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La divisin de funciones.
Las relaciones que existen entre los diversos puestos de la empresa en cada
departamento o seccin de la misma.
Requisitos de un organigrama
Los organigramas deben ser, ante todo, muy claros; por ello se recomienda que no
contenga un nmero excesivo de cuadros y de puestos, ya que esto, en vez de ayudar
a la estructura administrativa de la empresa, puede producir mayores confusiones. Por
ellos, los cuadros deben quedar separados entre s por espacios separados.
Otra dificultad con los organigramas es que quiz las personas confundan las
relaciones de autoridad con la posicin en la empresa. El funcionario staff que depende
del presidente de la organizacin puede mostrarse en la parte superior del
organigrama, mientras que un funcionario de lnea regional quiz aparezca uno o dos
niveles por debajo. Aunque una buena elaboracin del organigrama intenta hacer que
los niveles en la grfica estn de acuerdo con los niveles de importancia en la
empresa, no siempre puede hacerse as. Este problema se puede manejar exponiendo
con claridad las relaciones de autoridad y utilizando el mejor indicador de la posicin
los niveles de sueldos y de bonos-. Por ejemplo, es poco probable que alguien escuche
decir que el gerente general de Chevrolet en General Motors se sienta inferior, porque
su puesto en el organigrama est por debajo del secretario de General Motors.
Ventajas
Entre las principales ventajas que proporciona el uso de organigramas, podemos
mencionar las siguientes:
Se utiliza como gua para planear una expansin, al estudiar los cambios que se
propongan en la reorganizacin, al hacer planes a corto y largo plazo, y al formular
el plan ideal.
Desventajas
Puesto que el organigrama muestra las lneas de autoridad para la toma de decisiones,
en ocasiones el simple hacho de presentar la organizacin en una grfica puede
mostrar las incongruencias y complejidades, lo cual facilita su correccin. Adems de
mostrar a los administradores y al personal de nuevo ingreso cmo encajan dentro de
toda la estructura.
Slo muestra las relaciones de autoridad formales pero omite un cmulo de relaciones
informales e informales significativas.
Muchos organigramas muestran las estructuras como se supone que deben ser, o
solan ser, y no cmo son en realidad. Los administradores olvidan que las
organizaciones son dinmicas y que las grficas deben redisearse.
Criterios fundamentales para su preparacin
Los organigramas deben ser muy claros; se recomienda que no contengan un nmero
excesivo de cuadros y puestos; no deben comprender ordinariamente a los
trabajadores o empleados, lo ms frecuente es hacerlos del Director o Gerente General
y terminarlos con los jefes o supervisores del ltimo nivel. Los organigramas deben
contener nombres de funciones y no de personas; cuando se desea que estos ltimos
figuren, conviene colocar dentro del mismo cuadro, con una letra mayor el nombre del
puesto y con letra menor el nombre de la persona que lo ocupe. Los organigramas no
pueden representar un nmero muy grande de elementos de organizacin... Los
colores, lneas gruesas, etc., los hace confusos.
Fecha de formulacin.
Un segundo dato ser el nmero de niveles, partiendo del rgano en que radique la
autoridad total y los rganos que comprenden cada nivel.
Se investigarn los puestos que corresponden a cada rgano y las plazas que
comprenden cada puesto.
Debe precisarse con que otros rganos y qu tipo de relaciones tiene cada uno de
los rganos de cada uno de los niveles de la estructura administrativa.
Planeacin de la organizacin
Fuentes de informacin
En el caso de una organizacin existente, las fuentes de informacin pueden ser:
Cuestionarios escritos.
Entrevistas con jefes y empleados.
Observacin directa de los locales en donde se desarrolla el trabajo (se observa de las
oficinas y talleres donde se labora)
Registro de datos
Los datos recogidos debern quedar registrados de tal manera que permitan su
anlisis, y su tabulacin en su caso.
Anlisis de datos
La informacin recogida debe ser sometida a un procedimiento de anlisis e
interpretacin. Analizada, interpretada y confirmada toda la informacin, se est en
condiciones de proceder a la elaboracin del organigrama.
Clasificacin
Los organigramas se pueden clasificar dentro de cuatro grandes grupos de acuerdo a
diferentes criterios que son: Por su naturaleza, por su mbito, por su contenido y por
su presentacin.
Por su naturaleza
Micro administrativos
Corresponden a una sola organizacin, pero pueden referirse a ella en forma global
o a alguna de las unidades que la conforman.
Macro administrativos
Involucran a ms de una organizacin.
Meso administrativos
Contemplan a todo un sector administrativo, o a dos o ms organizaciones de un
mismo sector.
Por su mbito
Generales
Contienen informacin representativa de una organizacin hasta determinado nivel
jerrquico, dependiendo de su magnitud y caractersticas, por lo tanto, presentan toda
la organizacin y sus interrelaciones; se llaman tambin carta maestra.
Especficos
Muestran en forma particular la estructura de una unidad administrativa o rea de la
organizacin, por lo tanto, representan la organizacin de un departamento o seccin
de una empresa.
Por su contenido
Integrales
Es la representacin grfica de todas las unidades administrativas de una organizacin
as como sus relaciones de jerarqua o dependencia.
Funcionales
Incluyen en el diagrama de organizacin, adems de las unidades y sus
interrelaciones, las principales funciones que tienen asignadas las unidades en el
siguiente grfico:
De puestos, plazas y unidades
Indican, para cada unidad consignada, las necesidades en cuanto a puestos, as como
el nmero de plazas existentes o necesarias. Tambin pueden incorporar los nombres
de las personas que ocupan las plazas.
Por su presentacin
Verticales
Presentan las unidades ramificadas de arriba abajo a partir del titular en la parte
superior, desagregando los diferentes niveles jerrquicos en forma escalonada. Son los
de uso ms generalizado en la administracin, por lo cual se recomienda su uso en los
manuales de organizacin.
Horizontales
Despliegan las unidades de izquierda a derecha y colocan al titular en el extremo
izquierdo. Los niveles jerrquicos se ordenan en forma anloga a columnas, mientras
que las relaciones entre las unidades por lneas se disponen horizontalmente.
Mixtos
La presentacin utiliza combinaciones verticales y horizontales con el objeto de ampliar
las posibilidades de gratificacin. Se recomienda su utilizacin en el caso de
organizaciones con un gran nmero de unidades en la base.
De Bloque
Parten del diseo vertical e integran un nmero mayor de unidades en espacios ms
reducidos, al desagregar en conjunto varias unidades administrativas en los ltimos
niveles jerrquicos seleccionados para el grfico.
Circulares
Formados por un cuadro central, que corresponde a la autoridad mxima en la
empresa, a cuyo derredor se trazan crculos concntricos, cada uno de los cuales
constituye un nivel de organizacin. En cada uno de esos crculos se coloca a los jefes
inmediatos, y se les liga con lneas, que representan los canales de autoridad y
responsabilidad.
Ventajas:
Sealan muy bien, forzando a ello, la importancia de los niveles jerrquicos. Eliminan,
o disminuyen al menos, la idea del status ms alto o ms bajo. Permiten colocar mayor
nmero de puestos en el mismo nivel.
Desventajas:
Resultan confusos y difciles de leer; que no permiten colocar con facilidad niveles
donde hay un solo funcionario y que fuerzan demasiado los niveles.
Los organigramas funcionales incluyen, adems, un texto que expresa las principales
funciones o labores de las unidades.
En el diagrama, adems de anotar el nombre del rgano dentro del rectngulo que lo
represente, conviene que est identificado con un nmero. En caso de que no quepa el
nombre completo en el rectngulo, se abreviar y se escribir completo al pie del
diagrama.
Forma
Como regla general se debe usar un solo tipo de figura para simbolizar cada elemento
integrante del organigrama. Adems, en funcin de la facilidad para su lectura, se
recomienda que los textos aparezcan horizontalmente, as como utilizar rectngulos
para representar las unidades.
Dimensin
Los rectngulos que forman parte de un organigrama deben ser de dimensiones
semejantes.
En la administracin paraestatal:
Primer nivel Asamblea general
Lneas de conexin
Son las diversas relaciones que se dan entre las unidades que integran la estructura
orgnica, las cules se representan por medio de lneas.
Recomendaciones:
Utilizar un trazo ms grueso para las lneas que interconectan las figuras
rectangulares, que el que utiliza para trazar estas ltimas.
Las lneas de conexin no deben terminar con flechas orientadas hacia abajo, porque
se rompe con el principio de autoridad-responsabilidad, adems de crear la impresin
de una estructura con un flujo del trabajo estrictamente vertical.
Todas las unidades que dependen de un superior deben quedar vinculadas a l por una
sola lnea.
Relacin de asesora
Es aquella que existe entre unidades que brindan informacin tcnica o conocimientos
especializados a unidades de lnea. Normalmente, las unidades asesoras o de apoyo
cuentan con una autoridad tcnica derivada de su preparacin y/o experiencia, lo cual
les permite proponer a las unidades de lnea las medidas o criterios para resolver un
asunto, pero no para transmitrselas como rdenes. En todo caso pueden elaborar una
propuesta a un rgano superior, para que ste, a su vez, la gire con carcter de orden
o mandato. Existen dos tipos de esta clase de relacin:
Relacin de asesora interna
Es la que suministran unidades asesoras a los rganos de lnea, que aunque forman
parte del grfico de la organizacin, desempean sus funciones en forma
independiente de sta. Su colocacin en el organigrama se hace a travs de lneas de
trazo discontinuo colocadas perpendicularmente a la lnea de mando de la unidad de la
cual dependen jerrquicamente.
Relacin de coordinacin
Este tipo de relacin tiene por objeto interrelacionar las actividades que realizan
diversas reas de la organizacin. Puede existir entre unidades de un mismo nivel
jerrquico, o bien entre el rgano central y las unidades tcnico-administrativas
desconcentradas. La relacin de colaboracin deber representarse por medio de lneas
largas de trazo discontinuo.
Representacin de la relacin de coordinacin
Intersecretariales
Comisiones internas
Relacin de subordinacin
Se representa en los organigramas verticales, mediante una lnea que sale de la parte
inferior del rectngulo del rgano o de los rganos inferiores.
Relacin de representacin personal
Relacin de revisin
Relacin de servicio
Esta relacin entre el rgano que presta el servicio y el que lo recibe, es una relacin
especial que no se representa en el organigrama. S se representa la relacin lineal
entre el rgano que presta el servicio y el jefe de lnea del cual depende.
Otra Tcnica
destacado.
Una variante de esta tcnica, consiste en utilizar una hoja en la que ya aparecen
impresos los rectngulos. El diseador simplemente conecta los rectngulos que sean
necesarios con las lneas que representen la clase de relacin que haya entre dos
rganos y los datos adicionales.
Capacitacin de informacin
Esta etapa se cumple por medio de entrevistas dirigidas con los encargados de las
funciones que se estudian, con los lderes tcnicos de las reas, con el personal
operativo, as como con los usuarios de los servicios y/o reas que interactan con
el rea de cambio. Tambin se puede acudir a los archivos y centros de
documentacin, en donde , a travs de la investigacin documental se puede
recopilar informacin normativa y administrativa relativa a la constitucin, rganos,
niveles, relaciones y funciones de la organizacin.
Anlisis de informacin
Es necesario realizar un examen crtico de los datos obtenidos con el fin de detectar
posibles contradicciones, lagunas o duplicidad de funciones.
Difusin
La implantacin de reformas o modificaciones a la estructura orgnica debe realizarse
con la participacin de las unidades administrativas involucradas, por lo que es
conveniente la celebracin de conferencias, seminarios, foros de decisin, entre otros,
para motivar y capacitar al personal que colaborar en su desarrollo.
Asimismo, uno de los medios ms efectivos que permite crear un clima de confianza y
colaboracin para el cambio lo constituyen las reuniones de sensibilizacin, a travs de
las cuales se comunica al personal los objetivos que se pretenden alcanzar y los
beneficios que se pueden obtener. La transmisin de cambios debe llevarse a cabo
tambin por medio de boletines, tableros de comunicacin y folletos informativos, lo
cual es importante sobre todo cuando el cambio afecta toda la institucin.
Sitios Asociados:
http://www.orgplus-es.com/products/op4_samplecharts.htm
http://www.unalmed.edu.co/~planea/paf/diseno_organizacion/diseno.htm
http://www.dionisiodiaz.com/powerpoint/ppoint-97/organigramas.html