilme um instrumento mgi- J
Sugere-se que o mtodo a ser apliddo seja o alfabtico, tanto para os co para reduzir massas de arquivos e, do outro, os que alimentam forte pre-
nomes de firmas e de artigos quanto para os assuntos. conceito contra ele.
Nada impede, porm, que se adote o mtodo numrico simples. N este Os adeptos do primeiro grupo, em geral, exacerbam a aplica~ao do
caso, cada catlogo receber um nmero de registro, pelo qual ser arquivado, microfilme como fator de economa, colocando em destaque a questiio do es-
devendo ser organizados fichrios com entrada pelo nome das firmas, pelos pa~o fisico e dos gastos decorrentes do elevado "valor locativo das reas urba-
asssuntos e pelos artigos constantes dos catlogos. nas" (Oliveira & Rosa, 1981). Os do segundo grupo, em sua grande maioria, l
s aceitam o microfilme como instrumento de consulta, visando unicamente ]
a preservar os originais do manuseio.
156 ARQUIVO: TEORIA E PRTICA AS Tt:CNICAS MODERNAS A SERVICO DOS ARQUIVOS 157

Nao se pode deixar de criticar a posic;:ao dos que apresentam a microfil- Assim, a implantac;:ro ou adoc;:ao da microfilmagem nao tao simples
magem como soluc;:ao milagrosa para reduzir espac;:o, fundamentando sua ar- como pode parecer a prirr(eira vista.
gumentac;:ao na economa dela decorrente, sem considerar, deliberadamente Um bom servic;:o d~ microfilmagem pressupoe, em primeiro lugar, a or-
ou nao, os altos custos dos equipamentos, dos filmes, da manutenc;:ao de um ganizac;:ao arquivstica dos documentos e o estabelecimento de um criterioso
sistema microgrfico e, sobretudo, dos recursos humanos necessrios ao prepa- programa de avalia~ao e selec;:ao do acervo documental.
ro da documentac;:ao para microfilmar. Urna vez organizadbs os arquivos e os documentos devidamente selecio-
A propsito, o especialista frances Michel Duchein {1981) - talvez o nados, o especialista, baseddo na anlise da documentac;:ao a ser microftlmada,
mais conceituado arquivista contemporaneo- observa: "Na Franc;:a, h alguns dever proceder a um estJdo de viabilidade econmica, de acordo com as dis-
anos, realizou-se, com a participac;:ao de especialistas de microfilme, um estudo ponibilidades financeiras !da instituic;:ao, definindo e propondo, conforme o
1

comparativo dos prec;:os da microftlmagem de 100m lineares de documentos e caso, urna das seguintes opc;:oes ou a combinac;:ao de mais de urna delas:
da construc;:ao e instalac;:ao de um edificio para conservar os mesmos 100m de o contratar servic;:os de tlerceiros para realizar todas as fases da microfilma-
documentos. O estudo foi feto por duas equipes distintas: urna do Arquivo gem: preparo, microftlrhagem, processamento e duplicac;:ao;
Nacional e outra de urna firma de material fotogrfico. Cada equipe elaborou o microfilmar a docume~tac;:ao na prpria instituic;:ao e contratar servic;:os de
seu trabalho de modo totalmente independente. A equipe do Arquivo Nacio- terceiros para as fuses d~ processamento e duplicat;:ao;
nal concluiu que a conservac;:ao dos documentos originais custaria tres vezes ' 1
o executar todas as fases 9a microfilmagem na prpria instituic;:ao;
menos do que sua microfilmagem e a equipe da firma de material fotogrfico o construir instalac;:6es aqequadas para arquivamento da documentac;:ao, ad:::-
concluiu que a microfilmagem custaria cinco vezes mais do que a construc;:ao tando-se a microfilmag~m apenas para documentos raros ou de significati-
de um edificio". vo valor histrico. \
Da mesma forma, pode-se criticar aqueles que, a pretexto de preservar a
memria institucional, acumulam inutilmente papis que, aps cumprir sua De conformidade cdm a. opc;:ao escolhida, s en tao poder-se- dimensio-
finalidade administrativa ou jurdica, poderiam, pelo valor meramente infor- nar o quadro de pessoal ~ecessrio, os equipamentos, filmes e demais mate-
mativo de seu contedo, ser substituidos por microfilmes, ou, em muitos ca- riais e acessrios, as insta~ac;:oes para laboratrio, arquivos de seguranc;:a e de
sos, simplesmente eliminados. consulta, tratamento tcn!ico dos documentos e seu armazenamento, bem
A discussao entre os que advogam urna ou outra corrente de pensamento como estabelecer as norm~ de funcionamento de todo o sistema que for ado-
vem-se perpetuando inocuamente atravs dos tempos, porque a essencia da tado. 1

questao ainda nao foi devidamente colocada: o custo-benefcio da microfilmagem. . Estes sao, em linhaslgerais, os pontos fundamentais que devem ser ana-
A opc;:ao pelo uso da microgrfica jamais poder basear-se apenas no lisados e colocados em disoussao.
exame fro dos custos ejou economa decorrentes de sua implantac;:ao. Diri- Cada instituic;:ao deJer encontrar a soluc;:ao que melhor atenda as suas
gentes e profissionais, alm dos custos, deverao considerar, sobretudo, as vanta- peculiaridades, examinand~ todas as vantagens e desvantagens que envolvem a
gens da microfilmagem como instrumento tecnolgico auxiliar nao s para microfilmagem, sem perdet de vista que os custos dela decorrentes devem ser
cons1'd erados como mvestunento
. e nao como d espesa.
1

preservar documentos origin.is, passveis de destruic;:ao pelo manuseio, como


tambm para garantir a seguranc;:a do acervo contra fiuto, incendios, inunda- !
1
c;:oes etc., agilizar a recuperac;:ao das informac;:6es e facilitar o seu intercambio, 2. Tecnologia da inforr;na.;:ao4
preencher !acunas dos acervos arquivsticos ou ainda substituir, em situac;:6es i

especficas, grandes volumes de documentos de guarda transitria. Na histria da evol~c;:ao da humanidade, duas fantsticas invenc;:oes po-
O enfoque deformado da matria tem sido responsvel pelo insucesso dem ser apontadas como ~esponsveis pelos progressos tcnicos, cientficos e
1

de inmeros programas de microfilrnagem, desacreditando e enfraquecendo a 1

imagem de urna tecnologa que, corretainente aplicada, contribu para o apri- 4


Transcri(:ao parcial de artigo dai autora, publicado no Boletim da AAB, 4 (1), jan.fmar. 1994,
moramento dos servic;:os do arquivo. sob o ttulo "Os arquivos e as novas tecnologias".

L
-----
158 ARQUIVO: TEORIA E PRTICA AS TCNICAS MODERNAS A SERVIQO DOS ARQUIVOS 159

culturais alcan<rados pelo hornero desde a sua origem at os nossos dias: a im- Entre as mais recentes tecnologas produzidas no mundo encantado da
prensa, em meados do sculo XV, e a informtica no sculo atual. informtica podemos mencionar: o -tratamento digital de imagens, seu arma-
Dispensvel arralar aqui as inmeras modificac;:es que foram sendo zenamento em disco ptico, que possibilita nao s sua rpida recuperac;:ao,
introduzidas no cotidiano das pessoas em decorrencia dessas descobertas e como sua visualizac;:ao em vdeo ou ainda sua impressao em papel, muitas ve-
seus desdobramentos em novas tecnologias, desenvolvidas num ritmo cada va. zes com qualidade superior aos originais; as tcnicas de fluxo de trabalho
mais rpido, transformando-se num fenmeno complicado de administrar, ( workOoW), que, atravs de software adequado, criam urna auto-estrada eletrO-
visto que qualquer mudanc;:a requer um perodo prprio de assimilac;:ao e nica, onde as imagens dos documentos trafegam veloz e automaticamente en-
adaptac;:ao. tre as estac;:oes de trabalho; a multimdia, que possibilita a combinac;:ao de
Certamente, esses fenomenos da modernidade- velocidade versus avan- sons, textos e imagens, em movimento ou nao, oferecendo recursos cada va. [
c;:os tecnolgicos - invadiram o universo daqueles que tero a informac;:o como maiores na rea da informac;:ao, com reflexos imprevisveis para o futuro da
matria-prima de seu desempenho profissional, entre os quais estamos ns ar- humanidad e.
quivistas, bibliotecrios, documentalistas, analistas de sistemas e tantos outros. preciso, porm, lembrar que tais ayanc;:os tecnolgicos, ao lado das
Essa nova realidade suscita nos espritos curiosos e criativos inmeras vantagens que oferecem, apresentam alguns problemas que merecem reflexao e .!
questes, muitas delas ainda sem respostas, nao s sobre o papel dos arquivos exigem soluc;oes dentro de curto espac;:o de tempo, a saber: falta de respaldo le-
em face dos desafios tecnolgicos do mundo contemporaneo como tambm gal, no Brasil, que assegure o valor probatrio dos registros contidos em supor-
sobre o perfil do profissional capaz de enfrentar tais desafios. tes informticos; baixa durabilidade dos materiais empregados, tornando ne-
inquestionvel o fato de que, queiramos ou nao, a tecnologa rompeu cessria a transferencia peridica das informac;:oes para outros suportes;
com os esquemas tradicionais relacionados com a informac;:ao e coro o docu- obsolescencia, em prazos de quatro a cinco anos, dos equipamentos necess-
mento, como resultado dos avanc;:os obtidos na rea das comunicac;:es, da uti- rios a leitura das informac;:oes armazenadas; falta de padronizac;:ao na fabrica-
lizac;:ao de novos equipamentos e materiais distintos dos convencionais (o per- c;:ao de equipamentos e suportes, limitando ou mesmo inviabilizando a
gaminho e, principalmente, o papel), tais como: filmes, vdeos, fitas audio- interac;:ao dos recursos materiais disponveis e, finalmente, os altos custos de
magnticas, documentos informticos etc. conservac;:ao e manutenc;:ao fsica de acervos informticos.
Ao arquivista, como profissional, cabe a obrigac;:ao de conservar, admi- Entretanto, o trabalho nos arquivos deve ser desenvolvido sem precon-
nistrar e difundir toda e qualquer informac;:ao, independentemente de suas ca- ceitos, e os arquivistas devem estar preparados profissionalmente para utilizar
ractersticas fsicas. todos os meios disponveis para se obter, rapidamente, informac;:es confiveis, T
Sua responsabilidade pode ser considerada ainda maior em face dos ris- precisas e completas.
cos de perda das informac;:es em virtude da fragilidade dos novas suportes, da As mudanc;:as continuarao ocorrendo e sempre coro grande velocidade,
falta de padronizac;:o de equipamentos que permitam a recuperac;:o das infor- o que nos impede de profetizar sobre o futuro.
mac;:es no futuro e, sobretudo, do desconhecimento por parte daqueles que Se o sculo X1X caracterizou-se pela revoluc;:ao industrial, o sculo XX
criam esses novos documentos do valor que os mesmos representam para a ser, coro certeza, lembrado como o portal de entrada na era da revoluc;:o da
histria e o funcionamento das organizac;:es. infurmac;:ao.
A partir dos anos 80, a explosao do uso de microcomputadores em to-
das as suas verses e aplicac;:es, das mais simples, como a edic;:ao de textos, at j
as mais complexas, vem-se constituindo no mais fantstico de todos os instru-
mentos facilitadores do armazenamento, tratamento e recuperac;:o de informa-
c;:es. Em contrapartida, se inadequadamente utilizados, podero ser respons-
veis pelo desaparecimento de registros e, conseqentemente, colocar em risco a
integridade dos acervos arquivsticos. J

!
L
1

1 CAPTULO 8

.A POlTIC~ NACIONAL DE ARQUIVOS


!
CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS
SISTE~A NACIONAL DE ARQUIVOS

Aps tres dcadas! de tentativas para dotar o Brasil de urna lei de arqui-
vos, foi fmalmente promulgada, ero 8 de janeiro de 1991, a Lei n2 8.159, que
dispoe sobre a poltica ~acional de arquivos pblicos e privados, cabendo ao
Conselho Nacional de .rquivos {Conarq), rgao vinculado ao Arquivo Nacio-
nal, definir essa poltica como rgao central do Sistema Nacional de Arquivos
{Sinar), ambos criados :JOr for~a de seu artigo 26 e regulamentados pelos de-
cretos n"' 1.173, de 29 dd junho de 1994, e 1.461, de 25 de abril de 1995.
A cria~ao do CoJarq constituiu, sem dvida, uro grande passo para o
estabelecimento de uro~ eficiente rede de arquivos pblicos e privados, que
possibilitar o aperfei~o~mento das institui~oes, a sirnplifica~ao e a racionali-
za~ao de procedirnentosl a redu~ao dos custos de manuten~ao da burocracia
administrativa, o melho~ aproveitamento dos recursos humanos e materiais, o
desenvolvimento de programas participativos e, sobretudo; a ado~ao de uro
comportamento tico nJ gerencia da coisa pblica, ero decorrencia do acessoi
democrtico as informa~pes por parte dos cidadaos.
Dentre as compet~ncias do Conarq, destacam-se as seguintes:
o defmir normas gerais! e estabelecer diretrizes para o pleno funcionamento
do Sistema Nacional\de Arquivos (Sinar), visando agestao, apreserva~ao e
ao acesso aos documeptos de arquivo;
o promover o inter-rela~ionamento de arquivos pblicos e privados, coro vis-
tas ao intercambio e aintegra~o sistemica das atividades arquivsticas;
162 ARQUIVO: TEORIA E PRTICA A PO LIT! CA NACIONAL DE ARQUIVOS 163

o zelar pelo cumprimento dos dispositivos constitucionais e legais que nor- que os arquivos privados institucionais e de particulares podem aderir ao siste-
teiem o funcionamento e o acesso aos arquivos pblicos; ma mediante convenio com o rgo central.
o estimular programas de gestao e de preserva~ao de documentos produzidos Compete aos integrantes do sistema:
e recebidos por rgaos e entidades, nos ambitos federal, estadual e munici- o promover a gestao, a preservac;ao e o acesso as informac;es e aos documen-
pal, em decortencia das fun~oes executiva, legislativa e judiciria; tos na sua esfera de competencia, em conformidade com as diretrizes e
o subsidiar a elabora~ao de planos nacionais de desenvolvnento, sugerindo normas emanadas do rgao central;
metas e prioridades da poltica nacional de arquivos pblicos e privados; o disseminar, em sua rea de atuac;ao, as diretrizes e normas estabelecidas
o estimular a implantac;ao de sistemas de arquivos nos poderes Legislativo e pelo rgao central, zelando pelo seu curnprimento;
Judicirio, bem como nos estados, no Distrito Federal e nos municpios; o implementar a racionalizac;ao das atividades arquivisticas, de forma a ga-
O declarar como de interesse pblico e social os arquivos privados que conte- rantir a integridade do ciclo documental;
nham fontes relevantes para a histria e o desenvolvimento nacionais, nos o garantir a guarda e o acesso aos documentos de valor permanente;
termos do art. 13 da Le n 8.159/91. o apresentar sugestes ao rgo central para o aprimoramento do sistema;
Em razao das func;oes normativas atribuidas ao Conselho, a sua repre- o prestar informa~es sobre suas atividades ao rgao central; J
sentatividade est assegurada nao apenas na esfera govemamental, como tam- o apresentar subsidios ao rgao central para a elaborac;ao dos dispositivos le-
bm entre diversos segmentos da sociedade civil. Presidido pelo diretor-geral gais necessrios ao aperfeic;oamento e a implementac;ao da poltica nacio-
do Arquivo Nacional, o Conarq constitu-se de 16 membros conselheiros, re- nal de arquivos pblicos e privados;
presentantes do Poder Executivo Federal, do Poder Judicirio Federal, do Po- o promover a integrac;ao e a modernizac;o dos arquivos em sua esfera de
der Legislativo Federal, do Arquivo Nacional, das universidades mantenedoras atuac;ao;
de cursos de arquivologia, dos arquivos pblicos estaduais e municipais; da As- o propor ao rgao central os arquivos privados que possam ser considerados
sociac;ao dos Arquivistas Brasileiros e de instituic;oes nao-govemamentais que de interesse pblico e social;
atuem nas reas de ensino, pesquisa, preservac;ao e/o u acesso a fontes docu- o comunicar ao rgao central, para as devidas providencias, atos lesivos ao
mentais. patrimonio arquivistico nacional;
o colaborar na elaborac;ao de cadastro nacional de arquivos pblicos e priva- ~1
Sua.composi~ao, portante, espelha a convergencia de interesses do Esta-
do e da sociedade, de modo a compatibilizar as questoes inerentes a responsa- dos, bem como no desenvolvimento de atividades censitrias referentes a
bilidade do poder pblico perante a preserva~ao do patrimonio arquivstico arquivos;
brasileiro e o direito dos cidadaos as informa~oes. o possibilitar a participac;ao de especialistas nas camaras tcnicas e comisses
Para melhor funcionamento do Conarq e maior agilidade na operacio- especiais constituidas pelo Conarq;
nalizac;ao do Sinar, foi prevista a crac;ao de camaras tcnicas e de cornissoes o proporcionar aperfeic;oamento e reciclagem aos tcnicos da rea de arquivo,
especiais com a incumbencia de elaborar estudos e normas necessrias a garantindo constante atualizac;o.
implementa~ao da poltica nacional de arquivos pblicos e privados, cabendo Os integrantes do sistema, cabe ressalvar, seguirao as diretrizes e normas
ao Arquivo Nacional dar suporte tcnico e administrativo ao Conselho. emanadas do rgo central, sem prejuzo de suas subordinac;es ou vincula-
O Decreto n 2 1.173, de 29 de junho de 1994, que "dispoe sobre a com- c;es administrativas.
petencia e o funcionamento do Conselho Nacional de Arquivo (Conarq} e do
Sistema Nacional de Arquivos (Sinar}", estabelece, em seu artigo 12, como
membros natos do sistema, os arquivos federais dos poderes Executivo, Legisla-
tivo e Judicirio e os arquivos estaduais e municipais dos poderes Executivo,
Legislativo e Judicirio, tendo como rgao central o Conarq. Preve tambm
ANEXO 1
EXERCCIOS*

1 Alfabtico 1

2 Geogrfico J

3 Numrico simples
4 Dgito-terminal 1
1

5 Dicionrio i
6 Enciclopdic~ 1

7 Duplex e dec1mal
8 e 9 Decimal \
10 Numrico cronolgico
r. ' .
11 Al1anumenco i
1

i
12 Variadex 1

l. MTODO ALFABUCO
1

Ordene alfabeticamente, identro de cada grupo, os nomes dados a seguir:


1

) Amilcar Teixeira 1

) Joao Barbosa 1

) Alfredo Barbosa
) A. Barbosa 1

) Amilcar Teixeira Filho


1,

* fu respostas encontram-se n~ anexo 2.

L
166 AROUIVO: TEORIA E PRTICA
EXERCICIOS 167

( ) Maria Angelica Velasques b) Organize uro fichrio geogrfico pelas cidades.


( ) Antonio Jardim Valrio ) Salvador - Baha - Camilo Portes
( ) Luiz Jos de Oliveira ) Ilhus - Baha - Antonio Feitosa 1
( ) Maria Angela Velasques ) Salvador - Bahia - Marta Campos
( ) Cidlia Boaventura ) Itabuna - Bahia - Marita Campos
) Jequi- Baha- Roberto Falco Portes
( ) J. C. Arantes & Cia. ) Itabuna - Baha - Alberto Falcao Portes
( ) Junta de Concilia~ao Trabalhista ) Ilhus - Baha -Jorge Freitas
( ) Associa~ao Co!Jlercial de Sao Paulo ) Salvador - Bahia - Maria Campos
( ) Associated Press ) Itabuna - Bahia - Aimor & Cia. Ltda.
( ) Associa~ao dos Arquivistas Brasileiros ) Jequi- Baha- Roberto Antunes Portes
1
( ) Margaret O'Brien J
3. MTODO NUMRICO SIMPLES
( ) John Mac Luan
( ) Sir Laurence Olivier a) Organize' o arquivo, considerando que as pastas miscelnea deverao conter,
( ) Marie Du Pont no mximo, tres correspondentes, e cada uro deles coro at cinco cartas.
( ) Nair von Uslar b) Elabore o ndice alfabtico rernissivo.

( ) S Congresso Brasileiro de Arquivologia ( Jorge Monteiro- lO cartas


( ) 4 Congresso Internacional de Arquivos ( Paulo Ribeiro - 5 cartas
( ) 1 Congresso de Arquivos e Bibliotecas ( Armando Alves & Companhia- 6 cartas
( ) F Conferencia de Arquivos e Bibliotecas ( Rogrio Bragan~a- 10 cartas
( ) 3 Congresso Nacional de Arquivistas ( Sociedade Brasileira de Ensino - 2 cartas
( Antonio de Moraes Sobrinho - 11 cartas
2. MTODO GEOGRFICO ( Carmen Del Rio - 4 cartas
( Sydnei Dantas - 7 cartas
a} Organize uro arquivo geogrfico pelos estados. Guilherme Torres - 7 cartas
(
( ) Amazonas - Manaus - Magalhaes & Cia. ( Nicolau Gomes - 9 cartas
{ } Alagoas - Macei - Lcia Miguel Pereira ( Alberto Leao - 1 carta
( } Piau -lhesina -J. Teixeira Leite ( Centro Brasileiro de Pesquisas Fsicas - 10 cartas J
{ } Pernambuco - Recife - M. Marins & Cia. ( Brito Alves & Cia. - 20 cartas
( } Pernambuco - Olinda- Marins Sociedade Ano~a ( Jos Alves Bretas- 50 cartas
{ } Paran- Curitiba- Francisco Rizental ( Raimundo Correa - 28 cartas
( ) Paran - Curitiba - Robert Prochet ( Paulo A. C. de Carvalho - 35 cartas
( } Minas Gerais - Sabar - Hugo Mariz de Figueiredo ( Helena Hughs - 15 cartas
( } Minas Gerais - Belo Horizonte - Volf Rotholz ( Ricardo Esteves - 5 cartas
{ } Rio Grande do Norte- Natal- Joao Galvao de Medeiros ( J oao de Faria - 2 cartas

L
168 ARQU!VO: TEORIA E PRTJCA
EXERCICJOS
169

( ) Imobiliria Panorama S.A. - 12 cartas


Publicidad e
( ) Cla Lindenberg - 8 cartas
Exposic;oes 1
( ) Casemiro Montmor - 4 cartas
( ) Luiz Martins - 10 cartas
Relatrios i
Correspondencia partic4Iar do diretor
( ) Paul di Franco - 17 cartas
Estatutos 1

1
( ) Aldo Diegues - 3 cartas
Assemblia Geral 1
( ) Paulo Barreto Filho - 7 cartas
Conselho Diretor 1
( ) Antonio Lourenc;o Neto - 12 cartas
Outros assuntos 1

4. DGITO-TERMINAL Frias .1

Pagamentos 1

a) Ordene os dossies dos correspondentes a seguir, obedecendo a numerac;ao Salrio-farnlia \


que !hes foi atribuda segundo o mtodo dgito-terminal. Assistencia psicolgica 1

Conservac;ao e recuperac;~o
001299 Angela de F. Rotholz
Inventrios i
032.699 Vera Lucia Machado
Operac;oes bancrias 1
129.129 Nilza Maria Lobo
Patrimonio 1
159.544 Lia Temporal Malcher
Comunicac;oes
305.218 Lectcia dos Santos
306.818
483.920
Fernando Silva Alves
Lourdes Costa e Souza
6. MTODO ENCICLO~DICO
1

588.029 Helena Correa Machado Organize um esquema d~ assuntos, em ordem enciclopdica, adotando como
784.020 Maria Amlia Gomes Leite classes principais: Organi.Zac;:ao, Pessoal, Orc;:amento, Material, Comunicac;:oes e
0

Patnmomo.A
0
1
984.120 Regina Alves Vieira 1

b) Organize um ndice alfabtico remissivo desses correspondentes. Prdios e salas 1 ,

Regulamentos , 111

Organogramas
5. MTODO DICIONARlO
Admissao
Organize os assuntos a seguir em ordem dicionria. Aluguel de salas
Receita
Treinamento de pessoal
Correios
Aperfeic;oamento de pessoal
Condomnio
Assistencia tcnica
Telex
Material permanente 1

Gratificac;:oes de func;:oes 1
Aquisic;ao de material de consumo
Aquisic;:ao de material J
Previdencia e assistencia social
Lirnpeza e conservac;:ao de prdios
Recrutamento de pessoal
Salrios 1
Q!adros e tabelas de pessoal
Baixas de material 1
Relac;oes pblicas 1
Mudanc;:as
170 ARQUIVO: TEORIA E PRTICA EXERCICIOS
171

Concorrencias Duplex Decimal


Licitac;:es SOLENIDADES, EVENTOS DIVERSOS
Casas de empregados Congressos
Recrutamento de pessoal Aulas inaugurais. Discursos
Terrenos Visitas, visitantes
Despesa
Dispensa de pessoal 8. MTODO DECIMAL
Telgrafos
Frias a) Organize um esquema de assuntos a partir do nmero da dassificac;o.
Gratificac;:es por tempo de servic;:o Adiantamento de crdito 262
Rdio Antigidade 012.1
Previdencia social Aposentadoria 017
Licenc;:as Aproveitamento de funcionrio 016
Satlite
Arquivos 114
Auxilios diversos 242
7. MTODOS DUPLEX E DECIMAL
Borracha 123
Codifique os assuntos a seguir pelos mtodos duplex e decimal a partir da Cadeiras 112
dasse 3. Contratados 021
.1
Duplex Decimal Crditos 260
PUBUCA<;ES Crditos adicionais 261
Permuta de publicac;:es Des pesa 250
Exposic;es e feiras de livros Diarista 023
Postas de vendas. Representantes Elaborac;:o do orc;:amento 210
No pais Extranumerrio 020
No estrangeiro
Fitas de mquina 124
Direitos autorais
Funcionrio 010
ENSINO J
Cursos Gratificac;:es 019
Recrutamento Lpis 122
Alunos Licenc;:a-prernio 0182 !
Matrculas Licenc;a para tratamento de sade 018.1
Trancamento Licenc;:as 018
Taxas. Anuidades. Mensalidades Mquinas 113 r
Bolsas de estudos Mquinas de calcular 113.2 !
ASSISTENCIA TCNICA
Mquinas de escrever 113.1
Intercambio cultural
Acordos. Convenios
Material 100
Material de consumo 120 T
172 ARQUJVO: TEORIA E PRTICA EXERCICJOS 173

Material permanente 110 9. MTODO DECIMAL 1


Mensalista 022 1
a) Organize um esquem4 de assuntos e numere pelo mtodo decimal, utili-
Merecirnento 0122
zando os ttulos a segujr.
Mesas 111
1
Nomea~;ao 011 Concursos de monografia.S
Nomear;;ao em comissao 011.3 Solenidades. Comemorar;;ob
Nomea~;ao efetiva 011.2 Inventrios de material [
Nomea~;ao interina 011.1 Proposta or<;:amentria
Or~;amento 200 Comunicar;;oes de posse
Papel 121 ASSUNTOS DIVERSOS
Pessoal 000 Permuta de livros
Promo~;ao 012 Sistemas (processamento d~ dados)
1

Readmissao 015 Supleinenta<;:io de verbas1

Receita 240 .Publicar;;oes (livros, peridi~os etc.)


Reintegra~;ao de funcionrio~ 014 Documenta<;:io de sistemas\
1

230 Estgios em rgaos especializados


San~o do or~mento 1

241 Acordos. Convenios de assistencia tcnica


Subvenr;;oes
024 RECURSOS HUMANOS 1
Tarefeiros
013.1 Imveis \
Transferencia ex-oHicio
Compra de livros 1
Transferencia de funcionrio 013
Impressao de obras institucionais
Transferencia a pedido 013.2
ASSISTENCIA TCNICA 1
Vota~;ao do orr;;amento 220
Avaliar;;ao de custos de sistemas
\ 1
'--" ASSUNTOS FINANCEIROS E CONTABEIS
b) Classifique os assuntos a seguir pelo esquema que voce acabou de organizar. 1

Aluguel de edificios
l. Contratar;;ao de tarefeiro Visitas. Visitantes
2. Pedido de transferencia para outro departamento Terrenos 1

3. Solicitar;;ao de pagamento em espcie relativo a licen~;a-premio Aquisi<;:io de material permmente


4. Nomea~;ao de funcionrios para cargo em comissao Regimentes. Regulamentos 1 1

S. Encaminhamento de boletim de merecirnento para fms de promo~;ao Requisi~;ao de funcionrios i


~
6. Convoca~;ao de reuniao para aprovar or~;amento anual da institui~;ao Folhas de pagamento \
7. Pedido de subven~;aoa Seplan Sele<;:io de pessoal
\_ 8. Licita~;ao para compra de mquinas de escrever COMUNICA<::OES
9. Controle de estoque de papel Aquisic;ao de material de cohsumo
10. Solicitar;;ao de abertura de crdito especial para implantar Servi~;o de Mi- ORGANIZACO 1

~
crofllmagem Grupos de trabalho '
,_
1

174 ARQUIVO: TEORIA E PRTICA EXERC(CIOS 175

Prestac;:ao de servic;:os de processamento de dados por terceiros l. Restituic;:ao de processo referente a requisic;:ao de Jos Valentim da Rocha
Pagamento de pessoal Jnior L

1 Pedidos de donativos e auxlios diversos


Gratificac;:es a pessoal
2. Informac;:oes sobre a realizac;:ao do Seminrio Universidade/Administrac;:ao
Pblica
1
L
Pedidos diversos de assistencia tcnica 3. Pedidos de colaborac;:ao de um arquivista, pelo perodo de um mes, para
Relatrios organizar os arquivos de urna instituic;:ao congenere
r
Servic;:o telefonico
4. Comunicac;:ao da posse do sr. Jos Augusto Gomes da Silva no cargo de di-
Aperfeic;:oamento de pessoal
retor do Museu Histrico 1~
Comisses
Aquisic;:ao de ediflcios 5. Estudos sobre o regimento da instituic;:ao
Utilizac;:ao de programas no computador 6. Criac;:ao de Comissao de Anlise de Documentos
Recrutamento de pessoal 7. Importac;:ao de equipamentos de telex
Planos e roteiros de trabalho
8, Convocac;:o para concurso de calculista
Impresso de peridicos
Colaborac;:o com outras instituic;:es
9. Estudos de viabilidade econmica referentes acompra de prdio para ins-
talac;:ao dos escritrios da fuma
Admisso
Doac;:o de livros 10. Assinatura de revista tcnica
Congressos. Conferencias. Seminrios 11. Solicitac;:ao de estgio
INFORMTICA 12. Pagamento de jeton por participac;:ao em reunioes do Conselho
Automac;:o. Processamento de dados
13. Convite para solenidade de fim de ano
Concursos e provas
Mtodos de trabalho 14. Regulamento de concurso de monografias
Telex 15. Recomendac;:oes do 5Q Congresso Brasileiro de Arquivologia
Subvenc;:es e auxilios 16. Pedido de autorizac;:ao para que urna turma de alunos visite o Arquivo
Conservac;:o. Recuperac;:o de material
17. Manuais de programas e de sistemas
PATRiMONIO
18. Impressao dos estatutos da instituic;:ao
Prestac;:o de servic;:os de processamento de dados a terceiros
MATERIAL 19. Cantas de telefone
Orc;:amento 20. Pedido de R$5.000,00 para ajudar campanha de Natal 11
Correios e Telgrafos
Cesso de funcionrios para participar de trabalhos tcnicos em outras insti- 10. MTODO CRONOLGICO
tuic;:es
Protocole a correspondencia anexa, adotando os modelos das fichas constantes
b) Organize um ndice al&btico remissivo.
das pginas 57, 58 e 59, figuras 10, 11 e 12, e classificando os assuntos de acor-
e) Classifiq1,1e e codifique os assuntos a seguir pelo esquema de classificac;:o do com o esquema correspotidente ao exerccio nmero 9, pgina 190, que
voce organizou: T
que voce acabou de organizar.
176 ARQUIVO: TEORIA E PRTICA EXERCICIOS 177

a) Correspondencia n 1 b) Correspondencia n 2

DELEGACIA DO MINISTRIO DA FAZENDA INSTITUT BRASILEIROI DE ADMINISTRAI;AO


SERVICO DE !NATIVOS E PENSIONISTAS MILITARES
1
CENTE-C-476/83
DMF/SIP/8.948 1

1
Rio de Janeiro, 26 de junho de 1983
Sao Paulo, 19 de maio de 1983
l CARIMBO DE PROTOCOLO
CARIMBO DE PROTOCOLO
Secretaria de Administra;:o
Secretaria de Administra;:o N 1.979
N790 Data: 29/6/83
Data: 21/5/83 Cdigo: 920
Cdigo: 150 Destino: DEP
Destino: Dep. Pessoal
limo. Sr. i
Jos Barbosa Neves 1

Senhor Chefe Departamento de Estudos e Planejamento da Secretaria de Administragao


do Estado de Sao Paulo
a
Restituo a V. S o processo anexo, n 9. 720/43, referente requisi-
1

Av. 9 de Julho, 239, 12 an,dar


gao de Jos Valentim da Rocha Jnior, tendo em vista nao ser mais neces- Sao Paulo - SP 1
srio a este seNigo. 1

Aproveito a oportunidade para renovar a V. S os protestos de esti- Prezado Senhor


ma e consideragao.
1
Lamentando o nacb-comparecimento de um representante da Se-
(ass.) Therezinha Bastos Alkmin cretaria de Administragao !no Seminrio Universidade/Administrar;;ao Pbli-
Subst. do chefe SIP ca, realizado na USP, no !perodo de 15 a 20 de junho de 1983, sob os
auspcios do IBA, temas oll prazer de remeter, em anexo, as conclusoes do
limo. Sr. evento.
Chefe do Departamento de Pessoal Aproveitamos a o~ ortunidade para expressar-lhe os nossos protes-
1
da Secretaria de Administragao do Estado de Sao Paulo tos de aprego e admiragaq.
1

Atenciosamente,
1
Affonso Campos
Diretor Executivo

1
1
178 ARQUIVO: TEORIA E PRTICA EXERCICIOS 179

e) Correspondencia n2 3 d) Correspondencia na 4
L
DELEGACIA DO MINISTRIO DA FAZENDA MUSEU HISTRICO NACIONAL
DEPARTAMENTO. DE DOCUMENTAQO
Of. n 971 l
DMF/DpD/15.435 Rio de Janeiro, 31 de agosto de 1983
So Paulo, 28 de agosto de 1983
CARIMBO DE PROTOCOLO
CARIMBO DE PROTOCOLO Secretaria de Administrac;:ao
Secretaria de Administrac;:o N 4.028
N 3.568 Data: 4/9/83
Data: 31/8/83 Cdigo: 940
Cdigo: 813 Destino: SA
Destino: DpD
1
Do: Diretor do. Museu Histrico Nacional
Senhor Chefe Ao: Secretrio de Administrago do Estado de So Paulo

Tenho a honra de me dirigir a V. S11 para solicitar a cooperago tc- Senhor Secretrio
a
nica dessa Secretaria Delegacia do Ministrio da Fazenda.
Muito contribuiri~ para a melhor organizago de nossos arquivos a Tenho a honra de comunicar a V. S que, em data de 19 do corren-
colaborago de urna arquivista pelo periodo de um mes. te, assumi o cargo de di retor do Museu Histrico Nacional, anteriormente
Agradecendo desde j a aten9o dispensada ao presente pedido, exercido pelo academice Ricardo Arruda.
aproveito a oportunidade para reiterar a V. S11 os protestos de minha alta Esperando continuar a merecer por parte de V. S o mesmo apoio e
considerago. cooperago com que sempre foi distinguido o meu antecessor, desejo in-
formar que esta instituigo no poupar esforgos para contribuir com sua
Crsio Mendonga cooperago em todos os setores que lhe dizem respeito, podendo V. S
Chefe do Departamento de Documentago contar com esta casa incondicionalmente dentro da sua condigao de mu-
seu.
limo. Sr.
Jacques Jones Netto Atenciosamente,
Chefe do Departamento de Documentago r
da Secretaria de Administragao do Estado de So Paulo Jos Augusto Gomes da Silva
Di retor
1
180 ARQUIVO: TEORIA E PRTICA EXERCICIOS 181

e) Correspondencia na 5 11. MTODO VARIADEX


1

a) Codifique os nomes a s~guir, de acordo com a chave de cores da pgina 92


1

UNIVERSIDADE FEDERAL DE SANTA MARIA b) Ordene esses nomes: 1

PR-REITORIA DE EXTENSO UNIVERSITRIA 1


Ana Lcia Gomes de Castilhos
1
Of. n 900/83 Andra Botelho Lopes Coimbra
1
Santa Maria, 5 de outubro de 1983 Angela Nascimento dos Sa ntos
Beatriz Pedroza Aguinaga [
CARIMBO DE PROTOCOLO C. Catram & Cia. Ltda. i
Secretaria de Administra;:ao Claudia Maria de Andrad Leopoldina
N 5.829 Elizabeth Trisuzzi Costa 1
Data: 9/1 0/83
Janete Hideko Hagiwara 1
Cdigo: 920
Destino: DpD Marcia Rodrigues Loureiro:
Maria da Glria Aran tes Kbpke
Senhor Che fe Maria Helena Costa Pereir1 de Lyra
Maria Lemas Barbosa TeixJira
lmensamente gratos pela atengao, sentido cooperador e de
discernida viso em apoio a esta Universidade, queremos agradecer ter- Marla Ignez Ferreira Jaeger[
nos permitido realizar com as profs lgnez Felipe e Elizabeth Baptista d& Maria Rita de Carvalho \
Oliveira o nosso Seminrio de Arquivo. Moyss Cohen 1

A capacidade das ministrantes e o inusitado interesse despertado Paulo Roberto Elian dos sabtos
nesta instituigo serviram para que possamos incrementar as atividades Regina da Luz Moreira 1
pro postas.
Rogrio Machado Riscado i
Aproveito e apresento o mais elevado conceito de estima e consi-
derago. Rosimary Cabral da Silva 1

Sonia Maria da Rocha Abreu


Atenciosamente, Virgnia Maria Spinelli Hottz
Zilda Rodrigues de Souza [
Kleber Altivo Machado 1

Pr-Reitor de Extensao Universitria 1

12. MTODO ALFA.NUMRICO


1
limo. Sr. a) Codifique os nomes a seguir, pelo mtodo alfanumrico, de acordo com a
Jacques Jones Netto
chave das pginas 94-5:
Chefe do Departamento de Documentagao
da Secretaria de Administrago do Estado de Sao Paulo b) Ordene esses no mes:

Alvaro Pinto da Silva


urea Parente da Fonseca
Beatriz Aparecida Boselli Br~ga
1
Denir ta do Patrocinio
1
Edelweiss Carvalho 'Bemates

~~-. -----..
---~--. -,---
182 ARQUIVO: TEORIA E PRTICA

Erilza Galvao dos Santos


Ivani Beltrami de Faria 1
Maria Alice de Azevedo Andrade
Maria de Ftima Snchez Alvarez
Maria de Ftima Vieira Lopes
Maria Isabel Rodrigues Pequeno
Maria Leonilda Bernardo da Silva ANEXO 2
Maria Thereza Chermont de M. Vaz 1

Maria Schaetzle Braga


RESPOSTAS
Marise Maleck de O. Cabral
Marlene da Costa Barros
Rejane Arauja Benning
Solange Loureiro Teixeira
Sonia Maria Martins l. MTODO ALFABTICO
Valria Faria de Oliveira
Vera Lcia Ferreira Bellardi Jagrupo:4,3,2, 1,5
Barbosa, A.
Barbosa, Alfredo
Barbosa, Joo
Teixeira, Amilcar
Teixeira Filho, Amilcar

2agrupo:5,3,2,4, 1
Boaventura, Cidlia
Oliveira, Luiz Jos de
Valrio, Antonio Jardim r-
Velasques, Maria Angela '
Velasques, Maria Angelica

3agrupo:4,5,2,3, 1
Associa!fo dos Arquivistas Brasileiros
Associa!fo Comercial de Sao Paulo
Associated Press
J. C. Arantes & Cia.

l
Junta de Concilia!fo Trabalhista
,_
184 ARQUIVO: TEORIA E PRTICA
RESPOSTAS 185

4Qgrupo:3,2,4, 1,5
Salvador - Bahia - Cainpos, Maria
1

Du Pont, Marie Salvador - Bahia - Campos, Marta


Mac Luan,John Salvador - Baha - ForteJ, Camilo
1

O'Brien, Margaret
Olivier, Laurence (sir)
Uslar, Nair Von
3. MTODO NUMRido SIMPLES
a . - do arqwvp
)' oTganiZafaO .1 (atn"bux~ao
. de numeras
' aos correspond entes): 1, 2,
3, 4, M-1, 5, M-1, 6, 7, ?, M-1, 9, 10, 11, 12, 13, 14, 15, M-2, 16, 17, M-2, 18,
5Qgrupo:3,4,2, 1,5
19, M-2, 20, 21. [
Conferencia de Arquivos e Bibliotecas (11'-) 1

Congresso de Arquivos e Bibliotecas (1) b) ndice alfabtico remisJivo:


1
Congresso Brasileiro de Arquivologia (5) Armando Alves & Compafiliia - 3
Congresso Internacional de Arquivos (4) Barreta Filho, Paulo - 20 1

Congresso Nacional de Arquivistas (3) Bragan~a, Rogrio - 4 1

Bretas, Jos Alves- 11 1

2. MTODO GEOGRFICO Brito, Alves & Companhid - 10


1
Carvalho, Paulo A. C. - 13
a) Arquivo geogrfico pelos estados: 2, 1, 9, 7, 8, 6, 5, 4, 3, 10 Centro Brasileiro de Pesqu~sas Fsicas - 9
Alagoas - Macei - Pereira, Lcia Miguel Correa, Raimundo - 12 1

Amazonas - Manaus - Magalhaes & Cia. Dantas, Sydnei - 6 J

Minas Gerais - Bdo Horizonte - Rotholz, Volf Del Rio, Carmen - M-1
Minas Gerais - Sabar - Figueiredo, Hugo Mariz de Diegues, Aldo - M-2
Paran - Curitiba - Prochet, Robert Esteves, Ricardo - 1S. 1

Paran - Curitiba - Rizental, Francisco Paria, Joao de- M-2 1


1

Pernambuco - Recife - M. Marins & Cia. Franco, Paul di -19 1

Pernambuco - O linda - Marins Sociedad e Anonima Gomes, Nicolau - 8 1

Piau - Teresina - Leite, J. Teixeira Hughs, Helena -14 1

Rio Grande do Norte- Natal- Medeiros, Joao Galvao de lmobiliria Panorama S/ Al-16
Leao, Alberto - M-1 1
1

b) Arquivo geogrfico pelas cidades: 10, 1, 9, 4, 7, 5, 2, 8, 3, 6 Lindenberg, Cla - 17 1

Louren~o Neto, Antonio -\21


Ilhus - Bahia - Feitosa, Antonio
Martins, Luiz - 18 1
Ilhus - Bahia - Freitas, Jorge
Monteiro, Jorge - 1
ltabuna - Bahia - Aimor & Cia. Ltda. 1

Montmor, Casemiro --'- M-~


ltabuna - Bahia - Campos, Marita
Moraes Sobrinho, Antoniojde- 5
ltabuna- Bahia- Portes, Alberto Falcao
Ribeiro, Paulo - 2
Jequi - Bahia - Portes, Roberto Antunes
Sociedade Brasileira de Ensino- M-1
Jequi - Bahia- Portes, Roberto Falciio 1
Torres, Guilherme - 7
186 ARQUIVO: TEORIA E PRTICA RESPOSTAS 187

4. DGITO-TERMINAL Inventrios
Material permanente
a) Ordenac;ao dos dosses:
Operac;oes bancrias
30.52.18 Lectcia dos Santos Outros assuntos
30.68.18 Fernando Silva Alves Pagamentos
48.39.20 Lourdes Costa e Souza Patrimonio
78.40.20 Maria Amlia Gomes Leite Prevdencia e assistencia social
98.41.20 Regina Alves Vieira Publicidade
58.8029 Helena Correa Machado ~adros e tabelas de pessoal
12.9129 Nilza Maria Lobo Relac;6es pblicas
15.95.44 La Temporal Malcher Relatrios
00.12.99 Angela de F. Rotholz Salrio-famlia
0326.99 Vera Lucia Machado Treinamento de pessoal
.1
b) ndice alfabtico remissivo:
Alves, Fernando Silva 38.68.18 6. MTODO ENCICWPDICO
Leite, Maria Amela Gomes 78.40.20 COMUNICACOES
Lobo, Nilza Mara 12.91.29 Correios
Machado, Helena Correa 58.80.29 Rdo
Machado, Vera Lucia 03.26.99 Satlite
Malcher, La Temporal 15.95.44 Telgrafos
Rotholz, Angela F. 00.12.99 Telex
Santos, Lectcia dos 30.52.1'8 MATERIAL
Sciuza, Lourdes Costa e 48.39.20 Aquisic;:io 1
Vieira, Regina Alves 98.41.20 Concorrencias. Lcitac;6es
L
Baixa
5. MTODO DICIONRIO OR<;AMENTO
Aperfeic;oamento de pessoal Despesa
Aquisic;ao de material de consumo Receta
Assemblia Geral ORGANIZAc;AO
Assistencia psicolgica Organogramas
Assistencia tcnica Regulamentos
Comunicac;oes PATRIMONIO
Conselho Dretor Prdos e salas
Conservac;:io e recuperac;ao Aluguel
Correspondencia particular do diretor Condomnio
Estatutos Limpeza e conservac;:io .1
Exposic;oes Mudanc;as
Frias Terrenos
188 RESPOSTAS
ARQUJVO: TEORIA E PRTICA 189

PESSOAL 8. MTODO DECIMAl


Adrnissao a) Organizac;:ao de um e~quema de assuntos a partir do nmero da classifica-
Casas de empregados
~o. \
Dispensa
Frias 000 PESSOAL
Gratificac;:oes 010 ~uncionrio
de func;:oes 011 Nomea~o
por tempo de servic;:o 011.1 Interina
Licenc;:as 0112 Efetiva
Previdencia social 011.3 Em cornissao
Recrutamento 012 Promo~o
Salrios 012.1 Antigidade
0122 Mc;:recirnento
7. MTODOS DUPLEX E DECIMAL 013 Transferencia
Duplex Decimal 013.1 Ex-officio
3 300 0132 A pedido
PUBUCA~OES
3-1 310 014 Reintegrac;:ao
Permuta de publicac;:oes
3-2 320 015 Readrnissao
Exposic;:oes e feiras de livros
3-3 016 Aproveitamento
330 Postas de vendas. Representantes 017 Aposentadoria
3-3-1 331 No pas 018 Licenc;:as
3-3-2 332 No estrangeiro 018.1 Para tratamento de sade
34 340 Direitos autorais 0182 Premio
4 400 ENSINO 019 Gratificac;:oes
4-1 410 Cursos 020 Extranurnerrio
4-1-1 411 Recrutamento 021 1 Contratados
4-1-2 412 Alunos ~ i M~~~
4-1-3 413 Matrculas 023 1 Diaristas
4-1-3-1 413.1 Trancamento 024 1 Tarefeiros
4-1-3-2 4132 Taxas.Anuidades.Mensalidades 100 MATERJ!AL
4-2 420 Bolsas de estudos 110 '
E'ermanente
1
5 500 ASStSTENCIA TCNICA 111 1
Mesas
5-1 510 Intercambio cultural 112 Cadeiras
5-2 520 Acordos. Convenios 113 Mquinas
6 600 SOlENIDADES, EVENTOS DIVERSOS 113.1 de escrever
6-1 610 Congressos 1132 de calcular
6-2 620 114 Arquivos
Aulas inaugurais. Discursos
6-3 630 120 Consumo
Visitas, visitantes
121 Papel
*Pode ser includo tarnbm em PATRIMONIO, entre aluguel e condomfnio.. 122 Lpis

----. --~--+---------------_.
190 ARQUIVO: TEORIA E PRTICA RESPOSTAS 191

123 Borracha 211 Consumo


124 Fitas de mquina 212 Permanente
200 OR<;AMENTO 220 Conserva~ao. Recupera~ao
210 Elabora~o 230 lnventrios
220 Vota~o 300 ASSUNTOS FINANCEIROS E CONTABEIS
230 San~o 310 Or~amento
240 Receita 311 Propostas or~arnentrias
241 Subvent;ies 320 Subven~es e auxilios
242 Auxilios diversos 330 . Suplementac;:ao de verbas
250 Despesa 400 PATRIMNIO
260 Crditos 410 Im6veis
261 Adicionais 411 Edificios
262 Adiantamento 411.1 Aquisic;:ao
b) Classifi.cac;:ao de assuntos pelo esquema organizado. 411.2 Aluguel .1
412 Terrenos
1) 024; 2) 0132; 3) 0182; 4) 011.3; 5) 0122; 6) 230; 7) 241; 8) 113.1; 9) 121; 10) 261. 500 COMUNICA<;ES
510 Correios e Telgrafos
9. MTODO DECIMAL 520 Telex
a) Organizac;:ao de uro esquema de assuntos e numerac;:ao pelo mtodo deci- 530 Servic;:o telefnico
mal. 600 INFORMTICA
610 Automac;:ao. Processamento de dados
000 ORGANIZAy\0 611 Sistemas
010 Regimentas. Regulamentos 611.1 Avalia~ao de custos
020 Relatrios 611.2 Documenta~o de sistemas
030 Grupos de trabalho 612 Utiliza~ao de programas

031 Comisses 613 Prestac;:ao de servic;:os
040 Mtodos de trabalho 613.1 A terceiros
041 Planos e roteiros de trabalho 613.2 Por terceiros
100 RECUB50S~OS 700 PUBLICA<;ES
110 Recrutamento 710 Aquisic;:ao de livros, peridicos etc.
120 Sel~o 711 Compra
121 Concursos e provas 712 Doa~o
130 Aperfeic;:oamento 713 Permuta
140 Admissao 720 Impressao de publicac;:es
150 Requisic;:ao de funcionrios 721 Obras institucionais
160 Pagamentos 722 Peridicos
161 Folhas de pagamento 723 Monografias
162 Gratifi.cac;:es 723.1 Concursos
200 MATERIAL 800 ASSISTENCIA TCNICA
i 210 Aquisi~o 810 Colaborac;:ao coro outras instituic;:es

L
192 ARQUIVO: TEORIA E PRTICA RESPOSTAS 193

811 Pedidos diversos de assistencia Avalia'rao de custos de sistrmas 611.1


812 Estgios em rgaos especializados Cessao de funcionrios palra participar de trabalhos tcnicos em outras
813 Cessao de funcionrios para participar de institui'ioes... 1813
trabalhos tcnicos em outras institui'tes Colabora~ao com outras ihstitui~oes 810
820 Acordos. Convenios Cessao de funciorlrios... 813
900 ASSUNTOS DIVERSOS Estgios em rgao1~ especializados 812
910 Solenidades. Comemora'ies Pedidos diversos de assistencia... 811
920 Congressos. Conferencias. Seminrios Comemora'ioes 910 !
930 Visitas. Visitantes Comissoes 031 1

940 Comunica'tes de posse Compra ver Aquisi~ao


950 Pedidos de donativos e auxlios diversos Comuriica.,;:oes 500 ,
Correios e Telgrafos 510
b) fndice alfabtico remissivo. Servi.,:o telefonicoi 530
Telex 5201

Acordos. Convenios 820 Comunica.,;:oes de posse 940


Admissao de pessoal 140 Concursos e pravas
Aluguel de edifcios 411.2 de monografias 1 723.1
Aperfei'roamento de pessoal 130 1
de sele.,:ao de pessal 121
Aquisi'to Conferencias 9201

de edifcios 411.1 Congressos. Conferencias.ISeminrios 920


de livros, peridicos etc. 710 Conserva.,;:ao. Recupera.,;:aoi de material 220
de material de consumo 211 Convenios 820 1

de material permanente 212 Correios e Telgrafos ~ 10


Assinaturas de peridicos 711 Doa.,:ao de livros 7121
Assistencia tcnica 800 Documenta.,;:ao de sistema~ 611.2
Acordos. Convenios 820 Donativos diversos 9SO
Cessao de funcionrios 813 Edificios 411 1

Colabora~o com outras institui'tes 810 Aluguel 411.~


Assuntos diversos 900
Comunica'tes de posse 940
Aquisi.,:ao q.1 4
Estgios em rgaos especia~izados 812
Congressos. Conferencias. Seminrios 920 Folhas de pagamento [161
Pedidos de donativos e auxlios diversos 950 Gratifica.,;:oes a pessoa! 1162
Solenidades. Comemora'tes 910 Grupos de trabalho 0~0
Visitas. Visitantes 930 Imveis 410
Assuntos financeiros e contbeis 300 Edificios 4111
Automa~o. Processamento de dados 610 Terrenos 412 !
Presta'iao de servi'tos 613 Impressao 1

Sistemas 611 de monografias 723


Utiliza'iao de programas 612 de obras institucio)lais 721
Auxlios diversos 950 de peridicos i722
194 AROUIVO: TEORIA E PRTIC A RESPOSTAS 195

Informtica 600 Proposta on;arnentria 311


Automac;ao. Processamento de dados Pravas de selec;ao de pessoal 121
Inventrio de material 230 Publicac;oes 700
Jetons 162 Aquisic;ao 710
Livros Impressao 722
Compra 711 Recrutarnento de pessoal 110
Doac;ao 712 Recuperac;ao de material 220
Impressao 720 Recursos humanos 100
Permuta 713 Admissao 140
Material 200 Aperfeic;oarnento 130
Aquisic;ao 210 Pagarnentos 160
Conservac;ao. Recuperac;ao 220 Recrutamento 110
Inventrios 230 Requisic;ao de funcionrios 150
Mtodos de trabalho 040 Selec;ao 120
Monografias Regimentas: Regularnentos 010
Concursos 723.1 Relatrios 020
lmpressao 723 Requisic;ao de funcionrios 150
Obras institucionais 721 Roteiros de trabalho 041
Orc;amento -310 Selec;ao de pessoal 120
Propostas orc;amentrias 311 Concursos e pravas 121
Organizac;ao 000 Seminrios 920
Pagamento de pessoal 160 Servic;o telefnico 530
Folhas de pagamento 161 Sistemas (processarnento de dados) 611
Gratifi~ac;oes 162 Avaliac;ao de custos 611.1
Patrimonio 400 Documentac;ao de sistemas 611.2
lmveis 410 Solenidades. Comemorac;oes 910
Pedidos diversos de assistencia tcnica 811 Subvenc;oes e auxilios 320
Pedidos de donativos e auxilios diversos 950 Suplementac;ao de verbas 330
Peridicos 722 Telefones 530
Permuta de livros 713 Telgrafo 510
Pessoal 100 Telex 520
Planos e roteiros de trabalho 041 Terrenos 412
Prestac;ao de servic;os de processamento de dados l3 Utilizac;ao de programas no computador 612
a terceiros 613.1 Visitas. Visitantes 930
por terceiros 613.2
Processamento de dados 610 b) Classificac;ao de assuntos pelo esquema organizado.
Prestac;ao de servic;os 613
Sistemas 611 1) 150; 2) 920; 3) 813; 4) 940; 5) 010; 6) 031; 7) 212, com remissiva em 520;
Utilizac;ao de programas 612 8)121; 9) 411.1; 10) 711; 11) 812; 12) 162; 13) 910; 14) 723.1; 15) 920; 16) 930;
Programas (utilizac;ao) 612 17) 611.2; 18) 721; 19) 530; 20) 950.
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DELEGACIA DO MINISTRIO DA FAZENDA 790 150 tl
Servic;:o de !nativos e Pensionistas Militares N' DO PROTOCOLO CDIGO DO ASSUNTO o
(')
21-5-83 Offcio
DATA DE ENTRADA ESPCIE e5
z
PROCEDNCIA

ASSUNTO
Sao Paulo - SP
19-5-83
DATA DO DOCUMENTO
DMF/SIP. 8.948
N" DE ORIGEM
s
8
Restitu processo n9 9.720/43 referente a requisic;:ao de Jos Valentim da Rocha 8
Jnior.

DISTRIBUic;:AO DATA RECEBIDO DATA


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1 Dep. Pessoal 21-5-83 :n
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FGV- SCM- FICHA DE PROTOCOLO m
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INSTITUTO BRASILEIRO DE 1.979 920
ADMINISTRACAO N' DO PROTOCOLO CDIGO DO ASSUNTO
29-6-83 Carta
DATADEENTRADA 1 ESPCIE
26-6-83 CENTE-C-476/83
- ---- PROCEDNCIA----------Rio-de-Janeiro-- RJ----------- ----DATADO.DOCUMEiiiTO_____ "N"DFORIGEM------------~-

ASSUNTO

Remete concluses do Seminrio Universidade/Administrac;:ao Pblica, realizado na


USP, de 15 a 20 de junho de 1983.

DISTRIBUICAO DATA RECES IDO DATA


1' DEP 29-6-83
2
3'
4'
s
FGV- SCM -FICHA DE PROTOCOLO

(D
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......
co
OJ

~
DELEGACIA 00 MINISTRIO DA 3.568 813
FAZENDA N DO PROTOCOLO CDIGO DO ASSUNTO
31-8-83 Offcio
DATA DE ENTRADA ESPCIE
28-8-83 DMF/DpD/15.435
PROCED~NCIA Sao Paulo - SP DATA DO DOCUMENTO NDEORIGEM

ASSUNTO

Solicita assistlncia tcnica para organiza\)i.O de seus arquivos, colocando a disposi9i.o


daquela Delegacia um arquivista, pelo perfodo de um mls.

DISTRIBUIQAO DATA RECEBIDO DATA


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1' DpD 31-8-83 :0
2"
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FGV- SCM - FICHA DE PROTOCOLO m
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MUSEU HISTRICO NACIONAL 4.028 940
N DO PROTOCOLO CDIGO DO ASSUNTO
4-9-83 Offcio
DATA DE ENTRADA ESPCIE

31-8-83 971
PROCED~NCIA Ro de Janeiro - RJ DATA DO DOCUMENTO NDEORIGEM

ASSUNTO

Jos Augusto Gomes da Silva comunica sua posse no cargo de di retor do Museu Histrico
Nacional.

DISTRIBUIQAO DATA RECEBIDO DATA

1 SA 4-9-83
2'
3'
4'
5' -

FGV" SCM - FICHA DE PROTOCOLO


......
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UNIVERSIDADE FEDERAL DE SANTA MARIA 5.829 920
Pr-Reitoria de Extenso Universitria N DO PROTOCOLO CDIGO DO ASSUNTO
9-10-83 Offcio
DATA DE ENTRADA ESPCIE

PROCEDNCIA Santa Maria- RS 5-10-83 900/83


DATA DO DOCUMENTO NDEORIGEM
ASSUNTO

Agradece colabora;:o de lgnez Felipe e Elizabeth Baptista de Oliveira no Seminrio de


Arquivo promovido por aqueJa Universidade.

DISTRIBUIQAO DATA RECES IDO DATA


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1 DpD 9-10-83 :n
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FGV- SCM -FICHA DE PROTOCOLO
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PROCED~NCIA: DELEGACIA DO MINISTRIO DA FAZENDA
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UJ
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UJ
Documento
ASSUNTO N"
Protocolo
Esp. e n2 Data

Of. DMF/
--
~ ~IP/8..9~.8.~ ~ ~~ 19-5~83~-- ~-Re"tit!.!i. P!:QQ?.l1.l1.9~I?l~LE~nte..t.r.?quj.i;:-~~~J.os~~"'l'ntirru:!a_~~ ~:n.

Rocha Jnior 790 o


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Of. DMF/DpD/ m
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15.435 28-8-83 Solicita assist!ncia tcnica de um arquivjsta 3.568 o
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--------
PROCEDtNCIA: INSTITUT~BRASILEIRO DE ADMINISTRA<;AO 2
Documento
ASSUNTO Ng
Esp. e n2 Data Protocolo

Carta-GENTE
C-476 26-6-83 Remete conclsoes do Seminrio Universidade/Administrayao "TI

Pblica 1.979 o
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PROCEDtNCIA: MUSEU HISTRICO NACIONAL
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Documento ~
ASSUNTO N
Esp. e n Data Protocolo

Of. 971 31-8-83 Comunicayao de posse do diretor 4.028


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PROCEDtNCIA:
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52
UNIVERSIDADE FEDERAL DE SANTA MARIA

Documento
ASSUNTO N"
Esp. e n Data Protocolo

Of. 900 5-10-83 Agradece participa;:ao de servidores da Secretaria no


Seminrio de Arquivo, promovido pela Universidade 5.829 .,
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CDIGO: 150 .e ASSUNTO: REQUISICAO DE FUNCIONRIOS ;::
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Documento en
PROCEDtNCIA N
Esp. e n Data Protocolo

Of.DMF/SIP/
..... _8.9.'1.8 ..... - ..._19.::5=83~-- ___ Oelegacia.do.Ministrio.daEazenda:.~Serv..Jnativos.e._____ ~-
Penses Militares 790 .,
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~
01

r.--------------~----,-------------------------------------------- ........,..___ _
CDIGO: 8'13 .e ASSUNTO: CESSO DE FUNCIONARIOS PARA PARTICIPAR DE ~
TRABALHOS TCNICOS.EM OUTRAS INSTITUICES
Documento
PROCEDJ:NCIA NO
Protocolo
Esp. e n2 Data

Of.DMF/DpO/
'15.435 28-8-83 Delegacia do Ministrio da Fazenda - Departamento de
Documentago 3.568 -n
C'i
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CDIGO: 920 .e ASSUNTO: CONGRESSOS, CONFER~NCIAS, SEMINARIOS


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o
Documento
~
rn
PROCEDJ:NCIA N
Esp. e n Data Protocolo

Carta-GENTE
C-476 26-6-83 Instituto Brasileiro de Administrago '1.979
Of. 900 5-'10-83 Universidade Federal de Santa Maria- Pr-Reitoria -n
de Extenso Universitria 5.829 C'i
I
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208 ARQUIVO: TEORIA E PRTICA RESPOSTAS
209

FICHA DE ASSUNTO 11. MTODO VARIADEX


1

a) Codifica'ro de nomes.l
1
o
ou ro
~ C\J NO MES
~
D...
o
.,;
CODIFICA<;O
(cores)
1

Ana Lucia Gomes de Cas~ilhos o uro


Andra Botelho Lopes Cdimbra azul
Angela Nascimento dos S~ntos o uro
Beatriz Pedroza Aguinaga 1
rosa
C. Catram & Cia. Leda. 1 o uro
Claudia Maria de Andrad~ Leopoldina rosa
Elizabeth Trisuzzi Costa 1
azul
1
Janete Hideko Hagiwara [ o uro
UJ
en Marcia Rodrigues Loureirp
en azul
oa.. ~
Maria da Glria Arantes Kopke
azul
UJ z
o <U..I
o Maria Helena Cosca PereJa de Lyra palha
en
UJ
w
Maria Lemos Barbosa Te~eira rosa
'0 o [ij
e
(_). 0:
D... o Maria Ignez Ferreira Jaeger o uro
<(
-~ Maria Rica de Carvalho
1
()
o uro
z
::J
z
o Moyss Cohen i
o azul
:::2
o
() ~ Paulo Roberto Elian dos Sancos o uro
({)

S: Regina da Luz Moreira ! azul

~::::>
::>
Ql
Rogrio Machado Riscadd verde
({) 1
::> Rosimary Cabral da Silva 1
verde
U) :::2
U)
~
Sonia Maria da Rocha Abteu ouro
Virgnia Maria Spinelli H~ccz azul
Zilda Rodrigues de Souzal azul
C') 1
m ro
O
~
1
o i b) Ordena'ro de nomes, inscritos em paseas, tiras de inser'ro ou fichas, nas
e;; cores indicadas.
1

ae 1

1
(])
E
~ :::J A - Abreu, Sonia Maria/ da Rocha (ouro)
o 8
o . Aguinaga, Beatriz Pbdroza (rosa)
"<!"
Ol
~ :::
Q)
Ol
C -C. Cacram & Cia. Jeda. (ouro)
o ci.
U)
()
(!J w
Carvalho, Maria Ri~a de (ouro)
iS
{)
Cascilhos, Ana Luc~ Gomes de (o uro)
Cohen, Moyss (azril)
1
210 ARQUIVO: TEORIA E PRATICA RESPOSTAS 211

Coimbra, Andr Botelho Lopes (azul) Solange Loureiro Teixeira 74


Costa, Elizabeth Trisuzzi (azul) Sonia Maria Martins 43 'J
H - Hagiwara, Janete Hideko (ouro) Valria Paria de Oliveira 51
Hottz, Virginia Maria Spinelli (azul) Vera Lcia Perreira Bellardi 5
J - Jaeger, Maria Ignez Ferreira (ouro)
K - Kopke, Maria da Glria Aranres (azul) b) Ordenac;:ao dos no mes.
L - L~opoldina, Claudia Maria de Andrade (rosa) 2 - Alvarez, Maria de Ptima Snchez
Loureiro, Marcia Rodrigues (azul) 3 - Anclrade, Maria Atice de Azevedo
Lyra, Maria Helena Costa Pereira (palha) 5 - Barros, Marlene da Costa
M - Moreira, Regina da Luz (azul) 5 - Bellard~ Vera Lcia Perreira
R - Riscado, Rogrio Machado (verde) 5 - Benning, Rejane Arauja
5 - Bemates, Edelweiss Carvalho
S -Santos, Angela Nascimento dos (ouro)
Santos, Paulo Roberto Elian dos (ouro) 6 -Braga, Beatriz Aparecida Boselli
Silva, Rosimary Cabra! da (verde) 6 - Braga, Maria Schaetzle
Souza, Zilda Rodrigues de (azul) 7 - Cabra!, Marise Maleck de O.
T - Teixeira, Maria Lemos Barbosa (rosa) 23 - Paria, Ivani Beltrami
24 - Ponseca, urea Parente
40 - Lopes, Maria de Ptima Vieira
12. MTODO ALFANUMRICO 43 - Martins, Sonia Maria
a) Codifica\=ao dos nomes. 51 - Oliveira, Valria Paria de
54 - Patrocnio, Denir La do
lvaro Pinto da Silva 68
54 - Pequeno, Maria Isabel Rodrigues
urea Parente da Fonseca 24
68 - Santos, Erilza Galvao dos
Beatriz Aparecida Boselli Braga 6
68 - Silva, lvaro Pinto da
Denir La do Patrocnio 54 68 - Silva, Maria Leonilda Bernardo
Edelweiss Carvalho Bernates 5
74 - Teixeira, Solange Loureiro
Erilza Galvao dos Santos 68
84 - Vaz, Maria Thereza Chermont de M.
Ivani Beltrami de Paria 23
Maria Atice de Azevedo Andrade 3
Maria de Ftima Snchez Alvarez 2
Maria de Ftima Vieira Lopes 40
Maria Isabel Rodrigues Pequeno 54
Maria Leonilda Bernardo da Silva 68
Maria Thereza Chermont de M. Vaz 84
Maria Schaetzle Braga 6
Marise Maleck de O. Cabra! 7
Marlene da Costa Barros
.1
5
Rejane Arauja Benning 5
'
i
BIBLIOGRAFIA
1

Legisla~ao 1

Lei n 5.433, de 8 de maio d~ 1968, dispoe sobre a microfilmagem de documen-


tos.
1

Decreto n 64.398, de 24 delabril de 1969, regulamenta a Lei n 5.433, de 8 de


maio de 1968, que dispoe ~obre a microfilmagem de documentos. Revogado
pelo Decreto n 1.799, de 30: de janeiro de 1996.
1

Decreto n 75.657, de 24 de ~bril de 1975, cria o Sistema de Servi~os Gerais (Sisg)


no Dasp. 1

Decreto n 79.099, de 6 de irneiro de 1977, dispoe sobre documentos sigilosos.


Revogado pelo Decreto n 2l134, de 24 de janeiro de 1997.
1

Lei n 6.546, de 4 de julho d~ 1978, dispoe sobre a regulamenta~ao das profissoes


de arquivista e tcnico de ari:uivo.
1

\ ...
/
Decreto n 82.308, de 25 dd setembro de 1978, institui o Sistema Nacional de
Arquivos. Revogado pelo D~creto n 1.173, de 29 de junho de 1994.
1

Decreto n 82.590, de 6 de novembro de 1978, regulamenta a Lei n 6.546, de


ii 1
4 de julho de 1978, que disp9e sobre a regulamenta~ao das profissoes de arquivis-
1
1 1
ta e tcnico de arquivo.
Lei n 8.159, de 8 de janeiro de 1991, dispoe sobre a poltica nacional de arquivos
pblicos e privados. !
1

Decreto n 1.173, de 29 de jrlnho de 1994, dispoe sobre a competencia, organiza-


~ao e funcionamento do C~nselho Nacional de Arquivos (Conarq) e do Sis.tema
Nacional de Arquivos (Sinal:).

1
214 ARQUIVO: TEORIA E PRTICA BIBLIOGRAFIA 215

Decreto n2 1.799, de 30 de janeiro de 1996, regulamenta a Le n 2 5.433, de 8 de ___. Ministrio das Relac;oes Exteriores. Arquivo Histrico. Arquivo particu-
maio de 1968, que regula a microfilmagem de documentos oficiais. lar de Rodrigo de Souza da Silva Pontes. 1967. 41p. mimeog.
Decreto n2 2.134, de 24 de janeiro de 1997, regula o art 23 da Le n2 8.159, de 8 Calmes, Alan. Practica! realities of computer-based finding aids: the NARS A-1
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1

L,~- --~==-- -----~---~- .. ---- -"'=~-- --------,---------------------lllil-t


216 ARQUIVO: TEORIA E PRTICA
BIBLIOGRAFIA 217

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_ _ _. Bibliographie internationale fondamentale d'archivistique. Archivum, Heredia Herrera, Antoni~. La informatica y su aplicacin en los archivos admi-
25, 1978. nistrativos e histricos. [n: Archivstica general. Teora y prctica. Sevilla,
1
Diputacin Provincial, 1191. .
_ _ _. Caractersticas, estructuras y funciones de los archivos histricos. Arhivos
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NDICE ANALTICO

1
"'-' designa~oes da palavra 19
A
finalidade 20
Acesso aos documentos
fun~es 20
poltica de 146 1 na estrutura organizacional 37
Administra~o de arquivos i
normas de funcionamento 42
Ver Arquivos 1
objetivos 16
lbuns fotogrficos 1
organiza~o 35
Ver Arquivos especiais 1
anlise da dados 36
Alfabeta~ao '
implanta~o e acompanbamento 51
regras 63 1
levantamento de dados 35
Aliena~ao de documentos 1
planejamento 36
~r Elimina~ao de documentos
origem da palavra 19
Alisamento de documentos! 142
Anlise de documentos 1 ds surgimento 15
Arquivamento de documentos V. tb. Planejamento arquivstico;
mtodos 40, 60 1
Proveniencia dos arquivos
nos arquivos correntes 160 Arquivos correntes
nos arquivos especiais 151 arquivament 60
opera~oes 95 1
atividades 54
V. tb. Mtodos de arquiV:unento constitui~ao 54

Arquivamento horizontal Z8 defini~o 111


Arquivamento vertical 28 ! expedi~o 60
Arquivista protocolo 55
caractersticas 43 V. tb. Mtodos de arquivamento
forma~o profissional f3 Arquivos de cust6dia
regulamenta~o profissi?nal 43 1-&r Arquivos permanentes
Arquivos Arquivos especiais
administra~o 35 defini~o 22, 147
1
atua~o 17 tipos 148
caractersticas 20 arquivo de catlogo impresso 154
constru~o 141 arquivo de disco 153
classifica~o 20 arquivo de fUme 153
defini~ao 19 arquivo de fita magntica 153
222 AROUIVO: TEORIA E PRTICA fNDICE ANALfTICO 223

arquivo fotogrfico 148, 152 Classifica~o de documentos 29 descri~o 126 Escrita T


arquivo de recorte de jornal 154 Classifica~iiodecimal de Dewey 85 desinfesta~o142 defini~o 15
V. tb. Doc. audiovisuais; em arquivos 86 destina~o 104 evolu~o 15
Doc. cartogrficos; Doc. iconogrficos V. tb. Mtodo decimal; Mtodos de elimina~o 108, 109 Estudo de documentos
Arquivos especializados arquivamento emprstimo 101 Ver Leitura do documento
defini~iio 22, 147 Cobran~ de documentos 102 encapsula~o 144 Expedi~o
Arquivos gerais 22 Codifica~o de documentos 100 genero 29 Ver Arquivos correntes
Arquivos intermedirios Collinson, Robert L 139 inspe~o 97
constru~iio 119 Conserva~o de documentos 141 lamina~o 144 F
cria~o 50, 115 elementos ambientais 141 leitura 97 Ficha-ndice 90 1
defini~o 111 opera~oes 142 limpeza 142 Filmes
documentos 119 V. tb. Encapsula~o de documentos; ordena~o 100 Ver Arquivos especiais
em cutres paises 117 Lamina~o de documentos recolhimento 111 Fitas magnticas
fun~o 117 Consulta aos documentos 101 restaura~o 143 Ver Arquivos especiais
Arquivos permanentes Coordena~iio de arquivos 40 reten~o 108 Forma~iio profissional
atividades 121 Correspondencia sele~o 105 . ~r Arquivista
cria~o 50 defini~o 31 transferencia 111 Fotografas
defini~iio 111 externa 31 uso 146 ~r Arquivos especiais
documentos 111 interna 31 valor 105 Fumiga~iio de documentos
fim~o 121 oficial 31 Documentos audiovisuais 29 Ver Desinfesta~iio de documentos
Arquivos setoriais 22 identifica~iio 31 V. tb. Arquivos especiais Fundos de arquivo .
Arranjo de documentos 122 particular 31 Documentos cartogrficos 29 critrios de escolha 123
r
regras 124 Costa, Avelino de Jesus da 140 V. tb. Arquivos especiais V. tb. Arranjo de documentos
V. tb. Fundos de arquivo Documentos confidenciais 30
Assuntos D Documentos escritos G
~r Plano de dassifica~o ~r Documentos textuais
Dabbs, Jack Autry 139 Galviio, Ramiz 19
Avalia~iio de documentos 105 Documentos iconogrficos 29
Dados Genero dos documentos 29
anlise 36 V. tb. Arquivos especiais Gestiio de documentos 53
B levantamento 35 Documentos ostensivos 29 Guarda de documentos lOO
Descarte Documentos reservados 30 Guerra, Flivio 139
Banho de gelatina 143
Ver Elimina~o de documentos Documentos secretos 30 Guias
V. tb. Restaura~o de documentos
Descentral~iio de arquivos 38 Documentos sigilosos 29 Ver Instrumentos de pesquisa
Bibliotecas
V. tb. Centraliza~o de arquivos Documentos textuais 29 Guias divis6rias 44
atua~o 17 1
Descri~o de documentos 126 V. tb. Arquivos especiais
objetivos 16
Desinfesta~o de documentos 142
Documentos ultra-secretos 30
Branche, Boullier de 133 I !
Destina~o de documentos 104 Dossie
Buck, Solon 19 Indexa~o coordenada
Dewey, Melvil 85 forma~o 99
recibo 102 ~rUnitermo
e Discos
Ver Arquivos especiais Duchein, Michel 43 ndice
Duplex defini~o 139
Catlogo Documentos
Ver Mtodos de arquivamento ndice alfabtico 88
~Instrumentos de pesquisas acesso 146
exemplos 88
Catlogo impresso alisamento 142
Informtica 157
Ver Arquivos especiais anlise 105 E Inspe~o de documentos 97
Centraliza~iio de arquivos 37 a'rquivamento lOO Elimina~o de documentos Instala~oes arquivsticas 43
V. tb. Descentraliza~o de arquivos arranjo 122, 124 critrios 109 Instrumentos de pesquisa 126
Centros de documenta~iio avalia~o 105 lista 108 elabora~o 140
fim~o 17 classifica~o 29 processos 109 planejamento 140
Centros de inrorma~o cobran~ 102 V. tb. Tabela de temporaldade tipos 127
~Centros de documenta~o codifica~o lOO Emprstimo de documentos 101 catlogo 136
Classifica~o por assuntos 97 conserva~o 141
Encapsul~iio de documentos 144 guia 127
V. tb. Plano de classifica~iio consulta 101 V. tb. Conserva~iio de documentos inventrio analtico 134

.~ --____,------------------
224 ARQUIVO: TEORIA E PRTICA fNDJCE ANALfTICO
225

inventrio sumrio 130 o "Respect des fonds"


l.fr Proveniencia dos arquivds
Taube, Mortimer 89
repertrio 138 Tecido na restaura~o 143
Inventrio analtico Ordem alfabtica Respeito aos fundos !
Ver Mtodos de arquivamento Tecnologa da informa~o 157
Ver Instrumentos de pesquisa l.fr Proveniencia dos arquivds
Ordem alfanumrica Temporalidade
Inventrio surnrio Restaura~lio de documentos 143
l.frMtodos de arquivamento V. tb. "Silking"; Banho de gelatina VerTabela de temporalidade
~ Ver Instrumentos de pesquisa
Ordem numrica Reten~o de documentos 1
Teoria das tres idades 21
Ver Mtodos de arquivamento critrios 108 1 Terminologia arquivstica 23
K Ordem por assunto Rodrigues, Jos Honrio 133 Transferencia de documentos
Knight, G. Norman 139 l.fr Mtodos de arquivamento exemplos 112
Ordena~lio dos documentos 100 tipos 111
L Ordena~lio dos itens
S i
Schellenberg, T. R. 17 i
Lamina~o de documentos 144
Ver Mtodos de arquivamento
Organiza~o de arquivos
Sele~lio de documentos 105 1 u
manual 144 "Silking" 143 1
Uni termo
V. tb. Conserva~o de documentos l.frArquivos V. tb. Restaura~ao de docum~ntos Ver Mtodos de arquivamento
Leitura do documento 97 Silva, Maria Fernanda Gomes dd 138, 139 Uso dos documentos 146
Limpeza dos documentos 142 p '
"Pasta de identifica~lio" 125
T
V
M Pastas 47 Tabela de concordancia
Planejamento arquivstico 36 VerTabeia de equivalencia Valette, Jean Jacques 21
Manuais de arquivo 51
V. tb. Arquivos; Projeto de arquivo Tabela de equivalencia 139 , Valor dos documentos 105
Material arquivstico
Plano de classifica~lio 77 Tabela de temporalidade 106 / Variadex
de consumo 44
exemplo 79 V. tb. Elimina~lio de documentos Ver Mtodos de arquivamento
permanente 48 1
Mtodos de arquivamento 60 V. tb. Classifica~o por assuntos
alfabtico 62 Prindpio bsico de arquivologia
alfanumrico 94 Ver Proveniencia dos arquivos
dgito-terminal 76 Prindpio da proveniencia
geogrfico 68 Ver Proveniencia dos arquivos
numrico cronolgico 75 Projeto de arquivo 50
numrico simples 70 V. tb. Planejamento arquivstico
por assunto 77 Protocolo 55
decimal 85 "Provenance"
dicionrio 81 Ver Proveniencia dos arquivos
duplex 83 Proveniencia dos arquivos 123
enciclopdico 82 V. tb. Arquivos
V. tb. Arquivamento de documentos;
Arquivos correntes; Classifica~o
decimal de Dewey
Q
unitermo 89, 149 Qyesada Zapiola, Carlos A. 137
variadex 92
Microfilmagem 155 R
Miguis, Maria Arnlia Porto 126
Rau, Virginia 137, 138
Museus
Recibo de dossie
objetivos 16
VerDossie
\..._
Recolhimento de documento~ 111
N Recortes de jornal
Negativos Ver Arquivos especiais
Ver Arquivos especiais Regulamenta~o profissional
Nota~lio Ver Arquivistas
defini~o 44 Repertrio
smbolos 126

- - - - - ~1
l.fr Instrumentos de pesquisa

\...._,' ~---~-------- ------


----~~~~~~~--------------------------~
E nao posso resistir ao 1 desejo de
destacar, no desempenh_st profissional
dessa j consagrada autora, mais urna
valiosa contribuiqao: seu inegvel esforqo
na obten~ao dos resultados que come;:am
a ser colhidos pelo Conarq.

Justifica-se o destaque pelo contraste: as


tres dcadas anteriores, de tentativas
frustradas de dotar o Brasil de normas e
a~ao sistemica na rea, e o momento

atual, em que j podemos cultivar a


esperan~a de sair da fase da aspira;:ao
romiintica para urna realidade racional,
em relaqao aos arquivos. Antes, ainda
que os objetivos certos j estivessem
presentes, os resultados do . exerccio
normativo dos arquivistas eram escassos.
Crdito, pois, para o Arquivo Nacional,
para os membros do Conarq e, notada-
mente, para Marilena - urna\ verdadeira
agente de mudanqas. Mes!Tl'o.:;sem titu-
laridade oficial a altura da fhqao que
exerce, ela nao esmorece na coordena91io
exaustiva e polivalente das realiza;:oes do
Conselho, onde coloca, alm de toda a
sua experiencia arquivstica, seus co-
nhecimentos de administra;:ao e, sobre-
ludo, seu ideal crisUo de servir, ainda
que a recompensa material nao esteja a
altura do seu esforqo.

Por todos esses motivos. de se esperar


que Marilena, na qualidade de artfice
competente da escalada normativa do
Arquivo Nacional. possa brindar seus
leitores lanqando brevemente um livro
sobre a rica experiencia de impulsionar o
Coi]selho Nacional de Arquivos.

Helena Corra Machado


Membro do Conarq e consultora do
Arquivo do Estado do Rio de Janeiro
j

..,
1