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CURSO: CALIDAD DE CONSTRUCCION

Tema: Auditorias internas ISO 9001


Docente: EDIDSON FUENTES
2017-2B
II
I
AUDITORIAS INTERNAS ISO 9001

Las auditoras internas, denominadas a veces auditoras de primera parte, son procesos
sistemticos, independientes y documentados para obtener evidencias y evaluarlas de manera
objetiva con el fin de determinar la extensin en que se cumplen los requisitos del sistema.
Se realizan por, o en nombre de la propia organizacin para fines internos y puede constituir la
base para la auto-declaracin de conformidad de una organizacin.
(Fuente : http://iso9001calidad.com/auditoria-interna-175.html
Orientaciones
Conocer e identificar e interpreta a usar la Norma ISO 9001-
2015.
Mejorar la competitividad de las organizaciones a travs de la
gestin de la calidad y aportar a la solucin de la problemtica
de la calidad en la construccin en el Per.
Contenidos temticos
AUDITORIA INTERNA DE NORMA ISO 9001
TEMA 5: PLANIFICACIN DE LAS AUDITORIAS
1. Etapas de la auditoria
2. Planificacin y preparacin
3. Lista de verificacin
4. Conclusin
1. ETAPAS DE LA AUDITORIA
Las auditoras constituyen una actividad costosa en trminos de tiempo y gente; deben
ser planeadas, ejecutadas e informadas. Adicionalmente las acciones de seguimiento
pueden involucrar tanto al auditor como al auditado. La auditora verdadera puede
tambin alterar el proceso de produccin ya que el auditor distrae a los trabajadores con
preguntas, y las reuniones de apertura y cierre ocupan tiempo valioso para la gerencia.
1. ETAPAS DE LA AUDITORIA
En consecuencia es importante que la auditora sea administrada adecuadamente
desde el comienzo hasta el final. Tambin es una regla de oro que las auditoras nunca
sean realizadas por sorpresa. Las fechas deben ser mutuamente convenientes y
acordadas con suficiente anticipacin. Una auditora sorpresiva no tiene beneficios y
solamente puede tener implicaciones negativas. Para comenzar, una auditora no
anunciada puede interrumpir y obstruir las operaciones en las etapas crticas causando
prdidas financieras substanciales. Llegar a realizar una auditora sin notificacin ni
acuerdo previo tambin llevar un mensaje claro y sencillo: Vinimos aqu para cogerlos
in fraganti..
1. ETAPAS DE LA AUDITORIA
Existe un nmero especfico de etapas que deben ser ejecutadas:
a)Recoleccin de informacin.
b)Planificacin y preparacin.
c)Reunin de apertura.
d)Auditora.
e)Reunin de cierre.
f)Seguimiento.
2. PLANIFICACIN Y PREPARACIN
Habiendo recopilado toda la informacin necesaria, es la responsabilidad del
lder del equipo prepararse para la auditora.

Se deben ejecutar los siguientes procesos:

1)Determinar la cantidad de trabajo involucrada as como el tiempo que ser


necesario, el tamao y la complejidad de la auditora afectar esto, pero
recuerde, las auditoras cuestan dinero y en consecuencia trate de mantener el
tiempo tan corto como sea posible
2. PLANIFICACIN Y PREPARACIN
2) Seleccione los Miembros del Equipo teniendo en cuenta lo siguiente:
Libres de perjuicios.
Conocimiento y habilidades del especialista.
Desarrollo profesional.
Necesidades de entrenamiento.
Cohesin del equipo (su habilidad para trabajar juntos).
Aceptabilidad del auditado.
Disponibilidad.
Conocimiento del idioma de la auditoria.
2. PLANIFICACIN Y PREPARACIN
3) Organice las fechas que se ajusten a cada uno de los interesados,
asegurando notificacin suficientemente anticipada. (En las auditoras de
certificacin estos puntos son generalmente acordados por el
administrador del programa de auditoras).

4) Decida el enfoque. La auditora puede ser planificada como una serie de


auditoras horizontales, verticales o una combinacin de las mismas. Vale
la pena mencionar que la planificacin de la auditora de una organizacin
en esta forma es normalmente menos efectiva en trminos de utilizacin
de tiempo y recursos disponibles, y tambin puede ser molesta para el
auditado ya que varios departamentos pueden ser visitados repetidamente
por auditores diferentes.
2. PLANIFICACIN Y PREPARACIN
5) Prepare el plan de auditora asignando tareas individuales a los miembros
del equipo. Se deben evitar horarios muy exigentes y rgidos.- Un buen
enfoque es el plan de auditoras que asigna tareas individuales a los
miembros del equipo. Se debe preparar el horario en trminos de sesiones
en la maana y sesiones en la tarde. Mientras planea la auditora, el lder
del equipo debe ser consciente de la necesidad de cubrir todos los turnos
y los cambios de turno donde sea aplicable.
2. PLANIFICACIN Y PREPARACIN
6. Prepare los documentos de trabajo.
Lista de verificacin.
Formatos.
Normas.
Guas, etc

7) Notifique al auditado y enve:


El Plan de Auditora.
Horario.
Plan matriz.
Listas de verificacin.
2. PLANIFICACIN Y PREPARACIN
Es una prctica muy buena dar al auditado tanta informacin como sea posible
antes de la auditora. Esto ayuda a olvidar cualquier miedo posible y crea una
atmsfera de cooperacin mutua. Algunos auditores temen que al enviar las
listas de verificacin al auditado, con suficiente anticipacin, el auditado se
prepare para la auditora, y que? Cualquier mejoramiento hecho le agregar
valor al sistema.
3. LISTA DE VERIFICACIN
Una lista de verificacin puede ser una de las herramientas ms tiles para un auditor,
pero nicamente si estas estn bien preparadas y son adecuadas para la actividad
donde se vayan a utilizar. El uso incorrecto de una lista de verificacin puede tener
efectos perjudiciales. El propsito de una lista de verificacin es recordar al auditor
sobre la informacin que quiere ser obtenida y los hechos que deben ser verificados.
Esta no es para ser usada como una lista de preguntas para formular a la persona
auditada y marcarlas al ser respondidas. La creacin de cuestionarios de auditora es
contraproducente, ya que esto puede disminuir la visin del auditor, y reducir la
efectividad de la comunicacin. Recuerde que la lista de verificacin es nicamente una
gua, y que una auditora efectiva no se basa en una lista de verificacin nicamente.
3. LISTA DE VERIFICACIN
3. LISTA DE VERIFICACIN
Hay slo una ventaja limitada en el uso de las llamadas listas de verificacin genricas
preparadas para auditar contra las normas comnmente utilizadas, como por ejemplo
ISO 9001. Ellas pueden ser de alguna utilidad refrescando la memoria de los auditores
inexpertos, pero los auditores bien experimentados que trabajan para entidades de
certificacin no utilizaran dichas listas de verificacin, ya que estas pueden no tener
ningn valor para ellos. Ellos conocen la norma al derecho y al revs y tienen completo
conocimiento de todos los puntos de control importantes. Las listas de verificacin
realmente tiles son preparadas utilizando procedimientos y otros documentos
especficos del sistema de calidad, que llamar la atencin del auditor sobre los puntos
de control.
3. LISTA DE VERIFICACIN
Lista de verificacin para auditora de sistemas de calidad informales
Vale la pena mencionar que an los auditores ms experimentados asumirn la
preparacin de listas de verificacin exhaustivas en el caso de auditoras conducidas
contra criterios diferentes a aquellos normalmente utilizados por el auditor mientras
preparan una auditora de un sistema informal. Este ltimo no est estructurado de
acuerdo con ninguna norma comnmente utilizada y por consiguiente an los auditores
ms experimentados estaran perdidos sin las listas de verificacin. Unas lista de
verificacin para el auditor de un sistema informal puede ser preparada con los criterios
que se tengan a la mano (contrato, plan de calidad, etc), despus de haber recopilado
suficiente informacin como la organizacin administra la calidad (comunicaciones
anteriores a la auditora, visitas anteriores a la auditora), y utilizando cualesquiera
procedimientos, instrucciones de trabajo, descripciones de fundiciones, Formatos, u
otros documentos que se puedan tener disponibles.
3. LISTA DE VERIFICACIN
Preparacin de las listas de verificacin
Un mtodo para preparar una lista de verificacin es tomar la norma, procedimiento o
instruccin contra la cual usted est auditando, e invertir lo afirmado para convertirlo en
preguntas, por ejemplo:
Las Auditoras sern llevadas a cabo por auditores adecuadamente entrenados se convierte
en: "Cules son los requisitos de entrenamiento para Auditores?
Otro uso de las listas de verificacin es ayudar a la administracin del tiempo. El auditor ser
capaz de controlar el tiempo gastado con respecto a los items resueltos y, en consecuencia
fijar el ritmo para terminar a tiempo. Al preparar la lista de verificacin el auditor podr suponer
el tiempo que podra requerirse para revisar varios asuntos e indicar estos tiempos en la lista
de verificacin. Luego, durante la auditora se puede registrar el tiempo real gastado,
permitiendo al auditor controlar el paso de la auditora y hacer las correcciones necesarias.
Con el tiempo, la lista de verificacin permitir una planificacin bastante precisa de la
auditora.
Recuerde: la lista de verificacin es una ayuda de memoria, y un instrumento para refrescar la
memoria. Esta debe ser utilizada sabiamente y el auditor no debe permitir que la lista de
verificacin le impida seguir cualquier rastro de auditora adicional. Si se permite lo ltimo, se
probar que la lista de verificacin puede ser contraproducente.
Otro enfoque til es referir en la lista de verificacin los requisitos relevantes (clusulas de la
normal o del manual) documentos de control y, quizs, los registros requeridos.
3. LISTA DE VERIFICACIN
Lista de verificacin para auditoras internas
Las listas de verificacin para auditoras internas se prepararan siguiendo las mismas
reglas, pero reduciendo el enfoque. Dependiendo del enfoque para programar las
auditoras internas (pro procedimientos o por departamentos), las listas de verificacin
normalmente se enfocaran en un departamento dado o en los requisitos de un
procedimiento sencillo.
4. CONCLUSION
Mientras los principios generales de auditora son aplicados a todas las auditoras,
las auditoras de segunda y tercera parte requieren que el auditor demuestre sus
habilidades bajo condiciones ms severas y agotadoras. Esta es ms formal y el
auditor debe recordar que el/ella representa a su organizacin y se debe presentar
en una forma totalmente profesional, tanto en el vestido como en las acciones.
La organizacin del auditor ser juzgada con base en la calidad de su desempeo.
EJEMPLO DE LA LISTA DE VERIFICACION
Contenidos temticos
AUDITORIA INTERNA DE NORMA ISO 9001
TEMA 6: EJECUCIN DE LAS AUDITORIAS
1. Generalidades
2. Revisin documental
3. Observaciones
4. La pista de auditora
5. Auditando los procesos y sus interacciones
6. Toma de notas
7. Recuerde su programa
8. Informe
9. Calidad de la informacin
10. Informar a tiempo
11. Informe final
12. Accin de seguimiento
1.GENERALIDADES
Una auditora es esencialmente un ejercicio de obtencin de informacin. Para obtener
informacin til, el auditor debe analizar crticamente la suficiencia y efectividad de las
disposiciones de control de calidad. El auditor debe tambin identificar y anticipar las
consecuencias de las debilidades de aquellas disposiciones y las aplicaciones del no
cumplimiento con las disposiciones.

Auditar puede solamente ser totalmente efectivo si se lleva a cabo por personal que no
solamente entienda cmo ejecutar la auditora sino tambin cmo obtener los mejores
resultados de ella. Los mejores resultados se obtienen por medio de un enfoque
sistemtico y completo a la auditora y adoptando un estilo de auditora el cual permita
una discusin abierta y amigable de la materia en cuestin.

Esto puede sonar simple y obvio pero se puede aseverar que una auditora ejecutada
pobremente puede no solamente fallar en conseguir el resultado deseado sino que
podra bajo circunstancias extremas afectar adversamente las relaciones dentro de una
organizacin.
1.GENERALIDADES
Hay varias formas de obtener informacin durante la auditora:
Entrevistas.
Lenguaje paralelo.
Lenguaje corporal.
Revisin documental.
Observacin
1.GENERALIDADES
Cualquiera que sean las tcnicas utilizadas, los auditores deben asegurarse que la
auditora sea completa. Los auditores deben examinar todas las partes del sistema
completamente. Cuando se lleve a cabo la revisin de documentos deben examinar
todos los niveles de la documentacin, desde el manual a los procedimientos y
finalmente los registros. Con observaciones ellos deben mirar todas las partes de la
compaa no solamente el proceso principal sino tambin las reas auxiliares, la
periferia del sitio, bodegas, etc. Con relacin a las entrevistas, los auditores deberan
entrevistar a todo el personal relevante, no slo a los gerentes.

Se debe tener en mente que se necesita extraer la mayor cantidad de informacin


precisa. Los requisitos para revisar los registros u observar el sistema en operacin
dependern del tipo de trabajo realizado por el departamento pertinente. Hay una
considerable diferencia entre auditar el departamento de ventas y el taller de
mantenimiento. El principio fundamental de la auditora es el mismo, y asegurarse que
lo que deba pasar est pasando.

Las entrevistas, el lenguaje paralelo y el lenguaje corporal fueron discutidos


anteriormente. Ahora miraremos las otras formas de obtener evidencia.
2. REVISIN DOCUMENTAL
Una revisin documental cubre un amplio rango de posibilidades, desde la evaluacin
de un manual de primer nivel hasta el anlisis detallado de datos de un listado, el cual
registra parmetros de operaciones. Los auditores no tienen tiempo de mirar cada hoja
o archivo de computadora, pero deben mirar muestras representativas. El auditor debe
mantener control del proceso de muestreo; el auditado no le debera escoger los
registros para evaluacin.

No hay reglas simples sobre cmo seleccionar el tamao de una muestra. Si hay slo
unos pocos registros en un rea dada, el auditor puede revisarlos todos. Una muestra
de 20 rdenes de compra sobre un total de 100 o algo as puede ser examinada, pero
seguramente nosotros no iremos a tomar el 20% de, por ejemplo, mil registros.
2. REVISIN DOCUMENTAL
Una muestra debe ser seleccionada de tal forma que sea representativa de la actividad
o las actividades; pensemos por ejemplo que se selecciona una muestra de registros de
compras. Puede ser prudente seleccionar registros representativos de diferentes
categoras de productos comprados, por ejemplo materia prima, componentes,
materiales de mantenimiento, trabajo subcontratado, etc.), tambin podra ser un buen
enfoque seleccionar registros que cubran un periodo de tempo dentro del cual
queremos evaluar al cumplimiento (por ejemplo desde una auditora previa).

A la vez que, se verifica el contenido de los documentos y registros, los auditores


deberan mirar tambin como son controlados. Estn los documentos adecuados
disponibles en el sitio adecuado?. Estn actualizados?

Los procedimientos documentados deberan ser precisos y fciles de seguir y todos los
registros deberan ser fcilmente localizables y accesibles. Los auditores deberan
examinar registros para determinar si el sistema ha estado funcionado adecuadamente
en el pasado. Buscar patrones de no conformidad en los datos. Los registros pueden
revelar fallos sistemticas en la gestin. Siguiendo los problemas el auditor puede
determinar si ellos son causados por falta de personal entrenado, equipo con mal
mantenimiento, etc.
3. OBSERVACIONES
Las observaciones hechas durante la auditora reforzarn la evidencia fsica. Es
importante percatarse no solamente de aquella cosas que sabemos estn cubiertas por
el sistema sino tambin de otras cosas que pudieran pasar desapercibidas. As que
necesitamos aventurarnos en sitios donde otros pudieran no haber ido antes.

Los auditores nunca deben parar de buscar evidencia. Ellos debern usar todos sus
sentidos para determinar si el sistema est siendo implantado apropiadamente. Los
auditores debern aprender a observar cuando las cosas no estn siendo manejadas
apropiadamente. Esto requiere experiencia pero con el tiempo los auditores pueden
captar inmensas cantidades de informacin acerca de los niveles del control de gestin
a travs de observaciones hechas inclusive durante una breve visita al sitio.

La observacin es sumamente importante en reas de produccin, sitios de


construccin, puntos de servicio, etc. En estas reas los auditores normalmente
encontrarn mucha ms evidencia fsica que documental.
3. OBSERVACIONES
Cuando este observando un producto, revise la identificacin, la identificacin del
estado de inspeccin, verifique est en el sitio adecuado y protegido contra el deterioro.
Cuando usted ve un medidor en una lnea de produccin, verifique lo que este mide; si
necesita estar calibrado; si fue calibrado. Verifique la lectura contra la especificacin del
proceso. Est la lectura correcta?. Si no, esto ha sido notado?, Qu accin ha sido
tomada?.

Cuando se audita almacenes, los auditores no solamente se centran en verificar el


sitio y la recepcin y emisin de autorizaciones. Verifique la preservacin,
condiciones de almacenamiento, mtodo de manejo, vida til, control de productos no-
conforme, identificacin, inspeccin de recibo, etc.
Es imposible cubrir todas las posibles situaciones aqu. Estos pocos ejemplos fueron
mencionados para enfatizar la importancia de examinar la evidencia fsica.
4. LA PISTA DE AUDITORA
Una tcnica que se debe utilizar durante la auditora es seguir la pista de auditora.
Esto simplemente involucra el seguimiento de un trabajo, orden, etc. a travs de
todas las funciones de las cuales son responsables el departamento o sistema
auditados. Un nmero de trabajos bien sea terminados o en proceso deben ser
seleccionados y sus registros deben ser examinados en cada etapa relevante. El
numero de trabajos seleccionados es de discrecin del auditor y depender de las
funciones pertinentes probablemente cuatro o cinco trabajos sern una cantidad
prudente. El seguir una pista de auditora es una forma excelente de tener una buena
idea de cmo el sistema opera y los registros seleccionados de esta forma sern
representativos de las operaciones..
4. LA PISTA DE AUDITORA
La tcnica de la pista de auditora no debe ser utilizada aisladamente y se debe tener
en cuidado de asegurar que la concentracin en trabajos y funciones particulares no
distraiga al auditor de la observacin general de las operaciones en el departamento.
En otras palabras, mientras se est auditando la planta de mecanizado y siguiendo la
pista de auditora en un trabajo particular, la condicin general del departamento y
asuntos tales como la identificacin de productos no conformes y el acceso a las
instrucciones de trabajo deben ser observados en general. El principio aqu es
mantenga sus ojos abiertos.
5. AUDITANDO LOS PROCESOS Y SUS INTERACCIONES
El sistema de gestin consiste en un nmero de procesos interactivos. Para que el
sistema de gestin funcione efectivamente, todos los procesos requeridos, su secuencia
e interacciones necesarias deben ser identificadas y controladas.

El proceso puede ser definido como un conjunto de actividades y recursos que


transforman las entradas en salidas. Las salidas no estn limitadas a las salidas
intencionales sino que tambin incluyen los subproductos no intencionales. Los
auditores deben tener cuidado de que los procesos interacten y que las salidas de
algunos procesos constituyen las entradas de otros y podran ser controlados tambin.
La auditora del sistema de gestin debe dar respuesta a un nmero de
preguntas. Estas son:

a) Son los procesos identificados y establecidos?


b) Son los procesos adecuados para prever los resultados requeridos?
c) Son los procesos apropiadamente descritos en los procedimientos?
d) Son estos procedimientos implantados y mantenidos como est documentado?
e) Son las interacciones entre procesos definidas, controladas y manejadas?
5. AUDITANDO LOS PROCESOS Y SUS INTERACCIONES
Las respuestas colectivas a las preguntas anteriores pueden determinar el resultado de
la, evaluacin y la recomendacin hecha por los auditores.

En la preparacin de una auditora, un auditor debera:

a)Identificar el propsito del proceso.


b)Identificar las entradas.
c)Identificar las salidas intencionales.
d)Establecer el flujo (secuencia) de actividades.
e)Identificar los recursos usados.
f)Identificar qu controles existen (procedimientos, instrucciones, especificaciones, etc.).
g)Identificar que se requiera las disposiciones de monitoreo planeadas.
5. AUDITANDO LOS PROCESOS Y SUS INTERACCIONES
Los auditores deben tener cuidado de las salidas no estn limitadas a las salidas
intencionales sino que tambin incluyen los subproductos no intencionales. Los
auditores deben tener cuidado de que los procesos interacten y que las salidas
de algunos procesos constituyen las entradas de otros y podran ser controlados
tambin.

Un proceso de auditora es esencialmente una auditora vertical donde el auditor


seguir el proceso desde un extremo hasta el otro, verificando la efectividad de las
disposiciones de control. Cuando se auditan procesos los auditores no deberan
limitarse a simplemente, determinar la conformidad de las actividades (acciones ya
desarrolladas) sino que deberan poder evaluar que el proceso es capaz y, produce las
salidas intencionales.
5. AUDITANDO LOS PROCESOS Y SUS INTERACCIONES
Podra no siempre ser posible para un auditor individual evaluar si todas las
interacciones entre procesos estn definidas y son controladas adecuada y tilmente.
Puede requerirse la intervencin de varios auditores actuando dentro de su propio
alcance, y entonces se ver como la responsabilidad del auditor lder el asegurar que
todas estas interacciones y efectividad del control sean completamente evaluadas, lo
cual puede requerir informacin proveniente de varios auditores. El auditor lder debera
considerar esto en la etapa de planificacin de la auditora y asegurarse que el
programa de auditora la distribucin de auditores le permita dar una evaluacin de
cundo efectivamente los procesos y, sus interacciones son controlados.

Una vez el plan sea adecuadamente elaborado, el auditor lder debe asegurarse que
ste sea implantado y que los puntos relevantes sean profundamente
examinados. Una manera de prepararse mientras se planea la auditora, es tener una
visualizacin grfica de los procesos interactivos, por ejemplo, diagramas de flujo donde
los procesos completos se representen en cuadros. Algunos auditores usan lpices
resaltadotes para indicar les procesos o interacciones que fueron tenidos en cuenta.
6. TOMA NOTA
A medida que el auditor avance en la auditora, es esencial que se tomen notas
apropiadas de manera que no se confe en la memoria. Las notas deberan, cuando sea
posible, incluir referencias a procedimientos particulares, trabajos, nmeros de trabajo,
rdenes, contratos, etc. de manera que si es necesario, la muestra que ha sido tomada
pueda ser rastreada y verificada. Las notas siempre se deben tomar, pero los auditores
deben tener cuidado ya que los auditados pueden asustarse acerca de lo que est
siendo anotado, lo cual puede causar dificultad e impedir el proceso de comunicacin.
Entonces, los auditores deberan explicar siempre la necesidad de tomar notas y
asegurar al auditado que el/ella podran examinar las notas.
7. RECUERDE SU PROGRAMA
Una auditora es solamente una muestra de las actividades y sistemas y usted debera
hacer que la muestra sea tan representativa como sea posible. Usted no puede hacer
esto si obstinadamente sigue una sola lnea de investigacin
8. INFORMES
El concepto de Informe no significa nicamente la preparacin de un informe final de
auditora. Abarca todo el proceso de comunicacin del resultado de la auditora.
Como los participantes deben saber ya, los auditores transmiten sus observaciones
de una forma continua durante la auditora, ya sea en forma verbal o escrita.
Comunican sus observaciones directamente a los auditados, adems de preparar
los informes de no conformidad tan pronto como sea posible. Las reuniones de
retroalimentacin con los miembros de la Direccin y las reuniones de cierre son
tambin llevadas a cabo con el fin de informar sobre el resultado de la auditora;
durante estas reuniones los resultados de la auditora son dados en forma oral y
escrita.
8. INFORMES
Los auditores deben recordar siempre, que se espera que informen del resultado
completo de la auditora, y por lo tanto en informe no debe limitarse a las no
conformidades. La informacin debe incluir, en su totalidad, tanto los hallazgos
positivos como negativos. Los auditores deben siempre tener en mente que su
informe debe idealmente agregar valor a sistema de calidad del auditado,
identificando su potencial para la mejora.
No hay reglas fijas, en forma de requisitos detallados, concernientes al informe, y los
procedimientos de las organizaciones que realizan la auditora pueden diferir
sustancialmente en su enfoque del informe. Por lo tanto los auditores debern
elaborar el informe, tanto en forma verbal corno escrita, de acuerdo a los
procedimientos de la organizacin a nombre de la cual se est realizando la
auditora (los procedimientos de auditora del cliente).
9. CALIDAD DE LA INFORMACION
Las observaciones de la auditora y los informes son confidenciales, y como tales no
pueden ser revelados a terceras partes (excepto a los Organismos de acreditacin). As
y todo, los informes de auditora tanto verbales como escritos, sern comunicados a
diferentes personas en ambas organizaciones.

Las observaciones de la auditora sern presentadas verbalmente a:


Personal auditado, que puede incluir a todos los niveles de la organizacin;
Representantes de Direccin y diferentes miembros de la Direccin de la Organizacin
auditada, durante las reuniones de retroalimentacin;
Direccin de la Organizacin auditada, incluyendo la alta Direccin durante la reunin
de cierre.

Los informes sern ledos:


Personal auditado.
Direccin de la organizacin auditada.
Auditores Internos de la organizacin auditada.
Direccin de la organizacin en nombre de la cual se realiza la auditora.
Auditores que deban preparar auditoras posteriores (peridicas, seguimiento) en la
misma organizacin.
Auditores de Organismos de acreditacin (en el caso de auditoras de certificacin
acreditada)
9. CALIDAD DE LA INFORMACION
Los informes sern ledos:
Todas estas personas tienen que recibir informacin real sobre el resultado de la
auditora. Hay una serie de caractersticas del informe de auditora, tanto si es escrito
como verbal, que determinarn su capacidad para cumplir esta funcin. Estas
caractersticas se pueden referir a los siguientes dos aspectos:

Contenido
Informativo
Basado en hechos
Completo
Exacto y preciso
Forma Concisin
Legibilidad
Transparencia
Claro y comprensible
9. CALIDAD DE LA INFORMACION
Contenido
Sobre la base de los Informes de la auditora, se tomarn importantes decisiones
relativas a la gestin. La Direccin de la organizacin auditada decidir si su sistema de
la calidad se comporta satisfactoriamente, y si no, qu cambios se requieren. En
auditoras de segunda y tercera parte la Direccin de la Organizacin con quien se
contrata la auditora tomar decisiones, basadas en el informe y la recomendacin del
jefe del equipo de auditora, respecto a la adjudicacin de un contrato, al mantenimiento
de la aprobacin del proveedor, o la certificacin del sistema. Para que la Direccin
pueda tomar decisiones bien informadas, los informes de auditora deben ser:

Los informes deben comunicar claramente el resultado de la auditora al personal implicado


INFORMATIVOS de los diferentes niveles, y proveer informacin acerca del grado de cumplimiento de los
requisitos de los criterios de la auditora.
BASADOS EN Tiene, por tanto, una importancia crtica que el informe del auditor est firmemente basado
HECHOS en hechos y en evidencia objetivas. Solamente los hechos, no la opinin del auditor, crearn
los fundamentos para tomar decisiones bien informadas.
COMPLETOS El informe debe reflejar en su totalidad el resultado de la auditora para proveer a la
Direccin implicada toda la informacin requerida para la toma de decisiones. Esto incluye
tanto los hechos positivos como los negativos.
EXACTOS Y
PRECISOS Todas las observaciones de la auditora deben ser declaradas con exactitud y precisin.
9. CALIDAD DE LA INFORMACION
Forma
Los aspectos formales del informe determinarn si el destinatario entender el
contenido de los mismos. No discutiremos aqu el formato, que ser normalmente
definido en los procedimientos de la organizacin en nombre de la cual se realiza la
auditora. Indudablemente las siguientes caractersticas sern importantes:
Los informes deben ser tan breves como sea posible, pero al mismo tiempo, deben ser completos, los
CONCISION
informes largos no se leern ni escucharn atentamente.
Cuando escriba los informes a mano, asegrese de que se puedan leer. Puede que sea preciso que use
letras maysculas si su escritura es particularmente confusa.

En el caso de informes escritos a mquina use un tamao de letra adecuado. Cualquier tamao por debajo
LEGIBILIDAD de 11 puntos puede ser difcil de leer. Use suficiente espacio entre lneas. Escribir a un espacio no ayuda a
leer con facilidad; es mejor usar un espaciado de 1.25 o l.5.

En el caso de informes verbales, asegrese de que las palabras sean pronunciadas total y claramente. No se
coma el final de las palabras. Separe las palabras. Deje un poco ms de tiempo de separacin entre las
frases y deje an ms tiempo para separar los prrafos o temas.

TRANSPARENCIA
La presentacin de un informe es importante; un texto escrito o hablado debe ser dividido claramente en
prrafos o clusulas. La uniformidad en la presentacin puede lograrse a travs del uso de un formato
estndar y el uso de un esquema de puntos clave, previamente establecidos, puede ser de gran ayuda.
Los informes se deben poder entender y las ideas deben ser expresadas claramente. Si el lector tiene
dificultades en la interpretacin del informe, se pueden tomar decisiones equivocadas.
CLARO Y
COMPRENSIBLE
El uso de palabras largas o raramente usadas y de frases largas aumenta la dificultad de entendimiento. Hay
muchas maneras de medir lo claro y comprensible que es un texto. Una de las ms simples es el llamado
ndice de confusin o ndice de claridad.
9. CALIDAD DE LA INFORMACION
El mtodo es como sigue:
Tome una muestra del texto que contenga aproximadamente 200 palabras. La
muestra debe empezar y terminar con una frase completa. Olvide los ttulos y los
encabezamientos. Cuente el nmero de palabras de la muestra.
Cuente el nmero de signos principales de puntuacin (comas, puntos, signos de
interrogacin y de exclamacin).
Divida el nmero de palabras por el nmero de los principales signos de puntuacin.
Esto le dar el tamao medio de las frases. Registre este nmero.
Cuente el nmero de palabras de tres slabas o ms. Descarte los nombres propios
y las palabras de dos slabas que se convierten en tres slabas adicionndole un
prefijo o un sufijo, como: bajarse, pararle, rehacer, etc.
Determine el porcentaje de palabras largas en la muestra. Registre este porcentaje.
Para obtener el ndice de claridad, sume el tamao medio de las frases y el
porcentaje de palabras largas en el texto.
9. CALIDAD DE LA INFORMACION
Un ndice que exceda de 40 indica que el texto puede ser difcil de entender y que hay
muchas dificultades de interpretacin. Si el resultado es menor que 20 el texto est
probablemente muy duro y tal vez agresivo y poco amable.
Durante una conversacin casual, la mayora de las personas, subconscientemente
usan un ndice de cerca de 30; el ndice promedio de los artculos periodsticos
(medidos en das sueltos) es tambin de cerca de 30. Esto indicara que si el texto del
informe fuera escrito de la manera en que normalmente le hablara al lector del mismo,
el ndice probablemente sera cerca de 30.
Hay limitaciones en el uso de este ndice. Para empezar, slo se usa en el idioma ingls
y no necesariamente es igualmente til en otros idiomas. Sin embargo, da un mtodo
rpido y til para juzgar la claridad del texto ingls.
Otro mtodo simple y prctico de revisar la claridad de un informe es solicitar a una
persona que no est involucrada en una actividad particular, que lea el informe y
despus le explique su contenido.
En el da a da de la auditoria normalmente les solicitamos a los auditados que lean y
confirmen nuestros informes de no conformidad. Uno de los propsitos de ello, es el de
asegurarse que el informe puede ser entendido. Si el auditado no puede entender el
informe, nadie podr hacerlo tampoco.
9. CALIDAD DE LA INFORMACION
Consejos de estilo de redaccin
Como ya ha quedado dicho, la habilidad para escribir un texto de forma que el
resultado sea claro y preciso, puede ser tan importante como su contenido. Es
importante por lo tanto el uso de palabras simples y directas y evitar el uso de voz
pasiva y de trminos rebuscados o anticuados. Para que sea efectivo, lo escrito
debera ser claro, simple y directo. Se pueden tomar decisiones errneas si el lector
tiene problemas al interpretar el informe.
La puntuacin es un aspecto importante para lograr un escrito claro y tiene gran
impacto en la comprensin del texto. Frases largas son en general difciles de
entender y tienden a confundir al lector. Las frases y prrafos deberan ser tan
cortas como sea posible. Bsicamente se recomienda una nica declaracin en
cada frase y un tema por prrafo.
9. CALIDAD DE LA INFORMACION
Consejos de estilo de redaccin
Es importante expresarse con precisin. Use palabras o frases que tengan un
significado especfico y no queden abiertas a la interpretacin.
Tambin es recomendable una redaccin en forma de hechos y sucedidos, por
ejemplo en tiempo pasado simple. Los auditores informan de lo que fue observado
cuando la auditora se llev a cabo. Pero al momento de presentar el informe, la
situacin podra haber cambiado ya.
Hay una fuerte tendencia al uso de abreviaciones, iniciales Y siglas. stas pueden
con frecuencia ser mal interpretadas o confundir. Evite su uso, a no ser que sea
imprescindible. Cuando hay necesidad de usar abreviaturas, iniciales y siglas,
defnalas en el prefacio. En general, el uso de abreviaturas y siglas debera limitarse
a situaciones donde sean comnmente conocidas.
10. INFORMAR A TIEMPO
Es siempre mejor asegurarse, siempre que sea posible, de presentar el informe durante
la auditora y no dejarlo para una fecha posterior. Se tiende a dejar el informe para ms
tarde, pensando que habr ms disponibilidad de tiempo, pero es frecuente que ese
tiempo no llegue a presentarse y el informe puede ser entregado demasiado tarde,
disminuyendo su efectividad y exactitud. No importa lo precisas y completas que
puedan ser las notas del auditor, no hay sustituto para un informe inmediato de la
situacin y nunca se debe confiar en la memoria. Es esencial, que cuando se levanten
las no conformidades durante la auditoria, stas sean registradas en el momento y
estn de acuerdo todas las partes concernientes. Lo mejor es producir estos informes
inmediatamente, o antes de la reunin de cierre. Si es necesario un informe escrito,
podra dejarse para ms tarde, pero solamente en caso de circunstancias extremas.
Aplicando la disciplina de preparar el informe de inmediato, se lograr realzar
grandemente el nivel de la auditora, as como la correccin exacta y rpida de las
acciones correctivas.
11. INFORMAR FINAL
El informe formal final es claramente una parte esencial de la auditora. El tipo de
informe usado, cambia de una compaa a otra y puede variar desde un simple juego
de informes de no conformidad, hasta un informe completo de lo ocurrido en la
auditora, el cual puede incluir en s mismo las no conformidades observadas, o puede
estar apoyado por informes de no conformidad independientes.

El informe de auditora debera contener la siguiente informacin:


El alcance y lo objetivos de la auditora.
Detalles del plan de auditora, la identificacin de los auditores y el representante del
auditado, las fechas de la auditora.
Criterios de la auditora (norma del sistema de la calidad, manual de calidad del
auditado, especificacin contractual, plan de calidad, etc).
Juicio del equipo de auditora sobre el cumplimiento del sistema de gestin de la
calidad con los criterios de auditora.
Capacidad del sistema para alcanzar los objetivos de calidad definidos.
Lista de distribucin.
11. INFORMAR FINAL
El informe final puede incluir:
El informe completo.
Lista de verificacin completadas.
Notas del auditor.
Informes de no conformidad.
Matriz de anlisis.
12. ACCION DE SEGUIMIENTO
Despus de que ha transcurrido el tiempo acordado, el lder del equipo de auditora
debe hacer una visita de seguimiento o revisar la evidencia documental suministrada
con el fin de verificar que se ha tomado la accin correctiva, que ha probado ser, y
continuar siendo, efectiva y que ha sido adecuadamente documentada y
comunicada a todas las partes interesadas. El informe entonces debe ser cerrado.
Ninguna auditora puede ser considerada completa hasta que esas acciones
identificadas hayan sido emprendidas satisfactoriamente, y an ms, puedan ser
consideradas efectivas. Es importante que durante la auditora se acuerden las
acciones correctivas adecuadas. Es igualmente importante acordar unos plazos para
la finalizacin de dichas acciones.
12. ACCION DE SEGUIMIENTO
Una vez acordada la fecha para la terminacin de las acciones, el auditor o su
nominado debe verificar para asegurar que la accin ha sido tomada, y si sta no ha
sido tomada, debe establecer la razn por la cual no se ha tomado y hacer los
arreglos para que el asunto sea acelerado. Lo que quizs es ms importante es
asegurar que la accin tomada fue la accin correcta y que, como un resultado de
esta, el sistema se ha vuelto ms efectivo y eficiente, a menudo esto es difcil de
probar con exactitud, pero es cierto decir que aquellos miembros del personal que
son afectados por una accin correctiva sabrn si su trabajo se ha vuelto ms fcil o
ms difcil como resultado de esto, y sabrn si la accin ha valido la pena
Parte de las tareas del lder del equipo de auditora es seguir una auditora
despus de que el tiempo acordado ha pasado, para verificar que se ha tomado una
accin correctiva efectiva; y si no ha sido as, por cualquier razn, el lder del equipo
de auditora debe llamar la atencin de la alta gerencia hacia este hecho.
A menos que se realicen auditoras de seguimiento adecuadas y a menos que se
pruebe la efectividad de las acciones correctivas, la totalidad del ejercicio de
auditora puede no ser ms que una prdida de tiempo y dinero.
REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS
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