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Google Sheets

Orientaes de uso e recursos

Carlos Eduardo Martinez Taka


TAKATRAINING
Sumrio
1 O que o Google Sheets? ..................................................................................................... 1
2 Formataes e Funcionalidades Essenciais ........................................................................... 1
2.1 Configurar o formato moeda com base na localidade .................................................. 1
2.2 Aplicar vrios formatos de moedas na mesma planilha ............................................... 1
2.3 Nomear clulas ou conjunto de clulas ........................................................................ 2
2.4 Formatao Condicional para melhor visibilidade ........................................................ 3
2.5 Inserir Imagem dentro de uma clula ........................................................................... 4
2.6 Inserir indicadores (cones) nas planilhas ..................................................................... 4
2.7 Validao ....................................................................................................................... 4
3 Funes Concatenadas .......................................................................................................... 5
3.1 Funo IF e VLOOKUP.................................................................................................... 5
3.2 Funes INDEX e MATCH .............................................................................................. 5
4 Tabela Dinmica, Grficos e Formulrio ............................................................................... 6
4.1 Grficos ......................................................................................................................... 6
4.2 Como criar grficos Sparklines ...................................................................................... 6
4.3 Como criar um grfico de tendncia ............................................................................. 6
4.4 Pivot Tabel Reports ....................................................................................................... 6
4.5 Criao de Formulrios ................................................................................................. 8
5 Colaborao nas planilhas ................................................................................................... 11
5.1 Compartilhe planilhas com pessoas ............................................................................ 11
5.2 Filtros colaborativos .................................................................................................... 11
5.3 Notificaes em clulas alteradas ............................................................................... 11
5.4 Proteja clulas para que outros usurios no alterem acidentalmente ..................... 12
6 Trabalhando com a WEB ..................................................................................................... 13
6.1 Importar dados da web ............................................................................................... 13
6.2 Inserir informao de investimentos (Bolsa, SmallCaps,...) ........................................ 13
6.3 Para obter o valor dlar do dia ................................................................................... 14
Google Sheets: Orientao de uso e
recursos

1 O que o Google Sheets?


O Google Sheets o aplicativo de planilha eletrnica da Google, que permite aos usurios criar,
editar e colaborar planilhas online pelo Google Drive. O uso de planilhas, idntico ao seu
concorrente, o Microsoft Office Excel, permite o usurio mensurar suas informaes via planilha,
criar relatrios inteligentes com grficos e estrutur-los de forma dinmica. A seguir, dicas de
como trabalhar de forma produtiva com o Google Sheets.

2 Formataes e Funcionalidades Essenciais


2.1 Configurar o formato moeda com base na localidade
Para sabermos e/ou configurar o formato moeda com base na nossa localidade, siga os passos
apresentados:

1. Clique no menu File;


2. Clique em seguida em Spreadsheet Settings;
3. Na janela que abrir, escolha o seu pas e o Time Zone correspondente;
4. Finalize com boto Save Settings. Veja a imagem a seguir:

Figura 1- Janela de configuraes da localidade para formato moeda.

2.2 Aplicar vrios formatos de moedas na mesma planilha


Para aplicar dois ou mais formatos moeda na mesma planilha, execute os passos a seguir:

Selecione os valores numricos na qual deseja configur-los para outro formato moeda;

Clique no menu Format, Number, e em seguida More Formats;

Clique em More currencies;

Escolha na janela Custom currencies o formato moeda e finalize com o boto Apply. Veja a
imagem a seguir:

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Figura 2 - Janela de aplicao de formato moeda.

2.3 Nomear clulas ou conjunto de clulas


Ao de extrema importncia e facilidade para localizar e estruturar suas frmulas, renomear
clula ou conjunto de clulas facilita o trabalho principalmente quando se tem uma grande
quantidade de informaes a serem tratadas. Para nomear uma clula, execute as seguintes
aes:

1. Selecione a clula a ser renomeada;


2. No menu Data, clique em Named ranges;
3. No painel que surgir direita, d o novo nome para a clula e verifica se a mesma
que se encontra selecionada.
4. Finalize clicando no boto Done. Veja a imagem a seguir:

Figura 3 - Janela para nomear um clula ou conjunto de clulas.

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2.4 Formatao Condicional para melhor visibilidade


Formatao Condicional uma funcionalidade que auxilia o usurio a tratar de forma gerencial
suas informaes via planilha, principalmente quando se tem uma grande quantidade de
informaes e se torna necessria visualiz-las categorizando por cores.

Existem diversas formas de gerenciar seus resultados com as formataes condicionais, para
isso precisa entender suas necessidades:

Mudar a cor a partir dos resultados obtidos em comparao de dois valores;


Mudar de cor a partir do resultado de uma frmula;
Mudar o resultado a partir de valores fixos;
Mudar de cor a partir de datas.

Para todas essas, possvel alterar por cores especficas ou por escalas. Para executar a
formatao condicional, siga os passos adiante:

Posicione o cursor na clula na qual deseja criar a formatao condicional;

Clique no menu Format, e em seguida Conditional formatting;

Aplique a regra no Painel de formatao condicional e finalize com o boto Done. Veja a
imagem a seguir:

Figura 4 - Janela de formatao condicional.

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2.5 Inserir Imagem dentro de uma clula


comum nas planilhas que trabalhamos na companhia, inserir imagens que vo desde o
logotipo da empresa a imagens de produtos. Quando executamos a ao padro de copiar e
colar, a imagem no fica vinculada a clula, ento temos o problema de que sempre a imagem
estar se movimentando independentemente da planilha, quando a mesma est sofrendo
alteraes. Para evitarmos esse desconforto, usamos a funo IMAGE. Veja os passos a sequir:

1. Na clula na qual deseja inserir a imagem, digite a funo IMAGE;


2. Na funo IMAGE, digite a URL (endereo da web aonde se situa a imagem e defina os
parmetros da funo caso necessrio.
a. URL: endereo web da imagem aonde. Para saber o endereo da imagem na
web, basta clicar com o boto direito sobre a imagem e em seguida no
comando Copiar a URL da imagem;
b. MODE: o tamanho da imagem com relao a clula;
c. HEIGHT: a altura da imagem em pixels. MODE deve ser definido como 4 a
fim de definir uma altura personalizada.
d. WIDTH: a largura da imagem em pixels. MODE deve ser definido como 4 a
fim de definir uma altura personalizada.
3. Finalize com a tecla ENTER.

2.6 Inserir indicadores (cones) nas planilhas


Outra funo que auxilia na anlise das planilhas na insero de indicadores, os famosos
KPIs. Por padro, o Google Sheets no possui essa funo, porm podemos customiz-la para
melhor nos atender nessa funcionalidade. Veja os passos a seguir:

Na planilha em que criar os indicadores, posicione o cursor na clula para iniciar a funo;

Digite a funo SE (IF em ingls) com a estrutura como mostra abaixo:

=if(B13>500;image("https://encrypted-
tbn1.gstatic.com/images?q=tbn:ANd9GcSguRdvF6p_84nhXbgkiB1XOt7GqEeYavGpMnAmJZUpg1mSYV99";1);imag
e("https://encrypted-
tbn3.gstatic.com/images?q=tbn:ANd9GcQvupsue5UrehwTG1ccwLCGdJSe7bCfvZR4gOBWXO6d5CahF6r5yQ";1))

Com relao ao tamanho da imagem sobre a clula, veja as possveis variaes com base nos
nmeros:
1 - Redimensiona a imagem para caber dentro da clula, mantendo a proporo.

2 - Estica ou comprime a imagem para caber dentro da clula, ignorando a relao de aspecto.

3 - Deixa a imagem no tamanho original, que pode causar o corte.

4 - Permite a especificao de um tamanho personalizado.

2.7 Validao
A funcionalidade Validao muito til quando se deseja analisar diversos resultados com base
em caractersticas em comum, como por exemplo, a soma de determinados produtos, ou valor
total de vendas por vendedor, filial, etc...

Para criar uma validao, posicione o mouse aonde se deseja criar a validao, e em seguida
clique no menu Data, comando Validation.

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Determine por exemplo uma lista na qual se tem o nome dos produtos, e finalize com o boto
Save. Veja a imagem a seguir:

Figura 5 - Janela de configurao de validao.

3 Funes Concatenadas
3.1 Funo IF e VLOOKUP
A funo IF, conhecida como funo SE, trabalha com base numa condicional e duas variveis
por padro. . Sua sintaxe :

=IF(logical_expression; value_if_true; value_if_false)

A funo VLOOKUP, conhecida como o nome de PROCV, uma funo de busca


extremamente til quando se trata de buscar informaes que se encontram em outras
planilhas, sejam essas situadas no mesmo local ou na rede. Sua sintaxe :

=VLOOKUP(search_key; range; index; [is_sorted])

3.2 Funes INDEX e MATCH


A funo INDEX uma funo semelhante ao VLOOKUP, porm ela tem uma ao de busca
mais avanada e precisa que o VLOOKUP. Enquanto o VLOOKUP executa uma pesquisa da
esquerda para a direita, e de cima para baixo, a funo INDEX pode executar a mesma ao
independente da direo na qual ela pesquisa, ou seja, ela trabalha em todas as direes.

A funo MATCH tem a ao de apresentar a posio de um determinado valor em uma


regio. As sintaxes dessas funes so apresentadas a seguir:

=INDEX(reference; [row]; [column])

=MATCH(search_key; range; [search_type])

A Combinao dessas duas funes apresentar com preciso o valor necessrio com base em
sua posio vertical e horizontal.

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4 Tabela Dinmica, Grficos e Formulrio


4.1 Grficos
A criao de grficos no Google Sheets prtica e intuitiva. Para isso basta selecionar as
informaes que se deseja estar no grfico, clique no menu Insert e ento Chart. Com a janela
do Chart aberta, basta definir as customizao necessrias do grfico e ento finalize com o
boto Insert. Veja a imagem a seguir:

Figura 6 - Janela de editor de grfico.

4.2 Como criar grficos Sparklines


Grficos Sparklines ou Mini Grficos so prticos e eficientes para anlises rpidas ou anlise
numa grande quantidade de informaes na qual um grfico tradicional apresentaria
dificuldades pela quantidade de informao. Para criar esse tipo de grfico, usa-se a funo
SPARKLINE. Veja a sintaxe a seguir:

=SPARKLINE(data; [options])

4.3 Como criar um grfico de tendncia


Para criar um grfico de tendncia, necessrio que o grfico j esteja criado.

4.4 Pivot Tabel Reports


A funcionalidade Pivot Table Reports, muita semelhante s Tabelas Dinmicas do Excel, permite
mensurar uma grande quantidade de informaes num nico ambiente prtico e rpido do
Google Sheets. Para isso, com um banco de dados aberto, clica-se no menu Data e em seguida
Pivot Table Report. Veja a imagem a seguir:

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Figura 7 - Janela de criaoda Pivot Table.

Com uma rea delimitada, pode-se movimentar os campos do banco de dados para se obter o
dinamismo da Pivot. Imagine a Pivot como um cubo mgico e que, a cada movimento (mudana
dos campos do banco de dados), obtm-se a resposta necessria para anlise de do seu banco
de dados.

NO exemplo a seguir, estamos avaliando os nossos clientes (Campo Empresa), os produtos que
eles adquiriram (Campo Produto) e o quanto eles gastaram (Campo Total). Veja a imagem a
seguir:

Figura 8 - Pivot Table estruturada.

No painel direita, possvel a qualquer momento modificar os campos, trocando-os,


substituindo-os e adicionando-os para melhor anlise das informaes. No exemplo acima,
estamos tendo uma ntida informao do total de produtos adquiridos por cada cliente, com o
seu total por produto, e total por cliente.
OBS: Uma vez os campos inseridos, pode-se arrast-los no painel para
modificar a visualizao da anlise.

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4.5 Criao de Formulrios


Formulrios so aes que esto sempre presentes nas planilhas. Muitas vezes precisamos
coletar as vendas efetuadas pelos nossos vendedores, uma pesquisa de satisfao de nossos
clientes e parceiros ou at mesmo obter as respostas de uma prova enviada para um grupo
especfico. Para todos esses, quando se cria formulrio de questionrio, torna-se possvel que
os mesmos recebam o convite por email para responder e em seguida aps respond-lo, o
mesmo ser coletado em uma planilha Google Sheets para anlise. Vejamos como funciona:

Abra uma planilha nova. Renomeia da forma que achar necessrio;

Clique no menu Tools, em seguida no comando Create forms;

Abrir uma nova janela na qual precisar editar o novo formulrio. Veja a imagem a seguir:

Figura 9 - Janela de criaode formulrio.

Aps ser customizado o formulrio, com as perguntas e temas, ela estar pronta para ser
enviada aos colaboradores. Veja a imagem a seguir de um formulrio pronto:

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Figura 10 - Formulrio desenvolvido.

Para enviar aos colaboradores, clique no boto Send form, situado no canto superior direito
da janela. Surgir a caixa de dilogo na qual voc precisar preencher os emails dos
colaboradores que devero responder o questionrio. Veja a imagem a seguir:

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Figura 11 - Envio do formulrio para colaboradores.

Aps preencher os emails, finalize com o boto Send.

Para visualizar as respostas dos colaboradores, execute as seguintes aes:

Com o formulrio aberto, clique no boto View responses. Caso o formulrio no esteja mais
aberto, v para o Google Drive para localiz-lo. Veja a imagem a seguir:

Figura 12 - Planilha com os resultados dos formulrios enviados aos colaboradores.

OBS: Uma vez integrado o formulrio criado com o Google Sheets,


possvel gerar a Pivot Dinmica para anlise dos resultados.

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5 Colaborao nas planilhas


5.1 Compartilhe planilhas com pessoas
Idntico ao Google Docs, a colaborao do Google Sheets entre colaboradores acentua o
aumento de produtividade e gesto mais eficiente dos dados. Para compartilhar uma planilha,
siga os passos:

1. Clique no menu File e em seguida Share;


2. Digite os emails dos colaboradores e defina se os mesmos podem editar comentar ou
visualizar.

5.2 Filtros colaborativos


O Google Sheets possui tambm a ao de compartilhar uma pesquisa sobre uma base de dados.
Com o Filter Views, possvel criar diversas visualizaes de filtros que sero visualizadas por
todos os colaboradores que tem acesso a planilha compartilhada. Para tal ao, execute as
seguintes aes:

1. Abra o banco de dados;


2. Clique no menu Data, e em seguida clique em Filter Views;
3. Escolha na opo, Create a new filter view;

Agora execute o filtro desejado. Por exemplo, use o boto de filtro para analisar as vendas em
uma determinada regio.

4. Nomeie o novo filtro na caixa acima da base de dados que possua a descrio Name:

A partir de agora, voc poder criar diversos visualizaes usando o filtro e consequentemente,
poder apresentar essas anlise para sua equipe de colaboradores que tem acesso planilha.

Para limpar o filtro e voltar para o banco de dados, execute as seguintes aes:

1. Clique no menu Data, e em seguida clique em Filter Views;


2. Escolha na opo, None.

5.3 Notificaes em clulas alteradas


Quando se trabalha com planilhas compartilhadas, torna-se mais difcil acompanhar as
alteraes feitas pelos colegas sobre a planilha trabalhada. Mais complicado quando so vrios
usurios trabalhando na mesma planilha e ficamos sem saber quem alterou e o que.

Caso voc se o proprietrio da planilha poder ajustar regras para que qualquer alterao
efetuada seja notificada por email. Para isso, execute os passos a seguir:

1. Clique no menu Tools;


2. Em seguida clique em Notification Rules
3. Habilite a opo Any changes are made e a opo Email daily digest para
receber a notificao diariamente a qualquer mudana feita.
4. Finalize com o boto Save. Veja a imagem a seguir:

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Figura 13 - Janela de notificao de alterao em clulas.

5.4 Proteja clulas para que outros usurios no alterem acidentalmente


Quando se trabalha com vrios usurios numa mesma planilha compartilhada, e principalmente,
voc sendo o proprietrio da planilha, precisa-se tomar algumas aes para que no aconteam
de dados das planilhas sejam apagados acidentalmente. Para isso, execute os passos a seguir:

1. Clique no menu Tools;


2. Clique em seguida em Protect Sheet;
3. Escolha a opo em proteger somente algumas clulas ou a planilha. Voc tem a opo
em escolher qual planilha deseja proteger.
4. Em Set permissions, defina quem ter permisso para alterar as regies ou planilha
protegida. Por padro, apenas voc ter permisso em alterar as clulas protegidas.
Caso queira adicionar outros usurios, basta escolher a opo Custom e adicionar o
email do colaborador;
5. Finalize com o boto Save e em seguida Done. Veja a imagem a seguir:

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Figura 14 - Janela de proteo de clulas ou conjunto de clulas.

6 Trabalhando com a WEB


6.1 Importar dados da web
Utilize a funo IMPORTHTML quando desejar obter dados da web. uma funo utilizada
quando se deseja copiar uma tabela de uma pgina da web para o Google Sheets. Veja um
exemplo da funo abaixo:

Sintaxe: IMPORTHTML(url; query; index)

=IMPORTHTML("https://support.google.com/docs/table/25273?hl=en";"table";1)

6.2 Inserir informao de investimentos (Bolsa, SmallCaps,...)


Caso voc trabalhe com informaes de investimentos, pode-se usar a funo
GOOGLEFINANCE para buscar informaes diretamente da web, sem a necessidade de
conhecer a URL das empresas de investimentos. Veja o exemplo a seguir:

Sintaxe: GOOGLEFINANCE(ticker; [attribute]; [start_date]; [end_date|num_days]; [interval])

=GOOGLEFINANCE("VALE3";"marketcap")

A funo descrita acima apresentar o valor de estoque do investimento da Vale.

Veja a seguir os tipos de atributos que pode ser usado na funo:

"price" - Cotao de preos em tempo real, adiada por at 20 minutos.

"priceopen" - O preo a partir de mercado aberto.

"high" - Preo alto do dia atual.

"low" - Baixo preo do dia atual.

"volume" - Volume de negociao no dia atual.

"marketcap" - A capitalizao de mercado das aes.

"tradetime" - O tempo do ltimo trade.

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"datadelay" - Quanto atraso o em tempo real dados .

"volumeavg" - O volume de negcios mdio dirio.

"pe" - O ndice preo/lucro.

"eps" - O lucro por ao.

"high52" - O preo elevado de 52 semanas.

"low52" - O baixo preo de 52 semanas.

"change" - A alterao de preo desde o dia de negociao anterior est perto.

"beta" - O valor beta.

"changepct" - A variao percentual no preo desde o dia de negociao anterior est


perto.

"closeyest" - Preo de fechamento do dia anterior.

"shares" - O nmero de aes em circulao.

"currency" - A moeda em que a segurana tem um preo.

possvel obter, por exemplo, as informaes das ltimas 10 cotaes de uma determinada
ao. Veja o exemplo da frmula a seguir:

=GOOGLEFINANCE ("VALE3";"close";workday(Today();-10);Today())

6.3 Para obter o valor dlar do dia


No caso para obter o dlar do dia, digite a seguinte funo:

=GOOGLEFINANCE(USDBRL)

O smbolo USDBRL trar informao do dlar para Real Brasil.

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