CARACTERIZACIN DOCUMENTAL - REGISTRO ACTIVOS DE INFORMACIN

PROPIETARIO DE LOS ACTIVOS DE INFORMACIN: AREA DE CONTABILIDAD

Fecha del Elaboracin / validacin: JUNIO DE 2015
Tipo de Soporte (medio de conservacin y/o Tipo de
Tipo documental Clasificacin documental(categoria de la informacin) Estado y custodia de la informacin(Disponibilidad)
soporte) Origen

Descripcin del soporte

Nivel de
confidencialidad de
Norma, funcin o Cdigo del la informacin

Electrnico
Cdigo del Procedimiento

Anlogo

Externo
proceso formato

Interno
Nombre del registro Presentacin de la Localizacin del Publicada

Idioma

Digital
Custodio de la Estado de la Unidad Administrativa
o documento de Definicin informacion Serie Subserie Descripcin de la serie (categora de informacin) documento del activo en (link
informacin informacin responsable de la dependencia

Reservada
Clasificada
archivo (formato) de la informacin pgina web)

Pblica
Es un documento protocolario donde Es un documento protocolario donde
Acta de Subdireccin de Gestin

Espaol
AD-F06 Formato quedan registrados todos los Actas de quedan registrados todos los Contratista Archivo de

Papel
PROCESO Comit de Corporativa y Control
FINANCIERO
FI-P07 Procedimiento Manejo
Acta V.10
y Control
(30- Contable V02 (20-05-2015)
Sostenibilidad
compromisos, acuerdos o x x ACTAS Comit de compromisos, acuerdos o x rea Disponible Gestin del rea
Disciplinario - rea de
03-2015) discrepancias entre las partes o sus Sostenibilidad discrepancias entre las partes o sus Contabilidad de Contabilidad
Contable Contabilidad
representantes. representantes

Es un documento contable donde

quedan registrados los gastos

Espaol
Comprobante pagados por anticipado, cuyo Comprobantes

Papel
N/A de objetivo es no afectar la informacin x x de Ajuste -
Amortizacin financiera de la empresa en los Amortizacin
periodos en los que an no se han
utilizado esos gastos.

Documento donde se registran

mensualmente los valores a

Espaol
Comprobante depreciar de cada activo y los que Comprobantes

Papel
N/A de terminan el ciclo de su vida til. En x x de Ajuste -
Depreciacin donde se va disminuyendo el valor Depreciacin
de los activos despreciables, para
controlar sus saldos.

Documento donde se registran los

valores para legalizar avances por Documentos de origen interno
viticos y gastos de viaje, gastos de generados por el software contable

Espaol
Comprobante transporte y estada y adquisicin de Comprobantes de una entidad en el cual se

Papel
N/A de bienes y gastos a travs de cajas x x de Ajuste - resumen las operaciones financieras,
Legalizacin menores, establecidos en la entidad Legalizacines econmicas y sociales del ente
con la presentacin de documentos pblico y sirve de fuente para
soporte que cumplan los requisitos registrar los movimientos en el libro
exigidos. correspondiente. Debe elaborarse en Subdireccin de Gestin
Contratista Archivo de
PROCESO COMPROBANTES DE idioma castellano con base en los Corporativa y Control
FI-P07 Procedimiento Manejo y Control Contable V02 (20-05-2015) x rea Disponible Gestin del rea
FINANCIERO Es un soporte contable interno de la CONTABILIDAD documentos soporte, indicando la Disciplinario - rea de
Contabilidad de Contabilidad
entidad, cuyo objetivo es el de fecha, origen, descripcin y cuanta Contabilidad
Espaol

registrar operaciones contables, es Comprobantes de las operaciones y numerarse en

Papel
N/A Nota Contable decir cuando dichas operaciones no x x de Ajuste - Nota forma consecutiva; su codificacin se
tienen un registro externo o para las contable har de acuerdo con el catlogo de
cuales no existen documentos cuentas del ente pblico. Los
internos especficos. comprobantes de contabilidad
pueden conservarse de manera que
Documento donde se registran las sea posible su verificacin posterior.
partidas que a la fecha se refieren a
Espaol

Comprobante los estados financieros, que Comprobantes

Papel

N/A de Provisiones representan importantes estimados x x de Ajuste -

de Nmina para hacer frente a situaciones que Provisiones
puedan originar obligaciones para la
entidad.

Soporte contable en el cual constan

Espaol

los valores en efectivo, cheques y

Papel

Comprobante
N/A otras formas de recaudo que x x
de Ingreso
ingresan a la entidad, de manera
general, en el da de la recaudacin.
Comprobantes
de Ingreso
Comunicacin
Documento soporte emitido por el
Espaol

oficial interna
Papel

rea de tesorera de la entidad con

N/A resumen de x x
la informacin resmen de ingresos
ingresos
por transferencias a la entidad.
cuenta CUD

2210111-FT-216 Versin 07
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PROPIETARIO DE LOS ACTIVOS DE INFORMACIN: AREA DE CONTABILIDAD
Fecha del Elaboracin / validacin: JUNIO DE 2015
Tipo de Soporte (medio de conservacin y/o Tipo de
Tipo documental Clasificacin documental(categoria de la informacin) Estado y custodia de la informacin(Disponibilidad)
soporte) Origen

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Electrnico
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Digital
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o documento de Definicin informacion Serie Subserie Descripcin de la serie (categora de informacin) documento del activo en (link
informacin informacin responsable de la dependencia

Reservada
Clasificada
archivo (formato) de la informacin pgina web)

Pblica
Documento en el cual se registran
las partidas producto de confrontar y

Espaol
conciliar los valores que la entidad

Papel
Conciliacin
N/A tiene registrados, de una cuenta de x x
Bancaria
ahorros o corriente, con los valores
que el banco suministra por medio
del extracto bancario.

Documento emitido por una entidad

Espaol
bancaria, por el que se indican los

Papel
Extracto Conciliaciones
N/A movimientos registrados por una x x
Bancario Bancarias
cuenta durante un determinado
perodo.

Documento en el cual la entidad

registra cada uno de los movimientos

Espaol
hechos en una cuenta bancaria,

Papel
Libro Auxiliar
N/A como son el giro de cheques, x x
de Bancos
consignaciones, notas dbito, notas
crdito, anulacin de cheques y
consignaciones, etc.

Papel y Magntico
Documento en el cual se registran
las partidas producto de confrontar y
Conciliacin Documento en el cual se registran

Espaol
conciliar los valores que la entidad
de las partidas producto de confrontar y
N/A tiene registrados, por operacin x x
Operaciones conciliar los valores que la entidad
recproca con otras entidades
Recprocas Conciliaciones tiene registrados, de una o varias
pblicas como: (SHD, Foncep, ETB,
de Operaciones cuentas, con los valores que otras
ICBF y SENA)
Recprocas entidades tales como: (bancarias,
entidades pblicas y otras reas de
Documento en el cual la entidad la entidad) por conceptos de Subdireccin de Gestin
Espaol Contratista Archivo de

Papel
PROCESO Libro Auxiliar registra en forma analtica y transacciones bancarias, Corporativa y Control
N/A
FI-P07 Procedimiento Manejo y Control Contable V02 (20-05-2015) x x CONCILIACIONES x rea Disponible Gestin del rea
FINANCIERO de Cuentas detallada los valores e informacin operaciones recprocas realizadas Disciplinario - rea de
registrada en los libros principales. Contabilidad de Contabilidad
entre diferentes entes pblicos Contabilidad
asociados con activos, pasivos,
Documento en el cual la entidad patrimonio, ingresos, gastos o
costos, cualquiera sea el nivel y
Espaol

Conciliacin registra la informacin de las cuentas

N/A con entre presupuesto y contabilidad al x Papel x sector al que pertenezcan; como
Presupuesto finalizar un periodo determinado, con tambin por operaciones internas
el fin de establecer las cuentas cero. referente a nmina y almacn e
inventarios.

Documento en el cual la entidad

registra la informacin confrontada
de la suma de todos los registros
financieros de los sueldos de un
Espaol

empleado, los salarios, las

Papel

Conciliacin
N/A bonificaciones y deducciones, con x x
con Nmina
contabilidad en lo referente a la Conciliaciones
cantidad pagada a los empleados Especficas del
por los servicios que prest durante IDT
un cierto perodo de tiempo. Nmina
debidamente contabilizada..

2210111-FT-216 Versin 07
 entidades pblicas y otras reas de
la entidad) por conceptos de Subdireccin de Gestin
Contratista Archivo de
PROCESO transacciones bancarias, Corporativa y Control
FI-P07 Procedimiento Manejo y Control Contable V02 (20-05-2015) CONCILIACIONES x rea Disponible Gestin del rea
FINANCIERO operaciones recprocas realizadas Disciplinario - rea de
Contabilidad de Contabilidad
entre diferentes entes pblicos Contabilidad
asociados con activos, pasivos,
patrimonio, ingresos, gastos o
costos, cualquiera sea el nivel y
sector al que pertenezcan; como
tambin por operaciones internas
CARACTERIZACIN DOCUMENTAL - REGISTRO ACTIVOS referente
DE INFORMACIN
a nmina y almacn e
inventarios.
PROPIETARIO DE LOS ACTIVOS DE INFORMACIN: AREA DE CONTABILIDAD
Fecha del Elaboracin / validacin: JUNIO DE 2015
Tipo de Soporte (medio de conservacin y/o Tipo de
Tipo documental Clasificacin documental(categoria de la informacin) Estado y custodia de la informacin(Disponibilidad)
soporte) Origen

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Norma, funcin o Cdigo del Conciliaciones la informacin

Electrnico
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Digital
o documento de Definicin informacion Serie
Especficas
Subserie
del Descripcin de la serie (categora de informacin)
Custodio de la Estado de la
documento del activo en (link
Unidad Administrativa
informacin informacin responsable de la dependencia

Reservada
IDT

Clasificada
archivo (formato) de la informacin pgina web)

Pblica
Documento en el cual la entidad
registra la informacin contable
(facturas) contra los registros de
activo (bienes), en donde se

Espaol
Conciliacin

Papel
mencionan las partidas en
N/A con Almacn e x x
conciliacin por aclarar, junto con el
Inventarios
reporte de conciliacin de saldos de
activos fijos para que dicho reporte
sea firmado por ambas reas y
archivado.

Documento externo tipo formulario

nico para la declaracin de

Espaol
Formulario

Papel
retencin de estampillas (pro Declaracin de
N/A Declaracin de x x
Cultura, pro Adulto Mayor y pro Estampillas
Estampillas
Universidad Distrital Francisco Jos
de Caldas.)

Documento externo tipo formulario

Formulario para la declaracin del gravamen
Declaracin de establecido sobre las actividades

Espaol
Declaracin de

Papel
Industria y industriales, comerciales y de
N/A x x Industria y
Comercio, servicios, a favor de cada uno de los
Comercio
Avisos y distritos y municipios donde ellas se
Tableros desarrollan, segn la liquidacin
privada.
Documento presentado ante la
Subdireccin de Gestin
Administracin tributaria donde se Contratista Archivo de
PROCESO Documento externo tipo formulario DECLARACIONES Corporativa y Control
FI-P07 Procedimiento Manejo y Control Contable V02 (20-05-2015) reconozca o manifieste la realizacin x rea Disponible Gestin del rea
FINANCIERO para la declaracin del recaudo TRIBUTARIAS Disciplinario - rea de
de cualquier hecho relevante para la Contabilidad de Contabilidad
Formulario anticipado de los impuestos de renta Contabilidad
Espaol aplicacin de los tributos.

Papel
Declaracin de y complementarios, por el cual una
N/A x x
Retencin en persona (retenedor) deduce a otra
la Fuente (retenido) un porcentaje determinado
del valor por pagar al contado o a
crdito, en compras y servicios.
Declaracin de
Retencin en la
Documento en el cual la entidad Fuente
Espaol

Papel
Libro Auxiliar registra en forma analtica y
N/A x x
de Cuentas detallada los valores e informacin
registrada en los libros principales.

Documento externo denominado

Espaol

Papel

Comprobante Recibo oficial de Pago de Impuestos

N/A x x
de pago DIAN Nacionales, soporte del pago
efectuado por va electrnica.

Tambin conocido como estado de

Magntico

situacin patrimonial o balance de

Espaol

Papel y

Balance situacin, es un informe financiero

N/A x x
General contable que refleja la situacin de
una empresa en un momento
determinado.

FI-P07 Procedimiento Manejo y Control Contable V02 (20-05-2015)

2210111-FT-216 Versin 07
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Fecha del Elaboracin / validacin: JUNIO DE 2015
Tipo de Soporte (medio de conservacin y/o Tipo de
Tipo documental Clasificacin documental(categoria de la informacin) Estado y custodia de la informacin(Disponibilidad)
soporte) Origen

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confidencialidad de
Norma, funcin o Cdigo del la informacin

Electrnico
Cdigo del Procedimiento

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proceso formato

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Idioma

Digital
Custodio de la Estado de la Unidad Administrativa
o documento de Definicin informacion Serie Subserie Descripcin de la serie (categora de informacin) documento del activo en (link
informacin informacin responsable de la dependencia

Reservada
Clasificada
archivo (formato) de la informacin pgina web)

Pblica
Estado contable bsico que revela el

Papel y Magntico
resultado de la actividad financiera,
econmica, social y ambiental de la

Espaol
Estado de entidad contable pblica, con base
N/A Actividad en el flujo de recursos generados y x x
Financiera consumidos en cumplimiento de las
funciones de cometido estatal,
FI-P07 Procedimiento Manejo y Control Contable V02 (20-05-2015)
expresado en trminos monetarios,
durante un perodo determinado.
Son informes que utilizan las
ESTADOS instituciones para dar a conocer la Subdireccin de Gestin
Contratista Archivo de
PROCESO Estado contable que tiene como CONTABLES E Estados situacin econmica y financiera y Corporativa y Control
rea Disponible Gestin del rea x

x
FINANCIERO finalidad mostrar las variaciones que INFORMES Financieros los cambios que experimenta la Disciplinario - rea de
Contabilidad de Contabilidad

Papel y Magntico
sufran los diferentes elementos que COMPLEMENTARIOS misma a una fecha o periodo Contabilidad
componen el patrimonio, en un determinado.

Espaol
Estado de
periodo determinado, adems de
N/A Cambios en el x x
mostrar esas variaciones, busca
Patrimonio
explicar y analizar cada una de las
variaciones, sus causas y
consecuencias dentro de la
estructura financiera de la entidad.

Documentos que hacen parte

Papel y Magntico
integral de todos y cada uno de los
estados financieros, los cuales

Espaol
Notas a los referencian adecuadamente el
FI-I03 Instructivo de Notas
N/Aa los Estados Financieros
Estados V.01 cuerpo
(2013-08-16)
de los estados financieros, x x
Financieros identifican el ente econmico,
resume sus polticas y prcticas
contables y los asuntos de
importancia relativa.

Informe en el sistema de supervisin

y control de la CONTRALORA DE
BOGOT que permite mediante el

Magntico
Espaol

diligenciamiento y envo de
Reporte de
N/A formularios, reportar informacin x x
SIVICOF
estructurada. Informacin que una
vez validada por la misma aplicacin,
puede ser analizada fcil y
gilmente. Informes a
Entes de
Son estados financieros Control y
consolidados que presentan la Vigilancia
situacin financiera, los resultados
Magntico

Matriz de las operaciones, los cambios en

Espaol

Financiera de el patrimonio y en la situacin

N/A x x
Saldos y financiera, as como los flujos de
Movimientos efectivo, de un ente matriz y sus
subordinados, o un ente dominante y
los dominados, como si fuesen los Documentos que compilan
de una sola entidad. Subdireccin de Gestin
informacin requerida por los entes Contratista Archivo de
PROCESO Corporativa y Control
FI-P07 Procedimiento Manejo y Control Contable V02 (20-05-2015) INFORMES externos de control y vigilancia a la rea Disponible Gestin del rea

x
FINANCIERO Disciplinario - rea de
Informe generado a travs de un gestin de las entidades pblicas o Contabilidad de Contabilidad
Contabilidad
quien lo requiera.
Magntico

Informe Prevalidador Tributario a la DIAN y a

Espaol

Semestral y la SHD con la informacin de

N/A x x
Anual de retenciones aplicadas por concepto
Exgenas de Estampillas (semestral), ICA y
Retencin en la Fuente (anual).

2210111-FT-216 Versin 07
Informes a
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PROPIETARIO DE LOS ACTIVOS DE INFORMACIN: AREA DE CONTABILIDAD
Fecha del Elaboracin / validacin: JUNIO DE 2015
Tipo de Soporte (medio de conservacin y/o Tipo de Documentos que compilan
Tipo documental Clasificacin documental(categoria de la informacin) Subdireccin de Gestin
soporte) Origen informacin requerida por los entes Contratista Estado y custodia de laArchivo
informacin(Disponibilidad)
de
PROCESO Corporativa y Control
FI-P07 Procedimiento Manejo y Control Contable V02 (20-05-2015) INFORMES externos de control y vigilancia a la rea Disponible Gestin del rea

x
FINANCIERO Disciplinario - rea de

Descripcin del soporte

Nivel de
gestin de las entidades pblicas o Contabilidad de Contabilidad
confidencialidad de Contabilidad
Norma, funcin o Cdigo del quien lo requiera. la informacin

Electrnico
Cdigo del Procedimiento

Anlogo

Externo
proceso formato

Interno
Nombre del registro Presentacin de la Localizacin del Publicada

Idioma

Digital
Custodio de la Estado de la Unidad Administrativa
o documento de Definicin informacion Serie Subserie Descripcin de la serie (categora de informacin) documento del activo en (link
informacin informacin responsable de la dependencia

Reservada
Clasificada
archivo (formato) de la informacin pgina web)

Pblica
Informe a la Contadura General de
la Nacin con la relacin de Informes a
personas naturales y jurdicas que a Otras
cualquier ttulo, a una fecha de corte, Entidades
tienen contrada una obligacin con

Magntico
Boletn

Espaol
una entidad pblica de cualquier
Semestral de
N/A orden o nivel, cuya cuanta supera x x
Deudores
los cinco salarios mnimos
Morosos
mensuales legales vigentes
(SMMLV) y ms de seis (6) meses
de mora, o que habiendo suscrito un
acuerdo de pago, lo haya
incumplido.

Es un libro complementario a los

Magntico
principales libros de contabilidad. Su

Espaol
funcin es registrar todas las
N/A Libro Auxiliar x x Libro Auxiliar
operaciones que le son propias y
centralizarlas en el Libro Diario
mediante un solo asiento contable.

Es un libro contable donde se

recogen, da a da, los hechos

Magntico
econmicos de una empresa. La

Espaol
anotacin de un hecho econmico
N/A Libro Diario x x Libro Diario
en el libro Diario se llama asiento; es
decir en l se registran todas las
transacciones realizadas por una
empresa. Son el soporte material en la
elaboracin de la informacin Subdireccin de Gestin
Contratista Archivo de
PROCESO LIBROS DE financiera, en los que se efectan los Corporativa y Control
Es un detalle de los activos fsicos
FI-P07 Procedimiento Manejo y Control Contable V02 (20-05-2015) rea Disponible Gestin del rea

x
registros o asientos contables por las

Magntico
FINANCIERO CONTABILIDAD Disciplinario - rea de
Espaol
Libro de la empresa (mercaderas y

Papel y
Contabilidad de Contabilidad
Libro Inventario distintas operaciones realizadas por Contabilidad
N/A Inventario y activos fijos principalmente), as x x
y Balances las empresas o entes econmicos.
Balances como de las deudas pendientes
(deudores y acreedores).

Es el libro resumen de las

operaciones efectuadas en un mes,
Papel y Magntico

el cual permite elaborar los estados

financieros de propsito general. La
Espaol

informacin se obtiene a nivel de

Libro Mayor y Libro Mayor y
N/A cuentas mayores y produce una x x
Balances Balances
sntesis de los movimientos dbitos y
crditos que afectaron cada una de
las cuentas de mayor, contiene todas
las cuentas mayores del PUC que
utiliza el ente econmico.

2210111-FT-216 Versin 07
Artculo 6. Definiciones.
a) Informacin. Se refiere a un conjunto organizado de datos contenido en cualquier documento que los sujetos
obligados generen, obtengan, adquieran, transformen o controlen;
b) Informacin pblica. Es toda informacin que un sujeto obligado genere, obtenga, adquiera, o controle en
su calidad de tal; c) Informacin pblica clasificada. Es aquella informacin que estando en poder o custodia
de un sujeto obligado en su calidad de tal, pertenece al mbito propio, particular y privado o semiprivado de una
persona natural o jurdica por lo que su acceso podr ser negado o exceptuado, siempre que se trate de las
circunstancias legtimas y necesarias y los derechos particulares o privados consagrados en el artculo 18 de
esta ley;
c) Informacin pblica clasificada. Es aquella informacin que estando en poder o custodia de un sujeto
obligado en su calidad de tal, pertenece al mbito propio, particular y privado o semiprivado de una persona
natural o jurdica por lo que su acceso podr ser negado o exceptuado, siempre que se trate de las
circunstancias legtimas y necesarias y los derechos particulares o privados consagrados en el artculo 18 de
esta ley;
d) Informacin pblica reservada. Es aquella informacin que estando en poder o custodia de un sujeto
obligado en su calidad de tal, es exceptuada de acceso a la ciudadana por dao a intereses pblicos y bajo
cumplimiento de la totalidad de los requisitos consagrados en el artculo 19 de esta ley;
e) Publicar o divulgar. Significa poner a disposicin en una forma de acceso general a los miembros del pblico
e incluye la impresin, emisin y las formas electrnicas de difusin;
f) Sujetos obligados. Se refiere a cualquier persona natural o jurdica, pblica o privada incluida en el artculo 5
de esta ley;

g) Gestin documental. Es el conjunto de actividades administrativas y tcnicas tendientes a la planificacin,

procesamiento, manejo y organizacin de la documentacin producida y recibida por los sujetos obligados,
desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilizacin y conservacin;

h) Documento de archivo. Es el registro de informacin producida o recibida por una entidad pblica o privada
en razn de sus actividades o funciones;
i) Archivo. Es el conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un
proceso natural por una persona o entidad pblica o privada, en el transcurso de su gestin, conservados
respetando aquel orden para servir como testimonio e informacin a la persona o institucin que los produce y a
los ciudadanos, como fuentes de la historia. Tambin se puede entender como la institucin que est al servicio
de la gestin administrativa, la informacin, la investigacin y la cultura;
j) Datos Abiertos. Son todos aquellos datos primarios o sin procesar, que se encuentran en formatos estndar e
interoperables que facilitan su acceso y reutilizacin, los cuales estn bajo la custodia de las entidades pblicas
o privadas que cumplen con funciones pblicas y que son puestos a disposicin de cualquier ciudadano, de
forma libre y sin restricciones, con el fin de que terceros puedan reutilizarlos y crear servicios derivados de los
mismos;
k) Documento en construccin. No ser considerada informacin pblica aquella informacin preliminar y no
definitiva, propia del proceso deliberatorio de un sujeto obligado en su calidad de tal.