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MINISTRIO DA SADE

Secretaria-Executiva
Subsecretaria de Assuntos Administrativos

In t e r n o s
e n t o s
dim
Proce
r v i o d e
do S e v o
A rq u i
S E A R Q

Braslia DF
2014
2014 Ministrio da Sade.
Esta obra disponibilizada nos termos da Licena CreativeCommons Atribuio No Comercial
Compartilhamento pela mesma licena 4.0 Internacional. permitida a reproduo parcial ou total desta
obra, desde que citada a fonte.
A coleo institucional do Ministrio da Sade pode ser acessada, na ntegra, na Biblioteca Virtual em Sade do Ministrio
da Sade: <www.saude.gov.br/bvs>.

Tiragem: 1 edio 2014 60 exemplares

Elaborao, distribuio e informaes: Editora responsvel:


MINISTRIO DA SADE MINISTRIO DA SADE
Secretaria-Executiva Secretaria-Executiva
Subsecretaria de Assuntos Administrativos Subsecretaria de Assuntos Administrativos
Coordenao-Geral de Documentao e Informao Coordenao-Geral de Documentao e Informao
Coordenao de Arquivo e Gesto de Documentos Coordenao de Gesto Editorial
Esplanada dos Ministrios, Edifcio Anexo, bloco G, ala B, SIA, Trecho 4, lotes 540/610
sala 410 CEP: 71200-040 Braslia/DF
CEP: 70058-900 Braslia/DF Tels.: (61) 3315-7790 / 3315-7794
Tel.: (61) 3315-2963 Fax: (61) 3233-9558
Fax: (61) 3315-2936 Site: http://editora.saude.gov.br
E-mail: arquivo@saude.gov.br E-mail: editora.ms@saude.gov.br

Colaborao: Equipe editorial:


Clia Maria da Silva Santos Normalizao: Francisca Martins Pereira
Cleudimar da Costa Reviso: Khamila Silva e Tatiane Souza
Elba Aparecida Duarte Stelzner Capa, projeto grfico e diagramao: Renato Carvalho
rika Silvana Gonalves de Menezes
Flvia Pires Ramos
Francisco de Assis Pereira Castro
Francisco de Souza Oliveira
Milton Gomes Viana

Impresso no Brasil / Printed in Brazil

Ficha Catalogrfica

Brasil. Ministrio da Sade. Secretaria-Executiva. Subsecretaria de Assuntos Administrativos.


Procedimentos internos do servio de Arquivo : SEARQ/ Ministrio da Sade, Secretaria-Executiva, Subsecretaria de
Assuntos Administrativos. Braslia : Ministrio da Sade, 2014.
56 p. : il.

ISBN 978-85-334-2158-5

1. Documento arquivstico. 2. Arquivo. 3. Documentao. I. Ttulo.


CDU 930.25(035)

Catalogao na fonte Coordenao-Geral de Documentao e Informao Editora MS OS 2014/0412

Ttulos para indexao:


Ingls: Internal procedures ofthearchiveservice : SEARQ/Brazil
Espanhol: Procedimientos internos delservicio de archivo : SEARQ/Brasil
Que sua eminncia ordene em todas e em
cada uma das provncias que se reserve um
prdio pblico no qual o magistrado (defensor)
guarde os documentos, escolhendo algum que
os mantenha sob custdia, de forma que no
sejam adulterados e possam ser encontrados
rapidamente por quem os solicite; que entre
eles haja arquivos e seja corrigido tudo que for
negligenciado nas cidades.

(Imperador Justiniano aput Schellenberg,


2006, p. 23)
Sumrio

Apresentao 7
Conceitos 9
Conferncia de Transferncias 11
Arquivamento e Preservao 25
Acesso aos Documentos 27
Consulta 28

Emprstimo 29

Desarquivamento 29

Destinao Final 45
Eliminao de documentos 45

Recolhimento de Documentos 47

Distribuio de Material para Gesto de Documentos 51


Referncias 53
Anexo 55

Anexo A Portaria n 611, de 13 de dezembro de 2007 55


Apresentao

O Servio de Arquivo (SEARQ), unidade vinculada Coordenao de Arquivo e Gesto de


Documentos (ARQUIVO), ligada Coordenao-Geral de Documentao e Informao (CGDI)
da Subsecretaria de Assuntos Administrativos da Secretaria-Executiva (SAA/SE), foi institudo
formalmente pelo Decreto n 7.530, de 21 de julho de 2011, mas encontra-se em funcionamento
desde 1996 como Arquivo Central (ARQ/Sede) do Ministrio da Sade.

O SEARQ responsvel pelo recebimento dos documentos de fase intermediria das unidades do
Ministrio da Sade, pela guarda e preservao, pelo acesso por meio da consulta, do emprstimo
ou do desarquivamento e pela destinao final desses documentos.

Os usurios do Servio de Arquivo so os servidores/colaboradores do Ministrio da Sade. Estes


se apresentam em duas situaes distintas, primeiro no momento em que esto efetuando a
transferncia de documentos e, posteriormente, solicitando o acesso aos documentos transferidos.

Este manual visa estabelecer regras e normas quanto aos procedimentos para a execuo das
atividades desenvolvidas pelo SEARQ, visando uniformizao e correta orientao da equipe
de trabalho.

A padronizao dos procedimentos visa ao aprimoramento dos servios, gerando eficincia e


qualidade no atendimento s unidades do Ministrio da Sade (MS), bem como a melhoria da gesto
administrativa e documental no Servio de Arquivo.

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Conceitos

Apensao: unio temporria de dois ou mais documentos, de qualquer espcie, para estudo,
visando uniformidade de tratamento em matrias semelhantes, conservando em cada documento
sua identidade, independncia e numerao.

Arquivamento: ao pela qual a autoridade administrativa ou judiciria determina a guarda de um


documento, cessada a sua tramitao.

Arquivo corrente: conjunto de documentos, em trmite ou no, que, pelo seu valor primrio,
objeto de consultas frequentes pelo rgo que o produziu.

Arquivo intermedirio: arquivo responsvel pelo conjunto de documentos originrios de arquivos


correntes, com uso pouco frequente, que aguarda destinao final.

Arquivo permanente: conjunto de documentos preservados em carter definitivo em funo do


seu valor.

Assistente tcnico arquivstico: profissional com formao em arquivologia que orienta quanto
gesto de documentos para unidades setoriais.

Assistido: colaborador indicado pela chefia imediata de cada unidade, responsvel pela gesto dos
documentos no arquivo setorial orientado pelo assistente tcnico.

Consulta: ao de examinar ou conhecer um documento na prpria unidade de arquivamento.

Custdia: responsabilidade jurdica de guarda e de proteo de arquivos, independentemente de


vnculo de propriedade.

Desarquivamento: retirada definitiva do documento do arquivamento intermedirio para retornar


fase corrente.

Documento: unidade de registro de informaes, qualquer que seja o suporte ou formato.

9
Documento de arquivo: informao registrada, original, nica e autntica, em qualquer suporte,
produzidos ou recebidos, no exerccio de suas competncias, funes e atividades por uma pessoa
fsica ou jurdica.

Documento no orgnico: informao registrada, produzida ou recebida,que no reflete o conjunto


de atividades realizadas para atender a funo e a misso de uma organizao.

Eliminao: destruio de documentos aps a aplicao da Tabela de Temporalidade de Documentos


e aprovao da Listagem de Eliminao de Documentos.

Emprstimo: cesso temporria de documentos para fins de consulta, reproduo ou exposio.

Desapensao: a separao de dois ou mais documentos de qualquer espcie juntados


por apensao.

Gesto de documentos: conjunto de procedimentos e operaes tcnicas referentes sua


produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento em fase corrente e intermediria, visando
sua eliminao ou ao seu recolhimento.

Guia-fora: indicador colocado no lugar de uma unidade de arquivamento ou pea documental para
assinalar sua remoo.

Recolhimento de documentos: entrada de documentos pblicos em arquivos permanentes, com


competncia formalmente estabelecida.

Tabela de Temporalidade: instrumento de destinao, aprovado por autoridade competente, que


determina prazos e condies de guarda tendo em vista a transferncia, o recolhimento, o descarte
ou a eliminao de documentos.

Termo de Eliminao de Documentos: instrumento no qual consta o registro de informaes sobre


documentos eliminados aps terem cumprido o prazo de guarda.

Termo de Recolhimento: instrumento legal que define e formaliza o recolhimento de documentos


ao arquivo permanente.

Transferncia: passagem de documentos do arquivo corrente para o arquivo intermedirio.

Valor permanente: valor probatrio ou valor informativo que justifica a guarda permanente de um
documento em um arquivo, tambm chamado valor histrico.

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Conferncia de
Transferncias

A transferncia de documentos de arquivo, segundo Dicionrio Brasileiro de Terminologia


Arquivstica, consiste na passagem de documentos do arquivo corrente para o arquivo
intermedirio. (ARQUIVO NACIONAL, 2005, p. 165).

Os documentos transferidos passam custdia e responsabilidade do Arquivo de Guarda


Intermediria, sendo a sua propriedade do rgo que efetuou a transferncia.

A conferncia dos documentos que esto sendo transferidos ao Servio de Arquivo muito
importante para garantir a qualidade do procedimento e as respostas a pesquisas.

A responsabilidade pelas informaes e pelos documentos recebidos do servidor conferente, que


deve realizar a conferncia com zelo e ateno, e no deixar de apontar qualquer erro detectado.

O servidor do SEARQ que conferir uma transferncia fica responsvel por auxiliar em qualquer
dvida e por acompanhar todas as pendncias dessa transferncia at a sua concluso. Caso o
servidor conferente original da transferncia no esteja disponvel, a chefia imediata designar
um substituto.

Os documentos arquivsticos sero transferidos aos Arquivos de Guarda Intermediria do MS,


aps terem cumprido sua fase corrente nos setores/unidades. Segue a seguir a metodologia de
transferncia de documentos.

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1) Agendando uma transferncia:

As transferncias sero iniciadas com o pedido de agendamento que deve ser executado da
seguinte maneira:

I. O assistente tcnico encaminhar a solicitao de agendamento por meio do e-mail


<arquivocentral@saude.gov.br>, informando os seguintes dados:
nome por extenso da unidade;
sigla com a hierarquia completa da unidade;
nmero da relao e ano da transferncia; e
a quantidade de caixas.
Essas informaes devero ser preenchidas no Formulrio de Acompanhamento de Transferncias
FormSUS, pelo servidor responsvel pelo agendamento no SEARQ, conforme modelo a seguir:

II. Com esses dados o conferente do SEARQ proceder ao agendamento, conforme a


disponibilidade do servio, e responder ao e-mail informando a data e o turno agendados
para realizao da transferncia.

Caso haja alguma impossibilidade na data agendada o assistente tcnico dever informar ao SEARQ,
por e-mail, e solicitar uma nova data.

III. O conferente do SEARQ dever preencher as informaes do agendamento no FormSUS,


conforme o modelo a seguir:

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2) Recebendo uma transferncia:

No dia agendado, o assistido dever transferir fisicamente a documentao ao Servio de Arquivo


acompanhado do assistente tcnico:

I. Um conferente do SEARQ dever auxiliar na verificao da quantidade e na organizao da


ordem numrica sequencial das caixas.
II. A Guia de Transferncia dever ser entregue com as caixas.
III. Caso haja inconsistncia na quantidade de caixas, falta da Guia de Transferncia ou qualquer
outro erro evidente, no mesmo momento o assistente e o assistido sero informados e tero
de solucionar o problema no mesmo dia, caso contrrio toda transferncia ser devolvida
ao setor de origem.

3) Conferindo uma transferncia:

Aps o recebimento das caixas acompanhadas das guias de transferncia e de remessas de


documentos (GRD), a conferncia ser iniciada observando os seguintes pontos:

I. Documentos de arquivo: so os documentos oficiais produzidos e/ou recebidos em razo


das funes e das atividades do Ministrio da Sade. Excluem-se os documentos no
orgnicos, documentos de biblioteca, documentos da editora e documentos de uso pessoal,
tais como livros, rascunhos, impresses de publicaes da internet, material de consulta
particular, entre outros. Qualquer documento que no se caracterize como documento de
arquivo dever ser devolvido ao setor.
II. Documentos da Portaria n 611, de 13 de dezembro de 2007 (Anexo A): devero ser
transferidos ao Servio de Arquivo de Pessoal da Coordenao-Geral de Gesto de Pessoas

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(SAPE/CGESP/SAA/SE). Documentos dessa natureza que sejam encaminhados ao Servio
de Arquivo devero ser devolvidos ao setor.
III. Classificao: todos os documentos devem ser encaminhados classificados1 ao Servio
de Arquivo e a classificao deve ser atentamente conferida. Para isso necessria
leitura do documento,conhecimento e consulta constante ao cdigo de classificao de
documentos.Para os documentos produzidos em funo das atividades administrativas
do MS, utilizar as Resolues n 14, 21 e 35 do Conselho Nacional de Arquivos do Arquivo
Nacional (Conarq/AN). Para os documentos das atividades finalsticas, os instrumentos
de classificao sero elaborados pelo prprio Ministrio da Sade e aprovados pelo
Conarq/AN. Documentos no classificados devero ser devolvidos ao setor, e equvocos
na classificao devero ser indicados para correo.
IV. Temporalidade: todos os documentos devem ter findado sua fase corrente e terem prazo
para cumprir no arquivo intermedirio. Caso o documento seja para eliminao e no tenha
prazo de guarda na fase intermediria, a Listagem de Eliminao dever ser elaborada
no arquivo setorial. Para ter certeza da temporalidade, sempre consulte a Tabela de
Temporalidade disponvel. Em alguns casos de exceo, por motivos justificados, o SEARQ
poder negociar a transferncia de documentos fora da fase intermediria, caso contrrio,
os documentos sero devolvidos unidade de origem.

Atente-se para os principais pontos do cdigo de classificao da rea-meio:

Quadro 1 Principais pontos do Cdigo de Classificao da rea-Meio

Final da fase Quando pode transferir ao Justificativa para o Despacho de


corrente Servio de Arquivo Arquivamento

Quando a vigncia dos documentos


estiver terminada. Ex.: convnios
Enquanto Dever conter a data e o motivo do
classificados no cdigo 004 s podem
Vigora trmino da vigncia.
ser transferidos ao SEARQ quando
forem finalizados.

Documentos que demonstram gastos


pblicos geralmente so classificados Dever informar os dados da aprovao
em cdigos que solicitam aprovao das das contas.
contas.
At aprovao O documento de aprovao das Com a Guia de Transferncia dever
das contas contas emitido pelo rgo de constar o documento de aprovao,que
controle externo, Tribunal de Contas o acrdo do TCU,informando que
da Unio(TCU), que analisa essa naquele ano o MS teve suas contas
documentao e, caso no encontre julgadas regulares.
divergncias, aprova as contas.
continua

1
A exceo so os documentos da atividade-fim do MS que devero ser transferidos organizados por assunto/atividade, at a publicao do
Cdigo de Classificao.

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concluso

Final da fase Quando pode transferir ao Justificativa para o Despacho de


corrente Servio de Arquivo Arquivamento

Quando a ao tiver sido julgada


pelos rgos competentes. Ex.: aes Dever informar a data e o motivo da
At o trnsito em
trabalhistas s podem ser transferidas finalizao, estas informaes esto na
julgado
aps os rgos competentes finalizarem deciso proferida pela justia.
os julgamentos em ltima instncia.

Os cdigos que contm essa


At quitao da observao esto relacionados a Dever informar a data de quitao da
dvida emprstimo a servidores e compra de dvida.
imveis.

Os cdigos que contm essa observao


esto relacionados ocupao de
Enquanto
imveis da unio por servidores. Nesses Dever informar a data da desocupao
permanece a
casos os documentos sero transferidos do imvel.
ocupao
quando o servidor no ocupar mais o
imvel.

Os cdigos que contm essa


At a concluso observao esto relacionados a roubos Dever informar a data da de concluso
do caso e a desaparecimento de bens ou sinistro do caso.
de veculos.
Fonte: Autoria prpria.

V. Cpias: a transferncia de cpias s ser aceita nos seguintes casos: Ofcios expedidos,
pois esses documentos so considerados originais por serem a via do MS;Inexistncia do
original, nesse caso deve haver uma explicao do fluxo que justifique o valor de original do
documento e a observao na Guia de Transferncia. No sero aceitas cpias de segurana
dos setoriais, cpias de memorando encaminhando minuta de ofcios ou qualquer outro
tipo de cpia que no sejam dos casos citados acima. Em todos esses casos as cpias sero
devolvidas ao arquivo setorial.
VI. Encaminhamento de documentos anexos: documentos que so gerados unicamente para
encaminhar outros documentos devero conter os anexos, caso contrrio o SEARQ no
ir receb-los. Exemplo: memorando de encaminhamento de minutas de portaria, s
receber se estiver com as devidas minutas da portaria. Nesse caso necessria a leitura do
documento e anlise do contexto para verificao.
VII. Ordenao da transferncia: os documentos devem estar organizados, independente de
serem processo ou dossi, primeiramente pela ordem do cdigo de classificao2, seguidos
pela ordem da data abrangente. Outras ordenaes devero ser realizadas conforme a
avaliao do assistido com a orientao do assistente tcnico, que podem ser por nome
do interessado, por produto, entre outros. No caso de ordenaes muito confusas, o
conferente do SEARQ poder questionar e/ou sugerir uma nova organizao. No existe
um padro para a ordenao dos documentos, o qual dever ser definido conforme a

2
Com exceo dos documentos da rea-fim que devem estar organizados por assunto/atividade, at a publicao do cdigo de classificao.

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atividade de cada unidade, porm essa ordenao deve ser clara e lgica. Os documentos
devero estar na caixa segundo a ordem que est descrita na Guia de Transferncia.
VIII. Processos: dever constar, no final do processo, o despacho de arquivamento ao Servio de
Arquivo e se ele encontra-se numerado, conforme modelo:

IX. Dossis: a reunio dos documentos organizados de acordo com sua classificao. O
tamanho varivel, mas no deve conter mais de 350 pginas, por questes de mobilidade
e conservao dos documentos.A localizao e as informaes das etiquetas devem estar
em conformidade com os modelos a seguir:

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X. Guia de Transferncia: a Guia pode estar impressa em frente e verso, no existe nmero
fixo de linhas por pgina, e deve estar ordenada primeiramente pela ordem numrica da
classificao. Segue o modelo explicativo do preenchimento de cada campo:

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XI. Espelhos das caixas: as caixas devem estar em bom estado de conservao, com o espao
totalmente aproveitado, mas sem excessos, e o espelho dever estar de acordo com os
modelos a seguir:

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Ateno!
No caso de mudanas na estrutura organizacional da unidade, na Guia de Transferncia
e nos espelhos da caixa dever constar o nome e a sigla da unidade atual que est
realizando a transferncia, e nas etiquetas dos dossis a sigla da unidade produtora
da documentao. Poder constar, na Guia de Transferncia, a sigla da unidade
antecessora entre parnteses como uma referncia.

XII. Higienizao: devero ser retirados clipes, grampos em excesso, bilhetes com anotaes
particulares e os grampos de metal devero ser substitudos pelos de plstico. Se a
higienizao no tiver sido realizada no arquivo setorial dever ser indicada para
providncias.
XIII. Gesto Sipar Sistema Integradode Protocolo e Arquivo: confira pelas Guias de Remessa
de Documentos (GRDs) os dados do registro do documento, as inseres e os dados do
trmite para o Servio de Arquivo, os erros devero ser apontados a lpis na prpria GRD.
Atente-se para os seguintes campos:

Registro

Interessado.
Resumo do documento.
Nmero do documento original.
Espcie documental.
Campo Insumo estratgico.

No caso de processos, quando houver alterao dos dados registrados no Sipar no


ser necessrio reimprimir as etiquetas, basta escrever a informao correta na
etiqueta existente.

Insero

Apensao: os documentos devem ser desapensados antes de serem transferidos ao SEARQ.

Tramitao

rgo de destino: ARQ/Sede.


Despacho: ARQUIVAR CENTRAL.
Resumo do despacho: CDIGO DE CLASSIFICAO / RELAO / ANO, conforme o
modelo a seguir.

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Ateno!
Documentos com registro no Sipar, sem o trmite para o ARQ/Sede devero ser
apontados no FormSUS para que a unidade realize a gesto e a tramitao.
Qualquer dvida dever ser encaminhada s chefias competentes para anlise e
avaliao, principalmente em relao classificao dos documentos.

Qualquer dvida dever ser encaminhada s chefias


competentes para anlise e avaliao, principalmente em
relao classificao dos documentos.

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4) Identificando os erros de uma transferncia:

I. Os problemas identificados na transferncia sero marcados a lpis na Guia de Transferncia


e nas Guias de Remessa de Documentos (GRDs),tambm sero listados no Formulrio de
Acompanhamento de Transferncias do FormSUS de maneira sucinta, conforme os campos
a seguir:

II. As Guias de Transferncia, as GRDs e o formulrio do FormSUS com as inconsistncias


apontadas sero repassados pela chefia do SEARQ chefia do Servio de Assistncia
Tcnica Arquivstica (Seatec), que ficar encarregada de repassar e explicar ao assistente
os apontamentos.
III. O assistente, aps a correo, devolver Chefia do SEARQ todo o material entregue para
as alteraes, com a nova Guia de Transferncia e as GRDs corrigidas.

Caso os erros pontuados incialmente no tenham sido corrigidos, o SEARQ devolver as Guias e far
a emisso de um novo FormSUS, solicitando novamente as correes, conforme modelo a seguir:

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IV. Equvocos encontrados posteriormente pelo SEARQ, que no tenham sido apontados no
FormSUS, nas Guias de Transferncia e nas GRDs, devero ser corrigidos pelo SEARQ,
inclusive os Registros de Sipar que estiverem com inconsistncias e que forem recebidos
tambm sero corrigidos pelo SEARQ.

Ateno!
Se a Guia de Transferncia e as GRDs onde foram indicados os itens para correo
no forem devolvidas ao SEARQ ser realizada uma nova conferncia, onde novas
inconsistncias podero ser detectadas. Nesse caso, o assistente continuar
responsvel por realizar as correes.

5) Finalizando uma transferncia:

I. Aps a conferncia do SEARQ e as devidas correes fsicas e de Sipar realizadas, sero


assinadas as vias da Guia de Transferncia e entregues chefia do Seatec, que solicitar
ao assistente que colha as assinaturas necessrias.
II. A transferncia ser finalizada com a entrega da via do Servio de Arquivo, pelo assistente
tcnico, devidamente assinada em uma pasta de dossi na cor amarela com a classificao
063.63 TRANSFERNCIA, identificao do setor, relao e ano, conforme o modelo
a seguir:

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III. Dever ser encaminhada uma via digital da Guia de Transferncia para o
e-mail<arquivocentral@saude.gov.br>.
IV. Ser emitida a ltima verso do FormSUS, em duas vias: uma ser repassada para a chefia
do Seatec e a outra ficar arquivada no SEARQ.

5) Prazos para correo da transferncia

O assistido ter o prazo de 15 dias teis, prorrogveis por igual perodo, mediante justificativa,
contados a partir da data de repasse da conferncia pelo SEARQ, para realizar as correes. Se
nesse prazo as pendncias no forem sanadas, toda a transferncia retornar para o setor de
origem, acompanhada pelo assistente tcnico. Essa data ser indicada no FormSUS, conforme o
campo a seguir:

Ateno!
No sero agendadas novas transferncias para os setores que ainda tenham
transferncias com pendncias ou no finalizadas no Servio de Arquivo.

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Arquivamento e
Preservao

Arquivamento a sequncia de operaes intelectuais e fsicas que visam guarda ordenada de


documentos, e a Preservao, que a preveno da deteriorao e danos em documentos, por
meio de adequado controle ambiental e/ou tratamento fsico e/ou qumico (ARQUIVO NACIONAL,
2005, p. 26). Essas atividadesso essenciais para a recuperao dos documentos transferidos na sua
integridade, sem danos fsicos.

I. Os documentos:
Sero armazenados seguindo a sequncia de chegada ao SEARQ por ano, e as caixas devero ser
acondicionadas e numeradas conforme a sequncia numrica.

Dever ser identificada no Mapa a localizao fsica dos documentos.

O Mapa de conhecimento restrito da equipe do SEARQ, para garantir que os documentos


no sejam localizados por invasores ou por pessoas que no tenham autorizao para
acessar os documentos.

II. As Guias de Transferncia:


Sero armazenadas seguindo a estrutura do MS por Secretaria, conforme a organizao j
previamente estabelecida.

III. Os Formulrios de Acompanhamento de Transferncias (FormSUS):


Sero arquivados na Guia de Transferncia.

25
Acesso aos
Documentos

Aps a transferncia, o usurio pode iniciar, no SEARQ, solicitaes de acesso aos documentos
transferidos, conforme a necessidade da unidade, contudo, o acesso aos documentos de guarda
intermediria que estiverem no SEARQ s ser franqueado unidade transferidora ou ao respectivo
rgo sucessor, por meio de pedido formal.

Terceiros ou outras unidades somente tero acesso aos documentos quando o prazo de
arquivamento intermedirio, previsto na tabela de temporalidade de documentos, estiver expirado
e o documento figurar na listagem de eliminao de documentos ou na guia de recolhimento, como
publicado no Dirio Oficial da Unio.

As demandas de acesso aos documentos de usurios externos chegam ao MS por meio do Sistema
de Informao ao Cidado (SIC), em consonncia com a Lei n 12.527, de 18 de novembro de 2011
Lei de Acesso Informao. O SIC procede distribuio da demanda para a rea responsvel
pela informao, que poder estar no arquivo setorial da unidade ou ter sido transferida ao Servio
de Arquivo. Aps a constatao, por parte da unidade, de que o documento est no SEARQ, aquela
providenciar a solicitao consoante o padro de acesso aos documentos no Servio de Arquivo.

O SEARQ disponibiliza trs maneiras de acesso aos documentos: consulta, emprstimo ou


desarquivamento.

O primeiro contato poder ser realizado pelo ramal 2321, pessoalmente na recepo do servio,
ou pelo e-mail <arquivocentral@saude.gov.br>; a partir de ento dever ser iniciado o atendimento
conforme a metodologia a seguir.

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1) Identificando a necessidade do usurio

Para orientar o solicitante necessrio que o atendente se certifique da necessidade e do objetivo


da unidade com relao ao documento, pois o requisitante optar por uma das formas de acesso:
consulta, emprstimo ou desarquivamento.

Para isso, o servidor do SEARQ entrar em contato com o solicitante para explicar sobre cada uma
das modalidades, segundo as informaes a seguir.

Para maior segurana, pea o e-mail do solicitante e repasse as informaes pelo e-mail
institucional do Servio de Arquivo.

Consulta
a opo para o solicitante que precisa apenas verificar informaes na documentao. Dever
ser realizada nas dependncias do Servio de Arquivo, acompanhada de um servidor da unidade de
arquivamento, responsvel pela segurana dos documentos consultados.

Principais caractersticas:

O solicitante deve preencher o formulrio do FormSUS.


O solicitante ficar responsvel pela manuteno da integridade do documento.
O SEARQ disponibilizar o espao para a realizao da pesquisa.
O solicitante no retirar o documento das dependncias do arquivo.
No ser realizado o trmite no Sipar, caso seja necessrio poder ser includo um Comentrio
sobre a consulta informando dados como o motivo e a satisfao do consulente.
A reproduo do documento (cpia) poder ser realizada em alguns casos de exceo
razoveis, de forma limitada, conforme a quantidade de documentos e a disponibilidade do
servidor do SEARQ.
Se houver necessidade de separao da documentao para cpias, o prprio consulente
dever manipular e guardar os documentos na ordem original sob a superviso do tcnico
do arquivo.
O pedido de reprografia deve ser comunicado previamente chefia do servio.

28
Emprstimo
indicado para atender a necessidade de retiradado documento do arquivo de guarda intermediria
do MS, com o objetivo de prestar informaes. Esse documento no poder sofrer alteraes ou
incluses, devendo retornar unidade de arquivamento com a mesma quantidade de pginas.

Principais caractersticas:

O solicitante deve preencher o formulrio do FormSUS.


O solicitante ficar responsvel quanto guarda, preservao e devoluo do documento
sem alteraes e/ou incluses.
O solicitante no poder alterar o documento inserindo novas peas, exceto despachos ou
termos de tramitao e de devoluo.
O prazo para devoluo de 15 dias corridos, contados a partir da data da retirada, podendo
ser prorrogado por igual perodo mediante solicitao.
Ser inserido o Termo de Emprstimo do SEARQ.
facultativo o trmite no Sipar, se for processo ou expediente sempre tramitar, no caso de
dossi com vrios registros basta informar no FormSUS.
Poder ser utilizado o recurso do Sipar para controle da devoluo (Prazo de Pendncia).
O formulrio do FormSUS ser impresso em duas vias: uma ficar temporariamente no
lugar do documento como guia-fora at que este seja devolvido e a outra via na pasta para
acompanhamento.

Desarquivamento
a retirada do documento do SEARQ para o retorno unidade responsvel para voltar a tramitar
e sofrer alteraes e/ou incluses de novos documentos. O desarquivamento motivado pelas
aes e atividades dos rgos do MS. O documento desarquivado s poder retornar ao SEARQ
por meio de uma nova transferncia.

Principais caractersticas:

O solicitante deve preencher o formulrio FormSUS.


O solicitante dever dar cincia que o documento retornar ao arquivo de guarda
intermediria em outra transferncia, quando esgotar-se o perodo da fase corrente
do documento.

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O documento voltar a ser corrente, podendo ser includas novas peas, conforme as aes
de interesse administrativo, legal e fiscal, atentando-se para a gesto de documentos do MS.
Dever ser includo o Termo de Desarquivamento.
Para os documentos com registro no Sipar obrigatrio proceder ao trmite. Para
processos sem registro no Sipar obrigatrio registrar e tramitar.
O formulrio do FormSUS dever ser impresso e assinado em duas vias: uma ficar no lugar do
documento como guia-fora e a outra ser arquivada na Guia de Transferncia do documento.

2) Encaminhando o Formulrio de Acesso aos Documentos (FormSUS)

Conforme a opo de acesso escolhida pelo usurio, o prximo passo ser encaminhar o Formulrio
de Acesso especfico.

I. Acesse o FormSUS como gestor<http://formsus.datasus.gov.br/>.


II. Solicite acesso aos formulrios ao administrador do FormSUS.
III. Em casos excepcionais que o FormSUS estiver indisponvel, poder ser encaminhado
o Formulrio, salvo na pasta do <SEARQ<DIDOC\SEARQ\060 DOCUMENTAO E
INFORMAO\063.51 CONSULTAS. EMPRSTIMOS. DESARQUIVAMENTO>.

Para encaminhar o formulrio siga o passo a passo:

Clique no cone identificado a seguir:

30
Digite o e-mail do solicitante e clique na seta verde que aparece ao lado, como a figura
a seguir:

O sistema encaminhar um e-mail para o usurio com o formulrio para ser acessado.

31
3) Preenchimento do formulrio pelo usurio

Para esclarecimento de dvidas dos usurios quanto ao preenchimento do formulrio, importante


conhecer todo o processo e o preenchimento de cada campo.

Detalhes comuns dos formulrios

Os campos comuns a todos os formulrios a serem preenchidos so os Dados da


Transferncia, Dados do Documento e Dados da Solicitao.
No so obrigatrios os campos do grupo: Dados da Transferncia e Dados do Documento,
porm so essenciais para iniciar a busca do documento. Por isso, o solicitante dever
inserir o mximo de informaes sobre a Guia de Transferncia e dados do documento.
J os itens do campo Dados da Solicitao so quase todos obrigatrios, pois a identificao
do demandante essencial para a autorizao do acesso.Nesse campo s no obrigatrio
o item da demanda da Lei de acesso n 12.527/2011, que dever ser preenchido com sim
quando for motivado pelo protocolo de atendimento do SIC-MS.

Segue o modelo do formulrio:

32
Caso as informaes inseridas no sejam suficientes ou estejam incorretas, o atendente
dever entrar em contato com o solicitante e poder solicitar que seja encaminhado outro
pedido com os dados corretos ou utilizar as ferramentas do FormSUS para corrigir as
informaes:

alterar: incluir ou corrigir dados;


apagar: exclui as fichas canceladas;
ficha detalhada: pode-se visualizar e imprimir o formulrio;
informaes adicionais: o recurso que indica o responsvel tcnico que fez o
atendimento e as alteraes.

Ateno!
Os casos mais comuns de erros so a confuso entre a sigla do setor de transferncia e
a sigla do setor solicitante.

Veja as ferramentas a seguir:

4) Atendendo aos pedidos de acesso

O Servio de Arquivo atende aos pedidos com a maior brevidade possvel, no existe um prazo
estipulado para o atendimento, mas existe um compromisso de responder todas as demandas em
menos de 24 horas.

necessrio verificar constantemente se h pedidos a serem atendidos por meio de consulta ao


FormSUS. Segue o passo a passo de como atender as solicitaes de acesso:

33
1 passo: localizar e imprimir o pedido

I. Selecione o formulrio conforme o tipo de acesso e clique na opo Busca Ficha.

II. Indique a data e os campos para recuperao da pesquisa e clique no boto Buscar, como
demonstrado a seguir.

Ateno!
A pesquisa poder ser realizada por vrios tipos de dados, basta marcar a opo no
campo desejado.

34
III. Verifique se h pedidos que ainda no foram atendidos, estes estaro com a bolinha na cor
verde, e os pedidos j atendidos aparecero com a bolinha na cor vermelha.

IV. Use a opo de visualizao para abrir e imprimir o pedido.

35
2 passo: localizar fisicamente o documento

Acesse ao Mapa na pasta do SEARQ, identifique o endereo da transferncia e localize fisicamente


o documento. Sempre conferir as informaes do documento com as informaes do pedido no
FormSUS.

3 passo: preenchero FormSUS com os Dados do Atendimento

No caso de consulta

I. Descreva o nmero da(s) caixa(s) no campo Localizao e o(s) Volume(s) no referido campo.
II. Caso o documento tenha sido consultado, selecionar a opo sim no campo Documento
Consultado. Caso o documento no tenha sido encontrado, selecionar a opo no e
em seguida marcar o motivo pelo qual o documento no pode ser consultado (eliminado,
recolhido, emprestado, desarquivado, outros).
III. As informaes do atendente e da data do atendimento devero ser preenchidas.
IV. No campo consulente necessrio selecionar a linha para assinatura do consulente.

Segue a visualizao da tela para preenchimento:

36
No caso de emprstimo

Descreva o nmero da(s) caixa(s) no campo Localizao e o(s) Volume(s) no referido campo.
Caso o documento tenha sido encontrado, selecionar a opo sim no campo Documento
Emprestado. Caso o documento no tenha sido encontrado, selecionar a opo no e
em seguida marcar o motivo pelo qual o documento no pode ser emprestado(eliminado,
recolhido, emprestado, desarquivado, outros).
Os demais campos com informaes do atendente e da data do atendimento devero
ser preenchidos.
No campo consulente necessrio selecionar linha para assinatura do consulente.
Os campos referentes devoluo devero ser preenchidos no momento da devoluo
dos documentos ao SEARQ. pertinente lembrarse de que nos casos em que o campo
documento devolvido ao SEARQ estiver marcado como Sim, o campo Solicitado o
Desarquivamento ser necessariamente no e vice-versa.

Segue o modelo do preenchimento:

Devolvido SIM Desarquivamento NO


Devolvido NO Desarquivamento SIM

Imprima o FormSUS em duas vias: uma ficar no local onde o documento foi retirado como
guia-fora e a outra via ser arquivada na pasta de controle.

No caso de desarquivamento

Caso o documento esteja emprestado, o solicitante dever fazer novo pedido no FormSUS
referente ao desarquivamento.
Descreva o nmero da(s) caixa(s) no campo Localizao, e o(s) Volume(s) no referido campo.
Caso o documento tenha sido encontrado, selecionar a opo sim no campo Documento
Desarquivado. Caso o documento no tenha sido encontrado, selecionar a opo no e,

37
em seguida, marcar o motivo pelo qual o documento no pode ser desarquivado (eliminado,
recolhido, emprestado, desarquivado, outros).
Os demais campos com informaes do atendente e da data do atendimento tambm
devero ser preenchidos.
No campo consulente necessrio selecionar linha para assinatura do consulente.

Segue o modelo dos campos a serem preenchidos:

Imprima o FormSUS em duas vias: uma ficar no local onde o documento foi retirado como
guia-fora e a outra via ser arquivada na Guia de Transferncia do documento.

Ateno!
O campo Observaes no FormSUS dever ser usado para o preenchimento de
qualquer informao que possa ser relevante sobre o pedido.

Gesto do FormSUS

Aps o atendimento de um pedido,clique na bolinha verde, que mudar para a cor vermelha. Isso
identificar que o pedido j foi atendido.

38
Ateno!
Caso surja a dvida se o pedido j foi atendido, basta abrir a solicitao e verificar
se os dados do atendimento foram preenchidos. Aps a realizao de qualquer
alterao no pedido a bolinha volta a ficar verde, sendo necessrio alterar
novamente a cor da bolinha.

4) passo:inserir os Termos (Emprstimo ou Desarquivamento)

Sempre que houver emprstimo ou desarquivamento de documentos (exemplos: dossi, processo,


ofcio, memorando) necessrio inserir um Termo ao documento identificando a ao.

O Termo poder ser impresso e inserido no documento e, no caso de processos, necessrio


numerar e rubricar o Termo. Caso seja possvel,poder ser utilizado o espao da folha de despacho
para apor o Termo por meio do carimbo.

Ateno!
Quando o emprstimo for de mais de um dossi, com a mesma identificao e da mesma
transferncia, ser necessrio incluir somente um Termo de Emprstimo identificando
a quantidade de dossis que seguem para a unidade. Para processos, incluir o Termo no
ltimo volume.

No Termo de Emprstimo j est contemplado o espao para a incluso das informaes da rea
requisitante, que dever ser preenchido no momento da devoluo do documento.

39
Seguem os modelos dos Termos:

5) passo:tramitar no Sipar

Antes de proceder ao trmite, necessrio realizar a gesto dos registros fazendo a verificao se
os dados registrados conferem com o documento e, caso encontre inconsistncias, necessrio
fazer a alterao por meio da opo Alterar do Sipar.

Com as informaes corretas inicie a tramitao da seguinte maneira:

No caso de Emprstimo

rgo de destino: SIGLA DO SETOR SOLICITANTE.


Despacho: EMPRESTAR.
Resumo do despacho: EMPRSTIMO CONFORME SOLICITAO RELAO XX ANO
XX SETOR XXXXX CLASSIFICAO XXX.
Atualizar os campos: VOLUME e FOLHAS.

40
No caso de Desarquivamento

rgo de destino: SIGLA DO SETOR SOLICITANTE.


Despacho: DEVOLVER (essa opo utilizada porque o Sipar no possui a opo
Desarquivar).
Resumo do despacho: DESARQUIVADO CONFORME SOLICITAO RELAO XX
ANO XX SETOR XXXXX CLASSIFICAO XXX.
Atualizar os campos: VOLUME e FOLHAS.

41
Ateno!
O campo Resumo do Despacho pode ser utilizado para incluir informaes extras sobre
o acesso ao documento. Exemplo: processo com 5 volumes e 20 anexos, emprestados
somente os 5 volumes.

6) passo: apor o carimbo de identificao

Apor o carimbo de Relao/Pgina/Ano (carimbo vermelho) na capa de dossi ou do processo


para facilitar a localizao. Esse carimbo tem a funo de alertar que o documento pertence a uma
transferncia ao Servio de Arquivo.

Concretizando o atendimento

Quando todos os procedimentos forem executados, o atendente dever entrar em


contato com o solicitante por meio de e-mail ou telefone, confirmando a disponibilidade do
documento no Servio de Arquivo para ser retirado.
Os documentos prontos para serem acessados devero ficar na mesa da recepo com
todos os formulrios.
Quem for retirar o documento dever assinar e datar o FormSUS e as GRDs.
Na retirada do documento informar sobre a responsabilidade da unidade quanto
devoluo e aos cuidados com o documento, conforme orientado em cada formulrio
do FormSUS:

42
Se dentro de cinco dias teis o documento no for retirado, deve-se informar unidade
que ele ser arquivado novamente, acarretando no cancelamento do formulrio, sendo
necessrio preencher uma nova solicitao, caso ainda haja interesse por parte da
solicitante.
Acompanhar no Sipar se os registros tramitados foram recebidos pela unidade, caso
contrrio entrar em contato solicitando o recebimento imediato.

Devoluo do documento acessado

No caso de consulta

Aps o trmino da consulta, o tcnico do SEARQ dever conferir os documentos e proceder


guarda imediatamente, evitando que eles fiquem expostos.

Da consulta poder ser gerada a necessidade de emprstimo ou de desarquivamento, nesses casos


ser necessrio o preenchimento do formulrio especfico do FormSUS, solicitando a nova opo
de acesso.

No caso do emprstimo

O prazo para devoluo do documento emprestado deve ser de 15 dias corridos contados a partir
da data da retirada do documento, podendo ser prorrogado mediante solicitao.

Segue o procedimento que dever ser executado aps a devoluo do documento ao SEARQ:

Conferncia fsica

Verificar no balco na hora da devoluo a quantidade de folhas e volumes. Caso tenham


ocorrido incluses e/ou alteraes no receber o documento e solicitar que a rea proceda ao
desarquivamento.

Assinatura do Termo de Emprstimo

Sempre verificar se o Termo de Emprstimo est assinado, caso contrrio solicitar o preenchimento.
S receber aps o preenchimento e a assinatura da unidade.

43
Baixa no FormSUS

Acesse o FormSUS gerado a partir da solicitao de emprstimo do documento e preencha os itens


do campo Dados Ps-Devoluo, conforme exemplo a seguir:

Do emprstimo a unidade poder identificar a necessidade de desarquivamento, neste caso ser


necessrio dar baixa no emprstimo e marcar SIM na opo DESARQUIVAMENTO e NO na
opo DOCUMENTO DEVOLVIDO AO SEARQ.

Baixa no Sipar

Caso o documento tenha sido tramitado no Sipar, a unidade dever tramitar novamente para o
ARQ/Sede, sendo necessrio entrar no sistema e receber imediatamente.

No caso de desarquivamento

Nessa opo de acesso no haver a devoluo do documento para a mesma Transferncia, por isso
muito importante que as informaes do desarquivamento sejam afixadas na Guia de Transferncia
para resposta a pesquisas futuras.

Ateno!
Os formulrios do FormSUS sero classificados em 063.51 CONSULTA. EMPRSTIMO,
cuja destinao a eliminao, um ano aps a devoluo do documento.

44
Destinao Final

A destinao final de documentos, segundo o Dicionrio Brasileiro de Terminologia Arquivstica,


a Deciso, com base na avaliao, quanto ao encaminhamento de documentos para guarda
permanente, descarte ou eliminao. (ARQUIVO NACIONAL, 2005, p. 68).

Atendendo-se aos princpios arquivsticos, somente aps o cumprimento do prazo de guarda


intermediria no Servio de Arquivo os documentos sero selecionados conforme a sua destinao,
visando eliminao ou ao recolhimento para guarda permanente no Arquivo Nacional.

Principais vantagens da destinao final:

Otimizao dos espaos fsicos.


Propiciar melhores condies de guarda e de preservao dos documentos.
Economia de recursos gastos com a guarda de documentos com o valor probatrio expirado.
Agilidade na recuperao dos documentos.

Voc sabia?
Para determinar destinao final de todos os conjuntos documentais, previstos na
atual tabela de temporalidade, levou-se em conta a possvel utilidade dos documentos
para fins diferentes daqueles para os quais foram originalmente produzidos, como, por
exemplo, as possibilidades de pesquisas histrica, cientfica e/ou cultural.

Eliminao de documentos
As Listagens de Eliminao sero elaboradas pelas diversas unidades do MS ou pelo Servio de
Arquivo conforme a posse do documento passvel de eliminao.

O Servio de Arquivo procede eliminao dos documentos que foram transferidos pelas unidades
do MS, seguindo o passo a passo do desenvolvimento dessa atividade:

45
Identificar os documentos nas transferncias cuja destinao seja a eliminao.
Selecionar os documentos com os prazos de guarda nas fases corrente e intermediria
expirados.
Conferir a classificao e, caso seja necessrio, reclassificar.
Proceder remissiva da destinao do documento nas guias de transferncias.
Elaborar a Listagem de Eliminao e o seu Anexo, conforme os modelos:

Modelo do anexo da listagem de eliminao:

46
Separar e identificar os documentos conforme a Listagem de Eliminao.

Depois de elaboradas, as listagens devero ser encaminhadas para anlise da Comisso Permanente
de Avaliao de Documentos do Ministrio da Sade (Cpada-MS) e posteriormente para aprovao
do Arquivo Nacional.

Aps a aprovao das listagens ser elaborado um Edital de Cincia de Eliminao, que dever
ser publicado no Dirio Oficial da Unio (DOU) para dar publicidade. Aps 30 ou 45 dias, segundo
definido no Edital, a documentao poder ser descartada.

O SEARQ disponibilizar um espao para a guarda temporria da documentao das unidades


setoriais do MS, que sero eliminadas at a concluso de todos os prazos de aprovao estabelecidos
na Resoluo n 7/Conarq, de 20 de maio de 1997. Nesse perodo, a rea continua com a posse da
documentao e responsvel pelas consultas.

Com a finalizao de todos os prazos ser realizada a triturao dos documentos, que ser
acompanhada por um servidor pblico do MS e realizada por uma empresa terceirizada e,
posteriormente, ser redigido o Termo de Eliminao.

Ateno!
O descarte de documentos deve ser feito com segurana e conscincia, uma vez que a
destruio de documentos de arquivo considerada um crime contra o ordenamento
urbano e o patrimnio cultural, sendo passvel de pena recluso, de um a trs anos, e
multa estipulada pelo Decreto Federal n 6.514, de 22 de julho de 2008.

Concludos os trmites de eliminao, todas as unidades que tiveram documentos eliminados


recebero, por meio de memorando, cpia da sua Listagem de Eliminao com as devidas assinaturas
e cpia do Edital de Cincia de Eliminao e do Termo de Eliminao de documentos, que devero
ser guardados permanentemente nos setores de trabalho.

Recolhimento de Documentos
O recolhimento a entrada de documentos para guarda permanente em instituies arquivsticas
pblicas competentes. O Ministrio da Sade, por ser um rgo integrante do poder Executivo
Federal, dever proceder ao recolhimento de seus documentos para o Arquivo Nacional.

47
Segundo a Resoluo n 2 do Conarq,

Os acervos documentais a serem transferidos ou recolhidos s instituies


arquivsticas pblicas, pelos rgos e entidades do Poder Pblico,
devero estar organizados, avaliados, higienizados, acondicionados e
acompanhados de instrumento descritivo que permita sua identificao
e controle. (CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS, 1995, p.1).

Todos os recolhimentos sero organizados pelo Servio de Arquivo, conforme a transferncia dos
documentos das diversas unidades setoriais do Ministrio.

Passo a passo:

Identificar os documentos de guarda permanente nas transferncias recebidas.


Selecionar os documentos com os prazos de guarda nas fases corrente e intermediria
vencidos.
Conferir a classificao.
Proceder remissiva da destinao do documento nas guias de transferncias.
Organizar os documentos pela ordem da classificao.
Higienizar e acondicionar conforme a orientao do Arquivo Nacional.
Elaborar a Listagem Descritiva, como modelo:

48
Encaminhar a listagem descritiva para anlise da Cpada-MS, e posteriormente para
avaliao do Arquivo Nacional.
Elaborar e publicar o Termo de Recolhimento no Dirio Oficial da Unio.

Com a finalizao de todos os trmites para o recolhimento, dever ser autuado um processo
contendo todos os documentos do recolhimento que sero guardados permanentemente no
Servio de Arquivo. Aps o recolhimento, o acesso aos documentos no Arquivo Nacional pblico
e sem restries.

49
Distribuio de
Material para Gesto
de Documentos

A Coordenao de Arquivo e Gesto de Documentos (ARQUIVO) responsvel por adquirir


os materiais para uso na gesto de documentos no Ministrio. O Servio de Arquivo (SEARQ)
responsvel por distribuir e controlar os estoques dos seguintes materiais: grampo trilho, caixas-
-arquivo e capa para dossi. Os materiais de segurana como luva, avental, culos de proteo e
touca devero ser adquiridos por cada unidade.

A solicitao de materiais pelas unidades dever ser feita a um assistente tcnico arquivstico,que
ir preencher o Formulrio de Requisio de Material. Para uma melhor gesto da distribuio
dos materiais, o ideal que as solicitaes sejam preenchidas no momento da assistncia
tcnica, onde acontece o acompanhamento das atividades de gesto de documentos. Segue o
modelo do formulrio:

Com a requisio em mo, um representante da unidade demandante dever dirigir-se at as


dependncias do SEARQ para retirar o material. Mensalmente preenchida a planilha de controle
de distribuio de material para verificao do estoque e conhecimento da Coordenao.

51
Referncias

ARQUIVO NACIONAL (Brasil). Dicionrio Brasileiro de Terminologia Arquivstica. Rio de Janeiro:


Arquivo Nacional, 2005. Disponvel em: <http://www.conarq.arquivonacional.gov.br/Media/
publicacoes/dicionrio_de_terminologia_arquivstica.pdf>. Acesso em: 16 set. 2013.

BRASIL. Lei n 8.159, de 8 de janeiro de 1991. Dispe sobre a Poltica Nacional de Arquivos Pblicos
e Privados e d outras providncias. Disponvel em: <http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/leis/
L8159.htm>. Acesso em: 16 set. 2013.

_______. Ministrio da Sade. Portaria MS/GM n 1.864, de 4 de agosto de 2011. Dispe sobre a
gesto de documentos no mbito dos rgos do Ministrio da Sade. Disponvel em: <http://bvsms.
saude.gov.br/bvs/saudelegis/gm/2011/prt1864_04_08_2011.html>. Acesso em: 16 set. 2013.

CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS. Resoluo n 2, de 18 de outubro de 1995. Dispe sobre


as medidas a serem observadas na transferncia ou no recolhimento de acervos documentais para
instituies arquivsticas pblicas. Disponvel em: <http://www.conarq.arquivonacional.gov.br/cgi/
cgilua.exe/sys/start.htm?infoid=53&sid=46>. Acesso em: 16 set. 2013.

SCHELLENBERG, T. R. Arquivos modernos: princpios e tcnicas. 6. ed. Rio de Janeiro: FGV, 2006.

53
Anexo

Ministrio da Sade
Secretaria-Executiva

Anexo A Portaria n 611, de 13 de dezembro de 2007


institui a metodologia de organizao arquivstica dos
assentamentos individuais dos servidores do Ministrio da Sade.

A Secretria-Executiva do Ministrio da Sade, no uso das atribuies que lhe confere o art.
4 do Decreto n. 5.974, de 29 de novembro de 2006, e

Considerando Lei n 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que dispe sobre a Poltica Nacional de
Arquivos Pblicos e Privados;

Considerando Lei n 8.112, de 11 de dezembro de 1990, que dispe sobre o Regime Jurdico
dos Servidores Pblicos Civis da Unio, das autarquias e das fundaes pblicas federais;

Considerando as competncias regimentais da Coordenao-Geral de Documentao e


Informao (CGDI) e Coordenao-Geral de Recursos Humanos (CGRH), institudas pela Portaria
MS/GM n. 2.123, de 7 de outubro de 2004;

Considerando a Carta de Macei, resultado do II Encontro dos Tcnicos Responsveis


pela Gesto de Documentos Arquivsticos do Ministrio da Sade, cujo tema foi a Organizao
dos Documentos de Recursos Humanos, com o objetivo de contribuir para agilizao do acesso
informao institucional e para a preservao do patrimnio documental do Sistema nico de
Sade (SUS);

55
Considerando a dificuldade no acesso na localizao da documentao probatria de
recursos humanos, que resulta no no cumprimento dos prazos administrativos e judiciais e em
gastos com aes trabalhistas; e

Considerando a segurana da informao contida nos assentamentos individuais de recursos


humanos e a necessidade de oferecer a correta destinao aos assentamentos individuais, resolve:

Art. 1 - Instituir a metodologia de organizao arquivstica dos assentamentos individuais


dos servidores do Ministrio da Sade, desenvolvida pela Coordenao-Geral de Documentao e
Informao (CGDI) e pela Coordenao-Geral de Recursos Humanos (CGRH).

Pargrafo nico - So objetivos da metodologia:

I - agilizar o acesso s informaes dos assentamentos individuais;


II - subsidiar a tomada de deciso nas reas de recursos humanos;
III - reduzir os custos decorrentes do no cumprimento dos prazos administrativos e
judiciais; e
IV - resguardar direitos e deveres da instituio e de seus servidores.

Art. 2 - A metodologia instituda ter aplicabilidade nos rgos e unidades organizacionais


no mbito da Administrao Direta do Ministrio da Sade, conforme o disposto no Manual sobre
Organizao Arquivstica dos Assentamentos Individuais do Ministrio da Sade, em anexo a esta
Portaria.

Art. 3 - Esta Portaria entra em vigor na data da sua publicao.

MRCIA BASSIT LAMEIRO DA COSTA MAZZOLI

EDITORA MS
Coordenao-Geral de Documentao e Informao/SAA/SE
MINISTRIO DA SADE
Fonte principal: Lato
Tipo de papel do miolo: Ap 90gm
Impresso por meio do contrato 28/2012
Braslia/DF, agosto de 2014
OS 2014/0412

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