PROCEDIMIENTO PARA LA IDENTIFICACIN, ANALISIS Y PR-1.

6-04
DOCUMENTACIN DE POTENCIALES CONFLICTOS DE Versin 02
INTERES CON ORGANISMOS RELACIONADOS.

PROCEDIMIENTO PARA LA IDENTIFICACIN, ANALISIS Y

DOCUMENTACIN DE POTENCIALES CONFLICTOS DE
INTERES CON ORGANISMOS RELACIONADOS.

PR-1.6-04 Versin 01

ELABORO: 2013-07-25
REVIS: 2013-08-05 APROBO: 2013-09-26

CONSEJO DIRECTIVO
EQUIPO PROYECTO DE MEJORA

MERCEDES CASTRO B.
FERNEY CHAPARRO D. LUIS FELIPE TORRES
GESTIN Y CONOCIMIENTO Presidente

FRANCISCO PIEDRAHITA DIAZ GIOVANNI NAVARRETE

Director Ejecutivo Secretario
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TABLA DE CONTENIDO

1. OBJETIVO.

2. ALCANCE.

3. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS.

4. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

5. VINCULACIN DEL DOCUMENTO CON LOS PROCESOS DEL SISTEMA DE GESTIN.

6. PARTICIPANTES Y RESPONSABILIDADES.
7. DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO.
8. RELACIN DE INSTRUCTIVOS Y FORMATOS.
9. CONTROL DE REGISTROS.
10. AUTORA.
11. CONTROL DE CAMBIOS.
12. ANEXOS
.
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1. OBJETIVO

Establecer las responsabilidades y actividades que se deben seguir para la identificacin, anlisis,
documentacin y gestin de potenciales conflictos de inters de ONAC con sus grupos de inters y
en particular con los organismos relacionados. Con el fin de asegurar que las actividades de dichos
organismos no comprometen la confidencialidad, objetividad e imparcialidad de las acreditaciones.

2. ALCANCE
El Organismo Nacional de Acreditacin de Colombia ONAC, con la participacin de las partes
interesadas representadas en el Consejo Directivo, debe identificar, analizar y documentar la relacin
con los organismos relacionados para determinar potenciales conflictos de inters, tanto si surgen
dentro del organismo de acreditacin como de las actividades de los organismos relacionados, para
tomar las acciones apropiadas donde se identifiquen conflictos.
Nota 1: Las normas y procedimientos del sistema de gestin referenciados en este documento, se
entienden como la ltima versin de ellos o como la versin en perodo de transicin, cuando
aplique.
3. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS
Se siguen las definiciones generales de las normas y documentos referenciados en el numeral 3.1 y
4 y abreviaturas descritas en la Gua de trminos usados por el Organismo Nacional de Acreditacin
de Colombia ONAC GU-1.3-02, y el R-AC-01.
Organismos relacionados: es una entidad legal separada, que est vinculada al organismo
de acreditacin por propiedad comn o acuerdos contractuales. (segn la nota 1 del
numeral 4.3.7 de la ISO/IEC 17011)
Partes interesadas: partes con inters directo o indirecto en la acreditacin (segn la
definicin de 3.14 de la ISO/IEC 17011), por ejemplo: Consejo Directivo.
Los intereses directos: tienen inters directo en la acreditacin aquellas personas que
desarrollan actividades de evaluacin de la conformidad, se hayan sometido o no a la
acreditacin, as como los organismos de carcter gremial o corporativo cuyo objeto
principal sea representar intereses de organismos de evaluacin de la conformidad.
Tiene inters indirecto todo aquel, distinto de los anteriores, que usa o confa en los
servicios de evaluacin de la conformidad y los organismos gremiales cuyo objeto principal
sea diferente al de la representacin de organismos de evaluacin de la conformidad.;
Grupos de Inters: Los grupos de inters se refieren a:
Organismo relacionado (segn la nota 1 del numeral 4.3.7 de la ISO/IEC 17011)
Potencial organismo relacionado (Organizacin que de acuerdo a los estudios sobre la
acreditacin se pueda convertir en un organismo relacionado).
Partes interesadas (segn la definicin de 3.14 de la ISO/IEC 17011)
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1.1 Documentos de definicin

NTC-ISO/IEC 17011 Evaluacin de la conformidad. Requisitos Generales para los Organismos de
Acreditacin que realizan la acreditacin de Organismos de Evaluacin de la Conformidad.
NTC-ISO/IEC 17000 Evaluacin de la Conformidad. Vocabulario y Principios Generales.
NTC-ISO 9000 Sistemas de Gestin de la Calidad. Fundamentos y vocabulario.
Gua de trminos usados por el Organismo Nacional de Acreditacin de Colombia GU-1.3-02
4. DOCUMENTOS DE REFERENCIA.
Documentos relacionados
IAAC MD002 Polticas y Procedimientos para Acuerdos de Reconocimiento Multilateral
entre Organismos de Acreditacin.
IAF/ILAC A5 IAF/ILAC Multi-Lateral Mutual Recognition Arrangement: Application of ISO/IEC
17011
ONAC R-AC-01 Reglas del servicio de Acreditacin.
ONAC PR-2.4-01 Procedimiento para el diseo, desarrollo e implementacin de servicios de
acreditacin
ONAC PR.4.2-01 Procedimiento de evaluacin de organismos de evaluacin de la
conformidad
ONAC PR-4.3-01 Procedimiento de decisin
ONAC PR-3.3-02 Procedimiento de apelaciones
ONAC PR-1.3-02.Procedimiento de control de registros
ONAC PR-3.3-01 Procedimiento para manejo de quejas formuladas por terceros contra
organismos acreditados por ONAC
ONAC IN-4.2.6-01Instructivo, Control y seguimiento del proceso de evaluacin
ONAC PR-5.7-03 Procedimiento para el mantenimiento de la calificacin de expertos
tcnicos, evaluadores y evaluadores lderes
ONAC PR-3.3-03 Procedimiento para evaluar la satisfaccin del cliente.

5. VINCULACIN DEL DOCUMENTO CON LOS PROCESOS DE SISTEMA DE GESTIN

En la tabla No. 1 y en la figura No. 1 se relacionan las actividades a las que se aplica el enfoque
funcional, se muestra la vinculacin de este documento con los procesos del sistema de gestin y se
establece la Direccin responsable de su implementacin.
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Tabla No. 1
RELACIN ENFOQUE FUNCIONAL DIRECCIN
UBICACIN DENTRO DE LA GESTIN POR RESPONSABLE
S D R A PROCESOS DEL
PROCEDIMIENTO
Definicin de 1 Nivel 1. Direccin.
conflictos de inters 1.4 Posicionamiento de
2 Nivel
para la prestacin N/A N/A N/A imagen. Direccin Ejecutiva
de servicios de
3 Nivel N/A
acreditacin.
S: Seleccin D: Determinacin R: Revisin A: Atestacin

Figura No. 1 REPRESENTACIN GRFICA DE LOS PROCESOS DE PRIMER NIVEL

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Figura No. 2 REPRESENTACIN GRFICA PROCESO DE SEGUNDO NIVEL.

ENTIDADES REGULADORAS Y S.N.C

ASOCIADOS

DIRECCION ESTRATEGICA RESULTADOS

1.1
PLAN ESTRATEGICO

PLAN ESTRATEGICO
PLANEACIN
ESTRATEGICO

IMAGEN
ESTRUCTURA Y
GESTIN DE PROYECTOS PROCESOS 1.3 PBLICO EN
POSICIONAMIENTO DE
ESTRATEGICOS 1.2 GENERAL
IMAGEN 1.4

ESTRUCTURA
ORG.

NECESIDADES
S.N.C. GESTIN DE ONAC 1.5

MARCO REGULATORIO DE
LA ACREDITACIN
NIVEL DE
SATISFACCIN
CLIENTES

CONTROL ORGANIZACIONAL BENEFICIOS

1.6

NECESIDADES ASOCIADOS
RESULTADOS
ORGANISMOS
ACREDITADOS
EVALUACIN DE
GESTIN GESTIN
CONFIANZA ENTIDADES
PROCESO 2,3,4,5
REGULADORAS

6. PARTICIPANTES Y RESPONSABILIDADES.
PARTICIPANTE RESPONSABILIDAD

Consejo Directivo 1. Participar en la identificacin, anlisis y documentacin de la relacin de ONAC

con los organismos relacionados para determinar potenciales conflictos de
inters, tanto si surgen dentro de nuestra Corporacin, como de las actividades
de los organismos relacionados.
2. Donde se identifiquen conflictos, tomar las acciones apropiadas.
Director Ejecutivo
1. Identificar y si es necesario, presentar las propuestas de actualizacin al Consejo
Directivo a las directrices del anlisis de conflicto de inters, en la medida en que
haya cambios en el entorno que impliquen nuevos organismos relacionados o
modificacin de las condiciones de los actuales.
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Comit de conflicto
1. Estudiar las propuestas de incorporacin de Organismos Relacionados e
de Inters
identificar y analizar los potenciales conflictos de inters, en representacin del
Consejo Directivo.
Responsable
1. Asegurar la adecuada implementacin del presente procedimiento en todos los
Sistema Gestin
niveles de la organizacin.
2. Mantener actualizadas a las partes interesadas de las diferentes modificaciones
que se realicen al anlisis de organismos relacionados y conflicto de inters.
3. Informar a las partes interesadas las decisiones del comit de conflicto de inters
y en particular las relacionadas con la actuacin de ONAC, para mantener la
imparcialidad de las decisiones.
Personal Directivo y
1. Acatar e implementar en sus labores diarias las disposiciones y orientaciones del
operativo de las
presente procedimiento y las establecidas en la matriz de conflicto de inters y
reas administrativa
organismos relacionados.
y tcnica, internos o
2. Informar sobre los potenciales conflictos de inters, tanto si surgen dentro de
contratados bajo
ONAC como de las actividades de los organismos relacionados.
cualquier modalidad.

7. DESCRIPCION DE ACTIVIDADES

7.1 Identificar grupos de inters.

Los grupos de inters con los cuales ONAC interacta se identifican en el formato Identificacin de
grupos de inters ONAC y matriz de anlisis de conflictos de inters" (FR-1.6-12), en ella se
categorizan los grupos de inters y se describen las relaciones con los mismos. Las categoras de
los grupos de inters son:
- Organismo relacionado
- Potencial organismo relacionado
- Partes interesadas
-
7.2 Designar miembros Comit de Conflicto de Inters
Cuando se identifica la necesidad de establecer relaciones contractuales con nuevas personas
naturales o jurdicas, la Direccin Ejecutiva evala la necesidad de definir condiciones adicionales
para la relacin con la nueva entidad o de vincularla a una categora ya creada.
En caso que ONAC requiera establecer nuevas categoras, el Director Ejecutivo convoca al Comit
de Conflicto de Inters, para realizar el anlisis y documentar las relaciones y los potenciales
conflictos de inters.

El Comit de conflictos de inters est conformado por integrantes del Consejo Directivo, que a su
vez forman parte de sus Comit Administrativo y Tcnico, segn lo define el reglamento del comit
de conflicto de inters.
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7.3 Identificacin y calificacin de potenciales conflictos de inters.

Los potenciales conflictos de inters se determinan en el formato Identificacin de grupos de inters
ONAC y matriz de anlisis de conflictos de inters" (FR-1.6-12). El Comit de Conflicto de Inters
realiza el anlisis de potenciales conflictos de inters, calificando con 1 (uno) cuando identifica que
existe un posible conflicto y con 0 (cero) cuando no existe. Los criterios de evaluacin para
determinar potenciales conflictos de inters son:
Que la alta direccin de ONAC u otras formas comunes de administracin, se compartan
con el grupo de inters.
Ejemplo: Que ONAC cuente con un centro de formacin para los OEC y la Direccin sea la
misma que la del Organismo de Acreditacin.
Personal comn con el grupo de inters.
Ejemplo: Que exista personal de los evaluadores o expertos, pertenecientes a los OEC.
Que el grupo de inters tenga influencia en las polticas o actividades de ONAC.
Ejemplo: Consejo Directivo
Que el grupo de inters tenga influencia en las decisiones de acreditacin.
Ejemplo: Comit de acreditacin y de apelacin
Que el grupo de inters tenga influencia en el resultado de una evaluacin para la
acreditacin.
Ejemplo: Evaluadores lideres
Excedentes financieros compartidos.
Ejemplo: Que se realice seminarios donde se debe contratar un operador logstico que
organice dicho evento.
Que el grupo de inters comparta el mismo nombre y/o logo.
Ejemplo: Realizacin de cursos foros, seminarios donde el logo de ONAC o su nombre est
en la publicidad del evento. Los certificados, reportes o informes de los OEC, donde se
utilice el logo del ONAC.

Se realiza la sumatoria de los siete criterios evaluados, lo cual puede oscilar entre 0 (cero) y 7
(Siete). En el caso que el total sea 0 es porque no se identifican potenciales conflictos de inters, si
es igual o superior a 1 (uno) se seala como grupo de inters con el cual se identifica un potencial
conflicto de inters y se definen acciones para salvaguardar la confidencialidad, objetividad e
imparcialidad de las acreditaciones. En la medida que el total sea igual a 7 o est cerca a este valor
significa que el potencial conflicto de inters es mayor.
Cuando el potencial conflicto de inters sea 3 o mayor a 3, se deben establecer salvaguardas para
proteger la imparcialidad, en este caso en la matriz FR.1.6-12 se da identifica esta condicin como
NO ACEPTABLE.
Cuando el valor sea menor a 3 no requiere definir salvaguardas dentro de ONAC, para protegerlo de
un potencial conflicto de inters. Situacin que se identifica en la matriz FR.1.6-12 como
ACEPTABLE.
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7.4 Acciones para controlar los conflictos de inters.

En los casos que se identifiquen potenciales conflictos de inters se deben establecer las acciones
que eviten la materializacin de tal conflicto. Estas acciones se registran en el formato Identificacin
de grupos de inters ONAC y matriz de anlisis de conflictos de inters" (FR-1.6-12).
Como una accin preventivas se puede aplicar el procedimiento para la gestin del riesgo PR-1.6-05,
especialmente en aquellos casos de potenciales conflictos de inters calificados por encima de 4
(Cuatro).

ONAC establece medidas de prevencin de conflictos de inters y afectacin de la imparcialidad, en

la aplicacin de:
Estatutos,
Cdigo de Actuacin tica (D-ORG-004)
Cdigo de Buen Gobierno de ONAC (captulo 2 del Ttulo VI Control de los rganos de
Direccin).
Acuerdo confidencialidad personal interno ONAC (FR-1.5-01).
Acuerdos de confidencialidad para externos (FR-1.5-02).
Acuerdos de confidencialidad Grupos Tcnicos Asesores - GTA (FR-1.5-03).
Declaracin de Imparcialidad (D-ORG-003)

7.5 Revisin y aprobacin.

Una vez establecida matriz de anlisis de conflictos de inters o cada vez que se identifique un
nuevo grupo de inters, el Director Ejecutivo, realiza lo indicado en el numeral 7.2 del presente
procedimiento y cita a una reunin conjunta del Comit Tcnico y Administrativo del Consejo
Directivo, con el fin que estn representados todos los intereses, para la aprobacin de la inclusin
del grupo de inters.
En caso que el Director Ejecutivo presente directamente al Consejo Directivo la identificacin de un
grupo de inters, no se requerir anlisis y aprobacin previa del Comit de Conflicto de Inters, ni
del comit conjunto administrativo y tcnico, porque sta la realizar el Consejo Directivo en la
reunin ordinaria o extraordinaria.
7.6 Socializacin y divulgacin.
El documento Identificacin de grupos de inters ONAC y matriz de anlisis de conflictos de inters"
(FR-1.6-12) se divulga internamente para que todas las personas involucradas tengan conocimiento
y sean conscientes de los potenciales conflictos de inters y las acciones que se han establecido
para evitarlos. As mismo se publica en el portal web de ONAC y en los casos que aplique se enva a
los organismos relacionados para recibir alguna retroalimentacin al respecto.
8. CONTROL DE REGISTROS
Todos los registros generados por la aplicacin de este procedimiento se deben controlar de acuerdo
con lo establecido en el procedimiento PR-5.5-01 Procedimiento para el control de registros.
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9. DOCUMENTOS POR CONSULTAR

- El Anlisis de Organismos Relacionados: es el documento que contiene el anlisis de

realiza ONAC con el propsito de mantener la debida IMPARCIALIDAD, lo cual exige
asegurar que las actividades de los organismos relacionados no comprometen la
confidencialidad, objetividad e imparcialidad de las acreditaciones de ONAC. Los
documentos asociados al anlisis de organismos relacionados, son el Cdigo de actuacin
tica y el Cdigo de Buen Gobierno.

10. RELACIN DE ANEXOS Y FORMATOS

FR-1.6-12 Tabla Identificacin de los grupos de inters

FR-1.6.13 Matriz de anlisis de conflictos de inters del ONAC y sus grupos de inters
Acuerdo confidencialidad personal interno ONAC (FR-1.5-01)
Acuerdos de confidencialidad para externos (FR-1.5-02)
Acuerdos de confidencialidad Grupos Tcnicos Asesores - GTA (FR-1.5-03)
Declaracin de Imparcialidad (D-ORG-003)
Cdigo de Actuacin tica (D-ORG-004)
Reglamento del Comit Administrativo del Consejo Directivo

Versin Fecha de aprobacin Resumen de cambios

1 2013-08-08
2 2013-09-26
Creacin del procedimiento para la identificacin, anlisis y
documentacin de potenciales conflictos de inters con organismos
relacionados
Revisin, correccin y aprobacin de la estructura general del
procedimiento, por parte del Consejo Directivo.