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CERTIFICACION DE PRODUCTO
ESTACIONES DE SERVICIO
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1. OBJETO Y ALCANCE
El presente documento establece las condiciones que rigen la certificacin de estaciones de servicio
en el territorio nacional.
2. DEFINICIONES
3. RECURSO HUMANO
CERTECNICA S.A.S seleccionar y asignar personal competente, el cual podr ser subcontratado,
para realizar las actividades correspondientes a la gestin del Certificado de estaciones de servicio y
atender objeciones, debidamente justificadas, que presente la empresa sobre el personal asignado.
En estos casos, CERTECNICA S.A.S asignar otro equipo de auditora en acuerdo con la empresa.
Una vez logrado el acuerdo, la empresa deber aceptar sin ninguna restriccin este equipo.
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4. OBLIGACIONES DE LA EMPRESA SOLICITANTE
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i) La empresa debe notificar inmediatamente todo cese temporal de la estacin de servicio,
superior a tres (3) meses. Todo cese temporal que supere este perodo dar lugar a la
suspensin del Certificado.
j) La empresa debe responder y dar trmite a todas las quejas y reclamos relacionados con la
estacin de servicio autorizada con el Certificado de estaciones de servicio, durante la
vigencia del mismo.
k) La empresa podr hacer mencin en su publicidad de esta certificacin que le ha sido
otorgada por CERTECNICA, indicando como mnimo a lo siguiente:
Cdigo del certificado otorgado y su vigencia
Nmero, ttulo y versin o fecha del referencial
Ubicacin y direccin de la estacin de servicio.
l) Registro de marca comercial. El solicitante de la certificacin, debe demostrar la propiedad
sobre la marca comercial de la estacin de servicio, o la autorizacin para su uso concedida
por el propietario de la misma, y su respectivo trmite de registro ante la Superintendencia
de Industria y Comercio o la autorizacin para su uso concedida por el propietario de la
misma.
m) En caso de suspender o retirar la certificacin, el solicitante deber realizar cese a toda la
publicidad que refiera a una condicin de certificado.
n) La reduccin al alcance del certificado es realizada por solicitud escrita del solicitante o
puede ser identificada y reportada por CERTECNICA S.A.S. en las auditorias de
seguimiento o certificacin. Podrn realizarse auditorias extraordinarias para verificar la
aplicacin de los requisitos de la norma, si existe el riesgo de que la reduccin haya
afectado la certificacin del producto.
5. CONFIDENCIALIDAD
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5.2 Responsabilidad legal
CERTECNICA S.A.S solo es responsable con la empresa o con terceras personas en la medida en
que la justicia establezca responsabilidad obligatoria en caso de daos causados deliberadamente o
por negligencia en el proceso de certificacin. Se excluye cualquier reclamo adicional.
Se realiza un documento por parte del equipo auditor en el cual se establecen el orden de los pasos
para realizar la auditoria de certificacin este se debe divulgar a la empresa solicitante y al
organismo acreditador (8) ocho das antes de la auditoria.
6.2 Auditoria.
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correctivas para los aspectos detectados como no conformes para comprobar que se han
cumplido las condiciones exigidas cuando el Comit de Certificacin lo requiere.
Cuando en el seguimiento se evidencia que las no conformidades mayores no han sido
solucionadas, se procede de la siguiente manera:
En caso de otorgamiento, slo se podr realizar una nueva auditora de
otorgamiento pasados noventa (90) das calendario de finalizada la auditora
complementaria y se realizar sobre los mismos aspectos de la auditora inicial.
En caso de seguimiento, se procede a suspender el Certificado segn plazo
acordado con la empresa. Dicha suspensin no podr ser superior a ciento ochenta
das (180) das calendario, en cuyo caso se cancela el certificado.
6.3 Informe.
Con base en los resultados obtenidos durante las auditorias, el auditor presenta un informe que se
presenta al Comit de Certificacin, el cual incluye las actividades realizadas, los resultados
obtenidos y la propuesta sobre la viabilidad de autorizar o mantener el Certificado. Copia de este
informe se remite a la empresa.
6.4 Otorgamiento.
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6.5 Seguimiento.
CERTECNICA S.A.S., realizara dos (2) auditoras de seguimiento durante la vigencia del certificado
en las instalaciones del solicitante, en donde se verificar la aplicacin del plan de inspeccin y
ensayo y la conformidad de la estacin de servicio con la legislacin nacional vigente. La auditoria
de seguimiento se realizar para verificar la conformidad del sistema de control de conformidad de la
estacin de servicio definidos en los numerales 4, 5, 6, 7 y 8 del Anexo 1 y adicionalmente se
verificar la conformidad de la estacin de servicio con los requisitos de la legislacin nacional
vigente.
Para la verificacin de la conformidad de la estacin de servicio se aplican las condiciones
establecidas en las Anexo 1 del presente documento.
Las auditorias de seguimiento sern informadas al cliente con cuatro (4) meses de antelacin. El
solicitante tiene la obligacin de aceptar y atender estas auditoras en las fechas programadas. La
no confirmacin por parte del solicitante, de las auditorias de seguimiento, no exime al Solicitante de
la obligacin de recibir la auditoria en la fecha que le haya sido asignada. En el caso de que el
solicitante aplace las auditorias programadas, deber cubrir los gastos en que CERTECNICA S.A.S.
incurra por la reprogramacin de los servicios.
La no realizacin de la auditoria de seguimiento, implica la suspensin del certificado. Esta
suspensin no dar lugar a la extensin de la vigencia del certificado.
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6.7 Suspensin y retiro del certificado
Las siguientes causas pueden dar lugar a suspensiones y/o retiros de la certificacin por parte de
CERTECNICA:
a) La infraccin a las condiciones indicadas en el presente documento.
b) Permanencia de una no conformidad o incumplimiento del plazo establecido para algn
requisito modificado.
c) No recibir en las fechas programadas las auditorias de seguimiento y renovacin.
d) La mora mayor a sesenta (60) das en el pago de los servicios de la certificacin (aplica para
seguimiento).
e) Utilizar el certificado vencido, suspendido o cancelado.
f) Alterar o cambiar el contenido del alcance del Certificado o su vigencia.
g) Presentar documentacin falsa para obtener la certificacin.
h) Utilizar el certificado para actos ilcitos.
Las sanciones por aplicar, a criterio del Comit de Certificacin, dependiendo de la gravedad de las
infracciones podrn ser:
a) Amonestacin escrita con el requerimiento de que cesen las infracciones en un plazo
determinado.
b) Amonestacin escrita acompaada de una auditoria extraordinaria.
c) Suspensin del Certificado, la cual no podr ser superior a ciento ochenta (180) das
calendario, para corregir la situacin que origin la sancin, de lo contrario se proceder a la
cancelacin del certificado.
d) Cancelacin del Certificado.
e) La mora superior a sesenta (60) das en el pago de las facturas, ocasionar la suspensin
del certificado. La mora superior a ciento veinte (120) das en el pago de las facturas,
ocasionar la cancelacin del certificado. En estos casos los intereses de mora se liquidarn
a la mxima tasa permitida por la Ley, sin perjuicio de las acciones legales que
correspondan para el cobro de la deuda.
f) En caso de mora mayor a sesenta (60) das en el pago de los derechos de la certificacin
por parte de la Organizacin, CERTECNICA S.A.S. podr suspender la realizacin de la
auditoria de seguimiento o renovacin y en consecuencia el certificado, hasta tanto la
organizacin cancele las obligaciones pendientes.
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Con excepcin de las suspensiones motivadas por mora en el pago de facturas a CERTECNICA
S.A.S., toda suspensin se levanta luego de comprobar mediante auditoria de reactivacin que se
han subsanado las causas que la originaron. Las auditorias de reactivacin tendrn una duracin
equivalente a la de auditora de renovacin del certificado.
El Certificado podr ser cancelado por una de las siguientes causas:
a) Por solicitud escrita
b) Por sancin impuesta por incumplimiento de las disposiciones de este documento.
c) Por no reactivacin dentro del perodo mximo de suspensin.
d) Por no llevarse a cabo las auditorias de seguimiento o renovacin dentro de los plazos
contemplados en el presente Documento.
e) Por haber recibido la sancin de una suspensin del certificado previamente
f) Por mora mayor a noventa (90) das en el pago de los servicios de auditora establecidos
contractualmente.
En caso de cancelacin del Certificado, todos los derechos de uso del mismo cesan
inmediatamente, quedando obligado el solicitante a suspender toda publicidad relativa al mismo. La
cancelacin o suspensin del Certificado implica la renuncia por parte del solicitante, a cualquier
accin legal contra CERTECNICA S.A.S., pudiendo el Comit de Certificacin solicitar que se d la
difusin y publicidad que considere conveniente acerca de la sancin impuesta.
6.8 Apelaciones
Las decisiones tomadas por CERTECNICA S.A.S. y manifestadas a travs de la ratificacin que el
Comit de Certificacin, son susceptibles a apelacin, cuyo trmite se llevar a cabo de acuerdo con
el procedimiento establecido por CERTECNICA S.A.S. para el Manejo de apelaciones y disputas.
Las apelaciones se presentan ante el Comit de Certificacin, el cual se debe interponer por la
Organizacin dentro de los cinco (5) das hbiles siguientes al recibo de la notificacin de la decisin
tomada. Si transcurrido este plazo, la Organizacin no presenta apelacin, se entiende que acepta la
decisin sin lugar a posteriores reclamaciones judiciales o extrajudiciales.
Cuando se presenten cambios en los requisitos de certificacin, el organismo enviara una carta al
solicitante indicando el cambio de versin de las normas referenciales, as mismo el solicitante
deber presentar en la auditoria de seguimiento, las modificaciones de las normas implementadas.
El organismo verificara el cumplimiento de los requisitos de la nueva norma referencial y emitir al
solicitante el certificado de estaciones de servicio.
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Cuando la auditoria de seguimiento este programada para un tiempo superior a 8 meses, el
organismo realizara una auditoria extraordinaria, para verificar la implementacin de la nueva
versin.
1. ALCANCE
Este anexo establece los requisitos que debe cumplir el sistema para el control de la conformidad del
producto de las Empresas que solicitan autorizacin para el uso de la Certificacin.
2. REQUISITOS
3. DEFINICIONES
Para los efectos de este documento se aplican adems de las definiciones indicadas en la norma
ISO 9000:2000 Sistemas de Gestin de la Calidad. Fundamentos y Vocabulario, las siguientes:
a) Plan de inspeccin y ensayo de la estacin de servicio: Documento que indica como
mnimo: las caractersticas de la estacin de servicio que garantizan el cumplimiento de
todos los requisitos contemplados en el referencial, la frecuencia de verificacin de las
caractersticas, los criterios de aceptacin y de rechazo, mtodos de ensayo, equipos
utilizados, responsables de la verificacin en todas las etapas del proceso consideradas por
la empresa como las relevantes y las acciones a tomar en caso de incumplimiento de alguna
caracterstica.
b) Verificacin: Confirmacin mediante el aporte de evidencia objetiva de que se han
cumplido los requisitos especificados.
c) Procedimiento: Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso.
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Nota 1: Los procedimientos pueden estar documentados o no.
Nota 2: Cuando un procedimiento est documentado, se utiliza con frecuencia el trmino
procedimiento escrito o procedimiento documentado. El documento que contiene un
procedimiento puede denominarse documento de procedimiento.
d) Ensayo tipo: Ensayo que se realiza para verificar la conformidad de un requisito tcnico,
cuando se presentan cambios en la formulacin o cambios en el diseo del producto.
4. REQUISITOS DE LA DOCUMENTACIN
La empresa debe asegurar que las versiones vigentes de l(los) referencial(es) correspondiente(s) al
producto y las normas o documentos complementarios, se encuentran disponibles en los sitios de
uso. La empresa debe elaborar, documentar y mantener un plan de inspeccin y ensayo para la
estacin de servicio para el cual se solicita la Certificacin.
La empresa debe establecer y conservar registros que suministren evidencia de que la estacin de
servicio ha sido inspeccionada. Estos registros deben mostrar claramente si la estacin de servicio
ha pasado o fallado en las inspecciones, de acuerdo con los criterios de aceptacin definidos. Los
registros deben identificar la autoridad responsable por la inspeccin.
El personal que realice trabajos que afecten la calidad de la estacin de servicio (No aplica servicio
de abastecimiento de combustible) y que realiza las actividades de verificacin requeridas, de
acuerdo con el plan de inspeccin y ensayo de la estacin de servicio, debe ser competente con
base en la educacin, formacin, habilidades y experiencia apropiadas.
Para tal efecto, la empresa debe:
a) Determinar la competencia necesaria para el personal que realiza trabajos que afectan la
conformidad del producto y la verificacin, de acuerdo con el plan de inspeccin de la
estacin de servicio.
b) Proporcionar formacin o tomar otras acciones para satisfacer dichas necesidades.
c) Mantener los registros apropiados de la educacin, formacin, habilidades y experiencia.
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6. INSPECCION A ESTACION DE SERVICIO
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7. MEDICIN Y ANLISIS
8. TRATAMIENTO DE RECLAMOS
El solicitante de la certificacin debe cumplir con los requisitos legales aplicables y debe demostrar
las evidencias de su cumplimiento, cuando lo solicite CERTECNICA S.A.S.
Firma
Representante legal:
N.I.T:
Empresa:
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