Manual de Procedimientos Administrativos

CONTENIDO DEL MANUAL
INTRODUCCIN:..........................................................................................................5
QU ES EL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS?...................................5
CUL ES LA UTILIDAD DE ESTE MANUAL?...................................................................5
CULES SON SUS OBJETIVOS?......................................................................................5
PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS...............................................................7
PROCEDIMIENTO DE AUTORIZACIN DE CRDITOS A CLIENTES
NUEVOS:......................................................................................................................7
Descripcin del procedimiento:................................................................................7
Proceso:.....................................................................................................................7
Documentacin necesaria:........................................................................................8
Diagrama de Flujo:...................................................................................................9
PROCEDIMIENTO DE AUTORIZACIN DE CRDITOS A CLIENTES
EXISTENTES.............................................................................................................10
Descripcin del procedimiento:..............................................................................10
Proceso:...................................................................................................................10
Documentacin manejada:......................................................................................10
Diagrama de flujo:..................................................................................................11
PROCEDIMIENTO DE UNA VENTA AL CONTADO EN TIENDA......................12
Descripcin del procedimiento................................................................................12
Proceso:...................................................................................................................12
PROCEDIMIENTO DE UNA VENTA AL CRDITO:.............................................14
Descripcin de procedimiento.................................................................................14
Proceso:...................................................................................................................14
PROCEDIMIENTO DE COBROS POR VENTAS EN TIENDA..............................18
Proceso:...................................................................................................................18
PROCEDIMIENTO DE PAGOS DE SUELDOS.......................................................18
Proceso:...................................................................................................................18
PROCEDIMIENTO DE PAGO DE SUELDOS EN EL DEPARTAMENTO DE
FINANZAS.................................................................................................................18
Descripcin de procedimiento.................................................................................18
PROCEDIMIENTO DE COMPRAS DE PAPELERA Y TILES...........................18
- UMG - DECIMO SEMESTRE - AUDITORIA ADMINISTRATIVA -
- MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS - 2
Proceso:...................................................................................................................18
Documentacin utilizada.........................................................................................18
Diagrama de flujo....................................................................................................18
PROCEDIMIENTO DE DESPACHO DE PAPELERA Y TILES:.........................18
Proceso:...................................................................................................................18
Documentacin manejada.......................................................................................18
PROCEDIMIENTO DE COMPRA DE UN ACTIVO FIJO......................................18
Proceso:...................................................................................................................18
PROCEDIMIENTO DE ENTREGA DE UN ACTIVO FIJO AL PERSONAL.........18
Proceso:...................................................................................................................18
Documentacin utilizada:.......................................................................................18
Diagrama de Flujo:.................................................................................................18
PROCEDIMIENTO DE COMPRAS..........................................................................18
Proceso:...................................................................................................................18
Diagrama de Flujo:.................................................................................................18
PROCEDIMIENTO DE PAGOS A PROVEEDORES...............................................18
Proceso:...................................................................................................................18
PROCESO DE COBROS DE CAJA GENERAL.......................................................18
Proceso:...................................................................................................................18
PROCEDIMIENTO DE COBROS Y LIQUIDACIN DE COBROS A
COBRADORES..........................................................................................................18
Proceso:...................................................................................................................18
PROCEDIMIENTO DE AUTORIA CUANDO EXISTEN DIFERENCIAS.............18
Proceso:...................................................................................................................18
Diagrama de flujo....................................................................................................18
DESCRIPCIN DE ELEMENTOS DE LOS DIAGRAMAS DE FLUJO..............18
FORMAS DE CONTROL INTERNO:.......................................................................18
LIC. HAMILTON RENE AGUILAR GALVEZ

TARJETA DE RESPONSABILIDAD DE ACTIVOS..............................................................18

FORMATO DE FACTURA ESPECIAL...............................................................................18
FORMA DE RECIBO DE INGRESOS A CAJA....................................................................18
FORMA DE FACTURA....................................................................................................18
LIQUIDACIN DE CAJA CHICA.....................................................................................18
TARJETA PARA INVENTARIOS FSICOS.........................................................................18
NOTA DE DEVOLUCIN................................................................................................18
CHEQUE VOUCHER.......................................................................................................18
ARQUEO DE CAJA GENERAL:........................................................................................18
CONCILIACIN BANCARIA...........................................................................................18
TARJETAS DE KARDEX DE PRODUCTOS.......................................................................18
PEDIDOS DE MERCADERAS:........................................................................................18
REGISTRO AUXILIAR DE CAJA:.....................................................................................18
REGISTRO AUXILIAR DE BANCOS DEPSITOS MONETARIOS.........................................18
REQUISICIN Y DESPACHO DE PAPELERA Y TILES:....................................................18
Orden de compra:........................................................................................................18


INTRODUCCIN:
Qu es el manual de procedimientos administrativos?

El manual de procedimientos administrativos esta constituido por un conjunto de
procedimientos los cuales a su vez, estn constituidos por los pasos o fases que se deben
de seguir para realizar las labores operativas de la empresa.
Este manual es una gua explicita de cmo debe realizarse un determinado trabajo,
quin o quines deben hacerlo, cuando deben hacerlo, y quin es el responsable que al
final autoriza las operaciones que constituyen el procedimiento.
Cul es la utilidad de este manual?

Es de suma importancia para el quehacer operativo de la empresa, ya que las personas
que se integran a las labores, y que son nuevas en la institucin; tienen en l una gua
para aprender a realizar su trabajo de la mejor forma posible.
Con el manual de procedimientos administrativos, se puede fcilmente realizar el

trabajo de administracin de personal, en lo concerniente a la introduccin, capacitacin
y evaluacin de trabajo del empleado. Ya que el manual, determinar la forma de
realizacin del trabajo administrativo, por lo tanto es fcil evaluar en que momento no
se est cumpliendo con los estndares mnimos aqu establecidos.
Mediante este manual, se puede determinar en que momento un empleado est

realizando su trabajo de manera eficaz y eficiente; y en que momento un empleado est
dejando a un lado los canales de autoridad formal que la empresa tiene establecidos
para la realizacin de determinadas tareas crticas de la empresa.
+
Estas tareas crticas son aquellas tareas que tienen que ver con todo lo relacionado al
manejo del efectivo y equivalentes de efectivo; al manejo de mercaderas y cualquier
otro inventario o fondo relacionado.
Cules son sus objetivos?
Ser una gua para los empleados para que aprendan la mejor forma de realizar
su trabajo. Esto especialmente para empleados nuevos dentro de la empresa.
Normar las actividades diarias de la empresa en reas crticas de control como

el efectivo, sus equivalentes, y referente al manejo de los inventarios de la
empresa.

Permitir reconocer los canales formales de autoridad dentro de la estructura

organizacional, para que se cumplan los principios de la administracin
moderna.
Representar de forma grfica los procedimientos y sus distintas etapas para

que todo aquel que est interesado en conocer cual es el proceso del
procedimiento, pueda verlo de una forma fcil y comprensible.
Sugerir el uso de formas de control interno que documenten todo hecho

contable y administrativo en la empresa, para que a la hora de realizar una
auditora administrativa, se pueda determinar hasta que punto se estn
cumpliendo con los objetivos impuestos por la alta direccin de la empresa.
Asimismo, para que se puedan reconocer las reas problemticas, donde
pueden darse errores e irregularidades en el futuro.
Permitir que a la hora de crear sistemas computarizados de control, sea fcil

reconocer los lugares donde se necesitan, y cuales son los documentos que
estos sistemas deben dar como resultado de sus procesos binarios.
Permitir que en el futuro si se desea estudiar de una manera ms consciente la

organizacin de la empresa, se puedan mejorar los procedimientos descritos en
este manual, basndose en la experiencia activa de los empleados de sus
propios puestos de trabajo.

PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
PROCEDIMIENTO DE AUTORIZACIN DE CRDITOS A

CLIENTES NUEVOS:
Descripcin del procedimiento:

Este procedimiento es un conjunto de pasos que sirven para generar la autorizacin de
un crdito a un cliente nuevo.
Cuando un cliente solicita un crdito con la empresa, la solicitud tiene que pasar por
varias fases hasta determinar si en realidad es posible autorizar el crdito o no. Por
ejemplo: se tienen que investigar las referencias que proporciona el cliente, para saber
si ha quedado mal en algn lugar, y si el manejo de su cuenta en otras empresas ha sido
el indicado, o continuamente queda en mora y no paga.
Este procedimiento est creado para establecer, quin va a autorizar un crdito nuevo,
quien va a realizar el procedimiento de investigacin del cliente para determinar las
referencias del mismo, etc.
Proceso:
A. Encargado de crditos recibe solicitud de crdito y dems documentos que se
requieran
B. verifica su contenido
B.1. no cumple con los requisitos mnimos de informacin
B.1.1. devuelve los documentos al vendedor y deniega autorizacin del crdito
B.2. documentacin completa verificada
B.3. investigacin de referencias y solicitud de informacin
B.3.1. investigacin negativa
B.3.1.1. crdito denegado
B.3.2. investigacin positiva
B.3.2.1. Establece monto y condiciones de crdito segn capacidad de pago y
polticas administrativas.
B.3.2.2. solicita autorizacin del crdito al Jefe Financiero
B.3.2.2.1. solicitud denegada
B.3.2.3. solicitud aprobada. Se procede a crear una nueva cuenta corriente y
se le crea una nueva tarjeta con el nombre del cliente.
C. FIN del procedimiento
D. Banco de datos

Documentacin necesaria:
1. Pedido de mercaderas.
2. Solicitud de crdito (A)
3. tarjetas de cuentas corrientes (B3.2.3)

Diagrama de Flujo:
A B B1 B11 C
B2 B B321
B31 C
3
B32 B3221
B32 B321 2
D
C B323 C

PROCEDIMIENTO DE AUTORIZACIN DE CRDITOS A

CLIENTES EXISTENTES.

Con este procedimiento se pretende establecer quin va a autorizar los crditos
sucesivos que se le dan a un cliente de la empresa. Se supone que cada vez que el
cliente solicita que se le venda al crdito se tiene que verificar que no sobrepase su
monto autorizado, y que no haya tenido un muy mal manejo de su cuenta en los meses
anteriores.
Es necesario que alguien verifique estas cosas para poder seguirle dando crdito a la
persona o empresa, de lo contrario, este procedimiento debe establecer el camino a
seguir.
Proceso:
A. Ingresa Pedido
B. Verificacin del pedido
B.1. si es un buen cliente pero sobrepasa el monto de crdito autorizado
B.1.1. crdito denegado
B.2. si es para un cliente con un muy mal manejo de su cuenta corriente
B.3. si es para un cliente en mora
C. Aprobacin del crdito, se crea una nueva cuenta corriente a nombre del cliente, y se
crea una nueva tarjeta
D. FIN del procedimiento
E. Banco de datos
Documentacin manejada:
1. pedido de mercaderas (A)
2. tarjetas de cuentas corrientes (C)

Diagrama de flujo:
B
B1 B2.1 D
B3 D
D
C D

PROCEDIMIENTO DE UNA VENTA AL CONTADO EN TIENDA
Descripcin del procedimiento

Mediante este conjunto de fases que se explican a continuacin, y se grafican, se
pretende establecer los pasos a seguir para realizar una venta al contado en tienda.
Se supone que la empresa tiene vendedores que atienden a las personas que ingresan a
comprar, y tiene vendedores que van hasta la casa o empresa del cliente. Este
procedimiento se refiere a los vendedores que estn en tienda trabajando.
Mediante conjunto de pasos, se establece quin cobra, quin vende, quin factura, quin
despacha, quin reparte, etc.
Proceso:
A. Vendedor realiza pedido
B. Traslada pedido a caja y el cliente paga. Se le extiende su correspondiente factura
autorizada. Subproceso de cobros en caja
C. Se trasladan el pedido y copia de la factura y el recibo de caja a bodega
D. Bodega prepara las mercaderas y las empaca
D.1. se despachan las mercaderas
D.1.1. si el cliente ha elegido el reparto, el bodeguero entrega las mercaderas al
repartidor
D.1.1.1. Este procede a llevrselas hasta la casa del cliente,
D.1.1.2. Le firman la nota de envo de recibido.
D.1.2. si el cliente ha elegido llevrselas l mismo, las retira simplemente
D.1.3. firma de recibido la nota de envo.
E. FIN del procedimiento
F. Base de datos
1. Pedido (A)
2. factura (B)
3. recibos de caja (C)
4. nota de envo de mercaderas (D1)

Diagrama de flujo:
1 2 3
B
A C D
4
E
D1.1 D1
E
D1.1.1
D1.2 D1.3
D1.1.2
E
E

PROCEDIMIENTO DE UNA VENTA AL CRDITO:
Descripcin de procedimiento
Este procedimiento est creado para responder a preguntas como Quin vende?,
Quin despacha?, Quin reparte?, Cmo se va a retirar la mercadera de la bodega
para que se sepa exactamente quin es el responsable en todo momento, etc.
Proceso:
A ingresa pedido
B determinacin del procedimiento de crdito secundario dependiendo si el cliente es
nuevo o un cliente que ya existe.
B.1. si el cliente ya existe, subproceso de autorizacin de crdito para clientes ya
existentes
B.1.1. podemos tener una solicitud de crdito denegada en este punto, si el cliente
debe y no ha pagado, y al darle ms crdito sobrepasaramos su mximo de
crdito autorizado. Tambin por un mal manejo de su crdito.
B.2. si el cliente es nuevo:
B.2.1. se solicita documentacin como fotocopia de cdula, solicitud de crdito
llena, etc.
B.2.2. subproceso de autorizacin de ventas al crdito cuando el cliente ya
existe.
B.2.2.1. en este punto podemos tener una solicitud denegada y se rompe el
proceso. Esto debido a que la verificacin de las referencias de la
solicitud ha resultado negativa.
C El vendedor genera la factura autorizada mediante la cual contina el trmite de la
venta.
D Una vez el pedido y la factura generada, entonces se procede a trasladar a bodega la
documentacin respectiva donde se realiza el despacho,
E Bodega despacha el pedido y dependiendo de la decisin del cliente este podra
recoger las mercaderas en la empresa, o solicitar que se le enven a su casa:
E.1. el cliente decide llevarse las mercaderas el mismo, y para tal efecto firma antes
la nota de envo en bodega y retira sus productos.
E.2. el cliente decide que se le lleven los productos.
E.2.1. el bodeguero entrega al repartidor la mercadera incluyendo nota de envo
E.2.2. el repartidor se traslada hasta la casa del cliente y le entrega los productos,
firmando el cliente a cambio la nota de crdito.
E.2.3. el repartidor devuelve la nota de envo debidamente firmada a bodega
donde es archivada para comprobar las salidas de mercaderas.
F FIN del procedimiento
G Banco de datos
1. notas de envo (E2)
2. facturas (C)

3. pedidos (A)

Diagrama de flujo:
A B
F
B1
2
B2
B2.1
G 3
B2. C D
F
2
F E1 E
1
G
E2.1
E2.2
G
F E2.3

PROCEDIMIENTO DE COBROS POR VENTAS EN TIENDA

Este es un subprocedimiento que trabaja juntamente con el Procedimiento de cobros
por ventas al contado en tienda
Su objetivo es establecer los pasos necesarios, y especificar la responsabilidad en el
cobro de las ventas que se realizan en tienda.
Tambin trata de establecer las calidad y los pasos que el cliente debe tomar cuando su
pago no es el convenido, o si sus cheques no tiene fondos, sus tarjetas no tienen monto
disponible, etc.
Proceso:
A. se atiende al cliente
B. se reciben sus pagos. Este pagar de la siguiente forma:
B.1. pagos con cheque
B.1.1. se llama al banco para verificar si tiene fondos
B.1.1.1. no tiene fondos, venta denegada
B.1.1.2. si tiene fondos, continua el proceso
B.2. paga con tarjeta de crdito
B.2.1. se solicita autorizacin electrnicamente
B.2.1.1. autorizacin denegada
B.2.1.1.1. pagar de otra forma
B.2.1.2. nmero de autorizacin recibida, contina el proceso
B.3. paga en efectivo
C. se reciben el efectivo, o los cheques, o el voucher de tarjeta de crdito debidamente
firmado.
D. Se extiende recibo de caja
E. Se extiende la factura
F. FIN del procedimiento
G. Banco de Datos
H. Almacenamiento interno
1. recibo de caja (D)
2. voucher de tarjeta de crdito (B2)
3. cheques de clientes (B1)
4. factura autorizada (E)

Diagrama de flujo:
A
F F
B1 B3 C D
B
1
3
2
B2 E
4
B2 B2.1.2
.1 F
B2.1.1.1 B2.1
.1 F

PROCEDIMIENTO DE PAGOS DE SUELDOS

Mediante este procedimiento se trata de especificar las distintas responsabilidades que
se tienen a la hora de generar la planilla de sueldos, quin va a autorizar su pago?,
quin tiene la responsabilidad de elaborar la planilla?, quin tiene la responsabilidad
de pagar los sueldos?, etc.
Proceso:
A Departamento de personal genera planilla de sueldos al final del mes.
B Se enva la planilla a Gerencia General para su autorizacin
C Al regresar la planilla autorizada, se enva al Jefe del departamento Financiero para
que ejecute el pago de la misma.
D El departamento de finanzas ejecuta el pago de los cheques
E El departamento de finanzas devuelve la planilla con las copias de los recibos
firmados por los empleados para ser archivados.
F FIN del procedimiento
G Banco de datos
1. planilla de sueldos (A)

Diagrama de flujo:
A B C D
E
G

PROCEDIMIENTO DE PAGO DE SUELDOS EN EL

DEPARTAMENTO DE FINANZAS
Descripcin de procedimiento
A personal enva planilla autorizada para que finanzas ejecute el pago
B el jefe de Finanzas recibe la planilla
C la secretaria de Finanzas genera los cheques por cada empleado y los traslada al
Jefe para su autorizacin
D Jefe de Finanzas firma los cheques y autoriza su pago
E Los empleados recogen sus cheques y firman un recibo por el monto pagado, donde
se explica que mes se est pagando, y los distintos conceptos que se pagan
F La secretaria de Finanzas devuelve la planilla pagada y las copias de los recibos para
su archivo en Personal
G La secretaria de Finanzas hace su partida correspondiente, la cual es aprobada por el
Jefe de Finanzas y es enviada a Contabilidad para su registro.
H Banco de datos
I FIN del procedimiento
1. cheques (C)
2. recibos de pago de sueldos y salarios (E)
3. planilla de sueldos (A)
4. dbitos y crditos para hacer partidas. (G)

Diagrama de flujo:
3 1 2
A B C D E
I G F
4
H

PROCEDIMIENTO DE COMPRAS DE PAPELERA Y TILES

Este procedimiento muestra todas las responsabilidades y niveles de autoridad a la hora
de realizar compras de papelera y tiles.
La papelera y tiles son necesarios para que la empresa se desempee de forma
eficiente, ya que comprenden artculos como los siguientes: talonarios facturas,
talonarios de crditos y dbitos de contabilidad, talonarios de pedidos, lpices, hojas,
sellos, tinta, etc. en fin todo tipo de papelera y til que se necesite en cualquier rea
de la empresa.
Mediante este procedimiento se establece quin tiene la obligacin de informar cuando

ya no hay suficiente existencia en este inventario, y que se deben realizar compras?,
quin autoriza las compras de papelera y tiles?, la manera de pagar el importe por las
compras de papelera y tiles, etc.
Proceso:
A bodeguero reporta a jefe de Almacn y Compras los productos abajo del mnimo de
existencia.
B Secretaria de Almacn y Compras genera cotizaciones
C Proveedores retornan cotizaciones
D Jefe de Almacn y Compras elige las mejores opciones juntamente con los que van a
utilizar los productos
E Secretaria genera rdenes de compra y las enva
F Proceso de pagos (anticipos)
G Proveedores envan mercaderas
H Bodega revisa, cuenta, verifica mercaderas
H.1. si en la revisin se encuentran mercaderas daadas o equivocadas, se procede a
devolverlo. El bodeguero genera un reporte de los productos a devolver con sus
generalidades, y la razn por la cual se deben devolver.
H.2. si la verificacin es buena, los productos se registran y se reciben. Si alguno de
los productos en nuevo, el bodeguero tiene que generar una nueva tarjeta de
kardex, y abrir un nuevo cdigo para el bien.
I los envos son trasladados al jefe de Almacn y Compras.
J Jefe de Almacn y compras enva documentos a contabilidad para su registro. En
este paso, se generan los dbitos y crditos de contabilidad con las partidas que se
deben realizar.
K Proceso de pagos a proveedores
L FIN del procedimiento
M Banco de datos
Documentacin utilizada
1. kardex de mercaderas en bodega (H2)
2. cotizaciones (A)

3. rdenes de compra (E)

4. dbitos y crditos de contabilidad (J)
5. reporte de devolucin de artculos (H1)

Diagrama de flujo
3
F
A B C D E
2
L
H1 H G
5
4
L K I H2
J 1
M M

PROCEDIMIENTO DE DESPACHO DE PAPELERA Y TILES:

Este procedimiento contiene los pasos que establecen el nivel de autoridad y
responsabilidad referentes al despacho de la papelera y tiles.
Por ejemplo: la responsabilidad del despacho la tiene el Jefe de Almacn y Compras,
pero la responsabilidad del uso, la tienen cada uno de los jefes de los departamentos
donde es utilizada.
Proceso:
A los distintos departamentos generan vales de pedidos de papelera y tiles cuando
acaban provisiones. Estos vales tienen los cdigos y nombres de distintos productos
y talonarios de formas a utilizar
B el jefe de cada departamento autoriza los vales de papelera y tiles
C son enviados al jefe de Almacn y Compras donde se revisan y se aprueba su
despacho.
D El bodeguero recibe los vales y prepara las mercaderas y las despacha.
E El bodeguero entrega en cada departamento segn sea el caso, los productos
solicitados
F El jefe del departamento firma de recibido el producto en el vale.
G El bodeguero costea y rebaja del inventario de papelera y tiles los importes de
cada vale
H El bodeguero enva el vale firmado y costeado al jefe de Almacn y Compras.
I La secretaria de Almacn y Compras genera las partidas y las enva a Contabilidad
donde son operadas.
J FIN del procedimiento.
K Banco de Datos.
Documentacin manejada
1. vales de papelera y tiles (A)
2. dbitos y crditos de contabilidad (I)

Diagrama de flujo:
A B C D E
J I H G F

PROCEDIMIENTO DE COMPRA DE UN ACTIVO FIJO

Este procedimiento es muy importante para la empresa puesto que establece las
responsabilidades y obligaciones de quienes utilizan los activos fijos de la empresa.
Tambin mediante este procedimiento se norma la forma de adquirir los activos fijos
que se necesite para trabajar.
Es un conjunto de pasos que establecen las fases que conlleva la compra de un nuevo
activo para la empresa.
Proceso:
A almacn y compras recibe solicitud del jefe del departamento donde el activo es
necesitado.
B Secretaria genera cotizaciones para los proveedores y las enva
C Proveedores retornan cotizaciones
D El jefe del departamento de Almacn y Compras juntamente con el jefe del
departamento donde se necesita el activo, deciden comprar la mejor opcin en
calidad, precio, garantas, etc.
E Secretaria de Almacn y Compras genera ordenes de compra para los proveedores
F Procedimiento de pagos a proveedores (por anticipos).
G Los proveedores envan los activos fijos
H Bodega realiza proceso de verificacin de la mercadera si coincide en trminos de
cantidad, calidad, etc.
H.1. si no concuerda con las especificaciones bodega los devuelve a los proveedores
los artculos, realizando un reporte de la cantidad de artculos devuelto, sus
generalidades, y la razn de la devolucin.
H.2. si concuerda y son los requeridos bodega los recibe y los registra en su kardex
correspondiente
I proceso de entrega de Activos Fijos
J bodega entrega los envos al Jefe de Almacn y Compras prale pago a los
proveedores
K procedimiento de pagos a proveedores
L FIN del procedimiento
M Banco de Datos
1. kardex de activos fijos (H2)
2. solicitud de compra de activos fijos (A)
3. cotizaciones (B)
4. ordenes de compra (E)
5. reporte de devolucin de artculos (H1)


Diagrama de flujo:
A B C D E F
2 3 5 4
H
L H1 G
H2 M
1
K J I
L
M M

PROCEDIMIENTO DE ENTREGA DE UN ACTIVO FIJO AL

PERSONAL

Con este procedimiento se trata de establecer cuales son los pasos que se deben seguir
para entregar un activo a un empleado, y de que manera se le debe hacer responsable del
uso del mismo.
Para tal efecto se utilizan tarjetas de responsabilidad de activos firmadas por los
empleados y se cuenta con un kerdex de activos fijos donde estn detallados sus
nombres, su descripcin, sus nmeros de serie, marcas, etc.
Por otro lado, el principal responsable es el jefe del departamento donde los activos son
utilizados, por lo que debe de velar por el uso racional del activo.
Proceso:
A Bodega realiza tarjetas de responsabilidad
B Bodega realiza el ingreso al kardex de activos fijos
C Los activos fijos son enviados al departamento donde se necesitan con sus tarjetas
de responsabilidad
D El jefe del departamento donde se entregarn los activos fijos asigna los activos a
quienes van a usarlos y se firman las tarjetas de responsabilidad
E El jefe del departamento que recibi los activos fijos devuelve las tarjetas firmadas a
bodega.
F Bodega recibe las tarjetas de responsabilidad y las archiva
G FIN del procedimiento
H Banco de datos.
Documentacin utilizada:
1. tarjetas de responsabilidad (A)
2. tarjetas de kardex de activos fijos (B)

Diagrama de Flujo:
A B C D E
1 H 2
G F

PROCEDIMIENTO DE COMPRAS
Este proceso consiste en que la empresa para poder vender necesita comprar las
mercaderas a los proveedores que le coticen al mejor precio, la mejor calidad y el mejor
servicio. Cuando se llega a ser cliente de una empresa ms grande, los proveedores
dan crditos a corto plazo considerando la cantidad del importe que se les compra
mensualmente. Cuando esto sucede nos abren una cuenta corriente en sus registros, y
debemos mantener un saldo promedio que no rebase el lmite mximo de crdito que
nos han dado. Algunas empresas cobran intereses por el crdito que nos estn
proporcionando, un porcentaje anual capitalizable ya sea mensual o trimestralmente.
En este caso consideramos las compras pagando con anticipo, o luego de recibir las
mercaderas. Este caso es aplicable a las compras al crdito ya que el proceso de pago
puede darse
Proceso:
A bodeguero informa de los productos cuyas existencias han descendido hasta el
mnimo o por debajo de l, al Jefe de Almacn y Compras. Aqu prepara un reporte
que entrega.
B secretaria de Almacn y Compras realiza cotizaciones a los proveedores por ordenes
de su Jefe.
C Los proveedores devuelven cotizaciones con precios, marcas, garantas, plazos, etc.
D Jefe de Almacn y Compras determina la mejor opcin
E Secretaria de Almacn y Compras genera ordenes de compra y las enva
F Proceso de pago
F.1. si vamos a comprar al crdito, enviamos la solicitud correspondiente con toda la
papelera necesaria adjunta, si no somos an clientes del proveedor;
F.1.1. Puede ser que el crdito sea denegado, y entonces finaliza el proceso.
F.2. de lo contrario, solo solicitamos que nos carguen la mercadera a nuestra cuenta
F.2.1. puede ser que la empresa proveedora decida no darnos el crdito por
alguna razn, entonces finaliza el proceso.
F.3. si vamos a comprar al contado, y se necesita pagar un anticipo o pago total del
pedido: Proceso de pagos.
G Las mercaderas son enviadas por los proveedores y recibidas por bodega donde son
verificadas en trminos de calidad, cantidad, marcas, etc.
G.1. si las mercaderas estn en mal estado, o no son las requeridas por la empresa,
entonces se procede a la devolucin. Aqu se genera un reporte de las
mercaderas a devolver y la razn por la cual se devuelven.
G.2. si las mercaderas estn en buen estado y son las correctas, se procede a recibirlas
y a ordenarlas en su lugar correspondiente. Si algn producto no exista con
anterioridad, se procede a crear la tarjeta y se realiza el proceso de determinar sus
mnimos y mximos.

H Los envos se mandan al Jefe de Almacn y Compras para que se tramite el pago de
la mercadera
I Si vamos a pagar luego de recibir las mercaderas: se ejecuta el Procedimiento de
Pagos. Todo depende del tipo de negociacin a la cual se ha llegado con el
proveedor.
J Los envos sirven para que la secretaria genere las partidas correspondientes
utilizando las notas de dbito y crdito de contabilidad.
K Luego las partidas son enviadas a Contabilidad donde son registradas en los libros.
L FIN del proceso
M Banco de datos
1. reporte de productos con mnimos y mximos de existencia (A)
2. cotizaciones de productos (B)
3. ordenes de compra (E)
4. solicitud de crdito (E1)
5. reporte de productos que se devuelven (G19)
6. tarjetas de kardex. (G2)
7. dbitos de contabilidad
8. crditos de contabilidad

3
Diagrama de Flujo:
M
B C D E
A
L
M 2
1
F3 F1
F M
4
F2 L
M
M G1 G
G2
J
5 I
M
K
7y8

PROCEDIMIENTO DE PAGOS A PROVEEDORES

Este procedimiento establece quin va a pagar a los proveedores, y la forma cmo debe
hacerse.
Es claro que para cada retiro de efectivo de la empresa o emisin de un cheque a favor
de una tercera persona, la empresa debe de dejar un registro bien documentado del
hecho, para evitar cualquier mal manejo de fondos y corrupcin por parte de personas
inescrupulosas.
Mediante este procedimiento se establecen los pasos que hay que seguir para pagarle a
los proveedores, y el nivel de autoridad y responsabilidad de los distintos empleados
involucrados.
Proceso:
A Jefe Financiero recibe de Almacn y Compras las cotizaciones para generar los
anticipos respectivos
B Jefe Financiero recibe de Almacn y compras los envos de mercaderas respectivos
y las ordenes de compra recibidas
C Se procede a generar el cheque correspondiente con su recibo de caja.
D Se paga al proveedor
D.1. ya sea que se les deposite el cheque en una cuenta bancaria, o
D.2. que se le entregue al representante de ventas
E se generan las notas de dbito y crdito de partidas correspondientes
F se envan a contabilidad las notas de dbito y crdito de contabilidad y los dems
documentos adjuntos a las mismas, para que sean operados en los libros.
G Se devuelven copias de los documentos a Almacn y Compras para informar del
pago respectivo.
H FIN del procedimiento
I Base de datos
1. cheque
2. recibo de caja
3. boleta de depsito
4. notas de dbito de contabilidad
5. notas de crdito de contabilidad

Diagrama de flujo:
B C 1y2
A
D1 D2
D
E F G
4y5
H

PROCESO DE COBROS DE CAJA GENERAL

Este procedimiento se realiza diariamente ya que una de las tareas ms frecuentes de la
empresa es cobrar las ventas del da que se realizaron al contado, y cobrar las cuentas
que le tienen pendientes.
Con este procedimiento establecemos las responsabilidades del jefe del departamento de
Finanzas, y el cajero, en salvaguardar los activos e la empresa, y la responsabilidad de
Auditora Interna de arquear al empleado constantemente.
El cajero debe realizar su liquidacin diaria y sobre esta base, se le revisa y se determina
si tiene diferencias en el manejo diario de los valores.
Proceso:
A. jefe de finanzas entrega fondo al cajero, y firman la boleta de entrega de fondos
diarios el cajero.
B. cajero realiza todos los cobros del da, y recibe: efectivo, cheques, vouchers de
tarjetas de crdito y documentos de crdito.
C. Cajero cierra su caja, cuenta sus fondos y realiza su liquidacin del da.
D. Auditora revisa la liquidacin y genera procedimientos de auditora para determinar
si existen faltantes o sobrantes del da.
D.1. si existen diferencias ejecuta el Procedimiento de auditora cuando existen
diferencias
D.2. De todos modos, aunque existan diferencias, el jefe financiero debe recibir los
fondos que el cajero tiene bajo su responsabilidad, y la auditora debe realizar sus
procedimientos para que la contabilidad cargue a nombre del cajero los faltantes,
o registre los sobrantes.
E. Jefe financiero recibe los fondos de regreso y realiza la boleta de depsito respectiva
F. Jefe financiero deposita fondos al banco
G. Secretaria de departamento financiero recibe ordenes de generar crditos y dbitos
que luego se envan juntamente con los documentos que los respaldan, a
contabilidad para su respectivo registro.
H. FIN del proceso
I. Banco de datos
1. boleta de entrega de fondos a caja. (A)
2. liquidacin de caja. (C)
3. depsito monetario (F)

Diagrama de flujo:
1 2
B C
A
D1 D D2
G H
E F

PROCEDIMIENTO DE COBROS Y LIQUIDACIN DE COBROS A

COBRADORES
Este proceso consiste en que diariamente el encargado de crditos de la empresa,
entrega a los cobradores un reporte de todas las cuentas corrientes para cobro del da,
incluyendo la direccin del cliente y su nombre, y telfono. El cobrador se retira de la
empresa para realizar sus cobros, y luego de finalizar de cobrarle a los clientes, debe
hacer un depsito y pasar al banco depositando todo lo cobrado. Posteriormente entrega
una liquidacin de sus cobros diarios la cual es auditada y se determina si existen
diferencias o ha hecho bien su trabajo.
Este procedimiento establece el nivel de responsabilidad y autoridad entre el

departamento de auditora y los cobradores, y el encargado de crditos.
Mediante este procedimiento se rebajan las cuentas corrientes de los clientes por sus
pagos realizados, a la vez se presta un buen servicio ya que se le evita al cliente que
llegue hasta la empresa o al banco a pagar su deuda.
Proceso:
A. encargado de crditos entrega cuentas corrientes para cobro del da a los cobradores
B. cobrador viaja hasta la cada del cliente y le cobra
B.1. el cliente no se encuentra en el lugar indicado de cobro. Probablemente tendr
que regresar ms tarde.
B.1.1. si definitivamente no encuentra a la persona, finaliza el proceso del da, y
vuelve maana.
B.2. cliente se encuentra en el lugar establecido para el cobro de la deuda; le paga el
monto al cobrador
C. cobrador extiende recibo de caja por el monto cobrado
D. cobrador realiza boleta de depsitos al banco y deposita el total de los cobros del
da.
E. Cobrador realiza su liquidacin de cobros del da adjuntando todas las copias de
recibos de caja emitidos.
F. Auditoria revisa su liquidacin y determina las diferencias.
F.1. si existen diferencias se ejecuta el Procedimiento cuando existen diferencias
G. cobrador entrega copias de recibos a encargado de crditos para ste proceda a
rebajar los importes pagados por los clientes de sus respectivas cuentas corrientes.
H. FIN del proceso
I. Banco de datos
1. liquidacin de cobros del da (E)
2. recibos de caja (B2)
3. boletas de depsito (D)
4. cuentas corrientes de los clientes (G)

Diagrama de flujo:
2
A
B
B1 B2
3
1
H C D E
I G 4

PROCEDIMIENTO DE AUTORIA CUANDO EXISTEN

DIFERENCIAS

Este procedimiento se crea para poder determinar que se hace cuando existen
diferencias en los cobros por parte del cajero, o en los cobros por parte de los
cobradores de la empresa en el campo de trabajo.
Este procedimiento ha establecido el grado de responsabilidad del personal, y quien es

el que revisa, quien es el que descuenta el faltante si lo hubiera, que tratamiento se le va
a dar al sobrante cuando aparezca, etc.
Proceso:
A. se determina el tipo de diferencia encontrada
A.1. faltante
A.1.1. auditora revisa si es posible encontrarlo
A.1.1.1. si fue posible encontrarlo, entonces FIN del proceso
A.1.1.2. si no fue posible encontrar el faltante,
A.1.1.2.1. se sugieren partidas para que contabilidad registre el faltante a
nombre del empleado encargado y responsable.
A.1.1.2.2. se informa a Personal para que descuente el faltante a fin de
mes o de la liquidacin del encargado
A.1.1.2.3. se genera el informe de auditoria
A.1.1.2.3.1. FIN del proceso
A.2. sobrante
A.2.1. el auditor revisa si es posible encontrar la razn del mismo
A.2.2. si no fue posible encontrar la razn del sobrante entonces:
A.2.2.1. se contabiliza en una cuenta de sobrantes por si alguien lo reclama
posteriormente
A.2.2.2. se genera el informe de auditoria
A.2.3. si fue posible encontrar la causa del sobrante, entonces el proceso
FINALIZA.
B. FIN del procedimiento
C. Banco de datos
1. Papeles de trabajo del auditor (A)
2. crditos y dbitos contables (A1.1.2.1) y (A2.2.1)
3. informe de auditora

Diagrama de flujo
A
A1 A2
3
A1.1.
1 A1.1.
1
2
A1.1.2.1 A2.2
A2.3
A1.1.1
A1.1.2.2 A2.2.1
B
B
A2.2.2
B
3
B

DESCRIPCIN DE ELEMENTOS DE LOS DIAGRAMAS
DE FLUJO
A Proceso: este elemento significa que se realiza un proceso sea cual sea. Cabe
mencionar que un proceso puede tener muchos otros procesos incluidos en s
mismo.
B Proceso alternativo: se refiere a la ejecucin de otro proceso aparte del que se
describe. Por ejemplo: dentro del procedimiento de compra se puede ejecutar el
proceso de pago, el cual es diferente al de compra. Para describir este proceso de
pago que se podr ver en otra parte descrito, se utiliza este elemento particular.
C Decisin: este elemento indica que se tiene que tomar una decisin, o que se
pueden tomar distintos caminos, cada camino tiene un final si algo sale mal, pero si
todo sale bien en las subsiguientes fases, el proceso terminar de forma eficiente.

E
F

D Documento: este elemento indica cual de los documentos detallados en

Documentacin utilizada se tiene que generar, segn el nmero que contiene
dentro.
E Terminador: se utiliza para indicar que el camino termin, que las fases terminar en
esta parte, y el procedimiento tambin.
F Almacenamiento o extraccin desde base de datos: indica que se tiene una base de
datos manual, mecnica o electrnica, desde la cual se est extrayendo informacin,
o se est guardando informacin.
G La flecha de una sola direccin indica el flujo o camino que sigue el procedimiento
H La flecha con doble direccin indica que el camino es de doble, va. Este es el caso
de las bases de datos, de done se requiere extractar informacin para utilizarla en el
momento, y luego volver a almacenarla ya modificada.

FORMAS DE CONTROL INTERNO:
Tarjeta de Responsabilidad de Activos
Empresa XY
Quetzaltenango Nmero
77556689 (1)
Fax: 36362598
Divisin (2)
Departamento
Seccin
Empleado (3)
Cargo
Fecha Cantidad Descripcin Costo Valor Total

(5) (6) (4) (7) (8)
15/01/2004 1Barreno General Electric de 15 Q 635.00 Q 635.00
15/02/2005 1soldadura General Elect Q 1,500.00 Q 1,500.00
Sumatorias 2 Q 2,135.00
Me comprometo a devolver el equipo, mobiliario y cualquier otro activo descrito

anteriormente, en buenas condiciones y a responder por ellos en caso de extravo (9)
Quetzaltenango _________________________________________________________
(10)
Recib Entregado
Contenido de la forma
1. Numero de tarjeta
2. Divisin, departamento y seccin donde se encuentra el bien
3. Cargo del Empleado responsable
4. Descripcin del bien
5. Fecha en la que se entrega
6. Cantidad de bienes de la misma especie
7. Costo unitario en el kardex

8. Costo total: costo unitario * cantidad

9. Texto donde se responsabiliza el empleado
10. rea de firmas de aceptacin y entrega
Formato de Factura Especial
Factura Especial
Empresa Xmen (1)
Quetzaltenango
Tel.: 55652536 Factura Especial Nmero (2)
Fax: 25361425 695
Quetzaltenango___________________________________________ (3)
(4)
Vendedor:__________________________________ Cdula:______________
Direccion:__________________________________ NIT:_________________
Cantidad(5) Descripcin (6) Valor (7)
Total------------------------ (8)
Autorizada segn resolucin X-2565Y99 del ao 1566
1. Razn social y dems datos de la empresa
2. nmero de la factura especial
3. fecha de la factura
4. nombre, cdula y direccin del vendedor del bien
5. cantidad
6. descripcin del producto
7. valor: cantidad * costo unitario
8. total sumarizado

Forma de Recibo de Ingresos a Caja
Recibo de Ingresos a Caja
Empresa Fbrica Campo Sol S.A. (1) Numero:

(2)
Quetzaltenango 65
Tel.: 55668899 Por Valor de:
Fax: 44778899 Q.1500.00
Pedido No.
A-9645
Cod Cliente/Proveedor
CL-1938
Lugar y fecha_____________________________________________________ (3)
Recibimos de_____________________________________________________
La cantidad de____________________________________________________
Por:
(4)
Venta Contado Abono a Cuenta
Devolucion de Proveedor Otros
Especifique_______________________________________________________
(5)
_________________
Cajero Responsable
Contenido de la forma:
1. Logotipo de la empresa, su direccin telfono y fax.

2. datos generales del recibo como:
a. su nmero. Se supone que cada recibo tiene un nmero nico que lo
identifica
b. el nmero de pedido de ventas al que corresponde este cobro
c. el cdigo del cliente o proveedor segn sea el caso
d. el valor del recibo en nmeros
3. incluye:
a. lugar y fecha del recibo
b. nombre del cliente o proveedor
c. cantidad en letras del recibo
4. conceptos por los cuales se realiza el recibo
5. firma del cajero responsable de recibir el pago

Forma de Factura
Factura Autorizada
Empresa Sulamita S.A. Serie
Quetzaltenango (A) (B) C1
NIT. 25356595-99 Nmero
Telfono: 55668899 (C) 253645
Fax: 44778899 Vendedor
(D) VA-365
Fecha Terminos
DA MES AO (G) (E) Contado
15 15 1237 Mtodo de Pago
(F) Efectivo
(H)
Facturar A: Cod. ClienteEnviar A: (I)
Hugo Soto 236456-3 15 Ave. 18-96 Zona 1
Direccin Direccin
Telfonos Telfonos
76325368
Contacto: Otros
Hugo Soto
Cod Prod. Descripcin Costo Cantidad % Desc Importe

2954Drive Computer Q.650.00 8 0.00% Q.5,200.00
11221Video System Q.2,369.00 6 1.00% Q.14,071.86
(J)
Subtotal Detalle Q 19,271.86

I.V.A. 12% Q 2,312.62
Flete Q 100.00
Pagado Q 21,684.48
Adeudado Q 0.00
(K)
Autorizado segn resolucin AD-253645 con fecha 15/15/1237 (L)
Facturas de la serie C1 de la 250000 a la 500000
Contenido de la Forma:
A. Encabezado de la factura. Aqu se incluye la siguiente informacin de la
empresa:
a. Nombre o razn social
b. Direccin y telfonos
c. NIT y Fax

d. Otros datos
B. Se refiere al nmero de serie de la factura. Por ejemplo Serie A-2565
C. Se refiere al nmero de la factura que actualmente se est utilizando
D. Cdigo del vendedor que gener el pedido. Esta informacin se utiliza para
poder calcular el valor de las ventas por vendedor, para calcularles sus comisiones al
final del mes.
E. Trminos: se refiere a los trminos de pago de la factura: contado, crdito 15
das, crdito 1 mes, otros.
F. Mtodo de pago: se refiere a la forma como se va a efectuar el pago de la
factura, por ejemplo con cheques prefechados, con cheques, con tarjeta de crdito,
con efectivo, con letra de cambio, etc.
G. Fecha: se refiere a la fecha en que se realiza la factura.
H. Es el cdigo y nombre del cliente, adems se incluyen sus datos esenciales.
I. Se refiere al lugar donde el cliente desea que se le enve su pedido.
J. Son todos los detalles de la factura. Cada detalle incluye un producto que se
haya vendido. Aqu van los siguientes datos:
a. Cdigo del producto
b. Nombre del producto
c. Cantidad comprada
d. Costo unitario
e. Descuento
f. Importe: este valor es el costo unitario por la cantidad requerida
K. Lneas de totales y subtotales: aqu se aprovecha para detallar el I.V.A., el flete
si lo hay, la cantidad pagada por el cliente y el saldo que le queda pendiente de pago
L. Aqu van los nmeros de resolucin que amparan la impresin de la factura.

Liquidacin de Caja Chica

Liquidacin de Caja Chica
Empresa Sulamita S.A. (A)
Quetzaltenango
NIT. 25356595-99 (B) Nmero
Telfono: 55668899 253645
Fax: 44778899 (C) Encargado
Fecha
DA MES AO (D)
(E)
La cantidad
de_______________________________ Q._________________
En concepto de liquidacin de Caja Chica de los gastos efectuados y que se
detallan a continuacin
Fecha Comp No Codigo Cuenta ConceptoValor
(F)
Cheque No.
(G)
Vo. Bo. Encargado Caja Chica
(H) (I)
A. Encabezado de la factura. Aqu se incluye la siguiente informacin de la
empresa:

a. Nombre o razn social

b. Direccin y telfonos
c. NIT y Fax
d. Otros datos
B. Nmero de la liquidacin
C. Cdigo del encargado de caja clica
D. Fecha en que se realiza el arqueo de caja chica, y la liquidacin
E. Cantidad por la que se realiza la liquidacin. En letras y nmeros.
F. Detalle de la liquidacin. Incluye los siguientes apartados:
a. Fecha: fecha del gasto
b. Comprobante nmero: se refiere al documento que le extendieron, cual
es su nmero.
c. Cdigo de cuenta: se refiere al cdigo de cuenta que afecta el gasto
realizado.
d. Concepto: sirve para detallar el concepto o la razn por la cual se ha
realizado el gasto.
e. Valor: sirve para escribir el valor totdal de documento que nos han
extendido. En el caso de que se trate de una factura especial, aqu se
registra su importe total.
G. Cheque: aqu se escribe el nmero del cheque que el departamento financiero ha
emitido para contabilizar todos los gastos que la caja chica ha realizado, y reponer el
fondo.
H. Es la forma del jefe del encargado de caja chica
I. Es la firma del encargado de caja chica que realiza la liquidacin.

Tarjeta Para Inventarios Fsicos
ALMACEN "EL ESFUERZO".

DIRECCION: 2a. CALLE 93-06 ZONA 1 (A)
CONTROL INVENTARIO FISICO No. FECHA (B)
ARTICULO (C)
ENCARGADO (D)
ASISTENTE (E)
REVISADO POR (F)
UNIDAD LIQUIDACION EXIS DIFE COSTO COSTO

DE Estan TENCIA RENCIA UNITARIO TOTAL
CODIGO DESCRIPCION MEDIDA Bodega tera Casilla CANTIDAD KARDEX
(G)

A. Aqu va el nombre o razn social de la empresa, su direccin, telfonos, NIT,
etc.
B. Fecha: aqu se escribe la fecha en que se realiza el inventario
C. Artculo: indica el nombre y cdigo del artculo que se est registrando
D. Encargado: aqu va el nombre del empleado que est encargado de realizar el
inventario fsico
E. Asistente: nombre de la persona que asiste al encargado del inventario
F. Revisado por: aqu va el nombre del auditor que revisa la labor del levantado
del inventario fsico
G. Detalle de la tarjeta:
a. Cdigo: este es el cdigo de los productos a inventariar.
b. Descripcin: descripcin del artculo a inventariar.
c. Unidad de medida: aqu se escribe la unidad de medida que se utiliza
para el artculo.
d. Liquidacin: en esta parte se establece cuanto producto hay en bodega,
casilla, estantera, y su sumatoria que va a total.
e. Existencia kardex: aqu se escribe el total de unidades que el kardex
tiene reportados que hay.
f. Diferencia: aqu se determina si existen diferencias de sobrantes y/o
faltantes restando la Existencia de Kardex menos la Cantidad.
g. Costo unitario: aqu se escribe el costo unitario del artculo.
h. Costo total: aqu va el costo por la cantidad existente.

Nota de Devolucin
NOTA DE DEVOLUCION
Almacn El Esfuerzo
(A)
DEVOLUCION SOBRE COMPRAS No.: FECHA: (B)
PROVEEDOR: (C) Quetzaltenango

DIRECCION: (D) (E)
DIA MES AO
(F) (G) (H) (I) (J)
Orden
de FACT.
Compra FECHA No. FECHA CREDITO CONTADO
No.
PRECIO PRECIO
CANTIDAD CODIGO DESCRIPCION UNIT. TOTAL
(K)
(L) T O T A L..
(M)
RECIBI CONFORME ENTERADO APROBADO
A. Nombre de la empresa o razn social, y sus dems datos como direccin,
telfonos, NIT, ETC.
B. Devolucin No. Aqu va el nmero de esta devolucin.
C. Aqu va el nombre y cdigo del proveedor a quien le estamos haciendo la
devolucin
D. Direccin del proveedor.

E. Lugar y fecha de la devolucin: aqu se escribe el lugar y fecha en que se est

haciendo esta devolucin.
F. Nmero de orden de compra: aqu va el nmero de la orden de compra por la
cual se solicit el pedido anteriormente.
G. Fecha: fecha de la orden de compra.
H. Factura nmero: aqu va el nmero de la factura que el proveedor nos emiti
I. Fecha de a factura.
J. Crdito, contado: aqu se detalla la forma de pago de la orden que se le solicit
al proveedor, si al fue al contado o al crdito.
K. Detalle de la devolucin. Aqu se detalla lo siguiente:
a. Cantidad de producto
b. Cdigo del producto
c. Descripcin del producto a devolver
d. Precio unitario del producto que se devuelve
e. Precio total: es el importe que se calcula as: cantidad por precio
unitario.
L. Observaciones: aqu se aade cualquier observacin que se desea realizar en la
nota de devolucin.
M. Firmas de recibido, enterado, aprobado, etc.

Cheque Voucher
ALMACEN "EL ESFUERZO" (A) Cheque No. (B)

QUETZALTENANGO
NIT. 132059-9
TEL. 77672184 Lugar y Fecha
Paguese a la
Orden de (E) Q. (D)
Quetzales (F)
(G)
Firma Autorizada Firma Autorizada
Cdigo
Cuenta Descripcin Debe Haber
(H)
Hecho Por Revisado Por

Autoriza Por Pago Recibido Por
Fecha (I)
A. Datos generales de la empresa
B. Cheque nmero: aqu se escribe el nmero del cheque
C. Lugar y fecha de emisin del cheque.
D. Valor en nmero por el cual se genera el cheque
E. Pguese a la orden de: nombre de la persona beneficiaria del cheque.
F. Valor del cheque en letras.
G. Firmas autorizadas: aqu van dos firmas, la del representante legal o Gerente
general, y la del jefe del departamento financiero, quienes son los dos principales
responsables del cheque.
H. Detalle del voucher:
a. Hecho por: iniciales de la persona que ha elaborado el cheque
b. Autorizado por: iniciales y/o nombre de la persona que autoriza el pago
del cheque
c. Fecha: fecha en que se autoriza y emite el cheque
d. Revisado por: nombre o iniciales de la persona que ha revisado el
cheque para autorizarlo.
e. Pago recibido por: nombre de la persona beneficiaria del cheque.

Arqueo de caja general:
ALMACEN "EL ESFUERZO"

ARQUEO CAJA GENERAL (A)
Cajero General o Tesorero (B)
Fecha del Arqueo / / Practica Por (D)
Descripcin Denominacin Cantidad Sub-total Total

Q.
Monedas Q.
Q.
(E) Q. Q.
Billetes
Q.
Q.
Cheques
Recibidos Q.
Documentos
de Abonos Q.
Total Q.
Arqueado
El total de
Los valores
Arqueados es
de:
Se hace constar, que despus del arqueo practicado,

fue entregado el efectivo y demas documentos que sirvieron
de base al mismo, de lo cual firmamos de etera confor-
midad la presente hoja de arqueo.
(f) (f) (F)

Cajero General o Tesorero
A. Encabezado de la forma donde van los datos generales de la empresa
B. Nombre del cajero o tesorero quien tiene a su cargo la caja
C. Fecha del arqueo
D. Practicado por: iniciales y nombre del auditor que va a realizar el arqueo de
caja general

E. Detalle de lo encontrado en caja

F. Firmas tanto del cajero como del auditor que realizaron el arqueo.
Conciliacin Bancaria
ALMACEN "EL ESFUERZO" (A)

CONCILIACIN CANCARIA
Conciliacin de Saldos al (B)

Banco C Cuenta No. (D)
Saldo segundo Banco Q. (E)
(-) Cheques en Circulacin: (F)
Fecha / / No. de Cheque Valor

(G)
(+) Deposito en transito:

Fecha / / No. de Boleta Valor
(H)
Saldo conciliado con libros Q.

(I)
(+) Notas de crdito no contabilizadas
(-) Notas de dbito no contabilizadas
Saldo Conciliado con Banco Q.
Lugar y Fecha
(J)
(f) (f)
Elaborado Por Vo. Bo.
A. Encabezado y datos generales de la empresa
B. Fecha en la que se concilian los saldos
C. Nombre del bando
D. Nmero de la cuenta bancaria a conciliar
E. Monto en quetzales segn el estado de cuenta
F. Valor de los cheque en circulacin
G. Detalle de los cheques en circulacin
H. Detalle de los depsitos en trnsito
I. Valor del saldo conciliado con libros
J. Espacio para las firmas del cajero o tesorero y su jefe quien le revisa.

Tarjetas de Kardex de Productos
EL ESFUERZO (A) Kardex de Productos

24 Avenida 25-125 Zona 3
Tel: 55778899 (B)Codigo Producto:______________________ Mnimo:______________ C
Fax: 11223366 Nombre Producto:_____________________ Mximo:______________
Quetzaltenango Descripcin:__________________________
____________________________________
Fecha Concepto Un. Debe Un. Haber Un. Saldo Costo Promedio Valor Debe Valor Haber Valor Saldo
01/01/2004Saldo 1000 1000 10 10000 10000
02/01/20004 pedido 36 15 985 10 150 9850
(D)

A. Encabezado que contiene el nombre de la empresa y sus generalidades
B. Encabezado de la tarjeta respecto al producto:
a. Cdigo del producto: aqu se escribe el cdigo nico que distingue al
producto del cual se lleva registro en esta tarjeta
b. Nombre producto: aqu va el nombre del producto del cual se lleva
registro.
c. Descripcin: lugar para una breve descripcin del producto.
C. Mnimos y mximos de existencias:
a. Mnimo: aqu se escribe la cantidad mnima requerida para poder
realizar ordenes de compra nuevamente. Se supone que este mnimo se
ha calculado en base al tiempo en que tarda en venir la mercadera desde
la casa proveedora, para nunca quedarse sin existencias.
b. Mximo: esta casilla indica cual es la cantidad mxima que se debe
pedir del producto cuando se compre. Esto se hace para no quitar
capital importante de otras reas de la empresa, y tenerlo durmiendo en
un inventario donde hay poca rotacin. Todo est basado en la rotacin
del inventario, si es una rotacin rpida, el mximo debe ser un poco ms
alto, si es una rotacin lenta, el mximo debe ser mucho menor.
D. Detalle de la forma dividido en las siguientes secciones:
a. Fecha: aqu se escribe la fecha del movimiento que se realiza del
producto.
b. Concepto: indica si fue una venta, una compra, una devolucin, y el
nmero del documento que ampara el movimiento.
c. Unidades debe: aqu se rellena esta casilla cuando el movimiento que se
est operando, est ingresando unidades del producto al inventario.
d. Unidades haber: aqu se rellena esta casilla cuando el movimiento que
se est operando representa una venta o una devolucin a un proveedor,
es decir, que se estn retirando unidades del inventario.
e. Unidades saldo: aqu se va recalculando el saldo anterior + debes
haberes.
f. Costo promedio: es la divisin entre valor saldo / entre unidades saldo.
Normalmente contiene 6 4 dgitos decimales
g. Valor debe: aqu se escriben los valores costeados que se estn
ingresando al inventario.
h. Valor haber: aqu se escribe el valor costeado que se esta egresando del
inventario.
i. Valor saldo: esta casilla representa el valor total, o costo total invertido
en el inventario correspondiente al producto al cual corresponde la tarjeta
de kardex.

Pedidos de Mercaderas:
Pedido de Mercaderas
Empresa El Esfuerzo (A)
Quetzaltenango
NIT. 25356595-99 Nmero
Telfono: 55668899 (B) 253645
Fax: 44778899 Vendedor
V-2565
Fecha Terminos
DA MES AO Contado
C Mtodo de Pago
Cheque
(D)
Facturar A: Cod. Cliente (E)
Juan Gomez G-25 Enviar A:
Direccin Direccin
13 calle 9-65 Zona 37 Guatemala 65 Calle 254-369 Col. El Progreso
Telfonos Telfonos
2565489 25654478
Contacto: Otros
Pedro Cardenas Guatemala, Ciudad
Cod Prod. Descripcin Precio Unitario Cantidad % Desc Importe

2954Drive Computer Q.650.00 8 0.00% Q.5,200.00
11221Video System Q.2,369.00 6 1.00% Q.14,071.86
(F)
(G) Subtotal Detalle Q 19,271.86

I.V.A. 12% Q 2,312.62
Flete Q 100.00
Pagado Q 21,684.48
Adeudado Q 0.00
A. Encabezado de la forma donde van las generalidades de la empresa.
B. Generalidades del pedido:
a. Nmero: indica un nmero correlativo del pedido.
b. Vendedor: es el cdigo del empleado vendedor que realiza la venta.

c. Trminos: aqu se establece si el cliente va a comprar al contado o al

crdito.
d. Mtodo de pago: aqu se establece como va a pagar el cliente, si con
cheque, tarjeta de crdito, efectivo, o cualquier otro mtodo.
C. Fecha: es la fecha en la cual se est realizando el pedido
D. Facturar A: aqu van los datos generales del cliente, y su cdigo.
E. Enviar A: aqu va la direccin donde el cliente que se el entregue su producto.
F. Estas son las casillas correspondientes a los detalles del pedido clasificadas as:
a. Cdigo producto: en esta columna van los cdigos de los productos que
el cliente esta pidiendo
b. Descripcin: aqu van los nombres descriptivos de los productos
solicitados.
c. Precio unitario: aqu va el precio de cada artculo que el cliente est
solicitando
d. Cantidad: aqu va la cantidad requerida por cada producto.
e. % de descuento: aqu va un porcentaje de descuento (opcional), que se le
puede aplicar a cada artculo en particular.
f. Importe: aqu va la operacin matemtica de multiplicar la cantidad
requerida por el precio unitario.
G. Pie del pedido donde van las sumatorias finales:
a. Subtotal detalle: esta es la casilla donde va la sumatoria de todos los
importes de los detalles.
b. I.V.A. 12%: esta es la casilla donde va lo correspondiente al 12% de
I.V.A. que la empresa debe cobrar.
c. Flete: aqu va lo pactado de flete con el cliente. Esta casilla se utiliza
solo cuando las polticas de la empresa dicten que por cada reparto se
cobra un flete; aunque muchas empresas no cobran flete si el reparto es
en el permetro urbano.
d. Pagado: aqu la cantidad de dinero que el cliente va a pagar por su
pedido. Puede ser que tenga crdito, y que solo deje una parte o nada
del total del pedido.
e. Adeudado: en esta casilla se suman los saldos anteriores del cliente ms
el total del detalle de este pedido, menos el total de lo pagado en este
pedido.

Registro auxiliar de caja:

Registro Auxiliar de Caja
Mes Ao (B)
Fecha Descripcin Debe Haber Saldo

Docto.
A. Encabezado de la forma: aqu va la razn social o nombre del establecimiento.
B. Fecha del registro: fecha en la que se esta registrando el movimiento de la caja,
se toma solo mes y ao.
C. Detalles de la forma:
a. Fecha documento: aqu va la fecha en la que se opera el documento, o se
recibi en caja.
b. Descripcin: aqu va una pequea descripcin del documento recibido.
c. Debe: aqu va la cantidad que se debita de la caja, si es un documento
que ingresa.
d. Haber: aqu va la cantidad que se acredita a la caja, si es un documento
que egresa.
e. Saldo: en esta casilla se van sumando el saldo anterior, ms los debitos e
la lnea siguiente, menos los crditos de la misma lnea. Es decir, que se
totaliza utilizando el saldo anterior.

Registro auxiliar de bancos depsitos monetarios

REGISTRO AUXILIAR BANCOS DEPOSITOS MONETARIOS
BANCO (B)
CTA.. NO.
MES AO
Fecha Descripcin Descripcin Debe Haber Saldo

Docto.
A. Encabezado de la forma: aqu va el nombre de la empresa.
B. Generalidades de la forma:
a. Banco: aqu se escribe el nombre del banco
b. Cta. No. Aqu se escribe el nmero de cuenta.
c. Mes, ao: aqu se escribe el mes por el cual se realiza esta forma
C. Detalles:
a. Fecha documento: aqu se escribe la fecha del documento que se esta
registrando
b. Descripcin: aqu se escribe una pequea descripcin del documento por
el cual se realiza el movimiento
c. debe. Aqu se escribe la cantidad del documento si est debitando a la
cuenta.
d. Haber: aqu se escribe la cantidad o importe del documento si esta
acreditando la cuenta.
e. Saldo: aqu se escribe el saldo luego de la operacin. Es decir, saldo
anterior, ms dbitos, menos crditos.

Requisicin y despacho de papelera y tiles:

REQUISICIN Y DESPACHO DE PAPELERA Y TILES
(B) No. FECHA
SEOR BODEGUERO, SIRVASE DESPACHAR A: C

DESTINADO PARA:
Cantidad Cantidad Cantidad Valor de la

Cdigo Descripcin del Artculo
Solicitada Autorizada Despachada Orden
(D)
SOLICITANTE DESPACHADO POR
AUTORIZADO POR RECIBI CONFORME
REVISADO POR OPERADO POR
A. Encabezado.
B. Aqu se escribe el nmero de la requisicin y la fecha en que esta se realiza.
C. Aqu se escribe el nombre del departamento de donde es solicitada la papelera
y tiles
D. Este es el detalle de la forma:
a. Cdigo: cdigo del producto
b. Cantidad solicitada.
c. Cantidad autorizada: esta casilla sirve para que el jefe del departamento
cuando revise la requisicin pueda recortar las cantidades, cuando
considere que no es necesitada.
d. Descripcin del artculo: aqu va la descripcin el artculo.
e. Cantidad despachada: aqu va la cantidad que se despacha de bodega, en
todo caso que no haya suficiente existencia.
f. Valor de la orden: aqu se escribe el valor de lo solicitado ya costeado,
para que el bodeguero pueda rebajarlo fcilmente de su kardex.
E. Pie de la forma: aqu van las distintas autorizaciones que necesita la requisicin
para que sea despachada.

Orden de compra:
Almacn el Esfuerzo (A)

Quetzaltenango
ORDEN DE COMPRA
(B)
Seor proveedor:
Sirvase enviar los siguientes artculos a la direccin y lugar indicados
Enviar A: (D)
Direccin C
Fecha:
Nmero:
Cdigo Descripcin Cantidad Precio Importe
(E)
Importe Total Orden de Compra
Total en letras: (F)

Elaborado por:
Autorizado por:
Revisado por:
A. Encabezado de la forma
B. Nombre y cdigo del proveedor
C. Fecha de la orden y nmero
D. Direccin a donde deseamos que nos enven las mercaderas
E. Detalles de la forma:
a. Cdigo del producto, segn nuestro kardex.
b. Descripcin del producto que deseamos nos enven
c. Cantidad del producto que requerimos
d. Precio que fuera cotizado por el proveedor en la cotizacin previa.
e. Importe: cantidad por precio.
F. Firmas e iniciales de quien autoriza, elabora, y revisa la orden de compra.

PROCEDIMIENTOS A REALIZAR:
LUIS GODINEZ:
1. Procedimiento del departamento de limpieza
2. procedimientos del departamento de lavandera
3. procedimientos de recepcin y reservaciones
ANIBAL:
1. procedimientos del departamento de seguridad
2. procedimientos del departamento de cocina

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CONTENIDO DEL MANUAL

LIC. HAMILTON RENE AGUILAR GALVEZ

TARJETA DE RESPONSABILIDAD DE ACTIVOS..............................................................18

LIC. HAMILTON RENE AGUILAR GALVEZ

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Qu es el manual de procedimientos administrativos?

Cul es la utilidad de este manual?

Con el manual de procedimientos administrativos, se puede fcilmente realizar el

Mediante este manual, se puede determinar en que momento un empleado est

Cules son sus objetivos?

Normar las actividades diarias de la empresa en reas crticas de control como

LIC. HAMILTON RENE AGUILAR GALVEZ

Permitir reconocer los canales formales de autoridad dentro de la estructura

Representar de forma grfica los procedimientos y sus distintas etapas para

Sugerir el uso de formas de control interno que documenten todo hecho

Permitir que a la hora de crear sistemas computarizados de control, sea fcil

Permitir que en el futuro si se desea estudiar de una manera ms consciente la

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PROCEDIMIENTO DE AUTORIZACIN DE CRDITOS A

Descripcin del procedimiento:

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PROCEDIMIENTO DE AUTORIZACIN DE CRDITOS A

Descripcin del procedimiento:

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PROCEDIMIENTO DE UNA VENTA AL CONTADO EN TIENDA

Descripcin del procedimiento

LIC. HAMILTON RENE AGUILAR GALVEZ

LIC. HAMILTON RENE AGUILAR GALVEZ

PROCEDIMIENTO DE UNA VENTA AL CRDITO:

LIC. HAMILTON RENE AGUILAR GALVEZ

LIC. HAMILTON RENE AGUILAR GALVEZ

LIC. HAMILTON RENE AGUILAR GALVEZ

PROCEDIMIENTO DE COBROS POR VENTAS EN TIENDA

Descripcin del procedimiento

LIC. HAMILTON RENE AGUILAR GALVEZ

LIC. HAMILTON RENE AGUILAR GALVEZ

PROCEDIMIENTO DE PAGOS DE SUELDOS

Descripcin del procedimiento

LIC. HAMILTON RENE AGUILAR GALVEZ

LIC. HAMILTON RENE AGUILAR GALVEZ

PROCEDIMIENTO DE PAGO DE SUELDOS EN EL

LIC. HAMILTON RENE AGUILAR GALVEZ

LIC. HAMILTON RENE AGUILAR GALVEZ

PROCEDIMIENTO DE COMPRAS DE PAPELERA Y TILES

Descripcin del procedimiento

Mediante este procedimiento se establece quin tiene la obligacin de informar cuando

LIC. HAMILTON RENE AGUILAR GALVEZ

3. rdenes de compra (E)

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LIC. HAMILTON RENE AGUILAR GALVEZ

PROCEDIMIENTO DE DESPACHO DE PAPELERA Y TILES:

Descripcin del procedimiento

LIC. HAMILTON RENE AGUILAR GALVEZ

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PROCEDIMIENTO DE COMPRA DE UN ACTIVO FIJO

Descripcin del procedimiento

LIC. HAMILTON RENE AGUILAR GALVEZ

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LIC. HAMILTON RENE AGUILAR GALVEZ

PROCEDIMIENTO DE ENTREGA DE UN ACTIVO FIJO AL