PERSIAPAN SURVEI SIMULASI DAN SURVEI AKREDITASI RS TAHUN 2017

RS X
TANGGAL SURVEI SIMULASI : 22 SD 24 AGUSTUS 2017
Hari dan Waktu Jenis Kegiatan Keterangan
Kegiatan PJ
H-30 sd 60 hr RS mendaftarkan Institusinya ke website KARS dan RS
RS membuat akun di accreditation.kars.or.id.
RS mengajukan permohonan survei simulasi atau
survey akreditasi RS
KARS mengirimkan dokumen aplikasi untuk diisi RS
dengan lengkap KARS
RS mengirimkan aplikasi yang sudah di isi lengkap
dan self assessment akreditasi ke website KARS RS
sesuai akun yang dibuat ole hrs di
accreditation.kars.or.id
Bila RS belum mengunggah Self Assesment akan
menghambat surveyor dalam mengunggah hasil RS
survei simulasi atau survey dan akan merugikan RS
Sendiri. Di samping itu, akun juga akan dapat
dipakai oleh RS untuk mengunduh laporan survei
simuasi atau survey nantinya.
H-14 Hr Surveior menerima surat penugasan by email KARS KARS
dan menerima serta melengkapi dokumen
kelengkapan survei simuasi atau survey
Surveior mendownload template dari website KARS
SURVEIOR
H-14 sd H-4 Surveior mengirimkan dokumen kelengkapan untuk SURVEIOR
survei simuasi (sursim@kars.or.id) atau survey ke
email KARS (survey@kars.or.id)
Surveior mendapatkan Feedback dari KARS terkait
informasi kelengkapan dokumen surveyor yang Sekretariat KARS
akan bertugas
H-4 RS (PIC RS) menghubungi masing masing surveyor RS
atau Ketua TIM untuk berkoordinasi ttg kedatangan
surveyor dari tempat asal dan kepulangan ke
tempat asal (penjemputan)
Surveior/Sekretariat KARS mengirimkan tiket
kedatangan dan kepulangan surveyor ke pihak RS Surveior/ Sekr
RS mengirimkan melalui email KTS surveyor KARS
Softcopi Presentasi direktur (Profile RS, PMKP,
MDGs) dan presentasi staf ( CP,PPK,IKP, Manajemen
Risiko Klinis dll) utk survei simuasi atau survey RS
Akreditasi Program Reguler) ke ketua Tim surveyor
dan selanjutnya KTS yg akan mengirimkan ke
masing masing surveior.
RS mengirimkan melalui email KTS sursim hasil Self
Asesmen RS (bila ada) dan fotocopy ijin operasional

1
 RS dan Ijin IPAL (limbah).

RS

H-1 sd pukul 17.00 Penjemputan surveyor di Bandara atau tempat Tiba TIM RS
surveyor sesuai jadwal (PIC Penjemput sudah
berada dibandara 30 menit sebelum kedatangan)
Surveior diatar ke Hotel atau penginapan yg sudah
ditentukan RS untuk Istirahat (bila surveyor datang TIM RS
pagi atau siang hari disiapkan untuk makan siang
oleh RS).
Pukul 19.00 sd Surveior + Direksi serta Tim akreditasi RS makan
20.00 malam di hotel/tempat menginap surveyor (tempat TIM RS
dan Waktu disesuaikan)
Pukul 20.00 sd Acara pertemuan antara Tim Surveior dan RS
21.00 (Direksi RS, Ketua Akreditasi, Ketua Komite Medik, TIM RS
dll yang terkait. Acara : Pembukaan oleh pihak RS ,
perkenalan Direksi dan Tim RS, perkenalan tim
surveyor) di hotel/tempat yg sudah disiapkan RS,
dimana di dalam ruang pertemuan disiapkan LCD
projector ,Laptop, Pointer untuk surveyor
menyampaikan hal-hal terkait proses survei simuasi
atau survei .
Presentasi atau penjelasan singkat dari Ketua Tim
Surveior (Kode etik surveyor, jadwal survey serta
denah ruangan pelaksanaan survey).
Dilanjutkan dengan Tanya jawab singkat antara SURVEIOR KETUA
direksi RS dan tim surveyor TIM
RS menyiapkan dan menyerahkan kelengkapan TIM RS
dokumen sesuai jumlah surveyor yaitu 3 file untuk
Survei Program Reguler terdiri atas masing2 1
dokumen untuk surveyor manajemen, medis dan
keperawatan)
Setiap file dokumen (1 map/1 tas) berisi : TIM RS
a. Hardcopy bahan Presentasi direktur utk hari 1:
Presentasi Profile RS, PMKP dan MDGs; serta
Bahan Presentasi CP-PPK-IKP-MR utk hari 2 (
Untuk Survei s simulasi atau survei Akreditasi
Reguler), dan sumber data yang digunakan
adalah data 3 (tiga) bulan terakhir,
b. Denah/peta RS; (agar ditunjukan dalam denah:
alur evakuasi dan lokasi B3)
c. Surat pernyataan Direktur RS, mengikuti
seluruh kegiatan survei simuasi atau survey
(Cukup 1 lembar saja)
d. Seluruh Formulir Berkas Rekam Medis kosong
(contoh 1 dokumen rekam medis kosong) yang
digunakan di RS saat ini.

2
e. Daftar Pasien yang sedang dirawat inap (on
going) dan direncanakan dilakukan
tindaka/operasi,dengan diagnosa multiple dan
mhn diperbaharui setiap hari pada saat survey
berlangsung untuk kebutuhan pelaksanaan
telusur individu/pasien;
f. Pedoman atau panduan Tata Naskah yang
berlaku di Rumah Sakit setempat,
g. Untuk Survei Pertama: Data/daftar Pasien
Rawat Inap RS 2 bulan terakhir yg sudah pulang
sebelum survey dengan susunan
template/matrix sbb :
1) No Urut, Nama pasien,
2) NoMedical Record/Rekam Medis pasien
3) Umur
4) Jenis kelamin pasien,
5) Tanggal masuk RS
6) Tanggal Keluar RS
7) Lama dirawat
8) Diagnosa akhir
9) Diagnose penyerta/penunjang,
10) Kode ICD IX atau X,
11) Dokter DPJP,
12) Perawat pemberi asuhan,
13) Tindakan khusus/resiko tinggi : Mis
Pemberian Darah, operasi, dll
14) Status pasien pulang apakah meninggal
dunia > atau < 24 jam; dipulangkan
sembuh/membaik; di rujuk; atau pulang
atas permintaan sendiri; dll) Telusur
DRM Tertutup
h. Data Staf/Karyawan RS yg dikelompokan dalam
4 bagian yaitu Staf Medis (Dokter dan dokter
gigi) termasuk dokter yg bukan dokter organic
(dokter tamu/part time), Staf keperawatan
(Perawat dan bidan), Staf Profesional kesehatan
lainnya dan Staf non klinis. Masing masing staf
dikelompokan dengan matriks/template yang
berisi :

1) No dan Nama Staf,

2) Jenis kelamin,
3) Tempat dan Tanggal Lahir,
4) lama kerja ( Tahun..bulan),
5) tanggal diangkat sebagai
karyawan/TMT(tetap/kontrak/honor,dll
),
6) unit kerja/pelayanan ( IGD,Rawat TIM RS

3
 jalan,Rawat Inap, HD, dll)
7) jabatan di Unit kerja
8) Status karyawan
(tetap/Kontrak/Magang/Honor/sukarel
a,dll) dan
9) ada pelatihan/sertifikat (ATLS,
ACLS,BLS, PPI, dll)
10) STR dan SIP ( Masa berlakuknya) untuk
staf medis, keperawatan dan Kes Prof
lainnya
11) dll yang dianggap perlu.
Pukul 21.00 sd Surveior menyerahkan Surat pernyataan yang
22.00 sudah diisi lengkap dan ditanda tangani oleh masing
masing surveyor kepada Direktur RS (untuk survei)
Pertemuan antara Tim surveyor dengan surveyor TIM SURVEIOR
magang bila ada (untuk survei)

H sd H 2 Pada hari pertama survei simulasi atau survei, TIM RS

diruang kerja surveyor disediakan daftar pasien yg
akan dioperasi hari itu /day surgery, bila ada
kateterisasi jantung, endoskopi, colonoskopi, in fitro
fertilization.
Notulen rapat dari komite/panitia dalam kurun
waktu 1 tahun tentang peningkatan kinerja,
pencegahan dan pengedalian infeksi keselamatan
pasien serta rapat pimpinan,
Pada hari pertama survei simulasi atau survei, bila
dilakukan peliputan oleh media massa harus seijin
Ketua Eksekutif KARS,
Selama survei simulasi atau survei agar tidak
melakukan perekaman audio dana tau video tanpa
seijin KTS surveyor,
Kegiatan survey simulasi/survei disesuaikan dengan
Jadwal pelaksanan survey simulasi/survei yang
sudah dijelaskan (3 hari)
Dokumen Akreditasi sudah tersusun dengan
komposisi masing masing standard dan elemen (15
Pokja)
Dokumen akreditasi saat hari pertama sudah siap di
ruangan pertemuan atau ruangan yang sudah
ditentukan oleh RS untuk Telaah Dokumen tertutup
RS menyiapkan satu ruangan khusus untuk surveyor
selama survey berlangsung untuk kegiatan
pertemuan dan lunch surveyor
RS menyiapkan satu ruangan di hotel tempat
surveyor menginap untuk digunakan kegiatan
pertemuan surveyor setiap malam. Sekaligus untuk
tempat makan malam surveyor.

4
 RS mohon menyiapkan staf penghubung (PIC) untuk
masing2 surveior selama telusur lapangan
Jika ada peninjau resmi/observer yg disetujui RS,
maka RS menyediakan daftar yg mencakup nama,
jabatan,organisasi dan hubungannya dengan RS
Untuk kegiatan telaah Dokumen setiap surveyor
disediakan satu ruangan dan meja tersendiri, atau
dapat juga satu ruangan besar dengan 3 meja untuk
surveyor.
CATATAN 1. RS sebaiknya membentuk Tim survey/sursim
TAMBAHAN akreditasi yang bertugas pada H-1 sd H+1 sehingga
tidak menganggu anggota Pokja yg ada
2. Saat sursim/survey, setiap surveyor di siapkan satu
orang notulen lengkap dengan computer untuk
menulis fakta dan temuan saat telusur dokumen
tertutup serta satu orang PIC utk masing masing
surveyor pada saat telusur lapangan di RS
3. RS menyiapkan satu orang staf RS untuk masing
masing surveyor utk dokumentasi atau memotret
temuan dan kegiatan selama telusur dilapangan,
4. Saat telusur dokumen tertutup hari pertama, setiap
Pokja yang memegang standar untuk menyiapkan
satu orang juru bicara masing masing yg menguasai
materi setiap standar untuk menjawab setiap
pertanyaan dari surveyor dan staf yang lain
menyiapkan dokumen yang diminta
5. Siapkan Tim gerak cepat untuk memperbaiki
dokumen yang direvisi oleh surveyor dan setelah
direvisi diperlihatkan lagi sama surveyor untuk
perbaikannya agar di periksa kembali atau di
verifikasi ulang. Semua dokumen yang diperbaiki
digharapkan setelah dibaca oleh surveyor Pokja
meminta paraf dari surveyor bahwa dokumen
sudah diperbaiki atau direvisi.
6. Untuk telusur kualifikasi dan pendidikan staf dan
telusur rekam medis tertutup, susunanan di bentuk
berdasarkan form telusur yang sudah ada dimasing
masing pokja KPS. Dihrapkan susunan file
kepgawaian dan susunan rekam medis pasien
sesuai dengan form yang akan digunakan surveyor
untuk mempermudah dan memeprcepat
pelaksanaan kegiatan survei simulasi atau survey .
SUKSES AKREDITASI RS
Printed by Dr Jimmy

Surveior :
Dr. Jimmy E Kalesaran, MARS
KTS Survei Akreditasi RS