Captulo 5

Objetivos:
1. Utilidad de los cuestionarios
2. Identificar los elementos de diseo para los cuestionarios
3. Clasificacin y contenidos de los cuestionarios
4. reas de aplicacin
5. Orden y lgica que deben mediar para formular las preguntas
6. Herramienta de estrategia
7. Agregar valor a la auditoria administrativa

Cuestionarios:
Representan un recurso idneo para captar datos en todos los rincones de la organizacin y en todas sus
versiones, mbitos y niveles, toda vez que permiten no solo recopilarlos, sino percibir el medio ambiente de la
cultura organizacional predominante y el nivel de calidad del trabajo en funcin de su personal.

Elementos de Diseo
Se prepara tomando en cuenta todos los aspectos conceptuales asociados con la rigidez metodolgica que un
estudio de auditora sea viable de instrumentarse.

Es necesario que en el esbozo (proyecto) de los cuestionarios se efecten los siguientes pasos:
1. Realizar un recuento de la documentacin descriptiva, archivos, estudios y datos estadsticos existentes,
para ubicar el contexto de anlisis en la determinacin de preguntas.
2. Llevar a cabo una observacin directa para validar el orden y la secuencia a seguir, y
3. Someter las propuestas de cuestionario a un proceso de control y evaluacin conocido como prueba previa
o pretest.

La captacin de los datos va entrevista dirigida debe considerar las 3 categoras de respuesta comunes a las
preguntas:
1. Cuando una pregunta, segn las instrucciones, no se debe aplicar por el rea de adscripcin o por el puesto
del entrevistador
2. Cuando se hizo la pregunta, pero el entrevistado no quiso responder o no supo la respuesta
3. Cuando no se hace la pregunta porque el entrevistador no lo estima conveniente

Para la constitucin del cuestionario se deben precisar los campos de distribucin bsicos tales como:
1. El espacio correspondiente para los datos de registro de la entrevista como ubicacin o adscripcin de los
entrevistados, informacin del rea, responsable de la aplicacin, as como la fecha y duracin de la
aplicacin
2. Las instrucciones explicadas de manera sencilla y concisa
3. Las preguntas o tems
4. El espacio para respuestas, el cual debe facilitar tanto la lectura como la respuesta
5. El espacio para consignar las observaciones generales.

Criterios de apoyo

Forma:
Es necesario que el responsable se presente y explique el objetivo que se persigue con l, adems, debe aclarar
cualquier duda y contestar las preguntas de su interlocutor. Una vez que se ha establecido la comunicacin, es
necesario iniciar la captacin con preguntas introductorias para atraer la atencin del entrevistado. Por ende, las
preguntas tienen que ser claras y amables, a manera de acercamiento.

Fondo:
La integracin del cuestionario tiene que contemplar la posicin del entrevistado en la estructura organizacional,
ya que la naturaleza de las respuestas vara de conformidad con el nivel de responsabilidad o grado de dominio
de los temas bajo anlisis.
Por lo que toca al tratamiento de los temas a travs de las preguntas, si bien es necesario apegarse a la secuencia
acceso-profundidad-acceso, como ya se plante, el contexto de los temas debe ser lo suficientemente verstil
para captar la informacin sustantiva en forma progresiva, sin que para ello se incluyan preguntas vagas o
imprecisas. Adems, quien aplique el cuestionario tiene que estar concentrado en las actitudes y forma de
responder a las preguntas, en particular, si alguna de ellas se vincula con algn aspecto que implica
responsabilidad econmica o por su alcance, afecta al proceso de toma de decisiones.

Estrategia:
Por lo que toca al tratamiento de los temas a travs de las preguntas, si bien es necesario apegarse a la secuencia
acceso-profundidad-acceso, como ya se plante, el contexto de los temas debe ser lo suficientemente verstil
para captar la informacin sustantiva en forma progresiva, sin que para ello se incluyan preguntas vagas o
imprecisas. Adems, quien aplique el cuestionario tiene que estar concentrado en las actitudes y forma de
responder a las preguntas, en particular, si alguna de ellas se vincula con algn aspecto que implica
responsabilidad econmica o por su alcance, afecta al proceso de toma de decisiones.

Clasificacin

Pregunta cerrada simple. En este caso, las alternativas de respuesta estn limitadas a dos o tres posibilidades.
Este tipo de preguntas nos permite registrar, interpretar, codificar y analizar con mucha facilidad y no requiere
de alto entrenamiento para el entrevistador. Sin embargo, este formato no proporciona informacin con ms
grado de detalle porque requiere de decisiones polarizadas.

Pregunta cerrada con respuestas mltiples. En este esquema se maneja un nmero mayor de alternativas, lo
que permite ms posibilidades de respuesta. Tambin es fcil de codificar y analizar. Su desventaja principal
radica en obtener las categoras de respuesta ms adecuadas para el objeto de la auditora.

Pregunta abierta. En esta alternativa el nmero de respuestas posibles es infinita, por lo que se requiere de
mayor experiencia del entrevistador para centrar la respuesta. Permite, asimismo, un contacto ms estrecho
entre el entrevistado y el entrevistador, con el consecuente mayor grado de motivacin. Sin embargo, presenta
dificultades para clasificar las categoras segn el nmero de posibilidades, la presencia de prejuicios por
parte del entrevistador y del codificador para clasificar las respuestas.

Preguntas cerradas y abiertas o de cdigo mltiple. En stas se manejan primero las preguntas cerradas
estructuradas lgicamente para llevar despus al entrevistado a campos ms restringidos que le permitan verter
su opinin de una manera especfica.

Contenido de los Cuestionarios

Informacin general de la organizacin

Este apartado est destinado a establecer el marco de referencia de la organizacin bajo estudio, lo que permitir
su plena identificacin y ubicacin, elementos sustanciales para la determinacin del objetivo, alcance y
estrategias idneos. Los datos que integran este apartado son:
1. Nombre o razn social.
2. Giro.
3. Objeto o atribucin.
4. Registro federal de causantes.
5. Ordenamiento(s) jurdico(s) de creacin.
6. Modificaciones.
7. Organigrama.
8. Domicilio(s) de oficina central y representaciones.
9. Telfono.
10. Fax.
11. Correo electrnico.
12. Informacin del rea.
Una vez identificada la organizacin, se deben captar los datos del rea que se audita, lo que har posible la
precisin del nivel de anlisis y la asignacin de responsabilidades y recursos para llevarlo a cabo. Los datos
necesarios son:

1. Nombre del rea.

2. Clave del rea.
3. Fecha.
4. rea de adscripcin.
5. Objetivo(s).
6. Responsable(s).
7. Naturaleza (tipo de auditora).
8. Personal asignado al rea.
9. Fase.
10. Recursos.
11. Instrucciones particulares.

reas de Aplicacin

Por etapa del proceso administrativo:

Planeacin
1. Visin.
2. Misin.
3. Objetivos.
4. Metas.
5. Estrategias/tcticas.
6. Procesos.
7. Polticas.
8. Procedimientos.
9. Programas.
10. Enfoques.
11. Niveles.
12. Horizontes.

Organizacin
1. Estructura organizacional.
2. Divisin y distribucin de funciones.
3. Cultura organizacional.
4. Recursos humanos.
5. Cambio organizacional.
6. Estudios administrativos.
7. Instrumentos tcnicos de apoyo.

Direccin
1. Liderazgo.
2. Comunicacin.
3. Motivacin.
4. Grupos y equipos de trabajo.
5. Manejo del estrs, el conflicto y la crisis.
6. Tecnologa de la informacin.
7. Toma de decisiones.
8. Creatividad e innovacin.

Control
1. Naturaleza.
2. Sistemas.
 3. Niveles.
4. Proceso.
5. reas de aplicacin.
6. Herramientas.
7. Calidad.

Por elemento especifico

1. Adquisiciones.
2. Almacenes e inventarios.
3. Asesora externa.
4. Asesora interna.
5. Coordinacin.
6. Distribucin del espacio.
7. Exportaciones.
8. Globalizacin.
9. Importaciones.
10. Informtica.
11. Investigacin y desarrollo.
12. Marketing.
13. Operaciones.
14. Proveedores.
15. Proyectos.
16. Recursos financieros y contabilidad.
17. Servicio a clientes.
18. Servicios generales.
19. Sistemas.

Resumen

Los cuestionarios son un recurso valioso para la ejecucin de una auditora administrativa, porque permiten
captar informacin de una organizacin por rea y rubro especfico, de acuerdo con su naturaleza, giro, objeto
y grado de evolucin.

Su diseo asocia tanto aspecto conceptual proveniente del marco metodolgico como aspectos prcticos,
relacionados con la experiencia profesional y conocimientos del auditor.

En su preparacin deben tomarse en cuenta todo tipo de informacin descriptiva, como estudios y datos
estadsticos, as como la informacin producto de la observacin directa, a toda la cual se debe someter a un
proceso de control y evaluacin conocido como prueba previa o pretest. Tambin deben considerarse
las categoras de respuesta y los campos de distribucin bsica de la informacin.

Los cuestionarios se clasifican de acuerdo a la forma en que se estructuran las preguntas, las cuales pueden ser:
pregunta cerrada simple, pregunta cerrada con respuestas mltiples, pregunta abierta, y preguntas cerradas y
abiertas o de cdigo mltiple.

Para su identificacin, los cuestionarios incluyen informacin general de la organizacin e informacin del rea
o reas a auditar, en tanto que, por su rea de aplicacin, por etapa del proceso administrativo y por elemento
especfico.

El orden y lgica de las preguntas se desprende de las etapas y componentes del proceso administrativo y
elementos que lo complementan, siguiendo un orden progresivo por tema y alternando las preguntas de acuerdo
con la clasificacin y su estructura.

La base de conocimiento que se despliega en todos y cada uno de los campos de aplicacin es exhaustiva y
analtica, por lo que su composicin permite una visin sistmica de la organizacin.
Conclusin

Los cuestionarios constituyen una herramienta eficaz en la aplicacin de una auditora administrativa, porque
no slo permiten la recoleccin de datos, sino la percepcin del medio ambiente, cultura prevaleciente y calidad
de vida de la organizacin. La secuencia para su desarrollo, desde su concepcin y diseo hasta su aplicacin,
conlleva el manejo de un sinnmero de variables y contextos de aplicacin que interrelacionan el
funcionamiento de la organizacin con sus capacidades distintivas y competencias centrales, lo que agrega valor
al proceso en su conjunto.

CAPTULO 5: CUESTIONARIOS

PREGUNTAS PARA DEBATE

1. Qu papel juegan los procesos estratgicos en la decisin del contenido de los cuestionarios?

Juega un papel importante en la elaboracin de los cuestionarios ya que de este depende la versatilidad para
captar informacin.

2. Cmo influye el liderazgo organizacional en la preparacin de cuestionarios?

En que de este depende la estructura y la coordinacin y manejo de la organizacin.

3. De qu manera influye la composicin organizacional en la aplicacin de cuestionarios?

En que los cuestionarios sern estructurados conforme a la composicin de la organizacin.

4. Cmo relacionan los cuestionarios la informacin histrica con las proyecciones?

Su relacin converge en que utilizando datos histricos podemos realizar cuestionarios y proyectarlos
segn la necesidad.

5. Cules son los puntos de contacto entre los cuestionarios de proceso administrativo y de los
elementos especficos?

Los cuestionarios del proceso administrativo estn compuestos de diferentes variantes independientes o lo
que es lo mismo de elementos especficos.

6. En el contexto de interpretacin, pueden los cuestionarios clasificar las capacidades distintivas de

una organizacin?

Si, ya que cada cuestionario es diferente al igual que cada organizacin es diferente.

7. Qu ventaja concede a un auditor el uso de cuestionarios bien estructurados?

Permitir al auditor captar todos los datos relacionados a la entidad y a la vez ayuda a la percepcin de
diferentes aspectos relacionados con medio ambiente, cultura y calidad de vida de la organizacin.

8. Son los cuestionarios un mecanismo de retroalimentacin de la estrategia que sustenta la auditora?

No, los cuestionarios son una herramienta para recabar informacin.