El proceso de formacin y capacitacin en la gestin de Recursos Humanos

El subsistema de Desarrollo en la Direccin de Recursos Humanos.

Las personas constituyen el recurso eminentemente dinmico de las organizaciones. Los Recursos
Humanos presentan una increble aptitud para desarrollar nuevas habilidades y obtener nuevos
conocimientos y modificar aptitud y comportamientos.
Existe una amplia variedad de medidas disponibles que las organizaciones pueden utilizar para
desarrollar sus Recursos Humanos y que se explica a continuacin:

La Formacin
Toda empresa exige unos conocimientos, ciertas habilidades y unos procedimientos que deben
seguirse para lograr el xito perseguido. Tales exigencias actan como barreras que limitan la
competencia dentro de un sector especfico; el que dispone de las mismas logra el xito, pero si
todo el mundo pudiera lograrlas, el xito pasara a ser normal en dicha actividad y, por tanto, no se
aceptara como tal xito. Esas destrezas especiales, esos conocimientos y los mtodos de que se
sirven las personas al realizar su trabajo son caractersticas de los empleados de la empresa; o las
traen consigo cuando se incorporan o deben aprenderlas mientras trabajan para la misma.
El xito en cualquier actividad empresarial depende de la efectividad de las personas para conseguir
los objetivos establecidos. Para cumplir estas metas, se debe de dotar al personal de la formacin
adecuada. Tanto si los empleados son ya miembros de la empresa, poseen una antigedad, como si
son recin contratados, en cualquier momento precisarn de formacin, para ayudarle a ajustarse
rpidamente a lo que la organizacin exige. La formacin es algo que se debe de llevar de forma
continua. Cada vez que se le indica a alguien como debe de realizar su trabajo, se le estar
capacitando para un mejor rendimiento. Cada vez que se dan pautas o se comenta o discute un
nuevo sistema de trabajo, se est tambin capacitando a alguien.
Cuando la formacin es un asunto que preocupa a la empresa y se concreta en una buena poltica,
el personal al nivel que sea adquirir mayor destreza en sus funciones, acceder a nuevos puestos
de trabajo que se implanten en la empresa, con lo que se lograr una mayor eficacia, reduciendo
las tasas de accidentes, ms productividad, etc. Una buena poltica de formacin ayuda tanto a los
trabajadores veteranos como a los ms nuevos, permitindoles desplegar todas sus capacidades en
el puesto de trabajo. En definitiva, podemos decir que los individuos pasan a ser la principal ventaja
competitiva de la empresa, ya que hay una creciente evidencia que sugiere que si una gestin eficaz
de personal no es posible obtener todas las ventajas que ofrecen las tecnologas.
La formacin de personal se viene perfilando como un rea prioritaria, dentro de los objetivos de
gestin de personal, debido a que influir decisivamente en las respuestas a muchas de las
exigencias del entorno y especficas, a las que se enfrenta la empresa.
La formacin de personal en la empresa no es una idea que est aislada del resto de los subsistemas
de la organizacin. Del mismo modo que, por ejemplo, la publicidad depende del marketing, el plan
de formacin depende de Recursos Humanos, y, concretamente, forma parte de un eslabn ms
del Proceso de Administracin de Recursos Humanos.
La orientacin, capacitacin, empleados adaptados y competentes, con habilidad y conocimientos
actualizados es un conjunto de eslabones centrales que unen, por un lado, la planificacin de
recursos humanos (reclutamiento, seleccin e identificacin y seleccin de empleados
competentes) con la evaluacin del desempeo, desarrollo de la carrera, buenas relaciones obrero
patronal y empleados competentes con alto rendimiento, capaces de sostenerlo a largo plazo. (ver
figura 1.1)

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La formacin en la organizacin es un sistema que debe de estar relacionado con los otros
subsistemas de Recursos Humanos y con los dems sistemas de personal, concretamente tiene una
gran interrelacin con el sistema de seleccin y el de planificacin de recursos humanos.

Figura 1.2: El proceso de Direccin de los Recursos Humanos

Planificacin
de RH Reclutamiento Seleccin

Identificacin y seleccin de empleados

Desvinculacin competentes.

Empleados adaptados y competentes con

Orientacin Capacitacin habilidades y conocimientos actualizados.

Evaluacin del Desarrollo Relaciones obrero

desempeo en carrera. patronales satisfactorias.

Empleados competentes y de alto desempeo

capaces de sostener esta condicin al largo
plazo.

Entorno

Fuente: J. Garca, Cristbal C. Gestin de Empresas. Enfoques y Tcnicas en la Prctica.

Ediciones Pirmides. S.A. 1999. Madrid. Espaa

El sistema de flujo de recursos humanos debe de estar diseado en ntima interrelacin con la visin
estratgica de la empresa. No en funcin de la estrategia (esto sera un error propio de un modelo
racionalista y mecanicista de la organizacin), sino en interrelacin, porque tampoco la formulacin
estratgica puede prescindir del estado actual de las capacidades y habilidades del personal y de las
posibilidades reales de desarrollo de las mismas, a las vistas de las necesidades, de las tcnicas y de
los recursos disponibles.

Conceptos ligados a la formacin:

Cuando se habla de formacin, es fcil utilizar indistintamente las palabras: formacin,

entrenamiento y desarrollo, pero conviene distinguir indistintamente cada una de ellas, en la base
de todas se encuentra la informacin (J. Garca, Cristbal C 1999).
a) Informacin: Pretende que los que aprendan conozcan la existencia de lo que se transmite.
Es un primer paso en el proceso, dependiendo su eficacia de la disposicin del receptor para
incorporar el contenido de la informacin. A travs de la comunicacin se trasmite el

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 mensaje que porta la informacin. Por tanto, la comunicacin es el primer nivel para pasar
de la informacin a la formacin.
b) Formacin: Supone la puesta en comn de algo y, adems, el que ese algo influya en la
decisin. Cuando esta influencia en automtica y se ha incorporado a la motivacin actual y
al conocimiento operativo, se ha alcanzado las metas de la formacin, y la persona puede
aplicar lo aprendido de manera inmediata.

La formacin persigue tres objetivos:

1. Conformar la motivacin actual.

2. Incorporar criterios de accin que, interiorizados por la persona, tomen parte del
impulso racional de la decisin.
3. Modificar la memoria que contiene el conocimiento tcnico y la percepcin de las
consecuencias de las acciones humanas de manera que sta influya en la decisin.
c) Entrenamiento: Persigue incorporar lo transmitido al conocimiento tcnico y no a la
motivacin actual, que sera la formacin. Consistir en conformar conocimientos y
habilidades junto con las actitudes, mediante la repeticin de actos para comportarse de
una forma determinada al comprobar realmente sus efectos beneficiosos.

Tal como afirma Chiavenato I. (1988) La formacin es el desarrollo de capacidades nuevas mientras
que el entrenamiento es la mejora de capacidades ya en ejercicio. En resumen, formacin y
entrenamiento constituyen los procesos de desenvolvimiento o mejora de las capacidades,
conocimientos y actitudes de los hombres.
d) Desarrollo: El objetivo de todo proceso completo se conoce con el nombre de desarrollo y
busca la modificacin del comportamiento individual y, por tanto, el de la organizacin, que
est formada por la integracin de los comportamientos individuales. Un verdadero
desarrollo no se logra slo con conseguir un determinado comportamiento, sino que busca
tambin que ste responda a una modificacin del sistema motivacional. En sentido estricto,
desarrollo es la evolucin de las posibilidades de crecimiento, de promocin de una persona,
de una cosa o de una idea. En un sentido amplio, es la planificacin de la utilizacin del
potencial de un individuo al ofrecerle oportunidades para su crecimiento emocional.

Hechas estas consideraciones, la expresin formacin de personal en la empresa contempla la

necesidad de formacin, que es la falta de conocimiento, destreza o habilidad y deseo de una
persona que impide que desarrolle su trabajo satisfactoriamente o interfiera con el desarrollo
completo de su potencial para prepararse para sus ms grandes posibilidades.
La formacin tiene distintos enfoques y dimensiones, segn se oriente a los niveles de la estructura
organizativa de la empresa. No es lo mismo un plan de formacin para el ncleo de operaciones que
para los supervisores, que para los directivos; cada uno tiene una problemtica diferente y otro tipo
de necesidades.

Formacin frente a perfeccionamiento.

A pesar que la formacin se utilice conjuntamente con el perfeccionamiento (desarrollo de la

carrera profesional), los trminos no son sinnimos. La formacin se centra normalmente en
proporcionar a los empleados habilidades concretas o en ayudarles a corregir deficiencias en su
rendimiento. Por ejemplo, la instalacin de un nuevo equipo puede exigir que los trabajadores

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aprendan nuevas maneras de realizar el trabajo, en este caso se utiliza la formacin para corregir la
carencia de la habilidad. Por el contrario, el perfeccionamiento es una actividad destinada a
proporcionar a los empleados las habilidades que la empresa necesitar en el futuro.

Tabla 1.1. La formacin frente al perfeccionamiento:

Aspectos Formacin Perfeccionamiento

Centro de atencin Trabajo actual Trabajo actual y futuro.

Campo de aplicacin Empleados individuales Grupo de trabajo o

empresa en su conjunto.

Marco contextual Inmediato A largo plazo

Objetivo Resolver deficiencias actuales en Preparacin para las

las habilidades futuras demandas del
trabajo

Fuente: J. Garca, Cristbal C. Gestin de Empresas. Enfoques y Tcnicas en la Prctica.

Ediciones Pirmides. S.A. 1999. Madrid. Espaa

En resumen, el objetivo de la formacin es una rpida y equitativa mejora del rendimiento de los
empleados, mientras que el objetivo de perfeccionamiento es el enriquecimiento global de los RH
de la empresa, mediante su preparacin para las futuras demandas de trabajo. La formacin tiene
una gran influencia en los niveles actuales de rendimiento, mientras que los resultados del
perfeccionamiento se reflejan en una mayor capacidad y flexibilidad de los RH a largo plazo.
Es importante recordar estas diferencias a la hora de crear y avaluar los programas de formacin.
Por ejemplo, intentar resolver una cuestin de amplio alcance con un programa de formacin puede
ser intil. De igual modo, tratar de resolver problemas de rendimiento que se estn dando en el
momento con un planteamiento orientado al perfeccionamiento puede ser ineficaz. El tema del
perfeccionamiento se retoma ms adelante detalladamente en el proceso de desarrollo de la
carrera profesional.

Formacin de los directivos.

Son numerosas las razones que impulsan a la empresa a formar permanentemente a gerentes
competentes:
- Crecimiento de la economa: la competencia empresarial se agudiza, lucha por los mercados,
desarrollo de nuevos productos, surge la demanda de ejecutivos efectivos.
- Descentralizacin de las decisiones: El rpido crecimiento ocasiona la necesidad de ms
instalaciones, que cubrieran los nuevos mercados. Aparecen las empresas trasnacionales;
surge, entonces, mayor necesidad de directivos, sin una supervisin directa de la matriz.
- Cambios tecnolgicos: Existe una reestructuracin de la formacin en las tcnicas de la
administracin.
- Formacin de los directivos: Este concepto abarca a la totalidad de los directivos, tanto el
apndice estratgico como en lnea media; dicho de otra manera, afecta tanto a la alta
direccin como al resto de los directivos de una empresa.

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 Objetivos de la formacin de directivos.

Un objetivo inmediato, que es elevar la efectividad de su trabajo, es la razn fundamental para

iniciar la formacin y actualizarla, lo cual permita estimular el potencial de trabajo del directivo.
Y un segundo objetivo es a largo plazo: formar a las personas con cualidades y potencial humano,
para escalar niveles en la pirmide organizacional, asumiendo responsabilidades proporcionadas
por su capacidad. En ocasiones se cree que ste es el primer objetivo hasta el punto de negar el
inmediato. Ambos son importantes, el primero por el resultado que produce, por ser un medio para
lograr el segundo

Estructuracin del programa de formacin para directivos.

La caracterstica que diferencia especialmente la formacin de directivos del resto de la formacin

de los niveles es la planificacin a largo plazo, para lo cual se necesita cuatro fases en la
programacin de la formacin del directivo (Cuesta, A, 2002)
1. Estudio de la organizacin.
En este momento, se disea la estructura organizativa ideal; digamos que es un modelo
terico de lo que se quiere y se necesita. Teniendo en cuenta con la mayor exactitud los
posibles cambios. Quedando definidos los objetivos. Se definen los puestos con los directivos
que lo ocuparn y ajuste a la necesidad futura de la empresa.
2. Personal y evaluacin de su desempeo
En esta fase se hace una relacin de todos los directivos que hay en la empresa, y, de acuerdo
con la fase primera, sealar cual es el desajuste real y terico de las necesidades futuras de
la empresa. El anlisis detallado permite conocer el rendimiento que presenten las personas
de acuerdo con sus capacidades en los puestos que estn ocupando. En definitiva, se mide
el potencial y el grado de avance que puede ser esperado en un directivo. Se lograr esta
determinacin en base a estndares previamente diseados para tal efecto, y as se logra
que sea lo ms objetivo posible.
3. Determinacin de las necesidades de formacin.
Definidos los puestos contenidos y funciones; estimado el potencial humano de directivos
vlido para puestos vacantes, se procede a acoplar los candidatos en las vacantes, de
acuerdo con las especificaciones y descripciones del puesto, el desajuste entre las
necesidades que la organizacin tiene de directivos y la lista de candidatos conforma la
necesidad de formacin futura.
4. Planificacin de la formacin deseada.
Pero la necesidad, que apuntamos anteriormente, no es suficiente para realizar el plan.
Dnde est la diferencia?, en la falta de conocimiento tcnico, experiencia prctica,
habilidades directivas o actitud? La respuesta a estas cuestiones permite conocer las
necesidades especficas de formacin, y con esto la programacin de sta. Ser conveniente
que el programa sea lo ms amplio posible.
Terminada la cuarta fase, slo queda plantar el programa y comenzar su desarrollo en la formacin
de los directivos.

Mtodos de formacin:

La formacin se puede impartir tanto en el interior de la empresa como en el exterior de la misma.

En el primer caso, tiene la ventaja que al realizarse en el puesto de trabajo es fcil de poner en

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prctica y adems es menos costosa, pero tiene de negativo que se causan interrupciones en el
trabajo y los posibles errores que se cometen mientras se est aprendiendo. La formacin en el
exterior de la empresa surge cuando no es posible el primer caso.

Mtodos de formacin

Fuente: J. Garca, Cristbal C. Gestin de Empresas. Enfoques y Tcnicas en la Prctica.

Ediciones Pirmides. S.A. 1999. Madrid. Espaa

Entrenamiento en el puesto.

Los mtodos ms comunes son: la rotacin de puestos y la asignacin de aprendices. El primero

permite que los empleados desempeen diferentes puestos, obteniendo una perspectiva ms
amplia de las actividades de la organizacin. En el segundo caso, el aprendiz trabaja bajo la
observacin de un compaero experimentando que le ensea y le corrige. En este caso, cuando se
realiza en oficinas, se denomina relacin de mentor.

Entrenamiento fuera del rea de trabajo.

Son clsicos los mtodos ms comunes, como las sesiones de estudios, pelculas y conferencias para
transmitir informacin especfica. El material filmado puede emplearse para ensear con claridad
tcnicas que no pueden ensearse por otro mtodo. Tambin hay otras tcnicas como los ejercicios
de simulacin, anlisis de casos, incidente crtico y tcnicas de simulaciones.
En los ejercicios de simulacin, que persiguen sealar habilidades tcnicas, el empleado aprende su
cometido con el mismo equipo que utilizar, solo que la formacin se realiza en un entorno simulado
y no en el ambiente de trabajo real.

Evaluacin de la formacin.

La evaluacin ser lo que determine la eficiencia de un programa de formacin, sta se puede dividir
en diferentes pasos lgicos:

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 Pasos de la evaluacin de la formacin.

Pasos lgicos de la evaluacin

en la formacin.

1- Reaccin 2- Aprendizaje 3- Aptitudes 4- Resultados

Fuente: J. Garca, Cristbal C. Gestin de Empresas.

Enfoques y Tcnicas en la Prctica. Ediciones Pirmides. S.A. 1999. Madrid. Espaa

1. Reaccin: Responde a la siguiente pregunta, Cunto gust el programa a los

participantes? Recoge el grado de disfrute de las personas que en el programa de
formacin.
2. Aprendizaje: Qu principios, hechos y tcnicas aprendieron los participantes? Es decir, lo
aprendido por los participantes.
3. Aptitudes: Qu cambios en la conducta de trabajo han resultado del programa? Ejercer un
cambio de actitud, a travs de la formacin, exige cumplir cinco requisitos: querer mejorar,
reconocer las habilidades, trabajar en un ambiente favorable, contar con la ayuda necesaria
y tener la oportunidad de experimentar las nuevas ideas.
4. Resultados: Cules fueron los resultados tangibles del programa en lo que se refiere a
reduccin de costes, mejora de calidad y cantidad? Medir los resultados a la luz de la
reaccin, aprendizaje y actitud simplifica y ayuda. La principal razn es, en ocasiones, si es
objetivable y cuantificable, pero la formacin no se limita a dar cursillos y manejar
simuladores, etc., stos son necesarios, pero no los nicos mtodos. La formacin no slo es
de conocimientos y destrezas, tambin es de actitudes y valores. Y cada vez tendr que ser
ms creativa. Esto significa que tambin es ms difcil medir los resultados.

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