Anabela de Oliveira Pedro (SAD) - Abril 2008 PDF

INSTITUTO POLITCNICO DA GUARDA
ESCOLA SUPERIOR DE TECNOLOGIA E GESTO
P I R E S DA F O N S E C A E J O S P I R E S
Contedo Protegido
SOCIEDADE DE ADVOGADOS
ANABELA DE OLIVEIRA PEDRO
Setembro/2007
RELATRIO FINAL PARA A OBTENO DO GRAU DE LICENCIADO
EM SECRETARIADO E ASSESSORIA DE DIRECO

Instituto Politcnico da Guarda
Escola Superior de Tecnologia e Gesto
Relatrio de Estgio
Para obteno do Grau de Licenciado em
Contedo Protegido
Secretariado e Assessoria de Direco
Anabela de Oliveira Pedro
Guarda
Abril 2008
Instituto Politcnico da Guarda
Escola Superior de Tecnologia e Gesto
Relatrio de Estgio
Para obteno do Grau de Licenciado em

Secretariado e Assessoria de Direco
Contedo Protegido
Entidade
Pires da Fonseca e Jos Pires Sociedade de Advogados
Guarda
Abril, 2008
Ficha de Identificao
Estagiria: Anabela de Oliveira Pedro
Nmero: 8016
Curso: Secretariado e Assessoria de Direco
Instituio Acolhedora: Pires da Fonseca e Jos Pires Sociedade de

Advogados
Contedo Protegido
Morada: Rua da Torre, n 1-1, 6300-768 Guarda
Telefone: 271 211 136
Fax: 271 214 101
Durao do Estgio: 01 de Julho de 2007 a 30 de Setembro de 2007
Acompanhante na Instituio: Dr. Jos Pires (Advogado)
Acompanhante na Escola: Professora Guadalupe Mndez
iii
Contedo Protegido
justamente a possibilidade de realizar

um sonho que torna a vida interessante.
Paulo Coelho
Agradecimentos
Este relatrio teve a orientao da Professora Guadalupe Arias Mndez. Assim

sendo, as minhas primeiras palavras de agradecimento vo para a professora
Guadalupe pelo incentivo, pela ajuda e pelo apoio prestados ao longo de todo o
estgio curricular.
Agradeo igualmente a orientao do Dr. Jos Joaquim Pires, por toda a

disponibilidade e pelas precisas informaes que me deu, o que muito
contribuiu para o bom desenvolvimento da minha actividade e integrao na
empresa.
Agradeo tambm Senhora Raquel Fernandes pelo apoio e todos os

esclarecimentos que me prestou ao longo do estgio.
Estou igualmente agradecida ao Dr. Pires da Fonseca, Dr. Isabel de
Contedo Protegido
Andrade e ao Dr. Antnio Maria Pires da Fonseca, que tambm muito
contriburam para a concretizao prtica do meu estgio.
Por ltimo, quero agradecer ao meu namorado por todo o apoio e

compreenso, bem como a toda a minha famlia, em especial aos meus pais,
por todo o apoio e carinho recebidos, sem os quais no teria sido possvel
realizar o presente trabalho.
v
Resumo
Durante o perodo de estgio realizado na Pires da Fonseca e Jos Pires

Sociedade de Advogados, tive como principal funo secretariar os Advogados.
Assim, elaborei documentos no Word, tabelas no Excel, fiz consultas e
actualizaes na tabela de clientes no Access, tendo como principal ferramenta
de trabalho o computador. O atendimento de clientes pessoal e
telefonicamente foi uma constante no meu estgio; o tratamento da
correspondncia, a recepo e envio de correio electrnico, o arquivo, a
impresso e a fotocpia de diversos documentos, entre outras, foram tarefas
que diariamente fizeram parte do meu trabalho.
Contedo Protegido
vi
ndice Geral
Ficha de Identificao.........................................................................................iii
Pensamentoiv
Agradecimentos ................................................................................................. v
Resumo ..............................................................................................................vi
ndice Geral .......................................................................................................vii
ndice de Siglas e Abreviaturas ..........................................................................ix
ndice de figuras ..................................................................................................x
ndice de tabelas.x
Introduo .......................................................................................................... 1
Captulo I A Advocacia.......2
1. Advocacia....................................................................................................... 3
2. Deontologia .................................................................................................... 4
3. Segredo profissional....................................................................................... 7
4. Quotidiano forense ......................................................................................... 8
Contedo Protegido
Captulo II A Empresa ................................................................................... 9
1. Apresentao da empresa acolhedora......................................................... 10
2. Resenha histrica......................................................................................... 11
3. Objecto da sociedade................................................................................... 11
4. Organograma da sociedade ......................................................................... 12
Captulo III O Estgio.....13

1. Plano de Estgio .......................................................................................... 14
2. Tarefas desenvolvidas durante o estgio ..................................................... 15
2.1. Tarefas dirias ....................................................................................... 16
2.1.1. Atendimento ao pblico................................................................... 16
2.1.2. Realizao de chamadas telefnicas .............................................. 17
2.1.3. Execuo de peas em Word.......................................................... 17
2.1.4. Arquivo informtico.......................................................................... 17
2.1.5. Arquivo de processos...................................................................... 18
2.1.6. Consultas e actualizaes da listagem de clientes ......................... 18
2.1.7. Elaborao de tabelas em Excel ..................................................... 19
2.1.8. Tratamento da correspondncia...................................................... 20
vii
2.1.9. Utilizao do fax e da fotocopiadora ............................................... 20
2.1.10. Gesto da agenda......................................................................... 20
2.1.11. Utilizao do e-mail ....................................................................... 21
2.2. Tarefas Pontuais.................................................................................... 21
2.2.1. Reparties pblicas....21
2.2.1.1. Finanas...22
2.2.1.2. Conservatrias do Registo Civil, Predial e Comercial..22
2.2.1.3. Tribunais Judicial e do Trabalho..22
2.2.1.4. Segurana Social..........................................................23
2.2.2. Tradues ....................................................................................... 23
2.2.3. Contabilidade .................................................................................. 23
2.2.4. Certificao de fotocpias ............................................................... 24
2.2.5. Utilizao do scanner ...................................................................... 25
2.2.6. Preenchimento de formulrios......................................................... 25
Concluso ........................................................................................................ 26
Contedo Protegido
Bibliografia........................................................................................................ 27
ndice de Anexos.............................................................................................. 28
Anexos...29
viii
ndice de Siglas e Abreviaturas
A Autor
AA Autores
Fls. Folhas
R. Ru ou R
V/ Exa. Vossa Excelncia
Soc. Sociedade
Art. Artigo
B.I. Bilhete de Identidade
C. f. Contribuinte fiscal
NIF Nmero de Identificao Fiscal
O.A. Ordem dos Advogados
R/c Rs-do-cho
Ex. Exemplo
CTT Correios, Telgrafos e Telefones
Doc.
Dr.
Contedo Protegido
Documento
Doutor
Dra. Doutora
Cx. Caixa
S.A. Sociedade Annima
Telef. Telefone
Ac. Aco
Exmo(s). Excelentssimo(s)
IMI Imposto Municipal sobre Imveis
N. Nmero
P. e E. de V. Ex.
Deferimento Pede e Espera de Vossa Excelncia Deferimento
Proc. Processo
Sr.(a) Senhor(a)
TBGRD Tribunal da Guarda
TBSBG Tribunal do Sabugal
ix
ndice de figuras
Figura 1 Organograma da Sociedade ..12

Figura 2 O meu local de trabalho durante o estgio.......................................15
Figura 3 Pasta Documentos importantes e sub pastas ..18
Figura 4 Tabela de clientes.19
Figura 5 Pgina de certificao de fotocpias ....24
Figura 6 Carimbo da certificao ..24
ndice de tabelas
Tabela 1 Direitos na advocacia 4

Tabela 2 Deveres na advocacia ..4
Contedo Protegido
x
Introduo
No mbito da frequncia do curso de Secretariado e Assessoria de Direco, e

para a sua finalizao, necessrio realizar um estgio curricular numa
empresa ou instituio onde se possam desempenhar as funes de
secretariado. No meu caso, tive a oportunidade de o realizar num escritrio de
advogados, sendo o presente relatrio um pequeno reflexo desses 3 meses de
actividade.
Este trabalho est dividido em trs captulos primordiais. O primeiro captulo

aborda um assunto genrico, e ao mesmo tempo, a base de laborao do
escritrio Pires da Fonseca e Jos Pires Sociedade de Advogados, que ,
neste caso concreto a Advocacia. Atravs da anlise da bibliografia facultada
pelo responsvel na empresa pelo estgio, foi possvel recolher e aprender
novos dados sobre este mundo novo, dando nfase aos assuntos primordiais
da relao humana que se estabelece com o cliente neste tipo de actividade. O
Contedo Protegido
segredo profissional, a tica, a moral, o receber o cliente sem o criticar ou
julgar, so algumas das directrizes que orientam a conduta de qualquer
profissional neste meio.
O segundo captulo a caracterizao da empresa ou escritrio em si, o seu

historial e o seu objecto de actividade. Tudo quanto foi visto no tema
generalista dedicado Advocacia agora posto em prtica. O advogado o
conselheiro, o confidente, o amigo.
O terceiro captulo est dedicado minha actividade como estagiria no

escritrio e pretende ser uma amostra das actividades do dia-a-dia num local
completamente novo.
1
Contedo Protegido
Relatrio de Estgio Captulo I
____________________________________________________________________________
1. Advocacia
Segundo Arnaut o advogado informa, aconselha, concilia, serve de mediador

entre os cidados e entre estes e os tribunais1. No fundo, o advogado a
individualidade que chamada para defender uma causa e deseja sempre a
realizao de justia. Na realidade, a advocacia, em termos genricos,
representa uma necessidade moral de defender os homens livres e justos,
devendo ser esta a base de actuao de qualquer advogado.
No entanto, as tarefas de um advogado passam muito aqum do que acabei de

referir, ou seja, no se limitam representao de algum perante um tribunal.
As suas tarefas passam, numa primeira fase, por uma anlise muito detalhada
dos processos dos clientes, que efectuada no prprio escritrio. Este ltimo
o local onde o advogado se torna em rbitro, em defensor, em conselheiro e
em confidente. Em termos prticos, cabe ao advogado aconselhar, informar,
Contedo Protegido
dar apoio, redigir contratos e redigir testamentos. ainda de salientar que um
advogado deve fazer o que for necessrio para evitar os litgios, sendo a
interveno em tribunal a ltima instncia. Isto significa que sempre que um
caso possa ser resolvido extrajudicialmente e de forma amigvel, no dever
seguir para tribunal.
Um advogado deve ter caractersticas muito especficas para desempenhar as

suas funes, ou seja, no qualquer indivduo que tem aptido para este
ramo de actividade. O advogado visto como um indivduo bem falante e
bom orador, que tem apetncias de alegao das razes dos seus
representados.
1
Arnaut, Antnio. Iniciao Advocacia. Histria Deontologia, Questes Prticas, Coimbra, 3 ed., Coimbra Editora,
1996, p. 7. Este livro a fonte de todo o captulo I.
3
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2. Deontologia
O termo deontologia deriva do grego deon, deontos/logos e significa estudo

dos deveres, quer seja de uma situao ou de uma profisso. No mbito da
advocacia, assim como em qualquer outra profisso, so de elevada
importncia as questes relacionadas com a deontologia. Nesta actividade, a
deontologia recai num conjunto de regras tico-juridcas que devem pautar o
comportamento profissional e cvico dos advogados. Neste sentido,
importante analisar alguns dos direitos e dos deveres destes profissionais, que
so apresentados na Tabela 1 e na Tabela 2.
Tabela 1 - Direitos na advocacia.
a) Direito a tratamento
b) Direito proteco da ordem
c) Direito informao, exame de processos, pedido de certides,
atendimento preferencial e de ingresso nas secretarias judiciais
Contedo Protegido
d) Direito a regime especial na imposio de selos, arrolamento e
buscas no escritrio, e proibio da apreenso da correspondncia
e) Direito de comunicao pessoal e reservado, com rus presos
f) Direito de protesto
Tabela 2 - Deveres na advocacia.
a) Dever geral de compostura - dever de probidade, iseno e

independncia
b) Deveres para com a comunidade
c) Deveres para com a ordem
d) Deveres para com o cliente
e) Deveres para com os colegas
f) Dever geral de urbanidade
g) Dever de patrocnio
h) Dever de usar a toga
i) Dever de no fazer publicidade, e de no discutir em pblico
questes profissionais sem a devida autorizao
4
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____________________________________________________________________________
Assim, os direitos dos Advogados resumem-se nos seguintes:
a) Direito a tratamento a compatibilidade com a dignidade da advocacia e

as condies adequadas para o perfeito desempenho do servio;
b) Direito proteco da Ordem na defesa de interesses legtimos,
incluindo a sua interveno independente como assistente nos processos
penais em que o advogado, como tal, seja ofendido;
c) Direito informao, exame de processos, pedido de certides,
atendimento preferencial e de ingresso nas secretarias judiciais. O
direito de requerer certides, sem necessidade de procurao, no
prejudica o que se encontra estabelecido quanto s formalidades da sua
obteno, e o direito de os advogados poderem consultar livros das
Conservatrias, direito este que s os advogados tm.
d) Direito a regime especial na imposio de selos, arrolamento
(Inventrio) e buscas no escritrio, e proibio da apreenso da
correspondncia. A omisso destas garantias implica a nulidade do acto,
Contedo Protegido
no s por omisso de uma formalidade essencial, ofensiva da dignidade
do advogado (as diligncias referidas s podem ser decretadas e
presididas por um juiz competente), mas tambm porque dever
entender-se que a violao de tais garantias, que a lei expressamente
assegura, pode influir na deciso em causa. De contrrio, no haveria
qualquer ameaa para um acto abusivo e gravemente desonroso para o
advogado. Quanto correspondncia, dever entender-se que se trata de
toda e qualquer correspondncia profissional, quer ela se encontre no
escritrio, quer em outro lugar, incluindo em poder de terceiro, ficando
assim garantido o segredo profissional.
e) Direito de comunicao pessoal e reservado, com rus presos. A
maior parte dos estabelecimentos prisionais, incluindo as esquadras de
polcia, no tm instalaes condignas para o efeito. Em tal caso, deve o
advogado reclamar urbanamente um compartimento reservado, e no se
sujeitar a receber o cliente num corredor, ou vo de escada.
5
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f) Direito de protesto. Este direito deve ser usado com moderao, mas
sempre que, em qualquer acto judicial, o advogado entenda que lhe esto
a ser limitados, os deveres e direitos do servio.
Os deveres dos advogados resumem-se nos seguintes:
a) Dever geral de compostura - dever de probidade, iseno e

independncia. Este dever est ligado com a postura tica do advogado,
ou seja este tem o dever de ser uma pessoa bem apresentvel e
respeitvel.
b) Deveres para com a comunidade. Destes deveres destaca-se o de zelar
pela boa aplicao das leis e pela rpida administrao da justia, o de
recusar o patrocnio s causas consideradas injustas e o de protestar
contra as violaes dos direitos humanos e combater as injustias.
c) Deveres para com a Ordem. Este tipo de dever composto por deveres
regulamentares e resume-se na obrigao de no prejudicar os fins e de
d)
Contedo Protegido
colaborar na continuao dos objectivos da Ordem.
Deveres para com o cliente. Estes deveres sintetizam-se em: estudar e
tratar com zelo a caso confiado, dando ao cliente uma opinio honesta,
prestar-lhe contas rectas, guardar segredo profissional e recusar mandato
em causa ligada ou noutra em que defenda a parte contrria. tambm
dever do advogado dar ao seu constituinte todo o apoio moral e toda a
sua solidariedade.
e) Deveres para com os colegas. A correco e a cortesia, a lealdade e a
confraternidade, so a essncia dos deveres mtuos dos advogados. Tm
o dever de avisar o colega da parte contrria a inteno de faltar a
qualquer diligncia, e devem tomar a defesa de um colega que seja
injustamente criticado, ou objecto de medidas ilegais.
f) Dever de urbanidade (civilidade). O dever de correco uma regra
geral de comportamento cvico-social. O qual toca ao advogado,
tambm um dever especfico, relativamente a colegas, magistrados,
funcionrios, testemunhas e demais intervenientes no processo.
6
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g) Dever de patrocnio. O advogado no deve, sem motivo justificado,

recusar o patrocnio oficioso, nem abandonar o mandato que lhe tenha
sido concedido.
h) Dever de usar a toga. O uso da toga obrigatrio para os advogados e
advogados estagirios, quando discutam oralmente em tribunal. Esta
obrigatoriedade no permite ao juiz impedir o advogado de intervir sem
ela numa audincia.
i) Dever de no fazer publicidade, e de no discutir em pblico
questes profissionais sem a devida autorizao. O advogado deve
tornar-se conhecido pela sua competncia e rectido, e no pelo atractivo
de campanhas publicitrias. No deve discutir publicamente questes
profissionais, sem autorizao fundamentada do Conselho Distrital
competente. Nada impede, porm, que o advogado discuta, em
congressos ou reunies cientficas, como forma de contribuir para o
aperfeioamento das leis e das instituies jurdicas. No entanto est-lhe
estritamente proibido que d entrevistas ou faa comentrios na
Contedo Protegido
comunicao social sobre processos pendentes ou decises judiciais
ainda no transitadas.
3. Segredo profissional
O advogado obrigado a manter o segredo profissional, relativo a todos os

factos que tiver conhecimento no exerccio da sua profisso,
independentemente da fonte desse mesmo conhecimento. No entanto, o
segredo profissional no se restringe apenas ao advogado. O Cdigo
Internacional de tica Profissional obriga a que o segredo profissional tambm
deva ser mantido por qualquer estagirio ou colaborador de um escritrio de
advocacia. O segredo profissional permite que haja confiana e lealdade para
com o cliente.
A confiana gerada entre um cliente e o seu advogado essencial para levar a

bom termo os processos em questo. Na verdade, esta confiana permite que
7
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____________________________________________________________________________
o cliente revele detalhadamente os factos envolvidos no processo, ou os que o

advogado ache relevantes, e que entregue documentos, que a mais ningum
confiaria, e que podem ser imprescindveis para a defesa dos seus interesses.
4. Quotidiano forense
O quotidiano forense2 inicia-se, regularmente, no escritrio. neste local que o

advogado procurado para defender direitos pessoais, dar um conselho,
auxiliar ou esclarecer numa situao gravosa qualquer. Aps a anlise da
gravidade da situao verifica-se quais os procedimentos judiciais que devem
decorrer em funo do processo. Assim sendo, encontramos numa primeira
instncia a consulta, onde se d o primeiro contacto com o cliente.
Particularmente, este espera saber se tem razo ou no em determinada
situao, ou esclarecimento sobre uma herana ou um contrato, ou apenas ser
informado sobre uma dvida.
Contedo Protegido
Posteriormente consulta, pode ser necessrio desencadear ou intervir num
procedimento judicial. neste ponto que o advogado passa aco
propriamente dita, tendo por base o seguinte princpio: o mote que qualquer
arguido tem direito sua defesa. Normalmente, procede-se ao
desencadeamento de elaborao de articulados, de requerimentos e outras
peas3 escritas, que so necessrios para tentar resolver o processo em mos.
Na elaborao destes documentos, importante realar que uma pea forense
deve possuir uma linguagem lmpida e perfeita, onde cada artigo da pea deve
conter um nico facto.
Por ltimo, o processo levado a julgamento, que no mais do que uma

audincia de discusso, onde dado o veredicto final. Este veredicto feito
tendo por base os factos apresentados e as testemunhas envolvidas no
processo, de ambas as partes interessadas.
2
Nome dado ao foro judicial.
3
Nome dado aos documentos necessrios feitos em Word, ex.: cartas, requerimentos, etc.
8
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Contedo Protegido
Relatrio de Estgio Captulo II
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1. Apresentao da empresa acolhedora
A sociedade de advogados Pires da Fonseca e Jos Pires exerce o direito de

forma generalista. No est vocacionada para especialidades. Assim, no
dirigindo a sua actividade para nenhum ramo de Direito em particular, a Pires
da Fonseca e Jos Pires Sociedade de Advogados acaba por resolver
processos relativos a todas as questes de direito, como sejam: direitos reais,
direitos da famlia, direito administrativo, direito penal, etc. A ttulo de exemplo,
e porque, neste escritrio so tratados muitos assuntos de direito real, pode-se
dizer que este ramo do direito tambm conhecido como o direito das Coisas,
tal e como o Dr. Jos Pires me explicou, e trata dos seguintes aspectos:
a) Posse exerccio de um poder de facto sobre uma coisa;

b) Propriedade direito real mximo: aproveitamento de uma coisa
corprea;
c)
Contedo Protegido
Usufruto, uso e habitao direito de gozar, usar e fruir plenamente
uma coisa ou direito de outrem, sem alterar a sua forma ou
substncia;
d) Superfcie direito de uma pessoa ter propriedade de edifcios e
plantaes feitas em terreno alheio, com autorizao ou
consentimento do proprietrio;
e) Servides Prediais direito que permite aumentar a utilidade de um
direito real de gozo de um imvel, pressupondo necessariamente
dois imveis entre os quais se estabelece uma relao que beneficia
um deles.
Como foi referido anteriormente, cada caso um caso, e cada cliente visto
individualmente e, como tal, necessrio respeito e ateno com a forma como
ele tratado. Quem procura um Advogado porque tem um problema e
procura ajuda competente para o resolver. O Advogado assim visto como o
apoio jurdico, a pessoa para quem se transfere o problema, com vista sua
soluo.
10
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____________________________________________________________________________
Ao cliente nem sempre assiste o direito que pretende ver defendido. Por outras
palavras, no tem, por vezes, a razo que julgaria ter. Cabe ao profissional do
foro4 explicar-lhe em que termos o direito lhe assiste, que medidas tem ao seu
alcance para o fazer valer, ou se, pura e simplesmente, tal direito no lhe
assiste, facto este que impede o advogado de o aceitar, na exacta medida em
que lhe est vedado aceitar causas injustas e no poder advogar contra a lei,
como o Dr. Jos Pires me referiu.
2. Resenha histrica
A Pires da Fonseca e Jos Pires Sociedade de Advogados foi fundada em 25

de Julho de 2001. Trata-se de uma sociedade que prossegue fins
humansticos, e tambm lucrativos, sendo a sua principal actividade a
Advocacia.
Contedo Protegido
Esta actividade tem sido prosseguida pelo Dr. Pires da Fonseca durante mais
de 50 anos e, aps ter dado estgio ao Dr. Jos Pires e ambos entenderem
que o relacionamento e a fora de trabalho que desenvolviam poderiam ser
melhorados, ampliados e beneficiados, mediante a sua constituio em
sociedade, o que aconteceu na supra referida data.
Recentemente, a Advogada Dra. Isabel de Andrade passou tambm a fazer

parte desta Sociedade como colaboradora, tendo esta igualmente comeado
como Advogada Estagiria, como me informou o Dr. Jos Pires.
3. Objecto da sociedade
Uma sociedade com as caractersticas e carcter como as que tm vindo a ser

descritas, dedica-se ao exerccio da advocacia, mediante a prestao de
servios forenses, aconselhamento, inspeces, acompanhamento de clientes
4
Profissional do foro: Advogado.
11
___________________________________________________________________________
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em servios administrativos e judiciais, e, especialmente, na defesa dos

interesses dos clientes na barra do tribunal.
4. Organograma da sociedade
A Pires da Fonseca e Jos Pires Sociedade de Advogados composta por

dois scios-gerentes, sendo eles, como j referi, o Dr. Pires da Fonseca e o Dr.
Jos Pires, uma advogada colaboradora, a Dr. Isabel de Andrade, como se
pode ver no organograma abaixo, havendo ainda um advogado estagirio, o
Dr. Antnio Maria Pires da Fonseca. Todos estes advogados so secretariados
pela Secretria Raquel Fernandes e por mim, enquanto estagiria nesta
sociedade e, posteriormente, pela estagiria Cludia Pereira.
Dr. Pires da Dr. Jos Pires

Fonseca Advogado
Advogado Scio Gerente
Contedo Protegido
Scio Gerente
Dra. Isabel de
Andrade
Advogada
Colaboradora
Sra. Raquel
Fernandes
Secretria
Figura 1: Organograma da sociedade

Fonte: Elaborao prpria
12
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Contedo Protegido
Relatrio de Estgio Captulo III
____________________________________________________________________________
1. Plano de Estgio
O plano de estgio foi elaborado pelo Dr. Jos Pires, orientador de estgio,
tendo sido definidas as seguintes tarefas a desempenhar:
Conhecimento do funcionamento da sociedade;

Apoio nas actividades desenvolvidas pela Secretria Raquel Fernandes,
enquanto esta no entrava em Licena de Parto, aps este facto,
substituio da mesma;
Recepo e organizao da correspondncia;
Entrega de documentos em Reparties Pblicas;
Arquivo;
Atendimento de clientes;
Elaborao de documentos em Word e Excel;
Organizao de documentos para a contabilidade;
Contedo Protegido
Consultas e actualizaes de listagem de clientes em Access;
Pagamento de taxas e certides atravs de Multibanco ou cheque;
Gesto de agenda;
Manuseamento das seguintes ferramentas: fotocopiadora; fax; telefone e
scanner.
14
____________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________
2. Tarefas desenvolvidas durante o estgio
A integrao na empresa acolhedora foi efectuada ao longo de todo o estgio,

pouco a pouco e de forma natural. O ambiente existente nesta empresa
permitiu uma boa adaptao, contando sempre com o apoio e
acompanhamento de todos os profissionais que nele trabalham. As tarefas
desenvolvidas incidiram, desde o incio do estgio, na participao activa da
laborao da empresa. Estas tarefas passaram por vrios mbitos, que foram
desde o atendimento telefnico at ao acompanhamento de clientes, passando
pela recepo do correio e por servios directos em reparties pblicas, como
o pedido de certides, registo de propriedades, entre outros. A Figura 2 mostra
o local onde passei a maior parte do tempo durante o estgio.
Contedo Protegido
Figura 2: O meu local de trabalho durante o estgio.

Como as tarefas que realizei ao longo do estgio foram muito diversas, decidi
subdividir a sua descrio entre tarefas dirias e tarefas pontuais,
simplesmente por razes de clareza expositiva, pois todas elas foram
realizadas com o mesmo interesse e profissionalismo.
15
____________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________
2.1. Tarefas dirias
Vou em seguida descrever, de uma forma resumida, cada uma das tarefas
dirias realizadas ao longo do dia-a-dia do meu estgio5.
2.1.1. Atendimento ao pblico
A clientela de um escritrio de advogados no se confunde, nem pode ser

confundvel, com a clientela de um estabelecimento comercial. Porm,
estabelecendo uma comparao, sempre se poder dizer que o cliente a
razo de sobrevivncia de um escritrio de advogados. Aos clientes, ou seja,
queles que confiam o mandato6 nos advogados que fazem parte da
sociedade, devido um atendimento adequado, sempre abrangido pelas
regras do sigilo profissional, como forma de fortalecer os laos de confiana
que sempre devem existir entre mandante e mandatrio. O tratamento dos
Contedo Protegido
clientes exige muita sensibilidade dos colaboradores de um escritrio, isto
porque cada cliente nico.
O atendimento ao pblico que realizei pode-se considerar de dois tipos: o

telefnico e o pessoal. O primeiro consistia no atendimento de chamadas
recebidas que estavam normalmente relacionadas com a marcao de
entrevistas, com a confirmao de datas de julgamento e com pedidos de
esclarecimento.
No atendimento pessoal, o contacto com o cliente era feito quando este se

dirigia at s instalaes do escritrio. Aqui existia um contacto directo com o
cliente, em que a primeira tarefa realizada era a identificao do mesmo, bem
como do assunto que o trazia s instalaes. Aps esta primeira anlise, era
anunciado ao respectivo advogado(a), quando este(a) se encontrasse no
escritrio e estivesse disponvel para atender o cliente; quando o advogado(a)
5
Todos os dados fornecidos em imagens ao longo deste captulo, incluindo os anexos, so dados fictcios para
proteco do sigilo profissional.
6
Mandato: Procurao que algum confere a outrem.
16
____________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________
no se encontrava no escritrio ou no estava disponvel para o atender, era

agendado o encontro para outro dia. Se o atendimento era imediato, a tarefa
passava apenas pelo encaminhamento do cliente e do respectivo processo ao
correspondente advogado.
2.1.2. Realizao de chamadas telefnicas
A realizao de chamadas estava relacionada com diversos motivos, como por

exemplo pedido de documentos, marcao de entrevistas, pedido de
esclarecimentos aos clientes e s diversas reparties pblicas, identificao
de dados de clientes, entre muitos outros.
2.1.3. Execuo de peas em Word
O processamento de peas em Word consistia na redaco de requerimentos,

destinados a tribunais ou reparties pblicas (anexo 1); na redaco de
Contedo Protegido
cartas, para clientes, empresas, ou colegas advogados (anexos 2 e 3);
procuraes (anexo 4); contestaes; doaes; execues; inventrios; aces
de condenao; peties iniciais; reconhecimento de assinaturas, (anexo 5),
entre muitos outros. Na elaborao destas peas era preciso ter o mximo
cuidado com a escrita, pois esta devia ser objectiva, sem deixar margem para
interpretaes duvidosas.
2.1.4. Arquivo informtico
Todos os documentos eram guardados numa pasta que se chamava

Documentos Importantes, pasta esta que estava guardada na rede de
computadores do escritrio, pois assim todos os utilizadores tinham acesso a
ela, o que permitia efectuar quaisquer alteraes pelos Advogados ou pela
Secretria aos referidos documentos. A dita pasta estava subdividida em outras
pastas, s quais eram atribudos vrios assuntos, para que qualquer um dos
utilizadores pudessem encontrar o respectivo documento sobre determinado
tema, como mostra a Figura 3.
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____________________________________________________________________________
Figura 3: Pasta Documentos importantes e sub pastas.

2.1.5. Arquivo de processos
O arquivo de processos neste escritrio era feito por ordem numrica, ou seja,
a cada cliente era atribudo um nmero quando era inscrito na listagem de
Contedo Protegido
clientes. Este nmero, em seguida, era escrito com os restantes dados da
pessoa numa capa prpria para esse efeito (anexo 6) que depois era arrumada
por ordem numrica numa prateleira horizontalmente.
2.1.6. Consultas e actualizaes da listagem de clientes
A gesto de clientes numa organizao uma tarefa de extrema importncia,

principalmente porque permite que no hajam trocas nos dados dos
respectivos clientes e, em simultneo, permite conhecer o historial do mesmo.
A base de dados dos clientes do escritrio estava feita no programa informtico

Access. Diariamente, era necessrio fazer consultas e actualizaes na
listagem de clientes. Esta listagem permitia identificar qualquer cliente do
escritrio, bem como o seu processo em curso. Deste modo, o trabalho com
esses clientes era bastante facilitado, pois assim facilmente se encontrava o
respectivo processo. Pode ver-se um exemplo da construo da base de dados
na Figura 4.
18
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Figura 4: Tabela de clientes (dados fictcios)

Fonte: Elaborao Prpria
2.1.7. Elaborao de tabelas em Excel
Contedo Protegido
Outra tarefa realizada foi a elaborao de tabelas no programa informtico
Excel. Dentro destas, posso referir a elaborao da folha de caixa, que era feita
todos os dias ao final do dia (anexo 7), bem como tabelas de contas bancrias,
estas normalmente eram feitas mensalmente (anexo 8).
Na tabela de contas bancrias, eram registados todos os movimentos

bancrios ao longo do ms, estes movimentos podiam fazer referncia ao
pagamento de certides pedidas para os clientes, ao pagamento de facturas,
como sendo da gua, da electricidade ou telefone, entre outros. Na folha de
caixa eram registados todos os recebimentos do dia, bem como os
pagamentos, com dinheiro de caixa, de compras necessrias ao escritrio, por
exemplo a compra de material de escritrio em falta, os selos do correio, entre
outros.
19
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____________________________________________________________________________
2.1.8. Tratamento da correspondncia
A recepo e o envio da correspondncia foram tarefas dirias no meu estgio.

Assim, durante a manh, quando o carteiro vinha entregar a correspondncia,
o correio recebido era examinado cuidadosamente. Em primeiro lugar, era
separado por destinatrio. Depois era analisado o seu contedo pois, caso se
tratasse de data de julgamento, esta devia ser imediatamente registada na
agenda. Posteriormente, anexava-se ao respectivo processo e, por ltimo, era
entregue ao referente advogado.
Em relao ao envio da correspondncia, este era feito aps a sua correco e

depois de estar devidamente assinada. Tambm a correspondncia era
sempre fotocopiada para, em seguida, se agrafar o comprovativo de envio
(anexo 9), j que este tipo de correspondncia era geralmente expedida
registada. Por fim, era arquivada no respectivo processo.
Contedo Protegido
2.1.9. Utilizao do fax e da fotocopiadora
O fax era um instrumento bastante usado no escritrio, pois um meio de

comunicao rpido e de fcil utilizao que permitia um rpido envio e
recepo de documentos entre clientes, empresas, reparties pblicas, entre
outras, sempre que se julgasse necessrio.
A fotocopiadora foi um dos instrumentos mais utilizados. Visto ser uma

impressora multi-funes, era utilizada como fotocopiadora, scanner, fax e
impressora. Assim, servia para imprimir os documentos processados no
computador, para tirar cpia de todos os documentos necessrios, para
digitalizar documentos e enviar faxes, entre outras funes.
2.1.10. Gesto da agenda
A agenda era uma ferramenta indispensvel para o meu trabalho durante o

estgio. Era usada para marcao de reunies dos clientes com os Advogados,
20
____________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________
para marcao de julgamentos e para efectuar consultas de agendamentos

para o prprio dia.
A gesto da agenda tinha de ser feita cuidadosamente para no fazer vrias

marcaes no mesmo dia e hora. Tinha tambm de confrontar a agenda do
escritrio com a agenda pessoal dos Advogados, pois podia acontecer que eles
tivessem encontros ou reunies que no tinham sido agendados na agenda do
escritrio.
2.1.11. Utilizao do e-mail
O e-mail no escritrio tinha de ser visto todos os dias, pois o seu tratamento era
igual ao dado correspondncia, isto , tinha de ser entregue ao respectivo
Advogado e, quando necessrio, responder-se logo que fosse possvel.
2.2. Tarefas Pontuais

Contedo Protegido
Neste escritrio havia algumas tarefas que s se realizavam pontualmente ou
com menos frequncia que as tarefas dirias.
2.2.1. Reparties Pblicas
Muitos dos processos realizados neste escritrio requeriam que houvesse uma
ligao directa com algumas reparties pblicas, tais como as Finanas, as
Conservatrias do Registo Predial, Comercial e Civil, a Segurana Social, os
Tribunais Judicial e do Trabalho. O Tribunal Judicial era a repartio qual era
necessrio acudir mais vezes, no diariamente, mas sim uma grande parte dos
dias.
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2.2.1.1. Finanas
Nas finanas eram solicitadas certides de propriedades, inscrio de

propriedades, entrega de IMI (Imposto Municipal sobre Imveis), pedido de
certides de rendimentos, cujo impresso para este fim se pode ver no anexo
10, entre outras. Por exemplo, para que o cliente possa, mediante a compra de
uma propriedade, dizer que ela sua, tem de realizar todo um processo que
vai desde a inscrio dessa mesma propriedade nas finanas, at o registo da
mesma na Conservatria Predial. Como prova era pedida, no final deste
processo, uma certido s finanas com o nmero de artigo atribudo
propriedade e o nome do actual proprietrio. Normalmente este tipo de
documentos eram usados em processos de partilhas de heranas.
2.2.1.2. Conservatrias do Registo Civil, Predial e Comercial
Na Conservatria do Registo Civil requeria-se a emisso de certides de
Contedo Protegido
casamento, nascimento e de bito. Estas certides serviriam de prova num
processo. Por exemplo, uma certido de casamento provaria que a pessoa A
era casada com a pessoa B sob determinado regime de casamento e desde
determinada data.
Na Conservatria do Registo Predial eram pedidas certides de propriedades e

registo de propriedades ou prdios, cujo impresso para este registo se pode ver
no anexo 11, sendo estes urbanos ou rsticos, de forma a avaliar em que nome
a propriedade se encontrava registada e quais as suas caractersticas.
Na Conservatria do Registo Comercial pediam-se certides do registo de

empresas, consulta de dados comerciais, entre outras.
2.2.1.3. Tribunais Judicial e do Trabalho
Nos Tribunais Judicial e do Trabalho a tarefa consistia, essencialmente, na

entrega de documentos na seco central dos mesmos, pedido de cpias de
22
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____________________________________________________________________________
sentenas ou, ainda, na pesquisa de processos nos respectivos juzos a que

pertenciam. A maior parte do trabalho nos tribunais era feito pelos advogados,
tais como julgamentos, audio de testemunhas, entre outros.
2.2.1.4. Segurana Social
Na Segurana Social a tarefa passava por entregar o impresso de Apoio

Judicirio, devidamente preenchido e acompanhado pelos documentos
pessoais do cliente que o requeria, pois um cliente que aufira baixos
rendimentos tem direito a solicitar Apoio Judicirio para no pagar custas
judiciais ou ser beneficiado em outros apoios relativos ao processo.
Este apoio era atribudo tanto a pessoas singulares como a pessoas colectivas.
Podia ser o prprio cliente a solicit-lo, ou o Advogado a requer-lo em nome
do cliente, quando existisse uma procurao, dando assim poder ao Advogado
para o representar e solicitar o respectivo apoio (anexos 12 e 13).
Contedo Protegido
2.2.2. Tradues
As tradues eram feitas muito esporadicamente e em assuntos relacionados

com casos de pessoas que se encontravam no estrangeiro. Esta tarefa permitia
aos colaboradores desta empresa comunicar mais rapidamente, neste tipo de
casos.
2.2.3. Contabilidade
As tarefas desenvolvidas na Pires da Fonseca e Jos Pires Sociedade de

Advogados, no mbito da contabilidade, passavam apenas pela preparao e
separao dos seus documentos para a contabilidade, isto porque existia uma
empresa para efectuar a contabilidade da sociedade. Os documentos referidos
eram facturas do correio, facturas de electricidade e gua e facturas de
despesas, tais como, material de escritrio ou de limpeza.
23
____________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________
2.2.4. Certificao de fotocpias
No escritrio de advogados podiam fazer-se certificaes de fotocpias aos

clientes, desde que essas tivessem a ver com o respectivo processo.
Esta certificao era feita pedindo ao cliente o Bilhete de Identidade e, em

seguida, efectuava-se o registo no site da Ordem dos Advogados (www.oa.pt).
Dentro deste, existia um campo que se chamava rea reservada, no qual se
carregava e se introduzia uma palavra passe. S depois que se acedia
pgina e se fazia o registo de respectiva certificao, como se v na Figura 5.
Contedo Protegido
Figura 5: Pgina de certificao de fotocpias

Fonte: Elaborao Prpria
No final do registo, era atribudo um nmero, nmero este que depois era
usado no carimbo de certificao. Este carimbo era feito no Word e imprimido
na folha a certificar. A Figura 6 mostra o dito carimbo.
Certifico, nos termos e ao abrigo do disposto no art. 38. do

Decreto Lei n. 76-A/2006 de 29 de Maro e Portaria n.
657-B/2006 de 29 de Junho, que a presente fotocpia,
composta por 1 folha est conforme o original e tem valor
probatrio do mesmo.
Registado no Registo on-line dos Actos dos Advogados sob o n.
4316C/253.
CONTA: Gratuito.
Guarda, 16/08/2007
O Advogado
Figura 6: Carimbo da certificao

24
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____________________________________________________________________________
2.2.5. Utilizao do scanner
Esta ferramenta era usada muito esporadicamente. Utilizava-se para digitar

documentos ou fotografias para, normalmente, serem enviados em anexo por
e-mail para clientes ou para quem se justificasse.
2.2.6. Preenchimento de formulrios
Como j referi, em vrias situaes era necessrio preencher formulrios, os

quais, muitas vezes, eram da minha responsabilidade, como, por exemplo, o de
Apoio Judicirio, o de registo de propriedade, entre outros. Depois, eram
corrigidos e assinados e, por ltimo, entregues na respectiva repartio.
Contedo Protegido
25
____________________________________________________________________________
Concluso
O estgio foi, para mim, o terminar de uma etapa e o recomeo de uma nova,
pois a partir daqui inicia-se uma nova fase da minha vida. Durante trs meses
coloquei em prtica muitos dos conhecimentos adquiridos ao longo do curso, o
que me foi muito til. Penso que mostrei ser uma pessoa eficiente,
responsvel, dinmica, organizada e cumpri as minhas obrigaes com sigilo
profissional, que uma caracterstica essencial neste tipo de actividade e
fundamental a qualquer profissional de secretariado.
Este estgio permitiu-me conhecer um pouco melhor o mundo da advocacia,

com o qual eu nunca tinha tido qualquer contacto. No incio, senti algumas
dificuldades, pois foi uma experincia nova para mim e aprendi muito com ela.
Apesar de j ter trabalhado antes, isso no diminuiu as dificuldades que senti
no incio porque era uma vivncia totalmente nova. Com o passar do tempo,
essas dificuldades foram sendo ultrapassadas, pois sempre tive o apoio dos
Contedo Protegido
Advogados e da Sra. Raquel enquanto esteve ao servio. Aps esta ter entrado
em licena de parto, eu fiquei responsvel por todo o secretariado do escritrio
e, confesso, que ao incio me assustou um pouco. No entanto, tudo correu bem
porque sempre pude contar com o apoio e esclarecimento dos Advogados. Na
ltima fase do estgio, tive a possibilidade de dar apoio e formao a uma nova
estagiria no escritrio, o que me permitiu testar os conhecimentos obtidos
durante o estgio.
Para o bom desenvolvimento destas actividades, foram-me muito teis os

conhecimentos adquiridos ao longo do curso, como por exemplo o atendimento
telefnico, o arquivo e as lnguas, entre outros.
Posso concluir que me adaptei bem ao local e s tarefas que tinha de

desempenhar pois, com fora de vontade e algum esforo da minha parte,
consegui atingir os objectivos pretendidos. Concluo tambm que o Profissional
de Secretariado cada vez mais uma profisso de polivalncia e uma pea
chave em qualquer instituio.
26
Bibliografia
Bibliografia Especfica
Arnaut, Antnio, Iniciao Advocacia. Histria Deontologia, Questes

Prticas. 3 Edio Coimbra Editora, 1996.
Bibliografia Electrnica
www.oa.pt consultado no dia 20/11/2007.
Contedo Protegido
27
ndice de Anexos
Anexo 1 Exemplo de requerimento para o Tribunal

Anexo 2 Exemplo de uma carta para um cliente
Anexo 3 Exemplo de uma carta para um colega
Anexo 4 Procurao Forense
Anexo 5 Reconhecimento de uma assinatura
Anexo 6 Cpia da capa de processo
Anexo 7 Folha de Caixa
Anexo 8 Exemplo de uma folha bancria
Anexo 9 Registo de correio
Anexo 10 Impresso para pedido de certido de rendimentos
Anexo 11 Impresso para registo de propriedade
Anexo 12 Impresso para Apoio Judicirio para Pessoa Singular
Anexo 13 Impresso para Apoio Judicirio para Pessoa Colectiva
Contedo Protegido
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Contedo Protegido
Contedo Protegido
Contedo Protegido
Contedo Protegido
Contedo Protegido
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INSTITUTO POLITCNICO DA GUARDA

ESCOLA SUPERIOR DE TECNOLOGIA E GESTO

ANABELA DE OLIVEIRA PEDRO

RELATRIO FINAL PARA A OBTENO DO GRAU DE LICENCIADO

EM SECRETARIADO E ASSESSORIA DE DIRECO

Para obteno do Grau de Licenciado em

Anabela de Oliveira Pedro

Para obteno do Grau de Licenciado em

Anabela de Oliveira Pedro

Estagiria: Anabela de Oliveira Pedro

Curso: Secretariado e Assessoria de Direco

Instituio Acolhedora: Pires da Fonseca e Jos Pires Sociedade de

Telefone: 271 211 136

Fax: 271 214 101

Durao do Estgio: 01 de Julho de 2007 a 30 de Setembro de 2007

Acompanhante na Instituio: Dr. Jos Pires (Advogado)

Acompanhante na Escola: Professora Guadalupe Mndez

justamente a possibilidade de realizar

Este relatrio teve a orientao da Professora Guadalupe Arias Mndez. Assim

Agradeo igualmente a orientao do Dr. Jos Joaquim Pires, por toda a

Agradeo tambm Senhora Raquel Fernandes pelo apoio e todos os

Estou igualmente agradecida ao Dr. Pires da Fonseca, Dr. Isabel de

Por ltimo, quero agradecer ao meu namorado por todo o apoio e

Durante o perodo de estgio realizado na Pires da Fonseca e Jos Pires

Captulo III O Estgio.....13

Figura 1 Organograma da Sociedade ..12

Tabela 1 Direitos na advocacia 4

No mbito da frequncia do curso de Secretariado e Assessoria de Direco, e

Este trabalho est dividido em trs captulos primordiais. O primeiro captulo

O segundo captulo a caracterizao da empresa ou escritrio em si, o seu

O terceiro captulo est dedicado minha actividade como estagiria no

Segundo Arnaut o advogado informa, aconselha, concilia, serve de mediador

No entanto, as tarefas de um advogado passam muito aqum do que acabei de

Um advogado deve ter caractersticas muito especficas para desempenhar as

O termo deontologia deriva do grego deon, deontos/logos e significa estudo

Tabela 1 - Direitos na advocacia.

Tabela 2 - Deveres na advocacia.

a) Dever geral de compostura - dever de probidade, iseno e

Assim, os direitos dos Advogados resumem-se nos seguintes:

a) Direito a tratamento a compatibilidade com a dignidade da advocacia e

Os deveres dos advogados resumem-se nos seguintes:

a) Dever geral de compostura - dever de probidade, iseno e

g) Dever de patrocnio. O advogado no deve, sem motivo justificado,

O advogado obrigado a manter o segredo profissional, relativo a todos os

A confiana gerada entre um cliente e o seu advogado essencial para levar a

o cliente revele detalhadamente os factos envolvidos no processo, ou os que o

O quotidiano forense2 inicia-se, regularmente, no escritrio. neste local que o

Por ltimo, o processo levado a julgamento, que no mais do que uma

1. Apresentao da empresa acolhedora

A sociedade de advogados Pires da Fonseca e Jos Pires exerce o direito de

a) Posse exerccio de um poder de facto sobre uma coisa;

A Pires da Fonseca e Jos Pires Sociedade de Advogados foi fundada em 25

Recentemente, a Advogada Dra. Isabel de Andrade passou tambm a fazer

Uma sociedade com as caractersticas e carcter como as que tm vindo a ser

em servios administrativos e judiciais, e, especialmente, na defesa dos

A Pires da Fonseca e Jos Pires Sociedade de Advogados composta por

Dr. Pires da Dr. Jos Pires

Figura 1: Organograma da sociedade

Conhecimento do funcionamento da sociedade;

2. Tarefas desenvolvidas durante o estgio

A integrao na empresa acolhedora foi efectuada ao longo de todo o estgio,

Figura 2: O meu local de trabalho durante o estgio.

2.1. Tarefas dirias