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Les tables
Introduction
Cration d'une table
Les types de champs
Les proprits du champ
Sauvegarder la structure de la table
Entre de donnes
Insrer un masque de saisie
Insrer un Valide Si
Modification d'une table

Insrer un champ
Dplacer un champ
Supprimer un champ
Placer la cl primaire
Ajout d'enregistrements
Le tri
Le filtre
 Cration d'un filtre
Activer un filtre
Dsactiver un filtre
Imprimer la structure d'une table

Introduction
Les tables contiennent les informations de la base de donnes. Ces tables sont structures. Sa structure contient la liste
des champs ainsi que les proprits ou les caractristiques de ceux-ci.

La cration d'une table doit tre imprativement prcde par une phase d'analyse.

Pour expliciter les oprations faites sur une table on prend comme exemple une table qui contient des informations sur
les employs d'une compagnie.
Voici la liste des champs de cette table :

Nom du champ Type de champ Taille Format

Prnom Texte 15
Nom Texte 15
Poste Texte 15
Bureau Texte 15
Salaire Montaire
Prime Montaire
Embauche Date Date abrge

On indique pour chaque champ son nom et son type; en fonction du type on doit parfois indiquer aussi sa taille (nombre
de caractres) et son format.

Cration d'une table

La cration d'une table commence, naturellement, par la dtermination de la liste de ses champs et de leurs
caractristiques.

Les actions faire sont :

Cliquez sur l'onglet table .

Appuyez sur le bouton Nouveau.
Access vous offre plusieurs manires de crer une table de donnes. Le Mode Feuille de Donnes vous affiche une
grille dans laquelle vous crivez simplement les informations que vous voulez conserver. Vous pourrez ensuite choisir le
Mode Cration pour changer les options qu'Access avait dtermin pour vous. Le Mode Cration contient toutes les
options pour crer et personnaliser la structure d'une table de donnes. L'Assistant Table vous donne de l'aide la
cration d'une table en vous demandant de choisir parmi une liste de champs qui se retrouvent le plus souvent dans une
table. Vous pouvez aussi importer une table partir d'une autre base de donne d'Access ou mme d'une feuille de
travail d'Excel. La dernire option vous permet de faire un lien une autre table d'une autre base de donnes et d'accder
ses informations.

De la liste des choix, slectionnez l'option Mode Cration.

1. Donner un nom au champ

Lors de l'ajout d'un champ la structure d'une table, il faut lui donner un nom et un type de champ. Selon le type de
champ, il faut aussi indiquer Access le nombre de caractres que vous voulez prserver dans le champ. Vous pouvez
aussi, votre choix, ajouter un commentaire pour donner plus d'information sur le contenu du champ.

Les types de champs

Access vous donne le choix entre plusieurs types de champ :

Texte Contient des chiffres ou des lettres. Par dfaut, Access indique que la taille du champ est de 50
caractres. Vous pouvez toujours modifier la taille du champ selon vos besoins. Le maximum est de 255
caractres.
Mmo Utile pour inscrire des commentaires. La taille du champ n'est pas dtermine. Le maximum est de 65
535 caractres.
Numrique Contient des chiffres seulement. Vous pouvez aussi dterminer le nombre de chiffres aprs la dcimale
selon vos besoins. N'oubliez pas d'inclure la dcimale lorsque vous comptez le nombre de caractres que
vous voulez pour le champ !
Date/Heure Peut contenir des dates avec ou sans l'heure. Access conserve l'heure, les minutes et les secondes en
fractions de journe. Donc 0,5 est l'quivalent de midi.
Montaire Il s'agit d'un type de champ numrique. Le format du champ est dj prt pour afficher le signe $ ou F.
NumroAuto Champ numrique entier qui augmente automatiquement d'un (1) chaque nouvel enregistrement que
vous ajoutez la table. Autrefois appel compteur. C'est idal pour les ajouts de nouvelles factures, de
commandes ou de clients.
Oui/Non Champ logique. Dtermine si un cas s'applique ou pas. Ex.: fumeur, non-fumeur. Access conserve
l'information sous forme numrique. 0 = faux, -1 = vrai.
Objet OLE Permet de faire un lien un objet que Windows est capable de grer en le liant ou en l'implantant dans la
base de donnes (Object Linking and Embedding).
Lien Permet de faire un lien hypertexte un autre objet ou l'un des services de l'internet dont on fournit
hypertexte l'URL (Uniform Ressource Locator).
Assistant Cet assistant vous permet d'accder une liste de choix prdtermin qui est contenu dans une autre
liste de choix table ou requte.

Il est aussi possible de mettre un commentaire dans le champ Description. Ce champ peut s'avrer utile pour le
dveloppeur ou pour ces collgues. Cette description va aussi apparatre dans le coin infrieur gauche de la fentre au
moment de l'entre ou la modification des donnes.

Les proprits du champ

Au bas de l'cran, il y a les caractristiques ou les proprits du champ :

Taille: Dtermine le nombre de caractres qui peut tre contenu dans un champ. Information explicite pour les champs
de type Texte. Les autres types de champ ont dj une taille prdtermine.
Format: Dtermine la faon dont l'information sera affiche dans le champ.
Masque de saisie: Dtermine la faon dont l'information sera entre dans le champ.
Lgende: Est le texte qui sera affich dans la feuille de donnes, les formulaires ou les tats la place du nom du
champ.
Valeur par dfaut: Dtermine une valeur initiale lors de l'ajout de nouveaux enregistrements.
Valide si: Place des bornes ou des limites pour l'information qui sera entre dans un champ.
Message si erreur: Affiche ce message si le contenu du champ ne respecte pas les restrictions de la proprit "valide
si".
Null Interdit: Si actif, ne permet pas d'avoir un contenu vide dans le champ.
Chane vide autoris: OUI /NON.
Index: Cette proprit permet l'affichage des informations en ordre croissant. Elle est aussi ncessaire lors de la
cration de relations avec d'autres tables.

Ces dernires proprits sont celles qui sont disponibles pour les champs de type Texte.

Dcimales (Numrique, Montaire): Dtermine le nombre de dcimales qui seront conservs avec le chiffre.

Cl primaire
Une cl primaire est un champ qui aide diffrencier un enregistrement de tous les autres de la table. Par exemple, on
peut utiliser le numro d'assur social pour diffrencier chacun des employs de la compagnie. On peut aussi utiliser un
numro d'inventaire pour diffrencier chacun des produits des autres etc.

Une cl primaire peut aussi tre compos de plusieurs champs ; dans ce cas la combinaison de champs diffrencie un
enregistrement des autres. L'utilisation de plusieurs champs pour composer une cl primaire est rare mais possible.
Cl secondaire
Une cl secondaire est un champ qui est reli la cl primaire d'une autre table. Par exemple, le champ No. de client
d'une table Facture peut tre reli la cl No. de client d'une table Clients.

Sauvegarder la structure de la table

Aprs avoir conu une table, il faut la conserver.

Appuyez sur le bouton .

ou
Du menu Fichier, slectionnez l'option Enregistrer.

Access va ensuite vous demander quel est le nom de la nouvelle table.

Entrez le nom de votre choix et appuyez sur le bouton OK.

Access va possiblement vous demander si vous voulez ajouter une cl primaire votre table ; si c'est le cas regarder le
paragraphe prcdent.

Entre de donnes
Maintenant que la structure de la table est dfinie, il est possible d'entrer de l'information utile pour l'utilisateur : les
donnes.

Appuyez sur le bouton .

ou
Du menu Affichage, slectionnez l'option Mode Feuille de donnes.

Access va vous montrer une grille pour entrer les donnes comme celle-ci (sans les donnes).

Entrez les informations que vous voulez garder. Par exemple, pour notre table d'exemple :

Prnom Nom Poste Bureau Salaire Commission Embauche

Roger Lepage Grant Poitiers 50000 92-01-01
Denis Lambert Vendeur Poitiers 43000 92-01-01
Suzanne Rmi Vendeur Poitiers 65000 93-01-01
ric Gendron vendeur Poitiers 23000 93-06-06

Note: La dernire ligne d'une table ou d'une requte affiche toujours un "*" la gauche. Ceci est pour indiquer la fin de
la table. Entrez les chiffres sans les signes $.

Insrer un masque de saisie

Un masque de saisie sert indiquer Access la manire dont l'information doit tre saisie dans une table. Vous pouvez
forcer l'utilisateur entrer les donnes d'une certaine manire. Par exemple, il est impensable d'avoir des lettres dans un
numro de tlphone ou un numro d'assur social. De mme, un code postal est une srie de 5 chiffres pour la France.

Access a dj quelques modles pour les donnes qui se retrouvent le plus souvent dans une base de donnes. Pour
accder et utiliser ces modles :
 Placez le curseur sur le champ auquel vous voulez ajouter un masque de saisie.
Parmi sa liste de proprits, cliquez sur celle du masque de saisie.

Au bout de la case, un bouton avec trois petits points l'intrieur vient d'apparatre.

Appuyez sur le bouton.

Access va peut tre vous demander de sauvegarder votre table avant de pouvoir continuer. Sauvegardez-la.

La fentre avec la liste des modles vient d'apparatre.

Il y a plusieurs modles,. chacun pour une occasion diffrente. Vous pouvez les utiliser pour entrer des numros de
tlphone, des mots de passe, etc.

Une fois que vous aurez fait votre choix de masque de saisie, appuyez sur le bouton Suivant.

La fentre suivante va apparatre.

Cette fentre vous montre le masque de saisie. Vous pouvez exprimenter en crivant du texte dans la case "Essayer:". Il
vous est possible de changer le format du masque de saisie pour mieux rpondre vos besoins. En plaant le curseur
dans la case "Masque de saisie:" il est possible de le modifier regardez le tableau du fin de paragraphe).
 Une fois que vous aurez dtermin le masque de saisie, appuyez sur le bouton Suivant.

Access vous demande ensuite de quelle manire l'information sera entrepose dans le champ: avec ou sans les symboles
du masque de saisie (les parenthses, les espaces ainsi que les tirets).

Faites votre choix et appuyez sur le bouton Suivant.

Une dernire fentre devrait apparatre pour vous indiquer que la cration du masque de saisie est termine. Sauf si vous
voulez changer une option en appuyant sur le bouton "Prcdent", il ne reste qu' appuyer sur le bouton Terminer.

Vous pouvez galement composer vous-mme manuellement le masque de saisie selon les codes suivants :

Type de caractres Code requis Code optionnel

Chiffres (0-9) uniquement 0 (zro) 9
Chiffres et signes +/- aucun #
Lettres (A-Z) uniquement L ?
Lettres ou chiffres uniquement A a (doit tre une minuscule)
Tout caractre ou espace & C

Exemple pour le code postal franais :

Insrer un Valide Si
La proprit Valide Si permet de mettre des limites ou des bornes l'entre de donnes. Par exemple, le champ salaire
de notre table d'exemple doit toujours tre positif ou nul.
Pour insrer un Valide Si suivez le schma suivant :

Ouvrez la table en mode cration.

Placez le pointeur sur le champ.

Les proprits du champ vont apparatre dans la section du bas.

Placez le pointeur dans la case Valide Si.

C'est dans cette case que vous mettez les critres de validation. Vous pouvez utiliser les diffrents oprateurs ( =, >, <,
<=, >=, <>, Entre et, Pas ...) pour crer le critre de validation.

Dans la case Valide Si, entrez votre expression de validation

La case Message si erreur est le texte que vous voulez voir apparatre l'cran si le contenu du champ ne respecte les
critres de validation. Par exemple ici, si l'utilisateur entre un chiffre ngatif.

Modification de la table
Pendant le dveloppement, vous pouvez vous apercevoir que des changements sont ncessaires une table. Elle a
besoin de nouveaux champs ou certains champs ont besoin d'tre modifis ou simplement limins.

partir du mode feuille de donnes, appuyez sur le bouton o, du menu affichage, slectionnez l'option
cration.
ou
partir du menu principal, slectionnez la table et appuyez sur le bouton Modifier.

Par exemple pour notre table, il faut ajouter trois nouveaux champs: Numro de poste, permanence et commentaires. Le
champ "Code personne" sera utilis pour diffrencier chacun des enregistrements. Il sera la cl primaire de la table. Le
champ "Permanent" sera du type Oui/Non. Il va dterminer si la personne a un contrat permanent dans l'entreprise. Le
champ "Commentaire" sera de type mmo. Il sera possible d'crire des commentaires, au sujet de la performance de
chacun des employs de l'entreprise.

De plus, le champ Numro de poste sera insr au dbut de la structure de la table.

Nom du champ Type de champ Taille Format

Code personne Compteur
Prnom Texte 15
Nom Texte 15
Poste Texte 15
Bureau Texte 15
Salaire Montaire
Commission Montaire
Embauche Date Date abrg
Permanent Oui/Non
Commentaires

Insrer un champ

Placez le pointeur sur la ligne o vous voulez insrer une nouveau champ la table.
Du menu dition, slectionnez l'option Insertion d'une ligne.
ou
Appuyez sur le bouton .

Une nouvelle ligne libre va apparatre. Les autres lignes seront dcales vers le bas.

Dplacer un champ

Pour changer l'ordre de prsentation des champs

Cliquez sur la bote grise la gauche du nom du champ.

En gardant un doigt sur le bouton gauche de la souris, dplacez le champ vers le haut ou le bas selon vos besoins.

Le champ va se rinsrer dans la structure de la table entre les deux champs dont la ligne qui les spare est plus paisse,
ds que vous lcherez le bouton de la souris.

Supprimer un champ

Cliquez sur la ligne du champ que vous voulez supprimer.

Appuyez sur le bouton .
ou
Du menu Edition, slectionnez l'option Supprimer les lignes.

Placer la cl primaire
La cl primaire est un champ, ou une srie de champs, qui permet de distinguer chacun des enregistrements. Par
exemple, deux personnes ne peuvent pas avoir le mme numro d'assur social ou deux produit le mme numro de
produit.

Access ne permettra pas la cration de la cl primaire si deux enregistrements ont la mme information dans le champ
choisi. Si vous avez absolument besoin que les deux enregistrements aient la mme information, il faudrait considrer
un autre champ, ou une combinaison de champs, pour la cl primaire de la table. Access vrifie aussi lors de la saisie
des donnes que la condition d'unicit de cl primaire soit respecte.

Une table n'est pas oblige d'avoir une cl primaire. Elle a cependant besoin d'une cl primaire si d'autres tables veulent
accder de l'information de cette table. Par exemple, la table Facture pourrait, grce aux relations entre les tables,
accder l'information de la table Clients pour connatre le nom du client, son adresse et d'autres informations. Donc,
pour trouver plus rapidement l'information, et s'assurer qu'il n'y a pas deux clients avec le mme numro de client, il faut
que le champ Numro de client de la table Clients soit la cl primaire de cette table.

Pour placer une cl primaire :

Placez le pointeur sur la ligne du champ qui sera la cl primaire de la table. S'il s'agit de plusieurs champs il faut tous
les slectionner avec la souris.
Appuyez sur le bouton .

Si par erreur, vous avez choisi le mauvais champ pour la cl primaire, rappuyez sur le bouton pour dslectionner
le champ comme cl primaire.

Ajout d'enregistrements
L'ajout des enregistrements une table peut se faire en ouvrant la table en mode Feuille de donnes et en saisissant les
enregistrements les uns aprs les autres.

Le tri
Au moment d'afficher le contenu de la table en mode Feuille de donnes, l'option du tri affiche les enregistrements en
ordre croissant ou dcroissant selon un champ.

Dans le mode "feuille de donnes", vous retrouverez dans la barre d'outils les boutons suivants: . Ceux-ci
dtermine le sens du tri.

Placez le curseur dans la colonne que vous voulez afficher en ordre croissant ou dcroissant.
Appuyez sur l'un des boutons pour afficher la table selon ce champ dans l'ordre que vous voulez.

Tous les enregistrements seront raffichs selon l'ordre que vous avez demand sur le champ o se trouve le pointeur
ce moment.

Le filtre
L'option filtre permet d'afficher seulement une partie des enregistrements : ceux qui rpondent aux critres que vous
avez dtermins auparavant. Ceci est trs avantageux lorsque l'utilisateur veut retrouver rapidement quelques
enregistrements parmi une grande masse de donnes.

partir du mode "feuille de donnes", vous retrouverez les boutons pour crer, activer et dsactiver le filtre sur une
table ou une requte: .

Cration d'un filtre

Dterminer les critres de slection. Vous pouvez choisir d'afficher seulement une partie des enregistrements : ceux qui
rpondent certains critres.

partir du mode feuille de donnes, appuyez sur le bouton .

La liste des champs de la table vont apparatre l'un cot de l'autre.

Pour retirer les filtres prcdents, appuyez sur le bouton .

Il ne reste qu'a mettre les critres pour afficher seulement les enregistrements qui rpondent ces conditions..

Placez le pointeur sur le champ qui vous intresse.

Appuyez sur le triangle pointant vers le bas au bout de la case.
De la liste, slectionnez une valeur.

La liste des choix permet de trouver facilement l'information. Elle affiche seulement ce qui est contenu dans le champ.
Mais, il est aussi possible de crer ses propres critres. Par exemple, il est possible de savoir qui gagne un salaire
suprieur 45 000 en mettant l'opration >45000 en dessous du champ Salaire.

Activer un filtre

Pour activer le filtre, appuyez sur le bouton .

ou
partir du menu Filtre, slectionnez l'option Appliquer le filtre.
Access va ensuite vous montrer les enregistrements qui rpondent aux critres que vous avez choisi.

Dsactiver un filtre

Appuyez sur le bouton .

ou
Du menu Enregistrement, slectionnez l'option Afficher tous les enregistrements.

Imprimer la structure d'une table

Du menu Outils, slectionnez l'option Analyse
Slectionnez l'option Documentation

La fentre avec la liste de toutes les tables va apparatre.

Slectionnez la ou les tables dont vous voulez imprimer la structure.

Appuyez sur le bouton Options ...

La fentre suivante va apparatre.

Slectionnez les options dont vous avez besoin.

Appuyez sur le bouton OK.

Une fois revenu la fentre de documentation, appuyez sur le bouton OK.

Access va gnrer l'tat que vous avez demand. Vous pouvez le voir l'cran ou l'imprimer en appuyant sur le bouton
 .

Les requtes
Introduction
Les tapes pour la cration d'une requte
Cration d'une requte
Modifier une requte

Insrer une colonne

Supprimer une colonne
Dplacer une colonne
Les types de requtes

Introduction
L'un des lments les plus puissants d'une base de donnes est la capacit de faire une recherche sur une masse de
donnes. Il est ensuite possible de faire des analyses et d'en sortir des rsultats.

Les requtes servent ressortir linformation dont on a besoin dans la masse des donnes entreposes dans la base de
donnes. Par exemple, vous navez pas besoin de voir toute la liste des clients si vous avez seulement besoin du numro
de tlphone de lun dentre eux. Il y a aussi des requtes pour certaines actions telles que la mise jour et la
suppression de donnes.

Les tapes pour la cration dune requte Access.

1. Choisir la ou les tables et les requtes ncessaires
2. Choisir le type de requte
3. Choisir le ou les champs ncessaires
4. Dterminer si les champs ont besoin dtre tris
5. Cacher des champs si besoin est
6. Dterminer les critres de slection
7. Excuter la requte
8. Options spcialises : regroupement, gnrateur d'expression

Cliquez sur l'onglet des requtes .

Appuyez sur le bouton nouveau.

1. Choisir la ou les tables et les requtes ncessaires.

Vous pouvez crer une requte de deux manires: en utilisant l'un des assistants qu'Access vous offre ou en la btissant
du dbut la fin en mode cration.

Pour l'exemple, slectionnez l'option mode cration.

Vous pouvez crer une requte partir d'une table ou mme d'une autre requte. Il est mme possible d'avoir une
requte qui est compose de champs provenant de plusieurs tables ou d'autres requtes. Access va vous demander dans
la liste des tables et des requtes de choisir laquelle ou lesquelles vous voulez ajouter votre nouvelle requte.
Slectionnez, une la fois, les tables et les requtes et appuyez sur le bouton ajouter. Une fois que vous aurez
slectionn la table, la requte ou une combinaison des deux (ce dont vous avez besoin), appuyez sur le bouton Fermer.

Slectionnez une table.

Appuyez sur le bouton Ajouter.

A la fin, appuyez sur le bouton Fermer

Si, pour une raison ou une autre, vous avez oubli une table ou une requte, vous pouvez en ajouter en mode cration
en appuyant sur le bouton . Il faudra ensuite rpter l'opration ci-dessus.

Pour des besoins d'exemple, les prochaines requtes seront toutes composs partir de la table Employs.

Vous tes maintenant dans l'cran pour la cration de requte. La partie du haut contient les tables et les requtes que
vous avez demandes auparavant. La partie du bas est celle qui est la plus importante. C'est l que vous dcidez des
champs dont vous avez besoin ainsi que des options que vous voulez.
La premire ligne sert pour slectionner les champs dont vous avez besoin pour votre requte. La seconde ligne sert
dterminer l'ordre d'affichage des donnes. La troisime ligne sert dterminer si le champ doit tre affich ou pas. Pour
certaines conditions, il est prfrable de ne pas afficher un champ. La quatrime ligne et les lignes suivantes servent
dterminer les critres pour afficher un enregistrement. La figure ci-dessus montre la requte qui affiche tous les
employs ayant le prnom "roger".

2. Choisir le type de requte

Access vous offre six types de requtes. Chacune est spcialise pour un certain genre de recherche ou d'opration.

Requte slection : Affiche les enregistrements qui rpondent aux critres demands. C'est le type que vous allez
utiliser le plus souvent. Il affiche seulement les enregistrements qui rpondent aux critres slectionns.

Requte analyse croise : Affiche un tableau de synthse selon les champs demands.

Requte nouvelle table: Cration dune nouvelle table avec les champs demands selon les critres demands.

Requte mise jour: Mise jour des enregistrements selon les critres demands.

Requte ajout: Ajoute des enregistrements dune autre table selon les critres demands.

Requte suppression: limine des enregistrements selon les critres demands. Il est possible d'effacer en mme
temps un groupe d'enregistrements qui rpondent aux critres demands.

3. Choisir le ou les champs ncessaires

Parmi les tables et les requtes que vous avez choisies, vous devez choisir les champs dont vous avez besoin pour votre
nouvelle requte. Cela veut dire que vous ntes pas oblig dutiliser tous les champs; seulement ceux ncessaires pour
la requte. Aussi, le caractre " * " situ au dbut de chaque table qui se retrouve dans une requte indique que vous
pouvez ajouter tous les champs de celle-ci dans la requte dans l'ordre o ils sont actuellement dans la table. Ceci
s'applique aussi aux autres requtes que vous pouvez ajouter votre requte.

Il y a trois manires de choisir un champ:

1. Double clic sur le champ

2. Choisir parmi la liste
3. " Tirer " un champ et linsrer au bon endroit (drag & drop)

1. Double clic sur le champ

Placez la souris sur le champ dont vous avez besoin.

Faites ensuite un " double clic " en utilisant le bouton gauche de la souris.

Le champ slectionn va s'ajouter la fin de la liste des champs dj slectionns.

Rptez lopration jusqu' ce que vous ayez tous les champs ncessaires la requte.

2. Choisir parmi la liste

Placez la souris dans la cellule blanche ct du mot Champ:.

Cliquez dans la cellule.
Cliquez ensuite sur la flche noire pointant vers le bas du ct droit de la cellule.
De la liste, slectionnez le champ dont vous avez besoin.
Rptez l'action avec la cellule la droite jusqu' ce que vous ayez choisi tous les champs ncessaires pour terminer
votre nouvelle requte.

3. " Tirer " un champ et l'insrer au bon endroit

De la liste des tables et requtes que vous avez slectionne, placez la souris sur l'un des champs que vous voulez
dans votre nouvelle requte.
Appuyez et gardez votre doigt sur le bouton gauche de la souris.

Une petite bote blanche va apparatre. Ceci est pour indiquer que vous "tenez" le champ de votre choix. Il ne reste qu'
le mettre dans la zone des critres.

En gardant un doigt sur le bouton gauche de la souris, dplacez le pointeur sur la ligne o vous devez insrer le nom
des champs.

Cette dernire mthode est trs pratique pour insrer un champ entre deux autres. Une fois choisis, ces champs seront
affichs dans le mme ordre que celui dans lequel vous les avez choisis (de gauche droite). Il est aussi possible de
dplacer les champs dans la requte. Pour les dplacer :

Placez la souris sur la petite bote grise au dessus du nom du champ.

Cliquez sur cette bote.
Appuyez et gardez votre doigt sur le bouton gauche de la souris.
Dplacez la souris vers gauche ou la droite jusqu' ce que le champ slectionn soit son nouvel emplacement.
Relchez le bouton de la souris.

Si vous vous tes tromp en slectionnant un champ de trop, vous pouvez l'liminer :

Placez la souris sur la petite bote grise au dessus du nom du champ.

Cliquez sur cette bote, la colonne devient noir.
Appuyez sur le bouton Suppression.

4. Dterminer si les champs ont besoin d'tre tris

Une fois que vous avez choisi les champs ncessaires pour complter votre nouvelle requte, vous devez dterminer si
ces champs ont besoin d'tre affichs dans un ordre dtermin. Voulez vous la liste des clients en ordre alphabtique,
ordonn selon leur chiffre daffaire avec votre compagnie, selon leur lieu gographique ou une combinaison de ces
ordres?

En dessous de chaque nom du champ se trouve l'option pour activer le tri sur celui-ci. Vous pouvez dcider de ne pas
l'activer, le tri ou de l'avoir en ordre croissant ou dcroissant.

Cliquez dans la case des tris.

Appuyez sur le bouton avec le triangle pointant vers le bas.
De la liste, vous pouvez slectionner le type de tri que vous voulez.

La priorit des tris.

Il faut cependant faire attention. Le champ tri le plus la gauche la priorit sur les autres qui est sa droite. Donc, si
les champs prnom et nom sont tris, il sera premirement en ordre de prnom suivi du nom de famille. Ex.:

Alain Lacasse
Alain Lemire
Jose Lacasse

5. Cacher des champs

Normalement, tous les champs que vous slectionnez seront affichs. Il arrive cependant que vous ayez besoin d'un
champ pour la recherche mais que vous ne vouliez pas afficher celui-ci. Par exemple, vous voulez le prnom et nom des
personnes gagnant un revenu suprieur 350 000 mais vous ne voulez pas afficher ce montant.

Pour cacher un champ de l'affichage

Cliquez sur le carr d'affichage en dessous de l'option du tri.

Un "X" dans la case indique que le champ sera affich lors de la prsentation des enregistrements, enlevez ce "X" pour
cacher le champ.
Pour la cration de votre premire requte, il est inutile de cacher des champs.

6. Dterminer les critres de slection

Aprs avoir choisi les champs, dcidez si vous voulez les placer dans un ordre et mme si vous voulez les afficher. Il
faut dterminer quels sont les critres de slection. Si vous n'crivez aucun critre, tous les enregistrements vont
apparatre.

Les oprateurs

=, <, >, <=, >= : moins qu'un autre oprateur ne soit choisi, l'oprateur par dfaut est =.
?, * : Ces oprateurs remplacent un caractre (?) ou une srie de caractres (*).
Et : Il est possible de combiner des critres pour limiter le nombre d'enregistrements qui rpondent aux critres.
Ou : Il est possible de combiner des critres pour avoir le plus d'enregistrements possibles.
Entre : Affiche les enregistrements qui sont entre tels et tels critres. Ceux-ci sont inclusifs.
Pas ou <> : Affiche tous les enregistrements SAUF ceux qui rpondent aux critres.
Null : Affiche les enregistrements dont le contenu d'un certain champ est vide.
Champ calcul : Il est possible de crer des champs calculs qui donnent le rsultat d'une formule qui utilise le contenu
des champs de l'enregistrement. Ex.: Total: [Quantit]*[Prix_Unitaire]
Les oprations : Permetent d'avoir la somme, la moyenne, le nombre ainsi d'autres oprations mathmatiques sur les
enregistrements qui rpondent aux critres demands.
Gnrateur d'expression : Permet d'utiliser au maximum les requtes. Utilise les fonctions intgres dans Access.

7. Excuter la requte

Appuyez sur le bouton ou, du menu Affichage, slectionnez l'option feuille de donnes.

Les enregistrements qui rpondent aux critres seront affichs.

Pour revenir ensuite au mode cration, appuyez sur le bouton .

ou
Du menu Affichage, slectionnez l'option Cration.

8. Options spcialises : les fonctions, le gnrateur d'expression, les oprations

Access vous offre beaucoup de possibilits pour concevoir des requtes complexes. Il vous offre une longue srie de
fonctions que l'on peut utiliser dans les requtes, les formulaires ou les tats. Pour nous aider utiliser ces fonctions,
Access nous offre le gnrateur d'expressions qui donne accs toutes les ressources disponibles partir du logiciel.
Que ce soit, les champs, les tables, les requtes, les formulaires, les tats, les macros, les modules ou les fonctions
intgres, ils sont tous disponibles partir du gnrateur d'expressions. Pour terminer, il est aussi possible de regrouper
les enregistrements pour faire des oprations telles que la somme sur un champ, pour compter, pour trouver la moyenne
parmi d'autres.

Les fonctions

En plus des champs calculs, Access possde des fonctions prdtermines pour aider raliser des requtes et des
analyses plus complexes. Il y a 176 fonctions de disponibles qui sont regroupes en 16 catgories. Voici la liste des
catgories et le nombre de fonctions dans chacune des catgories.

Nom de la Nombre de
catgorie fonctions
Tableau 2
Conversion 31
Base de donnes 13
Date/Heure 23
DDE 6
Regroup.Domaine 10
Gestion d'erreur 4
Financier 13
Gnral 10
Entre/Sortie 14
Inspection 5
Maths 12
Messages 3
Droulement prog 3
Regroupement SQL 9
Texte 28

Il y a une fonction pour presque toutes les occasions. Il suffit d'appuyer sur le bouton pour afficher le gnrateur
d'expression. partir de cette fentre, vous avez accs toutes les ressources disponibles d'Access. Pour voir la liste des
fonctions:

Faites un "double clic" sur le dossier "Fonctions" situ dans la premire colonne de la fentre.
Cliquez sur le dossier "Fonctions intgres"

Le contenu de la deuxime et la troisime colonne vont se remplir. La deuxime colonne contient la liste des catgories
de fonctions. La troisime colonne contient la liste des fonctions disponibles.

Pour avoir plus d'informations sur l'une des fonctions:

Cliquez sur la fonction qui vous intresse.

Appuyez sur le bouton Aide.

Une description de la fonction va apparatre dans une fentre.

Les oprations

En plus de faire des recherches avec des critres ou des fonctions intgres d'Access, il est aussi possible de regrouper
les champs pour faire des oprations telles que la somme, la moyenne de champs numrique. Parmi ces autres
oprations, il est aussi possible de compter le nombre d'enregistrements qui rpondent certains critres.

Pour accder aux oprations, appuyez sur le bouton .

Voici la liste des oprations et ce que vous pouvez accomplir en les utilisant.

Nom des Description

oprations
Regroupement Regrouper sur le champ.
Somme Trouver la somme d'un regroupement d'enregistrements. Seulement pour un champ de type
numrique ou montaire.
Moyenne Trouver la moyenne d'un regroupement d'enregistrements. Seulement pour un champ de type
numrique ou montaire.
Min Trouver la plus petite valeur pour le champ.
Max Trouver la plus grande valeur pour un champ.
Compte Compte le nombre d'enregistrements qui rpondent aux critres voulus.
EcartType Trouver l'cart type d'un regroupement d'enregistrements. Seulement pour un champ de type
numrique ou montaire.
Var Trouver la variance d'un regroupement d'enregistrements. Seulement pour un champ de type
numrique ou montaire.
Premier Trouver le premier enregistrement inscrit dans la table qui rpond aux critres demands.
Dernier Trouver le dernier enregistrement inscrit dans la table qui rpond aux critres demands.
Expression Entrer ses propres formules ou champs calculs pour un regroupement.
O Entrer des critres sans qu'ils soient pris en considration pour le regroupement.
Toutes les oprations ne s'appliquent pas tous les type de champs. Par exemple, il est impensable de faire une
moyenne sur un champ de type Texte. Voici une liste des oprations et sur quel type de champs ils peuvent s'appliquer.

Opration Texte Mmo Numrique OLE

Date/Heure
Montaire
NumroAuto
Oui/Non
Somme X
Moyenne X
Min X X
Max X X
Compte X X X X
cartype X
Var X
Premier X X X X
Dernier X X X X

Modifier une requte

Aprs votre premier aperu du rsultat de la requte, il est possible que vous vouliez modifier un ou plusieurs lments
de la requte. Pour insrer une nouvelle colonne entre des champs, supprimer un champ de la liste ou dplacer un champ
dans l'ordre des champs affichs dans la requte :

Insrer une colonne

Il est possible d'insrer une colonne entre deux champs dans la liste des champs de la requte. Cela est avantageux
lorsque vous voulez insrer un champ calcul entre deux champs qui sont dans la requte.

Cliquez sur la colonne place la droite de la colonne que vous voulez ajouter.
Du menu Insertion, slectionnez l'option Colonnes.

Supprimer une colonne

Vous n'avez plus besoin d'un champ pour une requte. Il est facile de le retirer en suivant les instructions suivantes.

Cliquez sur la colonne supprimer.

Du menu dition, slectionnez l'option Supprimer colonne.

Dplacer une colonne

Il est aussi toujours possible de changer l'ordre de prsentation des champs dans la requte.

Cliquez sur la petite bote grise au-dessus du nom du champ dplacer.

La colonne complte devrait tre slectionne.

Placez le pointeur au-dessus de la bote grise du champ dplacer.

En gardant un doigt sur le bouton gauche de la souris, dplacez le champ vers la gauche ou vers la droite selon vos
besoins.

Le champ va se rinsrer dans la requte l'endroit o il y a une barre verticale entre les champs ds que vous
relcherez le bouton gauche de la souris.

Pour modifier d'autres lments de la requte vous n'avez qu' cliquer dessus avec la souris et faire les modifications
ncessaires.
 Les formulaires
Introduction
Cration d'un formulaire assist
Entrer de l'information
Mise au point d'un formulaire
Imprimer le formulaire

Introduction
Les formulaires servent mieux prsenter l'information qui se retrouve dans les diffrentes tables. Il est aussi plus
"convivial" ou pratique d'entrer l'information dans un formulaire que directement dans une table ou une requte. Il est
possible d'afficher seulement les champs qui sont ncessaire l'cran ou de "verrouiller" un champ. Ceci permet de voir
le contenu d'un champ mais pas de le modifier.

La cration d'un formulaire ncessite une table ou une requte pour la source de celui-ci. Une requte est plus pratique
lorsque vous avez besoin d'un formulaire dont les champs proviennent de plusieurs tables. C'est aussi plus pratique si
vous voulez filtrer les enregistrements pour voir seulement la partie qui rpond vos critres.

Cration d'un formulaire assist

La source d'un formulaire peut tre une table ou une requte. Cependant, une requte peut avoir plusieurs tables. La
rgle est que si vous tes capable d'entrer de l'information directement partir de la requte, vous serez aussi capable de
le faire dans le formulaire.

Formulaire instantan : Access gnre pour vous un formulaire dont les champs sont l'un en dessous de l'autre.

partir du menu principal, slectionnez l'onglet des formulaires .

Appuyez sur le bouton Nouveau.

Access vous affiche la liste des assistants disponibles pour la cration d'un formulaire. Comme vous le voyez, il y a
plusieurs choix. Le tableau ci-dessous dcrit chacun de ces assistants ainsi que les avantages et dsavantages de chacun.
Type Description Avantage/Dsavantage
Bien pour de petit formulaires
ou des formulaires ayant
beaucoup de champs
Mode indpendants.
Permet de construire un formulaire partir de zro.
cration Les assistants sont mieux placs
pour crer des formulaires pour
afficher les donnes de tables ou
de requtes.
Il vous pose quelques questions pour dterminer les champs dont vous
Assistant Il vous offre plus d'options que
aurez besoin ainsi que du genre de prsentation que vous voulez
formulaire les autres assistants.
afficher.
Formulaire
Il gnre automatiquement un formulaire qui affiche chacun des champs
Instantan:
l'un en dessous de l'autre.
Colonnes
Ceci n'est pas toujours pratique
Formulaire
lorsque vous avez plusieurs
Instantan: Il affiche chacun des champs d'un enregistrement l'un a cot de l'autre.
champs dans une table ou une
Tableau
requte.
Formulaire Ceci n'est pas vraiment pratique
Instantan: Il affiche tous les enregistrements en mode feuille de donnes comme pour l'utilisateur moins qu'il
Feuille de l'entre des donnes partir d'une table. ne connaisse parfaitement le
donnes contenu des champs.
Il permet d'afficher les champs de type numrique ou de type montaire
Assistant dans un graphique. Il suffit d'indiquer l'assistant les champs dont vous
graphique avez besoins et du genre d'opration (somme, moyenne, minimum,
maximum ...) que vous voulez avoir.
Assistant Il a aussi l'avantage de vous
Tableau afficher des oprations. Vous
Il vous permet de regrouper plusieurs champs dans un tableau crois.
crois pouvez restructurer la
dynamique prsentation des donnes.

Slectionnez un choix, par exemple, l'assistant formulaire.

Au bas de la fentre, slectionnez la table ou la requte de votre choix.
Appuyez sur le bouton Suivant >.

La prochaine fentre consiste dterminer les champs dont vous aurez besoin dans le formulaire. Au bas de la fentre,
celle-ci est spar en deux partie. La case de gauche affiche les champs de la table ou de la requte. La case de droite
affiche la liste des champs qui seront utiliss dans le formulaire. Pour ajouter un champ:

Slectionnez de la case de gauche le champ que vous voulez ajouter au formulaire.

Appuyez sur le bouton .

Le champ sera ajout la liste des champs slectionns pour le formulaire.

Pour ajouter tous les champs, appuyez sur le bouton .

L'ordre dans lequel vous slectionnez les champs est important. C'est dans cet ordre que les champs vont apparatre dans
le formulaire. Vous pouvez toujours le changer en personnalisant le formulaire. Mais, vous pouvez aussi vous viter des
complications en plaant en ordre les champ ds maintenant.
L'assistant vous permet avec cette version de choisir des champs provenant de plusieurs tables ou requtes sans avoir
auparavant crer une requte ayant tout les champs voulus. Il faut cependant faire attention d'avoir fait des relations
entre les tables avant de choisir des champs de diffrentes tables ou requtes. Aussi, le formulaire va afficher tous les
enregistrements. Si vous avez besoin de n'afficher ou de n'accder qu' une partie des enregistrements ou s'il n'y a pas de
relations entre les tables ou les requtes que vous avez besoin, vous devez auparavant crer une requte.

Le prochain cran demande quel est la manire dont les champs seront affichs l'cran. Access vous donne mme un
aperu de votre choix la gauche de la fentre avant de choisir dfinitivement. L'option Colonne simple va afficher les
champs l'un en dessous de l'autre. L'option Tabulaire va afficher les champs un cot de l'autre. Access va rduire la
taille des champs pour s'assurer que les champs apparaissent l'un cot de l'autre. L'option Feuille de donnes va
afficher les champs de la mme manire que lors de l'entre des donnes dans une table. Ceci n'est pas pratique si
l'utilisateur ne connat pas tous les champs. Le mode Justifi va afficher les champs les uns cot des autres sauf qu'il
ne rduira pas la taille des champs. Il va afficher les autres champs en dessous. La partie gauche de l'cran vous donne
une image du type de prsentation.

Slectionnez une option (nous avons choisi Colonne simple).

Appuyez sur le bouton Suivant >.

La prochaine fentre vous demande quel est l'image de fond de votre formulaire. Vous pouvez dcider de ne pas mettre
de fond de formulaire en slectionnant l'option Standard.
 Slectionnez une option (nous avons choisi Crpuscule).
Appuyez sur le bouton Suivant >.

La dernire fentre vous demande d'abord le titre du formulaire.

Changez donc le titre.

En plus, Access vous demande ce que vous voulez faire ensuite. Vous pouvez voir le formulaire ou modifier
immdiatement le formulaire.

Slectionnez l'une de deux options Ouvrir le formulaire pour afficher ou entrer des informations ou Modifier la
structure du formulaire.
Appuyez sur le bouton Terminer.

Voici un aperu du formulaire une fois termin.

Entrer de l'information

Il vous est possible d'ajouter ou de modifier les enregistrements de la table comme vous l'avez peut tre fait en mode
feuille de donnes lors de la cration de la table. Cependant, la prsentation des donnes est plus comprhensible pour
un nouvel utilisateur qu'en utilisant le mode feuille de donnes.

Dplacement dans le formulaire :

Pour se dplacer dans le formulaire, utilisez les touches suivantes:

Utilisez les touches Tab et MAJ (Shift) Tab pour vous dplacer au champ suivant ou au champ prcdent.
Utilisez les touches PageUp et PageDown pour vous dplacer d'un enregistrement l'autre.
Vous pouvez aussi utiliser la barre de navigation situ au coin infrieur gauche de la fentre pour vous dplacer
d'une enregistrement l'autre ou au premier et dernier enregistrement de la table.
Pour ajouter un enregistrement la table, allez au dernier enregistrement et appuyez sur la touche PageDown. Un
enregistrement vide va apparatre. Ensuite, entrez les nouvelles donnes votre choix.

Mise au point d'un formulaire

Entrez en mode cration en appuyant sur le bouton .

Vous pouvez changer, ajouter et supprimer des objets votre formulaire. Access appelle chaque objet de votre
formulaire un "contrle".

Supprimer un champ

Il est toujours possible de supprimer un contrle (objet) du formulaire. Ce peut tre un intitul, une ligne, une bote ou un
autre lments du formulaire; incluant les champs. L'exercice qui suit consiste retirer le champ Poste du formulaire.
L'exercice suivant va le remettre dans le formulaire.

Slectionnez l'objet supprimer.

Appuyez sur la touche Supprime (Suppr).
ou
Du menu dition, slectionnez l'option Supprimer.

Ajouter un champ

Il vous est toujours possible d'ajouter ou de remettre un champ. L'exercice consiste remettre le champ poste qui avait
t retir dans le formulaire l'endroit o il tait plac.
Appuyez sur le bouton .

La liste des champs de la table ou de la requte la source du formulaire va apparatre.

 De la liste des champs, cliquez le champ dsir.
En gardant un doigt sur le bouton gauche de la souris, dplacez le champ l'endroit dsir dans le formulaire.
Relchez le bouton de la souris.

Dplacer un contrle (objet)

Cliquez sur le contrle dplacer.

Placez le pointeur sur la bordure de l'objet. Le pointeur devrait se transformer en une petite main.
En gardant un doigt sur le bouton gauche de la souris, dplacez le contrle l'endroit de votre choix.

Si vous aviez choisi une zone de texte (champ) ou un intitul, l'lment associ (champ ou intitul) va aussi se dplacer.
Pour dplacer seulement un ou l'autre:
Cliquez sur le contrle dplacer.
Placez le pointeur sur le gros carr noir situ au coin suprieur gauche du contrle. Le pointeur devrait se transformer
en une petite main avec l'index sur le carr.
En gardant un doigt sur le bouton gauche de la souris, dplacez le contrle l'endroit de votre choix.

Dans ce dernier cas, seulement l'intitul ou la zone de texte choisi se dplacera. De cette faon, il est possible par
exemple de mettre le champ en dessous de l'intitul.

Dplacer une srie de contrles (objets)

Pour dplacer plusieurs lments la fois, il faut premirement les slectionner: avec un bloc en utilisant la souris ou
avec une combinaison de clic de souris et de la touche MAJ (shift).

Avec un bloc de souris:

En gardant un doigt sur le bouton gauche de la souris, dplacez la pour entourer tous les lments que vous voulez
slectionner.

Cette technique est pratique si les lments sont proche l'un de l'autre et qu'il n'y a pas de contrles qui ne doivent pas
tre dplac entre ceux-ci. Pour tre plus slectif dans vos choix de contrles, utilisez la technique suivante :
En gardant un doigt sur la touche MAJ (shift), cliquez sur les contrles dplacer.

Une fois que les lments sont choisis, utilisez la technique explique ci-dessus pour dplacer une srie de contrle au
lieu d'un seul.

Changer la prsentation d'un contrle (objet), changer les couleurs

partir de la seconde barre d'outils, il est possible de changer la prsentation du texte et des champs. La partie suivante
de la barre d'outils permet de changer respectivement la couleur de fond, changer la
couleur du texte, changer la couleur du contour, changer le type de contour et mettre un effet de relief aux contrles
(objets) situs sur le formulaire.

La barre d'outils

Appuyez sur le bouton pour afficher la barre d'outils.

La barre d'outils vous offre l'accs plusieurs contrles que vous pouvez ajouter votre formulaire. La
partie qui suit explique chacun de ces outils et donne un exemple du fonctionnement de chacun dans un
formulaire.
Slectionnez un contrle

En appuyant sur le bouton , il vous est possible de slectionner un ou plusieurs contrles (objets) pour ensuite les
dplacer ou changer une de leurs proprits.

Ajouter un "intitul" ou du texte libre.

Appels aussi des tiquettes, les intituls servent dcrire les champs ou ajouter de l'information supplmentaire sur le
formulaire. Un intitul apparat chaque fois que vous ajoutez un champ au formulaire. Pour l'utiliser:

Appuyez sur le bouton .

Cliquez sur le formulaire o vous voulez placer l'intitul.
crivez le texte de votre choix.

Ajouter une "zone de texte" ou un champ indpendant

En plus des champs provenant de la table ou requte source de votre formulaire, il vous est possible d'ajouter vos
propres champs calculs comme dans une requte. La seule diffrence est qu'il faut mettre le caractre " = " au dbut de
la formule. Par exemple pour ajouter une zone de texte au formulaire pour dterminer le revenu (salaire et commission)
d'un employ affich l'cran.
Appuyez sur le bouton pour ajouter une zone de texte.
Cliquez l'endroit o vous voulez le champ indpendant.

La zone de texte et un intitul vont apparatre.

Placez le curseur l'intrieur de la case de zone de texte.

Entrez la formule suivante: =[salaire] + [commission] .
Affichez le formulaire en mode Formulaire en appuyant sur le bouton .

Si le champ revenu affiche #Nom?, il y a une erreur dans la formule. Retourner au mode cration et vrifier la formule.

Entrez un chiffre dans la case salaire ou commission et appuyez sur la touche Entre.

Ds que vous avez appuy sur la touche Entre, ou dplac le pointeur un autre champ, le champ indpendant Revenu
que vous venez de crer s'est mis jour avec le nouveau total de la somme des champs Salaire et Commission.

Vous pouvez crer vos propres formules pour calculer presque tous ce que vous voulez. Vous pouvez, par exemple,
calculer la TVA sur une facture, la commission d'un vendeur sur une facture ou utiliser les fonctions d'Access pour
d'autres calculs. La seule restriction est que les termes de la formule soient connus.

Ajouter un groupe d'options

Un groupe d'option vous permet, comme pour la zone de liste modifiable et la zone de liste, de choisir parmi une liste
prdtermin. L'une des diffrences entre un groupe d'option et les deux autres est que toutes les options apparaissent
l'cran. Pour les deux autres, il faut appuyer sur un bouton la droite de la case pour voir les autres possibilits. Une
autre diffrence est que vous devez crire la description, appele une tiquette en jargon d'Access, au lieu de choisir
parmi une liste qui se retrouve dans une table ou une requte. La dernire diffrence est qu'il faut dterminer la valeur
qui sera conserve dans le champ pour chacune des tiquettes que vous avez crites.

L'exercice consiste crer un groupe d'options qui sert dterminer le statut social de l'employ. La valeur qui sera
choisie sera conserve dans le champ Statut de la table Employs.
 Appuyez sur le bouton .
Cliquez sur le formulaire l'endroit o vous voulez mettre un groupe d'options.

la premire fentre, l'assistant de groupe d'options va vous demander la liste des tiquettes, ou descriptions, pour les
choix que vous voulez offrir l'utilisateur du formulaire.

crivez ensuite la liste des possibilits. Pour les besoins de l'exercice, crivez les mmes tiquettes, ou descriptions,
que ceux affichs dans la fentre ci-dessus.
Appuyez sur le bouton Suivant >.

L'assistant pour le groupe d'options vous demande ensuite si l'une des valeurs devrait tre la valeur par dfaut. Ce qui
veut dire qu'il y aurait une valeur prdtermine. Si aucune autre valeur n'est choisie, c'est celle-ci qui sera la valeur du
champ.

Appuyez sur le bouton Suivant >.

Aprs avoir entr les tiquettes, il faut donner une valeur chacune de celles-ci. Par dfaut, Access affiche un chiffre
ct de chacune de ces tiquettes. Il vous est aussi possible de mettre du texte au lieu des chiffres. Cette fentre vous
permet de modifier ces valeurs celles de votre choix.

Appuyez sur le bouton Suivant >.

L'assistant vous demande ensuite que faire avec la valeur slectionne. Il vous offre de la conserver dans un champ
indpendant (conserver la valeur pour un usager ultrieur) ou de placer cette valeur dans un champ d'une table.

Pour l'exemple ci-dessus, on slectionne l'option "Stocker la valeur dans ce champ:" et on slectionne le champ
tat civil.
Appuyez sur le bouton Suivant >.

L'assistant vous demande ensuite de l'information sur le style de prsentation du groupe d'options que vous prfrez. Il
vous offre le choix pour la prsentation des tiquettes (descriptions) et de la bordure qui entoure le groupe. La partie
gauche de la fentre vous offre un aperu du groupe d'options avec vos choix d'options.

Pour les besoins de l'exercice, slectionnez l'option "Case d'option" pour la prsentation des tiquettes.
Slectionnez l'option "chelonn" pour le choix de la bordure.
Appuyez sur le bouton Suivant >.
Le dernier lment dont l'assistant a besoin pour terminer la cration du groupe est un titre pour le groupe d'options. Ce
titre va apparatre au haut du groupe d'options :
crivez le texte dans la case.
Appuyez sur le bouton Terminer.

Access va prendre quelques instants pour gnrer le groupe d'options avec les options que vous avez choisies. Voici le
rsultat de l'exercice.

Avec un groupe d'option, il est possible de choisir un seul des choix offerts dans la bote.

Bouton bascule

Le bouton bascule, comme le bouton d'option ou le bouton crochet est utilis pour les champs de type Oui/Non. Il faut
appuyer sur le bouton pour dire "oui" ou pour "activer" l'option ou le champ.

Bouton d'option (radio)

Le bouton d'option (anciennement appel bouton radio) peut tre utilis avec un champ de type Oui/Non. Il faut "noircir"
le bouton pour l'activer ou pour dire l'quivalent de Oui.

Bouton crochet

Le bouton crochet peut tre utilis avec un champ de type Oui/Non. Il faut mettre un "X" dans la case pour l'activer ou
dire l'quivalent de Oui.

Zone de liste modifiable

Comme un groupe d'option ou une zone de liste, une zone de liste modifiable vous permet de slectionner une valeur
parmi une liste prdtermine. Il vous est aussi possible d'ajouter d'autres valeurs la liste ce que ne permet pas le
groupe d'options ou la zone de liste. Une liste a aussi l'avantage d'viter des erreurs d'orthographe lors de la
retranscription des donnes. Le dernier avantage d'une liste modifiable est qu'il est possible d'afficher plusieurs champs
en mme temps et de donner ainsi des informations pour faire un choix pour une valeur de la liste.

Si on veut crer une zone de liste modifiable pour le champ du formulaire il faut suivre les tapes suivantes :

Dans le formulaire, slectionnez le champ et effacez-le.

De la barre d'outils, appuyez sur le bouton .
 Placez la zone de liste modifiable en cliquant l'endroit o le champ effac tait situ.

L'assistant vous offre trois manires de dterminer la source pour la liste modifiable. Parmi les choix pour dterminer la
source, vous pouvez choisir le contenu d'une table ou d'une requte qui existe dj. Vous pouvez aussi crire les valeurs
de votre choix. Celles-ci seront ensuite conserves dans une nouvelle table. La dernire possibilit vous permet de vous
rendre un enregistrement selon le choix de cette liste modifiable.

Faites votre slection.

Appuyez sur le bouton Suivant >.

L'assistant va ensuite vous demander soit le nom de la table ou de la requte qui sera utilise pour la source de la zone
modifiable, soit de saisir la liste des valeurs, soit de slectionner un des champ du formulaire.

L'assistant vous demande ensuite l'endroit o vous voulez conserver la donne. Vous pouvez la conserver dans un
champ indpendant (Mmoriser la valeur pour usage ultrieur) ou la mettre dans l'un des champs de la table.

Faites votre choix.

Appuyez sur le bouton Suivant >.
La dernire question est de savoir quel est le texte de l'tiquette qui va dcrire la liste modifiable.

crivez le nom de l'tiquette dans la case.

Appuyez sur le bouton Terminer.

Voici un aperu de la liste modifiable une fois termine.

Lors de son utilisation en Mode Formulaire, l'utilisateur peut choisir parmi les valeurs de la liste ou saisir une autre
valeur.

Zone de liste

La mise en place est similaire la zone de liste modifiable, sauf que lors de son utilisation la saisie d'une autre valeur
que celles de la liste n'est plus possible.

On peut aussi ajouter des divers objets (boutons, traits, images, autres ...)

Bouton de commande

Par exemple, ajouter un bouton commande pour passer l'enregistrement suivant.

Image

Cadre d'objet indpendant

Cadre d'objet dpendant

Saut de page

Contrle Onglet

Sous formulaire/Sous tat

Trait

Bote

Autres contrles

Changer les proprits d'un champ ou d'un objet.

 Slectionnez l'objet, ou le contrle, dont vous voulez changer un attribut.
Appuyez sur le bouton sur la barre d'outils.
ou
Appuyez sur le bouton droit de la souris.
De la liste des options, slectionnez l'option "proprits".

Voici la liste de toutes les proprits ou

options que vous pouvez modifier pour
chacun des "contrles" du formulaire.

Les proprits peuvent tre regroup en

4 catgories.

L'option la plus importante est la

seconde de la liste : Source contrle.
Access peut savoir si le contenu est un
champ d'une requte ou d'une table. Il
est aussi possible d'y entrer une formule.

Le format automatique
Access vous permet de changer la prsentation de votre formulaire en utilisant un modle pr-tabli.

Appuyez sur le bouton .

La fentre suivante va apparatre.

Cette fentre vous permet d'utiliser l'un des modles existants ainsi que de dcider d'affecter ces changements aux
polices de caractres, aux couleurs du texte et des bordures.

Le bouton gnrer
Access permet de mettre jour des formules, d'accder des fonctions, des macros ou des modules de programmation.

Appuyez sur le bouton .

Afficher un formulaire
partir du mode cration, appuyez sur le bouton .
ou
Du menu Affichage, slectionnez l'option Mode Formulaire.

Imprimer un formulaire

Du menu Fichier, slectionnez l'option Imprimer.

ou
Appuyez sur le bouton . Attention ! ce bouton imprime tout le contenu du formulaire.
Il est conseill de faire d'abord l'impression d'une seule page, puis d'imprimer tout le formulaire.

Les tats
Introduction
Les types d'tats
Cration d'un tat avec l'assistant
Modifier un tat
Cration d'un regroupement

Introduction
Un tat est une reprsentation des enregistrements de la base de donnes qui est mise sur papier. Il est possible de
ressortir une synthse partir de ces donnes qu'il serait plus difficile d'avoir autrement. En plus, il est plus facile de
trier et de regrouper l'information sur des champs pertinents.

Les types d'tats

Access peut vous aider lors de la cration d'tats.

Standard: Pour montrer les enregistrements de la base de donnes sous forme de rapport.

Graphique: Pour reprsenter graphiquement les enregistrements de la base de donnes.

tiquettes: Pour prparer des tiquettes pour du publipostage ou une confrence.

Cration d'un tat simple avec l'assistant

L'exemple qui suit montre comment crer un tat en utilisant un assistant, en regardant chacune des tapes de la cration
de l'tat. On regarde aussi les possibilits, chacune de ces tapes.

Cliquez sur l'onglet des tats .

Appuyez sur le bouton Nouveau.

Access vous offre plusieurs manires de crer un nouvel tat. Vous pouvez utiliser le Mode cration pour commencer un
tat partir de zro. Vous pouvez aussi utiliser les assistants pour crer des tats en rpondant quelques questions
appropries. Les tats instantans, qui affichent tous les champs d'une table ou d'une requte sous la forme de colonnes
(un champ en dessous de l'autre) ou de tableau (un champ ct de l'autre), ne posent pas de questions. Ils gnrent un
tat qui affiche tous les champs de la table dans l'ordre qui apparat dans la structure de la table ou de la requte.
L'assistant graphique permet de gnrer un graphique partir des champs de type numrique ou montaire. Et pour
terminer, l'assistant tiquette vous aide gnrer un tat compos d'tiquettes pour diffrentes situations: tiquettes de
lettres, tiquettes pour des prsentations...
 De la liste, slectionnez l'option Assistant tat.
Parmi la liste des tables et des requtes disponibles, slectionnez celles qui vous conviennent.
Appuyez sur le bouton Suivant >.

L'assistant vous demande ensuite quels sont les champs dont vous avez besoin dans votre tat. Faites attention l'ordre
des champs que vous slectionnez. C'est dans cet ordre qu'ils vont apparatre dans votre nouvel tat. Il est aussi possible
de slectionner des champs de plusieurs tables ou de requtes. Il suffit de choisir la table ou la requte parmi la liste.

De la liste des champs disponibles, ajoutez ensuite le ou les champs de votre choix la liste des champs slectionns.
.
Appuyez sur le bouton Suivant >.

L'assistant vous demande si vous voulez regrouper les enregistrements sur un champ en particulier. Vous pouvez aussi
faire des "sous regroupements", ou plutt des regroupements l'intrieur de regroupements.
 De la liste des champs de l'tat, slectionnez le champ qui vous intresse.
Appuyez sur le bouton .

L'aperu de la prsentation la droite de la fentre va changer. Il va maintenant afficher les champs regroups par
rapport au champ choisi (dans cet exemple le champ Bureau). Donc, chaque fois que le champ poste va changer, un
nouveau regroupement sur la nouvelle valeur va apparatre.

Appuyez sur le bouton Suivant >.

L'assistant vous demande comment vous voulez regrouper les enregistrements. Voulez vous regrouper de manire
normale ou seulement sur les premires lettres contenues dans le champ.

Mettez votre option.

Appuyez sur le bouton OK.

L'assistant vous demande si vous voulez trier les enregistrements selon un ou plusieurs champs. Vous pouvez trier les
enregistrements jusqu' sur quatre champs. Le champ dans la premire case a priorit sur la seconde et ainsi de suite.
Aussi, vous pouvez choisir si vous voulez afficher les enregistrements en ordre croissant ou dcroissant en appuyant sur
le bouton du cot droit du nom du champ.

L'une des options les plus avantageuses des tats est la possibilit de synthse des rsultats.

Pour y accder, slectionnez le bouton "Options de synthse".

Exemple :
 Slectionnez de la liste le champ "nom" pour le premier tri.

Les employs seront tris selon le nom de famille.

Slectionnez de la liste le champ "prnom" pour le second tri.

En plus d'tre tris sur le nom de famille, les enregistrements seront aussi tris sur le prnom. Donc, pour un mme nom
de famille, les enregistrements seront aussi tris sur le prnom de ces personnes.

Appuyez sur le bouton Options de synthse.

Parmi les options de synthse, vous pouvez choisir parmi les oprations mathmatiques les plus frquentes. Si
ncessaire, vous pourrez modifier l'tat pour ajouter d'autres oprations telles que le nombre d'enregistrements, l'cart
type et ainsi de suite. Cette opration sera dmontre plus loin sur cette page.

Slectionnez vos options.

Appuyez sur le bouton OK.
Appuyez sur le bouton Suivant >.

L'assistant vous demande ensuite quel type de prsentation vous voulez pour votre tat? Vous pouvez aussi dcider de
l'orientation du papier ou de forcer tous les champs sur une mme feuille.
 Slectionnez vos options.
Appuyez sur le bouton Suivant >.

L'assistant vous pose une dernire question sur la prsentation de l'tat. Cette fois, il s'agit de la prsentation des polices
de caractres de l'tat. L'assistant vous offre plusieurs manires de prsenter les enregistrements sous forme de texte.
Cliquez sur le nom de chacun des styles pour avoir un aperu du rsultat final.

Slectionnez le type.
Appuyez sur le bouton Suivant >.

Il ne reste qu' ajouter le titre principal de l'tat et dcider si vous voulez un aperu de celui-ci ou de le modifier
immdiatement.

crivez dans la case du titre qui vous convient.

Appuyez sur le bouton Terminer.

Voici dans notre exemple la premire partie du rsultat final.

Il est maintenant temps de regarder en dtail la composition de l'tat.

Modifier un tat
Il est possible de modifier un tat pour mieux rpondre vos besoins. Avec le temps, l'tat peut avoir besoin de changer
pour mieux rpondre vos nouvelles attentes.

partir de l'aperu de l'tat, appuyer sur le bouton mode cration ( ).

partir de la fentre Base de donnes, slectionnez l'tat modifier et appuyez sur le bouton Modifier.

Les objets d'un tat

Il y a plusieurs objets, ou contrles en jargon d'Access, qui composent un tat. Parmi ceux-ci, il y a les "intituls", qui
sont du texte libre, des "zones de texte", qui sont en ralit des champs provenant des tables ou des requtes, des lignes,
des botes, des champs calculs et plusieurs autres.

Les sections
En plus, ces "contrles" se retrouvent dans des zones diffrentes.

Les en-ttes

En-tte de l'tat : Cette partie se retrouve au tout dbut de l'tat. On y retrouve gnralement le titre du rapport.

En-tte de la page : Cette partie se retrouve au dbut de chacune des pages de l'tat. On y retrouve gnralement le
nom de chacun des champs qui se retrouve dans l'tat.

En-tte du groupe : Cette partie se retrouve au dbut de chacun des regroupements de l'tat. On y retrouve
gnralement la description du regroupement.

Les pieds

Chaque en-tte a son quivalent la fin du rapport.

Pied de l'tat: Cette partie contient gnralement les cumulatifs ou la synthse de l'tat.

Pied de page: Cette partie contient les cumulatifs de la page ainsi que le numro de page.

Pied de groupe: Cette partie contient gnralement les cumulatifs ou la synthse d'un groupe.

Section dtails

Entre les diffrents en-ttes et pieds de zones, il y a la section dtail. C'est dans cette zone que seront affiches les
informations sur chacun des enregistrements.

Cration d'un regroupement

Il est possible tout moment de modifier l'ordre des tris des champs ainsi que les regroupements de l'tat.

Du menu Affichage, slectionnez l'option trier et grouper.

partir de cet cran, vous pouvez dterminer sur quel champ vous voulez trier et regrouper les enregistrements de l'tat.
La fentre d'exemple montre que l'tat est maintenant regroup sur le champ Bureau. Ensuite, les enregistrements sont
tris sur les champs Nom et Prnom. Supposons qu'on veuille ajouter un regroupement sur le champ Poste. Donc, en
plus d'tre regroups par lieu de travail, les enregistrements seront diviss par l'occupation de l'employ. Voici les tapes
ncessaires :

Placez le curseur sur la quatrime liste des champs, juste en dessous de la ligne du champ Prnom.
Appuyez sur le bouton avec le triangle pointant vers le bas au bout de la premire case de la ligne.
 De la liste des champs, slectionnez le champ Poste.

Parmi la liste des proprits du champ, slectionnez l'option Oui pour afficher l'en-tte du groupe et du pied de
groupe.

Ds que vous slectionnez l'une ou l'autre de ces deux options, le champ est utilis pour regrouper les enregistrements
au lieu de seulement les trier. Le symbole apparat devant le nom du champ pour indiquer qu'il s'agit d'un
regroupement sur ce champ. Aussi deux nouvelles sections vont apparatre dans l'tat, soit l'en-tte du nouveau
regroupement Poste ainsi que son pied de page.

Si vous faites un aperu de l'tat ( ), vous verrez que le rsultat n'est pas vraiment intressant. Le champ poste fait
un regroupement sur chacun des enregistrements au lieu de les regrouper. La raison est que le champ poste est en
quatrime position parmi les tris et les regroupements. La prochaine tape consiste changer l'ordre des tris et des
regroupements en plaant le champ Poste en deuxime position.

Cliquez sur la bote grise la gauche du champ Poste.

En gardant un doigt sur le bouton gauche de la souris, dplacez le champ en deuxime position dans la liste des
champs.

L'aperu de l'tat affiche maintenant les informations par lieu de travail et par occupation des employs.

Ajouter un champ calcul

Il est toujours possible d'ajouter un champ qui est contenu dans la table ou la requte qui a cr l'tat. Mais il est aussi
possible d'ajouter des champs calculs tel que dmontr lors de la cration d' une requte ou d'un formulaire. Comme
pour le formulaire, il faut mettre le signe "=" devant la formule. Il faut faire attention de ne pas commettre des erreurs
lors de l'criture de la formule. Sinon, au moment d'afficher l'tat, Access va vous demander de l'information sur un
champ qui n'existe pas ; il va vous demander la valeur de ce champ avant d'afficher l'tat.

On peut galement ajouter des intituls, des zones de texte, des groupes de contrle, des zones de liste modifiable, des
images etc. comme dans un formulaire.

Les macros
Introduction
Cration d'une macro
Attacher une macro un bouton de formulaire
La macro Autoexec

Introduction
Une macro permet d'excuter une srie de commandes l'une aprs l'autre. En plus, vous pouvez "attacher" une macro
un bouton de formulaire.

Cration d'une macro

partir du menu principal, slectionnez l'onglet des macros .

Appuyez sur le bouton Nouveau.

La fentre de cration de macros va apparatre.

Sous la colonne Action se trouve la liste des instructions que vous pouvez excuter.
 .

Pour continuer la cration de la macro, il faut entrer les "arguments de l'action" ou les caractristiques de celle-ci. Ces
arguments changent selon le type d'action.
Par exemple, pour une macro simple ayant l'action BoteMsg (bote de message):

Entrez le texte suivant la case message: "Ceci est un test".

Slectionnez l'option Oui pour le Bip.
Pour le type de fentre, slectionnez le type Information.
Pour le titre de la fentre, crivez le texte "Test".

Si vous voulez ajouter une autre action, placez le pointeur en dessous de la dernire action et slectionnez-la parmi la
liste des actions.

Pour sauvegarder la macro:

Du menu Fichier, slectionnez l'option Enregistrez sous/Exporter

ou

Appuyez sur le bouton .

 Pour les besoins de l'exercice, entrez le nom "Test"
Appuyez sur le bouton OK.

Attacher une macro un bouton de formulaire

Une macro-commande peut tre attache un bouton de formulaire. Il y a deux manires pour l'attacher: attacher un
nouveau bouton ou bouton dj existant.

Attacher un nouveau bouton.

Retournez au menu principal et cliquez sur l'onglet .

Slectionnez le formulaire qui va contenir ce bouton et appuyez sur le bouton Modifier.
De la barre d'outils, slectionnez le bouton de commande .
Cliquez sur le formulaire l'endroit o vous voulez avoir le bouton de commande.

Si l'assistant de Bouton de commande n'est pas activ, crez uniquement le bouton et reportez vous au paragraphe
Attacher un bouton.
L'assistant de Bouton de commande offre plusieurs options. Il contient plusieurs modles de boutons pour crer
rapidement les boutons les plus utiliss dans diffrentes catgories.

Choisissez une option et paramtrez_la.

Si on veut attacher, par exemple, la macro Test cre avant :

Parmi la liste des catgories, slectionnez la catgorie "Divers".
Slectionnez l'option "Excuter une macro" parmi la liste des actions.
Appuyez sur le bouton Suivant >.
 Parmi la liste des macros disponibles, slectionnez la macro "Test".
Appuyez sur le bouton Suivant >.

Access vous offre le choix d'afficher du texte ou une image sur le dessus du bouton.
Appuyez sur le bouton Suivant >.

Il ne reste qu' donner un nom au bouton.

Pour l'exercice, crivez votre texte dans la premire case de la fentre.

Appuyez sur le bouton Terminer.

Attacher un bouton existant

Il peut arriver que vous changiez d'avis et vouliez changer de macro ou d'option pour un vnement ou un bouton.

Slectionnez le mode cration pour le formulaire.

Placez le pointeur par-dessus le bouton modifier.
Appuyez sur le bouton droit de la souris.
De la liste des options possibles, slectionnez l'option Proprits.

Cliquez sur l'onglet vnement.

Access vous affiche une liste des vnements possible. Vous pouvez attacher une macro ou un module chacun de ces
vnements. Il est donc possible qu'Access excute une macro lorsque vous cliquez sur un bouton ou un champ et
excute un vnement diffrent si vous faites un double clic sur le mme contrle.

Cliquez dans la case la droite de l'vnement que vous voulez changer.

Appuyez sur le bouton avec un triangle pointant vers le bas la fin de la case.
De la liste des macros et des modules, slectionnez la macro Test.
Fermez la fentre des proprits en appuyant sur le bouton .

Lorsque vous allez appuyer sur le bouton Test, l'une des deux fentres suivantes va apparatre selon que l'assistant
d'Access est affich l'cran ou pas.

La macro autoexec
Access vous offre l'opportunit d'ouvrir une base de donnes en excutant une macro-commande. Ceci vous donne
l'avantage d'ouvrir avec une macro pour excuter des commandes ou pour ouvrir la base de donnes partir d'un
formulaire (menu) principal. Il suffit de crer une macro en lui donnant le nom Autoexec.

Si vous voulez ouvrir une base de donnes sans excuter la macro de dpart autoexec, gardez un doigt sur la touche
MAJ (Shift) au moment d'ouvrir la base de donnes.
 Aide en ligne sous MS Access

Access offre la possibilit d'avoir un manuel en ligne sur tous les mots cl, options ou actions.

partir du menu principal, slectionnez le menu d'aide en slectionnant le ?.

L'cran suivant doit apparatre :

Vous pouvez donc regarder par sommaire ou par index, ou bien faire une recherche.

Il est possible qu'il s'agisse de la premire fois que la recherche soit utilise l'intrieur d'Access.

Si ce n'est pas dj fait, prparer le fichier d'aide en utilisant l'option Maximise les capacits de recherche de
prfrence.
 Appuyez sur le bouton Suivant >.
Appuyez sur le bouton Terminer.
Access va ensuite prendre quelques instants pour gnrer le fichier d'aide.

Tapez le mot qui vous intresse et Access vous proposera toutes les rubriques concernant ce mot.

Vous slectionnez ensuite les rubriques qui vous semblent intressantes.