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Importancia de la gestin por procesos.

La gerencia moderna debe estar muy atenta al rol de lo que la gestin de procesos
conlleva, su alcance, su desarrollo, a la manera como definirlos, de tal forma que
garantice resultados positivos y favorezca exitosamente la operatividad de la empresa
en todos sus aspectillos procesos son el elemento ms apreciado, y utilizado de forma
ms general, en los modelos de gestin de organizaciones, sobre todo en las empresas
que toman la calidad total como base de su estrategia. Este inters por los procesos ha
originado gran cantidad de herramientas y tcnicas relacionadas tanto con la gestin de
los propios procesos como con la gestin basada en los mismos. La gestin de procesos
se basa en las herramientas de mejora, popularizadas por los resultados obtenidos por
empresas japonesas, generalmente integradas en el "mtodo sistemtico" o cientfico
de mejora de procesos. Entre los modelos de gestin de empresa basados en los
procesos se explican, por su aceptacin tan amplia, el Mapa de procesos y el Cuadro
de Mando Integral.

Pasos que seguimos en la gestin de procesos


Compromiso de la direccin: la direccin tiene que ser consciente de la
necesidad de esta sistemtica de gestin por procesos. El factor crtico en este
punto es la necesidad de formarse y capacitarse para dirigir el cambio.
Sensibilizar, educar, entrenar: El Equipo Directivo recibe formacin relativa a
la gestin por procesos. Se basa en conseguir que todos los empleados de la
empresa se sientan comprometidos en este proceso y no se sientan obligados.
Identificar procesos: A partir del anlisis de todas las interacciones con los
clientes externos se realiza un inventario de los procesos. Ver ficha de Gestin
de procesos
Clasificar: entre los procesos que hemos identificado, cules son claves, los
estratgicos y los de apoyo. Se crea una matriz multicriterio para identificar
cules son claves.
Relaciones: establecer una matriz de relaciones ente procesos (unos pasan
instrucciones, informacin, comparten recursos, equipos, etc.).
Mapa de progresos: diagramas en bloques de todos los procesos que son
necesarios para el sistema de gestin de calidad.
Alinear la actividad a la estrategia: los procesos clave nos van a permitir
implantar de forma sistemtica nuestra poltica y estrategia. Se crea una matriz
de doble entrada con los objetivos estratgicos y los grupos de inters.
Establecer en los procesos unos indicadores de resultado: las decisiones
se tienen que basar en informacin sobre los resultados alcanzados y las metas
previstas, que nos permitirn analizar la capacidad de nuestros procesos y
sistemas; as como saber el cumplimiento de las expectativas de nuestros
grupos de inters y compararnos con los rendimientos de otras organizaciones.
Realizar una experiencia piloto: para desarrollar la implantacin,
concentramos los esfuerzos en un rea piloto. Hay que establecer un criterio de
seleccin.
Ciclo PDCA para mantener resultados: utilizamos esa metodologa en el rea
piloto escogida. Tras haber conseguido la dinmica de mantenimiento en ese
proceso clave, elegimos otros y ampliamos el rea de actuacin.
Seguimiento, medicin y mejora de los procesos
Seguimiento, medicin y mejora de los procesos: facultando a las personas a que se
impliquen en la gestin de la mejora continua e innovacin. Al crear equipos de
procesos, donde se van a analizar las actividades, se fijan objetivos de rendimientos; se
est estableciendo un sistema de aprendizaje interno, que nos permite detectar
oportunidades de mejora. Es posible crear equipos de mejora, equipos de proceso,
fichas de seguimiento, anlisis de resultados y un plan de mejora.

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