Escolar Documentos
Profissional Documentos
Cultura Documentos
1
4.4.7.4. Mtodo ideogrfico numrico decimal..................................................24
4.4.7.5. Mtodo ideogrfico unitermo (ou indexao coordenada)........................24
4.4.7.6. Mtodos padronizados.............................................................................25
4.4.7.7. Mtodos padronizados automtico........................................................25
4.4.7.8. Mtodos padronizados soundex ............................................................25
4.4.7.9. Mtodos padronizados rneo e mnemnico ..........................................25
4.4.7.10. Mtodos padronizados variadex..........................................................26
4.4.8. Mtodo alfanumrico ..................................................................................26
4.4.9. Etapas de arquivamento ..............................................................................26
4.4.9.1. Inspeo..................................................................................................26
4.4.9.2. Estudo.....................................................................................................26
4.4.9.3. Classificao ...........................................................................................26
4.4.9.4. Codificao .............................................................................................26
4.4.9.5. Ordenao...............................................................................................26
4.4.9.6. Guarda dos documentos ..........................................................................27
4.5. Emprstimo e consulta........................................................................................27
4.6. Anlise, avaliao, seleo e eliminao .............................................................27
4.6.1. Valor dos documentos.................................................................................29
4.6.1.1. Distino entre valores primrios e secundrios.......................................29
4.6.1.2. Distino entre valores probatrios e informativos ..................................29
4.6.1.3. Valores probatrios .................................................................................29
4.6.1.4. Valores Informativos...............................................................................30
4.6.1.4.1. Unicidade .........................................................................................30
4.6.1.4.2. Forma...............................................................................................31
4.6.1.4.3. Importncia ......................................................................................31
4.6.1.4.4. Documentos relativos a pessoas - seleo especial e amostra
estatstica 31
4.6.1.4.5. Documentos relativos a coisas ..........................................................32
4.6.1.4.6. Documentos relativos a fenmenos...................................................32
4.6.2. Concluses..................................................................................................32
4.6.3. Microfilmagem ...........................................................................................33
4.6.3.1. Filme (rolo).............................................................................................33
4.6.3.2. Jaqueta ....................................................................................................33
4.6.3.3. Microfichas .............................................................................................33
4.6.4. Tecnologia da Informao...........................................................................34
4.6.5. Transferncia e recolhimento ......................................................................34
4.6.6. Tipos de transferncia .................................................................................35
5. Arquivos permanentes ................................................................................................36
5.1. Atividades de arranjo ..........................................................................................37
5.1.1. Princpios de arranjo de arquivos.................................................................38
5.1.1.1. Evoluo dos princpios de arranjo..........................................................38
5.1.1.2. Concluses finais sobre os princpios de arranjo de documentos..............40
5.2. Atividades de descrio e publicao ..................................................................41
5.2.1. Tipos bsicos de instrumentos de pesquisa ..................................................42
5.2.1.1. Guia ........................................................................................................42
5.2.1.2. Inventrio sumrio ..................................................................................42
2
5.2.1.3. Inventrio analtico..................................................................................42
5.2.1.4. Catlogo..................................................................................................43
5.2.1.5. Repertrio ...............................................................................................43
5.2.1.6. ndice instrumento de pesquisa auxiliar ................................................43
5.2.1.7. Tabela de equivalncia ou concordncia..................................................43
5.2.2. ISAD(G) Norma Geral Internacional de descrio arquivstica.................43
5.2.2.1. Descrio multinvel ...............................................................................44
5.2.2.1.1. Regras para descrio multinvel ......................................................44
5.2.2.2. Elementos de descrio ...........................................................................45
5.2.3. ISAAR(CPF) Norma internacional de registro de autoridade arquivstica
para entidades coletivas, pessoas e famlias ................................................................45
5.2.3.1. Glossrio de termos associados ao ISAAR(CPF).....................................46
5.3. Atividades de conservao..................................................................................46
5.3.1. Desinfestao..............................................................................................47
5.3.2. Limpeza ......................................................................................................47
5.3.3. Alisamento..................................................................................................48
5.4. Restaurao ........................................................................................................48
5.4.1. Banho de gelatina........................................................................................48
5.4.2. Tecido.........................................................................................................48
5.4.3. Silking ........................................................................................................48
5.4.4. Laminao ..................................................................................................48
5.4.5. Laminao manual ......................................................................................49
5.4.6. Encapsulao ..............................................................................................49
5.5. Atividades de referncia......................................................................................49
6. DECRETO N 2.134, DE 24 DE JANEIRO DE 1997 ................................................50
DAS DISPOSIES GERAIS.......................................................................................50
DO ACESSO .................................................................................................................50
DO SIGILO E DA SEGURANA DA SOCIEDADE E DO ESTADO ..........................51
DA INTIMIDADE .........................................................................................................52
DA REPRODUO ......................................................................................................52
DAS DISPOSIES FINAIS ........................................................................................52
7. Lei 8.159 de 8 de Janeiro de 1991...............................................................................53
Disposies Gerais .........................................................................................................53
Dos Arquivos Pblicos ...................................................................................................53
Dos Arquivos Privados...................................................................................................54
Da Organizao e Administrao de Instituies Arquivsticas Pblicas.........................54
Do Acesso e do Sigilo dos Documentos Pblicos ...........................................................55
Disposies Finais..........................................................................................................55
8. Regimento Interno do Conselho Nacional de Arquivos CONARQ...........................56
DA NATUREZA E DA FINALIDADE .........................................................................56
DA COMPETNCIA.....................................................................................................56
DA COMPOSIO E DO MANDATO ........................................................................56
DA ORGANIZAO E DO FUNCIONAMENTO........................................................57
DAS ATRIBUIES DOS MEMBROS DO CONARQ ................................................59
DAS REUNIES DO CONARQ ...................................................................................60
DISPOSIES GERAIS ...............................................................................................60
3
9. DECRETO N 4.073, DE 3 DE JANEIRO DE 2002...................................................61
DO CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS............................................................61
DO SISTEMA NACIONAL DE ARQUIVOS................................................................63
DOS DOCUMENTOS PBLICOS................................................................................65
DA GESTO DE DOCUMENTOS ...............................................................................66
DA DECLARAO DE INTERESSE PBLICO E SOCIAL DE ARQUIVOS
PRIVADOS ...................................................................................................................67
DISPOSIES FINAIS E TRANSITRIAS.................................................................68
10. LEI N 5.433, DE 8 DE MAIO DE 1968. ...............................................................69
11. RESOLUO N 2 ................................................................................................71
12. RESOLUO N 10, DE 6 DE DEZEMBRO DE 1999 .........................................72
4
Apostila de Arquivologia
Material para concursos
1. Introduo
Os arquivos permanentes formam-se a partir de documentos recolhidos dos
arquivos correntes, portanto a administrao destes influencia diretamente os arqui-
vos de custdia. Em vista disso, importantssima a atuao do arquivista na fase de
administrao dos arquivos ativos, incluindo o controle e planejamento da produo
documental.
Os arquivos como instituio tiveram origem na antiga civilizao grega. Nos
sculos V e IV a.C. os atenienses guardavam seus documentos de valor no templo da
me dos deuses (Metroon). O imperador Justiniano ordenou que se reservasse um
prdio pblico no qual o magistrado pudesse guardar os documentos, escolhendo
algum que os mantivesse sob custdia. A finalidade era a de impedir a adulterao e
propiciar as condies necessrias para que pudessem ser encontrados rapidamente.
Entretanto foi a partir da Revoluo Francesa que se reconheceu definitivamente a
importncia dos documentos para a sociedade. Desse reconhecimento resultou em
trs importantes realizaes no campo arquivstico:
a) criao de uma administrao nacional e independente dos arquivos;
b) proclamao do princpio de acesso do pblico aos arquivos;
c) reconhecimento da responsabilidade do Estado pela conservao dos do-
cumentos de valor, do passado
5
consecuo de algum objetivo. Em nvel governamental, tal objetivo o cumpri-
mento de sua finalidade oficial (valor primrio). Assim, filmes cinematogrficos, por
exemplo, quando produzidos ou recebidos por uma administrao no cumprimento de
funes especficas, podem ser considerados arquivos. Documentos escritos, ainda
que classificados como manuscritos histricos, se tiverem sido produzidos em decor-
rncia de uma atividade organizada como por exemplo os de uma igreja, uma em-
presa, ou mesmo de um indivduo podero ser considerados arquivos.
O segundo elemento essencial diz respeito aos valores pelos quais os arqui-
vos so preservados. Para que os documentos sejam arquivados devem ser preser-
vados por razes outras que no apenas aquelas para as quais foram criados e acu-
mulados. Essas razes tanto podem ser oficiais quanto culturais. Sero ento preser-
vados para o uso de outros alm de seus prprios criadores (valor secundrio).
Devem ainda satisfazer a condio de serem realmente documentos do rgo
que os oferece.
Para que se possa garantir a integridade dos documentos preservados deve-
se mant-los conservados num todo como documentos do rgo que os produziu,
deve-se ainda guard-los na sua totalidade, sem mutilao, modificao ou destrui-
o de parte deles.
Conquanto no haja uma definio de arquivo que possa ser considerada defi-
nitiva, pode-se defini-los como, os documentos de qualquer instituio pblica ou
privada que hajam sido consideradas de valor, merecendo preservao permanente
para fins de referncia e de pesquisa e que hajam sido depositados ou selecionados
para depsito, num arquivo permanente. (T.R.Schellenberg).
Ou ainda, segundo Slon Buck, ex-arquivista dos EUA, assim o definiu: Arqui-
vo o conjunto de documentos oficialmente produzidos e recebidos por um governo,
organizao ou firma, no decorrer de suas atividades, arquivados e conservados por
si e seus sucessores para efeitos futuros.
Pode-se dizer que a finalidade de um arquivo a de servir Administrao;
e sua funo a de tornar disponvel as informaes contidas no acervo docu-
mental sob sua guarda.
O art. 2 da Lei 8.159/91 define arquivo da seguinte forma: Consideram-se arqui-
vos, para os fins desta lei, os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por rgos pblicos,
instituies de carter pblico e entidades privadas, em decorrncia do exerccio de atividades espec-
ficas, bem como por pessoa fsica, qualquer que seja o suporte da informao ou a natureza dos do-
cumentos.
Art. 23. Decreto fixar as categorias de sigilo que devero ser obedecidas pelos rgos pbli-
cos na classificao dos documentos por eles produzidos.
1 Os documentos cuja divulgao ponha em risco a segurana da sociedade e do Estado,
bem como aqueles necessrios ao resguardo da inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da hon-
ra e da imagem das pessoas so originariamente sigilosos.
2 O acesso aos documentos sigilosos referentes segurana da sociedade e do Estado se-
r restrito por um prazo mximo de 30 (trinta) anos, a contar da data de sua produo, podendo esse
prazo ser prorrogado, por uma nica vez, por igual perodo.
3 O acesso aos documentos sigilosos referentes honra e imagem das pessoas ser res-
trito por um prazo mximo de 100 (cem) anos, a contar da sua data de produo.
7
Art. 24. Poder o Poder Judicirio, em qualquer instncia, determinar a exibio reservada de
qualquer documento sigiloso, sempre que indispensvel defesa de direito prprio ou esclarecimento
de situao pessoal da parte.
Pargrafo nico. Nenhuma norma de organizao administrativa ser interpretada de
modo a, por qualquer forma, restringir o disposto neste artigo.
2.6. Correspondncia
toda forma de comunicao escrita, produzida e endereada a pessoas jur-
dicas ou fsicas, bem como aquela que se processa entre rgos e servidores de uma
instituio.
Quanto ao destino e procedncia pode-se classificar a correspondncia em
externa e interna. Interna a correspondncia trocada entre os rgos de uma
mesma instituio. So os memorandos, despachos, circulares. Contrrio sensu,
externa aquela trocada entre rgos de instituies diversas ou entre rgos de
uma entidade e pessoas fsicas, como ofcios, telegramas e cartas.
A correspondncia pode ainda ser oficial e particular. Ser oficial a que cui-
dar de assuntos de servio ou de interesse especfico das atividades de uma institu-
io. Ser particular se de interesse pessoal de servidores ou empregados de uma
instituio.
8
ou privado, o arquivista no o faz tomando por base partes do material. No examina
e conclui quanto ao valor de uma simples pea avulsa como uma carta, um relatrio
ou qualquer outro documento. Faz o seu julgamento em relao s demais peas,
isto , em relao inteira documentao, resultante da atividade que a produziu. O
bibliotecrio, ao contrrio, avalia o material a ser adquirido por sua instituio como
peas isoladas. Por isso, os arquivistas no podem arranjar seus documentos de a-
cordo com esquemas predeterminados de classificao de assunto.
O bibliotecrio, no arranjo de seu material, que consiste em peas avulsas, po-
de empregar qualquer sistema de classificao. O principal objetivo de um sistema
reunir materiais idnticos, mas o valor de determinada pea no estar necessaria-
mente perdido se no for classificado em determinado lugar. O mesmo no ocorre no
arquivo: uma vez que as peas tenham sido retiradas do seu contexto inicial, destru-
iu-se muito do seu valor de prova. Da surgiu o princpio da provenincia, pelo qual os
documentos so agrupados pelas suas origens. O arquivista deve estabelecer uma
classificao ditada pelas circunstncias originais de criao. O princpio da proveni-
ncia resultou de experincias desastrosas ocorridas na Europa, quando se tentou o
emprego de diversos esquemas de classificao.
Outra diferena que pode ser destacada a de os materiais de biblioteca e-
xistirem via de regra em numerosos exemplares, ao passo que os documentos de
arquivos existem em um nico exemplar ou em limitado nmero de cpias.
Pode-se dizer que a biblioteconomia trata de documentos individuais e a
arquivstica, de conjuntos de documentos.
1
Recolhimento a transferncia de documentos para o arquivo de custdia.
9
Assim que o valor primrio (administrativo, legal, fiscal) dos documentos deixe
de existir, devero ser descartados, recolhidos ao arquivo de custdia ou transferidos
a um arquivo intermedirio, caso contrrio, tomaro espao estorvando o bom anda-
mento das atividades correntes.
Logo, a administrao dos arquivos correntes oficiais tem por objetivo fazer
com que os documentos sirvam s finalidades para as quais foram criados, da manei-
ra mais eficiente e econmica possvel, e concorrer para a destinao adequada dos
mesmos, depois que tenham servido a seus fins. Os documentos so eficientemente
administrados quando:
a) uma vez necessrios podem ser localizados com rapidez e sem
transtorno ou confuso;
b) quando conservados a um custo mnimo de espao e manuteno
enquanto indispensveis s atividades correntes;
c) e quando nenhum documento reservado por tempo maior do que o
necessrio a tais atividades, a menos que tenham valor contnuo para
pesquisa e outros fins.
Os objetivos de uma administrao eficiente de arquivos s podem ser alcan-
ados quando se dispensa ateno aos documentos desde a sua criao at o mo-
mento em que so transferidos para um arquivo de custdia permanente ou so eli-
minados. A administrao de arquivos preocupa-se com todo o perodo de vida da
maioria dos documentos, lutando para limitar sua criao, de tal forma que possa de-
terminar os que devem ser destinados ao inferno do incinerador, ou ao cu de um
arquivo permanente, ou ao limbo de um depsito intermedirio.
A tarefa mais difcil da administrao de documentos prende-se aos documen-
tos mais valiosos. Quanto mais importantes ou valiosos, mais difcil se torna adminis-
tr-los. Geralmente, os documentos mais valiosos so os que se referem s origens,
organizao e ao desenvolvimento funcional de um rgo, e aos seus programas
essenciais. Referem-se antes direo do que execuo das funes da reparti-
o. Os documentos importantes so difceis de classificar para uso corrente. Os que
fixam uma poltica nem sempre podem ser identificados como tal, quando so inicial-
mente expedidos, enquanto que os documentos sobre operaes de rotina so facil-
mente classificveis. Os documentos de importncia so difceis de ser retirados de
circulao uma vez terminado seu uso corrente. Aqueles que estabeleceram diretri-
zes e normas no se tornam obsoletos ou no-correntes to logo cessam as ativida-
des que os originaram. As orientaes neles continuam, muitas vezes, em vigor. Os
documentos importantes, alm disso, so difceis de reunir para serem preservados
num arquivo de custdia permanente, porque muitos deles tm que ser segregados
de uma grande massa de documentos insignificantes onde se acham submersos,
sendo comum fazer-se essa separao aps perderem os documentos o valor para
as operaes correntes, quando j se tornou obscura a sua identificao.
A organizao de arquivos pode ser desenvolvida em vrias etapas ou fases:
a) levantamento de dados;
b) anlise dos dados coletados;
c) planejamento;
d) implantao e acompanhamento.
10
3.1. Levantamento de Dados
O levantamento deve ter incio pelo exame dos estatutos, regimentos, regu-
lamentos, normas, organogramas e demais documentos constitutivos da instituio
mantenedora do arquivo a ser complementado pela coleta de informaes sobre do-
cumentao. preciso analisar o gnero dos documentos; as espcies de documen-
tos mais freqentes; os modelos e formulrios em uso; volume e estado de con-
servao do acervo; arranjo e classificao dos documentos; existncia de regis-
tros e protocolos; mdia de arquivamentos dirios; controle de emprstimo de do-
cumentos; processos adotados para conservao e reproduo de documentos; exis-
tncia de normas de arquivo, manuais, cdigos de classificao etc. Alm dessas in-
formaes, o arquivista deve acrescentar dados e referncias sobre o pessoal en-
carregado do arquivo (nmero de pessoas, salrios, nvel de escolaridade, forma-
o profissional), o equipamento (quantidade, modelos, estado de conservao), a
localizao fsica (extenso da rea ocupada, condies de iluminao, umidade,
estado de conservao das instalaes, proteo contra incndio), meios de comuni-
cao disponveis (telefones, fax).
3.3. Planejamento
Para que um arquivo, em todos os estgios de sua evoluo (corrente, inter-
medirio, permanente) possa cumprir seus objetivos, torna-se indispensvel formu-
lao de um plano arquivstico que tenha em conta tanto as disposies legais quanto
as necessidades da instituio a que pretende servir.
3.3.2.1. Centralizao
No consiste apenas da reunio da documentao em um nico local, mas
tambm a concentrao de todas as atividades de controle recebimento, regis-
tro, distribuio, movimentao e expedio de documentos de uso corrente em um
11
nico rgo da estrutura organizacional, freqentemente designado Protocolo e Ar-
quivo, Comunicaes e Arquivo, ou outra denominao similar.
Dentre as inmeras vantagens que um sistema centralizado oferece, destaca-
mos: treinamento mais eficiente do pessoal de arquivo, maiores possibilidades de
padronizao de normas e procedimentos, ntida delimitao de responsabilidades,
constituio de conjuntos arquivsticos mais completos, reduo dos custos operacio-
nais, economia de espao e equipamentos.
3.3.2.2. Descentralizao
A descentralizao, por si s, um grande ato de classificao.
Dever ser aplicada em nvel de departamento, mantendo-se o arquivo junto a
cada departamento, onde estaro reunidos todos os documentos de sua rea de atu-
ao, incluindo os produzidos e recebidos pelas divises e sees que o compem.
Dever ser mantido tambm um arquivo para a documentao dos rgos administra-
tivos. Essa descentralizao (sempre de arquivos correntes) obedece basicamen-
te a dois critrios:
Centralizao das atividades de controle e descentralizao dos ar-
quivos, tambm denominados ncleos de arquivo ou arquivos seto-
riais.
Descentralizao das atividades de controle e dos arquivos
3.3.2.3. Coordenao
Para que os sistemas descentralizados atinjam seus objetivos com rapidez,
segurana e eficincia so imprescindveis criao de uma COORDENAO CEN-
TRAL, que exercer funes normativas, orientadoras e controladoras. A coorde-
nao ter por atribuies: prestar assistncia tcnica aos arquivos setoriais; estabe-
lecer e fazer cumprir normas gerais de trabalho, de forma a determinar normas espe-
cficas de operao, a fim de atender s peculiaridades de cada arquivo setorial; pro-
mover a organizao ou reorganizao dos arquivos setoriais, quando necessrio;
treinar e orientar pessoal destinado aos arquivos setoriais; promover reunies peri-
dicas com os encarregados dos arquivos setoriais. Essa coordenao poder consti-
tuir-se em um rgo da administrao ou ser exercida pelo arquivo permanente da
entidade.
12
visa a refletir a organizao, pode-se remov-los para uma destinao adequada,
uma vez extinta a unidade administrativa. E se, alm disso, so classificados pela
funo separando-se a funo substantiva (fins) da auxiliar (meios, facilitativas), a
poltica da executiva, ou em geral, distinguindo-se a documentao importante da
secundria ento o mtodo de classificao proporciona as bases para a preserva-
o e destruio, seletivamente, dos documentos depois que hajam servido aos obje-
tivos das atividades correntes.
Quanto aos sistemas de arranjo, podem ser estudados a partir de duas classes
principais: sistemas de registro e sistemas de arquivamento.
13
Muitas das vezes sero escolhidos mais de um mtodo ou sistema de ar-
quivamento2. Por exemplo, o item Patrimnio pode estar organizado geograficamen-
te; o item Pessoal, em ordem alfabtica; o item Correspondncia, em ordem cronol-
gica etc.
2
No confundir mtodo ou sistema de arquivamento com mtodo de organizao definido acima
3
Estabelece classificao, temporalidade e destinao de documentos de arquivos relativos s atividades-meio da
Administrao Pblica, com notao pura
4
Recomendamos a leitura dessa resoluo para efeito de familiarizao com os diversos procedimentos arquivs-
ticos
14
Apostila de Arquivologia
Material para concursos
Notao a inscrio feita na projeo,
podendo ser alfabtica, numrica ou
alfanumrica. Tambm poder ser aberta ou
fechada. Ser aberta quando indicar somente o
incio da seo e fechada quando indica o
princpio e o fim. Vide figuras abaixo.
A posio o local que a projeo ocupa
ao longo da guia. O comprimento pode
corresponder metade da guia, a um tero, um quarto ou um quinto.
15
3.3.5. Constituio de arquivos intermedirios
Os depsitos intermedirios s devem ser criados se ficar evidenciada a sua
real necessidade. Em geral, existem em mbito governamental, em face do grande
volume de documentao oficial e de sua descentralizao fsica.
4. Gesto de documentos
A Lei Federal 8.159, de 8 de Janeiro de 1991 conceitua gesto de documen-
tos:
Art. 3 Considera-se gesto de documentos o conjunto de procedimentos e operaes tcnicas
referentes sua produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento em fase corrente e interme-
diria, visando a sua eliminao ou recolhimento para guarda permanente.
4.1. Protocolo
Quanto ao recebimento e classificao pode-se adotar a seguinte rotina:
Passo Atividades
1 Receber a correspondncia
2 Separar a correspondncia oficial da particular
3 Distribuir a correspondncia particular
4 Separar a correspondncia oficial de carter ostensivo da de carter sigiloso
5 Encaminhar a correspondncia oficial sigilosa
6 Abrir a correspondncia ostensiva
7 Tomar conhecimento da correspondncia ostensiva verificando a existncia de ante-
cedentes
8 Requisitar ao Arquivo os antecedentes. Se os antecedentes no estiverem no Arquivo,
o Setor de Registro e Movimentao informar onde se encontram e os solicitar para
ser feita a juntada
9 Interpretar e classificar a correspondncia
10 Apor carimbo de protocolo no canto superior direito do documento
16
Passo Atividades
11 Anotar abaixo do nmero e da data a primeira distribuio e o cdigo de assunto, se
for o caso
12 Elaborar o resumo do assunto a ser lanado na ficha de protocolo
13 Encaminhar os papis ao Setor de Registro e Movimentao
4.3. Expedio
Geralmente so adotadas as seguintes atividades:
Passos Atividades
1 Receber a correspondncia
2 Verificar se no faltam folhas ou anexos
3 Numerar e completar a data, no original e nas cpias
4 Separar o original da cpias
5 Expedir o original com os anexos
6 Encaminhar as cpias, acompanhadas dos antecedentes que lhes deram origem, ao
arquivo
5
Essa ficha ser retirada no rgo a que o documento destinado pelo responsvel pelo controle no mbito desse
rgo, e ser novamente anexada ao documento quando este for encaminhado a outro rgo, devendo essa passa-
gem ser feita por intermdio do Setor de Registro e Movimentao, que o redistribuir
17
4.4.1. Mtodos de Arquivamento
O mtodo de arquivamento determinado pela natureza dos documentos a
serem arquivados e pela estrutura da entidade.
Alfabtico
Geogrfico
Simples
Numricos Cronolgico
Digito-terminal
Bsicos Enciclopdico
Alfabticos
Dicionrio
Duplex
Ideogrficos
Decimal
Numricos
Unitermo ou Inde-
xao coordenada
Variadex
Automtico
Padronizados Soudex
Mneumnico
Rneo
20
14. As correspondncias recebidas de uma unidade de uma empresa ou
de uma instituio (setor, seo, gerncia, departamento, superinten-
dncia) devem ser arquivadas pelo nome da empresa e no da uni-
dade.
Exemplo: Gerncia de Atendimento da TELERJ, Superintendncia
Financeira da TELERJ
Arquivam-se: TELERJ Gerncia de Atendimento; TELERJ - Superin-
tendncia Financeira
15. Os nmeros que fazem parte dos nomes das empresas devem ser
escritos por extenso.
Exemplo: 3M do Brasil, Fbrica Estrela de 4 pontas, Madeiras Ca-
choeira dos 4
Arquivam-se: Fbrica Estrela de 4 (Quatro) Pontas; Madeiras Cachoei-
ra dos 4 (Quatro); 3 (Trs) M do Brasil
Essas regras podem ser alteradas para melhor servir organizao, desde
que o arquivista observe sempre o mesmo critrio e faa as remissivas necessrias
para evitar dvidas futuras. As regras de ordenao podem ser adotadas segundo
critrio de letra por letra ou de palavra por palavra, consideradas uma aps a outra.
Exemplo de critrio letra por letra:
Canto dos Cisnes, Canto dos Frades, Cantoneira Alegre, Canto Raiado
Exemplo de critrio palavra por palavra:
Canto dos Cisnes, Canto dos Frades, Canto Raiado, Cantoneira Alegre
Como se pode observar, no critrio letra por letra no se consideram os
espaos entre palavras.
22
4.4.5. Mtodo numrico cronolgico
Nesse mtodo, alm da ordem numrica deve-se observar a data. um mto-
do adotado em quase todas as reparties pblicas. Numera-se o documento e no a
pasta. Depois de autuado, o documento colocado em uma capa de cartolina, pas-
sando a ser chamado da em diante de processo. Nesse mtodo, tambm possvel
o reaproveitamento de numerao, desde que seja da mesma data. o nico mto-
do de arquivamento que dispensa o uso de pastas miscelnea. As vantagens
desse mtodo so maior grau de sigilo, menor possibilidade de erros, por ser
mais fcil de lidar com nmeros do que com letras. Sua desvantagem o fato de ser
um mtodo indireto, obrigando duplicidade de pesquisa.
23
Cursos de mestrado
Cursos de ps-graduao
Pesquisas de administrao
Pesquisas de cincia poltica
Pesquisas de economia
24
ou descritores, que serviro posteriormente como chave de pesquisa. Tais elementos
devem ser transcritos em uma ficha-ndice, como mostra o exemplo a seguir:
N 0012
Assemblia Extraordinria
Palavras-Chave / descritores
Resumo: Assemblia extraordinria para delibe- Greve
rar sobre a continuidade da greve promovida Metalrgicos
pelos metalrgicos de todo pas. Foi realizada no Assemblia extraordinria
salo vip do Hotel Marina, na praia do Leblon, em Hotel Marina
13 de maro de 1936. 1936
A seguir, para cada palavra-chave prepara-se uma ficha, dividida em dez colu-
nas numeradas de 0 a 9. O nmero de registro transcrito nas fichas corresponden-
tes s palavras-chaves escolhidas para sua identificao, na coluna cujo algarismo
coincidir com o final do nmero atribudo ao documento, como no exemplo a seguir:
Greve:
0 1 2 3 4 5 6 7 8 9
0210 0311 0172 0063 004 0135 0006 0017 0008 0099
0320 0421 0232 00173 0134 0235 0026 0417 0098 0149
0450 0461 0252 00243 0244 0465 0236 0317 0128 0439
0530 0531
Metalrgicos
0 1 2 3 4 5 6 7 8 9
0120 0411 0212 0003 0004 0145 0016 0127 0018 0199
0340 0521 0322 00193 0144 0245 0345 0527 0108 0239
0530 0631 0512 00283 0234 0475 0575 0427 0138 0399
Pelo exemplo acima pode-se concluir que h duas fichas que contm as pala-
vras-chave Greve e Metalrgicos: a 0004 e a 0530. Esse mtodo recomendado pa-
ra arquivos fotogrficos, sonoros e outros arquivos constitudos de documentos espe-
ciais.
4.4.9.1. Inspeo
Consiste no exame, por intermdio da leitura, do documento para verificar se o
mesmo se destina ao arquivamento.
4.4.9.2. Estudo
Consiste na leitura cuidadosa de cada documento para verificar a entrada que
lhe dever ser atribuda, a existncia de antecedentes, bem como a necessidade de
serem feitas referncias cruzadas.
4.4.9.3. Classificao
Consiste na determinao da entrada e das referncias cruzadas que lhe se-
ro atribudas atravs de um processo interpretativo.
4.4.9.4. Codificao
Consiste na aposio dos smbolos correspondentes ao mtodo de arquiva-
mento adotado.
4.4.9.5. Ordenao
o agrupamento dos documentos de acordo com a classificao e codificao
adotadas. Sua finalidade agilizar o arquivamento e racionalizar o trabalho.
26
4.4.9.6. Guarda dos documentos
o arquivamento propriamente dito.
27
tipo rotineiro e devem descrever os documentos de forma a facilitar a eliminao dos
mesmos. O teste de eficincia de uma tabela decorre da possibilidade de os docu-
mentos nela includos serem removidos e eliminados no fim dos perodos de reteno
recomendados. A remoo ordenada e o descarte de grande quantidade de papis
inteis dos arquivos correntes baseiam-se em tabelas de descarte. So, pois, um im-
portante instrumento de administrao.
29
Um governo responsvel deve preservar um mnimo de provas de como era a
sua organizao e de como funcionava, em todos os seus numerosos e complexos
setores. Todos os arquivistas admitem que o mnimo a ser guardado so os docu-
mentos sobre a organizao e o funcionamento. Mediante uma seleo criteriosa de
vrios grupos e sries, um arquivista pode reunir, em um corpo de documentos relati-
vamente pequeno, todos os fatos de importncia sobre a existncia de um rgo. Pa-
ra efeito probatrio deve-se procurar responder as seguintes perguntas: o que era o
negcio?, como era conduzido, por quem e com que resultados?.
4.6.1.4.1. Unicidade
30
O arquivista alemo Meissner formulou a mxima a idade avanada deve ser
respeitada nos documentos. Os arquivistas de diversos pases estabeleceram da-
tas-limite antes das quais propem que todos os documentos sejam conservados. Na
Alemanha o ano de 1700; na Inglaterra, 1750; na Frana, 1830; e na Itlia, 1861. A
data italiana corresponde aproximadamente, por coincidncia histrica, adotada
pelo Arquivo Nacional dos Estados Unidos, onde se preservam quase todos os do-
cumentos ainda existentes criados antes da Guerra Civil, iniciada em 1861.
4.6.1.4.2. Forma
4.6.1.4.3. Importncia
31
concentrada. O segundo selecionar um certo nmero de documentos ou pastas que
sejam representativos ou ilustrativos do todo, ou que sejam suficientes para esclare-
cer os fenmenos investigados.
4.6.2. Concluses
32
nexo com o assunto a que se refere a informao. Deve determinar se aquele grupo
de documentos em questo contm informao nica e se apresenta uma forma que
o torne til como uma fonte de informao, e s depois de feito isto dever entrar no
reino do impondervel.
4.6.3. Microfilmagem
4.6.3.2. Jaqueta
A sua impresso segue os mesmos procedimentos da forma anterior. Tambm
so gerados dois filmes: um para guarda no arquivo de segurana e outro para con-
sulta. Entretanto, esse segundo formato passa por novos procedimentos: seus foto-
gramas so recortados e inseridos em jaquetas. Utiliza-se o arquivamento em jaque-
tas nos documentos que formam dossis e que necessitam ser constantemente atua-
lizados e consultados, exigindo, assim, a proximidade das informaes. Como esse
processo mais trabalhoso, somente uma pequena parte da documentao de uma
empresa encontra-se nesse suporte.
4.6.3.3. Microfichas
33
Podem ser emitidas pelo sistema comum de microfilmagem ou atravs do sis-
tema COM Computer Output Microfilm, ou seja, sada direta do computador para a
microficha, atravs da fita spool, sem passar pelo papel. No mais necessria a
impresso de quilmetros de formulrios contnuos. Sua capacidade de armazena-
mento de at 420 fotogramas. As microfichas so usadas em arquivos que sejam
bastante utilizados devido facilidade de seu manuseio. Os equipamentos para a
leitura das microformas podem ser simples unicamente para a leitura ou conjuga-
dos (leitoras/ copiadoras) para a leitura e cpia em papel.
5. Arquivos permanentes
Os arquivos permanentes constituem-se de materiais selecionados, que so
escolhidos de uma grande massa de documentos produzidos e recebidos por um go-
verno, devido ao seu valor comprobatrio e informativo. So escolhidos tomando-se
por base no a apreciao de certos documentos em particular, mas devido ao seu
significado no conjunto da documentao de um determinado assunto ou atividade,
ou, em termos mais amplos, na documentao de um rgo, de um governo, ou
mesmo da sociedade em certo estgio de desenvolvimento. O trabalho de recolhi-
mento de documentos a arquivos permanentes tem um duplo objetivo: preserv-los e
torn-los disponveis para serem usados.
Legalmente, ento, o arquivista deve ter a custdia dos documentos que esto
sob a sua guarda fsica, no que diz respeito ao seguinte:
37
5.1.1. Princpios de arranjo de arquivos
38
Quando se tratar, por exemplo, de uma coleo de decretos ou leis, ou de
decises judiciais, as peas devem ser arranjadas em ordem cronolgica, visto que
um pesquisador, geralmente, indica a data de tais documentos. Se, por outro lado, se
tratar de assuntos de municipalidades, prefervel o arranjo geogrfico, visto que
os pesquisadores habitualmente indicam o nome da municipalidade. Se se tratar de
documentos relativos a pessoas, claro que o arranjo alfabtico pelos nomes dos
indivduos facilita as buscas.
Uma classificao geral de documentos por fundos e (nos fundos) por assun-
to, a nica maneira adequada de se assegurar a realizao imediata de uma ordem
regular e uniforme. Tal classificao apresenta vrias vantagens. Em primeiro lugar,
mais simples de se por em prtica do que qualquer outro sistema, pois consiste
to-somente em reunir peas das quais apenas necessrio determinar a origem.
Num grande nmero de casos, essa classificao feita com mais facilidade, por-
quanto consta simplesmente da reproduo da ordem atribuda por seus donos ante-
riores; essa ordem pode, talvez, ser conseguida por meio de inventrios existentes,
sendo, neste caso, suficiente confrontar os documentos inventariados e dar-lhes outra
vez ordem original. Se, ao invs de seguir esse mtodo, se prope uma ordem teri-
ca, baseada na natureza das coisas, todas essas vantagens se perdem.
Por fim, os documentos modernos que so conservados pelo seu contedo in-
formativo sem referncia ao seu valor como testemunho da organizao e funo
devem ser mantidos na ordem que melhor sirvam s necessidades dos pesquisado-
res e dos funcionrios. Uma boa proporo de documentos modernos preservada
unicamente pela informao que contm sobre pessoas, lugares ou sobre matria
social, econmica, cientfica etc. Tais documentos devem ser arranjados, unicamente,
tendo-se em vista facilitar a sua utilizao pelos estudiosos, cientistas e outros, sem
observar como estavam arranjados na repartio.
41
O primeiro elemento na descrio de documentos a autoria, que indicada
mencionando-se o nome da unidade administrativa, dentro do rgo governamental,
que os criou; o segundo elemento o tipo fsico a que pertencem os documentos
correspondncia, relatrios, ordens, tabelas e outros; o terceiro elemento o ttulo
da unidade que est sendo descrita; o quarto a estrutura fsica da unidade
partes de um grupo classificado de documentos, volumes encadernados, maos de
documentos ou caixas.
5.2.1.1. Guia
Obra destinada orientao dos usurios no conhecimento e na utilizao
dos fundos que integram o acervo de um arquivos permanente. o instrumento de
pesquisa mais genrico, pois se prope a informar sobre a totalidade dos fundos
existentes no arquivo. Sua finalidade informar sobre o histrico, a natureza, a es-
trutura, o perodo de tempo, a quantidade de cada fundo integrante do acervo total
do arquivo.
5.2.1.4. Catlogo
Instrumento de pesquisa elaborado segundo um critrio temtico, cronolgi-
co, onomstico ou geogrfico, incluindo todos os documentos pertencentes a um
ou mais fundos, descritos de forma sumria ou pormenorizada.
5.2.1.5. Repertrio
o instrumento de pesquisa que descreve pormenorizadamente documen-
tos previamente selecionados, pertencentes a um ou mais fundos, segundo um
critrio temtico, cronolgico, onomstico ou geogrfico. Nesse tipo de instru-
mento est presente um juzo de valor que estabelece ou no a incluso de determi-
nado documento. Sua elaborao s se justifica em casos especficos, quando h
inteno de ressaltar documentos individuais relevantes. A disposio das entradas e
demais informaes se assemelha do catlogo, sendo os itens descritos minucio-
samente, cabendo mesmo a transcrio de documentos na ntegra.
43
sos relacionados descrio podem comear na ou antes da produo dos docu-
mentos e continuam durante sua vida.
Um fundo pode ser descrito como um todo numa nica descrio ou represen-
tado como um todo e em suas partes em vrios nveis de descrio. O fundo constitui
o nvel mais geral de descrio; as partes constituem nveis subseqentes, cuja des-
crio, com freqncia, s plenamente significativa quando vista no contexto da
totalidade do fundo. Assim, pode existir uma descrio no nvel do fundo, no nvel da
srie, no nvel do dossi / processo e / ou uma descrio no nvel do item. Nveis in-
termedirios, tais como sees ou subsries, podem ocorrer. Cada um desses nveis
pode ser novamente subdividido, de acordo com a complexidade da estrutura admi-
nistrativa e / ou funes da entidade que gerou os documentos e a sua organizao.
44
Regra: No nvel do fundo, d informao sobre ele como um todo. Nos nveis
seguintes e subseqentes, d informao sobre as partes que esto sendo descritas.
Apresente as descries resultantes numa relao hierrquica entre a parte e o todo,
procedendo do nvel mais geral (fundo) para o mais particular.
Regra: Fornea apenas a informao apropriada para o nvel que est sendo
descrito. Por exemplo, no fornea informaes detalhadas sobre dossis / processos
se a unidade de descrio for um fundo; no fornea a histria administrativa de um
departamento inteiro se o produtor da unidade de descrio for uma diviso ou uma
seo.
NO REPETIO DE INFORMAO
45
5.2.3.1. Glossrio de termos associados ao ISAAR(CPF)
Catlogo de autoridade (authority file) -conjunto organizado de registros de
autoridade.
46
As atividades relacionadas com o arranjo, descrio e consulta ficam em plano
secundrio, em face do importante problema da preservao dos documentos.
5.3.1. Desinfestao
Contudo, de acordo com uma publicao oficial do Arquivo Nacional cujo texto
original de Indgrid Beck, a fumigao de documentos no mais recomendada em
virtude dos gases txicos e compostos oxidantes danosos.
5.3.2. Limpeza
5.4. Restaurao
5.4.2. Tecido
5.4.3. Silking
5.4.4. Laminao
Processo em que se envolve o documento, nas duas faces, com uma folha
de papel de seda e outra de acetato de celulose, colocando-o numa prensa hidru-
48
lica. O acetato de celulose, por ser termoplstico, adere ao documento, juntamente
com o papel de seda, e dispensa adesivo. A durabilidade e as qualidades permanen-
tes do papel so asseguradas sem perda da legibilidade e da flexibilidade, tornando-o
imune ao de fungos e pragas. Qualquer mancha resultante do uso pode ser
removida com gua e sabo.
5.4.6. Encapsulao
49
Apndice I
Leis e Decretos
O PRESIDENTE DA REPBLICA, no uso da atribuio que lhe confere o art. 84, inciso IV, da Constituio, e tenso em vista o
disposto no art. 23 da Lei n 8.159, de 8 de janeiro de 1991, DECRETA:
CAPTULO I
CAPTULO II
DO ACESSO
Art. 3 assegurado o direito de acesso pleno aos documentos pblicos, observado o disposto neste Decreto e no art. 22 da Lei
8.159, de 8 de janeiro de 1991.
Art. 4 Qualquer documento classificado como sigiloso, na forma do art. 15 deste Decreto, recolhido a instituio arquivstica
pblica, que em algum momento tenha sido objeto de consulta pblica, no poder sofrer restrio de acesso.
Art. 5 Os rgos pblicos e instituies de carter pblico custodiadores de documentos sigilosos, devero constituir Comis-
ses Permanentes de Acesso, para o cumprimento deste Decreto, podendo ser criadas subcomisses.
Art. 6 As Comisses Permanentes de Acesso devero analisar, periodicamente, os documentos sigilosos sob custdia, subme-
tendo-os autoridade responsvel pela classificao, a qual, no prazo regulamentar, efetuar, se for o caso, sua desclassifica-
o.
Pargrafo nico. A relao dos documentos desclassificados, contendo nome e sigla do rgo ou da instituio, tipo, nmero e
data do documento, grau de sigilo original, destinatrio e assunto, dever ser encaminhada, semestralmente, pelas comisses
permanentes de acesso, para publicao em Dirio Oficial da Unio, do Distrito Federal, dos Estados ou dos Municpios, con-
forme o caso.
Art. 7 Findo o prazo estabelecido no art. 29 deste Decreto, as Comisses Permanentes de Acesso devero liberar os documen-
tos referidos nesse dispositivo.
Art. 8 Sero liberados consulta pblica os documentos que contenham informaes pessoais, desde que previamente autori-
zada pelo titular ou por seus herdeiros.
Art. 9 As Comisses Permanentes de Acesso podero autorizar o acesso a documentos pblicos de natureza sigilosa a pesso-
as devidamente credenciadas, mediante apresentao, por escrito, dos objetivos da pesquisa.
Art. 10. O acesso aos documentos sigilosos, originrios de outros rgos ou instituies, inclusive privadas, custodiados para
fins de instruo de procedimento, processo administrativo ou judicial, somente poder ser autorizado pelo agente do respectivo
rgo ou instituio de origem.
Art. 11. O acesso a qualquer assunto sigiloso, resultante de acordos ou contratos com pases estrangeiros, atender s normas
e recomendaes de sigilo constantes desses instrumentos.
Art. 12. A eventual negativa de autorizao de acesso dever ser justificada por escrito.
50
Art. 13. Todos tm direito de acessar, mediante requerimento protocolado na instituio pblica custodiadora, documentos e
informaes a seu respeito, existentes em arquivos ou bancos de dados pblicos.
Art. 14. O atendimento consulta a documentos sigilosos ou a informaes pessoais existentes nos arquivos ou em bancos de
dados ser dado no prazo da lei, a partir da data de entrada do requerimento no protocolo.
CAPTULO III
51
Art. 26. Os agentes pblicos encarregados da custdia de documentos sigilosos devero passar, devidamente conferidos, a
seus substitutos todos os documentos sob sua responsabilidade.
Art. 27. Os documentos sigilosos, de guarda permanente, objeto de desclassificao, devero ser encaminhados instituio
arquivstica pblica, na sua esfera de competncia, ou ao arquivo permanente do rgo, para fins de organizao, preservao e
acesso.
CAPTULO IV
DA INTIMIDADE
Art. 28. Excetuam-se do acesso pblico irrestrito os documentos cuja divulgao comprometa a intimidade, a vida privada, a
honra e a imagem das pessoas, e aqueles integrantes de processos judiciais que tenham tramitado em segredo de justia.
Art. 29. Sero restritos pelo prazo de cem anos, a partir da data de sua produo, os documentos a que se refere o art.
28 deste Decreto.
Pargrafo nico. Excepcionalmente, desde que observadas as disposies constantes do art. 9, poder ser autorizado o aces-
so aos documentos referidos no art. 28 deste Decreto.
CAPTULO V
DA REPRODUO
Art. 30. A instituio pblica custodiadora de documentos sigilosos fornecer, quando solicitada pelo usurio, reproduo total
ou parcial dos documentos, observadas as restries legais e as estabelecidas pelas Comisses Permanentes de Acesso.
1 Todas as cpias decorrentes de reproduo sero autenticadas pelo Presidente da Comisso Permanente de Acesso res-
pectiva.
2 Os documentos que contenham informaes que comprometam a vida privada, a honra e a imagem de terceiros podero
ser reproduzidos parcial ou totalmente, observado o disposto no art. 8 deste Decreto.
Art. 31. Sero fornecidas certides dos documentos que no puderem ser copiados, devido a seu estado de conservao, des-
de que necessrias para fazer prova em juzo.
CAPTULO VI
52
Apndice I
Leis e Decretos
CAPTULO I
Disposies Gerais
Art. 1 dever do Poder Pblico a gesto documental e a de proteo especial a documentos de arquivos, como instrumento de
apoio administrao, cultura, ao desenvolvimento cientfico e como elementos de prova e informao.
Art. 2 Consideram-se arquivos, para os fins desta lei, os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por rgos pblicos,
instituies de carter pblico e entidades privadas, em decorrncia do exerccio de atividades especficas, bem como por pes-
soa fsica, qualquer que seja o suporte da informao ou a natureza dos documentos.
Art. 3 Considera-se gesto de documentos o conjunto de procedimentos e operaes tcnicas referentes sua produo,
tramitao, uso, avaliao e arquivamento em fase corrente e intermediria, visando a sua eliminao ou recolhimento para
guarda permanente.
Art. 4 Todos tm direito a receber dos rgos pblicos informaes de seu interesse particular ou de interesse coletivo ou geral,
contidas em documentos de arquivos, que sero prestadas no prazo da lei, sob pena de responsabilidade, ressalvadas aquelas
cujos sigilo seja imprescindvel segurana da sociedade e do Estado, bem como inviolabilidade da intimidade, da vida priva-
da, da honra e da imagem das pessoas.
Art. 5 A Administrao Pblica franquear a consulta aos documentos pblicos na forma desta lei.
Art. 6 Fica resguardado o direito de indenizao pelo dano material ou moral decorrente da violao do sigilo, sem prejuzo das
aes penal, civil e administrativa.
CAPTULO II
Art. 7 Os arquivos pblicos so os conjuntos de documentos produzidos e recebidos, no exerccio de suas atividades, por
rgos pblicos de mbito federal, estadual, do Distrito Federal e municipal em decorrncia de suas funes administrativas,
legislativas e judicirias.
1 So tambm pblicos os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por instituies de carter pblico, por entidades
privadas encarregadas da gesto de servios pblicos no exerccio de suas atividades.
2 A cessao de atividades de instituies pblicas e de carter pblico implica o recolhimento de sua documentao insti-
tuio arquivstica pblica ou a sua transferncia instituio sucessora.
1 Consideram-se documentos correntes aqueles em curso ou que, mesmo sem movimentao, constituam de consultas
freqentes.
2 Consideram-se documentos intermedirios aqueles que, no sendo de uso corrente nos rgos produtores, por razes de
interesse administrativo, aguardam a sua eliminao ou recolhimento para guarda permanente.
3 Consideram-se permanentes os conjuntos de documentos de valor histrico, probatrio e informativo que devem ser defini-
tivamente preservados.
53
Art. 9 A eliminao de documentos produzidos por instituies pblicas e de carter pblico ser realizada mediante autoriza-
o da instituio arquivstica pblica, na sua especfica esfera de competncia.
CAPTULO III
Art. 11. Consideram-se arquivos privados os conjuntos de documentos produzidos ou recebidos por pessoas fsicas ou jurdicas,
em decorrncia de suas atividades.
Art. 12. Os arquivos privados podem ser identificados pelo Poder Pblico como de interesse pblico e social, desde que sejam
considerados como conjuntos de fontes relevantes para a histria e desenvolvimento cientfico nacional.
Art. 13. Os arquivos privados identificados como de interesse pblico e social no podero ser alienados com disperso ou
perda da unidade documental, nem transferidos para o exterior.
Pargrafo nico. Na alienao desses arquivos o Poder Pblico exercer preferncia na aquisio.
Art. 14. O acesso aos documentos de arquivos privados identificados como de interesse pblico e social poder ser franqueado
mediante autorizao de seu proprietrio ou possuidor.
Art. 15. Os arquivos privados identificados como de interesse pblico e social podero ser depositados a ttulo revogvel, ou
doados a instituies arquivsticas pblicas.
Art. 16. Os registros civis de arquivos de entidades religiosas produzidos anteriormente vigncia do Cdigo Civil ficam identifi-
cados como de interesse pblico e social.
CAPTULO IV
Art. 17. A administrao da documentao pblica ou de carter pblico compete s instituies arquivsticas federais, estadu-
ais, do Distrito Federal e municipais.
1 So Arquivos Federais o Arquivo Nacional do Poder Executivo, e os arquivos do Poder Legislativo e do Poder Judicirio.
So considerados, tambm, do Poder Executivo os arquivos do Ministrio da Marinha, do Ministrio das Relaes Exteriores, do
Ministrio do Exrcito e do Ministrio da Aeronutica.
2 So Arquivos Estaduais o arquivo do Poder Executivo, o arquivo do Poder Legislativo e o arquivo do Poder Judicirio.
3 So Arquivos do Distrito Federal o arquivo do Poder Executivo, o Arquivo do Poder Legislativo e o arquivo do Poder Judici-
rio.
5 Os arquivos pblicos dos Territrios so organizados de acordo com sua estrutura poltico-jurdica.
Art. 18. Compete ao Arquivo Nacional a gesto e o recolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelo Poder Executivo
Federal, bem como preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda, e acompanhar e implementar a poltica na-
cional de arquivos.
Pargrafo nico. Para o pleno exerccio de suas funes, o Arquivo Nacional poder criar unidades regionais.
Art. 19. Competem aos arquivos do Poder Legislativo Federal a gesto e o recolhimento dos documentos produzidos e recebi-
dos pelo Poder Legislativo Federal no exerccio das suas funes, bem como preservar e facultar o acesso aos documentos sob
sua guarda.
54
Art. 20. Competem aos arquivos do Poder Judicirio Federal a gesto e o recolhimento dos documentos produzidos e recebidos
pelo Poder Judicirio Federal no exerccio de suas funes, tramitados em juzo e oriundos de cartrios e secretarias, bem como
preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda.
Art. 21. Legislao estadual, do Distrito Federal e municipal definir os critrios de organizao e vinculao dos arquivos esta-
duais e municipais, bem como a gesto e o acesso aos documentos, observado o disposto na Constituio Federal e nesta lei.
CAPTULO V
Art. 23. Decreto fixar as categorias de sigilo que devero ser obedecidas pelos rgos pblicos na classificao dos documen-
tos por eles produzidos.
1 Os documentos cuja divulgao ponha em risco a segurana da sociedade e do Estado, bem como aqueles necessrios ao
resguardo da inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da imagem das pessoas so originariamente sigilosos.
2 O acesso aos documentos sigilosos referentes segurana da sociedade e do Estado ser restrito por um prazo mximo de
30 (trinta) anos, a contar da data de sua produo, podendo esse prazo ser prorrogado, por uma nica vez, por igual perodo.
3 O acesso aos documentos sigilosos referente honra e imagem das pessoas ser restrito por um prazo mximo de 100
(cem) anos, a contar da sua data de produo.
Art. 24. Poder o Poder Judicirio, em qualquer instncia, determinar a exibio reservada de qualquer documento sigiloso,
sempre que indispensvel defesa de direito prprio ou esclarecimento de situao pessoal da parte.
Pargrafo nico. Nenhuma norma de organizao administrativa ser interpretada de modo a, por qualquer forma, restringir o
disposto neste artigo.
Disposies Finais
Art. 25. Ficar sujeito responsabilidade penal, civil e administrativa, na forma da legislao em vigor, aquele que desfigurar ou
destruir documentos de valor permanente ou considerado como de interesse pblico e social.
Art. 26. Fica criado o Conselho Nacional de Arquivos (Conarq), rgo vinculado ao Arquivo Nacional, que definir a poltica
nacional de arquivos, como rgo central de um Sistema Nacional de Arquivos (Sinar).
1 O Conselho Nacional de Arquivos ser presidido pelo Diretor-Geral do Arquivo Nacional e integrado por representantes de
instituies arquivsticas e acadmicas, pblicas e privadas.
FERNANDO COLLOR
Jarbas Passarinho
55
Apndice I
Leis e Decretos
DA NATUREZA E DA FINALIDADE
Art. 1 O Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ, rgo colegiado vinculado ao Arquivo Nacional, criado pelo art. 26 da Lei
n 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que dispe sobre a Poltica Nacional de Arquivos, e regulamentado pelo Decreto n 4.073, de
3 de janeiro de 2002, tem por finalidade:
I - definir a poltica Nacional de arquivos pblicos e privados e;
II - exercer orientao normativa visando gesto documental e proteo especial aos documentos de arquivo.
CAPTULO II
DA COMPETNCIA
Art. 2 Para consecuo de suas finalidades, compete ao CONARQ:
I - estabelecer diretrizes para o funcionamento do Sistema Nacional de Arquivos - SINAR, visando gesto, preservao e ao
acesso aos documentos de arquivos;
II - promover o inter-relacionamento de arquivos pblicos e privados com vistas ao intercmbio e integrao sistmica das
atividades arquivsticas;
III - propor ao Chefe da Casa Civil da Presidncia da Repblica normas legais necessrias ao aperfeioamento e implementa-
o da poltica Nacional de arquivos pblicos e privados;
IV - zelar pelo cumprimento dos dispositivos constitucionais e legais que norteiem o funcionamento e acesso aos arquivos pbli-
cos;
V - estimular programas de gesto e de preservao de documentos pblicos de mbito federal, estadual, do Distrito Federal e
municipal, produzidos ou recebidos em decorrncia de suas funes executiva, legislativa e judiciria;
VI - subsidiar a elaborao de planos nacionais de desenvolvimento, sugerindo metas e prioridades da poltica Nacional de
arquivos pblicos e privados;
VII - estimular a implantao de sistemas de arquivos nos Poderes Executivo, Legislativo e Judicirio da Unio, nos Estados, no
Distrito Federal e nos Poderes Executivo e Legislativo dos Municpios;
VIII - estimular a integrao e modernizao dos arquivos pblicos e privados;
IX - propor ao Presidente da Repblica, por intermdio do Chefe da Casa Civil da Presidncia da Repblica, a declarao de
interesse pblico e social de arquivos privados, nos termos do art. 12 da Lei n 8.159, de 1991, e do art. 23 do Decreto n 4.073,
de 2002;
X - estimular a capacitao tcnica dos recursos humanos que desenvolvam atividades de arquivo nas instituies integrantes
do SINAR;
XI - recomendar providncias para a apurao e a reparao de atos lesivos poltica Nacional de arquivos pblicos e privados;
XII - promover a elaborao do cadastro Nacional de arquivos pblicos e privados, bem como desenvolver atividades censitrias
referentes a arquivos;
XIII - manter intercmbio com outros conselhos e instituies cujas finalidades sejam relacionadas ou complementares s suas,
para prover e receber elementos de informao e juzo, conjugar esforos e encadear aes; e
XIV - articular-se com outros rgos do Poder Pblico formuladores de polticas nacionais nas reas de educao, cultura, cin-
cia e tecnologia, informao e informtica.
CAPTULO III
DA COMPOSIO E DO MANDATO
Art. 3 O CONARQ constitudo por dezessete membros conselheiros, sendo:
I - o Diretor-Geral do Arquivo Nacional, que o presidir;
II - dois representantes do Poder Executivo Federal;
56
III - dois representantes do Poder Judicirio Federal;
IV - dois representantes do Poder Legislativo Federal;
V - um representante do Arquivo Nacional;
VI - dois representantes dos Arquivos Pblicos Estaduais e do Distrito Federal;
VII - dois representantes dos Arquivos Pblicos Municipais;
VIII - um representante das instituies mantenedoras de curso superior de Arquivologia;
IX - um representante de associaes de arquivistas; e
X - trs representantes de instituies que congreguem profissionais que atuem nas reas de ensino, pesquisa, preservao ou
acesso a fontes documentais.
1 O Presidente do Conselho, em suas faltas e impedimentos, ser substitudo por seu substituto legal no Arquivo Nacional.
2 Cada conselheiro ter um suplente.
3 Os membros referidos no inciso III sero designados pelo Presidente do Supremo Tribunal Federal.
4 Os membros referidos no inciso IV sero designados um pelo Presidente da Cmara dos Deputados e outro pelo Presidente
do Senado Federal.
5 Os demais conselheiros e respectivos suplentes sero designados pelo Presidente da Repblica, observado o disposto no
art. 31 do Decreto n 4.073, de 2002, a partir de listas apresentadas pelo Chefe da Casa Civil da Presidncia da Repblica,
mediante indicaes dos dirigentes dos rgos e entidades representadas.
6 O mandato dos conselheiros ser de dois anos, permitida uma reconduo.
7 obrigao do conselheiro titular impossibilitado de comparecer reunio do Plenrio do CONARQ providenciar o compa-
recimento do suplente.
8 A ausncia do conselheiro e do respectivo suplente a mais de duas reunies no perodo de um ano ser comunicada
autoridade responsvel pela designao do conselheiro, para as providncias que entender cabveis.
Art. 4 O exerccio das atividades de conselheiro de natureza relevante e no sujeito a remunerao.
CAPTULO IV
DA ORGANIZAO E DO FUNCIONAMENTO
Seo I
Da Estrutura Bsica
Art. 5 O CONARQ tem como estrutura bsica o Plenrio, as Cmaras Tcnicas, as Cmaras Setoriais e as Comisses Especi-
ais.
Art. 6 O CONARQ funcionar na sede do Arquivo Nacional.
Pargrafo nico. As reunies do CONARQ podero ser convocadas para local fora da sede do Arquivo Nacional, por delibera-
o do seu Plenrio ou ad referendum deste, sempre que razo superior indicar a convenincia de adoo dessa medida.
Art. 7 Os integrantes das cmaras e comisses sero designados pelo Presidente do CONARQ, ad referendum do Plenrio.
Art. 8 O exerccio das atividades desenvolvidas nas cmaras e comisses considerado relevante e no sujeito a remunera-
o.
Seo II
Do Plenrio
Art. 9 O Plenrio, rgo superior de deliberao do CONARQ, constitudo na forma do art. 3 deste Regimento.
Art. 10. Ao Plenrio compete:
I - propor ao Chefe da Casa Civil da Presidncia da Repblica alterao neste Regimento;
II - definir a Poltica Nacional de Arquivos Pblicos e Privados;
57
III - baixar normas necessrias regulamentao e implementao da Poltica Nacional de Arquivos e do SINAR;
IV - decidir sobre os assuntos encaminhados sua apreciao pelas cmaras tcnicas, cmaras setoriais, comisses especiais,
conselheiros e representantes da sociedade civil; e
V - criar e extinguir cmaras tcnicas, cmaras setoriais e comisses especiais, bem como definir as competncias e estabele-
cer o prazo de durao destas.
Seo III
Art. 11. O Plenrio do CONARQ constituir cmaras tcnicas, de carter permanente, visando elaborar estudos e normas ne-
cessrias implementao da poltica Nacional de arquivos pblicos e privados e ao funcionamento do SINAR.
1 As cmaras tcnicas sero integradas por especialistas, conselheiros ou no, designados pelo Presidente do CONARQ, ad
referendum do Plenrio.
2 O Presidente de cmara tcnica poder, eventualmente, recorrer a profissional, qualificado para o trato de assuntos espec-
ficos, no tendo este direito a voto.
3 O membro de cmara tcnica que faltar, injustificadamente, a mais de duas reunies no perodo de um ano, ser desligado.
4 As cmaras tcnicas apresentaro relatrios de suas atividades ao Plenrio do CONARQ.
Art. 12. As cmaras tcnicas sero presididas por um de seus membros.
Art. 13. O presidente de cmara tcnica ser eleito em reunio ordinria da respectiva Cmara, por maioria simples dos votos
de seus integrantes.
Pargrafo nico. O presidente de cmara tcnica participar das votaes.
Art. 14. O presidente de cmara tcnica poder relatar processos ou designar relator.
Pargrafo nico. Os processos sero apresentados pelos relatores, juntamente com os respectivos pareceres.
Art. 15. As decises das cmaras tcnicas sero tomadas por votao da maioria simples dos votos de seus membros.
Seo IV
Art. 16. O Plenrio do CONARQ constituir cmaras setoriais, de carter permanente, visando identificar, discutir e propor solu-
es para questes temticas que se repercutirem na estrutura e organizao de segmentos especficos de arquivos, interagin-
do com as cmaras tcnicas.
1 As cmaras setoriais sero integradas por especialistas, conselheiros ou no, designados pelo Presidente do CONARQ, ad
referendum do Plenrio.
2 O presidente de cmara setorial poder, eventualmente, recorrer a profissional qualificado para o trato de assuntos especfi-
cos, no tendo este direito a voto.
3 O membro de cmara setorial que faltar, injustificadamente, a mais de duas reunies no perodo de um ano, ser desligado.
4 As cmaras setoriais apresentaro relatrios de suas atividades ao Plenrio do CONARQ.
Art. 17. As cmaras setoriais sero presididas por um de seus membros.
Art. 18. O presidente de cmara setorial ser eleito em reunio ordinria da respectiva cmara, por maioria simples dos votos de
seus integrantes.
Pargrafo nico. O presidente de cmara setorial participar das votaes.
Art. 19. O presidente de cmara setorial poder relatar processos ou designar relator.
Pargrafo nico. Os processos sero apresentados pelos relatores, juntamente com os respectivos pareceres.
Art. 20. As decises das cmaras setoriais sero tomadas por votao da maioria simples dos votos de seus membros.
Seo V
CAPTULO V
Seo I
Do Presidente
Art. 23. Ao Presidente do CONARQ incumbe dirigir, coordenar e supervisionar as atividades do Conselho e, especificamente:
I - representar o CONARQ nos atos que se fizerem necessrios;
II - convocar e presidir as reunies do Plenrio;
III - receber os expedientes dirigidos ao CONARQ, encaminhando ao Plenrio aqueles pendentes de deliberao;
IV - submeter votao as matrias a serem decididas pelo Plenrio, intervindo na ordem dos trabalhos ou suspendendo-os
sempre que necessrio;
V - designar os integrantes das cmaras tcnicas e das comisses especiais, ad referendum do Plenrio;
VI - indicar, dentre os membros do CONARQ, os relatores das matrias;
VII - indicar conselheiros para realizao de estudos, levantamentos e emisso de pareceres necessrios consecuo das
finalidades do CONARQ;
VIII - decidir, por voto de qualidade, matrias submetidas ao Plenrio;
IX - assinar as atas das reunies, as resolues do CONARQ e os atos relativos ao seu cumprimento;
X - criar, em caso de urgncia, comisses especiais, ad referendum do Plenrio;
XI - encaminhar ao Chefe da Casa Civil da Presidncia da Repblica exposio de motivos e informaes sobre matria da
competncia do CONARQ;
XII - cumprir e fazer cumprir as resolues emanadas do Plenrio;
XIII - expedir atos administrativos e normativos internos; e
XIV - encaminhar ao Chefe da Casa Civil da Presidncia da Repblica alteraes deste Regimento propostas pelo Plenrio.
Seo II
Dos Conselheiros
59
III - debater e votar a matria em discusso;
IV - requerer informaes, providncias e esclarecimentos ao Presidente do CONARQ; e
V - realizar estudos, apresentar proposies, apreciar e relatar as matrias que lhes forem atribudas.
CAPTULO VI
CAPTULO VII
DISPOSIES GERAIS
Art. 29. Os casos omissos e as dvidas surgidas na aplicao deste Regimento sero dirimidos pelo Plenrio do CONARQ.
[Publicada no Dirio Oficial da Unio, de 14 de fevereiro de 2002]
60
Apndice I
Leis e Decretos
O PRESIDENTE DA REPBLICA, no uso da atribuio que lhe confere o art. 84, inciso IV, da Consti-
o
tuio, e tendo em vista o disposto na Lei n 8.159, de 8 de janeiro de 1991,
DECRETA:
Captulo I
o
Art. 1 O Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ, rgo colegiado, vinculado ao Arquivo Nacional,
o
criado pelo art. 26 da Lei n 8.159, de 8 de janeiro de 1991, tem por finalidade definir a poltica nacional
de arquivos pblicos e privados, bem como exercer orientao normativa visando gesto documental
e proteo especial aos documentos de arquivo.
o
Art. 2 Compete ao CONARQ:
III - propor ao Chefe da Casa Civil da Presidncia da Repblica normas legais necessrias ao aperfei-
oamento e implementao da poltica nacional de arquivos pblicos e privados;
IV - zelar pelo cumprimento dos dispositivos constitucionais e legais que norteiam o funcionamento e o
acesso aos arquivos pblicos;
VII - estimular a implantao de sistemas de arquivos nos Poderes Executivo, Legislativo e Judicirio
da Unio, dos Estados, do Distrito Federal e nos Poderes Executivo e Legislativo dos Municpios;
o
IX - identificar os arquivos privados de interesse pblico e social, nos termos do art. 12 da Lei n 8.159,
de 1991;
61
X - propor ao Presidente da Repblica, por intermdio do Chefe da Casa Civil da Presidncia da Re-
pblica, a declarao de interesse pblico e social de arquivos privados;
XI - estimular a capacitao tcnica dos recursos humanos que desenvolvam atividades de arquivo
nas instituies integrantes do SINAR;
XII - recomendar providncias para a apurao e a reparao de atos lesivos poltica nacional de
arquivos pblicos e privados;
XIII - promover a elaborao do cadastro nacional de arquivos pblicos e privados, bem como desen-
volver atividades censitrias referentes a arquivos;
XIV - manter intercmbio com outros conselhos e instituies, cujas finalidades sejam relacionadas ou
complementares s suas, para prover e receber elementos de informao e juzo, conjugar esforos e
encadear aes;
XV - articular-se com outros rgos do Poder Pblico, formuladores de polticas nacionais nas reas
de educao, cultura, cincia, tecnologia, informao e informtica.
o
Art. 3 So membros conselheiros do CONARQ:
X - trs representantes de instituies que congreguem profissionais que atuem nas reas de ensino,
pesquisa, preservao ou acesso a fontes documentais.
o
1 Cada Conselheiro ter um suplente.
2o Os membros referidos nos incisos III e IV e respectivos suplentes sero designados pelo Presi-
dente do Supremo Tribunal Federal e pelos Presidentes da Cmara dos Deputados e do Senado Fe-
deral, respectivamente.
o
3 Os conselheiros e suplentes referidos nos inciso II e V a X sero designados pelo Presidente da
Repblica, a partir de listas apresentadas pelo Chefe da Casa Civil da Presidncia da Repblica, me-
diante indicaes dos dirigentes dos rgos e entidades representados.
62
o
4 O mandato dos Conselheiros ser de dois anos, permitida uma reconduo.
o
5 O Presidente do CONARQ, em suas faltas e impedimentos, ser substitudo por seu substituto
legal no Arquivo Nacional.
o
Art. 5 O Plenrio, rgo superior de deliberao do CONARQ, reunir-se-, em carter ordinrio, no
mnimo, uma vez a cada quatro meses e, extraordinariamente, mediante convocao de seu Presiden-
te ou a requerimento de dois teros de seus membros.
o
2 As reunies do CONARQ podero ser convocadas para local fora da sede do Arquivo Nacional,
por deliberao do Plenrio ou ad referendum deste, sempre que razo superior indicar a convenin-
cia de adoo dessa medida.
Art. 6o O CONARQ somente se reunir para deliberao com o quorum mnimo de dez conselheiros.
o
Art. 7 O CONARQ poder constituir cmaras tcnicas e comisses especiais, com a finalidade de
elaborar estudos, normas e outros instrumentos necessrios implementao da poltica nacional de
arquivos pblicos e privados e ao funcionamento do SINAR, bem como cmaras setoriais, visando a
identificar, discutir e propor solues para questes temticas que repercutirem na estrutura e organi-
zao de segmentos especficos de arquivos, interagindo com as cmaras tcnicas.
Pargrafo nico. Os integrantes das cmaras e comisses sero designados pelo Presidente do CO-
NARQ, ad referendum do Plenrio.
o
Art. 9 A aprovao do regimento interno do CONARQ, mediante proposta deste, da competncia do
Chefe da Casa Civil da Presidncia da Repblica.
Captulo II
Art. 10. O SINAR tem por finalidade implementar a poltica nacional de arquivos pblicos e privados,
visando gesto, preservao e ao acesso aos documentos de arquivo.
I - o Arquivo Nacional;
63
IV - os arquivos do Poder Judicirio Federal;
o
1 Os arquivos referidos nos incisos II a VII, quando organizados sistemicamente, passam a integrar
o SINAR por intermdio de seus rgos centrais.
2o As pessoas fsicas e jurdicas de direito privado, detentoras de arquivos, podem integrar o SINAR
mediante acordo ou ajuste com o rgo central.
II - disseminar, em sua rea de atuao, as diretrizes e normas estabelecidas pelo rgo central, ze-
lando pelo seu cumprimento;
VII - apresentar subsdios ao CONARQ para a elaborao de dispositivos legais necessrios ao aper-
feioamento e implementao da poltica nacional de arquivos pblicos e privados;
IX - propor ao CONARQ os arquivos privados que possam ser considerados de interesse pblico e
social;
X - comunicar ao CONARQ, para as devidas providncias, atos lesivos ao patrimnio arquivstico na-
cional;
XI - colaborar na elaborao de cadastro nacional de arquivos pblicos e privados, bem como no de-
senvolvimento de atividades censitrias referentes a arquivos;
XII - possibilitar a participao de especialistas nas cmaras tcnicas, cmaras setoriais e comisses
especiais constitudas pelo CONARQ;
XIII - proporcionar aperfeioamento e reciclagem aos tcnicos da rea de arquivo, garantindo constan-
te atualizao.
64
Art. 14. Os integrantes do SINAR seguiro as diretrizes e normas emanadas do CONARQ, sem preju-
zo de sua subordinao e vinculao administrativa.
Captulo III
I - produzidos e recebidos por rgos e entidades pblicas federais, estaduais, do Distrito Federal e
municipais, em decorrncia de suas funes administrativas, legislativas e judicirias;
II - produzidos e recebidos por agentes do Poder Pblico, no exerccio de seu cargo ou funo ou de-
les decorrente;
III - produzidos e recebidos pelas empresas pblicas e pelas sociedades de economia mista;
IV - produzidos e recebidos pelas Organizaes Sociais, definidas como tal pela Lei no 9.637, de 15 de
maio de 1998, e pelo Servio Social Autnomo Associao das Pioneiras Sociais, institudo pela Lei no
8.246, de 22 de outubro de 1991.
Pargrafo nico. A sujeio dos entes referidos no inciso IV s normas arquivsticas do CONARQ
constar dos Contratos de Gesto com o Poder Pblico.
Art. 16. s pessoas fsicas e jurdicas mencionadas no art. 15 compete a responsabilidade pela pre-
servao adequada dos documentos produzidos e recebidos no exerccio de atividades pblicas.
Art. 17. Os documentos pblicos de valor permanente, que integram o acervo arquivstico das empre-
sas em processo de desestatizao, parcial ou total, sero recolhidos a instituies arquivsticas pbli-
cas, na sua esfera de competncia.
o
1 O recolhimento de que trata este artigo constituir clusula especfica de edital nos processos de
desestatizao.
2o Para efeito do disposto neste artigo, as empresas, antes de concludo o processo de desestatiza-
o, providenciaro, em conformidade com as normas arquivsticas emanadas do CONARQ, a identifi-
cao, classificao e avaliao do acervo arquivstico.
o
3 Os documentos de valor permanente podero ficar sob a guarda das empresas mencionadas no
2o, enquanto necessrios ao desempenho de suas atividades, conforme disposto em instruo expe-
dida pelo CONARQ.
o
4 Os documentos de que trata o caput so inalienveis e no so sujeitos a usucapio, nos termos
o
do art. 10 da Lei n 8.159, de 1991.
5o A utilizao e o recolhimento dos documentos pblicos de valor permanente que integram o acer-
vo arquivstico das empresas pblicas e das sociedades de economia mista j desestatizadas obede-
cero s instrues do CONARQ sobre a matria.
Captulo IV
65
DA GESTO DE DOCUMENTOS
Seo I
Art. 18. Em cada rgo e entidade da Administrao Pblica Federal ser constituda comisso per-
manente de avaliao de documentos, que ter a responsabilidade de orientar e realizar o processo de
anlise, avaliao e seleo da documentao produzida e acumulada no seu mbito de atuao, ten-
do em vista a identificao dos documentos para guarda permanente e a eliminao dos destitudos de
valor.
o
1 Os documentos relativos s atividades-meio sero analisados, avaliados e selecionados pelas
Comisses Permanentes de Avaliao de Documentos dos rgos e das entidades geradores dos
arquivos, obedecendo aos prazos estabelecidos em tabela de temporalidade e destinao expedida
pelo CONARQ.
o o
2 Os documentos relativos s atividades-meio no constantes da tabela referida no 1 sero
submetidos s Comisses Permanentes de Avaliao de Documentos dos rgos e das entidades
geradores dos arquivos, que estabelecero os prazos de guarda e destinao da decorrentes, a se-
rem aprovados pelo Arquivo Nacional.
o
3 Os documentos relativos s atividades-fim sero avaliados e selecionados pelos rgos ou enti-
dades geradores dos arquivos, em conformidade com as tabelas de temporalidade e destinao, ela-
boradas pelas Comisses mencionadas no caput, aprovadas pelo Arquivo Nacional.
Seo II
Art. 19. Os documentos arquivsticos pblicos de mbito federal, ao serem transferidos ou recolhidos
ao Arquivo Nacional, devero estar avaliados, organizados, higienizados e acondicionados, bem como
acompanhados de instrumento descritivo que permita sua identificao e controle.
Pargrafo nico. As atividades tcnicas referidas no caput, que precedem transferncia ou ao reco-
lhimento de documentos, sero implementadas e custeadas pelos rgos e entidades geradores dos
arquivos.
Art. 20. O Ministrio do Planejamento, Oramento e Gesto dever, to logo sejam nomeados os in-
ventariantes, liquidantes ou administradores de acervos para os rgos e entidades extintos, solicitar
Casa Civil da Presidncia da Repblica a assistncia tcnica do Arquivo Nacional para a orientao
necessria preservao e destinao do patrimnio documental acumulado, nos termos do 2o do
o o
art. 7 da Lei n 8.159, de 1991.
Art. 21. A Casa Civil da Presidncia da Repblica, mediante proposta do Arquivo Nacional, baixar
instruo detalhando os procedimentos a serem observados pelos rgos e entidades da Administra-
o Pblica Federal, para a plena consecuo das medidas constantes desta Seo.
Captulo V
66
DA DECLARAO DE INTERESSE PBLICO E SOCIAL DE ARQUIVOS PRIVADOS
Art. 22. Os arquivos privados de pessoas fsicas ou jurdicas que contenham documentos relevantes
para a histria, a cultura e o desenvolvimento nacional podem ser declarados de interesse pblico e
social por decreto do Presidente da Repblica.
o
1 A declarao de interesse pblico e social de que trata este artigo no implica a transferncia do
respectivo acervo para guarda em instituio arquivstica pblica, nem exclui a responsabilidade por
parte de seus detentores pela guarda e a preservao do acervo.
o o
II - os arquivos presidenciais, de acordo com o art. 3 da Lei n 8.394, de 30 de dezembro de 1991;
III - os registros civis de arquivos de entidades religiosas produzidos anteriormente vigncia da Lei no
3.071, de 1o de janeiro de 1916, de acordo com o art. 16 da Lei no 8.159, de 1991.
Art. 23. O CONARQ, por iniciativa prpria ou mediante provocao, encaminhar solicitao, acom-
panhada de parecer, ao Chefe da Casa Civil da Presidncia da Repblica, com vistas declarao de
interesse pblico e social de arquivos privados pelo Presidente da Repblica.
1o O parecer ser instrudo com avaliao tcnica procedida por comisso especialmente constitu-
da pelo CONARQ.
o o
2 A avaliao referida no 1 ser homologada pelo Presidente do CONARQ.
3o Da deciso homologatria caber recurso das partes afetadas ao Chefe da Casa Civil da Presi-
dncia da Repblica, na forma prevista na Lei no 9.784, de 29 de janeiro de 1999.
Art. 24. O proprietrio ou detentor de arquivo privado declarado de interesse pblico e social dever
comunicar previamente ao CONARQ a transferncia do local de guarda do arquivo ou de quaisquer de
seus documentos, dentro do territrio nacional.
Art. 25. A alienao de arquivos privados declarados de interesse pblico e social deve ser precedida
de notificao Unio, titular do direito de preferncia, para que manifeste, no prazo mximo de ses-
o
senta dias, interesse na aquisio, na forma do pargrafo nico do art. 13 da Lei n 8.159, de 1991.
Art. 26. Os proprietrios ou detentores de arquivos privados declarados de interesse pblico e social
devem manter preservados os acervos sob sua custdia, ficando sujeito responsabilidade penal, civil
e administrativa, na forma da legislao em vigor, aquele que desfigurar ou destruir documentos de
valor permanente.
Art. 27. Os proprietrios ou detentores de arquivos privados declarados de interesse pblico e social
podero firmar acordos ou ajustes com o CONARQ ou com outras instituies, objetivando o apoio
para o desenvolvimento de atividades relacionadas organizao, preservao e divulgao do acer-
vo.
Art. 28. A perda acidental, total ou parcial, de arquivos privados declarados de interesse pblico e
social ou de quaisquer de seus documentos dever ser comunicada ao CONARQ, por seus propriet-
rios ou detentores.
67
Captulo VI
Art. 29. Este Decreto aplica-se tambm aos documentos eletrnicos, nos termos da lei.
Art. 30. O Chefe da Casa Civil da Presidncia da Repblica baixar instrues complementares
execuo deste Decreto.
Art. 31. Fica delegada competncia ao Chefe da Casa Civil da Presidncia da Repblica, permitida a
subdelegao, para designar os membros do CONARQ de que trata o 3o do art. 3o.
o
Art. 33. Ficam revogados os Decretos n s 1.173, de 29 de junho de 1994, 1.461, de 25 de abril de
1995, 2.182, de 20 de maro de 1997, e 2.942, de 18 de janeiro de 1999.
68
Apndice I
Leis e Decretos
10. LEI N 5.433, DE 8 DE MAIO DE 1968.
Regula a microfilmagem de documentos oficiais
e d outras providncias.
1 Os microfilmes de que trata esta Lei, assim como as certides, os traslados e as cpias fotogrfi-
cas obtidas diretamente dos filmes produziro os mesmos efeitos legais dos documentos originais em
juzo ou fora dle.
3 A incinerao dos documentos microfilmados ou sua transferncia para outro local far-se- medi-
ante lavratura de trmo, por autoridade competente, em livro prprio.
5 A eliminao ou transferncia para outro local dos documentos microfilmados far-se- mediante
lavratura de trmo em livro prprio pela autoridade competente.
6 Os originais dos documentos ainda em trnsito, microfilmados no podero ser eliminados antes
de seu arquivamento.
7 Quando houver convenincia, ou por medida de segurana, podero excepcionalmente ser micro-
filmados documentos ainda no arquivados, desde que autorizados por autoridade competente.
Art 2 Os documentos de valor histrico no devero ser eliminados, podendo ser arquivados em local
diverso da repartio detentora dos mesmos.
Art 3 O Poder Executivo regulamentar, no prazo de 90 (noventa) dias, a presente Lei, indicando as
autoridades competentes, nas esferas federais, estaduais e municipais para a autenticao de trasla-
dos e certides originrias de microfilmagem de documentos oficiais.
2 Prescrever tambm o decreto as condies que os cartrios competentes tero de cumprir para
a autenticao de microfilmes realizados por particulares, para produzir efeitos jurdicos contra tercei-
ros.
69
Art 5 Esta lei entra em vigor na data de sua publicao.
A. COSTA E SILVA
Lus Antnio da Gama e Silva
70
Apndice I
Leis e Decretos
11. RESOLUO N 2
(Dirio Oficial da Unio, de 24 de outubro de1995)
CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS
Dispe sobre as medidas a serem observadas na transferncia ou no recolhimen-
to de acervos documentais para instituies arquivsticas pblicas.
71
Apndice I
Leis e Decretos
ARQUIVO NACIONAL
(SEGUE ANEXOS 1 E 2)
72
Apndice I
Leis e Decretos
73
Apndice I
Leis e Decretos
74