Ministrio da Educao

Secretaria de Educao Profissional e Tecnolgica

Instituto Federal de Educao, Cincia e Tecnologia do Rio Grande do Sul
Cmpus Restinga

MANUAL DE REDAO E ATOS OFICIAIS

IFRS CMPUS RESTINGA

Porto Alegre, 2014 1 edio

Rua Alberto Hoffmann, n 285 Bairro Restinga Porto Alegre/RS CEP 91791-508
Site: www.restinga.ifrs.edu.br Telefone: (51) 3247.8400 E-mail: gabinete@restinga.ifrs.edu.br
 SUMRIO
APRESENTAO...............................................................................................................................3
1. AS COMUNICAES OFICIAIS..................................................................................................4
2. IDENTIDADE VISUAL...................................................................................................................4
3. SIGLAS DOS SETORES.................................................................................................................4
4. PRONOMES DE TRATAMENTO..................................................................................................5
1. Emprego dos Pronomes de Tratamento..............................................................................................6
2. Identificao em Envelopes................................................................................................................7

5. FECHOS DA COMUNICAO OFICIAL...................................................................................8

6. IDENTIFICAO DO SIGNATRIO..........................................................................................8
7. FORMA DE DIAGRAMAO......................................................................................................8
8. ATA..................................................................................................................................................10
9. CONVOCAO.............................................................................................................................11
10. COMUNICADO............................................................................................................................11
11. EDITAL.........................................................................................................................................12
12. INSTRUO NORMATIVA.......................................................................................................12
13. MEMORANDO............................................................................................................................13
14. MEMORANDO CIRCULAR......................................................................................................14
15. ORDEM DE SERVIO...............................................................................................................14
16. OFCIO.........................................................................................................................................15
17. PARECER.....................................................................................................................................16
18. PORTARIA...................................................................................................................................17
19. RESOLUO...............................................................................................................................17
20. DECLARAO............................................................................................................................18
21. FLUXOS DE TRABALHO..........................................................................................................19
21.1 Emisso de Documentos Oficiais................................................................................................19
21.2 Solicitao de Documentos Oficiais............................................................................................21

22. BIBLIOGRAFIA..........................................................................................................................24
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APRESENTAO

A edio deste Manual tem por finalidade orientar e padronizar a elaborao dos atos oficiais
no mbito do IFRS - Cmpus Restinga.
Resumindo Redao Oficial em uma frase, pode-se dizer que a maneira pela qual o Poder
Pblico redige atos normativos e comunicaes.
A redao oficial deve caracterizar-se pela impessoalidade, uso do padro culto de
linguagem, clareza, conciso, formalidade e uniformidade. Fundamentalmente esses
atributos decorrem da Constituio, que dispe, no artigo 37: A administrao pblica
direta, indireta ou fundacional, de qualquer dos Poderes da Unio, dos Estados, do Distrito
Federal e dos Municpios obedecer aos princpios de legalidade, impessoalidade,
moralidade, publicidade e eficincia (...). Sendo a publicidade e a impessoalidade princpios
fundamentais de toda administrao pblica, devendo igualmente nortear a elaborao dos
atos e comunicaes oficiais.
No se concebe que um ato normativo de qualquer natureza seja redigido de forma obscura,
que dificulte ou impossibilite sua compreenso. A transparncia do sentido dos atos
normativos, bem como sua inteligibilidade, so requisitos do prprio Estado de Direito:
inaceitvel que um texto legal no seja entendido pelos cidados. A publicidade implica, pois,
necessariamente, clareza e conciso.
Foi utilizado como referncia bibliogrfica o Manual de Redao Oficial da Presidncia da
Repblica e outras bibliografias.

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1. AS COMUNICAES OFICIAIS
Existem caractersticas especficas de cada tipo de expediente, que so aspectos comuns a
quase todas as modalidades de comunicao oficial: o emprego dos pronomes de tratamento,
a forma dos fechos e a identificao do signatrio.

2. IDENTIDADE VISUAL
Todos os documentos e atos oficias expedidos pelo IFRS Cmpus Restinga, devero constar o
cabealho, conforme modelo abaixo:

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3. SIGLAS DOS SETORES

As abreviaes de setores em documentos e atos oficiais devem seguir a seguinte
nomenclatura:
CDI - Coordenao de Desenvolvimento Institucional;
CEXT - Coordenao de Extenso;
o CEST - Coordenao de Estgios;
o CGAE - Comisso de Gerenciamento das Aes de Extenso;
o NEABI - Ncleo de Estudos Afro-brasileiros e Indgenas;
o NAPNE - Ncleo de Atendimento s Pessoas com Necessidades Educacionais
Especficas;
o NELEM - Ncleo de Ensino em Lnguas Estrangeiras Modernas;

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o PRONATEC - Coordenao do Programa Nacional de Acesso ao Ensino
Tcnico e Emprego;
CONCAMP - Conselho de Cmpus;
CPPI - Coordenao de Pesquisa, Ps-graduao e Inovao;
o CAGPPI - Comisso de Avaliao e Gesto de Projetos de Pesquisa e
Inovao;
DAP - Departamento de Administrao e Planejamento;
o CAEO - Coordenao de Administrao e Execuo Oramentria;
o CGP - Coordenao de Gesto de Pessoas;
o CI - Coordenao de Infraestrutura;
o CLIC - Comisso de Licitaes;
o COMPRAS - Setor de Compras;
o CONTRATOS - Setor de Contratos e Convnios;
DE - Diretoria de Ensino;
o BIBLIO - Biblioteca;
o CAE - Coordenao de Assistncia Estudantil;
o CC - Coordenaes de Cursos;
o CENS - Comisso de Ensino;
o CRE - Coordenao de Registros Escolares;
o GE - Gesto Escolar;
o OE - Orientao Educacional;
DG - Direo Geral;
GAB - Gabinete Direo Geral;
TI - Coordenao de Tecnologia da Informao;

4. PRONOMES DE TRATAMENTO
Os pronomes de tratamento (ou de segunda pessoa indireta) apresentam certas peculiaridades
quanto concordncia verbal, nominal e pronominal. Embora se refiram segunda pessoa
gramatical ( pessoa com quem se fala, ou a quem se dirige a comunicao), levam a
concordncia para a terceira pessoa. que o verbo concorda com o substantivo que integra a
locuo como seu ncleo sinttico: Vossa Senhoria nomear o substituto; Vossa
Excelncia conhece o assunto.
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Da mesma forma, os pronomes possessivos referidos a pronomes de tratamento so sempre os
da terceira pessoa: Vossa Senhoria nomear seu substituto (e no Vossa ... vosso...).
J quanto aos adjetivos referidos a esses pronomes, o gnero gramatical deve coincidir com o
sexo da pessoa a que se refere, e no com o substantivo que compe a locuo. Assim, se
nosso interlocutor for homem, o correto Vossa Excelncia est atarefado, Vossa
Senhoria deve estar satisfeito; se for mulher, Vossa Excelncia est atarefada, Vossa
Senhoria deve estar satisfeita.

1. Emprego dos Pronomes de Tratamento

Como visto, o emprego dos pronomes de tratamento obedece a secular tradio. So de uso
consagrado:
FORMAS DE
TTULO VOCATIVO ABREV.
TRATAMENTO
Presidente da Repblica, Presidentes do
Excelentssimo Vossa
Supremo Tribunal Federal e do Congresso V.Exa.
Senhor (cargo) Excelncia
Nacional
Vice-Presidente da Repblica, Ministros de
Estado, SecretrioGeral da Presidncia da
Repblica, Procurador-Geral da Repblica, da
Justia e do Estado, Embaixadores,
Presidente, Vice-Presidente e membros da
Cmara dos Deputados e do Senado Federal,
Presidentes e Membros dos Tribunais, Vossa
Senhor (cargo) V.Exa.
Promotor Pblico, Juzes, Desembargadores, Excelncia
Governadores, Vice-Governadores de Estado,
Secretrios de Estado dos Governos Estaduais,
Presidentes e membros das Assemblias
Legislativas Estaduais, Prefeitos Municipais,
Vice-Prefeitos, Presidentes e membros das
Cmaras Municipais e Secretrios Municipais
Magnfico Senhor ou Vossa
V.Exa.
Excelentssimo Excelncia ou
ou
Reitores Senhor (cargo) Vossa
V.M.
Magnificncia
Diretores e demais cargos Senhor (cargo) Vossa Senhoria V.Sa.

OBSERVAES:

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Em comunicaes oficiais, est abolido o uso do tratamento dignssimo (DD) s
autoridades arroladas na lista anterior. A dignidade pressuposta para que se
ocupe qualquer cargo pblico, sendo desnecessria sua repetida evocao.
Fica dispensado o emprego do superlativo ilustrssimo para as autoridades que
recebem o tratamento de Vossa Senhoria e para particulares. suficiente o uso
do pronome de tratamento Senhor.
Doutor no forma de tratamento, e sim ttulo acadmico. Como regra geral,
empregue-o apenas em comunicaes dirigidas a pessoas que tenham concludo
curso de doutorado.
Vossa empregado para a pessoa com quem se fala. Sua a quem se dirige a
correspondncia.
Referente numerao de Artigos em documentos oficias: "Art.", seguida de
numerao ordinal at o nono e cardinal a partir deste.

2. Identificao em Envelopes
No envelope, o endereamento das comunicaes dirigidas s autoridades tratadas por Vossa
Excelncia, ter a seguinte forma:
A Sua Magnificincia a Senhora
Profa. Cludia Schiedeck Soares de Souza
Reitora do IFRS
Rua General Osrio, 348 - Centro
95700-000 Bento Gonalves/RS

Vossa Senhoria empregado para as demais autoridades e para particulares.

O vocativo adequado :
Senhor Fulano de Tal,
()
No envelope, deve constar no endereamento:
Ao Senhor
Prof. Gleison Samuel do Nascimento
Diretor Geral IFRS/Cmpus Restinga
Rua 7121, n 285 - Distrito Industrial da Restinga
91791-508 Porto Alegre/RS

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5. FECHOS DA COMUNICAO OFICIAL
O fecho das comunicaes oficiais possui, alm da finalidade bvia de arrematar o texto, a de
saudar o destinatrio. O Manual de Redao Oficial da Presidncia da Repblica estabelece o
emprego de somente dois fechos diferentes para todas as modalidades de comunicao
oficial:

a) para autoridades superiores, inclusive o Presidente da Repblica:

Respeitosamente,

b) para autoridades de mesma hierarquia ou de hierarquia inferior:

Atenciosamente,

6. IDENTIFICAO DO SIGNATRIO
Excludas as comunicaes assinadas pelo Presidente da Repblica, todas as demais
comunicaes oficiais devem trazer o nome e o cargo da autoridade que as expede, abaixo do
local de sua assinatura. No haver sinal de pontuao aps o nome e cargo do signatrio.
A forma da identificao deve ser a seguinte:

(espao para assinatura (sem trao)

NOME
Diretor-Geral do IFRS Cmpus Restinga

(espao para assinatura (sem trao)

NOME
Coordenadora da CGP Cmpus Restinga

Para evitar equvocos, recomenda-se no deixar a assinatura em pgina isolada do expediente.

Transfira para essa pgina ao menos a ltima frase anterior ao fecho.

7. FORMA DE DIAGRAMAO
Os documentos do Padro Ofcio devem obedecer seguinte forma de apresentao:
1) deve ser utilizada fonte do tipo Times New Roman de corpo 12 no texto em geral.

2) obrigatrio constar a partir da segunda pgina o nmero da pgina;

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3) o incio de cada pargrafo do texto deve ter 2,5 cm de distncia da margem
esquerda;
4) o campo destinado margem lateral esquerda ter 3,0 cm de largura;

5) o campo destinado margem lateral direita ter 1,5 cm;

6) o campo reservado s margens superior e inferior ser de 1,5 cm;

7) deve ser utilizado espaamento simples entre as linhas e de 6 pontos aps cada
pargrafo, ou, se o editor de texto utilizado no comportar tal recurso, de uma
linha em branco;
8) no deve haver abuso no uso de negrito, itlico, sublinhado, letras maisculas,
sombreado, sombra, relevo, bordas ou qualquer outra forma de formatao que
afete a elegncia e a sobriedade do documento;
9) a impresso dos textos deve ser feita na cor preta em papel branco. A impresso
colorida deve ser usada apenas para grficos e ilustraes;
10) todos os tipos de documentos do Padro Ofcio devem ser impressos em papel de
tamanho A4, ou seja, 29,7 x 21,0 cm;
11) deve ser utilizado, preferencialmente, o formato de arquivo Rich Text nos
documentos de texto;
12) dentro do possvel, todos os documentos elaborados devem ter o arquivo de texto
preservado para consulta posterior ou aproveitamento de trechos para casos
anlogos;
13) para facilitar a localizao, os nomes dos arquivos devem ser formados da seguinte
maneira:
Tipo do documento + nmero do documento + palavras-chaves do contedo
Ex.: Ofcio n 001/2015-GAB/IFRS/RESTINGA- Relatrio Atividades 2014

14) nos casos em que no for de mero encaminhamento de documentos, o expediente

deve conter a seguinte estrutura:

Introduo, que se confunde com o pargrafo de abertura, na qual

apresentado o assunto que motiva a comunicao, no se usa mais na redao
oficial essas formas: Tenho a honra de, Tenho o prazer de, Cumpre-
me informar que, Ao cumpriment-lo aproveitamos a oportunidade
para. Empregue a forma direta: Informamos a Vossa Senhoria,
Solicitamos a Vossa Excelncia;

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Desenvolvimento, no qual o assunto detalhado; se o texto contiver mais de
uma ideia sobre o assunto, elas devem ser tratadas em pargrafos distintos, o
que confere maior clareza exposio;
Concluso, em que reafirmada ou simplesmente reapresentada a posio
recomendada sobre o assunto.
15) os pargrafos do texto devem ser numerados, exceto aqueles que so formatados
em pargrafo nico. (optou-se em no numerar os pargrafos nos documentos).
16) as informaes efetuadas de forma manuscrita, incluindo as assinaturas dos
signatrios, devero ser realizadas sempre com caneta esferogrfica de tinta azul.

8. ATA
A ata um documento que registra resumidamente e com clareza as ocorrncias,
deliberaes, resolues e decises de reunies ou assembleias. Por ter valor jurdico, deve
ser redigido de tal maneira que no se possa modific-la posteriormente.
Para isso escreve-se: sem pargrafo ou alneas (ocupando todo o espao da pgina); sem
abreviaturas de palavras ou expresses; com os numerais por extenso; sem emendas ou
rasuras; sem uso de lquido corretivo;

PARTES DE UMA ATA

1) CABEALHO: Designao do rgo/unidade.

2) TTULO: ATA, nmero de ordem da reunio em ordinal, seguida do ano;

especificar se ordinria ou extraordinria;
3) TEXTO:

a. dia, ms, ano e hora (por exemplo);

b. local;
c. pessoas presentes, devidamente qualificadas (conselheiros, secretrios,
diretores...);
d. presidente e secretrio dos trabalhos;
e. ordem do dia (discusso, votao, deliberao...);
f. fecho. Exemplo: Nada mais havendo a tratar encerro a presente ata, que
aps lida e aprovada ser assinada pelos presentes);

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4) OBSERVAES: Escreve-se tudo seguidamente, sem rasuras, emendas ou
entrelinhas, em linguagem simples, clara e concisa. Deve-se evitar as abreviaturas,
e os nmeros so escritos por extenso. Verificando-se qualquer engano no momento
da redao, dever ser imediatamente retificado empregando-se a palavra digo.
Na hiptese de qualquer omisso ou erro depois de lavrada a Ata, far-se- uma
ressalva: em tempo. Na linha.........., onde se l............ leia-se............
5) ASSINATURA: secretrio(a), presidente e membros.

9. CONVOCAO
A convocao corresponde ao convite, mas no sentido de intimao. Solicita o
comparecimento,devendoonocomparecimentoserjustificado.Joconvitesomenteuma
solicitao.

PARTES DA CONVOCAO

1) CABEALHO: Designao do rgo/unidade.

2) TTULO: CONVOCAO
3) TEXTO:
4) DATA:
5) ASSINATURA: Nome da autoridade competente, indicando-se cargo e funo.
6) MODELO: segue em anexo, modelo de convocao a ser usado no IFRS Cmpus
Restinga como referncia.

10. COMUNICADO
O comunicado assemelha-se ao memorando, tem por finalidade informar especificamente aos
Bolsistas, Estagirios e Funcionrios Terceirizados.

PARTES DO COMUNICADO

1) CABEALHO: Designao do rgo/unidade

2) TTULO: COMUNICADO
3) TEXTO:

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4) DATA:
5) ASSINATURA: Nome da autoridade competente, indicando-se cargo e funo.
6) MODELO: segue em anexo, modelo de comunicado a ser usado no IFRS Cmpus
Restinga como referncia.

11. EDITAL
O edital um instrumento de comunicao externa, que atravs de autoridade competente se
publica pela imprensa ou se afixa em locais de acesso dos interessados. Objetiva transmitir
assuntos de interesse pblico, visando com isso o cumprimento de determinaes legais.

PARTES DE UM EDITAL

1) CABEALHO: Designao do rgo/unidade.

2) TTULO: EDITAL XXX/2015
3) EDITAL (em maisculas, seguido do nmero de ordem, da data e, quando for o
caso, do nmero do processo).
4) EMENTA: facultativo, mas oferece a vantagem de propiciar o conhecimento prvio
e sucinto do que exposto em seguida. Aparece, principalmente, em editais de
concorrncia pblica e tomada de preo.
5) TEXTO: Deve conter todas as condies exigidas para preenchimento das
formalidades legais.
6) ASSINATURA: Nome da autoridade competente, indicando-se cargo e funo.
7) OBSERVAO: Em virtude das diversas possibilidades de Edital, no ser
apresentado um modelo.
Nota: Os editais de licitao devero seguir a Lei Federal n 8.666 de 21/06/1993, atualizada
pela Lei Federal n 8.883 de 08/06/1994.

12. INSTRUO NORMATIVA

A Instruo Normativa um ato administrativo que refere-se ao modo e forma de execuo
de determinado servio pblico, expedida pelo superior hierrquico com o escopo de orientar
os servidores a desempenhar as atribuies que lhes so afetas e assegurar a unidade de ao.
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PARTES DE UMA INSTRUO NORMATIVA

1) CABEALHO: Designao do rgo/unidade.

2) TTULO: INSTRUO NORMATIVA, sigla, nmero e data.
3) FUNDAMENTO LEGAL: Citar as consideraes legais ou administrativas que
orientaram ou fundamentaram a matria.
4) TEXTO: Desenvolvimento do assunto tratado, podendo constar de tantos
pargrafos quantos forem necessrios, seguidamente numerados por algarismos
arbicos, os quais, se necessrios, podero desdobrar-se em alneas (letras).
5) ASSINATURA: Titular da unidade organizacional
6) MODELO: segue em anexo, modelo de instruo normativa a ser usada no IFRS
como referncia.

13. MEMORANDO
O Memorando a modalidade de comunicao entre unidades administrativas de um mesmo
rgo, que podem estar hierarquicamente em mesmo nvel ou em nveis diferente. Trata-se,
portanto, de uma forma de comunicao eminentemente interna.
Pode ter carter meramente administrativo ou ser empregado para expr projetos, ideias,
diretrizes, etc. A serem adotados por determinado setor do servio pblico.
Sua caracterstica principal a agilidade. A tramitao do memorando em qualquer rgo
deve pautar-se pela rapidez e pela simplicidade de procedimentos burocrticos. Os despachos
ao memorando devem ser dados no prprio documento e, no caso de falta de espao, em fola
de continuao. Esse procedimento permite formar uma espcie de processo simplificado,
assegurando maior transparncia tomada de decises.
Quanto a sua forma, segue o modelo padro ofcio, com a diferena de que o seu destinatrio
deve ser mencionado pelo cargo que ocupa. Conforme exposto a seguir:

1) CABEALHO: Designao do rgo/unidade.

2) TIPO E NMERO DO EXPEDIENTE, seguido da sigla do rgo que o expede:
a. Exemplo: Memorando n 001/2014-GAB/IFRS/RESTINGA.
3) LOCAL E DATA: em que foi assinado, por extenso, com ponto final depois da
indicao do ano, com alinhamento direita: (sem negrito), na mesma linha da
citao do tipo.
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a. Exemplo: Porto Alegre, 01 de outubro de 2014.
4) DESTINATRIO: o memorando por ter como caracterstica a agilidade e
simplicidade basta apenas anotao do setor/unidade a quem dirigida a
comunicao interna.
a. Exemplo: Ao Senhor Diretor Geral do IFRS Cmpus Restinga
5) ASSUNTO: resumo do teor do documento;
a. Exemplo: Assunto: Aquisio de computadores (em negrito)
6) MODELO: segue em anexo, modelo de memorando a ser usado no IFRS Cmpus
Restinga como referncia.

14. MEMORANDO CIRCULAR

O Memorando circular ser utilizado especificamente para o pblico interno, (alunos,
funcionrios e ou setores do referido Cmpus).

PARTES DE UM MEMORANDO CIRCULAR

1) CABEALHO: Designao do rgo/unidade.

2) TIPO E NMERO DO EXPEDIENTE:
3) LOCAL E DATA: resumo do teor do documento;
4) DESTINATRIO: pblico interno do Cmpus Restinga
5) ASSUNTO:
6) MODELO: segue em anexo, modelo de memorando circular a ser usado no IFRS
Cmpus Restinga como referncia.

15. ORDEM DE SERVIO

A ordem de servio so determinaes especiais dirigidas aos responsveis por obras ou
servios pblicos, contendo imposies de carter administrativo, ou especificaes tcnicas
sobre o modo e forma de sua realizao.

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Trata-se de ato interno de um rgo administrativo, mediante o qual seu titular determina a
realizao de certo servio ou regulamenta procedimentos para a sua execuo, orienta os
servidores quanto ao desempenho de suas funes, especifica e caracteriza atividades, etc.
As ordens de servio podem so emitidas pelo Diretor Geral da instituio. So usadas para
designar grupos de trabalhos temporrios. Possui estrutura varivel, s vezes semelhante
Portaria. Geralmente apresenta as seguintes partes:

1) CABEALHO: Designao do rgo/unidade.

2) TTULO E NMERO
3) TEXTO
4) LOCAL E DATA
5) ASSINATURA: nome da autoridade e cargo.
6) MODELO: segue em anexo, modelo de ordem de servio a ser usado no IFRS
como referncia.

16. OFCIO
O ofcio tem como finalidade o tratamento de assuntos oficiais pelos rgos da Administrao
Pblica entre si, porm, tambm utilizado para as comunicaes dirigidas a empresas
privadas ou cidados.
So documentos usados para a comunicao externa. Entre o IFRS e outras instituies. As
comunicaes internas devem usar memorandos, incluindo comunicaes entre campi do
IFRS e entre o Cmpus Restinga e a Reitoria.
A confeco do expediente tipo ofcio dever seguir o modelo indicado neste manual de
redao oficial, conforme exposto a seguir:

1) CABEALHO: Designao do rgo/unidade.

2) TIPO E NMERO DO EXPEDIENTE, seguido da sigla do rgo que o expede:
a. Exemplo: Ofcio n 001/2014-GAB/IFRS/RESTINGA
3) LOCAL E DATA: em que foi assinado, por extenso, com ponto final depois da
indicao do ano, com alinhamento direita:
a. Exemplo: Porto Alegre, 01 de outubro de 2014.
4) DESTINATRIO: no ofcio deve ser includo o endereo. Escreve-se: o nome, o
cargo e o endereo para correspondncia da pessoa a quem dirigida a
comunicao.

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a. Exemplo:
Ao Senhor
Prof. Carlos Alexandre Netto
Reitor da UFRGS
Rua XXXXX, no XXXX
90.000-000 Porto Alegre/RS

5) ASSUNTO: resumo do teor do documento

a. Exemplo: Assunto: Aquisio de computadores (em negrito)
6) VOCATIVO: o vocativo a ser empregado em comunicaes dirigidas s
autoridades em geral sero tratadas com o vocativo Senhor, tambm seguido do
cargo e vrgula.
a. Exemplo: Senhor Diretor Geral,
7) MODELO: segue modelo de ofcio a ser usado no IFRS como referncia.

17. PARECER
O parecer a manifestao de rgos especializados sobre assuntos submetidos sua
considerao; indica a soluo, ou razes e fundamentos necessrios deciso a ser tomada
pela autoridade competente. Pode ser enunciativo, opinativo ou normativo. Em se tratando de
parecer emitido por colegiado, este somente surtir efeitos se aprovado pelo plenrio, caso em
que deve ser explicitado no documento.

PARTES DE UM PARECER

1) CABEALHO: Designao do rgo/unidade.

2) TTULO: (a palavra PARECER), seguido de numerao e sigla do rgo em letras
maisculas.
3) NMERO DO PROCESSO, seguido de numerao e sigla do rgo em letras
maisculas.
4) EMENTA: resumo da matria do Parecer, em letras maisculas e direita da
pgina.
5) TEXTO: paragrafado, analisando a matria em questo e formulando o Parecer.

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6) DATA: por extenso.
7) ASSINATURA: nome e cargo da autoridade ou chefia que emite o Parecer.
8) MODELO: segue em anexo, modelo de parecer a ser usado no IFRS como
referncia.

18. PORTARIA
Instrumento pelo qual o titular de um rgo ou diretoria determina ou regula procedimentos
para a execuo de servios, imposies de cunho administrativo especfico e relativas a
pessoal, bem como definir situaes funcionais e medidas de ordem disciplinar.
A Portaria deve ser emitida sempre pelo Diretor Geral da Instituio.

PARTES DE UMA PORTARIA

1) CABEALHO: Designao do rgo/unidade.

2) TTULO: nome do documento (POTARIA), seguido da sigla do rgo, numerao
e data, em letras maisculas, grifadas em negrito;
3) EMENTA: em letras maisculas, direita da pgina.
4) PREMBULO: denominao completa da autoridade que expede o documento, em
letras maisculas e, em negrito; fundamentao legal, seguida da palavra
RESOLVE. Tambm em letras maisculas, acompanhada de dois pontos,
esquerda da folha.
5) TEXTO: subdividido em artigos, pargrafos e alneas, explicitando a matria da
Portaria.
6) LOCAL E DATA: por extenso.
7) ASSINATURA: nome e cargo da autoridade que subscreve a Portaria.
8) MODELO: segue em anexo, modelo de portaria a ser usada no IFRS como
referncia.

19. RESOLUO
Resoluo deliberao ou determinao, indica, assim, o ato pelo qual a autoridade pblica
ou o poder pblico toma uma deciso, impe uma ordem ou estabelece uma medida. Em
regra, as resolues dizem respeito a questes de ordem administrativa ou regulamentar.
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Instituto Federal de Educao, Cincia e Tecnologia do Rio Grande do Sul
Cmpus Restinga
No Cmpus Restinga as resolues so usadas para publicar decises do Conselho do Cmpus
e so expedidas pelo Presidente do Conselho do Cmpus (Diretor Geral)

PARTES DE UMA PORTARIA

1) CABEALHO: Designao do rgo/unidade.
2) TTULO (a palavra RESOLUO esquerda), seguido de sigla do rgo, e
numerao; data (por extenso) e em letras maisculas, na mesma linha, direita.
3) EMENTA: em letras maisculas, direita da pgina.
4) PREMBULO: denominao completa da autoridade, em letras maisculas, e
negrito; fundamento legal do ato, seguido da palavra RESOLVE (em maisculas),
esquerda da pgina, duas linhas abaixo.
5) TEXTO: dividido ou no em artigos, pargrafos e alneas.
6) LOCAL E DTA: por extenso.
7) ASSINATURA: nome e cargo da(s) autoridade(s) que subscreve(m) a Resoluo
8) MODELO: segue em anexo, modelo de resoluo a ser usada no IFRS como
referncia.

20. DECLARAO
A declarao objetiva informar, mediante solicitao e com base em documento original ou
em assentamentos do interessado, dados pessoais, funcionais ou financeiros. As declaraes
podem ser emitidas por qualquer setor do Cmpus.

PARTES DE UMA DECLARAO

1) TTULO: DECLARAO, em maisculo e centralizado sobre o texto (seguido de

nmero, ano, sigla da unidade organizacional e da instituio).
2) TEXTO: inicia o texto com a palavra DECLARO que (maisculas, negritado e na
primeira pessoa do singular) aps ser informado, necessariamente, a finalidade da
expedio da declarao e de informao solicitada.
3) OBS. (retirar a frase: para os devidos fins... no corpo do texto.)
4) FECHO: O fecho inserido como ltimo pargrafo do texto, constando do nome do
rgo expedidor e a data da expedio toda por extenso.
5) ASSINATURA: Titular da unidade organizacional.
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21. FLUXOS DE TRABALHO

Existem dois fluxos de trabalho para emisso de documentos oficiais. O primeiro fluxo
usado para emisso de documentos pelos setores do Cmpus Restinga. J o segundo
destinado a documentos que podem ser emitidos apenas pela Direo Geral. A seguir os
fluxos de trabalho so definidos em detalhes.
21.1 Emisso de Documentos Oficiais
Este fluxo usado para emisso de documentos nos setores, comisses, colegiados, ncleos e
coordenaes do Cmpus Restinga. Os documentos emitidos a partir deste fluxo so assinados
pela chefia imediata ou coordenao do setor, comisso, ncleo, colegiado ou curso.
Os documentos que podem ser emitidos nestes locais so: atas; editais; instrues normativas;
memorandos; memorandos circulares; ofcios; pareceres; declaraes; convocaes; e
comunicados. Para emisso de editais e instrues normativas necessrio observar os
regulamentos e regimentos vigentes no IFRS, ou seja, deve-se respeitar o fluxo de aprovao
de tais documentos (por exemplo, aprovao por conselho de cmpus).

FLUXO DE TRABALHO

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DESCRIO DAS TAREFAS
Registrar Nmero do Documento: acessar a planilha eletrnica Correspondncias
Expedidas XXXX (onde, XXXX o ano corrente), disponvel no Google Drive.
Localizar a aba do tipo de documento a ser expedido e registrar seu nmero e assunto.
Observaes importantes:
o Caso o servidor no tenha acesso a planilha, deve solicitar informaes ao
Gabinete do Cmpus Restinga ou com sua Chefia Imediata.
o Os documentos devem ser expedidos seguindo numerao sequencial
independente do setor que o expedir, com exceo dos memorandos. Apenas
memorandos tero numerao por setor e, portanto, tero abas distintas na
planilha.
Pegar Modelo do Documento: acessar a pasta compartilhada do Grupo Diretivo,
localizada em \\200.132.12.71\grupodiretivo e recuperar o modelo do tipo de
documento que ser emitido. O modelo consiste em um documento pr-formatado
com os padres definidos neste manual. Observaes importantes:
o Caso o servidor no tenha acesso a pasta do grupo diretivo, deve solicitar
informaes com o Gabinete do Cmpus Restinga ou com sua Chefia Imediata.
o Os modelos encontram-se nas subpastas Manual e Modelos\Modelos.
o Copie o arquivo para sua mquina e edite o arquivo em sua prpria mquina.
Lembre-se: nunca substitua o arquivo da pasta modelos, pois outras pessoas
iro us-lo no futuro.
Redigir e Imprimir o Documento: redigir o documento seguindo o modelo
recuperado na tarefa anterior e as regras definidas neste manual. Aps a redao,
imprima o documento, assine e coloque seu carimbo (quando existir). Observaes
importantes:
o Deve ser impressa e assinada apenas uma via do documento. As demais vias
devem ser xerocadas e carimbadas com a certificao Confere com
Original.
o Caso voc no tenha carimbo pessoal ou o carimbo Confere com Original,
deve solicitar informaes ao Gabinete do Cmpus Restinga ou com sua
Chefia Imediata.
Tirar Cpia do Documento Assinado: reproduzir uma cpia do documento original
para encaminh-la ao gabinete (Xerox).
um Memorando: memorandos, que so documentos de comunicao interna, no
necessitam de arquivamento no Gabinete do Cmpus. Os demais documentos devem
ser arquivados no Gabinete para futuras consultas pblicas ao documento.

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Validar Documento Assinado: o gabinete ir validar a formatao do documento e
colocar o carimbo Confere com o Original.
Arquivar Cpia do Documento: o gabinete ir arquivar a cpia do documento para
futuras consultas pblicas ao documento (auditorias, cpias solicitadas por agentes
pblicos, entre outras necessidades).
Colocar Arquivo Digital no Repositrio: acessar a pasta compartilhada do Grupo
Diretivo, localizada em \\200.132.12.71\grupodiretivo e armazenar o arquivo na
subpasta Publicaes Oficiais 2015\Tipo de Documento . Observaes
Importantes:
o Caso o servidor no tenha acesso a pasta do grupo diretivo, deve solicitar
informaes com o Gabinete do Cmpus Restinga ou com sua Chefia Imediata.
o A subpasta Memorandos est organizada por setores, j que estes
documentos possuem numerao por setor.
o O arquivo armazenado no repositrio deve ser editvel, pois ser a partir destas
cpias que ser gerado o Boletim de Servio do Cmpus Restinga.
Enviar Documento Original ao Destino: encaminhar o documento original ao
destinatrio.
Digitalizar Documento Assinado: se existir necessidade de publicao no site, ento,
o solicitante deve digitalizar a cpia do documento assinado e enviar ao setor de
comunicao, atravs do e-mail comunicacao@restinga.ifrs.edu.br. Observaes
importantes:
o Digitalizar o arquivo em formato PDF.
o Alm do arquivo digitalizado, tambm deve ser enviado o arquivo em formato
editvel.
Publicar no site: publicar o documento no site oficial do Cmpus, observando a
localizao correta da publicao.

21.2 Solicitao de Documentos Oficiais

Este fluxo usado para solicitaes de documentos que so emitidos pela Direo Geral. Os
documentos que so emitidos pela Direo Geral so: ordens de servio; portarias; e
resolues. Caso outro tipo de documento necessite de assinatura da Direo Geral, conforme
legislao vigente, tambm pode ser submetido a partir deste fluxo (por exemplo: editais ou
ofcios).

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FLUXO DE TRABALHO

DESCRIO DAS TAREFAS

Enviar E-mail com a Solicitao: enviar ao Gabinete do Cmpus Restinga, por e-
mail, todas as informaes necessrias para a emisso do documento. No e-mail deve
constar o texto base para emisso do documento e a informao se deve ou no ser
publicado no site. Quando o contedo do documento for extenso, o mesmo pode ser
colocado em um arquivo editvel, para posterior formatao pelo Gabinete do
Cmpus.
Registrar Nmero do Documento: acessar a planilha eletrnica Correspondncias
Expedidas XXXX (onde, XXXX o ano corrente), disponvel no Google Drive.
Localizar a aba do tipo de documento a ser expedido e registrar seu nmero e assunto.
Observaes importantes:
o Os documentos devem ser expedidos seguindo numerao sequencial
independente do setor que o expedir, com exceo dos memorandos. Apenas
memorandos tero numerao por setor e, portanto, tero abas distintas na
planilha.
Pegar Modelo do Documento: acessar a pasta compartilhada do Grupo Diretivo,
localizada em \\200.132.12.71\grupodiretivo e recuperar o modelo do tipo de

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documento que ser emitido. O modelo consiste em um documento pr-formatado
com os padres definidos neste manual. Observaes importantes:
o Os modelos encontram-se nas subpastas Manual e Modelos\Modelos.
o Copie o arquivo para sua mquina e edite o arquivo em sua prpria mquina.
Lembre-se: nunca substitua o arquivo da pasta modelos, pois outras pessoas
iro us-lo no futuro.
Redigir e Imprimir o Documento: redigir o documento seguindo o modelo
recuperado na tarefa anterior e as regras definidas neste manual. Aps a redao,
imprima o documento e encaminhe a Direo Geral.
Revisar Documento: a direo geral revisa o documento para assinatura. Caso exista
alguma divergncia, a Direo informa o Gabinete para posterior correo.
Assinar Documento: a direo geral assina e carimba o documento.
Tirar Cpia do Documento Assinado: reproduzir uma cpia do documento original
para arquivamento fsico do documento (Xerox). Observaes importantes:
o Deve ser impressa e assinada apenas uma via do documento. As demais vias
devem ser xerocadas e carimbadas com a certificao Confere com
Original.
Arquivar Cpia do Documento: o gabinete ir arquivar a cpia do documento para
futuras consultas pblicas ao documento (auditorias, cpias solicitadas por agentes
pblicos, entre outras necessidades).
Colocar Arquivo Digital no Repositrio: acessar a pasta compartilhada do Grupo
Diretivo, localizada em \\200.132.12.71\grupodiretivo e armazenar o arquivo na
subpasta Publicaes Oficiais 2015\Tipo de Documento . Aps isso, envie o
documento original, assinado pela Direo, para o solicitante do documento.
Observaes Importantes:
o A subpasta Memorandos est organizada por setores, j que estes
documentos possuem numerao por setor.
o O arquivo armazenado no repositrio deve ser editvel, pois ser a partir destas
cpias que ser gerado o Boletim de Servio do Cmpus Restinga.
Enviar Documento Original ao Destino: encaminhar o documento original ao
destinatrio.
Digitalizar Documento Assinado: se existir necessidade de publicao no site, ento,
o gabinete deve digitalizar a cpia do documento assinado e enviar ao setor de
comunicao, atravs do e-mail comunicacao@restinga.ifrs.edu.br. Observaes
importantes:
o Digitalizar o arquivo em formato PDF.

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Cmpus Restinga
o Alm do arquivo digitalizado, tambm deve ser enviado o arquivo em formato
editvel.
Publicar no site: publicar o documento no site oficial do Cmpus, observando a
localizao correta da publicao.

22. BIBLIOGRAFIA

KASPARY, Adalberto Jos Redao Oficial: Normas e Modelos 16 ed. Rev. e atual. Porto
Alegre: Edita, 2003.
BELTRO,Odacir,BELTRO,Mariusa.Correspondncia:Linguagem&Comunicao,
20ed.SoPaulo:Atlas,1998.
Brasil, Presidncia da Repblica. Manual de Redao da Presidncia da Repblica. Gilmar
Ferreira Mendes e Nestor Jos Forster Jnior 2. ed. rev. e atual. Braslia: Presidncia da
Repblica, 2002.

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