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CMO CONSTITUIR Y MATRICULAR UNA SOCIEDAD?

DEFINICIONES:

Qu es una sociedad?

Es un contrato o acuerdo que surge entre dos o ms personas que se obligan a

hacer un aporte en dinero, en trabajo o en otros bienes apreciables en dinero,
para desarrollar una determinada actividad, con el fin de repartirse entre s las
utilidades obtenidas por la empresa.

Las sociedades pueden constituirse mediante escritura pblica o documento

privado y forman una persona jurdica independientes de sus asociados. Las
sociedades que se constituyan se deben matricular en la Cmara de comercio
con jurisdiccin en el lugar acordado como domicilio social y el acto de
creacin se deber inscribir en el Registro Mercantil correspondiente.

Qu sociedades se constituyen por escritura pblica?

Se constituyen por Escritura Pblica las Sociedades Annimas, Limitadas,

Colectivas, en Comandita Simple y las sociedades en Comandita por Acciones.
Siempre se deben constituir por escritura pblica las sociedades en las cuales
se aporta un bien inmueble como parte del capital social.

Qu sociedades pueden constituirse mediante documento privado?

Se pueden constituir mediante documento privado las sociedades de cualquier

tipo o especie, que se constituyan de acuerdo con lo establecido por el artculo
22 de la Ley 1014 de 2006 y las Sociedades por Acciones Simplificadas. Para que
sea posible la constitucin de las sociedades de la Ley 1014 de 2006, se requiere
que al momento de su constitucin cuenten con menos de diez (10) trabajadores
o con activos totales, excluida la vivienda, por valor inferior a quinientos (500)
salarios mnimos legales mensuales vigentes. En el acto de constitucin, la(s)
persona(s) que constituyen este tipo de sociedad deben incluir una declaracin
en el sentido de que cumplen las previsiones del artculo 22 de la Ley 1014 de
2006, o sealar cul o cules de los requisitos antes mencionados se dan para
permitir la creacin mediante documento privado.

Para la inscripcin del documento privado, ste deber estar suscrito por todos
los socios o sus apoderados. Este documento, deber estar reconocido ante
notario, o con presentacin personal ante juez o ante el secretario de la cmara
de comercio al momento de radicar el documento por todos los socios o sus
apoderados.
 Qu requisitos debe contener el
documento de constitucin de una sociedad?

Nombres, apellidos, identificacin, y domicilio de las personas que

intervienen como socios o accionistas (direccin de los constituyentes,
para sociedades constituidas al amparo de la ley 1014). Las personas
naturales deben indicar su nacionalidad, las personas jurdicas deben
indicar la Ley, el Decreto, la escritura pblica o documento privado, por
medio de la cual fueron creadas, el nmero del NIT, domicilio y nombre del
Representante Legal. Las personas jurdicas extranjeras deben acreditar su
existencia con documento idneo de su pas de origen.
Indicar el tipo de sociedad que se constituye: Sociedad Annima, Sociedad
Limitada, Sociedad Colectiva, Sociedad en Comandita Simple, Sociedad
en Comandita por Acciones, Empresa Unipersonal, Sociedad por Acciones
Simplificada.
El nombre, denominacin o razn social de la persona jurdica que
se constituye. El nombre deber formarse de acuerdo con las reglas
previstas en Ley para cada tipo de sociedad. Antes de asignar el nombre a
la sociedad, se debe verificar que no haya sido registrado anteriormente
por otro empresario. Control de homonimia: En la pgina institucional del
RUES (www.rues.com.co). Se debe escoger el criterio de bsqueda por
palabra clave.
Domicilio principal de la sociedad: ciudad o municipio que se escogi
para desarrollar la actividad de la sociedad. Si en el acto de constitucin
se establecen sucursales, se debe indicar el municipio donde estarn
ubicadas (Ejemplo: Bogot, sucursal Armenia).
Objeto social: actividades principales que podr desarrollar la persona
jurdica (evite los objetos indeterminados). En el caso de las sociedades
creadas en virtud de la Ley 1014 de 2006 y las SAS, se podr establecer un
objeto indeterminado. En este caso, usted podr indicar en los estatutos
que: la sociedad podr realizar cualquier objeto lcito de comercio
Vigencia o trmino de duracin de la sociedad: La vigencia deber ser
definida, (Ej: hasta el da 30 de mayo de 2011). En el caso de las sociedades
creadas en virtud de ley 1014 de 2006 y las SAS, se podr establecer una
vigencia indefinida.
Capital social: se debe expresar el capital que se aporta y la forma en que
ste est distribuido, es decir, el nmero de cuotas, acciones o partes de
inters, de igual valor nominal, en que se dividir y la forma en que sern
distribuidas, si fuere el caso.
En las Sociedades Annimas, En Comandita por Acciones y Sociedades por
Acciones Simplificadas, se debe sealar el monto del capital autorizado,
as como la parte del capital que se suscribe y se paga al momento de la
constitucin (Tenga en cuenta que existen normas legales que regulan la
proporcin del capital autorizado, suscrito y pagado). En el caso de las
SAS, los accionistas deben decir la forma y termino en que pagaran el
capital suscrito, para lo cual podrn pactar que el capital se pagar en un
plazo no superior a 2 aos.
En las Sociedades Limitadas, Colectivas, o en Comandita Simple, se deber
 indicar el valor del aporte de cada socio y el nmero de cuotas o partes de
inters correspondientes.
En las sociedades creadas en virtud de la Ley 1014 de 2006, al indicarse
el monto, se deber realizar una descripcin pormenorizada de los bienes
aportados, con estimacin de su valor. El socio o socios respondern por
el valor asignado a los bienes en el documento constitutivo.
La forma como ser representada y administrada la sociedad, con
indicacin de las atribuciones y facultades de los representantes legales,
administradores, la Asamblea de Accionistas, la Juntas de Socios, as
como de las que se reserven los socios, conforme a las normas vigentes
que regulan cada tipo de sociedad. Recuerde que, si el Subgerente va a
ejercer funciones de representacin legal o es el suplente del Gerente,
est situacin deber indicarse expresamente en los estatutos.
En una sociedad creada en virtud de la Ley 1014 e 2006 y en las SAS,
cuando no se establece la forma de administracin se entender que los
administradores podrn adelantar todos los actos comprendidos dentro
de las actividades previstas.
Trmino y forma de convocar la Asamblea de Accionistas o Junta de Socios
a sesiones ordinarias y extraordinarias (es decir, la antelacin, medio para
realizar la convocatoria y la persona u rgano competente para convocar
a los socios o accionistas).
Las fechas en las que se deben hacer los inventarios y balances generales
y la forma en que han de distribuirse las utilidades.
Las causales estatutarias de disolucin anticipada de la sociedad y la
forma de realizar la liquidacin.
Facultades y obligaciones del Revisor Fiscal si el cargo est previsto en la
ley o en los estatutos.
Los nombramientos: debe indicarse el nombre, apellidos e identificacin
con nmero de identificacin y fecha de expedicin de los representantes
legales, miembros de junta directiva o revisores fiscales, que hayan sido
nombrados (Si el cargo creado es Gerente debe nombrarse Gerente,
si la Junta directiva fue creada con 5 renglones y sus suplentes, deben
nombrarse los 5 renglones con sus suplentes o indicar cules de ellos
quedan sin designacin o vacantes). Se debe allegar la constancia
de aceptacin de todas las personas designadas, as como copia del
documento de identificacin de las mismas.
En el caso de nombramientos de revisores fiscales en sociedades E.M.P,
I.P.S, E.P.S. y A.R.S., se deber anexar constancia de la posesin expedida
por la Superintendencia Nacional de Salud Cuando se trate de sociedades
que incluyan dentro de su nombre distintivos propios de las instituciones
financieras o que indiquen el ejercicio de una actividad financiera, se
verificar que se anexe la autorizacin para la respectiva constitucin, de
la Superintendencia Financiera de Colombia.

RECUERDE: La clusula compromisoria permite administrar los conflictos que

puedan surgir. Se recomienda la siguiente redaccin:

Toda controversia o diferencia relativa a este contrato, se resolver por un

Tribunal de Arbitramento presentado ante el Centro de Arbitraje y Conciliacin
de la Cmara de Comercio de Bogot, el cual estar sujeto a sus reglamentos,
de acuerdo con las siguientes reglas:

El Tribunal estar integrado por: (Indique nmero impar de rbitros 1 3)

designados por las partes de comn acuerdo. En caso de que no fuere posible,
los rbitros sern designados por el Centro de Arbitraje y Conciliacin de la
Cmara de Comercio, a solicitud de cualquiera de las partes. El Tribunal decidir
en: (indique si se decidir en derecho o en equidad). El Tribunal sesionar
en las instalaciones del Centro de Arbitraje y Conciliacin de la Cmara
de Comercio de Bogot. Toda la informacin relacionada con el Centro
de Arbitraje y Conciliacin de la CCB la puede consultar en: http://www.
centroarbitrajeconciliacion.com/

Qu es la matrcula mercantil?

La matrcula mercantil es la inscripcin que se hace de los comerciantes

(persona natural o jurdica) en el registro mercantil que administran las
cmaras de comercio.

Dnde debe matricularse la sociedad?

Para efectos de la matrcula de la sociedad, usted deber presentar la solicitud

de matrcula en la cmara de comercio con jurisdiccin en el lugar donde va a
tener su domicilio principal.

Cundo debe renovarse la matrcula mercantil de una sociedad?

Todos los empresarios (persona natural o jurdica) debern renovar su

matrcula mercantil entre los meses de enero a marzo de cada ao, para
obtener los beneficios que de ella se derivan y evitar sanciones legales.
Para la renovacin de la matrcula, se podr realizar de manera virtual en
www.ccb.org.co (Servicios en lnea/ Renovacin de Matrcula Mercantil)
o de manera presencial en nuestras sedes para lo cual deber diligenciar
el formulario correspondiente, presentarlo y cancelar los derechos
respectivos. Recuerde que la informacin financiera que reporte en
el formulario RUES debe corresponder al balance con corte a 31 de
diciembre del ao inmediatamente anterior.

Qu formularios se deben diligenciar?

Formulario nico empresarial y social (RUES)

Este formulario puede adquirirse en forma impresa en cualquiera de las sedes

de atencin al pblico de la Cmara de Comercio de Bogot o en www.ccb.
org.co Servicios en lnea, Formularios en Lnea, en la opcin: /Inscripciones-y-
renovaciones/Descargue-formularios-en-lnea, link: http://www.ccb.org.co/
Inscripciones-y-renovaciones/Descargue-formularios-en-linea
 Formulario del registro nico tributario RUT

Ingrese al portal www.dian.gov.co y seleccione la opcin SOLICITUD DE

INSCRIPCIN RUT, en la ventana TIPO DE INSCRIPCIN seleccione la opcin
CMARA DE COMERCIO. Si no tiene NIT y no ha guardado un borrador de un
formulario pulse el botn continuar, se desplegar el formulario del Registro
nico Tributario RUT en blanco para que sea diligenciado. Recuerde que debe
imprimir el formulario que saldr con la leyenda Para trmite en Cmara una
vez este es generado electrnicamente en el sitio web de la DIAN. (https://
muisca.dian.gov.co/WebRutMuisca/DefInscripcionRutPortal.faces)

De igual forma podr realizar el trmite con ayuda de nuestros asesores en

cualquiera de las sedes de la Cmara de Comercio de Bogot.

Documentos que debe allegar para asignacin del NIT:

Fotocopia de documento de identidad de quin realiza el trmite con

exhibicin del original.
Cuando el trmite se realice mediante poder la persona debe adjuntarlo
en original o fotocopia.
Formulario borrador del Rut (Pre- RUT), el cual debe contener la anotacin
Para Trmite en Cmara.

RECUERDE: Al momento de presentar el formulario verifique:

Que haya diligenciado todas las casillas.
Que el nmero de telfono informado coincida con el indicado en el
formulario RUES.
Que la direccin coincida con la que se encuentra en el formulario RUES
y en el recibo de servicio pblico.
Que se encuentre firmado por el comerciante o por el apoderado
Que se imponga la huella de quien presenta la solicitud en el formulario
de la DIAN.
La direccin comercial debe ser igual en:
El formulario borrador del RUT (Pre- RUT).
Formulario RUES.

Si se le presenta alguna duda consulte con el Asesor especializado en las sedes

de atencin al pblico de la Cmara de Comercio de Bogot, quien le guiar
sobre el correcto diligenciamiento de cada uno de los formularios.

Formulario de Registro con otras entidades

El formulario contiene informacin dirigida a la Secretara de Hacienda Distrital,

a la Secretara Distrital de Planeacin y a la Direccin de Impuestos y Aduanas
Nacionales. Usted podr adquirir este formulario en forma impresa en cualquiera
de las sedes de atencin al pblico de la Cmara de Comercio de Bogot o en
www.ccb. org.co (Servicios en lnea/formularios en lnea para trmites).
Previo a la radicacin del trmite de constitucin debe realizar las
siguientes consultas:

Consulta de Nombre: Valide que su nombre, razn o denominacin social, no

aparezca registrado en cualquiera de las cmaras de comercio del pas, en la
pgina institucional del RUES (www.rues.com.co). Se debe escoger el criterio
de bsqueda por razn o social o por palabra clave.

Consulta de actividad econmica: Es la codificacin de las actividades

econmicas, tomando como referencia los cdigos CIIU (Clasificacin Industrial
Internacional Uniforme) del DANE, en nuestra pgina web institucional www.
ccb.org.co en el link: http://linea.ccb.org.co/descripcionciiu/.

Consulta de marca: Una marca es una categora de signo distintivo que

identifica los productos o servicios de una empresa o empresario, permite
que los consumidores identifiquen el producto y lo recuerden, de forma que
puedan diferenciarlo de uno igual o semejante ofrecido por otro empresario y
representa en la mente del consumidor una determinada calidad del producto
o servicio, as como reporta alguna emocin en el consumidor

Puede realizar la consulta sobre aspectos marcarios en http://www.sic.gov.co/

marcas en el link: http://serviciospub.sic.gov.co/Sic/ConsultaEnLinea/2013/
index.ph

RECUERDE: Esta consulta no reemplaza la consulta de antecedentes marcarios

que se realiza ante la Superintendencia de industria y Comercio, dicha consulta
tiene un costo establecido por la mencionada Entidad.

PAGOS

Cancele el valor de los derechos por la matrcula mercantil de la sociedad, los

cuales liquidar el cajero, con base en el activo que se declare en el formulario
de la sociedad.

El registro o inscripcin de la constitucin de sociedad causa o genera

derechos de inscripcin y adicionalmente, un impuesto de registro a favor
del Departamento de Cundinamarca y del Distrito Capital de Bogot. Ver gua
Impuesto de registro.
El no pago de los derechos de inscripcin y/o del impuesto de registro
correspondientes impiden el registro.

NOTA: Recuerde que para la radicacin de trmites puede consultar la tabla de

tarifas dispuestas en el sitio web de la Entidad www.ccb.org.co por la opcin
trmites y consultas dando clic en el tem tarifas de los registros pblicos.
(Numeral 1.13, Titulo VIII, de la Circular nica de la Superintendencia de
Industria y Comercio).

En caso de existir aportes de bienes inmuebles al capital social, deber hacerse

una descripcin clara de cada inmueble que incluya linderos y nmero de
matrcula inmobiliaria, en estos casos, deber acreditarse el pago del impuesto
de registro que es liquidado y recaudado en la correspondiente Oficina de
Registro de Instrumentos Pblicos y la reforma estatuaria deber realizarse a
travs de escritura pblica.

Recuerde que una vez constituida la Sociedad debe:

Inscribir los libros de actas del mximo rgano social (asamblea general de
accionistas, junta de socios, asamblea de asociados etc.) y el registro de socios
o accionistas o asociados exigidos por la ley para las sociedades comerciales.

Si la sociedad es propietaria de establecimientos de comercio, debe solicitar la

matrcula de cada uno de ellos.

Qu debo hacer para modificar la informacin

de la matrcula mercantil?

Cualquier modificacin que afecte el contenido del formulario de matrcula o

renovacin, debe solicitarse por escrito.

En caso de que la modificacin se refiera a la informacin financiera, usted

deber diligenciar un nuevo formulario que contenga el estado actualizado de
estos datos, y acompaar certificacin o balance suscrito por el Contador o el
Revisor Fiscal de la sociedad.

La solicitud de modificacin podr ser presentada en cualquiera de nuestras

sedes o de manera virtual y si es del caso, se reajustar y cancelar el valor
correspondiente.

Recuerde portar su cdula de ciudadana o de extranjera original vigente

cuando nos visite, ser necesaria para cualquier trmite

LA SOLICITUD DE INSCRIPCIN DE CONSTITUCIN DE SOCIEDADES

TAMBIEN PUEDE REALIZARSE VIRTUALMENTE AS:

Ingrese al portal de la Entidad: www.ccb.org.co y acceda a los servicios

registrales de inscripcin de documentos en la opcin Tramites y consultas.
Por favor siga las instrucciones y recuerde que es necesario tener digitalizados
en formato PDF o .tiff los documentos que se requieran para su solicitud.

SERVICIOS EN LNEA CCB

La Cmara de Comercio de Bogot ofrece un portafolio de servicios virtuales

a travs de los cuales, se puede consultar y solicitar informacin de los
diferentes registros administrados por la entidad en: http://www.ccb.org.co/
Tramites-y-Consultas
Los Certificados pueden ser solicitados en nuestra pgina web, con total celeridad,
seguridad y validez tcnica y jurdica, tanto fsico como electrnicamente. Para
solicitarlos ingrese a nuestro sitio web www.ccb.org.co por la opcin Tramites
y Consultas en el cono solicitud de certificados.

SISTEMA DE PREVENCIN DE FRAUDES (SIPREF)

Es fundamental para la seguridad de su sociedad mantener actualizada la

informacin reportada en los registros pblicos respecto a correos electrnicos
y telfonos, de esta manera, podr recibir las alertas que genera nuestro
sistema advirtiendo sobre la radicacin, inscripcin y devolucin de trmites
que modifican la informacin del registro de su empresa.

Cuando se trate de la inscripcin de la constitucin de una empresa o sociedad

o de un nombramiento, se verifica la identidad de cada una de las personas
que suscriben el documento en el caso de las constituciones, as como de
las personas designadas como miembros de rganos de administracin
(representantes legales), apoderados y rganos de fiscalizacin, a travs del
sistema de informacin dispuesto para tal fin. (Sistema de Informacin de la
Registradura Nacional del Estado Civil - RNEC - para cdulas de ciudadana y
Migracin Colombia para las cdulas de extranjera).

El tiempo de respuesta para este servicio es de (8) horas hbiles contadas a partir
de la fecha y hora de la radicada la solicitud (24 horas desde la radicacin).
En todo caso el tiempo mximo ser de 15 das hbiles establecido en los
artculos 14 y siguientes del CPACA. Si la solicitud ingresa en horario adicional
(despus de la 5 P.M de la tarde, los das sbados o da festivo), el tiempo
establecido empezara a contar a partir del siguiente da hbil a las 8:00 am.

Recuerde que los sbados no son considerados das hbiles para el conteo
de los trminos de su trmite.

Este documento contiene informacin y orientaciones de carcter

general sobre algunos aspectos legales aplicables a los actos y
documentos sujetos a inscripcin en el Registro Pblico. El presente
texto no suple la normatividad vigente ni evita la aplicacin de la
misma. Fecha de publicacin agosto de 2017.
Mayores informes: www.ccb.org.co - Telfono (57-1) 3830330 #383