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R V O

Francisco Lopes de Aguiar


Mestre em Cincia da Informao pela Pontifcia Universidade Catlica de Campinas e Pro-
fessor do curso de Biblioteconomia das Faculdades Integradas Corao de Jesus (FAINC).
Maria de Ftima Gonalves Moreira Talmo
Doutora e Mestre em Cincias das Comunicaes
pela Universidade de So Paulo (ECA-USP).

O Controle de Vocabulrio da
Linguagem Orgnico-Funcional
Concepo e princpios terico-metodolgicos

INTRODUO e uso da informao orgnico-funcional


mediada por uma linguagem consistente.

A
o considerar que as prticas
documentrias no contexto Do ponto de vista do ciclo documentrio
arquivstico se desenvolvem arquivstico, pode-se dizer que a utilizao
no universo da linguagem a questo da de uma linguagem normalizada de acordo
linguagem percorre todo o ciclo documen- com o contexto e a cultura organizacional
trio (produo, registro, organizao,
de uma instituio um dos fatores de-
disseminao, recuperao e assimilao),
terminantes para garantir a dinmica e a
observa-se a importncia do controle de
totalidade do ciclo documentrio (produ-
vocabulrio como um recurso normativo
o, organizao, disseminao).
para nomear as atividades, os procedimen-
tos funcionais, os tipos documentais e os A complexidade da estrutura orgnico-
rgos produtores que compem a estrutu- funcional (departamentos e setores) de
ra organizacional de uma instituio, com uma instituio, aliada s caractersticas e
a funo de assegurar o compartilhamento especificidades funcionais de cada um dos

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rgos produtores de informao, acaba, podem contribuir para potencializar a


por vezes, refletida em linguagens espec- racionalizao e o compartilhamento dos
ficas, o que dificulta o compartilhamento fluxos da informao orgnico-funcional,
da informao orgnico-funcional. ao propor a implementao de um plano
de gesto e organizao da informao,
Assim, nomeiam-se procedimentos e ati-
incluindo a preocupao com normaliza-
vidades funcionais e tipos documentais
o/padronizao da linguagem orgnico-
utilizando-se da linguagem natural que
funcional, com a finalidade de assegurar
acaba ocasionando disperso terminol-
a racionalizao e univocidade termino-
gica e dificultando o compartilhamento da
lgica na nomeao dos procedimentos e
informao orgnico-funcional. Para agra-
atividades funcionais, rgos produtores
var ainda mais a questo da linguagem,
e tipos documentais.
temos a influncia e s vezes a imposio
das linguagens especializadas das reas Para garantir a institucionalizao de
jurdica, fiscal-financeira e administrativa, uma linguagem nor malizada, precisa-
tcnicas, dentre outras. se da elaborao de nor mas e proce-
dimentos para subsidiar as atividades
Mesmo considerando que as prticas ins-
documentrias abrangendo todo o ciclo
titucionais perpassam pela linguagem, a
arquivstico (produo, organizao e
questo pouco percebida pelas institui-
disseminao).
es. Os rudos e as inconsistncias ocor-
ridas nos processos de compartilhamento, A normalizao com base terminolgica,

recuperao e transferncia da informa- rara vezes, s ocorre na fase permanente

o, na maioria das vezes, so atribudos dos arquivos, no momento da elaborao

a falhas das tecnologias de informao e de um plano ou quadro de classificao.

comunicao, ignorando-se a questo da Em sntese, um sistema de normalizao


linguagem. com base terminolgica para nomear as

As questes enunciadas acima dificultam funes, atividades, procedimentos e r-

as atividades de produo, acesso, recu- gos produtores pode contribuir para: a

perao e uso da informao orgnico-fun- racionalizao dos fluxos da informao

cional pela ausncia de uma terminologia orgnico-funcional; a eficcia nos proces-

institucionalizada. sos de controle de uso da informao; a


eficcia nas atividades de recuperao
Desse modo, a importncia de uma lingua-
da informao orgnico-funcional; evitar
gem comum a todos imprescindvel para
disperso de documentos produzidos por
garantir a comunicao compartilhada da
um mesmo rgo e pela mesma atividade;
informao orgnico-funcional.
a eficcia nos processos de gesto e ava-
Nessa perspectiva, as instituies arqui- liao de documentos; garantir a memria
vsticas num contexto organizacional documentria arquivstica.

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Nessa perspectiva, apontamos como pro- relaes que estabelecem a partir da orga-
posta para subsidiar a normalizao e ga- nizao sintagmtica dos elementos e, de
rantir a univocidade na linguagem orgni- certo modo, a morfologia que, sintetizando
co-funcional nos sistemas de recuperao parcialmente aspectos da semntica e da
da informao arquivstica os princpios sintaxe, se encarrega da identificao das
terico-metodolgicos da terminologia. partes da palavra e de suas condies de
Ao oferecer aportes metodolgicos e prag- ocorrncia (Cintra, 1983, p. 7). Ou seja,
mticos para retificar as dissonncias de o processo de controle de vocabulrio
linguagem ocorridas durante as etapas de pressupe intervenes no: controle da
produo, organizao, representao, normalizao gramatical a forma dos
acesso e recuperao da infor mao, termos; controle semntico dos termos
utiliza-se como recurso nor mativo o ou controle do significado.
princpio da univocidade terminolgica Ao nor malizar a linguagem or gnico-
e conceitual de um objeto, processo ou funcional, tem-se a oportunidade de mini-
atividade funcional. Nesse sentido, este mizar as ambiguidades e a plurivocidade
princpio estabelece uma correspondn- dos termos na nomeao das atividades,
cia nica entre o significante/significado, procedimentos funcionais e tipologias
impedindo deste modo a ocorrncia de documentais, permitindo o compartilha-
ambiguidades (Ferreira, 1999). mento eficaz e atendendo uma diversidade

A terminologia como rea interdisciplinar de usurios.

serve de apoio s atividades de indexao Segundo Hagen (1998), a norma ISAAR


e recuperao e construo de lingua- (CPF) Norma Internacional de Autoridade
gens controladas. Entretanto, pertinen- Arquivstica para Entidades Coletivas, Pes-
te fazer um recorte, a fim de atender ao soas e Famlias enuncia a necessidade
interesse documentrio. Neste trabalho, do controle de vocabulrio nos arquivos:
interessa-nos compreender as implicaes
o objetivo da norma assegurar que haja
impostas pela linguagem e a importncia
uma lista controlada com os nomes das
do controle de vocabulrio (processo) e
instituies, pessoas e famlias produto-
do vocabulrio controlado (instrumento
ras de arquivos, ou seja, assegurar que
documentrio), para materializar e gerir
no sejam utilizados diversos nomes ao
o controle de vocabulrio no contexto da
mesmo temo para a mesma entidade,
organizao e recuperao da informao
dificultando o acesso do pesquisador
orgnico-funcional.
que faz a busca. Alm do nome, a norma
Assim, interessa-nos os aspectos da tambm estrutura um campo com dados
semntica, disciplina que se ocupa do contextuais: localizao, rea geogrfica
sentido ou da significao dos elementos, de atuao, nacionalidade, situao

a sintaxe, disciplina que se ocupa das legal, rea de atuao, atribuies,

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estrutura administrativa, relaes com Na construo de uma linguagem interlo-


outras pessoas, famlias e instituies, cutora capaz de provocar a comunicao
entre outros (para cada um dos tipos de documentria, devem-se identificar as inter-
entidade descrita aplica-se um conjunto venincias lingusticas e terminolgicas, isto
de infor maes especficas) (Hagen, , a diversidade de significaes das unida-
1998, p. 297). des lexicais e sua variao terminolgica.

Nessa perspectiva, destaca-se o controle Faulstich (2002) aponta dois grupos de


de vocabulrio e o vocabulrio controlado variantes terminolgicas: concorrentes e
como dispositivos para garantir o acesso coocorrentes. As variantes concorrentes
e o uso da informao orgnico-funcional, relacionam-se com o discurso de um do-
e atender s necessidades informacionais mnio especializado e competem entre si
de um grupo heterogneo de usurios. at que uma das variantes se consolide
na rea. As variantes coocorrentes so
INTERVENINCIAS LINGUSTICAS aquelas referentes s ocorrncias de si-
NOS SISTEMAS DE RECUPERAO nonmias no discurso especializado, isto
DA INFORMAO , um conceito pode ser representado por
vrios termos e um termo pode se referir

P
ara construir um sistema de in-
formao arquivstica capaz de a mais de um conceito.

responder s necessidades de As variantes terminolgicas lingusticas


informao dos usurios e das institui- classificam-se em: a) variante terminol-
es necessrio considerar a linguagem gica fontica o registro pode ser feito de
como componente central nos processos acordo com a norma falada; b) variante
da organizao da informao. Isso, por- terminolgica morfolgica h alternn-
que a informao, para ser organizada cia de estrutura de ordem morfolgica;
no arquivo, recorre a termos retirados c) variante terminolgica sinttica duas
da linguagem natural. Assim sendo, a construes sintagmticas alternam-se
informao, para ser reconhecida e com- com a funo de predicao de uma
partilhada, precisa ser enunciada por meio UTC (unidade terminolgica conceitual);
de uma linguagem (um cdigo) (Smit, d) variante terminolgica lexical h o
2005, p. 15). apagamento de algum item da estrutura
lexical sem alterar o conceito; e) variante
No entanto, para que um sistema de recu-
terminolgica grfica o termo registra-
perao cumpra sua funo com eficcia
do sob mais de uma forma.
preciso adotar uma linguagem nica que
seja capaz de compatibilizar as diversas J as variantes terminolgicas de registro no
linguagens: sistema de informao; do plano horizontal, no plano vertical e no pla-
profissional da informao; do documento no temporal classificam-se em: a) variante
e do(s) usurio(s). terminolgica geogrfica so expresses

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para designar um mesmo conceito utilizado conceito como o termo mais adequado

por falantes de uma mesma lngua em re- para o uso; a opo pelo singular ou

gies diferentes; b) variante terminolgica plural dos conceitos e suas excees

de discurso so expresses utilizadas para devem ser registradas claramente nesse

um mesmo conceito nos diferentes nveis de vocabulrio, visando consistncia da

discurso: nvel cientfico, tcnico ou de di- indexao, sua fidedignidade e posterior

vulgao cientfica; c) variante terminolgica uso na recuperao (Austin, 1986, p. 8

temporal so designaes para um mesmo apud Lopes, 2002, p. 6).

conceito que concorrem simultaneamente Svenonious (1976 apud Lopes, 2002, p.


durante um perodo de tempo, firmando-se a 3) aponta as seguintes duas etapas nas
preferncia por uma substituio a anterior atividades de controle de vocabulrio:
e deixando-a em desuso.
A primeira refere-se classificao de
Para proceder a um processo de normali- variantes gramaticais do mesmo termo e/
zao, com vistas a garantir a univocidade ou conceito, significado singular e plural,
terminolgica de um sistema document- variantes gramaticais e diferentes flexes
rio, imprescindvel mapear as variantes dos tempos verbais. Em segunda etapa,
gramaticais do mesmo termo e/ou con- os termos e/ou conceitos so agrupados
ceito, as formas do singular e plural e por descreverem o mesmo conceito ou um
diferentes flexes dos tempos verbais. E, similar, isto, , sinnimos ou palavras que
por outro lado, os termos e/ou conceitos so equivalentes em seus significados.
so agrupados diante de um mesmo con-
Smit e Kobashi (2003, p. 22) apontam
ceito ou um similar, isto , sinnimos ou
como procedimentos de controle de voca-
palavras que so equivalentes.
bulrio, seis aspectos: normalizao grama-
Em relao normalizao gramatical e tical; opes de grafia; alteraes nos no-
terminolgica, Austin (1986) relembrou mes de pessoas ou topnimos; controle de
que o uso de vocabulrio controlado [...] sinonmia, homonmia e quase sinonmia;
e o seu respectivo uso na recuperao adoo de termos compostos; e introduo
da informao vo requerer o estabele- de notas de escopo e notas de uso.
cimento de certas regras terminolgicas
Polissemia, homonmia, sinonmia e an-
recomendadas, tais como:
tonmia destacam-se como os principais
Conceitos devem ser representados elementos que interferem significativa-
consistentemente para os propsitos mente nos processos de representao e
de recuperao, por substantivos ou recuperao da informao arquivstica.
frases substantivadas; os indexadores Para solucionar os possveis impactos e
devem trabalhar com um vocabulrio rudos que ocorrem no mbito da repre-
de ter mos preferidos, designando-se sentao e recuperao, o vocabulrio
um dos sinnimos de um determinado controlado apresenta como uma de suas

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caractersticas principais a possibilidade de nomear as atividades/funes, gerando


estabelecer relaes entre os termos que confiana no sistema.
o compem, por meio do estabelecimento
De acordo com Cintra et al. (1994, p. 55), o
de relaes de equivalncia para delimitar
controle de vocabulrio em um sistema do-
o repertrio do vocabulrio controlado de
cumentrio pode ser compreendido como:
um determinado contexto arquivstico.
a existncia de mecanismos interpretativos
Em suma, pode-se afirmar que a contri- prprios, uma vez que no se pode utilizar
buio da terminologia no processo de o mecanismo interpretativo da linguagem
controle de vocabulrio no mbito da natural para determinar significados das
arquivstica indicar medidas normativas unidades destinadas representao da
para o estabelecimento do princpio da informao; a possibilidade de produzir
univocidade nas nomeaes dos rgos linguagens de natureza monossmica que
produtores: as funes, atividades e proce- participam da elaborao de linguagens do-
dimentos funcionais e os tipos documentais cumentrias; a existncia de um vocabulrio
(normalizao terminolgica e conceitual), controlado prprio de uma linguagem docu-
alm de fundamentar as relaes entre os mentria que comporta, preferencialmente,
conceitos orgnico-funcionais (significao unidades de linguagens de especialidade.
atravs das relaes lgico-semnticas,
Segundo Calderon (2003, p. 84), existem
contemplando os sinnimos e homni-
diferentes nveis de controle de vocabu-
mos). um recurso terico e pragmtico
lrio a serem empregados, que vo desde
para ativar a consistncia no controle de
uma normalizao pura e simples, na qual
vocabulrio, este compreendido como um
se estabelecem regras para a forma escrita
processo para a construo de vocabulrios
dos termos que iro compor as linguagens
controlados, os quais so compreendidos
documentrias, at o estabelecimento
como instrumento para subsidiar a recupe-
de relaes (hierrquicas, associativas e
rao da informao orgnico-funcional em
equivalentes) entre os termos.
conjunto com os tradicionais instrumentos
Em um sistema documentrio, o controle
de pesquisa e de gesto arquivstica.
de vocabulrio pressupe um conjunto
O VOCABULRIO CONTROLADO organizado de descritores padronizados,
COMO DISPOSITIVO PARA ASSEGURAR isto , normalizado e unvoco.
O CONTROLE DE VOCABULRIO
Para Le Guern (1989), o termo a unida-

S
mit e Kobashi (2003, p. 20) de bsica da terminologia e distingue-se
afir mam que o controle de da palavra do lxico geral. O termo a
vocabulrio processo para palavra efetivamente usada no discurso.
um objetivo que se deseja atingir, j O lxico um estoque de palavras inde-
o vocabulrio controlado resultado pendente das coisas, sendo resultado de
desse processo, um instrumento para convenes arbitrrias.

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Segundo Lara (2005, p. 6), a terminologia arquivstico (a sua funo) e no o que ele
assume funes de comunicao e de contm (assunto/temtica). O tratamento
representao, procura consenso e pro- temtico, deste modo, cumpre uma funo
pe formas de controle da diversidade de complementar.
significao.
Somente assim as LDs podero subsidiar
As linguagens controladas com base na ter- os processos que envolvem as etapas de
minologia propem mltiplas representaes organizao, representao e recuperao
de um conjunto de documentos ou de um da informao arquivstica.
documento arquivstico de modo a contem-
As LDs atuam com os conceitos expressos
plar diferentes demandas de informao.
nos documentos, ou seja, a unidade que
Segundo Canalejo (1998, p. 116 apud compe a sua estrutura um conceito
Calderon, 2003, p. 102) a normalizao representado por um ter mo/descritor,
terminolgica como recurso para o controle independentemente de o conceito evocar
de vocabulrio procede das linguagens de um assunto/temtica ou uma funo/ativi-
indexao e supe a seleo dos termos dade. Assim, o processo de construo de
que representam o documento em si, seu vocabulrios controlados na arquivstica,
contedo e seu contexto para proporcionar ao lidar com o conceito, deve considerar,
qualidade de informao que se pede atual- no momento da anlise dos conjuntos do-
mente aos arquivos, inseridos num sistema cumentais, a rede conceitual das funes,
de informao e por isso cada dia frequen- atividades, processos e procedimentos
tados por um pblico muito heterogneo. orgnico-funcionais para designar os ter-
mos com preciso e consistncia, alm
Tradicionalmente, a aplicao das linguagens
do estabelecimento de relaes entre si.
de indexao, ou simplesmente LDs (lingua-
gens documentrias), tem sido muito utiliza- Os fundamentos tericos, conceituais e
da na rea da biblioteconomia para subsidiar metodolgicos para construo, desen-
as atividades de organizao, representao volvimento, implementao, gesto e uti-
e recuperao temtica de contedos docu- lizao de vocabulrios controlados como
mentais. No entanto, importante salientar instrumento para organizar e representar
que a aplicabilidade das LDs no mbito da informaes demarcam suas origens na bi-
arquivstica somente cumpre o seu papel blioteconomia, na documentao e, poste-
documentrio, caso considere as caracte- riormente, tornou-se uma especialidade de
rsticas das atividades orgnico-funcionais e estudo tambm da cincia da informao.
contextuais do rgo produtor.
De acordo com Dodebei (2002, p. 39),
As LDs, nesse contexto, precisam consi- os conceitos de linguagem documentria
derar para fins de organizao e repre- encontrados na literatura reduzem, por
sentao a razo de ser do documento vezes, todas as formas de representao

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documentria linguagem documentria, Nesse sentido, Tristo, Fachin e Alarcon


igualando, assim, os dois conceitos. (2004, p. 162) afirmam que a linguagem
documentria o termo genrico atribudo
Segundo Wanderley (1973, p. 176 apud
aos sistemas artificiais de signos normaliza-
Dodebei, 2002, p. 40),
dos que permitem a representao de forma
as linguagens documentrias recebem
mais efetiva do contedo de um documento.
denominaes diversas, tais como lin-
O vocabulrio controlado na perspectiva
guagens de indexao (MELTON, J.);
da recuperao da informao um ins-
linguagens descritoras (VICKERY, B.); co-
trumento de controle terminolgico. Ao
dificaes documentrias (GROLIER, E.);
aliar-se com as contribuies da termino-
linguagens de informao (SOERGEL);
logia, teoria do conceito e teoria da clas-
vocabulrios controlados (LANCASTER,
sificao, ele permite a compatibilizao
F. W.); lista de assuntos autorizados
das diversas linguagens (do produtor, do
(MONTGOMERY, C.); e, ainda linguagens
profissional da informao e do usurio),
de recuperao da informao, lingua-
alm de oferecer uma interface amigvel
gens de descrio da informao. [...].
atravs de (ndices) e de recursos de
De um modo geral, poder-se-ia afirmar
relacionamentos (relaes associativas
que nas expresses, tanto os substanti-
e de equivalncia) entre os descritores,
vos como os adjetivos so sinnimos. As
possibilitando retificar as inconsistncias
escolhas deixam transparecer as orien-
terminolgicas no momento da recupera-
taes terico-metodolgicas adotadas
o da informao num sistema documen-
pelos autores, refletidas no binmio [...]
trio. Assim, vale destacar que as bases
informao/documentao.
metodolgicas da terminologia aliadas aos
As designaes: vocabulrio controlado,
recursos oferecidos pelas linguagens con-
linguagem controlada, linguagem documen-
troladas, em especial os tesauros, podem
tria, linguagem documental, linguagens
contribuir para a materializao e opera-
de indexao e tesauros apresentadas na
cionalizao de controle de vocabulrios.
literatura enunciam uma disperso termino-
No mbito da arquivstica, a recuperao
lgica para representar um mesmo objeto
da informao orgnico-funcional media-
um instrumento documentrio. Tambm
da pelos instrumentos de pesquisa (guias,
comum evidenciar certa confuso em
inventrios, catlogos etc.) e instrumentos
relao aos termos controle de vocabulrio
de gesto (quadro/plano de classificao,
e vocabulrio controlado, o primeiro signifi-
tabela de temporalidade).
cando um processo e o segundo o resultado
desse processo. Talvez, seja pelo fato da No entanto, a preocupao com a questo
rea privilegiar muito mais o resultado o terminolgica, muitas vezes ignorada
produto documentrio em detrimento do no momento da nomeao das ativida-
processo. des, funes, rgos produtores, tipos de

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documentos. Alm disso, no oferecem si, ajuda o usurio a identificar todos os


mecanismos para o estabelecimento de termos que seriam necessrios para rea-
relaes associativas, partitivas e de equi- lizar uma busca completa.
valncia entre as unidades terminolgicas.
Pode-se observar que o vocabulrio con-
Pode-se dizer que, na maioria dos casos,
trolado constitudo por termos que so
a organizao e a estrutura desses instru-
utilizados como descritores ou outros no
mentos arquivsticos utilizam a palavra
descritores, j o plano de classificao
como ponto de acesso, sendo raras as ve-
arquivstico raramente apresenta a preo-
zes em que possuem base terminolgica.
cupao em estabelecer essas relaes.
No comum os planos de classificao,
Sob o ponto de vista da linguagem, um
quando recorrem aos ndices, se preocupa-
vocabulrio controlado pode ser compre-
rem com o controle de vocabulrio (padroni-
endido como um instrumento interlocutor
zao de termos), por no introduzirem em
entre as linguagens utilizadas pelos produ-
sua estrutura os componentes relacionais
tores da informao, os organizadores da
para gerar uma estrutura significante. Vale
informao em sistemas de recuperao e
ressaltar que padronizao no sinnimo
os utilizadores da informao. Nele tenta-
de normalizao com base terminolgica.
se repertoriar e compatibilizar as diversas
Do ponto de vista da recuperao da infor- linguagens (dos produtores, organizadores
mao e da interface entre usurio e siste- e usurios) atravs de uma linguagem ar-
ma, arriscamos afirmar que os tradicionais tificial (documentria) intermediada pelos
instrumentos de pesquisa e de gesto da pontos de acesso (descritores) normaliza-
informao arquivstica no so flexveis dos. Nesse sentido, Cintra et al. (2002, p.
e dinmicos por restringir a eficincia na 43) assinalam que o vocabulrio tem por
recuperao atravs de ndices. objetivo

J as linguagens controladas apresentam reunir unidades depuradas de tudo

algumas peculiaridades sob a perspectiva aquilo que possa obscurecer o sentido:

da organizao e da recuperao da infor- ambiguidade de vocbulo ou de cons-

mao uma linguagem dinmica, pois truo, sinonmia, pobreza informativa,

atua com mecanismos para a elaborao redundncia etc. Alm disso, ele

de relaes associativas, hierrquicas e de fixado de tal forma que seu uso, bem

equivalncia com base na terminologia, como suas relaes estruturais so co-

sendo sua principal unidade o descritor. dificadas e no podem mudar ao sabor

dos usurios.
Para Lancaster (1993, p. 207) o vocabu-
lrio controlado reduz a diversidade da Sendo o vocabulrio controlado um produ-
terminologia. Alm disso, ao ligar semanti- to documentrio e por vez uma linguagem
camente termos que tenham relao entre documentria, importante apontar os

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trs elementos bsicos que compem a As relaes hierrquicas so um dos


sua estrutura: um lxico ou lista de ele- componentes da rede paradigmtica, pois
mentos descritores devidamente filtrados cumprem a funo de operacionalizar as
e depurados; uma rede paradigmtica relaes lgico-semnticas para a organi-
para traduzir certas relaes essenciais zao dos descritores. Existem quando um
e, geralmente estveis, entre descritores termo pode ser mais especfico que outro
(rede lgico-semntica que corresponderia termo mais geral. Por exemplo: educao
ao que, lato sensu, poderamos chamar de para o trabalho um termo mais espec-
classificao); e uma rede sintagmtica, fico que educao.
para expressar as relaes contingentes As relaes associativas integram a rede
entre os descritores, relaes essas que, sintagmtica de uma LD e existem quando
diferentemente das relaes paradigmti- h um vnculo e/ou aproximao concei-
cas, so vlidas apenas no contexto parti- tual entre os termos. Tm a finalidade de
cular onde aparecem (Gardin et al., 1968). expressar as relaes contingentes entre

No processo de construo de um vocabu- descritores de um sistema documentrio.

lrio controlado, devem-se identificar os Vale ressaltar que essas relaes e asso-

indcios lingusticos que podero provocar ciaes sintagmticas somente so vlidas

desvios e inconsistncias nos processos no contexto documentrio em que perten-

da representao, busca e recuperao da cem. Por exemplo: educao popular

informao e retific-los. Ao se mapear as um termo relacionado com educao

diversas acepes da linguagem utilizadas comunitria e vice-versa.

por produtores, organizadores e utilizado- J as relaes de equivalncia, que tam-


res da informao, temos a possibilidade bm fazem parte da rede sintagmtica de
de fazer correspondncias/relaes entre uma LD, permitem o relacionamento entre
um e outro termo. Esse procedimento ex- descritores, e existem quando dois termos
pande as possibilidades de acesso, busca tm o mesmo significado ou significado
e recuperao, por contemplar diversas semelhante, isto , so utilizados para
linguagens numa estrutura que permite operar no nvel da polissemia, homonmia,
relacionar e hierarquizar os termos. sinonmia e antonmia.

No vocabulrio controlado, existem trs A polissemia o nome dado pluralidade


tipos de relacionamentos entre os termos: de sentidos de uma mesma forma. Estuda
as relaes hierrquicas (termos gerais as vrias significaes de significao lin-
e especficos); as relaes associativas gustica, significaes essas que se definem
(termos que esto associados entre si, e precisam num determinado contexto
porm no so gerais nem especficos); (Cintra, 1983, p. 11-12). Ela pode se dar
as relaes de equivalncia (termos que por: extenso (ex.: estao que pode sig-
tm o mesmo significado). nificar: parada, pocas do ano, temporadas

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da moda etc.); metfora (atua como compo- mas variantes para conceitos emergentes:
nente analgico. Ex: serra, em que o signifi- contineres ou contentores, containers (ou
cado de montes decorreu da analogia com ainda, cofres de carga); e) grafias diversas,
serra); restrio (purgativo na linguagem inclusive com variantes no radical: cator-
mdica e beberete na linguagem comum). ze ou quatorze; quociente ou cociente;
quota ou cota; f) palavras favorecidas, ou
A homonmia corresponde igualdade
de uso corrente, versus palavras antigas:
entre significantes de significados dife-
deontologia ou tica; energia atmica ou
rentes. , pois, o estudo das formas que
energia nuclear; corpo discente ou aluna-
apenas se diferenciam pela significao
do; g) siglas ou nomes por extenso: USP
ou funo, j que a estrutura fonolgica
ou Universidade de So Paulo.
a mesma. A homonmia pode ser: to-
tal como fiar, que tanto significa tecer, A antonmia decorre de significaes con-
quanto confiar; ou parcial como em trrias de dois vocbulos ditos autnomos.

coser e cozer. Neste caso, Smit e Kobashi o estudo de palavras com significaes

(2003, p. 27) apontam como recursos opostas, como amor/dio, bom/mal, mo-

para individualizar o termo no sistema ral/imoral, progrediu/regrediu.

documentrio o uso de especificadores De fato, nos sistemas de recuperao da


(tambm conhecidos como qualificadores informao arquivstica, coexistem diver-
e modificadores). Como, por exemplo, So sas linguagens que abrangem documentos,
Paulo (cidade); So Paulo (estado). usurios, profissionais da informao, e

A sinonmia decorre de coincidncia de isso dificulta a comunicao entre esses

significado entre diversas palavras. o grupos. Nesse sentido, o vocabulrio con-

estudo da substituio de termos, sem trolado oferece mecanismos para gerir o

prejuzo da comunicao. Exemplos: o processo de comunicao entre termos

significado de mar pode ser expresso atravs do estabelecimento das relaes

atravs dos termos: mar, oceano, plago, e de equivalncia para operacionalizar ao

de ser alado, por ave, pssaro. Segundo nvel da polissemia, sinonmia, homon-

Gomes (1990, p. 47-48) as sinonmias po- mia, e antonmia.

dem se manifestar de diversas formas: a) As diversas variveis ocorrem quando um


descritores de origem lingustica diferente, mesmo conceito representado por um
como por exemplo: poliglota ou multiln- ou mais termos. Assim, no contexto do-
gue; antdoto ou contraveneno; b) nomes cumentrio, elege-se um termo descritor
populares e nomes cientficos, como: (preferido) e os termos no descritores
alergia ou hipersensibilidade; borracha (no preferidos). O vocabulrio controla-
sinttica ou elastmero; c) substantivos do indicar uma remissiva que orientar
comuns e nomes comerciais: Giletes ou os indexadores e os usurios quanto ao
lminas de barbear; Zorba ou cueca; d) for- termo preferido e utilizado no sistema de

Acervo, Rio de Janeiro, v. 25, n. 1, p. 117-138, jan./jun. 2012 - pg. 127


A C E

recuperao da informao arquivstica. toda organizao contribuir com eficcia


Por exemplo: doenas ocupacionais para assegurar o compartilhamento, a
pode ser o termo preferido para nomear disseminao, a preservao, o acesso e
enfermidades ocupacionais e aparece- a recuperao de contedos arquivsticos.
r no vocabulrio da seguinte maneira:
Sob o ponto de vista da arquivstica, qual
enfermidades ocupacionais USE doenas
seria a definio eficaz para vocabulrio
ocupacionais.
controlado?
Recomenda-se, tambm, que aps o es-
Tradicionalmente, na biblioteconomia e
tabelecimento terminolgico, a adoo na documentao, as LDs lidam com o
dos termos adotados e dos no adotados tratamento e a indexao temtica (uni-
deve ordenar tais termos de modo que dades temticas). de suma importncia
reflita as atividades orgnico-funcionais, salientar que no contexto dos sistemas de
tendo como base o plano/quadro de clas- recuperao da informao arquivstica,
sificao de documentos. E, por fim, para elas pressupem refletir as atividades or-
atingir sua completitude, o vocabulrio gnico-funcionais contidas nos documen-
controlado deve apresentar um ndice tos ou conjuntos documentais. Em sntese,
alfabtico e sistemtico. um vocabulrio controlado configura-se
numa lista de termos (descritores) com
O VOCABULRIO CONTROLADO
a finalidade de orientar com preciso a
SOB A TICA DA ARQUIVSTICA
organizao e a recuperao da informa-

O
compartilhamento de infor- o arquivstica, remetendo s sries ou
maes orgnicas uma das conjuntos de documentos.
condies para a autossustenta-
Qual a funo do vocabulrio controlado
o das organizaes. Nesse sentido, os
no mbito da organizao e da recuperao
sistemas de recuperao da informao
da informao arquivstica? Dispositivo me-
arquivstica assumem papel adjuvante
todolgico para organizao de termos, e
nesse processo. No entanto, para que
estabelecimento de vnculos entre si, com o
as instituies arquivsticas cumpram a
propsito de otimizar o processo de busca
funo de um verdadeiro sistema de infor-
da informao arquivstica, possuindo base
mao necessrio utilizar instrumentos
terminolgica como pontos de acesso.
documentrios capazes de comportar o
Por que necessitamos us-los? Para supe-
controle de vocabulrio. Assim, destaca-
rar as dificuldades terminolgicas provoca-
se o vocabulrio controlado como uma
das pelo uso indiscriminado da linguagem
interface documentria capaz de reunir a
(linguagem natural).
linguagem dos colaboradores. A linguagem
formal (organizao), ou seja, o desen- Quem os usa? Podem ser utilizados por
volvimento de uma linguagem comum a uma gama de usurios, alm dos profis-

pg. 128, jan./jun. 2012


R V O

sionais da informao, que os utilizam nos Complementam dizendo que o ideal


processos de indexao e recuperao da que o vocabulrio controlado reflita a lin-
informao. guagem da instituio, aproximando-se o
mximo possvel da linguagem do usurio
Como so usados? So utilizados para a
(Smit; Kobashi, 2003, p. 20-21).
indexao e a recuperao da informao
arquivstica, e criao de ndices. No processo de construo de um vocabu-
lrio controlado no mbito da arquivstica
Segundo Smit e Kobashi (2003, p. 42), um
deve-se considerar:
vocabulrio controlado no mbito da arqui-
vstica deve: 1. hierarquizar as funes e 1 - O estabelecimento de uma linguagem
respectivas atividades: esta hierarquia pode documentria controlada com base em
ser mais ou menos detalhada, mas neces- estruturas hierrquicas e de relaes re-
sria por duas razes: para dar uma ideia ferentes a uma determinada atividade fun-
do universo funcional abrangido (a viso cional, estrutural e de assunto/temtica,
do todo), incluindo os termos num sistema cujos elementos sero representados pela
significante; e para orientar a organizao terminologia que reflita no propriamente
fsica das sries documentais; 2. orientar uma temtica, mas as aes, funes e
o controle de vocabulrio, particularmen- atividades orgnicas desenvolvidas pelo
te no que diz respeito sinonmia, pela orgo produtor responsvel pelos docu-
incluso de remissivas na lista alfabtica. mentos arquivsticos;
As remissivas tm por funo orientar a
2 A compreenso holstica do mbito
nomeao dos documentos (em sua gera-
organizacional, funcional e estrutural do
o e no momento de sua busca) de [des-
orgo produtor, com a finalidade de apre-
critores] ou expresses no adotadas para
ender as caractersticas das atividades e
[descritores] ou expresses adotadas pelo
suas aes;
sistema; 3. relacionar [descritores] presen-
3 A partir da anlise funcional e das
tes em categorias diferentes; 4. conceituar
atividades, estabelecer os termos poten-
os [descritores] e as condies de seu uso.
ciais para representar e servir de ponto
Smit e Kobashi (2003) advertem que no
de acesso na recuperao da informao
processo de construo de controle de vo-
arquivstica;
cabulrio no mbito institucional, deve-se
4 A poltica de descrio arquivstica
observar os seguintes aspectos: o tamanho
opes quanto aos nveis de descrio de
do arquivo e a projeo de crescimento, no
modo a contemplar a exaustividade e/ou
que diz respeito variedade de atividades
especificidade para descrio dos fundos
e tipos documentais nele presentes; a rea
documentais;
de atuao da instituio; os objetivos da
instituio e a determinao de priorida- 5 Identificar os termos genricos e es-
des no atendimento por parte do arquivo. pecficos e estabelecer relaes entre os

Acervo, Rio de Janeiro, v. 25, n. 1, p. 117-138, jan./jun. 2012 - pg. 129


A C E

termos (associativas, equivalncia, hierr- informaes arquivsticas pode contribuir


quicas e no hierrquicas); para evitar a disperso e despersonaliza-
o da informao orgnico-funcional,
6 Com o auxlio da terminologia normali-
ou seja, para evitar que uma informao
zar as entradas dos termos (normalizao
orgnico-funcional similar seja classificada
gramatical; opes de grafia e controle de
ou indexada de maneiras distintas.
sinonmia e homonmia);

7 O estabelecimento das relaes entre TESAURO FUNCIONAL :


os termos (de modo que reflitam as fun- EM BUSCA DE UMA METODOLOGIA
es e atividades); PARA SUA ELABORAO

8 Incluir os termos preferidos (descrito-

C
onsiderando-se que a sustenta-
res) e fazer relaes de equivalncias (use o de toda a prtica de organiza-
e usado para) dos termos no preferidos; o e tratamento da informao

9 Descrever nas notas de escopo uma bre- arquivstica orientada pelo princpio da

ve explicao do termo e do seu propsito. provenincia, e que todos os instrumentos


documentrios desenvolvidos no mbito
Do ponto de vista da recuperao da infor-
da arquivstica devam refletir as caracte-
mao centrado no usurio, pressupomos
rsticas e especificidades orgnico-fun-
que o vocabulrio controlado seja o instru-
cionais do rgo produtor da informao
mento mais apropriado para o(s) usurio(s)
arquivstica, a presena e utilizao desse
em potencial de um sistema arquivstico,
princpio nos arquivos permanentes so
por ter como base o controle terminolgico
determinantes para assegurar a sua funo
e a possibilidade de ampliar a linguagem
institucional e, principalmente, assegurar
com a incluso de sinnimos e homnimos,
que os vnculos orgnico-funcionais no
e o estabelecimento das relaes associati-
se percam de vista, pois so recebidos
vas e de equivalncia entre os termos. Um
conjuntos documentais provenientes de
vocabulrio controlado utiliza-se de uma
diferentes rgos produtores.
lista controlada de termos normalizados
de pessoas, organizaes, geogrficos, No que se refere ao estoque informacio-
temticos/assuntos como ponto de acesso nal de um arquivo permanente, ele s
no processo de recuperao da informao pode revelar seu potencial informativo
arquivstica, que atuam como se fossem caso detenha recursos de organizao e
mapas ao orientar com preciso a aloca- recuperao da informao capazes de
o de informaes orgnico-funcionais e garantir a individualidade do documento
tpicos/assuntos de um sistema de recupe- e dos fundos documentais.
rao da informao arquivstica.
O tratamento e a recuperao da infor-
O uso de um vocabulrio controlado para mao orgnico-funcional na fase per-
orientar a organizao e tratamento de manente baseiam-se na classificao e

pg. 130, jan./jun. 2012


R V O

na descrio. Como resultado desses associativas, hierrquica e de equivalncia


processos, so elaborados os instrumen- com base na terminologia.
tos de pesquisa (resultado do processo
Sob a tica da recuperao da informao,
de descrio arquivstica) e os planos ou
os planos de classificao apresentam
quadros de classificao, considerados
algumas restries por no comportar
instrumentos de gesto (resultado do pro-
recursos para explicitar as relaes en-
cesso de classificao).
tre os termos, alm de no ser possvel
Os planos ou quadros de classificao recepcionar em sua estrutura categorias
tm a funo de organizar e hierarquizar temticas. J o tesauro funcional oferece
a estrutura orgnica, pois sua estrutura mecanismos para o relacionamento entre
no comporta base temtica. De acordo os termos (hierarquia, associativa e de
com Gonalves (1998, p. 12), a funo da equivalncia), permitindo a apresentao
classificao dar visibilidade s funes de um repertrio hierrquico da informa-
e s atividades do organismo produtor do o orgnico-funcional de uma forma mais
arquivo, deixando claras as ligaes entre detalhada e aprofundada, alm de possuir
os documentos. O autor afirma tambm recursos para subsidiar o controle de vo-
que o plano de classificao tem a finali- cabulrio. Na prtica, ele servir de ndice
dade de traduzir visualmente as relaes para o plano de classificao. Em sntese,
hierrquicas e orgnicas entre as classes um complementa o outro.
(Gonalves, 1998, p. 14).
Para melhor exemplificar o enunciado aci-
Para a elaborao de um tesauro funcional, ma, Smit e Kobashi (2003, p. 36) sistemati-
altamente recomendvel ter como base zam de maneira didtica as caractersticas,
o plano de classificao de documentos virtudes e desvantagens dos planos de clas-
arquivsticos (estrutura funcional). sificao e tesauros, utilizando-se como
metfora o deslocamento de um ponto da
Convm lembrar que um plano de classi-
cidade para outro: esse deslocamento en-
ficao de documentos arquivsticos tem
tre dois pontos pode ser enfocado a partir
objetivo e emprego de aplicao diferente
de dois paradigmas: o roteiro das linhas
de um vocabulrio controlado, pois agrupa
regulares de nibus e o percurso realizado
classes de documentos, representado por
com uma bicicleta ou um carro.
uma notao (codificao) para subsidiar
o arranjo fsico e sua posterior localizao Os autores complementam afirmando que
atravs de uma representao notacional, os planos de classificao e tesauros ofe-
j que sua preocupao central no o recem duas formas distintas, mas no opos-
controle de vocabulrio. No entanto, em tas de apresentao dos termos, dispondo
alguns planos de classificao, quando se os tesauros de mais recursos para explicitar
recorrem aos ndices, no so introduzidos a modalidade e relao estabelecida entre
mecanismos para a elaborao de relaes termos (Smit; Kobashi, 2003, p. 40).

Acervo, Rio de Janeiro, v. 25, n. 1, p. 117-138, jan./jun. 2012 - pg. 131


A C E

Considerando que um plano de classifi- Categorizao, em maior e menor grau, das


cao necessita de controle de vocabul- atividades constantes na lista. Nomeao
rio, a funo do tesauro nessa relao das categorias maiores, novamente incor-
subsidiar a fim de garantir a uniformidade porando a preocupao com o controle de
terminolgica das unidades que compem vocabulrio; 5. Anlise das nomeaes que
a estrutura do plano de classificao. Nes- podem gerar leituras diferentes e elabora-
se sentido, Aitchison e Gilchrist (1979, p. o de notas de escopo ou notas de uso;
99) pontuam que o tesauro e o sistema de 6. Incluso de uma codificao (alfanum-
classificao se complementam. O tesau- rica ou simplesmente numrica, mas que

ro, agindo como um ndice da classificao permita futuras inseres de novas ativi-

controla a forma das palavras e sinnimos dades ou agrupamentos); 7. Submisso do

e mostra as relaes que no podem ser vocabulrio controlado (lista categorizada e

facilmente expostas no esquema. alfabtica) a testes, avaliao do resultado


dos testes, incorporao de ajustes e efeti-
Segundo Smit e Kobashi (2003, p. 45), na
va implantao do vocabulrio controlado.
elaborao de um plano de classificao
que incorpore a preocupao com o con- Considerando que um tesauro no contexto

trole de vocabulrio deve-se proceder da arquivstico deva assegurar a organizao

seguinte maneira: 1. Levantamento de uma das atividades funcionais de uma institui-

lista livre de atividades/funes; 2. Anlise o, chega-se ao tesauro funcional. Como

crtica da lista, observando-se casos de o prprio nome indica, o objetivo de sua


apresentao e estruturao refletir as ati-
sinonmias e a normalizao gramatical;
vidades funcionais,1 visto que no se baseia
3. Elaborao de uma lista alfabtica con-
na estrutura orgnica de uma instituio.
sistente das atividades, desdobradas nas
aes, caso pertinente, e acrescida das importante ressaltar que a construo de
remissivas que se fizerem necessrias; 4. um tesauro funcional deve ter como base

Paradigma Caractersticas Concluso

Roteiro de linhas regulares Menos opes de trajetos. Sistema menos flexvel,


de nibus (transporte Nenhuma adaptabilidade pois todas as variveis (trajetos
coletivo). (os trajetos esto e paradas) devem ser previstas
previamente determinados). a priori.
(sistema de classificao) Os itinerrios e as paradas foram
previstos a priori .

Percurso com carro ou Mais opes de trajetos. Sistema mais flexvel,


bicicleta (transporte Adaptabilidade no caso pois as combinatrias
individual). de imprevistos. Itinerrio no precisam ser previstas
varivel e, portanto, menos a priori, mas podem ser
(tesauros/vocabulrios previsvel. estabelecidas de acordo
controlados) com a necessidade.

Fonte: Smit e Kobashi (2003, p. 35).

pg. 132, jan./jun. 2012


R V O

o plano de classificao, para que se possa ganizao (National Archives of Austrlia,


representar com mais fidedignidade a estru- 2000a, p. 2 apud Calderon, 2003, p. 104).
tura hierrquica funcional de uma instituio.
oportuno pontuar que na definio de vo-
De acordo com o National Archives of cabulrio funcional de Smit e Kobashi (2003)
Austrlia, um tesauro funcional definido no mencionada a possibilidade de este
como uma lista alfabtica de todas as fun- instrumento gerir e recuperar contedos do-
es autorizadas e termos descritivos de cumentais com base temtica. J a acepo
atividades do esquema de classificao de de tesauro funcional da National Archives
negcios (National Archives of Austrlia, of Austrlia enuncia a preocupao no for-
2000a, p. 1 apud Calderon, 2003, p. 103). necimento de um ndice para representar o

Segundo Smit e Kobashi (2003, p. 45), um contedo de alguns documentos que indicam

tesauro funcional opera como ndice de um assunto/tema. Nesse sentido, Smit e Ko-

termos do plano de classificao; opera bashi (2003, p. 44) afirmam que um tesauro

como ndice para encontrar sries docu- funcional controla o vocabulrio que designa

mentais a serem eliminadas; prov pontos a razo de ser do documento (sua funo) e

de acesso ao usurio, permitindo navegar no o que ele contm (assunto).

de sinnimos e outros termos no adotados O Recordkeeping in Brief (Manual) do New


para a terminologia adotada pelo arquivo; South Wales Government aponta alguns
pode ser usado como ferramenta para aju- procedimentos para nortear a elaborao
dar o funcionrio a encontrar documentos de um tesauro funcional: Primeira fase:
necessrios para as tarefas do dia a dia. preparao, em que se estabelece quem

A atribuio do tesauro funcional no m- estar envolvido no projeto (normalmente

bito do sistema arquivstico da National se cria um comit) e tambm a metodolo-

Archives of Austrlia : funcionar como gia a ser aplicada; Segunda fase: exame

um ndice para encontrar os termos cor- da documentao da instituio (relat-


retos em um esquema de classificao rios anuais, legislao etc.) e entrevistas
organizacional para rotular conjuntos do- com gerentes e demais funcionrios para
cumentais; funcionar como um ndice para identificao dos termos usados pela or-
tomada de deciso para encontrar uma ganizao para descrever suas funes
disposio apropriada de classes para os e atividades; Terceira fase: anlise das
documentos, especialmente aqueles que fontes documentrias identificadas na in-
convencionalmente so utilizados para vestigao preliminar a fim de identificar
denominar assunto ou texto livre; fornecer funes, atividades e as terminologias
outros pontos de acesso permitindo aos usadas para descrev-las. Estas so colo-
usurios navegarem de sinnimos ou ou- cadas em uma hierarquia para dar forma
tros termos no preferidos terminologia ao esquema de classificao; Quarta fase:
preferida na classificao adotada pela or- identificao dos termos preferidos e no

Acervo, Rio de Janeiro, v. 25, n. 1, p. 117-138, jan./jun. 2012 - pg. 133


A C E

preferidos, organizao dos termos em A funo da representao da informao


uma hierarquia lgica, implementao arquivstica entendida numa natureza
de notas para descrio de cada termo eminentemente referencial, cumpre a sua
(escopo) e para dar esclarecimentos ne- finalidade atravs de um ndice, e no tem a
cessrios sobre como deve ser usado. pretenso de substituir o contedo arquivsti-
nesta fase tambm que se verificam e se co. Diante do enunciado, podemos concluir
estabelecem todos os relacionamentos que o ndice funciona como uma meta-
entre os termos (New South Wales Gover- representao das funes e atividades con-
nment, 2007). substanciadas no documento arquivstico.

Smit e Kobashi (2003, p. 49) recomendam


C ONSIDERAES FINAIS
que se elabore num primeiro momento um


importante destacar que o percurso
vocabulrio controlado, incorporando-o
terico-metodolgico apresentado
ao plano de classificao e, num segundo
neste artigo para subsidiar a cons-
momento, elaborar um tesauro baseado no
truo de uma linguagem documentria
primeiro vocabulrio, priorizando a organi-
no contexto arquivstico, operacionalizado
zao intelectual das funes/atividades
pelo tesauro funcional, uma alternativa
geradoras de documentos.
dentre outras propostas existentes para
Cabe destacar que do ponto de vista
fundamentar a elaborao de uma lingua-
da representao, organizao e recu-
gem documentria verbal em sistemas de
perao da informao arquivstica um
recuperao da informao arquivstica.
tesauro funcional no representa nem
Deste modo, ressaltamos que a utilizao
recupera contedos documentais, mas
conjunta do plano de classificao de ar-
sim as atividades, estruturas e funes
quivos (estrutura funcional), compreendi-
consubstanciadas nos documentos.
do enquanto uma linguagem documentria
Sua finalidade representar as atividades,
verbal notacional, com o tesauro funcional
estruturas e funes dos documentos
importe em mais uma opo dentre outras
atravs de uma interface documentria
existentes para garantir a inteligibilidade
formada de termos (descritores). Convm
da informao arquivstica.
lembrar que na arquivstica, as prticas
No que se refere aplicabilidade de me-
de organizao, representao e recupe-
canismos de controle de vocabulrio e ao
rao no so orientadas pelo contedo-
vocabulrio controlado operacionalizado
assunto de um documento, mas sim pela
pelo tesauro funcional, importante des-
compreenso do contexto em que est
tacar que depende do tipo de arquivo e do
inserido o documento arquivstico, por
contexto arquivstico.
sua relao com o rgo produtor e pelo
inter-relacionamento de um documento Diante dos enunciados expostos at o
com o outro. momento, pode-se afirmar que a utiliza-

pg. 134, jan./jun. 2012


R V O

o do tesauro funcional, para nortear o portar: relacionamentos entre descritores


controle de vocabulrio, a organizao e (principalmente relaes de equivalncia);
a recuperao da informao arquivstica, base temtica; o controle de vocabulrio,
contribuir para assegurar o princpio da ao contrrio dos planos de gesto (pla-
provenincia, ao materializar em sua estru- nos ou quadros de classificao) que so
tura relaes hierrquicas, de associaes, orientados (focados) no sistema documen-
de relacionamentos e de equivalncias, por tal (nomeao estrutural ou funcional de
meio de descritores normalizados para re- unidades documentais).
presentar as atividades e funes contidas
Salientamos, ainda, que a proposta
nos documentos. Ao refletir a informao
terico-metodolgica para a elaborao
orgnico-funcional, ele estar assegurando
de linguagens documentrias para orga-
a memria documentria arquivstica.
nizao, representao e recuperao
Acreditamos que na busca por metodologias da informao arquivstica apresentada
para a construo de tesauros funcionais nesta pesquisa de natureza pragmtica e
deva-se incluir tambm a preocupao com poder ser aprofundada com as contribui-
a linguagem do(s) usurio(s) em potencial, es advindas da lingustica, teoria geral
no se limitando unicamente linguagem de da terminologia, teoria da classificao e
um documento ou conjunto de documentos. teoria do conceito.

Vale ressaltar, tambm, que os tesauros Este artigo resultado de um estudo ex-
funcionais possuem caractersticas que ploratrio de natureza bibliogrfico-docu-
se aproximam do paradigma do usurio mental e integra a dissertao de mestrado
(sistema focado no usurio, isto , a pre- apresentada em 2008 Pontifcia Univer-
ocupao com as linguagens), ao com- sidade Catlica de Campinas por Aguiar.

N O T A S
1. No contexto arquivstico, o mtodo funcional baseia-se nas funes, aes e atividades
do rgo produtor do documento. utilizado para construir planos de classificao
de documentos de arquivos. Considerado por muitos autores como sendo o mtodo
de classificao arquivstico mais estvel, por levar em conta como elementos de
estruturao e representao o propsito e a razo de existir de uma organizao
(funes, aes e atividades). Na prtica, o mtodo funcional considerado mais
estvel, pois caso haja mudanas estruturais e organizacionais no rgo produtor, as
funes provavelmente permanecero as mesmas.

Acervo, Rio de Janeiro, v. 25, n. 1, p. 117-138, jan./jun. 2012 - pg. 135


A C E

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mento. Cincia da Informao, Braslia, v. 33, n. 2, p. 161-171, maio/ago. 2004. Disponvel
em: <http://www.ibict.br/cienciadainformacao/viewarticle.php?id=120&layout=abstract>.
Acesso em: 26 maio 2006.

R E S U M O
Sistematizao dos princpios tericos, conceituais e metodolgicos acerca do controle de voca-
bulrio (processo documentrio) e do vocabulrio controlado (instrumento documentrio) sob
a tica da arquivstica. A importncia de considerar a linguagem como componente central nas
prticas organizativas da arquivstica e a necessidade de retificar os cdigos lingusticos e termi-
nolgicos ocorridos durante os processos de produo, organizao e recuperao da informao
orgnico-funcional. O controle de vocabulrio e o vocabulrio controlado como dispositivos meto-
dolgicos para a organizao, tratamento e recuperao da informao arquivstica. Procedimentos
metodolgicos para a construo de um tesauro funcional para subsidiar e garantir a memria
orgnico-funcional, a organizao, a representao e a recuperao da informao arquivstica.

Palavras-chave: tesauro funcional; controle de vocabulrio; vocabulrio controlado; arqui-


vstica; recuperao da informao.

Acervo, Rio de Janeiro, v. 25, n. 1, p. 117-138, jan./jun. 2012 - pg. 137


A B S T R A C T
Systematization of theoretical, conceptual and methodological principles concerning the
control of vocabulary (documentary process) and the controlled vocabulary (documentary
instrument) from the perspective of the archivist. The text emphasizes the importance of
considering language as a central component in the organizational practices of archives and
the necessity of rectifying the linguistic and terminological codes used during the proces-
ses of producing, organizing and retrieval of organic and functional information. It is also
shown the control of vocabulary and the vocabulary controlled as methodological devices
for organizing, processing and retrieval of archival information. Finally, it is suggested
methodological procedures for the construction of a thesaurus on functions, in order to
support and ensure organic and functional memory and the organization, representation
and retrieval of archival information.

Keywords: functional thesaurus; control of vocabulary; controlled vocabulary; archival


science; information science; information retrieval.

R E S U M N
Sistematizacin de principios tericos, conceptuales y metodolgicos relativos al control
del vocabulario (proceso documental) y el vocabulario controlado (instrumento documen-
tal) desde el punto de vista de la archivstica. Enfatiza la importancia de la lengua como
un componente central en las prcticas de la organizacin de archivos y la necesidad de
rectificar los cdigos lingsticos y la terminologa que se produjeron durante los procesos
de produccin, organizacin y recuperacin de informacin orgnica y funcional. Presen-
ta el control del vocabulario y el vocabulario como dispositivos metodolgicos para la
organizacin, procesamiento y recuperacin de informacin archivstica. Por ltimo, son
sugeridos procedimientos metodolgicos para la construccin de un tesauro de funciones
para apoyar y asegurar la memoria orgnica y funcional y la organizacin, representacin
y recuperacin de la informacin archivstica.

Palabras clave: tesauro funcional, control del vocabulario, vocabulario controlado, recu-
peracin de la informacin; archivstica.

Recebido em 15/4/2012
Aprovado em 9/6/2012

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