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17/08/2010

Gerência de Projetos

Algumas estatísticas

[Standish Group, 2004]

% de projetos bem sucedidos


 Em grande empresas: 24%;
 Em médias empresas: 28%;
 Em pequenas empresas: 32%
[Standish Group, 2004]

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% de projetos bem sucedidos

Sucesso de um projeto
 O projeto foi realizado contemplando:
◦ O tempo estimado;
◦ O custo previsto;
◦ Um bom nível de aceitação do cliente;
◦ O projeto e cliente pode ser utilizado como
referência;
◦ Atendimento de forma controlada às
mudanças de escopo;
◦ As regras, políticas, procedimentos da
organização, sem causar disturbios;
◦ Aspectos culturais.

Fatores de sucesso
 Participação dos usuário – 19%
 Apoio dos diretores, gerentes, etc. – 16%
 Requisitos bem definidos – 15%
 Bom planejamento – 11%
 Expectativas realistas – 10%
 Etapas de projeto menores – 9%
 Equipe competente – 8%
 Domínio do negócio – 6%
 Uma visão clara e objetiva do projeto – 3%
 Trabalho duro e equipe focada – 3%

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O que é um projeto?
Tem início e fim
bem
determinados

“Um esforço temporário com a


finalidade de criar um
produto/serviço único”

O resultado é algo
único em algum
aspecto.
[PMBOK Guide, 2008]

Exemplos de projetos

Operações

São um conjunto de ações cujo


resultado, em um dado período,
contribui para o atendimento de
uma necessidade administrativa
ou operacional da organização

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Operações – Cont.
 Caracteriza-se por:
◦ Ter um objetivo que possa ser medido
qualitativa e financeiramente;
◦ Atividade contínua (não ser limitada ao
tempo);
◦ Por dar condições para o funcionamento
normal de uma organização;
 Exemplos:
◦ ARH
◦ Compras, contabilidade, etc.

Projetos X Operações
 São semelhantes, pois são:
◦ Executados por pessoas;
◦ Restritos a recursos limitados;
◦ Planejados, executados e controlados.

Programa

São um grupo de projetos


designados a alcançar um
objetivo estratégico mais
abrangente.

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Programas
 Caracterizam-se por:
◦ O termo é mais usando pelo governo;
◦ Tal como o projeto é limitado no tempo
mas, sua duração é bem maior (anos e
anos);
◦ Os projetos constituem a execução do
programa para atingir os seus objetivos;
◦ Por terem um longo período, podem
incluir operações;
 Exemplos

Projetos X Programas

O que é Gerenciamento de
projetos?

“Aplicação de conhecimentos
habilidade, ferramentas e
técnicas às atividades do projeto
a fim de alcançar seus objetivos”
[PMBOK Guide, 2008]

“É atingido através do uso de


processos e fases”

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O Gerenciamento envolve....
 Planejamento  Monitoração e
◦ Definição e previsão Controle
de requisitos, ◦ Acompanhar, avaliar,
cronograma, monitorar e resolver;
recursos, esforço e ◦ Realização das
custos; atividades
◦ Organograma do (progresso do
projeto e alocação projeto);
da equipe; ◦ Riscos e custos;
◦ Infra-estrutura ◦ Qualidade dos
necessária artefatos
(ambiente,
treinamento, etc); ◦ Motivação e coesão
da equipe;
◦ Estrutura de
comunicação; ◦ Problemas e conflitos
(tomar ações
◦ Problemas (levantar corretivas).
riscos).

Pontos relevantes do
Gerenciamento

Qualidade

Escopo

Stakeholders

“Indivíduos e Organizações
envolvidos no projeto, ou que
serão afetados positivamente ou
negativamente pelo resultado
final”

“Devem ser identificados e gerenciados,


pois são elementos chaves no projeto”

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Principais Stakeholders

Projeto

Atividades do gerente de
Projetos
 Aloca recursos;
 Define prioridades;
 Coordena as interações com cliente e
usuários;
 Procura manter a equipe do projeto focada;
 Supervisiona, delega, motiva, gerencia o
stress;
 Resolve conflitos de stakeholders com
diferentes expectativas e necessidades;
 Estabelece um conjunto de práticas para
assegurar a qualidade dos artefatos do
projeto;
 Identifica requisitos

Qual é o objetivo do gerente de


projetos?

“Desenvolver o produto/serviço
esperado dentro do prazo, custo
e nível de qualidade desejados”

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Fases comuns do Ciclo de Vida


de um Projeto

Conceitual Planejamento Implementação Finalização

• Avaliar a idéia e • Organização • Desenvolver o • Transferência


analisar os das atividades produto/ serviço dos resultados,
riscos, custos, recursos e até que ele realocação dos
requisitos documentação esteja pronto. recursos.
iniciais. necessária.

Receita para o sucesso?


 Ingredientes:
◦ Minimização;
◦ Comunicação;
◦ Infra-estrutura padrão;
 Misturar com:
◦ Um bom gerente de projetos;
◦ Um processo interativo e iterativo;
◦ Ferramentas de gerência de projetos;
◦ Aderência às regras básicas;
 Cozinhar:
◦ Não mais do que 6 meses;
◦ Com não mais do que 6 pessoas;
◦ Gastando não mais do que $750 mil.

Gerência de Projetos

ESTRUTURAS
ORGANIZACIONAIS

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Influências Organizacionais
 Os projetos normalmente fazem parte
de uma organização que é maior que
o projeto;
 Exemplos de organizações:

Sistemas Organizacionais
 Organizações baseadas em projetos:
◦ Não tem áreas funcionais;
◦ Existem vários projetos com gerentes e staff
próprios;
◦ Projetos grandes funcionam como entidades
totalmente autônomas;
◦ Projetos menores podem compartilhar um
pool de recursos de infra-estrutura;
◦ Renda vem da execução de projetos para
outras organizações;
◦ O gerenciamento é por projeto;

Sistemas organizacionais –
Cont.
 Organizações não baseadas em
projetos:
◦ São estruturas por funções;
◦ Em geral, são hierárquicas e burocráticas;
◦ Gerenciamento de projetos é mais difícil;
◦ Departamentos não estão habituados a
gerenciar projetos.

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Culturas organizacionais
 Expressa em valores, normas,
convicções, expectativas, políticas,
procedimentos e relações de
autoridade
 Gerente com estilo participativo
encontra problemas em organizações
hierárquicas
 Gerente com estilo autoritário terá
problemas em uma organização
participativa ou horizontal

Estrutura Organizacional

Estrutura Organizacional
 Organização Funcional
◦ pessoal é agrupado por especialidade, como
produção, marketing, engenharia, contabilidade;
◦ Os departamentos trabalham independentes;
 Organização por Projeto
◦ Os membros da equipe geralmente são
colocados juntos;
◦ O gerente tem grande independência e
autoridade;
◦ Possuem unidades denominadas departamentos
que oferecem serviços de suporte e respondem
diretamente ao gerente;

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Organização Funcional

Organização por Projeto

Estrutura Organizacional
 Organização Matricial
◦ Mista: funcional e projeto
 Três tipos:
◦ Matriz fraca:
 O papel do gerente é mais de coordenador ou
facilitador do que de um gerente de projetos
◦ Matriz balanceada:
 O gerente não possui autoridade total sobre o
projeto e seus recursos financeiros
◦ Matriz forte:
 Gerente e equipe de projetos alocados em tempo
integral

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Matriz Fraca

Matriz Balanceada

Matriz Forte

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Organização Composta
 Envolvimento de todas as estruturas em
vários níveis;
 Organizações funcionais podem criar uma
equipe para cuidar de um projeto crítico;
 Cada equipe pode ter características de um
projeto, com opções próprias:
◦ Equipes full-time para diferentes departamentos;
◦ Desenvolvimento dos próprios procedimentos
operacionais;
◦ Pode operar fora da estrutura hierárquica
padrão;

PMO nas estruturas


organizacionais
 Um escritório de projetos (PMO) é uma
unidade organizacional que centraliza e
coordena o gerenciamento de projetos;
 O PMO se concentra no planejamento, na
priorização e na execução coordenada de
projetos e subprojetos;
 Um PMO pode operar de modo contínuo,
desde o fornecimento de funções de apoio
(treinamento, software, políticas
padronizadas e procedimentos) até o
gerenciamento direto real do projeto.

PMO nas estruturas


organizacionais (cont.)
 Muitas organizações compreendem os
benefícios de desenvolver e implementar
um PMO;
 Isso é verdadeiro para organizações
matriciais e por projeto especialmente
quando estão gerenciando vários
projetos simultaneamente
 Um PMO pode existir em qualquer uma
das estruturas organizacionais porém a
probabilidade de ocorrer aumenta em
organizações matriciais fortes e por
projeto

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PMO nas estruturas


organizacionais (cont.)

 A função do PMO numa organização


pode variar de uma assessoria até
uma concessão formal de autoridade
pela gerência executiva.
 Existindo um PMO na organização,
uma faixa será adicionada entre a
camada do gerente de projetos e a
camada do executivo chefe.

Conclusões

 Os sistemas, a cultura e as estruturas


organizacionais podem influenciar
muito a gerência de projetos;
 É necessário entender a cultura
organizacional e os objetivos do
projeto para se definir a melhor
estrutura;
 Muitas vezes é necessário resolver
conflitos;

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