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Procedimientos
de Almacn
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P rocedim ientos de Alm acn Tecsup
Abril 2010
NDICE
1. Introduccin ....................................................................................... 3
2. Objetivos ............................................................................................. 3
3. Organizacin de las funciones del almacn ................................... 3
4. Funcin del almacn en el inventario ............................................. 5
5. Conocimiento del producto.............................................................. 6
6. Artculos que se deben almacenar................................................... 7
7. Sistema de codificacin ..................................................................... 9
8. Operacin de obtencin o recepcin ............................................. 15
9. Operacin despacho o distribucin .............................................. 23
10. Definicin de inventario ................................................................. 29
11. Resumen ............................................................................................ 37
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Tecsup P rocedim ientos de Alm acn
Abril 2010
1. Introduccin
Los procedimientos de almacn que constituye el tema tocado en

esta unidad se refiere a la necesidad, en primer lugar, de
identificar los artculos y que esta identificacin sea empleada en
toda la empresa, por ende se hace necesaria la creacin de cdigos
de reconocimiento de materiales.
Los procedimientos de almacn se refiere a los procesos de

recepcin y despacho y las consideraciones y recomendaciones a
tener en cuenta para que dichas transacciones se efecten sin
tropiezos y sean debidamente registradas, sea para dar ingreso a
mercancas o para su entrega o despacho.
Un aspecto resaltante en el almacn es el control y su control es el

inventario, el cual tiene una importancia no slo a nivel de
almacn, donde se ha registrado adecuadamente las transacciones
y est cumpliendo con uno de sus principios bsicos: conservar y
custodiar los artculos entregados, sino tambin a nivel de estados
financieros para la determinacin de la utilidad de una empresa,
esto es la valorizacin de las mercancas almacenadas.
2. Objetivos
Los objetivos que se persiguen con esta unidad son:
Establecer un cdigo de identificacin a los artculos que se

deben almacenar en el almacn.
Definir los procedimientos y documentos pertinentes para
registrar las transacciones por medio de las cuales se reciben o
despachan artculos en el almacn.
Preparar adecuadamente el almacn para la toma de
inventarios peridicos y al azar.
3. Organizacin de las funciones del almacn
En una gran mayora de empresas industriales, el almacn de

productos terminados se encuentra bajo el control del
departamento de ventas; los almacenes de materias primas y
materiales indirectos bajo la de produccin, y las refacciones y
herramientas bajo la jefatura de mantenimiento.
La administracin moderna ha hecho desaparecer esta divisin

por su falta de integracin en todo el sistema de abastecimiento,
produccin y distribucin. Se puede pensar que el gerente de
ventas y el de produccin no saben administrar ni controlar los
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almacenes, como tampoco tienen tiempo para hacerlo si sus

actividades especficas estn encaminadas a su especialidad.
El sistema logstico de abastecimiento, almacenamiento,

produccin y distribucin ahora se coloca bajo una sola cabeza
que coordina de manera integral las operaciones productivas de
la empresa industrial.
Este departamento maneja las necesidades del mercado, las

capacidades de planta, las existencias de cada almacn y los
medios de distribucin y as lleva un control completo de la
inversin en los inventarios con un mnimo de riesgo de faltantes.
El departamento de abastecimientos y de almacenes puede ser

una entidad independiente y responsable directamente ante la
alta gerencia, o bien una parte o seccin de un departamento de
control de inventarios, de compras, ventas, contabilidad, etc.
Para determinar la distribucin y dependencia de los almacenes

no puede haber un patrn, pues cada empresa en particular
deber tener su organizacin de acuerdo a sus necesidades.
Una organizacin de las funciones que es ahora comn en

muchas empresas industriales, es que las funciones de
abastecimiento y almacenamiento estn integradas en un solo
departamento.
DIRECCIN DIRECCIN DE DIRECCIN

DE ABASTECIMIENTOS DE
VENTAS Y ALMACENES PRODUCCIN
DEPARTAMENTO OFICINA DE
DE COMPRAS, CONTROL DE
TRFICO Y INVENTARIOS
RECIBO
Materias Herramientas Materiales en Materiales Refacciones Ventas

Primas y Equipo Proceso de desecho y otros
Programacin Control de Manteni- Productos

Produccin Produccin
Calidad miento Terminados
Figura 1. Organigrama de las funciones del almacn
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4. Funcin del almacn en el inventario
El almacenamiento necesita caractersticamente controles ms

rgidos de contabilidad y responsabilidad que cualquier otro
departamento o divisin de operaciones de una compaa,
porque es el departamento que, por un lado, mantiene relaciones
con los proveedores al recibir los materiales a procesar y de otro,
es el ltimo departamento que maneja los artculos antes de que
se enven a los clientes internos o externos.
Todos los documentos que usan para recibir y entregar los

materiales o productos son bsicos para la funcin contable de
cuentas por cobrar o cuentas por pagar y control de activos de la
compaa.
Muchas empresas tienden a descuidar los controles de

contabilidad en este punto. Esto puede deberse por un lado a los
materiales en su estado no le son atractivos a nadie y su deterioro
es mnimo y de otro, en el caso de productos sus costos han sido
registrados antes de que lleguen a la bodega.
La responsabilidad primordial e inherente del almacenamiento es

la responsabilidad de los inventarios. Esa es una responsabilidad
bsica del almacenamiento, todas las operaciones, procedimientos
y comunicaciones que se relacionan con el almacenamiento,
deben tender a cumplir con ella independientemente de que se
lleven a cabo otras cosas.
La responsabilidad de los inventarios en el almacenamiento

significa que ste tiene que responder ante la compaa de todos
los artculos recibidos en la bodega. El concepto bsico que
establece la responsabilidad es sencillo y directo.
Todo lo que se recibe en una bodega deber estar en ella, o se

dispondr de ello con medios aceptables y autorizados. Los
inventarios no desaparecen sin explicacin. Pueden robarse,
evaporarse debido a procesos qumicos o daarse
irreparablemente, pero no se pierden sin razn alguna.
Puede considerarse legtima cierta cantidad de prdidas debidas a

esos motivos, pero esto no hace desaparecer la responsabilidad
del almacn por esas prdidas, ni constituye una excusa de las
mismas.
El sistema de responsabilidad de los inventarios debe hacer que el

departamento de contabilidad reciba de dos fuentes los
documentos que amparen todas las transacciones de inventario.
Esos documentos deben conciliarse luego para cerciorarse de que
estn de acuerdo, a fin de aislar y resolver cualquier discrepancia.
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5. Conocimiento del producto
Hemos analizado los materiales y productos nicamente para

calcular los espacios que ocuparn segn su cantidad y tamao,
as como el tipo y tamao de sus envases. Ahora debemos
investigar sus caractersticas para darles el tratamiento adecuado
en su manejo, su almacenamiento y su control.
Para clasificar y agrupar los tipos similares de materiales y de

productos necesitamos indagar en el departamento tcnico las
condiciones ideales para su almacenamiento (humedad,
temperatura, etc.); saber si pueden acostarse, si pueden manejarse
con rapidez y sin riesgo de romperse, etc.
Puede convenir separar las distintas mercancas en reas

especiales segn sus caractersticas; y en algunos casos, en salas o
cuartos hermticos.
Algunos ejemplos de clasificacin son:
1. Por sus caractersticas:
Explosivo Polvo
Acabado delicado En cuarentena
De combustin En espera de inspeccin
Lquido Aduanera
Con olor desagradable Cortante
Gaseoso Inflamable
Perecedero Alto costo
2. Por condiciones de lugar:

Seco Fro
Hmedo Iluminado
Clido Oscuro
3. Por lnea de producto.

4. Por mquina.
5. Por frecuencia de uso.
6. Por peso.
7. Por tipo de envase.
Otra manera es la separacin por la clasificacin A, B y C (el

mtodo se revisa en la siguiente unidad), por cualquiera de los
sistemas de selectividad: precio unitario, utilizacin y valor,
criterio o alta rotacin.
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En los almacenes de refacciones de plantas manufactureras ha

sido conveniente destinar un lugar o estantera para cada
mquina. De manera que cuando uno requiere mantenimiento,
todas sus refacciones se encuentran juntas. Slo los tornillos y
refacciones comunes se encuentran aparte.
6. Artculos que se deben almacenar
Se necesitan conocer:
1. Las dimensiones y peso de cada unidad de material o

producto, las dimensiones y peso de cada unidad envasada
as como la tara del envase.
2. La cantidad usualmente solicitada al almacn y la frecuencia

de las requisiciones por turno, semana o mes.
3. El sitio de recepcin y punto de entrega.
4. El nmero mximo de unidades que se almacenarn (tamao

del lote o mximo de pedido de compra o de orden de
produccin).
5. La cantidad mnima que hay que almacenar.
6. El espacio necesario para la manipulacin y transporte, as

como las precauciones que se deben observar.
A continuacin se da un modelo de tarjeta que no debe copiarse

como modelo nico, sino que deben modificarse de acuerdo con
las necesidades precisas y con los objetivos que se persiguen
alcanzar con la recoleccin de datos.
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Artculo Nmero Fecha
Clase Unidad Caractersticas
Tamao unitario Cantidad envasada Tamao de envase Forma envase
Peso Unitario Peso envasado Tara de envase Tamao Paleta
Localizacin Actual Localizacin Propuesta

Cantidad Mxima Cantidad Mnima Cantidad Promedio
Observaciones
Los datos deben actualizarse cada vez que se intente hacer un

nuevo estudio de los espacios necesarios en el almacn.
Anotaciones en la tarjeta:
1. En el primer rengln se anota el nombre del artculo; su

nmero clave (contabilidad), y la fecha del estudio.
2. En el segundo la clase: materia prima, material auxiliar,

producto, parte componente, herramienta, refaccin, etc.; la
unidad: metros, kilos, toneladas, litros, etc., y las
caractersticas fsicas: frgil, delicado, corrosivo, etc.
3. En el tercer rengln se anota el tamao unitario: medias de

ancho, grueso, altura total o circunferencia, de manera que se
pueda conocer el espacio cbico que habr de ocupar en un
estante, caja, cajn o recipiente; la cantidad envasada; tamao
del envase y forma del envase.
4. En el cuarto se anota el peso unitario: el peso de cada artculo

antes de su envase final; el peso envasado: de las unidades de
artculos; la tara de envase: el peso del tambor, cuete, caja o
recipiente vacos y el tamao de la tarima: si se han de colocar
los artculos o materiales sobre stas, se requiere su largo,
ancho y altura.
5. En el quinto se anota la localizacin actual y la localizacin

propuesta.
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6. En el sexto rengln se anota la cantidad mxima: la cantidad

de unidades que se espera recibir en el almacn como
mxima; la cantidad promedio: la calculada como existencia
promedio entre la cantidad mxima de llegada y el punto de
reorden.
7. Sistema de codificacin
La codificacin es el proceso mediante el cual se asigna un cdigo

a cada artculo. El cdigo es la denominacin que corresponde a
cada uno de los artculos del inventario, lo que resulta sumamente
importante porque permite identificarlo fcilmente, mediante la
simbologa asignada. Esta asignacin del cdigo resulta
indispensable cuando se trata del procedimiento electrnico de
datos.
Puede haber dos codificaciones, que deben distinguirse una de la

otra: la del proveedor y la de la compaa que compra y
manufactura, o que compra y vende. La codificacin del
proveedor sirve para usarla en las rdenes de compra; la del
negocio para identificar cada artculo por su nombre y nmero en
los almacenes y departamentos que los usan, consumen, registran
y venden.
El nombre dado a los artculos debe conocerse en toda la planta o

negocio. Adems de que el nombre debe estar unificado en todo
el negocio, es preferible pedir el artculo por el nmero de clave
dado en la codificacin interna de la compaa.
Algunos materiales y partes componentes deben marcarse a su

llegada al rea de recepcin con el nmero dado en la codificacin
interna para evitar confusiones en el almacenamiento y en la
entrega al solicitante.
Algunas partes pequeas, como tornillos, no pueden marcarse

una por una; en este caso se marca la caja, envase o bolsa original
del proveedor. Cada compaa ha de tener su propia codificacin
de acuerdo con sus necesidades.
El establecimiento de un sistema de identificacin de los

materiales directos o sea materias primas, es la funcin principal
del departamento de ingeniera, de compras, de almacenes o de
produccin. La identificacin de los productos terminados es la
funcin principal del departamento de ventas.
El sistema de identificacin debe abarcar todo lo que se almacena

en alguna de las etapas de la produccin y debe ser lo
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suficientemente flexible para las necesidades actuales de la fbrica

y las previsibles, con un criterio razonable.
Cdigo de ubicacin
En toda empresa es necesario establecer diversos sistemas de

codificacin, que permitan simplificar las labores de sus
almacenes.
El cdigo de ubicacin del material es un smbolo que permite

localizar rpidamente los artculos almacenados, facilita el
despacho, la inspeccin y el control.
Para poder confeccionar un Cdigo de Ubicacin, es necesario

dar los siguientes pasos:
Elaborar o disponer de un plano de las instalaciones del

Almacn, a escala apropiada.
Zonificar, es decir establecer reas que se puedan diferenciar

ya sea por su ubicacin, tamao o forma de construccin.
Sealizar las diferentes reas de almacenamiento, estantes,

anaqueles o espacios dentro de cada zona y en los cuales se va
a depositar las mercaderas, previniendo los espacios de
circulacin necesarios.
Igualmente, a nivel andamio, ser necesario determinar el

nmero de columnas y niveles que debe tener estos
elementos.
Posteriormente, luego de definida la cantidad zonas, reas y

estantes o ambientes de almacenamiento existentes en los
almacenes, se establece el nmero de dgitos. Letras o
smbolos que sern necesarios para identificar cada uno de
ellos.
Con la finalidad de comprender lo expuesto, tomamos el

ejemplo de un almacn con las siguientes caractersticas:
Espacios Cantidad Smbolo N. de elementos

Zonas 7 a 9 A Z 1 letra
reas o Andamio
Por zona 10 a 14 01 09 2 dgitos
Columnas por
Andamio 8 a 12 01 09 2 dgitos
Niveles de columna 5 a 10 A Z 1 letra
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Asumamos que se requiere codificar la ubicacin de un

artculo que ha sido depositado en la zona, andamio 1,
columna 08 y tercer nivel C.
El cdigo resultante ser: A 01 08 C
Figura 2
Codificacin de materiales
Para numerar un material se pueden tener en cuenta una,

varias o todas las caractersticas siguientes, pero procuremos
fijarnos solamente en aquellas que determinen el uso del
material en cuestin dentro de nuestras fbricas. Estas
caractersticas importantes se mencionan nicamente como
ejemplo en el cual se ha dado un nmero a cada una:
1. Dimensiones: largo, ancho y calibres, en el caso de una

lmina; dimetro, en el caso de una flecha.
2. Material del que est hecho: hierro, acero, cobre, latn,
nquel, plstico, madera, etc.
3. Acabado: rolado en caliente, rolado en fro, niquelado,
cromado, esmaltado, etc.
4. Composicin qumica: aceros aleados, sustancias
qumicas, mezclas, etc.
5. Aparato o equipo del cual va a formar parte: en el caso de
ser componentes identificables como pertenecientes a
alguno de los productos terminados que produce la
fbrica.
6. Casa vendedora y marca de fbrica: en algunos casos.
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La identificacin del material debe tomar en cuenta solamente

las caractersticas antes mencionadas que sean utilidad para la
fbrica; de otra manera el sistema de identificacin se
complicara innecesariamente.
EL CDIGO DE IDENTIFICACIN
Al disear un cdigo se procura que ste sea sencillo y prctico de

usar. No deber ser ambiguo, deber ser preciso y tendr que
poder distinguir un artculo de otro. Es decir, debe de singularizar
un artculo con respecto a los dems casos.
El cdigo tiene que facilitar la clasificacin de los datos referentes.

El cdigo presentar la suficiente flexibilidad como para permitir
la expansin del archivo de datos. Si en el archivo hay categoras,
es necesario prever la extensin en cada categora, ya sea al final o
en medio. O sea extensin o intercalacin.
Existen diversos mtodos de codificacin, que sugerimos como

posible uso:
Codificacin Secuencial: Todos los artculos ordenados

numricamente en orden creciente. Este mtodo es sencillo, pero
de aplicacin limitada.
Codificacin por Bloques o Rangos: Consiste en que dentro de

un ordenamiento secuencial se asignan bloques de nmeros
consecutivos que representen categoras de datos.
Este mtodo es significativo ya que conociendo los lmites de los

bloques, podemos determinar para un nmero a qu categora
pertenece.
Codificacin por Grupos: Se aplican en aquellos casos en que los

artculos de un archivo admiten la subdivisin en clasificacin
mayores o menores que pueden ser representados por dgitos
sucesivos.
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Ejemplo:
111 Reclinable
Alta
(11X) 112 Extensible
Sillas
(1XX) 121 Reclinable
Baja
(12X) 122 Plegable
Cuadradas 211 Chica

(21X) 212 Grande
Redondas 221 Chica

Mesas (22X) 222 Mediana
(2XX) 223 Grande
Ovaladas 231 Sencilla

(23X) 232 Extensible
Como se puede ver la seleccin y clasificacin es fcil, pero se

requiere de una clave de muchas posiciones. Por mucho que se
ampliar el registro, los 110 primeros nmeros no quedaran
afectados a ningn artculo.
Codificacin por Partes Jerarquizadas: En este mtodo la clave se

forma por partes significativas jerarquizadas.
XX - XX - XXX - XXXX
Almacn
Grupo
Sub Grupo
Subensambles
Ejemplo:
01 - 02 - 003 - 0025
Almacn de Materia Prima

Madera
Lminas de 1/4
Espesor de 2,5 mm
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Al igual que la codificacin por grupos, la codificacin por partes

facilita la seleccin y clasificacin, pero requiere de una clave de
muchas posiciones.
EL CDIGO DE BARRAS
Un cdigo de barras es una serie de barras y espacios de varios

anchos. Los datos se pueden codificar asignando un nmero
nico a cada artculo, con caracteres reconocibles por el sistema
alfa numrico. As se forma un patrn de barras negras y
espacios blancos. En los almacenes y centros de distribucin, se
pueden usar varias simbologas, tales como UPC, Cdigo
Universal de Productos (Universal Products Code); EAN
simbologa europea (European Article Numbering) y otros que
cada empresa puede desarrollar de acuerdo a sus necesidades.
Cada vez hay ms empresas que usan el sistema de cdigo de

barras, combinando con terminales terrestres de radiofrecuencia,
para dirigir las actividades de almaceneros e identificar los
materiales y productos, desde la entrada hasta su salida del
almacn. El sistema activa lo siguiente:
a. Pedido.
b. Recibido.
c. Inventariado.
d. Surtido.
e. Empacado.
f. Embarcado.
Un sistema de cdigo de barras que usa terminales de

radiofrecuencia (RF) puede reducir significativamente el nmero
de errores tpicos en el sistema manual convencional, adems
reduce un considerable nmero de horas de entrada manual de
datos y de correccin de errores.
Una vez que se han establecido los niveles de existencias, estos se

pueden controlar desde la recepcin hasta el embarque. Con el
uso del cdigo de barras y terminales de radiofrecuencia se
emplea el siguiente equipo:
a. Lectores.
b. Terminales de radiofrecuencia.
c. Aplicaciones de software.
d. Computadora de aplicaciones.
e. Computadora de negocios.
Finalmente, respecto al uso de mtodos de codificacin y registro

de artculos, debemos decir que estn en constante evolucin a fin
de hacer ms fciles las tareas para que:
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La entrega de los pedidos a cliente sea ms rpida y completa.

Los niveles de inventarios se mantengan en los niveles ms
bajos posibles.
Menor ocupacin de los espacios.
Las operaciones del almacn se hagan con el mnimo de
personal.
Localizar a proveedores en cualquier zona del pas.
8. Operacin de obtencin o recepcin
a. Conceptos Generales
Esta actividad, en realidad, se inicia con el pedido, (solicitud

de compra), que no viene a ser ms que la demanda de
abastecimiento en determinados artculos.
Todos los controles de responsabilidad de inventario de los

almacenes, se inician con la recepcin apropiada de los
artculos, ya que los procedimientos incorrectos de recepcin
dan origen a:
Cuentas inexactas.
Identificacin incorrecta de los artculos.
Recepcin de artculos daados, etc.
Si estos errores se producen en la recepcin, permanecern

durante todo el proceso de almacenamiento, hasta que sean
descubiertos, con ocasin de efectuar inventarios fsicos;
acarreando mayores problemas, cuando se trate de despachar
dichos artculos.
b. Definicin de Recepcin
Es el segundo paso del ciclo de almacenamiento, mediante el

cual se toma posesin fsica de los bienes adquiridos por la
empresa (generalmente por Compras), ya sea solicitado por
los propios almacenes, por aquellos que usarn el material.
Ms que la simple aceptacin de dichos bienes, se requiere de

una constante preparacin para contribuir a la operacin
continuada de las actividades, evitando demoras y
paralizaciones, verificando la exactitud y calidad de los que se
recibe.
Las actividades de recepcin u obtencin no se consideran

completas hasta que las mercaderas se hayan clasificado
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correctamente, e ingresen a la fase de estiba, de

acomodamiento, acondicionamiento o distribucin en los
almacenes. En caso de mercaderas deterioradas o no
conformes, el proceso termina con la expedicin de la
documentacin necesaria para tomar las decisiones y medidas
que se hayan acordado (reclamacin, devolucin, etc.).
Al efectuar un informe para proceder a reclamaciones, es

conveniente consignar algunos datos tales como:
1. Tipo general del artculo.

2. Los problemas que han presentado.
3. Algunas normas para su reclamacin.
4. Sugerencias para evitar que se repita.
Almacena-
Artculo miento
utilizable
Recepcin
De Artculo
Inspec. Recep
y Clasif Recuperacin
Artculo no
utilizable
Devolucin
Figura 3
c. Tareas que se realizan
Las actividades o tareas que se ejecutan en este paso de

obtencin, son las siguientes:
1. Supervisin y planificacin
Esta actividad corresponde al jefe de la dependencia.

Consiste en prever, planificar, coordinar, dirigir y
controlar todas las actividades de recepcin y control de
mercaderas.
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Tarea muy importante, es la de planear el trabajo de la

dependencia, teniendo en cuenta la mercadera por recibir,
en relacin a la documentacin que se recibe del Servicio
de Compras.
El supervisor deber prepararse con los medios humanos

y materiales, que le permitan efectuar una recepcin gil y
un control adecuado. Tendr en cuenta el volumen, las
caractersticas y el momento en que la mercadera va a ser
recibida, a fin de efectuar una labor eficiente.
2. Recepcin fsica (descarga y desembalaje)
La recepcin fsica, comprende la descarga del material y

el desembalaje de los artculos que se reciban. La actividad
fundamental de esta dependencia, puede estar encargada
a uno o varios elementos, cuya preparacin,
conocimientos de la mercadera y sus caractersticas y
experiencia, lo faculten a relacionarse con una variada
gama de proveedores, entre los cuales, no siempre se
encuentran caractersticas de honestidad.
Es frecuente observar en esta actividad que la actitud

pasiva y poco exigente genera un considerable nmero de
faltas y reclamos, debido a que no se estuvo atento al
momento de la descarga o no se efectu la medicin,
pesaje o verificacin del contenido de los artculos.
Cuando se reciba la mercadera asegurada, que llega en

malas condiciones, es posible que en esta fase se requiera
la presencia de la firma aseguradora o su representante,
(ajustadores), a fin de verificar el estado en que se reciba el
material.
a. Descarga:
Es la labor de trasladar los bultos en los cuales llegan

los artculos, de los medios en que han sido
transportados hasta el lugar en que sern recibidos.
Ella puede realizarse manual o mecnicamente, y para

hacerlo es conveniente que el personal que debe recibir
los artculos, sepa con anticipacin cul es la
mercadera que llega, cmo llega, su peso, embalaje,
etc., a fin de que pueda tomar sus previsiones para
efectuar la descarga en el mnimo tiempo con los
medios adecuados y con seguridad.
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Sus principales preocupaciones deben ser, reducir al

mnimo los gastos de recepcin, evitar prdidas de
tiempo y maltrato en los bultos.
Es necesario disponer del espacio suficiente para

depositar los bultos que llegan, evitando recorridos y
maniobras innecesarias de los vehculos que conducen
las cargas. Debe contar con personal experto para esta
operacin a fin de lograr un buen manipuleo de los
bultos.
Algunas veces sta labor es realizada por el personal

de los transportistas, debiendo en este caso, ser
preocupacin de quien recibe, que esta operacin de
descarga se realice en las mejores condiciones.
b. Desembalaje:
Es la labor manual de retirar o quitar de los bultos, los

artculos exteriores, en que han llegado. Es decir se
quita el material de embalaje, para lo cual se debe
contar con personal especializado en esta labor, a fin
de evitar los deteriores que se puedan producir, sobre
todo cuando se trata de materiales frgiles.
Al sacar los artculos deben colocarse en una zona o

espacio, donde no se confunda con otros y permita una
buena verificacin.
c. Verificacin o control de calidad (chequeo)
Otra actividad de importancia, la constituye el control

de las caractersticas o especificaciones de la
mercadera solicitada. Consiste en verificar si
verdaderamente se trata de los artculos solicitados, si
la cantidad concuerda con el pedido y si la calidad es
la correcta.
3. Registro de entrada
Esta actividad consiste en completar los formatos de

ingreso de mercadera, (notas de entrada), con los datos de
la mercadera recibida. Igualmente esta labor deber estar
dirigida a cancelar las rdenes de compra pendientes, de
acuerdo con los ingresos totales o parciales de la
mercadera.
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4. Entrega
Luego de realizadas las actividades precedentes, se

requiere hacer entrega de la mercadera al almacn
correspondiente, comunicndolo al interesado y al jefe de
almacn. Esta actividad no necesariamente es secuencial,
ni debe realizarse al final del proceso de recepcin. En
muchos casos ser necesario solicitar la presencia del
almacenero, a fin de que la recepcin se efecte en el lugar
del almacenamiento, principalmente cuando su volumen o
caractersticas hacen difcil la manipulacin y el control de
las cantidades.
Este aspecto de la recepcin requiere de la formulacin de

un informe, en el que se consideran datos diferentes, para
que compras, ventas, contabilidad, etc., puedan efectuar el
pago y la utilizacin de la mercadera llegada. Este parte,
es remitido al jefe de almacenes para que a su vez proceda
a informar a otros elementos interesados.
5. Documentos de Recepcin
Con mayor o menor complejidad, en gran nmero de

empresa, se requieren bsicamente de los siguientes
documentos para la recepcin y verificacin de materiales:
a. Solicitud de compra (pedidos)
Es la informacin previa de los materiales que se van a

adquirir. Esto se hace de acuerdo al plan de
adquisiciones que se formule y apruebe.
Esta solicitud de compra o pedido se hace

normalmente en formatos establecidos, pero puede ser
en forma de telegrama o verbal a veces.
Los tipos de pedidos o solicitudes de compra pueden

tener uno de estos tres tipos:
a. De completamiento: a fin de mantener los niveles

o dotaciones autorizadas, cuando se llega al punto
de pedido.
b. Especiales: para satisfacer necesidades no
incluidas en las solicitudes de compra para
recompletamiento, (necesidades de proyecto).
c. De emergencia: para satisfacer necesidades
imprevistas debidas a variaciones contables en la
produccin y ocasionalmente por desastres.
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b. Orden de compra
Es la copia del documento que ha sido entregado al

proveedor y en el cual figura el detalle de la
mercadera a recibir. Es preparado por quien va a
efectuar la adquisicin, a veces sin formato (una carta).
c. Informacin tcnica
Segn las caractersticas de la empresa, puede ser

conveniente contar con un archivo de planos y
especificaciones o catlogos en esta dependencia. Con
ella se simplifica la redaccin de las rdenes de
compras y se facilita el control de la mercadera. En
todo caso, el recibidor deber disponer oportunamente
de dicha informacin para efectuar las consultas
tcnicas del caso.
d. Informacin comercial
Cuando la complejidad de una adquisicin requiere de

la formulacin de contratos, negociaciones, bases de
licitacin y condiciones generales de compra, es
indispensable contar con toda esta documentacin, a
fin de cumplir y exigir el cumplimiento de los
convenios: garantas, plazos de entrega, penalidades,
repuestos, instruccin, etc.
e. Autorizacin de devolucin
Es un documento en el cual se autoriza a efectuar la

devolucin o reclamacin que previamente se ha
planteado a la gerencia. En realidad puede ser el
documento de gestin donde se sugiere la devolucin,
pero con el visto bueno de una autoridad competente.
f. Normas y procedimientos
Como una gua prctica para el recibidor, se menciona

aqu las principales normas y procedimientos de
recepcin y verificacin:
1. Para facilitar la tramitacin rpida de artculos y

documentos de ingreso, es conveniente revisar la
documentacin que da origen a las entregas, para
prever, programar, y tomar accin que eviten
cualquier contratiempo al momento de la
recepcin.
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2. Los pedidos se hacen normalmente mediante el

empleo de un formato (orden de compra). Sin
embargo, son aceptables los pedidos que
eventualmente puedan hacerse en forma verbal o
de mensajes, siempre que est autorizado este
procedimiento.
Cada pedido debe hacerse incluyendo artculos

suministrados por un solo proveedor; es decir,
que deben hacerse tantos pedidos como
proveedores que se tenga, a fin de facilitar el
despacho y evitar confusiones.
3. Cuando la documentacin est incompleta, sea

insuficiente o tenga impresiones o defectos, que
pongan en duda la conformidad del artculo, se
recomienda una accin rpida de consulta con los
diseadores, solicitantes o usuarios, a fin de
proponer la aceptacin, modificacin o devolucin
de los materiales segn sea el caso.
4. Los encargados de la recepcin de los materiales,

debern recomendar a travs de sus superiores
inmediatos y de acuerdo a sus experiencias, las
caractersticas del embalaje o presentacin de los
materiales para facilitar el chequeo de las
especificaciones, el control en general, la entrega
rpida y el acomodo en los almacenes.
5. El personal de esta dependencia deber proponer

y fundamentar todas las mejoras tendentes a
racionalizar el proceso de recepcin, simplificar
los procedimientos y aumentar la eficiencia.
6. La desconfianza sirve ms en la recepcin de

artculos, que la excesiva confianza o indiferencia.
Quiere decir esto, que debe hacerse una inspeccin
concienzuda de los materiales que llegan.
7. Se debe firmar el ingreso de los artculos

solamente cuando se est seguro de que es
exactamente lo solicitado.
8. No se debe aceptar excusas de apuro del

proveedor, del transportista o del usuario, para
ingresar los artculos sin una buena revisin.
9. Pesar todo aquello que debe pesarse, medir lo que

debe medirse, contar lo que debe contarse. No
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Abril 2010
fiarse de facultades innatas para calcular al ojo,

ya que la responsabilidad es muy grande.
10. En lo posible realizar el control sobre el suelo,

excepcionalmente y tomando muchas
precauciones, sobre el vehculo o medio en que
llega el artculo. Dar conformidad a la entrega
luego de descargar la mercadera.
11. Revisar la documentacin que traen los bultos, ella

servir para efectuar el control de recepcin.
12. Si no se cuenta con el personal suficiente para la

descarga, solicitarlo. Evitar hacer esfuerzos
excesivos, tanto por seguridad del personal como
del artculo que se est recibiendo.
13. Verificar los precintos de los bultos para abrir

inmediatamente aquellos que evidencien
alteraciones.
14. Revisar los cilindros, damajuanas, botellas, etc.,

que contenga lquidos, para evitar que se reciban
incompletos por haberse derramado.
15. Dar al personal la seguridad necesaria, al recibir

artculos peligrosos.
16. Utilizar el documento de origen para efectuar la

verificacin, realizar sta en orden, sin
apresuramiento y de acuerdo a un plan.
17. Pedir ayuda cuando los conocimientos del

almacenero no permitan identificar un artculo;
con ello solamente se est asegurando que lo que
se recibe es conforme.
18. Preparar los medios para realizar la identificacin,

no buscarlos a ltima hora.
19. Procurar que los artculos permanezcan el menor

tiempo posible en recepcin, se debe pensar que
pueden ser necesarios con urgencia. Pero no por
ello descuidar el control.
20. Si se detectan materiales malogrados, informar

para hacer las reclamaciones a los transportistas o
a los proveedores. Caso no hacerse, se aceptar
como que los daos se ocasionaron en el almacn.
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9. Operacin despacho o distribucin
a. Conceptos Generales
Esta actividad es la ltima etapa del almacenamiento y previa

al transporte y entrega de las mercaderas, que es importante,
porque de la eficiencia con que se realice permitir entre otras
cosas:
1. Cumplir oportunamente con la entrega de los pedidos, de

acuerdo con el orden de prioridad o presentacin.
2. Facilitar el control de las cantidades a despacharse, y

eventualmente, controlar los saldos fsicos de aquellos,
cuyos artculos se han despachado en parte;
3. Evitar el congestionamiento en las horas ms crticas (de

punta).
La entrega, es la descarga formal y transferencia de propiedad

de los artculos, a los clientes o usuarios.
Consecuentes con dichos propsitos, la preparacin y

despacho de mercaderas, deberan hacerse, en lo posible,
previa presentacin anticipada de los pedidos, con un tiempo
razonablemente establecido.
Esta recomendacin no siempre es fcil de aplicar, y es casi

ignorada cuando se trata de almacenes comerciales, donde se
atiende directamente al pblico; pero, cualquiera sea el caso, y
dado que todo pedido requiere un tiempo de preparacin, es
necesario nombrar el orden en que estos deben ser atendidos
y en lo posible comunicar al usuario, el tiempo de espera que
se requiere.
b. Definicin
Es la actividad que consiste en atender los requerimientos del

usuario o cliente, encargndose de la distribucin o entrega de
las mercancas solicitadas. Es decir, consiste en la entrega de
los artculos que guarda el almacn, a cambio de una orden o
vale de salida (Nota de Entrega) y que constituye un
comprobante del movimiento efectuado.
Es preciso que los requerimientos de los usuarios sean

atendidos con prontitud, razn por la cual dentro del proceso
general, es necesario que se cumpla con actividades o tareas
complementarias, como son el embalaje o empacado,
asegurndose que las cantidades y calidad de los artculos o
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Abril 2010
materiales sean correctas. Es igualmente, importante en esta

funcin asegurar el control de la exactitud de los artculos que
se despacha, as como la rapidez de su ejecucin para cumplir
con los plazos solicitados.
c. Entrega de materiales o artculos
En algunas ocasiones la entrega de materiales se hace en el

almacn central o en locales de dependencias auxiliares fuera
de la ciudad.
En entrega de materiales o artculos sea a los clientes o

usuarios, requiere de:
1. La expedicin de directivas y el establecimiento de normas

que incluyan procedimientos para el movimiento de los
artculos, as como responsabilidades de entrega;
2. Definir las misiones de distribucin en las instalaciones de
los clientes o usuarios, as como el lugar hasta el cual la
empresa tiene la responsabilidad de la distribucin,
(importante para efectos de seguros).
3. Establecer procedimientos de control de stock para
mantener los niveles adecuados.
4. Establecer y controlar los procedimientos para la entrega,
transferencia, devolucin o cualquier otra operacin.
En general para efectos de transporte, la entrega de materiales

puede realizarse sea:
Por cuenta de la empresa.

Por cuenta del cliente o usuarios.
En ambos casos es preciso tomar en cuenta la distancia de

abastecimiento, a fin de poder prever el medio de transporte,
el sistema de embalaje responsabilidades de seguros, etc. As
como para definir si estos medios van a ser por cuenta de la
empresa del comprador, o de terceros.
De acuerdo a estas condiciones, se efectuarn las

coordinaciones y controles necesarios que permitan asegura
una correcta entrega de los materiales o artculos, respetando
la rotacin de los artculos y aplicando el sistema de que lo
que entre primero, sale primero, para as evitar el deterioro o
inutilizacin de algunos artculos, por que han llegado al
lmite de su conservabilidad.
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d. Organizacin del rea de despacho
Como en el caso de recepcin y de almacenamiento, para el

despacho se requiere disponer de espacios adecuados para el
estacionamiento provisional y entrega de mercaderas a los
usuarios o clientes.
La disposicin y tamao del rea, variar de acuerdo al tipo

de mercaderas, y el volumen de las operaciones. Por lo
general es preciso disponer de ventanas con mostrador y/o
puertas, que permitan la salida directa de las mercaderas al
medio de transporte, empleando si fuera necesario un
desnivel adecuado, que facilite la carga.
Se debe tener en consideracin, reas de estacionamiento

exterior adecuadas al volumen y al tipo de las mercaderas, y
explotando al mximo los frentes para poder atender
simultneamente a varios clientes.
Igualmente, es necesario disponer de herramientas y equipo

de manipuleo y elevacin, a fin de facilitar la carga de las
mercaderas.
e. Embarque, transporte y flete
Despus del proceso de produccin y almacenamiento, se

contina con la actividad de enviar los productos a los
clientes. Esto requiere acciones previas que corresponden
hacerse dentro del proceso de almacenamiento y que
comprende:
1. Embarque
Es el eslabn fsico entre el producto (vendedor) y el

cliente (comprador); de esta actividad dependen las
futuras relaciones entre ambos.
A partir del embarque es que se proporcionan los

documentos necesarios con que contabilidad iniciar sus
funciones y responsabilidades de facturacin y cobro.
En esta operacin hay que asegurarse que:
a. Las mercaderas se manejen de modo tal, que su

entrega se realice a tiempo y en buenas condiciones de
seguridad.
b. La documentacin se prepare en forma tal, que elimine
al almacn de cualquier responsabilidad contable.
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c. Las relaciones entre productos y cliente continen

siendo favorables, y que...
d. Contabilidad no tenga problemas en su
responsabilidad de facturacin
Para asegurar un buen embarque hay necesidad que se

preparen las normas y procedimientos a seguir, as como
los principios generales a aplicarse en estas operaciones,
teniendo en cuenta que es primordial para la empresa, la
eficiencia con que debe atenderse en este servicio, a todos
los clientes.
Asimismo, debe tenerse en cuenta que el embarque que

debe planificarse y programarse a fin de asegurarse una
carga equilibrada de trabajo dentro del lmite que nos
permita el suministro de este servicio, manteniendo el
orden progresivo de prioridades establecidas para el
embarque.
Este aspecto de embarque tiene estrecha relacin con todo

un sistema de control y manejo de cargas.
2. Transporte
En general, el almacn es directamente responsable de la

eleccin y administracin de los transportes que acarrean
la carga de salida. Por lo general los almacenes manejan
sus propios medios de transporte. Cuando estas
operaciones son de mucha magnitud, se convierte en un
aspecto propio de la funcin logstica de transporte, sujeta
a modalidades y principios independientes y que requiere
una tcnica especial.
Estos medios pueden ser diversos: terrestres, areos,

martimos, por ferrocarriles, por tuberas, a campo
traviesa, etc., y pueden ser proporcionados por la empresa
productora, por el cliente o por empresas especializadas
de terceros. En general hay que tener en cuenta los factores
que afectan la transportacin para armonizarlos con el
tiempo de entrega y el costo.
3. Flete
Es el pago que se efecta por el transporte de bienes.

Cuando el almacn es encargado de esta actividad se
designa un empleado para que se responsabilice del pago
de aquellos artculos que salgan o lleguen al almacn.
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Toma como documento base, las rdenes de embarque,

buscar que obtener los mayores ahorros posibles y
archivar o tramitar las reclamaciones relacionadas con
los embarques que salen.
f. Documentos
La documentacin bsica con que se trabaja en despacho, es

la siguiente:
1. Pedido de materiales (o mercaderas)
Se emplea normalmente en las empresas industriales y de

servicio. Normalmente es un documento contable que
emite el usuario, al cual se le entrega la mercadera, tiene
la importancia equivalente a un cheque.
En las empresas de comercializacin, el pedido del cliente

no tiene valor contable y sirve nicamente para preparar
la mercadera que ste desea adquirir.
2. Vale de salida
En las empresas industriales y de servicios, se utiliza este

documento, de menor valor formal que el pedido, para
casos de urgencia y cuando no es posible obtener el Vo.
Bo. Oficialmente establecido para toda salida de materiales
del almacn. Debe tomarse como un documento
provisional.
3. Transferencia
Se utiliza para despachos de un almacn (principal) a otro

(secundario) o viceversa.
4. Nota de venta o factura
Es el que sirve para despachar y facturar a un cliente.
5. Gua de remisin
Este documento sirve principalmente para remitir y

acompaar la mercadera que se entrega a un cliente. El
original acompaar a la factura para su cobranza.
6. Registros y control
El volumen y complejidad de las actividades de despacho,

puede demandar el establecimiento de normas y
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procedimientos de control y seguimiento de la

documentacin, dando origen a la formulacin de
documentos de control de pedidos, entregas y
devoluciones, entre los que se pueden citar como ms
comunes:
a. Registro de pedidos
Se registra la fecha, y numeracin de los pedidos que

hacen los clientes, as como de su procedencia.
A partir de ese registro se puede hacer un seguimiento

del estado de atencin de los mismos, a fin de evitar
demoras indeseables para los usuarios y clientes.
b. Control de entregas
Independientes o combinado con el registro de

pedidos, se debe efectuar un control de las entregas o
envos de mercaderas, a fin de cerrar el circuito de su
responsabilidad.
c. Registro de devoluciones
De modo similar a los pedidos, se puede llevar un

control de las devoluciones de los usuarios o clientes,
con el propsito de prestar un servicio eficiente y
restituir aquello que el solicitante requiere. Es una
medida de control de calidad (a veces).
d. Partes o informes diversos
Depende del tipo de empresa y con el fin de facilitar

los controles de facturacin y de inventario, puede ser
necesario que la dependencia encargada del despacho
emita con regularidad, (diaria o semanalmente),
reportes sobre lo despachado y de lo pendiente,
mediante la medida de control de eficiencia.
e. Coordinacin con la garita de vigilancia
Con el fin de evitar la fuga de mercaderas, es

necesario establecer un procedimiento coordinado
mediante el cual se verifique que la salida de
mercadera que sale de los almacenes, sea controlada
en la garita, mediante la retencin de una copia de la
gua de salida; la misma que posteriormente ser
entregada en contabilidad o facturacin para cerrar el
circuito de control correspondiente.
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10. Definicin de inventario
El inventario es la lista detallada del contenido de un almacn o

instalacin, que se valora peridicamente, para verificar o corregir
la informacin contenida en las tarjetas de registro de stock, a fin
de que se pueda preparar el balance de la empresa.
En esta actividad, los bienes normalmente, se cuentan, se miden o

se pesan y si los bienes estn en una situacin de poder venderse
fcilmente, se hace una estimacin o valorizacin de los artculos
en su costo original o en el precio a que podra comprarse en el
mercado abierto, cualquiera que sea el ms bajo de estos precios.
El inventario en realidad, es un sistema de registros e informes,

que se realiza a travs de todas las actividades del acto de
abastecimiento, para obtener la relacin final de los artculos que
se mantienen en existencia.
Figura 4
Conceptos Generales
Los inventarios deben realizarse peridicamente, a fin de

garantizar la consistencia de los datos y la eficiencia de las
gestiones.
Contribuye a reducir al mnimo las posibilidades de fricciones

entre las relaciones internas y externas, o en adaptarlas a la
conveniencia de la empresa. El control de inventarios, significa un
buen planeamiento de operaciones de produccin a largo y
mediano plazo, as como una buena programacin de la
produccin y los mtodos de control.
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El inventario en una empresa, en un momento dado, es difcil de

estimar, debido a que deben efectuarse los clculos mientras se
van realizando transacciones, y por lo tanto, constantemente estn
en movimiento (entradas y salidas). Es necesario tomar algunas
precauciones para asegurar que no se produzcan errores por esta
causa, razn por la cual, algunas empresas prefieren paralizar las
transacciones, a pesar de la supuesta prdida que pueda
ocasionar.
Plan de inventario
El Plan de Inventario, debe desarrollarse con relacin a los planes

de produccin y de ventas.
En un mercado de vendedores, el plan de produccin debe tener

prioridad para establecer el programa de inventario. En un
mercado de compradores, debe darse prioridad a los
requerimientos de las ventas.
En cualquier tipo de mercado, es preciso conocer el costo de los

artculos y del almacenamiento y valorarlos con respecto a los
objetivos de la empresa.
Cuando ya se ha establecido el Plan General del Inventario, habr

que establecer controles de inventario para todos los productos.
Responsabilidad de los inventarios
La responsabilidad fsica de los inventarios, es una funcin

netamente de almacenamiento, razn por la cual se hace
indispensable:
a. Aplicar procedimientos apropiados para la recepcin, la

distribucin y la seguridad; as como,
b. Mantener al da, registros completos y exactos de los artculos.
Es decir, que el almacenamiento debe responder ante la empresa,

de todos los artculos recibidos en el almacn, a no ser que se
hayan dispuesto de ellos, previa aplicacin de medidas aceptadas
y autorizadas. Los artculos de un almacn no desaparecen sin
explicacin alguna; pueden daarse irreparablemente,
evaporarse, ser robados, etc., pero el almacn sigue siendo
responsable de ello.
Por eso el sistema encargado de la responsabilidad de los

artculos, debe hacer que el Departamento de Contabilidad, reciba
documentos de por lo menos dos fuentes diferentes, a fin de
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conciliarlos y resolver cualquier discrepancia. La frmula general,

que debe guiar los controles, es:
I = R - D
Donde: I = Inventario, en existencia,

R = Recepcin, y
D = Despacho o Distribucin
De esta frmula, lgicamente se deduce:
R= I + D; y
D= R-I
Registro de existencias
Tanto el almacn, como Contabilidad, deben mantener registros

de inventario, por cuanto son indispensables para:
a. Almacenes, a fin de:
Presentar la situacin de los artculos.

Determinar la disponibilidad de las existencias.
Indicas los procedimientos necesarios para pedir la
reposicin de la existencia.
b. Contabilidad, a fin de:
Proporcionar datos bsicos, para determinar los activos de

la empresa;
Conciliar los registros de los artculos del almacn;
Exigir el cumplimiento de las responsabilidades del
almacenamiento, con respecto a los inventarios fsicos.
En los registros de inventarios, normalmente se incluyen los datos

siguientes:
1. Para los artculos que llegan:
a. Fecha en que se coloc el pedido.

b. Fecha de embarque.
c. Fecha de recepcin.
d. Nmero del pedido (orden de compra).
e. Nombre del proveedor.
f. Nombre del transportista.
g. Cantidad pedida.
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h. Cantidad recibida.
i. Nmero de factura del flete.
2. Para los despachos, (que salen), se requiere de una

informacin similar, haciendo los cambios de trminos, que
fueren necesarios. Contabilidad, puede requerir
adicionalmente otro tipo de informacin, referentes a costos,
precios, facturacin, etc.
Lo importante es que los formatos para los inventarios, se

confeccionen de acuerdo al diseo que se ajuste al sistema de
almacenamiento y no que el sistema de almacenamiento se ajuste
al diseo del formato que se puede tener.
Tipos de inventarios
Los inventarios pueden ser: completos o generales y parciales o

especiales:
a. Los inventarios completos o generales incluyen todos los

artculos existentes en un almacn; se pueden realizar en un
momento determinado, cuando sea necesario, o sobre la base
de un ciclo continuo de inventarios programados por la
Gerencia Logstica (o Contabilidad), para asegurar que cada
artculo sea verificado dentro del perodo prescrito.
b. Los inventarios parciales o especiales se analizan cada vez que
sea necesario verificar o reajustar el registro de stock de un
artculo determinado, por ejemplo, cuando el registro de stock
de un artculo muestra un balance de cero, a pesar de haber
existencias o cuando determinado artculo es denegado en el
almacn y la tarjeta de registro indica que existen
disponibilidades para la entrega.
Los inventarios y el control fsico
Los inventarios, entendidos como la relacin de los artculos que

se mantienen en existencia, deben ser controlados peridicamente
a fin de garantizar la consistencia de los datos y la eficiencia de la
gestin.
Recordando lo anterior y en el entendido que se cuenta con una

nomenclatura adecuada, se establece una clasificacin de los tipos
de inventarios que responde a la clase de mercancas existentes.
a. Los inventarios regulares
Pueden ser a su vez:
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1. De alta rotacin
Cuando son mercaderas u objetos de transacciones

continuas, renovndose peridicamente.
2. De baja rotacin
Cuando se trata de mercaderas (generalmente repuestos),

cuya permanencia en el almacn permite asegurar la
continuidad y eficiencia del servicio, pero cuyo
movimiento es lento y/o aleatorio.
b. Inventarios irregulares
Se denominan as, aquellos inventarios que contienen

mercaderas que la empresa adquiere y utiliza slo en casos
especficos o muy eventuales y por lo tanto se justifica
mantener en stock. Existen dos tipos de mercaderas que
generalmente constituyen lo que se llama inventarios
irregulares:
1. Transitorias
Son mercaderas adquiridas con un fin especfico, por

ejemplo la ampliacin de una planta industrial o de
oficinas de cierta envergadura. Estas se almacenan
provisionalmente y se espera agotarlas al trmino del
trabajo.
Estos materiales pueden resultar ocasionalmente con

algunos excedentes o sobrantes que pasarn a formar
parte del inventario regular o a la venta si resulta ms
conveniente.
2. Cargo directo
Estas mercaderas no pasan por almacn. Son adquiridos y

entregadas (previo control adecuado) directamente al
usuario. Algunas son de poco valor o importancia y otras
veces de caractersticas tan particulares que no se justifica
almacenarlos (Ejemplo: Mobiliario de oficina).
Tambin excepcionalmente algunas de estas mercaderas

son devueltas al almacn; generalmente cuando se ha
cometido un error en su adquisicin y se almacenan hasta
que el proveedor las cambie o se les encuentre alguna
aplicacin o destino.
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Procedimientos de control fsico de inventarios
El control fsico del inventario, es la comprobacin,

(mediante el recuento), de que las existencias estn de
acuerdo con los registros visibles y de contabilidad.
Existen diversos mtodos de control fsico de las

existencias; los ms empleados son:
a. Inventario rotativo permanente
Este mtodo implica la revisin continua de las

existencias, mediante un equipo de inventariadores
que actan en funcin a una programacin especfica.
El trabajo de este equipo se concentra en determinados

materiales y/o depsitos y se realiza sin paralizar las
actividades del almacn. A lo ms, slo se debe
efectuar un bloqueo temporal de la documentacin y
del despacho de un reducido nmero de artculos,
mximo por un da; la mayor parte de las veces por
algunas horas.
Son dos formas de efectuar el inventario:
1. Al barrer:
En estos casos se procede casi literalmente,

comenzando por un punto determinado del
depsito o estante y continuando con el control de
toda la mercadera all almacenada, sin excepcin.
Es interesante anotar que este procedimiento

permite ordenar los almacenes y encontrar
algunos tapados (Material mal ubicado o mal
clasificado) y detectar averas o malas condiciones
de conservacin de la mercadera.
2. Selectivo:
Aqu se procede a escoger dentro de las

existencias; sin tener en cuenta su ubicacin,
algunos artculos especficos, utilizando los
diversos criterios de seleccin. Este mtodo se
emplea para realizar inventarios de tipo especial o
parcial.
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b. Inventario Masivo Peridico
Es el mtodo ms comn de toma de inventarios. Se

ejecuta cerrando las operaciones del almacn por
varios das, generalmente 2 veces por ao y requiere
una adecuada preparacin y planificacin a fin de
evitar la prolongacin excesiva del cierre y la
paralizacin de las actividades de la empresa. Sirve
principalmente a la contabilidad como sustento de los
estados de las cuentas de mercaderas.
Requiere la participacin de todo el personal estable

del almacn y algunas veces, apoyo de personal de
otras dependencias afines. Este mtodo se aplica para
efectuar inventarios de tipo general o completo.
Preparacin del inventario fsico
En ambos mtodos, el rotativo y el masivo, la ejecucin

de inventario fsico requiere de una preparacin
adecuada.
Con el fin de evitar contratiempo, se deben tomar en

consideracin los aspectos siguientes:
a. Ordenamiento del almacn
Esta condicin es necesaria en cualquier caso; sin

embargo, se hace imprescindible cuando se trata
de inventarios masivos, a fin de facilitar la labor
de los inventariadores.
b. Personal necesario
Es necesario tener en cuenta que el personal de

apoyo que requieren los inventariadores, debe
conocer el material y estar en condiciones de
ejecutar labores que exigen habilidad y capacidad
fsica. Este personal puede ser el que trabaja a
diario en los almacenes pero deber adems,
instrursele sobre los procedimientos de toma de
inventarios y en la forma de manejar la
documentacin.
c. Documentacin
Igualmente importante es preparar la documentacin

para la toma de inventario. Son dos los aspectos a
considerar en relacin con la documentacin:
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Abril 2010
1. La puesta al da de los Registros Contables y del

Almacn que facilitar la conciliacin.
2. El bloqueo de la documentacin de entrada y
salida durante el control fsico para evitar
omisiones y/o duplicidad en el conteo.
d. Medios Fsicos
De acuerdo con la variedad de los materiales a

inventariar, ser necesario disponer de herramientas o
equipos que permitan manipular (subir, bajar,
desembalar, pesar, medir, calcular, contar, marcar y/o
rotular, etc.).
Igualmente ser necesario disponer de equipos de

seguridad y primeros auxilios en caso de accidente.
Programa y Presupuesto
La programacin del inventario fsico, es decir, la

determinacin del nmero de veces que un artculo debe
ser controlado en un perodo dado deber basarse en los
siguientes elementos de juicio y criterios:
a. Variedad y cantidad de artculos existentes.

b. Horas-Hombre disponibles. En especial el nmero de
inventariadores disponibles en forma permanente o
peridica.
c. Valor de consumo de cada tem del inventario, en
funcin a la clasificacin A, B, C. (Los tems de un
stock se clasifica por orden decreciente del volumen
anual en dlares, separado en 3 niveles A B - C).
d. Frecuencia de salida de cada tem.
Como ejemplo se plantea aqu un caso supuesto de

inventario rotativo:
Se trata de un almacn que cuenta con 5 000 artculos y un

valor de consumo total de S/. 200 000 000,00. Si se sabe
que durante el ao se van a efectuar dos inventarios
permanentes, esto equivale a 2 880 horas-hombres: si
tenemos en cuenta los 240 das tiles del ao, de 6 horas
efectivas de trabajo c/u se tendra:
2 x 240 x 6 = 2 880 HH. Esto equivale a 35 minutos

disponibles por tem:
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2 880 HH = 0,576 de hora

5 000
O sea: 0,576 x 60 = 35 minutos.
Para una supuesta determinacin de tems de 30, 470 y 4

500 (en total 5 000), la clasificacin A, B, C, ser la
siguiente:
Valor
Porcentaje de Porcentaje de
N de tems Clases consumido o
tems Valor
Vendido
30 0,6 % A 100 000 000,00 50 %
470 9,4 % B 60 000 000,00 30 %
4 500 90,0 % C 40 000 000,00 20 %
5 000 100,0 % 200 000 000,00 100 %
Efectivamente, as se mantiene un inventario ms copioso

como alternativa econmica, en vez de aumento de costos
usado por un control ms riguroso del inventario.
El sistema de computadoras ha cambiado mucho esta

situacin, a favor de un control estricto de las existencias.
Ahora es posible aplicar las reglas de decisiones de

nuestros miles de tems, comparando los registros de
existencias (entradas y salidas), en el sistema de
procesamiento de datos de una firma que posea las
computadoras de modesta capacidad, ofrecido por los
fabricantes de equipo para oficinas. Estas computadoras
pueden llevar los registros de existencias, como parte de la
corriente normal de datos de sus transacciones. Con ellas
se puede programar y almacenar las reglas de decisin,
para la aplicacin por la computadora que despus tomar
las decisiones rutinarias de completamiento; y las firmas
minoristas, distribuidoras y manufactureras, utilizando los
equipos de computacin podrn disponer de programas
preestablecidos para pronsticos, lotes econmicos de
pedido y anlisis de existencias rutinarias.
11. Resumen
Organizar las funciones del almacn consiste en primer lugar, en

integrarlas en base a un departamento que pueda coordinar todas
las actividades que se realizan, este departamento puede ser
independiente o ser parte de otro.
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Para llevar a cabo sus actividades se debe partir con tener un

amplio conocimiento del producto y esto implica conocer las
necesidades ideales de almacenamiento, adems de su
Clasificacin ABC que puede ser por precio, utilizacin, rotacin
y valor. Adems, sobre los artculos a almacenar ha de conocerse:
las dimensiones y el peso, cantidad normalmente solicitada, lugar
de recepcin y entrega, nmero mximo de unidades que el
almacn deber contener, la cantidad mnima y el espacio
necesario.
Una vez obtenida la informacin sobre los artculos a almacenar,

debemos considerar la codificacin de los mismos, de modo que
se pueda identificar a cada artculo fcilmente y para ello debe
tomarse en cuenta: las dimensiones, el material del que est
hecho, acabado, el equipo del cual forma parte, etc.
Luego de identificado el artculo y codificado, podemos estar en

condiciones de recibirlo, para lo cual se ejecutarn las siguientes
tareas: recepcin fsica (descarga y desembalaje), verificacin,
registro de entrada y entrega al almacn, contando con los
siguientes documentos: solicitud (orden) de compra, informacin
tcnica, informacin comercial y autorizacin de devolucin, pero
teniendo en cuenta un conjunto de normas y procedimientos.
Una vez ingresada la mercadera y en poder del almacn, el

siguiente paso es transferir su propiedad a los clientes o usuarios
y se debe considerar el embarque el transporte y el flete,
conjuntamente con sus documentos como pedido de mercaderas,
vale de salida, transferencia, nota de venta o factura, gua de
remisin, con el fin de llevar el respectivo control.
El inventario es la lista detallada del contenido de un almacn o

instalacin, que se valora peridicamente, para verificar o corregir
la informacin contenida en los listados de registro de stock, a fin
de preparar los estados financieros de la empresa.
Se debe tener en cuenta que todo lo que se recibe en un almacn

deber estar en l o se dispondr de ello con medios aceptables y
autorizados, los inventarios no desaparecen sin explicacin.
Pueden robarse, evaporarse debido a procesos qumicos o
daarse irreparablemente, pero no se pierden sin razn alguna.
El inventario es el resultado de la diferencia entre la cantidad que

ingresa y la que despacha y sobre los cuales debe efectuarse un
control fsico, los que pueden ser a travs de inventarios regulares
(de alta rotacin y de baja rotacin) o inventarios irregulares
(transitorios y con cargo directo). En cuanto a los procedimientos,
estos pueden ser inventario rotativo permanente o inventario
masivo peridico el que deber prepararse haciendo un
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ordenamiento del almacn asignando personal necesario,

preparar la documentacin, los medios fsicos y el presupuesto
respectivo.
CASO 05: ELECTROPLUS S.A.
Electroplus S.A., creada en 1952, se dedica a la fabricacin de

artculos elctricos. La compaa goza de una slida posicin
financiera, por lo que no presenta problemas de liquidez de corto
plazo; sus ventas son constantes a lo largo del ao, lo que permite
prever los ingresos y egresos.
La competencia est constituida por dos grandes empresas, una

de las cuales es Industrias Romeo, que produce reactores,
transformadores y estabilizadores de la marca Nirva. En los aos
recientes el sector informal, conformado por pequeos
industriales, se introdujo fuertemente en el mercado, debido
principalmente a que la tecnologa utilizada en la fabricacin de
estos artculos no es muy sofisticada, lo que permite un proceso
productivo sencillo.
Entre los principales productos de Electroplus se encuentran los

estabilizadores de salida de 220 y 110 voltios de la marca Omega,
que gozan de muy buena aceptacin por parte del pblico tanto
en Lima como en provincias, debido a la alta calidad y a sus
precios competitivos.
La empresa est organizada fundamentalmente de la siguiente

manera: a la cabeza se encuentra el gerente general, que es el
propietario y hace las veces de gerente de mercadeo. Tiene un
asistente administrativo.
Reportan directamente al gerente general, los gerentes de

finanzas, produccin y relaciones industriales. Del gerente de
produccin dependen el jefe de taller y el jefe de almacn y
compras; adems, tiene una secretaria. El jefe de taller tiene a su
mando 80 operarios, distribuidos en dos turnos. El jefe de
almacn y compras tiene un ayudante. Del gerente de finanzas
dependen el contador y cuatro auxiliares de ste, un asistente
financiero y una secretaria. En la empresa hay un sindicato de
obreros integrado por el ochenta por ciento del personal.
El gerente general, ingeniero de profesin, es un hombre de

aproximadamente 60 aos de edad y muy activo. Adems de ser
gerente de Electroplus tambin los es de Comercial Lumen S.A. y
de Electro Lumen S. A., que son empresas conexas, pues
Comercial Lumen vende los productos que Electro Lumen y
Electroplus fabrican.
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Abril 2010
Usualmente, el da tpico del gerente empieza a las 6:00 de la

maana. A esa hora va a una ganadera de su propiedad, ubicada
en la carretera central, y a las 8:00 de la maana se dirige a la
empresa comercial ubicada en el centro de Lima, donde almuerza.
A las 3:00 de la tarde se encuentra en Electro Lumen, en la
Avenida Argentina, y a las 17:30 en Electroplus, ubicada en
Barranco, donde muchas veces se queda hasta altas horas de la
noche. Algunos das dicta clases en un instituto superior
tecnolgico, de 8:00 a 10:00 de la noche, cuando no tiene alguna
reunin con los directivos del Rotary Club o con el consejo
directivo del instituto del que es miembro.
Su estilo de liderazgo presenta dos facetas: es muy corts y

comprensivo con el personal administrativo, pero duro y hasta a
veces prepotente con el personal obrero, por lo que muchas
ocasiones lo llaman negrero.
En setiembre de 1996 se detect, frente al local de Lumen, a un

vendedor ambulante que venda estabilizadores con la marca de
la compaa. Su precio era inferior a un 50% al precio de lista de
Electroplus. Se observ que, pese a que la compaa tiene por
norma colocar en el reverso del producto la fecha de fabricacin y
el nmero de serie en cdigo, esos artculos no los tenan.
Avanzando con las investigaciones, el gerente realiz un

inventario fsico sorpresivo en toda la planta. Pudo verificar que
el auxiliar de almacn Jos Burgos, que tena ms de quince aos
de servicio en la fbrica y en quien la gerencia haba depositado
gran confianza, extraa sistemticamente componentes y materias
primas utilizados en la fabricacin de los estabilizadores y hasta
las etiquetas de la fbrica.
Burgos se haba ganado la confianza del personal por su gran

camaradera y compaerismo. Cometa el delito en complicidad
con Nelson Gonzales, jefe de Almacn y Compras, quien laboraba
en la empresa desde haca diez aos. Los estabilizadores eran
armados por dos sobrinos suyos en el garaje de una vecina, para
luego ofrecerlos a los vendedores ambulantes.
No conforme con la venta a los ambulantes, y debido al xito

obtenido, Jos comenz a ofrecer los productos a diferentes
empresas. En una oportunidad ofreci un lote a un cliente que era
amigo ntimo del gerente, quin llam a ste y le inform sobre la
oferta recibida.
A pesar de que en la compaa haba contratado un servicio de

vigilantes, stos nunca haban inspeccionado la basura, que era
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justamente donde las piezas principales se escondan antes de ser

sacadas de la empresa.
El gerente general mont en clera y de inmediato procedi a

despedir a Jos y Nelson. Delante de algunos obreros y en un tono
muy subido les dijo que les haca un gran favor, pues tena las
pruebas para denunciarlos a la Polica y enviarlos directamente a
la crcel. Les advirti que jams deberan pisar la empresa y que
no esperasen algn tipo de indemnizacin o beneficio.
La reaccin inicial de los acusados fue la de sentirse ofendidos por

los cargos, y los negaron. Sin embargo, luego, ante las evidencias
mostradas, se retiraron de la fbrica sin ninguna demostracin
adicional.
Transcurrido un mes de estos acontecimientos, el gerente general

recibi una carta sin firma, con faltas de ortografa,
supuestamente escrita por Jos Burgos. La carta estaba
acompaada por una fotocopia del inventario fsico de la planta,
con lujo de detalles, que inclua movimientos, valor, cantidades y
fechas. Tambin inclua el inventario que la empresa haba
presentado al organismo estatal encargado de la administracin
tributaria, y que difera ampliamente del primero. Cualquiera que
leyera estos documentos poda deducir fcilmente que la
compaa haba evadido el pago de impuestos.
El informe que acompaaba la carta tambin especificaba el

monto por impuestos y multas que la compaa deba pagar
alrededor de quinientos mil dlares, as como el tiempo que la
fbrica tendra que detener sus actividades y el clculo de las
prdidas que ocasionara dejar de producir en ese periodo.
Finalmente, Jos Burgos manifestaba que el reclamo por el

despido injustificado no lo iba a tramitar a travs del Ministerio
de Trabajo ni por intermedio del sindicato, lo que no le interesaba.
Enviara el mismo informe al organismo de administracin
tributaria Y a la Contralora General de la Repblica.
A cambio de no presentar el informe exiga se le otorgarse una

casa valorizada en cincuenta mil dlares, importe que
representaba la dcima parte de la supuesta multa, y ocho mil
dlares en efectivo.
FIN DE LA UNIDAD
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6. Artculos que se deben almacenar

1. Las dimensiones y peso de cada unidad de material o

2. La cantidad usualmente solicitada al almacn y la frecuencia

3. El sitio de recepcin y punto de entrega.

4. El nmero mximo de unidades que se almacenarn (tamao

5. La cantidad mnima que hay que almacenar.

6. El espacio necesario para la manipulacin y transporte, as

A continuacin se da un modelo de tarjeta que no debe copiarse

Artculo Nmero Fecha

Clase Unidad Caractersticas

Tamao unitario Cantidad envasada Tamao de envase Forma envase

Peso Unitario Peso envasado Tara de envase Tamao Paleta

Localizacin Actual Localizacin Propuesta

Los datos deben actualizarse cada vez que se intente hacer un

1. En el primer rengln se anota el nombre del artculo; su

2. En el segundo la clase: materia prima, material auxiliar,

3. En el tercer rengln se anota el tamao unitario: medias de

4. En el cuarto se anota el peso unitario: el peso de cada artculo

5. En el quinto se anota la localizacin actual y la localizacin

6. En el sexto rengln se anota la cantidad mxima: la cantidad

La codificacin es el proceso mediante el cual se asigna un cdigo

Puede haber dos codificaciones, que deben distinguirse una de la

El nombre dado a los artculos debe conocerse en toda la planta o

Algunos materiales y partes componentes deben marcarse a su