ACTIVIDAD DIAGNSTICA

Responde de manera breve las preguntas que se comparten a

continuacin relacionadas con los conocimientos previos que ustedes
posean con respecto a los temas del curso.
En el caso de responder afirmativamente, sustentar de manera breve el
grado de conocimiento que se tiene sobre el tema o la unidad de
estudio.

1.- Qu significa apoyar los procesos en una organizacin?

El enfoque basado en procesos es la parte fundamental en la realizacin y

aplicacin de un sistema de gestin integral de la calidad. Este enfoque le
permite a las organizaciones ordenar y gestionar la forma en que las
actividades de trabajo van creando un valor para el cliente y otras partes
interesadas.
Adems el enfoque basado en procesos permite una rpida y sencilla
identificacin de los problemas. As como la rpida resolucin de los
mismos e introduce la gestin horizontal, que es aquella que nos muestra
todo a un mismo nivel, cruzando las barreras entre diferentes unidades
funcionales y unificando sus direcciones hacia las metas principales de la
organizacin, y tambin mejora la gestin de las interfaces del proceso.
Todo esto forma parte de los planes de gestin que aplican las empresas
para obtener las diversas certificaciones de la ISO:9000, las cuales
constituyen un modelo para el aseguramiento de la calidad en el diseo, el
desarrollo, la produccin, la instalacin y el servicio postventa. Estas
normas permiten desarrollar e implantar un sistema de gestin de la
calidad en las empresas.

2.- Cmo podemos distinguir las Actitudes de las Aptitudes de un

empleado para desempear un cargo?

Si la persona tiene la actitud adecuada, podr aprender, desarrollar

habilidades, tener orientacin al reto y suplir sus carencias tcnicas con la
actitud que le permita salir adelante y aprendiendo de cada proceso. Las
empresas cada vez quieren ms estos perfiles, puesto que tienen una
buena base establecida en la actitud, a la que se puede aadir todo el
conocimiento y saber hacer necesario. Por el contrario, un buen
candidato en cuanto aptitud pero pobre en actitud puede ser poco
beneficioso e incluso peligroso para la organizacin a medio y largo plazo.
Las empresas necesitan cambiar y adaptarse a los nuevos modos de
trabajar, tiempos, etc. y un trabajador as puede convertirse en un lastre al
no tener ese querer hacer.

La actitud potencia la aptitud y tanto la actitud como la aptitud se pueden

aprender.
Empresa busca un candidato que rena ambas facetas: una buena actitud
combinada con una gran aptitud. Puede una empresa preferir una sobre
la otra? S, dependemos de lo que busque la empresa en concreto, y aqu
no hay un criterio general. A m como reclutadora me han pedido a veces
el mejor perfil posible obedeciendo a su aptitud. Eso era lo ms
importante. Pero en otras ocasiones la empresa te transmite que aprecian
determinados valores personales, y que la aptitud, aun siendo importante,
era secundaria y quedaba en un plano ms retrasado.

3.-Qu se debe conocer para establecer las funciones en un cargo?

Uno de los retos ms importantes a los que se enfrenta el directivo o

propietario de cualquier negocio es determinar cules sern las funciones
y actividades que se deben asignar a cada puesto de trabajo, ya que de
una acertada distribucin de stas depender el grado de eficiencia del
mismo. La herramienta administrativa que nos ayuda a hacerlo de manera
relativamente sencilla es la tcnica conocida con el nombre de "Anlisis
del Puesto", la cual adems nos permite identificar la importancia relativa
de cada puesto en la organizacin y las caractersticas fsicas y sicolgicas
que deben poseer las personas que los ocupen.

Los beneficios que podemos esperar recibir al contar con una exacta
definicin de los puestos de la empresa son:
Una mayor facilidad para administrar los sueldos y salarios del personal;
Mayor objetividad y equidad al evaluar el desempeo del personal;
Un cada vez mayor perfeccionamiento de los mtodos para reclutar,
seleccionar, contratar y capacitar el factor humano de la empresa;
Un mejoramiento de las actividades de planeacin de la institucin, al
insertarlas como parte de los manuales de polticas, de organizacin y
procedimientos de la empresa.
Adicionalmente, ayudan a la Direccin a cumplir con una necesidad legal.
Para dirimir los conflictos de trabajo que pudieran surgir.
Le ayuda a conocer de antemano las expectativas que deber cubrir para
ocupar de manera productiva su puesto de trabajo;
Le ayuda a disear de mejor manera su trabajo, proporcionndole una
mayor posibilidad de realizacin personal y profesional, reduciendo las
causas que le producen ansiedad, monotona o que simplemente le
disgustan, facilitndole la conjugacin de sus intereses con los de la
empresa.
Su ubicacin dentro de la estructura organizacional;
Su descripcin genrica o general
Su descripcin especfica o funcional
Los requerimientos o especificaciones del ocupante del puesto en
trminos de escolaridad, experiencia, edad, gnero, estado civil, rasgos
fsicos deseables (estatura, complexin) y caractersticas sicolgicas
deseables (enfocado al logro, a crear excelentes relaciones humanas,
actitud de servicio hacia los clientes o la comunidad)

4.- Qu se necesita conocer de un empleado para darle funciones de

Coordinador para algunos cargos o funciones de un proceso de la
Organizacin?
-Liderazgo personal: asegura la confiabilidad en su desempeo personal
as como tambin en su carcter.

-Comunicacin: habilidad para trasmitir mensajes, consistencia entre lo

que se dice, se piensa y se siente. Asertividad para dar retroalimentacin.

-Pensamiento estratgico: mirar el negocio en un contexto sistmico y

como un
Aliado del negocio.

-Foco: capacidad para identificar los focos vitales de su gestin y

establecer prioridad u orden para asegura la ejecucin de los mismos.

-Trabajo en equipo: bsqueda de resultados sinrgicos con la participacin

y valoracin de las diferencias de los miembros de su equipo

-Gestin del cambio: conocer su grado de adaptacin y flexibilidad al

cambio y desarraigo respecto de su zona de comodidad o confort.
-Conocimiento del negocio: capacidad para tratar los detalles de la
operacin en todas sus reas, tanto funcionales como de negocio. De esta
manera podr tomar decisiones acertadas, ya que su universo est en
todos los trabajadores de todas las reas, considerando todos los procesos
a su cargo (seleccin, desarrollo, evaluacin, remuneracin, etc.).
-Integridad: a pesar que se puede considerar como un valor, la integridad
debe ser un requisito. Indispensable para manejar con responsabilidad
todos sus actos, respecto del manejo econmico, de las comunicaciones,
las promesas a los trabajadores, la confidencialidad y el respeto por los
dems.

-Visin/ agente de cambio: el gerente de RR.HH, debe ser un estratega

que ayude a la organizacin en la permanente dinmica que requieren hoy
en da. Se necesita estar a la vanguardia en los negocios, en los procesos y
en los diferentes mtodos de trabajo modernos existentes.

-Integrador de procesos: conocedor del mundo exterior para incorporar

elementos a su organizacin que garanticen mejores prcticas.

5.-Por qu es valioso un Manual de Funciones de la Organizacin?

El Manual de Organizacin y Funciones, ms conocido como (MOF) por sus siglas, es un
documento formal que las empresas elaboran para plasmar parte de la forma de la
organizacin que han adoptado, y que sirve como gua para todo el personal. El MOF contiene
esencialmente la estructura organizacional, comnmente llamada Organigrama, y la
descripcin de las funciones de todos los puestos en la empresa. Tambin se suele incluir en la
descripcin de cada puesto el perfil y los indicadores de evaluacin. Hoy en da se hace mucho
ms necesario tener este tipo de documentos, no solo porque todas las certificaciones de
calidad (ISO, OHSAS, etc.), lo requieran, sino porque su uso interno y diario, minimiza los
conflictos de reas, marca responsabilidades, divide el trabajo y fomenta el orden, etc.

Adems, es la piedra angular para implantar otros sistemas organizacionales muy efectivos
como: evaluacin de desempeo, escalas salariales, desarrollo de carrera y otros.

Como ven, la existencia del MOF en una organizacin es de vital importancia y por ello se debe
cuidar el proceso de su elaboracin. Aqu algunas recomendaciones para este proceso:

Se necesita la participacin y compromiso de todos en la organizacin, especialmente de los

lderes como promotores.

Se necesita que los lderes que toman las decisiones separen unas horas (3 a 4) semanales para
la decisiones referentes a estos temas.

Se necesita formar un equipo tcnico que lidere el proceso (no es necesario la exclusividad) y
puede ser interno o externo a la organizacin.

Se necesita que la organizacin tenga su plan estratgico vigente, pues sin esto no se podr
realizar el MOF.

Se necesita que el equipo tcnico use una metodologa para la elaboracin del organigrama y
para que el plan estratgico se refleje en las funciones; en mi libro Metodologas para
implantar la estrategia: Diseo organizacional de la empresa, recomiendo y muestro algunas
metodologas.
Se necesita finalmente hacer un plan de implantacin de este manual, especialmente con los
cambios fuertes.

Finalmente, poner el manual a plena disponibilidad para el personal, por ejemplo colgarlo en la
intranet institucional.

En nuestra experiencia en Perfil con diversas consultoras en estos temas, las empresas al
inicio, no conocen el verdadero valor e impacto de esta herramienta, pero a medida que se
elabora el manual, tambin se van resolviendo algunos grandes problemas que se tenan y que
en algunos casos los ha llevado a sufrir algunos golpes fuertes, afectando la rentabilidad del
negocio (descoordinaciones con el cliente, fallas en las operaciones, demoras, etc.)