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Cmo empezar
Actualizaciones y Distribucin.
En estas sesiones, se renen los gerentes y administrativos para hacer una rpida
revisin del contenido del manual, se hacen actualizaciones, se aade nuevo
material, se elimina material obsoleto y se redistribuye el contenido del
documento.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Todo procedimiento implica, adems de las actividades y las tareas del personal,
la determinacin del tiempo de realizacin, el uso de recursos materiales,
tecnolgicos y financieros, la aplicacin de mtodos de trabajo y de control para
lograr un eficiente y eficaz desarrollo en las diferentes operaciones de una
empresa.
Las ventajas de contar con manuales de procedimientos son:
Elaboracin
Para elaborar un manual de procedimientos hay que seguir los siguientes pasos:
1. Definir el contenido:
Introduccin.
Objetivos.
reas de aplicacin.
Responsables.
Polticas.
Formatos.
Diagramas de flujo.
Terminologa.
2. Recopilacin de informacin.
3. Estudio preliminar de las reas.
4. Elaboracin de inventario de procedimientos.
5. Integracin de la informacin.
6. Anlisis de la informacin.
7. Graficar los procedimientos.
8. Revisin de objetivos, mbito de accin, polticas y reas responsables.
9. Implantacin y recomendaciones para la simplificacin de los
procedimientos.
Archivos de la empresa.
Encuestas.
Investigacin documental.
Observacin directa.
Recomendaciones generales de presentacin
a. Logotipo.
b. Nombre de la empresa.
Una vez concluido el documento tiene que ser revisado para verificar que la
informacin est completa, que sea veraz y no tenga contradicciones.
Lo mismo pasa con los manuales de procedimientos, son documentos que deben
compartirse y difundirse en la empresa, para que los conozcan todos los miembros
del equipo y as puedan trabajar como eso, como un equipo, en donde todos
saben que tarea les toca y como sus tareas se relacionan con las del resto de las
persona, para que a todos les quede claro hacia donde van.
1. Para que el manual tenga sentido, debe tener un objetivo claro del
procedimiento que se detallar, pues como hemos indicado, es una
descripcin de tareas pero que ordenadas y en secuencia nos
llevarn a una meta, la cual desde el principio debe quedar clara
para el lector y plasmada en el objetivo.
De esta manera, la tarea del manual de procedimiento es tambin ser una gua
para que al final de algn periodo o como parte de una auditora de calidad, la
persona responsable de revisar que los procesos se cumplan como se indicaron
en el manual, pueda comprobar que lo escrito en el manual sea efectivamente lo
que en la prctica se lleva a cabo.
Son los ministerios quienes establecen las polticas nacionales al respecto, sin
embargo, son las oficinas descentralizadas de los ministerios (Direcciones
Regionales en muchos casos), excepto en Lima Metropolitana, quienes elaboran
su propio Texto nico de Procedimientos Administrativos TUPA acorde con su
realidad y los modifican acorde con la normatividad vigente, por ello en algunos
casos el mismo procedimiento puede tener un costo diferente en otra regin, sin
embargo, se puede obtener informacin normativa en cada Ministerio.
Las empresas debern solicitar los permisos en cada rgano descentralizado de
cada ministerio segn el giro del negocio:
Solicitar y actualizar las licencias y los permisos forman parte de ser propietario
de una pequea empresa. Si bien los requisitos variarn de un estado a otro y
entre las distintas industrias, existen varios tipos de licencias y permisos
comerciales que casi todas las empresas necesitan para mantenerse
operativas.
Licencias comerciales
Licencias federales
Licencias locales
Permisos de cartel
Las autorizaciones y/o registros especiales son permisos o requisitos que me pide
la autoridad competente, segn el giro de mi negocio.