658306R436ds Anexo - PDF Jsessionid

Fecha: Nov/06
COOPERATIVA COATS MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS Versin: 0

CADENA PROCESO ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO Vigente a
Enero/07
partir de:
1.IDENTIFICACIN GENERAL DEL PROCESO:
OBJETIVO: Proporcionar personal altamente calificado en las diferentes reas de la cooperativa de acuerdo a
los perfiles establecidos para cada cargo y puestos de una estructura definida con la consiguiente seleccin y
entrenamiento de personal; y posteriormente analizar y evaluar el grado de eficacia con que las personas llevan
a cabo las actividades, objetivos y responsabilidades de sus puestos de trabajo, con el fin de mejorar
continuamente sus actuaciones futuras, e igualmente mejorar los resultados de la cooperativa.
PROVEEDOR ENTRADAS PROCEDIMIENTOS SALIDAS CLIENTES
Procedimiento de

Polticas de la
seleccin de Contratacin

cooperativa personal para la
Gerente
cooperativa Induccin
Personal que
Manuales de

ingresa a trabajar
Personas que
funciones y Procedimiento de Personal

en la cooperativa
envan la hoja de procedimientos induccin y capacitado y
vida a la entrenamiento entrenado Personal de la

Hojas de vida

cooperativa cooperativa
Procedimiento de Cumplimiento de

Evaluacin de

evaluacin de objetivos
desempeo
desempeo
CARGOS INVOLUCRADOS: RECURSOS
Recursos Humanos
Gerente
Recursos Tecnolgicos
Secretaria
Software
Funcionarios Papelera
Formatos

Fecha: Nov/06
Enero/07
partir de:
OBJETIVO: Realizar el recaudo oportuno de la cartera existente para proporcionar los prestamos a los
asociados, la liquidez y el rendimiento financiero a la cooperativa. Y mantener actualizada toda la informacin
contable y financiera necesaria para realizar los estados financieros e informes tributarios exigidos.
Procedimiento de

pago a
proveedores
Cheques de pago

Procedimiento
y cuentas
Facturas y
planillas de canceladas Empresas y
cuentas de cobro descuento personas que
Empresas o
Ingresos de la
prestaron
personas que Factura de pago Procedimiento de Cooperativa
servicios
prestan servicios de impuestos Recaudo de
a la cooperativa Cancelacin de
Empresas
ingresos por caja
cobro Consignaciones
impuestos asociadas
y comprobantes Procedimiento de

Entidades Conciliacin de
Entidades

de egreso pago de
competentes bancos competentes
impuestos
Bancos Elaboracin de
Bancos
Procedimiento de

estados
conciliaciones Cooperativa
financieros
bancarias
Excedentes

Procedimiento

elaboracin de
estados
Contador Recursos Humanos
Gerente Recursos Tecnolgicos
Mensajero Software
Secretaria Papelera

Fecha: Nov/06
COOPERATIVA COATS DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS Versin: 0
CADENA PROCESO DE CREDITO Vigente a
Enero/07
partir de:
OBJETIVO: Mediante el proceso de crdito se pretende cumplir con la principal actividad de la Cooperativa
atendiendo las necesidades de los asociados contribuyendo al mejoramiento de sus condiciones de vida y de
sus familias; procurando que la utilizacin por parte de sus asociados se haga de forma racional; administrando
los recursos de la cooperativa con solidez, liquidez, rotacin de cartera y bajos los parmetros legales.
Crditos

Procedimiento de aprobados
crdito por
Asociados Estatutos Crditos
nomina.
Estados de negados Asociados

Cartera Procedimiento de

Cuenta

Actas comit de de la
Comit de Crdito crdito por
Cooperativa
Aprobacin o caja menor. crditos
Gerente negacin del Bancos
Procedimiento de Plan de
Consejo de crdito incentivos

cultura de pago y
administracin responsabilidad.
Plan de
rgimen
disciplinario.

Comit de crditos Recursos Humanos
Secretaria Software
Tesorera Papelera
Junta de Vigilancia

Consejo de administracin

Fecha: Nov/06
Enero/07
partir de:
OBJETIVO: Realizar los pagos y obligaciones necesarios en la cooperativa para cumplir con las exigencias
legales y mantener un pago oportuno de salarios a sus empleados como tambin de su seguridad social.
Elaboracin y ejecucin del presupuesto de la Cooperativa de acuerdo a las necesidades proyectadas en cada
dependencia
Formulario de

pago para salud,
pensin, ARP y
parafiscales. Procedimiento de
pago de nomina Cheques de pago

Soportes de Funcionarios de la
y cuentas
nomina Procedimiento de Cooperativa
Contabilidad canceladas
caja menor Asociados de la
Tesorera Consignaciones y
Cartera

comprobantes de Procedimiento de Cooperativa

Gerente egreso pago de aportes Cancelacin de

Entidades de
aportes
Bancos Presupuesto ao
Procedimiento de seguridad social
anterior. presupuesto. Presupuesto

Cooperativa
realizado

Contador Recursos Humanos
Mensajero Software

Tesorera
Papelera

Fecha: Nov/06
CADENA PROCESO DE APOYO Vigente a
Enero/07
partir de:
OBJETIVO: Tener un soporte y registro de los afiliados de la cooperativa y su historial dentro de la misma
proporcionando esto la informacin necesaria para tomar las decisiones internas con respecto a la calidad del
asociado y de igual forma cuando este se retire. Tener un control de la correspondencia recibida y despachada
de la cooperativa para una mayor efectividad en el procedimiento de comunicacin tanto interna como externa,
manteniendo a los asociados informados de las actividades que realiza la cooperativa para una mayor
participacin de estos en las mismas.
Procedimiento de
Oficios.

afiliaciones
Solicitudes de

Procedimiento de
afiliacion retiro Nuevos
Asociados de la
Entidades Solicitudes de asociados de la

Procedimiento de cooperativa.
externas cooperativa

retiro comunicacin
Entidades
Secretaria Informaciones interna Asociados

externas
retirados
Gerente Actividades a Procedimiento de

Funcionarios de
realizar envi de Circulares
Comit de la cooperativa

correspondencia
comunicaciones Boletines
Procedimiento de informativos
recibo de
correspondencia

Secretaria Recursos Humanos
Mensajero Software

Consejo de Administracin

Papelera

Fecha: Nov/06
CADENA PROCESO EDUCATIVO Vigente a
Enero/07
partir de:
OBJETIVO: Disear y ejecutar el programa de educacin de acuerdo a lo establecido por la normatividad

vigente para entidades del sector solidario, teniendo en cuenta los aspectos educativos, sociales, culturales y de
proyectos; con el fin de difundirlos y fomentarlos entre los asociados, los empleados y su grupo familiar.
Cumplimiento del

Procedimiento de
PESEM.
Gerente Estatutos de la
actividades Cumplimiento del

educativas. Asociados,

cooperativa plan estratgico.
Comit de empleados y
educacin Normatividad
Procedimiento de

Personal
grupo familiar.
vigente. actividades capacitado,
Comit Sociocultural socioculturales. Posibles

recreado y
PESEM asociados
Comit de Procedimiento de culturizado.
potenciales.
proyectos Plan Estratgico creatividad y Planeacin y

proyectos. ejecucin de
proyectos.
CARGOS INVOLUCRADOS:
RECURSOS
Recursos Humanos
Consejo de Administracin

Recursos Tecnolgicos
Comits de la cooperativa.

Software
Formatos
COOPERATIVA COATS MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS Fecha: Nov/06

CADENA Versin: 0
Vigente a
PROCESO SOLIDARIO partir de:
Enero/07
OBJETIVO: Revisar, controlar y conceder los auxilios pertinentes de acuerdo a los estatutos y a las solicitudes de los
asociados, con el fin de ayudar econmicamente a los asociados y su grupo familiar en circunstancias o situaciones en
particular para as dar un buen uso a los recursos del fondo de solidaridad y realizar actividades para recaudar fondos
con estos fines.
Cumplimiento del

fondo de
Estatutos de la
solidaridad
Gerente
cooperativa Procedimiento de
Asociados y

Comit de Cumplimiento de

Reglamento comit auxilios grupo familiar.
solidaridad
la normatividad
de solidaridad Procedimiento de
vigente. Fondo de

Funcionarios de la actividades solidaridad
Solicitudes de
Dinero para el
Cooperativa
auxilios fondo.
CARGOS INVOLUCRADOS:
RECURSOS
Recursos Humanos
Consejo de Administracin Recursos Tecnolgicos
Comits de la cooperativa.
Software
Formatos

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS Versin 0
PROCEDIMIENTO DE SELECCIN DE PERSONAL
3. DIAGRAMA DE FLUJO
GERENCIA SECRETARIA
INICIO
Informar que se
requiere personal
calificado para
ocupar
determinado
puesto de trabajo
Buscar en los
SI manuales de
El cargo ya funciones, las
existe? especificaciones
del cargo
NO
Dar las SI
especificaciones Existen las hojas
para el nuevo de vida dentro
cargo del archivo?
NO
Publicar la
vacante en Recibir las hojas
peridico y de vida que
agencias de llegan por los
empleo. SI
anuncios
Seleccionar las hojas de

vida que cumplan con
los requisitos del cargo
A
GERENCIA SECRETARIA
A
Citar a las
personas a
entrevista.
Recibir a la
persona citada y
solicitarle que
espere
Entrevistar al
personal Sala de
seleccionado. espera
Verificar
referencias
Tomar la decisin
final de
contratacin
FIN
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
Versin 0
PROCEDIMIENTO DE INDUCCIN Y ENTRENAMIENTO
GERENCIA FUNCIONARIO
INICIO
Indicar la empresa
y presentar con los
dems
funcionarios de la
cooperativa.
Ensear la misin, Relacionar a la

visin, polticas y persona con toda la
reglamentos de la informacin
cooperativa. referente a su
puesto de trabajo
como lo es el
manual de funciones
Explicar y
demostrar
actividades y
tareas a realizar
cada da.
Suministrar
informacin
requerida por
esta persona
Explicar su funcin en cada

uno de los procesos, su
forma de medicin y sus
clientes inmediatos.
FIN
Versin 0
PROCEDIMIENTO DE EVALUACIN DEL DESEMPEO
GERENCIA FUNCIONARIO SECRETARIA
INICIO
Observar el
comportamiento de
los funcionarios
durante periodos
de 4 meses.
Llenar los
sdfasfasdfsadfr
formatos de
los formatos
evaluacin para de
evolucin
cada para
funcionario
cada funcionario.
Calificar los factores

de evaluacin,
ponderando los
puntajes finales
obtenidos.
Explicar al
funcionario la Firmar la Archivar el
evaluacin evaluacin documento
obtenida. respectiva.
FIN
PROCEDIMIENTO DE PAGO A PROVEEDORES
SECRETARIA CONTABILIDAD TESORERIA
INICIO
Archivar hasta Elaborar el

Recepcionar momento de pago comprobante de
cuenta de cobro pago y cheque.
o factura.
Llamar al
proveedor para
que recoja el
cheque.
Atender al
Proveedor.
Hacer firmar los

respectivos
comprobantes.
Entregar el
cheque.
Archivar
comprobante de
egreso
FIN
Versin 0
PROCEDIMIENTO PLANILLAS DE DESCUENTO
CARTERA SECRETARIA
INICIO
Crear la planilla
en el sistema e
ingresar
novedades
Enviar la planilla a
la empresa donde Recepcionar la
trabaja el planilla
asociado devuelta
Le
realizaron
todo el
descuento al
asociado?
NO
SI
Comunicarse con Atiende y

el asociado para anuncia el
que pague el valor asociado
faltante.
Resolver las Acumular

A inquietudes y intereses
solicitudes del semestralmente
asociado. para planilla de
primas
CARTERA SECRETARIA
NO Encontrar el error
El dinero con la persona
consignado es encargada de la
equivalente al empresa
valor en cartera? correspondiente.
SI
FIN
Versin 0
PROCEDIMIENTO DE RECAUDO DE INGRESOS POR CAJA
SECRETARIA TESORERIA CARTERA
INICIO
NO
Recibir y anunciar El asociado Liquidar los
al asociado. esta al da en intereses al
intereses? asociado.
SI
Recibir y
verificar el
monto del
dinero
entregado
Elaborar el recibo
y registrar el pago
en el sistema
Entregar el recibo
al asociado
Hacer las
anotaciones en
los libros.
FIN
Versin 0
PROCEDIMIENTO DE PAGO DE IMPUESTOS
MENSAJERO CONTABILIDAD REVISOR FISCAL TESORERIA
NICIO
Registra en el
Revisar y firmar sistema y
Reclamar los Diligenciar los formularios realiza el
formularios. los respectivos. cheque de
formularios. pago.
Realizar el pago Archivar el Archivar el

en la entidad comprobante formulario.
bancaria de egreso.
correspondiente.
FIN
Pgin Versin 0
PROCEDIMIENTO DE CONCILIACIONES BANCARIAS
SECRETARIA TESORERIA
INICIO
Recepcionar los Comparar los

reportes extractos con el
mensuales de libro de bancos.
bancos.
Sacar la
relacin de los
cheques
pendientes por
cobro.
Coinciden los
valores del extracto
con los del libro?
SI NO
Buscar el error
y corregir.
Archivar
el
reporte.
FIN
Versin 0
PROCEDIMIENTO ELABORACION DE ESTADOS
CONTABILIDAD REVISOR FISCAL GERENCIA
INICIO
Recoger la
informacin
contable del
mes.
Hacer las
notas
contables de
ajuste.
Realizar las
notas
bancarias.
Hacer las notas

de provisiones,
depreciaciones y
amortizaciones.
Entrar al sistema
e imprimir los
estados
financieros.
A
CONTABILIDAD REVISOR FISCAL GERENCIA
Revisar y realizar
los cruces con los
estados y los
libros auxiliares.
Elaborar los Revisar los Informar al

comparativos estados consejo de
con el periodo financieros. administracin los
anterior. estados
financieros.
Archivar los
estados
financieros
FIN
PROCEDIMIENTO DE CREDITO POR NOMINA
SECRETARIA CARTERA COMIT DE TESORERIA
CREDITOS
INICIO
Entregar
formato de
solicitud de
crdito.
Verificar que el
formato este
completamente
diligenciado
SI
Realizar con el
asociado el plan de
Solicita el pago de acuerdo a
asociado su capacidad de
ayuda con pago.
su forma
de pago?
NO
Diligenciar la
parte del formato
referente al
estado de cuenta
del asociado.
Guardar el
formulario hasta
que se rena el
comit de
crditos.
A
SECRETARIA CARTERA COMIT DE TESORERIA
CREDITOS
Analizar las
A solicitudes de
crdito
pendientes.
Revisar que se
cumplan los requisitos
del crdito, para tomar
una decisin.
Informarle al
asociado la
decisin,
indicndole SI Es
cuando se aprobado
efectuar el el crdito?
desembolso.
Informarle al NO
asociado la Realizar el
decisin. cheque y el
comprobante
de egreso.
FIN Hacer firmar

del asociado la
letra o libranza.
Archivar el
comprobante
FIN
Versin 0
PROCEDIMIENTO DE CULTURA DE PAGO Y
RESPONSABILIDAD
JUNTA DE COMIT DE CONSEJO DE
CARTERA
VIGILANCIA CREDITOS ADMINISTRACIN
INICIO
Realizar informe Revisar, analizar y

decadal y priorizar este listado de
trimestral de los acuerdo a los casos mas
asociados que crticos.
incumplen su plan
de pago.
Informar a los Realizar plan de

asociados de su incentivos por
incumplimiento y de cumplimiento a
las sanciones los asociados
establecidas para responsables.
esto.
Dar informe al consejo de Aplicar rgimen

administracin sobre los disciplinario segn
asociados con el estatuto.
incumplimiento repetitivo.
Hacer
seguimiento de
estos asociados y
analizar la
capacidad de
pago
semestralmente.
Informar al gerente y
al comit de crditos
de los asociados
que no tienen
capacidad de pago.
FIN
Versin 0
PROCEDIMIENTO DE PAGO DE NOMINA
CONTABILIDAD GERENCIA TESORERIA MENSAJERO
INICIO
Revisar la Elaborar el Cambiar el

Liquidar la nmina y cheque y el cheque en el
nomina autorizarla. comprobante de banco
egreso. correspondiente.
Firmar el
comprobante
de egreso
entregando el
dinero a la
tesorera.
Pagar a cada
funcionario
haciendo firmar
el respectivo
documento.
Hacer los
ajustes en los
libros.
Archivar los
soportes.
FIN
Versin 0
PROCEDIMIENTO DE CAJA MENOR
TESORERIA MENSAJERO GERENCIA
INICIO
Realizar cheque
por valor de tres Cobrar el
millones cheque en el
equivalente a la banco
basa para la caja respectivo.
menor.
Autorizar prestamos
Guardar el menores a $150.000
dinero bajo su y gastos varios de la
responsabilidad oficina o los comits.
.
Pagar los
prstamos y
gastos
autorizados.
Archivar
comprobantes
de caja y
facturas de
compra.
Realizar el
desembolso
respectivo cuando
se acabe el
dinero.
FIN
Versin 0
PROCEDIMIENTO DE PAGO DE APORTES
MENSAJERO TESORERIA GERENCIA
INICIO
Reclamar los
respectivos Diligenciar
formularios de los
salud, pensin, formularios.
ARP y
parafiscales.
Elaborar la
relacin de Revisar y autorizar
estos y el los cheques y
cheque. formularios.
Realizar el pago Hacer entrega

en las entidades al mensajero.
correspondientes.
Revisar y
archivar los
formularios.
FIN
Versin 0
PROCEDIMIENTO DE ELABORACIN DEL PRESUPUESTO
CONSEJO DE REVISOR
CONTABILIDAD GERENCIA
ADMINISTRACIN FISCAL
INICIO
Proyectar las Proyectar las

salidas y salidas y
fuentes de las fuentes de las
dependencias. dependencias.
Analizar cada
rubro del
presupuesto.
Construir el Construir el
modelo como modelo como
proyecto del proyecto del
presupuesto presupuesto
anual. anual.
Presentar el Revisar, analizar y

proyecto de aprobar los rubros
presupuesto administrativos y
ante el consejo de cada comit.
de
administracin.
Cargar y operar las Evaluar

cuentas contables trimestralmente la
afectando el ejecucin
presupuesto. presupuestal.
Evaluar
trimestralmente la
ejecucin
presupuestal.
Realizar el cierre
anual de consumo
Realizar el cierre de usos y fuentes.
anual de consumo
de usos y fuentes.
FIN
PROCEDIMIENTO DE AFILIACIONES DE ASOCIADOS
CONSEJO DE
SECRETARIA GERENCIA TESORERIA
ADMINISTRACIN
INICIO
Entregar al
asociado la
solicitud de
afiliacin.
Verificar que la Analizar y

solicitud este estudiar las
completamente solicitudes de
diligenciada. afiliacin.
NO Es SI Informar a
Informar al aprobada Tesorera y Ingresar los datos
asociado que su la trasferirle la del asociado al
solicitud fue solicitud? hoja de vida del sistema
negada. asociado.
FIN
Enviar oficio al
asociado
informndole el
valor de su cuota
y dems.
Archivar la
hoja de vida
del asociado.
FIN

Versin 0
PROCEDIMIENTO DE RETIRO DE ASOCIADOS
CONSEJO DE
SECRETARIA GERENCIA TESORERIA
ADMINISTRACIN
INICIO
Informar al
asociado los
pasos a seguir
para su retiro.
Repecionar Estudiar y
oficio analizar en que
anunciando el estado se
retiro. encuentra el
asociado.
Se NO
encuentra Acordar con la
a paz y empresa en la
salvo el que labora la
asociado? forma de pago.
s
SI
Aprobar el
retiro
Pasar a Hacer relacin

Informarle al tesorera para de aportes con
asociado como va su liquidacin. la deuda actual.
a ser su proceso
de liquidacin.
Realizar
Archivar los cheque o paz y
documentos salvo segn el
del asociado. caso.
FIN
PROCEDIMIENTO DE COMUNICACIN INTERNA
COMIT DE
CARTERA MENSAJERO
COMUNIACIONES
INICIO
Recolectar
informacin
novedosa de
inters para la
cooperativa.
Consultar
actividades
informativas
que realizan
en otras
Trasmitir las
actividades que
realizan los otros
comits.
Realizar el diseo de
boletines y circulares
informativas para los
asociados.
Realizar videos Enviar Entregar material de

informativos sobre mensualmente los informacin en las
el desarrollo de la estados de cuenta a diferentes empresas
cooperativa. los asociados. donde laboren los
asociados.
FIN
PROCEDIMIENTO DE ENVIO DE CORRESPONDENCIA
SECRETARIA MENSAJERO
INICIO
Recibir
correspondencia a
despachar de las
diferentes reas
de la cooperativa.
Radicar los
documentos en el
libro de la
correspondencia.
Clasificar y Verificar
separar los documentacin y
documentos y firmar libro
entregarlos al radicador.
mensajero.
Entregar
Verificar copias correspondencia a
contra libro destinatario y
radicador. hacer firmar la
copia.
Archivar
copias.
FIN
PROCEDIMIENTO DE RECIBO DE CORRESPONDENCIA
SECRETARIA GERENCIA
INICIO
Recibir
correspondencia
externa.
Radicar
correspondencia
recibida en el
libro.
Clasificar y Leer
separar correspondencia y
documentos y asignar segn
pasarlos a naturaleza de los
Gerencia. asuntos.
Retirar de la
gerencia
correspondencia
asignada y radicar.
Distribuir
correspondenci
a asignada y
hacer firmar el
radicador.
Recibir la
correspondencia
tramitada.
Archivar la
correspondencia.
FIN
PROCEDIMIENTO DE ACTIVIDADES EDUCATIVAS
COMIT DE CONSEJO DE JUNTA DE
GERENCIA
EDUCACIN ADMINISTRACIN VIGILANCIA
INICIO
Planear y disear las

actividades
educativas de
acuerdo a las
necesidades y al
plan estratgico.
Elegir las Elegir las

entidades que se entidades que se
encargaran del encargaran del
cumplimiento de cumplimiento de
la funcin la funcin
educativa. educativa.
Presentar plan
de actividades
educativas al
consejo de
administracin. Son
aprobadas
las
actividades
Replantear las NO propuestas?
actividades.
SI
Desarrollar la Realizar
actividad Asignar el evaluacin
programada. presupuesto de cada
necesario para actividad.
cada actividad.
Observar las
necesidades de Informar el
los asociados. resultado de la
evaluacin al
consejo de
Identificar las administracin y
nuevas al comit de
actividades educacin.
educativas para
FIN
PROCEDIMIENTO DE ACTIVIDADES SOCIOCULTURALES
SUBCOMITE COMIT DE CONSEJO DE JUNTA DE
SOCIAL EDUCACIN ADMINISTRACIN VIGILANCIA
INICIO
Elaborar el plan de
trabajo de las
actividades sociales,
culturales,
recreativas y
deportivas.
Presentar el Son
plan con el aprobadas
cronograma al las
comit de actividades
educacin. propuestas?
NO
SI
Replantear las
actividades. Son
Presentar plan aprobadas
de actividades las
al consejo de actividades
administracin. propuestas?
NO SI
Replantear las
actividades.
Asignar el Realizar
Desarrollar la Desarrollar la presupuesto evaluacin
actividad actividad necesario para de cada
programada. programada. cada actividad. actividad.
Observar las Informar el

necesidades de resultado de la
los asociados. evaluacin al
consejo de
administracin ya
Identificar las los comits de
nuevas educacin y
actividades sociocultural.
educativas para
FIN

Versin 0
PROCEDIMIENTO DE CREATIVIDAD Y PROYECTOS
COMIT DE CONSEJO DE
JUNTA DE VIGILANCIA
PROYECTOS ADMINISTRACIN
INICIO
Hacer estudios de
benchmarketing y de
mercados con el fin
de efectuar el
crecimiento
econmico de la
cooperativa.
Disear
proyectos
sociales y
econmicos
que satisfagan
al asociado.
Presentar
proyectos al Son
consejo de aprobadas
administracin. los proyectos
propuestos?
NO
Replantear
proyectos SI
presentados.
Asignar los Realizar
recursos evaluacin
Desarrollar e necesarios de cada
implementar para el actividad y
el proyecto. desarrollo de del proyecto
estos. como tal.
Observar las
necesidades de Informar el
los asociados. resultado de la
evaluacin al
consejo de
Identificar los administracin y
nuevos al comit de
proyectos. proyectos.
FIN
PROCEDIMIENTO DE AUXILIOS
COMIT DE
SECRETARIA TESORERIA
SOLIDARIDAD
INICIO
Recepcionar la
solicitud de
auxilio.
Verificar que
cumpla con
todos los
documentos
requeridos.
Estudiar y
Archivarla hasta la analizar la
prxima reunin solicitud.
del comit de
solidaridad.
Informarle al
asociado Es Realizar el
mediante oficio aprobado cheque y
los motivos por NO el auxilio? SI comprobantes
los cuales fue de pago.
negado.
Entregar el
cheque y hacer
FIN firmar los
documentos
respectivos.
Llamar al asociado Llevar
para anunciarle la estadsticas
aprobacin del de auxilios. Archivarla los
auxilio. comprobantes y dems
documentos.
Presentar
Atender al asociado informes al
y anunciarlos en consejo de
tesorera. administracin.
FIN
PROCEDIMIENTO DE ACTIVIDADES SOLIDARIAS
COMIT DE CONSEJO DE
JUNTA DE VIGILANCIA
SOLIDARIDAD ADMINISTRACIN
INICIO
Elaborar el plan de
trabajo y
cronograma de
actividades
solidarias con el fin
de recoger fondos.
Hacer estudio de
viabilidad de
propuestas escogiendo
alternativas rentables.
Presentar el Son
plan al consejo aprobadas
de las
administracin. actividades
propuestas?
NO
Replantear las
actividades. SI
Asignar el
Ejecutar la presupuesto Realizar
actividad. necesario para evaluacin
cada actividad. de cada
actividad.
Observar las Informar el

nuevas resultado de la
opciones de evaluacin al
alternativas. consejo de
administracin y
al comit de
Identificar las solidaridad.
nuevas
actividades.
FIN
6,67(0$,17(*5$/'(
0(',&,1<&21752/'(
*(67,1
&223(5$7,9$&2$76&$'(1$
&$52/,1$5(675(326$17$
+,6725,$'(/$&223(5$7,9$&2$76
&$'(1$
En el mes de marzo de 1961 comenz a gestarse la

idea de algunos de los trabajadores de la empresa
conocida hoy como Coats Cadena (Antiguo Hilos
Cadena) de fundar una cooperativa como medio de
poder servir en una forma ms amplia a sus
compaeros..
compaeros
Llega el feliz da de nacimiento:
nacimiento: 12 de Agosto de 1964
en la calle 19 con carrera 13 donde antes funcionaba
el colegio La Salle de la ciudad de Pereira
Pereira.. En esta
fecha 23 trabajadores dan vida a una organizacin
que llevara por nombres Cooperativa de
Trabajadores de Hilos Cadena
Cadena..
+,6725,$
Su primera actividad se relaciona con el ahorro y

crdito.. Se crea un comisariato por medio del cual se
crdito
suministran artculos de primera necesidad a los
trabajadores..
trabajadores
En 1999 por causa de la entrada en Vigencia de la
Ley 454 de 1998
1998,, la Cooperativa es clasificada como
entidad de aportes y crdito, alcanzando con ello un
significado grado de desarrollo en la modalidad de
vnculo cerrado
cerrado.. Sin embargo se requiere seguir
creciendo y hacer significativos aportes al sector de la
economa solidaria.
solidaria.
0,6,1
Empresa del Sector Solidario establecida legalmente
para satisfacer las necesidades de sus asociados en lo
relacionado con aportes y crdito
crdito..
Se caracteriza por la agilidad y efectividad en la
atencin a sus asociados, tecnologa disponible,
calidad humana, solidez econmica y espritu de
servicio..
servicio
9,6,1
Empresa cooperativa organizada, prestadora de
excelentes servicios, cumplidora de sus preceptos
sociales, con resultados econmicos positivos y
posicionada en el Sector como la mejor de su gnero
gnero..
25*$1,*5$0$
352%/(0$'(,19(67,*$&,1
La Cooperativa Coats Cadena, no cuenta con un

manual que describa claramente ni analice la relacin
entre sus funciones, procesos y procedimientos , esto
se convierte en un gran limitante en el manejo y control
de metas establecidas
establecidas..
La Cooperativa no sigue un lineamiento administrativo

estable ya que no cuenta con las herramientas
necesarias para sus procesos, as como tampoco con
un elemento clave para controlar y medir y as poder
tomar decisiones oportunas y acciones correctivas y
hacerles el respectivo seguimiento
seguimiento..
352%/(0$'(,19(67,*$&,1
Formulacin del Problema
Problema::
&yPR PHGLU \ FRQWURODU OD JHVWLyQ HQ OD &RRSHUDWLYD
&RDWV &DGHQD"
6LVWHPDWL]DFLyQ GHO 3UREOHPD
3UREOHPD
&XDOHV VRQ ORV FDUJRV QHFHVDULRV HQ OD &RRSHUDWLYD \ FRPR
HVWiQ GLVWULEXLGDV VXV FDUJDV ODERUDOHV R IXQFLRQHV"
&XDOHVVRQORVSULQFLSDOHVSURFHVRVTXHVHUHDOL]DQHQOD
&RRSHUDWLYD\FXDOHVVXFODVLILFDFLyQ"
4XHHVWUDWHJLDVGH6HQVLELOL]DFLyQVHGHEHQXWLOL]DUSDUDXQ
PD\RU\IiFLODFFHVRDOFDPELR\DODPHMRUDFRQWLQXDFRQ
ORVIXQFLRQDULRV\GLUHFWLYRVGHOD&RRSHUDWLYD"
4XHSDUiPHWURV\IDFWRUHVVHUHTXLHUHQPHGLUSDUDREWHQHU
XQPDQHMDEOHDFFHVRDODLQIRUPDFLyQ"
2%-(7,926
2%-(7,92*(1(5$/
Disear un Sistema Integral de Control y medicin de gestin
de la Cooperativa Coats Cadena.
2%-(7,926(63(&,),&26
Identificar, establecer y documentar los cargos, que
funcionan al interior de la Cooperativa.
Identificar, establecer y documentar los procesos y
procedimientos que se realizan al interior de la Cooperativa
Cooperativa..
Determinar los indicadores a medir y relacionarlos con los
principales procesos que se realizan
realizan..
Diseo del sistema de medicin y control de gestin
gestin..
Validacin del modelo de medicin y control de la gestin
gestin..
0$18$/'()81&,21(6
*HUHQWH Organizar, dirigir y ejecutar las polticas

*HUHQWH
internas y externas, encaminadas a cumplir los
objetivos de las diferentes reas de la cooperativa,
generando de esta manera rentabilidad y
sostenibilidad a futuro para sta y sus asociados.
&RRUGLQDGRUGH&RQWDELOLGDG Planear,
analizar y responder por las actividades contables de
la Cooperativa. Recopilar, identificar, clasificar y
contabilizar los hechos financieros y econmicos de
la entidad, rendir, preparar y presentar informes
contables en general cuando son exigidos por la
autoridad competente.
0$18$/'()81&,21(6
7HVRUHUR Vigilar, velar y manejar el dinero dentro

de la Cooperativa, registrando los ingresos y egresos
en el sistema y en los respectivos libros, de igual
forma encargarse del correcto uso de est y de girar
los cheques para todos los pagos de la Cooperativa.
6HFUHWDULDEjecutar labores de oficina y apoyo a

las directivas y funcionarios de la Cooperativa en el
desarrollo de actividades: recepcin telefnica y
apoyo a la gestin documental.
0$18$/'()81&,21(6
&RRUGLQDGRUGH&DUWHUD Elaborar las planillas

de descuento de los asociados, vigilar por el pago y
facilitarles la informacin requerida con respecto al
estado de cuenta.
8QLYHUVRGHO(VWXGLR
El Manual de Funciones
Funciones,, establece las
responsabilidades de cada cargo, orientando y
centralizando las funciones dentro de cada uno de
los procesos de la Cooperativa, sealizando y
enfatizando el nombre de los puestos de trabajo,
para lograr una mayor organizacin administrativa
administrativa..
0$3$'(352&(626
PROCESOS ESTRATEGICOS
ADMINISTRATIVO Y
FINANCIERO
352&(626'(/1(*2&,2
CREDITO
PLANIFICACION
Y
PROGRAMACION
DE LA
EDUCATIVO
PRODUCCION
SOLIDARIO
REQUISITOS
ESENCIALES 352&(62'($32<2
LEGALES Y
SATISFACCION
REGLAMENTARIOS CLIENTES
352&(62$'0,1,675$7,92<
),1$1&,(52
3URFHGLPLHQWRGHVHOHFFLyQGHSHUVRQDO
3URFHGLPLHQWRGHLQGXFFLyQ\HQWUHQDPLHQWR
3URFHGLPLHQWRGHHYDOXDFLyQGHGHVHPSHxR
3URFHGLPLHQWRGHSDJRDSURYHHGRUHV
3URFHGLPLHQWRSODQLOODVGHGHVFXHQWR
3URFHGLPLHQWRGH5HFDXGRGHLQJUHVRVSRUFDMD
3URFHGLPLHQWRGHSDJRGHLPSXHVWRV
3URFHGLPLHQWRGHFRQFLOLDFLRQHVEDQFDULDV
3URFHGLPLHQWRHODERUDFLyQGHHVWDGRV
3URFHGLPLHQWRGHSDJRGHQRPLQD
3URFHGLPLHQWRGHFDMDPHQRU
3URFHGLPLHQWRGHSDJRGHDSRUWHV
3URFHGLPLHQWRGHSUHVXSXHVWR
352&(62'(&5',72
3URFHGLPLHQWRGHFUpGLWRSRUQRPLQD
3URFHGLPLHQWRGHFUpGLWRSRUFDMDPHQRU
3URFHGLPLHQWRGHFXOWXUDGHSDJR\
UHVSRQVDELOLGDG
352&(62'($32<2
3URFHGLPLHQWRGHDILOLDFLRQHV
3URFHGLPLHQWRGHUHWLUR
3URFHGLPLHQWRGHFRPXQLFDFLyQLQWHUQD
3URFHGLPLHQWRGHHQYLyGH
FRUUHVSRQGHQFLD
3URFHGLPLHQWRGHUHFLERGH
FRUUHVSRQGHQFLD
352&(62('8&$7,92
3URFHGLPLHQWRGHDFWLYLGDGHVHGXFDWLYDV
3URFHGLPLHQWRGHDFWLYLGDGHV
VRFLRFXOWXUDOHV
3URFHGLPLHQWRGHFUHDWLYLGDG\SUR\HFWRV
3URFHGLPLHQWRGHFUHDWLYLGDG\SUR\HFWRV
352&(6262/,'$5,2
3URFHGLPLHQWRGHDX[LOLRV
3URFHGLPLHQWRGHDFWLYLGDGHV
6,67(0$'(0(',&,21
$1$/,6,6'(/$
,1)250$&,1
'HVSXpVGHOSURFHVRGHFRQRFLPLHQWRJHQHUDO\
HVSHFtILFRGHODHQWLGDG\FRQHOILQGHHQWHQGHUHO
FRPSRUWDPLHQWRGHVXVDGPLQLVWUDGRUHVVHEXVFR
XQSXQWRGHHTXLOLEULRHQHOFXiOHVWRVWHUPLQDUDQ
SHQVDQGRQRVyORHQVXELHQHVWDU\HOGHORV
DVRFLDGRVVLQRTXHGHLJXDOIRUPDDQDOL]DUDQODV
VLWXDFLRQHVFRPRGLUHFWLYRV\DGPLQLVWUDGRUHVGH
XQD&RRSHUDWLYDTXHWLHQHXQDYLVLyQGHIXWXUR\
GHGHVDUUROOR
',$*1267,&2
$XVHQFLDGHRUJDQL]DFLyQDGPLQLVWUDWLYD
'HVQLYHODFLyQHQODGLVWULEXFLyQGHODFDUJDODERUDO
HQFDGDSXHVWRGHWUDEDMR
)DOHQFLDVHQODHVWUXFWXUDRUJDQL]DFLRQDOGHOD
&RRSHUDWLYD
)DOWDGHFRQRFLPLHQWRSRUSDUWHGHORVGLUHFWLYRV
HQDGPLQLVWUDFLyQ\WHPDVDILQHVTXHVLUYDQGH
VRSRUWHSDUDHOIXQFLRQDPLHQWRGHHVWi
$XVHQFLDGHFRPSURPLVRSRUSDUWHGHORV
DVRFLDGRVSDUDUHDOL]DUFDPELRVHQODFXOWXUD
RUJDQL]DFLRQDO
',$*1267,&2
0DODFRVWXPEUHGHORVDVRFLDGRVFRQUHVSHFWRD
ORVVHUYLFLRVEULQGDGRV
'HVFRQRFLPLHQWRGHODVWHRUtDVDGPLQLVWUDWLYDV\
ORVPHGLRVSDUDJHUHQFLDUXQD&RRSHUDWLYD
0DOPDQHMRGHO&OLPDRUJDQL]DFLRQDO\GHODILJXUD
GHPDQGRHQWUHORVIXQFLRQDULRVGHHVWD
5HFKD]RSRUSDUWHGHDOJXQRVIXQFLRQDULRV\
GLUHFWLYRVDOFDPELR\DOSURJUHVRGHOD
&RRSHUDWLYD
35238(67$
&DPELRHQOD&XOWXUD2UJDQL]DFLRQDOGHOD
&RRSHUDWLYDFRQVLJXLHQGRFRQHOORHTXLOLEULR
HQWUHORVLQWHUHVHVGHORVHPSOHDGRVORV
GLUHFWLYRV\ORVDVRFLDGRV
5HDOL]DUXQFDPELRHQODFDUJDODERUDOGHORV
HPSOHDGRVRUJDQL]DQGRVXVIXQFLRQHV\HO
QRPEUHGHVXVSXHVWRVFRQHOILQGHTXH
FRQFXHUGHQFRQVXVODERUHVODLGHDHVTXHFDGD
SHUVRQDWHQJDFODUDVVXVIXQFLRQHV\OD
LPSRUWDQFLDGHHVWDVHQFDGDSURFHVRGHOD
&RRSHUDWLYD
35238(67$
8Q0DQXDOGH)XQFLRQHVTXHKDJDQODGHVFULSFLyQ
H[DFWDGHODVIXQFLRQHV\HOSHUILOGHOSHUVRQD
FRQYHQLHQWHSDUDHOFDUJRDQH[iQGROHVXVFRQGLFLRQHV
GHWUDEDMR\HODSR\RTXHGHEHEULQGDUDORVGLUHFWLYRV
GHOD&RRSHUDWLYD
8Q0DQXDOGH3URFHVRV\3URFHGLPLHQWRVTXHXELTXHOD
FDUDFWHUL]DFLyQGHHVWRVVXLPSRUWDQFLD\ODUHOHYDQFLD
GHFDGDXQRIUHQWHDODPLVLyQGHODHQWLGDGHVWR
SHUPLWHTXHORV&RPLWpVH[LVWHQWHVHQHVWDWHQJDQ
FODURV\GHILQLGRVXQRVSURFHGLPLHQWRVSDUDODUHDOL]DFLyQ
GHODVDFWLYLGDGHVDFRUGHVDVXDFWLYLGDG\TXHOHV
SHUPLWDFXPSOLUFRQORHVWDEOHFLGRYHULILFDQGRHOFRQWURO
GHORVPLVPRV
35238(67$
'LVHxDUXQ6LVWHPD,QWHJUDOGH0HGLFLyQ\&RQWUROGH
*HVWLyQTXHSHUPLWDDORVGLUHFWLYRVFRRUGLQDU\YHULILFDU
HOSURJUHVRGHOD&RRSHUDWLYDXWLOL]iQGRORFRPR
KHUUDPLHQWDLQPHGLDWDSDUDODWRPDGHGHFLVLRQHVGH
FDUiFWHUUHOHYDQWHFRQHOILQGHFXPSOLUORVREMHWLYRV
SODQWHDGRVHQHOSODQGHDFFLyQGHODHQWLGDGSDUD
YDOLGDUORVRUHSODQWHDUORVGHDFXHUGRDOFDVRHVSHFLILFR
$GLFLRQDODO6LVWHPD,QWHJUDOGH0HGLFLyQ\&RQWUROGH
*HVWLyQTXHHVWDUiRULHQWDGRDOVHJXLPLHQWRGHOSODQGH
DFFLyQVHSURSRQHGHLJXDOIRUPDOOHYDUXQUHJLVWURGH
XQRVLQGLFDGRUHVILQDQFLHURVHVWDEOHFLGRV
&21&/86,21(6
(VWXGLDQGR\DQDOL]DQGRFDGDXQDGHODVVLWXDFLRQHVGHOD
RUJDQL]DFLyQSDUDOOHJDUDREWHQHUXQD&RRSHUDWLYDELHQ
HVWUXFWXUDGD\FLPHQWDGDVHRSWRSRUUHDOL]DUHO0DQXDO
GH)XQFLRQHV0DQXDOGH3URFHVRV\3URFHGLPLHQWRVVH
SODQWHDURQDOJXQRVLQGLFDGRUHVGHJHVWLyQSDUDPHGLUHO
UHQGLPLHQWRILQDQFLHURGHOD&RRSHUDWLYD\SRU~OWLPRVH
GLVHxRXQ&XDGURGH0DQGRTXHSHUPLWLHUDDORV
GLUHFWLYRVGHODHPSUHVDGLUHFFLRQDU\FRQWURODUOD
HYROXFLyQGHOSODQHVWUDWpJLFR
&RQHOILQGHFRQFLHQFLDUDORVIXQFLRQDULRVGLUHFWLYRV\
DVRFLDGRVGHOD&RRSHUDWLYDVHUHDOL]DURQFRQIHUHQFLDV
FRQHODSR\RGHODJHUHQFLDHQIDWL]DQGRODQHFHVLGDGGHO
FDPELR\ODWUDQVIRUPDFLyQSDUDOD&RRSHUDWLYD\HO
ELHQHVWDUGHORVDVRFLDGRVSDUDTXHDVtVHYD\DQ
DFRVWXPEUDQGRDODQXHYDFXOWXUDRUJDQL]DFLRQDOGHHVWi
5(&20(1'$&,21(6
$JLOL]DUHOSURFHVRGHRUJDQL]DFLyQLQWHUQDH
LPSOHPHQWDFLyQGHORVSURFHVRVFRQHOILQGHDEULUHO
YLQFXORGHOD&RRSHUDWLYDKDFLDRWUDVHPSUHVDVR
SHUVRQDVTXHGHVHHQYLQFXODUVHSDUDTXHHO
IXQFLRQDPLHQWRGHHVWiQRGHSHQGDGHVRORXQD
HPSUHVD
%XVFDUODUHDOL]DFLyQGHDOLDQ]DV\FRQYHQLRVFRQ
RWUDVHPSUHVDVSDUDTXHVXVIXQFLRQDULRVVHDILOLHQ
DOD&RRSHUDWLYDHPSH]DQGRDVtODVROLGLILFDFLyQ\OD
DSHUWXUDGHOYLQFXORFRQXQDVEXHQDVJDUDQWtDVSDUD
ODDGPLQLVWUDFLyQGHOD&RRSHUDWLYD
5(&20(1'$&,21(6
3UHSDUDUVHSDUDVXPLUQXHYRVUHWRVLQKHUHQWHVDO
FUHFLPLHQWRWDQWRGHODSRWHQFLDOSREODFLyQGH
GHPDQGDQWHVFRPRGHGLQHURDSRQHUHQFLUFXODFLyQ
FRQWRGRVORVULHVJRVTXHHVWRFRQOOHYD
(MHFXWDUHO3ODQ(VWUDWpJLFRGHOD&RRSHUDWLYDHQORV
WLHPSRVHVWDEOHFLGRVEXVFDQGRORVPHGLRVSDUDTXH
HVWHSURFHVRVHDDVLPLODGRJUDGXDOPHQWHHQOD
SHUVSHFWLYDTXHHVWHORUHTXLHUDJHQHUDQGRSROtWLFDV
GHVHJXLPLHQWR\HYDOXDFLyQDQXDOSDUDORVDMXVWHV
UHDOL]DGRV
5(&20(1'$&,21(6
5HDOL]DUWDOOHUHV\FDSDFLWDFLRQHVPiVGLQiPLFDVSDUD
ORVDVRFLDGRVGHOD&RRSHUDWLYDFRQHOILQGHLQFXOFDU
HQHVWRVHOVHQWLGRGHSHUWHQHQFLDSRUODHQWLGDG\
ORJUDUFDPELDU\WUDQVIRUPDUSRFRDSRFRODFXOWXUD
RUJDQL]DFLRQDO
(OFRPSURPLVRDGTXLULGRSRUODJHUHQFLDGHEH
FRQWLQXDUEXVFDQGRODFRQFLHQWL]DFLyQ\OD
SDUWLFLSDFLyQGHWRGRVORVHVWDPHQWRVGHODHPSUHVD
SRWHQFLDOL]DQGRHOUHFXUVRKXPDQR\RSWLPL]DQGRORV
UHFXUVRVHFRQyPLFRV\WpFQLFRVHQEHQHILFLRSURSLR\
GHODFRPXQLGDGDWUDYpVGHUHXQLRQHVPHQVXDOHVGH
FRQFLHQWL]DFLyQ\HYDOXDFLyQ
*5$&,$632568$7(1&,1
ESTUDIO DE PUESTOS DE Fecha:
Versin:
31/07/06
0
COOPERATIVA TRABAJO MANUAL DE
Pgina: 1 de 3
COATS CADENA FUNCIONES
Vigente a
GERENTE partir de:
01/01/07
I. IDENTIFICACIN DEL CARGO

1. DENOMINACIN DEL CARGO: Gerente
2. REA: Administrativa
3. CARGO AL CUAL REPORTA: Consejo de Administracin
4. CARGO DE LAS PERSONAS QUE LE REPORTAN: Todos los cargos
5. NMERO DE CARGO CON LA MISMA DENOMINACIN DENTRO DEL REA: 1
II. DESCRIPCIN DEL CARGO

1. OBJETIVO
Organizar, dirigir y ejecutar las polticas internas y externas, encaminadas a cumplir los
objetivos de las diferentes reas de la cooperativa, generando de esta manera
rentabilidad y sostenibilidad a futuro para sta y sus asociados.
2. FUNCIONES DEL CARGO
a)PERMANENTES
. Ejecutar las decisiones, acuerdos y orientaciones de la Asamblea General y del
Consejo de Administracin. As como supervisar el funcionamiento de la cooperativa,
la prestacin de los servicios, el desarrollo de los programas y controlar la debida y
oportuna ejecucin de las operaciones y su contabilizacin.
. Proponer las polticas administrativas, los planes de desarrollo de la cooperativa y
preparar los proyectos y presupuestos que sern sometidos a consideracin del
Consejo de Administracin.
. Dirigir las relaciones pblicas de la cooperativa
. Procurar que los asociados reciban informacin oportuna sobre los servicios y dems
asuntos de inters y mantener permanente comunicacin con ellos.
. Celebrar contratos y todo tipo de negocios, dentro del giro ordinario de las
actividades de la cooperativa y en la cuanta de las atribuciones permanentes
establecidas por el Consejo de Administracin.
. Celebrar previa autorizacin expresa del Consejo de Administracin, los contratos
relacionados con la adquisicin, venta y constitucin de garantas reales sobre
inmuebles o especficas sobre otros bienes.
. Ordenar los gastos ordinarios y extraordinarios de acuerdo con el presupuesto y las
facultades especiales que para el efecto le otorgue el Consejo de Administracin.
. Ejercer por si mismo o mediante apoderado especial la representacin judicial o
extrajudicial de la cooperativa.
. Ejecutar las sanciones disciplinarias que le corresponda aplicar como representante
legal de la Cooperativa y las que expresamente le determinen los reglamentos.
. Planear, coordinar, direccional y controlar la cooperativa a nivel financiero,
administrativo y operativo para lograr un mayor beneficio a los asociados.
. Controlar los procesos administrativos, operativos y de servicio al cliente, analizando
posibles problemas, alternativas y tomando decisiones para garantizar la realizacin de
los procesos.
. Realizar investigacin y evaluacin permanente del entorno y de las oportunidades
del mercado mediante anlisis comparativo (benchmarking).
b)PERIDICAS
. Rendir peridicamente al Consejo de Administracin informes relativos al
funcionamiento de la cooperativa.
. Realizar anlisis de viabilidad de las propuestas y negociaciones realizadas.
. Dar apoyo a la coordinacin de servicio al cliente en la solucin de inconvenientes.
ESTUDIO DE PUESTOS DE TRABAJO Pgina
2 de 3
GERENTE
III. REQUISITOS DEL CARGO

1. CONOCIMIENTOS Y EXPERIENCIAS
EDUCACIN Estudios en Administracin, economa o ciencias jurdicas.

COMPLEMENTARIA Estudios o capacitacin en cooperativismo o economa
solidaria.
EXPERIENCIA Tres (3) aos en el manejo gerencial y administrativo
2. COMPETENCIAS
NIVEL REQUERIDO
HABILIDAD
ALTO MEDIO BAJO
Fluidez verbal X
Fluidez escrita X
Capacidad analtica X
Liderazgo y direccin del personal X
Elaboracin de informes X
Toma de decisiones X
Razonamiento numrico X
Manejo de equipos y programas de computacin X
NIVEL REQUERIDO
RASGOS DE PERSONALIDAD
ALTO MEDIO BAJO
Creatividad e innovacin X
Compromiso y motivacin hacia resultados X
Adaptacin a cambios del entorno y la X
organizacin
Orden en el desarrollo de las actividades X
Buenas relaciones interpersonales X
Puntualidad X
Trabajo en equipo X
Inters por la calidad X
Actitud de servicio al cliente X
Deseo de superacin X
ESFUERZO NIVEL REQUERIDO

Alto en el anlisis y toma de decisiones que garanticen la
MENTAL
permanencia y la existencia de la cooperativa
VISUAL Normal por la naturaleza de su cargo
FSICO Normal por la naturaleza de su cargo
3 de 3
GERENTE
IV. RESPONSABILIDADES
Alta por el manejo de la informacin operacional, administrativa

POR INFORMACIN y financiera de la cooperativa, adems de la alta
responsabilidad ante las entidades de control de la cooperativa.
POR ARCHIVOS Y Normal por los informes que son presentados por el personal
REGISTROS de la cooperativa
Alta por el control y responsabilidad que tiene sobre los activos
POR BIENES
fijos de la cooperativa
Alta por tener firma autorizada en bancos. El valor para la
POR DINERO autorizacin de cheques esta determinada de acuerdo a la
poltica financiera de la cooperativa
V. ENTORNO DEL CARGO

1. RELACIONES DEL CARGO CON EL EXTERIOR DE LA EMPRESA
CON QUIEN PARA QU FRECUENCIA

Asociados Atencin y autorizacin de crditos. Diariamente
Proveedores Realizacin de actividades Peridicamente
Gremios y Asociaciones Interactuar con el medio Peridicamente
2. RELACIONES DEL CARGO CON EL INTERIOR DE LA EMPRESA

Con todos los cargos de Revisin del cumplimiento de
Diariamente
la cooperativa metas y objetivos
Ejecutar las decisiones tomadas y
Consejo de
dar informe del funcionamiento de Peridicamente
administracin
la cooperativa en todas sus reas.
Responder por el adecuado manejo
Junta de Vigilancia administrativo, financiero y Peridicamente
operativo de la cooperativa
Manejo de las diferentes
Comits actividades realizadas en la Frecuentemente
cooperativa para sus asociados.
VI. CONDICIONES DE TRABAJO
ILUMINACIN Adecuado
RUIDO Normal
ESPACIO Adecuado
TEMPERATURA Moderada
RIESGOS Normal, de acuerdo a la labor que desempea
Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

Carolina Restrepo Santa Luis Eduardo Barrero Consejo de Administracin
Versin:
31/07/06
0
TRABAJO MANUAL DE
COOPERATIVA Pgina: 1 de 3
FUNCIONES
COATS CADENA
COORDINADOR DE Vigente a
01/01/07
CONTABILIDAD partir de:

6. DENOMINACIN DEL CARGO: Coordinador de Contabilidad
8. CARGO AL CUAL REPORTA: Gerente
9. CARGO DE LAS PERSONAS QUE LE REPORTAN: Ninguna

2. OBJETIVO
Planear, analizar y responder por las actividades contables de la Cooperativa.
Recopilar, identificar, clasificar y contabilizar los hechos financieros y econmicos de la
entidad, rendir, preparar y presentar informes contables en general cuando son
exigidos por la autoridad competente.
a)PERMANENTES
. Planear y coordinar la ejecucin de los libros oficiales de contabilidad, mayor balance y
caja diario.
. Realizar la ejecucin de libros auxiliares, balance general, estado de resultados, y
estados de Prdidas y ganancias, de igual forma envirselos al gerente y al consejo de
Administracin mensualmente.
. Vigilar y Supervisar la labor de las auxiliares y prestarles asesora necesaria.
. Atender a los asociados y autorizarles prestamos por un monto no superior al fijado por el
gerente.
. Confrontar cartera y auxiliares de cuentas por pagar y cobrar de igual forma revisar la
relacin de cuentas corrientes.
. Liquidar y elaborar la nmina con respecto a vacaciones, prestaciones sociales, primas,
cesantas, intereses a las cesantas
. Manejo de la correspondencia contable segn el caso, responder a la entidad de control
que la exija o solicitar alguna informacin que se requiera.
. Liquidar y elaborar las declaraciones tributarias tales como: impuestos, retenciones y
declaraciones de renta.
. Confrontar con los libros de ingresos y gastos de presupuesto, las operaciones
mensuales con los auxiliares de ingresos y gastos de contabilidad a fin de conciliar los
saldos de contabilidad con presupuesto.
. Efectuar los ajustes donde se contabilicen las causaciones de prestaciones sociales,
depreciaciones, provisiones, y amortizaciones.
. Elaborar la liquidacin de las prepensionadas y realizar la respectiva cuenta de cobro a la
empresa.
. Expedicin de certificados de ingresos y retenciones a funcionarios y proveedores de
acuerdo a las normas vigentes.
. Compara en el sistema los saldos de cartera y contabilidad con el fin de revisar su
equivalencia haciendo las notas correspondientes.
. Transferir a Tesorera las facturas correspondientes a los proveedores para efectuar el
pago.
b) PERIDICAS
. Elaboracin y presentacin de informes financieros, balances financieros y relaciones a
la Asamblea general de la Cooperativa cada ao.
. Presentar informes a los rganos de control de la Cooperativa como la Sper solidaria
cada vez que sea requerido o este estipulado en la normatividad respectiva.
. En ausencia del gerente ser la encargada de su reemplazo en las funciones que el
mismo as lo indique.
2 de 3
CONTABILIDAD

EDUCACIN Contabilidad sistematizada

COMPLEMENTARIA Estudios o capacitaciones en software contable, normas
fiscales y normas tributarias.
EXPERIENCIA Tres (3) aos en el manejo Contable
3. COMPETENCIAS
NIVEL REQUERIDO
HABILIDAD
ALTO MEDIO BAJO
Fluidez verbal X
Fluidez escrita X
NIVEL REQUERIDO
ALTO MEDIO BAJO
organizacin
Puntualidad X
Trabajo en equipo X

Medio anlisis y toma de pequeas decisiones en ausencia del
MENTAL
gerente
3 de 3
CONTABILIDAD
Alta por el manejo de la informacin operacional, administrativa

POR INFORMACIN
y financiera de la cooperativa.
POR ARCHIVOS Y
Alta por realizacin de informes y balances.
REGISTROS
POR BIENES Media por el equipo de trabajo personal que tiene a cargo.
POR DINERO autorizacin de cheques esta determinada de acuerdo a la
poltica financiera de la cooperativa


Asociados Atencin y autorizacin de crditos. Diariamente
Proveedores Solucin de Inquietudes Peridicamente

Para el buen funcionamiento ya
Con todos los cargos de
que se requiere comunicacin con Diariamente
la cooperativa
todos.
Solucionar inquietudes con
Consejo de
respecto a gastos, fondos y Peridicamente
administracin
comunicaciones con asociados.
Junta de Vigilancia Informes requeridos. Peridicamente
Revisor Fiscal Revisin de Contabilidad Semanalmente
ILUMINACIN Adecuado
RUIDO Normal
ESPACIO Adecuado

Versin:
31/07/06
0
Pgina: 1 de 3
Vigente a
TESORERO partir de:
01/01/07

11. DENOMINACIN DEL CARGO: Tesorero

3. OBJETIVO
Vigilar, velar y manejar el dinero dentro de la Cooperativa, registrando los ingresos y
egresos en el sistema y en los respectivos libros, de igual forma encargarse del
correcto uso de est y de girar los cheques para todos los pagos de la Cooperativa.
a)PERMANENTES
. Recaudar los dineros correspondientes a los pagos realizados por los asociados
referentes a crditos, expedir el respectivo recibo de pago y registrarlo en el sistema y
en el libro de caja.
. Girar los cheques de los pagos y crditos realizados en la cooperativa, elaborando el
respectivo comprobante de pago y registrndolo en el libro de bancos.
. Elaborar los documentos de consignacin de los bancos para despachar la respectiva
consignacin de los dineros recibidos el da anterior.
. Encargarse del manejo de la caja fuerte, en la cual se guardaran los dineros manejados
en el interior de la Cooperativa y los documentos de valor.
. Elaborar las notas contables con respecto, a abonos, pronto pago, traslado de saldos y
refinanciaciones para trasferirlos a Contabilidad.
. Efectuar la aplicacin de la planilla de los funcionarios de la Cooperativa.
. Pagar la nmina de los funcionarios de la Cooperativa cada quince (15) das.
. Elaborar copias de seguridad del sistema diariamente.
. Elaborar los formularios de salud, pensin, comfamiliar y ARP del total de funcionarios de
la Cooperativa y vigilar su respectivo pago mensual.
. Realizar las respectivas afiliaciones de Salud, pensin, ARP y Comfamiliar de las
personas que ingresan a laborar a la Cooperativa.
. Liquidar mensualmente la relacin de auxilios prestados a los asociados y registrarlos en
la hoja electrnica de los respectivos.
. Realizar las respectivas conciliaciones bancarias y registrarlas en el sistema.
. Elaborar diariamente las consignaciones bancarias y velar por su pago.
. Listar el movimiento diario de los ingresos y egresos de la Cooperativa y trasferirlos a
contabilidad.
. Relacionar y elaborar el formulario para el pago de retencin en la fuente mensualmente.
. Elaborar la libranza de los asociados que empiezan un crdito en la Cooperativa y
enviarlo a la Empresa Coats Cadena.
. Recopilar mensualmente los documentos contables y financieros para mandarlos a
empastar.
c) PERIDICAS
. Reemplazar a la coordinadora de cartera cuando esta salga a vacaciones en las
funciones que el gerente le indique.
2 de 3
TESORERO

EDUCACIN Auxiliar Contable

COMPLEMENTARIA Estudios o capacitacin en sistemas
EXPERIENCIA Tres (3) aos en manejos de dineros
4. COMPETENCIAS
NIVEL REQUERIDO
HABILIDAD
ALTO MEDIO BAJO
Fluidez verbal X
Fluidez escrita X
NIVEL REQUERIDO
ALTO MEDIO BAJO
organizacin
Puntualidad X
Trabajo en equipo X

MENTAL Bajo no toma de decisiones.
3 de 3
TESORERO
Alta por el manejo de la informacin administrativa y financiera

POR INFORMACIN
de la cooperativa
POR ARCHIVOS Y
Alta porque maneja los registros financieros de cada asociado.
REGISTROS
autorizacin de cheques esta determinada de acuerdo a la
POR DINERO
poltica financiera de la cooperativa y por el manejo en general
del dinero.


Atencin, recibo de cuotas, entrega
Asociados Diariamente
de dineros o cheques.
Pago de insumos o servicios
Proveedores Peridicamente
prestados.

la cooperativa
todos.
Junta Directiva Solucin de dudas sobre pagos . Peridicamente
ILUMINACIN Adecuado
RUIDO Normal
ESPACIO Adecuado

Versin:
31/07/06
0
Pgina: 1 de 3
Vigente a
SECRETARIA partir de:
01/01/07

16. DENOMINACIN DEL CARGO: Secretaria

4. OBJETIVO
Ejecutar labores de oficina y apoyo a las directivas y funcionarios de la Cooperativa en
el desarrollo de actividades: recepcin telefnica y apoyo a la gestin documental.
a) PERMANENTES
. Elaborar la correspondencia producida en las diferentes dependencias de la Cooperativa.
. Digitar las actas elaboradas en el Consejo de la Administracin, Junta de Vigilancia y en
los diferentes comits que estn establecidos dentro de la Cooperativa.
. Atencin del conmutador de la entidad encargndose de la recepcin de llamadas y de
hacer las mismas de ser solicitado por algn funcionario o asociado.
. Atencin a los asociados que soliciten algn servicio de la Cooperativa, orientarlos e
indicarles el procedimiento a seguir.
. Recepcin y despacho de la correspondencia dirigida o solicitada respectivamente dentro
de la Cooperativa.
. Clasificacin, radicacin diaria con base en el sistema de gestin documental
. Distribucin diaria de la correspondencia de acuerdo a los procedimientos establecidos
en el sistema de gestin documental.
. Archivo de los documentos semanalmente.
. Recibir las facturas y/o cuentas de cobro de los diferentes proveedores verificando que
cumplan los requerimientos exigidos por la Cooperativa.
. Elaborar listados de cumpleaos de los funcionarios y directivos, encargarse del envi de
tarjeta y darles las respectivas felicitaciones por parte de la Cooperativa.
. Atencin debida del pblico en general.
. Encargarse del aseo de la oficina del gerente y de la cafetera diariamente al empezar la
jornada laboral.
. Hacer las convocatorias para el Consejo de la Administracin y los diferentes comits
establecidos, as como tambin de las actividades realizadas para los asociados.
. Enviar la respectiva correspondencia a cada asociado en el momento de su ingreso y en
cualquier otro caso que sea necesario e indicado.
. Elaborar carteleras anunciando a los asociados eventos y actividades programados por
la Cooperativa y hacer el respectivo envi a la Empresa.
. Realizar circulares y memorandos cada vez que sea requerido con el fin de manejo de la
comunicacin con los asociados.
b) PERIDICAS
. Colaborar con la digitacin de informes de ser requerido por algun funcionario o directivo
de la Cooperativa.
. Reemplazar al tesorero cuando este salga a vacaciones en las funciones que le indique
el gerente.
2 de 3
SECRETARIA

EDUCACIN Secretariado
EXPERIENCIA Un (1) ao en funciones relacionadas.
5. COMPETENCIAS
NIVEL REQUERIDO
HABILIDAD
ALTO MEDIO BAJO
Fluidez verbal X
Fluidez escrita X
NIVEL REQUERIDO
ALTO MEDIO BAJO
organizacin
Buenas relaciones interpersonales x
Puntualidad X
Trabajo en equipo x

3 de 3
SECRETARIA
Alta por el manejo de la informacin administrativa y

POR INFORMACIN
operacional de la cooperativa
POR ARCHIVOS Y Alta porque maneja los registros y archivos de la
REGISTROS correspondencia y actas en general.
POR DINERO Baja , no tiene a cargo ningn dinero.


Asociados Atencin en general del este. Diariamente
Proveedores Atencin y recepcin de facturas Peridicamente
Atencin del conmutador y la
Pblico en general Diariamente
recepcin

la cooperativa
todos.
Requerimiento de actas o cualquier
Directivos Peridicamente
informacin.
ILUMINACIN Adecuado
RUIDO Normal
ESPACIO Adecuado

Versin:
31/07/06
0
Pgina: 1 de 3
Vigente a
COORDINADOR DE CARTERA partir de:
01/01/07

21. DENOMINACIN DEL CARGO: Coordinador de cartera

5. OBJETIVO
Elaborar las planillas de descuento de los asociados, vigilar por el pago y facilitarles la
informacin requerida con respecto al estado de cuenta.
a) PERMANENTES
. Atender a los asociados cuando requieran algn estado de cuenta.
. Elaborar los paz y salvo de los asociados cuando estos los requieran por alguna
circunstancia.
. Elaborar y revisar las planillas de pago de los asociados con el fin de enviarlos
decadalmente y mensualmente a la Empresa para el descuento por nmina de los crditos
de la Cooperativa, teniendo en cuenta las novedades.
. Vigilar para que las cuotas descontadas a las asociados sea igual a la cuota planeada
para pagar.
. Elaborar los descuentos especiales por actividades realizadas por la cooperativa como
rifas, seguro de vehculos, venta de mercancas y dems.
. Realizar y entregar informe de las notas a tesorera por refinanciacin de deudas e
intereses.
. Realizar los extractos de cada asociado y enviarlos a la Empresa con el fin de
mantenerlos informados sobre los movimientos en esta.
. Realizar los informes requeridos por el comit de crditos.
. Elaborar planes de pago que soliciten los asociados.
. Vigilar y velar por el pago de las cuotas vencidas de los asociados.
. Elaborar reporte decadal o mensual de las personas que quedaron pendiente de pago.
. Compara en el sistema los saldos de cartera y contabilidad con el fin de revisar su
equivalencia.
b) PERIDICAS
. Reemplazar a la secretaria cuando esta salga a vacaciones en las funciones que el
gerente le indique.
2 de 3
COORDINADOR DE CARTERA

EDUCACIN Auxiliar Contable

EXPERIENCIA Dos (2) aos en manejos de cartera
6. COMPETENCIAS
NIVEL REQUERIDO
HABILIDAD
ALTO MEDIO BAJO
Fluidez verbal X
Fluidez escrita X
NIVEL REQUERIDO
ALTO MEDIO BAJO
organizacin
Buenas relaciones interpersonales x
Puntualidad X
Trabajo en equipo x

3 de 3
COORDINADOR DE CARTERA
Alta por el manejo de la informacin administrativa y financiera

POR INFORMACIN
de la cooperativa
POR ARCHIVOS Y
Alta porque maneja los extractos de cada asociado.
REGISTROS
POR DINERO Baja no maneja dinero.


Atencin de inquietudes sobre el
Asociados Diariamente
estado de su cuenta

la cooperativa
todos.
Requerimiento de estados de
Directivos Peridicamente
cuenta de los asociados.
ILUMINACIN Adecuado
RUIDO Normal
ESPACIO Adecuado

MAPA DE PROCESOS
PROCESOS ESTRATEGICOS
ADMINISTRATIVO Y
FINANCIERO
352&(626'(/1(*2&,2
CREDITO
PLANIFICACION
Y
PROGRAMACION
DE LA
EDUCATIVO
PRODUCCION
SOLIDARIO
REQUISITOS
ESENCIALES 352&(62'($32<2
LEGALES Y
SATISFACCION
REGLAMENTARIOS CLIENTES
SISTEMA INTEGRAL DE MEDICIN Y CONTROL DE GESTIN
RESULTADO
INDICADOR
OBJETIVO ACTIVIDADES UMBRAL
FORMULA
Mes Ao Mes Ao
Anterior Actual
Realizar la mayor
cantidad de
2 12
Capacitar el 100% de capacitaciones internas
los asociados en por mes.
cuento a la
normatividad interna de
la cooperativa y a sus Llevar el registro de los
planes de desarrollo. asociados capacitados Asociados invitados / 90%
Asociados asistentes
con estadisticas.
Cumplir con la Capacitar un grupo de

normatividad de la 1 12
asociados cada mes
educacin solidaria
capacitando a todos
Evaluar las
los asociados con 20
capacitaciones dictadas 90% 90%
horas de educacin
.
cooperativa.
Buscar Institucin
Educativa que brinde SI / NO 90%
Desarrollar el programa estos programas.
de semilleros para los
asociados de la Realizar convenios con
cooperativa. la institucion y con los
SI / NO 90%
asociados para la forma
de pago.
Buscar Estrategias de
Capacitacin para los Estrategias 80%
directivos.
Profesionalizacion de
los directivos
Evaluar en que rea se
puede capacitar a cada SI / NO 80%
directivo.
Realizar programas de
Planeados /
incentivos para los 90%
Realizados
asociados cumplidos.
Desarrollar cultura de
pago en los asociados Colocar sanciones
Asociados que
veridicas a los
incumplen /
asociados que no 90%
Asociados
cumplen sus
Sancionados
compromisos.
Estudiar la hoja de vida,

Estudias por mes /
Analizar la capacidad y los crditos de cada 100%
Total asociados
de pago, asociado.
endeudamiento y las
endeudamiento y las
garantias de cada Establecer sistemas de
asociado garantias para la SI / NO 80%
Cooperativa .
SISTEMA INTEGRAL DE MEDICIN Y CONTROL DE GESTIN
RESULTADO
INDICADOR
OBJETIVO ACTIVIDADES UMBRAL
FORMULA
Mes Ao Mes Ao
Anterior Actual
Realizar actividades
Activides Planeadas/
con los asociados que
Actividades 80%
Planear y desarrollar generen utilidad para el
realizadas
actividades que fondo de solidaridad
contribuyan al fondo de
solidaridad Reeplantear la cantidad Auxilios por
de auxilios que se dan asociado/ Cantidad 80%
a los asociados. de Asociados
Estudiar y analizar la
forma y los plazos para Plazos anteriores/
100%
los pagos de los Plazos actuales
crditos.
Aumentar la rotacin
de la cartera.
Incentivar el prestamo a Asociados
asociados que manejen cumplidos/ Total de 80%
mayor liquidez. Asociados
Desarrollar Portafolio
de Productos que
Asociados nuevos /
conlleve a la atraccion 80%
Total de Asociados
Desarrollar proyectos de mayor nmero de
que aumenten la asociados.
cantidad de asociados.
Abrir el vnculo hacia

SI / NO 100%
otras empresas.
Hacer la evaluacin de
los funcionarios cada 4 90% 100%
meses.
Realizar capacitaciones
trimestrales de salud
Desarrollar un 90% 80%
ocupacional y
programa
seguridad.
administrativo y
financiero de la
Establecer politicas de
cooperativa.
pago de cheques y 3 das 100%
cuentas
Establecer politicas de
15 das 100%
manejo de caja menor

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Fecha: Nov/06

COOPERATIVA COATS MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS Versin: 0

1.IDENTIFICACIN GENERAL DEL PROCESO:

PROVEEDOR ENTRADAS PROCEDIMIENTOS SALIDAS CLIENTES

1.IDENTIFICACIN GENERAL DEL PROCESO:

PROVEEDOR ENTRADAS PROCEDIMIENTOS SALIDAS CLIENTES

1.IDENTIFICACIN GENERAL DEL PROCESO:

PROVEEDOR ENTRADAS PROCEDIMIENTOS SALIDAS CLIENTES

Estados de negados Asociados

Consejo de crdito incentivos

CARGOS INVOLUCRADOS: RECURSOS

1.IDENTIFICACIN GENERAL DEL PROCESO:

comprobantes de Procedimiento de Cooperativa

CARGOS INVOLUCRADOS: RECURSOS

1.IDENTIFICACIN GENERAL DEL PROCESO:

CARGOS INVOLUCRADOS: RECURSOS

1.IDENTIFICACIN GENERAL DEL PROCESO:

OBJETIVO: Disear y ejecutar el programa de educacin de acuerdo a lo establecido por la normatividad

PROVEEDOR ENTRADAS PROCEDIMIENTOS SALIDAS CLIENTES

COOPERATIVA COATS MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS Fecha: Nov/06

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Realizar el pago Archivar el Archivar el

Recepcionar los Comparar los

Hacer las notas

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FIN Hacer firmar

Realizar informe Revisar, analizar y

Informar a los Realizar plan de

Dar informe al consejo de Aplicar rgimen

Revisar la Elaborar el Cambiar el

Realizar el pago Hacer entrega

Proyectar las Proyectar las

Presentar el Revisar, analizar y

Cargar y operar las Evaluar

PROCEDIMIENTO DE AFILIACIONES DE ASOCIADOS

Verificar que la Analizar y

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PROCEDIMIENTO DE ENVIO DE CORRESPONDENCIA

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS Versin 0

PROCEDIMIENTO DE RECIBO DE CORRESPONDENCIA

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS Versin 0

PROCEDIMIENTO DE ACTIVIDADES EDUCATIVAS

*HUHQWH Organizar, dirigir y ejecutar las polticas

7HVRUHUR Vigilar, velar y manejar el dinero dentro

6HFUHWDULDEjecutar labores de oficina y apoyo a

&RRUGLQDGRUGH&DUWHUD Elaborar las planillas