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DIRECCIN DE PROYECTOS
o General: En algunas empresas para sus proyectos, terminada la definicin de los procesos suele
iniciarse de inmediato la Ingeniera Bsica, no obstante, en otras compaas, pasan directamente del
Estudio de Factibilidad a la Ingeniera de Detalle, en caso de tomar la decisin de ir adelante con el
proyecto. En este caso, las actividades de la Ingeniera Bsica suelen ser parte del Estudio de
Factibilidad y/o de la Ingeniera de Detalle.
En el caso que se desarrolle la Ingeniera Bsica, se especifican los equipos principales y se obtienen
cotizaciones pro-forma de ellos, de fabricantes o proveedores seleccionados de comn acuerdo con el
Cliente.
En algunos casos se formalizan rdenes de compra con clusula de anulacin (cancellation fee), que
permite rescindir el contrato dentro de un plazo preestablecido, si se decide finalmente no seguir con el
proyecto. Esta estrategia es importante cuando los plazos de entrega de los equipos son prolongados y
constituyen parte de la ruta crtica, dado que permite tener planos certificados de los equipos a tiempo
para cuando se inicia la Ingeniera de Detalle. 2
7.1 INGENIERA BSICA(CONTINUACIN)
El desarrollo de la Ingeniera Bsica permite un nivel de estimacin de costos con alta precisin,
constituyndose en un elemento fundamental en el hito decisional de seguir adelante con el proyecto.
Este nivel de precisin obliga por lo tanto a una alta calidad en las estimaciones de los costos de
inversin o Capex que demandar el proyecto y por lo tanto se requiere tener buenas cubicaciones, una
alta calidad en las estimaciones de precios, mnimas imprecisiones y contingencias.
Sin embargo, el costo de inversin no es el nico factor que determina el punto de no retorno.
Igualmente fundamentales son el comportamiento del mercado, los precios de venta, el costo del
financiamiento, los costos de operacin, las restricciones medioambientales, etc.
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7.2 CONTENIDO DE LA INGENIERA BSICA
El objetivo de esta etapa es ratificar la factibilidad tcnica-econmica del proyecto y elaborar el Plan oficial de SEGURIDAD
- ALCANCE - COSTO - TIEMPO y CALIDAD de ste.
Mediante la ejecucin de esta etapa, el Dueo tendr los antecedentes tcnicos y econmicos de la mejor alternativa para
desarrollar el proyecto y para obtener la aprobacin de asignacin de recursos de inversin.
7.3 DECISIN DE INVERSIN Y FINANCIAMIENTO
o General:
El dinero requerido para la ejecucin del proyecto puede provenir del Dueo, de otros involucrados y/o de instituciones financieras.
La informacin contenida en el estudio de Factibilidad y/o en el resultado de la Ingeniera Bsica, tendr un impacto importante en la
estrategia de inversin de todos los participantes financieros y en la cantidad de riesgo que ellos estn dispuestos a tomar.
El factor riesgo afectar la Opcin de Ejecucin con que los Dueos quieran llevar a cabo su proyecto.
Esta etapa puede tambin incluir la formalizacin de contratos para la colocacin de la produccin de la Planta o la venta de los
servicios.
Si el Dueo del Proyecto toma la decisin de invertir, el Proyecto pasa a la Fase de Ejecucin o Inversional. 4
7.3 DECISIN DE INVERSIN Y FINANCIAMIENTO (CONT.)
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CAPTULO 8 PROPUESTAS Y ADMINISTRACIN DE LA FASE ESTUDIO
En todo caso, el proceso para elaborar una propuesta debe ser controlado, para asegurar que la oferta llegue al
Cliente en el lugar, la fecha y hora requerida y que los costos de desarrollo de la propuesta estn dentro del
marco, definido por la empresa de servicios.
o Estimacin del Costo del Servicio: Al comenzar el anlisis de los servicios solicitados, normalmente se hace
una cuantificacin gruesa del orden de magnitud de ellos, basndose en un porcentaje del costo total de inversin
del emprendimiento destinado para el desarrollo del Estudio o servicio.
Para alcanzar una buena exactitud de los Servicios de Ingeniera, los costos de mano de obra en ingeniera para
contratos tipo E solamente y por ingeniera y adquisiciones tipo EP, deben ser estimados siguiendo dos diferentes
mtodos, que deben conciliarse:
Estimado por planos, documentos, o sub-actividades.
Estimado por el nmero de personas asignadas en el plazo considerado a desarrollar el proyecto.
Ambos mtodos deben considerar contingencias e imprevistos y al final compararse con el porcentaje (%) del Capex del
proyecto, para que est en el rango normal de estos estudios 8
8.2 ADMINISTRACIN DE LA FASE DE ESTUDIO
El propsito de la fase de Estudio es elaborar la informacin que el Cliente requiere para tomar la decisin de proceder o no con
el proyecto. A continuacin se resumen las actividades tpicas de control en que un Jefe de Proyecto del Consultor debe focalizar su
atencin para monitorear adecuadamente el trabajo a su cargo, las que se describen en detalles a continuacin.
o Administracin y Control de la Fase Estudio: La siguiente es una lista de las actividades de administracin y control que
usualmente se requieren para monitorear el trabajo durante la fase de Estudio, las que se detallan en las pginas siguientes.
ACTIVIDADES CONTENIDO
d) Mtodo estructurado para recolectar informacin: La recoleccin de informacin para el Estudio debe
ser controlada mediante el uso de un programa y de reuniones planificadas. Debe seleccionarse fuentes de datos
que hagan eficiente la recoleccin de informacin cualitativa (metas y conceptos) y cuantitativa (hechos y
necesidades), tales como:
Planta o Instalaciones existentes (del Cliente o similares).
Archivo de proyectos similares del Consultor y Ficha Resumen de Proyecto.
Publicaciones tcnicas pertinentes.
Fabricantes de equipos principales.
Informacin de otros involucrados.
Previo a involucrar al equipo de trabajo en la recoleccin de informacin y en el desarrollo de los borradores de los
documentos a entregar, se debe partir trabajando con los ingenieros de proceso, para identificar los principales
procesos de cada rea. As, los Jefes de reas tendrn una gua para obtener informacin de los componentes fsicos
de la planta.
8.2 ADMINISTRACIN DE LA FASE DE ESTUDIO (CONT.)
e) Estructura de Quiebre del Trabajo (WBS): El WBS permite establecer el desglose en elementos del alcance
fsico del proyecto. Puede realizarse de diferentes formas, pero manteniendo la caracterstica principal, que es de
permitir un control del desarrollo o ejecucin de las actividades del proyecto. De esta manera se busca
establecer determinados paquetes de obra, para desarrollar en la fase de Ejecucin, que se organizan de mayor a
menor complejidad.
Tipos caractersticos de organizacin son:
Lugar geogrfico.
Fase productiva.
Centro de responsabilidad.
Sub proyectos.
8.2 ADMINISTRACIN DE LA FASE DE ESTUDIO (CONT.)
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EJEMPLO PARA INDUSTRIA DE PULPA Y PAPEL ESTRUCTURA
DESGLOSADA WBS REAS PRINCIPALES
WBS PROYECTO EXPANSIN FUNDICIN DE CONCENTRADO
DE COBRE
WBS - EJEMPLO 2: FUNDICIN DE CONCENTRADIS DE COBRE EN
MXICO
LA ESTRUCTURA
DE QUIEBRE DE
TRABAJO
A continuacin se incluye
un extracto del curso:
Herramientas para la
preparacin de proyectos,
sobre el tema del WBS del
profesor Edgardo S.
Mimica, de febrero de
2016.
8.2 ADMINISTRACIN DE LA FASE DE ESTUDIO (CONT.)
f) Presupuesto Interno y su Control: Al inicio del Estudio se establece un Presupuesto Interno del trabajo que
le permitir al Jefe de Proyectos del Consultor tener un control sobre sus gastos en horas-hombre (HH), segn
las diferentes categoras que se utilicen v/s las HHs avanzadas en el periodo bajo anlisis y tambin el gasto en
subcontratos, en gastos rembolsables por el Cliente y gastos internos para el desarrollo del estudio (uso de
espacios, comunicaciones, viajes, reproducciones, software especiales, licencias, etc.).
g) Monitoreo del Programa y del Presupuesto del Estudio: El marco de tiempo disponible para hacer el
Estudio o Proyecto determina la frecuencia con la cual se deben monitorear ambos documentos. En estudios de
corta duracin conviene monitorear en forma quincenal, en tanto que para estudios de mayor duracin, es
suficiente hacerlo mensualmente.
Monitoreo mediante Documentos de Control que deben ser elaborados por el Equipo del Estudio o
Proyecto.
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8.2 ADMINISTRACIN DE LA FASE DE ESTUDIO (CONT.)
Durante el desarrollo de un Estudio o Proyecto, pueden ocurrir eventos que estn ms all del control del Jefe de Proyecto
del Consultor. Algunos de ellos pueden afectar el costo y el programa del estudio. Por esta razn, es muy importante que el
equipo de trabajo discuta y registre esos eventos en los siguientes documentos de control:
Informe de avance del proyecto (con semforo).
Otra documentacin escrita.
i. Informe de Avance: Los Informes de Avance deben incluir informacin acerca de hechos relevantes, tales como los
siguientes:
Resumen cronolgico de los principales eventos del perodo, los que se van agregando en forma destacada, a continuacin de los
anteriores, a partir del inicio del servicio.
Avance relativo del programa respecto a alternativas de procesos y de los documentos y planos a entregar.
Fechas en que se requieren decisiones del Cliente u otros participantes para cumplir con el programa.
Obstculos que estn afectando la elaboracin de planos y documentos y soluciones sugeridas.
Costos en el que se ha incurrido respecto al presupuesto del servicio. 27
8.2 ADMINISTRACIN DE LA FASE DE ESTUDIO (CONT.)
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ADMINISTRACIN DE CAMBIOS EN EL CONTRATO
8.2 ADMINISTRACIN DE LA FASE DE ESTUDIO (CONT.)
i) Cierre del Estudio o Proyecto: El cierre del estudio o proyecto es el hito final del servicio que el Jefe de
Proyecto del Consultor debe de administrar, en conformidad al procedimiento estndar de su empresa o segn
la necesidad del Cliente. Lo normal es establecer lo siguiente:
o El cierre operacional interno de carga de HHs.
o El cierre operacional interno de gastos, velando que no existan deudores o acreedores del proyecto; aclarando el estado de las retenciones y
de boletas o plizas de garanta.
o El cierre definitivo del estudio o proyecto.
o La recopilacin de certificados de conformidad del Cliente por el desarrollo de los servicios, y de finiquitos cuando proceda.
o La evaluacin del desempeo del personal participante, tanto propio como de asesores o subcontratistas.
o El ordenamiento de antecedentes e informes del proyecto (archivo), almacenamiento magntico de documentos y planos del proyecto
(incluidos los de los vendors).
o Terminar de preparar y emitir un documento con las Lecciones Aprendidas (las positivas y las negativas), de manera que sirvan estas
experiencias en prximos estudios o proyectos.Algunas empresas no cierran el proyecto hasta que se cumpla este hito.