Bondades Access

- Cantidad mxima de datos que se pueden analizar

En Access la capacidad mxima son 2 gigabytes menos el espacio necesario para
los objetos del sistema. Se dice que soporta hasta 100.000.00 registros, pero se puede ver
afectada por la cantidad de usuarios que estn utilizando la aplicacin. El tiempo de
respuesta puede ser muy lento, dependiendo de la consulta realizada. Adems, se puede
realizar una bsqueda ms rpida si se crean ndices. El principal problema se presenta
cuando la cantidad de datos por analizar se acerca a los 2 gigabytes.

- Relacionar dos o ms tablas

El nmero mximo de relaciones establecidas por tabla es de 32 menos el nmero
de ndices que posee la tabla para los campos o combinaciones de campos que no forman
parte de relaciones.

- Manejo de script y macros

Access genera scripts, pero nicamente para migrar a otras base de datos ms
potentes, como son SQL Server y Oracle. Los scripts no son generados directamente con
Access, ya que requiere de herramientas externas, como por ejemplo el asistente Upsizing
que se invoca desde una opcin o herramienta de la base de datos de Access, basada en
SQL Server para crear o exportar una base de datos para SQL utilizando los datos de
Access.

En Access se pueden generar macros, ya que la aplicacin posee una herramienta

para crear independientes, incrustadas o grupos de macros que realizan acciones varias
como consultas o filtros que dependen de argumentos o los atributos que se elijan.

- Unir bases de datos histricas, es decir, tenemos la

informacin de junio y ahora deseamos adicionar la
informacin de los meses julio y agosto

- Buscar una palabra en un texto, por ejemplo: si tenemos una

tabla de URL como podemos determinar si el usuario est
ingresando a pginas no autorizadas.

- Buscar 10 nmeros de cdula o ms de una sola vez en la tabla

de clientes de una empresa
Este tipo de bsqueda se realiza por medio de una seleccin, en la cual se detallan
los nmeros de cdula por buscar. Esta seleccin se ejecuta por medio de SQL.
- Extraer un archivo cuyo filtro indica que no deben venir las
cuentas de los 10 principales clientes, por ejemplo: identifico
los 10 clientes cuyo saldo hace que stos formen parte de los 10
clientes con mayor saldo, esta cartera de clientes la atiende
Silvia, ahora necesito una tabla que tenga la informacin de los
dems clientes para asignar esa cartera a Sofa y a Pedros
En Access primero se debe realizar una consulta que nos permite obtener los 10
principales clientes, utilizando Select con la palabra clave Top, comando que nos permite
obtener los 10 clientes con mayor saldo.

Una vez que tengo la consulta con los 10 clientes ms importantes, volvemos a
realizar una nueva consulta, donde se realizar un nuevo Select utilizando la palabra clave
Distinct, que nos permitir obtener el resto de los clientes. Obviamente de debe utilizar la
tabla o tablas de datos originales y la tabla de datos obtenida en la primera consulta que
nos proporcion los 10 principales clientes.

Lo anterior se realiza por medio de la herramienta que tiene Access para realizar
consultas, utilizando la vista de SQL donde se crea el script con los comandos y palabras
clave que nos permite obtener los clientes ms importantes en una consulta o tabla y el
resto de clientes en otra consulta o tabla.

Combinar tablas y consultas

Cuando incluya varios orgenes de datos en una consulta de Access, use las
combinaciones para limitar los registros que desea ver, en funcin de cmo se relacionan
los orgenes de datos entre s. Tambin se utilizan combinaciones para combinar registros
de ambos orgenes de datos para cada pareja de registros de los orgenes se convierte en
un registro en los resultados de la consulta.

Una base de datos es una coleccin de tablas de datos que se guardan relaciones lgicas
entre s. Use las relaciones para conectar las tablas segn los campos que tienen en comn.
Una tabla puede ser parte de cualquier nmero de relaciones.

Cuando se agregan tablas a una consulta, Access crea combinaciones que se basan en las
relaciones que se han definido entre las tablas. Puede crear manualmente combinaciones
en las consultas, incluso si no representan relaciones que ya se ha definido. Si usa otras
consultas (en lugar de o adems de las tablas) como orgenes de datos de una consulta,
puede crear combinaciones entre las consultas de origen y tambin entre esas consultas y
todas las tablas que se usa como orgenes de datos.

Predicados ALL, DISTINCT, DISTINCTROW o TOP

Especifica registros seleccionados con consultas SQL.

Sintaxis
SELECT [ALL | DISTINCT | DISTINCTROW | [TOP n [PERCENT]]]
FROM tabla

Una instruccin SELECT que contiene estos predicados consta de las siguientes partes:

Elemento Descripcin
Se supone si no incluye uno de los predicados. El motor de base de
datos de Microsoft Access selecciona todos los registros que cumplen
las condiciones de la instruccin SQL. Los dos ejemplos siguientes
son equivalentes y devuelven todos los registros de la tabla
Empleados:
ALL
SELECT ALL *
FROM Employees
ORDER BY EmployeeID;
SELECT *
FROM Employees
ORDER BY EmployeeID;
Omite los registros que contienen datos duplicados en los campos
seleccionados. Para poder ser incluido en los resultados de la consulta,
los valores de cada campo enumerado en la instruccin SELECT
deben ser nicos. Por ejemplo, puede que varios empleados
enumerados en una tabla Empleados tengan el mismo apellido. Si
existen dos registros que contienen Prez en el campo Apellido, la
siguiente instruccin SQL devuelve solo uno de ellos:

SELECT DISTINCT LastName

FROM Employees;
DISTINCT
Si se omite DISTINCT, esta consulta devuelve ambos registros.

Si la clusula SELECT contiene ms de un campo, la combinacin de

valores de todos los campos debe ser nica para que un registro
determinado pueda incluirse en los resultados.

El resultado de una consulta en la que se usa DISTINCT no se puede

actualizar y no refleja los cambios posteriores efectuados por otros
usuarios.
Omite datos basados en registros duplicados completos, no solo
campos duplicados. Por ejemplo, podra crear una consulta que
combine las tablas Clientes y Pedidos en el campo CustomerID. La
tabla Clientes no contiene campos duplicados CustomerID, pero la
tabla Pedidos s, porque cada cliente puede tener muchos pedidos. La
siguiente instruccin SQL muestra cmo se puede usar
DISTINCTROW para generar una lista de compaas que tengan al
DISTINCTROW
menos un pedido, pero sin proporcionar informacin detallada al
respecto:
Elemento Descripcin
SELECT DISTINCTROW CompanyName
FROM Customers INNER JOIN Orders
ON Customers.CustomerID = Orders.CustomerID
ORDER BY CompanyName;

Si omite DISTINCTROW, esta consulta genera varias filas para cada

una de las compaas que tengan ms de un pedido.

DISTINCTROW solo tiene efecto cuando selecciona campos de

algunas de las tablas usadas en la consulta, pero no de todas.
DISTINCTROW se ignora si la consulta solo incluye una tabla, o si
extrae campos de resultados de todas las tablas.
Devuelve un nmero determinado de registros que se encuentran en
la parte superior o inferior de un intervalo especificado por una
clusula ORDER BY. Supongamos que desea obtener los nombres de
los 25 primeros estudiantes de la clase de 1994:

SELECT TOP 25
FirstName, LastName
FROM Students
WHERE GraduationYear = 2003
ORDER BY GradePointAverage DESC;

Si no incluye la clusula ORDER BY, la consulta devolver un

conjunto arbitrario de 25 registros de la tabla Alumnos que cumplan
la clusula WHERE.

El predicado TOP no elige entre valores iguales. En el ejemplo

anterior, si las medias vigsimo quinta y vigsimo sexta ms altas son
TOP n
las mismas, la consulta devolver 26 registros.
[PERCENT]
Tambin puede usar la palabra reservada PERCENT para devolver un
porcentaje determinado de registros que se encuentran en la parte
superior o inferior de un intervalo especificado por una clusula
ORDER BY. Supongamos que, en lugar de los 25 primeros alumnos,
desea obtener el ltimo 10 por ciento de la clase:

SELECT TOP 10 PERCENT

FirstName, LastName
FROM Students
WHERE GraduationYear = 2003
ORDER BY GradePointAverage ASC;

El predicado ASC especifica un retorno de valores inferiores. El valor

que sigue a TOP debe ser un entero sin signo.

TOP no afecta a si la consulta se puede actualizar o no.

- Buscar facturas duplicadas
Mediante el asistente para consultas se pueden buscar los registros duplicados en
una sola tabla o en varias tablas.

Buscar registros duplicados

Para buscar registros duplicados con el Asistente para consultas, siga estos pasos.

1. En la pestaa Crear, en el grupo Consultas, haga clic en Asistente para

consultas. Nota: Si usa Access 2007, en el grupo Otros de la pestaa Crear, haga
clic en Asistente para consultas.
2. En el dilogo Nueva consulta, haga clic en Asistente para consultas de buscar
duplicados > Aceptar.
3. En la lista de tablas, seleccione la tabla que desea usar y haga clic en Siguiente.
4. Seleccione los campos que desea que coincidan y haga clic en Siguiente.
5. En la lista de campos disponibles, seleccione el campo o campos que tienen los
datos que desea actualizar y haga clic en Siguiente.
6. Acepte el nombre de consulta sugerido o escriba un nombre y haga clic en
Finalizar para ejecutar la consulta.

Despus de encontrar los registros duplicados, puede editar o eliminar los registros
duplicados con una consulta.

- Sumar un elemento, por ejemplo: queremos ver cuntas veces

se ha vendido un producto y cul es el monto total de esa venta.
La suma de un campo determinado se puede realizar por medio de consultas o
tablas, previamente se realiza la unin de tablas o consultas y por ltimo se suman los
valores, agrupndolos por producto, lo cual se despliega en una nueva consulta.

Sumar datos con una fila de total

Puede agregar una fila de total a una consulta al abrir la consulta en la vista Hoja de datos,
agregar la fila y, despus, seleccionar la funcin de agregado que quiera usar, como
Suma, Mn, Mx o Promedio. Los pasos de esta seccin explican cmo crear una
consulta de seleccin bsica y agregar una fila de total. No es necesario usar las tablas de
ejemplo que se describen en la seccin anterior.

Crear una consulta de seleccin bsica

1. En la ficha Crear, en el grupo Otros, haga clic en Diseo de la consulta.

 2. En el cuadro de dilogo Mostrar tablas, haga doble clic en las tablas que quiera
usar en la consulta y, despus, haga clic en Cerrar.

Las tablas seleccionadas aparecen como ventanas en la seccin superior del

diseador de consultas.

3. Haga doble clic en los campos de tabla que quiera usar en la consulta.

Puede incluir campos que contienen datos descriptivos, como nombres y

descripciones, pero es necesario incluir un campo que contenga datos numricos
o de moneda.

Cada campo aparece en una celda de la cuadrcula de diseo.

4. Haga clic en Ejecutar para ejecutar la consulta.

El conjunto de resultados de consulta aparece en la vista Hoja de datos.

5. Si quiere, puede cambiar a la vista Diseo y ajustar la consulta. Para ello, haga
clic con el botn derecho en la pestaa del documento de la consulta y haga clic
en la Vista Diseo. Despus, puede agregar o quitar campos de tabla para ajustar
la consulta (si es necesario). Para quitar un campo, seleccione la columna de la
cuadrcula de diseo y presione Suprimir.
6. Guarde la consulta.

Agregar una fila de total

1. Asegrese de que la consulta est abierta en la vista Hoja de datos. Para ello, haga
clic con el botn derecho en la pestaa del documento de la consulta y haga clic
en la Vista Hoja de datos.

En el panel de navegacin, haga doble clic en la consulta. Esto ejecuta la consulta

y carga los resultados en una hoja de datos.

2. En el grupo Registros de la pestaa Inicio, haga clic en Totales.

Aparece una nueva fila de Total en la hoja de datos.

3. En la fila de Total, haga clic en la celda del campo que quiera sumar y luego
seleccione Suma en la lista.

- Importar y exportar una tabla

En Access si se puede importar y exportar datos desde otras bases de datos. A
continuacin, se muestran ejemplos de los datos que se pueden importar y exportar.

Tipos de datos que Access puede importar, vincular o exportar

Es una forma rpida de aprender sobre los formatos de datos que Access puede importar
o exportar abrir una base de datos y, a continuacin, explore la ficha Datos externos en
la cinta de opciones.

Si no ve el programa exacto o el tipo de datos que necesita, lo ms probable es que los

datos pueden exportarse en el otro programa en un formato que comprende el acceso.

La siguiente tabla muestra que los formatos que se pueden importar a, vincular o
exportar desde Access:

Programa o Vinculacin
Importar permitido? Exportar permitido?
formato permitido?
Microsoft
S S S
Office Excel
Microsoft Importar o vincular a
S S
Office Access datos en otro formato
Bases de datos
ODBC (por
S S S
ejemplo, SQL
Server)
Archivos de
texto
S S S
(delimitados o
ancho fijo)
Archivos XML S No S
Archivos PDF
No No S
o XPS
Correo
electrnico
No No S
(archivos
adjuntos)
No, pero se puede No, pero se puede
guardar un archivo de guardar un archivo de
S (puede exportar
Microsoft Word como un archivo Word como un archivo
combinacin de Word
Office Word de texto y, a de texto y, a
o texto Rich)
continuacin, importar continuacin, vincular
el archivo de texto. al archivo de texto.
Programa o Vinculacin
Importar permitido? Exportar permitido?
formato permitido?
Lista de
S S S
SharePoint
Servicios de
datos (vea la No S No
nota)
Documentos
S S S
HTML
No, pero se puede
exportar como un
Carpetas de archivo de texto y, a
S S
Outlook continuacin,
importar el archivo de
texto en Outlook.
archivos de
S S S
dBase

Importar o vincular a datos en otro formato

El proceso general para importar o vincular datos es como sigue:

1. Abra la base de datos a la que desea importar o vincular datos.

2. En la pestaa datos externos, haga clic en el tipo de datos que desea importar o
vincular a. Por ejemplo, si el origen de datos est en un libro de Microsoft Excel,
haga clic en Excel.

3. En la mayora de los casos, Access inicia al asistente Obtener datos externos .

o Especificar el origen de los datos (es decir, su ubicacin en el disco).
o Elija si desea importar o vincular a los datos.
o Si importar, elija si desea anexar los datos a una tabla existente o para
crear una nueva tabla.
o Especificar exactamente qu datos del documento que desea importar o
vincular.
o Indicar si la primera fila contiene encabezados de columna o si deben
tratarse como datos.
o Especificar el tipo de datos de cada columna.
o Elija si desea importar slo la estructura o la estructura y los datos entre
s.
o Si se importa, especifique si desea que Access para agregar una nueva
clave principal a la nueva tabla o utilizar una clave existente.
 o Especifique un nombre para la nueva tabla.

- Adicionar una columna en una tabla

En Access se puede insertar, agregar o crear un nuevo campo en una tabla

Para almacenar nuevos datos sobre algo para lo que ya tiene una tabla de Access,
considere la posibilidad de agregar un campo a la tabla. Por ejemplo, supongamos que
tiene una tabla que almacena los apellidos, el nombre, la direccin de correo electrnico,
el nmero de telfono y la direccin de correo postal de cada uno de sus clientes. Si quiere
comenzar a realizar un seguimiento del medio de comunicacin preferido de cada cliente,
agregue un campo para almacenar esa informacin.

Agregar un campo automticamente escribiendo datos

Puede agregar un campo a una tabla escribiendo en la ltima columna de la vista Hoja de
datos. Access asigna automticamente un tipo de datos, segn los datos que se escriban.
Access tambin puede establecer de forma automtica la propiedad Formato para un
nuevo campo. Por ejemplo, si escribe 10:50 a.m., Access define el tipo de datos como
Fecha/Hora y la propiedad Formato como Hora mediana.
Abra la tabla a la que desee agregar un campo.
Escriba los datos en la celda situada debajo del encabezado de columna Haga clic para
agregar.
Agregar un campo seleccionndolo de una lista de la hoja de datos
Puede agregar un campo al final de una tabla seleccionndolo de una lista:
Abra la tabla y, en la ltima columna, haga clic en Haga clic para agregar.
Agregar un campo en medio de una tabla
Si desea agregar un nuevo campo en medio de la tabla, puede elegir un campo de la
pestaa Campos en la cinta de opciones. La pestaa Campos muestra los campos
predefinidos que puede agregar a una tabla mientras trabaja en la vista Hoja de datos.
Abra la tabla en la vista Hoja de datos.
Seleccione el campo inmediatamente anterior a la ubicacin donde desea agregar un
nuevo campo. Por ejemplo, si desea que el nuevo campo sea el tercer campo de la tabla,
seleccione el segundo campo.
En la pestaa Campos, en el grupo Agregar y eliminar, haga clic en el tipo de campo que
desee.

- Filtrar un dato de una tabla

Filtrar datos en una base de datos de escritorio

Para aplicar un filtro, haga clic con el botn secundario en el campo o control que desea
usar para filtrado y, a continuacin, elija un comando de filtrado en la mitad inferior del
men que aparece. Para usar un valor concreto como la base del filtro, seleccione el valor,
haga clic en l con el botn secundario y, a continuacin, elija un comando de filtrado.
Las opciones de filtrado dependen del tipo de dato del campo que use. Este es el aspecto
que tienen las opciones de filtrado para un campo de texto con el valor Hola a todos
seleccionado:
Puede usar los filtros para mostrar registros especficos en un formulario, informe,
consulta u hoja de datos, o para imprimir nicamente algunos registros de un informe,
tabla o consulta. Mediante la aplicacin de un filtro, podr limitar los datos de una vista
sin que haya que cambiar el diseo del objeto subyacente.

- Como puedo crear un tabla con base en un filtro o criterio determinado, por ejemplo:
tengo la base de transacciones de caja, necesito sacar una o varias tablas por transaccin
Crear una tabla con base en un filtro o consulta
Para crear una consulta de creacin de tabla, cree primero una consulta de seleccin y, a
continuacin, convirtala en una consulta de creacin de tabla. La consulta de seleccin
puede usar campos calculados y expresiones para ayudar a devolver los datos que
necesite. En los siguientes pasos se explica cmo crear y convertir la consulta. Si ya tiene
una consulta de seleccin que se ajuste a sus necesidades, vaya a los pasos descritos para
convertir la consulta de seleccin y ejecutar la consulta de creacin de tabla.
Crear la consulta de seleccin
En la pestaa Crear del grupo Consultas, haga clic en Diseo de consulta. Nota: Si est
usando Access 2007, en la pestaa Crear del grupo Otros, deber hacer clic en Diseo de
consulta.
En el cuadro de dilogo Mostrar tabla, haga doble clic en las tablas de las que desee
recuperar datos. Cada tabla aparece como una ventana en la seccin superior del
diseador de consultas. Haga clic en Cerrar cuando termine de agregar tablas.
En cada tabla, haga doble clic en los campos que desee usar en la consulta. Cada campo
aparece en una celda en blanco de la fila Campo de la cuadrcula de diseo. Esta figura
muestra la cuadrcula de diseo con varios campos de tabla agregados:

De forma opcional, agregue expresiones a la fila Campo.

Si lo desea, agregue criterios a la fila Criterios de la cuadrcula de diseo.
Haga clic en Ejecutar para realizar la consulta y mostrar los resultados en una hoja de
datos.
Si lo desea, modifique los campos, las expresiones o los criterios y despus vuelva a
ejecutar la consulta hasta que devuelva los datos que desee colocar en la nueva tabla.

Convertir la consulta de seleccin

1. Abra la consulta de seleccin en la vista Diseo, o bien, cambie a la vista Diseo.
Access permite hacerlo de varias maneras:
 o Si la consulta est abierta en una hoja de datos, haga clic con el botn
secundario del mouse en la pestaa de documentos de la consulta y haga
clic en Vista Diseo.
o Si la consulta est cerrada, en el panel de exploracin, haga clic con el
botn derecho en la consulta y haga clic en Vista Diseo en el men
contextual.
2. En el grupo Tipo de consulta de la pestaa Diseo, haga clic en Crear tabla.

Aparecer el cuadro de dilogo Crear tabla.

3. En el cuadro Nombre de la tabla, escriba el nombre de la nueva tabla.

- O bien -

Haga clic en la flecha desplegable y seleccione un nombre de tabla existente.

4. Siga uno de estos procedimientos:

o Colocar la nueva tabla en la base de datos activa
i. Si an no est seleccionada la opcin Base de datos activa, haga
clic en ella y, a continuacin, haga clic en Aceptar.
ii. Haga clic en Ejecutar y despus en S para confirmar la
operacin.

Nota: Si est reemplazando una tabla existente, Access elimina

primero esa tabla y le pide que confirme su eliminacin. Haga clic
en S y, a continuacin, haga de nuevo clic en S para crear la nueva
tabla.

o Colocar la nueva tabla en otra base de datos

i. Haga clic en Otra base de datos.
ii. En el cuadro Nombre de archivo, escriba la ubicacin y el nombre
de archivo de la otra base de datos.

- O bien -

Haga clic en Examinar, use el cuadro de dilogo Crear tabla para

buscar la otra base de datos y, a continuacin, haga clic en
Aceptar.
 iii. Haga clic en Aceptar para cerrar el primer cuadro de dilogo
Crear tabla.
iv. Haga clic en Ejecutar y despus en S para confirmar la
operacin.

- Buscar un rango de monto, por ejemplo: necesito las

transacciones que cuyo monto se encuentran entre $1000.00 y
$2134
En Access este tipo de bsqueda se realiza por medio de criterios, lo cual se
detalla en los siguientes pasos:

Criterios de consulta
Los criterios de consulta le ayudarn a centrar la bsqueda en los elementos especficos
de la base de datos de Access. Si algn elemento coincide con todos los criterios
introducidos, aparecer en los resultados de la consulta.

Para agregar un criterio a una consulta de Access, brala en la vista Diseo e identifique
los campos (columnas) para los que desea especificar criterios. Si este campo no est en
la cuadrcula de diseo, haga doble clic en el campo para agregarlo y entonces escriba el
criterio en la fila Criterios de ese campo. Si no tiene claro cmo hacerlo, consulte
Introduccin a las consultas.

Un criterio de bsqueda es una expresin que Access compara con valores de campo de
consulta para determinar si incluir el registro que contiene cada valor. Por ejemplo, =
"Chicago" es una expresin que Access puede comparar con valores de un campo de
texto en una consulta. Si el valor de ese campo en un registro determinado es
"Chicago", Access incluye el registro en los resultados de la consulta.

A continuacin encontrar algunos ejemplos de criterios utilizados con frecuencia que

puede usar como punto de partida para crear sus criterios. Los ejemplos se agrupan por
tipos de datos.

Un criterio es similar a una frmula, es una cadena que puede estar compuesta por
referencias de campo, operadores y constantes. Los criterios de bsqueda tambin se
conocen como expresiones en Access.

Las tablas siguientes muestran algunos criterios de ejemplo y se explica cmo funcionan.

Criterios Descripcin
Este criterio se aplica a un campo de nmero, como Precio o
ExistenciasDeUnidades. Solo incluye aquellos registros en los
>25 y <50
que el campo Precio o ExistenciasDeUnidades contiene un
valor superior a 25 y menor que 50.
Criterios Descripcin
Este criterio se aplica a un campo de fecha y hora, como
DifFecha ( "aaaa", FechaNacimiento. Solo los registros en los que el nmero de
[FechaNacimiento], aos que transcurren entre la FechaNacimiento de una
Fecha()) > 30 persona y la fecha de hoy es mayor que 30 se incluyen en el
resultado de la consulta.
Este criterio se puede aplicar a cualquier tipo de campo para
Is Null
mostrar los registros en los que el valor del campo es NULL.

Como puede ver, los criterios pueden parecer muy diferentes entre s, segn el tipo de
datos del campo al que se aplican y sus requisitos especficos. Algunos criterios son
sencillos y usan operadores y constantes bsicos. Otros son complejos y usan funciones,
operadores especiales e incluyen referencias de campo.

En este tema se enumeran varios criterios usados con frecuencia por tipo de datos. Si los
ejemplos de este tema no tratan sus necesidades especficas, puede que tenga que escribir
sus propios criterios. Para ello, primero debe familiarizarse con la lista completa de
funciones, operadores, caracteres especiales y la sintaxis de expresiones que hacen
referencia a los campos y literales.

Aqu ver dnde y cmo puede agregar los criterios. Para agregar un criterio a una
consulta, debe abrir la consulta en la vista Diseo. Luego, identifique los campos para los
que desea especificar criterios. Si el campo no est an en la cuadrcula de diseo,
agrguelo al arrastrarlo desde la ventana de diseo de la consulta a la cuadrcula de
campo, o bien al hacer doble clic en el campo (al hacer doble clic en el campo, lo agrega
automticamente a la siguiente columna vaca en la cuadrcula de campo). Por ltimo,
escriba los criterios en la fila Criterios

Los criterios especificados para distintos campos en la fila Criterios se combinan

mediante el operador Y. En otras palabras, los criterios especificados en los campos
Ciudad y FechaNacimiento se interpretan as:

Ciudad = "Chicago" Y FechaNacimiento < AgregFecha (" aaaa ", -40, Fecha())
1. Los campos Ciudad y FechaNacimiento incluyen criterios.

2. Solo los registros en los que el valor del campo Ciudad sea Chicago cumplirn este
criterio.

3. Solo los registros de aquellos que tengan por lo menos 40 aos cumplirn este criterio.

4. Solo los registros que cumplen con ambos criterios se incluirn en el resultado.

Qu sucede si desea que solo se cumpla una de estas condiciones? En otras palabras, si
tiene criterios alternativos, cmo los escribe?

Si tiene criterios alternativos, o dos conjuntos de criterios independientes en los que es

suficiente que se cumpla con un conjunto, use ambos Criterios y las filas o en la
cuadrcula de diseo.
1. El criterio Ciudad se especifica en la fila Criterios.

2. El criterio FechaNacimiento se especifica en la fila o.

Los criterios especificados en las filas Criterios y o se combinan con el operador O, tal
como se muestra a continuacin:

Ciudad = "Chicago" O FechaNacimiento < AgregFecha("aaaa", -40, Fecha())

Si necesita especificar ms alternativas, use las filas debajo de la fila o.

Antes de continuar con los ejemplos, tenga en cuenta lo siguiente:

Si los criterios son temporales o cambian a menudo, puede filtrar el resultado de

la consulta con frecuencia en lugar de modificar los criterios de bsqueda. Un
filtro es un criterio temporal que cambia el resultado de la consulta sin alterar el
diseo de la consulta. Para ms informacin sobre los filtros, vea el artculo Filtro:
limitar el nmero de registros de una vista.
Si los campos de criterios no cambian pero los valores que quiere usar cambian a
menudo, puede crear una consulta de parmetros. Una consulta de parmetros le
pide al usuario los valores de los campos y, despus, usa esos valores para crear
los criterios de bsqueda. Para ms informacin sobre consultas de parmetros,
vea el artculo Usar parmetros en consultas e informes.

- Crear una tabla dinmica

En Access se pueden tener vistas de Hoja de datos y la vista Formulario, pero,
adems puede proporcionar las vistas tabla dinmica y grfico dinmico para ayudarle a
resumir y visualizar datos.

Para crear vistas Tabla dinmica y Grfico dinmico en tablas, formulario y consultas.
Los datos que estn disponibles para su visualizacin en las vistas Tabla dinmica o
Grfico dinmico dependen del objeto para el que desee crear la vista.

Cuando crea una vista dinmica para un formulario, la vista solo puede mostrar
datos del origen de registro de dicho formulario.
Cuando crea una vista dinmica para una tabla, la vista solo puede mostrar datos
de dicha tabla.
La creacin de vistas dinmicas en consultas le proporciona la mayor flexibilidad,
ya que las propias consultas son muy flexibles y pueden contener datos de varias
tablas.

De forma predeterminada, las vistas Tabla dinmica y Grfico dinmico no estn

habilitadas en los formularios. Para habilitarlas, use el procedimiento siguiente:

1. Haga clic con el botn secundario del mouse (ratn) en el formulario en el panel
de exploracin y, a continuacin, haga clic en Vista Diseo.
2. Si no se muestra la Hoja de propiedades, presione F4.
3. En la ficha Formato de la Hoja de propiedades, establezca las propiedades
Permitir vista Grfico Dinmico y Permitir Vista Tabla Dinmica en S.
Las vistas pueden crearse en cualquier orden pero a continuacin se muestra la creacin
de la tabla dinmica.

1. En el panel de navegacin, haga doble clic en el objeto para el que desea crear las
vistas dinmicas.
2. En la ficha Inicio, haga clic en Vista y luego en Vista TablaDinmica.
3. Si no se muestra la Lista de campos de tabla dinmica, en el grupo Mostrar u
ocultar de la ficha Diseo, haga clic en Lista de campos.
4. Decida los campos que desea establecer como encabezados de fila en la tabla
dinmica y arrstrelos desde la Lista de campos de tabla dinmica a la zona de
colocacin Coloque campos de fila aqu.
5. Decida los campos que desea establecer como encabezados de columna en la tabla
dinmica y arrstrelos desde la Lista de campos de tabla dinmica a la zona de
colocacin Coloque campos de fila aqu.
6. Si desea poder filtrar datos en determinados campos, arrastre los campos desde la
Lista de campos de tabla dinmica a la zona de colocacin Coloque campos de
fila aqu.
7. Finalmente, decida cul ser el campo para el que desea ver datos de detalle o de
resumen y arrstrelo a la zona de colocacinColoque campos de fila aqu.

De forma predeterminada, Access muestra registros de detalle a menos que se creen

totales. Para crear filas y columnas de totales:

1. En la tabla dinmica, haga clic en uno de los valores de detalle.

2. En la ficha Diseo, en el grupo Herramientas, haga clic en Autocalcular y
seleccione el tipo de total que desee.

Para ocultar las celdas de detalle y mostrar solo los totales:

1. Haga clic en un encabezado de columna del campo de detalle. Por ejemplo, si las
celdas de detalle se basan en el campo Cantidad, haga clic en un encabezado de
columna de Cantidad.
2. En la ficha Diseo, en el grupo Mostrar u ocultar, haga clic en Ocultar detalles.

Para quitar un campo de la tabla dinmica:

Haga clic en el encabezado de columna o de fila del campo y, a continuacin, en

la ficha Diseo, en el grupo Campo activo, haga clic en Quitar campo.

- Conectar a una base de datos mediante OBDC

Antes de realizar una conexin OBDC es importante saber lo siguiente:

Informacin sobre los orgenes de datos ODBC

Un origen de datos es una combinacin de un origen de datos y la informacin de

conexin necesaria para obtener acceso a dichos datos. Algunos ejemplos de orgenes de
datos son SQL Server, Oracle RDBMS, hojas de clculo y archivos de texto. Algunos
ejemplos de la informacin de conexin podran ser la ubicacin del servidor, el nombre
de la base de datos, el id. de inicio de sesin, la contrasea, as como varias opciones de
controlador ODBC que describen cmo conectarse al origen de datos. Puede obtener esta
informacin del administrador de la base de datos a la que quiera conectarse.

En la arquitectura ODBC, una aplicacin como Access se conecta al Administrador de

controladores ODBC. Este ltimo, a su vez, usa un controlador ODBC especfico (por
ejemplo, un controlador ODBC de Microsoft SQL) para conectarse a un origen de datos.
En Access, use orgenes de datos ODBC para conectarse a orgenes de datos externos a
Access que no tengan controladores integrados.

A continuacin se detallan los pasos a seguir para agregar un origen de datos ODBC

Antes de continuar, obtenga e instale el controlador ODBC adecuado para el origen de

datos al que quiere conectarse.

Nota: Para poder agregar o configurar un origen de datos ODBC, es necesario que forme
parte del grupo de administradores en su mquina local.

1. Haga clic en Inicio y, despus, haga clic en Panel de control.

2. En el Panel de control, haga doble clic en Herramientas administrativas.
3. En el cuadro de dilogo Herramientas administrativas, haga doble clic en Orgenes
de datos (ODBC).

Aparece el cuadro de dilogo Administrador de orgenes de datos ODBC.

4. En funcin del tipo de origen de datos que quiera agregar, haga clic en DSN de
usuario, DSN de sistema o DSN de archivo.
5. Haga clic en Agregar.
6. Seleccione el controlador que quiere usar y, despus, haga clic en Finalizar o
Siguiente.

Si no ve el controlador que quiere usar, pngase en contacto con el administrador

de la base de datos a la que se est conectando para consultar cmo puede obtener
el controlador correcto.

7. Siga las instrucciones y especifique la informacin de conexin necesaria en los

cuadros de dilogo siguientes.

- Uso de frmulas
Las frmulas en Access se realizan por medio de los operadores bsicos y
algunas funciones.
Operadores

Un operador es una palabra o smbolo que indica una relacin aritmtica o lgica
especfica entre los dems elementos de una expresin. Los operadores pueden ser:

Aritmticos, como el signo ms (+).

Operadores de comparacin, como el signo igual (=).
Operadores lgicos, como No.

Los operadores se usan generalmente para indicar una relacin entre dos identificadores.
En las tablas siguientes, se describen los operadores que puede usar en expresiones de
Access.

Operadores aritmticos

Los operadores aritmticos se usan para calcular un valor de dos o ms nmeros, o

cambiar el signo de un nmero de positivo a negativo.

Operador Propsito Ejemplo

+ Suma dos nmeros. [Subtotal]+[ImpuestoSobreVentas]
Busca la diferencia entre dos nmeros o
- [Precio]-[Descuento]
indica el valor negativo de un nmero.
* Multiplica dos nmeros. [Cantidad]*[Precio]
Divide el primer nmero entre el
/ [Total]/[RecuentoDeElementos]
segundo.
Redondea ambos nmeros a enteros,
divide el primer nmero entre el
\ [Registradas]\[Salas]
segundo y, despus, trunca el resultado
a un entero.
Divide el primer nmero entre el
Resto [Registradas] Resto [Salas]
segundo y devuelve nicamente el resto.
Eleva un nmero a la potencia de un
^ Nmero ^ Exponente
exponente.

Operadores de comparacin

Los operadores de comparacin se usan para comparar valores y devolver un resultado

que sea verdadero, falso o nulo (un valor desconocido).

Operador Propsito
< Determina si el primer valor es menor que el segundo valor.
<= Determina si el primer valor es menor o igual que el segundo valor.
> Determina si el primer valor es mayor que el segundo valor.
>= Determina si el primer valor es mayor o igual que el segundo valor.
= Determinar si el primer valor es igual al segundo valor.
Operador Propsito
<> Determina si el primer valor no es igual al segundo valor.

En todos los casos, si el primer valor o el segundo es nulo, entonces el resultado, tambin
es nulo. Dado que un valor nulo representa un valor desconocido, el resultado de cualquier
comparacin con nulo tambin es desconocido.

Operadores lgicos

Los operadores lgicos se usan para combinar dos valores y devolver un resultado
verdadero, falso o nulo. Es posible que tambin vea que los operadores lgicos se
denominan operadores booleanos.

Operador Uso Descripcin

Expr1 Y
Y Verdadero cuando Expr1 y Expr2 son verdaderas.
Expr2
Expr1 O
O Verdadero cuando Expr1 o Expr2 es verdadera.
Expr2
Expr1 Eqv Verdadero cuando tanto Expr1 como Expr2 son verdaderas, o
Eqv
Expr2 cuando Expr1 y Expr2 son falsas.
No No Expr Verdadero cuando la expresin no es verdadera.
Expr1 OEx Verdadero si Expr1 es verdadera o Expr2 s verdadera, pero no
OEx
Expr2 ambas.

Operadores de concatenacin

Los operadores de concatenacin se usan para combinar dos valores de texto en una
cadena.

Operador Uso Descripcin

cadena1 &
& Combina dos cadenas para formar una.
cadena2
cadena1 + Combina dos cadenas para formar una sola cadena y
+
cadena2 propaga los valores nulos.

Operadores especiales

Los operadores especiales se usan como se describe en la tabla siguiente.

Para obtener ms
Operador Descripcin
informacin
Is Null o Is Not
Determina si un valor es nulo o no nulo.
Null
Compara valores de cadena mediante los
Como "patrn" Operador Como
operadores de comodn ? y *.
 Para obtener ms
Operador Descripcin
informacin
Entre valor1 Y Determina si un valor numrico o de fecha Operador Entre...Y
valor2 se encuentra dentro de un rango. (Between...And)
Determina si un valor de cadena est
En(cadena1,
dentro de un conjunto de valores de Operador En (In)
cadena2...)
cadena.

- Otras utilidades de Access

Herramientas que ofrece Access

Tablas
Es la forma ms simple, en ellas almacenamos los datos de forma estructurada.

Consultas
De las tablas, si queremos, podemos extraer informacin filtrada segn nuestras
necesidades, o actualizar algunos datos concretos, o elimiar ciertos registros que cumplan
una determinada condicin. Para todo es y mucho mas se usan las consultas.
Formularios
Esta es la parte mas amigable de nuestra base de datos. Usamos los formularios para
trabajar con la base de datos, estos estn vinculados a las tablas y nos ofrecen una forma
mas prctica y bonita, segn el gusto y el empeo que le ponga el usuario, para trabajar
con nuestra informacin.
Microsoft Access nos proporciona herramientas suficientes para incluir textos, botones,
imgenes y muchas mas cosas, adems de ofrecernos plantillas y temas que nos cambian
todos los colores y tipos de letras de nuestros formularios con apenas unos clics.

Informes
Y como mximo exponente tenemos los informes que podemos configurar a nuestro gusto
y antojo, con los datos que nos apetezca, colores, grficas y posicin de los mismos segn
nos plazca.