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MANUAL DE FORMAO

UFCD 0497 Desenvolvimento de conceitos


para projetos de organizao de eventos

rea de Formao: 342 Marketing e Publicidade


Desenvolvimento de conceitos para projetos de organizao
de eventos

NDICE
INTRODUO .................................................................................. Erro! Marcador no definido.

A estrutura dos projetos de organizao de eventos ................................................................... 5

A gesto de projeto nos eventos .............................................................................................. 5

Mtodos de gesto profissional ................................................................................................ 6

Eventos como projetos ............................................................................................................. 6

Modelo das cinco fases ............................................................................................................. 9

Definio dos objetivos do evento .............................................................................................. 17

Definio de objetivos ............................................................................................................. 17

Como os objetivos precisos ajudam o organizador de eventos .............................................. 18

Realizar pesquisa adequada ........................................................................................................ 20

Identificar a procura de mercado potencial de um evento .................................................... 20

Pblico-alvo ................................................................................................................................. 23

Identificar o pblicoalvo de um evento ................................................................................ 23

Design do evento......................................................................................................................... 26

Viso geral ............................................................................................................................... 26

Objetivos do evento e diferentes formas de eventos ............................................................. 26

Mtodos e tcnicas ................................................................................................................. 28

Ambiente ................................................................................................................................. 29

Bibliografia .................................................................................................................................. 32

Websites ...................................................................................................................................... 32

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Desenvolvimento de conceitos para projetos de organizao
de eventos

Este mdulo analisa o processo e fases de desenvolvimento dos projetos de


organizao de eventos. Ele abrange os objetivos do evento, o pblico-alvo, o design
do evento e o desenvolvimento do programa.
Planear eventos com sucesso no uma tarefa simples, envolve muitas providncias
de natureza diversa, que devem ser tomadas em determinada ordem e geralmente em
curto espao de tempo. Qualquer esquecimento, atraso ou falha em relao a uma
delas poder comprometer o sucesso do evento. Para tal no acontecer torna-se
importante ter presentes os passos, ou etapas, a serem seguidos. A simples listagem
dessas etapas j constitui, por si s, uma ajuda, dando mais segurana ao organizador.
No caso de evento organizado por terceiros, ela pode ser utilizada como check-list para
a empresa acompanhar a sua preparao. Se pelo contrario, o evento for organizado
pela prpria empresa dever ter a ateno com cuidados especficos a serem tomados,
em relao a cada item da lista, servir para evitar os problemas mais comuns ou, pelo
menos, para tornar possvel lidar com eles em momentos inoportunos que no decorrer
do evento.

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Desenvolvimento de conceitos para projetos de organizao
de eventos

Captulo

1
Estrutura dos projetos de organizao de eventos
============================================

Objetivos-alvo Contedos-alvo
Descrever o processo e fases de Gesto de projeto nos eventos
desenvolvimento dos projetos de Mtodos de gesto profissional
organizao de eventos. Eventos como projetos
Modelo das cinco fases:
- Planeamento fundamental
- Planeamento organizacional
- Preparao do evento
- Realizao do evento
- Avaliao do evento

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Desenvolvimento de conceitos para projetos de organizao
de eventos

A estrutura dos projetos de organizao de eventos

A gesto de projeto nos eventos

Quando nos referimos a projetos de organizao de eventos, surge automaticamente a ideia


da gesto destes projetos. Mas ser correto considerar a gesto de um projeto de organizao
de eventos como um tipo especial de gesto? Desde sempre que os eventos foram planeados
de forma mais ou menos bem-sucedida! Para isso bastava apenas um pouco de talento para a
organizao. Porque razo dizemos atualmente que no basta o talento para fazer essa
organizao?

O sector dos eventos est sujeito s seguintes presses:


Necessidade de sucesso;
Aumento da concorrncia no mercado;
Requisitos de qualidade mais exigentes;
Oramentos mais reduzidos;
Maior profissionalismo.
Por isso j no suficiente organizar eventos com base apenas na intuio e no improviso.
necessrio gerir o processo de planeamento da organizao recorrendo a mtodos
comprovados e o sector de eventos virou-se para mtodos de gesto profissional. Porm, isto
levanta uma outra questo...
Ser possvel gerir eventos utilizando estes mtodos de gesto profissional? A gesto
profissional significa neste caso:
A utilizao de mtodos e ferramentas de organizacionais eficazes;
Uma liderana e organizao eficazes das pessoas e recursos envolvidos;
O desenvolvimento de processos eficazes para atingir os objetivos.
Analisemos o sector de eventos com base nestes elementos.

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Desenvolvimento de conceitos para projetos de organizao
de eventos

Mtodos de gesto profissional

A gesto profissional caracteriza-se pelas seguintes medidas:


A utilizao de mtodos e ferramentas de organizao eficazes
Existem diferentes tipos de modelos organizacionais no sector dos eventos. Por exemplo:
Congressos normalmente geridos como organizaes de funcionrios em linha;
Feiras comerciais normalmente geridas como organizaes matriciais;
Pequenas agncias de eventos normalmente geridas como organizaes de projeto ou
de equipa.

Liderana e organizao eficazes das pessoas e recursos envolvidos


Em todas as reas do sector de eventos necessrio uma liderana e organizao eficazes para
coordenar os recursos disponveis, incluindo os recursos humanos, para atingir os objetivos.

Desenvolvimento de processos eficazes para atingir os objetivos


Durante a organizao de um evento, as diferentes atividades s sero eficazes se se
enquadrarem e contriburem para os objetivos gerais. So por isso necessrios mtodos de
gesto para sequenciar e relacionar os diferentes aspetos do trabalho.

Em resumo, a questo inicial era:


Ser possvel gerir eventos utilizando mtodos de gesto profissional?
Agora sabemos que:
Os mtodos de gesto profissional tambm funcionam na indstria de eventos e devero
ser usados em todo o sector

Eventos como projetos

Ser um evento um projeto?


Ou dito de outra forma, que caractersticas de um projeto existem tambm num evento?

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Desenvolvimento de conceitos para projetos de organizao
de eventos

As caractersticas que definem um projeto so as seguintes:


A unicidade;
A definio de tarefas com riscos conhecidos;
A definio clara de tarefas, objetivos e responsabilidades no cumprimento dos objetivos
do evento;
Um perodo de tempo limitado (incio e fim definidos);
Disponibilidade limitada de recursos;
Diferentes tarefas interdependentes;
A organizao depende de um plano.

A unicidade
Se na sociedade atual tudo o que "novo", "extraordinrio", "diferente" e "nico" atraente,
na indstria de eventos estes adjetivos so uma absoluta necessidade. Os eventos so
acontecimentos que "no se repetem" e os seus objetivos so nicos na medida em que eles
tm de ser especificamente concebidos para cumprir os requisitos do pblico-alvo a que o
evento se dirige.
Isto leva-nos concluso de que:
"Os eventos so nicos na medida em que os seus objetivos tm de ser nicos para cumprir
requisitos individuais".

Definio de tarefas com riscos conhecidos


Em todos os eventos existem riscos, por exemplo:
Haver um nmero suficiente de participantes?
O cliente cumprir com as suas responsabilidades financeiras?
O tema escolhido despertar o interesse do pblico-alvo?

Definio clara das tarefas, objetivos e responsabilidades para atingir os objetivos do evento
A definio de tarefas, objetivos (resultados) a serem alcanados e das funes e
responsabilidades individuais so claramente estipulados no contrato. Os objetivos devem ser
formulados de forma clara e precisa por motivos associados ao contrato e lei.

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Desenvolvimento de conceitos para projetos de organizao
de eventos

Um perodo de tempo limitado


Todos os projetos comeam com o contrato, mesmo que o Organizador de Conferncias
Profissional j tenha gerido um evento semelhante no passado. De facto, o incio e fim
absoluto de um evento (com a elaborao do relatrio final e o pagamento da ltima tranche)
so fixados no contrato.

Disponibilidade de recursos limitada


Qualquer organizador de eventos gostaria de ter um oramento ilimitado ou nmero ilimitado
de funcionrios. A realidade , porm, que todos os projetos de organizao de eventos tm
recursos humanos e materiais limitados.

Tarefas diferentes e interdependentes


Estas tarefas na fase de preparao e gesto podero incluir:
Definir o programa do congresso;
Obter e gerir os recursos financeiros;

Estas tarefas so interdependentes. Obter recursos financeiros suficientes depende da


qualidade do programa proposto e as receitas obtidas da venda de bilhetes, dos patrocnios,
etc. dependem da qualidade do programa.

A organizao depende de um plano


Devido unicidade dos projetos de eventos acima referida, a forma como cada evento ser
organizado tambm necessariamente nica, exigindo por isso um plano que indique
claramente o que necessrio fazer e quem responsvel por realizar cada uma das
atividades de forma a que os objetivos gerais do evento sejam atingidos. necessrio, por isso,
ajustar a composio da equipa de organizao a cada evento (por vezes apenas
marginalmente) para que os diferentes aspetos sejam devidamente geridos.
A composio da equipa ser influenciada pelos seguintes aspetos:
As diferentes tarefas que necessrio realizar;
As diferentes capacidades e talentos dos membros da equipa;
O tempo disponvel para realizar as tarefas;

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Desenvolvimento de conceitos para projetos de organizao
de eventos

A disponibilidade de elementos para formar a equipa;


Em resumo:
Devido a presses sociais e outras, a forma como os eventos so organizados tem evoludo
nos ltimos anos no sentido da adoo de mtodos de gesto profissional;
Devido presso para uma abordagem variada e inovadora, todos os eventos tm
caractersticas nicas;
Cada evento por isso um "acontecimento nico" para o qual os mtodos de gesto
profissional so adequados;
Por outro lado, devido necessidade de sinergias entre os diferentes aspetos de um
evento, o repertrio de uma gesto de projetos particularmente adequada.

Modelo das cinco fases

Porqu perder tempo a planear os nossos eventos? Seria seguramente mais rpido fazer logo
o trabalho.
A razo pela qual o planeamento to essencial para assegurar que o processo de gesto do
evento corra sem problemas, bem como certificar-se de que nada deixado ao acaso. O
planeamento o processo de estabelecer metas e decidir a melhor maneira de as atingir. As
coisas no acontecem simplesmente. Tm de ser produzidas atravs de um raciocnio
cuidadoso e de um planeamento eficaz. O planeamento ajuda-o a identificar as tarefas que
tm de ser realizadas e a organizar as aes que necessita de realizar para atingir os objetivos,
dando-lhe, por outro lado, medidas de desempenho para se certificar que as metas so
atingidas. O planeamento permite evitar desperdiar e direcionar incorretamente esforos e
recursos, preparando-o para quaisquer imprevistos. Ao estar um passo frente e preparado, o
planeamento o fator chave para conseguir o sucesso do seu evento.

Durante a organizao de eventos, necessrio realizar uma srie de atividades individuais:


Identificao da ideia (tema, slogan, etc.);
Planeamento oramental;

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Desenvolvimento de conceitos para projetos de organizao
de eventos

Aquisio de recursos;
Planeamento do processo;
Liderar a equipa do projeto;

Para gerir de forma profissional um evento necessrio ordenar todas as atividades
individuais. A experincia mostra que todo o processo de planeamento e organizao dever
ser desenvolvido numa sequncia de cinco fases ou etapas, a que se convencionou chamar "o
modelo de cinco fases".

A figura seguinte mostra a estrutura de um projeto e as interdependncias (em termos de


contedo e fluxo de trabalho).

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Desenvolvimento de conceitos para projetos de organizao
de eventos

O planeamento fundamental
Durante a fase de conceptualizao e planeamento fundamental necessrio considerar todas
as tarefas gerais do evento, nomeadamente:
1. Definir os objetivos;
2. Identificar o pblico
3. Definir o enfoque do evento;
4. Estruturar as linhas gerais do programa do evento;
5. Definir o design do evento;
6. Definir a equipa de projeto;
7. Analisar a viabilidade do evento;
8. Obter aprovao para avanar.

1. Definir os objetivos
Os objetivos de uma reunio ou congresso so geralmente definidos pela organizao
responsvel pelo evento, por exemplo, uma empresa ou departamento governamental.
Muitas vezes estes objetivos no so muito claros ou precisos, e necessrio definir os
objetivos do evento de forma mais rigorosa, quer em termos do seu contedo quer da forma
como o evento ser realizado, para que a abordagem utilizada seja consistente com os
objetivos e estilo da organizao anfitri. Todas as atividades durante o processo de
organizao devem ser orientadas para estes objetivos.

2. Identificar o pblico-alvo
O pblico-alvo a que o evento dirigido tem de ser claramente identificado e necessrio
uma anlise detalhada para conhecer as suas necessidades, interesses e atitudes.
A definio precisa do pblico-alvo tem uma influncia muito importante no contedo e
programa do evento, na escolha do local, data e design do evento e ainda nas medidas de
marketing, que devem ser adequadas natureza do pblico-alvo.

3. Definir o enfoque do evento


O contedo do evento depende essencialmente dos objetivos e do pblico-alvo. Assim, os
principais temas e muitas vezes o slogan do evento so definidos durante a fase do

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Desenvolvimento de conceitos para projetos de organizao
de eventos

planeamento fundamental. Numa fase posterior so analisados o contedo do programa


detalhado e os mtodos de transmisso.

4. Estruturar as linhas gerais do programa do evento


O contedo do evento seu elemento "central" e deve ser definido na fase do planeamento
fundamental. Em torno deste elemento central podero ser organizados outros eventos, por
exemplo:
Uma exposio de acompanhamento;
Uma festa do evento;
Um jantar de gala;
Uma excurso;
Uma abertura oficial/conferncia de imprensa;

Contudo, importante que todas estas atividades estejam relacionadas com os objetivos do
pblico-alvo. Desta forma a estrutura bsica do programa ser definida durante a fase do
planeamento fundamental.

5. Definir o design do evento


Na definio do design do evento estabelece-se o contedo e a respetiva forma de
transmisso. Mais uma vez importante no esquecer os objetivos do evento. Por exemplo,
para uma reunio, os responsveis pelo design do evento devero elaborar um primeiro
esboo indicando:
O currculo;
As metodologias a serem usadas;
O ambiente;
Os mtodos de comunicao;
Os intervalos;
A montagem das bancas de exposio;
A distribuio de temas e espaos de exposio;

Os responsveis pelo design do evento devero considerar o contedo do evento (de acordo
com os respetivos objetivos) e as necessidades do pblico-alvo.

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Desenvolvimento de conceitos para projetos de organizao
de eventos

6. Definir a equipa do projeto


A gesto e as principais funes e responsabilidades so definidas durante a fase de
planeamento fundamental. A escolha da estrutura da equipa e da gesto influenciada pela
natureza das diferentes atividades necessrias para atingir os objetivos do evento.
A equipa do projeto o instrumento mais importante para um evento bem sucedido. Os seus
membros tm de possuir os conhecimentos, capacidades e competncias necessrios para
desempenhar as tarefas necessrias. Por outro lado, cada membro dever ser aceite como
parte da equipa, dentro e fora dela.

7. Anlise da viabilidade do evento


Depois de concludas as outras tarefas do planeamento fundamental, possvel tomar uma
deciso quanto viabilidade do evento. Se no for vivel, o evento deve ser abandonado nesta
fase ou dever regressar-se fase de conceptualizao e analisar a possibilidade de introduzir
alteraes no conceito do evento que o tornem vivel.

8. Obter aprovao para avanar


nesta fase que, se for necessrio, dever obter-se aprovao para avanar com o evento. S
depois de um evento ser considerado vivel e ter sido aprovado que se deve avanar para a
fase seguinte: Planeamento organizacional.

Planeamento organizacional
Durante esta fase, o projeto ser mais detalhado e estruturado. Os principais aspetos do
planeamento organizacional so:
a) Planeamento estrutural;
b) Planeamento das atividades;
c) Planeamento dos recursos;
d) Planeamento financeiro.

Planeamento estrutural
O planeamento estrutural define a interdependncia entre as diferentes pessoas, equipas,
especialidades e reas de toda a organizao. O plano estrutural por isso um instrumento

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Desenvolvimento de conceitos para projetos de organizao
de eventos

fundamental para a liderana do projeto e para a orientao de todos os participantes. Este


plano geralmente apresentado na forma de um organigrama.

Planeamento das atividades


No planeamento das atividades, semelhana de um puzzle, todas as atividades e
responsabilidades tm de ser programadas. Isto implica identificar todas as interdependncias
e planear as atividades de forma que estas ltimas sejam realizadas numa sequncia lgica e
os atrasos sejam minimizados. Isto pode ser feito numa folha de clculo ou utilizando um
software de planeamento.

Planeamento de recursos
A identificao dos recursos necessrios para o funcionamento do evento um especto
essencial da fase de planeamento organizacional, uma vez que ela serve de base para a
identificao dos custos.

Planeamento financeiro
O planeamento financeiro envolve a identificao de todos os custos e de todas as receitas
previstos do evento para determinar depois o equilbrio entre os dois. Para atingir este
equilbrio muitas vezes necessrio rever a lista de recursos necessrios, porm um
oramento realista essencial para um evento bem sucedido, uma vez que ele fornece uma
orientao fundamental para a liderana do projeto.

A preparao do evento
Todas as atividades anteriores realizao de um evento fazem parte da fase de preparao,
nomeadamente:
a) Inscrio dos participantes;
b) Marketing;
c) Encomendar materiais impressos;
d) Encomendar o equipamento tcnico necessrio;
e) Um convite para apresentao de comunicaes;
f) Assinatura de contratos;
g) Cooperao com outros servios;

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Desenvolvimento de conceitos para projetos de organizao
de eventos

h) Reunies dos comits organizadores;


i) Escolha e convite de oradores;
j) Monitorizao do oramento.
Uma tarefa muito importante o planeamento detalhado de recursos e atividades do evento.
Este planeamento define as tarefas de cada ao (equipa do projeto, oradores, tcnicos, etc.).
A fase de preparao termina imediatamente antes da fase de realizao do evento.

A realizao do evento
"Se o organizador responsvel e fez o seu trabalho adequadamente, ele pode descansar
quando se inicia o evento..."
Na fase de realizao do evento necessrio ainda empreender as seguintes tarefas:
1. Liderar a equipa;
2. Estar preparado para uma "crise";
3. Servir de "ponto de contacto" do evento;
4. Representar a equipa de organizao.

A avaliao do evento
A ltima fase do projeto envolve a avaliao do sucesso ou insucesso do evento.

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Desenvolvimento de conceitos para projetos de organizao
de eventos

Captulo

2
Definio dos objetivos do evento
============================================

Objetivos-alvo Contedos-alvo
Identificar a razo de ser e o Definio de objetivos
objetivo de um evento Como os objetivos precisos ajudam o
organizador de eventos

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Desenvolvimento de conceitos para projetos de organizao
de eventos

Definio dos objetivos do evento

Definio de objetivos

Uma das aes bsicas e, por isso, muito importante na preparao de um evento a
definio e explicao precisa do que o organizador pretende atingir relativamente ao pblico-
alvo do evento.
Aquele que no sabe para onde vai, no deve ficar surpreendido se for parar a outro lado
qualquer!" uma frase da autoria de Robert F. Mager que todas as pessoas envolvidas na
gesto de um evento devero tomar em considerao.
A definio precisa dos objetivos de um evento determina todas as aes subsequentes.
Tomar em considerao os objetivos do evento ajuda, ou antes obriga, os responsveis pelo
planeamento a orientarem todas as atividades no sentido de atingir estes objetivos.
Os objetivos devem ser definidos da forma mais rigorosa possvel. Para isso, a condio
pretendida, o comportamento ou a alterao no comportamento devero ser descritos de
forma precisa. Isto , num congresso para a regenerao de energias para arquitetos e
decisores da indstria da construo, o objetivo "os participantes devero compreender as
possibilidades da energia solar" seria demasiado genrico, no dando um enfoque suficiente
ao tema do evento. Um grupo de objetivos bastante mais interessantes seria:
Os participantes devero ser capazes de:
identificar a economia das centrais de energia solar;
identificar fontes de informao sobre a utilizao da energia solar;
indicar o nome dos fornecedores de centrais de energia solar mais importantes;
recomendar e planear centrais de energia solar para empresas de arquitetura e
construo".
Esta formulao dos objetivos tem tambm a vantagem de tornar mais fcil a avaliao dos
objetivos e do sucesso do evento.

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Desenvolvimento de conceitos para projetos de organizao
de eventos

Como os objetivos precisos ajudam o organizador de eventos

A definio precisa dos objetivos ajuda assim os organizadores do evento a:


Concentrarem-se nos assuntos e contedos mais relevantes para o pblico-alvo;
Escolherem os mtodos e meios mais eficazes de transmitir os temas e contedos;
Utilizarem locais para a realizao do evento adequados aos objetivos e onde o ambiente
e o equipamento sejam apropriados mensagem que se pretende transmitir;
Escolherem oradores capazes de captar o interesse dos participantes, pela sua
personalidade e/ou competncia;
Desenvolverem uma hierarquia do evento, obtendo dessa forma a estrutura do evento
mais adequada;
Manterem-se concentrados nas necessidades dos participantes durante a elaborao do
programa;
Utilizarem medidas de marketing e de relaes pblicas adequadas ao pblico-alvo;
Escolher um slogan que traduza a essncia do evento;
Desenvolverem um programa social que apoie e reforce os objetivos do evento;
Definirem as tarefas de cada funcionrio de forma objetiva;
Promoverem a colaborao entre o promotor e o organizador, garantindo que ambas as
partes trabalhem para os mesmos objetivos;

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Desenvolvimento de conceitos para projetos de organizao
de eventos

Captulo

3
Realizar pesquisa adequada
============================================

Objectivos-alvo Contedos-alvo
Caracterizar a procura do mercado Identificar a procura de mercado
potencial potencial de um evento
Definir o contedo do evento.

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Desenvolvimento de conceitos para projetos de organizao
de eventos

Realizar pesquisa adequada

Identificar a procura de mercado potencial de um evento

No incio da fase de planeamento fundamental, a anlise das posies iniciais muito


importante para o planeamento de um evento. Como prosseguir?
Se for a primeira vez que se realiza um determinado evento, a abordagem de marketing
clssica a considerar :
Existe procura pelo evento?
Qual o pblico-alvo?
Quais so as suas necessidades?
Existem eventos concorrentes?
Que produtos, fundos, mtodos, custos e preos permitiro realizar um evento bem
sucedido?
Mesmo eventos que tenham j sido realizados anteriormente tm de ser analisados,
estudando, nomeadamente, os seguintes elementos relativos a esses eventos:
Os guias dos programas;
Os planos do evento;
Os relatrios de avaliao.
A anlise destes elementos permitir ao organizador do evento perceber:
Os hbitos do evento;
As datas adequadas para a sua realizao;
A durao do evento;
A capacidade do espao do evento;
O nmero de salas necessrias;
As condies e preo dos bilhetes para os participantes;

Esta anlise dar ao organizador do evento uma ideia do que o evento e de qual ser a
melhor forma de o organizar no futuro.

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Desenvolvimento de conceitos para projetos de organizao
de eventos

Aqui o organizador pode usar tcnicas de anlise primria tais como inquirir e questionar
representantes do evento anterior ou de anlise secundria nomeadamente materiais do
evento, avaliao das estatsticas existentes, entrevistas com especialistas, etc.

Resumindo, a anlise da posio inicial a base para o planeamento de um projeto de


organizao de um evento. Utilizando mtodos de pesquisa adequados, o organizador dever
identificar as pr-condies para a realizao do evento. O organizador define as condies e
os requisitos para a organizao do evento, a base para a identificao de objetivos e uma
imagem da viabilidade do projeto.

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Desenvolvimento de conceitos para projetos de organizao
de eventos

Captulo

4
Pblico-alvo
============================================

Objectivos-alvo Contedos-alvo
Caracterizar o pblico-alvo Identificar o pblico alvo de um
Definir o contedo do evento. evento

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Desenvolvimento de conceitos para projetos de organizao
de eventos

Pblico-alvo

Identificar o pblicoalvo de um evento


O pblico-alvo influencia decisivamente:
O contedo e curso do evento;
A escolha do local e data do evento;
A escolha das medidas de marketing.
O pblico-alvo identificado durante a fase de planeamento fundamental. Porm,
necessrio posteriormente fazer uma anlise detalhada dos interesses, necessidades e
atitudes do pblico-alvo selecionado.
O planeamento muito mais fcil se o organizador conhecer bastante bem o pblico-alvo.

Aps saber o tipo de evento que se vai organizar, preciso analisar o pblico-alvo para
determinar o tamanho do evento. Tipos de pblico para as mais diversas ocasies.

- Pblico Aberto
o pblico em geral. O pblico aberto pode ser de um bairro, estado, pas, ou at mesmo
internacional. Podemos definir o pblico: jovem, adulto, feminino, masculino, famlias com
filhos, etc.
Dever tambm verificar a quantidade de pessoas possveis de serem convidadas.

- Pblico Especfico
o pblico j definido, exclusivo para aquele evento.

Exemplo: O lanamento de um produto da indstria farmacutica ser dirigido para


farmacuticos. Neste caso, teremos mais facilidade para determinar o porte do evento, pois o
universo j construdo.
O pblico especfico normalmente fornecido pelo Proponente do evento, que j tem noo
do seu nmero total.

- Pblico Fiel

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Desenvolvimento de conceitos para projetos de organizao
de eventos

o pblico j definido e com quantidade j mensurada.

O pblico-alvo constitudo por todos aqueles que potencialmente iro participar no evento.
A definio do pblico pressupe determinar quais os grupos/segmentos de pessoas que o
evento vai procurar atrair e diferencia-los da restante populao.
um dos aspetos mais importantes pois esta seleo que permite assegurar que todas as
estratgias vo de encontro s pessoas e s necessidades das pessoas que pretendemos
alcanar. (Ao nvel da comunicao, do programa mais adequado s pessoas).

J no basta ser "bom" naquilo que se faz. O sucesso no futuro depende da capacidade de o
organizador se colocar na posio dos consumidores e de ver as suas necessidades do ponto
de vista deles. No futuro, ser necessrio desenvolver uma estratgia de gesto baseada no
consumidor que procure satisfazer as suas necessidades individuais e exceder as suas
expectativas.

Em resumo, uma anlise precisa e detalhada do pblico-alvo torna possvel escolher as


medidas de marketing mais adequadas e identificar os requisitos a tomar em considerao na
preparao de uma proposta de evento centrada nas suas necessidades.

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Desenvolvimento de conceitos para projetos de organizao
de eventos

Captulo

5
Design do evento
============================================

Objectivos-alvo Contedos-alvo
Elaborar um programa e design de Viso geral
um evento Objetivos do evento e diferentes tipos
de eventos
Mtodos e tcnicas
Ambiente
Mtodos de comunicao

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Desenvolvimento de conceitos para projetos de organizao
de eventos

Design do evento

Viso geral
Durante o processo de design, toda a estrutura do evento analisada, por exemplo:
De que tipo de evento se trata?
Quais os mtodos de comunicao usados?
Qual o ambiente?
Quais so as possibilidades experimentais?

O design do evento dever tomar em considerao a forma como o evento pode ser adaptado
para satisfazer as necessidades emocionais e intelectuais do pblico-alvo no mbito dos
objetivos do evento. Por exemplo:
Um orador principal introduz o slogan do dia. Depois disso, um conjunto de oradores
internacionais apresentam os temas a serem desenvolvidos durante o evento em diferentes
workshops. Os resultados dos workshops e as aes a tomar sero depois discutidos em
conjunto numa sesso plenria.
A escolha dos oradores depende dos requisitos dos mtodos de transmisso que decorrem dos
objetivos do evento. O orador principal deve ser capaz de fazer uma apresentao excecional
do slogan do dia, enquanto que os oradores iniciais devero lanar as bases para as discusses
do dia. Sempre que possvel, os oradores devero ser internacionalmente conhecidos para
atrair o maior nmero de pases e culturas possvel.

Em resumo, o design do evento abarca toda a proposta do evento. Ele combina os aspetos
intelectuais e emocionais necessrios para atingir os objetivos do pblico-alvo.

Objetivos do evento e diferentes formas de eventos

Para alm de planear o evento, o organizador responsvel por realizar o evento. Tal como
descrito acima, os objetivos do evento so os critrios mais importantes. Os exemplos

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Desenvolvimento de conceitos para projetos de organizao
de eventos

seguintes ilustram a interdependncia entre os objetivos e os mtodos sociais e de


comunicao:
Exemplo 1
O objetivo de um evento orientar/informar um determinado pblico-alvo acerca de um tema
relativamente recente, sobre o qual existem diferentes perspetivas e opinies. Um mtodo de
comunicao adequado seria um "painel de discusso", incluindo o maior nmero possvel de
diferentes perspetivas e opinies e representando o maior nmero possvel de instituies. Em
contrapartida, um discurso tenderia a refletir apenas a opinio de uma pessoa sobre o
assunto.
Uma alternativa a isto seria um discurso de um especialista no assunto, mas uma abordagem
deste tipo poderia ser vista como subjetiva e as respostas emocionais aos diferentes pontos de
vista poderiam perder-se.

Exemplo 2
Se o objetivo do evento for divulgar informao acerca de um novo modelo cientfico terico
com interesse apenas para um grupo especfico de participantes, um "painel de discusso" ou
uma "mesa redonda" no seria o mtodo de comunicao adequado, mas antes um discurso
apoiado por meios audiovisuais com uma sesso de perguntas e respostas no final. A
autenticidade dos oradores desempenha, tambm neste caso, um papel fundamental.

Quando o objetivo vai para alm de transmitir informao e suposto que os participantes
formulem a sua opinio sobre o modelo, dever optar-se por um mtodo de comunicao
misto em que seja possvel a troca de opinies durante a discusso.
Um mtodo apropriado seria, neste caso, uma "discusso plenria" ou um discusso em
grupos de trabalho, por reas de interesse, diferentes disciplinas cientficas ou diferentes
aplicaes prticas.

Estes dois exemplos mostram como importante uma definio clara do objetivo para
identificar os mtodos sociais e de comunicao mais adequados.
Em feiras e exposies devem se usar mtodos semelhantes. Uma feira dedicada a atividades
de tempos livres deve ser orientada para a ao e ter lugar em salas devidamente equipadas,
onde seja possvel observar tcnicas e atividades relacionadas com este tema.

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Desenvolvimento de conceitos para projetos de organizao
de eventos

O objetivo de um evento dever servir de base escolha dos mtodos sociais e de


comunicao. A definio precisa do objetivo contribui substancialmente para uma preparao
e realizao bem sucedidas.

Mtodos e tcnicas

Tal como anteriormente descrito, existe uma interdependncia entre os objetivos, mtodos e
contedo. Os mtodos de atingir os objetivos so uma rea muito importante para o
organizador.
O objetivo determinar os mtodos e tcnicas que sero apropriados para o contedo do
evento e para o pblico-alvo e que ajudaro a atingir os objetivos o mais eficazmente possvel.
Entre a variedade de mtodos possveis incluem-se os seguintes exemplos:
Discurso, painel de discusso, workshop, simpsio e discusso livre;
Discusso, debate e dilogo;
Meios audiovisuais como um flipchart, um filme, uma apresentao em PowerPoint, etc.;
A utilizao da temperatura, ambiente, iluminao e cheiros.
A escolha de mtodos possveis quase interminvel e apenas limitada pelas capacidades
individuais e pelo talento dos oradores, formadores, criadores de bancas de exposio,
designers, apresentadores, etc.

Mesmo aqui, o organizador do evento estar envolvido, descrevendo as possibilidades


tcnicas aos oradores, moderadores e formadores. Esta funo particularmente importante
na medida em que alguns dos oradores e moderadores podero no estar familiarizados como
os aspetos tcnicos dos meios audiovisuais.
Finalmente, sempre uma questo de tomar em considerao todos os preparativos para
garantir que tudo conduz ao cumprimento dos objetivos do evento.
Para um congresso dedicado ao tema "Novos meios audiovisuais e tecnologias de informao",
faria sentido utilizar meios audiovisuais como apresentaes em PowerPoint utilizando um
projetor de dados, videoconferncia com ligaes em tempo real e aplicaes na Internet, tais
como formao on-line ou negcios eletrnicos. Isto seria especialmente verdade se o objetivo
fosse atrair novos utilizadores para estas aplicaes. Para objetivos emocionais extremos como

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Desenvolvimento de conceitos para projetos de organizao
de eventos

"aceitar", "disponibilidade para usar" ou "apoiar", seriam necessrios mtodos mais


orientados para a ao.

Nota:
Existe sempre o perigo de nos centrarmos nas aes e esquecermos os objetivos. Um tipo de
evento excessivamente orientado para a ao pode fazer com que o participante esteja to
sobrecarregado de atividades que no seja capaz de absorver o contedo e as mensagens. Os
mtodos e meios audiovisuais no devem tornar-se um objetivo em si mesmo, mas servirem
sempre de apoio para atingir os objetivos do evento.
Um outro especto importante de utilizar mtodos e meios audiovisuais o seu custo. Devem
usar-se mtodos e meios audiovisuais adequados mas isso no significa que tudo o que
possvel ser feito dever ser feito. A ideia atingir os objetivos o mais depressa possvel e com
o menor esforo possvel. O slogan "tanto quanto possvel mas o menos possvel" um bom
princpio orientador.

Ambiente

Os eventos no decorrem de forma isolada. Os participantes percorrem muitas vezes longas


distncias para l chegar, podero ter de pernoitar diversas noites e tm de se orientar em
ambientes que no lhes so familiares, quer no local do evento quer na cidade em que este
decorre. Boas acessibilidades, estacionamento, sinais de direo claros e hotis confortveis
so aspetos que afetam de forma significativa a impresso com que os participantes ficam do
evento. Por isso, estes aspetos devem ter uma grande importncia no planeamento do evento.
O contedo e as mensagens do evento podem ser reforados pelo ambiente e o equipamento
das salas. A escolha e o design do ambiente do evento uma parte importante das
responsabilidades do organizador. A escolha do local do evento dever ter em considerao as
oportunidades para a realizao de um programa social que complemente o evento principal.

Os exemplos seguintes ajudam a clarificar a influncia que o ambiente pode ter no sucesso de
um evento:

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Desenvolvimento de conceitos para projetos de organizao
de eventos

Boas acessibilidades e possibilidades de estacionamento reduzem o stress e permitem


poupar energia;
Se os participantes forem recebidos na estao de comboio com sinais e depois conduzidos
(acompanhados) ao local do evento, desenvolve-se um ambiente positivo e uma confiana na
capacidade da instituio organizadora;
A participao no evento pode comear no caminho para o evento, atravs da repetio de
sinais e smbolos ou do slogan do evento;
Um vestbulo atraente com a indicao clara da direo para as atividades iniciais do evento
(inscrio, primeira orientao, etc.) d aos participantes o sentimento de ser bem-vindo e de
estar em boas mos;
Numa sala grande, aberta e bem iluminada, quaisquer planos sobre o futuro tero um ar
mais apelativo do que numa sala escura e pequena sem vista;
Uma combinao de cores, luz e som nas salas permite criar o ambiente adequado para o
objetivo. Tons cor-de-laranja e vermelho escuro, por exemplo, criam um ambiente de
segurana e ajudam a criar uma maior abertura emocional. Em contrapartida, tons azul claro
ou verde criam um sentimento de distncia e so adequados para salas em que decorram
discusses objetivas.
Cadeiras confortveis e funcionais ajudam a manter a ateno dos participantes;
Os corredores entre as salas do evento e o hotel permitem promover os contactos entre os
participantes;
Um programa social interessante ajudar a aproximar participantes que se encontrem em
diferentes blocos do programa do evento;
Funcionrios competentes no gabinete do evento podem responder s questes e
problemas levantados pelos participantes.

importante notar que o ambiente mais caro nem sempre a melhor escolha. A melhor
escolha um local que facilite o cumprimento dos objetivos do evento.

Assim, poder ser adequado escolher um local "pouco confortvel" se o objetivo aceitar
factos difceis e fazer escolhas difceis, porque um ambiente desse tipo facilita a aceitao
dessas situaes.

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Desenvolvimento de conceitos para projetos de organizao
de eventos

Bibliografia e
outras referncias

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Desenvolvimento de conceitos para projetos de organizao
de eventos

Bibliografia

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FERREIRA, R. S.; WADA, E. K. Eventos uma alavanca de negcios: como e por que implantar
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MARTIN, V. Manual prtico de eventos. So Paulo: Atlas, 2003.
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brasileira, traduo da 2 edio americana (1989). Fortaleza, ABC Fortaleza, 1989.
WATT, D. C. Gesto de eventos em lazer e turismo. Porto Alegre: Bookman, 2007
ZANELLA, L. C. Manual de organizao de eventos: planeamento e operacionalizao. So
Paulo: Atlas, 2003.
GIACAGLIA, Maria Ceclia. Organizao de eventos: teoria e prtica. So Paulo: Pioneira
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Websites

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http://portal.iefp.pt/xeobd/attachfileu.jsp?look_parentBoui=8613087&att_display=n&att_do
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http://informar.pt/documentos/PortalDoSer112022009.pdf

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