Unidad1.

Generalidades de la Planificacin

Actividad- Planificacin del Sistema de Gestin de la Calidad

Usted es delegado para implementacin el Sistema de Gestin de la Calidad conforme a la norma ISO 9001:2008 en
la empresa Saludable. En este momento la compaa se encuentra organizando la planeacin para implementarlo,
por lo tanto, estn gestionando algunos recursos para que el proceso sea exitoso.
Entonces la empresa le solicita una propuesta o plan de trabajo para implementar el SGC y finalmente obtener la
certificacin. Para realizarlo le proporcionan la siguiente informacin:
La empresa:
Cuenta con la misin, visin y objetivos organizacionales definidos en el ao 2000.
No cuenta con manual de calidad, ni definicin de procesos.
Tiene 3 sedes institucionales.
Estn definidos procedimientos en los departamentos de compras y recursos humanos.
Cuenta con 65 trabajadores; 20 de nmina y 45 contratistas.
Hace parte del sector salud ofreciendo servicios de odontologa y consulta mdica general.
De acuerdo a lo anterior usted debe:
Realizar un anlisis situacional de la empresa con base en la informacin suministrada.
Definir qu actividades debern plantearse para realizar un adecuado proceso de documentacin,
implementacin, seguimiento y posterior certificacin del Sistema de Gestin de la Calidad.
Realizar un diagrama de Gantt, en el cual usted deber incluir por cada actividad definida: los objetivos,
recursos necesarios para la ejecucin, tiempo estimado de ejecucin, costos ($) en los que se incurren para el
desarrollo de la actividad y los responsables en el proceso de ejecucin y supervisin. Recuerde que para
realizar un diagrama de Gantt debe consultar el documento que se encuentra en el botn Documentos de
apoyo/ Documentos complementarios/ Documentos complementarios unidad 1, del men del programa de
formacin.
 Definir los recursos que la empresa debe tener en cuenta en el Rubro1 Calidad de su presupuesto anual
organizacional, para mantener y mejorar el Sistema de Gestin de la Calidad despus de su certificacin.
DESARROLLO DE LA ACTIVIDAD

NOMBRE DE LA EMPRESA: CORPOSALUD E.P.S

Diagnstico previo

Como punto de partida, una vez que la organizacin ha decidido implantar un SGC, debe analizar en qu medida su
gestin cotidiana se ajusta a los requisitos de la norma de referencia.

Actividades:

Revisin de la gestin actual de la calidad y de los procesos en la organizacin, comparando con la norma. Si esta actividad
se realiza con apoyo de consultor, es importante que ste comprenda los mecanismos de funcionamiento vigentes en la
organizacin. Esto incluye una exposicin del estado actual de la gestin de la calidad en la organizacin y el
establecimiento de las primeras lneas de actuacin.
1. Anlisis del autodiagnstico, de
los puntos dbiles de la organizacin, del organigrama de la asignacin de responsabilidades,

Propuestas de mejora, anlisis del alcance adecuado del sistema y estimacin de costes y recursos necesarios para la
implantacin.

1 Rubro es el nombre que agrupa a un conjunto de cuentas: al realizar un presupuesto, ste deber dividirse en rubros, de acuerdo al tipo
de presupuesto que se haga van a existir diferentes rubros. Ej. desarrollo organizacional, motivacin, metrologa y calibracin, entre otros.
Compromiso de la Direccin

La fase de diagnstico debe ir seguida, si no existe ya, de la definicin de la poltica de la calidad, de la medicin de la
satisfaccin del cliente y de la definicin de objetivos de calidad. La organizacin debe estudiar las necesidades de sus
clientes y plasmarlas en un documento que especifique los compromisos generales como suministradora de servicios.

Actividades:

Compromiso formal de la Direccin respecto a la implantacin. Si procede, eleccin del consultor para apoyo a la
implantacin. Definicin de la poltica de la calidad.
Inicio de actividades con tiempo de respuesta largo (medicin de la satisfaccin de los clientes, evaluacin de
proveedores y control de incidencias y reclamaciones). Fijacin de los objetivos de la calidad (segn los primeros datos
del paso anterior o cualitativamente, si no se dispone de informacin suficiente).

Organizacin del proyecto

Como en todo proyecto empresarial, debe haber una planificacin previa de las diferentes actividades a realizar para
conseguir la implantacin y la posterior certificacin del SGC.

Actividades cotidianas, sin olvidar las implicaciones del personal. El plan de formacin comprende:

Actividades:
a) Cursos para directivos.
b) Cursos para mandos intermedios.
c) Cursos para operarios.
 Los siguientes pasos requieren, generalmente, mltiples sesiones en las que el responsable de la implantacin
redacta el Manual de la calidad y los procedimientos y, al mismo tiempo, realiza una implantacin progresiva del
sistema.
En su caso, el nmero de sesiones de consultora necesarias para la total implantacin puede variar a causa de
diversas circunstancias, entre ellas:

Existencia previa de un SGC asimilable al modelo ISO 9001.

Mayor o menor complejidad de los procesos.
Dimensiones y estructura de la organizacin.
Grado de dedicacin y de eficacia del responsable de la implantacin.

Tambin debe tenerse en cuenta que es mucho ms rpida la redaccin que la implantacin de los procedimientos. Por
tanto, si bien es recomendable empezar a implantarlos en el mismo momento de redactarlos, forzosamente la
implantacin total del sistema se alarga ms que su redaccin.

Documentacin del sistema

La normalizacin de los procesos de trabajo es condicin esencial para consolidar la calidad en la organizacin a escala
individual y a escala global. De ah que se necesite un vehculo, en este caso el documental, para transmitir y asegurar
que todas las personas que hacen una tarea comn la hagan siempre de la misma forma. La documentacin de los
procesos es la mejor prevencin contra la improvisacin y los experimentos en el da a da.
La documentacin de un SGC recoge las explicaciones de cmo se debe realizar una actividad.

Si su redaccin ha sido acertada, la documentacin del sistema responder a las siguientes cualidades: describir la
manera correcta de realizar la actividad, incorporar el Know-how (experiencia o conocimiento acumulados) de la
organizacin sobre dicha materia, ser simple y con un lenguaje llano e indicar responsabilidades y conexiones con
otros documentos o registros.
Se deben describir y documentar las actividades que realiza la organizacin (ofertas, compras y subcontratacin de
servicios, planificacin y control del transporte, tratamiento de problemas, acciones preventivas y correctivas, etc.) en
forma de procedimientos e instrucciones. Se deben entregar a sus usuarios para que hagan las observaciones
oportunas y, una vez modificado el documento, se debe entregar de nuevo para su revisin. Este proceso se repetir
 cuantas veces sea necesario hasta que se disponga del documento definitivo y pueda procederse finalmente a
implantar su uso:

Actividades:

Redaccin, revisin y aprobacin de los procedimientos.

Redaccin, revisin y aprobacin de instrucciones.
Redaccin, revisin y aprobacin del Manual de la calidad.

La organizacin debe preparar un Manual de la calidad lo suficientemente detallado para comprender el alcance, la
estructura, los procesos y las actividades y directrices referentes a la calidad, pero tambin lo suficientemente reducido
para que su lectura no se convierta en un ejercicio tedioso y sea manejable para todos los interesados (personal de la
organizacin, clientes, proveedores).
En cambio, unas instrucciones de trabajo precisas ayudarn a la buena realizacin de tareas importantes. En el sector
del transporte de mercancas por carretera nos encontramos con l.

Manual del conductor, documento muy importante formado por un compendio de instrucciones de trabajo, que abarcan
desde las operaciones de chequeo que debe realizar un conductor al iniciar su jornada hasta las acciones que debe
tomar en caso de emergencia, pasando por las indicaciones que debe seguir en la carga o descarga de mercanca, etc.

Implantacin

Es la etapa en la que las actividades cotidianas de la organizacin tienen que llevarse a cabo conforme a los
procedimientos e instrucciones de trabajo y se debe realizar un seguimiento para verificar que efectivamente eso es as.
Si no se cumplen los procedimientos, hay que averiguar por qu y actuar en consecuencia, realizando las correcciones
adecuadas de la documentacin.

Tanto la duracin como el coste de la implantacin del sistema dependen del tamao de la organizacin, del tipo de
actividad/es, de la complejidad de sus procesos, de la implicacin de la Direccin, de la motivacin existente en la
organizacin hacia la mejora y de lo preparado que est el terreno.
En el caso de organizaciones pequeas que trabajen bsicamente para un slo cliente o que su proceso se limite a una
sola actividad, es aconsejable plantearse el abordar la implantacin del SGC en estrecha colaboracin con el cliente,
integrndose operativamente en su organizacin (conservando la independencia jurdica). Por otra parte, en
 organizaciones dedicadas slo a arrastre o a distribucin, o a una especialidad (frigorfico, graneles, cisternas, grupajes,
completa, fraccionada, almacenaje,), la complejidad de la implantacin debera ser menor que en las que virtualmente
ejercen todas las actividades.

Actividades:
Puesta en marcha de procedimientos e instrucciones.
Realizacin de controles parciales de seguimiento, comprobaciones, charlas distendidas con el personal.

Auditoras internas

Cuando, tras varios meses de implantacin (entre 3 y 6), se llega a la conclusin de que el sistema est suficientemente
implantado, es el momento de realizar una comprobacin completa del funcionamiento del mismo. La organizacin en
su totalidad debe ser auditada para comprobar que todas las actividades que se describen en el sistema estn
funcionando y adems funcionan bien.

Actividades:
Plan de auditora y comunicacin.
Informe de auditora interna.
Acciones correctivas derivadas de las no conformidades detectadas.

De esta manera se ejercita la actividad de revisin del sistema y, al mismo tiempo (mientras se emprenden las acciones
correctoras necesarias), se facilita el rodaje imprescindible de todo el sistema. Como consecuencia, se corrigen las
ltimas desviaciones respecto a la norma y el consultor, en su caso, presenta el informe final, previo a la solicitud de la
auditora de certificacin.

Revisin del sistema

Con la frecuencia apropiada (mnimo una vez al ao), la Direccin de la organizacin debe valorar, junto con su equipo
de colaboradores ms allegados, la eficacia del SGC para los fines generales que en materia de calidad se pretendan
(que no son otros que los marcados en la poltica de la calidad).
 Actividades:

Comparacin con el punto de partida.

Cumplimiento de los objetivos de la calidad.
Revisin del informe de auditora interna, satisfaccin del cliente, formacin, etc.
Elaboracin del acta de revisin del sistema, difusin de sta,...

Certificacin

La ltima fase la constituye, si as lo desea la organizacin, la solicitud a una Entidad de Certificacin para que realice
una auditora y, en su caso, emita un certificado conforme el sistema cumple los requisitos de la norma de referencia.
Es altamente recomendable comprobar que la Entidad de Certificacin, a su vez, cuenta con la acreditacin del
organismo nacional
Actividades:

Contactos con Entidades de Certificacin acreditadas.

Eleccin de la Entidad de Certificacin y solicitud de auditora externa.
Proceso de auditora externa por parte de la Entidad de Certificacin.
Plan de acciones derivadas de las recomendaciones de la auditora externa.
Auditora de certificacin (emisin del certificado, si procede).
 CRONOGRAMA
DE
ACTIVIDADES
SEMANAS

OMBRE ACTIVIDAD RESPONSABLE DESCRIPCION ACTIVIDAD

2 4 6 8 10 12 14 16 18 20 22 24 26 28 30 32 34 36 38 40 42 46 48 50

Evaluar de forma integral la situacin

actual de la organizacin, para conocer
DIRECTOR
DIAGNOSTICO CALIDAD
cuales son las debilidades y fortalezas y
con base en ello realizar las correcciones
pertinentes

Capacitar al personal de la
Director del organizacin en cuanto a habilidades,
SENSIBILIZACION actitudes y conocimientos de acurdo al
SGC
sistema que se va a implantar

Buscar documentacin relacionados al

Sub director de SGC que se va a emplear en la
DOCUMENTACION
calidad empresa de acurdo a la norma ISO
9001
 Comunicacin y capacitacin mediante
charlas, documentacin, exposicin de
Sub director temas, con el fin de generar
competencias necesarias del personal
de calidad.
CAPACITACION que los permitan participar activamente
Jefe de en el desarrollo, implementacin y
procesos certificacin del sistema. De la
capacitacin depende en gran medida
el xito del programa

Coordinador
Implantar los procedimientos
de calidad,
como herramientas de
jefe de
PLEMENTACION gestin, se debe realizar un
procesos,
trabajo con todas las reas
auditores
de la organizacin
externos

Gerente,
director de Esta actividad la deben
calidad, jefe realzar todos los empleados
MEJORAMIENTO
de de la organizacin, es
produccin, cclica, nunca termina
trabajadores
 Se debe realizar antes de
requerir la auditoria externa,
AUDITORIA Auditor
con el fin de determinar las
INTERNA interno
fallas que hay, las no
conformidades

Dictamina y busca dar los

NO Auditor ltimos detalles para los
ONFORMIDADES externo procesos y la
implementacin del SGC
PRESUPUESTO

VALOR
RECURSOS NECESARIOS CONCEPTOS VALOR MES EXPLICACION
AO
Director de 1600000 19200000 Honorarios
Calidad profesionales

Estudiante en Honorarios
prctica de profesionales, se
HUMANOS 690000 8280000
Ingeniera le paga el monto
Industrial como pasante
Bienes inmuebles,
Bienes oficina de
FSICOS 290000 290000 escritorio, mesa,
calidad
sillas
Elementos de
oficina: lapiceros,
Papelera 200000 2400000 hojas, documentos
Dispositivos
electrnicos para
Computador e guardar, procesar
1600000 1600000
impresora e imprimir la
informacin de la
TECNOLGICOS organizacin
Red de decisiones
Sistema de y apoyos digital.
Informacin para 400000 400000 Software de
Gestin de implementacin
Calidad del SGC
 Es una red de
ordenadores
privados que
utiliza tecnologa
Internet para
compartir dentro
INTERNET 40000 480000
de una
organizacin parte
de sus sistemas
de informacin y
sistemas
operacionales
Red que facilita la
Internet 80000 960000
comunicacin
Son los medios de
publicidad: radio,
televisin,
Medios 200000 2400000
peridico, revistas,
comercio
electrnico
Servicios de
Presupuesto de
asesoramiento y
capacitacin y
1800000 1800000 capacitacin de
entrenamiento de
personal
empleados
OTROS capacitado
Auditoria de Honorarios
700000 2800000
Seguimiento profesionales
TOTAL 7600000 40610000
 Gastos
Imprevistos(5%
Total) 380000 2030500
TOTAL 7980000 42640500
Conclusiones:
Escriba las conclusiones del aprendizaje que obtuvo tras el desarrollo de la presente actividad.

Implementar un sistema de gestin de calidad muestra la necesidad de la

adecuacin organizativa de las actividades que se planean durante el tiempo
planeado para ellos.

Organizando un presupuesto que se lleve acorde a las necesidades de gestin

de calidad, para contar cules sern los costos en que incurrirn en su
implementacin.

Dentro de la planificacin las herramientas claves estn: el presupuesto y el

diagrama de las actividades, para empezar a implementar un sistema de
gestin de calidad.

Se debe ser claro ante la direccin, esto no es un gasto es una inversin que
har en el futuro una empresa ms competente frente a sus clientes y as
obtener mayor mercado.

Para la implementacin de un SGC se debe realizar una minuciosa

planificacin con el propsito de no tener posteriores retrasos o de realizar
procesos que acarren gastos innecesarios para la organizacin. Debe existir un
compromiso de todos los individuos que este directa e indirectamente
relacionado con la empresa. La direccin general debe asignar el presupuesto
idneo para dicho proceso.
Debe llevarse un plan de medicin de calidad para determinar cunto se ha
avanzado en la implementacin del sistema y con base a los resultados,
realizar los ajustes correspondientes
No olvide realizar el aporte al foro temtico de la unidad 1 y la actividad interactiva en los enlaces disponibles en el
botn Actividades/ Actividades unidad 1.
Nota: recuerde revisar la Gua de Aprendizaje de esta unidad con el fin de verificar que ha realizado todas las
actividades propuestas, saber cmo desarrollarlas y entregarlas correctamente.

Criterios de Evaluacin
Analiza y propone mejoras ante una situacin organizacional.
Reconoce los pasos para implementar un sistema de calidad.
Define los recursos necesarios para implementar actividades tendientes a
implantar un sistema de calidad.
Entrega a tiempo: enva la actividad en la fecha indicada por el instructor.