CASO DE ESTUDIO GESTION DEL TIEMPO

Julia Nogueras intent volver a quedarse dormida antes de que sonara el despertador a las 7 de la
maana. Julia era uno de los seis jefes de equipo de la Central de Servicios, del que era director
Arcadio Manuel, un veterano de la compaa, trabajador incansable, que tena a gala y ejemplo ser
el ltimo en abandonar la oficina, da tras da. Arcadio no hablaba mucho y se relacionaba poco
con los dems directores de la compaa, competentes y jvenes responsables de los
departamentos de administracin, logstica, produccin, recursos humanos, etc., y solo mantena
constante relacin con Gervasio Chico Cervera, el director del departamento comercial. Reportaba
peridicamente al director general, pero generalmente solo cuando ste se lo peda, y tambin
asista a las reuniones mensuales de directores, donde intervena poco y casi siempre para mostrar
desacuerdo con la opinin la mayora. No era Arcadio un superior fcil de tratar, ms bien se
mostraba autoritario y distante con sus colaboradores, y sus jefes de equipo saban que haba
pocas posibilidades de cuestionar sus rdenes, y menos de plantearle nuevas formas de organizar
y distribuir el trabajo. Alegaba a menudo que siempre haba sido as y as estaba bien. Como

consecuencia de este estilo direccin, la mayor parte de los jefes de equipo mostraban una
iniciativa reducida para mejorar la eficiencia del trabajo de sus equipos, planificaban poco y se
angustiaban mucho cuando el trabajo no sala adelante, a pesar de las largas jornadas de trabajo
que compartan con su director. Cada jefe de equipo era responsable del servicio de atencin
comercial a un nmero determinado de clientes. Adems, era responsable de la concertacin y
preparacin de las visitas comercial es de los vendedores a los clientes de su zona, as como de
otros clientes potenciales y prospectos. Cada jefe de equipo tena a su cargo entre 10 y 15
empleados y 2 3 becarios, dependiendo del tamao de la zona de la que eran responsables. Julia
estaba dando cuenta de su desayuno (que siempre haca de pie, en poca ms de cinco minutos)
cuando se dio cuenta que a las 11 tena una reunin con su jefe y el director de Calidad, tena
antes que preparar un informe sobre dicho asunto, y tena que atender a uncliente que, ayer a
ltima hora, haba llamado para personarse en la oficina y ver a alguien que le diera razn de su
problema de reclamaciones pendientes, segn le dijo, por cierto muy enfadado. La verdad es
que Julia no tena idea de a qu reclamaciones se refera, y tampoco se haba decido a
preguntrselo ayer, porque estaba atendiendo a dos de sus colaboradores y ya era la cuarta vez
que la interrumpan con llamadas telefnicas inesperadas. Por la tarde, a las 6, tenan, ella y sus
colegas, reunin con el director de recursos humanos, quien les iba a explicar el asunto de la
evaluacin del desempeo.

Su coche tard en arrancar, gracias a unos buenos vecinos lo consigui... Perdi ms de diez
minutos. Cundo llevara el coche al taller , si no tena tiempo? En el camino se encontr el
atasco previsible de los viernes lluviosos, que ella no haba sin embargo previsto. Lleg muy tarde.
Cruz el portaln de la empresa y se dirigi al aparcamiento. Cuando lleg vio que su plaza
habitual es taba, una vea ms, ocupada, hecho que le cabre bastante, porque adems tuvo que
perder quince minutos adicionales para aparcar correctamente en la calle. Esta vez no dejara que
le multasen de nuevo por mal aparcamiento. Apenas dio los buenos das a la gente de su
departamento, y se le present la siguiente situacin:

Auxiliar de Julia: Julia, tienes 5 llamadas; El jefe dice que est esperando el informe, que lo
quiere leer antes de entrar a la reunin con el de Calidad; Te han llamado de la consulta
 del dentista para recordarte la cita de hoy a las 6 de la tarde; El director de RR.HH. quiere hablar
contigo; me ha adelantado que quiere que le ayudes a preparar la presentacin de esta tarde; te
espera en su despacho lo antes posible Pepe, el nuevo en el equipo, dice que quiere verte (te
adelanto que es para pedirte consejo sobre como tratar el tema de Hijos de Alcntara, que est
muy perdido, y por lo visto es muy urgente) Tu hija llama desde Granada, que quiere darte un
recado Julia llega a su despacho y abre el correo. Selecciona mensajes y encuentra:

Un fax del Director General requiriendo informacin sobre la situacin del servicio en el mes
finalizado , ya es la 2 vez que lo solicita (Por qu no se lo pide a su jefe Arcadio, que para eso
est, piensa) Una factura de la empresa suministradora de etiquetas, por un valor de

12.000 . (Julia se sobresalt rpidamente es imposible...,!) Una carta del tutor del becario
solicitando cubrir un informe de seguimiento. Un estudio sectorial sobre la ltima tecnologa
aplicada a la mejora del servicio al cliente (Qu interesante...) Julia empez a leer el estudio,
olvidando por un buen rato todas sus citas. Y cuando mir la hora, el tiempo se haba
definitivamente precipitado. No haba preparado la reunin con el director de calidad y la verdad
es que no fue un tiempo aprovechado. Adems, parece que el de Calidad y su jefe nunca queran
acabar. Durante la reunin, ella pensaba en sus citas no atendidas y en todos esos otros
problemas pendientes,..

Este da ha sido espantosamente malo, le coment a su hija cuando sta le repiti la llamada a
su casa, (llamada que su madre no le haba devuelto por la maana), poco despus de quedar
rendida por el sueo en el silln de la televisin, sin haber cena do. Y tambin el de ayer, y el de
anteayer, y el de anteanteayer le dijo su hija en forma de reproche. Cundo vas a organizar tu
tiempo, mam? Y hoy el director de recursos humanos, muy cariosamente, le haba sugerido
que se cogiese unas vacaciones, si era necesario. Qu querra decir con esto?

Antes de colgar, su hija le haba aconsejado que durmiera bien maana, y no precisamente en el
silln ante la televisin. La buena noticia (que sorprendi a Julia, porque no se acord durante
todo el da), era que al da siguiente era sbado, no tena que ir al trabajar, y Julia decidi dedicarlo
en parte a: 1. Reconocer los problemas de organizacin y gestin de su tiempo. 2. Hacer un plan
de mejora de gestin de su tiempo personal Estas mismas son las cuestiones que deben
desarrollar y responder los alumnos del curso Gestin del Tiempo
ASIGNACION 1.

Reconocer los problemas de organizacin y gestin de su tiempo

Julia tiene problemas de estrs, debido a la sobrecarga de trabajo y tal como se manifiesta el
intentar dormir antes de que el despertador suene. -

El entorno laboral de Julia no es favorable, el jefe de Julia el Sr. Arcadio, no es un superior fcil de
tratar, ms bien se muestra autoritario y distante. Como consecuencia de este estilo direccin, la
mayor parte de los jefes de equipo planificaban poco y se angustian mucho cuando el trabajo no
sale adelante, a pesar de las largas jornadas de trabajo que compartan con su director. -

Julia es desorganizada y desordenada en su trabajo, no tiene un horario de atencin para su grupo

de trabajo, ni de las visitas comerciales, ni de a los clientes de su zona, de los clientes potenciales y
prospectos. -

Es desorganizada y desordenada en su vida personal, tal como se observa en su vida cotidiana, al

dormir en el mueble, tomar desayuno parada, no cenar, ni tiene precaucin de sus herramientas
de trabajo, como su auto. -

Mezcla la vida laboral con la vida personal, recibe llamadas de su familia en el trabajo y de su
dentista.

2. Hacer un plan de mejora de gestin de su tiempo personal

Primeramente Julia debera definir sus objetivos y prioridades en su vida personal y laboral. No
dejarse dominar por el tiempo, sino dominar el tiempo. En el trabajo, Julia podra organizarse de la
siguiente manera:

En el entorno laboral, la actitud no tan positiva de su jefe Arcadio, ella debera tomar una actitud
independiente con un control sobre la forma en que realiza sus obligaciones, las cuales resultan
ms satisfactorias en el trabajo y su vida. En las visitas, Julia debera dar a conocer el tiempo
disponible que tiene para sus visitantes y sus clientes, exigir y dar puntualidad. En el telfono,
debera preparar las llamadas, establecer un horario para hacer y recibir llamadas, y en el tiempo
que se organice realizar ella la llamada, as tendr el control de la duracin de la llamada. Explicar
a su auxiliar la diferencia entre urgente e importante. Saber decir no cuando una persona le pida
ayuda. Definir reuniones con su equipo de trabajo, y convocarlos con 2 o 3 das de anticipacin, as
no olvidaran incluir alguna pregunta. No dejar para maana las cosas Dejar la dilacin, dejar de
hacer tareas sin terminar Auto disciplinarse de la misma manera en su vida personal. Lo que le
ayudara a: Obtener un mejor panorama de las actividades y prioridades Tener mas tiempo libre
para la creatividad Dominar y reducir el stress Tener tiempo libre para la familia, los amigos y uno
mismo