SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN

GUA DE APRENDIZAJE PARA EL PROGRAMA DE

FORMACIN COMPLEMENTARIA VIRTUAL
Cdigo: F00x-P00x-GFPI versin: 01
Proceso Gestin de la Formacin Profesional Integral
Procedimiento Creacin y Adecuacin de Programas de
Formacin Virtual y a Distancia

GUA DE APRENDIZAJE N 1

1. IDENTIFICACIN DE LA GUA DE APRENDIZAJE

Programa de Formacin: Cdigo: 210602009

Organizacin Documental en el Entorno Laboral Versin: 1

Resultados de Aprendizaje: Competencia:

Clasificar los documentos de archivo aplicando los principios Organizar archivos de gestin de
archivsticos y la legislacin vigente. acuerdo con normatividad vigente y
polticas institucionales.

Duracin de la gua (en horas): 10 Entendiendo que la realizacin de esta

gua abarca un tiempo mnimo de diez
(10) horas, en una semana de trabajo
individual y colaborativo; se recomienda
que se destinen dos (2) horas diarias
para las actividades, y as obtener un
desarrollo adecuado de la misma.

2. INTRODUCCIN

Estimado aprendiz,

La Organizacin Documental es de gran importancia para la eficiencia y mejora continua en los procesos y
funciones de las entidades pblicas o privadas que constantemente realizan trmites de documentos, ya que
sta se fundamenta en el conjunto de gestiones orientadas hacia la clasificacin, ordenacin y descripcin de
los documentos; como proceso esencial de aplicacin en los procesos archivsticos, segn lo establece la
normatividad.

Para ello, es indispensable y elemental conocer los conceptos archivsticos en la Organizacin Documental, la
clasificacin de documentos en la organizacin documental y los principios archivsticos que se utilizan en la
gestin de ordenacin archivstica.

A continuacin usted encontrar descrita cada una de las actividades que conforman la gua de aprendizaje N
1, la cual se debe desarrollar teniendo en cuenta el primer contenido de estudio: Caractersticas y
Clasificacin de los Documentos, y el material adicional dispuesto para la realizacin de esta gua.

Durante el desarrollo de la gua, usted contar con la orientacin necesaria para alcanzar el resultado de
aprendizaje correspondiente.

Recuerde que para el desarrollo de las diferentes actividades planteadas para esta gua, resulta indispensable
recordar el uso de fuentes bibliogrficas y webgrafas, en caso de que sea necesario.
Evite usar contenidos, fragmentos de textos y parafraseos sin la correspondiente referencia y cita.
 Gua de Aprendizaje

Igualmente, recuerde la puntualidad y compromiso en la entrega de actividades para un adecuado proceso y

culminacin del programa de formacin.

Bienvenido!

3. ESTRUCTURACIN DIDCTICA DE LAS ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE

3.1. Actividades de Reflexin inicial

Descripcin:

Despus de tener un primer acercamiento con el programa, mediante las actividades iniciales como el sondeo,
la evaluacin de induccin y el foro social, las cuales son de gran importancia, ya que permiten un
reconocimiento de la plataforma, as como de la metodologa del programa y habiendo repasado el primer
contenido de estudio; es momento de que haga una reflexin acerca de los conocimientos previos que tenga
hasta el momento, los cuales le servirn de apoyo en todo el proceso.

Teniendo en cuenta lo anterior, se invita a que observe el video descrito a continuacin:

Procesos de Organizacin de los Archivos / Disponible en el espacio - MATERIAL PARA EL

DESARROLLO DE LA GUA DE APRENDIZAJE 1 Actividad 1.

ste le permitir reflexionar sobre la importancia de tener claros los conceptos bsicos, para un adecuado
proceso de la Organizacin Documental. Posteriormente ingrese nuevamente al foro social, y con una visin
ms amplia complemente su presentacin, indicando el por qu es importante para usted realizar este programa
de formacin, ya sea en el mbito profesional o personal.

Recomendacin:

Es importante que complemente la informacin del foro social.

Gua de Aprendizaje

3.1. Actividades de contextualizacin e identificacin de conocimientos necesarios para el

aprendizaje

Descripcin:

La normatividad vigente y la caracterizacin de diferentes trminos son indispensables para una adecuada
comprensin de las generalidades de la Organizacin Documental en el entorno laboral.

Por lo anterior, se sugiere que conozca an ms del tema, realizando la lectura sugerida de los siguientes
documentos:

Acuerdo 042 del 2013 (Del art.1 al art. 6).

Norma NTC 4095 (Punto 1 al 3).

ISAD (G) 2000 (Punto 1 al 3.7).

Posteriormente participe en la Sesin en Lnea en donde comparta su punto de vista acerca de:

1. Segn el Acuerdo 042, Cul es el criterio de Archivos de gestin que considera que se podra
mejorar y / o complementar? Justifique su respuesta.

2. Describa con sus palabras y de forma general, Cul es la intencin de la Norma NTC 4095?

3. Explique por qu es importante tener en cuenta en el proceso de Organizacin Documental la

Norma Internacional General de Descripcin Archivstica - ISAD (G) 2000.

Recomendacin:

La Sesin en Lnea se debe planear de comn acuerdo entre el tutor y los aprendices. Recuerde que es
muy importante su aplicacin, ya que permite la retroalimentacin y aclaracin de conceptos.

3.3. Actividades de apropiacin del conocimiento (Conceptualizacin y Teorizacin)

Descripcin:

En esta actividad encontrar en forma interactiva trminos esenciales de la temtica vista en la primera
semana de estudio. La intencin es que usted relacione cada uno de ellos con los significados adecuados.

Tenga en cuenta que cada trmino est acompaado de una imagen que le ayudar a identificar fcilmente
a qu significado corresponde.

Disponible en el espacio - Actividad 1.

Lea con especial atencin las indicaciones del interactivo.

Importante:

Una vez haya enviado su calificacin es necesario que verifique su nota en el centro de calificaciones. Si
Gua de Aprendizaje

sta no aparece, por favor realice nuevamente la actividad.

3.4. Actividades de transferencia del conocimiento

Descripcin:

Participe en el Foro Temtico 1, respondiendo de forma clara y argumentada la siguiente pregunta:

a. Cmo cree que se refleja la aplicabilidad de la Organizacin Documental en las empresas hoy en
da?

Nota:

Realice el aporte del foro a travs del espacio Actividades o el espacio Foros, dispuesto en la plataforma
Blackboard.

3.5. Actividades de evaluacin

Evidencias de Aprendizaje Criterios de Evaluacin Tcnicas e Instrumentos

de Evaluacin

De Conocimiento:

Inicialmente, usted deber analizar y Identifica y clasifica los TCNICAS

repasar con la informacin obtenida en documentos de archivo
las anteriores actividades, pues sta le aplicando los principios S.S.= Simulacin de
ser de gran ayuda para la evidencia de archivsticos. Situaciones
su desempeo.
F.P. = Formulacin de
De Desempeo: Preguntas

Para desarrollar este tem de la M. = Mapas

actividad de evaluacin, usted deber
realizar el siguiente ejercicio:
INSTRUMENTOS
En la herramienta ofimtica que usted
prefiera, realice un trabajo escrito que C.T.= Cuestionarios
contenga los siguientes elementos:
M. V. = Matriz de
1. Portada. Valoracin.
2. Introduccin.

3. Mapa mental, donde se indique

cmo se clasifica la
documentacin para hacer los
procesos de ordenacin y
descripcin documental en las
entidades pblicas y privadas.

4. Conclusiones.
Gua de Aprendizaje

Recomendacin:

No olvide la importancia de citar y

referenciar cuando emplea material
de diferentes fuentes.

De Producto:

Usted deber entregar el trabajo escrito

a travs del espacio dispuesto para ello
en la plataforma Blackboard,
denominado: ENVO DE LA ACTIVIDAD
1 TRABAJO ESCRITO.

4. RECURSOS PARA EL APRENDIZAJE

Navegador web (se recomienda usar Chrome).

Plataforma Blackboard.

Contenido 1 - Caractersticas y Clasificacin de los Documentos.

Disponible en: Espacio material del programa.

Gua de aprendizaje RAP N 1.

Disponible en: MATERIAL PARA EL DESARROLLO DE LA GUA DE APRENDIZAJE 1 Actividad 1.

Video - Proceso de Organizacin de los Archivos.

Disponible en: MATERIAL PARA EL DESARROLLO DE LA GUA DE APRENDIZAJE 1 Actividad 1.

Lecturas sugeridas:

El Acuerdo 042 de 2013 (Del art.1 al art. 6).

Norma NTC 4095 (Punto 1 al 3)

ISAD (G) 2000.

Disponibles en: MATERIAL PARA EL DESARROLLO DE LA GUA DE APRENDIZAJE 1 Actividad 1.

Gua de Aprendizaje

5. GLOSARIO DE TRMINOS

Archivo Central: Recoge, organiza, custodia y conserva la documentacin administrativa originaria de los
archivos de gestin o de oficina; una vez sucedido el periodo de permanencia en los mismos. Tambin se
conoce como Archivo General.

Cuadro de Clasificacin: Es el esquema que refleja la estructura intelectual de los documentos que
forman un archivo o un fondo documental.

Documentos de Archivo: Son registros de informacin originada o recogida por una persona o entidad en
funcin de sus actividades o razn de ser de la empresa.

Expedientes: Unidad documental constituida por un conjunto de documentos generados y/o recogidos en
una oficina por una persona fsica o moral, con el fin de comenzar, desarrollar y finalizar una gestin.

Gestin Documental: Es el conglomerado de normas y tcnicas que permiten a la empresa gestionar su

flujo de documentos a lo largo del ciclo de vida del mismo.

Inventario Documental: Es obligacin de las entidades de la Administracin Pblica elaborar inventarios

de los documentos que produzcan en ejercicio de sus funciones, de manera que se asegure el control de
los documentos en sus diferentes fases.

Serie: Se encuentra constituida por documentos derivados de la reiteracin de los procesos y prcticas
administrativas o tcnicos en las oficinas.

Subserie: Es el grupo de unidades documentales que conforman parte de una serie y se jerarquizan y
reconocen en forma separada del grupo de la serie por los tipos documentales que cambian de acuerdo
con el trmite de cada asunto

Tablas de Retencin Documental: Relacin de series con sus apropiados tipos documentales,
permitiendo determinar el periodo de duracin en cada fase del ciclo vital de los documentos.
Gua de Aprendizaje
6. BIBLIOGRAFA/ WEB GRAFA

BIBLIOGRAFA

Congreso Nacional de la Repblica de Colombia. (2000). Ley General de Archivos.

Bonal Zazo, J. L. (2011). Clasificacin y Ordenacin. Universidad de Extremadura. Facultad de

Biblioteconoma y Documentacin.

WEB GRAFA

Universidad Surcolombiana. (s.a.) Gua para la Organizacin de los Archivos de Gestin. Tomado de
http://www.usco.edu.co/archivosUsuarios/12/archivo_central/3.%20GUIA%20PARA%20LA%20ORG
ANIZACION%20DE%20LOS%20ARCHIVOS%20DE%20GESTION.pdf

Archivo General de la Nacin (2013, 15 de marzo) Acuerdo 005 de 2013. Tomado de

http://www.archivogeneral.gov.co/index.php?idcategoria=8261#.

7. CONTROL DEL DOCUMENTO (ELABORADA POR)

Nombre Cargo Dependencia Fecha

Sandra Milena Montoya Expertas temticas Centro de Gestin Marzo 2014

Lpez Tecnolgica de
Servicios
Eliana del Pilar Ospina

Julin Andrs Mora Gmez Lder de lnea de produccin Centro de la Marzo 2014
tecnologa del diseo
y la productividad
empresarial - Lnea
de produccin -
SENA Girardot

Yiced Pulido Asesora pedaggica Centro de la Marzo 2014

tecnologa del diseo
y la productividad
empresarial - Lnea
de produccin -
SENA Girardot
Gua de Aprendizaje

Luisa Fernanda B. Tllez Editoras de contenido Centro de la Marzo 2014

tecnologa del diseo
Andrea Del Pilar Rodrguez y la productividad
empresarial - Lnea
de produccin -
SENA Girardot