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MINISTRIO DA EDUCAO

UNIVERSIDADE FEDERAL DO CEAR


PR-REITORIA DE PLANEJAMENTO E ADMINISTRAO
COORDENADORIA DE ADMINISTRAO E PATRIMNIO
DIVISO DE COMUNICAO E ARQUIVO

MANUAL DE PROCEDIMENTOS DE PROTOCOLO E


ARQUIVO NO SEI-UFC

Fortaleza
2017
SUMRIO

1 Apresentao....................................................................................2
2 Protocolo.........................................................................................................4
2.1Atribuies do protocolo.................................................................................5
2.2 Conceitos Arquivsticos Fundamentais....................................................6
2.2.1 Correspondncia.................................................................................7
2.3 Rotinas de Protocolo...............................................................................8
2.3.1Recebimento de correspondncia e documentos em meio fsico..........10
2.3.2Triagem de Documentos...................................................................12
2.3.3 Recebimento em meio eletrnico........................................................13
2.3.4 Nmero nico de Protocolo (NUP)......................................................14
2.4 Criao de Processos no SEI................................................................14
2.5 Iniciar Processo..........................................................................................15
2.6 Tipos de Processo.........................................................................................19
2.7 Reabrir Processos......................................................................................20
2.8 Enviar Processos para outra Unidade..........................................................20
2.9 Incluir Documentos.......................................................................................22
2.10 Documentos Externos.................................................................................24
2.11 Orientaes para Digitalizao...................................................................29
2.11.1 Excluir Documentos...............................................................................31
2.11.2 Cancelar Documento...............................................................................33
2.11.3 Assinatura de Documento Externo.........................................................34
3 Arquivo.........................................................................................................36
3.1 Gesto de Documentos...............................................................................36
3.1.1 Objetivos.................................................................................................36
3.1.2 Plano de Classificao..............................................................................37
3.1.3 Tabela de Temporalidade de Documentos...............................................37
3.2 Arquivamento no SEI....................................................................................38
3.2.1Criar Tipo de Localizador..................................................................39
3.2.2 Criar Lugar de Localizador.................................................................40
3.2.3 Criar Localizador (caixa)....................................................................41
3.2.4 Arquivar Documentos Fsicos...........................................................42
3.2.5 Solicitar Desarquivamento (conferir via fsica)....................................43
3.2.6 Desarquivamento pela Unidade de Arquivo.............................................45
Glossrio..........................................................................................................46
Referncias.......................................................................................................51
1. APRESENTAO

As atividades que propiciam o funcionamento da Administrao Pblica


acarretam na produo de grande volume de documentos e processos, sendo
este um dos motivos que levou a Universidade Federal do Cear (UFC) a
decidir pela adeso ao Sistema Eletrnico de Informaes (SEI). A partir do
uso desse sistema, as atividades rotineiras atuais referentes a Protocolo e
Arquivo devem ser adequadas aos padres e procedimentos do prprio
sistema.

O SEI integra o projeto Processo Eletrnico Nacional (PEN), institudo


pelo Decreto n 8.539, de 8 de outubro de 2015, iniciativa coordenada pelo
Ministrio do Planejamento Oramento e Gesto (MPOG), que congrega
diversos rgos e entidades pblicas visando construir uma infraestrutura para
a integrao dos documentos e processos dos rgos do Governo Federal.
Alm da integrao, espera-se que as melhorias na gesto de documentos e
processos da Administrao Pblica, se traduzam em celeridade,
produtividade, transparncia, segurana, satisfao dos usurios e clientes,
economicidade, controles estatsticos para a gesto de prazos e produtividade.

Tal sistema foi selecionado em razo da sua versatilidade, facilidade de


uso, interface amigvel, assinatura eletrnica, ergonomia, usabilidade e
segurana das informaes. Alm disso, aperfeioa os processos de trabalho,
com a diminuio das suas diversas etapas. Entre as prticas inovadoras do
SEI destacam-se o fim da produo do documento em suporte papel e o
compartilhamento do conhecimento institucional em tempo real. Alm de
contribuir com a reduo de custos com transporte, impressora, tonner e outros
materiais de expediente.

O Manual de Procedimentos de Protocolo e Arquivo no SEI-UFC uma


adaptao do Manual do Protocolo e Arquivo do Ministrio do Planejamento,
Oramento e Gesto MPOG, e apresenta o conjunto de regras e
procedimentos tcnicos a serem utilizados pelos servidores e colaboradores
terceirizados da instituio que atuam nas unidades de Protocolo e Arquivo,

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bem como por aqueles que tambm faro abertura e autuao de processos
em suas unidades administrativas e acadmicas.

Este Manual normatiza os procedimentos relativos captura, a


protocolizao - e ao arquivamento de documento e processos administrativos
exclusivamente no ambiente do SEI e tem por objetivo racionalizar e padronizar
procedimentos gerais referentes gesto dessas atividades. Essa
padronizao abrange os atos praticados nas etapas do trmite documental, de
forma a assegurar a difuso do conhecimento organizacional. O SEI permite o
acompanhamento integral da documentao arquivstica, desde as etapas de
produo, controle, trmite, at a sua destinao final, (eliminao ou guarda
permanente).

Esse Manual deve ser utilizado concomitantemente ao Manual de


Usurios do SEI, disponvel em
https://softwarepublico.gov.br/social/sei/manuais/manual-do-usuario/sumario,
uma vez que as orientaes completas para a utilizao do sistema esto no
mencionado documento.

Para a compreenso uniforme dos conceitos e termos tcnicos utilizados


na elaborao deste Manual, foi inserido em anexo um Glossrio e a
Legislao que regulamenta os procedimentos administrativos das unidades de
Protocolo e Arquivo.

2. UNIDADE PROTOCOLIZADORA

A Unidade protocolizadora o setor encarregado pelo servio de


recebimento, registro, classificao, distribuio, controle da tramitao e
expedio de documentos. Qualquer que seja sua finalidade ou organizao,
cada rgo ou entidade deve garantir a existncia de procedimentos, desde os
mais simples at os mais complexos, dependendo do seu tamanho e das
caractersticas de sua estrutura organizacional.

A Unidade Protocolizadora desenvolve seu trabalho observando a


padronizao e a uniformidade de procedimentos, que facilitam a localizao

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dos documentos, evita o retrabalho e garante a celeridade no processamento
das informaes. A partir da implantao do SEI, a documentao ser
produzida no prprio sistema ou digitalizada para posterior registro. Os
documentos e processos da UFC que foram gerados no SIPAC, bem como,
aqueles provenientes de cidados e rgos externos continuaro tramitando
fisicamente.

Alm de ser uma rea estratgica, a Unidade Protocolizadora rene as


atividades indispensveis eficcia da poltica de gesto documental, pois
assegura o efetivo controle dos documentos arquivsticos, a partir da origem.
Ou seja, na etapa de produo ou recepo de documentos, haver o controle
do fluxo documental da instituio. Estas atividades possuem critrios
previamente definidos no Plano de Classificao e Tabela de Temporalidade
de Documentos, relativos s atividades meio e fim.

A partir da Lei n 12.527, de 16 de novembro de 2011, conhecida como


Lei de Acesso Informao, a Administrao Pblica obrigada a fornecer aos
cidados informaes governamentais requeridas por qualquer meio legtimo,
ressalvadas as hipteses de sigilo.

Desta maneira, com a implantao do SEI, o foco integrado da


informao arquivstica permitir aos Servios de Informao ao Cidado (SIC)
um alinhamento pleno com a rea de protocolo, devido importncia que o
acesso informao tem recebido nos ltimos anos.

2.1 Atribuies da Unidade Protocolizadora


A Unidade Protocolizadora possui atribuies especficas a serem
observadas, especialmente com a utilizao do SEI. Devido sua importncia
em qualquer poltica de gesto documental e a especificidade das atividades
realizadas, dever ser responsvel pelas seguintes atribuies:

a.Receber, expedir, conferir, digitalizar, assinar eletronicamente o que for


digitalizado, registrar, distribuir e tramitar os documentos de origem externa
recebidos pelas unidades da UFC, assim como devolver a cada unidade
administrativa ou acadmica o documento ou processo original em suporte de
papel, CDs, DVDs, entre outros, que tenham sido digitalizados para tramitao

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no SEI;

b.Expedir documentos via correios quando no for possvel a expedio


eletrnica;

c. Verificar a documentao recebida via EBCT, se identificar violao do


invlucro do documento, o fato deve ser registrado e comunicado
imediatamente ao rgo Competente;

d.Orientar os usurios no mbito do rgo ou entidade sobre a utilizao do


SEI;

e.Informar ao administrador do SEI, sempre que houver a necessidade sobre


problemas de funcionamento, melhorias e atualizao do sistema;

f.Verificar se os registros e as movimentaes de processos no mbito da UFC


esto sendo efetuados de forma adequada;

g.Observar no mbito da UFC, diariamente, a existncia de processos que


tenham sido destinados h mais de 1 (um) dia til e no tenham sido
recebidos, tomando as providncias que se fizerem necessrias para a soluo
da pendncia;

h.Solicitar ao administrador do SEI, o cancelamento ou alterao de perfil de


usurio de sua unidade;

2.2 Conceitos Arquivsticos Fundamentais

No mbito do SEI, tramitaro somente documentos arquivsticos. O


documento considerado arquivstico quando produzido ou recebido por
pessoa fsica ou jurdica, no decorrer das atividades de uma instituio pblica
ou privada, que possua elementos constitutivos suficientes para servir de prova
dessas atividades, seja qual for o suporte utilizado para o registro.

Produzimos documentos arquivsticos diariamente. Exemplos:


solicitao de frias, solicitao de licena para capacitao profissional, ofcio,
memorando, entre tantos outros. A partir da produo destes documentos se
faz necessrio que sigam um ciclo vital baseado em seus valores primrios e
secundrios a eles atribudos por meio da avaliao documental e da aplicao

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de uma tabela de temporalidade e destinao de documentos de arquivo.
Contudo, para que esse ciclo ocorra se faz necessrio que a preocupao com
ele se inicie desde o momento da produo documental. Isso significa que os
documentos de arquivo devem seguir padres de formatao uniformes,
classificao adequada e maior rigor em sua criao.
As atividades de protocolo esto intimamente ligadas aos conceitos e s
terminologias arquivsticas, alm do cumprimento da legislao vigente, para
que haja segurana na realizao das tarefas e na aplicao das rotinas
relacionadas aos documentos.

A Universidade federal do Cear responsvel pela gesto e destinao


final de seus documentos. Portanto, os seus servidores, tanto das unidades
administrativas quanto acadmicas so responsveis pela produo,
tramitao, utilizao e destinao final do acervo documental da Universidade.
O acesso a informaes contidas nos documentos, bem como o alcance dos
objetivos para os quais os documentos foram criados e a sua preservao
adequada somente sero possveis se forem efetuadas de maneira correta, se
houver uma preocupao nesse sentido desde o momento da criao dos
documentos.

A adeso do SEI refora a necessidade de serem observados estes


conceitos e procedimentos, tendo em vista que haver a recepo de
documentos em diferentes suportes, sobretudo digital e papel. Ainda, nesse
sentindo, a implantao do SEI se apresenta como momento impar para uma
mudana cultural que possibilite o fim de uma srie de gargalos que se
apresentam atualmente na instituio.

2.2.1.1 Classificao da Correspondncia

Quanto natureza:

Oficial: Comunicao formal aquela basicamente veiculada pela


estrutura formal da instituio, mantida entre os rgos ou entidades da
Administrao Pblica ou Privada ou, ainda, entre rgos ou entidades da
Administrao Pblica com o cidado.

Comunicao Particular: Comunicao mantida entre autoridades,

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servidores ou pessoas estranhas, cujo contedo no diz respeito
Administrao Pblica, veiculada fora da estrutura formal da instituio. Essa
comunicao no objeto do protocolo institucional.

Quanto ao mbito de movimentao:

Interna: Correspondncia mantida entre as unidades da instituio.

Externa: Correspondncia mantida entre as unidades da instituio e


outros rgos da Administrao Pblica, entidades privadas, no
governamentais ou pessoas fsicas.

Quanto origem:

Recebida: Aquela de origem interna ou externa recebida pelas unidades.

Expedida: Aquela enviada pelas unidades para destinatrios externos.

2.3 Rotinas de Protocolo

As rotinas de protocolo devem ser fixadas de acordo com o conceito de


documento arquivstico e fazem parte do programa de gesto de documentos
adotado na instituio. A gesto de documentos o conjunto de procedimentos
e operaes tcnicas referentes sua produo, trmite, uso, avaliao e
arquivamento em fase corrente e intermediria, com vistas eliminao ou
recolhimento de documentos guarda permanente. Ela contempla documentos
em suporte fsico (papel, microfilme) e digital. No caso dos documentos em
suporte digital, na UFC, o SEI o instrumento de gesto eletrnica.
Com relao s atividades de gesto documental, o protocolo representa
o incio de todas elas, pois esta etapa garantir a eficcia de todas as
atividades arquivsticas, caso os procedimentos padronizados sejam seguidos
com fidelidade pelos seus usurios. As rotinas de protocolo envolvem desde a
entrada ou produo de documentos e processos, passando pelo seu controle,
tratamento, anlise e insero de dados no SEI. Elas so realizadas com a
finalidade de: receber, classificar, cadastrar, controlar e tramitar toda a
documentao recebida ou expedida na UFC e encaminhadas s unidades e
aos rgos externos. A descrio das principais tarefas envolvidas nas rotinas
de protocolo devem servir como referncia para a correta realizao das

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atividades de protocolo no SEI, utilizado nesta Instituio.

Para garantir boas prticas de gesto documental e melhor


aproveitamento dos recursos do SEI no decorrer do tempo e alcanar os
resultados pretendidos de maneira eficaz, os servidores envolvidos nesse
processo, devero observar os seguintes pontos:

a. Padronizar procedimentos:por ser uma soluo bastante flexvel, o


SEI proporciona formas variadas de utilizao de suas funcionalidades, assim
como permite a adaptao a diferentes realidades. Por isso, importante que
rgos e instituies padronizem procedimentos em diversos nveis, tanto por
meio da implementao de normas de utilizao do sistema, quanto pela
padronizao de processos de trabalho em cada unidade. A instituio de
normas e procedimentos proporciona segurana da informao e a
organizao do trabalho. Padronizaes no mbito das unidades (tais como
tipos de documentos, tabelas de temporalidade, metodologias e nomenclaturas
comuns) facilitam a utilizao de recursos que o sistema oferece, tais como
pesquisa e medio de desempenho dos processos.

b. Acesso como regra e o sigilo como exceo:a transparncia um


instrumento de controle social que proporciona meios para garantir a correta
atuao do Estado. O SEI adota a filosofia da transparncia administrativa,
ainda que permita atribuir restrio de acesso a processos e documentos em
casos especficos. O sistema tem como princpio a transparncia do fluxo de
informaes e o trabalho colaborativo. O ideal que se facilite e priorize a
publicidade como forma de garantir o funcionamento eficiente do sistema;

c. Respeitar as etapas do processo e o fluxo de informaes: O SEI


proporciona instrumentos para medio e monitoramento dos processos.
Tambm proporciona meios de manter um processo ou conjuntos de processos
em permanente acompanhamento, sem que isso interfira nos fluxos de
atividades e andamentos. Por isso, importante cumprir cada etapa de
maneira eficiente para a correta medio de desempenho dos processos,
assim como deve ser feito uso de funcionalidades de pesquisa e
acompanhamento para consulta a informaes. Um exemplo de boa prtica a
concluso do processo ou seu envio para outra unidade to logo as atividades

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pertinentes na unidade sejam finalizadas, sem mant-lo desnecessariamente
aberto na unidade atual.

d. Dar preferncia ao editor do SEI: Embora o sistema permita


importar alguns formatos de arquivo (Documento Externo), os documentos
formais do rgo devem ser redigidos no prprio sistema (Documento Interno).
possvel a customizao de tipos de documentos em obedincia aos padres
e formatao estabelecidos por instrumentos legais, tais como o Manual de
Redao da Presidncia da Repblica. Os tipos de documentos tambm
podem ser configurados de acordo com a realidade dos rgos e instituies.
Outras vantagens do uso de Documentos Internos so seus formatos
padronizados e automatizados (data, numerao, endereo da unidade,
processo de referncia e nmero SEI), alm da possibilidade dos documentos
que exigirem publicao oficial serem publicados diretamente em Veculo de
Publicao, interno (p. ex. Boletim de Servio) ou externo (Portal).

2.3.1 Recebimento de correspondncia e documentos em meio fsico

No recebimento de correspondncia e documentos externos, em meio


fsico, dever ser verificada a seguinte rotina:

Receber os documentos, processos e correspondncias,


juntamente com a Guia de Remessa dos Correios ou com Recibo - para
correspondncias e processos entregues no balco.

Conferir os documentos e processos comparando com a


descrio contida na guia de remessa ou recibo.

Abrir os envelopes que no contiverem identificao expressa de


sigilo, para providenciar a digitalizao do contedo dos documentos ou
processos recebidos e a respectiva alimentao das informaes no SEI;

Lembre-se de que NO podem ser abertos:

Correspondncia particular dirigida aos servidores e cujo assunto


no se relacionar s funes e s atividades da instituio pblica onde ele
trabalha;

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Correspondncia, processo ou documento com indicao de sigilo
expressa no envelope. Quem decide, a princpio, se a correspondncia
sigilosa no envelope o remetente da documentao ou norma expressa
publicada pelo rgo ou entidade;

Correspondncia, processo ou documento de carter licitatrio.

Se o envelope no puder ser aberto, tira-se cpia do envelope para


recibo e envia-o para expedio.

Lembrando que:

Se a correspondncia for particular, os servidores devem ser


orientados para que, nesses casos, utilizem o endereo residencial para
receb-la e no o endereo do trabalho.

importante ressaltar que documentos oficiais esto destinados


ao cargo do destinatrio e no pessoa que o ocupa. Portanto, quando um
documento oficial for encaminhado a um destinatrio que no ocupe mais o
cargo, ele ser encaminhado ao novo ocupante do cargo para as providncias
cabveis.

Os documentos inseridos em envelopes podero ser abertos pelo


setor de protocolo, se no houver indicao expressa de sigilo. A premissa
bsica do SEI o acesso como regra e o sigilo como exceo. Tanto que o
sigilo e a restrio de acesso devero ser justificados mediante a Lei de
Acesso Informao.

Os documentos considerados restritos, cuja restrio de acesso


no equivalente ao sigilo, podero ser abertos pelo protocolo e serem
cadastrados devidamente com a indicao de acesso. Posteriormente, eles
devero ir diretamente ao setor ou unidade organizacional desejada.

2.3.1.1 Rotina geral detalhada de recebimento de documentos:

Verificar se os documentos e processos esto dirigidos


autoridade, servidor ou unidade da instituio.

Havendo anexos e apensos, verificar se eles correspondem ao

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setor e ao assunto declarado.

Verificar se os documentos contm informaes bsicas do


remetente. Caso eles sejam provenientes de uma pessoa fsica, analisar se
esta pessoa relaciona-se com as atividades e funes da instituio. Se a
documentao originar-se de uma pessoa jurdica, fazer a mesma anlise.

No caso da no localizao do destinatrio, o envelope recebe o


carimbo "DEVOLUO DE CORRESPONDNCIA, devendo ser devolvido ao
remetente.

Conferir e atestar o recebimento da documentao. Caso no


haja conformidade, os documentos sero devolvidos. Recomenda-se no
deixar esta tarefa para depois, para que no ocorram transtornos no fluxo
documental.

Quando se tratar de recebimento de documentao externa,


assinar o recibo e identific-lo com carimbo ou nome e matrcula legveis.

Devolver o recibo ao entregador.

Registrar no documento a hora do recebimento.

Encaminhar a documentao para triagem.

2.3.2 Triagem de Documentos

A triagem consiste na verificao prvia de toda documentao que ser


capturada para o SEI, para separao e cadastramento no sistema,
observando os seguintes procedimentos:

Verificar os documentos e processos que possuem prazos e se


so urgentes. Os documentos e processos de carter urgente tero tratamento
preferencial, com encaminhamento imediato.

Separar os documentos e processos por Unidade Protocolizadora


(UP).

Tratando-se de peties ou requerimentos, se a documentao


for composta por pedidos iniciais, de reconsiderao, de recurso, de pedido de

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certido, entre outros da mesma natureza;

Quando houver referncia a pedido de certido, o documento


deve especificar o fim a que se destina e o endereo completo do interessado.

Encaminhar os documentos e processos para digitalizao e


ocerizao, que permitir o reconhecimento ptico de caracteres (OCR), e
captura pelo SEI.

2.3.3 Recebimento em meio eletrnico

Documentos externos que demandam abertura de processos ou


necessrios instruo dos processos administrativos em andamento devero
ser recebidos pela instituio preferencialmente em meio eletrnico. Caso eles
estejam em suporte papel, eles devero ser digitalizados pela equipe de
protocolo e seguiro as rotinas explicadas nos itens anteriores.

Futuramente, ser implementado mdulo completo de Peticionamento


Eletrnico no SEI, com controle de partes, de advogados, de prazos e com
intimao e citao eletrnicos, nos mesmos moldes do processo eletrnico
judicial (Lei n 11.419/2006).

O credenciamento de usurio externo ato pessoal e intransfervel e


dar-se- a partir de solicitao efetuada por meio de formulrio especfico.

A aprovao do credenciamento de usurio externo somente ser


efetivada mediante procedimento no qual esteja assegurada a adequada
identificao do interessado, por meio da apresentao da documentao
exigida e aps anlise do cumprimento dos requisitos necessrios ao
credenciamento.

O credenciamento est condicionado aceitao, pelo interessado, das


condies regulamentares e tem como consequncia a responsabilidade do
usurio externo pelo uso da senha, sendo o mau uso passvel de apurao de
responsabilidade civil, penal e administrativa.

2.3.4 Nmero nico de Protocolo (NUP)

De acordo com a Portaria Interministerial n 2.321, de 30 de

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dezembro de 2014, a atribuio do Nmero nico de Protocolo (NUP) no
mbito dos rgos e entidades da Administrao Pblica Federal visa
integridade do nmero de protocolo atribudo ao documento, avulso ou
processo, na unidade protocolizadora de origem.

2.4 Criao de Processos no SEI

Todos os documentos recebidos pela instituio, independentemente da


sua forma de envio, devero ser capturados no SEI, em sua integralidade, de
acordo com sua especificidade, segundo os seguintes critrios:

Antes da sua insero no SEI, os documentos e processos em suporte


papel devero ser digitalizados, convertidos ao formato PDF e submetidos ao
processo de ocerizao, que o Reconhecimento ptico de Caracteres (OCR).

No procedimento de captura, processos administrativos recebem a


numerao NUP e os documentos que os integram recebem o nmero SEI.
Documentos com restrio de acesso devero ser registrados no SEI com a
sinalizao do respectivo Nvel de Acesso, conforme procedimentos definidos
em norma prpria.

Devemos nos atentar para os seguintes itens:

1. Jornais, revistas, livros, folders, propagandas, correspondncias


pessoais e demais materiais que no se caracterizam como documentos de
arquivo, no devero ser registrados no SEI, ressalvando as particularidades.

2. Toda documentao que der entrada na Unidade Protocolizadora


deve ser registrado o horrio antes de sua insero no SEI para comprovar o
momento de seu recebimento e possibilitar uma posterior conferncia.

3. No ser recebido o documento que desatenta a qualquer dos


requisitos enumerados anteriormente. Aquele que indevidamente o for ser
devolvido ao remetente.

2.5 Iniciar Processo

Antes da abertura de um novo processo para a incluso de um

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documento externo, deve-se verificar se o documento trata de um
processo j em andamento, ou seja, se menciona o NUP de um processo
j existente. Caso mencione, deve-se pesquisar para identificar se o
documento deve ser includo no processo j existente ou se ir gerar
novo processo.

Ateno!
A incluso do documento no processo j existente descrita neste
Manual no tpico sobre Documentos Externos.
Caso o documento recebido no mencione um NUP, a abertura do
processo se dar em "Iniciar Processo", onde dever ser escolhido o tipo de
processo adequado. Os tipos mais usados ficam em destaque assim que a tela
aberta.
Para outros tipos, deve ser selecionado o cone [ + Exibir todos os tipos]
ao lado de "Escolha o Tipo de Processo". J, para voltar tela anterior
dever ser selecionado o cone [- Exibir apenas os tipos j utilizados pela
unidade.] O prximo passo o preenchimento dos dados de cadastro do
processo:

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Esto disponveis os campos: Protocolo, Especificao (opcional),
Classificao por Assuntos, Interessados (opcional), Observaes
desta unidade (opcional) e seleo do Nvel de Acesso.

Em se tratando da abertura processo novo, ou seja, sem NUP


preexistente, deve-se deixar marcada a opo Automtico, para que o
sistema fornea automaticamente o prximo NUP da sequncia:

Caso contrrio, dever ser selecionada a opo Informado. Nesse


caso, ser disponibilizado campo prprio para que o usurio informe o NUP de
processo preexistente e sua data original de autuao:

Com exceo dos campos Protocolo e Data de Autuao, o


sistema permite que todos os demais dados de cadastro do processo sejam
alterados posteriormente pelas unidades na qual o processo estiver aberto,

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por meio do cone na tela do processo, inclusive o Tipo
de Processo.

O campo Especificao permite a incluso de 50 caracteres e


utilizado para acrescentar informaes que diferenciem processos de um
mesmo tipo. Estas informaes ficam visveis junto com o Tipo de Processo ao
passar o cursor sobre o nmero do processo na tela de Controle de
Processos:

O campo Classificao por Assuntos automaticamente


preenchido e no deve ser alterado sem que o fato seja informado aos
responsveis pela Gesto Documental.

O campo Interessados deve ser preenchido com a


denominao de pessoa fsica ou jurdica que tenha interesse sobre o
mrito do processo. O campo permite a incluso de vrios interessados

Observaes da unidade um campo de livre preenchimento, onde


devem ser inseridas informaes adicionais que facilitem a identificao de um
processo e a sua recuperao. As informaes desse campo s podero ser
recuperadas, na pesquisa, pela unidade que as inseriu.

Seleo do Nvel de Acesso obrigatria para a abertura de um


processo. Mesmo assim, possvel alterar o nvel de acesso de um processo

posteriormente por meio do cone disponvel na tela do


processo.

Aps a criao do processo, a unidade protocolizadora, ou a unidade


administrativa, dever incluir os documentos que integraro o processo.

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Devem ser observados os seguintes aspectos:

1. Qualquer unidade da UFC pode inserir processos no SEI, essa


atividade no competncia somente da Unidade Protocolizadora.

2. No h exigncia para o preenchimento dos campos


Especificao, Interessados, e Observaes desta unidade, no entanto, os
campos so importantes para pesquisa de documentos no sistema, sendo
desejvel a adoo de padres de preenchimento pelas unidades.

3. O ideal que a opo de insero manual do nmero de


protocolo de um processo seja utilizada somente para os casos de processos
gerados fora da UFC ou aqueles criados antes da implantao do SEI.

4. O processo recm-aberto automaticamente atribudo ao usurio


que o abriu e ser mostrado no grupo de processos direita da tela Controle
de Processos (coluna Gerados):

5.S podem ser efetuadas modificaes no cadastro do processo por

meio do cone se o processo estiver aberto na unidade.


Quando no aberto na unidade, o cone alterado automaticamente para

6. Caso necessrio, a incluso de um novo tipo de processo dever ser


solicitada unidade responsvel pela Gesto Documental.

2.6 Tipos de Processo

Um processo s pode ser aberto se estiver categorizado em um tipo


disponvel na tela Iniciar Processo.

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Esta tela contm os tipos de processos nos quais os documentos sero
includos, tendo em vista que no SEI somente permitida a tramitao de
processos.

possvel alterar o tipo de um processo em trmite. Basta selecionar o


nmero na tela Controle de Processos. O sistema abrir a tela do processo.

Dever ser selecionado o cone . Na tela Alterar


Processo, dever ser selecionado uma das opes disponveis na barra
de rolagem do campo Tipo de processo. As informaes devem ser
salvas.

A troca de tipo de processo pode ser efetuada em qualquer


unidade na qual o processo esteja aberto. A alterao de tipo de
processo no fica disponvel ao visualizar o andamento do processo, por
isso, a alterao pode ser registrada selecionando-se o

cone e descrevendo as alteraes no campo Descrio.


Neste caso, preciso certo cuidado porque as informaes no podem ser
editadas depois que so salvas.

2.7 Reabrir Processos

permitido reabrir o processo por meio do cone


(tela do processo). O sistema automaticamente atribui o processo para o

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usurio que efetuou a operao. Somente possvel reabrir um processo que
j tenha passado pela unidade em que a operao efetuada. Aps envio para
outra unidade, o processo poder ser reaberto a qualquer momento nas
unidades por onde ele tramitou. No necessrio solicitar novo trmite.

2.8 Enviar Processos para outra Unidade

Um processo pode ser enviado para outra unidade e permanecer aberto


na atual. Tambm pode ser enviado para vrias unidades concomitantemente.
Desse modo, possvel a edio e verificao de atualizaes em mais de
uma unidade ao mesmo tempo.

Para efetuar o envio, necessrio clicar no nmero do processo ou ticar


a caixa de seleo ao lado do nmero. Deve ser selecionado o

cone

Na tela seguinte, devero ser informadas as unidades de destino do


processo.
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Esta tela tambm disponibiliza as opes: Manter processo aberto na
unidade atual, Remover anotao (permite remover a anotao quando o
processo for devolvido), Enviar e-mail de notificao (permite enviar um e-
mail automtico para os e-mails registrados no cadastro das Unidades
destinatrias do processo, avisando do envio) e a opo Retorno
programado (permite atribuir uma data em que o processo deva ser
devolvido).

Aps a seleo das opes, deve-se clicar em Enviar.


possvel enviar vrios processos para uma unidade ticando a caixa de
seleo ao lado do nmero dos devidos processos na tela Controle de

Processos e selecionando o cone (na mesma tela). No


entanto, o trmite de vrios processos para vrias unidades s ser possvel
quando todos os processos se destinarem s mesmas unidades, ou seja, no
possvel o trmite em bloco quando os processos selecionados tm destinos
distintos, devendo tramitar individual os conjuntos de processos com os
mesmos destinatrios.

Outras formas que possibilitam a visualizao concomitante e


continuada de processos em outras unidades sem que seja realizado seu envio

so: Bloco de Reunio (tela do processo), o Bloco de Assinaturas

(tela do documento) e Acompanhamento Especial .

20
Ao acessar a tela do processo, exibida a informao das unidades
para as quais o processo est aberto.

A disponibilizao de blocos de assinatura, blocos de reunio e o


acompanhamento especial no acarreta a abertura dos processos para as
respectivas unidades de disponibilizao.

2.9 Incluir Documentos

Aps a criao do processo, a unidade protocolizadora ou a unidade


administrativa, dever incluir os documentos que o integraro.

O sistema no permite o trmite de documentos avulsos. Todo


documento dever estar contido em um processo criado previamente. H duas
modalidades de documentos no SEI

Documento Gerado a partir do editor de textos do prprio sistema.

Documento Externo ao sistema, ou seja, tudo o que arquivo a


ser carregado, seja oriundo de documentos digitalizados ou mesmo natos
digitais (dando sempre preferncia para a extenso PDF).

Assim como ocorre ao iniciar um processo, os documentos devero ser


identificados com um tipo. Para documentos gerados este enquadramento
ocorrer durante a escolha do tipo do documento. Para documentos externos o
enquadramento ocorrer durante o cadastro dos dados do documento. A

incluso de documentos se d por meio do cone na tela do


processo:

21
Na tela Gerar Documento ser escolhido o tipo de documento
desejado, sendo que tipos mais utilizados ficam em destaque assim que a tela

aberta. Para visualizar outros tipos, selecione o cone ao


lado de "Escolha o Tipo do Documento". Para voltar lista anterior, basta

selecionar o cone .

Aps a operao de incluso, o documento inserido automaticamente


na rvore de documentos do processo e fica disponvel para edio ou
assinatura.

Sempre que um documento for clicado, o SEI ir tarj-lo em azul e a


visualizao de seu contedo ficar disponvel do lado direito da tela. Tambm
ser apresentada uma nova barra de botes com todas as aes possveis
para documentos.

A cada vez que um documento for includo ou quando um documento

22
(interno ou externo) for assinado, ficar visvel um alerta para todas as
unidades que o processo estiver aberto, exceto para a unidade geradora do
correspondente documento. O cone fica visvel at que o primeiro acesso ao
processo seja realizado. A ocorrncia do acesso em uma das unidades no
impede que o alerta continue visvel para as demais.

Somente a unidade produtora de um documento gerado pode alterar


alguns de seus dados cadastrais, mesmo assim, somente at que seja
assinado e passe a ficar com o cone caneta preta no SEI.
2.10 Documentos Externos

Externo o documento no produzido pelo editor de textos do prprio


SEI, ou seja, so arquivos carregados no sistema. possvel configurar o
sistema para aceitar somente formatos de arquivo especficos, como de vdeos,
sons, apresentaes e planilhas. Porm, o formato mais indicado o PDF/A,
com OCR se for oriundo de digitalizao, por ser inviolvel, visualizado
diretamente no navegador (no precisa fazer download) e possibilita a
pesquisa integral no corpo do documento.

23
Para incluir um documento externo, o usurio da unidade de Protocolo

precisa clicar no boto de ao sobre o processo e selecionar


"Externo" (sempre a primeira opo da lista):

O sistema abre a tela Registrar Documento Externo onde esto


disponveis os campos:

Reabrir processo nas unidades (opcional)

Tipo do Documento

Data do Documento

Nmero/nome na rvore (opcional)

Tipo de Conferncia (para documentos digitalizados) (opcional)

Remetente (opcional)

Interessados (opcional)

Observaes desta unidade (opcional)

Nvel de Acesso

Anexar Arquivo

24
O campo Data do Documento deve ser preenchido com a data de
emisso do documento. O campo Tipo do Documento representa um
combo onde deve ser selecionada uma das opes de tipos que foram
previamente cadastrados no sistema. Um documento externo deve ser
enquadrado em um dos nomes desta lista para fins de controle de
temporalidade.

O campo Nmero/Nome na rvore permite a incluso de 50


caracteres. As informaes inseridas neste campo identificaro o documento
na rvore do processo. Ao gerar o documento externo, o sistema combina o
tipo do documento escolhido com o nmero/nome preenchido

25
O campo Tipo de Conferncia ser preenchido em casos de
documentos em suporte papel digitalizados:

O campo Tipo de Conferncia ser preenchido em casos de


documentos em suporte papel digitalizados:

Para cada documento externo possvel anexar somente um arquivo.

O SEI permite realizar a substituio de um arquivo importado para o


sistema como documento externo enquanto no houver acesso ao processo
por usurio de unidade diferente da que efetuou a operao. Basta acessar a
tela Alterar Registro de Documento Externo por meio do

cone , clicar no cone na Lista


de Anexos, confirmar dados, fazer o upload do arquivo substituto e clicar no
boto Confirmar Dados:

26
O campo Reabrir processo nas unidades estar disponvel
apenas para processos de outras unidades (se o processo j tramitou
pela unidade o campo no aparecer). Este campo permite reabrir o
processo em unidades cuja tramitao j esteja concluda. Os processos
sero reabertos nas unidades selecionadas, ficando no Controle de
Processos com a cor vermelha, acrescidos do cone de exclamao.

ATENO!

O perfil de usurio das Unidades de Protocolo permite:


a. Incluir documentos externos mesmo sem o processo estar aberto na
unidade de protocolo.
b. Reabrir o processo nas unidades em que j esteve aberto
anteriormente.
c. Localizar, por meio de metadados, processos e documentos com Nvel
de Acesso Restrito.

Embora o sistema no exija o preenchimento dos campos


Interessados e Observaes desta unidade, eles so importantes para
a pesquisa de documentos no sistema, sendo desejvel a adoo de
padres de preenchimento pelas unidades.

Ao visualizar documentos externos o sistema abre arquivos de


alguns formatos diretamente no navegador (p. ex. PDF). Para outros
formatos disponibilizado o download do arquivo para a mquina do
usurio.

O sistema permite a alterao dos dados de cadastro de um

27
documento externo, inclusive a troca de seu tipo, nas unidades em que o
processo esteja aberto, ainda que o documento j tenha sido assinado
digitalmente. Essas unidades visualizaro o

cone , quanto as unidades nas quais o processo


no esteja aberto visualizaro o cone apenas para

consulta .

O sistema no permite a alterao dos dados de cadastro de um


documento externo se ele possuir via fsica arquivada por unidade de arquivo,
situao em que ser exibida a seguinte mensagem ao se tentar alterar os
dados do documento: Documento no pode ser alterado porque foi arquivado
pela unidade [sigla da unidade de arquivo].

A incluso de um documento com restrio do nvel de acesso em


um processo com menor nvel de restrio faz com que todo o processo receba
o nvel de restrio do documento inserido.

2.11 Orientaes para Digitalizao

A digitalizao visa a facilitar a busca, o armazenamento e dar


celeridade no processamento da documentao. Deve garantir o mnimo de
qualidade entre o arquivo digital gerado e o documento original, levando em
considerao suas caractersticas fsicas, estado de conservao e finalidade
de uso do arquivo digital.

Aps a digitalizao, o documento deve ser submetido ao OCR (Optical

28
Character Recognition), tecnologia que permite converter tipos diferentes de
documentos, como uma folha de texto impresso digitalizada, arquivos em PDF
e imagens capturadas com cmera digital, em um documento com dados
pesquisveis e editveis. Esse procedimento necessrio para a recuperao
das informaes.

Com o fim de permitir que documentos em formato PDF possam ter o


contedo pesquisvel ao serem inseridos no sistema e, tambm, para garantir
melhor desempenho do SEI ao longo do tempo, importante que o processo
de digitalizao siga certos parmetros, como por exemplo:

a.Cor:monocromtico;
b.Resoluo:300dpi;
c. Opo de reconhecimento de texto (OCR): ativada.

H algumas configuraes que podem no ser reproduzidas como no


documento original, tais como fonte e tamanho dos caracteres; espao entre os
caracteres e entre as linhas; caracteres sublinhados, em negrito ou itlico;
sobrescrito/subscrito.

A qualidade de converso em OCR depende da qualidade do


documento original e dos parmetros de digitalizao. No so
recomendados para o reconhecimento de texto os documentos:

a) com layout complexo, constitudos por diagramas, tabelas e textos


(como folhetos, revistas e jornais);

b) contendo tabelas sem linhas de borda, tabelas com formatos de


clulas complexas; tabelas complexas com subtabelas,
diagramas, grficos; fotografias, textos na vertical;

c) com layout complexo que contm textos misturados com


diagramas ou ilustraes;

d) que contenham fotografias ou padres configurados como plano


de fundo; documentos com texto de cor clara em fundo escuro.

So passveis de no serem reconhecidos corretamente no

29
processamento do OCR, os documentos:

a) que possuem caracteres manuscritos;

b) com caracteres pequenos (abaixo que 10 pontos);

c) desalinhados;

d) escritos em idiomas diferentes do especificado;

e) com caracteres em fundo colorido no uniforme, decorados, sobrepostos


em ilustraes e grficos, sublinhados, com bordas (tais como
sombreados, com relevo, contornos);
Os documentos impressos em fontes muito pequenas devem ser
digitalizados com resolues maiores e o brilho deve ser ajustado
adequadamente:

(Fonte: Guia do Usurio do ABBYY FineReader 11)

ATENO!

obrigatria a digitalizao de documentos com o OCR. Caso a unidade


administrativa no tenha o scanner adequado, o documento dever ser
encaminhado para as ilhas de digitalizao ou para Unidade Protocolizadora.

30
2.11.1 Excluir Documentos

possvel excluir documentos externos e documentos gerados no


sistema considerados desnecessrios ao processo, clicando no

cone . Esta operao tem por fim eliminar documentos que ainda no
se estabilizaram como oficiais e, portanto, no afetam direitos e/ou obrigaes.
Ainda assim, o sistema efetua o registro de documentos excludos e o histrico
da operao fica disponvel na consulta ao andamento do processo.

Em regra, o cone ficar visvel apenas quando o procedimento


de excluso for permitido. A excluso de documentos se diferencia da excluso
de processos porque um processo pode estar aberto para vrias unidades no
momento da criao de um documento. Por isso, a excluso obedece algumas
regras:

a. Documento gerado e no assinado pode ser excludo pela unidade


que o produziu. Se o mesmo no foi assinado considerado minuta e pode ser
excludo, ainda que tenha sido includo em bloco de reunio e, assim,
visualizado por outras unidades;

b. Documento gerado assinado e ainda com a caneta em amarelo pode


ser excludo pela unidade elaboradora. A caneta de indicao de assinatura
fica em amarelo at que o documento tenha seu primeiro acesso por usurio
de outra unidade ou quando o processo enviado para outra unidade.

c. Documento externo assinado e ainda com a caneta em amarelo pode


31
ser excludo pela unidade que o incluiu no processo.

d. Documento externo no assinado pode ser excludo pela unidade que


o incluiu no processo, mesmo quando o processo j estiver aberto para
mltiplas unidades ou mesmo se o documento j tiver sido acessado por
usurios de outras unidades, at o envio do processo para outra unidade. Aps

o envio do processo para outra unidade, mesmo exibindo o cone no


acesso ao documento, o sistema no permite sua excluso, avisando que o
Documento externo j tramitou.

ATENO!

1. Um documento excludo no aparecer na rvore de documentos


do processo.

2. A excluso de um documento no anula o registro do nmero


sequencial referente ao tipo de documento. Por exemplo, caso tenha sido
criado e, logo depois, excludo um memorando de nmero 1, o prximo
memorando criado no sistema possuir o nmero subsequente, 2.

2.11.2 Cancelar Documento

O cone deve ser utilizado em documento j


estabilizado como oficial e que, por alguma determinao oficial, dever ser
cancelado. Esta a funcionalidade do SEI que opera o tradicional instituto do
Desentranhamento e, assim, exige ato formal de autoridade competente
determinando cancelamento do documento.

Para efetuar a operao, basta clicar no documento e depois no

cone >

32
O sistema abrir uma tela onde informar o motivo do
cancelamento. Aps o cancelamento, o documento permanece indicado na
rvore de documentos do processo, porm, com cone prprio de cancelado,
sem ser mais possvel acessar seu contedo:

ATENO!

1. Documento assinado, mesmo que possua assinaturas de usurios de


vrias unidades, somente pode ser cancelado pela unidade geradora, ainda
que o processo esteja aberto em vrias unidades ao mesmo tempo.

2. Assim, o cone somente ficar visvel para a unidade


geradora do documento.

2.11.3 Assinatura de Documento Externo

Para os documentos externos disponibilizada a opo Assinar


Documento. Como regra geral, documentos externos so assinados somente
por usurios da unidade que o incluiu no processo, podendo haver mais de
uma assinatura. Documentos externos no podem ser inseridos em blocos de
assinatura e tambm no podem ser liberados para assinatura por usurio
externo.

33
Quando o documento externo for oriundo de digitalizao de original em
suporte papel, sua assinatura eletrnica tem como principal objetivo atender
Lei n 12.682, de 9 de julho de 2012, especialmente quanto aos dispositivos
abaixo:

Art. 1 A digitalizao, o armazenamento em meio eletrnico, ptico ou


equivalente e a reproduo de documentos pblicos e privados sero
regulados pelo disposto nesta Lei
Pargrafo nico. Entende-se por digitalizao a converso da fiel imagem de
um documento para cdigo digital.
[...]

Art. 3 O processo de digitalizao dever ser realizado de forma a


manter a integridade, a autenticidade e, se necessrio, a confidencialidade do
documento digital, com o emprego de certificado digital emitido no mbito da
Infraestrutura de Chaves Pblicas Brasileira - ICP - Brasil.

Pargrafo nico. Os meios de armazenamento dos documentos digitais


devero proteg-los de acesso, uso, alterao, reproduo e destruio no
autorizados.

Art. 4 As empresas privadas ou os rgos da Administrao Pblica


direta ou indireta que utilizarem procedimentos de armazenamento de
documentos em meio eletrnico, ptico ou equivalente devero adotar sistema
de indexao que possibilite a sua precisa localizao, permitindo a posterior
conferncia da regularidade das etapas do processo adotado.
[...]

Art. 6 Os registros pblicos originais, ainda que digitalizados, devero


ser preservados de acordo com o disposto na legislao pertinente. (grifos
nossos).

possvel visualizar as assinaturas de um documento externo

acessando a opo [Visualizar Assinatura] na tela do


documento:

34
3. ARQUIVO

O funcionamento eficiente da Administrao Pblica passa pelo


entendimento da dimenso e importncia do tratamento da informao, que
requisito fundamental para o acesso aos arquivos pblicos, enquanto
instrumento de garantia dos direitos do cidado.

Neste Manual foram includas apenas as atividades relativas gesto da


documentao em suporte digital efetivadas diretamente no SEI.

As rotinas de avaliao documental, recolhimento e eliminao de


documentos e processos ainda no foram desenvolvidos no sistema, razo
pela qual no sero abordadas neste Manual.

3.1 Gesto de Documentos

A Gesto de Documentos o conjunto de procedimentos e operaes


tcnicas referentes s atividades de produo, tramitao, uso, avaliao e
arquivamento nas fases corrente e intermediria, visando sua eliminao ou
recolhimento guarda permanente.

3.1.1 Objetivos

Organizar, de modo eficiente, a produo, gerenciamento,


manuteno e destinao dos documentos.

Formalizar a eliminao de documentos que tenham cumprido


seu prazo de arquivamento.

35
Garantir o uso adequado de tcnicas de gerenciamento eletrnico
de documentos.

Assegurar o acesso informao quando e onde se fizer


necessria ao governo e aos cidados.

Garantir a preservao e o acesso aos documentos de carter


permanente, reconhecidos por seu valor para pesquisa histrica ou cientfica.

3.1.2 Plano de Classificao

O Plano de Classificao da instituio permite classificar todo e


qualquer processo e documento produzido e/ou, recebido pelo rgo, no
exerccio de suas atividades e funes. A Universidade Federal do Cear
utiliza, para as atividades meio, o Cdigo de Classificao e Tabela de
Temporalidade das Atividades meio, elaborada pelo Conselho Nacional de
Arquivos CONARQ, disponvel em
http://www.conarq.arquivonacional.gov.br/images/publicacoes_textos/Codigo_d
e_classificacao.pdf. Para classificar e avaliar as atividades fim utilizado a
Tabela de Temporalidade e Destinao de Documentos de Arquivo Relativos
s atividades fim das Instituies Federais de Ensino Superior IFES,
disponvel em
http://www.siga.arquivonacional.gov.br/images/codigos_tabelas/portaria_n0922
011_tabela_de_temporalidade_e_destinao.pdf.
O assunto arquivstico deve ser o critrio classificador, possibilitando
agrupar tipologias documentais (ofcio, memorando, recibo, etc.) que integram
o mesmo processo.
A partir do assunto de que trata a documentao, a classificao se
realiza com a busca do cdigo correspondente na tabela de Classificao por
Assunto Arquivstico, que tambm possui registros sobre a temporalidade e a
destinao.
Contudo, conforme j vimos nos tpicos Iniciar Processo e Incluir
Documentos deste Manual, a indicao do cdigo de Classificao por Assunto
Arquivstico j vem previamente sugerido na abertura do processo. Porm, a
UFC, na fase de implantao do SEI, adequou os assuntos dispostos nos
planos de classificao das atividades meio e fim referenciados anteriormente,
36
promovendo um adequado relacionamento entre o tipo de processo produzido
no sistema e o assunto do documento.

3.1.3 Tabela de Temporalidade de Documentos

A Tabela de Temporalidade o registro esquemtico do ciclo de vida


dos documentos, determinando os prazos de guarda em fase corrente e
intermediria e a destinao para eliminao ou recolhimento ao Arquivo
Permanente.
A documentao em tramitao no SEI aquela que est em fase
corrente e intermediria, sendo a primeira aquela em que o processo ainda no
cumpriu a finalidade para a qual foi criado.
Quando o processo encerrado considera-se que j cumpriu sua funo
imediata, mas contm informaes de carter probatrio e/ou informativo e
deve ser transferido ao arquivo intermedirio.
O ltimo estgio ser o recolhimento dos documentos de valor
permanente, que recebero tratamento arquivstico, incluindo a sua
conservao, arranjo e descrio, de forma que possam estar disponveis
pesquisa.
A Temporalidade, contada no sistema a partir da concluso do processo
em todas as unidades e assim permanecendo ininterruptamente, est
associada ao Plano de Classificao configurado no sistema.
A Tabela um instrumento da Gesto Documental passvel de
alteraes na medida em que a produo de documentos se altera, devido a
mudanas sociais, administrativas e jurdicas.

3.2 Arquivamento no SEI

No SEI, o arquivamento realizado de forma lgica, sem a distino das


fases de guarda do processo. Ao finalizar a instruo de um processo no
mbito de sua atuao, a unidade dever realizar a operao de concluso do
processo em todas as unidades. A partir de ento, a contagem da
temporalidade ser iniciada.

No mbito do SEI, a temporalidade corresponde ao prazo em que um


processo dever permanecer concludo em todas as unidades, sua tramitao

37
e destinao ao final deste prazo: eliminao ou guarda permanente. Como o
sistema no permite o trmite de documentos avulsos, em regra os
documentos assumiro a temporalidade dos processos em que estiverem
inseridos.

Somente para documentos externos que possuem via fsica, ou seja,


aqueles oriundos de digitalizao h o controle operacional efetivado
manualmente no sistema.

A rea responsvel pela gesto do SEI pode configurar determinadas


unidades com perfil de arquivamento. Normalmente as unidades de Arquivo e
podem atribuir um localizador para a via fsica de um documento externo que j
tenha sido digitalizado e capturado para o sistema.

Assim, as vias fsicas dos documentos capturados devero ser


encaminhadas ao Arquivo com a anotao do nmero SEI (protocolo de
documento) no canto superior direito. A via fsica ficar armazenada pelo prazo
que estiver estipulado na Tabela de Temporalidade.

No entanto, antes de arquivar um documento necessrio parametrizar


o Tipo de Localizador, o Lugar do Localizador e o Localizador.

3.2.1 Criar Tipo de Localizador

O Tipo de Localizador tem por objetivo indicar o endereamento interno


para o arquivamento fsico. Se uma estante, um conjunto de mdulos, um
mdulo, um armrio, e, ainda, especificamente qual cada um desses tipos
dentre os diversos disponibilizados no arquivo em questo (Lugar de
Localizador). Conforme exemplos abaixo importante especificar cada nvel de
arquivamento interno do Localizador.

Clique em Localizadores no menu principal, depois em Tipos e


Novo:

38
Na tela aberta, informe a sigla, Nome e Descrio do Localizador:

As informaes devem retratar o arranjo fsico dos documentos no


arquivo. A Sigla uma conveno padronizada que apontar para o Nome do
Localizador. A Descrio optativa e visa incluir informaes explicativas que
auxiliaro na identificao do Tipo de Localizador.

39
3.2.2 Criar Lugar de Localizador

Clique em Localizador no menu principal, depois em Lugares e


Novo. Abrir a seguinte tela:

Deve-se incluir o endereo fsico do depsito de documentos e no a


denominao da unidade de arquivo.

3.2.3 Criar Localizador (caixa)

Clique em Localizadores no menu principal, depois em Novo:

1. Escolha o Tipo de Localizador.

2. Ser apresentado o nmero da caixa em ordem crescente (criar

40
novos localizadores at o limite que a prateleira comporta).

3. Ser apresentado o nmero da caixa em ordem crescente (criar


novos localizadores at o limite que a prateleira comporta).

4. Escolha a localizao.

5. Escolha o estado da caixa: Aberto (ser comum alterar para


Fechar uma caixa)

6. Clique em "salvar".

3.2.4 Arquivar Documentos Fsicos

Clique em Arquivamento no menu principal e siga os prximos passos:

Na tela Arquivamento, primeiramente clique no boto Consultar

(indicado com a seta ) e depois fornea as informaes solicitadas:

41
Para fechar a caixa necessrio alterar o estado do localizador. Clique
em Localizadores e depois Listar.

42
Depois de alterar o Estado do Localizador (caixa) para fechado, a
unidade pode criar outro Localizador para abrir uma nova caixa.

3.2.5 Solicitar Desarquivamento (conferir via fsica)

Um usurio pode solicitar o desarquivamento de um documento


digitalizado se precisar fazer alguma conferncia com o original em papel.

A operao poder ser efetuada por meio do cone [Solicitar

Desarquivamento] , que somente aparece quando o


Documento Externo possui via fsica arquivada em uma unidade de arquivo, ou
seja, com localizador atribudo.

Selecionando a opo de Desarquivamento, o usurio poder informar


unidade de arquivamento sobre a necessidade de consulta ao original fsico. O
sistema exibir a tela Solicitar Desarquivamento, que lista os documentos do
processo que possuem via fsica arquivada. O usurio seleciona os

43
documentos de interesse e clica no boto Solicitar:

Em seguida, o sistema exibir a mensagem:

O usurio deve procurar a unidade de arquivo correspondente para


ter acesso ao documento fsico.

3.2.6 Desarquivamento pela Unidade de Arquivo

No menu Desarquivamento a unidade de arquivo visualiza todas as


demandas das unidades, podendo selecionar as aes Cancelar Solicitao
de Desarquivamento(-) ou Desarquivar Documento (x). Neste caso,
obrigatrio indicar o usurio que retirou o documento fisicamente no campo
Retirado por, dentre os usurios da unidade de quem solicitou o
desarquivamento, devendo este usurio inserir sua senha de acesso ao SEI no
campo Senha para que o desarquivamento seja finalizado:

44
GLOSSRIO

ABERTURA DO PROCESSO: a ao que caracteriza a autuao/formao


de processos.

ARQUIVO: conjunto de documentos produzidos e recebidos por rgos


pblicos, instituies de carter pblico e entidades privadas, em decorrncia
do exerccio de atividades especficas, bem como por pessoa fsica, qualquer
que seja o suporte da informao ou a natureza dos documentos.

ARQUIVO CORRENTE: formado por documentos em curso ou que, mesmo


sem movimentao, constituam objeto de consultas frequentes.

ARQUIVO SETORIAL: local em cada unidade acadmica e administrativa,


responsvel por executar as atividades de guarda de documentos correntes
que forem objeto de digitalizao e captura para o SEI.

ARQUIVO INTERMEDIRIO: formado por documentos que, no sendo de uso


corrente nas unidades produtoras, por razo de interesse administrativo,
aguardam a sua eliminao ou recolhimento para a guarda permanente.

ARQUIVO PERMANENTE: conjunto de documentos de valor histrico,


probatrio e informativo que devem ser definitivamente preservados.

ASSINATURA ELETRNICA: registro realizado eletronicamente, por usurio


identificado de modo inequvoco, de uso pessoal e intransfervel, com vistas a
firmar determinado documento com sua assinatura.

45
ASSUNTO: o tema principal do contedo do documento.

AUTENTICIDADE: qualidade de um documento ser exatamente aquele que foi


produzido, no tendo sofrido alterao, ter sido corrompido ou adulterao,
sendo composta por:

a) Identidade: conjunto dos atributos de um documento arquivstico que o


caracteriza como nico e o diferencia de outros documentos arquivsticos (ex.:
data, autor, destinatrio, assunto, nmero identificador, nmero de protocolo); e

b) Integridade: capacidade de um documento arquivstico transmitir exatamente


a mensagem que levou sua produo (sem sofrer alteraes de forma e
contedo) de maneira a atingir seus objetivos.

CAPTURA PARA O SEI: conjunto de operaes que visam o registro,


classificao, atribuio de metadados e anexao de documento arquivstico
digitalizado no SEI.

CDIGO DE CLASSIFICAO DE DOCUMENTOS: instrumento de trabalho


utilizado para classificar por assunto todo e qualquer documento produzido ou
recebido, com o objetivo de agrupar os documentos sob um mesmo tema,
como forma de agilizar sua recuperao e facilitar as tarefas arquivsticas
relacionadas com a avaliao, seleo, eliminao, transferncia, recolhimento
e acesso a esses documentos.

CORRESPONDNCIA: toda espcie de comunicao escrita, que circula nos


rgos ou entidades, exceo dos processos. Classifica-se como interna /
externa, oficial / particular, recebida / expedida.

CORRESPONDNCIA EXPEDIDA: aquela que enviada interna ou


externamente no mbito da Administrao Pblica Federal.

CORRESPONDNCIA EXTERNA: a correspondncia mantida entre os


rgos ou entidades da Administrao Pblica Federal.

CORRESPONDNCIA INTERNA: a correspondncia mantida entre as


unidades do rgo ou entidade.

CORRESPONDNCIA OFICIAL: a espcie formal de comunicao mantida

46
entre os rgos ou entidades da Administrao Pblica Federal ou destes para
outros rgos pblicos ou empresas privadas.

CORRESPONDNCIA PARTICULAR: a espcie informal de comunicao


mantida entre autoridades ou servidores e instituies ou pessoas estranhas
Administrao Pblica Federal.

CORRESPONDNCIA RECEBIDA: aquela de origem interna ou externa


recebida pela Unidade Protocolizadora Central.

DESENTRANHAMENTO DE PEAS: a retirada de peas de um processo,


que poder ocorrer quando houver interesse da Administrao ou a pedido do
interessado.
DIGITALIZAO: processo de converso dos documentos em formato fsico
para o formato digital.

DGITO VERIFICADOR: um mecanismo de autenticao utilizado para


verificar a validade e a autenticidade de um valor numrico, evitando fraudes
ou erros de transmisso ou digitao.

DOCUMENTO ARQUIVSTICO: Aquele produzido e recebido por rgos e


entidades da administrao pblica federal, em decorrncia do exerccio de
funes e atividades especficas, qualquer que seja o suporte da informao ou
a natureza dos documentos.

DOCUMENTO ARQUIVSTICO DIGITAL: o documento arquivstico


armazenado sob a forma eletrnica e codificado em dgitos binrios, podendo
ser:

a) NATO DIGITAL: produzido originariamente em meio eletrnico; e


b) DIGITALIZADO: obtido a partir da converso de um documento-base no
digital, gerando uma fiel representao em cdigo digital.

DOCUMENTO CORRENTE: documento arquivstico em curso ou que, mesmo


sem movimentao, constitua objeto de consultas frequentes;

DOCUMENTO EXTERNO: documento arquivstico digital de origem externa ao


SEI, ou seja, no produzido diretamente no sistema, independentemente de ser

47
nato digital ou digitalizado e de ter sido produzido na instituio ou por ela
recebido;

DOCUMENTO GERADO: documento arquivstico nato digital produzido


diretamente no SEI;

DOCUMENTO INTERMEDIRIO: documento arquivstico que, no sendo de


uso corrente nos rgos produtores, por razes de interesse administrativo,
aguarda a sua eliminao ou recolhimento para guarda permanente;

DOCUMENTO PERMANENTE: documento arquivstico de valor histrico,


probatrio e informativo que deve ser definitivamente preservado;

DOCUMENTO PREPARATRIO: documento formal utilizado como


fundamento da tomada de deciso ou de ato administrativo;

ENCERRAMENTO: ocorre por indeferimento do pleito; pelo atendimento da


solicitao e cumprimento dos compromissos arbitrados ou dela decorrentes; e,
pela expressa desistncia do interessado.

EXPEDIO: Remessa de documentos para uma determinada pessoa, setor,


seo ou departamento.

GESTO DE DOCUMENTOS: conjunto de procedimentos e operaes


tcnicas referentes sua produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento
em fase corrente e intermediria, visando a sua eliminao ou recolhimento
para guarda permanente.

GUIA DE REMESSA: documento com efeito logstico que acompanha a


documentao a ser enviada ao destinatrio.

INTERESSADO: a pessoa fsica ou jurdica a quem se refere o processo ou


documento. So legitimados: as pessoas fsicas ou jurdicas que o iniciem
como titulares de direito ou interesses individuais, ou no exerccio do direito de
interpretao; aqueles que, sem terem iniciado o processo, tm direitos ou
interesses que possam ser afetados pela deciso a ser adotada; as
organizaes e associaes representativas, no tocante a direitos e interesses
coletivos; as pessoas ou associaes legalmente constitudas quanto a direitos

48
ou interesses difusos.

MALOTE: forma de envio de documentos e/ou processos utilizada entre as


Unidades Administrativas da instituio.

NVEL DE ACESSO: forma de controle de acesso de usurios a processos e


documentos no SEI, quanto informao neles contida, segundo as seguintes
regras:

a) Pblico: acesso irrestrito e visvel a todos os usurios;

b) Restrito: acesso limitado aos usurios das unidades em que o processo


esteja aberto ou por onde tramitou; e

c) Sigiloso: acesso limitado aos usurios que possuem Credencial de Acesso


SEI sobre o processo.

NMERO NICO DE PROCESSO (NUP): cdigo numrico que identifica de


forma nica e exclusiva cada processo, produzido ou recebido, constitudo de
quinze dgitos mais dois dgitos de verificao (DV) que visa integridade do
nmero atribudo ao processo e/ou documento, na unidade protocolizadora de
origem (Portaria Normativa n 3 - MPOG).

NMERO SEI: cdigo numrico sequencial gerado automaticamente para


identificar nica e individualmente cada documento dentro do sistema;

NMERO DO DOCUMENTO: cdigo numrico sequencial, utilizado para


documentos que tenham utilidade externa ao processo, geralmente por
exigirem publicao ou serem de comunicao, que identifica cada documento
de um mesmo tipo, podendo ser: sequencial no rgo sem renovao anual,
sequencial anual no rgo ou sequencial anual na unidade.

PGINA DO PROCESSO: cada uma das telas do processo.

PETICIONAMENTO ELETRNICO: envio, diretamente por usurio externo, de


documentos arquivsticos digitais, visando a formar novo processo ou a compor
processo j existente, por meio de formulrio especfico disponibilizado nos
diversos sistemas da instituio ou diretamente por meio de mdulo prprio no
SEI.

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PROCESSO: o desenvolvimento de um expediente que, recebendo
documentos e anexos tramita na organizao para gerar resultados. uma
unidade orgnica com um conjunto de documentos que exige estudo e
procedimentos expressados por despachos, pareceres tcnicos, anexos e
instrues.

PROCESSO ELETRNICO: processo no qual os atos processuais so


registrados e disponibilizados por meio eletrnico

SEI: Sistema Eletrnico de Informaes: sistema informatizado de gesto de


processos e documentos eletrnicos, com a finalidade de gerir o conjunto de
procedimentos e operaes tcnicas relacionadas aos processos e
documentos administrativos.

TIPO DE PROCESSO: a classificao do processo no SEI por meio de nome


que identifica sua espcie e funo.

TRAMITAO: a movimentao do processo de uma unidade outra por


meio do SEI ou externamente com o envio de documentos a outros rgos.

TRIAGEM: consiste na verificao prvia de toda documentao que ser


protocolada e cadastrada.

UNIDADE: designao genrica que corresponde a cada uma das divises ou


subdivises da estrutura organizacional da instituio;

UNIDADE PROTOCOLIZADORA: unidade organizacional que tenha, dentre


suas competncias, independentemente de sua denominao e hierarquia, na
estrutura do rgo que integra, a responsabilidade pelo recebimento e
expedio de correspondncia externa e autuao de processos.

USURIO: servidor da instituio que utiliza o SEI, alimentando ou consultando


informaes sobre documentos e processos e executam, diretamente no SEI.

USURIO COLABORADOR: estagirio ou prestador de servios da instituio,


autorizado a cadastrar e tramitar processos, bem como gerar documentos no
mbito do SEI, mediante cadastramento solicitado por seu chefe imediato,
corresponsvel pelas aes realizadas pelo colaborador da sua unidade.

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USURIO EXTERNO: pessoa fsica externa instituio que, mediante
credenciamento prvio, fica autorizada a visualizar processos e documentos do
SEI. Tambm pode obter autorizao para assinar documentos
disponibilizados para este fim.

USURIO INTERNO: todo servidor ativo da instituio com cadastro na rede,


que poder cadastrar e tramitar processos, bem como gerar e assinar
documentos no mbito do SEI.

REFERNCIAS

BRASIL. Decreto n 7.724, de 16 de Maio de 2012. Disponvel em:


http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/_ato2011-2014/2012/decreto/d7724.htm

_____. Lei n 8.159, de 08 de Janeiro de 1991. Disponvel em:


http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/leis/L8159.htm

_____. Lei n 12.527, de 18 de Novembro de 2011. Disponvel


em: http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/_ato2011-2014/2011/lei/l12527.htm

_____. Lei n 12.682, 09 de Julho de 2012. Disponvel


em: http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/_ato2011-2014/2012/lei/l12682.htm

_____. Portaria interministerial n 1.677, de 07 de Outubro de 2015.

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