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I Parte. La Administracin
Concepto
Orgenes
Procesos Administrativos
Principios para la Estructura de la Organizacin
Tipos de Organizacin
Flujogramas
Formularios
II Parte. La Contabilidad
Concepto
Obligaciones de Ley
Tipos de Cuentas
Clasificacin de las Cuentas
Libro Diario
Libro Mayor
Caja Chica
Balances de Comprobacin
Hoja de Trabajo
Conciliaciones Bancarias
Para que toda empresa pueda ser prospera debe llevar un registro constante en trminos
monetarios, as como un control de ingresos y egresos, todo esto a travs de un sistema contable
preciso y claro
TENEDURAS DE LIBROS
Dentro del amplio mundo de la contabilidad, tenemos la rama que se encarga de
recopilar, clasificar y registrar cronolgicamente las operaciones diarias de acuerdo a ciertas
tcnicas y disposiciones legales.
TITULO
DEBE HABER
CARGO ABONO
CARGAR ABONAR
DEBITO CREDITO
DEBITAR ACREDITAR
Clasificacin De La Cuentas
Cuentas Reales: estn constituidas por todos los bienes, derechos u obligaciones q
integran el balance general de una empresa y permanecen siempre abiertas en los libros, en
trminos contables se les denomina Cuentas de Activos, Pasivos, Capital y Valoracin de
Activos.
Disponible: Constituye el dinero en efectivo q posee la empresa. Ej, Caja, Caja Chica,
Banco.
Realizable: Constituido por las Cuentas por Cobrar, Efectos por Cobrar,
inventarios de mercanca e inversiones temporales.
Prepagado: Constituida por los gastos que la empresa realiza por anticipado.
Siendo los Activos Fijos Tangibles Depreciables aquellos de larga duracin y de gran
valor, con los que realizamos nuestras actividades diarias, los cuales sufren efecto de
depreciacin. Ej Edificio, mobiliario, vehculos, equipos, etc.
Los Activos Fijos Tangibles No Depreciables son aquellos que renen las mismas
caractersticas de los anteriores pero q no sufren efectos de depreciacin. Ej Terrenos.
Activos Fijos Intangibles: Aquellos que no se pueden ver ni tocar pero representan
valores de la empresa. Ej patentes, marcas de fabricas, derechos de autor, etc.
5.- Cargos Diferidos
Gastos que la empresa realiza por anticipado pero que benefician a largo plazo. Ej gastos
de organizacin, publicidad pagada a largo plazo, mejoras a propiedad ajena arrendada.
Estas cuentas se deben amortizar anualmente hasta q desaparezcan del libro diario.
CUENTAS PASIVOS
CUENTA CAPITAL
La partida doble o teora del Cargo y del Abono es el principio mediante el cual se
efecta el doble registro para cada operacin comercial. Lo que podramos resumir en que la
suma de las cuentas registradas por el Debe debe ser siempre igual a la suma de las registradas
por el Haber.
Se debe Cargar:
Cuando ingresa un bien a la empresa (Activo).
Cuando la empresa cancela algun pago (Egreso).
Cuando se genera un gasto.
Una deuda a favor de la empresa.
Se debe Abonar:
Cuando sale un Activo (Venta).
Cuando se cobra una deuda.
Cuando la empresa contrae una deuda.
LIBRO DIARIO PRINCIPAL
Es uno de los tres libros exigidos por el Cdigo de Comercio de Venezuela, en sus
artculos 32, 33, 34, 102, 917 y 918 estn tipificados los aspectos legales a que debe acatarse.
Fecha: indica el da de la operacin comercial, vale destacar que el ao se colocara solo una
vez por pgina, el mes se colocara debajo del ao y no ha de volver a repetirse a menos q
cambie. Cada asiento deber ir acompaado de sus fechas respectivas.
Cuenta y explicacin: es el cuerpo del asiento, el cual deber incluir nmero correlativo,
cuenta(s) deudora(s), cuenta acreedora y una clara explicacin del respectivo asiento.
Referencia: se escribir el nmero del folio del Libro Mayor al cual fue pasada la partida que
aparece en la misma columna.
Clases De Asientos
Simples: Cuando solo hay una cuenta Deudora y una sola cuenta Acreedora.
Compuestos
De una cuenta Deudora y varias Acreedoras
De varias cuentas Deudoras y una sola Acreedora.
De varias cuentas Deudoras y varias Acreedoras.
EL LIBRO MAYOR PRINCIPAL
En este libro se asentaran todas las operaciones realizadas en el libro diario, una cuenta
en cada folio, para luego obtener el saldo de cada cuenta en un movimiento determinado.
Cdigo: numero del cdigo de la cuenta, si la empresa tiene alguna codificacin al respecto.
A=P+C
Presentacin Del Balance General
1.- El Encabezamiento
Nombre de la empresa.
Nombre del estado financiero.
Fecha.
2.- El Cuerpo
Los Activos, los cuales se presentan segn su clasificacin y de acuerdo a su grado de
liquidez (Activos Corrientes)
El Pasivo y el Capital, se presentan de acuerdo con su divisin y clasificacin.
ESTADOS DE GANANCIAS Y PRDIDAS
Entre los estados financieros, el Estado de Ganancias y Prdidas, tambin llamado Estado
de Resultados, destaca por su importancia en base a sus registros, este consta de dos partes
fundamentales:
1.- Calcular las Ventas Netas: se obtiene restando a las ventas brutas todas las
devoluciones, rebajas y descuentos en ventas.
2.- Calcular el Costo de Ventas: se comienza con el costo del inventario inicial, a este se
le suma las compras netas, las cuales se obtienen sumndole a las compras brutas todos los
gastos que estas ocasionaron a la empresa y luego restando todas las rebajas, descuentos y
devoluciones en ventas. Luego de sumar el inventario inicial con las compras netas se obtiene el
total de mercanca disponible para la venta. A este monto se le descontara el inventario final de
mercanca con los cual se obtiene el costo de venta.
3.- Ganancias o Prdidas Bruta en Ventas: en la obtencin de este subtotal intervienen
el total de ventas netas y el total del costo de ventas, si las primeras fueran mayores que el
segundo, estaramos hablando de una ganancia bruta en ventas, de lo contrario se hablara de
prdidas.
4.- Ganancias o Prdidas Operacionales: al resultado obtenido anteriormente se le han
de restar los gastos operacionales en ventas.
5.- Ganancias o Prdidas despus de otros ingresos y egresos: en las operaciones
normales de una empresa se pueden realizar operaciones distintas al objetivo de stas, estos
datos deben intervenir tambin en el clculo de la ganancia o prdida del ejercicio econmico.
Al resultado obtenido en el rengln anterior le restaremos y sumaremos los egresos e ingresos,
respectivamente, para as obtener la Utilidad Bruta del Ejercicio.
6.- Utilidad Neta del Ejercicio: a la utilidad bruta se le descontar el Impuesto sobre la
Renta y cualquier otra reserva que estime la empresa, as se obtendr la utilidad o prdida neta
del ejercicio.
HOJA DE TRABAJO
La estructura estndar de la hoja de trabajo usa doce (12) columnas, que corresponden a
seis (6) columnas dobles, que conciernen a los seis (6) balances que se preparan en esta hoja:
Balance de Comprobacin.
Ajustes.
Balance de Comprobacin Ajustado.
Costo de Venta.
Estado de Ganancias y Perdidas.
Balance General.
Ajustes
Al final de un cierre econmico o en cualquier momento que se desee conocer la
situacin de una organizacin se pueden realizar los Estados Financieros para lo cual es preciso,
sincerar o ajustar todas aquellas cuentas que as lo requieran, como por ejemplo los cargos y
crditos diferidos.
Tambin se utilizan los ajustes para cerrar las cuentas participantes en el Costo de Ventas
y el Estado de Ganancias y Perdidas, que como ya sabemos son todas las cuentas de ingresos y
egresos o cuentas nominales.
MANEJO DEL EFECTIVO
CAJA, CAJA CHICA Y CONCILIACIN BANCARIA
En la gran mayora las empresas utilizan tres mtodos para manejar el efectivo: Caja,
Caja chica y Banco.
Caja Chica
Por medio de la Caja Chica realizamos los gastos menores y va a depender de la
naturaleza del negocio la cantidad del fondo fijo y el monto mximo de pago.
Para llevar un control de las salidas de caja chica se utiliza el comprobante de egreso de
caja chica. Cabe destacar que la autorizacin del comprobante debe ser hecha por una persona
ajena al cajero.
Siempre se debe tener en cuenta que nosotros somos un pasivo para el banco, porque ste
nos debe el dinero que nos guarda en las cuentas corrientes y si somos para el banco un pasivo,
nuestra cuenta corriente en los libros de banco aumenta por el haber, por lo tanto toda nota de
crdito aumentar nuestra cuenta y toda nota de dbito disminuir nuestra cuenta.
NL LB
+ - - +
En nuestros libros banco aumenta por el Debe porque es un Activo Corriente disponible.
Cheques en Trnsito: son cheques que la empresa ha pagado, pero por diferentes razones
no han sido presentado al banco para su cobro.
Depsito en Trnsito: son depsitos a los cuales el banco aun no les ha dado entrada por
una u otra razn.
Los Cheques y Depsitos Fantasmas: son cheques y depsitos de terceros que por error
el banco nos carga o debita, respectivamente, a nuestra cuenta.
Baile de Nmeros: sucede cuando intercambiamos las posiciones de dos o mas nmeros
dentro de una cifra, alterando el monto real.
Intereses: debido a la variabilidad de .las tasas de intereses es trabajoso determinar cuanto nos
abonar el banco por concepto de intereses.
Omisiones: son cheques o depsitos que por diversas razones dejamos de registrar en nuestra
cuenta.
Comisiones y Gastos de Cobranzas: estos gastos figuran en los libros del banco, pero no
figuran en los nuestros debido que no cocemos las cifras hasta no revisar el estado de cuentas.
Giros Cobrados por el Banco a Nuestro Nombre: dichas cantidades figuran en los
libros del banco, pero no figuran en los nuestros, y corresponden a giros que hemos dado al
banco al cobro.
Notas de Dbito: todas las notas de dbito disminuyen nuestras cuentas en los libros de
banco, porque los pasivos disminuyen por el debe y nosotros para el banco somos un pasivo.
Notas de Crdito: todas las notas de crditos aumentan nuestras cuentas en los libros del
banco, porque los pasivos aumentan por el Haber y nosotros para el banco somos un pasivo.