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INFORMES DE GESTIN LOGSTICA

El presente documento expone un modelo de procedimiento para el diseo de un sistema de


trazabilidad, cuyo objeto es el seguimiento de un producto desarrollado en una unidad de negocio.

Este documento tiene como objetivo presentar al aprendiz un modelo de procedimiento necesarioa la
hora de realizar un modelo de trazabilidad.

1.Contextualizacin

Los informes de la gestin logstica permiten resumir, analizar e informar las caractersticas de los
subsistemas de la cadena logstica en una organizacin, por lo que es importante tener en cuen-
ta que la calidad de un informe est determinada por la naturaleza de la informacin solicitada y ge-
nerada. A continuacin, vamos a ver algunos aspectos importantes de los informes logsticos.

2.La informacin en un sistema

En una organizacin que cuente con un sistema logstico se tendr que analizar la informacin re-
sultante de los diferentes procesos que lo componen. El flujo de la informacin puede ser horizon-
tal, vertical, transversal, interno y externo, dependiendo del origen y el destino de la organizacin.
Analizaremos el mapa de proceso de una empresa que se encarga de la recepcin, envo y en-
trega de documentos a nivel local en una ciudad determinada. Podemos ver tres grandes colum-
nas dentro de la organizacin, que corresponden a la organizacin del sistema logstico: aprovi-
sionamiento o abastecimiento, produccin, transporte y distribucin, adems de un proceso de
gestin de inventarios que es transversal a todos. En la figura 1, podemos ver el flujo de informacin.

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igura 1. Mapa de procesos de una organizacin de correspondencia.
Fuente SENA FLUJO DE INFORMACIN

1.Tcnicas de recoleccin de informacin

Bernal (2006) establece que la recoleccin de informacin


puede realizarse mediante fuentes primarias o secunda-
rias; las primarias son aquellas que nos permiten acercar-
nos directamente al objeto de estudio, mientras que las
secundarias nos relacionan con este por medio de biblio-
grafas, estudios, libros, casos, informacin de internet, etc.

Existen diferentes tcnicas de recoleccin de informa-


cin y, acorde con el objetivo que se establezca, se
debe seleccionar la herramienta ms adecuada para
tal fin. Entre las tcnicas ms utilizadas, encontra-
mos la entrevista, la encuesta y la observacin directa.

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3.1 Valor de la documentacin

La entrevista se realiza entre las partes que desarrollan un tema en concreto y esta puede ser de cual-
quier orden (problemas de distribucin, almacenaje, compras, despachos, calidad de materias primas,
etc.); se debe establecer un objetivo claro y especfico para poder realizar su valoracin y anlisis.
La entrevista puede basarse en unos puntos particula-
res y luego abordar nuevos temas, segn el criterio del entrevistador.

La entrevista se realiza entre las partes que desarro-


llan un tema en concreto y esta puede ser de cual-
quier orden (problemas de distribucin, almacenaje,
compras, despachos, calidad de materias primas,
etc.); se debe establecer un objetivo claro y espe-
cfico para poder realizar su valoracin y anlisis.
La entrevista puede basarse en unos pun-
tos particulares y luego abordar nuevos te-
mas, segn el criterio del entrevistador.

La encuesta consta de preguntas preestablecidas que permiten determi-


nar las caractersticas o comportamientos de situaciones o hechos. Por lo gene-
ral, las preguntas son de carcter cerrado o de seleccin de una serie de alternativas.

La observacin consiste en captar los fenmenos o caractersticas del medio para estudiar, ana-
lizar, proponer o informar sobre alguna situacin especfica. Se pueden observar, por ejem-
plo, las condiciones de mantenimiento de la maquinaria de una planta o las condiciones f-
sicas de una bodega, entre tantos factores que podemos encontrar en la cadena logstica.

Toda la informacin recolectada debe ser sustentada por medio de prue-


bas para el informe logstico; se puede sustentar mediante documentos, anli-
sis, estudios, datos o a travs de todo aquello que pueda evidenciar una situacin.
Dentro de la toma de informacin, se deben establecer las variables del proceso que se va a medir; es-
tas pueden referirse a materiales, maquinaria, mano de obra, medios logsticos utilizados, mtodos, etc.

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4.Informes logsticos

El contenido del informe logstico depender del tipo de or-


ganizacin y el objetivo que tenga dicho informe. A con-
tinuacin, veremos algunos tipos de informes logsticos:

4.1.Informe de auditora logstica: Para Ballou (2004), consiste


en el informe de la revisin peridica de las actividades debido
a los posibles errores en los sistemas de informacin, gestin
o seguridad. Se utiliza para establecer nuevos puntos de refe-
rencia contra los datos que se generan, para corregir los erro-
res del desempeo de las actividades o establecer planes de
mejora. Un tipo especfico de este informe es el de la auditora
BASC para las empresas que se acreditan bajo este sistema de
seguridad, el cual audita gestin documental y seguridad fsica
de la manipulacin de la carga desde el origen hasta su destino.

Existe la auditora de funcin total, la cual permite incluir una


evaluacin de todo el personal, la estructura organizacio-
nal y el diseo de la red logstica en general, cambios sus-
tanciales en la demanda, servicio al cliente, caractersticas
de los productos, costos logsticos y polticas de precios. Se
evalan todos los aspectos de la organizacin y se preten-
de un anlisis general del o los sistemas de la organizacin.

4.2.Auditora de inventario:

Ballou (2004) establece que las auditoras son esenciales en


los sistemas de inventarios. Un sistema convencional de con-
trol de inventarios realiza los ajustes a los registros debido a la
reduccin drstica de la demanda, reabastecimiento, devolu-
ciones del producto. Sin embargo, pueden existir eventos que
causen diferencia entre los registros de inventarios y los rea-
les (hurtos, devoluciones, etc.). Un conteo fsico de inventarios
determinar el nivel real de los artculos. En estos eventos se
realizan los ajustes y queda nuevamente un inventario preciso.

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4.3 Auditora de facturas de transporte y contabilidad de operacin

Varias empresas optan por realizar seguimiento y control de los costos de trans-
porte, y auditar las facturas de transporte y la contabilidad de las operacio-
nes logsticas. Esto evita errores en las tarifas, en la descripcin de productos y rutas.

En el transcurso de las operaciones de la organizacin, se generan varios informes que permiten medir; mu-
chos se encuentran disponibles de forma rutinaria para el responsable de logstica. Contamos, por ejemplo,
con informes como los stocks de inventario, la utilizacin del transporte y almacn, los costos de transporte
y almacenamiento. Para tener un control de la funcin logstica se sugieren 3 informes de medicin claves.

5.Informe de costos y servicio

Segn Ballou (2004), su objetivo es mostrar los costos de dis-


tribucin y suministro fsicos, as como los niveles de servicio a
los clientes obtenidos en el transcurso de la operacin. La idea
es que la valoracin basada en actividades ofrecezca una repre-
sentacin precisa de los costos logsticos; se incluyen costos
de oportunidad para los inventarios. Esto permite la adecuada
comparacin de inventario, transporte y manejo de materiales.

Este informe de costos y servicio presenta comparaciones en-


tre periodos anteriores o presupuesto; proporciona el tipo de
informacin agrupada necesaria para el control general de la
funcin logstica. Cuando se requiere ms informacin para
el control de costos o servicio, el especialista en logstica es
capaz de obtener la informacin que gener la cifra acumu-
lada. Esto solucionara tener una situacin fuera de control.

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6. Informe de productividad

Para Ballou (2004), este informe permite indicar la efi-


ciencia de las actividades logsticas; Se utilizan ndi-
ces o indicadores de evaluacin tales como el costo
logstico en relacin con las ventas, el costo de acti-
vidad con el logstico real, el costo estndar prome-
dio, el costo del presupuesto y los recursos logs-
ticos vs. recursos reales ajustados al rendimiento.

Aqu, se muestra el desempeo de las actividades y


se genera un ndice de desempeo de acuerdo con
los recursos de entrada y el tamao de las empresas
que existan en comparacin con la empresa analizada.

7. Informe logstico general

Un informe logstico es un escrito por medio del cual


se comunican, a los entes encargados, las actividades
desarrolladas durante el ao en todos los procesos de
la organizacin para posicionar un producto, crear una
estrategia de mejora o generar la toma de decisiones
frente a la demanda del mercado. En la actualidad, la alta
gerencia exige a sus directivos informes de gestin para
presentar al final del ao un informe exigido por la ley.

Los informes de gestin logstica deben incluir una in-


troduccin, un asunto, e indicar a quin van dirigidos. El
desarrollo debe contener una estructura, ser especfi-
co; pueden usarse fotografas para que las situaciones

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8. Conclusiones

Los informes de gestin logstica permiten a la organizacin evaluar los sucesos, identificar la incidencia
de las decisiones tomadas a lo largo del ao o del periodo de anlisis. Adicional a esto, se logra iden-
tificar qu problemas quedaron sin resolver o cmo mantener los buenos resultados para ser mejores
en el prximo periodo, logrando el posicionamiento del producto y el reconocimiento organizacional.

Los informes logsticos le permiten a la alta direccin, los gerentes o juntas directivas, cuan-
tificar, controlar y mejorar los procesos y tener elementos para la toma de decisiones.

9. Fuentes

Ballou, R. H. (2004). Logistica. Administracin de la cadena de suministro (5 ed.). Mxico: Pearson Educacin.

Bernal, C. A. (2006). Metodologa de la Investigacin para la adminsitracin, eco-


noma, humanidades y ciencias sociales. Neucalpan, Mxico: Person Educacin.

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