Redaction Administrative

REPUBLIQUE DE COTE DIVOIRE
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DIRECTION GENERALE DE LA
Union Discipline Travail
FONCTION PUBLIQUE
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DIRECTION DES CONCOURS
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REDACTION ADMINISTRATIVE
COURS DE REDACTION ADMINISTRATIVE

PLAN DE LA FORMATION
INTRODUCTION
1-La Fonction Publique ouverte ou fonction publique demploi :

2- La Fonction Publique ferme
FICHE 1 : GENERALITES
I. LES CARACTERES DU STYLE ADMINISTRATIF
II. LES FORMULES CONSACREES DU VOCABULAIRE ADMINISTRATIF
1- Les formules dappel et de courtoisie

2- Les formules dintroduction
3- Les formules de conclusion
FICHE 2 : LES DOCUMENTS DE CORRESPONDANCE
CHAPITRE I : LA LETTRE
I. LES MENTIONS OBLIGATOIRES

II. LES MENTIONS FACULTATIVES ET CIRCONSTANCIELLES
III. LE CORPS DE LA LETTRE
CHAPITRE II : LES DOCUMENTS DE LIAISON
I -LE BORDEREAU
A. Le bordereau classique (bordereau denvoi)
B. Le bordereau simplifi (soit-transmis)
II - LA NOTE
FICHE 3 : LES DOCUMENTS DINFORMATION
CHAPITRE I : LES DOCUMENTS DINFORMATION INTERNES OU

DOCUMENTS DETUDES
I. LE COMPTE RENDU
II. LE PROCES VERBAL
III. LE RAPPORT
CHAPITRE II : LES DOCUMENTS DINFORMATION EXTERNE
I. LA CONVOCATION
II. LAVIS
III. LE COMMUNIQUE
IV. LATTESTATION ET LE CERTIFICAT
Fiche 4 : LES DOCUMENTS DINJONCTION OU DINSTRUCTION
COURS DE REDACTION ADMINISTRATIVE 1

I. LA NOTE DE SERVICE
II. LA CIRCULAIRE
III. LINSTRUCTION
IV. LORDRE

INTRODUCTION
La Fonction Publique sest construite en France ds lAncien rgime,

paralllement au dveloppement des fonctions de lEtat. En Cte dIvoire,
avec lavnement de lindpendance, le pays a mis en place une
Administration typiquement ivoirienne pour rpondre aux nombreux besoins
de la jeune Nation.
Aujourdhui, la conqute dun statut professionnel protecteur, li la mission
dintrt gnral quelle poursuit, est la caractristique de la Fonction
Publique de la Cte dIvoire. Cette Fonction Publique est dsormais rgie par
un Statut Gnral qui se dcline dans un grand ensemble appel Fonction
Publique de lEtat.
A lintrieur de cette Fonction Publique, le fonctionnaire bnficie dune
garantie professionnelle fondamentale : la titularisation. Mme les agents
publics, non titulaires, bnficient eux aussi de garanties professionnelles
fortes.
Le cours aborde dans son premier chapitre les conditions daccs la
Fonction Publique et le droulement de la carrire du fonctionnaire. Sont
voqus dans ce chapitre la notion du fonctionnaire et son besoin en
formation ainsi que le Statut Gnral qui rgit sa fonction jusqu la fin de sa
carrire.
Dans le deuxime chapitre, il est question des droits et devoirs du
fonctionnaire. Il bnficie de faon gnrale de droits publics de plus en plus
proches du droit commun et de droits dits professionnels. Il est soumis des
obligations strictes observer dans son milieu de travail.
Il est important, avant dentrer dans le vif du sujet, de cerner les diffrents
systmes de fonctions publiques, quelle soit francophone ou anglo-saxonne.
Il existe deux systmes de Fonction Publique, ce sont :
- La Fonction Publique ouverte ou la Fonction Publique demploi : Etas
Unis
- La Fonction Publique ferme ou Fonction Publique de carrire : France
1-La la fonction publique ouverte ou fonction publique demploi :
La Fonction Publique est dite ouverte par le fait que les agents peuvent
entrer et sortir de la Fonction Publique, de la mme manire que dans le
secteur priv. Les agents sont vis--vis de lAdministration, dans une situation
contractuelle.
LAdministration dans un tel contexte peut tout moment mettre fin au
contrat de travail : Ce ft le cas aux Etats Unis lors de la grve des aiguilleurs
du ciel.
Cest un systme qui a lavantage doffrir une souplesse dans la gestion des
emplois et des effectifs. Il permet galement un change enrichissant entre le
secteur public et le secteur priv. On peut dans ce modle, entrer
nimporte quel moment dans lAdministration, mais galement en ressortir
nimporte quel moment.
La faiblesse de la Fonction Publique ouverte ou Fonction Publique demploi
rside dans la prcarit des emplois. Le fait marquant, notamment aux Etat
unis qui applique ce modle, cest le renouvellement dune grande partie
des agents de ladministration la suite de laccession dune nouvelle
quipe au pouvoir dEtat.
Cest en moyenne 7 000 personnes qui perdent leur emploi lorsquun
nouveau Prsident est lu. Cette pratique a pris le nom de Spoil systme ,
c'est--dire au vainqueur la dpouille. En effet le parti vainqueur des lections
dispose sa guise des postes de la haute Administration.
La tendance aujourdhui va vers une attnuation de ce systme.
2- La Fonction Publique ferme
La Fonction Publique est dite ferme par le fait que les agents entrent dans
ladministration et nen ressortent en principe qu la retraite.
Elle est donc dite ferme car elle marque une dmarcation nette entre le
secteur public et le secteur priv.
Lorsque lon sort de la Fonction Publique, en principe, il nest plus possible dy
tre engag. Cest du moins, la consquence que lon peut tirer de larticle
78 du Statut Gnral de la Fonction Publique, qui dispose in fine que la
cessation dfinitive entraine la perte de la qualit de fonctionnaire. Cette
dmission doit tre rgulirement accepte et devient ds lors irrvocable.
Dans la Fonction Publique ferme, le fonctionnaire est en principe amen y
faire toute sa carrire do la qualification de systme de carrire. La
situation des agents dans un tel systme publique est rgie par le Statut
Gnral de la Fonction Publique. On dit ce sujet, que le fonctionnaire est
vis--vis de lAdministration, dans une situation statutaire et rglementaire : Il
ne discute ni des conditions de travail ni de sa rmunration.
Lavantage du systme de carrire rside dans la garantie de lemploi. Les
licenciements et rvocations sont strictement encadrs par la Loi. De plus, le
licenciement collectif ne peut tre prononc que par lAssemble Nationale
dans le cadre dune Loi dite de dgagement.
Le systme de carrire comporte une faiblesse de taille : labsence. Ni la
performance individuelle ni les capacits intrinsques ne permettent de
progresser hors des rgles dictes par le statut. Il y a comme une promotion
de la loi du moindre effort.
Cest ce constat qui a guid la rforme du Statut Gnral intervenu en 1992.
Lobjectif de cette rforme tait dintroduire dans la Fonction Publique
Ivoirienne, une bonne dose de systme demplois, notamment par la cration
de systme de grade et leur corrlation avec les emplois et fonctions.
La rforme a tablit galement un lien avec le secteur priv. Il y a eu
louverture sur le secteur priv en instituant des contrats pour exercer une
quelconque activit avec la Fonction Publique. C'est--dire que lEtat fait
appel aux comptences du priv.
La rforme venir tiendra certainement compte de lvolution de
lenvironnement et des aspirations des agents de lEtat.

QUEST-CE QUUN FONCTIONNAIRE ?
Le terme de fonctionnaire est dune extrme imprcision. Si dans le langage

courant, il dsigne lensemble du personnel de lAdministration Publique
cest--dire en ralit tous les agents publics, ce terme correspond dans le
langage juridique une catgorie bien spcifique dagents publics. Il
apparat donc ncessaire de dfinir la notion de fonctionnaire afin dviter
les confusions.
Cest la loi N92-570 du 11 septembre 1992 portant Statut Gnral de la
Fonction Publique modifiant celle n64-488 du 21 dcembre 1964 qui donne
la dfinition du fonctionnaire et organise son rgime juridique.
A- Que dit la Loi ?

Larticle premier de la loi n92-570 du 11 septembre 1992 dispose : le prsent
Statut sapplique aux personnes qui, nommes titre permanent pour
occuper un emploi dans lAdministration Centrale de lEtat, les services
extrieurs qui en dpendent et les Etablissements publics de lEtat, ont t
titularises dans un grade de la hirarchie administrative.
Il ne sapplique pas aux Magistrats de lOrdre Judiciaire, au personnel
militaire et au personnel de la Sret Nationale.
Quant larticle 2, il prcise que : les personnes soumises aux dispositions du
(prsent) statut ont la qualit de fonctionnaire.
B- Le fonctionnaire au sens de la Loi

De la combinaison des dispositions de deux articles prcits, il rsulte quest
fonctionnaire toute personne, nomme titre permanent pour occuper un
emploi dans lAdministration et titularis dans un grade de la hirarchie
administrative.
Cette dfinition contient les lments qui permettent de distinguer le
fonctionnaire des autres agents publics.
LE FONCTIONNAIRE ET LE STYLE ADMINISTRATIF
Lvolution de la vie des Etats a entrain au fil des sicles et maintenant des
annes une augmentation considrable des interventions de lAdministration
dans des domaines les plus divers (politique, conomique, culturelle,
financier, judiciaire, social, etc.). Elle doit sadapter toutes les contingences
environnementales pour tre efficace. Elle doit mme procder son
renouvellement. Ce renouvellement consiste se doter d'un effectif qui peut
s'adapter des contextes complexes en volution tout en continuant faire
preuve d'excellence en ce qui a trait l'excution de politiques et de

programmes et la prestation de services gouvernementales (*) l'intention
de la population ivoirienne.1
Faire preuve dexcellence, cest faire appel laction administrative qui ne

peut tre utile et efficace que si sa mise en uvre se fait grce des
documents crits ayant un contenu clair et cohrent. Cest pourquoi la
rdaction administrative (RA) est considre juste titre comme reprsentant
une part apprciable et prpondrante dans laction administrative.
Certes, la RA qui est la rdaction du style littraire et militaire est un art dans la
pratique duquel on se perfectionne progressivement pendant le droulement
de la carrire professionnelle. Mais il est plus quutile dacqurir de bonnes
connaissances de base indispensable avant dentrer dans la vie active. Pour
la simple raison que les exigences des temps modernes notamment le
quotidien des problmes de dveloppement et les multiples tches de
sections imposent lagent public la matrise de ses fonctions.
Historique de la naissance de la rdaction administrative
Il nest pas certain que le style administratif (SA) ait des origines prcises. Peut-
tre y avait il un style une poque correspondant lge des cavernes. Il
est certain que lallusion devrait porter sur le style littraire pour narrer ces
vnements prhistoriques.
Sous Charlemagne, les missi-dominici ont t en quelque sorte les anctres

itinrants de lAdministration royale. Ils employrent peut tre un style
particulier pendant leurs missions. Mais les Etats modernes, en sorganisant
pour asseoir leur autorit et frontire ont t amens mettre en place une
Administration.
Respectivement sous le Roi Philippe V ; il y a eu lorganisation de la 1re

Chambre des Comptes. Franois 1er a cr les registres dEtat Civil.
Il faut dire que lvolution des tches a amen lAdministration prendre des
directives et donner des ordres dans un style dont le contenu est diffrent
du langage ordinaire.
Les animateurs de ces charges publiques ont tablis au cours sicles

des bases de ce quon appelle le SA qui doit incarner lEtat et personnifier
lAdministration. Ainsi le SA sest transform progressivement en sadaptant
aux exigences des diffrentes poques de lhistoire avant dtre dans sa
conception actuelle.
(*)
Notes pour une allocution au Symposium 2006 de l'APEX du greffier du Conseil priv et secrtaire du Cabinet. Le 30 mai 2006
Ottawa (Ontario)

FICHE N 1 : GENERALITES
La rdaction Administrative est-elle un genre littraire ? A-t-elle ses lois

et ses rgles propres ?
La rdaction administrative ne diffre de la rdaction classique que

par le choix de certaines expressions, de certaines formules et de certaines
rgles de prsentation.
Trois (03) sous parties seront tudies ici. Il sagit :
- du caractre du style administratif ;

- des formules consacres du vocabulaire administratif ;
- de quelques rgles gnrales de la rdaction administrative.
I. LES CARACTERES DU STYLE ADMINISTRATIF
Ils se manifestent par le choix des mots, de formules consacres par les
usages particuliers de lAdministration et par la tradition gnrale des
bureaux. Ce sont :
1- la dignit
Le dlgataire de lAutorit publique se doit dcrire en franais et sous

une forme telle que le ton du document permette au lecteur den identifier le
caractre officiel.
Le souci de dignit se traduira dans les documents administratifs par la

politesse, la courtoisie et la considration.
La politesse du style, corollaire de sa qualit est lie lexercice de

lAutorit. La politesse et la courtoisie nexcluent pas, cependant, la fermet.
2- le respect de la hirarchie
LAdministration est une structure pyramidale organise

hirarchiquement. De la base au sommet de la pyramide, il existe un rapport
de subordination. Le respect de la hirarchie se traduit dans les crits
administratifs par lemploi de formules et de mots qui marquent le respect des
positions hirarchiques.
Ainsi, certaines formules ne sont utilises que par les suprieurs

sadressant aux subordonns et dautres par les subordonns sadressant aux
suprieurs.

Suprieur sadressant au subordonn Subordonn sadressant au Suprieur
on crira : on crira :
Je vous prie de veiller lexcution Jai lhonneur de vous rendre
de cette tche. compte
Je vous demande de Jai lhonneur de solliciter
Je vous prie de vouloir bien Jai lhonneur de vous exposer
* Dune manire gnrale, on rend compte son suprieur, on fait connatre

son collgue et on informe le subordonn.
3- le sens des responsabilits
LAdministration est responsable de ses crits. Aussi, lautorit qui signe

un document endosse la responsabilit de son contenu.
Le sens des responsabilits implique le refus :
- de lanonymat (tout document administratif pour tre valable doit

tre sign) ;
- de lemploi du pronom indfini on car trop vague ;
- du nous sauf exception (on le retrouve dans certains textes
rglementaires et dans les procs-verbaux).
La responsabilit implique la prudence surtout lorsque la dcision

intervenir dpend dune autorit autre que le signataire. Dans ce cas, on
sexprimera au conditionnel.
4- lobjectivit
Cest la caractristique profonde du style administratif. Les ractions et

considrations subjectives dont les adjectifs et pithtes sont la marque
prpondrante nont pas de place dans les documents administratifs.
Lobjectivit commande que le style administratif soit impartial, objectif et
dnu de toute passion. Ainsi, le rdacteur dun document administratif ne
doit point faire transparatre ses sentiments personnels.
Lobjectivit garantit donc lunit et la continuit administrative.

Le rdacteur vitera de mme les expressions prsentant un caractre
personnel motionnel ou sentimental (souhait, espoir, admiration, joie)
Exemple : ne pas crire : Dans lespoir dune suite favorable, je vous prie
dagrer, Monsieur
Mais plutt je vous prie dagrer Monsieur.
NE PAS ECRIRE ECRIRE

Souhaitant recevoir rapidement votre Je vous saurais gr de me faire
rponse, je vous assure de mon parvenir votre rponse dans les
indfectible attachement. meilleurs dlais.
Je suis vraiment dsol de ne pouvoir Jai le regret de ne pouvoir accder
rpondre favorablement votre demande.

* "Jai le regret" peut tre employ la place de "jai lhonneur"
pour attnuer une rponse ngative.
5- la courtoisie
Elle sera due aux Administrs qui sont galement dignes dintrts. De
ce fait lAdministration vitera :
- les expressions dsobligeantes, injurieuses ou pjoratives ;

- les apprciations trop svres et blessantes pour la dignit ou
lamour propre de celui qui en est lobjet.
Pour cela, on ncrira pas :
ON NECRIRA PAS ON ECRIRA

Votre rapport est un tissu de sottises.
Votre rapport manque de ralisme.
Votre demande est ridicule. Votre demande me parat peut
fonde.
Je refuse votre demande. Il ne mest pas possible de donner
une suite favorable votre
demande.
Transmettez-moi ce dossier. Je vous prie de bien vouloir me
transmettre ce dossier.
Tchez dapportez plus de soins aux Je vous saurais obliger dapporter
affaires qui vous sont confies. plus de soins aux affaires qui vous
sont confies,
Jattacherais du prix ce que vous
apportiez plus de soins aux affaires
qui vous sont confies.
Je ne comprends pas comment vous Je mtonne que vous ayez rdig
avez pu rdiger une aussi mauvaise une telle requte.
requte.
6- la prudence
Cest une qualit insparable de la responsabilit de lobjectivit et de

la courtoisie. Lcrit Administratif engage la responsabilit de toute
lAdministration. Il convient donc dutiliser le plus souvent le conditionnel pour
exprimer les apprciations et les propositions.
Pour ne pas trop engager lavenir et se mnager la possibilit de revoir

les dcisions en fonction des donnes nouvelles, les souhaits devront tre
nuancs. Ainsi :

ON NECRIRA PAS ON ECRIRA
Je rejette dfinitivement. Il ne mest pas possible de rserver une
suite favorable votre demande.
Il faut rviser tout prix cette Jestime quil conviendrait de rviser
position. cette position ou
je pense, pour ma part, quil serait
souhaitable de revoir cette position
Daprs mes informations, la Il me semblerait que la situation se soit
situation sest amliore mais elle amliore mais je pense, pour ma part,
nest pas encore fameuse. quil reste beaucoup faire.
7- la prcision et lexactitude
Le document Administratif tant essentiellement un document de

travail, il doit tre compris de la mme faon par tous les utilisateurs. Il doit
donc viter les quiproquos ou les interprtations diverses ou les cigles
obscures.
8- la clart, la concision et lefficacit
Un texte est :
- Claire quand il est prcis ;
- Concis cest--dire aller lessentiel ;
- Efficace signifie que le document doit conduire vers la meilleure
solution du problme pos.
9- lhomognit
Il implique que tous les rdacteurs du document administratif doivent

observer les mmes rgles de rdaction. Lhomognit exprime la
prminence et la permanence de lAdministration.
Toutes ces rgles constituent des normes qui simposent tout

rdacteur administratif.
II. LES FORMULES CONSACREES DU VOCABULAIRE

ADMINISTRATIF
1- LES FORMULES DAPPEL ET DE COURTOISIE
a. Formules dappel
Elles sont employes uniquement dans les lettres formes personnelles

dont elles constituent le commencement.
La formule dappel est constitue de lappellation Monsieur /

Madame ou Mademoiselle en toutes lettres suivie de lindication de leur titre
sil y a lieu.

Mais il y a des formules appropries que lon utilise selon la qualit du
destinataire. Il peut sagir :
1. du Prsident ;
2. des Directeurs, Directeurs Gnraux ;
3. des Secrtaire gnraux, de socits, de syndicats, dassociations et
dtablissements scolaires ;
4. des Membre de professions judiciaires (Avocats, Huissiers, Notaires) :
Matre
5. des titulaires de doctorat : Docteur
6. des autorits religieuses :
a- du culte catholique
Pape : Trs Saint Pre

(Nonce, Cardinal, Archevque, Evque, Cur, Abb) : Mr le
b- culte Protestant
Prsident : Mr le Prsident
Pasteur : Mr le Pasteur
c- culte Islamique
Grand Imam: Mr le grand Imam

Ayatollah : Mr lAyatollah
7. des Autorits Politiques
- Rois ou Empereurs : Sir

- Prince : Mr le Prince ou Mon Seigneur
- Princesse : Mlle la Princesse
- Prsident de la Rpublique : Mr le Prsident de Rpublique
- Ministre : Mr le Ministre
- Le Garde des Sceaux : Mr le Garde des Sceaux, Ministre de la
Justice
- Prsident Vice Prsident des Institutions : Mr le Prsident, Mme la
Prsidente
8. Autorits Diplomatique et Consulaire
Ambassadeur : Mr lAmbassadeur
Charg dAffaires : Mr le Charg dAffaires
Consul Gnral : Mr le Consul Gnral
Conseiller : Mr le Conseiller
9. Autorits Judiciaires et Administratives
a- Autorits Judiciaires
Monsieur le Premier Prsident (Cour dAppel) ;

Monsieur le Procureur Gnral (Cour dAppel) ;
Monsieur lAvocat Gnral (Cour dAppel) ;
Monsieur le Procureur de la Rpublique ;
Monsieur le Substitut ;
Monsieur le Juge.
b- Autorits Administratives
Monsieur le Prfet ;
Monsieur le Directeur Gnral ;
Monsieur le Sous-Prfet.
10. Autorits Militaires
Monsieur le Marchal ;
Mon Gnral (Officiers Gnraux) ;
Mon Colonel (Colonel Lieutenant Colonel) ;
Mon Commandant pour les Officiers Suprieurs ;
Mr pour les Officiers Subalternes (Capitaine, Lieutenant) ;
Amiral pour les Officiers Gnraux de la marine ;
Commandant (Capitaine de vaisseaux de frgate et de
corvette).
NB : Le possessif est exclusivement employ par le rdacteur de sexe

masculin, les femmes ne lemploient pas et disent simplement Monsieur le
Gnral, Marchal, Colonel, Commandant.
b- Les Formules de Courtoisie ou de Politesse
Cest la phrase finale de la lettre forme personnelle dans laquelle on

exprime ses sentiments au destinataire. Il doit y avoir corrlation entre la
formule de courtoisie et la formule dappel. Ainsi :
Si la Formule dAppel est : La Formule de Politesse doit tre :

Madame Hommage (Respectueux
Hommages)
Monsieur Salutations distingues
Cher Mr Cher ami ou Cher Sentiments les meilleurs
Camarade
Mr le Prsident Mr le Dput Considrations distingues
Mr le Prfet Sentiments dfrents et dvous
Mr lAmbassadeur Haute Considration
Mr le Ministre Trs Haute Considration
Les hommages et les salutations sexpriment. Il ne faut pas en donner

lassurance.

On crira :
Veuillez agrer, Madame, lexpression de mes respectueux
hommages.
Veuillez agrer, Monsieur, lexpression de mes salutations
distingues.
NB : Les assurances utiliser dans :
*la formule "lexpression" marque une considration, un

dvouement acquis. Elle est donc utilise dun subordonn son suprieur.
*La formule "lassurance" sera employe lgard des personnes

dun rang gal ou infrieur au signataire de la lettre ou lgard des
personnes trangres lAdministration.
Nul nassure un camarade ou un collgue de sa considration ou

de son respect, encore moins une personne de rang moindre que le sien de
ses sentiments respectueux.
Ainsi :
Ne pas crire Ecrire

Veuillez agrer, Chers Camarade ou Veuillez agrer, Chers Camarade ou
Collgue, lassurance de ma Chers Collgue, lassurance de mes
considration sentiments les meilleurs ou les plus
cordiaux
Veuillez agrer, Monsieur, lassurance Veuillez agrer, Monsieur, lassurance
de mes sentiments respectueux de mes sentiments les meilleurs
2- LES FORMULES DINTRODUCTION
a- comment introduire un document administratif ayant des

rfrences ;
- Par lettre en date du , vous mavez demand (saisi de, fait

part de).
- Au cours de notre entretien tlphonique du , vous avez
bien voulu appeler mon attention sur.
- Comme suite votre lettre en date du, jai lhonneur
de..
- En rponse .
- Jai lhonneur daccuser rception de..
- Je viens dtre saisi de.
- Mon attention a t appel sur
b- Comment introduire un document sans rfrence
- Jai lhonneur de vous signaler, informer

- Jai lhonneur de porter votre connaissance.
- Jai lhonneur de vous transmettre.
- Jai lhonneur de vous rendre compte (du subordonn au
suprieur)
- Jai lhonneur dappeler votre attention (du subordonn au
suprieur)
- Je vous prie de bien vouloir (du subordonn au suprieur)
- Je vous prie de vouloir bien (du suprieur au subordonn)
- Je tiens porter votre connaissance (du suprieur au
subordonn)
- Jai lhonneur dattirer votre attention sur (Du subordonn
au suprieur)
c- les formules dexposition ou de discussion (formules pour exposer

des arguments)
1. de manire gnrale
Je note, je constate, je prcise, jajoute, je souligne, je confirme, je

rappelle, je signale, je considre, jestime.
2. de manire courtoise
1. Je me permets de souligner, rappeler, prciser.

2. Je crois devoir noter, observer, constater.
3. Je ne peux que souligner, confirmer, constater.
4. Je ne sous-estime pas.
5. Je ne manquerais pas de faire appel vous.
6. Il conviendrait de
7. Il parat opportun de.
3 de manire autoritaire
- Il mappartient, il vous appartiendra de

- Je prends acte, je prends bonne note de...
- Je serai conduit, je serai amener, je serai appel .
- Je vous serai oblig de
- Je vous demande de
4- Les formules tendant prvenir certains arguments
- Je nignore pas que, je ne doute pas que, nanmoins.

- Je ne sous-estime pas mais
- Je ne perds pas de vue, cependant.
- Je ne suis pas sans connatre.
5. Les formules numratives
- Vous dabord, en premier lieu

- En second lieu.
- Dune part, dautre part
- Dabord, ensuite, afin..
- Par ailleurs
- A titre principal, titre subsidiaire
6. Les formules pour prciser la pense ou prsenter un point
de vue
A ce sujet, cet gard, en fait, en particulier, en principe, notamment,

au surplus, pour ma part, mon avis, en ce qui me concerne, dune manire
gnrale, en tout tat de cause
3. LES FORMULES DE CONCLUSION
a- de manire gnrale
- En consquence, aussi, dans ces conditions
b- Pour suggrer une solution
- Il convient, il importe de
- Il parat donc indispensable, opportun, souhaitable de
c- pour donner un ordre, indiquer une dcision
- Je vous invite (engage )

- Je vous prie de vouloir bien
- Vous voudriez bien
d- de manire courtoise
- Je vous demande de bien vouloir.

- Je vous serais reconnaissant (obliger), de bien vouloir
- Je vous saurais gr
f- pour donner une rponse dfavorable et mnager le futur
- Il nest pas possible pour le moment (dans les conditions

ou circonstances actuelles) de
- Je ne manquerais pas, ds que (le moment venu) de

FICHE N 2 : LES DOCUMENTS DE CORRESPONDANCE
CHAPITRE I : LA LETTRE
Introduction
Les rapports entre ladministration et les administrs, mais aussi entre les
services publics se manifestent par des correspondances dont la lettre est
llment prpondrant.
Une lettre administrative est donc une lettre qui mane de

ladministration publique.
Ladministration utilise deux types de lettres :
- la lettre forme personnelle (ou lettre personnelle) ;

- la lettre entre services administratifs ou lettre forme administrative.
a. Distinction entre la lettre forme administrative et la lettre

forme personnelle :
- la lettre forme administrative est celle dont :

o lexpditeur est une Administration publique dEtat ;
o le destinataire est une Administration publique du mme Etat ;
o elle est adresse pour les besoins du service.
- la lettre forme personnelle :
Cest une lettre quun fonctionnaire adresse son suprieur pour un

motif personnel. Cest aussi celle quun suprieur adresse son subordonn
pour un motif galement personnel.
Mais gnralement, cest la lettre que lAdministration adresse :
o une personne prive ;

o aux reprsentants dun organisme priv ;
o aux reprsentants dune Administration trangre ou
internationale ;
o aux reprsentants dune organisation non gouvernementale
(ONG) ;
o un tablissement public caractre industriel ou
commercial (Socit dEtat, Socit dconomie mixte) ;
o au Prsident dune Institution (Assemble Nationale, Cour
Suprme, etc).
b- Mise en page :
- Utiliser du papier format A4 (210 x 297 mm).

- Loriginal et les copies sur du papier blanc de bonne qualit.

- Laisser des marges autour du texte :
4, 5 cm gauche, 1 2 cm droite du texte ;
6 3 cm en bas de la page.
I- LES MENTIONS DE LA LETTRE
A- LES MENTIONS OBLIGATOIRES
1- Lappellation de lEtat et la devise
Cest lappellation officielle de lEtat en majuscule suivie en dessous de

la devise. En Cte dIvoire, elle figure en haut, droite de la page.
2- Le timbre
Cest lensemble des mentions qui indiquent la provenance dun

document administratif (Ministre - Directionetc.). Il figure toujours dans
langle suprieur gauche des documents.
Il sera trs bref ou comportera plus de mentions selon le niveau

hirarchique o se situe lorigine du document.
3- Le lieu et la date
Cest la mention qui indique le lieu dmission et la date de rdaction

de la lettre. Inscrits en toutes lettres sur une seule ligne, ils figurent en haut
droite, sous lappellation de lEtat et sa devise.
4- La suscription (ou rclame)
Cest la formule denvoi au destinataire. Elle est compose de deux

parties relies par la prposition . La premire partie indique la qualit de
lexpditeur et la seconde partie celle du destinataire.
Toutefois, la premire partie sera supprime car elle serait une

rptition inutile, lorsque lautorit signataire est dj nomme dans le timbre.
Elle se trouve en haut droite sous la date.
Les mots Monsieur ou Madame sont crits en toute lettre. Ils ne sutilisent
que pour dsigner le destinataire et non lexpditeur (on ne se dit pas
Monsieur soi-mme)
- Le sous-couvert
Cette mention sajoute sous la suscription lorsque le document doit

suivre la voie hirarchique. Elle peut tre montante ou descendante :
- montante, lorsque le document part de la base au sommet ;

- descendante, lorsque le document provient de lautorit suprieur
vers le subordonn.
-
5- Le numro denregistrement
Il comprend le numro inscrit au courrier dpart suivi des sigles des

mentions formant le timbre, chaque lment tant spar des suivants par
une barre oblique.
Le numro denregistrement est plac sous le timbre.
6- Lobjet
Cest le rsum sur une ou deux lignes de laffaire dont il sagit (matire
traite dans la lettre). Lobjet se place sous le numro denregistrement.
Le mot Objet est toujours soulign et crit en gras (Objet :)
Quelle en est lutilit ?
o viter au destinataire davoir lire tout le document avant de

savoir de quoi il sagit ;
o faciliter lenregistrement du document, donc les recherches
ultrieures.
7- Les initiales (rdacteur-dactylographes)
Il sagit dinscrire au-dessus du timbre les initiales respectives de celui

(ou celle) qui a rdig le projet du document et de celui (ou celle) qui la
dactylographi. Elles figurent, centres au-dessus du timbre.
Les initiales permettent au signataire de savoir qui faire des

remarques ventuelles.
8- La signature
Cest lapposition manuscrite du nom de celui qui assure la

responsabilit de la lettre.
La signature est llment fondamental dun document, en ce sens

quun document non sign na aucune valeur.
Cest la condition de validit des actes administratifs. Encore faut-il que

cette signature soit bien celle de lautorit comptente ou de la personne
habilite par elle (par dlgation, intrim).
Cette signature manuscrite sera :
- prcde de lattache du signataire (cest--dire de lindication de

sa qualit et ventuellement du pouvoir lautorisant signer lorsque
le signataire nest pas lautorit comptente elle-mme) ;
- Suivie, en outre, de la mention dactylographie des prnoms et

nom du signataire.

La signature se place au bas de la lettre sur la partie droite de la page,
quelques lignes en dessous du texte.
On distingue :
- la signature par lautorit comptente
- la signature par dlgation : au sein dun service administratif, il

peut tre utilis le procd de la dlgation de signature. Lautorit
comptente peut dlguer sa signature certains de ses collaborateurs en
vue de traiter certaines affaires.
Cette dlgation qui doit toujours tre publie, fera lobjet dun texte
officiel (arrt ou dcision) qui en fixe le cadre et les limites.
- la signature par autorisation : elle intervient lorsque le subordonn

a reu autorisation, par crit, de signer une catgorie dtermine de
documents administratifs (pouvoir limit).
- la signature par ordre : en labsence de toute dlgation crite,

certains documents peuvent tre signs par ordre. Elle ne peut porter que sur
des correspondances courantes, lorsque le titulaire (autorit comptente) est
momentanment empch en vertu dinstruction verbales de celui-ci. Elle est
limite un objet prcis et dans un temps trs court.
- la signature par intrim : elle intervient en cas dabsence du

titulaire ou de vacance de poste. Deux (02) mcanismes sont prvus :
soit un texte a rgl la question en dsignant par avance une

personne pour remplacer lautorit en cas dabsence ou
dempchement le texte sapplique automatiquement : cest
la supplance. La formule utiliser pour traduire la
supplance sera la suivante :
Exemple : pour le Directeur absent,

le Sous-Directeur par intrim
Signature
Nom et prnom
soit les textes nont rien prvu et lautorit comptente prend

un acte (arrt, dcision, note de service) pour dsigner
quelquun devant assurer la continuit de la fonction : cest
lintrim.
Dans cette hypothse, deux formules sont utilises pour traduire

lintrim de la tche.
En cas dabsence ou dempchement on crira :
Exemple : pour le Directeur empch

Le Sous-Directeur charg de lintrim
Signature
Nom et prnom
En cas de vacance de poste, la personne qui sera dsigne

signera selon la formule suivante :
Exemple : le Directeur par intrim

Signature
Nom et prnom
B- LES MENTIONS FACULTATIVES ET CIRCONSTANCIELLES
1- Les mentions facultatives
a- La rfrence
Cette mention est utilise lorsque la mme affaire a dj fait lobjet

dun ou plusieurs autres documents (lettres, message, texte lgislatif ou
rglementaire, etc.) auxquels le rdacteur se rfre.
La rfrence se place en toutes lettres sous lobjet.
b- La Pice Jointe
Cette mention sert rmunrer, en cas de besoin, les diffrentes pices

accompagnant la lettre (ou tout autre document). Elle est place :
- soit en toutes lettres sans la rfrence ;

- soit en bas de la page en utilisant les initiales PJ.
c- LAmpliation
Cest une mention qui permet dadresser des copies de la lettre des
personnes autres que le destinataire principal.
Elle se place en bas gauche de la page, lgrement sous la ligne de

la signature.
d - Le Sous-Couvert
Cette mention sajoute sous la suscription lorsque le document doit

suivre la voie hirarchique pour atteindre le destinataire. Elle peut tre :
- montante (du subordonn au suprieur) ou

- descendante (du suprieur au subordonn)
Lorsque la voie hirarchique comporte plusieurs tapes, on utilise la

formule gnrale de sous le couvert de la voie hirarchique .

2- Les mentions circonstancielles
On peut les classer en trois groupes :
1e. Les mentions destines attirer lattention du destinataire. Ce sont :
- Urgent
- Rappel
- Vu et transmis le .
- Vis le .. ;
2e. Les mentions relatives ou caractre confidentiel de la

correspondance. Ce sont :
- La mention personnelle
- La mention confidentielle
- La mention diffusion restreinte
- La mention secret
3e. Les mentions relatives lacheminement postal. Ce sont :
- Recommand
- Recommand avec accus de rception
- Expresse ou par porteur
C. LE CORPS DE LA LETTRE
Malgr sa spcificit, la rdaction administrative ne demeure pas

moins une composition franaise. Ainsi convient-il dtablir un plan qui
comporte gnralement une introduction, un dveloppement et une
conclusion.
1- LIntroduction
Elle sera trs brve, elle a pour but de prvenir le lecteur pour ce qui va
suivre (une ou deux phrases).
2- Le dveloppement
Cest le corps du sujet. Il peut comprendre quatre (04) parties

maximum. Le rdacteur doit tenir compte de lquilibre entre les parties et de
la loi de lintrt croissant qui consiste prsenter dabord les faits et les
arguments les moins importants et parvenir ceux les plus dcisifs.
3- La Conclusion
Comme lintroduction, elle doit tre brve et tirer les consquences de

ce qui est dit dans le corps du sujet. Elle consiste :
- demander des instructions si on est un subordonn ;

- ordonner ou demander des claircissements lorsquon est un suprieur
hirarchique.
Une seule particularit souligner : la lettre forme administrative ne
comporte :
- ni de formule dappel
- ni de formule de courtoisie ou de politesse
D. LES DIFFERENTS TYPES DE LETTRES
Les lettres forme administrative peuvent tre classes en fonction de

leur objet. Ainsi, on distingue :
1. les lettres dinformation

2. les lettres dexposition ou de compte-rendu
3. les lettres sollicitant un avis ou des instructions
4. les lettres demandant des lments de rponse
5. les lettres de rappel
6. les lettres de transmission
7. les lettres daccompagnement
B. LA LETTRE A FORME PERSONNELLE
- Elments caractristiques ou spcifiques de la lettre forme

personnelle.
Ce sont :
- la formule dappel ;
- la formule de courtoisie ;
- le traitement.
Le Traitement
Cest la manire dont on traite, dans le corps dune lettre forme

personnelle ou dun discours, la personne qui lon sadresse.
Les formules de traitement varient selon la qualit de la personne qui

lon sadresse.
Ex : votre majest pour un souverain ;

Votre saintet pour le pape.
La rgle est que le traitement ne doit tre employ que dans le corps
de la lettre ou du discours et non en formule dappel.
b. Les lments rappelant la lettre administrative
La plupart des mentions contenues dans les lettres forme

administrative se retrouvent dans les lettres forme personnelle. Ce sont :
- lappellation de lEtat et la devise

- le numro denregistrement
- la rfrence
- lobjet
- les pices jointes
- les lieux et dates
- la signature
En ce qui concerne les autres mentions, leur utilisation tient compte de

lorigine et la destination de la lettre. Il sagit :
- des initiales rdacteur / dactylographe

- la mention : objet
- la suscription
- la mention : ampliation
- le timbre
EXERCICES PRATIQUES
exercice 1
Dans le cadre du renouvellement des agrments des structures

bancaires, vous prparez un projet de courrier adress au Ministre de
lEconomie et des Finances pour le compte du Directeur gnral de la BNI.
Rdigez le document!
Exercice 2
Face des prlvements quil juge irrgulier, un client saisit la BNI dune
rclamation.
Vous tes charg par le Directeur des Oprations dlaborer un projet de
courrier dans lequel vous lui expliquez sa situation financire.

CHAPITRE II : LES DOCUMENTS DE LIAISON
I. LE BORDEREAU
Cest un document qui sert en transmettre dautres. On distingue

deux (02) sortes de bordereaux :
A. Le bordereau classique (bordereau denvoi)
Il sert transmettre des documents de service en service ou de

ministre en ministre. Il se prsente sous la forme dun tableau comportant :
- les mentions habituelles quon trouve dans la lettre forme

administrative ;
- le titre : Bordereau dEnvoi ;
- un cadre divis en trois ou quatre colonnes renfermant le texte.
B. Le bordereau simplifi (ou soit-transmis)
Il est utilis uniquement au sein dune mme administration. Il

comporte :
- les mentions habituelles de la lettre forme administrative ;

- le titre "SOIT-TRANSMIS", en majuscule, en milieu de page ;
- une numration des documents transmettre ;
- la mention OBSERVATIONS en majuscule qui indique lobjet de la
transmission.
II. LA NOTE
a- Dfinition
Cest un document qui, en lieu et place dune lettre, permet dchanger, de

communiquer lintrieur dun mme ensemble administratif, dun mme
service.
Elle est exclusivement un document usage interne.
b- Rle
- transmettre des informations, des demandes ou envois de

renseignements ;
- exposer une situation, une question afin de demander des
instructions ou un avis ;
- donner un avis ou des instructions etc.

c- Prsentation
La note comporte toutes les mentions habituelles avec, toutefois, une
nuance de forme : - au niveau de la suscription et de lobjet (qui peut tre
intgr au titre ou port sparment gauche comme pour la lettre).
Il faut galement retenir que la note ne comporte ni formule dappel, ni

formule de politesse.
d- Diffrents types de notes
On distingue en fonction de leur but :
- la note dinformation (pour informer),

- la note dinstruction (pour donner des instructions aux
subordonnes),
- la note de synthse (pour faire la synthse dune affaire),
- la note de prsentation (pour donner au destinataire des
explications et des prcisions).
Les notes sont de diffrentes sortes :
- la note de service (sera tudie dans les documents dinjonction ou

dinstruction) ;
- la note verbale utilise par les diplomates (cours de spcialit).

FICHE N3 : LES DOCUMENTS DINFORMATION
CHAPITRE I : LES DOCUMENTS DINFORMATION INTERNE OU

DOCUMENTS DETUDES
I-LE COMPTE RENDU
A. Dfinition
Cest un document servant relater purement et simplement des faits

ou des vnements.
Cest donc un document essentiellement descriptif.
B. Diffrents types de Comptes-rendus
Il y a :
a. Les comptes-rendus hirarchiques : ils se subdivisent en compte-

rendu dactivit ou de mission, et en compte-rendu daccident ou
dvnement.
b. Les comptes-rendus de runions, lintrieur desquels se trouvent le

compte-rendu intgral ou in extenso et le compte-rendu analytique.
C. Prsentation
1- Les comptes-rendus hirarchiques comportent, en gnral, les

principales mentions didentification figurant sur les lettres
administratives : timbre, lieu et date, plus le titre COMPTE-RENDU en
majuscule suivie de lobjet (qui peut tre port sparment gauche
de la page).
Ex. : Compte-rendu de lactivit de Monsieur .

Compte-rendu de laccident survenu le .
Il y a galement une introduction suivie dun dveloppement.
2- Les comptes-rendus de runion
Pour la rdaction de ces comptes-rendus, on utilise le style direct, pour

le compte rendu intgral ou in extenso c'est--dire en suivant le mot mot
des dbats.
Quant au compte rendu analytique, il scarte du mot mot du style

direct et ne conserve des dbats que ce qui est ncessaire sa
comprhension. Le style indirect est donc utilis, de mme que le prsent de
lindicatif.
COURS DE REDACTION ADMINISTRATIVE

En plus des mentions habituelles, on trouve dans ce type de compte-
rendu des mentions spcifiques qui sont :
- le titre, lintroduction, la liste des participants, lordre du jour, la

formule douverture, le texte du compte-rendu, la formule finale ou
formule de clture.
II- LE PROCES-VERBAL
A. Dfinition
Cest une varit de compte-rendu qui est destin servir de preuve.

On distingue trois types de procs-verbaux :
- le procs-verbal judiciaire : tabli par les agents de lordre

(gendarmerie, police) ;
- le procs-verbal administratif : tabli par certaines administrations

spcialises (domaine, douane, inspection du travail, etc.) ;
- le procs-verbal de runion (ou de sance) tabli la suite dune

runion au cours de laquelle des dcisions importantes sont prises. Il
est plus dtaill que le compte-rendu.
B. Prsentation
1- Le Procs-verbal judiciaire.
Il peut tre tabli sur papier libre ou sur formulaire imprim. Il comporte,
en plus des mentions habituelles, le titre "PROCES-VERBAL" en majuscule suivi
de sa qualification.
Ex. PROCES-VERBAL DAUDITION
Il commence par lindication de la date en toutes lettres suivie de

lheure et de la premire personne du pluriel (pluriel de modestie).
Ex. lan mil neuf cent quatre vingt dix neuf et le vingt quatre
dcembre
quinze heures, NOUS KOUASSI YAO, gendarme la Brigade
dAbobo .
Il se termine par une formule consacre sacramentelle.

Ex. : En foi de quoi, nous avons tabli le prsent procs-verbal et
sign avec le ou les tmoins aprs en avoir donn lecture ceux-
ci.

2- Le procs-verbal administratif
Il est gnralement rdig, sur formulaire imprim, sur lequel figurent la

plupart des mentions habituelles.
On ny trouve aussi, le titre auquel on incorporera lobjet (ou la

qualification).
Ex. : - PROCES-VERBAL DE VENTE

- PROCES-VERBAL DE PASSATION DE SERVICE
On emploie la premire personne du singulier (je) ou la troisime

personne du singulier (il) selon les cas.
La formule sacramentelle sera utilise pour clore le procs-verbal. Le

procs-verbal sera sign aussi bien par les parties concernes que par les
tmoins ventuels.
3- Le Procs-verbal de Runion
Sa structuration est la mme que celle du compte-rendu. Toutefois, le

procs-verbal tant destin servir de preuve, il sera plus dtaill que le
compte-rendu.
La date sera reprise en fin de texte au-dessus de la signature prcde

de la mention Fait . .
Ex. : - fait Abidjan, le .

o le Chef de Service de
o Secrtaire de sance
o Signature
o Prnom(s) et nom
III- LE RAPPORT
A. Dfinition
Comme le compte-rendu, le rapport sert relater des faits, des

vnements ou des activits. Mais en plus de cela, le rapport contient un
commentaire, des apprciations sur les faits, un point de vue personnel du
rapporteur, des conclusions partielles et des propositions de solutions aux
problmes poss.
B. Prsentation
Le rapport comporte :
- la plupart des mentions habituelles ;

- le titre : RAPPORT en majuscule avec ou sans indication du
destinataire et de lobjet.

Ex. :
- RAPPORT
Monsieur le .. sur ..
- RAPPORT
Monsieur le ..
- RAPPORT DACTIVITE
DE LENA
C. Construction du Rapport
La rdaction dun rapport se dcompose en trois (03) phases :
1e / la Recherche des lments, faits et ides ;

2e / le classement des ides ;
3e / la rdaction du rapport.
Elle est faite selon la structure habituelle : (plan)
a- lintroduction (rappel de lobjet (annonce du plan) ;

b- le dveloppement : (sarticule selon le schma suivant :
o lexpos des faits (relation objective des faits)
o le commentaire critique des faits (commentaire des faits +
apprciation sur les faits et point de vue personnel)
o proposition de solution au suprieur.
c- la conclusion.
Elle consiste faire le rappel sommaire des solutions proposes, qui

seront repris sans autre argumentation et demande dinstructions sil y a lieu.
D. Les diffrents types de rapports
En fonction de leur objet, on peut classer les rapports en diffrents

types :
1- Le rapport dtude : prsente les rsultats dun travail de recherche ou

de rflexion sur une question prcise.
2- Le rapport dinspection (tabli aprs tourne dans des services)
3- Le rapport de mission (tabli aprs une mission prcise)
4- Le rapport disciplinaire (adress une autorit suprieur en vue dune
demande de sanction).
5- Le rapport priodique (mensuel, semestriel ou annuel)
6- Le rapport technique (conscutif une mission ou une inspection)
7- Le rapport de prsentation (accompagne les projets de dcrets ou
darrt, etc.)

EXCERCICE PRATIQUE
I- Les documents dinformation internes
A la suite de nombreuses irrgularits constates lors des rachats de dette par

les clients changeant de domiciliation de compte, une rencontre visant
fiabiliser les procdures en la matire est organise entre les diffrents services
de la BNI concernes par la question.
Vous tes dsign loccasion de cette runion, secrtaire de sance,

charg de rdiger le document.
PS : cette rencontre se tient le mardi 26 juillet 2011 10h la salle CRAE-
UEMOA

FICHE N4 : LES DOCUMENTS DINFORMATION
EXTERNE OU DOCUMENTS SIMPLES
I. LA CONVOCATION
a- Dfinition
Cest un document par lequel certains services administratifs

demandent nominativement lun des leurs administrs de se prsenter un
service indiqu et une date donne pour affaire le concernant ou pour
tout autre motif expressment dsign.
Mais gnralement, on rdige une convocation pour une runion

prvue lavance.
Toutefois, il y a des cas o une convocation nest pas ncessaire :
- Runion impromptues (cas durgence) ;

- Runion hebdomadaire ou priodicit tombant date fixe et
entre dans la routine.
b- Prsentation
La convocation comportera les mentions habituelles, mais galement

le titre : CONVOCATION en majuscule au milieu de la page suivi en dessous
de la formule de convocation.
Ex. :
CONVOCATION
Monsieur / Madame , est prie dassister la runion de

qui se tiendra le . . H , lieu de la runion.
Lordre du jour sera port sous la formule de convocation.
II- LAVIS
a) Dfinition
Un document destin laffichage. Il sert prsenter des informations

essentiellement temporaires (confrence, runion, etc.)
b) Prsentation : comme la convocation, lavis comporte :
- Les mentions habituelles ;

- Le titre AVIS en majuscule au milieu de la page, seul ou suivi de la
mention des destinataires.

EX : AVIS
AVIS aux usagers
Le texte de lAVIS commence par la dsignation des personnes
concernes.
EX : Il est port la connaissance de Messieurs .., des agents de

ou du public ou des usagers
o les lieux et date sont prsents en fin de texte.
IV- LATTESTATION ET LE CERTIFICAT
a) Dfinition
Ils sont tous deux des documents dlivrs par une autorit
administrative et destins tablir la vracit de certains faits concernant le
demandeur.
La diffrence entre les deux documents peut se faire :
- du point de vue formel ;

- du point de vue de la valeur des documents ;
- du point de vue de leur destination.
b) Prsentation
Ils comportent :

- Le titre ATTESTATION ou CERTIFICAT en majuscule en milieu de page ;
- Une formule qui prcise la qualit de lautorit qui dlivre le
document ;
- Les nom et prnoms du signataire ;
EX : Le Directeur de .
Vu larrt n . Certifie ou Atteste que M

EXERCICE PRATIQUE
Vous tes le chef de lagence BNI Latrille . Vous dcidez dinformer vos clients
dtenteurs de chques dposer sur leurs comptes produire la en plus du
chque, la photocopie de leur Carte Nationale dIdentit. Rdigez le
document !

FICHE N5 : LES DOCUMENTS DINJONCTION OU
DINSTRUCTION
I. LA NOTE DE SERVICE
a) Dfinition
Cest un document interne par lequel un suprieur donne ses

subordonns, soit des informations, soit des instructions caractre
permanent ou temporaire sur un problme particulier relatif aux activits du
service ou sur le fonctionnement gnral de celui-ci.
Elle peut sadresser lensemble du personnel dun service ou

seulement une partie de celui-ci. La note de service contenant des
instructions permanentes est classe dans un recueil des instructions
permanentes .
b) Prsentation
Elle comporte :
- Les mentions habituelles (timbre, lieu et date etc)

- Le titre NOTE DE SERVICE en majuscule en milieu de page, soit seul, soit
suivi du numro denregistrement, de la date et ventuellement de
lobjet.
Ex : NOTE DE SERVICE n 80 du 12 janvier 2004 relative ltablissement

des actes dtat civil ou NOTE DE SERVICE.
II- LA CIRCULAIRE
a) Dfinition
Cest un document hirarchique destination collective, adress par

une autorit administrative suprieure (chef de lEtat, Ministre, Prfet etc.) aux
autorits ou services subordonns (dconcentrs ou dcentraliss). Elle est
gnralement appele une grande diffusion.
Elle a pour objet de rappeler les buts dun texte rglementaire et den
prciser les modalits dapplication lusage des services subordonns. Mais,
elle peut tre interprtative dans le but de clarifier le sens dune procdure.
b) Prsentation
On trouve :

- Le titre CIRCULAIRE en majuscule au milieu de la page, suivi dun
numro dordre et du sigle didentification du service metteur et la
date ;

- Lobjet peut tre intgr au titre ou prsent sparment comme pour
la lettre.
Ex : CIRCULAIRE N 20/MININTER/CAB du 5 janvier 2004, relative aux

modalits dapplication du dcret n
c) Diffrents types de circulaires
- Les circulaires prsidentielles pour les Ministres ;

- Les circulaires ministrielles ;
- Les circulaires interministrielle (ou conjointes) ;
- Les circulaires prfectorales ;
- Les circulaires municipales.

EXERCICE PRATIQUE
Vous tes le Directeur des Oprations la BNI et il vous revient dindiquer

lensemble des agences la procdure retenue pour le paiement des
chques dun montant suprieur 1.500.000 F CFA.
Rdigez le document vous permettant dinformer lensemble des agences.

REFERENCES BIBLIOGRAPHIQUES
GANDOUIN Jacques, Correspondances et rdaction administratives,

1995, Paris, d. Armand Colin.
GANDOUIN Jacques, ROUSSIGNOL Jean-Marie, Rdaction

administrative Afrique, Maghreb-Afrique subsaharienne, 2014, Paris, d.
Armand Colin.
FAYET Michelle, Russir ses comptes rendus, 2005, Paris, ditions

dOrganisation.
JARIEL-LEGRAND Carol, Le petit guide de la correspondance, 2002,

Colmar, d. S.A.E.P.
FERRANDIS Yolande, La rdaction administrative en pratique, 2015,

Paris, d. Eyrolles.
COULIBALY Lnissongui, Elment de Rdaction administrative, 1993,

Abidjan, d. ABC.
ROBERT Catherine, Le style administratif, 2005, Paris, d. Albin Michel.

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1- Les formules dappel et de courtoisie

FICHE 2 : LES DOCUMENTS DE CORRESPONDANCE

I. LES MENTIONS OBLIGATOIRES

III. LE CORPS DE LA LETTRE

CHAPITRE II : LES DOCUMENTS DE LIAISON

FICHE 3 : LES DOCUMENTS DINFORMATION

CHAPITRE I : LES DOCUMENTS DINFORMATION INTERNES OU

CHAPITRE II : LES DOCUMENTS DINFORMATION EXTERNE

Fiche 4 : LES DOCUMENTS DINJONCTION OU DINSTRUCTION

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ON NECRIRA PAS ON ECRIRA

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