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1. DIGITALIZACION DE IMGENES
La digitalizacin de imgenes Documentarias es la conversin de la informacin
plasmada en papel, a imgenes electrnicas sin alterar su originalidad, esto se
realiza con un dispositivo de alta velocidad (scanner), siguiendo ciertos
procedimientos se crea una base de datos con sus respectivos campos y luego se
ordena toda la informacin, por ello se le asignan ndices de ubicacin a los
documentos escaneados y hacer mucho mas fcil su bsqueda para su posterior
recuperacin o consulta.
COORDINADOR. DE DIGITALIZACION
Dirigir, supervisar y controlar al personal involucrado.
Participar en la seleccin de los operadores de produccin.
Dirigir la instalacin y equipamiento del ambiente de produccin respectivo.
Dirigir y controlar el cumplimiento el cumplimiento de los cronogramas
establecidos.
Supervisar, controlar y corregir los procedimientos encaminados a cumplir con las
metas de produccin y calidad establecidas.
Dirigir la aplicacin de medidas de contingencia.
Proyectar y elaborar cuadros grficos de produccin.
Realizar cuadros estadsticos de performance de los operadores.
Velar por el cumplimiento de los objetivos trazados.
Velar por el cumplimiento de los procedimientos de produccin adoptados.
Velar por el cumplimiento de las directivas, lineamientos y buenas prcticas que
existan en el interior del ARCHIVO REGIONAL DE HUANUCO.
Gestionar ante la Subdireccin, en la oportunidad debida, los recursos necesarios
para el cumplimiento de los objetivos propuestos.
Supervisar el uso de los recursos asignados.
Administrar el servidor de imgenes.
Otras funciones que el jefe le asigne.
PREPARADORES
Su funcin es la de preparar la documentacin para su paso por los equipos de
escaneo. Esta labor consiste en quitar las grapas de los documentos, desdoblar las
esquinas, pegar los documentos rotos, y todo aquello que pueda afectar el paso de
los documentos por el escner o que pueda originar un dao al equipo durante su
digitalizacin.
DIGITALIZADORES
Su funcin es la de escanear la documentacin. Estos operadores son a la vez
inspectores, ya que deben verificar que los documentos pasen correctamente por el
escner.
INDEXADORES
Su funcin es la de indexar los documentos por serie documental. Cada serie
documental tiene una serie de atributos. Los indexadotes se encargan de asociar a
los documentos valores para esos atributos, con el fin de permitir recuperar los
documentos en base a dichos criterios de bsqueda.
CONTROL DE CALIDAD
Su funcin es la de realizar un control de calidad sobre el documento digital. Estos
visualizan las imgenes y los ndices con el fin de comprobar la calidad de los
documentos electrnicos producidos antes de su grabacin en el servidor de
imgenes y en el servidor de base de datos; estos son adems los responsables de
grabar las imgenes respectivas para su almacenamiento.
1. RECEPCION:
Recepcin de documentos y transferencia al rea de Digitalizacin.
2. VERIFICACION:
Verificacin del estado y de la cantidad de documentos recibidos.
3. PREPARACION:
Retiro de los elementos extraos tales como clips, grapas, residuos de
goma u otros objetos con el fin de permitir una mejor digitalizacin.
4. CAPTURA:
Es propiamente el escaneo de los documentos fsicos.
6. INDIZACION:
Ingreso manual de datos correspondientes a los documentos capturados
no reconocidos por el sistema OCR (Reconocedor ptico de
Caracteres). Cada pgina o unidad de informacin sern indexadas
mediante un programa diseado para este fin. La indexacin es digitar
los campos del perfil o catalogo definidos.
Esta indexacin comprende 2 formas:
8. REPROCESO:
Cuando alguna imagen sea rechazada por no cumplir con los
parmetros establecidos en el Protocolo, ya sea por el mdulo de
Control de Calidad, Indizacin o del Fedatario; el Operador de
Reproceso procede a capturar nuevamente el documento.
10.GENERACION DE MEDIOS:
Es la organizacin de los Cds virtuales, obteniendo el nmero de CDs a
utilizar.
14.COMPAGINACION:
Ordenacin de los documentos fsicos de acuerdo a su posicin original.
15.DEVOLUCION:
Transferencia de documentos fsicos ya digitalizados al archivo pasivo o
al rea donde pertenece la documentacin.
17.ALMACENAMIENTO EN EL SERVIDOR
Una vez entregados los Cds que contienen las micro formas para su
conservacin en una bveda certificada, se almacena las imgenes en
el Servidor de imgenes en forma definitiva, para ser utilizado por el
Sistema de Gestin de contenidos o Gestin Documentaria (Workflow).
Por otro lado, an cuando a tenor de lo sealado en el artculo 26 del D.S. N 009-
92-JUS, el fedatario no tiene la obligacin de estar presente durante todo el proceso
de micro grabacin, (los fedatarios que prestan sus servicios en la institucin s lo
hacen a fin de garantizar que todo el proceso se efecte de acuerdo a ley y
favorecer el normal desarrollo del mismo), pues las incidencias que se presentan
son resueltas en el momento sin mayor dilacin.
La presencia del fedatario y la diligencia con que ste acta, garantiza la originalidad
e inalterabilidad del documento. En el caso del ARCHIVO REGIONAL DE
HUANUCO, se debe precisar que el programa utilizado evitara cualquier
modificacin de las imgenes escaneadas por los operadores. Tal es as que si una
imagen es rechazada por no cumplir con los estndares de calidad establecidos, los
operadores de reproceso deben volver a capturar la imagen.
El fedatario informtico, como profesional del derecho, percibe la trascendencia de
la labor que se realiza y los efectos jurdicos derivados de las micro formas
obtenidas, por lo que debe ser capaz de transmitir este concepto a los operadores
de la Lnea a fin de obtener un ptimo resultado. De este modo, el fedatario es
quien en ltima instancia decide cuando una imagen es aceptada o rechazada,
formndose as un criterio que es compartido con los dems operadores a fin de
lograr una uniformidad.
Asimismo, la intervencin del fedatario garantiza que el producto final obtenido, esto
es las micro formas, tengan el mismo valor legal que el documento fsico original del
cual fueron tomadas, con lo que la institucin se encuentra respaldada frente a
cualquier hecho fortuito como un incendio, terremoto, destruccin, atentados,
inundaciones, humedad, polvo, hongos, etc. que podran conllevar a la destruccin o
prdida del documento papel.
10.1 Descripcin
11.1.1 ENTREGABLES:
- Ambiente de produccin implementado.
- Lnea de produccin instalada (software y hardware) e
implementada.
11.2 FASE 1: PILOTO DE DIGITALIZACION DEL ARCHIVO
CENTRAL
Preparacin de la Documentacin.
Organizacin de Documentos en lotes de produccin
Digitalizacin de documentos generados por el ARCHIVO REGIONAL DE
HUANUCO.
Indexacin por plantillas: digitacin de ndices de documentos (indexacin manual),
y/o desarrollo de aplicaciones para ligar bases de datos relacionadas con
imgenes y documentos (indexacin automtica), en las plantillas
predeterminadas para cada serie documental, establecidas en las Etapas anteriores.
Indexacin OCR.
Control de calidad de imgenes e ndices.
Grabacin de discos (opcional).
11.2.1 ENTREGABLES:
- Documentos del Piloto de Digitalizacin cargados en un servidor de imgenes y de
Sistema.
- Documentos del Piloto de Digitalizacin indexados.
- Documentos de Digitalizacin (imgenes e ndices) respaldados en discos.
- Sistema Gestor de Documentos Electrnicos de Archivos a disposicin de las
reas usuarias del piloto de Digitalizacin, para la recuperacin de los documentos
electrnicos mediante criterios de bsqueda e indexacin OCR.
- Equipo de produccin de Digitalizacin del ARCHIVO REGIONAL DE HUANUCO
conformado.
- Plan de Digitalizacin tcnica para el personal de Digitalizacin del ARCHIVO
REGIONAL DE HUANUCO.
- Personal contratado para las reas de Digitalizacin del ARCHIVO REGIONAL
DE HUANUCO
- Personal capacitado tcnicamente en la lnea de produccin.
11.3.1 ENTREGABLES:
Capacitacin del Equipo de produccin.
- Personal de las reas de Digitalizacin del ARCHIVO REGIONAL DE HUANUCO
preparados.
Preparacin
- Documentos preparados para su paso por el scanner.
- Documentos lotizados y clasificados por series documentales.
Digitalizacin
- Lotes de documentos digitalizados.
Indexacin
- Lotes de documentos indexados.
Control de Calidad
- Documentos digitalizados e indexados verificados y lotes listos
para grabar e incorporar al Archivo digital del ARCHIVO REGIONAL DE HUANUCO
Almacenamiento
- Imgenes almacenadas en el servidor de Imgenes, y cargadas
al Sistema en el servidor.
Capacitacin a usuarios
- Plan de capacitacin en el uso del Sistema de captura de
imgenes y el Sistema de Gestin Documental
- Usuarios capacitados en las funcionalidades de recuperacin de
documentos implementada en el Sistema de Captura de
imgenes y el Sistema de Gestin Documental
11.4.1 ENTREGABLES:
Generacin, derivacin y culminacin de expedientes digitales.
Archivo Temporal y definitivo de los expedientes fsicos.
Integracin de la Gestin de documentos digitales con los procesos de negocio del
ARCHIVO REGIONAL DE HUANUCO.