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Los preventivos son los mecanismos destinados a disminuir errores y por lo tanto
reducir al mnimo la necesidad de acciones correctivas. Reglas, reglamentos,
normas, procedimiento de reclutamiento y seleccin, y programas de capacitacin y
desarrollo funcionan bien como controles preventivos.
Los controles correctivos son mecanismos destinados a reducir o eliminar conductas
o resultados indeseables y a conseguir el apego a los reglamentos y normas de
organizacin
Fuentes de control
Las cuatro fuentes bsicas de control de la mayora de las organizaciones son los grupos
interesados, la organizacin misma, los grupos y los individuos.
El control de los grupos interesados: se refiere a las presiones de la fuente externa para que
modifique sus conductas. Los grupos interesados pueden ser sindicatos, organismos
gubernamentales, clientes, accionistas y otros.
Control grupal: Se refiere a las normas y valores que comparten los miembros de los grupos
y mantienen mediantes premios y castigos.
Auto control individual: Consiste en los mecanismos orientadores que operan consciente e
inconscientemente dentro de cada persona. Las normas de profesionalismo son un punto de
referencia cada vez ms importante para el auto control individual.
Patrones de control
Los controles de los grupos interesados, organizacionales, grupales e individuales forman
patrones que difieren ampliamente de una empresa a otra. Las culturas organizacionales
robustas suelen producir controles organizacionales, grupales e individuales que se apoyan
y refuerzan entre s. La clave para el establecimiento de nuevos patrones de control consiste
en no perder de vista los propsitos que se persiguen con ellos.
Recopilacin de la informacin
La informacin sobre cada una de las normas puede recabarse manual o automticamente.
Los administradores de alto nivel pueden crear departamentos especiales o recurrir a los ya
existentes para recopilar informacin mediante el monitoreo o auditorias de ciertas
actividades.
Realizacin de las comparaciones.
Las comparaciones son necesarias para determinar si hay diferencia entre lo que ocurre y
lo que debera ocurrir en otras palabras la informacin sobre los resultados reales deben
compararse con las normas de desempeo.
Controles financieros.
Son la diversidad de los mtodos, tcnicas y procedimientos con los que se pretenden
prevenir o corregir errores en la asignacin de recursos
Anlisis financiero comparado: Llamado la evolucin de la condicin financiera de una
empresa en dos o ms periodos.
El anlisis de razones: Implica la eleccin de dos cifras significativas, la expresin de su
relacin en forma de una proporcin o fraccin y la comparacin de su valor en dos periodos
o con la misma razn de organizaciones similares. Los tipos de razones de mas uso son:
los de rentabilidad, liquidez, actividad y apalancamiento.
Rendimiento de la inversin: Se considera como la razn de rentabilidad ms importante,
ya que indica el grado de eficiencia en el uso de los recursos de una organizacin.
Rotacin del inventario: Nmero promedio en el que el inventario se vende o reabastece
durante el ao.
Presupuestacin: Es el proceso de jerarquizacin de los gasto previos y su vinculacin con
las metas. En los presupuesto se suelen consignar los costos en dinero de diversas tareas o
recursos.
La presupuestacin persigue tres propsitos bsicos:
Contribuir a la planeacin eficaz del trabajo.
Apoyar a la asignacin de recursos.
Apoyar el control y monitoreo de la utilizacin de los recursos durante el periodo
cubierto por el presupuesto.
Contabilidad de calidad.
En la ltima dcada muchos financieros se han visto obligados a modificar sus controles
financieros en respuesta a cambio en sus productos. Las organizaciones precisaban de
sistema de control que les permitieran medir con exactitud el costo de la realizacin de
productos de calidad para los consumidores.
Beneficios: El uso de un sistema de control contable basada en actividades rinde al menos
tres beneficios.
Se determinan cotos por actividad en vez de cargarlos a los costos generales.
Las asignaciones de costo se basan en la porcin de actividades que pueden
relacionarse directamente con un producto o el trabajo mismo en oposicin con el
volumen de produccin.
Los costos asociados con una actividad referente a un producto en particular son en
estas condiciones susceptibles de determinacin.
Limitaciones: Los beneficios de los sistemas de control contables basados en actividades se
ven un tanto opacados por dos limitaciones.
Los administradores deben seguir realizando algunas asignaciones de costos
arbitrarias basadas en el volumen.
A mltiples centros de actividades y generacin de costos se asocian altos costos de
medicin.
Controles automatizados.
La automatizacin es el uso de dispositivos y procesos autorregulados que operan sin la
intervencin de individuos.
Los controles mecnicos son los mtodos que sirven de instrumento para la prevencin y
correccin de desviaciones de los resultados deseados. El uso de mquinas en las empresas
ha pasado por varias significativas etapas de desarrollo. Inicialmente, las maquinas hicieron
posible el aumento de la productividad al ofrecer a los empleados mayor control fsico sobre
ciertas tareas. Con el tiempo la interaccin, de empleados y maquinas dio como resultado
el surgimiento de un sistema de control mutuo.
tica y control.
Algunos mtodos de control, en particular los directamente dirigidos al comportamiento de
los individuos, plantean a administradores y otros empleados posibles dilemas ticos.
Monitoreo por terminales de computadora: es el uso del software especial para reunir
informacin cuantitativa y sumamente detallada sobre el desempeo de los empleados.
Prueba de consumo de drogas: En 1987 el presidente Ronald Reagan recomend a todas las
compaas de las organizaciones de EEUU aplicar a sus empleados pruebas sobre consumo
de drogas. El abuso de drogas provoca mayor ausentismo, productos de mala calidad,
accidentes de trabajo y reclamaciones de seguros de altsimo costo.
Pruebas pre-empleo.
Los empleados de sector privado de EEUU pueden exigir a todo solicitante de empleo a
someterse a una prueba de consumo de drogas, existen organizaciones que cuentan con
planes que incluyen:
Notificacin: se les notifica a los solicitantes que se les aplicara un cuestionario de
examen fsico.
No reprogramacin de la prueba: los candidatos no pueden posponer la prueba.
Confirmacin de la prueba: si son positivos los resultados, nuevamente se analizaran
para garantizar su validez.
Confidencialidad: se garantiza mediante el registro de resultados positivos
nicamente en el expediente del solicitante.
Pruebas de empleados activos.
Esta prueba implica un mayor nmero de consideraciones, las pruebas de consumo de
drogas deben seguir tres polticas:
Pruebas a aleatorias: los empleados seleccionados al azar son sometidos a pruebas
en fechas predeterminadas.
Prueba con bases en causas probables: se somete a prueba a un empleado solo si el
administrador cuenta con una causa razonable para sospechar si consume drogas.
Pruebas tras accidentes: todo empleado involucrado en accidente son sometidos a
pruebas despus de que ocurran incidentes graves en el trabajo.
Bibliografa.