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Manual de Usuario
Oficina de Partes
Perfil Recepcionista
Abril 2013
http://www.lazos.cl
Tabla de Contenidos
1 INTRODUCCIN ................................................................................................................................. 1
1 INTRODUCCIN
1.1 Resumen
Oficina de Partes es un sistema que forma parte del Sistema de Gestin de Gobierno de Lazos
S.A., que permite realizar el registro, recepcin y despacho de correspondencia. Adems, en
este sistema es posible realizar un seguimiento de la informacin y verificar etapas y
responsables de cada envo y recepcin.
El objetivo de este manual es ayudar y guiar a los usuarios con el perfil Recepcionista a
utilizar las funcionalidades de esta Oficina de Partes que le permitirn registrar y distribuir la
correspondencia recibida.
Para acceder, seleccione la opcin < Registrar Correspondencia> presente en el men lateral
izquierdo del perfil Recepcionista.
Una vez que acepta el mensaje del botn <Guardar>, la informacin se registra en el sistema
y se despliega una pantalla resumen con todos los datos ingresados por el usuario, como se
muestra en la Figura 3.
Para salir de esta pantalla, se debe presionar el botn <Volver>, Con esta accin retornar a
la funcionalidad Registrar Correspondencia.
Para acceder seleccione la opcin <Correspondencia por Enviar> presente en el men lateral
izquierdo del perfil Recepcionista.
Filtros de Bsqueda: Por defecto se muestra un campo de texto que permite realizar una
bsqueda ingresando un valor. El filtro desplegar todos los registros que contengan el
texto ingresado en cualquiera de sus columnas. Si el usuario necesita realizar una
bsqueda especfica puede presionar sobre el botn <Ms Opciones>. Al realizar esta
accin, se desplegar una tabla con los siguientes filtros, como se muestran en la Figura
5.
Al presionar el botn <Filtrar>, se desplegar una tabla con el resultado de los registros
encontrados en base a los filtros utilizados por el usuario, en caso que no haya seleccionado
ningn filtro se desplegarn todos los registros de correspondencia por enviar para el periodo
seleccionado. Ver Figura 5.
muestra todos los registros de correspondencia por enviar en estado Registrada y con el
Folio E-5.
En la columna opciones de esta tabla, se despliega el icono Lapiz ( ). Al presionar sobre
ste, el usuario puede acceder al detalle del registro de correspondencia, accediendo a editar
toda la informacin registrada. Revisar punto 3.4
Enviar Seleccionadas: en este caso el usuario debe seleccionar uno a uno los registros
presionando en la casilla de verificacin que se despliega en la primera columna de la
tabla. Tambin puede seleccionar y eliminar la seleccin usando las opciones
Todas/Ninguna ( ) disponibles en la parte superior de la tabla.
Al presionar el botn <Enviar Seleccionadas>, se registrar el envo solo de aquellos
registros seleccionados.
Enviar Todas: en este caso no es necesario seleccionar ningn registro, solo presionar
el botn <Enviar Todas> y se registrar el envo de todas las correspondencias
desplegadas en la tabla de resultados.
En ambos casos, luego del envo se generar un comprobante de envo para cada uno de los
reas asociadas a los destinatarios de la correspondencias despachadas, estas se agrupan
por reas generandos nuevas copias independientes. Ver punto 3.2.
Al final de la pgina el usuario va a encontrar un paginador que permite navegar por las
distintas pginas de resultados.
La Figura 6 muestra la pantalla que permite descargar todos los comprobantes generados para
cada uno de los destinatarios a quienes va dirigida la correspondencia por enviar. Se despliega
una tabla que muestra el Nmero de Comprobante, el Destinatario y la opcin de descargar
este comprobante para cada uno de los registros. Estas se agrupan por rea generandos
nuevas copias independientes.
Tambin est la opcin de descargar todos los comprobantes generados, presionando el botn
<Descargar Todos>. Para salir de esta pantalla, debe presionar en el botn <Volver>.
La Figura 7 muestra un ejemplo de Comprobante de Correspondencia generado para cada uno de los
destinatarios. El usuario debe imprimir este comprobante y adjuntarlo a la correspondencia a entregar.
Esta pantalla permite al usuario revisar y editar toda la informacin asociada al registro de la
correspondencia por enviar.
Histrico: Esta seccin despliega una tabla con el historial, indicando Fecha, Estado,
Observaciones y Responsable de cada accin.
Para registrar los cambios en el sistema, se debe presionar sobre el botn <Guardar>. Una
vez que acepta el mensaje del botn <Guardar>, la informacin se registra en el sistema y se
despliega una pantalla resumen con todos los datos ingresados por el usuario, como se
muestra en la Figura 9.
Para salir de esta pantalla, el usuario debe presionar el botn <Volver>. Con esta accin
retornar a la funcionalidad Registrar Correspondencia.
Se accede presionando la opcin <Correspondencia Enviada> del men lateral izquierdo del
perfil Recepcionista.
La Figura 10 muestra la pantalla que despliega un listado con toda la correspondencia que fue
enviada y que est pendiente el registro de la entrega. Aqu el usuario puede revisar y
registrar la entrega de la correspondencia a sus respectivos destinatarios.
Filtros de Bsqueda: se muestra un campo de texto que permite realizar una bsqueda
ingresando un valor (Ver Figura 10). La bsqueda con este filtro desplegar todos los
registros de la tabla que contengan el texto ingresado en cualquiera de sus columnas. Si el
usuario necesita realizar una bsqueda especfica puede presionar sobre el botn <Ms
Opciones>. Al realizar esta accin se desplegar una tabla con los siguientes filtros, como
se muestran en la Figura 12:
Al presionar el botn Filtrar, se desplegar una tabla con el resultado de los registros
encontrados en base a los filtros utilizados por el usuario. En caso que no haya seleccionado
ningn filtro se desplegarn todos los registros de correspondencia enviada.
Confirmar Seleccionadas: en este caso el usuario debe seleccionar uno a uno los
registros presionando en la casilla de verificacin que se despliega en la primera
columna de la tabla. Tambin puede seleccionar y eliminar seleccin usando las
opciones Todas/Ninguna ( ) disponibles en la parte superior de
la tabla. Al presionar el botn <Confirmar Seleccionadas>, se registrar la entrega
solo de aquellos registros de correspondencia seleccionados.
Al final de la pgina se despliega un paginador que permite navegar por las distintas pginas
de resultados.
Histrico: Esta seccin despliega una tabla con el historial, indicando Fecha, Estado,
Observaciones y Responsable de cada accin.
Para registrar los cambios en el sistema, se debe presionar sobre el botn <Guardar>. Al
realizar esta accin, se desplegar un mensaje de confirmacin. Si el usuario est seguro que
desea registrar los datos debe presionar sobre la opcin Aceptar. En caso contrario, sobre la
opcin Cancelar. Una vez que acepta el mensaje del botn <Guardar>, la informacin se
registra en el sistema y se despliega la pantalla Su correspondencia ha sido procesada
exitosamente (Figura 10).
Para salir de esta pantalla, el usuario debe presionar el botn <Volver>. Con esta accin
retornar a la funcionalidad Correspondencia Enviada.
Filtros de Bsqueda: Por defecto se muestra un campo que permite realizar una bsqueda
ingresando un valor (Ver Figura 13). La bsqueda con este filtro, desplegar todos los
registros de la tabla que contengan en cualquiera de sus columnas, el texto ingresado. Si
el usuario necesita realizar una bsqueda especfica puede presionar sobre el botn <Ms
Opciones>. Al realizar esta accin, se desplegar una tabla con los siguientes filtros,
como se muestran en el siguiente ejemplo de la Figura 14:
Si necesita realizar una nueva bsqueda puede presionar en el botn <Limpiar Formulario>.
Si no necesita los filtros, puede ocultarlos presionando el botn <Cerrar Ms Opciones>.
Al presionar el botn <Filtrar>, se desplegar una tabla con el resultado de los registros
encontrados en base a los filtros utilizados por el usuario. En caso que no haya seleccionado
ningn filtro se desplegarn todos los registros de correspondencia procesada.
Al final de la pgina se despliega un paginador que permite navegar por las distintas pginas
de resultados.
Resumen: en esta seccin el usuario, puede revisar informacin como Folio, Fecha de
Registro, Nmero de Documento, Tipo de Documento, Fecha del Documento, Estado,
Materia, Remitente, Destinatario y un link para descargar los archivos adjuntos en
cada una de las etapas por las que pas el documento. Toda esta informacin no es
editable.
Histrico: Esta seccin despliega una tabla con el historial, indicando Fecha, Estado,
Observaciones y Responsable de cada accin.
Para salir de esta pgina se debe presionar el botn <Volver>. Con esta accin retornar a la
funcionalidad Correspondencia procesada.
6 FUNCIONALIDAD: Buscador
La funcionalidad Buscador permite a los usuarios con el Perfil Funcionario, buscar cualquier
tipo de correspondencia procesada, ya sea despachada desde la institucin o correspondencia
recepcionada externa a la institucin.
Se accede presionando la opcin <Buscador> del men lateral izquierdo del perfil
funcionario.
Fecha Doc.: este campo busca por la fecha en que la correspondencia fue
registrada en el sistema
Tipo Documento: las opciones de este campo se despliegan del tipo de documento
seleccionado por el usuario.
Al presionar el botn <Buscar>, se desplegar una tabla con el resultado de los registros
encontrados en base a los filtros utilizados por el usuario.
El usuario adems puede realizar una bsqueda utilizando las opciones avanzadas. Para esto
La Figura 17 muestra los filtros que se despliegan como opciones avanzadas y que permiten
realizar una bsqueda ms especfica:
haya enviado el remitente seleccionado. Para que se habilite este campo es necesario
seleccionar antes, el Tipo de Correspondencia, ya que el listado que se despliega
despende de esto.
Destinatario: con este filtro se desplegarn todos los registros de correspondencia que
haya recibido el destinatario seleccionado. Para que se habilite este campo es
necesario seleccionar antes, el Tipo de Correspondencia, ya que el listado que se
despliega despende de esto.
En la columna Ver de esta tabla, se despliega el icono Lupa ( ), al presionar sobre ste, el
usuario puede acceder a la pantalla que permite revisar toda la informacin asociada del
registro seleccionado. Revisar punto Error! No se encuentra el origen de la referencia..
Al final de la pgina se despliega un paginador que permite navegar por las distintas pginas
de resultados.
Resumen: en esta seccin el usuario, puede revisar informacin como Folio, Fecha de
Registro, Nmero de Documento, Tipo de Documento, Fecha del Documento, Estado,
Materia, Remitente, Destinatario y un link para descargar los archivos adjuntos en caso
que existan. Toda esta informacin no es editable.
Histrico: Esta seccin despliega una tabla con el historial, indicando Fecha, Estado,
Observaciones y Responsable de cada uno de los cambios de estado.
La funcionalidad Reporte Excel permite a los usuarios con el Perfil Recepcionista generar y
descargar un Reporte Excel con todos los registros de correspondencia recibida, de acuerdo a
los filtros de bsqueda utilizados.
Se accede presionando la opcin < Reporte Excel> del men lateral izquierdo del perfil
Recepcionista.
Para Generar el reporte, se deben seleccionar los filtros que se muestran en la Figura 20.
Si el usuario no selecciona ninguno de los filtros que se muestra en la Figura 20 superior, aparte de los
que se encuentran predefinidos por el sistema, el Excel se generar con toda la correspondencia
registrada en el periodo actual.
8 FUNCIONALIDAD: Estadstica
Correspondencia por Tipo: en esta seccin se despliega una tabla con el listado de
tipos de correspondencia y la cantidad de documentos recibidos en cada categora.
Correspondencia por Remitentes: en esta seccin se despliega una tabla con todos los
remitentes registrados y que envan correspondencia y la cantidad de documentos que
ha enviado cada uno de ellos.