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Controles.

El control se refiere a los mecanismos utilizados para garantizar que conductas y


desempeo se cumplen con las reglas y procedimientos de la organizacin. El termino
control tiene una connotacin negativa para la mayora de la gente pues se le asocia con
restriccin, imposicin, delimitacin, vigilancia y manipulacin .No obstante los controles
son necesarios para todos los miembros de las organizaciones. La planeacin es el proceso
formal de desarrollo de metas, estrategias, tcticas y normas de asignacin de recursos. Los
controles son medidas que permiten garantizar que las decisiones, acciones y resultados son
congruentes con esos planes. La planeacin prescribe conductas y resultados deseados. Los
administradores y otros empleados no pueden planear eficazmente sin informacin precisa
y oportuna. Los administradores y otros empleados necesitan planes que les indiquen los
propsitos para los cuales habrn de servir los controles.

Controles preventivos y correctivos.


Existen dos tipos de controles organizacionales: los preventivos y los correctivos.

Los preventivos son los mecanismos destinados a disminuir errores y por lo tanto
reducir al mnimo la necesidad de acciones correctivas. Reglas, reglamentos,
normas, procedimiento de reclutamiento y seleccin, y programas de capacitacin y
desarrollo funcionan bien como controles preventivos.
Los controles correctivos son mecanismos destinados a reducir o eliminar conductas
o resultados indeseables y a conseguir el apego a los reglamentos y normas de
organizacin

Fuentes de control
Las cuatro fuentes bsicas de control de la mayora de las organizaciones son los grupos
interesados, la organizacin misma, los grupos y los individuos.

El control de los grupos interesados: se refiere a las presiones de la fuente externa para que
modifique sus conductas. Los grupos interesados pueden ser sindicatos, organismos
gubernamentales, clientes, accionistas y otros.

Control organizacional: Se refiere a las reglas y procedimientos formales para la prevencin


o correccin de las desviaciones de los planes y cumplimiento de las metas deseadas.

Control grupal: Se refiere a las normas y valores que comparten los miembros de los grupos
y mantienen mediantes premios y castigos.

Auto control individual: Consiste en los mecanismos orientadores que operan consciente e
inconscientemente dentro de cada persona. Las normas de profesionalismo son un punto de
referencia cada vez ms importante para el auto control individual.
Patrones de control
Los controles de los grupos interesados, organizacionales, grupales e individuales forman
patrones que difieren ampliamente de una empresa a otra. Las culturas organizacionales
robustas suelen producir controles organizacionales, grupales e individuales que se apoyan
y refuerzan entre s. La clave para el establecimiento de nuevos patrones de control consiste
en no perder de vista los propsitos que se persiguen con ellos.

Creaciones de controles eficaces.


Uno de los medios para desarrollo y mediciones de la eficacia de los controles
organizacionales formales es la comparacin de sus costos y beneficios. Este anlisis de
costo-beneficio permite responder tres preguntas bsicas:
En vista de que resultados deseables deben desarrollarse los controles organizacionales?
Cules son los costos y beneficios de los controles organizacionales requeridos para la
obtencin de las conductas y resultados deseables?
Cules son los costos y beneficios de la utilizacin de los controles organizacionales para
obtener las conductas y resultados deseables?

Modelo de Costo- beneficio.


Los administradores deben considerar las disyuntivas al elegir el grado de control
organizacional que aplicaran. Cuando el control organizacional es excesivamente reducido,
los costos exceden a los beneficios y los controles son ineficaces; cuando el grado de control
organizacional se incrementa, aumenta tambin la eficacia, hasta un punto determinado,
ms all del cual la eficacia disminuye conforme al grado de control.

Criterios para los controles eficaces.


El diseo de los controles y sistemas de control organizacionales eficaces no es fcil, ya que
deben de tomarse en cuenta muchos factores. Sin embargo, es probable que la eficacia de
los sistemas aumente si se les vincula con las metas que se desea perseguir y si son objetivos,
completos, oportunos y aceptables.
Vinculacin con las metas deseadas.
El control o los sistemas de control deben vincularse con las metas que la organizacin
desea alcanzar. Entre esas metas se encuentran comnmente el mejoramiento del servicio
al cliente, la proteccin de los activos de la organizacin y la elevacin de la calidad de los
bienes y/o servicios.
Objetividad: Un control objetivo es imparcial y no puede ser manipulado por los empleados
a su beneficio personal.
Integridad: un control o sistema de control integro comprende todas las conductas y metas
deseadas. Es necesario equilibrar los controles cuantitativos (mesurables) con ms
controles cualitativos (subjetivos).
Oportunidad: Un control o sistema de control oportuno ofrece informacin con el momento
en el que ms se le necesita. La oportunidad puede medirse en segundo para evaluar el
grado de seguridad para evaluar el desempeo de los empleados.
Aceptabilidad: Un control aceptable se reconoce como necesario y apropiado. Si un control
de sistema es ampliamente ignorado, los administradores deben descubrir el porqu.
Modelo de control correctivo.
Es un proceso para la deteccin y eliminacin o reducciones de desviaciones de las normas
establecidas de una organizacin. Este proceso se apoya fundamentalmente en la
retroalimentacin de informacin y en las necesarias reacciones a estas.

Subsistemas: Un subsistema de control formal podra crearse en relacin con un empleado,


un departamento o una organizacin entera. Los mecanismos de control podran dirigirse a
insumos, procesos de transformacin o productos especficos.
Identificacin de las caractersticas bsicas.
El establecimiento de un control correctivo formal requiere de la temprano determinacin
de las caractersticas que pueden medirse, los costos y beneficios de la obtencin de
informacin.
Los estndares: Son criterios para la evaluacin de caractersticas cualitativas y
cuantitativas y se les debe establecer en relacin con cada caracterstica que se mida dado
que suelen relacionarse entre s, su establecimiento demanda por lo general un alto grado
de coordinacin departamental.

Los sistemas de control se basan cada vez ms en normas de desempeo (metas de


desempeo). Existen muchos tipos posibles normas de desempeo entre las cuales tenemos
las siguientes:
Inventario: El inventario mensual de bienes terminados debe mantenerse a nivel de ventas
pronosticado para el periodo de mes.
Cuentas por cobrar: Las cuentas por cobrar mensuales no deben ser superiores al valor en
dinero de las ventas del mes anterior.
Productividad de ventas: El valor en dinero de las ventas por vendedor debe ser superior
1000 dlares al del mes pasado.
Rotacin de los empleados: Cada la rotacin del personal de ventas de campo no debe ser
mayor de dos por cada cien vendedores al mes y de 20 por cada 100 vendedores al ao.
Desperdicio de produccin: Este no debe ascender a ms de 50 dlares al mes por trabajador
de produccin de tiempo completo.

Recopilacin de la informacin
La informacin sobre cada una de las normas puede recabarse manual o automticamente.
Los administradores de alto nivel pueden crear departamentos especiales o recurrir a los ya
existentes para recopilar informacin mediante el monitoreo o auditorias de ciertas
actividades.
Realizacin de las comparaciones.
Las comparaciones son necesarias para determinar si hay diferencia entre lo que ocurre y
lo que debera ocurrir en otras palabras la informacin sobre los resultados reales deben
compararse con las normas de desempeo.

Diagnstico y correccin de problemas.


El diagnostico implica evaluar los tipo, gramas y causas de desviaciones de las normas y
es necesario para eliminar esas desviaciones y corregir los problemas. Sin embargo, el
hecho de que una caracterstica pueda ser controlada no significa necesariamente que se le
deba controlar.
Controles burocrticos contra orgnicos.
Controles burocrticos: son las reglas y los procedimientos generales, la autoridad
descendente, las descripciones de funciones por escrito sumamente detalladas y otros
mtodos formales para la prevencin y correcciones de desviaciones.
Controles orgnicos: incluye la autoridad flexible, descripciones laxas de las funciones,
autocontroles individuales y otros mtodos para prevenir y corregir desviaciones de
conducta y resultados deseados.
Controles de mercado.
Implican el uso de datos para el monitoreo de ventas, precios, costos y utilidades, guiar
decisiones y evaluar resultados. La idea de controles de mercado surgi de la economa y
cantidades en dinero ofrecen eficaces normas de comparacin.
Los costos de recurso que se emplean en la produccin de bienes se midan
monetariamente,
El valor de los bienes y servicios producidos se defina claramente y en precios
monetarios, y
Los precios de los bienes y servicios producidos se fijen competitivamente.

Planes de reparto de utilidades: Consisten en la provisin a los empleados de ingresos


complementarios con base a la rentabilidad de una organizacin entera o de subunidad
selecta.
Los planes de reparto de utilidades persiguen por lo general 4 metas.
Incrementar la identificacin de los empleados con las metas de utilidades
de la organizacin.
Conseguir una estructura salarial ms flexible que refleje la verdadera
posicin econmica de la compaa.
Atraer y retener ms fcilmente a los trabajadores lo que eleva el control de
la seleccin y reduce los costos de rotacin.
Establecer un sistema de retribuciones ms equitativo, para contribuir as al
desarrollo una cultura organizacional.
Monitoreo de clientes: Consiste en los esfuerzos permanentes por obtener retroalimentacin
de los clientes sobre la calidad de los bienes y servicios. El monitoreo se realiza para
prevenir problemas o advertir su existencia y resolverlos.

Controles financieros.
Son la diversidad de los mtodos, tcnicas y procedimientos con los que se pretenden
prevenir o corregir errores en la asignacin de recursos
Anlisis financiero comparado: Llamado la evolucin de la condicin financiera de una
empresa en dos o ms periodos.
El anlisis de razones: Implica la eleccin de dos cifras significativas, la expresin de su
relacin en forma de una proporcin o fraccin y la comparacin de su valor en dos periodos
o con la misma razn de organizaciones similares. Los tipos de razones de mas uso son:
los de rentabilidad, liquidez, actividad y apalancamiento.
Rendimiento de la inversin: Se considera como la razn de rentabilidad ms importante,
ya que indica el grado de eficiencia en el uso de los recursos de una organizacin.
Rotacin del inventario: Nmero promedio en el que el inventario se vende o reabastece
durante el ao.
Presupuestacin: Es el proceso de jerarquizacin de los gasto previos y su vinculacin con
las metas. En los presupuesto se suelen consignar los costos en dinero de diversas tareas o
recursos.
La presupuestacin persigue tres propsitos bsicos:
Contribuir a la planeacin eficaz del trabajo.
Apoyar a la asignacin de recursos.
Apoyar el control y monitoreo de la utilizacin de los recursos durante el periodo
cubierto por el presupuesto.

Contabilidad de calidad.
En la ltima dcada muchos financieros se han visto obligados a modificar sus controles
financieros en respuesta a cambio en sus productos. Las organizaciones precisaban de
sistema de control que les permitieran medir con exactitud el costo de la realizacin de
productos de calidad para los consumidores.
Beneficios: El uso de un sistema de control contable basada en actividades rinde al menos
tres beneficios.
Se determinan cotos por actividad en vez de cargarlos a los costos generales.
Las asignaciones de costo se basan en la porcin de actividades que pueden
relacionarse directamente con un producto o el trabajo mismo en oposicin con el
volumen de produccin.
Los costos asociados con una actividad referente a un producto en particular son en
estas condiciones susceptibles de determinacin.
Limitaciones: Los beneficios de los sistemas de control contables basados en actividades se
ven un tanto opacados por dos limitaciones.
Los administradores deben seguir realizando algunas asignaciones de costos
arbitrarias basadas en el volumen.
A mltiples centros de actividades y generacin de costos se asocian altos costos de
medicin.

Controles automatizados.
La automatizacin es el uso de dispositivos y procesos autorregulados que operan sin la
intervencin de individuos.
Los controles mecnicos son los mtodos que sirven de instrumento para la prevencin y
correccin de desviaciones de los resultados deseados. El uso de mquinas en las empresas
ha pasado por varias significativas etapas de desarrollo. Inicialmente, las maquinas hicieron
posible el aumento de la productividad al ofrecer a los empleados mayor control fsico sobre
ciertas tareas. Con el tiempo la interaccin, de empleados y maquinas dio como resultado
el surgimiento de un sistema de control mutuo.

tica y control.
Algunos mtodos de control, en particular los directamente dirigidos al comportamiento de
los individuos, plantean a administradores y otros empleados posibles dilemas ticos.
Monitoreo por terminales de computadora: es el uso del software especial para reunir
informacin cuantitativa y sumamente detallada sobre el desempeo de los empleados.
Prueba de consumo de drogas: En 1987 el presidente Ronald Reagan recomend a todas las
compaas de las organizaciones de EEUU aplicar a sus empleados pruebas sobre consumo
de drogas. El abuso de drogas provoca mayor ausentismo, productos de mala calidad,
accidentes de trabajo y reclamaciones de seguros de altsimo costo.
Pruebas pre-empleo.
Los empleados de sector privado de EEUU pueden exigir a todo solicitante de empleo a
someterse a una prueba de consumo de drogas, existen organizaciones que cuentan con
planes que incluyen:
Notificacin: se les notifica a los solicitantes que se les aplicara un cuestionario de
examen fsico.
No reprogramacin de la prueba: los candidatos no pueden posponer la prueba.
Confirmacin de la prueba: si son positivos los resultados, nuevamente se analizaran
para garantizar su validez.
Confidencialidad: se garantiza mediante el registro de resultados positivos
nicamente en el expediente del solicitante.
Pruebas de empleados activos.
Esta prueba implica un mayor nmero de consideraciones, las pruebas de consumo de
drogas deben seguir tres polticas:
Pruebas a aleatorias: los empleados seleccionados al azar son sometidos a pruebas
en fechas predeterminadas.
Prueba con bases en causas probables: se somete a prueba a un empleado solo si el
administrador cuenta con una causa razonable para sospechar si consume drogas.
Pruebas tras accidentes: todo empleado involucrado en accidente son sometidos a
pruebas despus de que ocurran incidentes graves en el trabajo.

Agentes de seguridad encubiertos.


El robo cometido por empleados es la aprobacin, control o transferencia no autorizada de
dinero y/o bienes de una organizacin.
Los robos cometidos por empleados incluyen pillaje, comisiones confidenciales, robo y fraude
de valores financiero, malversacin de fondos, incendio premeditado, robo con allanamiento de
morada, vandalismo, hurto en tiendas, fraude con seguros, fraude con cheques y fraude con
tarjeta de crdito.
La principal razn del aumento del personal interno con seguridad y de la multiplicacin de
empresas de servicios de seguridad, es la necesidad de controlar el creciente ndice de robos
cometidos por empleados. Existen empresas que prestan servicios de agentes de seguridad
encubiertos, en respuesta a menudo a sospechas de robos.
Todo indica que los agentes encubiertos son tolerados y generalmente aceptados tanto legal
como socialmente- siempre y cuando no surjan indicios de entrampamiento el entrampamiento
supone inducir a un individuo a incurrir a un arreglo comprometedor o ilegal.

Bibliografa.

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