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Atendimento Ao Cliente PDF
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I. ATENDIMENTO E QUALIDADE
Os clientes e usurios das organizaes pblicas e privadas tambm se mostram mais exigentes na
escolha de servios e produtos de melhor qualidade. Assim, a relao com estes clientes e usurios
passa ser um novo foco de preocupao e demanda esforos para sua melhoria.
Qualidade
O conceito de qualidade amplo e suscita vrias interpretaes. As mais expressivas se referem,
por um lado, definio de qualidade como busca da satisfao do cliente, e, por outro, busca da
excelncia para todas as atividades de um processo.
No Brasil, a questo da qualidade na rea pblica vem sendo abordada pelo Programa de
Qualidade no Servio Pblico que tem por objetivos elevar o padro dos servios prestados e tornar
o cidado mais exigente em relao a esses servios. Para tanto, o Programa visa a transformao
das organizaes e entidades pblicas no sentido de valorizar a qualidade na prestao de servios
ao pblico, retirando o foco dos processos burocrticos.
O programa estabelece que o cidado como principal foco de ateno de qualquer rgo pblico
federal. Define padres de qualidade do atendimento e prev a avaliao de satisfao do usurio
por todos os rgos e entidades da Administrao Pblica Federal direta, indireta e fundacional que
atendem diretamente ao cidado.
Nesse sentido considera-se que o servio pblico deve ter as seguintes caractersticas:
Adequado: realizado na forma prevista em lei devendo atender ao interesse pblico;
Eficiente: alcana o melhor resultado com menor consumo de recursos;
Seguro: no coloca em risco a vida, a sade, a segurana, o patrimnio ou os direitos materiais
e imateriais do cidado-usurio;
Contnuo: oferecido sem risco de interrupo, sendo obrigatrio o planejamento e a adoo de
medidas de preveno para evitar a descontinuidade.
Usurios/ Clientes
Existem dois tipos de usurios ou clientes de uma organizao:
externos - recebem servios ou produtos na sua verso final.
internos fazem parte da organizao, de seus setores, grupos e atividades.
Para identificar esses tipos de usurios, as pessoas da organizao devem responder o seguinte:
Com que pessoas mantenho contato enquanto trabalho?
Quem recebe o resultado do meu trabalho?
Qual o nvel de satisfao das pessoas que dependem do resultado dos servios executados
por mim?
1. Foco no Cliente. Nas empresas privadas, a importncia dada a esse princpio se deve
principalmente ao fato de que o sucesso da venda (lucro financeiro) depende da satisfao do
cliente com a qualidade do produto e tambm com o tratamento recebido e com o resultado da
prpria negociao.
No setor pblico, este princpio se relaciona sobretudo aos conceitos de cidadania, participao,
transparncia e controle social.
Para cumprir este princpio necessrio ter ateno com dois aspectos:
verificar se o que estabelecido como qualidade atende a todos os usurios, inclusive aos mais
exigentes;
fazer bem feito o servio e, depois, checar os passos necessrios para a sua execuo.
Deve se lembrar que tais atitudes levam em conta tanto o atendimento do usurio quanto as
atividades e rotinas que envolvem o servio.
2. O servio ou produto deve atender a uma real necessidade do usurio. Este princpio se
relaciona dimenso da validade, isto , o servio ou produto deve ser exatamente como o usurio
espera, deseja ou necessita que ele seja.
A atuao com base nesses princpios deve ser orientada por algumas aes que imprimem
qualidade ao atendimento, tais como:
identificar as necessidades dos usurios;
cuidar da comunicao (verbal e escrita);
evitar informaes conflitantes;
atenuar a burocracia;
cumprir prazos e horrios;
desenvolver produtos e/ou servios de qualidade;
divulgar os diferenciais da organizao;
imprimir qualidade relao atendente/usurio;
fazer uso da empatia;
analisar as reclamaes;
acatar as boas sugestes.
Essas aes esto relacionadas a indicadores que podem ser percebidos e avaliados de forma
positiva pelos usurios, entre eles: competncia, presteza, cortesia, pacincia, respeito.
A comunicao no-verbal realiza-se por meio de gestos e expresses faciais e corporais que
podem reforar ou contradizer o que est sendo dito. Cruzar os braos e as pernas, por exemplo,
um gesto que pode ser interpretado como posio de defesa.
Colocar a mo no queixo, coar a cabea ou espreguiar-se na cadeira podem indicar falta de
interesse no que a outra pessoa tem a dizer.
Tambm so gestos interpretados como forma de demonstrar desinteresse durante a
comunicao: ajeitar papis que se encontrem sobre a mesa, guardar papis na gaveta, responder
perguntas com irritao ou deixar de respond-las.
A linguagem um cdigo utilizado pelos indivduos para processar pensamentos, idias e dilogos
interiores, ou comunicar-se com outros. A linguagem pode ser representada por uma lngua ou pela
no-verbalizao.
importante observar que algumas palavras assumem diferentes significados para cada pessoa.
Palavras como amor, solidariedade, fraternidade, igualdade, entre outras, servem de rtulos para
experincias universais, mas tm significados particulares para cada indivduo. A realidade subjetiva
de cada pessoa formada pelo seu sistema de valores, pelas suas crenas, pelos seus objetivos
pessoais e pela sua viso de mundo. Da a importncia de checarmos a linguagem utilizada no
processo de comunicao e adaptarmos nossa mensagem ao vocabulrio, aos interesses e s
necessidades da pessoa a quem transmitimos alguma informao.
Barreiras e rudos
No atendimento preciso cuidado para evitar rudos na comunicao, ou seja, necessrio
reconhecer os elementos que podem complicar ou impedir o perfeito entendimento das
mensagens. s vezes, uma pessoa fala e a outra no entende exatamente o que foi dito. Ou, ento,
tendo em vista a subjetividade presente na mensagem, muitas vezes, o emissor tem uma
compreenso diferente da que foi captada pelo receptor.
Alm dessas dificuldades, existem outras que interferem no processo de comunicao, entre elas,
as barreiras tecnolgicas, psicolgicas e de linguagem. Essas barreiras so verdadeiros rudos na
comunicao.
Por se tratar de uma modalidade de comunicao de grande impacto junto ao usurio, o atendente
deve sempre demonstrar simpatia, competncia e profissionalismo e ter ateno com as
expresses do rosto, da voz, dos gestos, do vocabulrio e de aparncia. E da mesma forma,
considerar os seguintes princpios.
Para que o cliente ou usurio possa se sentir bem atendido, existem, tambm, algumas estratgias
verbais, no-verbais e ambientais.
Estratgias verbais
Reconhecer, o mais breve possvel, a presena das pessoas;
pedir desculpas se houver demora no atendimento;
se possvel, tratar o usurio pelo nome;
Demonstrar que quer identificar e entender as necessidades do usurio;
Escutar atentamente, analisar bem a informao, apresentar questes;
Estratgias no-verbais
Olhar para a pessoa diretamente e demonstrar ateno;
Prender a ateno do receptor;
No escrever enquanto estiver falando com o usurio;
Prestar ateno comunicao no-verbal;
Estratgias ambientais
Manter o ambiente de trabalho organizado e limpo;
Assegurar acomodaes adequadas para o usurio;
Evitar pilhas de papel, processos e documentos desorganizados sobre a mesa.
Atendimento e tratamento
O atendimento est diretamente relacionado aos negcios de uma organizao, suas finalidades,
produtos e servios, de acordo com suas normas e regras. O atendimento estabelece, dessa forma,
uma relao entre o atendente, a organizao e o cliente.
O tratamento a maneira como o funcionrio se dirige ao cliente e interage com ele, orientando-o,
conquistando sua simpatia. Est relacionada a:
presteza demonstrao do desejo de servir, valorizando prontamente a solicitao do
usurio;
cortesia manifestao de respeito ao usurio e de cordialidade;
flexibilidade capacidade de lidar com situaes no-previstas.
Muitas organizaes que vestiram a camisa do usurio, alm da ateno dispensada aos aspectos
estticos, esto buscando eliminar fatores ligados ao ambiente de trabalho que possam causar
danos sade. Entre eles, esto:
poluio visual o excesso de material visual (cartazes, fotos, entre outros) ou a desordem dos
objetos disponveis no ambiente (mobilirio e equipamentos) podem causar desconforto
visual;
poluio sonora barulhos so inadequados ao ambiente de trabalho, uma vez que a
exposio contnua a grandes rudos pode causar srios prejuzos ao ser humano, tais como
nervosismo, fadiga mental, distrbios auditivos.
Em linhas gerais, a disposio do mobilirio e dos equipamentos deve obedecer a dois princpios
bsicos.
O primeiro diz respeito otimizao do espao, de forma a acomodar bem as pessoas, permitir fcil
acesso ao material de trabalho e facilitar a circulao no ambiente.
O segundo est relacionado ao local reservado ao atendimento do usurio. O ideal deix-lo livre
de rudos que possam interferir na qualidade dos servios prestados.
Deve-se considerar, ainda, que a decorao de um ambiente, por mais sofisticada ou planejada que
seja, no agrada a todos. Por outro lado, o conhecido preceito gosto no se discute est
perdendo fora na atualidade, e a assessoria de especialistas no assunto pode ajudar a resolver
questes dessa natureza.
Composio de ambientes
Composio de ambientes a organizao dos elementos (mveis, cortinas, acabamentos etc.) que
compem o espao (ambiente), de modo a oferecer ao observador um estmulo harmonioso e
equilibrado.
Dessa forma, semelhana, repetio e contraste devem ser dosados de acordo com o tamanho do
ambiente, com a mensagem que se deseja transmitir, com a necessidade de criar elementos ou
reas dominantes, mas principalmente pelo bom senso.
A qualidade do ambiente de trabalho, fator essencial para causar boa impresso, est relacionada
qualidade no atendimento presencial. importante que os interlocutores sintam-se bem acolhidos,
possam sentar-se, no caso de uma interao mais demorada, possam colocar-se diante de uma
mesa bem arrumada, que indique eficincia e eficcia daqueles que ali trabalham. A qualidade do
ambiente de trabalho um fator que transmite segurana ao interlocutor e consolida uma imagem
positiva da organizao.
Atitudes comportamentais
O sucesso profissional e pessoal pode fazer grande diferena quando se une competncia tcnica e
competncia comportamental. De acordo com especialistas no assunto, se essas competncias
forem desenvolvidas, a organizao ganha em qualidade e rapidez, e o servidor conquista o
respeito dos usurios internos e externos.
A competncia tcnica tem como base o conhecimento adquirido na formao profissional.
prpria daqueles cuja formao profissional adequada funo que exercem. De modo geral, so
profissionais que revelam a preocupao em se manterem atualizados.
A competncia comportamental adquirida na experincia. Faz parte das habilidades sociais que
exigem atitudes adequadas das pessoas para lidar com situaes do dia-a-dia. De modo geral, o
desenvolvimento dessa competncia estimulado pela curiosidade, paixo, intuio, razo,
cautela, audcia, ousadia
Sabe-se que no fcil alcanar o equilbrio entre esses dois tipos de competncia. comum se
encontrar pessoas capacitadas realizando diferentes atividades com maestria, porm, com
dificuldade em manterem relacionamentos interpessoais de qualidade. Tratam de forma grosseira
tanto os usurios internos como os externos. Lutam para que suas idias sempre prevaleam. No
conversam, gritam. Falam alto ao telefone. Fingem que no vem as pessoas.
As organizaes, ao contrrio, buscam cada vez mais ter em seus quadros servidores com slida
formao tcnica que, capazes de cultivar valores ticos, como justia, respeito, tolerncia e
solidariedade, demonstrem atitudes positivas e adequadas ao atendimento de qualidade. Para
compor esse perfil, o profissional necessita saber ouvir, conduzir uma negociao, participar de
reunies, vestir-se adequadamente, conversar educadamente, tratar bem os usurios internos e
externos.
Regras bsicas
A convivncia social de qualidade exige do indivduo a observao de regras simples, com a
finalidade de se estabelecer uma relao de respeito entre as pessoas. Entre essas regras, algumas
so imprescindveis a qualquer tipo de atendimento:
pontualidade sinal de respeito aos usurios internos e externos;
aparncia boa apresentao pessoal e uso de vestimenta adequada ao estilo pessoal e
atividade profissional do indivduo;
cordialidade utilizao de expresses como Obrigado, Por favor, Licena, Desculpe-
nos pela demora;
sigilo com relao aos assuntos confidenciais;
tom da voz moderado, principalmente em ambientes fechados;
uso do telefone utilizao no-simultnea realizao de outra atividade;
uso do celular desligado durante o atendimento
Dimenses da qualidade nos deveres dos servidores pblicos
Os direitos e deveres dos servidores pblicos esto descritos na Lei 8.112, de 11 de dezembro de
1990. Entre os deveres (art. 116), h dois que se encaixam no paradigma do atendimento que tem
como foco principal o usurio. So eles: (1) atender com presteza ao pblico em geral, prestando
as informaes requeridas e (2) tratar com urbanidade as pessoas.
Presteza e urbanidade nem sempre so fceis de avaliar, uma vez que no tm o mesmo sentido
para todas as pessoas, como demonstram as situaes descritas a seguir.
Servios realizados em dois dias teis, por exemplo, podem no corresponder s reais
necessidades dos usurios quanto ao prazo.
Um atendimento corts no significa oferecer ao usurio aquilo que no se pode cumprir.
Para minimizar as diferentes interpretaes para esses procedimentos, uma das opes a
utilizao do bom senso:
Quanto presteza, o estabelecimento de prazos para a entrega dos servios tanto para os
usurios internos quanto para os externos pode ajudar a resolver algumas questes.
Quanto urbanidade, conveniente que a organizao inclua tal valor entre aqueles que
devem ser potencializados nos setores em que os profissionais que ali atuam ainda no se
conscientizaram sobre a importncia desse dever
Uma parcela expressiva da humanidade tem demonstrado que no mais aceitvel tolerar
condutas inadequadas na prestao de servios e acredita que o sculo XXI exigir mudanas de
postura do ser humano. Aos poucos, nasce a conscincia de que precisamos abandonar velhas
crenas, como errar humano, santo de casa no faz milagres, em time que est ganhando
no se mexe, gosto no se discute, entre outras, substituindo-as por: